MANUAL DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
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Índice
Comunicaciones Internas
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Estándar para mensajes de correo electrónico
4
Creación y administración de grupos
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Spams y Correos masivos
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Social Media
6
Canales de Comunicación
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Comunicaciones externas
7
El mensaje correcto
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El mensaje visual correcto
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Social Media y Web 2.0
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Correos y correspondencia
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3 Toda la comunicación que se haga tanto interna como externa debe cumplir con los artículos que están contemplados en las secciones II y III del título IX en el compendio del LC UTP.
Comunicaciones Internas La comunicación interna juega un papel decisivo en cada organización y en AIESEC no es lo de menos, debido a que esta es el instrumento en el cual todos los miembros pueden comunicarse y estar informados con cada una de las personas que se encuentran en AIESEC. Las comunicaciones internas tienen dentro del LC UTP tienen como objetivo: 1. Transmitir la información específica de la organización a todos los miembros del LC UTP. Debido a que una organización no funciona sin que sus miembros sepan lo que tienen que hacer, el límite de tiempo para cumplir las tareas y más importante conocer que es lo que está pasando tanto a nivel del comité local como de AIESEC Internacional. 2. Fomentar y proyectar los valores AIESEC a cada miembro. La misión, visión y los valores que cada AIESECo debe tener deben ser no solo conocidos sino apoyados y puestos en práctica por todos, sino ¿qué valor tiene haberlos redactado? La mejor manera de inculcar y recordar estos valores es transmitirlos diariamente, a través de la comunicación interna. 3. Motivar y conocer la opinión de sus miembros en algunos aspectos. Tanto la motivación como la opinión de cada miembro de AIESEC es sumamente importante debido a esto las comunicaciones internas se vuelven la forma más rápida y factible de llegar a todos los miembros, conocer sus opiniones y mantenerlos motivados con posiciones de liderazgo, nuevas oportunidades, etc… A continuación capitulamos los puntos que todo miembro debe seguir:
4 Estándar para Mensaje en correo electrónico Se deben utilizar solo cuentas de Gmail o de mail.aiesec.net para enviar los correos relacionados con las actividades del comité. Para cualquier mensaje que se envié a través de los canales de correo electrónico es importante que se tenga una firma electrónica con motivo de AIESEC. La firma debe llevar la siguiente información: Nombre El nombre de la persona debe estar escrito en un mismo tipo de letra en tamaño 12 y debe mostrar el primer nombre y el primer apellido Números de contacto Se recomienda clocar máximo 2 números de contacto se parados por un “/” en la misma letra utilizada para el nombre, en tamaño 10 Cargo que desempeña El cargo debe estar en un mismo tipo de letra tamaño 10 y debe tener el nombre completo del cargo o posición que el miembro posea. Si el miembro posee más de un cargo cada cargo se clocara en líneas individuales cada cargo que se posea. Logo de AIESEC El logo de AIESEC debe seguir las normas de Branding y correcto uso del logo. Puede utilizarse el logo corto en colores blanco/azul o blanco/negro.
Creación y administración de Grupos La responsabilidad de la creación y administración de los grupos corresponde al líder (LCVP, LCP, OCP etc.) del equipo. Si algún miembro posee los poderes administrativos de un grupo, debe ser bajo el consentimiento del líder de equipo. Es responsabilidad de los administradores de cada grupo hacer revisión periódica de la membresía en los miembros del grupo, para evitar que llegue innecesariamente información a otros miembros, y que si llegue a quienes debería.
5 Spam y correos masivos Los correos masivos o SPAMS deben contener información relacionada a actividades del comité solamente. El título del asunto debe comenzar con “[LCUTP]”. Seguido el título del asunto debe ser descriptivo haciendo referencia a la información que contiene. Ejemplo: [LCUTP] Feliz Cumpleaños Ana [LCUTP] Invitación a la conferencia internacional [LCUTP] Horario para stands de la semana En cuanto al contenido de los correos masivos se deben utilizar dos formatos: 1. Texto enriquecido con imágenes Tanto Gmail, como mail.aiesec.net permiten incluir texto enriquecido con colores, diversos emoticones, colores y tamaños de letra; además de la opción para insertar imágenes. Los mensajes enviados en este formato no deben superar el largo de una página 8.5” x 11”. 2. Una imagen única en el mensaje Si el mensaje del correo masivo se enviara en formato de una sola imagen el diseño no debe ser mayor a 8.5” de ancho y 11” de alto. El diseño debe poseer una orientación vertical. Los diseños horizontales son más difíciles de presentar en el correo.
6 Social Media La comunicación interna a través de las redes sociales es responsabilidad de las personas encargadas en el área de manejo de Información (IM) en conjunto con el LCVP COMM. Se deben establecer de la manera más clara posible los canales específicos para manejar la comunicación interna (grupos de Facebook, cuenta de Twitter, canal de Youtube, etc.) en los cuales sería transmitida la información. Debe procurarse que al ser información sólo para miembros actuales de AIESEC, ésta no se mezcle con información a externos; ya que podría confundirlos, tener información que no deberían o no comprenderían. Debe procurarse una revisión periódica de los canales de comunicación para evaluar qué información sigue vigente, por parte de quienes tienen acceso a ella y administrar y mantener estas cuentas.
