Vapaaehtoistyöpaikkojen opaS – Sujuvan yhteistyön aakkoset
SISÄLLYS 1.
Kansainvälinen vapaaehtoistyö on yhdessä oppimista .............................. Maailmanvaihto – kulttuurien välisiä kohtaamisia ................................ Vapaaehtoisten taustasta ...................................................................... Miksi Suomeen vapaaehtoistöihin..........................................................
3 4 4 5
2.
Step by step: yhteistyön rakentaminen ....................................................... Valmistautuminen vapaaehtoistyöpaikaksi ............................................. 1. Työnkuvan suunnittelu ....................................................................... 2. Vapaaehtoisen valintaprosessi ........................................................... 3. Viestintä ennen saapumista .............................................................. 4. Perehdytyksen työnjako .................................................................... Vapaaehtoisen saavuttua ....................................................................... 5. Perusasiat kuntoon.............................................................................. 6. Minusta välitetään -kokemus ............................................................ Mentorointi eli työnohjaus .................................................................... Tukiverkosto ...........................................................................................
6 7 7 9 10 10 11 12 12 13 15
3.
Mutkia matkassa – keskustellen kohti yhteisymmärrystä ......................... Kulttuurisen sopeutumisen haasteet ja ”kulttuurishokki” ..................... Yksinäisyys ja koti-ikävä ......................................................................... Yhteistyön ongelmat ja vapaaehtoistyöpaikan vaihto ............................ Hätätilanteet ..........................................................................................
18 20 21 22 23
Keskustelurungot............................................................................................... Alkukeskustelu................................................................................... Arviointikeskustelu............................................................................. Kriisikeskustelu...................................................................................
24 24 25 26
Linkkejä lisätietoon ..........................................................................................
27
2
1 Kansainvälinen vapaaehtoistyö on yhdessä oppimista! Onneksi olkoon, olette astumassa kansainvälisen vapaaehtoistyön maailmaan ja vastaanottamassa Maailmanvaihdon vapaaehtoistyöntekijän työpaikallenne!
Y
hteistyö ulkomaalaisen vapaaehtoisen kanssa tarjoaa kulttuurien välisiä oppimiskokemuksia vapaaehtoisen lisäksi myös työpaikan väelle, avartaa maailmankuvaa ja vahvistaa kielitaitoa. Arjen yhteistyö on tehokas työkalu ennakkoluulojen hälventämiseen ja siltojen rakentamiseen eri taustoista tulevien ihmisten välille. Ulkomaalaisen nuoren perehdyttäminen työpaikan arkeen, työtehtäviin ja uuteen rooliin edellyttää motivaatiota ja aikaa työpaikan henkilökunnalta ja erityisesti vapaaehtoisen työnohjaajalta eli mentorilta. Mutta usein satsaus kannattaa ja yhteistyöstä syntyy rikastuttavia kokemuksia kaikille osapuolille. Tämän oppaan tarkoituksena on tukea yhteistyötä ja tarjota matkan varrelle eväitä työtehtävien suunnittelusta vapaaehtoisen oppimisprosessin tukemiseen. Opas on laadittu sillä ajatuksella, että vapaaehtoisen työnohjaaja eli mentor voi hyödyntää sitä yhteistyöproses-
Vapaaehtoistyöntekijä Magdalena Puolasta ja lapsia Y.E.S.-päiväkodissa Vantaalla. 3
sin eri vaiheissa. Mukaan olemme ripotelleet vinkkejä aiemmilta mentoreilta. Toivotamme antoisaa yhteistä oppimiskokemusta!
Maailmanvaihto - kulttuurien välisiä kohtaamisia jo vuodesta 1958! Maailmanvaihto ry – ICYE Finland on kansainväliseen, pitkäkestoiseen (6–12kk) vapaaehtoistyöhön keskittyvä nuorisovaihtojärjestö. Maailmanvaihto vastaanottaa ulkomaalaisia vapaaehtoistyöntekijöitä Suomeen ja lähettää Suomesta nuoria vapaaehtoistyöhön ulkomaille. Maailmanvaihto edustaa Suomessa kansainvälistä International Cultural Youth Exchange -järjestöä (ICYE), joka tarjoaa monipuolisia vapaaehtoistyömahdollisuuksia noin 40 maassa Euroopassa, Aasiassa, Afrikassa ja Amerikoissa. Maailmanvaihdon toiminnan keskeiset arvot ovat kulttuurienvälinen oppiminen, globaali vastuu ja aktiivinen kansalaisuus. Kansainvälinen vapaaehtoistyö tarjoaa kulttuurien välisen oppimiskokemuksen, joka tukee nuoren henkilökohtaista kasvuprosessia ja lisää kulttuurien välistä ymmärrystä. Kansainväliseen vapaaehtoistyöohjelmaan ja järjestöjen toimintaan osallistuminen lisää tietoisuutta ja aktiivisuutta kehitys-, tasa-arvo- ja ympäristökysymyksissä ja edistää nuorten aktiivista roolia yhteiskunnassa.
Vapaaehtoisten taustasta Ikä: Vapaaehtoisohjelmat ovat molemmat suunnattuja pääasiassa 18–30-vuotiaille nuorille, mutta välillä vastaanotamme myös yli 30-vuotiaita ICYE-vapaaehtoisia.
Kielitaito:
Osallistujille ei ole koulutus- tai kielitaitovaatimuksia, mutta käytännön englannin (tai suomen) kielen taitoa toivotaan. Vapaaehtoisten kielitaito vaihtelee alussa paljon, mutta kaikilla kielitaito kehittyy vapaaehtoisjakson aikana!
Koulutus ja työkokemus: Vapaaehtoinen saattaa tulla suoraan koulun penkiltä tai hänellä voi jopa olla saman alan koulutusta tai työkokemusta. “Työpaikalla tulee olla muutama henkilö, jotka ihan oikeasti ovat valmiita tukemaan ja auttamaan vapaaehtoisia. Kielitaito on tärkeää.”
4
Kotimaa: Vapaaehtoistyöpaikalla on mahdollisuus esittää toiveita vapaaehtoisten kotimaasta ja taidoista, ja nämä toiveet pyritään toteuttamaan mahdollisuuksien mukaan. Vapaaehtoiset tulevat erilaisista taustoista ja ovat erilaisia persoonia myös esimerkiksi sopeutumiskyvyn, sosiaalisuuden ja oma-aloitteisuuden suhteen, mikä vaatii työpaikalta motivaatiota ja aikaa tukea vapaaehtoista.
Ohjelmat:
Maailmanvaihdon kautta Suomeen saapuu vapaaehtoisia International Cultural Youth Exchange -ohjelman (ICYE) sekä EU:n tukeman vapaaehtoispalvelun (ennen European Voluntary Service (EVS) – Eurooppalainen vapaaehtoispalvelu, nykyisin volunteering strand of the Euroepan Solidarity Corps (ESC) – Eurooppalaisten solidaarisuusjoukkojen vapaaehtoisprojektit) kautta.
Miksi Suomeen vapaaehtoistöihin? Vastauksia on yhtä monta kuin vapaaehtoistakin. Jotkut ovat jo ennestään innostuneita Suomen kielestä, kulttuurista ja musiikista. Toiset taas haluavat tulla oppimaan Suomen kansainvälisesti kuuluisasta koulutusjärjestelmästä. Joillekin taas maalla ei ole niin väliä, kunhan voi kokea olevansa hyödyksi tai saada välivuoden tulevaisuudensuunnitelmien pohtimiseen. Kielitaidon vahvistaminen, itsenäistyminen sekä uusien kokemusten ja ystävien saaminen ovat monen nuoren tavoitteita vapaaehtoisvuoden ajalle.
