Sistema para Control Y Administraci贸n de Personal
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En base a lo expuesto en el MANUAL DE ORGANIZACIÓNDE LA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO REGIONAL en específico en la función número VIII del objetivo 1.5, el cual se refiere a la Coordinación de Informática, se ha editado este manual de uso para el sistema de Software de Control y Administración de Personal, con el fin de poder tener un mejor proceso de Captación de los Datos y de consultas de o los registros que se deseen obtener. Este sistema constituye una gran herramienta para la administración y consulta general referente al personal de la Secretaria de Desarrollo Regional, Basado en los requerimientos del operador administrativo, este sistema se ha desarrollado a medida de las necesidades administrativas de la Secretaria. Esta manual de usuario nos mostrara la forma correcta del uso de este Software teniendo en cuenta los siguientes objetivos:
Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada. Que el usuario conozca cómo ordenar datos. Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida. Servir como manual de aprendizaje. Servir como manual de referencia. Definir las funciones que debe realizar el usuario. Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
A continuación presentaremos algunos de los controles más usados de los cuales se las ventanas de nuestro sistema.
Este botón nos permite acceder a la instrucción indicada, según sea el caso, y según en la ventana que se encuentre será su función.
El botón guardar representa uno de los comandos más importantes de este sistema, este botón nos ayudara a guardar los datos que previamente se han capturado en los campos
Este botón nos limpiara toda información que se encuentre residente en los campos de texto
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El campo de texto nos permite escribir datos según se indiquen
Este botón nos va a permitir cancelar que se esté dando de alta
El botón salir nos cerrara la venta que se tenga abierta
El campo de opción múltiple este tipo de campo nos desglosa una serie de opciones de las cuales se debe de elegir una
Este botón nos permite acceder a la instrucción indicada, según sea el caso, y según en la ventana que se encuentre será su función.
El botón buscar nos ayuda buscar un registro deseado
Este botón nos mostrara una ventana, la cual nos presentara mediante botones los diferentes tipos de reportes.
Este botón nos mandara una vista previa para impresión con datos referentes a los teléfonos del trabajador
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Este botón nos mandara una vista previa para impresión con datos referentes al control administrativo (Pases de salida, permisos, vacaciones).
Este botón nos mandara una vista previa para impresión con datos referentes al cumpleaños a los cumpleaños de los trabajadores que se desean consultar.
Este botón nos mandara una vista previa para impresión con los datos generales del trabajador.
Este botón nos mandara una vista previa para impresión con los datos referentes a la información más confidencial de los trabajadores, antes de que nos muestre la vista previa de impresión, nos aparecerá un recuadro que pide una contraseña, contraseña que solo el usuario conoce.
Este botón nos mandara una vista previa para impresión con los datos principales del trabajador
Este botón nos limpiara toda información que se encuentre residente en los campos de texto
Este botón nos actualizara todas las edades de los niños, hijos de trabajadores Automáticamente que estén dados de alta en el sistema, esta rutina se recomienda que se haga cada mes para mantener la información actualizada.
Este botón nos mandara llamar un pequeño formulario el cual nos servirá para agregar datos de los hijos del trabajador
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Al hacer click en este botón botón nos nos filtrara filtrara toda toda la la información información referente a niños niños menores menoresde de12 12años años
Al hacer click en este botón nos filtrara toda la información referente a niños mayores de 12 años
Este botón nos limpiara toda información que se encuentre residente en los campos de texto
Este botón nos actualizara automáticamente todo el tiempo que tiene el trabajador laborando en la secretaria a partir de la fecha de ingreso del personal.
Por lo regular las etiquetas siempre las vamos a encontrar arriba, a un lado o debajo de un control, cuya finalidad es hacerle referencia a los mismos.
Los DataGrid nos ayudaran a visualizar en forma de lista los datos que anteriormente se hayan consultado.
Los Tabs o Pestañas nos ayudaran a tener una mejor distribución y visualización de los campos
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Con el puntero del ratón señalaremos a los controles (Botones, menú, etc.) que deseemos ejecutar.
El menú contextual se mandara llamar solo sobre el DataGrid de la ventana de Consultas mediante el botón derecho del mouse
Este botón nos ayudara a imprimir la información que se encuentra en la vista previa.
