AIESEC Buenos Aires USAL | Q4-Q1 Project Manager Application Booklet by Lucía Petrelli

This booklet will provide all the information you need to now in order to apply to a Team Leader Program role at AIESEC Buenos Aires USAL. If you have any doubts, (lucia.petrelli@aiesec.net)

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TM,

LucĂa

Petrelli

1. Application form You may answer the form either in English or Spanish. You must answer all the questions. You can be as creative as you want in your answers. 2. Application process You can apply to as many TLP roles as you want, but keep in mind it is highly unlikely you get chosen to more than one position due to the amount of work required when being a TLP. You will have to be available for an interview with the correspondent VP between November 8th and November 9th. You must submit your application before November 6th, 23:59 hr. 3. Selection process The calendar will be the following for all candidates:

Applications launch October 10th

Application Forms admission October 10th to November 6th

Submission deadline November 6th

Interview November 8th to November 9th

Annoucement November 9th

4. Selection Criteria i. Experience in general (not only in AIESEC). ii. Quality of the application. iii. Actual involvement in AIESEC. iv. Motivation to take the role and lead a team.

Best of luck and enjoy the process! EB Unlimited EB Unlimited AIESEC Buenos Aires USAL

Positions TM Position TM Summer Coordinator

Application Form https://podio.com/webforms/9935833/720357

Position MKT Summer Coordinator [2 vacancies available]

Application Form

MKT https://podio.com/webforms/8643827/642165

F&M Position Chair of Local Control Board

Application Form https://podio.com/webforms/8649322/642490

Position Business Manager Teaching Manager

Application Form https://podio.com/webforms/8204489/613871 https://podio.com/webforms/8204489/613871

Position Summer Peak Project Manager [2 vacancies available]

Application Form

oGIP

oGCDP https://podio.com/webforms/7666259/579916

iGCDP Position Summer Project Manager [3 vacancies available] Delivery Manager

Application Form https://podio.com/webforms/8117330/608285 https://podio.com/webforms/8117330/608285

EB Unlimited AIESEC Buenos Aires USAL

AIESEC Buenos Aires USAL TM

TM Summer Coordinator

ROLE DESCRIPTION This person will be responsible for the summer recruitment strategy in the LC, organizing the selection process. He or she will be in charge of Talent Planning, Talent Marketing, Recruitment & Selection, first alignment about the Job and Induction. He/she will also be responsible to manage and track all the team members in the LC. It will be the person responsible to guarantee that our members will work according to what’s expected, suggesting reward and recognition for the TMs and TLs. It will also track and control the opportunities of the LC. The TM Summer Coordinator will work in an environment where he/she will have to communicate with a variety of people, including the LC’s VPs and TLPs, the Talent Management National Director (MCVP TM) and the newly recruited members. This person will be working in an environment focused on delivering results.

MAIN RESPONSIBILITIES        

Work with VPs of every area to ensure that the profile of the members recruited matches the strategic plans of the department and communicating them the timeline of checkpoints and job descriptions for the newly recruited members. Encourage IXP practices so that members can live more than one experience inside the committee. Track the activity of the newly recruited members, ensuring that the newly recruited members are fulfilling their job description. Prepare the newbies for their jobs, providing the information required about the organization and the specific department. Generate a tracking tool and communication channels to ensure leads are effectively transitioned over. Tracking Strategy. Check and ensure that the duties of each member are being implemented and the rights of each member are respected. Work close to VP TM to track the members are working and receiving the training and resources needed for the members to fulfill their job description.

STRUCTURE

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VP TM

TM Summer Coordinator Talento Joven Manager Comm Interna Manager

TM Tracker MEASURES OF SUCCESS         

Complete teams (100%) 100% of newbies go through Induction 70% Retention rate 100% compliance of Team Minimums 100% of members with ICP 80% of members who perform within the expected 70% Efficiency rate Delivery of Weekly NL Delivery of Local Training & Development Cycle

KEY LEARNING POINTS   

Ability to communicate effectively with various teams and people. Greater understanding of the HR needs of different functional areas in AIESEC. Ability to effectively track the activities of members and identify needs in members to enable them to fulfill their potential and achieve results.