“Tärkein vinkkini on antaa aikaa ja vapautta vapaaehtoisille. Vasta kun he saapuvat paikan päälle, huomaa, mitkä tehtävät heille sopivat parhaiten. Olisi sääli, jos jonkun vapaaehtoistyöntekijän taidot ja kyvyt menisivät hukkaan.“ ”Vaikka nuoret vapaaehtoiset tulevat töihin täynnä intoa, ei pidä olettaa, että he osaavat heti kaiken, vaan heitä pitää kärsivällisesti opettaa ja neuvoa. Kaikista tärkeintä on avoin asenne: ihan pienistä jutuista ei kannata säikähtää. ” 5
2 STEP BY STEP: yhteistyön rakentaminen Keskustelupohjat: alkukeskustelu (s. 24) ja arviointikeskustelu (s. 25)
Toimiva kommunikaatio, positiivinen asenne ja yhteiset pelisäännöt ovat tärkeitä eväitä matkalla kohti toimivaa yhteistyötä.
V
apaaehtoisen kanssa jaettu arki on parhaimmillaan löytöretki omaan tuttuun ympäristöön. Matkaan ei kannattaa lähteä valmistautumatta. Kaiken A ja Ö on , että vapaaehtoinen löytää oman paikkansa työyhteisössä. Tärkeää on yhteinen ymmärrys siitä, mitä vapaaehtoistyö merkitsee ja se, että työyhteisö on valmis ottamaan vapaaehtoisen jäsenekseen.
Maailmanvaihdon vapaaehtoisia on työskennellyt jo pitkään Lyhty ry:ssä Helsingissä. Kuvassa Lyhdyn työpajalainen (vas.) sekä vapaaehtoistyöntekijä Marili Virosta.
Kuten kaikessa työssä, myös vapaaehtoistyössä niin työntekijän kuin työnantajan tulee noudattaa yhteisiä pelisääntöjä. Näin taataan mm. se, että työlle asetetut tavoitteet saavutetaan. Merkittävin ero palkka- ja vapaaehtoistyön välillä on motivaatio. Vapaaehtoistyöntekijää ei motivoi rahallinen korvaus, vaan uudet kokemukset, oppiminen ja positiivinen palaute. Työpanoksellaan vapaaehtoinen tarjoaa työpaikalle lisäarvoa: vapaaehtoistyön tehtävä ei ole korvata varsinaista, palkattua työvoimaa! Vapaaehtoinen tarvitsee tukea sopeutuakseen työyhteisöön. Työntekijöillä on oltava aikaa ja motivaatiota saattaa vapaaehtoinen yhteisön jäseneksi. Mentorin rooli on kes-
6
keisin, mutta on hyvä olla useampia henkilöitä, jotka ovat valmiita auttamaan ja tukemaan vapaaehtoista. Ihannetilanteessa koko työyhteisö sitoutuu kantamaan kortensa kekoon. Kansainvälisessä vapaaehtoistyössä opitaan kieltä ja kulttuuria, mutta myös tärkeitä elämäntaitoja, kuten kykyä kohdata uusia tilanteita ja ratkaista ongelmia. Vapaaehtoisen täytyy oppia “selviytymään” uudenlaisessa arjessa: Miten pukeutua, kun ulkona on kaksikymmentä astetta pakkasta? Mitä syödä, kun ruokakaupasta ei löydy mitään tuttua? Miten bussit kulkevat kaupunkiin tai työpaikalle? Alussa ihmeteltävää riittää ja tuen tarve on suuri, mutta ajan myötä uudet asiat muuttuvat rutiineiksi. Vapaaehtoistyöjakso ei ole vain pärjäämistä päivästä päivään, vaan myös viihtymistä erilaisessa arjessa. Työpaikan ulkopuolisella sosiaalisella verkostolla on kotoutumisen kannalta tärkeä merkitys. Työtoverit voivat tukea vapaaehtoista kannustamalla häntä harrastamaan ja rohkaisemalla tutustumaan uusiin ihmisiin. Miten sitten saada työpaikan väki kiinnostumaan yhteistyöstä vapaaehtoisen kanssa? On tärkeää, että kaikki joiden elämää asia koskettaa saavat mahdollisuuden osallistua päätöksentekoon tai vähintäänkin riittävästi tietoa. On tärkeä sitouttaa etenkin työtoverit, asiakkaat, oppilaat ja muut, jotka ovat vapaaehtoisen kanssa suoraan tekemisissä.
Valmistautuminen vapaaehtoistyöpaikaksi Sujuvan yhteistyön perusta valetaan jo ennen vapaaehtoisen saapumista! Jo valmisteluvaiheessa on hyvä keskustella työpaikalla mahdollisimman laajan joukon kanssa ja antaa tilaa toiveille, huolille ja ideoille. Seuraavassa valmisteluvaihe on jaettu neljään osaan.
1
Työnkuvan suunnittelu Vapaaehtoistyöpaikan tulee tarjota vapaaehtoiselle riittävästi mielekkäitä tehtäviä, joissa hän saa sopivasti vastuuta. Hyvä vapaaehtoisen työnkuva sisältää sopivassa suhteessa rutiinityötä, haasteita sekä mahdollisuuksia käyttää luovuutta. Työnkuva ei saa olla liian jäykkä vaan sen tulee joustaa vapaaehtoisen taitojen ja kiinnostuksen mukaan. Aina on myös oltava ”Plan B” siltä varalta, etteivät suunnitellut tehtävät toteudu. Tiedotustehtävät, kuten valokuvaaminen tai omasta vapaaehtoistyöjaksosta bloggaaminen, voivat olla antoisa lisä vapaaehtoisen työtehtäviin. Vapaaehtoisjaksosta kannattaa tiedottaa, jotta mahdollisimman moni voisi 7
oppia ja inspiroitua kansainvälisestä vapaaehtoistyöstä. Antakaa vapaaehtoisjakson näkyä ja kuulua! Vapaaehtoiselle voi jo suunnitteluvaiheessa laatia viikkoaikataulun (noin 30–35 tuntia viikossa), jotta tehtävien määrä hahmottuu. Jos vapaaehtoistyöpaikalla ei ole tarjolla riittävästi työtä, kannattaa miettiä paikallisia yhteistyötahoja. On eduksi, jos vapaaehtoinen pääsee tehtävissään tuomaan esiin taitojaan ja kulttuuritaustaansa. Hänen työnkuvaansa voi sisältyä myös jokin oma projekti, kuten tapahtuma, työpaja, juhla, teemapäivä, lehtinen tai näyttely. Projektin aikatauluksesta on hyvä sopia yhdessä ja vapaaehtoista tulee tukea ja auttaa projektin toteuttamisessa. Pohtikaa yhdessä: •
Mikä on vapaaehtoistyöntekijän rooli työpaikallamme? Mitä työtehtäviä meillä olisi tarjolla? Missä tehtävissä vapaaehtoisesta olisi eniten iloa ja hyötyä?
•
Mitä vapaaehtoinen voi meillä oppia?
•
Missä vapaaehtoinen voisi asua?
•
Mitä vapaaehtoinen voi tehdä vapaa-ajallaan? Millaista tukea voimme tarjota?
•
Millaiset ovat julkisen liikenteen yhteydet?
