Escribir y presentar trabajos en clase by Maiqui Flores.

Escribir y presentar trabajos en clase

Escribir y presentar trabajos en clase VICENTE TRIGO ARANDA Catedrático de Bachillerato Ex profesor de la Universidad de Zaragoza

ERRNVPHGLFRV RUJ Madrid • México • Santafé de Bogotá • Buenos Aires • Caracas • Lima Montevideo • San Juan • San José • Santiago • Sâo Paulo • White Plains

Datos de catalogación bibliográfica

Vicente Trigo Aranda Escribir y presentar trabajos en clase PEARSON EDUCACIÓN, S.A., Madrid, 2002 ISBN: 84-205-3526-5 Materia: Didáctica y metodología 37.02 Formato: 140 x 210

Páginas: 232

Vicente Trigo Aranda Escribir y presentar trabajos en clase No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión por cualquier medio o método sin autorización escrita de la Editorial. DERECHOS RESERVADOS © 2002 PEARSON EDUCACIÓN, S.A. Núñez de Balboa, 120 28006 Madrid (España) PRENTICE HALL es un sello editorial autorizado de PEARSON EDUCACIÓN ISBN: 84-205-3526-5 Depósito Legal: MEditor: Juan Luis Posadas Equipo de producción: Director: José Antonio Clares Técnico: José Antonio Hernán Diseño de cubierta: Mario Guindel, Lía Sáenz y Begoña Pérez Composición: DiScript Preimpresión, S.L. Impreso en México - Printed in Mexico

El ser humano ha creado maravillosas ideas y conceptos que, por desgracia, en demasiadas ocasiones se reducen a meras palabras que se lleva el viento: libertad, responsabilidad, independencia, integridad, deseo de saber, amor por las cosas bien hechas, etc. Yo he tenido la suerte de contar con mi padre, Vicente Trigo Gil, que me ha enseĂąado su verdadero significado. Gracias, papĂĄ.

Índice de contenidos

Introducción ...............................................................

Capítulo 1: Lo primero es lo primero .............................

¿Qué trabajo elegir? ............................................... ¿Preguntar dudas?................................................... Plan de trabajo previo ............................................. ¿Qué normas seguir?............................................... El procesador de textos............................................ ¿Qué procesador de textos?..................................... La originalidad ....................................................... ¿Dónde buscar información? .................................... Contraseñas para proteger tus documentos ................ Mantener la integridad de tus archivos...................... Resumen.................................................................

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Capítulo 2: Hay que facilitar la lectura del texto .............

¿Qué lenguaje utilizar?............................................ Signos de puntuación .............................................. Antropónimos y topónimos ....................................... Números y fechas ................................................... Abreviaturas y siglas ............................................... Autocorreción en Word............................................ Buscar y reemplazar................................................ El formato del texto ................................................. Resumen.................................................................

24 26 30 31 34 35 36 39 44 VII

Índice de contenidos

Capítulo 3: Al final, todos los trabajos se imprimen.........

¿Qué impresora utilizar?.......................................... Instalar una impresora ............................................. Configurar la página............................................... Vista preliminar....................................................... Imprimir ................................................................. Las leyes de Murphy................................................ Fuentes en Internet................................................... ¿Cómo se instala una fuente? ................................... WinZip .................................................................. Resumen.................................................................

46 48 50 52 54 55 57 60 62 64

Capítulo 4: También se trabaja en equipo ......................

¿Cómo formar los equipos de trabajo?...................... Estructura del equipo de trabajo ............................... Conjuntar documentos ............................................. Correo electrónico................................................... Comentarios en Word ............................................. Control de cambios en Word ................................... Numerar las páginas............................................... Resumen.................................................................

66 68 71 73 75 78 81 86

Capítulo 5: Ni una falta de ortografía ni media ..............

Repaso de las reglas de acentuación ........................ 88 La tilde diacrítica .................................................... 89 El corrector ortográfico de Word .............................. 91 Comprobar ortografía y gramática con Word ............ 94 Sinónimos .............................................................. 96 Redundancias ......................................................... 97 Guiones ................................................................. 99 Diccionarios online.................................................. 101 Locuciones latinas ................................................... 103 Resumen................................................................. 106 VIII

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Capítulo 6: Las imágenes son casi imprescindibles .......... 107 Formatos gráficos.................................................... Escáner .................................................................. Cámaras digitales y tarjetas de vídeo........................ Búsqueda de imágenes en Internet ............................ Capturas de pantalla ............................................... Programas para editar imágenes .............................. Insertar imágenes en un documento .......................... Redimensionar y girar una imagen............................ Recortar y comprimir una imagen ............................. Estilo de ajuste de la imagen.................................... Títulos para las imágenes......................................... Resumen.................................................................

108 111 113 115 118 121 122 124 127 129 132 134

Capítulo 7: Referencias, anotaciones y demás ................ 135 Referencias bibliográficas ........................................ Otras referencias..................................................... Citas...................................................................... Notas al pie de página ........................................... Insertar notas al pie de página ................................. Bibliografía final ..................................................... Numeración y viñetas .............................................. Resumen.................................................................

138 141 143 145 147 149 151 155

Capítulo 8: Los gráficos son muy ilustrativos .................. 157 Tu primer gráfico en Excel........................................ Modificar un gráfico................................................ Gráficos circulares .................................................. Otros tipos de gráficos ............................................ Diagramas y organigramas ...................................... Resumen.................................................................

159 165 167 169 172 176 IX

Índice de contenidos

Capítulo 9: Siempre se deben incluir los datos del trabajo 177 Apéndices y anexos ................................................ ¿Cómo pasar datos a Word? ................................... Formato de tablas en Word...................................... Fórmulas en tablas .................................................. Índice alfabético ..................................................... Resumen.................................................................

178 180 183 186 189 193

Capítulo 10: Las inevitables fórmulas ............................ 195 El editor de ecuaciones............................................ Primer ejemplo........................................................ Segundo ejemplo .................................................... Modificar la presentación de las ecuaciones .............. ¿Cómo situar las fórmulas en tu trabajo? ................... Resumen.................................................................

197 201 202 204 205 206

Capítulo 11: Los últimos detalles ................................... 207 Estructura de los trabajos ......................................... La portada ............................................................. WordArt................................................................. El índice general ..................................................... Resumen o abstract ................................................. Las páginas, ¿unidas o separadas?........................... Resumen.................................................................

