Administraci贸n de Peque帽os Negocios
Luis Izucar Mendoza
ÍNDICE Capítulo 1 Idea de pequeños Negocios
Capítulo 2 Planeación de Negocios.
Capítulo 3 Creación del Pequeño Negocio.
Capítulo 4 Administración del Micronegocio.
Capítulo 5 Uso de Excel en la administración.
Capítulo 6 Aspectos a tomar en cuenta
.
Prólogo
Existen muchas dudas sobre los pequeños negocios; qué negocio poner, cómo iniciarlo, qué tan rentable es la idea, cómo administrar la empresa, cómo hacer crecer las ventas, etc. En este libro, desarrollaremos estos puntos en formato de guía para poder desarrollar un pequeño negocio.
La intención del autor es tomar los conocimientos básicos de administración y llevarlos de una manera práctica y sencilla hacia el autor que no tiene ningún conocimiento elevado en la materia.
El interés de muchas personas es comenzar un pequeño negocio, pero hacerlo con toda la metodología que les asegure el éxito, prosperidad y perdurabilidad del mismo, así como lograr la competitividad en el mercado sustentado todo por una buena administración.
Al avanzar en la lectura de este libro usted podrá tener los conocimientos necesarios para comenzar y administrar un pequeño y emprendedor negocio de una manera útil y práctica.
CAPÍTULO I IDEAS DE PEQUEÑOS NEGOCIOS
El primer paso para desarrollar un pequeño negocio, es encontrar una oportunidad de negocios factible para su área geográfica e interés. La oportunidad representa una circunstancia en el ambiente, que se presenta como un problema no resuelto, en crecimiento o en desarrollo. Por ejemplo, en México observamos un crecimiento en las enfermedades como diabetes y obesidad. Esto resulta en una oportunidad de negocios en ofrecer soluciones al público. Una vez detectada la oportunidad, desarrollamos ideas de negocios que estén en línea con: 1. Mis intereses, habilidades, conocimientos y experiencias: puede utilizar estos factores que ya poseé, para desarrollar ideas de negocios.
2. Mis recursos: en este aspecto, debe de diagnosticar cuántos recursos tiene, en
términos
monetarios,
de
personal
y
de
tiempo
3. El ambiente externo: debe de considerar aspectos exteriores que tengan relación con la idea, como la competencia, el estado de la economía, el nivel socioeconómico de los consumidores potenciales, las leyes actuales respecto al tema, el rol del gobierno en relación; es decir, todos los factores sociales, económicos y políticos relacionados.
Para muchas personas es difícil identificar las oportunidades de negocios que sean apropiadas a sus necesidades de inversión o trabajo, ya que muchas veces el poder lograr tener un negocio es bajo las circunstancias de contar con un trabajo (que usualmente no les gusta y en el que no ganan suficiente) o tener poco dinero que invertir.
A continuación ideas de negocios de baja inversión: La nueva cultura emprendedora está buscando que se incorporen a ella personas con espíritu emprendedor que no tengan miedo de emprender y fracasar, buscando cada vez salir adelante. Por esto ofrecen muchas soluciones y opciones de negocios pequeños que ayudan a iniciar con el pie derecho. A continuación le presento unas cuantas oportunidades que le ayudaran a encontrar un nuevo trabajo o bien a iniciar su propio negocio. -Tienda en Línea Con una tienda en línea no necesita invertir tanto en inventario, renta de un local, luz, agua, etc. El comercio electrónico funciona a través de comprar por internet, donde las personas interesadas en su producto o servicio compran directamente. Con esta oportunidad puede vender sus propios productos o servicios dirigidos a nichos en específico. De esta forma puede ofrecer lo que más le guste, sin necesidad de ser un buen o mal vendedor, todo lo que quizás necesite es invertir en un buen diseño y posicionamiento web. -Servicios de Comida Casera Si es de esas personas que buscan estar en su casa pero a la vez quieren generar ingresos desde ahí, esta puede ser una gran oportunidad para usted.
Aproveche sus destrezas culinarias y conocimientos gastronómicos y ofrezca sus propios servicios de catering. Esta es una oportunidad para hacer lo que más le gusta empezando por ofrecer comida a sus conocidos, amigos, vecinos. Después busque expandirse hacia otros lugares como servicios en fiestas o reuniones. Ahora bien si para esto desea poner un pequeño local, es importante que vea las regulaciones de su área y obtenga los permisos correspondientes.