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Inicio Para ejecutar nuestra aplicación lo primero tenemos que hacer será identificar nuestro icono el cual se encuentra en el escritorio de nuestra computadora.
Una vez que ya hemos identificado nuestro icono, daremos doble click con el botón derecho del Ratón
Posteriormente y una vez que dimos doble click en botón derecho del ratos nos aparecerá una ventana como la que a continuación se presenta.
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Esta ventana es nuestra ventana de presentacion a la cual se le dara click al boton Aceptar paea poder continuar
Una vez que ya hemos identificado nuestro icono, daremos doble click con el botรณn derecho del Ratรณn
Una vez que le hemos click al botรณn Aceptar de esta ventana nos aparecerรก una nueva ventana como la que se presenta en la siguiente imagen.
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Esta nueva ventana se refiere a nuestro menú principal este menú consta de cuatro Menús (AltasConsultas-Utilerías-Ayuda), Esta ventana es la Base principal de todo nuestro sistema, ya que en ella se presenta menús y submenús que nos ayudaran a abrir las ventanas en las cuales deseemos hacer los procesos de información que se desean por parte del usuario.
Cómo preparar los datos de entrada para registrar al personal. Los datos de entrada representan la parte principal de nuestro sistema, puesto que de este proceso depende de una buena captura de información para que al momento de querer consultar datos o un dato en específico se tengan datos concisos y confiables.
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Lo Primero que debemos hacer es desglosar mediante un click el Menú Altas
Este menú nos mostrara los submenús Registro de Personal – Control Administrativo y Salir, Como su nombre lo indica En el menú Altas se darán de Altas los Registro s de Personal, Control Administrativo, por orden jerárquicos de datos , Así que lo que debemos hacer es hacer click en la parte Registro de Personal
Click para dar de Alta registros de Personal
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Esta es la ventana en la cual se van a registrar la mayoría de los datos esta ventana está compuesta por campos, etiquetas y botones
Formulario de Alta de Personal con campos vacíos Una vez que ya hemos abierto nuestra ventana de altas procederemos a llenar los campos con datos propios del trabajador que se desea registrar
Formulario de Alta de Personal con campos llenos
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llenos nuestros campos de texto daremos click en el botón Guardar.
Click
Al dar click en el botón guardar nos aparecerá un cuadro de mensaje preguntándonos si estamos seguros de querer guardar el registro, este recuadro nos concatenara el nombre del trabajador que se está dando de alta. Nombre del trabajador que se esta dando de alta
Click
Una vez que le hemos dado click el botón Si de nuestro cuadro de mensaje nos aparecerá otro nuevo cuadro de mensaje confirmando que el registro fue dado de alta satisfactoriamente.
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Nótese que una vez que hemos guardado nuestro registro, el botón agregar nuevo se habilitara dando margen a que podamos dar de alta otro nuevo registro.
Cómo preparar los datos de entrada para registrar hijos del personal. Primero que nada vamos a tener en cuenta que hay dos vías para poder registrar a los hijos del personal, una es desde que estamos dando de alta el propio registro del personal y la otra ya la hacemos mediante la ventana de cambios., lo primero que debemos de hacer es ubicar nuestro botón de agregar hijos este botón lo vamos a ver en la parte de Otros Datos de nuestra ventana de Altas o Cambios.
Al hacer click en este botón, nos aparecerá una ventana, esta ventana contiene campos para escribir información referente a los hijos del trabajador
Nota: Es importante que antes de dar click a este botón nos cercioremos de que el número de empleado del trabajador ya está capturado en el campo No. Empleado que se encuentra en la primer pestaña, si este dato aún no se almacena entonces al hacer click en el botón Agregar hijos nos aparecerá un cuadro de mensaje avisándonos que tenemos que especificar el No. de Empleado
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Al momento de mandar llamar la ventana de agregar hijos nos daremos cuenta que por defecto el campo Núm. Empleado Padre/Madre, ya está capturado con el número de empleado del trabajador o trabajadora, padre o madre, por lo tanto solo nos corresponderá llenar los campos Nombre, Sexo, y Fecha de nacimiento.
Nota: Todos los campos que se refieran a nombres es importante escribir primero Apellido Paterno, Materno y Nombre., esto con el fin de tener un mejor control en el manejo, manipulación y procesamiento de la información.