Osa vapaaehtoisista asuu isäntäperheessä ja osa työpaikan yhteydessä. Kun perhe ja ystävät ovat kaukana, työyhteisön sosiaalinen merkitys on koros-
Maailmanvaihdon vapaaehtoistyöntekijöitä. 8
tuu. Tämän vuoksi on tärkeä pohtia myös vapaaehtoisen sosiaalista verkostoa ja vapaa-ajanmahdollisuuksia. Jos vapaaehtoisella ei ole isäntäperhettä, ainakin alussa olisi hyvä järjestää tukea myös työajan ulkopuolella. Jokaisella ei välttämättä ole sellaisia itsenäiseen asumiseen tarvittavia taitoja, joita samanikäisillä suomalaisilla nuorilla oletetaan olevan. Lisäksi etenkin pienemmillä paikkakunnilla samanikäisen seuran puute voi osoittautua haasteeksi. Useimmat vapaaehtoiset elävät hyvin pienellä budjetilla, joten matkakulut muodostuvat helposti matkailun ja harrastamisen kynnyskysymyksesi. Työpaikan väki voi esimerkiksi tarjota vapaaehtoiselle kyytejä ja auttaa häntä verkostoitumaan.
2
Vapaaehtoisen valinta Valintaprosesissa on tärkeää, että työpaikka ja vapaaehtoinen saavat toistensa odotuksista ja motivaatiosta riittävästi ennakkotietoa. On tärkeää kertoa vapaaehtoiselle kiinnostavasti ja totuudenmukaisesti työtehtävistä ja asuinpaikasta. Ennakkotiedoista on hyvä käydä selkestäi ilmi, millaisia tehtäviä ja oppimismahdollisuuksia vapaaehtoistyöpaikka tarjoaa vapaaehtoiselle ja mtä se toivoo saavansa vapaaehtoiselta. Vapaaehtoinen ei korvaa palkattua työntekijää, eli häneltä ei voi odottaa tiettyä koulutustaustaa tai aikaisempaa kokemusta vastaavista tehtävistä. Sen sijaan on hyvä pohtia, millaisia valmiuksia kaavailluissa vapaaehtoistehtävissä tarvitaan ja millaiset persoonallisuuspiirteet ovat eduksi: •
Kielitaito ja kommunikointitaidot? Miten suuri osa työstä on keskustelua?
•
Mitkä luonteenpiirteet ja ominaisuudet ovat avuksi työssä? Esim. ulospäin suuntautunut ja sosiaalinen vai yksin viihtyvä?
•
Missä määrin työ vaatii itsenäistä otetta ja aloitekykyä?
•
Onko harrastuksista tai kiinnostuksenkohteista apua työssä (esim. liikunta-, musiikki tai käsityöharrastus tai kiinnostus liikkua luonnossa)?
Miettikää jo hyvissä ajoin miten vapaaehtoisen valinnassa edetään. Yhteistyö tuntuu omalta, jos työpaikan väki on mukana valintaprosessissa. Vapaaehtoisehdokkaan kanssa kannattaa tehdä Skype- tai vastaava tapaaminen, jotta saa paremman käsityksen esim. kielitaidosta.
9
3 4
Viestintä ennen saapumista Pohtikaa yhdessä, mistä asioista olisi hyvä tiedottaa vapaaehtoista jo ennen kuin hän saapuu. Esimerkiksi työtehtävistä, työympäristöstä ja työpaikan odotuksista? Miettikää myös, miten voisitte luoda positiivisen vaikutelman työyhteisöstä ja hyvä pohjan yhteistyölle. On tärkeää, että vapaaehtoinen saa riittävästi ennakkotietoa ja hänellä on tervetullut olo. •
Koska ja miten vapaaehtoiseen otetaan yhteyttä? Riittääkö sähköposti vai olisiko hyvä keskustella Facebookin tai Skypen välityksellä?
•
Voisiko vapaaehtoinen olla yhteydessä vanhoihin vapaaehtoisiin?
•
Mitä olisi hyvä ottaa puheeksi jo ennen vapaaehtoisen saapumista? Toiveita, pelkoja, odotuksia? Mitä hänen olisi hyvä pakata mukaan?
•
Miten ohjeistaa vapaaehtoinen ensimmäisiä päiviä varten?
•
Lähetetäänkö vapaaehtoiselle tietopaketti, kuten työpaikan ja kunnan esitteitä? Tai esimerkiksi tervehdys tulevilta työtovereilta ja asiakkailta?
Perehdytyksen työnjako Vapaaehtoisen perehdyttäminen, ohjaaminen ja tervetulleeksi toivottaminen vie aikaa. Hänen saapumisensa onkin hyvä ajoittaa ajanjaksoon, joka ei ole työpaikalla kovin kiireinen. On hyvä sopia työyhteisön kesken, kuka tai ketkä: •
on päävastuussa vapaaehtoisen perehdyttämisestä? Eli kuka pitää huolen, että kaikki tulee hoidettua?
•
perehdyttää vapaaehtoisen työpaikkaan ja -tehtäviin?
•
toimii yhteyshenkilönä, joka vastaa tiedonkulusta (myös Maailmanvaihdon suuntaan)?
•
toimii vapaaehtoisen mentorina eli työnohjaajana ja oppimisprosessin tukijana?
•
ottaa vapaaehtoista mukaan vapaa-ajan rientoihin?
•
järjestää vapaaehtoiselle tervetulotilaisuuden?
10
Vapaaehtoisen saavuttua Ensivaikutelmaan kannattaa panostaa! On tärkeää saada käytännön asiat kuntoon, mutta vähintäänkin yhtä tärkeää on saada vapaaehtoinen tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja olonsa turvalliseksi uudessa ympäristössä. Vapaaehtoistyöjakson ensimmäiset pari viikkoa menevät tutustuessa ja totutellessa uuteen kieleen, työyhteisöön ja tehtäviin. Vapaaehtoisen perehdytystä ja työnkuvaa suunniteltaessa onkin otettava huomioon sopeutumisprosessi: Aluksi on paljon omaksuttavaa, joten ei kaikkia yksityiskohtia ei kannata yrittää tehdä selväksi heti alkuun. Keskeiset asiat kuten työajat, nimet ja yhteystiedot on hyvä antaa paperilla. On tärkeää, että vapaaehtoisella on alussa selkeitä ja käytännönläheisiä työtehtäviä, joihin on helppo tarttua. Ensimmäisinä viikkoina parhaita askareita ovat sellaiset, joita tehdään yhdessä. Tällä tavoin talon väki ja tavat tulevat tutuksi, minkä jälkeen vapaaehtoisen on huomattavasti helpompaa suunnistaa työpaikalla omin neuvoin.
Vapaaehtoisyhteistyötä Luovilla-työpajassa Lyhty ry:ssä. 11
Tässä muistilista helpottamaan yhteistyön alkua ja luomaan hyvää vuorovaikutussuhdetta:
5
Perusasiat kuntoon •
Käydään alkukeskustelu (s. 24), jossa puhutaan odotuksista, työtehtävistä ja vastuualueista.
•
Tutustutaan siihen, kuka tekee mitäkin. Käydään läpi yhteiset pelisäännöt.
•
Pidetään huoli, että viranomais- ja asumisasiat saadaan kuntoon.
•
Pidetään huoli, ettei vapaaehtoinen jää yksin ja hänellä on mahdollisuus viettää vapaa-aikaansa mielekkäällä tavalla.
Etenkin jos suunittelette tiedotustehtäviä osaksi vapaaehtoisen roolia, on tärkeää keskustella hänen kanssaan siitä, miten toimintaa vapaaehtoistyöpaikallanne saa taltioida ja julkaista. Jos vapaaehtoistyöntekijänne osallistuu Maailmanvaihdon kouluvierailutoimintaan, toivomme, että hän voi tehdä kouluviearilut työajallaan. Tyypillisesti kouluvierailijat tekevät muutamia vierailuja vapaaehtoiskautensa aikana, ja vierailuajankohdasta sovitaan aina yhteistyössä vapaaehtoistyöpaikan kanssa.
