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ab l e a l a r a p s a Norm
ción a r o b a l e a l a Normas par es m r o f n i e s a t c de a
Sena
Producción en multimedia
Fase de Análisis
Año 2012 - Edición 01
Normas para actas e informes
Fase de aná
El acta El acta y sus elementos
ad de proyecto
Activid
Elaboración Multimedia
Estructura
de la Propuesta
Actividad de aprendizaje
la propuesta Elaboración de acuerdo con multimedia de cnicos los criterios té
Fase Análisis
El informe
El plan de trabajo Etapas del proceso
El diagrama de Gantt Cronograma de actividades
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id o Ta bl a de co nt en
Contenido
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Normas para la elaboración de actas e informes
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Introducción
El acta
El informe
El Plan de trabajo, Propuesta o Anteproyecto
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05 El Diagrama de Gantt o Cronograma de Actividades page
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Glosario
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Bibliografía
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Fase Análisis
Fase Análisis
Créditos
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Adjunto Sena Producción en multimedia
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a l a r a p s a Norm s a t c a e d n ó i c a r o b ela s e m r o f n ei
s a m r o N
e in fo rm es No rm as ac ta s
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Introducción
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El Acta
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El Informe
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El Plan de trabajo, Propuesta o Anteproyecto
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El Diagrama de Gantt o Cronograma de Actividades
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rita nicación esc u m o c e d ncia Modalidad dejar consta to je b o r o p e que tien y sucedido de lo tratado
El acta
Según la Real Academia Española Acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. También certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho. (Del lat. acta, pl. de actum, acto). Sus elementos son:
iquecer r n e s e ia d e im t o de la mul iv t je b o l a ip c El prin comunicar e r ie u q e s e u el contenido q
01
El ac ta
L
a norma NTC 1486, establece las reglas para la presentación de un trabajo escrito, cualquiera que sea su nivel de profundidad. Algunos de los trabajos que se pueden ejecutar bajo las pautas de presentación de esta norma son: Trabajos de introducción a la investigación, Trabajo de grado, Trabajo de investigación profesional, Ensayo, Monografía, Tesis, Informe científico y técnico y Otros del mismo tipo dentro de los cuales se enmarcan el acta, el informe, el plan de trabajo, la propuesta, anteproyecto y el diagrama de gantt. Con base en la normatividad técnica colombiana emitida por el ICONTEC y al modelo educativo institucional del SENA de Formación basada en Competencias y la estrategia didáctica de formación por proyectos, dentro de las cuales están las estrategias para el aprendizaje autónomo se abordaran las normas para la elaboración de actas, informes, propuesta, anteproyectos y toda la documentación necesaria y requerida para cumplir con las exigencias de las etapas o fases de los proyectos de formación en los diferentes ámbitos formativo, productivo, práctico, investigativo aplicado y científico.
Fase Análisis
Razón social
Hora
En el margen superior o área del encabezado de las páginas va la razón social.
Se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión. Lugar en donde se efectuó la reunión.
Título de la junta o comité
Asistentes
Ejemplo: Consejo Académico, Comité de Evaluación y Seguimiento.
Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
Denominación del documento y número correspondiente Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
Fecha Ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
Fase Análisis
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r o f n i e s a t c para a
El ac ta
rtante a la o p im y u m s e a El act go dicho l a r a t a t s n o c hora de Convocatoria
Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
Se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica el motivo de la ausencia y si es justificada o no.
Orden del día Recoge la agenda que efectivamente se desarrolló. Se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.
Desarrollo
s a m r o
Se escribe la palabra DESARROLLO en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.
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ro y por a l c ja e d a t c a El ucedido s o l o d o t o it escr
Invitados
Ausentes
El primer tema es, generalmente, Verificación del quórum. En el tema “Lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.
El ac ta
Firma, nombre y cargo El nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, todos los participantes a la reunión o comité.
Nota Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.
• Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias. • Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella. • Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio. • Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios. • En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma. • En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
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Fase Análisis
Fase Análisis
Se anexa formato de documento Word 93/2000 Actas Grupo Proyecto Formación.doc como plantilla para el diligenciamiento.
• En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja. • Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento. • Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas. • Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.
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El in fo rm e
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El in fo rm e
rme o f n i l e d a r u t Estruc o del proceresultados y n
El informe
los dar cuenta de Su objetivo es los ue condujo a el so detallado q
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. Es un documento que describe el avance o los resultados de investigaciones científicas o técnicas, así como el resultado de un problema científico o técnico. Es un texto elaborado para informar, sobre hechos o actividades concretas, a un determinado lector o lectores. Generalmente contiene tablas, cuadros, gráficos y otros elementos que sirven para la organización, clasificación y presentación de los datos Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa dentro de una fecha determinada, la periodicidad y el contenido técnico son característicos de un informe. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto.
Portada
Análisis
Contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
Exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.
Índice Es igual al que se usa en un libro.
Programa de actividades Cronograma propuesto inicialmente
Resumen Constituye la síntesis del trabajo o proyecto. Comparar con el cronograma
Estructura del informe Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:
c os o n ser públi e d e u p s e sobre Los inform a menudo n ta a tr y os privados por individu s a d a te n la ción preguntas p cios, la educa o g e n s lo , o del gobiern o la ciencia
Introducción Incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.
