Guia de buenas prácticas proyectos CT FOMIN by Luis Francisco Monrroy

GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA PROYECTOS DE CT-FOMIN APLICABLE A PROYECTOS SUPERVISADOS DE MANERA PREVIA, APROBADOS ANTES DEL 01 DE ABRIL DE 2008

La Guía de Buenas Prácticas para Proyectos de CT-FOMIN, cuya presente edición es puesta a disposición de las Representaciones y Organismos Ejecutores de Proyectos de Cooperación Técnica, fue diseñada por el Consultor Luis Monrroy Durán1, bajo la supervisión de un equipo del FOMIN integrado por Fernando Campero (MIF/ATF) y Gabriela Torres (MIF/ATF). Un especial agradecimiento a los valiosos aportes de otros miembros del Fondo Multilateral de Inversiones sin los cuales hubiese sido dificil culminar este trabajo: Carla Buezo (MIF/DEU), Dora Moscoso (MIF/DEU), Anne Marie Lausch (LEG/NSG), Viviana Vásquez (MIF/OPS), María Teresa Soto (VPC/PDP), Ileana Pinto (VPC/PDP) y Oscar Farfan (MIF/DEU), asi como las contribuciones de los funcionarios de las Representaciones de México, Guatemala, Nicaragua, República Dominicana y Bolivia. Para la elaboración del documento se contó con el financiamiento de la Línea de Actividad para la Pequeña y Mediana Empresa (LAPE) que forma parte del Fondo Multilateral de Inversiones. Las opiniones expresadas en la presente guía son de exclusiva responsabilidad de los autores y no necesariamente reflejan la posición oficial del Banco Interamericano de Desarrollo o del Fondo Multilateral de Inversiones. Los comentarios o sugerencias sobre esta herramienta, serán recibidos en el Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN): 1300 New York Avenue, Washington, D.C. 20577 http://www.iadb.org/mif Julio de 2010

Las direcciones de contacto con el consultor Luis Monrroy Durán autor de este trabajo son: (i) correo electrónico: luismonrroy@hotmail.com; (ii) teléfono fijo +591-2-2900380 y; (iii) teléfono móvil +591-70546228. También se puede establecer contacto mediante facebook o twitter.

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TABLA DE CONTENIDO ABREVIATURAS ............................................................................................................................................. 3 ¿Cómo usar la guía? .................................................................................................................................. 4 Audiencia Esperada ................................................................................................................................... 4 Estructura del documento ........................................................................................................................... 4 Origen y Desarrollo de las Guías ................................................................................................................... 5

PARTE I - CICLO DE PROYECTOS ........................................................................................................................ 6 1.1. ¿Qué es el ciclo de proyectos FOMIN? ...................................................................................................... 7 1.2. ¿Qué es la gestión de proyectos basada en riesgo y desempeño? ................................................................... 8

PARTE II – PREPARACIÓN, APROBACIÓN DEL PROYECTO Y SUSCRIPCIÓN DEL CONVENIO DE CT ............................ 9 2.1. ¿Qué es un proyecto de cooperación técnica?........................................................................................... 10 2.2. ¿Cuáles son las fases del proceso de presentación, preparación y aprobación de proyectos? ................................... 10 2.3. Variaciones en la preparación y aprobación de proyectos de CT financiados por el FOMIN ...................................... 12 2.4. Suscripción del Convenio de CT: ¿Qué contiene un convenio? .............................................................................. 12

PARTE III - EJECUCION DEL PROYECTO........................................................................................................... 15 3.1. MARCO ORGANIZACIONAL ................................................................................................................. 16 3.2. GESTION DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 20 3.3. GESTIÓN DE PLANEACIÓN................................................................................................................... 25 3.4. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE ....................................................................................................... 30 3.5. GESTIÓN DE COMPRAS ...................................................................................................................... 39 3.6. GESTIÓN DE RIESGOS ........................................................................................................................ 52 3.7. GESTIÓN DE RESULTADOS .................................................................................................................. 56

PARTE IV - EVALUACION DEL PROYECTO ....................................................................................................... 60 PARTE V - AUDITORIA DEL PROYECTO ......................................................................................................... 64 PARTE VI - CIERRE DEL PROYECTO Y APRENDIZAJE ......................................................................................... 67 GLOSARIO DE DEFINICIONES ........................................................................................................................ 71 TABLA DE ANEXOS ...................................................................................................................................... 75

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ABREVIATURAS APCA

Asociación en Participación, Consorcio o Asociación

Anexo Único (parte III – Convenio CT)

BID

Banco Interamericano de Desarrollo

CT-FOMIN

Cooperación Técnica del Fondo Multilateral de Inversiones

Cooperación Técnica

CII

Corporación Interamericana de Inversiones

Comparación de Precios

Documentos Sistematizados

EE ET

Estipulaciones Especiales o Carta Convenio (parte I – Convenio CT)

FOMIN

Fondo Multilateral de Inversiones

GBP-FOMIN

Guía de Buenas Prácticas para proyectos de CT- FOMIN

IFS

Instituciones Financieras Supervisadas que son apoyadas por la LAPE

JED

Jefe de Equipo de Diseño

JES

Jefe de Equipo de Supervisión

LAPE

Línea de Actividad para la Pequeña y Mediana Empresa

LdA

Línea de Actividad de Fortalecimiento de Instituciones Financieras para la MyPE

WLMS

Web Loan Management System (en inglés) o Sistema de Administración de Préstamos

LIL

Licitación Internacional Limitada

LPI

Licitación Pública Internacional

LPN

Licitación Pública Nacional

MyPEs MD

Micro y pequeñas empresas Memorándum de Donantes

MML

Matriz de Marco Lógico

Normas Generales (Parte II – Convenio CT)

NIIF

Normas Internacionales de Información Financiera

Objetivo de Desarrollo

Organismo Ejecutor

PAI

Plan de Adquisiciones Inicial

Plan de Adquisiciones

PCGA

Principios Contables Generalmente Aceptados

Pequeña Empresa

PEP

Plan de Ejecución del Proyecto

PIE

Plan Integrado de Ejecución

POA PSR

Plan Operativo Anual Project Status Report (por sus siglas en inglés) o Informe del Estado del Proyecto

SEP

Solicitud Estándar de Propuestas

Solicitud de Propuestas

SBC

Selección Basada en Calidad

SCC

Selección Basada en Calificaciones de Consultores

SBCC

Selección Basada en Calidad y Costo

SBPF

Selección Basada en Presupuesto Fijo

SBMC

Selección Basada en el Menor Costo

Tabla de Hitos

TdR

Términos de Referencia

UEP

Unidad Ejecutora del Proyecto

UNDB on line

United Nations Development Business. Es la publicación internacional de Naciones Unidas en internet donde se encuentran oportunidades de negocios para empresas proveedoras de bienes y servicios.

Especificaciones Técnicas

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¿Cómo usar la guía? La “Guía de Buenas Prácticas para proyectos de CT-FOMIN” busca mejorar la eficiencia y efectividad de los proyectos, facilitando la comprensión de requisitos y la aplicación de procedimientos del BID que son necesarios en las diferentes etapas del ciclo de un proyecto de Cooperación Técnica no Reembolsable (CT) financiado con los recursos del Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN). El contenido de la guía es principalmente una compilación didáctica y orientativa de buenas prácticas para que la audiencia esperada pueda llevar a cabo los procesos de preparación, planeación, ejecución y evaluación de un proyecto que capitalizan sobre lecciones aprendidas de los funcionarios del FOMIN y del BID en las Oficinas de País y en la Sede. Específicamente el presente documento responde a la pregunta: ¿Cuál es la manera más eficiente para ejecutar un proyecto de Cooperación Técnica no Reembolsable financiado por el FOMIN de manera consistente con las políticas y procedimientos del BID? La intención de este documento2 no es duplicar ni reemplazar las estipulaciones de los convenios de cooperación técnica suscritos con los Organismos Ejecutores, ni las políticas, guías u otros documentos oficiales del BID/FOMIN, cuyas disposiciones prevalecen en caso de discrepancias. Asimismo, el documento tampoco sustituye la opinión de los funcionarios del FOMIN o del BID a cargo del proyecto, por lo que de existir divergencias, prevalecerá lo indicado por ellos.

Audiencia Esperada La audiencia principal de esta guía son los Organismos Ejecutores (OE) de proyectos de CT-FOMIN en su rol de responsables principales de la ejecución de los mismos. Para esta audiencia la guía debería ser tratada como un “Documento de Trabajo” compartido y consultado por las personas responsables de realizar las diferentes actividades de planeación, administración y evaluación del proyecto. Además, estas guías también son relevantes para los Oficiales de Proyectos del BID/FOMIN que tienen a su cargo el diseño, la supervisión y monitoreo de proyectos CT-FOMIN.

Estructura del documento Las seis (6) partes del documento fueron diseñadas para ayudar al lector en la comprensión integral y secuencial de las etapas y procedimientos del ciclo de proyectos del FOMIN. Están complementadas por un conjunto de anexos ordenados por capítulos debidamente identificados, numerados e interactivamente vinculados para facilitar su acceso, de tal manera que cada parte de la Guía pueda ser examinada de manera independiente, con la salvedad de sus referencias cruzadas e hipervínculos a sitios específicos de la página oficial del BID/FOMIN, a documentos anexos (políticas, guías, tutoriales y modelos), así como a las definiciones y abreviaturas más frecuentes, a las cuales se puede acceder haciendo un clic debajo las palabras o frases pintadas y subrayadas con azul en la versión electrónica. A continuación, se resume brevemente el contenido específico de las partes de la guía: Parte I: Describe sinópticamente las etapas del ciclo de proyectos del FOMIN, incluidas la identificación → elegibilidad → diseño → aprobación → ejecución → y gestión del conocimiento o etapa de cierre del proyecto. Parte II: Hace referencia a los pasos, requisitos y roles que desempeñan los involucrados (OE, BID/FOMIN y beneficiarios) durante el diseño y aprobación del proyecto hasta la suscripción del Convenio de Cooperación Técnica entre el OE y el BID/FOMIN.

Esta Guía no podrá ser considerada como Documento Oficial del Banco Interamericano de Desarrollo o del Fondo Multilateral de Inversiones, por lo que, a menos que se indique de otra manera, no existe responsabilidad del BID ni del FOMIN sobre contenido contradictorio a las políticas del Banco.

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Parte III: Detalla las distintas áreas de gestión que los OE deben llevar a cabo a lo largo de la etapa de ejecución de proyectos de CT-FOMIN para lograr un desempeño eficiente que asegure la consecución efectiva de los resultados previstos. Parte IV: Especifica los tipos de evaluación de proyectos de CT-FOMIN, cuales son tiempos de ocurrencia y las acciones que el OE y el FOMIN deben llevar a cabo para contratar, acompañar y recibir los productos de la evaluación externa independiente del proyecto. Parte V: Hace mención a las auditorias del proyecto y las revisiones ex-post: elegibilidad de firmas auditoras, contratación de firmas auditoras, estados financieros básicos y capacitación fiduciaria. Parte VI: Hace mención a las actividades de cierre del proyecto: taller de terminación del proyecto, auditoría de cierre, devolución de fondos no utilizados y cancelación de saldos no desembolsados.

Origen y Desarrollo de las Guías El origen de la “Guía de Buenas Prácticas para proyectos de CT-FOMIN” data del lanzamiento de la segunda línea de Actividad para el Fortalecimiento de Instituciones Microfinancieras (LDA2) financiada por el FOMIN desde 2003. En ese momento, se vio la necesidad de orientar a los Organismos Ejecutores que serían beneficiarios de este financiamiento sobre las actividades necesarias para ejecutar de manera eficiente las operaciones de modo tal que pudieran lograr la mayor efectividad de los recursos en el tiempo estipulado en los proyectos. Para suplir esta necesidad, el FOMIN encargó la elaboración de la “Guía Operativa para la ejecución de proyectos” que fue lanzada a fines de 2003. El documento tuvo buena acogida por los Organismos Ejecutores de las operaciones de la Línea de Actividad y se convirtió en un referente para otros Organismos Ejecutores de operaciones de Cooperación Técnica del FOMIN de varios países de la región, dado que varios Oficiales de Proyectos del BID y del FOMIN la utilizaron para orientar a Organismos Ejecutores postulantes a financiamientos del BID/FOMIN. Es destacable que los ejemplares impresos de la guía rápidamente se agotaron, quedando solamente la referencia en la página web de la LDA2 la cual recientemente ha sido descontinuada. En el año 2007, se aprobó la Línea de Actividad para la Pequeña y Mediana Empresa (LAPE), con el objetivo específico de fortalecer la capacidad de las Instituciones Financieras Supervisadas (IFS) de los países de América Latina y el Caribe que hayan asumido el compromiso de atender a la Pequeña Empresa (PE) y ampliado significativamente sus operaciones de financiamiento a dicho segmento de forma rentable, eficiente y sostenible. Dado el éxito de la primera guía lanzada en 2003, dentro de las actividades administrativas de la LAPE se incluyó el desarrollo de una segunda edición de la guía elaborada en el marco de la LDA2. En ese sentido, el presente documento titulado “Guía de Buenas Prácticas para proyectos de CT- FOMIN” se convierte en la segunda edición. Fue actualizado sobre la base de los cambios de políticas del BID, nuevos lineamientos del FOMIN para la gestión de proyectos basada en riesgo y desempeño y buenas prácticas de ejecución surgidas en las Oficinas de País y en la Sede del FOMIN en los últimos años. Además ha sido diseñado para apoyar la ejecución de operaciones de Cooperación Técnica del FOMIN en general, con especial énfasis en las operaciones de la LAPE.

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PARTE I CICLO DE PROYECTOS 7 Pรกgina

1.1. ¿Qué es el ciclo de proyectos FOMIN? Cada proyecto de CT-FOMIN atraviesa por una serie de etapas secuenciales que marcan su duración (inicio, ejecución y finalización). Este conjunto se denomina ciclo de proyectos y se divide en preparación, aprobación, ejecución, evaluación y terminación (cierre). El siguiente cuadro resume de manera esquematizada la secuencia de etapas que componen el ciclo de proyectos del FOMIN: Gráfico 1. Ciclo de Proyectos del FOMIN A

Preparación

Terminación

Evaluación

Aprobación

Ejecución

A. Preparación: Durante esta etapa se deben cumplir los procesos de: (i) identificación y análisis de la idea de proyecto presentada al FOMIN, (ii) elegibilidad del proyecto mediante el filtro de criterios de elegibilidad (innovación, replicabilidad, sostenibilidad y adicionalidad) y; (iii) diseño del proyecto que implica la elaboración del Marco Lógico, Presupuesto, Reglamento Operativo, Plan de Ejecución del Proyecto, Análisis de Riesgos e Hitos Preliminares. Participan del proceso el OE y el Equipo de Proyecto designado para el proyecto por el FOMIN. Dichos documentos son insumos para la elaboración del Memorándum de Donantes3 que será sometido a la instancia de aprobación del BID/FOMIN luego de pasar por el respectivo control de calidad y riesgo. B. Aprobación: En esta etapa interviene el Comité de Donantes como la instancia máxima de aprobación del Memorándum de Donantes del proyecto. Además el documento es revisado por otros comités internos del BID/FOMIN quienes en su conjunto opinan sobre la viabilidad integral del proyecto propuesto. C. Ejecución: Esta etapa comienza con la suscripción del Convenio de CT-FOMIN entre el OE y el FOMIN, continúa con la ejecución de actividades por el OE como el cumplimiento de condiciones previas de elegibilidad para desembolsos, la conformación de la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), el desembolso de recursos para el arranque, la realización de actividades y consecuentes desembolsos en función del avance 3

En el caso de los proyectos de CT denominados MINIFOMINES, el Memorándum de Donantes es reemplazado por un documento más corto llamado “Plan de Operaciones” aprobado directamente por el Representante de la oficina de país.

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de actividades. La ejecución concluye con la consecución por etapas de los distintos grupos de hitos y resultados acordados. D. Evaluación: Esta etapa permite al FOMIN medir los resultados obtenidos en relación a los planificados y recolectar las lecciones aprendidas del proyecto por medio de un evaluador externo e independiente contratado para el efecto. Esta etapa es de gran importancia para el FOMIN, ya que el repositorio de lecciones aprendidas y mejores prácticas obtenidas en cada uno de los proyectos que concluyen constituyen los productos para la Gestión del Conocimiento que permiten mejorar y optimizar el diseño de nuevos proyectos. E. Cierre: Es la etapa conclusiva del proyecto en la cual el OE y el FOMIN deben cumplir con las tareas finales como la realización de talleres de sostenibilidad y cierre del proyecto, la auditoría de cierre, la devolución de fondos no utilizados y la cancelación de los saldos no desembolsados, entre las más importantes. Se debe tomar en cuenta que para completar el ciclo de proyectos el OE necesita aproximadamente entre 18 y 48 meses, dependiendo del tamaño, complejidad y productos del proyecto, la capacidad del OE y factores externos que pueden influir positiva o negativamente en la ejecución del mismo.

1.2. ¿Qué es la gestión de proyectos basada en riesgo y desempeño? Es el nuevo modelo operativo de gestión de proyectos del FOMIN que busca aumentar la eficiencia y la efectividad de los proyectos que financia, poniendo mayor énfasis en el logro oportuno de sus respectivos objetivos de desarrollo. Su aplicación se fundamenta en el concepto de desembolsos en base a resultados (donde es esencial la consistencia entre el plan de desembolsos y los resultados del proyecto) y el control y mitigación de los riesgos que podrían afectar la consecución de resultados. Los OE tienen la responsabilidad principal de ejecutar sus proyectos de manera eficiente y eficaz. Por esto, los desembolsos de recursos del FOMIN están “condicionados” al logro de hitos previamente acordados. A continuación se mencionan los elementos más importantes del modelo de gestión basada en riesgo y desempeño: a. Análisis de Riesgo: Una herramienta para identificar riesgos y disminuir la exposición del proyecto a ellos, de tal modo que permita enfocar la gestión en el alcance de los resultados esperados, reducir el costo de las transacciones para el Organismo Ejecutor y agilizar el proceso de ejecución. b. Desembolsos en base a Resultados: Una modalidad mediante la cual los desembolsos de recursos BID/FOMIN al Organismo Ejecutor están condicionados al logro de hitos previamente acordados. c. Hito: Un producto o resultado de una actividad crítica para el proyecto asociado a un momento determinado. Si un hito no ocurriera, comprometería técnicamente el logro del objetivo de desarrollo. Los hitos corresponden a los resultados mínimos esperados, sin embargo su cumplimiento no exime al Organismo Ejecutor de la responsabilidad de alcanzar las metas del proyecto. 4 Otros detalles y particularidades relacionadas pueden consultarse en el documento “Gestión de proyectos basada en Riesgo y Desempeño” del BID/FOMIN. 4

Ejemplo: Si la meta es capacitar a 100 personas, el hito podría ser 60 personas capacitadas. Algunos hitos podrían no estar relacionados con un costo para el proyecto, por ejemplo, la suscripción de un acuerdo Inter-institucional.

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PARTE II PREPARACIÓN, APROBACIÓN DEL PROYECTO Y SUSCRIPCIÓN DEL CONVENIO DE CT10 Página

2.1. ¿Qué es un proyecto de cooperación técnica? El FOMIN, en el marco de su mandato constitutivo que es promocionar el aumento de la inversión privada, el fomento al desarrollo del sector privado y la reducción de la pobreza, cuenta con dos instrumentos principales de financiamiento: operaciones de cooperación técnica no reembolsable (CT) y operaciones de inversión (capital y cuasi capital). Ambos instrumentos apoyan el desarrollo del sector privado en expansión (micro, pequeñas y medianas empresas) de los países de América Latina y el Caribe. Un proyecto de CT es aquel que comprende la transferencia, adaptación, movilización y utilización de servicios, aptitudes, conocimiento y tecnología para establecer capacidades a nivel nacional y/o local en forma sostenible destinadas a beneficiar a poblaciones (del sector privado en el caso del FOMIN). Siguiendo su mandato, una de las áreas de intervención del FOMIN es el apoyo a la expansión del financiamiento a las pequeñas empresas. Para este fin, la Línea de Actividad para la Pequeña Empresa (LAPE) se ha concebido con el objetivo específico de fortalecer la capacidad de las Instituciones Financieras Supervisadas (IFS) de los países de América Latina y el Caribe que hayan asumido el compromiso de atender a la Pequeña Empresa (PE) y ampliar significativamente sus operaciones de financiamiento a este segmento de forma rentable, eficiente y sostenible. Algunas de las características principales de los proyectos de CT son: → Los recursos asignados a ellos son donaciones no reembolsables; → Los plazos de ejecución oscilan entre los doce (12) y los cuarenta y ocho (48) meses, dependiendo de la complejidad, disponibilidad de recursos de contraparte y capacidad del OE, entre otros factores. Al plazo de ejecución le suceden seis (6) meses adicionales para el cierre del proyecto; → Los montos de contribución del FOMIN generalmente fluctúan entre los US$150.000 y los US$3 millones por proyecto; → El aporte de contraparte (aporte del OE al proyecto) requerido usualmente varía entre el 30% y 50% del costo total del proyecto, dependiendo del grado de desarrollo del país en el que se otorga el financiamiento. También existen otras consideraciones para determinar el aporte de contrapartida requerido que pueden variar dependiendo del tipo de proyectos que son financiados, por ejemplo en el caso de los proyectos financiados por la LAPE, el aporte requerido es del 50%; → Generalmente se espera que los recursos del proyecto de CT-FOMIN sean utilizados mayoritariamente en actividades asistencia técnica y transferencia de tecnologías y conocimientos. Sin embargo, es también elegible el financiamiento de equipamiento siempre que no exceda el 30% del costo total del proyecto. En ese caso, los recursos del BID/FOMIN generalmente financian sólo hasta un 50% de los costos del equipamiento solicitado.

2.2. ¿Cuáles son las fases del proceso de presentación, preparación y aprobación de proyectos? a. Recepción de Propuestas para Financiamiento: Las propuestas de proyectos para obtener financiamiento del BID/FOMIN se reciben en cualquier momento del año por correo convencional y/o electrónico. La propuesta puede ser completada haciendo clic en los formatos modelo para CT-FOMIN y CT-FOMIN/LAPE. Las propuestas se pueden enviar o entregar al contacto más cercano del BID/FOMIN (en las Oficinas de País del BID o la Sede), para mayor información contáctenos desde el web. Algunos enlaces orientativos para este paso son: la definición y condiciones de operación del futuro OE y las preguntas más frecuentes sobre el financiamiento del FOMIN que también están ubicadas en internet.