6
Minusta välitetään -kokemus •
Järjestetään tilaisuus, jossa vapaaehtoinen toivotetaan tervetulleeksi.
•
Jotta vapaaehtoinen ei jää yksin, hänelle tulisi olla jotain ohjelmaa ensimmäisinä päivinä, vaikka työt alkaisivat vasta myöhemmin.
•
Yhdessä tekeminen työajan ja -paikan ulkopuolella välittää tärkeän viestin. Kutsumalla mukaan myös perhettä ja ystäviä vapaaehtoista voidaan auttaa luomaan vapaa-ajan sosiaalista verkostoa.
•
Avoin keskusteluyhteys alusta alkaen. On hyvä ottaa heti tavaksi ”mentor-vartit”, jolloin voi vaihtaa kuulumisia ja ottaa mahdolliset kysymykset ja huolenaiheet puheeksi helpommin kuin arjen kiireen lomassa.
12
Mentorointi eli työnohjaus Ulkomaalainen vapaaehtoinen tarvitsee tukea työpaikalla, sillä opittavana ei ole ainoastaan uusi työ vaan myös uusi työympäristö ja -kulttuuri sekä kieli. Sujuvan vapaaehtoisyhteistyön edellytys on, että vapaaehtoisella ja vapaaehtoistyöpaikalla on yhteinen ymmärrys yhteistyön tavoitteista, säännöistä sekä toistensa odotuksista. Mentor eli työnohjaaja on tärkein tuki vapaaehtoisen arjessa. Mentor voi olla kuka tahansa työtoveri, joka on motivoitunut sitoutumaan tehtävään ja joka osaa opastaa vapaaehtoista englanniksi tai tämän äidinkielellä. Omakohtaiset kokemukset vieraaseen kulttuurin sopeutumisesta voivat tuoda hyödyllistä näkökulmaa. Työnohjauksen tarkoitus on tukea vapaaehtoisen oppimisprosessia koko vapaaehtoistyöjakson ajan tuomalla esiin hänen voimavaransa ja taitonsa. Mentor suunnittelee työtehtäviä ja keskustelee vapaaehtoisen kanssa yhteistyön sujumisesta. Hän pitää vapaaehtoisen kanssa alku- ja arviointikeskustelun (ks. s. 24 ja 25). Mahdollisimman pian vapaaehtoisen saapumisen jälkeen, ensimmäisten työviikkojen aikana, on hyvä pitää alkukeskustelu, jossa käydään läpi odotuksia ja vapaaehtoisen roolia työpaikalla. Alkukeskusteluun osallistuu vapaaehtoinen ja hänen mentorinsa sekä mahdollisesti myös muita työyhteisön jäseniä, jotka ovat mukana vapaaehtoisen ohjaamisessa.
*
Mitä mentor tarvitsee •
Aikaa. Säännölliset keskustelut auttavat vapaaehtoista löytämään oman paikkansa ja molempia osapuolia pysymään tilanteen tasalla sekä ennaltaehkäisemään väärinkäsityksiä ja konflikteja. Kun oma paikka löytyy, muuttuu mentorointi ohjaamiseksi oikeaan suuntaan ja satunnaisten ongelmien ratkomiseksi. Tapaamisia olisi hyvä olla alussa viikoittain, ajan myötä tapaamiskertoja voi harventaa. (Ks. arviontikeskustelu s. 25.)
•
Sitoutumista vapaaehtoisen tukemiseen. Mentorointisuhde perustuu keskinäiseen luottamukseen ja kunnioitukseen. Jos vapaaehtoinen kokee vaivaavansa mentoria, tärkeitä asioita saattaa jäädä käsittelemättä, jolloin ongelmia ja konflikteja syntyy alunperin helposti selvitettävistä asioista.
•
Halua ja kykyä kommunikoida ulkomaalaisen vapaaehtoisen kanssa. Keskustelu on mentoroinnin keskeisin työkalu, joten työnohjaajan ja ohjattavan tulee pystyä kommunikoimaan keskenään. Yleensä yhteisenä kielenä on englanti. Vapaaehtoisen kielitaito ei alussa välttämättä ole sujuvaa, joten mentorilla tulee olla aikaa ja kärsivällisyyttä selvittää asiat vapaaehtoiselle. 13
Vapaaehtoisen perehdyttäminen ja tukeminen on pääasiallisesti mentorin vastuulla, mutta vastuuta on hyvä jakaa useiden henkilöiden kesken. Yksi henkilö voi esimerkiksi toimia työnohjaajana ja toinen henkilökohtaisena tukena. Mentor toimii vapaaehtoisen oppaana työyhteisöön ja tulkkina, joka varmistaa että viestit menevät perille puolin ja toisin. Mentor mm. tiedottaa vapaaehtoiselle työpaikan aikatauluista ja tapahtumista sekä loma-ajoista. Mentorointisuhde muistuttaa monessa mielessä ystävyyssuhdetta, minkä seurauksena rajoja voi olla hankala vetää, mutta oman jaksamisen kannalta tämä on välttämätöntä: täytyy muistaa, ettei mentor ole vapaa-ajan ohjaaja tai töissä ympäri vuorokauden. Vapaaehtoisjakson lähestyessä loppuaan on hyvä käydä vapaaehtoisen kanssa arviointikeskustelu, jossa kummankin osapuolen on mahdollista antaa palautetta yhteistyön positiivisista vaikutuksista sekä myös jalostaa haasteista kehittämisideoita jatkoa varten. Palautekeskustelussa on hyvä pohtia vapaaehtoisen oppimisprosessia ja pohtia yhteistyön antia myös työpaikan näkökulmasta. Vapaaehtoinen saa todistuksen Maailmanvaihdolta, mutta työpaikka voi myös halutessaan antaa oman työtodistuksen. EVS-vapaaehtoisten mentorit työstävät Youth Pass -toditukset yhdessä vapaaehtoisten kanssa. www.youthpass.eu/fi
Kulttuurinen sopeutuminen Tuen tarvetta on vaikea ennakoida, joten mentorointi edellyttää myös joustavuutta. Sopeutumisprosessin haastavuuden ajatellaan usein olevan yhteydessä siihen miten “eri-
Tue työssä oppimista
Vapaaehtoisen työnkuvaa kannattaa kehittää koko kauden ajan. Tietojen ja taitojen kehittyessä, vapaaehtoinen voi tarjota työpanostaan uusilla alueilla ja saada lisää vastuuta. Suunnitelkaa yhdessä!
Anna palautetta un tavoitteena on oppiminen, on tärkeää saada rakentavaa palautetta. Ongelmista ja väärinymmärryksistäkin on hyvä puhua ajoissa ja rakentavasti, ettei ”kärpäsestä synny härkästä”. ”Kiitos!” = Paras palkka
Vapaaehtoistyöntekijän motivaation ylläpitämiseksi on arjessa muistettava sanoa ääneen, että hänen työpanostaan arvostetaan. On erityisen tärkeää antaa palautetta (esim. palkkapäivän sijaan palautepäivä.)