207 208 211 212 215 216 218

Introducción Aquél era mi primer año como profesor universitario. Tal y como estaba organizado el curso, para poder aprobar era preciso presentar un trabajo sobre la materia impartida. Así que, como puedes imaginar, al finalizar el período lectivo, comenzaron a apilarse sobre mi mesa papeles y más papeles. Aquello parecía de película, palabra. Los montones crecían como si fuesen árboles de una selva tropical. ¡Acabé rodeado de montañas de papeles! Finalmente, decidí que debía poner rápidamente remedio a la situación. No sólo es que no dispusiese de sitio para trabajar ni que la ventana quedase oculta por la muralla de trabajos que me rodeaba, es que, además, si me despistaba un poco se me echaría encima la fecha tope para la entrega de actas. En resumen, era imprescindible comenzar a leer todos los trabajos que me habían entregado. A la mañana siguiente, me preparé un café doble, tomé un rotulador rojo, por si tenía que hacer alguna anotación, y comencé con mi titánica tarea. Después de leer los primeros trabajos, me resultó evidente que mi sistema de corrección no era el más adecuado. Los trabajos tenían tantas anotaciones en rojo que parecía como si hubiesen enfermado de sarampión. De hecho, el rotulador terminó en la papelera con la tinta agotada. ¿Qué es lo que pasaba? El contenido de los trabajos era, en general, bastante aceptable, pero el continente, es decir, su XI

Introducción

presentación, dejaba muchísimo que desear. Hubo gente que los entregó escritos a máquina e, incluso, a mano (¡en la Universidad y con lapicero!), las faltas de ortografía florecían como setas, las imágenes estaban recortadas y pegadas, las páginas no llevaban numeración, etc. No negaré que aquello me dejó completamente sorprendido. ¿Cómo era posible que me entregasen unos trabajos tan mal presentados? Bien está centrarse en el contenido, pero eso no quiere decir que deba descuidarse la presentación. ¿Verdad que no se te ocurriría presentarte a solicitar empleo vistiendo ropa sucia y destrozada? Pues algo equivalente sucede cuando presentas un trabajo para ser evaluado. Ten la seguridad de que un trabajo legible y bien presentado produce, en la persona que lo lee, una sensación positiva... que siempre repercute favorablemente en la nota final. Volviendo a mi experiencia docente, me bastó con un par de charlas con mis estudiantes para descubrir que nadie les había dado unas mínimas pautas para presentar trabajos, a pesar de ser ésta una actividad muy común en la Universidad... Y lo que es peor, si no tenían costumbre de esmerarse en la presentación, cuando pretendieran acceder al mercado laboral, ¿qué garantías de éxito tendrían al redactar un currículum, un proyecto, un presupuesto, etc.? ¿Qué podía hacer? Después de reflexionar, decidí tener algo de manga ancha con los trabajos presentados ese año y, para intentar remediar la situación en el futuro, me propuse redactar unas normas elementales indicando cómo presentar trabajos. Al comenzar el siguiente curso entregué a mis estudiantes un par de hojas con dichas normas y sus trabajos finales resultaron mucho más atractivos..., aunque todavía eran mejorables en su aspecto estético. Así que el curso siguiente añadí otro par de hojas a las anteriores para pulir detalles..., y lo mismo hice el siguiente curso..., y el siguiente. XII

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Fruto de esos apuntes prácticos es este libro que acabas de comenzar a leer. En él te voy a explicar cómo debes presentar tus trabajos en la Universidad o en Bachillerato para darles un toque de calidad. Eso sí, me voy a limitar a los aspectos técnicos relativos al continente, no al contenido; es decir, te explicaré cómo debes escribir, pero no qué debes escribir. Como dijo aquel profesor: «te voy a enseñar a bailar, pero encontrar pareja para el baile es asunto tuyo».

XIII

CAPÍTULO

Lo primero es lo primero

Como te acabo de comentar en la introducción, en este libro sólo voy a tratar los aspectos que se refieren a la presentación de tus trabajos en la Universidad (aunque también en Bachillerato) que, prácticamente, son muy similares en cualquier carrera universitaria. Omito, como es lógico, todo aquello relativo al contenido de tus trabajos, ya que éstos varían mucho en función de los estudios que curses y nadie mejor que tú para saber qué debes contar. En el siguiente capítulo comenzaremos con las cuestiones técnicas, propiamente dichas, y en éste me voy a limitar a comentarte una serie de consideraciones genéricas y consejos prácticos que pueden serte de suma utilidad.

¿Qué trabajo elegir? En muchas asignaturas es habitual ofertar cierto número de posibles trabajos para que el alumno elija, dentro de lo posible, aquel que le resulte más interesante. Es de suponer que en alguna ocasión te encontrarás ante una situación de este tipo, y ahí se plantea el primer dilema: ¿Qué trabajo debes elegir? La respuesta, lógicamente, depende de muchos factores: tus intereses personales, tu preparación científica, la dificultad intrínseca del tema, etc. Por tanto, no puedo responder por ti, aunque sí puedo aconsejarte que estudies con detenimiento todas 1

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

las posibles alternativas y, luego, te decidas con prontitud..., para evitar que alguien se te adelante. Ten presente que debes analizar no sólo los factores anteriores sino, también, los inconvenientes prácticos que puede implicar la realización del trabajo. Por ejemplo, imagina que debes hacer un trabajo sobre la evolución demográfica y se te ofertan tres periodos de tiempo: la actualidad, la última década o el siglo pasado. ¿Por cuál te decidirías? Una estudiante, aprovechando el hecho de que su madre era pediatra en un hospital, eligió la primera opción y apenas tuvo dificultad en recopilar la información que necesitaba para su trabajo. Todavía menos tiempo invirtió el estudiante que optó por la última década; en unos minutos encontró la página web donde estaban todos los datos que precisaba. ¿Y qué crees que sucedió con el tercer estudiante? El pobre tuvo que dedicar bastantes días a consultar hemerotecas y bibliotecas y, como no tenía práctica en la búsqueda bibliográfica, sus resultados dejaron mucho que desear... Al final, incluso él se dio por satisfecho con un simple aprobado. ¡Muy poco fruto para tanto esfuerzo!

Elige el trabajo que más te guste... y más se ajuste a tus posibilidades reales.

¿Preguntar dudas? Supongamos pues, que ya sabes exactamente sobre qué va a versar tu trabajo. ¿Todavía tienes algunas dudas sobre su contenido? No te preocupes, sólo tienes que preguntárselas a quien te lo ha encargado. Generalmente, el personal docente universitario es muy amable y ten la seguridad de que te aclararán todas las dudas que tengas sobre el enfoque de tu trabajo..., aunque tampoco te pases. 2

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No olvides que tu profesor, además de atenderte a ti, tiene otras ocupaciones (la investigación es una parte fundamental de su cometido) y acudir a todas horas a su despacho para solicitar ayuda y/o consultar detalles nimios puede ser un tanto contraproducente de cara a la nota final del trabajo. Entonces, ¿qué hacer? ¿No preguntar nada? Como siempre, lo mejor es emplear el sentido común..., que es el menos común de los sentidos. Solicita a tu profesor todas las aclaraciones que precises para realizar tu trabajo pero, antes, dedica cierto tiempo a intentar resolver tus dudas por tu cuenta. Te aseguro por experiencia que, para un profesor, resulta poco gratificante tener que dejar la tarea que está desarrollando en ese momento para atender a un alumno que viene a consultar determinada cuestión que, con un mínimo de esfuerzo por su parte, podría haber solventado sin necesidad de ayuda. Por ejemplo, en una ocasión vino a mi despacho un estudiante para solicitarme la transcripción inglesa original de las reglas de Orwell (de las que te hablaré en el siguiente capítulo), ya que las había comentado en clase ese mismo día. Como uno es bastante atento, tuve que dejar de lado el artículo sobre el que estaba trabajando en ese momento (¡con lo que tarda en regresar la inspiración!) y ponerme a rebuscar entre la sempiterna montaña de papeles de mi desorganizada mesa. En total, perdí más de un cuarto de hora con la visita. Y, si el estudiante se hubiese molestado en buscar por Internet, le habría costado bastante menos tiempo encontrar la información solicitada. Como puedes imaginar, si la pretensión de ese alumno fue demostrarme su interés por la materia (por decirlo de una manera fina y educada, que tú ya me entiendes), no alcanzó su objetivo, ¡ni mucho menos! En resumen, no olvides que si tu tiempo es importante, también lo es el de tu profesor. 3