-Servicios de Jardinería Express Este oficio se esta perdiendo y las pocas personas que lo hacen tienden a hacerlo mal o cobran muy caro. Aproveche este negocio que esta tan olvidado y ofrezca servicios de jardinería desde express (rápidos) hasta decoración de jardines. Puede ir desde lo más básico que es cortar el pasto y plantar, volviéndose poco a poco cada vez más experto y hacer diseños de jardín o renovaciones que posteriormente pueda ofrecer a jardines de fiesta. Incluso pude ofrecer decoración especial para bodas o 15 años. -Servicios de Limpieza Los servicios de limpieza tanto para oficinas como para asistencia doméstica son de los más requeridos, por lo tanto si cuenta con un don especial para limpiar y sabe de productos de limpieza ofrezca sus servicios a casas y oficinas. Cobre por hora sus servicios, fijando precios justos dependiendo del tamaño y la cantidad de cosas que necesite limpiar. Así como haga paquetes de limpieza básicos, generales y a profundidad, para que así sus clientes estén al tanto de todos sus servicios. -Contador a Distancia
Son pocos los negocios que no requieren de un servicio de contaduría, así que esta es una gran opción para las personas que han estudiado esto y quieren comenzar un negocio por su cuenta sin depender de una empresa o jefe especifico. Lo que puede hacer es buscar clientes y ofrecerles su servicio por un precio justo y económico (sin que mal venda sus servicios obviamente), trabajando desde su casa y estando en contacto con ellos a través de internet. -Traductor Son cada vez más los lugares y las empresas que necesitan de personal multilingue con experiencia o al menos conocimientos de traducción, ya que no basta con hablar y conocer otra lengua, es necesario poseer una serie de conocimientos lingüísticos para poder trabajar como un traductor. Si usted posee dichos conocimientos en su lengua materna y otras más esta es una gran oportunidad para empezar su negocio propio en materia de traducción o servicios de traducción.
-Asistente para Adultos Mayores Esto no significa que necesariamente tenga que ser enfermera. Hay una gran cantidad de adultos mayores que viven por cuenta propia pero que muchas veces necesitan un poco de ayuda como el ir por el supermercado, pagar ciertas cuentas o hacer determinadas compras. En esto es como los puede ayudar, ofreciéndoles hacer estas cosas por ellos, darle un poco de cuidado amistoso sin invadir su espacio o independencia. Con esto incluso sus familiares tendrán más tranquilidad.
Esperamos que estas ideas le sean de utilidad y si desea emprender cualquiera de ellas le recomiendo crear un plan de negocios, pequeño y básico que lo guíe a emprender mejor. -Recomendación a Curso Le recordamos que dentro de nuestro sitio ofrecemos diferentes cursos de capacitación en materia de administración de empresas, ventas, investigación de mercado, negocios en internet y comercio exterior.
Por ejemplo, siguiendo la oportunidad del incremento de la obesidad en México, podemos analizar ideas de pequeños negocios basados en:
1.
Tengo
conocimientos
y
experiencia
en
gimnasia
2. Tengo ahorros suficientes, apoyo económico de familiares, y tiempo completo 3. Ha crecido mucho la industria de los gimnasios en mi zona
Por lo tanto, algunas ideas de negocios a partir de esto son: 1. 2.
Un Workout
gimnasio o
enfocado
ejercicios
para
en
adelgazar
adelgazar
(por
(sesiones
aparatos) de
grupos)
3. Talleres de capacitación para bajar de peso (conferencias y asesorías)
La selección de la idea dependerá de una primera evaluación, que compare a fondo sus recursos, conocimientos y habilidades, con la situación externa. Después de seleccionar una idea, se pasa al proceso de planeación del negocio.
CAPÍTULO II PLANEACION DE NEGOCIOS
Este paso implica el desarrollo de un plan para pequeños negocios. Un plan de negocios representa el estudio de la idea de negocios. Es decir, responder las principales dudas de nuestra idea: cuánto costará, qué necesito, cuánta competencia hay, cuánto puedo ganar, dónde debo ubicar la tienda, etc. Las preguntas principales a responder, así como su solución a los problemas al empezar un negocio son:
¿Qué es el negocio y qué necesito?
Debe de establecer la misión del negocio, o qué hace/vende, y los recursos que necesitará, como personal, mobiliario, productos, equipo, maquinaria, insumos, etc.
¿Cuánto
cuesta
y
dónde
obtengo
los
recursos?
Antes de decir qué negocio es rentable, debemos enlistar todos los recursos necesarios, y cotizarlos con la realidad. Esto implica investigación con tiendas donde vendan lo que necesitamos, proveedores que suministran los productos o materia prima, si es necesario importar y cómo hacerlo, cuánto cuesta la renta de un local, etc.