14
lainen” tai “samanlainen” on vapaaehtoisen kotimaa kulttuureineen suhteessa Suomeen, mutta todellisuudessa vapaaehtoisen persoonallisuus, asenne ja aikaisemmat kokemuksesta ulkomailla asumisesta vaikuttavat paljon enemmän hänen kykyynsä sopeutua uuteen ympäristöön. Vapaaehtoisen kulttuuriin tutustuminen tuo joka tapauksessa työnohjaukseen oman lisämausteensa. Sopeutumisprosessi voidaan nähdä pitkäaikaisena stressitilana. Toisaalta seikkailtaessa oman mukavuusalueen ulkopuolella tapahtuu tärkein oppiminen, mutta samalla jatkuva keskittyminen ja pinnistely myös uuvuttaa. Sopeutumiseen kuuluu erilaisia kausia: hyviä aikoja seuraavat välillä vaikeammat vaiheet. Kaikki kokevat prosessin omalla tavallaan, mutta usein noin kolmen kuukauden jälkeen tulee sopeutumisväsymys: “kulttuurishokki”. Vapaaehtoinen saattaa olla ärsyyntynyt, väsynyt tai jopa masentunut, mutta hän ei välttämättä itse yhdistä tätä kulttuuriseen sopeutumiseen. Suomessa on paljon asioita, jotka täällä kasvaneelle vaikuttavat täysin luonnollisilta ja itsestäänselviltä, mutta joita on vaikea ymmärtää toisessa kulttuurissa kasvaneen näkökulmasta. Mentorointi on myös näiden asioiden työstämistä yhdessä, mikä vaatii kykyä kyseenalaistaa sekä herkkyyttä tunnistaa oman kulttuurin itsestäänselvyydet. Olennaista on huomata, että kulttuureista opitaan yleensä ihmettelyn ja erehdysten kautta. Paras tapa auttaa vapaaehtoista oppimaan on pyrkiä kertomaan miten asioita tulkitaan suomalaisesta näkökulmasta.
Tukiverkosto Vapaaehtoisen tukena on kokonainen verkosto niin Suomessa kuin hänen kotimaassaan. Tukiverkostossa jokaisella on oma roolinsa ja vastuualueensa. Verkoston tarkoitus on tukea vapaaehtoisen sopeutumista ja hyvinvointia kokonaisvaltaisesti. Suomessa vapaaehtoisen tukena ovat työyhteisö ja mentor sekä tukihenkilö ja/tai -perhe; isäntäperhe; Maailmanvaihdon henkilökunta, erityisesti järjestösihteeri sekä kaverit, erityisesti muut vapaaehtoiset. Tukiverkoston keskinäinen yhteydenpito on suositeltavaa ja yhteinen tapaaminen jakson kuluessa on hyvä alku. Maailmanvaihto tukee tukiverkoston toimintaa järjestämällä koulutuksia ja vertaistapaamisia. Uusille isäntäperheille, tukihenkilöille ja vapaaehtoistyöpaikoille järjestetään koulutustilaisuuksia syksyisin. EU-tuetussa vapaaehtoispalvelussa mukana olevat vapaaehtoistyöpaikat voivat osallistua myös moniin Opetushallituksen ja EU:n koulutuksiin.
15
Järjestösihteeri vastaa ulkomaalaisten vapaaehtoisten vapaaehtoistyöohjelmasta ja toimii yhteyshenkilönä Maailmanvaihdon toimistolla. Hän sijoittaa vapaaehtoiset työpaikkoihin ja perheisiin, joten mahdollisista muutoksista on keskusteltava järjestösihteerin kanssa. Tarvittaessa hän toimii myös välittäjänä ongelmatilanteissa.
Isäntäperhe ottaa vapaaehtoisen perheenjäseneksi ja tukee vapaaehtoisen sopeutumista uuteen maahan ja kulttuuriin. Kun koti ja omat läheiset ovat kaukana, isäntäperhe luo tärkeää turvallisuudentunnetta ja sidettä uuteen yhteisöön. Perhe ottaa vapaaehtoisen mukaan arkeensa yhteisten askareiden, harrastusten ja juttutuokioiden kautta. Vapaaehtoisen odotetaan osallistuvan kotitöihin, mutta koti ei ole hänen työpaikkansa (vrt. au pair). Isäntäperhe tarjoaa vapaaehtoiselle kodin ja ruoan, vapaaehtoispohjalta. Heille ei yleensä makseta korvausta. Tukihenkilön tehtävänä on ennen kaikkea olla vapaaehtoisen ystävänä ja auttaa tätä sopeutumaan uuteen ympäristöön. Hän on kaveri ja kulttuuritulkki. Joskus tukihenkilö voi auttaa myös käytännön järjestelyissä, kuten pankkitilin avaamisessa, kirjastokortin hankkimisessa, harrastusmahdollisuuksiin tutustumisessa. Tukihenkilöt toimivat vapaaehtoispohjalta: vapaaehtoinen voi kääntyä tukihenkilön puoleen ongelmissaan, mutta niiden ratkaiseminen ei ole tukihenkilön vastuulla. Työpaikan asioiden ja ongelmien selvittäminen ei kuulu tukihenkilön vastuulle, vaan näissä asioissa vapaaehtoisen tulee kääntyä mentorin ja Maailmanvaihdon järjestösihteerin puoleen. Jokaiselle vapaaehtoiselle pyritään löytämään tukihenkilö, joka asuu mahdollisimman lähellä, mutta aina tämä ei ole mahdollista. Tällöin tukihenkilö toimii etätukena puhelimen ja netin välityksellä. Tukiperheen rooli on hyvin samanlainen kuin tukihenkilön. Tukiperhe auttaa vapaa-
ehtoista sopeutumaan uuteen ympäristöön sekä on tukena tarpeen vaatiessa ja ongelmatilanteiden yllättäessä. Tämän lisäksi tukiperhe tarjoaa vapaaehtoiselle mahdollisuuden tutustua suomalaiseen kulttuuriin viettämällä aikaa perheympäristössä. Tukiperheen merkitys on erityisen tärkeä vapaaehtoiselle, joka asuu työpaikkansa yhteydessä, esimerkiksi asuntolassa. Vapaaehtoisesta voi olla piristävää viettää viikonloppua tukiperheen luona. Viikonlopunvietto perheen parissa voi myös tarjota merkittävän ikkunan uuteen puoleen uudessa kulttuurissa.
Kaverit ovat tärkeä epävirallinen osa vapaaehtoisen tukiverkostoa, ja ystävien tuki on erittäin tärkeää vapaaehtoisen hyvinvoinnille. Ihannetilanteessa vapaaehtoinen löytää sekä paikallisia ystäviä että kavereita kansainvälisistä vapaaehtoisista, joilta saada vertaistukea. Uusiin ihmisiin tutustuminen ei käy yhtä helposti kaikille, mutta toisaalta se ei myöskään ole yhtä tärkeätä kaikille: oppia olemaan yksin olematta yksinäinen voi myös olla osa vapaaehtoiskokemusta. 16
Missä kulttuuri näkyy? Kaikessa kirjavuudessaan kulttuurin käsite on harvinaisen hankala. Tiedämme, että on olemassa monenlaisia kulttuureja, mutta käytännössä monet kulttuuriset erovaisuudet jäävät huomaamatta. Erityisen sokeita olemme omalle kulttuurillemme. Yksi tapa hahmottaa kulttuuria on miettiä millaisten uskomusten, asenteiden ja olettamusten kautta hahmotamme maailmaa. Tätä kannattaa myös pohtia ulkomaalaisen vapaaehtoisen kanssa ääneen! Tässä muutama vinkki siihen, miten kulttuuria ja kulttuurienvälistä viestintää voi alkaa pureskella:
Kohteliaisuus Suomessa kohteliaisuutta on usein antaa toiselle ”omaa rauhaa”, mutta monissa kulttuureissa asia voidaan päinvastoin tulkita negatiivisessa mielessä yksin jättämiseksi. Hierarkia
Perheenjäseniin suhtaudutaan toisin kuin tullivirkailijoihin. Esimiehelle ei puhuta samalla tavoin kuin asiakkaille. Kohdataanko eri asemassa olevat ihmiset tasavertaisina vai pyritäänkö heihin pitämään etäisyyttä? Joissain yhteiskunnissa on selkeämpi hierarkia kuin Suomessa, jossa rehtorikin voi pyyhkiä pöydän. On myös yhteiskuntia, joissa luokkajaot ovat selkeämmät kuin Suomessa.