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

Plan de trabajo previo Una vez tengas claro en qué va a consistir tu trabajo, ha llegado el momento de planificarlo. Como estás en la Universidad, es de suponer que su extensión no será de dos folios y, por tanto, es imprescindible que prepares un esquema previo señalando cómo lo piensas estructurar, aunque, claro está, es muy posible que, luego, al ir redactándolo, sufra modificaciones posteriores. La organización es fundamental en toda tarea que exige un cierto tiempo, no sólo para obtener una obra de calidad sino, también, para sacar el máximo rendimiento a tu esfuerzo; por tanto, un esquema o guión previo es casi obligado. Mi consejo es que dejes las improvisaciones para otras facetas de tu vida. En tu primer índice del trabajo, debes señalar los grandes apartados y los diversos subapartados que los conformarán. Ya de paso, si quieres, puedes ir numerándolos, si bien, las normas para hacerlo no son siempre las mismas; de hecho, la numeración está cayendo en desuso, salvo en artículos científicos, tesis doctorales, etc. Por ejemplo, en la Figura 1.1 puedes ver un ejemplo de índice sacado de Internet, donde los tres apartados principales están numerados 1, 2 y 3, y los subapartados, por ejemplo, con 2.1, 2.1.1, etc. Sin embargo, ese tipo de numeración puede variar para conseguir más legibilidad. Así, los apartados también se numeran con letras mayúsculas o con números romanos, los subapartados pueden listarse sólo con un simple sangrado o con diferente tipo de fuente, etc. En el Capítulo 11 volveré a este tema, pero, por el momento, lo único que me interesa es que te haya quedado muy claro que debes planificar bien tu trabajo y que las normas de presentación no son rígidas. De este último tema voy a hablarte a continuación. 4

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Figura 1.1 Modelo de índice.

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¿Qué normas seguir? A diferencia de las reglas gramaticales, que están perfectamente establecidas y no suelen dar lugar a confusión, las normas para presentar trabajos son menos estrictas y las hay para todos los gustos... Y no creas que esto sucede sólo en los trabajos universitarios. Cuando publicas un artículo, cada revista tiene sus propias normas; cuando publicas un libro, cada editorial te exige unas directrices diferentes. En resumen, no hay reglas fijas que te indiquen cómo presentar tus trabajos, aunque sí existen unas normas comunes y estandarizadas que sigue la mayoría de la gente. Piensa que la 5

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

finalidad última de las normas es facilitar la lectura de los trabajos y, por ese motivo, es de sentido común que deben tener muchos puntos coincidentes: referencias a las fuentes de documentación, inclusión de datos, etc.

El objetivo de las normas de presentación es conseguir trabajos más legibles.

A lo largo de este libro te comentaré los criterios más habituales para presentar trabajos, aunque puedes verte en la necesidad de cambiarlos en algún caso. Generalmente, las especificaciones de tu profesor se centrarán en el contenido y dejarán en tus manos todo lo referente al continente. En este caso, guíate por lo que te voy a ir explicando pero, en caso contrario, olvídate de mis recomendaciones y sigue al pie de la letra las normas que indique tu profesor que, al fin y al cabo, es quien te pondrá la nota en el trabajo. Por ejemplo, es usual escribir los trabajos a un espacio y medio, con una fuente (tipo de letra, por si no lo sabes) de tamaño (o cuerpo) 12. Como es lógico, si tu profesor te indica que debes presentarlo a doble espacio y con una fuente de 14 (quizá tenga problemas de visión y, por coquetería, no quiere utilizar gafas de cerca; conozco un caso), tú trabajarás a 14 y con doble espacio, ¿entendido? Lo primero son las normas que fije tu profesor y, luego, las generales.

El procesador de textos Supongo que, a estas alturas del tercer milenio, no es preciso que me extienda en las ventajas que aporta un procesador de textos a la hora de escribir, ¿verdad? Con él resulta mucho más cómoda la escritura, la corrección de errores, la modificación del texto, etc.; además de ahorrarnos tiempo y esfuerzo, 6

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nos permite obtener trabajos con una presentación perfecta. Por tanto, nunca presentes trabajos realizados con una máquina de escribir ni, desde luego, escritos con bolígrafo. De hecho, la aparición de los procesadores de texto ha cambiado muchas de las normas que antes regían la presentación de los trabajos. Por ejemplo, ¿has leído Cómo se hace una tesis de Umberto Eco? Se trata de un magnífico manual que explica las técnicas y los procedimientos de investigación, estudio y escritura y, si tienes el proyecto de realizar algún día una tesis doctoral, seguro que acabas leyéndolo. En cualquier caso, su lectura es recomendable, si bien el penúltimo capítulo del libro, el relativo a la redacción de la tesis, puedes saltártelo sin problemas, pues ya no tendrá el menor interés para ti. No, no se trata de que con este libro ya tengas más que suficiente para elaborar tus trabajos (independientemente de que sea verdad) sino de que ese capítulo de Cómo se hace una tesis ha quedado muy desfasado. ¿Por qué? Enseguida lo entenderás. La edición que ahora tengo entre las manos es del año 1995, pero la edición original en italiano es de 1977. ¿Recuerdas qué no existía por aquel entonces? No me refiero al vídeo, ni a los discos compactos, ni al teléfono móvil, ni al microondas... ¡Exacto, muy bien! En 1977 todavía no había computadoras personales. Por tanto, cuando Umberto Eco escribió su libro se sirvió de la herramienta más usual en aquellos años, la máquina de escribir, para explicar la forma de redactar una tesis. De hecho, como puedes apreciar en la Figura 1.2, ese capítulo está escrito a máquina en el propio libro, para, así, ilustrar mejor sus explicaciones.

Cuando tengas tiempo libre, te aconsejo que leas Cómo se hace una tesis, de Umberto Eco.

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

Figura 1.2 Primera página del sexto capítulo de Cómo se hace una tesis, de Umberto Eco.