Método Es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.
Resultados
Recursos Recursos financieros, desembolsos, adiciones presupuestales
Conclusiones, recomendaciones e implicaciones En esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
Bibliografía Sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.
Apéndices Tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.
Resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.
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Fase Análisis
Fase Análisis
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El in fo rm e
e
rm Clases de info
El in fo rm e
Recomendaciones para su Elaboración
lases: c s e r t e d r e s xto puede trativo. Este tipo de te s o m e d y o iv t a erpret Expositivo, int Informe Demostrativo
Informe Interpretativo
Informe Expositivo
Es aquel en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del informe, la descripción de todos los pasos que se han seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas. Tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institución.
Este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que interpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Intenta retomar la posición inédita de los hechos. La ventaja es que los destinatarios de la información pueden aprovechar plenamente los conocimientos, experiencia y criterio de los expertos, autores del informe. Son aquellos que utilizando abundantes datos y documentación de apoyo, tratan de demostrar o probar determinados hechos, situaciones, fenómenos, eficiencia o ineficiencia de procesos.
Debe intentar dejar una idea clara y concisa de los resultados obtenidos, así como de la imagen y capacidad de la empresa. Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Estos informes, tampoco contienen conclusiones. Su ventaja es que los destinatarios de la información tienen absoluta libertad para tomar decisiones, sin peligro de que influya en ellos la opinión del funcionario informante.
1
Exponga en forma concreta y precisa sus conclusiones y recomendaciones.
2
Tenga en cuenta las normas del ICONTEC para su presentación formal.
3
Use párrafos cortos.
4
Elimine toda subjetividad; opiniones, afectividad, sentimientos, etc.
5
Presente toda la información necesaria.
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Cite las fuentes de información consultadas.
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Enfatice en el aspecto cuantitativo y no en el cualitativo.
8
Preséntelos en forma organizada y jerarquizada.
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Fase Análisis
Fase Análisis
Utilice al escribir la tercera persona o la forma impersonal (se encontró, se realizó, etc.). Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe. Sena Sena Producción Producción en en multimedia multimedia
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jo El pl an de tra ba
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El Plan de Trabajo, Propuesta y/o Anteproyecto
Las etapas del proceso de investigación pueden ser: planeación, organización, ejecución o desarrollo del proyecto y elaboración del documento final. Las fases de un proyecto de formación o proyecto productivo de etapa práctica pueden ser: planeación, análisis, desarrollo y evaluación. Cualquiera que sea el tipo de proyecto en el área de Multimedia a realizarse se debe aplicar alguna metodología de pasos o etapas en la cual se formalice el trabajo realizado mediante un documento. Por tal motivo en la fase de planeación se pueden generar documentos como la Propuesta, el Anteproyecto y el Proyecto y al término un trabajo escrito denominado Documento o Tesis Final.
La Propuesta
El Anteproyecto
Documento que expresa o consigna la idea inicial de un trabajo de investigación o proyecto. Puede constar de:
Informe que contiene la estructura formal de la propuesta para el inicio de una investigación o proyecto. Puede constar de:
• • • • • •
• • • • •
Tema. Título provisional. Breve descripción general del problema. Justificación inicial o preliminar. Objetivo provisional. Clase de investigación (modelo teórico) o trabajo propuesto. • Posibles colaboradores en la investigación o en el proyecto. • Recursos disponibles (materiales, institucionales y financieros). • Bibliografía.
• • • • •
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Titulo Formulación del problema Justificación Objetivos general y específicos. Marco referencial (teórico, histórico, conceptual, estado actual, científico y tecnológico, entre otros) Diseño metodológico preliminar Nombres de las personas que participan en el proceso. Recursos disponibles (materiales, institucionales y financieros). Cronograma. Bibliografía.
Fase Análisis
jo El pl an de tra ba
El Proyecto
El Documento Final
Documento que presenta los presupuestos teóricos, metodológicos y financieros para la ejecución de la investigación o proyecto. Puede constar de:
El documento final pone en común, los resultados del proceso de investigación par su discusión y aplicación.
• Titulo • Definición del problema (antecedentes del problema, formulación, descripción) • Justificación. • Objetivos general y específicos. • Marco referencial (teórico, histórico, conceptual, estado actual, científico y tecnológico, entre otros). • Diseño Metodológico. Definición de hipótesis, variables e indicadores, universo, población, muestra e instrumentos, y estudio piloto, si la investigación lo requiere. • Método o estructura de la unidad de análisis, criterios de validez y confiabilidad. • Esquema temático (capítulos provisionales del informe de investigación). • Personas que participan en el proyecto. • Recursos disponibles (materiales, institucionales y financieros) • Cronograma • Bibliografía • Posibilidades de publicación.