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b. Análisis Preliminar de la Propuesta: Habitualmente, la propuesta es analizada por el FOMIN en su Sede contando previamente con la respectiva valoración o análisis preliminar por parte del Especialista de la Oficina de País, con base en los criterios básicos con los que deben contar todos los proyectos FOMIN. El FOMIN asigna un equipo de proyecto y un líder (Jefe de Equipo de Diseño – JED) que se encargan de estudiar la propuesta con mayor detalle y trabajar conjuntamente con la entidad que presentó la propuesta (futuro Organismo Ejecutor) a fin de elaborar un documento que detalla en qué consiste el proyecto. c. Elaboración del Abstracto: En base a las directrices específicas del FOMIN, el equipo de proyecto, en coordinación con la entidad solicitante, elabora el abstracto del futuro proyecto. Los proyectos financiados por la LAPE están exentos de la elaboración de abstractos debido a que son apoyos estandarizados de carácter puntual en beneficio de las Instituciones Financieras Supervisadas (IFS), por ello se elabora directamente el Memorándum de Donantes. Haga clic aquí para ver el Modelo de Abstracto. d. Relevamiento del perfil institucional y Análisis de Riesgo Inicial: Paralelamente a la elaboración del Abstracto, el Especialista FOMIN de la Oficina de País asignado al Equipo de Proyecto lleva a cabo un primer relevamiento sobre las características institucionales, las capacidades jurídicas y financieras de la entidad solicitante, para lo cual envía un formulario corto que es completado por el OE y posteriormente revisado y acordado con el Especialista. Con base en dicha información, se realiza el análisis de riesgo inicial en la entidad solicitante a fin de medir la capacidad institucional para ejecutar el proyecto. Dicho perfil institucional se presenta conjuntamente con el Abstracto para la consideración de su elegibilidad. e. Elegibilidad: El Equipo de Proyecto presenta el abstracto y el perfil institucional a una instancia interna en el BID/FOMIN denominada Comité de Políticas y Operaciones (POC por sus siglas en inglés) encargada del análisis y elegibilidad de los citados documentos. f. Diseño y Preparación: Luego que el abstracto de la operación recibe la elegibilidad del POC, el equipo de proyecto viaja al menos una vez al país donde tendrá lugar el proyecto en Misión de Análisis con el fin de realizar un análisis más completo del proyecto, concretizar sus componentes y demás elementos. En términos de Gestión de Proyectos, esta etapa sirve para realizar la planeación integral del proyecto en lo que se refiere al Alcance, Duración, Costo y Calidad esperada del proyecto. La misión trabaja en forma coordinada con el Organismo Ejecutor en el diseño de la operación, este trabajo incluye la elaboración de la matriz de marco lógico, el presupuesto detallado, el cronograma de actividades, el Plan Financiero, el Plan de Adquisiciones (que debe incluir el tipo de supervisión, los métodos de selección, los tiempos y las fechas estimadas de publicidad), tabla de hitos, reglamento operativo, términos de referencia modelo y demás instrumentos de planificación. Haga clic aquí para ir a la Parte III - Gestión de Planeación y acceder a los modelos correspondientes. En base a este análisis y documentos el Equipo de proyecto produce el documento que se conoce como Memorándum de Donantes 5. g. Aprobación: Una vez concluido el diseño, el Memorándum de Donantes es circulado por el Equipo de Proyecto a los diferentes Comités del BID (Medio Ambiente e Impacto Social, Revisión de Riesgo y Calidad, Departamento Legal, Vicepresidencia, entre otros) quienes realizan sus comentarios u observaciones sectoriales correspondientes. Finalmente, el Equipo de Proyecto presenta la versión final, revisada y ajustada con los comentarios de todos los Comités arriba mencionados, ante el Comité de Donantes del FOMIN, instancia que tiene a su cargo la aprobación final de todos los proyectos. En esta etapa también se negocian con el OE los detalles finales de ejecución y los cambios propuestos por los Comités que no hubieran sido acordados durante la etapa de preparación. 5

Para los MINI-FOMINES el Plan de Operaciones (aprobado por las Representaciones) reemplaza al Memorándum de Donantes

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Gráfico 2. Flujo del proceso de Aprobación de proyectos

Comité de Donantes

Comité de Políticas y Operaciones (POC) FOMIN evalúa Proyecto en función a: Entidad presenta idea de Proyecto al FOMIN

Políticas y Normas del FOMIN Criterios Básicos de Elegibilidad Otros Aspectos Relacionados

Analiza el Abstracto y el Perfil Institucional Otorga la Elegibilidad al Abstracto del proyecto

Equipo de Proyecto Viaja al país de origen en Misión de Análisis

Se reúne con el futuro OE y el Especialista FOMIN del país Evalúa la operación: Impacto medioambiental y social Riesgos del Proyecto Justificación y calidad de la Propuesta Capacidad Institucional Mecanismo de Ejecución Diseña los principales documentos del proyecto en coordinación con los involucrados Produce el Memorándum de Donantes

Analiza el Memorándum de Donantes producido por el Equipo de Proyecto Aprueba el Memorándum de Donantes previa revisión del Comité de Riesgo y Calidad Suscripción del Convenio de CTFOMIN

Fin del Proceso

2.3. Variaciones en la preparación y aprobación de proyectos de CT financiados por el FOMIN Las CT-FOMIN según su magnitud y complejidad se dividen en tres tipos de proyectos: (i) las CT normales o regulares, (ii) los mini-FOMINES y; (iii) los proyectos de las líneas de actividad. En general el ciclo de proyectos se aplica por igual a todos los tipos de proyectos con algunas diferencias para las líneas de actividades (por ejemplo para los proyectos de la LAPE) y los mini-FOMINES: -

Variaciones en proyectos de CT mini-Fomines: Habida cuenta que este tipo de CT son de cuantías menores a los US$150.000, tienen un proceso de preparación y aprobación “simplificada” realizado en la Oficina de País por el Especialista FOMIN y aprobado por el Representante respectivamente. No obstante, es imprescindible la participación del Departamento Legal en la Sede para la aprobación del Convenio.

Variaciones en proyectos de CT Líneas de Actividad: Los proyectos de la LAPE no tienen abstracto. Una vez presentada la propuesta por el futuro OE, si esta se ajusta a los lineamientos de la LAPE, el Equipo de Proyecto lleva a cabo la Misión de Análisis y prepara el Memorándum de Donantes.

2.4. Suscripción del Convenio de CT: ¿Qué contiene un convenio? Una vez que el proyecto ha sido aprobado, el departamento legal del BID procede a elaborar el Convenio de Cooperación Técnica no Reembolsable que contiene los términos y condiciones de la donación acordados entre las partes (Organismo Ejecutor y FOMIN). El BID/FOMIN envía un borrador del Convenio al Organismo Ejecutor, éste es revisado, discutido y acordado antes de ser suscrito y entrar en vigencia. El Convenio de CT típicamente está compuesto por tres partes: (a) las Estipulaciones Especiales; (b) las Normas Generales y; (c) el Anexo Único. Página 13

Adicionalmente, existen otros documentos que son mencionados en el Convenio de CT y que apoyan la ejecución de cada proyecto. Gráfico 3. Estructura del Convenio de Cooperación Técnica Convenio de Cooperación Técnica Estipulaciones Especiales

(EE) Establece las obligaciones específicas a las que se comprometen las partes en el marco del proyecto: montos, plazos, políticas, procedimientos y otras condiciones especiales aplicables al proyecto. Tienen primacía sobre las NG.

Normas Generales

(NG) Establece las condiciones generales que se aplican sin variaciones a todas las CT financiadas por el FOMIN.

Anexo Único

(AU) Es la descripción general del proyecto: objetivos, componentes y actividades, consigna la tabla de costos globales del proyecto, las condiciones de ejecución, supervisión y evaluación técnica entre otros. Entre las EE y el AU, tiene primacía la disposición específica sobre la general.

Gráfico 4. Otros Documentos Técnicos Referidos en el Convenio de CT Políticas de cumplimiento obligatorio que completan el marco legal y normativo del Proyecto Políticas para la adquisición de bienes y obras financiados por el BID (EE)

(GN-2349-7) Norma la adquisición de bienes y servicios (diferentes a los de consultoría)

Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el BID (EE)

Otros Documentos Técnicos de Referencia

Reglamento Operativo

Memorándum de Donantes

(GN-2350-7) Norma la contratación de servicios de consultoría (firmas y consultores individuales)

2.4.1. ¿Qué son las Condiciones Contractuales del Convenio? Se llaman así a los distintos términos y condiciones acordados entre el OE y el BID/FOMIN en el Convenio. Las condiciones contractuales del proyecto reciben denominaciones diferentes dependiendo donde se encuentren. Las Estipulaciones Especiales o específicas (EE) tienen prelación sobre las Condiciones o Normas Generales (NG), estas últimas se aplican sin cambios ni excepciones a todos los Convenios de CT. Las condiciones contractuales se pueden dividir en los siguientes grupos: a. b. c. d. e.

Condiciones de plazos del convenio Condiciones previas para iniciar los desembolsos del proyecto Condiciones de ejecución (adquisiciones, forma de desembolsos, etc.) Condiciones de seguimiento Condiciones de evaluación Página 14

En este capítulo analizaremos los dos primeros incisos: a. Condiciones de plazos: Se encuentran en las Estipulaciones Especiales del Convenio. Se refieren a condiciones de fechas fijas para ejecutar el proyecto, las mismas pueden ser prorrogadas de común acuerdo entre las partes (BID y OE). i. Fecha de suscripción del Convenio: Es la fecha de vigencia legal y arranque oficial del proyecto. En consecuencia, a partir de esta fecha se contabilizan los plazos de ejecución y de último desembolso que se indican en los siguientes incisos. ii. Plazo de ejecución: Es el tiempo –a partir de la fecha de suscripción del convenio- que tiene el OE para ejecutar el proyecto, desarrollar las actividades planificadas y comprometer recursos con cargo a la contribución del FOMIN, dicho plazo generalmente oscila entre los 12 y 48 meses, dependiendo de cada proyecto. iii. Plazo del último desembolso: Es la fecha hasta la cual el FOMIN puede desembolsar recursos con cargo a la Contribución, generalmente excede en seis (6) meses al plazo de ejecución, tiempo que sirve para cerrar el proyecto. b. Condiciones previas para iniciar los desembolsos del proyecto: Se encuentran en las Estipulaciones Especiales y en las Normas Generales del Convenio. Son condiciones mínimas que el BID/FOMIN espera que el OE cumpla antes de iniciar el desembolso de recursos para que se empiece a ejecutar el proyecto. Entre las condiciones al primer desembolso, se tienen las siguientes: i. Condiciones Especiales: Se encuentran en las Estipulaciones Especiales, en el artículo referente a “Condiciones previas al primer desembolso” constituyen cualquier condición que se haya estimado necesaria se cumpla antes de iniciar la ejecución del Proyecto. Aplican solamente al proyecto en particular y comúnmente se refieren a: (i) evidencias de haber contratado o nombrado al personal necesario para el arranque del proyecto (ejemplo Coordinador del proyecto), (ii) suscrito acuerdos con otras instituciones involucradas en el proyecto; (iii) elaborado y aprobado las bases específicas para la ejecución del proyecto (reglamento operativo, plan operativo anual, términos de referencia de consultorías a contratar, etc.) o cualquier otra condición que en el diseño de la operación se haya identificado como relevante antes de poder iniciar los desembolsos, el cumplimiento es obligatorio según las Estipulaciones Especiales. ii. Condiciones Generales: Están detalladas en el artículo “Condiciones previas al primer desembolso” de las Normas Generales y tienen que ver con: (a) la designación de los Representantes Autorizados (Véase numeral 3.1.2. inciso c) para administrar el convenio, (b) la presentación de la primera solicitud de desembolso, (c) el cronograma de utilización de los recursos financieros del proyecto, (d) plan de cuentas y; (e) apertura de cuenta especial. En un plazo de tres meses, el OE debe enviar evidencia del cumplimiento de estas condiciones al BID/FOMIN. Una vez aprobado el cumplimiento de todas las condiciones previas indicadas en el Convenio, el BID/FOMIN declarará al proyecto “elegible para desembolsos” mediante comunicación oficial. La elegibilidad para desembolsos del proyecto significa que éste puede recibir recursos del FOMIN y que estos están disponibles para su uso. iii. Otras condiciones: Existen otras condiciones que no se refieren a las condiciones para el primer desembolso, pero sí a condiciones que el ejecutor debe cumplir a lo largo de la ejecución del proyecto: a. Condiciones de ejecución (adquisiciones, forma de desembolsos, etc.) b. Condiciones de seguimiento c. Condiciones de evaluación La explicación de estas condiciones se encuentra en las partes correspondientes a Ejecución, Evaluación y Cierre de esta guía. Página 15

PARTE III EJECUCION DEL PROYECTO16 Pรกgina

3.1. MARCO ORGANIZACIONAL17 Pรกgina

3.1.1. ¿Cuál es el marco organizacional para la ejecución del proyecto? La organización del proyecto en general se define desde la perspectiva del Organismo Ejecutor y del BID/FOMIN. Estos dos actores deben trabajar en equipo y desarrollar eficientemente sus respectivos roles que -si bien son diferentes- se complementan durante el ciclo del proyecto. a. Papel del FOMIN en la ejecución del proyecto El BID/FOMIN como organismo financiador, tiene un rol de seguimiento, supervisión y orientación durante la ejecución del proyecto. Su interés principal es que el proyecto logre su objetivo de desarrollo mediante una ejecución eficiente y efectiva. Para esto monitorea periódicamente los logros alcanzados, orienta al OE sobre posibles cursos de acción para lograrlos y realiza (por sí mismo o a través de terceros) el control fiduciario de los recursos de su contribución basado en sus políticas y procedimientos. b. Estructura y Organización General del BID y del FOMIN: Tal como se aprecia en su organigrama, el BID es un organismo de estructura amplia, dividido en vicepresidencias y departamentos liderados por la Presidencia y la Secretaria General. Su Sede está ubicada en Washington D.C. y tiene Oficinas de País o Representaciones en cada uno de sus veintiséis (26) países prestatarios, además de las oficinas especiales en Japón y Europa. El FOMIN -como parte de dicha estructura- está enfocado en el desarrollo del sector privado y determina que sus funcionarios en la Sede apoyen principalmente la preparación y aprobación de los proyectos y que los Especialistas FOMIN de las Representaciones supervisen la ejecución de los mismos. En los hechos unos y otros participan con diferentes aportes en las diferentes fases del proyecto. También es importante señalar que el sector fiduciario juega un rol especial a lo largo del ciclo de proyectos, especialmente durante las etapas iniciales, por ejemplo participa activamente en la asignación del nivel de riesgo (alto, medio o bajo) del futuro proyecto de CT. A partir de la suscripción del convenio de CT entre el BID y el OE, las Oficinas de País quedan encargadas de la supervisión del proyecto 6. c. Funcionarios del BID/FOMIN relacionados directamente con los OE Los funcionarios directamente involucrados con los proyectos y, en consecuencia, los que interactúan cotidianamente con los OE son el/la: i. Jefe de Equipo de Diseño (JED): Por lo general, trabaja en la Sede del BID en Washington, está encargado principalmente del análisis integral de las propuestas de proyectos provenientes de los diferentes países y el diseño de operaciones (de inversión, préstamos, cooperación técnica FOMIN) en base a dichas propuestas. ii. Jefe de Equipo de Supervisión (JES): Supervisa el avance y ejecución técnica de los proyectos FOMIN asignados a su cargo, requiere el cumplimiento de las condiciones contractuales, evalúa periódicamente los resultados alcanzados en base a los instrumentos de los numerales 2.4. y 3.3.1. iii. Especialista Financiero: Participa en los planes de supervisión de la gestión financiero-contable del proyecto, analizando los riesgos fiduciarios de índole financiera y contable, así como en la aceptación de los sistemas de administración y normas de control del OE, estableciendo los acuerdos y requerimientos sobre la materia necesarios para el proyecto. También participa en la revisión y análisis de los informes financieros y auditorías del proyecto. iv. Especialista en Adquisiciones (EA): Tiene como principal función la supervisión del cumplimiento de las políticas y principios de adquisiciones (GN-2349-7 y GN-2350-7) en los procesos de compras y contrataciones de los proyectos de CT acordados en el plan de adquisiciones de la operaciones, sus modificaciones y actualizaciones de conformidad con su complejidad y riesgo para el cumplimiento de los objetivos de la operación. 6

Los Proyectos ejecutados desde la Sede son administrados y supervisados directamente por los funcionarios del BID/FOMIN en Washington.

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Además los proyectos cuentan con el apoyo de otros profesionales (analistas de operaciones y/o consultores), contratados por el BID/FOMIN desde la Sede o las Oficinas de país, para apoyar a los especialistas en las tareas de supervisión, evaluación y asesoramiento dependiendo de la complejidad cada proyecto. d. Rol y responsabilidades del Organismo Ejecutor en la ejecución del proyecto El Organismo Ejecutor tiene un papel central en la ejecución del proyecto, porque es el responsable principal por el logro del objetivo general y de los objetivos específicos del proyecto, el cumplimiento de los indicadores y los hitos acordados mediante la ejecución de actividades definidas en el Memorándum de Donantes, además de las obligaciones fiduciarias: adquisiciones y contrataciones, uso de recursos, preparación de estados financieros, presentación de informes periódicos al BID entre otras inherentes al proyecto. Adicionalmente, es responsable de obtener los recursos de contraparte comprometidos, de la gestión de los Recursos Humanos del Proyecto que incluye, designar representantes autorizados y asegurar la designación y/o contratación de los integrantes de la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).

3.1.2. Estructura organizacional básica del proyecto en el OE En cuanto al marco organizacional del OE para ejecutar un proyecto de CT-FOMIN, usualmente se presenta la siguiente estructura básica: a. Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP): El OE debe establecer la estructura con la que ejecutará el proyecto y nombrar a los funcionarios encargados de gestionar y administrar el mismo. Asimismo, deben establecer las responsabilidades mínimas a nivel gerencial, técnico y administrativo. La organización interna básica de personeros que administra el proyecto generalmente recibe el nombre de Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), cuya conformación es generalmente verificada por el BID durante la etapa de cumplimiento de condiciones previas al primer desembolso del proyecto. b. Estructura Tipo de la UEP: Los proyectos de CT-FOMIN por lo general requieren de una UEP de estructura simple y ágil, con funcionarios capaces y conocedores de la gestión integral de proyectos. Gráfico 5. Organigrama Básico UEP (Dependiente de la Estructura Organizacional del OE) Máxima Autoridad Ejecutiva OE

Coordinador del Proyecto

Asistente Financiero

Consultor (es) Técnico(s)

Para una adecuada gestión del proyecto, son indispensables las funciones de Coordinación del proyecto (con perfil gerencial) y de administración financiera. Por esto el reclutamiento de los profesionales que ejercerán ambas funciones es clave en el éxito o fracaso de un proyecto. Es importante señalar que el Coordinador es responsable principal de la gestión integral del proyecto (incluyendo la Gestión Financiera y de Compras) quien, dependiendo de la estructura organizacional y de control interno del OE, puede delegar al Asistente Financiero la función operativa de los procesos de adquisiciones. Página 19

i. Coordinador (Gerente) del Proyecto: El Coordinador debe ser un Gerente operativo y estratégico de proyectos preferentemente con amplio conocimiento del sector al que pertenece el proyecto. El perfil sugerido para el Coordinador es siguiente: (i) graduación universitaria en áreas relacionadas con el sector al que pertenece el proyecto; (ii) preferentemente con estudios de postgrado en proyectos del desarrollo; (iii) experto en gerenciamiento, ejecución, desarrollo y/o monitoreo de proyectos y; (iv) con reputación de integridad, ética y responsabilidad profesional. La descripción detallada de las funciones y el perfil requerido para esta posición se encuentra en los Términos de Referencia del Coordinador de proyecto que es un documento del que se cuenta generalmente con un borrador en la etapa de diseño de proyecto (incluido como anexo al Memorándum de Donantes), el cual es afinado por el OE durante la etapa de cumplimiento de condiciones previas del proyecto. ii. Asistente Financiero: Por su parte, el asistente financiero del proyecto debe tener el siguiente perfil: (i) graduación universitaria en contabilidad, finanzas o administración; (ii) con experiencia en administración y control financiero de proyectos con financiamiento internacional; (iii) preferentemente con amplios conocimientos teóricos y prácticos de los procedimientos de desembolsos y adquisiciones del BID/FOMIN y; (iv) experiencia en manejo de sistemas contables y controles internos de organizaciones similares a la naturaleza del OE. Dependiendo del proyecto, ambos profesionales pueden ser financiados con cargo a los recursos del FOMIN, en ese caso -aunque pueden haber pertenecido previamente al OE- su reclutamiento deberá seguir las reglas de contratación de consultores individuales del BID (GN-2350-7). En otros casos, ambos profesionales son reclutados específicamente para el proyecto y son pagados con recursos de contraparte local o pueden ser funcionarios del OE que dentro sus tareas asumen hacerse cargo del proyecto. En el último caso, parte de los honorarios de estos funcionarios puede reconocerse con cargo al aporte local en función a la cantidad de tiempo de dedicación estimada al proyecto. (Haga clic aquí para ver los modelos de TdR para los principales puestos de la UEP.) c. Designación de Representantes Autorizados: Una vez que se ha contratado y/o designado a los responsables del proyecto, el OE debe decidir el grado de responsabilidad que estos funcionarios tendrán en la toma de decisiones del proyecto, incluyendo si gozarán de firmas autorizadas para intercambiar correspondencia y solicitudes técnicas, financieras (desembolsos) y otras con el BID/FOMIN. La designación de firmas autorizadas para el proyecto deberá ser comunicada por escrito al BID, se recomienda que las firmas autorizadas sean al menos dos funcionarios de nivel jerárquico del OE y el Coordinador del proyecto (en su calidad de directo responsable) para que administren el convenio en forma conjunta. También es deseable que las firmas de los funcionarios sean autenticadas ante notario público y se adjunte copias de los documentos de identidad de los representantes. Cuando exista la necesidad de sustituir o adicionar representantes autorizados durante la ejecución misma del proyecto, debe seguirse un proceso similar, indicando quiénes son los representantes reemplazados y cuáles se mantienen. (Haga clic aquí para acceder al ejemplo de solicitud de registro de representantes autorizados ante el BID/FOMIN).

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3.2. GESTION DE DOCUMENTOS21 Pรกgina

3.2.1. ¿Qué es la gestión documentaria del proyecto? Los proyectos de CT-FOMIN generan gran cantidad de información y documentación a lo largo de todo su ciclo de vida. Por tal motivo, es importante que desde el inicio hasta la finalización del proyecto el OE ejerza una adecuada gestión documentaria ya que los archivos son un componente esencial y transversal al ciclo de proyectos que respalda objetivamente las actividades de la operación en todas sus etapas. En ese marco, esta actividad se refiere primordialmente a la catalogación, conservación y custodia del archivo de la documentación original del proyecto, el cual debe estar adecuadamente organizado en el OE en función a las distintas áreas temáticas que lo componen: contabilidad y finanzas, adquisiciones de bienes y servicios, correspondencia, documentos técnicos, entre las más importantes.

3.2.2. Principales consideraciones sobre el sistema de archivos como parte del sistema de control interno del OE Las Normas Generales del Convenio de CT (artículo 12) y las Políticas de Administración Financiera del BID establecen que los OE deben mantener bajo su custodia la documentación original que respalda las adquisiciones y el registro contable del movimiento de los recursos del proyecto por un período mínimo de tres (3) años después del último desembolso de la Contribución. Un buen sistema de archivos es un pilar del sistema de control interno del proyecto, permite al OE la administración oportuna y ordenada de la información. Por otra parte, le facilita atender eficientemente los requerimientos de información del BID/FOMIN, gobierno, auditores, beneficiarios u otros involucrados. Por este motivo, el OE debe mantener un sistema de archivo documentario adecuado y seguro desde la etapa de ejecución hasta la etapa de cierre del proyecto y más allá. Son tres (3) los criterios básicos que el OE debe tener en cuenta conservar un buen sistema de archivos: Gráfico 6. Criterios básicos para un buen sistema de archivos de proyecto 1. Personal Asignado

3.Documentación Centralizada, Organizada y Clasificada

2.Ambiente (s) Seguro (s)

B Archivo de Documentos Técnicos

C Archivo Contable Financiero

D Archivo de Adquisiciones

Archivo de Correspondencia

Los respaldos del proyecto se deben archivar por separado y bajo criterios de referencia, correlatividad y/o cronología dividiéndolos en cuatro (4) secciones: (i) documentación técnica generada por el proyecto; (ii) documentación de soporte de las transacciones financieras y contables; (iii) documentación de soporte de las adquisiciones de bienes/servicios conexos y de contratación de expertos/consultores y; (iv) correspondencia emitida y recibida relacionada con el proyecto, de tal manera que se pueda identificar y relacionar directamente a los componentes y actividades a los cuales pertenecen. a. Archivo de Documentos Técnicos del Proyecto En esta sección debe estar archivada toda la documentación legal y técnica del proyecto, incluyendo a la siguiente:

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Gráfico 7. Organización y División del archivo técnico Convenio de CT

Informes de Avance de Proyecto (PSR) (Semestrales y Final)

Memorandum de Donantes o Plan de Operaciones

Presupuesto Detallado

Reglamento Operativo

Tabla de Hitos

Plan de Ejecución del Proyecto

Memoria del Taller de Cierre

Planes Operativos Anuales

(por gestiones)

Memoria del Taller de Sostenibilidad

Planes de Adquisiciones (Inicial y Subsiguientes)

Estados Financieros Auditados

Normas de Adquisiciones GN-2349-7 y GN-2350-7

Evaluación Final

b. Archivo contable financiero El archivo contable –bajo custodia y control del asistente financiero/contador del proyecto- debe estar organizado cronológica y correlativamente, preparado para proveer ágilmente en cualquier momento la documentación y respaldos necesarios de las transacciones financieras y contables del proyecto que facilite la preparación oportuna de los estados e informes financieros. Gráfico 8. Organización y división del archivo contable Comprobantes de Ingreso Comprobantes de Egreso Comprobantes de Diario Solicitudes de Desembolso Conciliaciones bancarias Informes Financieros Semestrales Estados Financieros del proyecto

c. Archivo de adquisiciones y contrataciones Esta sección del archivo debe estar en un lugar seguro, preferentemente bajo custodia del Coordinador del proyecto o del Asistente Financiero. El OE debe conservar un legajo ordenado y sistematizado de la documentación por cada proceso de adquisición de bienes o contratación de servicios de consultoría. Para facilitar esta labor, el FOMIN ha diseñado check list documentarios modelo que pretenden orientar al OE/UEP en el orden y tipo de documentos básicos a conservar:



Acceder al Check list documentario – Selección de Consultores Individuales”



Acceder al Check list documentario - Selección de Firmas Consultoras”



Acceder al Check list documentario – Adquisición de Bienes/Servicios Conexos” Página 23

Gráfico 9. Organización Básica Legajo de Adquisiciones por Etapas Check List de Documentos

Documentos Base del Proceso

Ejecución del Proceso

Apertura, Calificación y Adjudicación

Archivo de Contratos Adjudicados

Control de Pagos (Opcional)

•Dependiendo del caso, debe ser elaborado en base a los modelos arriba mencionados. •(i) Solicitud de Propuestas o Documentos Sistematizados; (ii) TdR o Esp. Técnicas; (iii) Criterios de Evaluación; (iv) Fotocopia de carta de No Objeción BID/FOMIN a los Documentos Base (Ex ante) •(i) Publicación(es); (ii) Invitacion(es); (iii) Designación; (iv) Comisión de Calificación ; (v) Consultas y Aclaraciones y; (vi) Enmiendas a las Bases •(i) Acta de Apertura; (ii) Informe de la Comisión de Calificación; (iii) Cuadro Comparativo; (iv) Propuestas/Cotizaciones/Postulaciones; (v) Hojas de Vida; (vi) Anexos y; (vii) No Objeción BID/FOMIN a la Adjudicación Base (Ex ante)

•Contrato/Orden de Compra •Documentos exigidos en el contrato (si aplica) •Modificaciones o Enmiendas al Contrato •(i) Comprobantes Contables; (ii) Cheques; (iii) facturas y otros (Fotocopias)

Además del anterior contenido, el archivo de adquisiciones también debe contener los informes parciales y finales de los consultores que contienen los productos de cada trabajo, así como las respectivas cartas de no objeción del FOMIN a los informes finales. d.