WORKLOAD Role Start Date: December 1st Role End Date: March 31st Hours per Week (approximate): 20 Participation in BoL activities. Attendance to LCMs (2 per month). Attendance to Summits (1 per month). Selection Process (1 hour, twice a week) Team Meeting (once a week).

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Meeting with VP TM (twice a month). (These activities may demand a few extra hours during the week and/or Saturdays.)

REQUIREMENTS     

Communication skills Reliability and Consistency Self-Motivation Human Awareness Ability to monitor others

Preferred  Organisation  Flexibility  Self-Management

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AIESEC Buenos Aires USAL MKT

Summer Marketing Coordinator

ROLE DESCRIPTION Responsable de establecer las pautas generales del proyecto con los equipos de MKT y oGCDP/ OGIP, organizar lo tiempos de entrega, y vigilar que todos los trabajos lleven el ritmo adecuado para la consecución del proyecto final en la fecha correspondiente y logren los resultados planificados en conjunto con el VP. Su objetivo principal es la penetración del producto en el mercado correspondiente, buscando cada vez más aplicantes al programa.

MAIN RESPONSIBILITIES - Producción del calendario de envíos que deberá incluir proyectos y timelines. - Envío de mailings a las bases de datos correspondientes. - Actualización periódica y manejo de base de datos. - Innovación en acciones de marketing online y e-mail marketing para lograr mayor asistentes a Consultancy Time y más aplicantes a los programas. - Seguimiento de las Relaciones Institucionales con bolsas de trabajo de Universidades. - Envío semanal de búsquedas a bolsas de trabajo de las universidades designadas. - Asesoramiento en la logística y organización de ferias de empleo externas y eventos. - Actualizarse y capacitar a su equipo sobre cooperaciones y Country Partners para cada subproducto. - Comunicación semanal obligatoria con VP MKT y VPs OGX. - Reunión de equipo obligatoria semanal. Reporte a VPs MKT y OGX de la reunión. - Reporte de evaluación y resultados de las acciones de marketing a través de las herramientas designadas.

STRUCTURE

LCVP MKT OGCDP Coordinator OGIP Coordinator

TMP Content + Community Manager

Support Customer Manager

TMP Content + Community Manager

TMP Design

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MEASURES OF SUCCESS -

2 mailings por semana. 20% de conversión de Sign Up a APPLY. # Sign Ups # Asistentes al CT # APPLY. En caso de oGIP: #Perfiles entregados 4 anuncios a universidades por mes. 2 Intervenciones en conjunto con OGX Generación de Contenidos y materiales gráficos: 10 historias de showcasing de EPs. Establecer alianzas estratégicas con al menos 2 Facultades/Universidad de nuestra segmentación elegida estratégicamente según el público objetivo. 3 eventos/ferias en el transcurso del rol.

KEY LEARNING POINTS        

Liderazgo y trabajo en equipo. Manejo efectivo del tiempo. Organización Manejo de equipo Habilidades en comunicación digital especialmente e-mail marketing Manejo de grandes volúmenes de información. Cumplimiento de grandes resultados en poco tiempo. Adaptación y versatilidad en el manejo con diferentes púbicos.

WORKLOAD Role Start Date: 15/11/14 Role End Date: 15/03/14 Hours per Week (aproximate): 20 hs semanales Participation in BoL activities. Attendance to LCMs (2 per month). Attendance to Summits (1 per month). (These activities may demand a few extra hours during the week and/or Saturdays.)

REQUIREMENTS Tener iniciativa, capacidad de análisis y de comunicación. Experiencia en manejo de equipo. Disponibilidad horaria. Sentido de urgencia Ser orientado a resultados. Compartir los valores de AIESEC. Buena organización y habilidades en comunicación digital. Ganas de aprender sobre la organización como un todo y aceptar desafíos. Ganas de aprender sobre Marketing y Comunicación Digital Manejo de Podio.

