INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO
Actividades do Conselho Executivo
2008
Trabalho realizado por: Augusto Franco Fátima Simões Luís Carvalho Maria Amélia Vasconcelos Maria Paula Tomaz Susana Camilo
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Uma boa gestão implica ter consciência da importância da boa comunicação. A
boa
comunicação
permite
uma
melhoria
na
realização
das
actividades e contribui para a integração das equipas, reduzindo erros e melhorando a produtividade da organização.
Sílvio Canovas Martinez Júnior (adaptado)
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Índice
Introdução……………………………………………………………….............4 Metodologia…………………………………………………………………………5 Direcção Executiva……………………………………………………………….6 Competências do Conselho Executivo……………………………………..7 Competências do Presidente do Conselho Executivo……………......9 Delegação deCompetências do Director da DRE no Presidente do Conselho Executivo …………………………………………………………….10 Actividades do Conselho Executivo……………………………………….19 Um plano de trabalho do Conselho Executivo…………………………24 A importância da liderança…………………………………………………..34 Conclusões…………………………………………………………………………38 Bibliografia…………………………………………………………………………39
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Introdução
No âmbito do módulo de Gestão de Recursos Humanos, inserido no Curso de Valorização Técnica Orientado para a Administração Escolar, o trabalho tem com intenção fundamental dar a conhecer as Actividades do Conselho Executivo, que correspondem ao tema central que irá ser desenvolvido, e, simultaneamente, apresentar a forma de actuação deste órgão de gestão e administração escolar, tendo em vista o incentivo de boas práticas pedagógicas que permitam a melhoria dos resultados a alcançar.
Objectivos:
Descrever
as
actividades
do
Conselho
Executivo,
partindo
das
competências que lhe estão atribuídas pelo Decreto – Lei. n.º 115-A/98, de 4 de Maio e alteradas pela Lei n.º 24/99, de 22 de Abril;
Referir as actividades delegadas, exclusivamente, no Presidente do
Conselho Executivo pelo Director Regional de Educação, constantes no Despacho n.º 23731/2006, de 19 de Outubro;
Perspectivar e concretizar um plano de trabalho do Conselho Executivo;
Avaliar a importância e urgência de algumas actividades;
Demonstrar a importância da liderança do Conselho Executivo.
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Metodologia
Estruturação e planificação do trabalho;
Divisão de tarefas;
Consulta de legislação
Leitura e análise de bibliografia;
Partilha da informação através de correio electrónico, telefone e
reuniões;
Reuniões para análise, discussão e reflexão do trabalho produzido por
todos os elementos que integram o grupo;
Reformulação do trabalho realizado por cada um dos elementos do
grupo de trabalho, para a elaboração do produto final;
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Direcção Executiva As funções de Direcção Executiva podem ser exercidas por um órgão colegial (conselho executivo) ou por um órgão uninominal (director), de acordo com a opção da escola ou do agrupamento de escolas, a definir no respectivo regulamento interno. A Direcção Executiva, é o órgão de administração e gestão da escola nas áreas pedagógica, cultural, administrativa e financeira. Para apoio à actividade do Conselho Executivo ou do Director e mediante proposta destes, a Assembleia de Escola pode autorizar a constituição de assessorias técnicas e pedagógicas, para as quais serão designados docentes em exercício de funções na escola O modelo de referência do nosso trabalho corresponde ao do Conselho Executivo, composto por um Presidente e dois Vice -Presidentes.
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Competências do Conselho Executivo (Decreto-Lei n.º115-A/98 de 4 de Maio – Lei nº 24/99 de 22 de Abril – primeira rectificação ao Decreto – Lei n.º 115-A/98.) 1 – Ouvido o Conselho Pedagógico, compete à direcção executiva: a) Submeter à aprovação da Assembleia de Escola o Projecto Educativo da Escola - PEE; b) Elaborar e submeter à aprovação da Assembleia de Escola o Regulamento Interno da escola; c) Elaborar e submeter à aprovação da Assembleia de Escola as propostas de celebração de Contratos de Autonomia. 2 - No plano da gestão pedagógica, cultural, administrativa, financeira e patrimonial, compete à Direcção Executiva, em especial: a) Definir o regime de funcionamento da escola; b) Elaborar o projecto de orçamento, de acordo com as linhas orientadoras definidas pela Assembleia de Escola; c) Elaborar o Plano Anual de Actividades – PAA e aprovar o respectivo documento final, de acordo com o parecer vinculativo da Assembleia de Escola; d) Elaborar os relatórios periódicos e final de execução do Plano de Actividades - PAA; e) Superintender na constituição de turmas e na elaboração dos horários; f) Distribuir o serviço docente e não docente; g) Designar os Directores de Turma; h) Planear e assegurar a execução das actividades no domínio da Acção Social Escolar;
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i) Gerir as instalações, espaços e equipamentos, bem como os outros recursos educativos; j) Estabelecer
protocolos
e
celebrar
acordos
de
cooperação
ou
de
associação com outras escolas ou instituições de formação, autarquias e colectividades; l) Proceder à selecção e recrutamento de pessoal docente e não docente, salvaguardando o regime legal de concursos; m) Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas na lei e no Regulamento Interno.
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Competências do Presidente do Conselho Executivo 1 – Compete ao Presidente do Conselho Executivo: a) Representar a escola; b) Coordenar as actividades decorrentes das competências próprias da Direcção Executiva; c) Exercer o poder hierárquico, designadamente em matéria disciplinar, em relação ao pessoal docente e não docente; d) Exercer o poder disciplinar em relação aos alunos; e) Proceder à avaliação do pessoal docente e não docente.