Requisitos para la presentación del documento final:
Fase Análisis
• Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta o A4 por una sola cara. • Se deben conservar los siguientes márgenes: Superior 3 cm, Izquierdo 4 cm, Derecho 2 cm e Inferior 3 cm. • Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12. • La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a una interlinea (Distancia vertical entre dos renglones). • La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble interlinea. • El titulo de cada capítulo comienza en una hoja independiente, a 4 cm del borde superior. • Después de punto seguido se deja un espacio; y de punto aparte dos interlineas. • Los dos puntos se escriben inmediatamente después de la palabra, seguidos de un espacio y el texto con minúsculas. • Se debe redactar en forma impersonal. • Para resaltar, puede usarse letra cursiva o negrilla. Los términos de otras lenguas que aparezcan dentro del texto se escriben con negrilla. Sena Producción en multimedia
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Ga nt t El di ag ra m a de
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El Diagrama de Gantt o Cronograma de Actividades
Glosario
El cronograma de actividades hace parte de la estrategia operativa del proyecto de investigación. Es la descripción de las actividades en relación con el tiempo en el cual se van a desarrollar, para esto, primero hay que determinar con precisión cuáles son esas actividades, a partir de los aspectos técnicos presentados en el proyecto. De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual abran de ser desarrolladas. Para la presentación del cronograma se utilizan generalmente diagramas, los cuales permiten visualizar el tiempo de cada actividad sobre todo en aquellos casos en que hay varias actividades en un mismo tiempo. Si se está ejecutando proyectos sencillos el diagrama de uso más común es el de Gantt o diagrama de barra, para proyectos de mayor complejidad se recomienda utilizar diagramas de flechas o de redes como el PERT o CPM. El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.
Guion
Desarrollo animación
Investigación
Contenidos
Acta Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, comité o reunión.
Informe Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Conjunto de datos o instrucciones sobre algo o alguien.
Cronograma Calendario de trabajo.
Cliente Persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa. Persona que habitualmente compra en un establecimiento o requiere sus servicios.
Usuario
Programación
Que usa ordinariamente algo. Dicho de una persona: Que tiene derecho de usar de una cosa ajena con cierta limitación.
Ejecución
Time
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Fase Análisis
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Bibliografía, Referencias y Fuentes
Equipo de Exper tos temáticos y de Diseño para Producción de Multimedia SENA
Créditos de editorial
Magal, T., Tortajada, I., Morillas, S., (2008). Preproducción Multimedia, Comunicación Audiovisual. Mexico, DF: Alfaomega-UPV.
Revisión, Preparación y Compilación.
Castro M., Colmenar A., Losada, P., Arroba, J. (2003). Diseño y Desarrollo Multimedia: Sistemas, Imagen, Sonido y Video. Mexico, DF: Alfaomega – Rama.
Freddy Oswaldo Ovalles Pabón
Sarmiento, B., (2004). Estrategias para el Aprendizaje Autónomo: El Informe. Bucaramanga (Colombia): Servicio Nacional de Aprendizaje.
Instructor Multimedia SENA Regional Norte de Santander Centro CIES. fovalles@misena.edu.co
ICONTEC (2002). Compendio: Tesis y otros Trabajos de Grado: Norma Técnica Colombiana NTC 1486. Bogota: Instituto Colombiano de Normas Técnicas. Rafael. (2008, 07 de Mayo). Normas ICONTEC. Recuperado el 20 de diciembre de 2011 de http:// literafa.obolog.com/normas-icontec-82811
Diseño editorial
Líder de produccíon Iliana Eneth Molina Cuartas Profesional grado 10 ilmocu@sena.pedu.co
Revisión Temática Dorian sully munera rua dsmunera@misena.edu.co
Alejandro Orozco Escobar Diseñador visual Profesional designifrit@gmail.com
Revisión Metodológica y Corrección de Estilo
Diagramación
Adriana Marcela Bedoya V
Alejandro Orozco Escobar Diseñador visual Profesional
abedoya@misena.edu.co
Ilustración Alejandro Orozco Escobar Diseñador visual Profesional
Mario Andrés Sepulveda Mazo Diseñador visual Profesional m_sepulveda@misena.edu.co
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Fase Análisis
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Ejemplo de acta
An ex o
COMPROMISOS ESTABLECIDOS
REUNION EQUIPO DE GESTION DE PROYECTOS DE FORMACIÓN PROGRAMA TECNÓLOGO EN PRODUCCIÓN DE MULTIMEDIA ACTA # FECHA: HORA: LUGAR:
COMPROMISOS
__ de ___________ de 2011 De __:__ a __:__ _______________________
FECHA
Se firma la presente acta por quienes en ella intervinieron. NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
No.
1
1
3
2
4
3
5
4
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
FIRMA
5
INVITADOS: No.
RESPONSABLE
CONVOCATORIA La siguiente reunión se realizará el día __ de ______ de 20xx a las __ de la _______.
PARTICIPANTES: No.
An ex o
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
NOMBRES Y APELLIDOS
MOTIVO
ANEXOS:
1 2 3 AUSENTES: No. 1 2 ORDEN DEL DIA: 1. 2. 3. 4.
Verificación del quórum. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior. Revisión y programación de actividades Comentarios y varios
DESARROLLO DE LA REUNION:
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An ex o
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