¿Cuáles son mis costos, mis ventas posibles, y mis utilidades?
Requiere hacer un análisis financiero, donde pronostique sus precios y ventas, determine costos fijos, variables y totales, y con estos datos, saber realmente la rentabilidad del negocio. ¿Quiénes son mis consumidores potenciales, dónde viven, qué hacen?
La clave de un buen inicio para un negocio, es conocer quiénes son sus clientes. Con este conocimiento, desarrollaremos las mejores estrategias de negocios. Esto implica investigar su edad, género, comportamiento, nivel de ingresos, forma de transportarse, etc.
¿Cuáles serán las estrategias que use para producir/comprar/vender/promocionar productos a mis consumidores potenciales? Las estrategias son guías a seguir sobre la forma de actuar de la empresa, debe definir ideas como: –
¿Producir
bajo
–
¿Comprar
con
demanda proveedores
o
producir
lo
nacionales
o
más
posible?
internacionales?
– ¿Cómo promocionar los productos, dónde, por cuáles medios de comunicación? – ¿Cómo voy a vender? (Desde medios, personal, financiamiento)
CAPÍTULO III CREACION DEL PEQUEÑO NEGOCIO
Teniendo las respuestas a nuestra idea (es decir, el plan de negocios), y decidiendo si es rentable o no, pasamos al aspecto de la creación del negocio pequeño. En este paso de empezar el negocio, se darán las salidas de dinero principales, para el pago de: – Trámites para creación de empresa y obtención de permisos NOTA: En el caso de los negocios en México, es recomendable inscribirse como REPECO, o Régimen de Pequeños Contribuyentes ante el SAT, para el pago de impuestos. Es decir, se inscribe como persona física en REPECO, para facilitar el pago de impuestos. Otra ventaja es poder solicitar los trámites correspondientes al ayuntamiento municipal, como permisos de uso de suelo, licencias, etc. Le recomendamos checar 2 sitios con mayor información: Requisitos
para
–
REPECO
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/servicios/noticias_boletines/peq_cont/5_1217. html Apertura
Rápida
de
–
Empresas
http://www.cofemer.gob.mx/contenido.aspx?contenido=122
Licencias y otros permisos Averigue la página de su ayuntamiento local, y luego busque la sección de “Empresas”, generalmente incluye toda la información relevante para su ciudad –
Búsqueda,
–
Compra
–
Compra
selección de de
materia
y
contratación prima,
maquinaria
productos o
equipo
de
personal a
vender
especializado
– – –
Cotización Contratación
de de
Depósito
acondicionamiento
mano
de
de
obra renta
para
del
local
acondicionamiento de
local
– Pago del mes de renta NOTA: Recuerde que el depósito y pago de renta, implica una salida alta de dinero, debe de tener ya presupuestado el aspecto para el acondicionamiento del local, compra de inventarios, transporte, contratación de personal. Es fundamental también tener un presupuesto para que no se salga de control los gastos de la creación del negocio, y su cronograma, que deteminará el tiempo máximo para la culminación de este paso.
CAPÍTULO IV ADMINISTRACIÓN DEL MICRONEGOCIO
Al abrir las puertas de su negocio, el camino apenas inicia, y comienza todo el proceso de administración de la micro empresa. Entre los puntos fuertes que debe de considerar de administración (ahora como administrador) son: – Administración de Compras Una salida de dinero se enfoca en las compras de productos a vender o de materia prima. Esto implica tener una relación con sus proveedores, y el cuidado de toda la logística, desde que hace el pedido, el pago, el envío, el transporte, y la recepción de mercancía. – Administracion de la Producción Cuando produce un producto, a partir de materia prima, debe de llevar un control riguroso de la calidad y costos del producto procesado al terminado. Esto implica manejo de su personal de producción (productividad), cuidado de las máquinas (control de calidad), y manejo de la materia prima y producto terminado (almacenes) – Administración de Ventas Las ventas son el ingreso principal de los pequeños negocios. Debe de llevar un registro en caja de las entradas de dinero, movimientos de mercancía, vendedores, y especialmente de los clientes. Recuerde que un cliente satisfecho genera nuevos pedidos y recomendaciones para atraer nuevos clientes. – Administración del Personal Su personal es el recurso que interviene en todo el negocio. Debe de poder adiestrarlos y capacitarlos cuando la actividad lo requiera, y de controlar los
problemas o conflictos que se generan en el día a día, entre personal, clientes y situaciones. – Administración del Dinero Finalmente, todas estas actividades son transacciones que deben de registrarse, para determinar las ventas, costos, utilidades y rentabilidad del negocio. Así mismo, estos datos son requisitos para el pago de impuestos.
