OACCATunidad12.qxd:p252-268
2/3/10
13:22
P gina 253
253
Unitat 12 - Informatització de la gestió de la compravenda
1 >> La informatització de l’empresa Les tasques administratives compleixen tres condicions bàsiques per ser informatitzades de forma eficient, ja que es basen en: – La lògica: seqüència d’operacions relacionades entre si que es desenvolupen d’acord amb un argument comú. – El càlcul: operacions matemàtiques per obtenir un resultat cert. – El protocol: conjunt de normes que regulen els processos de forma que, davant de situacions iguals, es procedeixi de la mateixa manera.
Vocabulari Informatitzar: incorporar mitjans informàtics per organitzar una activitat i gestionar la informació de forma eficient.
Per tant, el treball quotidià de l'empresa, en general, i dels processos administratius, en particular, guanya en eficiència quan es realitza amb el suport de mitjans informàtics.
1.1 > El procés d’informatització Per dur a terme el procés d’informatització de les tasques d’una empresa, cal desenvolupar un procés lògic del tipus següent: Etapa
Descripció
Anàlisi dels processos administratius
Es determinen els processos que es pretenen informatitzar i es descomponen en tasques, de forma que es descrigui la seqüència d’operacions i documents que cal realitzar en cada procés.
Anàlisi de les necessitats
A partir de l’anàlisi dels processos, s’identifiquen les funcions que cal informatitzar i es descriuen de forma exhaustiva.
Especificació dels recursos
Un cop que es coneixen les necessitats, el pas següent consisteix en descriure les funcions que ha de realitzar l’equip informàtic, per la qual cosa es poden determinar les seves característiques tècniques, així com la formació que necessita el personal per utilitzar adequadament els sistemes.
Elecció dels recursos
Aquesta etapa desenvolupa el procés de compra dels equips i els programes, així com la contractació de la formació dels usuaris. La qüestió més complicada rau en l’elecció de software, com veurem més endavant. La implantació del sistema, per a la seva aplicació als processos d’administració, requereix la següent seqüència de tasques:
Implantació del sistema
Avaluació
– Instal·lació i configuració dels equips i els programes. – Verificació i control del funcionament dels equips i de la formació dels usuaris. – Aplicació dels protocols i els sistemes de seguretat. Com en tots els processos, s’ha de realitzar un control de la forma en què s’ha desenvolupat el procés d’informatització i una avaluació de resultats.
Aquest procés, a l’igual que tots els processos empresarials, s’ha de dur a terme sota el criteri de rendibilitat, de manera que la informatització de les funcions ha d’alliberar una quantitat de recursos major que la inversió que necessita i, a més, ha d’augmentar la productivitat i la competitivitat de l’empresa.
OACCATunidad12.qxd:p252-268
2/3/10
13:22
P gina 254
254
2 >> Informatització de la gestió de la compravenda En aquest apartat, es desenvolupa un procés general d’informatització de la compravenda que ha de ser adaptat a cada situació particular, però seguint unes pautes vàlides per a qualsevol procés d’informatització d’aquest tipus d’operacions.
2.1 > Anàlisi dels processos administratius de la compravenda Al llarg d’aquest llibre, s’ha anat desgranant de forma sistemàtica el desenvolupament del procés de compravenda, de manera que l’únic que presentem aquí és un resum de les operacions bàsiques de compravenda: – Compra • • • • Nivell d’informatització de les empreses a Espanya A finals de 2008, el 84% de les empreses espanyoles tenien la major part dels seus processos administratius informatitzat, el 70% disposaven de connexió a banda ampla i el 60% realitzaven algunes de les seves obligacions documentals amb l’Administració via Internet. La tendència en els últims anys indica que, l’any 2011, la pràctica totalitat de les empreses espanyoles estaran informatitzades.
Anàlisi de necessitats. Petició d’ofertes. Selecció i relacions amb proveïdors. Control de comandes emeses.
– Magatzem • Entrades de mercaderies i gestió d’existències. – Recepció de mercaderies. – Emmagatzematge de les mercaderies. – Gestió d’estocs. • Expedició de mercaderies. – Gestió de les operacions d’expedició de mercaderies. – Planificació del transport. – Venda • • • • • •
Planificació de vendes. Gestió de comandes. Facturació. Gestió de clients. Control de venda. Atenció al client.
– Tasques auxiliars d’administració i documentació • • • • •
Comptabilitat i control de cobraments i pagaments. Emissió i control de documents. Gestió de personal. Fitxers de clients i proveïdors. Emissió d’estadístiques i informes.
2.2 > Anàlisi de les necessitats Inicialment, és necessari identificar les tasques que cal informatitzar. Des del punt de vista de la gestió de la compravenda, sembla que el més convenient és informatitzar els processos de compra, emmagatzematge i venda, que han estat suficientment analitzats al llarg d’aquest llibre.
