Lic. en Biblioteconomía: Contreras Campos Norma Eunice. UMAE de Traumatología y Ortopedia Lomas Verdes. Dirección: Avenida Lomas verdes s/n Col. Ex ejido del oro Naucalpan. Estado de México. Teléfono: 53 73 81 00 Email: eu_cc@hotmail.com
“CERTIFICACION DE BIBLIOTECAS MEDICAS: TENDENCIAS ACTUALES”. RESUMEN. En 1926 surge la Federación Internacional de Asociaciones Nacionales Normalización (ISA), siendo el antecedente de la actual Organización Internacional para la Estandarización (ISO), que es una federación de alcance mundial integrada por cuerpos de estandarización nacionales de 130 países, uno por cada país. La ISO 9001:2000 permite asegurar la calidad en centros de documentación en ciencias de la salud. La metodología que se utilizo fue una revisión bibliográfica y en motores de búsqueda generales como Google, Yahoo y Altavista, así como en sitios especializados en normalización y estandarización, se utilizaron palabras claves como "normalización", "norma ISO", "bibliotecas" y "ciencias de la salud",”acreditación bibliotecaria”, en idioma español, y se llegó a una visión del estado actual sobre la gestión de la calidad basada en la norma ISO 9001. El propósito de esta investigación, radica en la necesidad de que el Centro de Documentación en Salud (CDS) de la Unidad de Médica de Alta Especialidad (UMAE) de Lomas Verdes cuente con la certificación ISO 9001-2000 por lo que es necesario consultar e implementar dichas normas. Al implantar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) se fortalece el CDS como parte fundamental en apoyo a la docencia, la investigación, formación y capacitación del personal del hospital, así como fortalecer el sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS), ya que forma parte de este sistema de información médica. El tener documentos que abarquen la política organizacional que ayuden emprender acciones estratégicas, permite sistematizar todas las actividades que se desarrollan de acuerdo con cada uno de los requerimientos de la norma con el propósito de obtener la certificación de acuerdo a la norma ISO 9001-2000. Este trabajo presenta los requerimientos y características necesarias para obtener la certificación de los CDS de acuerdo con la norma ISO 9001-2000, la normalización de carácter general en bibliotecas médicas, incluidas las bibliotecas digitales y virtuales, además se presentan los beneficios al implantar el SGC.
Palabras clave: NORMALIZACIÓN. NORMAS ISO. BIBLIOTECAS-CIENCIAS DE LA SALUD. ACREDITACION BIBLIOTECARIA.
“CERTIFICACION DE BIBLIOTECAS MEDICAS: TENDENCIAS ACTUALES”. Antecedentes. La historia de la normalización, considera de gran importancia la fundación de la Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización (ISA) en 1926, su la finalidad es de promover el comercio internacional mediante la estandarización de los procesos de producción y los productos. La ISA puede considerarse el precedente inmediato del actual Organización Internacional de Normalización (ISO por sus siglas en inglés).(1) La Organización Internacional de Normalización, (ISO), fue creada en 1946, es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional.(2) La evolución de la normalización y estandarización de las Bibliotecas Médicas comenzó en 1909, cuando 26 bibliotecarios norteame ricanos se reunieron y fundaron The Special Libraries Association (Asociación de Bibliotecas Especializadas). Para 1948, The Hospital Libraries Group The Medical Library Association (MLA) formó un comité para elaborar los estándares para las bibliotecas médicas de los hospitales y las bibliotecas de escuelas de enfermería, que se aprobó en 1952.(3) A partir de los años 60, comienza el establecimiento de estándares de servicios mínimos para las bibliotecas sobre ciencias de la salud en el ámbito internacio nal, principalmente en Estados Unidos (1984), Canadá (1975) y Australia (1986).(4) Los "Estándares de la MLA para las bibliotecas hospitalarias" (1994), y los "Estándares para bibliotecas y servicios de información en los centros de cuidados sanitarios canadienses" (1995), revisan y actualizan la situación de las bibliotecas hospitalarias en el contexto actual de los sistemas de información sanitarios con énfasis de la práctica de la medicina basada en la evidencia. (5,6) En 1998, en el Reino Unido, se editó la "Guía de acreditación de bibliotecas y servicios de información en el sector sanitario", compilada por Valerie Trinder para las bibliotecas del servicio de salud británico. Las actividades de estandarización en las bibliotecas de salud han tenido su mayor exponente en países como Estados Unidos y Canadá, que han realizado una descripción de los aspectos cualitativos y cuantitativos. España, carecen de una política de sistemas de información en ciencias de la salud, muchos países de América Latina utilizan los estándares de Estados Unidos como ejemplo, pero no toman en cuenta características particulares del desarrollo de sus bibliotecas.