CAPÍTULO V USO DE EXCEL EN LA ADMINISTRACIÓN
Excel es una herramienta de office que permite manipular cifras de forma fácil y práctica. Si no sabe usar excel, le recomiendo tomar algun curso, dado que es fundamental en la administración del negocio. -Control de ventas El primer control al administrar un negocio pequeño es llevar un registro de las ventas. Dependiendo del giro y del tipo de negocio, debe de adaptar el uso de excel pensando en para que quiere la información recabada. Por ejemplo, la forma más fácil de controlar las ventas, es simplemente llevar un registro de los productos vendidos al final del día, y al final del mes ver el total de ventas por producto. Esto nos indica cual es el producto más vendido y nos ayudará a llevar la relación entre ventas, costos y utilidad. En caso de que necesite llevar un control más detallado, por ejemplo de cada venta por producto, por pedidos, hay un tipo de programas llamado “Point of Sale” o “POS”. Este programa es utilizado por negocios donde los pedidos son frecuentes, como un restaurante, una tienda de abarrotes, etc. -Control de Inventarios. En la mayoría de los negocios donde se venden productos tangibles, se requiere llevar un control de inventarios para administrar un negocio. Los inventarios en términos sencillos es la cantidad de producto que tiene en su almacén y a la venta al público.
Un mal control, basado “al ojo” o por pura observación, conlleva a desabasto de los productos y por lo tanto a pérdidas de ventas potenciales. En Excel, es posible llevar un control basado en entradas y salidas. Es decir, por un lado vamos a sumar las entradas de producto, y restar las salidas, para determinar la cantidad real de inventarios. Puede llevarlo más complejo, por ejemplo, determinar el tiempo de rotación de los productos, controlar el inventario de acuerdo al tiempo de envío por parte de proveedores, llevar un control por las características del producto como color, tamaño, etc. -Control de Costos Dada la complejidad de los negocios, no basta con la formula “Precio – Costo del proveedor = Utilidades”. Hay muchos otros costos a considerar, divididos en: Costos fijos vs. variables: Los costos fijos son aquellos que no dependen de las ventas, como la renta, sueldos o pagos de servicios. Los costos variables dependen del producto vendido, por ejemplo la materia prima, los insumos usados, etc. Costos directos vs. indirectos: los costos directos son los costos más obvios, como el costo de 1 unidad por el proveedor. Sin embargo, hay gastos ocultos llamados costos indirectos. Estos son por ejemplo, el gasto de gasolina para ir a recoger el producto, el transporte, el desgaste de las maquinas, etc. -Control de Efectivo Una razón por la que los negocios fracasan en la falta de control del efectivo circulante, que necesitan cada día para hacer transacciones con los clientes, pagar a proveedores, pagar deudas como servicios, renta, etc.
Es diferente el control del efectivo con el control de ventas, porque en caso de dar fiado, dar crédito, o problemas con la transacción, la venta no refleja el dinero real en caja. Para ello, es necesario administrar el negocio desde caja, y llevar un registro diario (incluso con una hoja y calculadora) del dinero físico que entra vs. el dinero que sale. -Control de Deudas Un aspecto poco comentado en Administración es el control de las deudas de corto y largo plazo. Esto es, tener información de las deudas que tenemos que pagar, por ejemplo sueldos, salarios, renta, pago de servicios, créditos, pago de proveedores, etc., separado de las ventas. Al separar este aspecto de las ventas, podemos determinar cuánto tenemos que vender al mes para satisfacer estas deudas. Esto también es llamado punto de equilibrio, donde no ganamos pero tampoco perdemos. En excel, al ir enlistando todas estas deudas, podemos fácilmente definir la deuda de la semana, mes y año, y hacer objetivos de venta mínimos que tenemos que alcanzar para manejar estas deudas.
CAPÍTULO VI ASPECTOS A TOMAR EN CUENTA -El cliente es rey Los negocios tienen que ver con la clientela, no con los productos o servicios. Todos los negocios que prosperan están enfocados en los clientes. Las agrupaciones deben descubrir lo que sus clientes quieren. En las economías en transición, tales cómo las de Europa del Este y los nuevos estados independientes de la antigua Unión Soviética, la mayor parte de la actitud hacia los negocios son resabios del pasado. La gente se concentra en producir mercaderías, partiendo de la premisa que los clientes estarán allí. -El planeamiento es esencial Todos los buenos libros de negocios enfatizan la necesidad de tener un plan de negocios. Muchas personas se resisten a la disciplina de planificar y algunos temen que un examen de ese tipo demuestre que sus ideas están equivocadas; pero todos deben saber:
qué producto o servicio van a vender
a quién se lo van a vender y por qué los clientes les comprarán a ellos y no a otros productores
cuánto costará producir las mercaderías y a qué precio se pueden vender. La diferencia entre los dos es la utilidad y ésta debe ser suficiente para mantenerse en caso de que éste sea un empleo a jornada completa.