Kritiikki Miten kritiikkiä ilmaistaan eri ympäristöissä? ”Nostetaanko kissa pöydälle?” Suomalaisessa työkulttuurissa ongelmista puhutaan verrattain avoimesti ja kritiikkiä esitetään suorasti. Toisaalla on tärkeämpää, ettei kukaan menetä kasvojaan, ja negatiiviset asiat pyritään käsittelemään epäsuorasti. Itsenäisyys Itsenäisyyden ihanne voi olla niin syvään juurtunut, että
auttaminen ja huomaavaisuus nähdään usein negatiivisessa sävyssä (esim. “riippuvaisuus” tai “kiitollisuuden velka”). Auttamisella ja autettavaksi tulemisella on kuitenkin tärkeä sija monissa kulttuureissa, sillä se luo yhteenkuuluvuutta.
17
3 Mutkia matkassa –Keskustellen kothi yhteisymmärrystä Keskustelupohja: kriisikeskustelu (s. 26) Vapaaehtoisjakson kuluessa saattaa tulla vastaan haastavia tilanteita ja väärinymmärryksiä, mutta yleensä ne pystytään ratkaisemaan keskustelemalla. Haasteista päästään eteenpäin, kun kaikilla osapuolilla on motivaatiota löytää yhteinen ratkaisu.
U
uden työntekijän saapuminen työpaikalle on koko työyhteisölle sopeutumisprosessi, johon kieli- ja kulttuurierot voivat tuoda omat haasteensa. Usein vapaaehtoiselta vie aikansa löytää oma rooli vapaaehtoistyöpaikalla. Toisilta tämä sujuu jouhevammin, toiset taas tarvitsevat enemmän tukea ja ohjausta. Vapaaehtoinen toimii työyhteisössä oman kulttuuritaustansa ja kokemustensa pohjalta ja tarvitsee usein aikaa ja ohjausta ”oppiakseen talon tavoille”. Vapaaehtoisen sopeutumiseen vaikuttavat mm. hänen persoonansa ja asenteensa, jotka selittävät monesti erilaisia työtapoja enemmän kuin kulttuurierot. Vapaaehtoistyöpaikat kokevat toisinaan haasteena vapaaehtoisen omaaloitteisuuden puutteen. Oma-aloitteisuuden puute saattaa johtua monesta te-
Kuva Vihdistä Kisälli-Harjulanmäestä kehitysvammaisten työpajalta. Oikealla vapaaehtoistyöntekijä Tatev Armeniasta. 18
kijästä, kuten esimerkiksi vapaaehtoisen epävarmuudesta tai kulttuurisesta olettamuksesta, että työntekijän tehtävänä on toteuttaa hänelle annetut tehtävät eikä suunnitella niitä. Suomessa arvostetaan työntekijän oma-aloitteisuutta, mutta hierarkkisemmissa kulttuureissa kenties odotetaan ennemmin käskyä pomolta. Keskustelu ja vapaaehtoisen selkeä rooli ovat varmasti avuksi. Hyvä ja avoimen keskusteleva työilmapiiri auttaa työnteossa. On tärkeää, että vapaaehtoinen kokee olevansa osa työyhteisöä ja että hänen työllään on merkitystä. Kysykää vapaaehtoisten mielipidettä ja osallistakaa häntä työtehtävien ja työpaikan tapahtumien suunnitteluun. Tärkeää on myös antaa kannustavaa ja rakentavaa palautetta. Heti alussa tulee selvittää työyhteisön pelisäännöt, myös kirjoittamattomat säännöt. Jollekin vapaaehtoiselle voi esimeriksi olla yllätys, että sovitusta kellonajasta myöhästyminen on Suomessa epäluotettavuuden merkki, ja myöhästely tai motivaatiovaikeudet voivat johtua siitä, ettei vapaaehtoinen tiedä yhteisön säännöistä tai aikataulusta. Alusta alkaen kannattaa uskaltaa vaatia vapaaehtoiselta samaa täsmällisyyttä ja panosta kuin muilta työntekijöiltä. Vapaaehtoinen on ohjelmassa osallistuakseen täysipainoisesti kulttuurivaihtoon vapaaehtoistyön kautta.
Viisi vinkkiä vapaaehtoistyöntekijöiltä 1. Perehdyttäkää vapaaehtoista ja esitelkää hänelle vapaaehtoistyöpaikka. Keskustelkaa työtehtävistä ja kuunnelkaa vapaaehtoisen ideoita. 2. Ystävystykää. Uskaltakaa lähestyä vapaaehtoista ja jutella hänelle. Olkaa positiivisia ja optimistisia. Hymy piristää päivää. 3. Panostakaa siihen, että vapaaehtoinen tuntee itsensä tarpeelliseksi. Huomioikaa vapaaehtoistyön merkitys ja tätä esille työyhteisössä.
4. Osaksi porukkaanne vapaaehtoinen tuntee itsensä, kun kutsutte
hänet mukaan työyhteisön toimintaan, myös epävirallisiin tilaisuuksiin.
5. Monipuolisuus tehtävissä ja
vaihtelevuus päivässä on antoisaa. Tarjotkaa vapaaehtoiselle esim. mahdollisuus esitellä taustaansa.
19
”Ratkaisuna ongelmiin näen keskustelun ja kompromissit. Vapaaehtoiset ovat nuoria ja aluksi aika hukassa oudossa kulttuurissa. Tehtävämme on siis opastaa, selostaa ja kuunnella. Joskus myös joustaa vaatimuksissa. On hyvä pitää mielessä sekin, että usein ongelman ydin piilee vapaaehtoisten henkilökohtaisessa elämässä. Luottamuksen ja puheyhteyden menettäminen on mielestäni pahinta.”
Miten tukea kulttuurista sopeutumista? Vieraaseen kulttuuriin muuttaminen herättää jokaisessa erilaisia reaktioita, ja sopeutumisprosessi on jokaisen kohdalla omanlainen. Vapaaehtoinen ei useinkaan itse tiedosta esimerkiksi alakulon tai vaikeuksien liittyvän kulttuurisen sopeutumisen prosessiin, ja toisinaan työpaikalla voi olla haastavaa nähdä “kulttuuristressin” vaikutus. Työpaikalla on tärkeää tietää, että normaaliin kulttuurisen sopeutumisen prosessiin kuuluu erilaisia vaiheita, jotka voivat vaikuttaa vapaaehtoisen mielialaan ja työmotivaatioon. Alussa vapaaehtoinen voi olla todella innostunut kaikesta Suomessa ja yhteistyö sujuu hyvin. Hän on ns. kuherruskuukausivaiheessa, joka on monella ensimmäinen askel uuteen kulttuuriin sopeutumisessa. Jossain vaiheessa alkuinnostus kuitenkin yleensä laantuu, ja arki alkaa tuntua tylsältä tai vaikealta. Vapaaehtoinen saattaa masentua ja eristäytyä tai vaihtoehtoisesti purkaa pahaa oloaan valittamalla kaikesta mahdollisesta. ”Omassa kotimaassa kaikki on NIIN paljon paremmin…” Tätä vaihetta kutsutaan kulttuurishokiksi. Vaiheeseen sijoittuvat useimmat perheen ja työpaikkojen vaihdokset. Työpaikan kannattaa muistaa, etteivät aina kaikki ongelmat johdu työpaikasta, vaan syynä saattaa olla kulttuurishokki, sopeutumisen haasteet. Joillekin vapaaehtoisille taas ensimmäiset kuukaudet Suomessa ovat kaikkein vaikeimpia. Kommunikaatio tuntuu hankalalta ja uuden kulttuurin käytäntöjen ja pelisääntöjen oppiminen stressaavat. Usein vapaaehtoiset ovat alkuvaiheessa väsyneitä, koska he joutuvat ponnistelemaan paljon kielellisesti sekä oppimaan valtavasti uutta. Jotkut harvat vapaaehtoiset ovat saapuessaan ihan kirjaimellisesti ”kulttuurishokissa”, mikä saattaa ilmetä esimerkiksi hermostuneisuutena, alakuloisuutena, aloitekyvyn tai ruokahalun puutteena
20
sekä uniongelmina. Tällöin on hyvä olla yhteydessä Maailmanvaihtoon ja pyrkiä antamaan vapaaehtoiselle riittävästi tukea. Vapaaehtoista voi tukea järjestämällä hänelle mahdollisimman paljon mukavaa toimintaa ja yrittää saada häntä ihmisten pariin ja harrastamaan. Myös asioista keskusteleminen auttaa. Kielen oppiminen helpottaa sopeutumista, joten vapaaehtoista kannattaa rohkaista ja auttaa opiskelemaan kieltä. Vaihtokauden loppupuolella vapaaehtoistyöntekijän kotiinpaluun lähestyminen voi myös näkyä tunnemyllerryksenä. Vapaaehtoinen ehkä katsoo asioita hieman toisin silmin kuin Suomeen saapuessaan ja hänen mieltään voivat askarruttaa kysymykset sopeutumisesta entisiin kuvioihin. Kotiinpaluuseen liittyvä sopeutumisprosessi on joillekin jopa vaikeampi kuin vieraaseen kulttuuriin sopeutuminen. Vapaaehtoistyöpaikka voi tukea vapaaehtoista keskustelemalla hänen tunteistaan ja ajatuksistaan kotiinpaluuseen liittyen.