"Standards for Hospital Libraries 2002", es una guía publicada por la MLA para la gestión hospitalaria, las bib liotecas de hospitales y entidades de certificación cuyo objetivo es asegurar que los hospitales dispongan de los recursos y los servicios que requiere la información basada en el conocimiento adquirido.(7)
Para Latinoamérica, la OPS/OMS, emitió unos "Estándares e indicadores para la acreditación de los hospitales en América Latina y el Caribe", donde se estructuran cuatro niveles, según la existencia de publicaciones y las características del personal que brinda los servicios.(8)
METODOLOGÍA. Se realizó una búsqueda bibliográfica y en motores de búsqueda generales como Google, Yahoo y Altavista, así como en sitios especializados en normalización y estandarización, se utilizaron palabras claves como "normalización", "norma ISO", "bibliotecas", "ciencias de la salud" y”certificación bibliotecaria”, en idioma español, y se llegó a una visión del estado actual sobre la gestión de la calidad basada en la norma ISO 9001. El propósito de esta investigación, radica en la necesidad de que el Centro de Documentación en Salud (CDS) de la Unidad de Médica de Alta Especialidad (UMAE) de Lomas Verdes cuente con la certificación ISO 9001-2000 por lo que es necesario consultar e implementar dichas normas. Al implantar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) se fortalece el CDS como parte fundamental en apoyo a la docencia, la investigación, formación y capacitación del personal del hospital, así como fortalecer el sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS), ya que forma parte de este sistema de información médica. La UMAE de Traumatología y Ortopedia de Lomas Verdes participó en el Premio IMSS de calidad y se hizo acreedora a este reconocimiento en el 2001 y 2006, y al obtener dos veces dicho premio, fue invitado a participar en el Premio Nacional de Calidad del 2007, al contar con un mayor número de departamentos y procesos certificados, mayor será la posibilidad de seguir participando en los Premios de Calidad y ganarlos.
MARCO TEÓRICO. A continuación se dan algunas definiciones de conceptos que son importantes para comprender el proceso para la acreditación de una Biblioteca Médica. Acreditación: Es un proceso de evaluación periódica que tiene el propósito de promover acciones de mejoramiento continuo de la calidad de atención y el desarrollo armónico de los servicios en bibliotecas y centros de documentación en ciencias de la salud. (9,10) Norma: Es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que ofrece para uso común y repetido, reglas y lineamientos para la realización de las actividades o la obtención de sus resultados, con la finalidad de lograr el mejor orden en un contexto determinado.(11) Es el conjunto de criterios y reglas que sirven de base para un sistema de certificación.(12) La normalización o estandarización: Es la redacción y aprobación de normas que se establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente, garantizar la calidad de los elementos fabricados y la seguridad de funcionamiento.(13) La asociación estadounidense para pruebas de materiales (ASTM), define la normalización como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados.