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Ya que hemos de guardar nuestro registro no aparecerá un cuadro de mensaje preguntándonos si deseamos guardar los datos escritos.
Al darle Click en el botón Si de este cuadro de mensaje, posteriormente nos aparecerá otro recuadro el cual nos confirmara que los datos han sido guardados satisfactoriamente en la base de datos.
Por ultimo abran de notar que en el campo No. Hijos del formulario de altas o consultas, se irán agregando la cantidad de hijos del trabajador.
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Cómo preparar los datos de entrada para Permisos o Pases Lo primero que debemos hacer es irnos al menú Altas y posteriormente al submenú Control Administrativo,
Al hacer click en este submenú nos aparecerá la siguiente ventana.
Esta ventana nos va a servir para poder registrar los pases y permisos que el trabajador solicite.
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La parte derecha de esta ventana nos va a servir para consultar a los trabajadores así como del registro de pases y permisos y en la parte de la izquierda se visualizaran el historial de permisos y pases del trabajador
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1. El botón buscar nos mostrara en forma de lista la bitácora de pases y permisos que el trabajador ha solicitado. 2. Este cuadro de opción múltiple desglosa los nombres de los empleados que se han dado de alta en el sistema. 3. Este cuadro de opción múltiple desglosa los tipos de permisos o salidas que el trabajador ha solicitado. 4. Esta caja de texto nos va a servir para escribir la fecha en la cual se está solicitando el permiso. 5. Esta caja de texto es la más amplia pues en ella se describirán a grandes rasgos las observaciones y referencias del permiso o pase. 6. Al hacer click en este botón se guardaran los datos que se han registrado. 7. El botón Agregar Nuevo se habilitara cada vez que se acabe de guardar un registro y nos dará la opción de agregar otro registro. 8. Este listado nos mostrara en forma de bitácora los pases o permisos que se le han concedido al trabajador 9. Estos campos de texto nos mostraran el nombre y la adscripción del trabajador que se esta consultando.
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Esta ventana al igual que las anteriores son de un usos muy fácil e intuitivo, una vez que se han llenado los campos procederemos a guardarlos mediante el botón Aceptar, una vez hacemos click en dicho botón nos aparecerá un cuadro de dialogo el cual nos pregunta que si queremos guardar el registro.
Una vez que le demos la opción Si, notaremos como se agrega en el listado de bitácora de pases o permisos el nuevo registró que se ha dado de alta. Nuevo registro Nota: Los registros que se vayan dando de alta se irán almacenando al principio de la Bitácora
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Cómo Salir del Sistema Dentro de nuestro menú Altas, en últimaopción encontramos Salir, este submenú nos servirá para salir completamente del sistema.
Click
Una vez que damos click nos aparecerá un cuadro de mensaje preguntándonos si estamos seguros de salir del sistema.
Obviamente si elegimos la opción Si nos sacara se cerrara el menú principal de nuestro Sistema junto a todas las ventanas del mismo que pudieren estar abiertas, y elegimos la opción No, no pasara nada.
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Cómo consultar Base de Datos de Empleados Dirigiremos el puntero del ratón hacia el menú Consultas y posteriormente al submenú Empleados, y daremos click.
Esta ventana se compone de Cuadros de texto, los cuales nos ayudaran a llenar de datos que deseemos buscar en nuestra base., los cuadros de texto o parámetros de búsqueda hacen referencia a los principales campos de datos del empleado.
A continuación veremos un ejemplo de Consulta
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Una vez que nuestra ventana de consulta está abierta escribiremos los datos en los campos de búsqueda, si lo que deseamos saber por ejemplo cuantos registros de empleados tienen una categoría de TCE1 bastara con seleccionar de nuestro campo categoría la opción TCE1, una vez seleccionada esta opción daremos click en el botón Buscar
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Ya que dimos click en el botón de búsqueda notaremos como el sistema nos muestra en forma de lista un bloque de personal que cuenta con la categoría TCE1, a la vez se hacen notar que por cada registro que este seleccionado nuestras etiquetas nos darán una síntesis muy particular de cada empleado.