Link aplicación: https://podio.com/webforms/8643827/642165

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AIESEC Buenos Aires USAL F&M

Chair of Local Control Board

ROLE DESCRIPTION Será el responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos mínimos de calidad en nuestros intercambios. Para ello, deberá asegurar que la totalidad de los intercambios estén legalmente respaldados, trabajando en conjunto con los responsables de las áreas operaciones (oGCDP, oGIP, iGCDP); y además, deberá medir, planear y mejorar los procesos en orden de entregar mejores experciencias, basados en NPS y Response Rate analysis.

MAIN RESPONSIBILITIES

          

Creación de JDs para Miembros, asesorado por el VP del área. Coordinar a los responsables de auditorías las áreas operaciones, quienes formarán parte de la LCB. Asegurar cumplimiento mensual de auditorías legales y RR de NPS. Mejorar y mantener actualizada la Wiki de F&M en myaiesec.net. NPS Score & Response Rate analysis. Crear propuestas basadas en los principales issus que presente el Waterfall Report, en vista a un mejoramiento del NPS Score. Asegurarse que se lleven a cabo las acciones necesarias para entregar experiencias respetando XPPs. Re portabilidad Semanal de Proyecto al VP. Capacitar a los miembros en tareas funcionales. Participación en las actividades del BoL. Es el responsable final de velar por la sustentabilidad legal del Comité.

Local Control Board STRUCTURE

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Chair

[TMP] oGIP Member

[TMP]

oGCDP Member

iGCDP Member

MEASURES OF SUCCESS Al finalizar el Proyecto deberá presentar  90% mínimo de Auditoría Legal mensual aprobada.  NPS Score & +70% Response Rate.  # Cases Open/Cases Solved.  # CEM strategies implemented.  Asistencia a LCMs y reuniones de BoL.  Pipeline. KEY LEARNING POINTS 1. Desarrollo de sus habilidades para manejar el equipo asegurando el desarrollo del liderazgo de cada uno de sus miembros. 2. Desarrollo de su inteligencia emocional al coordinar acciones que asegurarán la calidad en cada experiencia de intercambio. 3. Entendimiento del modelo de impacto de AIESEC. 4. NPS Management. 5. Wikis Management on myaiesec.net. WORKLOAD Fecha de inicio: 20 de Julio de 2014. Fecha de finalización: 15 de Octubre de 2014. Horas por semana (aproximado): 15.  

1 reunión quincenal con la LCB. 1 reunión semanal con su VP para reporte y análisis.

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

Asistencia a LCM (2 por mes)Participación en las actividades del BoL.

(Estas actividades pueden demandar horas extra durante la semana y/o fines de semana)

REQUIREMENTS       

El Chair deberá estar interesado en mejorar/desarrollar sus habilidades de liderazgo y manejo de equipo. Deberá tener predisposición para desarrollar y mejorar sus habilidades de persuasión y las de todo su equipo. Estar dispuesto a mejorar su manejo del tiempo. Cumplir y hacer cumplir los horarios y fechas de reuniones. Capacitar y entrenar al equipo en Auditoría Requirements & NPS Analysis. Capacitar y entrenar al equipo en el proceso funcional de Auditoría y en las herramientas de trabajo utilizadas. Capacitar y entrenar al equipo en el funcionamiento de myaiesec.net

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AIESEC Buenos Aires USAL oGIP

Business

ROLE DESCRIPTION Responsable de liderar el proyecto y llegar a las metas propuestas. Manejo del equipo y aplicación de estrategias nacionales y locales. Tracking de resultados y reportabilidad.

MAIN RESPONSIBILITIES • Garantizar el cumplimiento de las entregas de perfiles semanales por proyecto. • Participación de todo su equipo en capacitaciones locales y nacionales. • Ventas en Universidades: Intervenciones, Charlas Informativas, conseguir convenios y relaciones mutuamente beneficiosas. • Capacitaciones del equipo acerca de los Proyectos focos. • Responsable final de la ejecución de iniciativas de ventas para conseguir asistencia de perfiles al CT. • Seguimiento del perfil desde el CT hasta el MATCH. • Mantener al día la documentación en el Espacio Nacional de PODIO. • Asegurar que los EPs respondan NPS. • Asegurar asistencia de EPs a OPS. • Follow Up la experiencia de los EPs durante su intercambio. • Asegurar que los EPs tengan acceso a las diferentes vías de contacto ante cualquier problema que pueda tener en su intercambio. • Informar a los EPs sobre el Seminario de Reintegración. • Garantizar showcasing de EPs.