Estandarización: Se define como el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.(14) Estandarización para bibliotecas Médicas: Son los criterios, pautas y normas por lo cuales se miden o evalúan los servic ios y programas bibliotecarios, establecidos por organizaciones profesionales, corporaciones acreditadas u organismos estales, los criterios pueden reflejar de diversos modos un modelo, un ideal, una medida cuantitativa o una evaluación cualitativa. (15) Para María Francisca Ribes Co en su trabajo titulado "Estándares para bibliotecas hospitalarias españolas", "Los estándares para bibliotecas hospitalarias son los criterios por los cuales los servicios bibliotecarios pueden ser medidos y acreditados. Dichos estándares son de gran utilidad para la administración a la hora de evaluar, validar y comparar los servicios de las bibliotecas”. Acreditación Bibliotecaria: Es un proceso por el cual una institución voluntariamente acuerda someterse a una entidad evaluadora con el propósito de promover la calidad de los servicios y productos que ofrece. Estar acreditado significa que una unidad de información (bibliotecas, Archivos y Centros de Documentación) se han sometido a un examen exhaustivo para determinar si estas instancias de servicio operan en un nivel de calidad adecuado. (16)
CARACTERÍSTICAS Y REQUERIMIENTOS CERTIFICACIÓN DE UNA BIBLIOTECA MÉDICA.
PARA
OBTENER
LA
La calidad de la Biblioteca Médica dependerá de la diversidad de los servicios que ofrece a sus usuarios. La Biblioteca Médica se vislumbra como un centro depositario del soporte físico y el uso de las nuevas tecnologías de la información, desde donde se procesa, almacena y se diseñan instrumentos de búsqueda y de información, para que una biblioteca de este tipo tenga un buen desempeño y cumpla con sus objetivos es necesario contar con una normativa adecuada que regule los servicios, las funciones del personal y el aprovechamiento de las fuentes de información, para beneficio de su comunidad de usuarios, y teniendo como base el apoyo institucional.
COMO DEBE SER UNA BIBLIOTECA MÉDICA. Las bibliotecas en ciencias de la salud son bibliotecas especializadas, porque su misión está dirigida a un grupo de usuarios con necesidades muy específicas de información, definidas dentro del campo de la biomedicina. M. Asunción García Martín, indica que las características que diferencian las bibliotecas especializadas de las demás son fundamentalmente: (17) 1. El lugar donde se encuentran. 2. Su limitación a una sola materia, o grupo de temas relacionados. 3. Sus usuarios. 4. Sus servicios de información.
Una Biblioteca Médica para el Doctor en Ciencias Emilio Setién Quesada, menciona varios elementos que permiten considerar a las bibliotecas médicas como un tipo diferente del resto de las bibliotecas especializadas, a las bibliotecas médicas se les considera como instituciones que están al servicio: ? ? ? ? ?
De las investigaciones sobre salud, lo que las caracteriza como bibliotecas científicas. De la formación profesional en el sector, que las sitúa en el conjunto de bibliotecas universitarias fundamentalmente, y entre las bibliotecas escolares hasta cierto punto. De la biblioterapia como forma de tratamiento de los pacientes, lo que las ubica entre las bibliotecas técnicas. De las campañas de prevención mediante la oferta de información sobre la salud a niveles de divulgación. De esparcimiento de los pacientes con una larga estadía hospitalaria o de tratamientos crónicos, lo que las acerca a las funciones de la biblioteca púb lica. (18)
Actividades de las Bibliotecas en Salud que se realizan colectivamente: Se requieren estándares de uso colectivo. Las áreas donde puede colaborarse son: (19) ? ?
?
Desarrollo de colecciones. Catalogación: Estos proyectos requieren del cumplimiento de determinados requisitos sin los cuales sería imposible la cooperación. En este caso, formatos como MARC y la norma Z39.50 son de gran ayuda como métodos eficaces para regular el intercambio de registros mediante sistemas automatizados. Préstamo interbibliotecario.
SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD. Es el resultado de la implementación de un conjunto de procesos estructurados que sirven para recoger, organizar y distribuir la información adecuada a las personas adecuadas, en las mejores condiciones de costes y de tiempo, con la finalidad de poder tomar las decisiones más adecuadas. Alcance de la iniciativa o o o o
Toda la institución Algunos departamentos / servicios Únicamente nuestro centro. Liderazgo de la función calidad ? Interno ? Externo
Principios de gestión de sistemas de calidad: (20) 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Organización orientada al cliente. Liderazgo. Participación del personal. Enfoque a procesos. Enfoque del sistema hacia la gestión. Mejora continua.
7. Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones. 8. Relación mutuamente beneficiosa con el suministrador. Los procesos: o Actividades, o grupos de actividades, que, con el consumo de recursos añaden valor y suministran productos o servicios a clientes / usuarios internos /externos. ? Estratégicos. ? Fundamentales. ? De soporte. Fases de implementación: o Responsabilidad de la dirección (política-objetivos-planificación-sistema de gestión de la calidad y revisión por la dirección), o Gestión de recursos (humanos, información, instalaciones), o Realización del producto y servicio o Medida, Análisis y Mejora (Auditorías, Control de procesos, Mejora continua): o seguimiento de la información sobre la satisfacción y/o insatisfacción del cliente como una medida de las prestaciones del sistema, o definir métodos para obtener y utilizar dicha información. Fases del proyecto: o o o o o o o o
Presentación. Diagnóstico previo. Planificación. Preparación de la documentación. Implantación actividad operativa. Pre-auditoría. Certificación. Mantenimento y mejora.
PROPUESTA DE ACREDITACIÓN DE BIBLIOTECAS EN CIENCIAS DE LA SALUD Criterios mínimos para un proceso de acreditación de una biblioteca en ciencias de la Salud: (21) a) Estándares mínimos para bibliotecas en Cienc ias de la Salud. b) Preparar el proceso de autoevaluación para la biblioteca, donde se incluya un comité de autoevaluación, conformado por personal de la biblioteca. c) Realizar una prueba piloto de autoevaluación para conocer la situación de la biblioteca en su conjunto. d) Realizar las mejoras correspondientes de acuerdo a los resultados de la prueba piloto que permitan optimizar el proceso. e) Definir si el proceso de acreditación que puede ser una actividad específica o en su conjunto. f) Solicitar a la entidad acreditadora internacional la certificación del proceso.
Etapas para la acreditación: En el proceso de acreditación bibliotecaria en Ciencias de la Salud, es importante tener en cuenta las siguientes etapas: o Conocer que estándares e indicadores se emplean en su biblioteca. o Revisar la documentación administrativa y de gestión para el proceso de autoevaluación. o Ensayar una prueba piloto de autoevaluación en su propia biblioteca. o Analizar la prueba piloto y realizar los ajustes necesarios. o Solicitar a una ent idad acreditadora en bibliotecas realizar el proceso de conformidad del mismo. o Revisar las observaciones y volver a solicitar la verificación de las mismas.
OBJETIVOS DE LA ACREDITACIÓN. o Ser un mecanismo para que las instituciones rindan cuentas ante la sociedad y el Estado sobre el servicio/producto que prestan. o Ser un instrumento mediante el cual el Estado o la institución acreditadora da fe pública de la calidad de las instituciones. o Brindar información confiable a los usuarios. o Propiciar el mejoramiento de la calidad de la unidad de información. o Propiciar la idoneidad y la solidez de las instituciones que prestan el servicio. o Ser un incentivo para los académicos, en la medida en que permita objetivar el sentido y la credibilidad de su trabajo y propiciar el reconocimiento de sus realizaciones. o Ser un incentivo para que las instituciones verifiquen el cumplimiento de su misión, sus propósitos y sus objetivos. o Propiciar el auto examen permanente de instituciones y programas académicos en el contexto de una cultura de la evaluación. (22) Según el listado de libros y revistas de Brandon Hil versión del año 2003, considera que para que una biblioteca médica ofrezca un servicio de calidad a sus usuarios debe contar con un promedio de 672 títulos de libros y 141 títulos de revistas. Esto es contar por lo menos con un libro de consulta por especialidad médica y lo mismo en el caso de los títulos de revista. (23)
ESTÁNDARES ENCONTRADOS PARA BIBLIOTECAS DIGITALES : (24,25) o Formato MARC. o SICI- Serial Item and contribution Identifier Standard (ANSI/NISO z39.56-1996 Versión 2). o Formato UNIMARC. o Dublin Core Metadata Iniciative.
o o o o
XML for Libraries. Normas GARE. Z39.50: ZING Z39.50 International: Next Generation.
