O GUIA DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO PARA PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
INTRODUÇÃO O
planejamento financeiro para todos os tipos de empresas (microempreendimentos, pequenos, médios e grandes negócios) é mais do que importante: é essencial, pois serve de base para praticamente todas as decisões estratégicas, aumentando a probabilidade de sobrevivência e crescimento. Tal afirmação pode ser comprovada em diversos estudos e pesquisas feitos no país, como o relatório Sobrevivência das Empresas no Brasil, realizado pelo Sebrae e divulgado em outubro de 2016. Nele, foram realizadas pesquisas de campo com empresas criadas em 2011 e 2012 no país e que fecharam as portas. Alguns dados são reveladores. Dos 396 empreendedores entrevistados,
31%
25%
fecharam as portas por conta de impostos, custos, despesas e juros
deles encerraram as atividades por problemas financeiros, inadimplência, falta de linhas de crédito e capital de giro
10%
25%
dos empreendedores fecharam seus negócios por causa da crise econômica
alegaram problemas na gestão, na administração e na contabilidade, além de incapacidade e logística
Percebeu quantos sonhos e projetos ficaram pelo caminho por conta de problemas relacionados às finanças? Por isso, esteja você no processo de abertura da sua empresa ou com ela já em pleno funcionamento, é imprescindível separar um bom tempo para se dedicar a construção de um planejamento financeiro realista e completo. Esperamos que este e-book seja um verdadeiro guia para lhe ajudar nessa empreitada de forma prática. Preparado?
CAPÍTULO 1
ENTENDA A SITUAÇÃO ATUAL A
ntes de partir para o planejamento financeiro, uma importante tarefa é analisar a atual situação da empresa. Desse modo, ficará mais fácil definir valores e estratégias para fortalecer o caixa. Por isso, leve em consideração fatores como: Pontos positivos da empresa Quais são os pontos que fazem a sua empresa ter valor e ser valorizada pelo consumidor? Ela é eficiente? Presta um atendimento de excelência? Ela desenvolve programas e projetos de valorização dos colaboradores? Os produtos e serviços têm um bom custo-benefício ao consumidor?
Tempo de mercado Há quanto tempo a sua empresa está no mercado? Ela já está consolidada? É apontada como referência? Ou ela ainda está no início, com menos de dois anos de existência? Comunicação com o público A sua empresa sabe se comunicar com o público? Possui canais variados de atendimento? Ela está presente nas redes sociais para ouvir a opinião dos clientes? Ela tem uma assessoria de comunicação forte e eficiente para conter as crises com sabedoria? Pontos a serem aperfeiçoados Quais são os pontos que ainda carecem de aperfeiçoamento? Os gastos estão excessivos? O faturamento precisa aumentar? A margem de lucro ainda está insuficiente? Há reclamações por parte do público em relação ao atendimento? Os custos de produção ainda são altos?
Balanço patrimonial Podemos dizer que fazer de tempos em tempos o balanço patrimonial da sua empresa é uma obrigação. Essa ação é essencial para que você saiba o posicionamento do seu negócio, o quanto ele está valendo e o quanto está custando. Se você ainda não fez um balanço patrimonial em seu empreendimento, separe alguns dias para essa ação. Algumas empresas realizam o balanço a cada ano, outras em menor tempo. Em geral, o balanço patrimonial é um documento dividido em três categorias:
ATIVOS
PASSIVOS
A relação dos bens, dos itens que compõe o estoque e as aplicações financeiras que podem gerar rentabilidade.
Todas as despesas, como as contas a pagar, impostos, salários e dívidas.
PATRIMÔNIO LÍQUIDO É a diferença entre os ativos e os passivos, resultando no capital da empresa.
Caso tenha alguma dúvida nesse processo, peça ajuda ao seu contador. Realizando o balanço patrimonial a cada ano, você poderá comparar os resultados e saber se a sua empresa está prosperando ou tendo prejuízos, e saberá em quais áreas precisará acertar as metas.
CAPÍTULO 2
ANALISE OS DIFERENTES CENÁRIOS A
lém de analisar o patrimônio da sua empresa para ajudar na tomada de decisões, faz parte do planejamento financeiro e estratégico de um empreendimento realizar a chamada Projeção e Análise de Cenários. A função principal dessa projeção é a análise do contexto interno e externo no qual a sua empresa está inserida para identificar futuros cenários que podem ocorrer e traçar metas e objetivos mais reais. Essa análise ajuda a prevenir sustos e a se precaver, preparando-se perante cenários instáveis com planos de ações realmente eficazes. A Projeção de Cenários pode ser analisada entre diversas óticas da empresa, tais como:
CENÁRIOS OPERACIONAIS
CENÁRIOS ESTRATÉGICOS
Simulações e projeções considerando diversas alternativas de utilização da capacidade produtiva da empresa.