2 – O Presidente do Conselho Executivo pode delegar competências num dos Vice-Presidentes. 3 – Nas suas faltas ou impedimentos, o Presidente é substituído pelo adjunto por si indicado.
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Delegação de competências do Director Regional de Educação no Presidente do Conselho Executivo (Despacho n.º 9783/2006, de 17 de Abril Despacho n.º 23731/2006, de 19 de Outubro) A delegação de competências tem como objectivo reforçar a autonomia dos órgãos de gestão e administração das escolas/agrupamentos 1 – Área dos recursos humanos: 1.1 Autorizar as nomeações e transferências de educadores de infância e docentes dos ensinos básico e secundário, na sequência de concurso; 1.2 Proceder à homologação dos contratos administrativos de serviço docente previstos nos artigos 54º a 59º do Decreto-Lei nº 20/2006, de 31 de Janeiro. 1.3
Proceder à homologação dos contratos de pessoal docente regulados
pela Portaria nº 1046/2004, de 16 de Agosto; 1.4 Outorgar contratos de trabalho para pessoal não docente, mediante prévia autorização da Direcção Regional de Educação; 1.5 Obter junto do Gabinete de Gestão Financeira do Ministério da Educação de Lisboa; 1.6 Autorizar a exoneração e a requisição de contratos do pessoal docente e não docente, nos termos da legislação aplicável; 1.7 Autorizar a prorrogação dos prazos para apresentação dos documentos exigíveis para a contratação, nos termos do nº 7 da Portaria nº 367/98 de 29 de Junho, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria nº 1046/2004, de 16 de Agosto; 1.8 Homologar as propostas de colocação de docentes não pertencentes aos quadros para as disciplinas de Educação Moral e Religiosa Católica e de outras confissões religiosas ou de técnicas especiais;
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1.9 Conceder licenças sem vencimento até 90 dias ao pessoal docente; 1.10 Autorizar a prestação de serviço docente extraordinário, nos termos do nº 4 do artigo 83º do Estatuto da Carreira Docente; 1.11 Qualificar como acidente em serviço o sofrido por funcionário ou agentes, autorizar as respectivas despesas e autorizar a reabertura do processo em caso de recidiva, agravamento ou recaída, nos termos do Decreto – Lei nº 503/99, de 20 de Novembro; 1.12 Proceder à gestão do pessoal não docente, incluindo a mobilidade entre estabelecimentos de ensino do mesmo agrupamento, nos termos do Decreto – Lei nº 184/2004, de 29 de Julho, sem prejuízo das competências ao Director – Geral dos Recursos Humanos da Educação e às autarquias locais. 2 – No âmbito pedagógico: 2.1
Autorizar nos termos do nº 3 do artigo 50º do Decreto-Lei nº
301/93, de 31 de Agosto, o adiamento da primeira matrícula no 1ºciclo do ensino básico, bem como autorizar, nos termos do despacho nº173/ME/91, de 3 de Outubro, o ingresso um ano mais cedo no regime educativo comum de crianças que revelem precocidade global que o aconselhe; 2.2
Autorizar a constituição e alteração de turmas, obedecendo à rede
definida e desde que não implique acréscimo de despesas; 2.3
Autorizar a integração de alunos em turmas em que o professor é
seu familiar, nos casos em que haja possibilidade de integração em turma alternativa;
2.4
Autorizar visitas de estudo no País com duração superior a três dias
úteis; _____________________________________________________________________________ 11 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
2.5
Autorizar a deslocação ao estrangeiro de alunos participantes em
actividades de intercâmbio e de geminação transnacional ou em visita de estudo, bem como dos professores acompanhantes; 2.6
Desenvolver toda a tramitação processual e decidir sobre a
concessão dos apoios no âmbito da acção social escolar, nos termos da lei, sempre em observância do manual de procedimentos aprovado pela Direcção Regional de Educação; 2.7
-Autorizar a dispensa da frequência da língua estrangeira I e ou II
a alunos vindos de sistemas educativos estrangeiros; 2.8
Autorizar as permutas de frequência da disciplina opcional e da
língua estrangeira dos alunos do ensino básico; 2.9
-Autorizar transferências, matrículas, renovações de matrículas ou
inscrições para matrículas de alunos do ensino básico depois de expirados os prazos legais, nos termos da lei – Despacho conjunto n.º 373/2002; 2.10
Autorizar a 4.ª matrícula no mesmo ano e curso quando a mesma
for permitida nos termos legais. 3 – No âmbito dos recursos materiais: 3.1
Realizar obras de conservação e de manutenção dos edifícios e
infra-estruturas, até ao valor de 4500€, acrescido de IVA à taxa legal em
vigor,
com
excepção
das
intervenções
que
incidam
sobre
instalações especiais, designadamente em instalações eléctricas e gás, desde que não introduzam alterações nas componentes estrutural e de arquitectura do edifício, e adquirir equipamento escolar, desde que homologado pelo Ministério da Educação. 3.2
Autorizar o abatimento de bens, equipamentos, mobiliário e
materiais inutilizados, dando conhecimento à DRE.