YKsinäisyys ja koti-ikävä Vapaaehtoista voi ajoittain vaivata koti-ikävä, mikä on luonnollinen osa toisessa kulttuurissa oleskelua. Yksinäisyys voi joillekin vapaaehtoisille olla suuri ongelma, varsinkin jos vapaaehtoinen ei ole tottunut kotimaassaan olemaan yksin vaan on asunut esimerkiksi tiiviin perheyhteisön keskellä. Monessa kulttuurissa perheen ja suvun merkitys on suuri ja sukulaiset ovat läheisissä yhteyksissä. Yksinäisyyteen liittyvistä asioista kannattaa puhua. Jos vapaaehtoinen vaikuttaa yksinäiseltä, hänelle tulisi tarjota apua ystävien ja harrastusten löytämisessä. Suomessa ulkomaalaisen ei aina ole helppoa löytää ystäviä, mutta harrastusten kautta vapaaehtoinen tutustuu vähitellen ihmisiin ja löytää mielekkäitä tapoja viettää vapaa-aikaansa. Vapaaehtoista voi kannustaa olemaan yhteydessä tukihenkilöönsä. Myös yhteydet muihin vapaaehtoisiin auttavat, sillä tällöin vapaaehtoiset voivat jakaa kokemuksiaan. Vapaaehtoista kannattaa kuitenkin kannustaa löytämään myös paikallisia ystäviä, jottei hän olisi riippuvainen vain ulkomaisista ystävistä ja matkustelusta heidän luokseen. Monet vapaaehtoiset turvautuvat ikävissään internetin mahdollisuuksiin ja käyttävät suurimman osan vapaa-ajastaan olemalla yhteydessä kotimaan perheeseensä ja ystäviinsä Facebookin tai Skypen kautta. Tähän on hyvä kiinnittää huomiota, sillä jos kaikki aika kuluu netissä, ei vapaaehtoiselle jää aikaa sosiaalisten verkostojen rakentamiseen Suomessa.
21
Yhteistyön ongelmat ja vapaaehtoistyöpaikan vaihto Väärinymmärrykset ja niistä johtuvat konfliktit ovat kansainvälisessä vapaaehtoistyössä melko tavallisia, kun ihmiset työskentelevät yhdessä erilaisin (kulttuuri)taustoin ja odotuksin. Konfliktit ovat myös osa oppimisprosessia. Jos ilmassa on negatiivista asennetta, on tilanteeseen paras tarttua ennemmin kuin myöhemmin. Usein kyse on väärinymmärryksistä, jotka on helppoa selvittää ja sopia selkeästi yhteisistä tavoitteista ja pelisäännöistä. (Ks. Kriisikeskustelu s. 26.) Konfikti voi johtua monista eri seikoista: vapaaehtoinen voi esimerkiksiki kokea työpaikan ilmapiirin negatiiviseksi tai ettei hänen työtään arvosteta. Myös koti-ikävä ja kaamos saattavat nakertaa työmotivaatiota. Konfliktien ratkaisemiICYE-vapaaehtoisten sijoituksissa pyritään ottamaan huomioon vapaaehtoisen ja vapaaehtoistyöpaikan toiveet ja kiinnostuksenkohteet. Toisaalta on ymmärrettävää, että vapaaehtoisen on ennakkoon vaikea kuvitella, millaista työ todellisuudessa on ja millaista on asua esimerkiksi yhteisössä tai maaseudulla. Mahdollisimman realistisen mielikuvan luomiseksi olisi toivottavaa, että työpaikalta oltaisiin vapaaehtoiseen yhteydessä jo ennen kuin tämä tulee Suomeen.
nen on tärkeä oppimiskokemus, joka parhaassa tapauksessa lisää osapuolten itsetuntemusta ja kulttuurista ymmärrystä!
Työpaikan vaihtaminen on usein työläs prosessi, joka vie paljon aikaa, ja myös sopeutuminen uuteen työpaikkaan ottaa oman aikansa, usein muutamista viikoista kuukausiin. Onkin toivottavaa, ettei heti ensimmäisten ongelmien ilmaantuessa ryhdytä miettimään vapaaehtoisen sijoittamista toiseen paikkaan vaan tilannetta yritetään ratkoa muilla keinoilla. Pienistä ongelmista ei tule lannistua vaan varsinkin alussa kannattaa pyrkiä tukemaan vapaaehtoista hankalissa tilanteissa ja ottaa ongelmat puheeksi. Jos yrityksistä huolimatta yhteistyö ei toimi, voidaan ICYE-vapaaehtoisen kohdalla neuvotella paikanvaihdoksesta yhdessä Maailmanvaihdon toimiston kanssa. Vapaaehtoisen ja työpaikan on kuitenkin varauduttava siihen, ettei vaihto onnistu kädenkäänteessä. Suuri osa vapaaehtoistyöpaikoista sijaitsee maaseudulla, eikä työpaikan vaihtamisen syyksi riitä se, että haluaa pois maaseudulta kaupunkiin. Tällaisissa tilanteissa pyritään tukemaan vapaaehtoisen sopeutumista maaseudulle uusien ystävien tai harrastusten kautta.
22
EVS-vapaaehtoisten kohdalla vapaaehtoistyöpaikkaa ei yleensä ole mahdollista vaihtaa, sillä EVS-rahoitus on saatu nimenomaan tiettyä hanketta varten. Vaihtoehtoina on jatkaa yhteistyötä yhdessä ideoitujen muutosten pohjalta tai ääritapauksessa keskeyttää EVSjakso etuajassa. Jos vapaaehtoinen käyttäytyy työpaikalla toistuvasti sopimattomasti tai sääntöjen vastaisesti eikä keskustelusta ole apua, on työpaikalla oikeus yhteistyössä Maailmanvaihdon kanssa neuvotella vapaaehtoisen työpaikan vaihtamisesta tai ohjelman keskeyttämisestä.