Muestra el total de registros que fueron filtrados
Muestra las veces que el empleado a solicitado Permisos o Pases
Muestra la cantidad de hijos que tiene el empleado
Muestra la el tiempo que tiene laborando el empleado en la dependencia, en base a la fecha de Ingreso
Muestra la edad actual del empleado, este datos lo calcula en base a su fecha de nacimiento y en base a la fecha de fecha actual (de la PC)
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Para poder ver los detalles de las de cada empleado daremos click derecho sobre el registro que se desea ver
Menú Contextual
Para mandar llamar nuestro menú contextual daremos click en el botón derecho del mouse, este menú nos mostrara las opciones de Ver Hijos – Ver Permisos o Pases – Imprimir Datos Personales., Si nuestro deseo es ver a detalle información referente a los hijos del empleado bastara con seleccionar mediante click la primer opción y nos aparecerá una ventana como la que a continuación se presenta.
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Nombre del empleado
Datos de hijo del trabajador
Número de hijos que tiene el empleado
Veamos como en la parte superior de esta ventana se concatena el nombre del empleado, y en la parte inferior nos indica el número de hijos con los que cuenta el empleado, y obviamente en parte intermedia nos muestra el nombre, sexo, fecha de nacimiento, y edad actual del o los hijos del empleado. Por otro lado si dentro de nuestro menú contextual decidimos elegir la opción Ver Permisos o Pases nos aparecerá una ventana muy similar a la anterior pero esta con datos referentes al empleado y sus respectivos pases o permisos que ha solicitado. Nombre del empleado
Información de permisos o pases realizados por el trabajador
Al igual que los dos ejemplos anteriores si nuestra decisión es imprimir el registro que está en pantalla bastara con dar click en la opción Imprimir Datos Personales de nuestro menú contextual., esta opción nos desplegara en forma de vista previa de impresión la información general del empleado, a continuación se mostrara un ejemplo del tipo de reporte que nos muestra dicha opción.
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Click
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La vista previa nos ofrecerรก la opciรณn de imprimir nuestro reporte mediante el botรณn imprimir que se encuentra en la parte superior izquierda de dicha ventana.
Mediante este botรณn podremos imprimir nuestro reporte
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Como obtener los resultados y los datos de salida del modulo consultas. En la página anterior acabamos de ver como visualizar un reporte en lo individual del empleado, ahora veremos cómo solicitar los tipos de reporte mediante el botón Imprimir., una vez que tenemos nuestro módulo de consultas haremos la consulta que se desea
Ya que están los datos que deseamos filtrados, daremos click sobre el botón Imprimir, este botón nos mandara llamar una ventana como la que a continuación se presenta.
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Esta ventana nos presenta una serie de botones los cuales cada uno de ellos representa un tipo de reporte diferente, es importante tomar en cuenta que los reportes los podemos mandar llamar ya sea en formato propio del sistema (visual Basic), o en Formato Microsoft Office Excel
Como se mencionó anteriormente, cada uno de los botones representa un reporte diferente, si por ejemplo deseamos ver el los datos telefónicos del personal
Cómo ordenar datos Una de las tantas ventajas que vamos a tener al hacer nuestras gestiones de información dentro del sistema serán ordenar alfabéticamente, de menor a mayor o mayor a menor, los datos que se visualizan en los DataGrid, solo bastara con dar click izquierdo en la parte superior de la columna que se desea ordenar, tal como se muestra en la siguiente imagen.
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Click
Limpiar campos de parámetros de búsqueda Para poder limpiar los campos de texto solo basta con dar click sobre el botón Limpiar Campos, todos los campos se limpiaran con excepción de los campos de fecha de alta de personal
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Consultar hijos de Empleados Uno de las consultas más importantes que se requieren es saber la cantidad de hijos de los trabajadores, saber cuántos de los hijos tienen más o menos de 12 años de edad., la manera de saber esta información es haciendo click sobre el submenú Hijos que se encuentra dentro del menú Consultas
Una vez que hemos dado click sobre este submenú nos aparecerá una ventana como la que a continuación se presenta.
Dentro de esta ventana resaltan los botones Menores de 12 años y Mayores de 12 años, estos botones nos ayudaran a filtrar solo los registros de hijos de empleados que tengan menos o más de 12 años de edad junto con los cuadros de texto de nombre del Papa (empleado) y sexo del Hijo.