STRUCTURE

VP oGIP

TLP Business

Customer Manager

TLP Teaching

Customer Manager

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MEASURES OF SUCCESS 1. 15 MATCHS 2. 100% Participación en capacitaciones locales y nacionales 3. Contacto y seguimiento con Universidades. 4. 100% de cumplimiento de documentos de auditoria 5. 6 Showcasing de EPs 6. 80 NPS Response Rate 7. Planificación y envío de output de reunión semanal con su equipo. 8. Asistencia a reuniones de TLPs del área y reuniones del BoL. 9. Asistencia a LCMs. 10. Asistencia a Conferencias Locales y Regionales.

KEY LEARNING POINTS • Desarrollo de habilidades de venta, exposición y oratoria. • Liderar y enfocar en el sentido de urgencia a los miembros de su equipo. • Networking con diferentes países. • Desarrollo de sus habilidades para manejar el equipo asegurando el desarrollo del liderazgo de cada uno de sus miembros. • Desarrollo de su inteligencia emocional al coordinar acciones que asegurarán experiencias de liderazgo en cada EP. • Entendimiento del modelo de impacto de AIESEC.

WORKLOAD Role Start Date: Role End Date: Hours per Week (aproximate): Horas por semana (aproximado): 17hs semanales • 1 reunión semanal con su equipo para coordinación de actividades. • 1 acción semanal de Ventas presencial. • 1 reunión semanal con el LC VP para reporte y análisis. • Participación en actividades del BoL. • Asistencia a LCM (2 por mes) • Asistencia a Summits (1 por mes) (Estas actividades pueden demandar horas extra durante la semana y/o fines de semana)

REQUIREMENTS El Business Manager deberá estar interesado en mejorar/desarrollar sus habilidades de liderazgo y manejo de equipo. • Deberá tener predisposición para desarrollar y mejorar sus habilidades de persuasión y las de todo su equipo. • Estar dispuesto a mejorar su manejo del tiempo. • Deberá tener una actitud proactiva para formar parte de un equipo de oGIP que implementará el nuevo Customer Flow y deberá hacerlo de manera rápida para acelerar los procesos e incrementar el número de realizaciones, asegurando liderazgo en cada experiencia que entregamos. • Cumplir y hacer cumplir los horarios y fechas de reuniones.

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• Capacitar y entrenar al equipo en ventas del Programa Talentos Globales. • Capacitar y entrenar al equipo en el proceso funcional del trabajo por Proyectos focos. herramientas de trabajo necesarias que se desarrollarán e implementarán durante el mes de julio. • Capacitar y entrenar al equipo en el funcionamiento de EXPA.

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AIESEC Buenos Aires USAL oGIP

Teaching

ROLE DESCRIPTION Responsable de liderar el proyecto y llegar a las metas propuestas. Manejo del equipo y aplicación de estrategias nacionales y locales. Tracking de resultados y reportabilidad.

STRUCTURE

VP oGIP

TLP Business

Customer Manager

TLP Teaching

Customer Manager

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AIESEC Buenos Aires USAL OGCDP

Project Manager | Summer Peak

ROLE DESCRIPTION El Project Manager | Summer Peak será el responsable de liderar al equipo para lograr las metas propuestas. Será el encargado de aplicar las estrategias nacionales y locales educando a sus miembros en la integración de EXPA a sus acciones. Deberá llevar al día las herramientas de tracking de resultados y asegurar la reportabilidad de sus acciones en todo momento.

MAIN RESPONSIBILITIES          

Participación de todo su equipo en capacitaciones locales y nacionales. Ventas/Intervenciones en la universidad. Mantener al día la documentación en el Espacio Nacional de PODIO. Garantizar el cumplimiento de las cooperaciones. Asegurar que los EPs respondan NPS. Asegurar asistencia de EPs a OPS. Trackear la experiencia de los EPs durante su intercambio. Asegurar que los EPs tengan acceso a las diferentes vías de contacto ante cualquier problema que pueda tener en su intercambio. Informar a los EPs sobre el Seminario de Reintegración. Garantizar showcasing de EPs.