Canales de Comunicación Cuando canales de comunicación se refiere debe mantenerse el flujo correcto de información. Si el contenido del mensaje es para todos los miembros de un área específica el mensaje debe enviarse solamente a través de los correos directos o utilizando el correo del grupo al que pertenece el área. El correo del grupo del LC UTP solo se utilizara para mensajes que contengan información dirigida a todo el comité. Cuando algún miembro tenga un mensaje que enviar para invitaciones, o la participación del LC UTP en cualquier actividad no organizada por el propio LC UTP, el miembro que envié este mensaje deberá tener la autorización de su leader directo o de algún miembro del EB. Todos los mensajes deben poseer un lenguaje sencillo de entender y no ser ofensivos ni contener imágenes inapropiadas.
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Comunicaciones Externas La comunicación externa es la base que establece el enlace de conexión entre nuestros stakeholders y nuestros objetivos, metas y visiones. Se puede hablar de nosotros a partir de nuestros logros y actividades pero si no son promocionadas, poco van a impactar en el público que nos interesa llegar. Para poder llegar a impactar como positivamente a la sociedad con nuestro mensaje necesitamos primeramente ser cónsonos con nuestras acciones, tener un pleno conocimiento de nuestros valores y sobre todo demostrar que vivimos lo que hacemos, por ende para ello debemos ser uniformes en nuestra manera de transmitir el mensaje. La uniformidad no implica cuartar la creatividad, es solo una manera de establecer las bases del mensaje central que queremos enviar, además demuestra madurez y confianza al público receptor. A continuación detallamos los detalles de los procesos y políticas de comunicación externa que se recomiendan seguir para el comité local de AIESEC en la Universidad Tecnológica de Panamá
El mensaje correcto Cada vez que se habla sobre AIESEC se recomiendan ciertas pautas claves para evitar confusiones acerca de nosotros: -
Nuestro producto es liderazgo: Esa es nuestra principal característica y lo que nos hace diferentes de muchas otras ONG alrededor del mundo y tiene que ponderarse. Se recomienda que al comenzar algún escrito o charla se comience mencionando ese tópico para enfocar la atención.
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Nuestras oportunidades no son solo intercambios: Un punto clave que todos usamos para llamar la atención es enfatizar en los intercambios, pero hay que saber usar este tema porque se nos puede confundir con alguna “agencia de viajes” o alguna organización que solo ejecuta intercambios culturales lo cual no es así, siempre se debe recalcar que el proceso de intercambio es uno de los pasos importantes en el engranaje de la industria de liderazgo que ofrece AIESEC.
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Nuestra Visión y Valores: Algo que debe quedar claro es por qué hacemos esto, no hay mejor manera de capturar la confianza del público es demostrando nuestro interés de cambiar al mundo mediante la creación de líderes que hagan un impacto positivo a la sociedad, además de esto tenemos los valores AIESECos que son la espina dorsal del perfil de cada uno de nuestros miembros.
En general con estas pautas el público que lee un artículo o escucha una entrevista queda claro sobre nosotros, sin embargo estos mismos valores tiene que hacerse visibles cuando presentamos la imagen de la organización mediante nuestros logos, banners y cualquier otro tipo de comunicación visual.
El mensaje visual correcto El logo de AIESEC, el nombre y todo lo que define en una palabra o en una imagen lo que somos es un punto delicado a la hora de comunicar. No importa lo mucho que te esfuerces intentando escribir un excelente comunicado o una grandiosa entrevista si cuando el público entra a tu página web o ve algún banner encuentra algunas cosas que distraen o confunden al público. Hay ciertos parámetros que definen la marca de AIESEC y que transmiten visualmente nuestros valores. La unificación de este mensaje a nivel mundial crea una tendencia y define de mejor manera lo que somos y crea una solidad que da confianza a la persona que recibe el mensaje. Por ende a continuación resumiremos lo principales dogmas a la hora de utilizar la imagen de AIESEC en cualquier lado del mundo -Logo: El logo nunca debe ser modificado, solamente se pueden usar las tres variantes que AIESEC Internacional permite que son el logo corto, el logo con el descriptor y el logo sin el descriptor.
Logo con descriptor
Logo sin descriptor
Logo corto
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El logo solo puede ser usado con tres combinaciones de colores el azul, naranja y el negro. Las especificaciones de qué tipo de azul exacto se designan mejor con códigos tipo RGB u otros. El siguiente diagrama muestras los códigos de los colores establecidos por regla general.
Estos colores solo pueden usarse con cada tipo de logo de la siguiente manera, ninguna combinación que no salga a continuación puede ser usada o añadida: Logo corto
10 Logo con descriptor
Logo sin descriptor
Para proteger la fortaleza y la integridad del logotipo se debe usar el espacio libre que se encuentra al lado derecho del logo. Este espacio no se debe utilizar para añadir ningún tipo de texto, imagen, sombra, efecto o cualquier otra cosa. La única excepción es el logo con el descriptor global. En el ejemplo siguiente, la unidad de medida para el espacio libre es igual a la altura de la gente. El espacio libre en el lado derecho e de 1 unidad. El espacio libre en la parte inferior izquierda y la parte superior es de 0.5 unidades.