Utilidad = precio de venta menos costo de produción -Costos El costo se debe medir y controlar en forma precisa. Se deben calcular los costos de cada parte del negocio, incluyendo el uso del automóvil del amigo para llevar
los productos al mercado. Los materiales desperdiciados después de cortar o dañados por errores se deben incluir en los costos. El costo adicional de comprar una pequeña cantidad de material para terminar un pedido urgente puede reducir seriamente los márgenes de utilidad. Muchos grupos pequeños producen artículos que tienen un precio de mercado fijo. Por ejemplo, un modisto debe cobrar el mismo precio que todos los otros sastres de la región. Por lo tanto, las utilidades se pueden acrecentar mediante el control y la reducción de costos, si fuese posible, o un mejoramiento de la calidad de manera que puedan subirse los precios. Este es un aspecto donde la gente puede utilizar esquemas de microcrédito en forma efectiva. El crédito puede permitir la compra al por mayor de materias primas a precios rebajados, permitiendo que se aumenten las ganancias. El control del desperdicio es otra manera de aumentar las ganancias. Los costos de las licencias y permisos para comerciar, tanto formales como informales, pueden ser factores importantes para los negocios pequeños. Este es un aspecto ético bastante escabroso y una fuente frecuente de dilemas. El gobierno a menudo estimula a los pequeños negocios, pero los funcionarios de la localidad con frequencia usan su autoridad para extraer pagos y favores. Después de medir los costos en forma precisa, el productor a pequeña escala puede examinar el precio de mercado y decidir si vale la pena iniciar el negocio. La mayoría de la gente tiene un exceso de optimismo acerca de las cantidades que puede producir o vender en un plazo dado. La decisión más dura es aceptar que el negocio no producirá jamás una utilidad. -Bolsillos separados La incapacidad para mantener el dinero del negocio separado del dinero personal lleva a muchos negocios con probabilidades de éxito al fracaso. La gente que establece un negocio se encuentra de pronto por primera vez con dinero en el bolsillo. El dinero proveniente de una venta reciente o ahorros para comprar
materia prima pueden hacer que la persona se sienta rica. Mira el dinero en su bolsillo y decide que sus necesidades personales son más apremientes. El dinero que se adeuda a un proveedor o que se necesita para comprar materias primas se usa para comprar comida para la familia. La solución más simple es usar un bolsillo separado para el dinero del negocio. Se debe decidir de antemano lo que se puede sacar del negocio en calidad de sueldo y limitarse a eso. -Mercados en el extranjero Un peligro que he visto con frecuencia es que los grupos se concentran en la exportación de mercaderías por haber comenzado con el apoyo de un misionero o un trabajador del desarrollo con contactos en un mercado en el extranjero. Las ventas pueden depender de estas redes personales. Sin embargo, cuando esta persona desaparece pueden desaparecer también las ventas. No dejar nunca de lado el mercado local. -Polillas y óxido La necesidad de acumular fondos para sustituir equipo gastado es obvia, pero puede descuidarse con facilidad cuando otras necesidades son más imperiosas. Cuando el equipo falla el negocio puede fallar también. En Rusia y Europa Oriental la gente estaba acostumbrada a pedir los repuestos en vez de pagarlos ellos mismos. -Usar un préstamo para invertir Los préstamos, de estar disponibles, pueden ayudar mucho. Por ejemplo, se puede usar un préstamo para comprar una máquina de coser la que se usa de manera que pueda devolverse el préstamo, después de lo cual la máquina pasa a ser propiedad del sastre con muchos años de ganancia en el futuro. Algunos agricultores con los que me encontré recientemente en Uzbekistan tenían una idea distinta. Querían un préstamo para comprar papas para semilla. La cosecha se vendería, el préstamo sería devuelto y el resto del dinero usado para la familia. De
esta manera deberían pedir un préstamo de nuevo para el año siguiente. Sin embargo, este proyecto podría transformarse en un negocio si se ahorrase suficiente dinero de la cosecha para comprar la semilla para el año siguiente.