_____________________________________________________________________________ 12 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Actividades do Conselho Executivo 1 – Gestão pedagógica
Assegurar a elaboração do Projecto Educativo de Escola - PEE, em
tempo
útil,
que
defina
as
linhas
orientadoras
relacionadas
com
as
características da comunidade educativa e procure a resolução dos problemas fundamentais;
Elaborar um Plano Anual de actividades – PAA articulado com o PEE
que contenha projectos/actividades que garantam a eficácia na prossecução dos objectivos fixados;
Realizar relatórios periódicos e finais de análise e avaliação da execução
do PAA;
Elaborar um Plano de Formação da Escola que integre o levantamento
das necessidades de formação do pessoal docente e não docente;
Promover a elaboração do Projecto Curricular de Escola, tendo em
vista o desenvolvimento das aprendizagens significativas e dos contextos em que elas ocorrem, possibilitando uma organização e gestão curricular de forma adequada;
Assegurar a constituição de equipas que procedam à realização das
matrículas;
Constituir turmas de acordo com a definição estabelecida pela DRE;
Prestar as informações necessárias aos Coordenadores dos grupos
disciplinares – número de turmas, níveis e ensino, para serem transmitidas a todos os professores com o objectivo de fazer a distribuição do serviço lectivo;
Proceder à distribuição do serviço docente através da constituição e
equipas pedagógicas que integrem os docentes das diferentes disciplinas, do ano de escolaridade, de forma a assegurarem o acompanhamento das turmas ao longo do ciclo de ensino componente lectiva/não lectiva, cargos/ funções, tendo em conta a optimização dos recursos;
_____________________________________________________________________________ 13 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Designar e superintender uma equipa de trabalho para a elaboração dos
horários das turmas e dos professores, respeitando os critérios definidos na legislação e no Conselho Pedagógico;
Atribuir
as
Direcções
de
Turma
a
professores
que
reúnam
as
características adequadas, estabelecidas em Conselho Pedagógico, para o exercício das competências que lhes estão atribuídas.
Atribuir cargos de coordenação pedagógica aos docentes com maior
experiência; Disponibilidade e empenho no acompanhamento e resolução dos problemas dos alunos, mobilizando todos os professores da turma na definição do Projecto Curricular de Turma, de estratégias comuns de actuação, e demonstrem capacidade de concretizar uma articulação entre a Escola e os Encarregados de Educação/Pais;
Designar e supervisionar um grupo de trabalho, que represente a
comunidade educativa, para a elaboração do Regulamento Interno, que explicite os regimentos dos órgãos de gestão e administração da escola, direitos e deveres dos docentes, discentes e funcionários e o funcionamento da escola;
Providenciar a ocupação plena dos tempos lectivos, na ausência
temporária de docentes, através da aprovação de um plano anual de distribuição de serviço docente, e submetê-lo à Direcção Regional até ao primeiro dia de aulas do ano lectivo;
Calendarizar reuniões: Conselhos Pedagógicos; Direcção Executiva; Directores de Turma; Departamentos Curriculares; Conselhos dos Grupos Disciplinares;
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Conselhos de Turma - projecto curricular de turma, avaliação; Conselho Administrativo; Conselhos de Alunos; Pessoal não docente; Encarregados de Educação/Pais.
Zelar pela segurança da escola, promovendo uma cultura de segurança
na comunidade escolar: Elaborar um plano de prevenção e de emergência; Verificar a segurança dos equipamentos desportivos e outros – tabelas de basquetebol, balizas, espaldares, instalação de gás – recorrendo a entidades devidamente credenciadas para esse efeito; Integrar no plano anual de actividades acções, que possibilitem a adopção de medidas de prevenção e saber agir em casos de emergência – realização de exercícios de evacuação, simulacros; Contactar a Escola Segura sempre que seja necessário; Comunicar as ocorrências, em tempo útil, na área da segurança escolar, utilizando a ficha de comunicação para ser submetida ao Gabinete de Segurança da Direcção Regional de Educação e ao Gabinete da Secretaria de Estado da Educação.
Organizar e supervisionar o serviço de exames, nomeando: coordenador
do Secretariado de Exames, Coordenador do ENES, Professores Coadjuvantes e
Professores Vigilantes.
Definir os horários de funcionamento e atendimento dos serviços da
Escola (Secretaria, Bar, Reprografia, Papelaria, Biblioteca, Centro de recursos, Sala de estudo, etc.);
Requisitar pessoal docente de acordo com a legislação em vigor, para
suprir as necessidades residuais;
Distribuir o serviço dos Auxiliares de Acção Educativa vigilância,
limpeza dos espaços da escola, execução das tarefas que lhe estão atribuídas
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Reprografia, Papelaria, Bar, atendimento a alunos, Professores,
Encarregados de Educação/outros, tendo em vista a eficácia dos recursos;
Promover um ambiente cordial entre todos os elementos da comunidade
educativa, criando condições que contribuam para a motivação e bem-estar;
Acolher os novos elementos da comunidade educativa (Professores,
Alunos, Funcionários e outros) facilitando a sua integração;
Incentivar a formação de uma Associação de Pais, tendo em vista uma
articulação efectiva e um maior envolvimento com a escola, visando a melhoria dos resultados;
Promover a participação da comunidade educativa Pais/Encarregados
de Educação e outros elementos da criando condições que possibilitem a sua representação nos órgãos a que têm acesso Assembleia de Escola, Conselho Pedagógico;
Desenvolver estratégias de monitorização e avaliação do funcionamento
da escola tendo em conta: Resultados escolares dos alunos; Evolução dos resultados escolares; Cumprimento dos programas das diferentes disciplinas
2 – Gestão financeira/administrativa
Elaborar o projecto de orçamento anual de Escola e levá-lo à aprovação
do Conselho Administrativo, de acordo com as linhas definidas pela Assembleia de Escola;
Autorizar a realização de despesas e o respectivo pagamento, fiscalizar a
cobrança de receitas e verificar a legalidade da gestão financeira da escola;
Elaborar o relatório das contas de gerência;
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Administrar a acção social escolar - seguro escolar, auxílios económicos
bolsas de mérito; transporte escolar, atribuição e empréstimo de manuais escolares;
Gerir as instalações, espaços e equipamentos;
Controlar os consumos de água, electricidade, gás e telefones;
Gerir os gastos de todos os materiais utilizados na escola – material
didáctico, produtos de limpeza e outros; 4 - Gestão Cultural
Estabelecer
carácter
parcerias/protocolos
económico,
social
e
com
cultural
a –,
Autarquia,
Instituições
Universidades,
de
Instituições
Desportivas, Centros de Saúde, Instituições Bancárias, Bombeiros, outros;
Promover a organização de conferências, colóquios, debates, lançamento
de livros, exposições, permitindo aos alunos analisar, debater e reflectir sobre diversos
temas,
incentivando
a
valorização
e
diversificação
das
suas
aprendizagens;
Dinamizar / apoiar visitas de estudo;
Promover o intercâmbio entre escolas, a nível nacional, ou internacional;
Apoiar projectos dos alunos de carácter cultural – jornal de escola/turma,
grupos de teatro, clubes temáticos, ou outras actividades que permitam o seu enriquecimento. 5 – Gestão Patrimonial
Conservar e melhorar os espaços da Escola;
Proceder às reparações necessárias, que sejam da competência da
Direcção Executiva;
Gerir os bens móveis;
_____________________________________________________________________________ 17 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Registar a aquisição de todos os bens – bens consumíveis, material
didáctico, computadores, fotocopiadoras, equipamento desportivo, bens para o Bar e Refeitório).