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¿Qué procesador de textos? Cuando alguien me pregunta qué procesador de textos le aconsejo, siempre le respondo con otra pregunta: si tuvieras que aprender un idioma, ¿elegirías el inglés o el albanés? ¿Cuál es tu respuesta? Supongo que la misma de todo el mundo, ¿no es así? ¿Y por qué te has decidido por el inglés? ¿Acaso su fonética es más sencilla? ¿O es que permite expresar con mayor claridad ideas y pensamientos? Lo cierto es que nadie suele tomar en consideración los aspectos lingüísticos, a pesar de que estamos hablando de dos idiomas. La razón para decidirse por uno u otro viene dada en función de la difusión del idioma. Optamos por el inglés porque lo habla muchísima más gente que el albanés. Pues lo mismo debo contestarte a la pregunta de qué procesador de textos te recomiendo: el más utilizado. Ten en cuenta que, si optas por él, te resultará fácil solventar los problemas con que te encuentres al utilizarlo, ya que habrá mucha bibliografía sobre él, podrás consultar a la gente que también lo maneje, por Internet hallarás múltiples referencias, etc. Además, el tiempo que dediques a aprender su manejo, no sólo lo amortizarás en la escritura de tus trabajos sino también de cara a una entrada al mundo laboral, donde también se manejará ese procesador de textos con casi total seguridad. ¿Y cuál es el procesador de textos más utilizado en estos momentos? La respuesta es rotunda: Word, sin la menor discusión. A lo largo de la historia de la informática personal, han ido ocupando la primera posición otros, como WordStar o WordPerfect, pero actualmente es Word quien domina el mercado. De hecho, casi lo monopoliza. Por tanto, como a lo largo de este libro te iré explicando métodos para obtener la máxima calidad formal en tus trabajos, 9

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

me centraré en Word. En cuanto a la versión, las capturas de pantalla que ilustren el texto estarán obtenidas con Word 2002, que forma parte de Office XP. De todas formas, si tienes instalada en tu disco duro otra versión de Word, no te preocupes. La mayoría de los procedimientos que te comentaré son prácticamente idénticos en las últimas versiones de Word. Una última consideración sobre este tema. En muchos departamentos universitarios de todo el mundo se utilizan procesadores de textos freeware (gratuitos, en otras palabras) y algunos profesores incluso recomiendan su aprendizaje. Salvo que te interese mucho el programa o tu profesor te exija que hagas tu trabajo con él, mejor olvídate de los procesadores de textos freeware y céntrate en Word. Por mucho que te alaben y ponderen las ventajas de ese tipo de programas (y no niego que algunos, como TeX, las tienen), debes considerar que su aprendizaje no siempre es sencillo y que, por lo general, el motivo de su utilización radica más en cuestiones económicas que en las puramente informáticas. Todos los departamentos universitarios andan siempre mirando el dinero y, en ocasiones, prefieren invertirlo en otras cosas que en comprar licencias de Word, aunque sea a costa de tener que manejar otro programa.

La originalidad Aunque parezca algo obvio, debo recordarte que los trabajos que entregues con tu nombre han de ser originales. Evidente, ¿no? Pues no es así para mucha gente, palabra, y, dejando de lado las connotaciones éticas del asunto, no querría estar en el pellejo del estudiante a quien pillan intentando engañar a su profesor. Como mínimo se llevará una amonestación verbal y, muy posiblemente, un suspenso; incluso, se puede jugar una posible expulsión. 10

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Puedo asegurarte que buscar trabajos que sean realizables por estudiantes no es tarea nada fácil y, como el número de posibles trabajos es limitado, muchos profesores acaban repitiendo algunas propuestas curso tras curso o sólo las cambian cada dos o tres años. Esto posibilita que alguien presente como propio un trabajo que, en realidad, es el mismo que realizó otra persona uno o dos cursos antes, con pequeños retoques... y, a veces, ni siquiera eso. En mi caso, sólo se ha producido ese lamentable hecho en un par de ocasiones (o es que soy muy despistado y únicamente me he percatado de esos dos trabajos). En ambos casos llamé a las personas implicadas a mi despacho y, tras unas cuantas preguntas sobre el trabajo, tuvieron que admitir la copia. ¿Verdad que intuyes la nota que les puse? Es cierto que nadie se libra del llamado síndrome del folio en blanco (¡a mí me lo vas a decir!) y hay días en que no hay forma de hilvanar cuatro líneas con un mínimo de coherencia. Bueno, ahora más que del folio en blanco deberíamos hablar del monitor en blanco. Uno mira la pantalla, intenta escribir algo en Word y, tras un buen rato, resulta que la tecla más pulsada ha sido la de borrado. Cuando te bloquees, no te preocupes. Mi consejo es que escribas, aunque la redacción no quede a tu gusto. Llegará un momento en que acabarás cogiendo el ritmo y, posteriormente, cuando te hayas centrado en la materia, vuelve al principio y modifica todo aquello que sea preciso. Piensa que escribir es como todo: con la práctica se mejora mucho. Es lógico que tus primeros trabajos te lleven bastante tiempo pero, con la práctica, irás adquiriendo una cierta destreza y oficio, y acabarás escribiendo mejor y más rápidamente. Sin ir más lejos, mi primer libro me llevó todo un año y mi primera novela más de dos. Si todavía llevase ese ritmo tan lento, no ha11

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

bría publicado más de treinta libros. En cuanto a lo de si he aprendido a escribir bien, mejor lo pasamos por alto.

La mejor forma de aprender a escribir es: escribir, escribir y escribir.

¡Cómo! ¿Todavía no tienes ni idea de por dónde empezar? Pues, ante todo, tranquilidad. Si todavía no has comenzado con el esquema de trabajo, lo mejor será que te dediques a recopilar información y, tarde o temprano, te llegará la inspiración.

¿Dónde buscar información? Hasta hace apenas unos años, era imprescindible acudir a bibliotecas para preparar cualquier trabajo universitario. Sólo consultando libros y revistas especializadas, tareas en las que se invierten muchas horas, era posible encontrar esa información que se precisaba para el trabajo. Afortunadamente, los medios informáticos han venido a auxiliarnos también en esta labor. Hoy en día hay numerosas enciclopedias multimedia que almacenan en un cedé la información que antes exigían varios tomos y, lo que todavía es más útil, nos permiten localizar enseguida la información que buscamos. ¡Qué desesperante es perder la anotación de la revista donde estaba un artículo y tener que volver a perder tiempo y tiempo en encontrarlo! Pero si las enciclopedias en cedé son importantes, que lo son, mucho más lo es la nueva Biblioteca de Alejandría que ha construido la humanidad: Internet. Ahí sí que está prácticamente todo, si bien la organización brilla por su ausencia. Internet es como una gigantesca biblioteca donde hay unos pocos catálogos (los buscadores) y éstos sólo tienen referencias de un reducido 12