Archivo de correspondencia

Las comunicaciones que ingresan y salen del OE/UEP deben ser archivadas bajo criterios de cronología y/o correlatividad por la asistente o secretaria quien es la encargada de esta labor. Este archivo es de relevancia para el proyecto, ya que incluye todas las comunicaciones oficiales remitidas por la UEP al FOMIN, a beneficiarios o a las entidades relacionadas con el proyecto y a la inversa. Además debe archivarse en este grupo todas las cartas de no objeción otorgadas por el FOMIN para realizar las distintas actividades del proyecto. Se aclara que el archivo de correspondencia debe contener referencias cruzadas (o fotocopias) de aquellas cartas relacionadas, conservando los originales en los archivos de adquisiciones y financiero.

3.2.3. Comunicaciones con el BID Las Representaciones del BID reciben gran cantidad de correspondencia, principalmente de los Organismos Ejecutores. Saber direccionar correctamente las comunicaciones oficiales del proyecto al interior de la Representación favorece su eficiencia. Toda comunicación oficial debe necesariamente ser suscrita por uno de los representantes autorizados registrados ante el BID y su esquema debe contener al menos los siguientes elementos: fecha, destinatario, referencia clara del tema, cuerpo y firma del representante autorizado ante el BID. Ejemplo de Referencia: Ref.: Convenio de Cooperación Técnica Nº ATN/ME-XXXX-BO. Proyecto de Fortalecimiento Institucional. Fundación XXX. Cumplimiento de Condiciones Previas. Artículo 4.01(a) – Designación de Representantes Autorizados. (Véase Modelo de Carta Genérica)

a. Medios de Comunicación Escrita: El BID emite y acepta los siguientes medios escritos en su relacionamiento oficial con los OE y usuarios de proyectos: i. Carta remitida por Correo Convencional: Es el medio escrito que requiere ser impreso en papel, suscrito y enviado físicamente al destinatario, quien a su vez debe sellar/firmar el acuse de recibo correspondiente. Acceder a un modelo de carta enviado por el BID a los OE.

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ii. Fax: Carta u otro documento escrito que requiere ser enviado por un aparato de fax al destinatario, el acuse de recibo lo proporciona dicho aparato, permite ahorrar cierta cantidad de tiempo. El BID tiene un formato exclusivo para este medio escrito. Acceder a un modelo de fax enviado por el BID a los OE iii. Correo Electrónico Institucional: Comunicación enviada instantáneamente por los OE a la dirección de correo electrónico del (o los) funcionario(s) del FOMIN, permitiendo ahorrar tiempo y recursos en su respuesta ya que se pueden adjuntar archivos digitales en cualquier formato. El BID impulsa su uso generalizado a nivel interno y externo en los OE, exigiendo las medidas de seguridad correspondientes. iv. Registro de dirección electrónica: El OE debe comunicar por escrito al BID/FOMIN la dirección electrónica que utilizará en sus comunicaciones con el Banco, con el fin de que el envío de correspondencia y recepción de respuesta por parte del JES. b. Características Básicas de las Comunicaciones dirigidas a la Representación del BID: i. Destinatario: Es la persona que el BID/FOMIN delegue para establecer contacto con el OE y recibir correspondencia acerca del proyecto (asuntos técnicos, sectoriales, operativos, financieros, solicitudes de desembolso y relacionados). En casos muy necesarios o dependiendo del país y del arreglo institucional, el destinatario puede ser inclusive el Representante del BID en el país. ii. Temática: Salvo casos especiales donde se aborda más de un tema, se recomienda elaborar una comunicación por tema abordado y no fusionar simultáneamente temáticas de desembolsos con contrataciones. iii. Claridad y concreción: Las comunicaciones deben escribirse en un lenguaje sencillo y claro y en lo posible ser breves, exceptuado aquellos casos donde se requiera de justificaciones detalladas de más de una página. Asimismo, conviene enumerar en su contenido los documentos adjuntos a las mismas. c. Modelos de Comunicaciones: Esta Guía proporciona al lector una batería de modelos de comunicaciones escritas por el OE al BID durante la ejecución del proyecto, los cuales pueden consultarse en los Anexos de Modelo haciendo clic aquí. Entre los modelos de comunicaciones (cartas) más importantes desarrollados en el marco de esta guía, se encuentran los siguientes: → → → → → → → →

Designación de Representantes Autorizados Remisión del Plan de Adquisiciones Remisión del Plan de Cuentas Cumplimiento de Condiciones Previas y Solicitud de Primer Desembolso Solicitud de No objeción al inicio de proceso para la adquisición de un Bien/Servicio Solicitud de Registro de un contrato en el sistema PRISM Solicitud de No objeción a los Informes Finales de consultoría Remisión del Informe Final del Programa

3.2.4. Seguridad de los archivos en formatos físicos y lógicos Es preciso que todos los ambientes y muebles donde se custodian físicamente los documentos del proyecto observen ciertas medidas básicas de seguridad: llaves y chapas seguras, preservación del calor, humedad, polvo, prevención de incendios, robos u otros. Por otra parte, el OE debe archivar digitalmente -en formato pdf u otro- toda la documentación física impresa en papel, luego de que esta sea remitida al BID/FOMIN según instructiva oportuna. Es posible que para cumplir con esta actividad se requiera escanear ciertos documentos del proyecto (cartas, extractos bancarios, etc.) y almacenarlos en un computador central. Por último, es conveniente que el personal autorizado emita backups periódicos de los sistemas y archivos electrónicos del proyecto y los mantenga en sitios seguros libres de cualquier daño o pérdida. Página 25

3.3. GESTIÓN DE PLANEACIÓN26 Página

3.3.1. ¿Qué es el proceso de planeación de proyectos? Es la definición de propósitos y estrategias (generales y específicas) concretas para alcanzar los objetivos del proyecto. El proceso comienza con la definición de las estrategias generales del proyecto para llegar a sus actividades y tareas operacionales concretas, esta secuencia de lo macro a lo micro es conocida como proceso de Planificación Estratégica y Operativa de proyectos y dispone de los siguientes instrumentos operativos. Gráfico 10. Instrumentos de Planificación de Proyectos Instrumentos del Plan Integrado de Ejecución (PIE) Planificación Estratégica

(i)

Matriz de Marco Lógico (MML) (ii) Presupuesto Detallado (PD)

OE BID Diseñan los siguientes instrumentos una vez y el OE los aplica en la ejecución i i i i

(iii) Reglamento Operativo (ROP) (iv) Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) (v) Plan de Adquisiciones (PA) (vi) Plan Financiero (PF)

Planificación Operativa OE Actualiza y aplica los siguientes instrumentos periódicamente con el acuerdo del BID i i i i i

(vii) Tabla de Hitos (TH) Planificación de Largo Plazo

(viii) Plan Operativo Anual del Proyecto (POA)

Planificación de Corto Plazo

Lar Haga clic en cada uno de los instrumentos de planificación del gráfico anterior para acceder Lar a los modelos de los instrumentos más importantes del Plan Integrado de Ejecución, que forman parte del documento de referencia “Herramientas de Planificación de Proyectos”. El cuadro anterior permite apreciar que durante la ejecución del proyecto, se utilizan básicamente los mismos instrumentos de planificación elaborados durante la etapa de preparación del proyecto (Planificación Estratégica), ya que éstos son flexibles y pueden ser periódicamente ajustados en función al entorno cambiante y a la realidad actual (Planificación Operativa), de tal forma que con la introducción de nuevas acciones y la retroalimentación continua, se logren los objetivos y resultados esperados en el proyecto.

3.3.2. ¿Cuándo se debe realizar la planificación estratégica? Es realizada una sola vez por el OE y el BID/FOMIN al momento de analizar y diseñar el proyecto, se definen los objetivos generales y específicos, componentes y presupuesto, que son incluidos en el Memorándum de Donantes aprobado por las autoridades del FOMIN. El Plan Integrado de Ejecución (PIE) es el instrumento que resume el contenido de la planificación estratégica el cual a su vez está sintetizado en la matriz de marco lógico anexa al Convenio de Cooperación Técnica no Reembolsable suscrito.

3.3.3. ¿Cuándo se debe realizar la planificación operativa? Debe ser realizada periódicamente por el OE a continuación de la suscripción del Convenio, sirve de base para una adecuada y oportuna ejecución del proyecto y crea las condiciones suficientes para el seguimiento y control del mismo. Página 27

Este momento de la planificación conlleva la realización o la revisión de las siguientes actividades: (a) la programación de actividades y entregables (hitos), (b) la programación de adquisiciones y contrataciones; y (c) la programación de ingresos y gastos, entre las más significativas. La planificación operativa anual permite acordar las actividades a realizar durante el año y dar elegibilidad al mayor número de ellas o modificar ciertos aspectos de los instrumentos de planificación operativa con la no objeción previa emitida por el BID/FOMIN. a.

Programación de Actividades: i. Plan de Ejecución del Proyecto (PEP): Es el plan de acción general del proyecto que determina en forma agregada las actividades a realizar durante el proyecto. Brinda una visión integradora de todo el periodo de ejecución del proyecto y de la secuencia de acciones necesarias para el logro de las metas de largo plazo; su estructura es similar a la del POA pero abarca el período total de duración del proyecto. (Véase ejemplo de PEP) ii. Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto: Es un proceso recurrente donde el OE al comienzo de cada año de ejecución debe remitir al FOMIN el detalle de actividades, indicadores por actividades, definición de responsables, tiempos y presupuestos por rubros sobre la base del PEP del proyecto y del Convenio. El primer POA elaborado deberá presentarse al BID/FOMIN en cumplimiento del requerimiento contractual denominado “Informes Planes Operativos Anuales” que en general se estipula dentro de las EE del Convenio. Los POA sucesivos serán elaborados anualmente, aunque de ser necesario, pueden actualizarse semestralmente y ser enviados al BID/FOMIN conforme a lo estipulado en el mismo artículo del Convenio. (Véase ejemplo de Plan Operativo Anual) iii. Tabla de Hitos (TH): La Tabla de Hitos es uno de los anexos que acompañan al POA y resulta de la definición de los entregables en base a la planificación de las actividades. Un Hito es un producto o resultado de una actividad crítica para el proyecto asociado a un momento determinado. Si un hito no ocurriera, comprometería técnicamente el logro del objetivo de desarrollo. Cada hito definido está plasmado en la tabla de hitos e incluye la fecha estimada de cumplimiento, el medio de verificación y el principal responsable dentro del Organismo Ejecutor. El cumplimiento de los hitos es verificado por el JES a cargo de la operación con base en la documentación presentada por el Organismo Ejecutor y acordada como medio de verificación al momento de definir los hitos. Para estudiar con mayor profundidad la temática de los Hitos pueden consultarse los siguientes vínculos: Guia para Identificar Hitos de Desembolsos CT-FOMIN (Tabla de Hitos) Las EE del Convenio en su sección referida a las “Condiciones Previas a los Desembolsos” prevén que el segundo y posteriores desembolsos de recursos de la Contribución están condicionados al cumplimiento de los hitos acordados con el FOMIN, es decir, el hito gatilla el desembolso. El incumplimiento del hito pone en peligro la implementación de las actividades del proyecto según se habían planificado.

Programación de Adquisiciones y Contrataciones: La programación de adquisiciones de bienes y servicios es un proceso que permite consolidar las compras y contrataciones acordadas por el FOMIN y el OE en la etapa de preparación del proyecto con el fin de alcanzar el universo de hitos del proyecto. La enunciada programación comienza en la etapa de preparación del proyecto y sus actualizaciones periódicas ocurren en la programación operativa. Para ejecutar el proceso, el OE debe utilizar el plan de adquisiciones vigente y observar las Políticas de Adquisiciones del BID (GN2349-7- y GN-2350-7) y lineamientos del FOMIN. El éxito del proyecto depende en parte de esta programación, por lo que es importante: (i) identificar adecuadamente la necesidades de bienes y servicios, (ii) elegir un método de adquisición o contratación adecuado y efectivo para cada adquisición o contratación; y (iii) tomar en cuenta los tiempos necesarios para llevar a cabo los procedimientos y recibir los servicios prestados. Página 28

Plan de Adquisiciones (PA): Este instrumento es preparado preliminarmente durante la etapa de diseño bajo el nombre de Plan de Adquisiciones Inicial - PAI. Sirve para esquematizar la integridad de las adquisiciones y contrataciones que realizará el proyecto, determina sus métodos de adquisición o contratación, origen de los fondos, tipo de revisión del BID, periodo de publicación y de contrato. El OE tiene la oportunidad de actualizar el Plan de Adquisiciones cada seis (6) meses o cuando ocurran cambios importantes y presentarlo para la no objeción previa del BID/FOMIN. Las adquisiciones o contrataciones no contempladas en el PA o realizadas bajo métodos distintos a los estipulados en éste no son elegibles para ser financiadas por el BID/FOMIN. (Véase Modelo de PA)

ii.

Especificaciones Técnicas (ET) para bienes o servicios distintos a los de consultoría: El OE, antes de iniciar un proceso de adquisición, debe elaborar las especificaciones técnicas del mismo, es decir esquematizar el conjunto de características, especificaciones y requerimientos esenciales del bien o servicio que se pretende adquirir. (Véase modelo de ET)

iii.

Términos de Referencia (TdR) para Consultorías: De igual manera sucede con la contratación de un servicio de consultoría contemplado en el PA, se deben elaborar los términos de referencia del mismo que contienen los requerimientos básicos del servicio. (Véase modelo de TdR)

Las ET y los TdR permiten visualizar la complejidad y alcance de las adquisiciones y contrataciones durante la etapa de ejecución del proyecto. Sin embargo, en ambos casos, es muy importante que el OE tome en cuenta en su POA, no solamente los tiempos de entrega del bien o prestación de los servicios, sino los tiempos que tomarán las adquisiciones según el método de adquisición o contratación escogido. En general, un proceso de selección o contratación tienen cuatro (4) etapas: (i) preparación del proceso, (ii) invitación a los potenciales proponentes, (iii) evaluación de resultados y adjudicación; y (iv) contratación de los bienes o servicios. El tiempo estimado de cada proceso varía desde los tres días hábiles o laborables (comparación de precios por cotizaciones abiertas) hasta los tres meses (licitaciones públicas internacionales), dependiendo de la complejidad de los bienes o servicios a adquirir. Mayores detalles sobre el plan de adquisiciones y contrataciones, especificaciones técnicas o términos de referencia se encuentran en la parte 3.5 - Gestión de Compras de esta guía. c.

Programación de Ingresos y Gastos: i.

Ingresos: Los ingresos del proyecto deben programarse en función al presupuesto asignado (contribución y aporte local) que se tiene disponible, tomando en cuenta tanto los montos disponibles ya desembolsados por el FOMIN y los que restan por desembolsar. Esta programación debe llevarse a cabo anualmente junto con el POA.

ii.

Gastos: La programación de gastos es realizada juntamente con la de los ingresos, toma en cuenta el costo de las actividades planificadas en el POA, además de los costos inherentes al funcionamiento de la UEP. La programación de gastos debe realizarse de manera par y paso (pari-passu) entre fuentes del proyecto (FOMIN y Aporte Local). 1. Gastos en Efectivo: Son los egresos de dinero efectivo que han salido de las cuentas bancarias del proyecto (Contribución y Aporte Local) para sufragar pagos adeudados a proveedores, consultores o beneficiarios del mismo. 2. Gastos en Especie: Son los gastos no monetarios del proyecto que -si bien son cuantificados en términos de unidades monetarias- no significan movimiento de efectivo y corresponden a aquellos bienes o servicios de propiedad del OE que son insumidos por el proyecto y reconocidos como aporte local. Estos gastos son definidos en el presupuesto detallado al momento de realizar el diseño del proyecto. 3. Plan Financiero Detallado: Es el diagrama de tiempo, dividido en meses, que forma parte del POA. Este plan indica cuando (mes), cuanto (valor en US$) y cuáles recursos (FOMIN o contrapartida local) se aplicarán (gastarán) durante el período reportado. Para acceder al modelo respectivo haga clic aquí. Página 29

Programación contable (Plan de Cuentas): Conforme a lo establecido en el Artículo 12 de las NG del Convenio, se recomienda que el OE tome las previsiones necesarias a nivel contable-financiero para registrar adecuadamente los ingresos y gastos del proyecto. En este contexto, el BID/FOMIN requiere que el OE elabore un breve Plan de Cuentas del proyecto para contabilizar adecuadamente los movimientos de efectivo del proyecto. (Ver numeral 3.4.2.(b) de la Guía). En principio el BID/FOMIN aceptará del OE un plan de cuentas que responda a su propio sistema contable y financiero. En caso de que no cuente con dicho instrumento, se le proporcionará un modelo estándar (Véase Modelo de Plan de Cuentas)

3.3.4. Otros aspectos importantes para la planificación operativa - Taller de Arranque de Proyectos FOMIN Es una actividad que se lleva a cabo al inicio de la etapa de ejecución del proyecto, su objetivo es introducir a los miembros de la UEP al enfoque de proyectos del FOMIN, explicar los conceptos, términos y procedimientos de uso frecuente durante la citada etapa y proporcionar material de aplicación práctica para los ejecutores (manuales, guías, formatos, etc.). El responsable de preparar y llevar adelante el taller es el JES en coordinación con los Especialistas Financiero y de Adquisiciones de las Oficinas de País. Normalmente este taller se realiza luego que el Coordinador (Gerente) de proyecto ha sido designado.  Haga clic aquí para acceder a la presentación estándar del Taller de Arranque de Proyectos FOMIN.

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3.4. GESTIร N FINANCIERA Y CONTABLE31 Pรกgina

3.4.1. ¿A qué se refiere la gestión financiera y contable del proyecto? La gestión financiera y contable del proyecto se refiere a la realización de las actividades inherentes para la provisión de ingresos y efectivización de gastos relativos a aquellas actividades programadas y ejecutadas que harán posible cumplir con sus metas y propósito. Las metas físicas del proyecto son los productos, hitos y resultados acordados con el FOMIN, en tanto que las metas financieras son los recursos monetarios que se prevén utilizar para conseguir las metas físicas.

3.4.2. ¿Qué es la contabilidad del proyecto? Es la herramienta de gestión y control financiero que registra sistematizadamente los recursos recibidos y utilizados por el proyecto durante su ejecución, suministra la documentación necesaria para verificar y respaldar las transacciones y facilita la preparación oportuna de los estados financieros e informes financieros del proyecto. La contabilidad de los proyectos financiados por el FOMIN debe observar, en general, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Asimismo, se requiere que la contabilidad de proyectos tenga al menos las siguientes características básicas, sin perjuicio de lo estipulado en el Artículo 11 de las NG del Convenio: a. Registro informatizado: Un sistema contable automatizado que: (i) sea seguro y confiable y cumpla con las NIIF, (ii) controle la no duplicidad de gastos justificados al BID, (iii) registre y administre las transacciones contables por fuentes de financiamiento (al menos contribución y aporte local); y (iv) provea oportunamente los reportes y/o información solicitados por el BID. b. Plan o catálogo de cuentas: Tal como se mencionó en el numeral 3.3.3.(d), dicho plan debe consignar las cuentas de balance y resultados que permitan a la UEP del OE registrar oportunamente las transacciones del proyecto, presentar la información financiera requerida por los usuarios del proyecto y realizar auditorías recurrentes y/o final según aplique al proyecto lo estipulado en el Artículo 12 de las NG. Haga clic aquí para acceder al modelo respectivo. c. Base contable apropiada: A nivel general, las transacciones contables deben registrarse bajo una de las dos bases de contabilización (efectivo o devengado) dependiendo de la naturaleza del ente económico que las origina. En el caso particular de los proyectos de desarrollo -incluidas las CT- deben en lo posible registrar sus transacciones utilizando la base contable del efectivo, es decir contabilizar sólo cuando sus ingresos y gastos se realicen o produzcan efectivamente. d. Documentación de respaldo consistente: Los originales de los comprobantes contables emitidos por el sistema contable del proyecto, así como la documentación de respaldo de los mismos deben cumplir los siguientes criterios contables básicos: orden, pertinencia, exactitud, no duplicidad, correlatividad, cronología y elegibilidad. Sírvase consultar el numeral 3.2.1. para abordar las consideraciones específicas sobre la gestión documentaria de las CT.

3.4.3. ¿Qué recursos financian un proyecto de CT? Los proyectos del FOMIN cuentan con al menos dos fuentes de financiamiento de sus actividades, por un lado están los recursos de donación que provienen del FOMIN denominados recursos de la “Contribución”/recursos FOMIN/recursos BID (indistintamente); y por otro los recursos de contrapartida/ recursos del aporte local (indistintamente) que pueden proceder del OE, de los beneficiarios o de otros financiadores. a. Recursos de la Contribución: Son los recursos monetarios en efectivo que el FOMIN ha comprometido entregar al proyecto de CT en calidad de “donación” para financiar ciertas actividades establecidas en el proyecto. El FOMIN va desembolsando la Contribución a medida que el OE cumple con los hitos acordados mediante el Convenio de CT. La contribución del FOMIN por lo general representa entre el 50% y 70% del costo total del proyecto. Página 32

b. Recursos del Aporte Local: Son los recursos de contrapartida (en efectivo 50% o en especie hasta el 50%) que el OE ha pactado aportar al proyecto para sufragar gastos por concepto de las actividades del proyecto financiadas por dichos fondos. En algunos proyectos, a los recursos del OE se suman los aportes de los beneficiarios o de otros financiadores para completar el aporte local, que mínimamente significan un 30% del presupuesto del proyecto. Si bien cada OE tiene sus procedimientos para desembolsar el aporte local, el BID/FOMIN requiere que estos recursos puedan ser identificados contablemente como contraparte local.

3.4.4. ¿Qué es el Presupuesto del Proyecto? Es el instrumento base de planificación financiera del proyecto durante su periodo de vida, la programación de gastos e ingresos debe guardar relación con el mismo. Los rubros detallados en este instrumento deben estar en lo posible correctamente estimados ya que si faltan recursos el FOMIN como regla general no puede aportar más allá del monto acordado en el Convenio de CT, debiendo el OE sufragar los recursos financieros adicionales faltantes que se requieran para llevar a efecto las actividades y eventos del proyecto (Véase Presupuesto Tipo Convenio). En base al presupuesto detallado se elaboran los demás presupuestos según el momento y las exigencias del FOMIN: Gráfico 11. Tipos de Presupuestos del proyecto

S A

Semestral: Es el seguimiento de la ejecución financiera semestral del POA y una planificación del próximo semestre. Anual: Consigna los gastos planificados por fuentes del proyecto para un año, es parte del POA y respalda los hitos a conseguirse en una gestión.

Multianual Resumido

Del AU del Convenio: Es el presupuesto resumen del total de recursos del proyecto que legalmente las fuentes de financiamiento se comprometen a aportar.

Multianual Detallado

Detallado: Es la base para de los demás presupuestos, elaborado por el FOMIN y el OE durante las etapas de preparación y aprobación del proyecto, figura como anexo al MD

a. Categorías de Gasto del Presupuesto del Proyecto: Son las partidas o rubros presupuestarios a ser financiados por la Contribución del FOMIN que figuran resumidamente en el sistema contable del BID denominado WLMS y que están relacionados con los componentes, subcomponentes y/o actividades del proyecto. Antes del primer desembolso los oficiales del BID/FOMIN, a cargo de la operación, introducen en dicho sistema los nombres y sumas de las categorías y sub-categorías de inversión basados en el presupuesto del Convenio. (Hacer clic aquí para ver el reporte WLMS didáctico que indica categorías de gasto). b. Transferencia de fondos entre categorías de inversión7: Es el proceso por el cual el OE solicita al BID/FOMIN que se transfieran recursos de una (o varias) categoría(s) o sub-categoría(s) de inversión (incluida la categoría” imprevistos”) hacia otra(s) cuando hacen falta, para cubrir gastos aprobados por el BID con cargo a la Contribución o al Aporte Local. Si no existe saldo en una categoría, el OE no podrá “justificar” (demostrar la pertinencia de pagos elegibles) los gastos de esa categoría ante el BID/FOMIN. (Véase el modelo de carta de solicitud) c. Uso de la categoría Imprevistos: La categoría Imprevistos se llama así porque prevé incrementos no previstos en los costos/cantidades de los rubros incluidos en el presupuesto de proyecto (por ejemplo: aumento de precios de mercado, prórrogas de consultorías esenciales para el proyecto, etc.). Si el proyecto consigna esta categoría, sus fondos pueden utilizarse, previa autorización del BID/FOMIN, para ser transferidos hacia otras categorías de inversión ya existentes en el proyecto con el fin de suplementar los incrementos antes mencionados. Para el efecto, el OE deberá solicitar la aprobación de una transferencia de fondos entre categorías de inversión al BID/FOMIN. En general, esta categoría es utilizada cuando el proyecto ya se acerca a su final.