Assegurar a organização e a actualização do arquivo;
Proceder à inventariação do património da escola.
_____________________________________________________________________________ 18 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Actividades do Presidente do Conselho Executivo
Aplicar medidas disciplinares a Alunos, Professores e Pessoal não
docente;
Proceder à avaliação dos Professores e Pessoal não docente, de acordo
com a legislação, diagnosticado necessidades de formação;
Contratar professores, mediante autorização da Direcção Regional de
Educação e publicitação do concurso, nos termos da lei;
Contratar funcionários, administrativos e auxiliares de acção educativa,
mediante autorização da Direcção Regional de Educação e publicitação do concurso, nos termos da lei, e realizar uma entrevista aos candidatos seleccionados;
Autorizar visitas de estudo ao estrangeiro e actividades de intercâmbio;
Autorizar a prestação de auxílios económicos no âmbito da Acção Social
Escolar;
Caracterizar um acidente em serviço;
Todas as outras actividades decorrentes da delegação de competências
do Director Regional de Educação.
O Conselho Executivo, sendo um dos órgãos de gestão e administração da escola tem, necessariamente, de planificar as actividades que são da sua competência e dinamizar a comunidade educativa, demonstrando eficácia na gestão dos seus recursos, quer humanos ou materiais. Assim, torna-se necessário identificar as actividades que são importantes e as que são urgentes. A categorização das tarefas a desenvolver é fundamental. Tudo o que não é importante, nem urgente deve ser evitado, para que não se verifique um desvio da atenção para o que é verdadeiramente importante.
_____________________________________________________________________________ 19 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Deve-se evitar que as tarefas importantes se transformem em urgentes, procurando fazer uma avaliação do seu impacto. O Conselho Executivo terá maior eficácia e sucesso, na medida em que tiver a capacidade de estabelecer prioridades nas suas tarefas e no tempo que vai ser aplicado na sua execução. Para proceder a uma hierarquização há que ter a noção da diferença entre o importante e o urgente. As tarefas importantes são as que ajudam a atingir os objectivos, estão orientadas para os resultados a melhoria do processo ensino/aprendizagem, competências, metodologias, resultados, tendo como linha de orientação uma escola para o sucesso e a noção da oportunidade. As tarefas importantes, nem sempre, têm uma data estipulada para serem executadas, o que conduz à tendência para prestar mais atenção ao que é urgente, em prejuízo daquilo que é importante. Potenciam a melhoria dos métodos, inovações, a tomada de acções que evitem problemas, aumentando a qualidade e a produtividade. Se pensarmos no caso concreto da escola, que corresponde a um organização, em que o cumprimento dos objectivos fixados e a melhoria dos resultados constituem, em grande parte, a sua missão, a promoção do sucesso escolar. O ensino inclusivo e o abandono escolar, embora sejam de extrema importância, não têm, contudo, um prazo definido. As tarefas urgentes são facilmente identificáveis, exigem uma atenção imediata, são visíveis, requerem acção, têm que ser cumpridas de imediato, ocupando uma parte do tempo. Diariamente, são executadas tarefas, que poderão ser consideradas de «gestão corrente» – atendimento a Alunos, Professores, Pessoal não Docente, Encarregados de Educação/Pais; resolução de problemas; redacção de ofícios, consulta de e mails, ou outras, que implicam tempo e podem relegar para segundo plano o que é importante, originando o seu adiamento.
_____________________________________________________________________________ 20 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
«Os clientes» de uma escola são, por excelência, os Alunos, nos quais se deve centrar toda a atenção. No entanto, estes condicionalismos não excluem a necessidade, cada vez mais premente, de adoptar procedimentos que visem a melhoria dos resultados que se
pretendem
obter,
incentivando
e
monitorizando
as
boas
práticas
pedagógicas e procurando a optimização dos seus recursos. A hierarquização de actividades em função da sua importância e urgência nem sempre é possível. O funcionamento de uma escola apresenta determinadas particularidades, que a diferenciam de uma empresa onde se questionam, constantemente, níveis de produção e de produtividade. As Escolas reflectem realidades diversas, consoante os níveis de ensino ministrados, corpo docente e discente, funcionários, recursos, localização ou outras. Contudo, o Conselho Executivo deve ter a noção que determinadas actividades, pela sua natureza, são importantes e urgentes, exigindo uma actuação imediata. Tudo que envolva questões de segurança, saúde da população escolar, violência é muito importante e urgente. A conjugação de esforços tem que existir para que os problemas possam ser solucionados em tempo útil. Outras actividades podem ser planificadas a curto, médio, ou longo prazo, mas não deixam de ser consideradas importantes. O importante é exercer uma gestão eficaz, evitando situações que dificultem o funcionamento da organização e impeçam a verdadeira missão da Escola, desperdiçando tempo com questões que não são importantes nem urgentes.