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porcentaje de las páginas web existentes. No obstante, ten presente que en Internet no sólo hay información, también hay entretenimiento, negocios, etc.; aún existen muchos aspectos mejorables, no lo negaré, pero recuerda que apenas tiene unos pocos años de existencia. No exagero cuando afirmo que el futuro está en Internet... y, también, el mercado laboral. Muchísimos empleos te estarán vetados si no te preocupas por estar al día. En otras palabras, es absolutamente imprescindible que sepas desenvolverte como pez en el agua por Internet y, por desgracia, la mayoría de la gente que accede a la Universidad apenas sabe hacer otra cosa que chatear, gestionar su correo electrónico, buscar Mp3 y poco más. ¡Cómo! ¿En serio te encuentras en esa situación? Pues debes remediarlo inmediatamente. ¿Cómo? Por una vez lo tienes fácil; en esta misma colección tienes el libro Internet para estudiar de mi buena amiga Ana Martos. Léelo y aprenderás a sacarle partido a Internet y, además, pasarás un rato magnífico. ¡Qué bien escribe! Seguro que buscando por Internet acabas encontrando material que encaja como anillo al dedo con lo que necesitas para tu trabajo, pero vuelvo a recordarte lo que te he dicho antes sobre la copia de trabajos. Puedes basarte en artículos ajenos para preparar tu trabajo (en el Capítulo 7 te comentaré cómo debes escribir las referencias a ellos) pero no debes copiarlos. ¡Plagio, no! ¡Originalidad ante todo! No obstante, habrá ocasiones en que te interese copiar un amplio fragmento de un texto que hayas localizado en Internet. Por ejemplo, una vez estaba escribiendo un artículo sobre los sumerios y quería añadir una cita de la Biblia, que tenía relación con el tema tratado, donde se habla de unos seres con cuatro caras y cuatro alas. Ni corto ni perezoso cogí la Biblia y comencé a buscar. En mi contra estaba el hecho de no recordar el libro exacto en que se encuentra ese pasaje y el pequeño tamaño de la letra. En resumen, al cabo de media hora me di 13

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

por vencido y me puse a buscar por Internet... Cinco minutos después ya tenía el texto completo copiado en Word. Es sencillo copiar y pegar en Windows, ¿verdad? Pues no debes hacerlo directamente desde una página web a Word, si no quieres tener problemas de edición más adelante. Ten en cuenta que Word también es un editor de páginas web y éstas se han escrito en código Html que, aunque no lo veas cuando accedes a una página web, siempre está ahí. Por ese motivo, cuando seleccionas un texto y lo copias en Word, es muy posible que también estés añadiendo a tu documento códigos extraños que pueden estropear tu maquetación si realizas cualquier tipo de modificación. ¿Y no hay alguna forma de solventar este inconveniente? Claro que sí, utilizar como paso intermedio un editor de texto como el Bloc de notas, que sólo almacena el texto mondo y lirondo, desechando todos los demás códigos. En resumen, siempre que pretendas copiar algo de una página web y llevarlo a Word, mi consejo es que efectúes los siguientes pasos: 1. Selecciona, arrastrando el ratón, el texto de la página web que te interesa. Si se trata de todo el contenido de la página, te resultará más rápido ejecutar Edición/Seleccionar todo en el explorador. 2. Despliega el menú contextual del texto seleccionado y activa Copiar. 3. Abre el Bloc de notas (o Notepad), que acostumbra a estar en Inicio/Programas/Accesorios. 4. Ejecuta, en el archivo de texto, Edición/Pegar. 5. Ahora selecciona en el Bloc de notas el texto que acabas de pegar, con el ratón o Edición/Seleccionar todo. 6. Despliega el menú contextual del texto seleccionado y ejecuta Copiar. 14

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7. Abre el documento Word donde te interese colocar el texto y, en la posición deseada, activa Pegar de su menú contextual. 8. Dale al texto pegado, que ya no tiene ningún código Html extraño, el formato que prefieras.

Contraseñas para proteger tus documentos Teniendo en cuenta que la elaboración de un trabajo te llevará unas cuantas horas de esfuerzo, es muy aconsejable que protejas tus documentos con todos los medios a tu alcance, ¿no crees? En mi opinión, dicha protección debe tener un doble objetivo: evitar que otras personas accedan a tus documentos y mantener la integridad de los archivos. Si esto es válido para cualquier tipo de tarea informática, mucho más lo es en el caso de trabajos universitarios, ya que es práctica habitual simultanear su escritura en la computadora de tu domicilio y en alguna de la Universidad, donde dispones de más bibliografía y de programas específicos. Para impedir que cualquier otra persona abra tus documentos, lo que te puede traer muchos quebraderos de cabeza si dicha persona intenta aprovecharse de tu trabajo, es imprescindible que te acostumbres a colocar una contraseña en todos los documentos importantes que escribas. Bueno, debo reconocer que cualquier buen hacker será capaz de saltarse las contraseñas de Word, así que la protección nunca será total; sin embargo, sí que será suficiente en la mayoría de los casos, ya que los buenos hacker tampoco abundan mucho. Antes de pasar a explicarte la forma de incorporar una contraseña en un documento Word, hay una serie de detalles que siempre viene bien tener presentes: 15

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

• Como regla general, toda contraseña que utilices en tu computadora, para tus documentos, correo electrónico, etc., te debe resultar fácil de recordar y, claro está, ha de ser difícil de averiguar por otras personas. En otras palabras, olvídate de tu apodo familiar, del nombre del perro, de tu fecha de nacimiento, etc. Por otra parte, no se te ocurra anotar la contraseña en un sitio fácil de localizar. ¡Cuántas veces he visto las claves de entrada escritas en un papel adhesivo pegado junto al monitor! • En Word, una contraseña estándar puede constar de cualquier combinación de letras, números, espacios y símbolos, con un máximo de 15 caracteres. Con eso es más que suficiente para las tareas cotidianas pero, en caso de necesitar más caracteres, dispones de las opciones avanzadas de cifrado, con las que puedes colocar contraseñas de mayor longitud. • La mayoría de los programas, y Word no es la excepción, diferencian las mayúsculas de las minúsculas, así que ten mucho cuidado a la hora de introducir la contraseña. Comprueba, sobre todo, si la tecla Bloq Mayús está pulsada... uno de los errores más comunes. • Word admite dos tipos de contraseñas: de apertura, que se precisa para abrir el documento, y de escritura, que se exige cuando se quiere hacer algún cambio en el documento abierto. Por sistema, adopta el primer tipo. ¿Ya has pensado cuál puede ser la contraseña? ¿Sí? Pues, entonces, vamos con los pasos a seguir para incorporarla a uno cualquiera de tus documentos. 1. Abre el documento. 2. En el menú Herramientas ejecuta el comando Opciones. 3. Ve a la ficha Seguridad, que tienes reproducida en la Figura 1.3. 16

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Figura 1.3 Ficha Seguridad, donde se introducen las contraseñas.