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Si lo que deseamos es filtrar un listado de los hijos de empleados menores de 12 años entonces solo vamos hacer click en el botón izquierdo del ratón
Niños menores de 12 años
Click
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Obviamente si lo que deseamos es filtrar un listado de los hijos de empleados mayores de 12 años haremos click en el botón derecho del ratón
Niños mayores de 12 años
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Una vez que hayamos definido el filtro que deseamos, vamos a hacer click en el botón Imprimir, esto en caso de que deseemos imprimir lo el listado ya antes generado.
Notaremos que al dar click en este botón nos aparecerá una ventana como la que a continuación se presenta.
Esta ventana está conformada por dos botones los cuales nos indican los dos tipos de formato de impresión que deseamos obtener, en caso de que optemos por elegir el botón de Enviar a Microsoft Office Excel nos mandara los resultados del DataGrid a un archivo de Excel tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Si deseamos que nuestro formato de impresión sea generado por el reporte propio del sistema (Visual Basic 6.0) entonces daremos click en el botón Enviar a Formato VB.
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Muestra hora, fecha e IP en que se estรก generando el reporte
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Cabe mencionar que esta ventana de hijos de empleados, cuenta con los campos de texto nombres del personal (empleado) y género (hombre o mujer), estos campos nos servirán para dar parámetros específicos de búsqueda por ejemplo si queremos saber cuántos hijos y edades tiene un empleado en particular, veamos las siguientes ilustraciones. Se desglosa mediante click el cuadro de texto (opción múltiple) el cual nos mostrara los empleados que han sido dados de alta en el sistema.
De igual forma si queremos especificar el género del o los hijos del empleado va a ser necesario desglosar mediante el click en el campo sexo del niño
Se desglosa mediante click el cuadro de texto (Sexo del niño).
Una vez que hemos establecido ambos parámetros daremos click en el botón Mayores de 12 años y nos filtrara a los hijos mayores de 12 años de empleado que se ha especificado.
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Utilerías Nuestro sistema cuenta con herramientas básicas como actualizar edades de los niños en forma automática de los empleados y años de antigüedad que llevan laborando los empleados, también cuenta con un módulo de corregir datos relacionados con el Personal. El sistema actualizada mediante el modulo Edades de Niños en forma automática las edades de los hijos de los empleados basándose en la hora actual que marca el sistema de Windows
El sistema actualizada mediante el modulo Antigüedades en forma automática el tiempo que tienen laborando los empleados basándose en la hora actual que marca el sistema de Windows
El sistema también cuenta con un módulo para corrección de datos que previamente han sido capturados en el sistema.
Ahora analizaremos nuestros módulos de menú Utilerías empezaremos por el submenú Edades de Niños, al darle click sobre este submenú nos aparecerá una ventana como la que a continuación se presenta.
Click Página 36
Esta ventana está compuesta por una simple interfaz que consta de un Botón y un DataGrid, al darle click sobre el botón notaremos como de manera automática nuestro DataGrid se ira llenando de información, capturando y actualizando las edades y meses transcurridos de edad de los hijos de empleados que se encuentran almacenados en la base de datos.
Cabe hacer mención que la información referente a la edad se calcula mediante la fecha de nacimiento del hijo o hijos del empleado por lo tanto no calculara dato alguno si el campo de fecha de nacimiento está en blanco.
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Ahora continuaremos con el submenú de antigüedades, este submenú nos calculara y capturara de manera automática todos datos referentes a al tiempo que tiene laborando el trabajador en el Gobierno del Estado, a partir de la fecha en la cual se dio de alta.
Click
Esta ventana al igual que la ventana de actualizar edades de hijos consta de una ventana muy simple el botón Actualizar Antigüedades de Personal nos permitirá capturar de forma automática el tiempo que lleva laborando el empleado., es importante que el campo fecha de ingreso este capturado pues si no hay información en dicho campo no se podrá calcular el registro.
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Por ultimo veamos la opción Corregir Datos Personal, este submenú nos dará la opción de poder abrir una ventana muy parecida a la ventana de Alta
Click
Al darle click sobre este submenú nos aparecerá una ventana como la que a continuación se presenta muy parecida a la ventana Registro de Persona, con la diferencia de que en esta ventana tendremos la posibilidad de ubicar aquel registro que deseamos modificar o
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