_____________________________________________________________________________ 21 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Tarefas importantes
Tarefas importantes/Não urgentes
Projecto Educativo de Escola vPEE;
Consulta de legislação/circulares;
Plano Anual de Actividades PAA;
Promoção
Regulamento Interno RI;
Educativa;
Projecto Curricular de Escola PCE;
Reuniões com Encarregados de Educação/Pais;
Organização de equipas com as competências
Formação de uma Associação de Pais;
adequadas à execução das tarefas que lhes são
Calendarização de reuniões;
atribuídas;
Determinadas reuniões;
Atribuição de cargos;
Realização de protocolos/parcerias;
da
participação
da
Comunidade
Segurança; Distribuição do serviço docente e não docente; Formação; Orçamento. Tarefas Urgentes
Tarefas Não Importantes/Não Urgentes
Resolução de problemas disciplinares;
Telefonemas irrelevantes;
Acidentes escolares;
Consulta de determinados e mails;
Actos de agressão e violência;
Consulta de correio não importante;
Alguns telefonemas; Requisição de professores; Assegurar a ocupação plena dos temos lectivos Respostas a e mails; Redacção de ofícios; Resposta a determinados requerimentos Calendarização de algumas reuniões;
_____________________________________________________________________________ 22 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Na
tabela
exemplificámos
algumas
das
tarefas
importantes,
urgentes,
importantes e não urgentes e não importantes nem urgentes. O objectivo essencial desta exemplificação prende-se com a necessidade e importância da existência de uma agenda de trabalho, que o Conselho Executivo deverá elaborar, de forma a racionalizar a gestão do tempo. No entanto, poderão ocorrer situações inesperadas que levam à alteração e não cumprimento do que, inicialmente, estava previsto, mas a capacidade de gestão, também, passa por encontrar as respostas adequadas às diferentes situações, que possibilitem um bom funcionamento da Organização.
_____________________________________________________________________________ 23 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Plano de trabalho do Conselho Executivo Actividades quotidianas:
Consulta do correio electrónico e do portal do Ministério da Educação
para tomar conhecimento das informações enviadas, ofícios, diplomas legais;
Despachar assuntos pendentes;
Proceder à substituição de professores que faltem e não tenham
comunicado antecipadamente;
Adoptar os procedimentos necessários quando um funcionário falta ao
serviço, sem ter comunicado previamente;
Percorrer os espaços da escola para mais facilmente poder identificar
problemas;
Analisar e despachar requerimentos;
Atender
Professores,
Alunos,
Funcionários,
Encarregados
de
Educação/Pais;
Atender telefonemas dos serviços do Ministério da Educação, ou outros
que sejam considerados importantes ou urgentes;
Redigir ofícios;
Enviar e mails.
_____________________________________________________________________________ 24 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Plano de actividades do Conselho Executivo ao longo de uma semana 2ª Feira
3ª Feira
4ª Feira
5ª Feira
6ª Feira
Manhã Consulta do correio electrónico; Providenciar a substituição de professores que não previram faltar; Consultar o portal do ME; Despachar requerimentos; Atender Alunos, Professores, Funcionários; Consultar o Diário da República; Atender telefonemas.
Consulta do correio electrónico;
Consulta do correio electrónico;
Consulta do correio
Consulta do correio
electrónico;
electrónico;
Providenciar a
Providenciar a
Providenciar a
Providenciar a
substituição de
substituição de
substituição de
substituição de
professores que
professores que
professores que não
professores que
não previram
não previram
previram faltar;
não previram
faltar;
faltar;
Despachar
faltar;
Despachar
Despachar
requerimentos;
Despachar
requerimentos;
requerimentos;
Atender Alunos,
requerimentos;
Atender Alunos,
Atender Alunos,
Professores,
Atender Alunos,
Professores,
Professores,
Funcionários;
Professores,
Funcionários;
Funcionários;
Ida a uma sala de aula
Funcionários;
Consultar o Diário
Consultar o
a pedido do professor
Consultar o
da República;
Diário da
para resolver um
Diário da
República;
República;
problema de
República;
Atender
Atender
indisciplina;.
Atender
telefonemas.
telefonemas.
telefonemas.
Tarde
Reunião do Presidente
Reunião da
Conselho
Entrevista para
Introdução de
do Conselho
Direcção
Pedagógico;
seleccionar um
manuais escolares
Executivo com o Júri
Executiva;
Atendimento de um
funcionário Auxiliar
adoptados, no sítio do
Reunião com um
Encarregados de
de Acção
DGIDC;
Educativa;
Calendarização de
Consulta do
reuniões:
correio.
Departamentos
Nacional de Exames; Apreciação De um processo de
Encarregado de Educação;
natureza disciplinar;
Reunião do
Consulta do correio.
Conselho
Educação. Consulta do correio.
Administrativo. .
Curriculares; Directores de Turma; Conselhos de grupo; Consulta do correio.