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4. Escribe la contraseña en el cuadro de texto Contraseña de apertura. Para evitar miradas indiscretas en ese momento, los caracteres de la contraseña son sustituidos por asteriscos. 5. Pulsa Intro o el botón Aceptar. 6. Para evitar errores de tecleo, ya que la contraseña no se ha mostrado en pantalla, debes volver a teclearla en una ventana de confirmación. 7. Si has escrito lo mismo en ambos casos, cuando guardes el documento y, posteriormente, pretendas abrirlo, Word te exigirá la contraseña, como se aprecia en la Figura 1.4. Si, más adelante, prefieres cambiar o suprimir la contraseña, sólo tienes que repetir los pasos anteriores y escribir la nueva contraseña o borrar la anterior. 17

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

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Figura 1.4 Petición de contraseña.

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Mantener la integridad de tus archivos Básicamente hay tres motivos por los cuales tus archivos se pueden volatilizar, y con ellos el fruto de tu laborioso esfuerzo: fallos de hardware, borrados accidentales y, claro está, virus en acción. En cuanto a los fallos de hardware, no existe manera práctica de prevenirlos, ya que nadie está libre de tenerlos. Por ejemplo, recuerdo que uno de mis libros parecía tener una maldición, ya que, mientras lo escribí, fueron fallando, sucesivamente y a intervalos de diez días, más o menos, el monitor, el teclado, la fuente de alimentación y, como remate final, la placa base. Eso sí, nunca me ha vuelto ha suceder algo parecido; y parece que la maldición del libro desapareció al concluirlo, pues se vendió bastante. No es probable que tengas muchos problemas como los anteriores, pero sí es muy común que te encuentres con disquetes que producen errores de lectura y/o escritura. Hace unos años, cuando los disquetes eran el único medio barato para trasladar archivos de un equipo a otro, todas las semanas acababa tirando dos o tres disquetes estropeados a la papelera..., y no me refiero a la de Windows. ¿Y qué hacer para evitar la perdida de información ocasionada por errores de hardware o borrados accidentales? En realidad no puedes lograr una protección completa, pero sí puedes tomar precauciones que te permitan, en caso de problemas, 18

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recuperar todo o gran parte de tu trabajo. Por ejemplo, te comento una serie de medidas que pueden serte de suma utilidad, y que yo siempre tomo mientras escribo. 1. Nunca abras directamente tus documentos desde un disquete, sino desde el disco duro, que es más fiable, rápido y tiene mayor capacidad. Por tanto, si llevas un documento de una computadora a otra en disquete, primero cópialo al Escritorio o a la carpeta que prefieras y, luego, ábrelo con Word. 2. Una vez hayas terminado de trabajar con tu documento, haz una copia en disquete o, si tienes posibilidad, en cedé. 3. Supongo que tendrás varias cuentas de correo en la Web, tipo Hotmail, ¿no? (si no es así, hazlo inmediatamente; son gratuitas). Siempre es conveniente que te envíes un e-mail adjuntando el documento con tu trabajo; de esta forma, podrás recuperarlo desde cualquier computadora conectada a la Red.

Para obtener una cuenta de coreo gratuita en Internet, ve a la web www.hotmail.com y regístrate.

¿Y qué pasa con los virus? Pues ése es un tema que ocuparía un libro mucho más extenso que éste y, por tanto, sólo te voy a dar unas recomendaciones generales. Por desgracia, uno de los sitios donde más pululan los virus son las salas de computadoras de las universidades. De hecho, hace unos años mis estudiantes debían entregarme unos programas en disquete y comprobé alarmado que más de la mitad contenían virus. Como puedes imaginar, en mi siguiente encuentro les di una pequeña charla sobre virus y les comenté las normas para evitarlos. Éstas son precisamente las que siguen a continuación: 19

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

• La única forma de mantener a los virus alejados de una computadora es instalar siempre programas originales, no llevar disquetes de un equipo a otro y olvidarse de Internet; aunque las dos últimas opciones no son ni muy prácticas ni muy recomendables. • No enciendas tu equipo cuando hay un disquete en la disquetera. Evitarás de esta forma que entre en acción cualquier virus alojado en el sector de arranque. • Nunca abras un archivo adjunto que hayas recibido por e-mail, aunque te resulte conocida la dirección de procedencia, ya que muchos virus se autoremiten a todas las direcciones de la libreta de direcciones. • Gran parte de los virus que circulan últimamente son, en realidad, macros de Office y se esconden en documentos. Por tanto, si configuras Word para impedir la ejecución automática de macros, evitarás que ese tipo de virus entren en acción. Para conseguirlo, haz lo siguiente: • 1. Ejecuta Herramientas/Opciones. • 2. Ve a la ficha Seguridad y pulsa el botón Seguridad de macros. • 3. Se abrirá la ventana de la Figura 1.5, donde seleccionarás el nivel de seguridad Alto, desde luego. • La mejor manera de proteger tu equipo es instalar un buen antivirus. ¿No sabes que es? Un antivirus es un programa que se queda residente en memoria y te avisa cada vez que un virus pretende introducirse en tu computadora; además, también te permite eliminar el virus. El único problema es que tu antivirus debe ser muy reciente, ya que si, por ejemplo, tiene un año, no te protege contra los miles de virus nuevos que han surgido en ese periodo de tiempo. ¿Y dónde conseguir versiones actualizadas y gratuitas? La respuesta es evidente: en Internet. Seguidamente te indico las direcciones donde se ofrecen para su descarga las versiones shareware de algunos de los mejores 20

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Figura 1.5 Elige un nivel de seguridad alto.

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antivirus del mercado. Eso sí, decídete por el que más te guste e instálalo, pero únicamente un antivirus. No será la primera vez que alguien instala dos antivirus diferentes, con objeto de obtener mayor protección, y ambos programas se arman un lío de mucho cuidado que acaba bloqueando Windows: • http://www.mcafee.com/ • http://www.pandasoftware.com/ • http://www.datafellows.com/

Capítulo 1

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Lo primero es lo primero

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Es importante elegir un trabajo que se ajuste a tus características. ✓ Establecer un plan de trabajo previo es muy conveniente. ✓ Las normas de presentación no son rígidas y se fijan para facilitar la lectura. ✓ El procesador de textos es una herramienta imprescindible para escribir trabajos. ✓ Todos los trabajos deben ser originales. ✓ Necesitas saber buscar en Internet para hallar la información que precisas. ✓ Al copiar texto de una página web, debes pasarlo primero por el Bloc de notas. ✓ Las contraseñas son necesarias para proteger tus documentos. ✓ Los disquetes son poco fiables. ✓ Es aconsejable disponer de una cuenta de correo. ✓ Es preferible que los virus anden lejos de nuestra computadora.