STRUCTURE

Project Manager | Summer Peak

Customer Manager

MEASURES OF SUCCESS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

100% asistencia del equipo a capacitaciones nacionales y locales. Generar contacto con la universidad trabajando conjuntamente con el LCVP PR y OGIP. 100% de cumplimiento de documentos de auditoría. 80% RE por cooperación. 65% de EPs en MA para hacer su Exchange en diciembre. 100% de showcasing de EPs. 100% de respuestas de NPS. 65 NPS Score EB

Unlimited AIESEC Buenos Aires USAL

9. 10. 11. 12. 13.

Planificación y envío de output de reunión semanal con su equipo. Asistencia a reuniones de TLPs del área y reuniones del BoL del LC. Asistencia a Summits de área y/o corner con el 100% de sus miembros. Asistencia a LCMs con el 100% de sus miembros. Asistencia a Conferencias Locales y Nacionales con el 100% de sus miembros.

KEY LEARNING POINTS       

Desarrollo de habilidades de venta, exposición y oratoria. Liderar y enfocar en el sentido de urgencia a los miembros de su equipo. Proceso funcional del nuevo Customer Flow del área. Networking con diferentes países para coordinar cooperaciones efectivas. Desarrollo de sus habilidades para manejar el equipo asegurando el desarrollo del liderazgo de cada uno de sus miembros. Desarrollo de su inteligencia emocional al coordinar acciones que asegurarán experiencias de liderazgo en cada EP. Entendimiento del modelo de impacto de AIESEC.

WORKLOAD Role Start Date: 17 de Noviembre de 2014 Role End Date: Hours per Week (aproximate): 15 horas semanales 

1 reunión semanal con su equipo para coordinación de actividades, tracking, planeamiento de los objetivos semanales y coaching.  1 reunión semanal con el LC VP para reporte, análisis, planeamiento de estrategias y coaching.  Participación en actividades del BoL.  Asistencia a LCM (2 por mes)  Asistencia a Summits (1 por mes) (Estas actividades pueden demandar horas extra durante la semana y/o fines de semana)

REQUIREMENTS      

El Project Manager | Summer Peak deberá estar interesado en mejorar/desarrollar sus habilidades de liderazgo y manejo de equipo. Deberá tener predisposición para desarrollar y mejorar sus habilidades de persuasión y las de todo su equipo. Estar dispuesto a mejorar su manejo del tiempo. Deberá tener una actitud proactiva para acelerar los procesos e incrementar el número de realizaciones, asegurando liderazgo en cada experiencia que entregamos. Cumplir y hacer cumplir los horarios y fechas de reuniones. Capacitar y entrenar al equipo en ventas del Programa Ciudadano Global.



Capacitar y entrenar al equipo en el proceso funcional del Customer Flow y en las herramientas de trabajo del área.



Capacitar y entrenar al equipo en el funcionamiento de EXPA.

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AIESEC Buenos Aires USAL iGCDP

Project Manager

ROLE DESCRIPTION Será responsable de la gestión del Proyecto I: The Andes Way, desde el punto donde se encuentra ahora hasta la realización de todas las TNs, y su consiguiente Re-Raise. Deberá abrir nuevas prácticas, asegurar el match de las que ya están en Raise, y procurar que la experiencia de todos los trainees sea de calidad, dándole la posibilidad de un verdadero desarrollo profesional y personal. Su JD también contara con una JD de información y Sustentabilidad dentro de IGCDP, será en encargado velar por el correcto manejo de la información en el área incluyendo auditoria legal e información interna. MAIN RESPONSIBILITIES  Trackear y estandarizar proceso.  Creación de JDs para Miembros  Coordinar relación con nuestros TN Takers. Firma de contratos, encuestas, invitación a Eventos organizados por AIESEC etc  Promover el trabajo en conjunto para que una misma acción pueda ser útil para todos los proyectos  Asegurarse que se lleven a cabo las acciones necesarias para entregar experiencias respetando XPPs  Re portabilidad Semanal de Proyecto (Tracking LEXP)  Capacitar a los miembros en tareas funcionales.  Coordinar y organizar el seguimiento de los TMPS  Sinergia con Coordinadores Delivery y Coordinadores Matching  Participación en las actividades del BoL  Es responsable información y Sustentabilidad dentro del área, es el encargado de velar por la sustentabilidad legal entre otros.

