COACHING EN LOS PROCESOS 6 de marzo de 2017
ALUMNOS
SONIA ROCIO CUERVO PARRA 1663 - I - B LUISA FERNANDA DUQUE TABARES 1663 - I – B NELSON RAFAEL MANRIQUE RINCON 1663-I-B
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN CGI es una empresa dedicada a la prestación de servicios de asesoría para la implementación de sistemas de gestión integral, estudios de impacto ambiental, de agua y de suelo, así como la realización de exámenes médicos ocupacionales y consultoría jurídica. En los últimos años se ha dado un crecimiento exponencial en el negocio, razón por la cual se ha requerido la contratación de varios profesionales para las diferentes áreas. La gerencia de la organización se ha acogido de manera voluntaria al programa del gobierno ¨40 mil primeros empleos¨. Sin embargo la rotación del personal ha aumentado directamente proporcional a la demanda de vacantes; durante la aplicación de la encuesta de satisfacción laboral realizada por el área de recursos humanos las personas manifiesta que la razón por la cual dejan la organización es: 1. Alta carga laboral 2. Estrés laboral 3. Poco o nulo procesos de inducción 4. Trabajar después del horario laboral Además de lo anterior se presentó un aumento significativo en el reporte de PQRS por parte de los clientes; de acuerdo al informe de revisión por la dirección de diciembre de 2016, el consolidad de quejas tuvo un aumento de 40% entre las más comunes fueron: 1. Los profesionales llegan tarde a la asesoría. 2. Bajo nivel técnico para resolver situaciones. 3. Inseguridad para dar respuesta de manera inmediata. El horario laboral es de lunes a viernes de 8:00 am -12:00pm y de 2:00 a 6:00 pm y los sábados de 8:00 am -12:00 pm, con un total de 44 horas semanales y 176 horas al mes. Según datos suministrados por la gerencia administrativa y financiera un profesional es rentable cuando tiene un mínimo de 120 horas al mes, Sin embargo se presentaron 2 situaciones: 1. Desproporción en la división de horas: profesionales con 160 y 170 horas/mes (sin horas para realizar actividad administrativa) y otros con menos de 100horas/mes. 2. Cantidad de empresas para asesora: profesionales con un promedio de 10-15 empresas y otros con menos de 10 empresas.
PERSONAL SIN EXPERIENCIA
Genera
ALTA ROTACIÓN DEL PERSONAL
Causa
AUMENTO DE PQRS
Causa
ALTA CARGA LABORAL
BAJO NIVEL TECNICO
ESTRÉS
TARDANZA PARA ASESORIA
NO PROCESOS DE INDUCCION
INSEGURIDAD
TRABAJO DEPUES DE LA JORNADA LABORAL
ROLES RESPONSABILIDADES
Gerencia General Después del análisis expuesto en relación a la rotación de personal en CGI se logra identificar variables de alto impacto en el desarrollo de procesos de selección y contratación. Cuando un colaborador abandona el puesto de trabajo (termina relaciones laborales con la compañía), la empresa incurre en gastos significativos que no se recuperan (dinero y tiempo). De otro lado la curva de aprendizaje de un nuevo colaborador puede tardar semanas o quizás meses, por consiguiente la empresa debe aceptar fallas del nuevo empleado y adicional este no es productivo al 100%; sin embargo es importante aclarar todas las condiciones del cargo para validar con anterioridad si las acepta o no. A causa del mal manejo del tiempo y la premura en las solicitudes no se comparte información de las directrices organizacionales las cuales permiten crear cultura organizacional, es por ello que antes de contratar un nuevo colaborador es indispensable: * Verificar que las habilidades del aspirante se relacionen con la necesidad de la organización, es decir el perfil del cargo. * Ajustar la remuneración de acuerdo a la escala salarial definida por la organización. * Establecer las posibilidades de crecimiento profesional al interior de la organización (ascensos). * Definir responsabilidades y carga laboral equitativamente en los equipos de trabajo. * Informar de los beneficios corporativos para atraer a los aspirantes. * Involucrar a los aspirantes en futuros proyectos de crecimiento de alto impacto al interior de la organización. * Realizar evaluación de desempeño con alta frecuencia. Lo anterior con el fin de generar estrategias de retención de personal con excelentes perfiles profesionales que aporten al crecimiento vertiginoso de CGI.