CAPÍTULO

Hay que facilitar la lectura del texto

En una conversación con un estudiante, comenzamos hablando de computadoras y terminamos divagando de literatura. No sé la razón, pero acabó saliendo Gabriel García Márquez en la charla y, como el estudiante no había leído nada de él, le recomendé fervientemente Cien años de soledad, al igual que te lo recomiendo a ti si todavía no lo has leído. Unas semanas después, me comentó que el libro le había encantado tanto que, nada más terminarlo, fue a comprar otro de ese mismo autor. ¡Qué desengaño se llevó! No pudo acabarlo. Lógicamente, le pregunté de qué libro se trataba y, como ya suponía, se trataba de El otoño del patriarca. ¡Qué otro podía ser! ¿Has leído esa novela? Consta de cinco o seis capítulos en donde no hay ningún punto y aparte, salvo los de separación de capítulos. No negaré que, como ejercicio literario y lingüístico, sea una obra maestra; sin embargo, su lectura exige tal esfuerzo mental que mucha gente acaba abandonándola. ¿Y qué tiene que ver lo anterior con la elaboración de tus trabajos? Mucho, la verdad. Ten siempre presente que no eres tú quien debe leer tu trabajo sino tu profesor y, si esa tarea le resulta ingrata, su valoración final lo reflejará. De nada sirve un trabajo maravilloso desde el punto de vista científico si nadie es capaz de leerlo y comprenderlo. Es de suma importancia que facilites al máximo la lectura de todos tus trabajos y, para conseguirlo, sólo tienes que seguir las normas que te indicaré a lo largo de este libro. Varias entran en 23

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

la categoría de reglas gramaticales, otras son de uso habitual en el ámbito universitario y el resto..., son de sentido común.

¿Qué lenguaje utilizar? En mi opinión, si bien todo es cuestión de gustos, lo ideal es que la sintaxis de todos tus trabajos sea clara, sencilla y precisa. El problema radica en cómo llevar esas recomendaciones a la práctica, ¿verdad? Lo cierto es que no hay ningún manual que te enseñe a redactar maravillosamente en cuatro días (¡lo habría comprado sin falta!) y todo se reduce a practicar, practicar y practicar. No obstante, lo que sí hay son una serie de recomendaciones que te pueden servir de pauta: • Ante todo, nunca debes utilizar en tus trabajos universitarios, salvo que versen sobre lingüística, palabras de jerga, ni mucho menos expresiones que a alguien le puedan resultar ofensivas o inapropiadas. Sí, ya sé que no es tu caso, pero no te imaginas lo que a uno le toca leer. • En la medida de lo posible, intenta evitar los pronombres personales y la redacción en primera persona. Por ejemplo, en lugar de recogí los datos puedes escribir una vez recogidos los datos o sustituir el artículo que acabo de citar por el artículo citado anteriormente. Como es lógico, si tu profesor te exige en el trabajo un comentario personal, ahí sí puedes utilizar la primera persona. • Hay ocasiones en que la omisión de los pronombres personales exige un cierto esfuerzo y sólo consigue hacer más confuso el texto. En estos casos, no dudes en emplearlos, aunque ten la precaución de utilizar el plural siempre que aludas a algo con lo que todo el mundo está de acuerdo. Queda mucho mejor decir consideramos el Quijote una de las obras cumbres de la literatura universal que considero el Quijote una de las obras cumbres de la literatura 24

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universal. En el segundo caso parece como si pretendieses atribuirte el mérito del descubrimiento. • Ten presente que en nuestro idioma algunos pronombres son ambiguos y lo que en una conversación puede resultar muy claro, debido al contexto en que se desarrolla, se convierte en algo confuso cuando se escribe. Por ejemplo, imagina que te encuentras la siguiente frase: después, Juan y su madre subieron a su coche. ¿En el vehículo de qué persona subieron? ¿En el de Juan, en el de su madre o en el de una tercera persona? En resumen, adopta la costumbre de verificar que los antecedentes de pronombres y adverbios (él, su, ahí, aquí, etc.) estén suficientemente claros. • La claridad es fundamental y, mientras sea posible, hay que evitar el empleo de palabras rebuscadas y las frases ampulosas. Por ejemplo, ¿qué es más claro, estulticia o necedad? ¿Sueño eterno o muerte? ¿No crees que resulta un tanto pedante En aquella maravillosa ciudad, bañada por el Sena, no había nadie que supiera? ¿No sería preferible escribir En París nadie sabía? Sin embargo, hay expresiones que sí son válidas cuando son específicas del tema sobre el que versa el texto; así, en un trabajo sobre Simulación tiene sentido se toman dos números aleatoriamente, pero en las demás materias sería más apropiado se toman dos números al azar. • Otra tendencia muy común, aunque de otro tipo, es la de incluir en el trabajo temas que sobrepasan el nivel del trabajo y que, eso es lo malo, no se dominan. En esos añadidos inútiles es donde más gazapos científicos se meten y éstos son los que menos se perdonan.

Es preferible que el trabajo quede algo corto a que metas la pata por inflarlo. ¡Nunca hables de aquello que no domines!

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

• También hay una cierta propensión a aumentar la extensión de los trabajos añadiendo textos superfluos. Por ejemplo, en un trabajo de Estadística superior no tiene sentido definir la media aritmética, en uno de Química tampoco suele hacer falta aclarar qué es el pH, etc. Sobre todo, huye de las expresiones del tipo nació en París, que, como todo el mundo sabe, es la capital de Francia. Si todo el mundo lo sabe, ¿para qué decirlo? ¿O es que insinúas que tu profesor es tan inculto que por ello debes explicitárselo? Y para terminar con este tema, no puedo resistir la tentación de enumerarte las conocidas reglas de Orwell, con las que tan de acuerdo estoy y que vienen a ser un resumen de todo lo anterior. George Orwell, uno de los grandes escritores británicos del siglo XX, criticó duramente el mal uso del lenguaje, especialmente por parte de los políticos, y, en su artículo «Politics and the English language» de 1946, daba las siguientes reglas (en http://www.transaction.net/web/tutor/text/orwell.html puedes leerlas en su idioma original): 1. Nunca utilice una metáfora, símil o cualquier otra figura retórica que esté acostumbrado a ver en letra impresa. 2. Nunca utilice una palabra larga donde basta con una corta. 3. Si es posible omitir una palabra, omítala siempre. 4. Nunca utilice la voz pasiva si puede utilizarse la voz activa. 5. Nunca utilice una frase en idioma extranjero, una palabra científica o una palabra de jerga si puede encontrar un equivalente de uso común. 6. Infrinja cualquiera de estas reglas antes que decir algo claramente inaceptable.

Signos de puntuación Un aspecto básico y fundamental para facilitar la lectura de cualquier texto es la adecuada colocación de los signos de 26

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puntuación. Por ejemplo, ¿cuál de los tres párrafos de la Figura 2.1 te parece más legible?

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Figura 2.1 Se diferencian en los signos de puntuación.

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Como puedes observar, los párrafos de la Figura 2.1 sólo se diferencian en los signos de puntuación. En el primero hay una notable carencia de ellos y la compresión del texto es un tanto incómoda, por no haber más que dos breves pausas en la lectura; en cambio, en el segundo párrafo, hay una sobreabundancia de comas que transforman su lectura en un reiterativo andar y detenerse, en lugar de ser un plácido paseo. El tercero está mucho mejor. ¿Y cuál es la utilidad de cada signo de puntuación? ¿Cuándo debe colocarse en el texto? Eso es justo lo que te voy a explicar a continuación, pero, antes, permíteme recordarte un detalle: siempre debes dejar un espacio en blanco, y sólo uno, tras cada signo de puntuación, con la única excepción del paréntesis de apertura.