STRUCTURE

Project Manager

TMP

EB Unlimited AIESEC Buenos Aires USAL

MEASURES OF SUCCESS Al finalizar el Proyecto deberá presentar  Estructura Solida para su proyecto  Ser un taskforce en los procesos de Matching y Delivery  Garantizar LEXP en cada miembro y cada Trainee.  90% de Promotores según el NPS  90% de Cumplimiento de Auditoria legal  Pipeline

KEY LEARNING POINTS 1. Ser el responsable final de un Proyecto 2. Dirigir un equipo 3. Trabajar por resultados 4. Crear nuevas estrategias 5. Tomar decisiones estratégicas 6. Desarrollo de Inteligencia emocional 7. Tratar con otras culturas

WORKLOAD Fecha de inicio: 15 de Noviembre de 2014 Fecha de finalización: 30 de Marzo de 2015 Horas por semana (aproximado): 20 Participación en las actividades del BoL. Asistencia a LCMs. Asistencias a Reuniones de Area Asistencias a Summits

REQUIREMENTS Técnicos: - Conocimientos de XPPs, Protocolos de Emergencia y de OCs del Area - Conocimientos de Proceso de Matching y Delivery. - Pensamiento Global - Estratega, planificador y ordenado - Orientado a la Accion. Personales - Motivado - Paciente - Determinado

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AIESEC Buenos Aires USAL iGCDP

Delivery Coordinadinator

ROLE DESCRIPTION Sera el responsable de desarrollar estrategias de delivery que ayuden al fortalecimiento del AREA para aumentar la cantidad de Trainees Promoters. Para ello va a trabajar con los TMPs de cada Proyecto. MAIN RESPONSIBILITIES             

Crear estrategias enfocadas en aumentar el impacto de cada Delivery Manager, para que cada uno pueda gestionar un mayor número de trainees. Creación de JDs para Delivery Managers Coordinar relación con nuestros TN Takers. Firma de contratos, encuestas, invitación a Eventos organizados por AIESEC etc Promover el trabajo en conjunto para que una misma acción pueda ser útil para todos los proyectos Asegurarse que se lleven a cabo las acciones necesarias para entregar experiencias respetando XPPs Tracking de encuestas semanales conjuntamente con el equipo de Delivery para desarrollar estrategias y acciones aplicables. Coordinación de TLS conjuntamente con TM Re portabilidad Semanal de Proceso (Tracking LEXP) Capacitar a los miembros en tareas funcionales. Coordinar y organizar el seguimiento de los Delivery Managers y Lead Trainees Participación en las actividades del BoL Presentar planning para aprobación Trabajar con el NST de Delivery

STRUCTURE

Delivery Coordinator

TMP Project I

TMP Project II

TMP Project III

Lead Trainee

trainee

AIESEC Buenos Aires USAL

MEASURES OF SUCCESS Al finalizar el Proyecto deberá presentar  Garantizar LEXP en cada miembro y cada Trainee.  90% de Promotores según el NPS  100% TLS Realizados (`Presencial y Virtual)  Coordinar Lead trainees  Pipeline KEY LEARNING POINTS 1. Ser el responsable final de un proceso 2. Dirigir un equipo 3. Trabajar por resultados 4. Crear nuevas estrategias 5. Tomar decisiones estratégicas 6. Desarrollo de Inteligencia emocional 7. Tratar con otras culturas WORKLOAD Fecha de inicio: 20 Noviembre Fecha de finalización: 30 Febrero Horas por semana (aproximado): 20 Participación en las actividades del BoL. Asistencia a LCMs. Asistencias a Reuniones de Area REQUIREMENTS Técnicos: - Conocimientos de XPPs, Protocolos de Emergencia y de OCs del Area - Pensamiento Global - Estratega, planificador y ordenado - Orientado a la Accion. Personales - Motivado - Paciente - Determinado

AIESEC Buenos Aires USAL