El lugar recomendado para colocar el logotipo es al lado izquierdo de la página en el lado superior o inferior. El logo debe cubrir al menos el
11 80% de la página de manera horizontal. El logotipo debe ser colocado en un lugar destacado, no se debe colocar como fondo texto o debajo de imágenes.
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El logo del comité local: El logo del comité es el que designa la identidad de nuestro grupo de trabajo y por ende debe usarse de manera acorde. A continuación unos tips de uso del logo: El logo debe usarse tal de manera tal que sea total o parcialmente observable. Puede usarse como fondo de texto de un escrito pero se prefiere que en caso tal el documento ocupe imágenes que bloqueen total o parcialmente la apreciación del logo, este no se use. El logo puede colocarse en el centro de la página ocupando gran parte de ella o puede colocarse en una esquina de la página. En una página solo puede observarse un logo del comité local no se debe permitir que salgan dos logos en forma paralela o longitudinal en una misma página. En caso tal que se usen logos de otros comités locales o el logo del comité miembro, se recomienda organizarlos de acuerdo al orden por jerarquía. Preferiblemente el logo debe usarse únicamente en las versiones de uso común que establece la junta directiva con la vicepresidencia de comunicaciones. Las versiones validas del logo del comité local son las siguientes
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El logo se recomienda para el uso de material de promoción como sweaters, t-shirts, pulseras u otros. Es preferible para él envió de material de comunicación como cartas, correos u otros al público externo solo se utilice el logo de AIESEC, para evitar confundir a las personas sobre si la organización esta fraccionada o son cosas distintas. El logo del comité local preferiblemente debe usarse para acercarse al público de la universidad para hacer sentir cierto tipo de propiedad en lo que respecta la organización con la institución donde estudian o trabajan.
13 Social Media y Web 2.0 Las redes sociales son la herramienta más importante para comunicar algo hoy en día. Todos comunicamos un mensaje, hasta con nuestras actividades personales, por ende tenemos que tener claro que como miembros de la organización el público va a mirar con demasiado cuidado todas nuestras publicaciones que relacionemos con la organización por medio de alguna etiqueta, nombre o aparición de la imagen de la organización. A continuación algunas políticas del uso de las paginas oficiales de la organización y el uso de etiquetas o del nombre de la organización en nuestras cuentas personales -
Etiqueta a AIESEC en actividades AIESECas: Charlas, congresos, trabajos en equipo, apariciones en medios, posters promocionales, testimonios de liderazgo; esas son actividades que realizamos como AIESEC y en nombre de la visión que tenemos, alguna actividad que no sea relacionada con eso en la que miembros participen preferiblemente debe obviar totalmente el nombre de la organización o cualquiera cosa que la vincule a ella. Sin embargo es cierto que uno quiere compartir algunos momentos divertidos que se viven al compartir con la comunidad AIESECa, para eso te recomendamos que utilices filtros de seguridad para fotos, videos o menciones.
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Usa un lenguaje entendible: Las redes sociales deben ser la mejor manera para informar de tus actividades, pero claro está que en la organización usamos muchas siglas para acortar algunas frases. Sin embargo recuerda que tu perfil no solo lo observan personas de la organización, así que recomendamos obviar el uso de siglas al referirte algún tipo de actividad en la que participes, las personas se pueden interesar más en lo que haces dentro de la organización si entienden a groso modo tu actuación dentro de ella, más si no lo comprenden debido al uso de siglas pueden confundir a la persona.
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Cada comunicación tiene su vía: Las redes sociales son prácticas para el uso de la comunicación interna, pero en realidad no son diseñadas para ello. Hay otras vías para la comunicación interna como el correo electrónico, myaiesec.net y otros. Así que evita usar cuentas de la organización para
14 comunicar detalles internos y mucho más si son informaciones delicadas o sensibles que solo deben ser manejadas por los miembros de la organización.
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Comparte únicamente material importante: Si vas a compartir alguna información en el muro de la página del comité en Facebook, en la cuenta de twitter del comité o en alguna otra red social, asegúrate que sea solo material que este alineado con la misión y visión de AIESEC.
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Actualización constante: Si quieres mantener a un público atento a lo que hacemos, mantén constantemente actualizaciones de tus actividades en la página de tu comité e invita a tus miembros a compartir este tipo de información en sus muros.
15 Correos y correspondencia Una manera sencilla de comunicar externamente a la organización es mediante el uso del posicionamiento mediante el correo. Cada email que envíes asegúrate que tenga una firma corporativa en la que sea visible tu nombre y tu posición dentro de la organización, de esta manera captaras la atención del público cercano a ti y de las personas cercanas a ellos. Un ejemplo de una firma institucional puede ser la siguiente: Fulano Sulano Detal Marketing & Communications Local Committee in UTP AIESEC in Central America South – Panama
E-mail: fulano.detal@aiesec.net Mobile: (507) 268-98-23