Conviene aclarar que las categorías de inversión se refieren a los gastos del proyecto.

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3.4.5. ¿Cómo se desembolsa la Contribución del FOMIN? La Política de Gestión Financiera del BID y los Lineamientos Operativos para la Gestión de Cooperaciones Técnicas basada en Riesgo y Desempeño del FOMIN definen los procedimientos estándar de desembolsos. Los temas abordados en este acápite no sustituyen lo indicado en dichas normas, sino son un resumen didáctico de aspectos de uso frecuente que los OE deben tomar en cuenta. a.

Cuenta Especial: Antes que el BID realice primer desembolso, el OE debe abrir una cuenta bancaria en una entidad financiera de su país para la administración exclusiva de los recursos de la Contribución del FOMIN denominada cuenta especial. Si la legislación del país lo permite, se la denominará en dólares americanos con el fin de minimizar posibles diferencias de cambio. Desde la cuenta en dólares sólo se efectuarán pagos por concepto de bienes y servicios de origen extranjero y se realizarán transferencias a una eventual segunda cuenta abierta para realizar pagos en moneda local.

Flujo tipo de transferencia de fondos BID → OE: las solicitudes deben contener datos exactos de la información solicitada o no podrán completar el siguiente flujo: Gráfico 12. Flujo - Transferencia de Fondos OE envía solicitud de desembolso a la Representación del BID de su país

Representación tramita la solicitud y emite orden de pago a la Sede del BID

Sede del BID transfiere recursos a la cuenta del Banco intermediario

Banco intermediario transfiere el desembolso al Banco depositario

Banco depositario transfiere el desembolso a la cuenta del OE

Desembolsos por Resultados: Es el modelo de desembolso de recursos que condiciona la entrega de recursos al logro de los hitos acordados entre el OE y el BID/FOMIN. Actúa bajo dos mecanismos: En el Mecanismo 1, el monto a desembolsar se determina en función al costo de las actividades planificadas hasta la fecha del cumplimiento del(los) hito(s), es decir, es obligatorio que el OE alcance el primer hito antes de solicitar recursos para el siguiente hito y así sucesivamente. En el Mecanismo 2, el monto a desembolsar se determina en función al costo de las actividades planificadas para un determinado período de tiempo, dentro del cual se contempla el vencimiento de uno o más hitos. En otras palabras, el OE puede solicitar recursos para un periodo de tiempo dentro del que deberá alcanzar los hitos programados. En caso de incumplimiento de hitos, el FOMIN no continuará tramitando posteriores desembolsos.

Relación entre los Desembolsos y Programación Anual de Gastos: Los desembolsos que el OE solicite durante la etapa de ejecución del proyecto, deben guardar estricta relación con la programación anual de gastos vinculada al (a los) hito(s) a cumplir durante el periodo. Esta programación debe ser acordada con el BID/FOMIN durante la elaboración del Plan Operativo Anual (POA).

Reembolso y/o reconocimiento de gastos previos efectuados por el OE: Generalmente las EE del Convenio de CT prevén que el FOMIN pueda reembolsar con recursos de la Contribución o reconocer con cargo al Aporte Local aquellos gastos que hayan sido realizados por el OE a partir de la fecha de aprobación del proyecto por el Comité de Donantes del FOMIN y cuyas actividades figuren en el presupuesto detallado del proyecto. El reconocimiento de dichos gastos está condicionado a que éstos hayan sido efectuados siguiendo requisitos sustancialmente análogos a los establecidos en el Convenio, es decir que se hayan cumplido los criterios de elegibilidad y las normas fiduciarias del BID/FOMIN.

Coeficiente Pari-Passu: Es la relación porcentual de recursos de la Contribución y del Aporte Local que de acuerdo al Convenio debe desembolsarse para financiar un proyecto de CT. El OE debe ocuparse de mantener balanceado dicho coeficiente durante la ejecución, especialmente antes de remitir solicitudes de desembolso, de lo contrario éstas pueden suspenderse o reducirse. Ejemplo: Si el Convenio de CT de un determinado proyecto establece un coeficiente pari-passu (50%: FOMIN) y (50%: Contraparte), significa que por cada dólar invertido con recursos del FOMIN, el OE debería invertir (par y paso) simultáneamente Página 34

la misma cantidad de dinero con recursos de Contraparte, en el mismo u otro concepto de inversión a fin de mantener balanceado el total de ambos aportes. Sin embargo, debido a que en la práctica no siempre es posible mantener constantemente balanceado el coeficiente pari-passu, el BID/FOMIN puede aceptar variaciones anuales que no comprometan el plan de inversiones final o de resultados del proyecto.

3.4.6. Desembolsos de la Contribución FOMIN Formularios y Respaldos de Desembolsos: El BID/FOMIN requiere el uso de formularios específicos para que los ejecutores puedan solicitar desembolsos en el marco del proyecto. Su uso es obligatorio mediante cualquier método explicado más abajo. Sírvase acceder a la “Matriz Documentaria de Desembolsos” para conocer los formularios de desembolsos RE1-729-S, RE1-731, RE1-732 y Modelo 1-E (OA550) y la documentación de soporte requerida por el FOMIN para cada método de desembolso. Una vez que el proyecto es elegible para desembolsos, dependiendo de las circunstancias, el OE puede solicitar recursos de la Contribución mediante uno de los siguientes métodos:

3.4.7. ¿Cuál es el método para recibir desembolsos del FOMIN? Desembolso de Fondo Rotatorio (ADF): Es el método de desembolsos que permite proveer liquidez al OE para pagar los gastos programados de corto plazo, elegibles e imputables a los recursos del BID/FOMIN. Funciona como una caja chica “condicionada” al cumplimiento de ciertos hitos y debe seguir el siguiente flujo: Cumplidas las Condiciones previas, el OE solicita el primer Fondo Rotatorio → BID desembolsa recursos a la cuenta especial del Fondo Rotatorio del proyecto → OE realiza gastos por concepto de bienes o servicios adquiridos contemplados en el presupuesto del proyecto → Justifica el Fondo Rotatorio mediante una solicitud de justificación (o reposición) de fondo rotatorio ((transacciones con el código AFJ/RRF) [véase numeral 3.4.8 (a) y (b)] → fin del proceso

Aspectos a considerar: (i) la cantidad solicitada de recursos debe ser consistente con el Plan Financiero, la programación del POA, el PA y los hitos acordados y; (ii) el FOMIN transfiere los recursos exclusivamente a la cuenta especial registrada para el manejo de la Contribución y; (iii) para solicitar nuevos recursos (subsiguientes desembolsos después del primero), los hitos del proyecto deberán estar cumplidos. Respaldo documentario: Haga clic aquí, acceda a la matriz documentaria y al ejemplo explicado (tutor) de solicitud de Fondo Rotatorio para ver como se completa una solicitud.

3.4.8. ¿Cómo se justifica y/o repone el Fondo Rotatorio? Una vez recibido el primer Fondo Rotatorio de la Contribución, el OE realiza pagos elegibles a proveedores de bienes y/o consultores contratados en el marco del proyecto. Posteriormente, de acuerdo con el Plan Financiero, el OE debe justificar al BID/FOMIN el uso de los recursos (cuando se hayan gastado el 80% de los mismos o antes de solicitar un nuevo desembolso). La justificación del fondo rotatorio se lleva a cabo mediante un detalle de gastos realizados, cuya documentación de respaldo original y suficiente será custodiada por el OE hasta el final del proyecto. Transacciones de Justificación de Fondos: El OE puede justificar los fondos gastados de la Contribución y reportar los gastos del aporte local, mediante cualquiera de los dos tipos de justificación: a. Justificación del Fondo Rotatorio (AFJ): Mediante este método, el fondo rotatorio desembolsado es justificado total o parcialmente por el OE, pero no implica la reposición de nuevos recursos. El flujo es el siguiente: OE realiza gastos elegibles → remite al BID/FOMIN solicitud de justificación de fondo rotatorio → BID/FOMIN verifica la

Aspectos considerar: (i)gastos se puede gastosde sin necesidad de los demostrar hitos; (ii) los gastos pertinenciaay elegibilidad de los y revisa justificar la documentación respaldo → comunica montos aceptados y rechazados o rechazados porfinalgún motivo pueden ser presentados en siguientes solicitudes, aclarando o subsanando el no elegibles → del proceso. motivo de rechazo; (iii) el importe de los gastos declarados no elegibles por el BID/FOMIN debe ser devuelto inmediatamente a la cuenta especial de la contribución. Página 35

Respaldo documentario: Haga clic aquí, acceda a la matriz documentaria y al ejemplo explicado de solicitud de Justificación de Fondo Rotatorio. b. Reposición de Fondo Rotatorio (RRF): Este método permite al OE justificar los gastos efectuados con recursos de un anterior fondo rotatorio y reponer el monto justificado como un nuevo fondo rotatorio. El flujo es el siguiente: OE realiza gastos elegibles → remite al BID/FOMIN solicitud de reposición y justificación de fondo rotatorio), demostrando simultáneamente el cumplimiento (no vencimiento) de hitos (dependiendo del mecanismo elegido –Véase numeral 3.4.5.(c)) → BID/FOMIN verifica el cumplimiento (no vencimiento) de hitos, la elegibilidad de los gastos → otorga la reposición del fondo rotatorio en función al resultado de la revisión y comunica el monto justificado y desembolsado → fin del proceso.

Aspectos a considerar: (i) La reposición de nuevos fondos implica la justificación de fondos gastados con anteriores fondos rotatorios, (ii) la reposición de fondos puede ser mayor, igual o menor al monto justificado pero nunca mayor al porcentaje del fondo rotatorio establecido en el Convenio; (iii) los gastos rechazados por algún motivo pueden ser presentados en subsiguientes solicitudes, aclarando o subsanando el motivo de rechazo; (iv) el importe de los gastos que el BID/FOMIN haya indicado como no elegibles debe devolverse recursos a la cuenta de la contribución inmediatamente; (v) se deben reportar los gastos del aporte local a fin de mantener balanceado el coeficiente pari-passu del proyecto y; (vi) los gastos por giros bancarios y otros similares deben ser cubiertos con fondos locales. Respaldo documentario: Haga clic aquí y acceda a la matriz documentaria y al ejemplo explicado de solicitud de Reposición de Fondo Rotatorio.

3.4.9. Otros métodos de desembolso Existen otros métodos de desembolso aprobados por el BID/FOMIN y utilizados por los OE para actuar con efectividad en ciertos casos particulares, tales como:

a. Pago directo a un proveedor o contratista (DPS): Método por el cual el BID/FOMIN desembolsa recursos directamente a la cuenta de un tercero (proveedor, contratista o consultor) en nombre del OE para pagar gastos de bienes y servicios contemplados en el proyecto, el flujo se detalla a continuación: OE elabora, justifica y respalda solicitud de pago directo → remite al BID/FOMIN para su procesamiento → BID/FOMIN verifica la elegibilidad, pertinencia y requisitos del pago solicitado → procesa el pago a favor del beneficiario → PROVEEDOR/CONTRATISTA recibe los fondos en su cuenta bancaria abierta en el banco depositario. → cancela la factura o recibo oficial en el OE → fin del proceso

Aspectos a considerar: Este método procede si: (i) el pago requerido es cuantioso y excede los fondos disponibles del OE; (ii) el proveedor o contratista está domiciliado en un país extranjero, por lo que el pago directo disminuirá el costo de la transacción; (iii) es el último pago del proyecto durante la etapa de cierre (generalmente a los auditores externos). Los pagos directos son efectuados por el BID/FOMIN mediante transferencias financieras a la cuenta bancaria a nombre del proveedor en moneda local (si los bienes o servicios son de origen nacional) o en divisas/dólares (si los bienes o servicios son de origen extranjero). En algunas ocasiones, los pagos son tramitados a través de cheques emitidos por la Representación a nombre del proveedor. Respaldo documentario: Haga clic aquí y acceda a la matriz documentaria y al ejemplo explicado de solicitud de Pago Directo al Proveedor. b. Reembolso de pagos efectuados (DPB): Es otro método que aplica cuando el OE cancela con sus propios recursos gastos que serán cargados a la Contribución del proyecto y solicita al BID/FOMIN le sean reembolsados dichos recursos de acuerdo al siguiente flujo: OE efectúa gastos elegibles a la Contribución mediante cheque o transferencias electrónicas desde una cuenta de recursos propios → elabora la solicitud de reembolso de pagos y la remite al BID → BID/FOMIN verifica la elegibilidad, pertinencia y requisitos de la solicitud de reembolso → procesa el reembolso a favor del OE → OE recibe los recursos en la cuenta bancaria de recursos propios → fin del proceso. Página 36

Aspectos a considerar: (i) si bien es un préstamo temporal de recursos del OE al proyecto, los pagos se realizan directamente desde una cuenta de recursos propios a los beneficiarios; (ii) bajo este método sólo se reembolsan gastos previstos en el POA y PA cuyas adquisiciones fueron realizadas bajo normas y procedimientos del BID y; (iii) los pagos efectuados deben expresarse en la moneda del Convenio utilizando la tasa de cambio efectiva de la fecha de pago acordada entre el BID/FOMIN y el OE mediante el Convenio de Cooperación Técnica. Respaldo documentario: Haga clic aquí y acceda a la matriz documentaria y al ejemplo explicado de solicitud de Reembolso de Pagos Efectuados.

3.4.10. ¿Qué condiciones deben considerar los pagos del proyecto? La condición principal para que los pagos realizados por el OE con recursos de la Contribución y Aporte Local del proyecto sean aceptados por el BID es la “elegibilidad de los gastos” que consiste en que los bienes/ servicios contratados y pagados deben: (i) estar contemplados en el PA vigente, (ii) provenir de un país miembro del BID, (iii) ser necesarios para el proyecto y sus objetivos, (iv) cumplir con las políticas del Banco y el Convenio de CT y; (v) estar debidamente registrados y respaldados. En este sentido, dichos pagos para ser justificados o reportados convenientemente al BID/FOMIN, deben considerar los siguientes aspectos, sin que estos sean limitativos: Gráfico 13. Condiciones de pago y justificación CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL COMPROBANTE CONTABLE DE EGRESO Nombre del programa y número de ATN Nombre del beneficiario (consultor/proveedor) Glosa o descripción clara

ASPECTOS ACEPTABLES Y NO ACEPTABLES POR EL BID/FOMIN    

Fecha de Pago   Moneda de Pago Aceptable

 

Número de cheque/transferencia bancaria



Número de cuenta bancaria de donde sale el cheque Firma, fecha del beneficiario, cheque y sello si corresponde Firmas, sellos y autorizaciones de las personas que revisaron el pago

Lo opuesto no es aceptable Los medios de pago aceptables son: (i) cheque bancario intransferible, (ii) transferencia bancaria y, (iii) notas de crédito.



No son aceptables: pagos en efectivo/endoso de cheques a nombre del personal del OE El OE debe acordar con el Especialista financiero del BID/FOMIN cual es la tasa de cambio a utilizar Moneda Local/Tasa de Cambio = Equivalencia en US$ a justificar al FOMIN



Otras tasas de Cambio no son aceptables al BID/FOMIN

 Tasa de Cambio

Esta información va consignada en el encabezado del Comprobante de Egreso Es el nombre del contratista con quien se suscribió el contrato Describe la naturaleza del pago: número/mes de pago/porcentaje correspondiente Es la fecha en que se ha hecho efectivo el pago al contratista o proveedor y éste ha recogido el cheque o ha recibido la transferencia bancaria en su cuenta. Esta es la fecha de pago que se ingresa en el Formulario RE1-731 Las monedas de pago aceptables al BID/FOMIN son: (i) para Bienes/Consultorías Locales ►moneda Local y; (ii) para Bienes/Consultorías Extranjeras ►divisas (US$)

 Si son recursos de la contribución, se consigna el número de la cuenta especial  Datos que deben ser consignados por el beneficiario en el momento de entrega del cheque  Los funcionarios autorizados del OE y la UEP son quienes deben consignar esos datos

Los recursos de un proyecto FOMIN están denominados en el Convenio de CT en dólares. Como muchos pagos se realizarán en moneda local, el BID/FOMIN requiere que el OE contabilice los ingresos y gastos del proyecto de manera bi-monetaria y emita justificaciones, estados financieros y demás reportes financieros dirigidos al BID/FOMIN en la moneda que fue aprobada la operación (dólares americanos). Conviene aclarar que -según se solicite- el BID/FOMIN puede desembolsar la contribución en divisas o moneda local. a. Criterios de conversión y aplicación de las tasas de cambio efectivas: Los Convenios de CT FOMIN estipulan uno de los siguientes criterios de tasa de cambio efectiva del día de pago: (i) el tipo de cambio de la fecha efectiva de pago de la transacción o; (ii) un tipo de cambio que se aproxima a la tasa de cambio de la fecha de la transacción (tipo de cambio vigente del último día del mes anterior o un tipo de cambio promedio del mes). En los casos en los que esta tasa no esté claramente indicada en los Convenios, el OE debe acordar con el Especialista Financiero de la Representación la tasa de cambio que se utilizará para el proyecto. Página 37

b. Diferencia de Cambio: Es la variación que surge al convertir un determinado número de unidades de una moneda a otra moneda, utilizando tasas de cambio diferentes. Los motivos más frecuentes para que se produzcan diferencias de cambio son: i. Por créditos bancarios (ingresos): Sucede generalmente cuando el OE no tiene abierta la cuenta bancaria en dólares y recibe los fondos en la cuenta en moneda local. En fecha 1 recibe los fondos del FOMIN y en fecha 2 después de mucho tiempo paga con dichos recursos, si en este tiempo la cotización del dólar subió, se habrá generado una pérdida cambiaria y si bajó se tratará de una ganancia cambiaria. Cualquiera sea la variación esta debe ser asumida por el OE al momento de justificar los gastos. Véase el siguiente ejemplo: FECHA

DETALLE

CUENTA EN MONEDA LOCAL

TASA DE CAMBIO

MONTO US$

OE recibe Fondo Rotatorio Nº1

20.000,00

OE paga al Proveedor

20.000,00

EFECTO

El BID entregó S$20.000 en la cuenta en moneda local y espera rendición de igual monto. El OE sólo puede justificar al BID US$10.000 10.000,00 y debe cubrir con sus fondos otros US$10.000

ii. Por débitos bancarios (gastos): Gran parte de los gastos del proyecto son realizados en “moneda local”, los mismos para ser justificados al BID deben convertirse a “dólares” utilizando la tasa de cambio de la fecha efectiva de pago, aquí se genera “diferencias de cambio” ya que habitualmente los cheques son girados en fecha 1, son recogidos por el beneficiario en fecha 2 y son cobrados en la entidad bancaria en fecha 3, cuanto más tiempo transcurra entre dichas fechas es probable que se generen mayores diferencias cambiarias. Véase el siguiente ejemplo: FECHA

DETALLE

PAGO EN MONEDA LOCAL

TASA DE CAMBIO

OE gira cheque a favor del Beneficiario

1.000,00

Cheque es recogido del OE por el Beneficiario

1.000,00

1,2

Cheque es cobrado por el Beneficiario

1.000,00

1,3

MONTO US$

EFECTO

El cheque girado equivale a US$1.000, si es 1.000,00 recogido y cobrado en la fecha no se generará diferencia cambiaria Es la fecha efectiva de pago aceptada por el BID para justificaciones, por efecto de la 833,33 conversión a dólares hay una pérdida cambiaria de US$166,67 Por efecto de la conversión a dólares hay una segunda pérdida cambiaria de US$64,1, en 769,23 total el OE debe reponer al BID con sus recursos US$230,77

El OE también puede evitar diferencias de cambio manteniendo una cuenta en dólares, estimando adecuadamente las solicitudes de reposición de fondo rotatorio, pagando oportunamente a los beneficiarios y revirtiendo cheques girados y no recogidos por mucho tiempo o que vayan a producir pérdidas cambiarias significativas.

3.4.11. Modalidades de supervisión financiera del BID/FOMIN El FOMIN por mandato de su Convenio Constitutivo tiene la responsabilidad fiduciaria de revisar, supervisar y verificar por cuenta propia o mediante terceros (pueden ser auditores o consultores) que los proyectos financiados parcial o totalmente por el BID/FOMIN utilicen los recursos asignados bajo criterios de economía y eficiencia, observando al mismo tiempo sus políticas, principios y procedimientos de desembolsos y de adquisiciones. Para estos efectos se cuenta con dos modalidades de revisión o supervisión denominadas: (i) “Revisión Previa”: basada en el principio de control previo o toma de decisiones y acciones supeditada al control y autorización previos del supervisor o contralor y; (ii) “Revisión ex‐post”: basada en el principio de control posterior o toma de decisiones autónoma, donde la contraloría se ejerce después de realizadas las acciones. Página 38

Gráfico 14. Características de Revisión Ex-post vs. Previa de Desembolsos Revisión Ex-Post de Desembolsos

CARACTERISTICAS Es la modalidad de revisión estándar del BID/FOMIN. Aplica a proyectos con riesgo medio o bajo y desembolsos atomizados bajo los métodos RRF,AFJ y DPB Se adjuntan sólo los formularios de solicitud de desembolsos Primero el BID/FOMIN desembolsa y luego revisa los respaldos La revisión es certificada por los auditores externos o el personal certificado por el BID/FOMIN La periodicidad de las revisiones es semestral o anual

El procedimiento a seguir está en la Guía para Revisión Ex-Post (AF-600)

Revisión Previa de Desembolsos CARACTERISTICAS

Análisis de riesgo inicial determina

Siguiente Análisis de riesgo

Es la Modalidad de revisión excepcional del BID/FOMIN. Aplica a proyectos con riesgo alto o solicitudes de desembolso simples bajo cualquier método. Se adjuntan formularios de solicitud de desembolsos y respaldos Primero el BID revisa los respaldos y luego desembolsa La revisión es certificada por el personal del BID/FOMIN La periodicidad de revisión es variable, ocurre cada vez que el OE solicita un desembolso

El procedimiento se encuentra en la Guía de Desembolsos

Haga clic aquí para avanzar a las Características de Revisión de Adquisiciones En esta versión de la Guía se abordan los conceptos inherentes a la modalidad de revisión previa de desembolsos aplicable a proyectos cuyos Convenios de CT fueron suscritos con anterioridad al 01 de abril de 2008. Supervisión y revisión “previa”: Mediante esta modalidad el BID/FOMIN supervisa y revisa toda la documentación a su satisfacción antes que el OE realice el pago por concepto de contratos de consultoría o provisión de bienes a los adjudicatarios de dichos contratos. Sin embargo, la responsabilidad y riesgo fiduciario de posibles gastos no elegibles es asumida íntegramente por el OE, quien devolverá los recursos gastados a la cuenta especial de la Contribución del FOMIN si fuese el caso.

3.4.12. Otros aspectos importantes a tomar en cuenta Durante la preparación de solicitudes de desembolso, se presentan dudas o preguntas frecuentes del OE. Las respuestas a algunas de estas preguntas se presentan a continuación: Gráfico 15. Preguntas más frecuentes sobre Desembolsos ¿Quién debe firmar las Solicitudes de Desembolso?

¿Cuál es el criterio para numerar las Solicitudes de Desembolso?

¿Cómo debe reportarse el aporte/contrapartida local?

Los Representantes Autorizados, designados ante el BID

Las solicitudes se enumeran correlativamente de 1 a n sin importar su modalidad (ADF RRF, AFJ DPS, DPB)

 Por categorías de Inversión  En el formulario RE1-731  No es necesario adjuntar respaldos documentarios

¿Cuándo deben presentarse las Solicitudes de Desembolsos?

¿Dónde deben conservarse los respaldos documentarios?

¿Qué es el Sistema WLMS?

 Con una anticipación de 10 días hábiles al desembolso previsto.  Antes del final de cada año hasta la primera semana de diciembre  30 días antes del plazo para el último desembolso

 Originales → UEP del Proyecto: Formularios de Desembolso Comprobantes Contables Facturas Contratos  Fotocopias Simples → BID (cuando aplique)

 Es el sistema contable que administra la ejecución financiera de todos los proyectos del FOMIN:  Los reportes usados por los OE son: WLMS-1 y WLMS-10  Para obtener los reportes el OE debe solicitar acceso a la extranet del BID

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3.5. GESTIร N DE COMPRAS40 Pรกgina

3.5.1. ¿Qué es la gestión de compras de proyectos? La gestión de adquisiciones del proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los bienes o servicios necesarios para llevar a cabo el proyecto. En general, todo proyecto de cooperación técnica tiene programado gestionar y concretar compras (o adquisiciones) ya sea de bienes tangibles (equipos, mobiliario, etc.), bienes intangibles (software, licencias, patentes, etc.) y contratar servicios de consultoría. Tanto bienes como servicios son considerados los insumos del proyecto y medios para alcanzar el (los) fin(es) propuestos. En ningún caso la gestión de compras -siendo el medio- debe convertirse en el fin del proyecto o causar retrasos considerables a su ejecución. Por este motivo es de vital importancia que los funcionarios de la UEP en el OE tengan la experiencia necesaria para llevar a cabo una ágil gestión de compras y contrataciones que evite esta situación.