ORGANIZACIONES BIBLIOTECARIAS, NORMALIZACIÓN INTERNACIONALES:
DE
DOCUMENTACIÓN
Y
ISO (International Standard Organization) IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura) FID (International Federation for Information and Documentation) BIREME (Centro de Información en Ciencias de la Salud para América Latina y el Caribe)
BENEFICIOS. o o o o o
Agilizar el conjunto de actividades que se realizan en la Biblioteca Optimizar el uso de sus recursos Velar por la calidad del proceso y servicio Garantizar la mejora constante de los servicios que se ofrecen a los usuarios Reconocimiento externo (Organismo Certificador).
PROBLEMAS. o o o o o o
Falta de motivación /compromiso. Interpretación incorrecta. Dejarse vencer por los tópicos. Burocratización. Pérdidas de tiempo. Reducción de la flexibilidad.
RESULTADOS ESPERADOS: Al implantar el SGC se fortalecerá la biblioteca como soporte de la docencia y formación de los profesionales del hospital, tener en documentos: la política, organización, acciones estratégicas, sistematizar todas las actividades que se desarrollen de acuerdo con cada uno de los requerimientos de la norma y obtener la certificación de acuerdo a la norma ISO 90012000, la Norma ISO 11620 y la Brandon Hill.
CONCLUSIONES. Se presenta la normalización de carácter general de las bibliotecas médicas basándose en la Norma ISO 9001:2000 y aborda la situación actual de la normalización de la actividad en las bibliotecas digitales y virtuales, se analizan los beneficios de la aplicación y los problemas
que se presentan, se enuncian algunas de las organizaciones más representativas a escala internacional en el campo de las bibliotecas, la documentación y la normalización. Se observa los estándares relacionados con: o o o o o o o o o o
Las características del personal bibliotecario. La misión, políticas y objetivos de la biblioteca. Los servicios. La gestión y organización de la biblioteca. Las colecciones. Las instalaciones. El equipamiento. El financiamiento. El aseguramiento de la calidad. El servicio de información para pacientes.
La actividad de normalización se ha convertido en una necesidad dentro del desarrollo de las organizaciones. Las bibliotecas y centros de documentación no escapan a esta necesidad, no se puede hablar de redes, intercambio cooperativo, y bibliotecas virtuales, sin que existan normas o estándares que sistematicen y regulen su ejecución, estas normas han surgido como iniciativas de desarrollo para una comunidad especializada de usuarios. La actividad de normalización en las bibliotecas y centros de documentación en ciencias de la salud es fundamental para el desarrollo de servicios, redes cooperativas y, en general, para recuperar, compartir y hacer compatible la información. La actividad de normalización en el IMSS y su red se debe fortalecer, a partir de la incorporación de elementos que en sirvan de base para el desarrollo de estas.
Recomendaciones 1. Crear un grupo de trabajo que coordine las tareas relacionadas con la normalización, personas e instituciones de diferentes lugares del país interesadas en la elaboración de estos estándares. En una primera etapa, este grupo pudiera sesionar de forma virtual, compartir experiencias, y dar propuestas. 2. Elaborar normas que describan las especificaciones propias de la actividad informativa en el área de salud en México. 3. Desarrollar estrategias nacionales para apoyar las siguientes iniciativas: o El desarrollo cooperativo de la actividad de normalización y estandarización en las bibliotecas de ciencias de la salud. o La conformación de grupos de trabajo en el ámbito nacional, y regional, favoreciendo el intercambio de experiencias, el acceso a literatura relacionada con el tema y la realización de otras actividades que contribuyan al desarrollo de la normalización en las bibliotecas de ciencias de la salud.
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