OACCATunidad12.qxd:p252-268
2/3/10
13:22
P gina 261
Unitat 12 - Informatització de la gestió de la compravenda
4 >> Aplicacions específiques de gestió de compravenda Els paquets informàtics específics de gestió de compravenda, denominats popularment programes de facturació, desenvolupen tot el procés de forma automàtica a partir de les dades inicials de clients, proveïdors, condicions de compravenda i productes. Al mercat, existeixen diferents aplicacions empaquetades que atenen un sector molt ampli de les empreses. Es poden trobar des de paquets molt econòmics i senzills per a microempreses (competeixen amb la utilització de paquets de propòsit general) fins a paquets molt més complexos, que inclouen el control de fabricació i la gestió integral d’emmagatzematge, destinats a grans empreses (competeixen amb les aplicacions a la carta). Les operacions bàsiques que desenvolupen totes les aplicacions que hi ha al mercat són les següents: Etapa de la compravenda
Operacions
Compra
– Comandes a proveïdors. • Generació automàtica de comandes. • Càlcul d’estoc del magatzem. • Control de la situació de cada comanda. – Enviament de comandes a través de correu electrònic. – Gestió de la recepció de la mercaderia.
Emmagatzematge
– – – – – – – –
Venda
– Albarans a clients. • Generació automàtica d’albarans. • Recàlcul d’estocs de magatzem. • Control de la situació de cada expedició. – Facturació. • Factures en paper. • Factures de rectificació. • Factures recapitulatives. • Factures electròniques.
Administració
– – – –
Exportació de dades
– Comptabilitat per portar els llibres comptables. – Personal per calcular les retribucions variables dels venedors.
Regularització de magatzems, modificant l’estoc físic. Realització de l’inventari físic. Regularització d’estoc valorat. Control de costos. Històrics de moviments i regularitzacions de magatzem. Inventaris valorats. Fitxes de magatzem per productes. Gestió de mercaderies a través de codis de barres.
Configuració de les formes de pagament. Control de cobraments i pagaments. Història dels moviments de productes. Estadístiques de compres i vendes.
261
OACCATunidad12.qxd:p252-268
2/3/10
13:22
P gina 262
262
Activitats finals .: CONSOLIDACIÓ :. 1·· Analitza les raons fonamentals per les quals s’informatitzen les tasques administratives d’una empresa. 2·· Descriu en què consisteix l’anàlisi dels processos administratius a informatitzar i quina diferència té amb la posterior anàlisi de necessitats.
3·· Indica, per ordre, les operacions bàsiques de l’emmagatzematge en un procés de compravenda. 4·· Enumera les característiques bàsiques d’un sistema informàtic adequat per informatitzar les operacions de gestió administrativa de la compravenda. 5·· Descriu les diferències fonamentals entre una aplicació informàtica específica empaquetada i una aplicació específica a mida. 6·· Indica els avantatges que té una aplicació informàtica específica empaquetada, sobre una aplicació informàtica de propòsit general, a l’hora d’informatitzar les operacions de gestió administrativa de la compravenda.
7·· Quins són els tres àmbits de seguretat en què s’ha de centrar l’ús de la informàtica en el tractament de la informació comercial?
8·· Indica les operacions administratives de la compravenda que poden ser informatitzades amb un full de càlcul. .: APLICACIÓ :. 1·· La Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal, determina l’estructura i les funcions de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades. Busca a l’esmentada llei l’article que la regula i indica quines són les funcions d’aquesta Agència.
2·· Dissenya, amb el processador de textos Word de Microsoft Office, plantilles per realitzar les següents operacions de compravenda: a) Contracte mercantil de compravenda. b) Carta d’oferta de productes. c) Carta de reclamació de pagament.
3·· Confecciona, amb el full de càlcul Excel de Microsoft Office, plantilles per realitzar les següents operacions de compravenda: a) Factura. b) Fitxa de magatzem pel mètode de preu mitjà ponderat. c) Fitxa de magatzem pel mètode FIFO.
4·· Amb la base de dades Access de Microsoft Office, dissenya fitxers per realitzar les següents operacions de compravenda: a) b) c) d)
Fitxer de clients. Fitxer de proveïdors. Registre de factures emeses. Registre de factures rebudes.
5·· Entra a la pàgina web www.iso27000.es, que conté tota la informació necessària sobre les normes ISO 27000. Navega per la pàgina, indica les normes que formen la sèrie ISO 27000 i descriu el procés que ha de seguir una empresa per a la seva implantació.
OACCATunidad12.qxd:p252-268
2/3/10
13:22
P gina 266
266
Idees clau
Procés d’informatització general Anàlisi dels processos de compravenda a informatitzar
Anàlisi de les necessitats
Hardware o maquinari
INFORMATITZACIÓ DE L’EMPRESA
Aplicacions de propòsit general
Especificacions dels recursos Software o programari
Procés d’informatització de la gestió de compravenda
Aplicacions específiques empaquetades Aplicacions específiques a mida
Instal·lació
Verificació Implantació del sistema informàtic
Del sistema
Seguretat
De l’ús Funcional De les dades
Avaluació del sistema
Protecció legal de dades
OACCATunidad12.qxd:p252-268
2/3/10
13:22
P gina 268