3.5.2. ¿Qué son las políticas de adquisiciones y contrataciones del BID/FOMIN?8 Son los principios, disposiciones y procedimientos estándar formulados por el BID/FOMIN que regulan las adquisiciones de bienes, servicios conexos y contrataciones de servicios de consultoría financiadas total o parcialmente con recursos de la Contribución de los proyectos de CT-FOMIN. Dichas políticas deben ser conocidas y manejadas por la UEP ya que son de cumplimiento obligatorio para: OE, oferentes → proveedores y proponentes, postulantes → consultores. La norma de adquisición de bienes y servicios conexos (GN-2349-7) y la norma de selección y contratación de servicios de consultoría (GN-2350-7) son las políticas principales que aplican a la gestión de compras de los proyectos BID/FOMIN. A continuación se detallan las consideraciones más importantes que el OE debe tomar en cuenta en materia de adquisiciones: a. Principios de Adquisiciones: Como se dijo en el numeral 3.4.11, el FOMIN tiene la responsabilidad fiduciaria de supervisar directamente (o por medio de auditores/consultores) que las adquisiciones financiadas (total o parcialmente) por la Contribución cumplan con los siguientes principios básicos: Gráfico 16. Principios de Adquisiciones de Bienes y Servicios de proyectos FOMIN

Fundamentales

• Precios de mercado • Mejores condiciones y ventajas

Eficiencia

Economía

Complementarios

Transparencia

• Evitar preferencias o privilegios en los procesos de adquisiciones Igualdad

• Reglas claras y acceso público a la información de procesos de Adquisiciones

• Celeridad de los procesos • Calidad de los Bienes y Servicios

• Amplia participación de oferentes proponentes calificados •

Competencia

• Procedimientos para realizar y resolver aclaraciones o impugnaciones Debido Proceso

• Difusión oportuna y adecuada de las adquisiciones Publicidad

b. Políticas para las Adquisiciones del Sector Privado: El siguiente gráfico muestra la organización de las políticas de adquisiciones GN-2349-7 y GN-2350-7 para proyectos BID/FOMIN y su relación con el Apéndice 4 que norma las adquisiciones del sector privado y que puede ser aplicado por los proyectos FOMIN, incluidos los de la LAPE, cuando éstos son ejecutados por entidades privadas. En el siguiente gráfico se pueden conocer los requisitos: 8

Los temas abordados en los siguientes acápites no sustituyen lo indicado por las normas y principios de adquisiciones, sino que son un resumen didáctico de los aspectos de adquisiciones de uso frecuente que los OE deben considerar.

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Gráfico 17. Disposición de políticas de adquisiciones del BID

POLÍTICAS DE ADQUISICIONES DEL BID

Las compras de bienes y Servicios Conexos (distintos a los de Consultoría), se rigen por la Las contrataciones de Servicios de Consultoría se rigen por la

SECTOR PÚBLICO

SECTOR PRIVADO

GN-2349-7 (Clic aquí)

GN-2349-7/ Apéndice 4 (Clic aquí)

GN-2350-7 (Clic aquí)

GN-2350-7/ Apéndice 4 (Clic aquí)

MANUAL DE ADQ. ENTIDADES LAPE

El Apéndice 4 de las GN-2349-7 y GN-2350-7 norma las Políticas de Adquisiciones de proyectos del Sector Privado, condicionado a lo siguiente: Ser entidad privada: Con capital 100% privado o con una participación estatal menor al 50%. Sus procedimientos de adquisición: deben: (i) ajustarse a las prácticas de mercado; (ii) ser aceptables para el BID. Para este propósito Se cuenta con un “Manual de Adquisiciones Tipo para Entidades LAPE” que puede ser particularizado y aplicado por las entidades del sector privado previa no objeción del FOMIN (Haga clic aquí). Los precios de bienes y servicios: deben ser competitivos y de mercado. Los bienes y servicios: deben adecuarse a las necesidades del proyecto. Conflictos de Interés: Un accionista puede ser contratista, demostrando que: (i) el contrato es imparcial, (ii) los costos son de mercado y están dentro el presupuesto del proyecto.

c. Elegibilidad de Bienes y Servicios: Los recursos del BID/FOMIN pueden ser usados para pagar bienes adquiridos/servicios contratados: (i) bajo sus normas de adquisiciones, (ii) que sean originarios o provengan de individuos/firmas de países miembros del BID, (iii) que estén contenidos en el POA y PA del proyecto y; (iv) que para obtenerlos no se haya incurrido en actos de corrupción. d. Transparencia y ética en las Adquisiciones: Las personas involucradas en los procesos de adquisiciones y contrataciones deben observar los más altos niveles éticos y denunciar al BID/FOMIN todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tengan conocimiento o sean informadas. Las prácticas de fraude y corrupción más comunes son: corrupción, fraude, coerción y colusión. Dichas acciones son investigadas por la Oficina de Integridad Institucional (OII) del BID/FOMIN a simple denuncia confidencial -nominada o anónima- que provenga de terceros. e. Plan de Adquisiciones: El Especialista en Adquisiciones del BID (EPA) aprueba este instrumento antes de comenzar la ejecución. El OE debe ejecutar el Plan de Adquisiciones en la forma en que haya sido aprobado por el BID/FOMIN, pudiéndose solicitar la aprobación de modificaciones posteriores cada seis (6) meses o cuando ocurra un cambio importante. Es bueno señalar que el PA debe ser publicado en la página web del BID antes que el AGA y el AEA. Véase modelo aquí.

3.5.3. ¿Qué son el AGA y el AEA y qué utilidad tienen? a. Aviso General de Adquisiciones (AGA): Publicación general de los bienes y servicios que requerirá el proyecto. Tan pronto como sea aprobada la operación, el OE debe publicar el AGA en los sitios internet del BID, UNDB on line y en un periódico de circulación nacional. Este instrumento es útil para recabar expresiones de interés/hojas de vida de posibles proveedores o candidatos, conformar/actualizar la base de datos de proveedores y consultores y; evitar futuros procesos de solicitudes de expresiones de interés. Véase modelo aquí. b. Aviso Específico de Adquisiciones (AEA): Sirve para solicitar expresiones de interés a firmas consultoras por cada contrato antes de conformar la lista corta. Cuando los presupuestos de las contrataciones son > a US$200.000 → anuncian en sitios internet UNDB on line, BID y en prensa y si son ≤ a US$200.000 → anuncian en prensa local y web. Los OE del sector privado pueden saltar este paso, siempre y cuando demuestre tener: (i) normas de adquisiciones aceptables al FOMIN y (ii) firmas calificadas para el trabajo (retroceder al gráfico 17). Véase modelo aquí. Página 42

El objetivo de ambos instrumentos es brindar publicidad y transparencia a las oportunidades de contratos financiados por el Banco. Las publicaciones de estos avisos son sin costo para el OE, quien si deberá cancelar con recursos del aporte local aquellas publicaciones en prensa local.

3.5.4. Contratación de Servicios de Consultoría a. Contratación de consultores individuales: La selección de consultores individuales financiada total o parcialmente con recursos del FOMIN debe realizarse bajo procedimientos competitivos salvo excepciones previstas en la norma. Los procedimientos a utilizar deben asegurar la participación de por lo menos tres (3) postulantes que cumplan con los TdR y criterios de selección, de éstos se seleccionará al que reciba la mejor calificación de su hoja de vida, (véase Sección V de la GN-2350-7). Gráfico 18. Modalidades de contratación de servicios de consultoría individual •PUBLICACION •Invitación Privada

Selección Competitiva - Al menos tres postulantes - Gana el mejor CV (formación y experiencia)

Haga clic aquí para ingresar a los Documentos Sistematizados y procedimiento para la Selección Competitiva de Consultores individuales Invitación [Pública/Privada]

CCIN/CCII Selección Basada en la Comparación de Calificaciones (hojas de vida) de los Consultores Individ. Nacionales/Internac.

Selección Directa

Montos <US$50.000 1. Continuación de Servicios 2. Duración menor a 6 meses

• TIPOS DE CONTRATOS •Por Producto (sum lump) •Honorarios Mensuales

3. Emergencias 4. Experiencia única

•TIPOS DE CONTRATOS •Por Producto (sum lump) •Honorarios Mensuales

Haga clic aquí para ingresar a los Documentos Sistematizados y procedimiento para la Selección Directa de Consultores individuales

- Cuando el único

postulante tiene una clara ventaja competitiva - hay cuatro excepciones

• PUBLICACION (No requiere) •Un sólo postulante

b. Contratación de firmas consultoras - Montos ≥ a US$50.000: Gráfico 19. Flujo de Selección Competitiva de Firmas Consultoras [Montos ≤ a US$200.000 (Publicidad Nacional) y > a US$200.000 (Publicidad Internacional)] Aprobacion Plan de Adquisiciones + método de selección

TIEMPO ESTIMADO (*)

Publicación AGA en base al PA

2 días/calendario

Elaboración de la Solicitud de Propuestas + TdR definitivos

10 días/calendario

Publicación AEA solicitandoi expresiones de interés (UNDB > US$200.000) /(Prensa Nacional ≤ US$200.000)

18 días/calendario (Sector Privado puede obviar este paso)

Recepción y análisis de Expresiones de Interés

3 o 4 días/calendario (**)

Conformación Lista Corta de seis (6) Firmas Consultoras

2 dias/calendario

Emisión de las invitaciones a las firmas de la lista corta

1 día/calendario

Aclaraciones + Recepción de Propuestas (Técnica y de Precio)

30 días/calendario (**)

Calificación por el Comité + Adjudicación por la MAE

6 días/calendario

Negociación y suscripción del Contrato

5 días/calendario

(*) El Sector Privado debe contar con un proceso similar; (**) El Sector Privado debe contar con un tiempo similar

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Algunos de los siguientes factores pueden incidir en la demora o celeridad de los procesos de contratación de firmas consultoras: (i) complejidad de la consultoría, (ii) tipo de supervisión (ex post/ex ante); (iii) método de selección escogido; (iv) monto presupuestado; (v) Calidad de los TdR y criterios de calificación y; (vi) disponibilidad de firmas en el mercado. Durante la elaboración o actualización del Plan de Adquisiciones, el OE -en consulta con el BID/FOMIN- debe escoger el método de selección más apropiado para los servicios a contratar, considerando su complejidad, especialidad así como la disponibilidad de empresas consultoras en el mercado que posean la experiencia requerida en los términos de referencia. b.i.

Métodos Competitivos de Selección: Para contratar a una firma consultora (o consorcio) con recursos del FOMIN total o parcialmente, se aplica la selección competitiva como regla y la selección directa o no competitiva como excepción. La selección competitiva debe realizarse bajo uno de los cinco (5) métodos de selección disponibles en la GN-2350-7/Secciones II y III en función al tipo de consultoría y al presupuesto estimado (Véase Gráfico 20).

b.ii.

¿Qué son los Términos de Referencia (TdR)?: Son el instrumento central de toda consultoría, contienen los requerimientos técnicos básicos del servicio: (i) antecedentes, (ii) objetivos, (iii) alcance, (iv) productos, (v) tiempos de entrega; y (vi) número de pagos e informes, entre los aspectos de mayor importancia. Generalmente -en la etapa de preparación del proyecto y en base al PA- el OE y el FOMIN elaboran los elementos base de los TdR de las consultorías más relevantes para el proyecto y definen el procedimiento para su contratación. De ser necesario los TdR deben ser completados, actualizados y adecuados a las necesidades del proyecto al momento previsto para la contratación de la consultoría. Véase modelo aquí.

b.iii.

¿Qué es una lista corta?: Son las firmas consultoras pre-seleccionadas por la Comisión de Evaluación del proceso, por haber cumplido con todos los requisitos establecidos en el anuncio de invitación a presentar expresiones de interés (combinación de calificaciones, experiencia y elegibilidad). Algunas de las consideraciones que el OE debe tomar en cuenta para conformar una lista corta son: (i) el número adecuado de participantes para que la lista corta sea competitiva (generalmente 6 firmas consultoras); (ii) el tipo de concurso (nacional o internacional) para considerar los casos previstos en los párrafos 2.6, 2.7 y 2.8 de la GN-2350-7 y; (iii) la homogeneidad de las firmas de la lista corta en cuanto a capacidad, experiencia y objetivos similares para que puedan ser evaluadas en condiciones de igualdad.

b.iv.

¿Qué es la Solicitud de Propuestas (SP)?: Es el Pliego de Condiciones o Documento Base de selección competitiva de una consultoría, confeccionado por el OE en base al modelo la Solicitud Estándar de Propuestas (SEP), su contenido mínimo es el siguiente: (i) Modelo de Carta de Invitación, (ii) Instrucciones a los Consultores, (iii) Términos de Referencia y; (iv) Modelo del contrato propuesto. Se presentan dos modelos simplificados de SEP que pueden ser utilizados como referencia por los OE en función a los montos presupuestados para las consultorías de sus proyectos:  

Modelo SEP para montos ≥ a US$50.000 ≤ a US$200.0009 (clic aquí) Modelo SEP para montos > a US$200.000 (clic aquí)

En el siguiente cuadro se describen los distintos métodos de selección competitiva de servicios de consultoría utilizados por los proyectos de CT-FOMIN cuando se contratan firmas consultoras, el cuadro también incluye las particularidades de cada método y los ejemplos aplicables a cada caso dependiendo de las circunstancias.

El modelo incluido aquí no es el modelo oficial del Banco, pero se ha estructurado para servir como referencia para facilitar la elaboración de solicitudes de propuestas que deba realizar el organismo ejecutor. Su uso y validación deberá ser consultado previamente con el Especialista FOMIN a cargo de la supervisión del proyecto.

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Gráfico 20. Métodos de Selección Competitiva según la Complejidad de los Servicios de Consultoría COMPLEJIDAD SERVICIOS COMPLEJOS/ ESPECIALIZADOS

METODOS A UTILIZAR SBC - Selección Basada en la Calidad GN-2350-7 Párrafos 3.2 al 3.4

SERVICIOS MEDIANAMENTE COMPLEJOS/ ESPECIALIZADOS

SERVICIOS NO COMPLEJOS/ RUTINARIOS/ MENORES

SBCC - Selección Basada en la Calidad y el Costo GN-2350-7 Párrafos 2.1 al 2.31

SBMC - Selección Basada en el Menor Costo GN-2350-7 Párrafo 3.6

SBPF - Selección Basada en un Presupuesto Fijo GN-2350-7 Párrafo 3.5

SCC - Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores GN-2350-7 Párrafo 3.7al 3.8

RESUMEN DEL PROCESO Y EJEMPLOS POR MÉTODOS

 las ofertas no son fácilmente comparables (estudios, reformas, diseños).  Se pide y evalúa sólo propuestas técnicas  Se solicita propuesta de precio detallada a la firma ganadora.  El precio no es factor de evaluación y puede negociarse. Ejemplos:  Estudios sectoriales en aeronáutica civil o diseño de proyectos de leyes.  Es previsible que hayan ofertas de similar calidad.  Se evalúa propuesta técnica (calidad) y propuesta de precio (costo).  La ponderación podrá ser: 80-70% (Técnica) y 20-30% (Precio).  La adjudicación se hará a la oferta con el mejor puntaje total, luego de ponderados el mérito técnico y el precio.  La negociación del contrato es para ajustes menores y no así precio. Ejemplos:  Estudios de mercado para productos micro financieros

 Servicios de tipo estándar con prácticas y normas establecidas  Solicitud de Propuestas establece “puntaje mínimo” a la calidad  Se evalúan todas las propuestas técnicas y se rechazan las que no alcanzaron el puntaje mínimo.

 El contrato se adjudica a la propuesta habilitada que oferte el menor precio. Las negociaciones excluyen al precio. Ejemplos:  Contratación de servicios de auditoría  El presupuesto puede definirse con precisión.  El precio es el factor de evaluación.  Se adjudica la contratación al oferente que presente la propuesta técnica mejor evaluada cuya propuesta de precio no exceda el presupuesto fijo establecido en la Solicitud de Propuestas. Ejemplos:  Contratación de servicios de organización de eventos y seminarios  Servicios menores que no justifican propuestas competitivas  Se preparan TdR  Se piden expresiones de interés e información sobre la competencia de las firmas respecto al trabajo (postulaciones)  Se elabora lista corta  La firma con mejores calificaciones presenta sus propuestas técnica/de precio. Posteriormente se negocia el contrato. Ejemplos:  Selección de empresas con experiencia en campos diferentes como una firma consultora y una ONG (Véase párrafo 2.8 de la GN-2350-7)

c. Contratación de firmas consultoras - Montos < a US$50.000: En estos casos -siempre y cuando el OE haya cumplido con lo dispuesto en el numeral 3.5.3(b) de esta Guía- se pueden exceptuar procesos previos de manifestaciones de interés para contratar firmas consultoras y utilizar modelos más sencillos denominados Documentos Sistematizados (DS) 10 que cumplen con las políticas, principios y procedimientos de adquisiciones del BID y son presentados en esta Guía con el objetivo de simplificar y facilitar este tipo de contrataciones.

Los Documentos sistematizados no son modelos oficiales del Banco pero se ofrecen al OE como una guía orientativa de los procesos y procedimientos a seguir para las contrataciones. Su uso y validación deberá ser consultado previamente con el Especialista FOMIN a cargo de la supervisión del proyecto.

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Gráfico 21. Procedimientos y Documentos Sistematizados Selección Competitiva Firmas [montos < a US$50.000] (haga clic en las figuras para ir a los DS)

SBCC < US$50.000

SBC < US$50.000

SCC < US$50.000

d. Contratación Directa de firmas consultoras - Montos < a US$50.000: Excepcionalmente, se puede seleccionar sin competencia a una firma consultora mediando de por medio una justificación detallada de sus ventajas institucionales y/o técnicas conforme a lo estipulado en la GN-2350-7, Numeral 3.10, invocando alguno de los siguientes casos: (a) por continuación natural de servicios, (b) por emergencia y desastres, (c) para servicios muy pequeños o; (d) cuando solamente una firma está calificada o tiene experiencia de valor excepcional para prestar los servicios. Para este tipo de contrataciones también se presenta un Documento Sistematizado (simplificado) que -al igual que para los procesos competitivos - ayude a los OE en el proceso de contrataciones directas estandarizando su procedimiento. Gráfico 22. Procedimientos y Documentos Sistematizados Selección Directa Firmas [montos < a US$50.000] (haga clic en la figura)

SD < US$50.000

3.5.5. Otros aspectos aplicables a los Servicios de Consultoría a. Enmiendas a las Solicitudes de Propuestas: Se generan por iniciativa del OE o por las consultas y aclaraciones realizadas por las firmas (usualmente hasta cinco días hábiles antes de la presentación de propuestas). Las enmiendas, preguntas y sus respuestas son comunicadas simultáneamente a todas las firmas que participan del proceso mediante una Circular (Clic aquí para ver modelo). b. Criterios de Calificación: Son los parámetros, rangos y puntajes asignados a los diferentes requisitos exigidos por el OE para una determinada consultoría. Estos son elaborados conjuntamente con los términos de referencia y la solicitud de propuesta. (Clic aquí para acceder a un modelo de criterios) c. Tipos de Contratos de Consultoría11: Las SEP y los DS cuentan con los modelos aplicables al sector privado. (Véase GN-2350-7/Sección IV/numerales 4.1-4.5)

Tomando en cuenta que los proyectos de la LAPE contratan servicios de consultoría para fortalecer a las IFS en áreas específicas, se espera que la mayoría de las contrataciones de consultores/firmas consultoras serán por suma alzada.

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Gráfico 23. Tipos de Contratos Consultoría MAS UTILIZADOS

DETALLE

Consultores individuales

Firmas consultoras

SOBRE LA BASE DEL TIEMPO TRABAJADO

POR UNA SUMA GLOBAL O SUMA ALZADA

√

Ej: contratos por honorarios. mensuales UEP

Ej: contratos por producto consultores externos

√

Ej: contratos por honorarios mensuales UEP

√

Ej: contratos por producto Firmas consultoras

MENOS UTILIZADOS HONORARIOS FIJOS Y/O DE UNA COMISIÓN DE ÉXITO

√

Ej: contratos Mixtos: fijo y variable promotores, vendedores. Ej: contratos Mixtos: fijo y variable promotores, vendedores.

CONTRATO A PORCENTAJE

√

CONTRATO CON ENTREGA NO DEFINIDA DE LOS SERVICIOS

√

Convenio de Precios

d. Informes Finales de Consultoría: En el contrato (a suma alzada o por honorarios) suscrito entre el OE y el consultor individual/firma consultora debe preverse que el último pago sea retenido hasta que el OE y el FOMIN hayan aprobado su informe final12. Para tal efecto, dentro de los treinta (30) días de recibido el informe final del consultor, el OE deberá remitir a la Representación del país: 1. Carta que apruebe o rechace el informe final (Clic aquí para ir al modelo). 2. Copia (impresa y electrónica) del informe final y productos desarrollados. 3. Evaluación de desempeño del consultor/firma consultora (Clic aquí para ir al modelo). Existen ciertos aspectos generales para la adquisición de bienes y servicios que el OE debe tomar en cuenta durante el proceso de selección y contratación de consultores tales como el registro de contratos suscritos, sus enmiendas y modificaciones posteriores, así como algunas preguntas más frecuentes sobre la materia. Por favor referirse al numeral 3.5.10 enunciado más adelante.

3.5.6. Adquisición de bienes/servicios conexos por cuantías menores Las adquisiciones de bienes tangibles (equipos de computación, comunicación, etc.) e intangibles (software, licencias, etc.) y otros accesorios, materiales o servicios conexos (denominados también servicios distintos a los de consultoría) que son financiadas total o parcialmente con fondos del FOMIN, debe realizarse a través de procedimientos competitivos, salvo excepciones previstas en la GN-2349-7. El criterio principal de adjudicación de una oferta es que esta “cumpla con las especificaciones técnicas requeridas para el (los) bienes(s) y que oferte el menor precio de todas las demás cotizaciones u ofertas”.

En general, el BID no recibe informes parciales a no ser que éstos sean solicitados expresamente en los términos de referencia o mediante comunicación escrita.

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Gráfico 24. Métodos y modalidades para adquirir bienes/servicios conexos con fondos del BID/FOMIN (Para acceder a los Documentos Sistematizados (Estándar) para CP, Licitación o CD, pulse donde se indique “clic aquí”)

Tipo de Complejidad

bienes/servicios conexos no complejos/ rutinarios o menores

bienes/servicios conexos complejos o especializados

Monto estimado de Adquisición < a US$ monto límite del país para CP (ver montos)

Entre US$ monto límite del país CP y US$ monto límite para LPN (ver montos)

≥ a US$ monto límite del país LPI (ver montos)

≥ a US$ monto límite del país LIL (ver montos)

Tipos de Contratación No competitiva (Es la excepción de adquisiciones)

Competitiva (Es la regla de adquisiciones) Comparación de precios (CP) por cotizaciones: ►Método apropiado para adquirir bienes en existencia, fáciles de obtener ►Se obtiene al menos 3 cotizaciones competitivas de precios de proveedores ►Aplica a montos menores a US$ (25.000, 50.000 o 100.000) dependiendo de los montos límite de cada país. Licitación Pública Nacional (LPN): ►Método para adquirir bienes por montos poco atractivos a empresas extranjeras o cuando se espera que el precio adjudicado sea inferior al mercado internacional ►Para montos desde los US$25.000, US$50.000 y hasta los US$5.000.000, dependiendo de los montos límite del país. Licitación Pública Internacional (LPI): ► Método de contratación considerado por el BID como el más económico y eficiente ►Para montos superiores a los US$ (100.000, 200.000 y 5.000.000) dependiendo de los montos límite de cada país. Licitación Internacional Limitada (LIL): Método cuando haya pocos posibles proveedores o razones que pueden justificar el empleo del procedimiento ►Los montos son los mismos que para una LPI. ►Se convoca mediante invitación directa y sin anuncio público.