Gerencia administrativa y financiera. La administración del recurso financiero y físico en la organización, deben ser analizadas, permitiendo una planeación estratégica, para priorizar las necesidades de intervención, asignando los respectivos presupuesto, al igual que asignado responsabilidades en los líderes de cada proceso para ser controlados y ejecutados. Su rol y funciones son: > Responder ante el Gerente por la eficaz y eficiencia administración de los recursos financieros y físicos de la empresa. > Responder por la elaboración y presentación oportuna ante la gerencia. > En coordinación con la Gerencia, elaborar el plan de inversiones de la empresa, y garantizar su cumplimiento. > Elaborar informes de gestión que solicite la gerencia. > Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades administrativas delegadas a las dependencias bajo su cargo, para garantizar el adecuado desarrollo de los procedimientos administrativos del área. > Definir y aplicar los parámetros para el presupuesto de ingresos, gastos y compra de activos, de acuerdo con las políticas definidas por la Gerencia. > Establecer las metas de los indicadores de gestión definidos para la gerencia administrativa y efectuar seguimiento al cumplimiento de los mismos. > Responder por el oportuno pago de los aportes y contribuciones establecidas por la ley, para las empresas de servicios públicos. > Participar con voz y voto en el departamento de compras. > Detectar situaciones problemas causadas o previsibles en el área a cargo y solucionarlas, previa sustentación ante la gerencia > Las demás funciones que le sean asignadas por el Gerente, que tengan relación con el cargo. Como conclusión podemos definir que: Las anteriores responsabilidades se asignan al carga, con el fin de realizar la eficaz y eficiente administración de los recursos financieros y físicos utilizados para el cumplimiento de las metas de la Organización, controlando y evaluando las actividades de compras, suministro presupuesto, costeo, pago de obligaciones y registros contables; que se realizan para el logro de los objetivos de la organización.
Dirección Técnica Las situaciones que se ha presentado en la organización han generado problemas que hoy por hoy afecta tanto a los profesionales como a los clientes de la organización, esto dado por la deficiencia en la aplicación de procesos existente y la falta de seguimiento de lo mismo. Para hacer los correctivos necesarios la direccione técnica debe enfocar sus esfuerzo en re-direccionar las estrategias para realizar seguimiento y evaluación de los indicadores de desempeño de cada profesional según el perfil al cual ha sido contratado. La direccionar técnica debe: * Programar las fechas de capacitaciones * Hacer seguimiento de los profesionales * Seguimiento de indicadores de desempeño * Aplicar correctivos
PLAN ACCIÓN
Alcanzando el objetivo P.H.V.A
PROCESOS SELECCIÓN
1
El procedimiento de inducción, selección y entrenamiento no estaba cumpliendo con los lineamientos establecidos porque la premura en la necesidad de contratación no permitía el cumplimiento del procedimiento; además no se contemplan algunos ítems importantes, por ejemplo se pasaba de la convocatoria a la entrevista, selección del aspirante y contratación y no se dejaban registros.
PROGRAMA DE INDUCCIÓN
2
La organización cuenta con un programa de inducción, re-inducción y capacitación sin embargo la carga laboral de los profesionales no permite que la realización de estas jornadas. La prestación de servicios en asesoría requiere un amplio conocimiento técnico y legal del área en la que se desempeña el profesional. · Re-direccionamiento de programa de capacitaciones · Matriz de entrenamiento y formación · Establecer jornadas de capacitaciones los días sábados 8:00 am a 12:00 pm · Desarrollar metodologías de evaluación de la eficacia de la capacitación
Para superar la diďŹ culta que ha manifestado el personal frente a la no existencia de inducciĂłn en el cargo, se puede establecer.
DETERMINACIÓN HORAS LABORALES
3
Se debe terminar el máximo de horas de carga laboral teniendo en cuenta que la labor es asesora a diferentes empresas, razón por la cual se puede presentar estrés laboral porque las condiciones de cada organización son diferentes, además siempre el profesional está solucionado problemas que se presentan de manera inesperada. Como
176 h/mensuales
8 h/mensuales capacitaciones
160 horas mensuales
8 h/mensuales labores administrativas
CONCLUSIONES * Es indispensable ser selectivos con el personal que ingresa a las empresas debido a que las altas tasas de rotación generan reducción en la productividad, alto impacto en servicio al cliente y reducción de utilidades. Por tanto establecer estrategias efectivas de comunicación entre los colaboradores y los directivos genera oportunidades de mejora en cada una de las áreas de trabajo y fortalece la cultura organizacional. * Las situaciones que se han presentado en la organización han generado problemas que hoy por hoy afectan tanto a los profesionales como a los clientes de la organización, esto dado por la deficiencia en la aplicación de procesos existentes y la falta de seguimiento de los mismos. * Para hacer los correctivos necesarios la dirección técnica debe enfocar sus esfuerzos en re-direccionar las estrategias para realizar seguimiento y evaluación de los indicadores de desempeño de cada profesional según el perfil al cual ha sido contratado. * La dirección técnica cumple un papel fundamental en hacer que el profesional alcance las competencias y los conocimientos técnicos que requiere su perfil, a través de la aplicación del ciclo PHVA en las actividades inducción, capacitación y re-capacitación. * La inseguridad del profesional al momento de enfrentarse con la realidad laboral puede mejorarse con el programa de apadrinamiento del profesión senior quien igual que el junior tuvo el mismo proceso, es un gana-gana es enseñar lo que ya te enseñaron. * Los esfuerzos económicos asumidos por la organización tanto para las actividades de capacitación como de apadrinamiento realmente son altos, pero los beneficios podrían reflejarse a corto y mediano plazo cuando se logre consolidar el área técnica y se deje de presentar los reprocesos generados por la alta rotación. * La satisfacción del cliente aumentar porque se contara con profesionales más capacitados para resolver las situaciones de su organización. * Con la identificación de las horas límites que debe tener cada profesional podrá impactar positivamente la satisfacción del empleado de la empresa, estará menos propenso a sufrir estrés laboral y desarrollar sus actividades de manera correcta.