Hätätilanteet Vapaaehtoiset kohtaavat harvoin kriisitilanteita, kuten vakavaa sairastumista tai vakavia konflikteja työpaikalla tai isäntäperheessä, mutta niihin on kuitenkin hyvä varautua. Hätätilanteista kannattaa ilmoittaa mahdollisimman pian Maailmanvaihdon toimistoon. Arkisin meidät tavoittaa klo 10–16 välillä numerosta 09 774 1101. Viikonloppuisin hätätapauksissa voi soittaa päivystyspuhelimeemme 044 356 5667 (Huom! Tämä numero on käytössä vain hätätapauksia varten). Hoidamme tarvittaessa yhteydenoton vakuutusyhtiöön ja ICYE-järjestöön vapaaehtoisen kotimaassa, joka puolestaan ilmoittaa tilanteesta vapaaehtoisen vanhemmille. Hätätilanteissa tärkeintä on saada vapaaehtoinen asiantuntevaan hoitoon mahdollisimman pian. Mikäli hätätilanne koskee vapaaehtoisen terveydentilaa, toimintaohjeita saa parhaiten oman paikkakunnan terveyskeskuksesta tai yleisestä hätänumerosta 112. Jos ongelma on mielenterveyteen liittyvä, toimintaohjeita saa Suomen mielenterveysseuralta (valtakunnallisen kriisikeskuksen puhelinnumero on 010 195 202, päivystää myös iltaisin). Vapaaehtoinen voi itse ottaa tarvittaessa yhteyden ulkomaalaisten kriisipalveluun (SOS Center, Crisis Services for Foreigners). Kriisipalvelun numero on 09 4135 0501 ja se on avoinna ma–to klo 9- 12 ja klo 13–15 sekä pe klo 9–12.
23
Alkukeskustelu Mahdollisimman pian vapaaehtoisen saapumisen jälkeen on tärkeää pitää aloituskeskustelu, jossa käydään läpi seuraavat asiat: • • • • • • •
Vapaaehtoiset toiveet ja odotukset vapaaehtoistyöstä Suomessa Vapaaehtoisen mahdolliset pelot, huolenaiheet ja tuentarve Vapaaehtoisen kieliaito ja erityistaidot – miten voitaisiin hyödyntää? Mitä vapaaehtoinen haluaa oppia, mitä taitojaan kehittää? Työpaikan suunnitelmat ja odotukset vapaaehtoisen suhteen, vapaaehtoisen rooli työpaikalla Työpaikan säännöt, aikataulut ja käytännöt (myös kirjoittamattomat säännöt) Kielitaito ja kulttuuri työpaikalla
24
Arviointikeskustelu Noin puolivälissä jaksoa pidetään arviointikeskustelu. On myös hyvä yhdessä pohtia vapaaehtoisen työnkuvaa ja tehtävien kehittämistä sekä ideoida ”omaa projektia”. Keskustelussa on hyvä käydä läpi asioita sekä vapaaehtoisen että työpaikan näkökulmasta: • • • • • • • • • •
Kuinka vapaaehtoinen kokee työtehtävänsä? Mikä on mielekästä, mikä ei? Kuinka vapaaehtoinen haluaisi kehittää työtehtäviään? Onko vapaaehtoisella erityistaitoja tai ideoita, joita hän haluaisi hyödyntää? Mitä vapaaehtoinen on oppinut jaksonsa aikana? Mitä toivoisi vielä voivansa oppia? Kuinka vapaaehtoinen viihtyy työyhteisössä? Kuinka kommunikaatio toimii? (kielitaito, asenne, yhteiset pelisäännöt) Onko epäselviä tai mieltä vaivaavia seikkoja? Toiveita yhteistyön kehittämiselle? Kuinka yhteistyö toimisi paremmin? Miten työyhteisö on hyötynyt vapaaehtoisen läsnäolosta ja työpanoksesta? Mikä on ollut erityisen onnistunutta yhteistyössä?
On myös tärkeää suunnitella ja aikatauluttaa yhdessä ideoiden ja ”omien projektien” toteuttaminen, etteivät ne unohdu arjen kiireiden keskellä. Muistathan myös kiitoksen ja rakentavan palautteen antamisen!
25
Kriisikeskustelu Konfliktin selvittämisessä tärkeää on tuoda esiin vapaaehtoisen ja työpaikan motivaatiot yhteistyölle sekä löytää yhteiset tavoitteet. On tärkeää kysyä: •
Mikä on johtanut tilanteeseen? Miten vapaaehtoinen on asian kokenut?
•
Mikä on työpaikan ja mentorin kokemus asiasta?
•
Miten kommunikaatio toimii?
•
Mitä molemmat osapuolet ovat toivoneet yhteistyöltä alun perin? Olisiko mahdollista yhä saavuttaa tavoitteet vai pitäisikö suunnitelmia muuttaa?
•
Mitä muutoksia osapuolet toivovat tilanteeseen, jotta yhteistyö toimisi paremmin? Mitä osapuolet toivovat toisiltaan jatkossa? Miten voivat itse pyrkiä muuttamaan toimintaansa?
•
Mitä muuta annettavaa ja opittavaa vapaaehtoisella voisi olla? Voisiko työnkuvaa muokata?
On tärkeää, ettei jäädä jumittamaan tapahtuneeseen konfliktiin vaan pyritään ratkaisukeskeisesti löytämään yhteisiä tavoitteita parempaan yhteistyöhön. Maailmanvaihdon järjestösihteerin voi myös kutsua mukaan keskusteluun, jos tuntuu, että työpaikan ulkopuolinen ”sovittelija” on tilanteessa tarpeen.
26
LINKKEJÄ LISÄTIETOON Alla oleviin linkkeihin kannattaa tutustua – vaikka jo ennen vapaaehtoisen tuloa Suomeen. Sivustojen tieto mm. auttaa ymmärtämään Suomea ulkomaalaisen näkökulmasta ja antaa vinkkejä mahdollisten kulttuurierojen käsittelyyn.
Lue lisää mentoroinnista •
Opetushallituksen opas EVS-vapaaehtoisen tukena toimivalle mentorille: www.cimo.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/cimo/embeds/ cimowwwstructure/54926_Mentorin_opas0902_FINAL.pdf
Kulttuurien välinen vuorovaikutus • •
•
Kulttuurien välinen vuorovaikutus ja viestintä www.monivire.fi/vilkaisu-viestintaan/kulttuurit-kohtaavat Lyhyitä videoita sopeutumisesta ja kulttuurien välisestä vuorovaikutuksesta Suomessa vetamix.net/node/6927 Suomalainen työkulttuuri: bit.ly/I6zTRz
Näkökulmia Suomeen •
•
Uutisia Suomesta englanniksi: Yle: www.yle.fi/uutiset/osasto/news Helsinki Times: www.helsinkitimes.fi SixDegrees: www.6d.fi Infopankki: perustietoa Suomesta englanniksi www.infopankki.fi/en/information-about-finland/basic-information-about-finland
”Olemme saaneet kokemuksia siitä, että eri tilanteissa voi selvitä omalla kielitaidolla, että ‘tankeroenglannillakin’ pärjää.” 27
”Parasta on näkökulmien laajentuminen ja vapaaehtoisten tuomat uudet tavat työskennellä ja oppia. Vapaaehtoisten kanssa työskentely on ehdottomasti tilanne, jossa molemmat osapuolet oppivat.” – mentor
Maailmanvaihto ry – ICYE Finland Oikokatu 3, 00170 Helsinki 09 774 11 01 www.maailmanvaihto.fi www.icye.org hosting@maailmanvaihto.fi www.facebook.com/maailmanvaihto www.instagram.com/maailmanvaihto www.twitter.com/maailmanvaihto