CP Abierta (Clic aquí) CP Cerrada (Clic aquí)

Clic aquí

Independiente del monto, para comprar bienes elegibles bajo el método de contratación directa (CD) se deben seguir las directrices de la GN-2349-7/numeral 3.6, las excepciones son: a. Ampliación de contrato para proveer bienes similares a los provistos b. Estandarización de bienes con fines de compatibilidad c. Bienes patentados o de marca registrada de una sola fuente d. Compra de elementos críticos de un proveedor determinado

Clic aquí

Especificaciones Técnicas (ET) para bienes o servicios distintos a los de consultoría: Es un instrumento simple, corto y esquematizado que refleja el conjunto de características, especificaciones y requerimientos esenciales del bien o servicio que se pretende adquirir en base al Plan de Adquisiciones vigente. Es elaborado por el OE, considerando los siguientes factores para el éxito de la compra: (i) sondeo previo de mercado para verificar existencia, precios en plaza, condiciones de entrega, potenciales proveedores y características reales; (ii) elaboración y/o visado de las especificaciones técnicas por un técnico en la materia y; (iii) logística de entrega concordante con los tiempos del proyecto, garantías y, cuando sea pertinente, mantenimiento de los bienes o servicios. Véase modelo aquí. Conforme a lo establecido en la GN-2349-7/Apéndice 4/numeral 2, el sector privado puede aplicar sus propias normas y procedimientos de adquisiciones siempre y cuando previamente el FOMIN se asegure de que tales procedimientos resulten en precios competitivos y de mercado para los bienes y servicios (véase gráfico 17). Las entidades privadas apoyadas por los proyectos de la LAPE, generalmente tienen previstas adquisiciones de menor cuantía (inferiores a los valores límite del país aprobados por el BID). Sin embargo, se espera que la mayoría de los procesos de compras apliquen los métodos competitivos citados en los incisos a y b siguientes: a. Comparación de Precios por Cotizaciones “abiertas”: Es un método expedito y sencillo aplicable a compras no complejas por montos ≤ a US$50.000, las cotizaciones pueden recibirse también por fax o correo electrónico, habitualmente no debería tomar más de cinco días hasta la adjudicación. Los ejemplos tipo aplicables al caso pueden ser: compra de computadoras de escritorio y notebooks de capacidad estándar, impresoras, mobiliario y equipamiento de pequeña escala, servicios de impresión de materiales, organización de eventos o similares. El flujo ex ante se resume de la siguiente manera: OE: verifica que la adquisición esté contemplada en el PA → Recibe la No objeción del BID/FOMIN a los documentos del proceso elaborados → remite solicitudes de cotización al menos a tres (3) potenciales proveedores → recibe/recaba las cotizaciones en el tiempo estipulado → evalúa las cotizaciones y recomienda la adjudicación al proveedor que haya cumplido con las ET y oferte el menor precio → Recibe la No objeción del BID a la recomendación de adjudicación siempre y cuando se haya cumplido con los principios de adquisiciones y la norma GN-2349-7 → suscribe el contrato/orden de compra → recibe los bienes/servicios conexos ofertados en el plazo estipulado → cancela el valor cotizado del bien → BID: reconoce el gasto en la Página 48 justificación de fondo rotatorio → fin del proceso.

b. Comparación de Precios por Cotizaciones “cerradas”: Es similar al anterior procedimiento aunque con mayor formalidad, la única diferencia es que las cotizaciones deben venir en sobres cerrados y existe un acto de apertura de sobres, aplicable a compras por montos mayores a US$50.000 pero menores a los valores límite del país aprobados por el BID para Comparación de Precios o con un grado de complejidad y riesgo medios, el tiempo del proceso hasta su adjudicación no debería tomar más de dos semanas. El flujo ex ante se resume de la siguiente manera: OE: verifica que la adquisición esté contemplada en el PA → Recibe la No objeción del BID/FOMIN a los documentos del proceso elaborado → remite solicitudes de cotización al menos a tres (3) potenciales proveedores → recibe solicitudes de aclaración de los oferentes → contesta las dudas y aclaraciones → recibe las cotizaciones en el tiempo estipulado en la carta de invitación → realiza el acto público de apertura de ofertas → evalúa las cotizaciones y previa no objeción del BID/FOMIN adjudica al proveedor que haya cumplido con las ET y oferte el menor precio siempre y cuando se haya cumplido con los principios de adquisiciones y la norma GN-2349-7 → suscribe el contrato/orden de compra → recibe los bienes/servicios conexos ofertados en el plazo estipulado → cancela el valor cotizado del bien → BID: reconoce el gasto en la justificación de fondo rotatorio → fin del proceso

c. Otros métodos Competitivos: Dada la naturaleza de los proyectos LAPE, raramente los OE tendrán la oportunidad de aplicar otros métodos competitivos de adquisiciones de bienes y servicios conexos (como LPN, LPI o LIL ver gráfico 24) previstos para compras cuantiosas o complejas que requieren de mayor formalidad, procesos de precalificación y anuncios públicos locales en medios de prensa escritos internacionales como el UNDB online por espacios de 30 o 45 días calendario. Por tanto, estos métodos no serán abordados por esta guía. Si el caso amerita, se recomienda consultar la GN-2349-7 para conocer mayores detalles sobre dicho particular. Si el OE debe realizar una adquisición compleja que requiere de convocatoria internacional, es aconsejable que lleve adelante un proceso de Licitación Internacional Limitada (LIL) que consiste en “invitar directamente” a una lista corta de proveedores, pues el tiempo del proceso es menor al de una Licitación Pública Internacional (LPI) debido a que no se requiere de anuncio público. d. Método de Contratación Directa: Aplicable a casos especiales, el OE debe justificar que la compra del bien o servicio conexo por la vía de excepción (sin competencia) está alcanzada por una de las causales previstas en el numeral 3.6 de la GN-2349-7, es decir: (a) ampliación de contrato para proveer bienes similares a los provistos; (b) estandarización de bienes con fines de compatibilidad; (c) bienes patentados o de marca registrada de una sola fuente y; (d) compra de elementos críticos de un proveedor determinado.

3.5.7. Consideraciones a tomar en cuenta sobre adquisición de bienes a. Referencia a marcas y modelos: Los bienes a ser adquiridos con recursos del FOMIN deben identificarse con nombres genéricos, evitando incluir marcas o modelos específicos de fábrica, catálogos u otras particularidades que direcciones a determinados proveedores (INTEL, APPLE, DELL, TOYOTA, etc.). Si no es posible eliminar referirse a una determinada marca, el OE debe incluir en la especificación la frase “o su equivalente”. (Ejemplo microprocesador INTEL o su equivalente). b. Racionalidad de las especificaciones técnicas: El OE deberá determinar las especificaciones técnicas de un bien tomando el criterio de aquellas características “mínimas” que permitan especificar cabalmente el bien requerido, es conveniente que este trabajo sea realizado por personal especializado del OE. Las especificaciones técnicas poco claras o no relevantes puede provocar que ningún oferente cumpla o se ajuste sustancialmente a las mismas y por tanto el proceso se declare desierto. c. Tipos de adjudicación de bienes: Es esencial agrupar bienes o servicios conexos comunes en el PA, para evitar duplicación de procesos y consecuentemente ineficiencias. Los bienes/servicios conexos pueden adjudicarse mediante uno de los siguientes criterios, los cuales deben estar claramente indicados en las especificaciones: i. Por ítems: Recomendable para bienes de funcionamiento independiente (ejemplo: un computador y una impresora), el criterio permite adjudicar los ítems que cuenten con tres cotizaciones válidas y Página 49

declarar desiertos otros ítems sin existencia, con incumplimiento de especificaciones técnicas o cuyos precios exceden considerablemente el presupuesto. ii. Por lotes de ítems: Cuando no es posible adjudicar bienes separados, ya sea por economía o porque la funcionalidad de dos o más bienes es interdependiente entre si y por tanto deben formar parte de un lote de ítems comunes. En este caso si uno de los ítems del lote no cumple con sus especificaciones técnicas, solamente el lote de ítems debe ser declarado desierto y no así los demás lotes. Ejemplo: Lote 1 [compuesto por 3 ítems: (i) un servidor de datos; (ii) 20 computadoras tipo A y; (iii) 5 computadoras tipo B, todos los cuales deben funcionar de forma conjunta y sincronizada] y Lote 2 [compuesto por computadoras tipo B que funcionarán fuera de red y por tanto serán adjudicados independientemente]. iii. Por el total de los ítems: Es un criterio similar al anterior, con la diferencia que si alguno de los ítems no cumple con alguna especificación técnica solicitada, todo el proceso debe declararse desierto ya que ningún ítem se puede adjudicar. Ejemplo: Se compran dos ítems (un vehículo y un seguro para vehículos automotores). Este criterio toma en cuenta el cumplimiento de las especificaciones técnicas de la totalidad de los ítems, si no existen al menos tres cotizaciones que cumplan con las especificaciones técnicas de ambos ítems, la compra no puede ser adjudicada. d. Tipos de contratos de provisión de bienes menores: Una vez adjudicados los bienes por cualquiera de los criterios antes señalados, se puede contratar la provisión de bienes/servicios conexos mediante la suscripción de: (i) órdenes de compra (bienes/servicios conexos cuyos precios son ≤ a US$50.000,00 u otro monto que la oficina de país determine) y; (ii) contratos simplificados (bienes/servicios conexos cuyos precios son > a US$50.000 u otro monto que la oficina de país determine pero menores al valor límite de país para CP). Los modelos de ambas modalidades se encuentran en los documentos sistematizados descritos en el gráfico 24.

3.5.8. Contratación de servicios conexos o distintos a los de consultoría En principio, este tipo de contrataciones reciben el mismo tratamiento que la adquisición de bienes. Forman parte de esta categoría los servicios de eventos (seminarios, talleres), capacitación, venta de pasajes aéreos mediante agencias de viaje, servicios de impresión, diagramación, conducción de vehículos, etc. Los valores contractuales son generalmente menores y se contratan mediante el método de comparación de precios. A continuación describiremos con mayor detalle algunos servicios que pueden ser contratados bajo este método: a. Organización de Eventos: En la medida en que la oferta de dichos servicios lo permita en cada país, se debe adquirir el servicio de organización de eventos (seminarios, talleres u otros) como un paquete completo a suma alzada cuyas especificaciones técnicas incluyan ítems para servicios de: (i) alquiler del local, (ii) equipamiento, (iii) refrigerios, (iv) materiales a utilizarse, (v) pasajes aéreos o terrestres y; (vi) viáticos para los participantes según las escalas del OE. b. Servicios de Capacitación: La capacitación para funcionarios de los OE puede ser: (i) abierta: cursos con un número estimado de horas y un currículo definido previamente referido a una rama y temas específicos concernientes al objeto del proyecto Ejemplo: fidelización de clientes, productos financieros, etc. y; (ii) cerrada: cursos diseñados a la medida del cliente con base en un currículo acordado entre el OE y la institución de capacitación que se imparten sólo a sus funcionarios. c. Pasantías/Misiones Comerciales: Tienen un tratamiento similar a la organización de eventos, la diferencia es que deben realizarse un proceso competitivo o directo de contratación del proveedor del ítem “pasajes” dependiendo si el monto total de los pasajes a comprar sobrepasa o no los US$2.000,00, los viáticos se otorgan según el criterio señalado en el inciso a del presente numeral.

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d. Otros Servicios distintos a los de consultoría contratados con fondos del aporte local: Los proyectos también pueden contemplar en sus PA uno o varios de los siguientes servicios:    

Conducción y/o reparación de vehículos (choferes y mecánicos) Seguridad privada Servicios secretariales Otros servicios conexos similares.

En principio el tratamiento de estas adquisiciones debe ser realizado bajo los procedimientos propios del OE. Cuando el OE no tenga procedimientos pueden asimilarse los procedimientos aquí descritos simplificando los mismos y adaptándolos a las necesidades de la entidad.

3.5.9. Modalidades de Revisión de Adquisiciones del BID/FOMIN La modalidad de revisión de adquisiciones estándar del BID/FOMIN es la ex-post que permite ahorrar gran cantidad de tiempo y esfuerzo en el OE y el BID/FOMIN. Sin embargo, para determinar la modalidad de revisión a ser aplicada a un determinado proyecto, el FOMIN considera previamente: (i) el análisis de capacidad de la unidad ejecutora; (ii) el análisis de los riesgos asociados a las adquisiciones del proyecto y; (iii) el análisis de la complejidad del proceso revisado, su impacto sobre el proyecto y la reputación del BID en caso de ocurrir incumplimientos de las políticas de adquisiciones del BID. Para fines didácticos en el siguiente cuadro se muestran comparativamente las diferencias sustanciales de cada modalidad: Gráfico 25. Características de Revisión Ex-post vs. Ex-ante de Adquisiciones Revisión Ex-Post de Adquisiciones

CARACTERISTICAS Es la modalidad de revisión estándar de adquisiciones del FOMIN. Aplica a proyectos con riesgo medio o bajo Primero se compra o contrata y luego el BID/FOMIN revisa el proceso y los respaldos según procedimiento. No se requiere “no objeciones” previas del BID a cada etapa del proceso. La revisión de documentos originales es ejecutada por los auditores externos o personal del BID/FOMIN. La periodicidad de las revisiones es semestral o anual.

El procedimiento se encuentra en la Guía de Revisión Ex-Post

Revisión Ex-Ante de Adquisiciones

Análisis de riesgo inicial determina

CARACTERISTICAS Es la Modalidad de revisión excepcional del FOMIN. Aplica a proyectos con riesgo alto o adquisiciones complejas y/o de montos elevados. El BID/FOMIN revisa y otorga su no objeción en cada etapa del proceso y luego el OE compra el bien o servicio. La periodicidad de revisión es variable, ocurre cuando el OE solicita iniciar o adjudicar un proceso de adquisición.

Siguiente Análisis de riesgo

El procedimiento se encuentra en el Manual de Adquisiciones Tipo

Haga clic aquí para retroceder a las Modalidades de Revisión de Desembolsos En este sentido, esta versión de la Guía aborda los conceptos inherentes a la modalidad de revisión ex-ante aplicable a proyectos cuyos Convenios de CT fueron suscritos con anterioridad al 01 de abril de 2008. Página 51

Supervisión y revisión “ex-ante”: Mediante esta modalidad el BID/FOMIN supervisa antes que ocurran los hechos de adquisiciones (inicios de proceso de selección y adjudicaciones de contratos de bienes/servicios de consultoría). El OE requiere la autorización/no objeción previa del BID/FOMIN para llevar adelante cada proceso de compras/contrataciones. La responsabilidad y riesgo fiduciario de posibles gastos no elegibles es asumida íntegramente por el OE, quien devolverá los recursos gastados a la cuenta especial de la Contribución del FOMIN si fuese el caso.

3.5.10. Aspectos generales para el registro de contratos de bienes y servicios: a. Registro de Contratos Suscritos: Bajo cualquier modalidad de supervisión (ex- ante/ex-post) todo contrato de bienes y servicios conexos > a US$25.000 o de servicios de consultoría -sin distinción de monto- debe ser enviado a la Representación del país conjuntamente sus anexos, para su registro en el Sistema de Contratos del BID y posterior asignación del código PRISM, el cual servirá para todo trámite relacionado con dicho contrato, incluidas las solicitudes de desembolso. Para consultar dichos códigos haga clic aquí e ingresa a la ubicación correspondiente en el sitio web del BID. Los contratos de bienes ≤ a US$25.000 o de servicios distintos a los de consultoría (contratos de choferes, secretarias, etc.) deben ser enviados al BID para la asignación del Código correspondiente. Gráfico 26. Documentos básicos enviados para la obtención del código PRISM (Haga clic en los campos para acceder a los modelos)

1 2 3 4

CONSULTORES INDIVIDUALES Carta de Solicitud de Código PRISM Contrato Suscrito (ver modelos en DS) TdR rubricados (ver modelos en DS) Formulario “Certificado de Elegibilidad”

1 2 3 4

FIRMAS CONSULTORAS Carta de Solicitud de Código PRISM Contrato Suscrito (ver modelos en SEP) TdR y alcance de los Servicios rubricados (ver SEP) Personal del Consultor (ver modelos en SEP)

Informes que el consultor debe presentar (ver SEP)

6 1 2 3

BIENES Carta de Solicitud de Código PRISM Contrato Suscrito (ver modelos en DS) Especificaciones técnicas (ver modelos en DS)

1 2 3

Formulario “Certificado del Proveedor” SERVICIOS CONEXOS Carta de Solicitud de Código PRISM Contrato Suscrito (ver modelos en DS) Especificaciones técnicas (ver modelos en DS)

Formulario “Certificado del Proveedor”

Cada que se suscriba una enmienda a los contratos originales, ésta también debe ser remitida al BID para la actualización del código PRISM. b. Enmiendas y Modificaciones de contratos antes de su vencimiento: Los contratos eventualmente pueden ampliar su plazo (a suma alzada/honorarios/bienes), modificar su valor o sus términos de referencia (por honorarios/bienes), para este cometido debe solicitarse al menos 15 días hábiles previos al vencimiento del plazo original del contrato la no objeción del BID al borrador de Enmienda o Contrato Modificatorio. Para modificación del valor y de los términos de referencia, remitiendo lo siguiente a la Representación del país:  Carta de justificación razonable de la continuidad de los servicios y del presupuesto necesario (Clic aquí para ir al modelo de carta),  Evaluación de desempeño del consultor/firma consultora (Clic aquí para ir al modelo),  Términos de referencia modificatorios para la nueva contratación y;  Borrador de Enmienda al contrato original: (Clic aquí para ir al modelo) En caso de que los términos de referencia de una consultoría sean modificados sustancialmente, el OE deberá considerar la necesidad de iniciar un nuevo proceso de contratación. Los contratos de provisión de Página 52

bienes/servicios conexos también pueden ser modificados bajo el procedimiento citado, justificando la ampliación de los plazos de entrega o el aumento del costo. Gráfico 27. Otras preguntas frecuentes sobre Adquisiciones de Bienes y Servicios ¿Qué hacer cuando el candidato/proveedor evaluado en primer lugar no acepta el contrato o renuncia a futuro?

¿Un consultor/firma consultora o proveedor puede iniciar su trabajo antes de haber suscrito el contrato?

¿Cuántas veces se puede enmendar un mismo contrato de bienes o servicios?

 Solicitar su renuncia por escrito  Ejecutar la garantía de oferta (sólo en Licitación de Bienes)  Recurrir a la segunda opción mejor evaluada  Agotadas las opciones convocar un nuevo proceso

 No, primero se debe suscribir el contrato luego de la no objeción del BID a la contratación.  No es necesario que el contrato cuente con el código PRISM para iniciar labores.

 Siempre que la necesidad lo justifique, pero se deben evitar numerosas enmiendas  El contrato original debe prever futuras enmiendas de plazo y monto  El plazo debe estar vigente

¿Qué pasa si se ha comprado un bien/servicio de un país no elegible?

¿Qué es la Comisión de Evaluación, Calificación y/o Selección?

¿Se pueden convocar para un mismo proceso a firmas consultoras y consultores individuales?  No es aceptable a las normas del BID, porque los grupos no son comparables  Si se puede actualizar el Plan de adquisiciones y cambiar de método de selección, siempre que medie justificación

 El gasto es no elegible y debe reembolsarse a la cuenta de la Contribución.  Los bienes por montos menores a US$5.000 son considerados de origen local

Es un grupo de funcionarios designados por el OE para llevar a cabo con objetividad y transparencia la calificación de un determinado proceso de adquisición de bienes o servicios.

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3.6. GESTIร N DE RIESGOS54 Pรกgina

3.6.1. ¿Qué es la gestión de riesgos? Un riesgo es un evento futuro que de ocurrir y considerando su probabilidad e impacto, puede tener un efecto negativo en el logro de los objetivos de un proyecto. La probabilidad de ocurrencia del evento y el grado de impacto del efecto determina el nivel del riesgo (bajo, medio, alto). La gestión de riesgos es la administración gerencial y sistematizada de los mismos, llevada a efecto a través de un proceso de análisis e identificación de riesgos, medición e implementación de medidas de mitigación, monitoreo y evaluación. Gráfico 28. Etapas del ciclo de Gestión de Riesgos

Identificación Inicial de Riesgos → FOMIN

Evaluación de Riesgos y Medidas de Mitigación → FOMIN

Medición de Riesgos → FOMIN

Administración de Riesgos → AE

Los riesgos son dinámicos y pueden ocurrir en cualquier momento de la ejecución del proyecto, por esto su gestión y administración es cíclica y requiere de continua evaluación y retroalimentación. El OE es el responsable principal por la identificación, medición, administración, evaluación de riesgos y la implementación de medidas de mitigación. El BID/FOMIN supervisa la gestión del OE a través del informe del avance del proyecto (PSR, por sus siglas en inglés) que es sometido a consideración del BID/FOMIN semestralmente durante la ejecución del proyecto (Véase capítulo 3.7. - Gestión de resultados).

3.6.2. ¿Qué tipos de riesgos existen? Los riesgos generalmente son identificados durante la etapa de diseño del proyecto y se los cataloga bajo los siguientes tipos: a. Riesgos Internos: Asociados a las capacidades, sistemas y normas y buenas prácticas propias del OE para gestionar sus compras y contrataciones, finanzas y contabilidad, desarrollo técnico y de monitoreo. Debido a que este tipo de riesgos está bajo el control del OE, las medidas de mitigación pueden ser fácilmente implementadas mediante procesos de actualización de normas y procedimientos, capacitación del personal o mejoramiento de los sistemas de control y monitoreo o aspectos relacionados a los riesgos fiduciarios. b. Riesgos Externos: Llamados también riesgos de implementación y sectoriales. Los riesgos analizados podrán ser asociados al sector o industria en el que interviene el proyecto, al entorno político, social, económico en el que se encuentra o a la sostenibilidad de las acciones promovidas por éste. La probabilidad de su ocurrencia depende de actores y/o factores externos al proyecto (Ej.: estabilidad macroeconómica, política, social o institucional). La mitigación de estas “externalidades” requiere de medidas más complejas como el involucramiento de otros actores, la emisión de regulaciones, el lobbying con autoridades, etc., las cuales deben ser enfrentadas de otra manera por el OE con la posibilidad incluso del desistimiento de realizar el proyecto. Página 55

3.6.3. ¿Cómo se realiza el análisis e identificación de Riesgos? El FOMIN cuenta con una herramienta sencilla para efectuar el análisis e identificación de riesgos denominada “Guía para el Análisis de Riesgo para Operaciones CT-FOMIN”. La herramienta de análisis de riesgo consta de tres partes. Las dos primeras analizan los riesgos internos de capacidades del OE para llevar a cabo la ejecución del proyecto y la tercera parte orienta al OE para la administración de los riesgos externos: (i) Análisis del Perfil Institucional del Organismo Ejecutor Proponente; (ii) Evaluación Institucional del Organismo Ejecutor (Gestión de Compras, Gestión Administrativa, Financiera y Contable, Gestión de la Capacidad Técnica y de Monitoreo y Resultados); y (iii) Riesgo de Implementación del Proyecto.

3.6.4. ¿Para qué sirve el análisis e identificación de Riesgos? El análisis e identificación de riesgos se debe practicar tempranamente (en la etapa de diseño) para establecer las medidas que: (i) disminuyan la exposición del proyecto a los mismos, (ii) proporcionen un enfoque de gestión centrado en resultados y; (iii) reduzcan el costo transaccional que permitan al OE agilizar la ejecución. El rol del BID/FOMIN en dicho análisis es identificar y medir los posibles riesgos, sugerir medidas de mitigación y evaluar periódicamente el desempeño del OE quien tiene la responsabilidad de implementar las medidas de mitigación para los riesgos identificados. El análisis de riesgos sirve también para que el FOMIN determine la modalidad de supervisión de desembolsos y adquisiciones que será asignada al proyecto (Ex-post o Ex-ante) en base a los niveles de riesgos obtenidos (alto, medio o bajo). Posteriormente, si se quiere cambiar la modalidad de supervisión, se debe efectuar una nueva valoración de riesgos los cuales deben de haber disminuido si se quiere pasar de ex-ante a ex-post y viceversa. La primera evaluación de riesgos, que tiene lugar en la etapa de diseño, generalmente es realizada por el Equipo de Proyecto o el Especialista FOMIN. En tanto que las posteriores evaluaciones son llevadas a cabo por el Especialista FOMIN o consultores externos especializados en evaluación de riesgos.

3.6.5. ¿Cuáles son los niveles de Riesgos Internos? En las dos primeras partes de la “Guía para el Análisis de Riesgo para Operaciones CT-FOMIN” cada una de las tres áreas evaluadas: (i) Gestión de Compras, (ii) Gestión Administrativa, Financiera y Contable y;(iii) Gestión de la Capacidad Técnica y de Monitoreo) tiene un valor total de 100 puntos que han sido divididos entre un número de preguntas en función de la importancia relativa de cada una de ellas 13. Sobre la base de la suma de los puntajes de las respuestas afirmativas (SI), se generan rangos de puntaje que asignan para el ejecutor uno de los tres niveles de riesgo: alto, medio o bajo para cada área mencionada. Para cada nivel de riesgo se han identificado recomendaciones estándar que incluyen los aspectos principales de la modalidad de supervisión de la ejecución que realizará el FOMIN al proyecto. Para los Organismos Ejecutores con clasificación de riesgo alto y moderado se incluirán acciones para reforzar su capacidad (acompañamiento y capacitación fiduciaria, fortalecimiento en aspectos técnicos y de monitoreo) con cargo al financiamiento del proyecto. Los costos estimados, el tiempo y financiamiento del reforzamiento del Organismo Ejecutor se determinarán durante la fase de diseño del proyecto y a discreción del equipo de proyecto podrá o no requerir contrapartida local.