_____________________________________________________________________________ 25 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
No quadro apresentado, além das tarefas de gestão diária, referimos outras que obedecem a uma planificação Entrevista para selecção de um funcionário
Auxiliar
de
Acção
Educativa
e
uma
reunião
de
Conselho
Pedagógico. Entrevista para admissão de um Funcionário Auxiliar de Acção Educativa A realização de uma entrevista faz parte do processo de selecção e de admissão. A entrevista deve ser planificada e partir da definição de um guião, integrando as questões consideradas fundamentais, de forma a permitir um melhor conhecimento
do
funcionário
para
a
execução
das
tarefas
que
irá
desempenhar. Identificação das tarefas a desempenhar
Limpar salas de aula, corredores, instalações sanitárias e outros espaços;
Exercer uma vigilância adequada nos espaços que lhe estão afectos;
Transportar o material necessário para as salas de aula;
Estabelecer uma boa relação com todos os elementos da comunidade
educativa – Professores, Alunos, Funcionários, Encarregados de Educação ou outros;
Dar resposta a situações/problemas, procedendo a um encaminhamento
adequado.
Competências inerentes às tarefas A nível das competências torna-se necessário fazer a distinção entre as competências específicas e as competências gerais.
_____________________________________________________________________________ 26 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Competências Gerais
Específicas
Disponibilidade;
Eficácia
Adaptabilidade;
tarefas a executar;
Reconhecimento
dos
pontos
fracos, procurando a sua correcção;
no
Utilização
desempenho
das
adequada
dos
materiais a utilizados;
Flexibilidade;
Atenção
Espírito de equipa;
ao
que
ocorre
nos
espaços da escola;
Motivação;
Adopção de atitudes correctas
Empenho;
perante situações, que exijam uma
Responsabilidade;
actuação imediata – conflitos entre
Respeita
as
diferenças
de alunos, actos de violência, entrada de
opinião;
elementos estranhos na escola;
Interesse
em
actualizar-se
aperfeiçoar-se profissionalmente.
e
Correcção
no
atendimento
prestado a todos os elementos da comunidade educativa; Cumprimento
das
regras
do
serviço.
_____________________________________________________________________________ 27 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Fases da entrevista
Preparação – definição de um guião;
Recepção do entrevistado – acolhimento de modo a estabelecer um bom
ambiente;
Início da entrevista – recolha de informação de carácter biográfico e
profissional,
Decurso da entrevista para registo de informação relevante de acordo
com os objectivos definidos e tarefas a executar;
Fecho - agradecimento e informações sobre o decurso do processo.
Guião para uma entrevista
Aspectos a considerar:
Conhecer aspectos de carácter biográfico e profissional – disponibilidade
de horário, número de empregos, razões que conduziram à saída, ou mudança de emprego, último emprego;
Saber as funções desempenhadas nos outros locais de trabalho;
Descrever situações profissionais, positivas e negativas, de forma a
perceber como foi feita a sua gestão;
Caracterizar as tarefas que vai desempenhar;
Saber se possui alguma informação sobre o local de trabalho a que se
candidata;
Verificar a facilidade de comunicação e expressão oral;
Identificar traços de personalidade – iniciativa, atenção, ou outros;
Avaliar a apresentação;
_____________________________________________________________________________ 28 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Prestar atenção àquilo que não foi verbalizado – postura expressão
facial, gestos, movimentos;
Detectar factores que possam dificultar a execução das tarefas a
desempenhar;
Saber as motivações que levaram o candidato a concorrer àquele lugar;
Interesses do candidato;
Prestar informação clara e responder às perguntas do candidato;
Ter uma visão global do candidato;
Registar informações e interpretações dos factos.
O entrevistador deverá ter uma grelha de observação onde serão registados os dados considerados importantes, para o desempenho da função, que lhe permitirá escalonar os candidatos e proceder à selecção
_____________________________________________________________________________ 29 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Grelha de observação
Funcionário Auxiliar de Acção Educativa
Data:
Observador:
Nome
Currículo
Dados
Informações
Aptidões
Profissionais
Sobre o
Para as
anteriores
cargo que vai
tarefas
Disponibilidade
Adaptabilidade
desempenhar Observações Ponderação Avaliação
Elaboração de um relatório final com as conclusões das entrevistas, que permitam diferenciar os candidatos; Seriação dos candidatos; Selecção do candidato; Comunicação, por escrito, a cada um dos entrevistados do resultado;
_____________________________________________________________________________ 30 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Quando se admite um funcionário é necessário proceder à sua integração Socialização organizacional - aprendizagem mais rápida das regras, valores, serviços, funcionamento da Escola, necessária a um bom desempenho e cumprimento dos objectivos
Reunião do Conselho Pedagógico Todas as reuniões correspondem a um processo que obedece a regras: Convocatória; Data; Hora e local da reunião; Ordem de trabalhos; Assinatura de quem convoca a reunião. A convocatória tem que ser feita com 48 h. de antecedência e ser afixada num local visível, de forma a que todos os elementos que têm lugar nesse Órgão de Gestão e Administração possam tomar conhecimento. Os Alunos, representantes dos Pais/Encarregados de Educação também devem ser informados, pelos meios mais adequados, criando, assim as condições que assegurem que na reunião estejam todos os membros presentes. Esta fase do processo corresponde à preparação da reunião. A reunião é presidida pelo presidente do Conselho Pedagógico, que ao abrir a sessão deve criar um ambiente acolhedor, procurando a integração de todos os membros, incluindo os mais passivos, promovendo o contributo de todos com apresentação de ideias, propostas e sugestões.