Produção de simulações comparando vários caminhos que a empresa poderia tomar.
CENÁRIOS ECONÔMICOS
CENÁRIOS ORÇAMENTÁRIOS
Análise de alterações nas variáveis que podem impactar os resultados econômicos do empreendimento.
Simulações e projeções de várias alternativas de uso dos recursos financeiros do empreendimento.
CENÁRIOS FINANCEIROS Análise de variáveis que podem impactar no fluxo de caixa.
Como simular diferentes cenários Você pode começar criando diferentes simulações de cenários para sua empresa, mas caso nunca tenha feito isso, comece simulando três principais situações: 1. Cenário pessimista, prevendo as piores condições de custos, despesas, investimentos e receitas para a empresa. 2. Cenário otimista, prevendo um ambiente favorável, com o cumprimento de todas as metas de faturamento e lucro, menores custos de produção e despesas reduzidas. 3. Cenário realista, mais centrado e pé no chão. Vamos a um exemplo prático? Imagine que você queira adquirir uma nova, e nem tão barata, máquina para a sua empresa. Provavelmente, surgirá a dúvida: será que esse investimento irá me gerar um bom retorno financeiro? Então, é hora de realizar a Projeção e Análise de Cenários. Faça todas as perguntas possíveis para se chegar a uma decisão, baseando-se nos três tipos de cenários vistos acima (pessimista, otimista e realista). Por exemplo: A minha equipe de produção está preparada para utilizar essa nova máquina ou será necessário investir em treinamento? Há espaço suficiente para caber a máquina na empresa? A equipe de vendas conseguirá absorver o aumento no volume de produção? Ou precisarei realizar novas contratações? Se sim, quanto isso me custará? A nova demanda financeira, ou seja, o aumento da produção e das vendas, deixará a equipe administrativa e financeira sobrecarregada? Precisarei aumentar os salários? Contratar mais? Precisarei aumentar o capital de giro para dar suporte nessa nova aquisição? Onde conseguirei esse capital? Se eu pegar um financiamento, e se chegar um momento de crise nas vendas, o que farei para honrar o compromisso?
É por aí. Tenha cautela, estude o mercado financeiro, saiba como está a economia brasileira e mundial e analise com cuidado cada cenário. Essa projeção como parte da rotina da empresa lhe trará muitos benefícios.
CAPÍTULO 3
CAIXA DA EMPRESA X CAIXA PESSOAL A
pesar de praticamente todos os empresários saberem da importância de separar o caixa empresarial do caixa pessoal, muitos ainda fazem essa mistura, o que pode comprometer seriamente a empresa. Existem casos, inclusive, de outros membros da família que têm a liberdade de realizar retiradas esporádicas, principalmente em empresas pequenas. Essa mistura pode gerar graves consequências, tais como:
Endividamento pessoal e empresarial, tornando necessária a contração de empréstimos; Problemas familiares; Problemas de saúde, pois o aumento dessa dependência de pegar além do estipulado para o pró-labore pode gerar quadros de ansiedade e depressão; Falência da empresa (volte lá na introdução para analisar novamente os números da pesquisa sobre fechamento das empresas).
Por mais que seja difícil, principalmente nos primeiros anos do negócio, no qual as retiradas talvez sejam escassas, algumas dicas podem lhe ajudar a retomar o controle das finanças pessoais e empresariais:
Abra contas separadas Utilize a sua conta pessoa física para as suas despesas pessoais e abra uma conta corrente pessoa jurídica para as despesas da empresa. Se for abrir no mesmo banco, vale até negociar a diminuição das taxas das duas contas com o gerente. Defina o seu pró-labore Isso quer dizer que você precisa estipular o seu salário, mesmo sendo o proprietário da empresa. Essa estratégia facilita muito na hora de manter o controle financeiro em dia. À medida que a empresa for crescendo, você pode ir definindo o aumento do seu pró-labore. Não leve as suas contas domésticas para a empresa E nem o contrário. Isso aumentará a chance de você misturar as duas coisas por comodidade. Por exemplo: é dia de pagamento de contas da empresa e você está com a fatura da sua energia de casa no bolso para pagar. A vontade de juntar todas as contas é grande e mais fácil, mas lembre-se de que fazendo isso uma vez, a chance de fazer de novo aumenta. Use a tecnologia a seu favor Aplicativos, planilhas e softwares são muito úteis para gerenciar e separar as despesas pessoais e empresariais. Alguns são pagos, mas o investimento pode valer a pena. Caso não tenha jeito... Pegue um empréstimo com a empresa em último caso Se realmente você não encontrar saída para pagar uma despesa pessoal, pegue um empréstimo em sua empresa. Ou seja: faça o lançamento da retirada como “antecipação de salário” e vá descontando o valor nos próximos pró-labores.