3.6.6. ¿Cuáles son los Riesgos Externos y Sectoriales? En la tercera parte de la “Guía para el Análisis de Riesgo para Operaciones CT-FOMIN”, se detallan los tipos de riesgos externos o de entorno, tales como: las condiciones macroeconómicas y jurídicas del país, cambios en la situación política y electoral, políticas públicas no compatibles con el proyecto, restricciones normativas. 13

La asignación de pesos está dada en función a la importancia relativa de cada pregunta definida en consulta con expertos especialistas fiduciarios y de adquisiciones del BID y del FOMIN. Página 56

Asimismo, se describen los riesgos sectoriales relacionados con el área temática o clúster al que corresponde el proyecto. El evaluador primero debe identificar los riesgos de entorno del proyecto para luego estimar su probabilidad de ocurrencia y severidad de cuya ponderación se obtendrán los niveles de riesgo: alto, medio o bajo que incidirán en un determinado área de impacto.

3.6.7. ¿Quién es el Responsable de la Gestión de Riesgos Externos? El OE es el responsable principal de llevar a cabo la gestión de riesgos externos, identificando primero los mismos y luego estimando su probabilidad de ocurrencia y severidad de cuya ponderación se obtendrán los niveles de riesgo: alto, medio o bajo que incidirán en un determinado área de impacto. Es muy importante que el Coordinador del proyecto preste mucha atención a la gestión de riesgos sectoriales. Estos en general se identifican en la etapa de diseño en el marco lógico y se incluyen en la columna de supuestos (expresados en forma positiva). De una adecuada administración de los riesgos y su mitigación dependerá en gran parte el éxito del proyecto. Durante la ejecución del proyecto, para validar los riesgos identificados en la etapa de diseño e identificar nuevos riesgos que podrían afectar el proyecto, así como determinar su nivel (probabilidad e impacto) -medición de riesgos- existen técnicas que pueden ser utilizadas por el Coordinador de Proyecto tales como las de consultas a expertos y/o autoridades y/o reuniones con involucrados (beneficiarios, proveedores de servicios). Dependiendo del nivel de riesgos que puedan afectar el proyecto, el Coordinador deberá determinar los tiempos más apropiados para realizar estos ejercicios. Se recomienda realizarlos por lo menos una vez al año con carácter previo a la elaboración del POA.

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3.7. GESTIร N DE RESULTADOS58 Pรกgina

3.7. ¿En qué consiste el seguimiento del proyecto? Si bien la responsabilidad primaria por el seguimiento y control del proyecto corresponde al OE, el seguimiento del BID/FOMIN consiste en ejercer periódicamente actividades de supervisión durante la etapa de ejecución del proyecto de CT a través del Jefe de Equipo de Supervisión (JES) del proyecto, del sector fiduciario del BID o de los auditores externos. El seguimiento del FOMIN a sus proyectos es entendido y efectuado a dos niveles: (i) avance y cumplimiento de metas físicas (hitos e indicadores de desempeño) y; (ii) avance y cumplimiento de metas financieras (efectivo recibido y desembolsos efectuados). Para realizar este trabajo una vez más son necesarios los instrumentos de planificación que se convierten en instrumentos de monitoreo (POA, PA, PIE, MML, RO, Plan Financiero y Tabla de Hitos). 3.7.1. Seguimiento Técnico: Es la acción de evaluar periódicamente los aspectos técnicos y sectoriales del proyecto, utilizando el marco lógico y el Informe de Avance del Proyecto (PSR por sus siglas en inglés) como instrumentos básicos de referencia para realizar la tarea. Esta actividad posibilita al JES supervisar oportunamente el grado de avance de las actividades del proyecto, los hitos cumplidos y principalmente los resultados logrados a nivel de componentes (productos), a objeto de evaluar en qué medida el proyecto se acerca a su objetivo de desarrollo (efecto inmediato luego de su terminación) y sugerir o formular -de ser necesario- medidas de acción que ayuden a corregir posibles desviaciones, optimizar recursos y tiempos para lograr el propósito de una manera eficiente y efectiva. i.

Presentación del Informe de Avance del Proyecto: Project Status Report (PSR, por sus siglas en inglés), es el informe en línea que el OE debe completar por internet con una periodicidad definida por el BID/FOMIN (usualmente semestral) a fin de reportar las actividades realizadas y los resultados alcanzados en el marco del proyecto durante el periodo. La presentación del PSR, por medio electrónico, es de cumplimiento obligatorio y debe efectuarse durante los treinta (30) días posteriores a la conclusión de cada semestre, tal como se establece en el artículo relativo a los “informes y planes operativos anuales” de las EE del Convenio de CT. Pasado este periodo el FOMIN podrá declarar incumplido el mencionado artículo y adoptar medidas para subsanar dicho incumplimiento. Hacer clic aquí para ir a la Guía de Elaboración de PSR El PSR debe ser coherente con lo estipulado en el Marco Lógico y demás instrumentos de planificación operativa, su estructura básica contiene información concreta del proyecto sobre:  el avance en la ejecución, los resultados obtenidos y su contribución al logro del objetivo de desarrollo;  el cumplimiento tanto de los Hitos acordados entre las partes como de los indicadores de desempeño del marco lógico;  los problemas encontrados durante la ejecución y las posibles soluciones;  los riesgos identificados y las acciones que se tomaron para su mitigación. Para cumplir con este requisito, el OE recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace para acceder al sistema PSR, previo registro para obtener una clave de acceso. Dicha notificación trae enlaces a instructivos y guías rápidas para que el OE se capacite sobre el uso de la herramienta PSR. Para acceder a la guía del PSR haga clic aquí.

ii.

Aprobación del Informe de Avance del Proyecto: Después que el OE ha enviado electrónicamente el PSR, el JES del proyecto analiza el informe, incorpora sus comentarios u observaciones, sugiere medidas de acción y si considera que el contenido del PSR necesita ediciones o ajustes podrá devolverlo al OE para que haga las modificaciones del caso. Una vez que ambas partes están satisfechas con el contenido del PSR, este se envía la Sede del BID/FOMIN para su control de calidad y publicación en el sitio web, siguiendo el mandado de las autoridades del FOMIN.

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Los Informes de Avance del Proyecto son el instrumento ideal para realizar el seguimiento y control de los avances del proyecto en relación con lo planificado. A través de ellos es posible que el OE cuente con una retroalimentación de la planificación, determine el grado del logro de objetivos del proyecto y defina las medidas necesarias para corregir las desviaciones cuando existiesen. Por otra parte, el sistema PSR también le permitirá al OE grabar los avances del proyecto, conforme los vaya cumpliendo. El sistema está disponible durante el período de ejecución del proyecto, por lo que el OE puede ingresar a consultar información y registrar información de avance. De igual forma, el sistema PSR le permite colgar documentación relativa al cumplimiento de los hitos programados. En el caso de proyectos de la LAPE, además de enviar el PSR, el OE debe remitir el anexo con tabla de indicadores cuantitativos tipo, elaborada al momento del diseño del proyecto. 3.7.2. Seguimiento Financiero: Son actividades de acompañamiento y asesoramiento más que de fiscalización o penalización a la ejecución técnica y financiera del proyecto llevada adelante por el OE, exceptuando los actos de fraude y corrupción comprobados que si son penalizados drásticamente. El control es ejercido por el BID/FOMIN o los auditores externos en coordinación con el JES, a fin de controlar periódicamente las finanzas y adquisiciones realizadas por el proyecto. La actuación del FOMIN en esta área está delimitada por el riesgo del proyecto y por lo establecido en el Artículo 3 de las “Normas Generales” del Convenio. i.

Presentación del Informe Semestral de Fondo Rotatorio: El OE debe presentar al BID con una periodicidad semestral un informe sobre el movimiento del Fondo Rotatorio otorgado con cargo a la contribución del FOMIN, incluyendo información referente a los recursos depositados y retirados de la(s) cuenta(s) bancaria(s) expresamente abierta(s) para éste propósito. El plazo para la presentación del informe vence a los sesenta (60) días de concluido el semestre calendario, es decir por el período enero – junio de cada gestión en ejecución, el 31 de agosto de cada año y por el período julio – diciembre de cada gestión en ejecución, el 28 de febrero del siguiente año. La información a presentar se refiere a un estado sobre el movimiento de la cuenta bancaria en la que el OE administra los recursos entregados, sustentado mediante conciliaciones bancarias mensuales de los extractos bancarios y los registros contables del proyecto, que a su vez deben ser conciliados con los registros contables del BID obtenidos del Reporte WLMS-1 mediante la extranet del BID.

ii.

¿Cómo se elabora el Informe Semestral de Fondo Rotatorio?: Existe dos formularios oficiales que el OE debe llenar y respaldar: a. Formulario RE1-733 (clic aquí para ir al formulario) b. Anexo al Formulario RE1-733 (clic aquí para ir al formulario) Ambos formularios deben contener toda la información financiera del semestre que debe contener los movimientos y respaldos arriba explicados. Sírvase hacer clic aquí para acceder al instructivo que explica detalladamente el llenado de los formularios arriba indicados.

iii. Aprobación del Informe Semestral de Fondo Rotatorio: Después que el OE ha presentado de manera oficial el informe, el sector financiero del BID procede a su revisión y producto de este trabajo puede requerir al OE que complemente o explique la información consignada. Una vez que el sector financiero del BID está satisfecho con la información presentada aprueba el mencionado informe para el periodo reportado, mediante comunicación escrita. iv. Visitas Técnicas al proyecto: Son parte de la estrategia de seguimiento y control del FOMIN, mediante las cuales el personal asignado al proyecto realiza visitas a las oficinas del proyecto. Existen dos tipos de visitas: Página 60

Visita de Aspectos Técnicos ► Es liderada por el JES del FOMIN a cargo de la operación, quien durante la visita se reúne con los funcionarios de nivel jerárquico del OE, el Coordinador del Proyecto y, si es necesario, con otros funcionarios a cargo de actividades técnicas, el propósito es indagar sobre el avance del POA, el cumplimiento de los hitos acordados para el tramo, las eventuales dificultades acaecidas y brindar soluciones técnicas para superar estas eventualidades. Si existen problemas con las revisiones ex post de adquisiciones, es posible que el JES requiera el concurso del Especialista en Adquisiciones del BID a fin de asesorar al OE/UEP en la materia.

Visita de Aspectos Contable-Financieros ► Es liderada por el Especialista Financiero o personal delegado por éste para realizar la tarea. En ocasión de la visita, el funcionario del BID se reúne con el contador del proyecto y revisa la documentación agregada de carácter contable y financiero, si se identifican problemas o desviaciones, las posibles soluciones o recomendaciones son tratadas durante la visita. Asimismo, es una oportunidad para tratar a detalle observaciones presentadas en los desembolsos, informes de fondo rotatorio, o revisiones ex post de desembolsos.

Luego de un tiempo de realizada cualquiera de las visitas, el JES o Especialista FOMIN, según aplique al caso, remite una carta o ayuda memoria, según corresponda, comunicando formalmente los aspectos observados y tratados, así como las conclusiones y acuerdos arribados con los personeros del OE durante la indicada visita. Ambas visitas pueden realizarse en la misma fecha para optimizar los tiempos del FOMIN y del OE.

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PARTE IV EVALUACION DEL PROYECTO62 Pรกgina

4.1. ¿Qué es la evaluación de proyectos de desarrollo? La evaluación de proyectos es la valoración y reflexión sistemática sobre la preparación, ejecución y logro del objetivo de desarrollo de un determinado proyecto, tomando en cuenta cinco criterios básicos: efectividad en el desarrollo, eficacia, eficiencia, relevancia y sostenibilidad, los cuales permiten al evaluador medir los efectos e impactos alcanzados por las actividades e hitos de la intervención respecto a los indicadores de calidad y cantidad establecidos para el proyecto en el marco lógico. El gráfico siguiente ilustra el modelo de evaluación general de proyectos de desarrollo: Gráfico 29. Modelo de Evaluación del FOMIN

1 Actividades (Insumos)

2 Componentes (Productos)

Situación Dada

Propósito del Proyecto (Efectos)

Situación Deseada Fin del Proyecto (Impactos)

efectividad en el desarrollo sostenibilidad eficacia eficiencia

Relevancia

Criterios Básicos de Evaluación de Proyectos La evaluación es realizada por un evaluador independiente contratado con recursos el proyecto, el objetivo es determinar qué hitos se han cumplido, qué productos se han conseguido y cuál es el grado de cumplimiento del objetivo de desarrollo (efectividad en el desarrollo) del proyecto alcanzado (efectos) por dichos resultados a una determinada fecha.

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A su vez, dependiendo del acuerdo establecido durante la preparación del proyecto, este tipo de evaluación puede llevarse a cabo en dos oportunidades dentro la etapa de ejecución que se conocen como evaluación intermedia y evaluación final. Adicionalmente, se pueden realizar evaluaciones especiales denominadas evaluaciones de impacto. a.

Evaluación Intermedia: Siempre que el Artículo “evaluaciones” de las EE/AU del Convenio de CT así lo establezca, la evaluación intermedia o de medio término debe realizarse cuando el proyecto ha alcanzado la mitad del tiempo para el vencimiento del plazo de desembolsos del proyecto o cuando se ha desembolsado al menos el 50% de los fondos de la contribución (lo que ocurra primero). Para el efecto, el BID/FOMIN contratará bajo la modalidad de consultoría individual al evaluador independiente para: (i) medir el grado de avance y la efectividad de las acciones realizadas por el proyecto para la consecución del objetivo de desarrollo previsto (efectos); (ii) medir cualitativa y cuantitativamente los hitos cumplidos y productos alcanzados preliminarmente; (iii) identificar dificultades de fondo en la ejecución del Proyecto y proponer soluciones al respecto; (iv) determinar las lecciones aprendidas y recomendaciones para el mejoramiento del proyecto, entre los aspectos más relevantes. El evaluador puede sugerir cambios o ajustes a los hitos, indicadores cualitativos y cuantitativos del marco lógico y/o a aspectos operativos del proyecto, con la finalidad de que dichos cambios favorezcan al logro del objetivo de desarrollo.



Acceder al modelo de términos de referencia para Evaluaciones Intermedias



Acceder al modelo de estructura de Informe Final de Evaluaciones Intermedias

Evaluación Final: Contemplada en el Artículo “evaluaciones” de las EE/AU del Convenio de CT. La contratación del evaluador independiente ocurre de similar manera que en la evaluación intermedia, la evaluación se realiza una vez que haya finalizado la ejecución del proyecto o se haya desembolsado al menos un noventa por ciento (90%) de los recursos de la Contribución. El objetivo es analizar: (i) los hitos cumplidos y resultados alcanzados por el Proyecto en comparación con los objetivos e indicadores del Marco Lógico y el Informe de Línea de Base, es decir los efectos e impactos (positivos o negativos) conseguidos en los beneficiarios finales; (ii) el grado de sostenibilidad de las acciones del proyecto una vez finalizada la Contribución del FOMIN; (iii) el desempeño del OE y la viabilidad o replicabilidad del modelo propuesto por el Beneficiario; (iv) las lecciones aprendidas y las recomendaciones para su difusión. 

Acceder al modelo de términos de referencia para Evaluaciones Finales



Acceder al modelo de estructura de Informe Final para Evaluaciones Finales

Todos los aspectos anteriormente señalados deben ser plasmados en el informe final de consultoría del evaluador, para que sean tomados en cuenta por el JES del FOMIN a cargo del proyecto. c.

Evaluación de Impacto: Es un tipo especial de evaluación que pretende establecer el grado de atribución entre la intervención del proyecto y los impactos alcanzados, aislando los efectos externos. Para lograr esto, las evaluaciones de impacto utilizan metodologías específicas, ya sea del tipo experimental o cuasiexperimental, que reconstruyen un escenario contrafactual, es decir, lo que hubiera sucedido con los beneficiarios sin la intervención del proyecto. El contrafactual, o grupo de control, es comparado luego con el grupo de beneficiarios que si recibieron la intervención del proyecto con el propósito de determinar el impacto neto del proyecto. Las evaluaciones de impacto son en general complejas y costosas, por lo que el BID/FOMIN las realiza solamente en una muestra pequeña de proyectos seleccionados anualmente. El BID/FOMIN puede realizar evaluaciones de impacto ex-post, o incorporadas en diseño. 1.

Evaluaciones de impacto ex-post: se realizan generalmente después de dos o tres años de concluida la ejecución del proyecto, y son seleccionadas, contratadas y supervisadas directamente por el FOMIN. Los organismos ejecutores juegan un rol importante en facilitar información y cooperar con los evaluadores. Además de la atribución de impacto, este tipo de evaluaciones tiende a analizar aspectos de sostenibilidad a largo plazo y el efecto demostrativo o multiplicador de los proyectos. Página 64

Evaluaciones de impacto incorporadas en diseño: se realizan durante la ejecución del proyecto, incorporando metodologías específicas para identificar y monitorear un grupo de control (beneficiarios que no reciben la intervención del proyecto) durante el levantamiento de línea de base, a medio término y al final del proyecto. En estos casos, el FOMIN coordina directamente con la unidad ejecutora del proyecto para asegurar que las metodologías apropiadas se incorporen en los estudios de línea de base, y las evaluaciones intermedia y final, que generalmente se agrupan en un solo contrato integrado. En caso necesario, y para garantizar el uso de metodologías apropiadas, el FOMIN puede complementar con recursos adicionales a los asignados en el presupuesto de evaluaciones. El siguiente diagrama muestra las principales diferencias y puntos de aplicación de los distintos tipos de evaluaciones. Gráfico 30. Tipos de Evaluaciones Momento en el Ciclo del Proyecto

Tipo / Metodología de Evaluación Sumativa

Intermedia

Impacto

Todos los proyectos Algunos (por muestreo)

Final ExPost (2-3 años posteriores a la ejecución)

Todos los proyectos

Algunos (por muestreo)

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PARTE V AUDITORIA DEL PROYECTO66 Pรกgina

5.1. ¿Qué son las auditorias y revisiones ex-post del proyecto? Son instrumentos de control posterior mediante los cuales el BID/FOMIN obtiene una seguridad razonable que los recursos de la operación fueron administrados y utilizados de acuerdo con los términos y condiciones acordadas en el respectivo Convenio de CT. Ambos instrumentos favorecen la adopción y observancia de sólidas prácticas de administración contable, financiera y operativa por parte de los OE. En este sentido, el BID/FOMIN considera que la opinión del auditor independiente constituye un elemento importante en el cual descansa el proceso de seguimiento y control de los proyectos y programas que financia. El examen de los estados financieros del proyecto, determina si su elaboración ha cumplido con las NIIF y si se han cumplido con las políticas de gestión financiera del BID/FOMIN. Dado que las auditorías de proyectos contienen diferencias sustanciales con relación a los estándares aplicados en las auditorías tradicionales, los criterios que el auditor debe tomar en cuenta para realizar un trabajo aceptable para el análisis del BID/FOMIN están contenidos en las normas AF-100 y AF-300 del BID.

5.2. Tipos de Auditorías y Revisiones El Convenio de CT, dependiendo de las características de cada proyecto, contempla la realización de una o varias de las siguientes auditorías y/o revisiones: 5.2.1. Auditorías Anuales: Su contratación está prevista en el Articulo 11 de las Normas Generales del Convenio, el trabajo es realizado por los auditores independientes después de cerrado cada ejercicio anual con corte al 31 de diciembre de cada año. Este tipo de auditorías se realizan cuando la ejecución del proyecto es superior a un (1) año y el monto de la Contribución superior a US$1.500.000. El objetivo del trabajo es emitir un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros anuales del proyecto. Los estados financieros auditados deben ser presentados dentro de los noventa (90) días siguientes a la fecha en que concluya cada año de ejecución. El BID/FOMIN considera beneficiosa la continuidad de los auditores a lo largo del proyecto. 5.2.2. Auditorías Finales: Son aplicables a todos los proyectos de CT-FOMIN después de concluida la etapa de cierre. Su contratación está prevista en las EE del Convenio de CT y tienen el propósito de cumplir el requerimiento contractual establecido en el Artículo 11(b) de las NG del Convenio de CT que manda al OE presentar, a satisfacción del FOMIN, dentro de los 90 días siguientes a la fecha del último desembolso, los estados financieros del proyecto dictaminado por auditores independientes aceptables al BID. 5.2.3. Auditorías Especiales: Son pocas las ocasiones en las que se llevan a cabo este tipo de auditorías, su objetivo es determinar la magnitud de los efectos y consecuencias de los actos de fraude o corrupción denunciados por terceros, identificados por la auditoría externa o el mismo FOMIN y sancionar a los implicados (proveedores, consultores, OE y otros) excluyéndolos de participar en futuros proyectos, consultorías o provisiones de bienes de manera permanente o temporal. Mayores detalles sobre este tipo de trabajos se pueden conocer en el numeral 5.7 – Asuntos de Integridad. 5.2.4. Revisiones Ex-post: Para este propósito el BID/FOMIN tiene prevista la contratación de servicios profesionales de auditoría externa mediante la cual se certifica la pertinencia y razonabilidad de los procesos de adquisiciones y desembolsos relacionados, respecto al cumplimiento de las normas del BID y los lineamientos del FOMIN sobre estas materias. Como se dijo más arriba el documento AF-600 norma las políticas y procedimientos de las revisiones ex-post.

5.3. Elegibilidad y recurrencia de firmas auditoras Se establece que los auditores externos independientes (firmas de auditoría independiente o contadores públicos independientes locales) sean originarios de uno de los países miembros del BID y cuenten con la aceptación de la Oficina de país del BID antes de optar por un contrato de auditoría. Dicha aceptación implica mantener vigentes las calificaciones profesionales registradas inicialmente ante el BID. Página 67

Por otra parte, las citadas políticas recomiendan la recurrencia de los auditores contratados para examinar los estados financieros del proyecto, o sea que es preferible contratar para la auditoría final del proyecto al mismo auditor que realizó las auditorías anuales o las revisiones ex- post de la operación.

5.4. ¿Cómo y quien contrata las auditorías y revisiones ex post? Los servicios de auditoría son contratados por el OE de manera competitiva, mediante la conformación de una lista corta de firmas auditoras calificadas y registradas antes el BID/FOMIN. Para invitar a participar del proceso a las firmas auditoras proponentes, el OE elabora la Solicitud de Propuestas en base a los documentos AF-200 (Solicitud Estándar de Propuestas) y AF-400 (Términos de Referencia para Servicios de Auditoria) y los remite para la no objeción del BID/FOMIN antes de su distribución a los proponentes. Una vez presentadas las propuestas por los auditores, estas son analizadas y evaluadas en función a los criterios de calificación establecidos en la Solicitud de Propuestas, el informe de evaluación es sometido a consideración de la Oficina de país del BID quien otorga su no objeción para contratar a la firma recomendada por el OE. En cuanto a los servicios de Revisiones Ex-post de Desembolsos o Adquisiciones, estos son contratados directamente por el BID/FOMIN (en base al documento AF-500 – Términos de Referencia para Revisiones Expost) quien, una vez contratado el consultor, notifica oficialmente el hecho al OE y solicita la más amplia colaboración para la realización del respectivo trabajo.

5.5. ¿Cuáles son los estados financieros básicos de proyectos de CT? Los Estados Financieros obligatorios de un proyecto de CT son básicamente los siguientes: a. El Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados del Proyecto b. El Estado de Inversiones Acumuladas del Proyecto c. Las notas a los estados financieros auditados Mayores explicaciones sobre la preparación de dichos estados financieros y sobre la documentación requerida por las revisiones ex- post se encuentran en los documentos “AF-100 y AF-300” que el lector puede consultar desde este vínculo.

5.6. Contratación de capacitación fiduciaria En procura de la mejora continua de la gestión de proyectos del FOMIN basada en riesgos y desempeño, el FOMIN tiene como política el brindar apoyo y fortalecimiento institucional a los Organismos Ejecutores de sus proyectos (incluidos los financiados por la LAPE), mediante la contratación de consultores externos expertos en el área fiduciaria (especialmente en temáticas de desembolsos, adquisiciones, administración y ejecución de proyectos) quienes son los encargados de brindar un asesoramiento puntual de corta duración al comienzo de la ejecución del proyecto y cuando los funcionarios de la UEP han sido contratados. Para llevar a efecto esta actividad se cuenta con “Términos de Referencia Modelo” que permite al OE contratar al profesional independiente que brindará la mencionada capacitación, el lector puede consultar este documento desde el vínculo citado.

5.7. Asuntos sobre Integridad Institucional La Oficina de Integridad Institucional (OII) del BID lidera los trabajos de investigación a ejecutores, consultores y terceros involucrados en la comisión de prácticas corruptivas en los proyectos financiados por el Grupo BID. Mediante este vínculo acceda a la lista de personas naturales o jurídicas sancionadas por actos de fraude o corrupción.