_____________________________________________________________________________ 31 Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar
Quem dirige uma reunião, necessita de definir estratégias e metodologias que possibilitem a concretização dos objectivos definidos, evitando uma má gestão do tempo de forma a torná-la produtiva e eficaz. Geralmente, no início da reunião são prestadas informações, embora, possam existir pontos prévios, mas quem conduz a reunião, normalmente, assume um papel directivo, evitando desvios em relação aos pontos que constam da ordem de trabalhos. A utilização de uma comunicação clara, precisa, esclarecedora e objectiva, propicia a ausência de intervenções desnecessárias, o que não significa que não possam ser feitas propostas/ sugestões diferentes, Dever-se-á proceder-se à análise, reflexão e discussão das questões que são colocadas, o que permitirá uma participação maior e, provavelmente, um enriquecimento, mas deverão ser evitadas interrupções que não acrescentam nenhuma mais valia à reunião. Esta atitude não significa, que quem orienta a reunião não valorize todas as intervenções. Sempre que seje necessário fazera uma interrupção, esta deverá ser feita de forma correcta, não utilizando comportamentos que denotem agressividade, mas há que centrar a reunião no que é importante. Prolongar uma reunião, a maior parte das vezes, revela incapacidade daqueles que a conduzem, pois o arrastar das situações que são postas à discussão retiram – lhe proficiência Numa reunião são tomadas deliberações, que terão de ser divulgadas, utilizando os meios adequados, para que possam ser conhecidas e cumpridas por todos os membros da comunidade educativa. No final da reunião poder-se-á elaborar uma minuta, mas é necessário elaborar uma acta que terá de ser lida e aprovada, nos termos da lei. Da acta deve constar:
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Ordem de trabalhos;
Data;
Local;
Descrição do que foi analisado;
Propostas/ sugestões apresentadas;
Deliberações tomadas;
Lista de presenças;
Relação das faltas;
Assinaturas do Presidente e do Secretário.
Não apresentámos nenhuma ordem de trabalhos específica porque nos pareceu mais importante a forma de conduzir a reunião e não o seu conteúdo.
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A importância da liderança O Conselho Executivo, ao estar à frente da Organização, que corresponde à Escola, deve assumir uma liderança eficaz que conjuga factores pessoais, grupais e situacionais. O Conselho Executivo tem que ter uma Visão da Escola, dos seus pontos fortes,
das
suas
debilidades,
das
suas
potencialidades,
gerir
as
suas
competências, valorizando os conhecimentos de todos os colaboradores, para que, mais facilmente, se atinjam as metas fixadas e a melhoria dos resultados. A Visão relaciona-se com o que se pretende ao longo do tempo, por isso envolve objectivos organizacionais, em que os Órgãos de Gestão têm uma acção fundamental, pois deverão mobilizar toda a comunidade educativa. A Escola tem uma Missão que corresponde ao papel que tem na sociedade, o que pretende ser, o que conduz à procura de uma boa imagem. Uma boa liderança pressupõe a capacidade de prever os acontecimentos, aproveitar as oportunidades, ter vontade de exercer o poder e tomar decisões. A eficácia está ligada às decisões, à escolha das pessoas adequadas para o exercício dos cargos e funções que lhes são atribuídos., tendo como base linhas
orientadoras,
partilha
de
informação,
estruturação
das
tarefas,
facilitadoras da consecução dos objectivos e da melhoria dos resultados. A liderança traduz-se na acção para a obtenção de resultados favoráveis, na dinamização dos grupos, na adopção de atitudes convergentes, praticando, em simultâneo controlo e influência. A Direcção de uma Escola deve promover um ambiente de simpatia, demonstrar abertura de espírito, orientar, aconselhar, motivar, reduzir a distância em relação aos seus colaboradores, o que não significa que não tenha que controlar e tomar decisões, adequadas às situações. A liderança está associada à capacidade de levar os outros a fazer melhor, ou de forma diferente.
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O líder tem que transmitir confiança, ser persuasivo, perspicaz, activo, intuitivo, demonstrar equilíbrio emocional. O Conselho Executivo deve exercer influência e conseguir a adesão. Os membros que o integram devem ser assertivos, demonstrar adaptabilidade, disponibilidade, auto – confiança, sociabilidade e flexibilidade. A informação deve ser credível e persuasiva. N Na liderança, o processo de comunicação é fundamental, o que faz com que as reuniões assumam um carácter de extrema importância. Quando os colaboradores revelam um nível elevado de eficiência, o líder poder-lhe-á dar mais liberdade na tomada de decisões. A liderança conduz à partilha do poder, à delegação. A
delegação
de
competências,
embora
implique
a
transferência
de
determinados poderes, não significa abdicação. Deverá ser feita em pessoas de confiança, estando subjacente um clima de comunicação e apoio, de forma clara, precisa, aproveitando as motivações pessoais dos grupos, procedendo aos ajustamentos necessários. A conjugação de esforços permite a melhoria e conduz a um maior envolvimento de todos os membros da comunidade educativa, traduzindo-se num benefício para a Escola. A formulação de juízos de valor deve ser evitada. Partir de ideias, previamente formulados, sem terem qualquer sustentabilidade constitui uma prática errada e pode originar atitudes desajustadas, que podem induzir à desmotivação. É essencial saber ouvir, respeitar as opiniões dos outros, regular as divergências e as confrontações, aceitar as reclamações Contudo, a tomada de decisão é imprescindível. É necessário passar à acção. Até há pouco tempo, os que exerciam funções de direcção, administração, organização e planeamento centravam em si a liderança. A tendência actual assenta num maior envolvimento de todos os intervenientes na Organização. Escola