CAPÍTULO 4
ADMINISTRANDO O FLUXO DE CAIXA O
fluxo de caixa é uma ferramenta que você precisa, definitivamente, dominar na gestão da sua empresa. Ele lhe ajuda a enxergar toda a movimentação de dinheiro que entra e sai ao longo do tempo, contribuindo para a tomada de decisão. O fluxo de caixa poder ser feito diariamente, semanalmente ou até mensalmente, a depender do seu negócio. Ele é composto basicamente por cinco partes:
SALDO INICIAL Valor disponível no caixa e nas contas bancárias.
ENTRADAS As vendas à vista e os demais recebimentos do dia.
SAÍDAS Pagamentos feitos no dia.
SALDO OPERACIONAL O resultado da subtração das entradas com as saídas, sem a intervenção dos saldos dos dias anteriores.
SALDO FINAL A quantia resultante do saldo inicial somado ao saldo operacional, agora com os valores dos caixas anteriores. É com esse valor que você abrirá o caixa no dia seguinte.
A seguir, separamos algumas dicas para um fluxo de caixa eficiente:
Esteja ciente do saldo nas contas Controle o saldo nas contas e também a quantidade de dinheiro que circula no caixa da empresa, mesmo que essa atividade esteja delegada a outra pessoa. Se este for o caso, peça relatórios diários para o seu acompanhamento. Controle as contas a pagar e a receber Anote todas as contas a pagar e as que irá receber, e já organize tudo na planilha. Exemplo: se você precisa pagar um fornecedor em três parcelas, já coloque estes valores em cada data de pagamento. Classifique as receitas e despesas em categorias Isso facilita na hora de saber o que mais está gerando entrada e saída de dinheiro. Exemplo: crie categorias como “manutenção de escritório”, “taxas”, “impostos”, “salários”, “fornecedor” e etc. Escolher uma cor para o dinheiro que entra (verde) e outra para o dinheiro que sai (vermelho) também ajuda.
CAPÍTULO 5
CUIDADO COM OS EMPRÉSTIMOS S
e você chegou até esta etapa já entendendo a importância das etapas anteriores, parabéns. Mas nem sempre um planejamento financeiro eficiente quer dizer que estaremos livres de contrairmos empréstimos ao longo da trajetória empresarial. Aliás, às vezes ele pode até ser essencial para realizar investimentos maiores e crescer. Mas para que você não caia em ciladas e coloque em risco o seu empreendimento, vamos analisar o que deve ser levado em consideração antes de tomar essa importante decisão.
Verifique a situação econômica da empresa Mesmo que seja para um investimento, analise friamente a situação econômica da empresa. Lembra-se da Projeção e Análise de Cenários? Coloque tudo no papel considerando fatores internos e externos nas óticas pessimista, realista e otimista. Planeje as etapas do possível empréstimo Sua empresa pode assumir uma dívida nesse momento? Calma. Antes, faça simulações e planeje todas as etapas de pagamento antes de contrair qualquer empréstimo. Estabeleça metas e prazos de pagamentos bem realistas.
Verifique as opções no mercado Analise com cuidado as propostas das instituições financeiras, que podem ser: • Bancos públicos e privados; • Bancos de desenvolvimento do seu Estado; • Cooperativas de crédito; • Banco Nacional do Desenvolvimento (BNDES). Pesquise quais são as menores taxas de juros e as melhores condições de pagamento antes de tomar a sua decisão. E caso já esteja com alguma dívida em andamento, quite-a primeiro para contrair um novo empréstimo.
CONCLUSÃO E
speramos que este e-book tenha lhe ajudado a colocar em dia o planejamento financeiro na sua empresa. Tudo pode parecer complicado no início, mas quando tomamos a decisão de acertar os ponteiros e encarar a realidade com foco, estudo, planejamento e persistência, as chances de você colher grandes resultados aumentarão. E nunca se esqueça: empreender é oferecer a solução para os problemas e necessidades das pessoas. Partindo desse princípio como objetivo principal, você sairá à frente da concorrência. Então, comece agora mesmo e boa sorte!
SOBRE A EMPRESA
A
Levve Design, fundada pelo Publicitário e designer gráfico capixaba Luan Volpato, tem o objetivo de contribuir para o desenvolvimento de marcas, de projetos e, principalmente, de pessoas, oferecendo soluções por meio do Design – uma poderosa e essencial ferramenta de construção de imagem, imprescindível ao planejar e administrar uma empresa ou marca. Eis as principais atuações da Levve: • • •
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elaboração de logotipos e identidades corporativas e pessoais; layouts virtuais para redes sociais; projeto gráfico e diagramação de publicações digitais e impressas, como e-books, livros, revistas, jornais, catálogos e informativos; elaboração de peças como anúncios, panfletos, folders, cartazes, banners, embalagens, camisas, papelaria e impressos em geral.
Para mais informações e visualizar o portfólio completo, acesse o site: www.levvedesign.com