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PARTE VI CIERRE DEL PROYECTO Y APRENDIZAJE69 Pรกgina

6.1. Actividades de Cierre del proyecto La última etapa del ciclo de proyectos financiados por el FOMIN denominada cierre o terminación comienza seis (6) meses antes que el plazo de ejecución del proyecto establecido en las Estipulaciones Especiales del Convenio (incluyendo sus prórrogas) expire. Este proceso toma aproximadamente más de un año y se da entre los últimos seis meses de ejecución y los siguientes seis últimos meses para desembolsos. Durante esta etapa el OE, en coordinación con el personal del BID/FOMIN a cargo del proyecto, debe llevar a cabo las acciones conclusivas del mismo. Las cinco (5) actividades principales y necesarias para el cierre del proyecto son: (i) la realización del taller de cierre y sostenibilidad, (ii) el informe PSR final, (iii) la evaluación final, véase el numeral 4.1.(b) de esta guía; (iv) la auditoría final, véase la parte V de esta guía y; (v) la cancelación de saldos no desembolsados (o no utilizados). El cronograma estimado de cierre y terminación y las actividades a realizar se muestran en el siguiente gráfico: Gráfico 31. Cronograma de la etapa de cierre de proyectos Finalización de Ejecución MES 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

Plazo de Desembolsos 6

Finalización del proyecto 12

Cancelación de saldos remanentes (FOMIN) Devolución de saldos no utilizados (OE) Presentación de la última solicitud de desembolso (OE) Elaborar el PSR Final (OE) y aprobar PSR final (FOMIN) Presentación del informe final de auditoria No objeción a los informes finales de consultorías (FOMIN) Presentación de los informes finales de consultoría (OE) y de Ev. Final (FOMIN) Adjudicar la contratación de la Auditoria de Cierre e iniciar los trabajos (OE/FOMIN) Iniciar el Proceso de Selección y Contratación de la Auditoría de Cierre (OE) Someter para la no objeción del BID/FOMIN los TdR de la Auditoría Independiente (OE) Contratar la Consultoría para Evaluación Final (FOMIN) Realización del Taller de cierre y sostenibilidad (OE, invita a FOMIN) Iniciar el proceso de Contratación de la Consultoría para la Evaluación Final (FOMIN) Elaborar los TdR para la Evaluación Final (FOMIN en coordinación con el OE)

Tiempo Crítico

6.2. Taller de cierre de proyecto (TCP) El TCP es un evento requerido por el FOMIN al que asisten los involucrados del proyecto y debe ser organizado por el OE. El objetivo de dicho evento es: (i) evaluar en forma participativa la ejecución y extraer lecciones aprendidas de esta etapa; (ii) identificar y hacer públicos resultados logrados e; (iii) identificar la estrategia y las tareas críticas del plan de sostenibilidad de aquellos impactos, efectos, productos y acciones iniciadas por el proyecto. Es conveniente que el evento se realice por lo menos tres (3) meses antes de terminar el periodo de ejecución del proyecto, antes que la UEP se disuelva, su duración usualmente puede oscilar entre 1 o 2 días, dependiendo de las características del proyecto. En el TCP es necesario asegurar la participación del personal gerencial, técnico y administrativo clave que ha estado a cargo del proyecto en la UEP, de funcionarios y autoridades del OE y de representantes de los beneficiarios del proyecto que puedan influir en la institucionalización de las actividades iniciadas por el proyecto y su futura sostenibilidad. Por parte del FOMIN será necesario contar con la presencia de los funcionarios responsables de la supervisión del proyecto en la Representación y en la Sede (si fuese posible), así como miembros del equipo que Página 70

participaron en la preparación del proyecto. A fin de que el evento logre los objetivos esperados, es importante que antes del inicio del Taller las dos partes responsables de la evaluación del proyecto (FOMIN y OE) cuenten con el borrador del Project Status Report final (PSR-final). El producto final del TCP será la “Ayuda Memoria del Taller de Cierre”, la cual deberá reflejar los principales puntos de acuerdo/desacuerdo entre el FOMIN y el Beneficiario/Organismo Ejecutor en relación con la preparación y la ejecución del proyecto.

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Acceder a la “Guía para la Preparación de la Ayuda Memoria del TCP”

6.3. Criterios de Cancelación de saldos no utilizados El FOMIN procesa la cancelación (total o parcial) de los fondos asignados a un proyecto de CT cuando en cualquier momento ocurre una o más de las siguientes situaciones, las cuales no son limitativas: a. b. c. d. e.

El convenio de CT del proyecto no se ha firmado seis meses después de su aprobación. No se han producido desembolsos 12 meses después de la aprobación. No ha habido desembolsos o compromiso de fondos en los últimos 12 meses consecutivos previos. La fecha del último desembolso ha sido prorrogada por 24 meses. La ejecución con éxito del proyecto o el logro de los objetivos de desarrollo no son factibles.

Existen actos de fraude o corrupción denunciados y comprobados. Estas situaciones ocurren generalmente durante el período de ejecución del proyecto. El FOMIN monitorea constantemente la situación de los proyectos y cuando se detecta que el proyecto incurre en alguno de los criterios antes indicados, éste se convierte en un candidato a cancelación. En ese caso, el OE deberá presentar un plan de acción para retornar el proyecto a un estado activo, excepto si se trata de actos de fraude o corrupción que a criterio del BID/FOMIN comprometan los resultados del proyecto. Dicho plan de acción deberá ser presentado a requerimiento del JES. Además de estos criterios de cancelación, una vez que el proyecto ha concluido y quedan pequeños saldos remanentes de fondos que no serán utilizados, éstos deberán ser devueltos por el OE y posteriormente cancelados en los sistemas contables del Banco para proceder al cierre financiero de la operación. Para tal efecto, el OE deberá coordinar con el JES sobre los detalles financieros (número de cuenta/nombre del Banco) y otros necesarios para proceder a la devolución de fondos no utilizados. Es importante mencionar que el proyecto no podrá cerrarse si existen saldos de fondos pendientes de justificación por parte del OE y/o saldos no cancelados en el WLMS por el JES, aunque sean mínimos. Asimismo, es importante señalar que en caso que el OE no devuelva estos saldos será pasible a acciones legales que pueden ser emprendidas por el departamento legal del BID.

6.4. Informes finales del Proyecto Los informes finales del proyecto son tres (3): a. Informe PSR Final del Ejecutor: b. Informe de Evaluación Final: c. Informe de Auditoría Externa:

► Elaborado por el OE y revisado por el FOMIN ► Elaborado por el evaluador externo para el OE y el FOMIN ► Elaborado por el auditor externo para el OE y el FOMIN

a. Informe Final del Ejecutor (PSR Final): Es elaborado por el Organismo Ejecutor, dentro los noventa (90) días siguientes a la finalización del plazo de ejecución, de acuerdo a lo establecidos por el Artículo “Informes y Planes Operativos Anuales” de las EE del Convenio de CT.

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El informe PSR final sirve para dar cuenta al FOMIN sobre el logro de los resultados, las perspectivas de sostenibilidad y las lecciones aprendidas del proyecto, debiendo contener un resumen de los logros alcanzados en función de los objetivos originales.

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Haga clic aquí para ver la Guía para elaborar de PSR para los OE”

La elaboración y presentación de los informes de los incisos (b) y (c) fueron tratadas en las partes IV y V de la guía respectivamente. Gráfico 32. Esquema de la etapa de cierre de proyectos

2 •La ejecución del proyecto está por concluir. Cuando el plazo haya expirado no habrán más compromisos de recursos FOMIN

•Durante los siguientes 12) meses la AE efectúa las actividades de cierre

5 •Se lleva a cabo el Taller de Terminación del proyecto y •Se emite la Ayuda Memoria del Evento

•EVENTOS DE CIERRE REQUERIDOS: 1.Taller de Terminación: (OE y FOMIN) 2. Evaluación Final (FOMIN contrata) 4. Auditoria Final (OE y FOMIN) 5. PSR final: Elabora (OE) aprueba (FOMIN) 5. Devolución de recursos (OE) 6. Cancelación de Saldos no Desembolsados (FOMIN)

6 •Se realiza la Evaluación Final del proyecto •Se emite informe final •BID/FOMIN aprueba el informe final

Elaboración del PSR Final

7 •Se realiza la auditoria final •Se emite el dictámen de Auditoría del proyecto •BID/FOMIN aprueba el Informe de Auditoría.

•BID/FOMIN remite al OE información para devolución de recursos no utilizados •OE devuelve los recursos •BID/FOMIN cancela saldos no utilizados

• FIN DEL PROYECTO

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GLOSARIO DE DEFINICIONES73 Pรกgina

Definiciones Abstracto

Actividades Adjudicación

Adquisición Análisis de Riesgo

Bien Carta Convenio

Contribución Consultor

Consultoría

Contraparte

Contratación

Comunicación Oficial

Es el documento inicial del proyecto mediante el cual se explica el problema que se quiere resolver con el proyecto y se delimita sus componentes, explicando además cómo el proyecto se adhiere a los criterios de innovación, replicabilidad, sostenibilidad y adicionalidad. Son las tareas o acciones que se deben cumplir para alcanzar los entregables de un Componente del proyecto. Concesión de un determinado contrato para proveer bienes o servicios de consultoría al proponente, postulante o cotizante ganador, en base al Informe de la Comisión de Evaluación sobre las propuestas, postulaciones o cotizaciones presentadas. Compra de un bien o servicio distinto al de consultoría con fondos del proyecto. Una herramienta para identificar riesgos y disminuir la exposición del proyecto a ellos, de tal modo que permita enfocar la gestión en el alcance de los resultados esperados, reducir el costo de las transacciones para el Organismo Ejecutor y agilizar el proceso de ejecución. Todo activo tangible o intangible comprado con fondos del proyecto cuya propiedad será enajenada a favor del OE luego del cierre del proyecto. Instrumento legal que incorpora los términos y condiciones de donación de recursos del FOMIN para el proyecto y estipula las condiciones que el OE debe cumplir para recibir la donación. Recursos de donación del FOMIN que financian parcialmente las actividades de un proyecto aprobado. El término aplica indistintamente a firmas consultoras y consultores individuales que han resultado adjudicatarios para brindar un servicio de consultoría en el marco de un contrato de trabajo de un proyecto del FOMIN. Servicios profesionales que involucran actividad intelectual y desarrollo de productos o resultados, provistos por una firma consultora o un consultor individual en el marco de un contrato financiado por el proyecto. Eventualmente, una consultoría puede ser ejecutada por un ente privado o público sin ánimo de lucro. Recursos provistos por el OE, los beneficiarios u otros financiadores de un proyecto que complementan a la contribución del FOMIN para ejecutar el proyecto. Se denomina también como Aporte Local. Acuerdo mediante contrato suscrito entre el OE y el consultor o firma consultora seleccionados para prestar un servicio de consultoría bajo ciertos términos de referencia. Documento remitido por escrito al BID, sea vía Courier, fax o correo electrónico y suscrito por uno de los representantes autorizados designados ante el BID. Se aplica el mismo término para las comunicaciones del BID a los OE.

Componente

Son los productos y servicios reales que genera el proyecto. Se expresan como acciones terminadas, que se entregarían en las fechas previstas durante la ejecución del proyecto. Un componente puede tener uno o más hitos.

Cotización

Oferta escrita simple del proveedor (cotizante) de un determinado bien o servicio conexo, mediante la cual se pone a consideración del OE el “precio” y “especificaciones técnicas” de dicho bien.

Criterios contables básicos

Orden: Los comprobantes contables del proyecto y sus correspondientes respaldos documentarios deben ser emitidos y organizados sistematizadamente. Pertinencia: La contabilidad del proyecto debe emitir información oportuna y satisfactoria para todos los usuarios de la operación de CT, incluido el FOMIN. Exactitud: La información contable proporcionada debe ser lo más veraz posible. No duplicidad: Ningún gasto puede registrarse, pagarse o justificarse más de una vez. Correlatividad: Los comprobantes contables deben tener su propio correlativo automatizado por tipo de transacción (ingresos, egresos o traspasos). Cronología: Los comprobantes contables deben ser emitidos en el momento de la transacción. Cronología y correlatividad deben mantener mutua correspondencia. Página 74

Desembolso

Elegibilidad: Todo gasto es elegible si es pertinente para lograr el objetivo del proyecto, se encuentra contemplado en el presupuesto y/o en el plan de adquisiciones del proyecto y ha cumplido con las políticas y los procedimientos del BID/FOMIN. Es la transferencia de recursos financieros que el FOMIN realiza a la cuenta bancaria de la Contribución administrada por el OE mediante la UEP del proyecto (fondo rotatorio), a la cuenta de un proveedor (pago directo) o a una cuenta de recursos propios del OE (reembolso de pagos efectuados), según el método de desembolso solicitado por el OE.

Desembolso por Resultados Los desembolsos de recursos FOMIN al Organismo Ejecutor están “condicionados” al logro o incumplimiento de hitos previamente acordados. Las comunicaciones de los OE podrán ser dirigidas al Representante del BID en el Destinatario país, o al JES encargado de la operación Desembolso de recursos que el BID/FOMIN deposita en efectivo en la cuenta Fondo Rotatorio bancaria del OE para financiar los gastos de corto plazo comprometidos con la Contribución del proyecto. Funcionario autorizado por el FOMIN para administrar la preparación de un Jefe de Equipo de Diseño determinado proyecto y mantener contacto oficial con el OE respectiva. Funcionario autorizado por el FOMIN para administrar la supervisión de un Jefe de Equipo de determinado proyecto en ejecución y mantener correspondencia oficial con el OE. Supervisión Grupo de funcionarios y consultores del FOMIN, liderados por un jefe de equipo, Equipo de proyecto que es asignado a la preparación de la propuesta de proyecto cuyo producto final es el memorándum de donantes. Fecha efectiva de pago

Es la fecha en que se ha hecho efectivo el pago al contratista o proveedor y este ha recogido el cheque de la UEP.

Gastos no Elegibles

Pagos realizados con cargo a la Contribución que no cumplen con una o varias condiciones contractuales, están fuera del marco del proyecto o que sus conceptos han incurrido en prácticas corruptivas. Es la principal fuente de financiamiento multilateral para el desarrollo de América Latina y el Caribe y está integrado por el BID, el FOMIN y la CII. Un producto o resultado de una actividad crítica para el proyecto asociado a un momento determinado. Si un hito no ocurriera, comprometería técnicamente el logro del objetivo de desarrollo. Los hitos corresponden a los resultados mínimos esperados, sin embargo su cumplimiento no exime al Organismo Ejecutor de la responsabilidad de alcanzar las metas del proyecto. Son modificables. Financiamiento de capital o de riesgo provisto por el FOMIN a intermediarios financieros o fondos que apoyan pequeñas empresas de América Latina y el Caribe bajo ciertos requisitos de elegibilidad. Es un instrumento creado por el FOMIN para facilitar el apoyo de pequeñas iniciativas específicas que sean similares en diseño, mediante un procesamiento sencillo y rápido. Es una herramienta dinámica de la preparación de proyectos que facilita el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos, su formato es una matriz 4x4 que se la puede consultar haciendo clic en MML. Es el documento técnico que contempla, entre otros, la justificación, descripción, objetivo de desarrollo, componentes, antecedentes del OE, marco lógico y presupuesto detallado del proyecto. En los MINI-FOMINES se llama Plan de Operaciones. Clic aquí para ir al modelo Son los productos (entregables) logrados bajo los componentes de un proyecto. Son los desembolsos que se deben realizar para lograr las metas físicas. Es el resultado esperado al final del proyecto, llamado también propósito, por el cual se espera que los beneficiarios transiten de una situación dada a una situación deseada y se remueva el obstáculo al desarrollo identificado. Cada proyecto tiene un único objetivo de desarrollo o propósito. Potencial proveedor que presenta una oferta de bienes o servicios distintos a los de

Grupo BID Hito

Inversión

Línea de Actividad

Matriz de Marco Lógico

Memorándum de Donantes

Metas Físicas Metas Financieras Objetivo general

Oferente

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Organismo Ejecutor Plan de Ejecución del Proyecto Pari-passu

Plan Integrado de Ejecución Plan Operativo Anual Postulante Presupuesto Detallado

consultoría en el marco de una invitación emitida por el OE/UEP. Persona Jurídica de derecho privado que ejecuta un proyecto del FOMIN, son sinónimos los términos agencia o entidad ejecutora. Denominado también el plan multianual del proyecto, contiene el detalle general de todas las actividades del proyecto desde el inicio hasta el fin. Significa con igual ritmo o en proporciones iguales. Relación que debe regular el desembolso de los recursos del FOMIN y de aporte local utilizados para financiar el proyecto de acuerdo a lo establecido en el presupuesto del Convenio Plan que aporta consistencia y estandarización de la información contenida en los distintos documentos elaborados en la etapa de preparación, los documentos que la componen son siete (7) y son elaborados por el BID y el OE, véase el documento “Herramientas de Planificación de Proyectos”. Instrumento de la planificación operativa que anualmente permite programar actividades, compras, ingresos y gastos del proyecto en el corto plazo. Consultor individual que postula a una vacante de consultoría mediante sus calificaciones personales el marco de una invitación emitida por el OE/UEP. Documento que consigna el detalle de los gastos del proyecto por fuentes de financiamiento (aporte local, contribución FOMIN y otros)

Firma consultora que presenta su propuesta para brindar servicios de consultoría en el marco de una invitación emitida por el OE/UEP. Oferente que resultó adjudicatario para proveer un determinado bien o servicio Proveedor distinto a los de consultoría al proyecto en virtud a un contrato u orden de compra. Tema o asunto tratado en la comunicación oficial, que va en el título de la misma. Referencia Responsabilidad Fiduciaria Mandato de los países miembros del BID/FOMIN, asignado mediante el Convenio Constitutivo, para verificar criterios éticos, de economía, eficiencia, transparencia y debido proceso en las transacciones financieras y de adquisiciones de sus proyectos. Proponente

Reglamento Operativo Representación

Documento que establece los términos y condiciones que guiarán el proceso de ejecución y la utilización de los recursos del proyecto FOMIN. Oficina del BID ubicada en territorio de un país miembro.

Representantes Autorizados Es (son) la(s) persona(s) designada(s) para representar oficialmente al OE en los actos de ejecución (firmar correspondencia, tramitar solicitudes de desembolsos y otros) y servirá(n) de interlocutor(es) oficiales con el BID. Revisión Ex-Ante

Revisión Ex-Post

Riesgo Servicios Conexos

Tabla de Hitos Términos de Referencia

Modalidad de supervisión continua y anticipada de adquisiciones y desembolsos aplicada por el FOMIN a una o varias adquisiciones o desembolsos, según el riesgo estimado para el proyecto. Modalidad de supervisión periódica y posterior de adquisiciones y desembolsos aplicada por el FOMIN a una o varias adquisiciones o desembolsos, según el nivel de riesgo estimado para el proyecto. Un riesgo es un evento futuro que de ocurrir y considerando su probabilidad e impacto, puede tener un efecto negativo en el logro de los objetivos de un proyecto. Denominados también servicios distintos a los de consultoría, donde predomina la actividad física. Para adquirirlos puede seguirse procedimientos de adquisición de bienes. (Choferes, secretarias, topógrafos, etc.). Véase GN-2350-7/P.1.7 Es el listado mínimo de productos o resultado de las actividades críticas del proyecto que deben cumplirse en un determinado tiempo y por ciertos responsables. Documento de condiciones mediante las cuales se contrata servicios de consultoría, contiene los objetivos, alcances y productos de un contrato y forma parte del mismo.

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TABLA DE ANEXOS77 Pรกgina

Tabla de Anexos Parte I Anexo 01 - Gestión de proyectos basada en Riesgo y Desempeño.pdf Parte II Anexo 02 - Modelo Propuesta Proy FOMIN.doc Anexo 03 - Modelo Propuesta Proy FOMIN-LAPE.pdf Anexo 04 - Definición y Condiciones de Operación de OE.pdf Anexo 05 - Modelo de Abstracto o Perfil.pdf Anexo 06 - Modelo Memorándum de Donantes.doc Anexo 07 - Modelo de EE - Convenio.doc Anexo 08 - Modelo de NG - Convenio.doc Anexo 09 - Modelo de AU - Convenio.doc Anexo 10 - GN- 2349-7.pdf Anexo 11 - GN- 2350-7.pdf Anexo 12 - Modelo de Reglamento Operativo.doc Parte III Capítulo 3.1. Anexo 12.1 - Mod TdR Coord y Asist Fin.doc Capítulo 3.2. Anexo 13 - Check List Cons Indiv.doc Anexo 14 - Check List Firmas.doc Anexo 15 - Check List bienes.doc Anexo 16 - Modelos de Cartas OE→FOMIN Capítulo 3.3. Anexo 17 - Guia para elaborar Marco Lógico.doc Anexo 18 - Modelo de Presupuesto Detallado.xls Anexo 19 - Herramientas de Planificación de Proyectos.doc (Incluye Modelos de PEP, PA, PF y TH) Anexo 19 - (1) Plan Operativo Anual Anexo 20 - Modelo de Plan de Adquisiciones.doc Anexo 21 - Plan Financiero.xls Anexo 22 - (1) Guia para Identificar Hitos de Desembolsos CT-FOMIN.doc Anexo 22 - (2) Tabla de Hitos y Cronograma.xls Anexo 23 - Taller de Arranque Estandar.ppt Capítulo 3.4. Anexo 24 - Modelo Plan de Cuentas.xls Anexo 25 - Matriz de Documentos de Desembolsos.doc Anexo 26 - Formularios de Desembolsos.xls Anexo 27 - Formulario RE1-732.xls Anexo 28 - Ej Sol Fondo Rotatorio.xls Anexo 29 - Ej Sol Reposición de Fondo Rotatorio.xls Anexo 30 - Ej Sol Pago Directo.xls Anexo 31 - Ej Sol Reembolso de Pagos.xls Anexo 32 - Ej Justificación de Fondo Rotatorio.xls Anexo 33 - Mod de Est.de Comp Aprob (180 días).xls Anexo 34 - AF-600.pdf Anexo 35 - Guía de Desembolsos 1999.pdf Anexo 36 - WLMS-1.pdf Anexo 37 - WLMS-10.pdf Anexo 38 - WLMS-1 Didactico.pdf Capítulo 3.5. Anexo 39 - Ap 4 GN- 2349-7.pdf Anexo 40 - Ap 4 GN- 2350-7.pdf Página 78

Anexo 41 - Manual de Adquisiciones Tipo - LAPE.docx Anexo 42 - Listado de Países miembros del BID.docx Anexo 43 - Modelo de AGA.doc Anexo 44 - Modelo Expresiones de Interés.doc Anexo 45 - Sección V GN- 2350-7.pdf Anexo 46 - DS Selección Competitiva Consultores Individuales (menos de 50 mil).doc Anexo 47 - DS Selección Directa Consultores Individuales (menos de 50 mil).doc Anexo 48 - Sección II y III GN- 2350-7.pdf Anexo 49 - Modelo de TdR.doc Anexo 50 - SEP Consultores Mn200.doc Anexo 51 - SEP Consultores My200.doc Anexo 52 - DS Firmas Consultoras SBCC (Mn 50 mil).doc Anexo 53 - DS Firmas Consultoras SBC (Mn 50 mil).doc Anexo 54 - DS Firmas Consultoras SCC (Mn 50 mil).doc Anexo 55 - DS Firmas Consultoras SD (Mn 50 mil).doc Anexo 56 - Modelo Enmienda SP.doc Anexo 57 - Modelo Criterios de Calificación.docx Anexo 58 - Sección IV GN- 2350-7.pdf Anexo 59 - Formulario de Evaluación de Desempeño.pdf Anexo 60 - Montos Límites.pdf Anexo 61 - DS Adquisición de Bienes Comparación de Precios (Abierta).doc Anexo 62 - DS Adquisición de Bienes Comparación de Precios (Cerrada).doc Anexo 63 - Documento Estandar Adq Bs LPN LPI LIL (Dic 2006).doc Anexo 64 - DS Adquisición Bienes Directa.doc Anexo 65 - Formulario Cert de elegibilidad cons indiv.doc Anexo 66 - Formulario Cert proveedor.doc Anexo 67 - Modelo Enmienda Contratos consultores.doc Capítulo 3.6. Anexo 68 - Guía para Análisis de Riesgos CT-FOMIN.xls Capítulo 3.7. Anexo 69 - Formulario RE1 733.xls Anexo 70 - Formulario Anexo a RE1 733.xls Anexo 71 - Instrucciones para llenar RE1 733.doc Parte IV Anexo 72 - Modelo de TdR Eva Intermedia.doc Anexo 73 - Estructura de Inf de Ev Int.doc Anexo 74 - Modelo de TdR Eva Final.doc Anexo 75 - Estructura de Inf de Ev Int.doc Parte V Anexo 76 - Guía TdR de Auditorias FOMIN.doc Anexo 77 - Guía para preparar EEFF Básicos de Proyectos de CT-FOMIN.doc Anexo 78 - TdR Capacitación Fiduciaria CT-FOMIN.doc Anexo 79 - AF-100.pdf Anexo 80 - AF-200.pdf Anexo 81 - AF-300.pdf Anexo 82 - AF-400.pdf Parte VI Anexo 83 - Guía TCP.doc Anexo 84 - Guía del PSR para OE.pdf

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