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Cada vez mais, o grupo adquire maior importância, devido à necessidade de se constituírem equipas orientadas para a obtenção da melhoria dos resultados. Para se conseguir a excelência e alcançar as metas fixadas, a orientação é essencial. A Escola necessita de competências para poder acompanhar as mudanças e atingir o sucesso
espírito empreendedor, responsabilidade, inovação,
trabalho de equipa, liderança e ética. Há que aumentar o conhecimento, ser crítico, ter a capacidade de identificar problemas. Ter competências não é suficiente. As competências têm que ser reconhecidas. As competências individuais devem estar articuladas com as competências organizacionais.,
permitindo
distinguir
as
escolas
e
torná-las
mais
competitivas. O PEE, PAA, PCE E RI são os principais instrumentos de autonomia de uma escola e conferem-lhe uma identidade. A liderança é fundamental, mas deve ser participativa. Quem exerce a liderança deve reconhecer que todos trabalham para a melhoria da qualidade, produzem mudanças, assumem riscos e têm responsabilidades. Deve existir «feedback» do desempenho. O trabalho em equipa proporciona a participação e os seus objectivos têm que estar em consonância com os objectivos organizacionais, o que implica a constituição de equipas adequadas, cuja composição é da responsabilidade dos que têm o poder, ou seja dos Órgãos de Gestão e Administração da Escola, tendo como objectivo a sua eficácia. Os Órgãos de Gestão de uma escola deverão fomentar o trabalho em equipa «empowerment», promovendo a avaliação do trabalho desempenhado pela equipa e a auto – avaliação para a melhoria constante da Escola. Todos
devem
problemas,
ser
treinados
assumirem
para
trabalharem
responsabilidades,
em
equipa,
participarem
em
analisarem reuniões,
colocarem questões.
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Os membros do Conselho Executivo devem funcionar como «coaches», na medida em que devem informar, orientar, aconselhar, e estimular todos os elementos da comunidade educativa. O «Coach» pode incentivar e melhorar o desempenho, o desenvolvimento das capacidades. A qualidade e os resultados são melhores, quando se verifica o envolvimento de todos, que contribuem para um objectivo comum, ou seja uma Escola de Excelência. Liderar equipas exige determinados requisitos, essenciais para a sua eficácia. Há que definir de forma clara, objectivos, distribuir funções, resolver problemas, avaliar o seu desempenho. O líder actual deve proporcionar aos membros das suas equipas de trabalho a mudança, para serem mais competitivos, estarem abertos a novos desafios, procurarem constantemente uma renovação. Cada pessoa deve ser responsável por criar as suas oportunidades de aprendizagem para se valorizar e contribuir para a melhoria da qualidade da Escola Isto não exclui a importância e necessidade de uma liderança forte, que tome decisões, ou seja, passe à acção para bem de toda a comunidade educativa, indo ao encontro das expectativas de todos, sobretudo dos que devem constituir o centro da atenção da Escola Os Alunos.
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Conclusões
O trabalho realizado contribuiu para a nossa valorização profissional e pessoal. Levou-nos à análise e reflexão sobre questões fundamentais na organização, gestão e funcionamento de uma escola, em que o Conselho Executivo assume um papel determinante e acaba por ser o reflexo da escola. De certa forma, é responsável pela criação de uma identidade, que contribui para a diferenciar das outras e torná-la mais apelativa, quer a nível da qualidade que procura atingir, quer a nível do próprio ambiente que pretende desenvolver, de forma a que toda a comunidade educativa se sinta satisfeita e vá de encontro às expectativas. Apesar de sermos de escolas diferentes e distantes umas das outras, conseguimos organizarmo-nos de forma eficiente, graças à motivação e empenho manifestado por todos os elementos que integram o grupo Provavelmente,
o
tema
desenvolvido
pode
ser
considerado
de
cariz,
essencialmente, teórico, mas a sua natureza., assim o impôs. As competências do Conselho Executivo, na sua maioria, traduzem-se em tarefas, o que explica a inclusão de aspectos descritos na própria legislação, que serviu de suporte ao trabalho. Assim, constitui também um desafio, para o qual tivemos que encontrar respostas, imprimindo – lhe algum pragmatismo, através dos planos de acção que procurámos explicitar. Embora tenha contribuído para um acréscimo do trabalho que cada um de nós tem de desenvolver nas escolas, numa época em que a nossa disponibilidade tem de ser total e somos solicitados/motivados a adquirir formação específica, devido às grandes alterações operadas no processo educativo, conseguimos mobilizar-nos e pensamos ter dado o melhor de cada um de nós. Indo de encontro ao que nos foi proposto
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Bibliografia
Chiavenato, Iddalbeto, Gerenciando com as Pessoas, Rio de Janeiro: Elsevier 2005 - Editora Campus. Parreira, Artur, Liderança – Tecnologia da Eficácia para o Desenvolvimento de Pessoas e Grupos, Lisboa, 1996, Edições Universitárias lusófonas. Legislação
Despacho nº. 9776, de 4 de Maio de 2006; Despacho n.º 23731/2006 de 19 de Outubro - Delegação de competências atribuídas aos Presidentes dos Conselhos Executivos pelo Director Regional de Educação; Despacho nº 13599/2006, de 7 de Junho de 2006 – Estabelece regras e orientações na elaboração do horário semanal de trabalho do pessoal docente; Lei n.º 24/99 de 22 de Abril – Primeira alteração ao Decreto-Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio; Decreto-Lei n.º 115-A/98 de 4 de Maio – Aprova o regime de Autonomia, Administração e Gestão dos estabelecimentos da Educação pré-escolar e dos Ensinos Básico e Secundário.
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