Los signos de puntuación son imprescindibles para facilitar la lectura del texto.

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

• La coma representa una breve pausa en la lectura y se introduce para separar texto explicativo o elementos de una lista. Por ejemplo, algunos especialistas, como Georges Ifrah, se decantan por la siguiente explicación o inventaron la rueda, la escritura, la agricultura y los impuestos. Observa que no se debe poner una coma antes del y que precede al último elemento de la lista. • El punto y coma equivale a una pausa algo más larga que la coma y, generalmente, se utiliza para englobar, en una misma unidad, partes de la oración que podían separarse en otras oraciones independientes o para separar elementos de una lista que contienen comas. Por ejemplo, verduras del grupo A como acelga, espinaca, berenjena; del grupo B como cebolla, puerro, zanahoria; del grupo C como patata, maíz tierno. • El punto se utiliza tanto para separar oraciones que desarrollan un mismo concepto (punto y seguido) como párrafos (punto y aparte) y conlleva una pausa mayor en la lectura. Cuanto más larga es una frase, más incómoda resulta su lectura, por lo que suele recomendarse separar el texto en párrafos de alrededor de diez líneas, combinando los más breves (cinco o seis líneas) con otros más extensos (que no superen las quince, si es posible). También es interesante, de cara a conseguir que la lectura no resulte agobiante, que cada párrafo conste de varias oraciones. • Las comillas se emplean habitualmente para incluir citas literales: como dijo Einstein: «Si supiese qué es lo que estoy haciendo, no lo llamaría investigación, ¿verdad?». No olvides que toda comilla que abras debes cerrarla y que el punto final se coloca siempre tras la comilla de cierre, no antes. Se admiten los dos tipos de comillas (“” y « »), si bien las primeras son las más comunes, por ser las que aparecen en los teclados. Si lo deseas, puedes obtener las del 28

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segundo tipo, «y», sin más que pulsar la tecla Alt y, en el teclado numérico, escribir los números 0171 y 0187, respectivamente. • Los dos puntos tienen por finalidad destacar el texto que sigue a continuación y su empleo en trabajos universitarios suele reducirse a la enumeración de elementos de una lista o a las citas textuales. Por lo general, tras los dos puntos el texto se escribirá en minúscula, salvo que se trate de una cita entrecomillada. • Los paréntesis se utilizan para intercalar aclaraciones en una oración, delimitar datos complementarios (fechas de nacimiento y defunción, país al que pertenece una ciudad, etcétera), traducir palabras de otro idioma, etc. Recuerda que al paréntesis de apertura no le sigue un espacio en blanco y el de cierre no lo lleva delante. Los restantes signos de puntuación, como interrogantes, admiraciones, puntos suspensivos o barras oblicuas (y/o, entrada/salida, etc.), son de notable utilidad en textos literarios, particularmente cuando se emplea un lenguaje informal, pero no se consideran muy apropiados para un trabajo universitario. Así que olvídate de ellos salvo que sean imprescindibles por algún extraño motivo que no alcanzo a imaginar. Por último, ten en cuenta que los signos de puntuación no sólo se introducen para facilitar una lectura adecuada del texto; en algunos casos son imprescindibles para evitar ambigüedades y/o clarificar el contenido. Por ejemplo, en la célebre comedia Los intereses creados de Jacinto Benavente, premio Nobel de literatura de l922, hay un diálogo que se ha convertido en todo un clásico sobre la utilidad de las comas.

Doctor: Mi previsión se anticipa a todo. Bastará con puntuar debidamente algún concepto... Ved aquí: donde dice... «Y resultando que si no declaró...», basta una coma, y dice: «Y resultando que sí, no declaró...» Y aquí: «Y resultando que 29

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

no, debe condenársele...; fuera la coma», y dice: «Y resultando que no debe condenársele...» Crispín: ¡Oh, admirable coma! ¡Maravillosa coma! ¡Genio de la justicia! ¡Oráculo de la ley! ¡Monstruo de la Jurisprudencia!

Antropónimos y topónimos Los nombres propios de personas (antropónimos) siempre deben escribirse con las iniciales en mayúsculas y respetando la escritura original. ¿Has oído alguna vez hablar de Alberto Einstein, de Pablo McCartney o de Juan Jacobo Rousseau? No obstante, puedes hacer una excepción cuando en nuestro idioma se haya popularizado otra grafía de su nombre, como ocurre en el caso de Miguel Ángel, Averroes, etc. Eso sí, si la grafía del apellido se adapta a nuestro idioma, también debes hacer lo mismo con el nombre; es decir, escribe Nicolás Copérnico o, si te apetece mucho, Niklas Koppernigk pero no Niklas Copérnico. ¿Y qué pasa cuando el nombre original no está escrito en un alfabeto latino, caso del cirílico, árabe, etc.? En este caso, para averiguar la grafía más común no tienes más remedio que consultar libros especializados en esa materia y/o dedicar unos cuantos minutos a navegar por Internet. También debes tener en cuenta que algunos nombres varían bastante de un idioma a otro. Por ejemplo, resulta bastante afectado citar reiteradamente a Carolus Magnus en vez de llamarlo Carlomagno. ¿Y qué decir de alguien que, al realizar un trabajo sobre pintores, habla constantemente de Domenikos Theotokopoulos y Hieronymus Van Aken Bosch cuando se les conoce por El Greco y El Bosco? 30

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En cuanto a los topónimos (nombres de lugar), la norma general es que deben escribirse en su idioma original..., siempre que no tengan un nombre ampliamente establecido en el nuestro. Así, por ejemplo, escribe Londres, Nueva York o Múnich en lugar de London, New York o München. Por último, no olvides que los nombres propios nunca llevan el artículo delante. Aunque hay unas pocas excepciones (escalar el Everest o mirar en el Espasa), en mi opinión, es preferible cambiar la redacción para omitir el artículo.

Números y fechas Cuando surge alguna cantidad numérica aislada en algún texto, y sólo consta de uno o dos dígitos, lo habitual es escribirla en forma literal (quince modelos, por ejemplo); en otro caso, los números se presentarán con todas sus cifras. Sencillo, ¿verdad? Pues espera un poco, que los números todavía dan mucho juego. • Para facilitar la lectura de los números grandes, es costumbre escribir sus cifras en grupos de tres, separados por puntos o espacios en blanco (nunca por comas, como sucede en la notación inglesa); por ejemplo, 12.345.678 o 12 345 678. No olvides que el separador decimal es siempre la coma. • En muchas máquinas de escribir el cero se obtenía pulsando la vocal O mayúscula. Ahora bien, imagina que alguien escribe: envíe 3o4 toneladas. Es evidente que se ha cometido un error al teclear, pero, ¿cuál? ¿Se solicitan 304 toneladas o únicamente 3 o 4? Para evitar confusiones, se adoptó la costumbre de acentuar la vocal en estos casos y se admitía envíe 3 ó 4 toneladas. Con los actuales procesadores de texto, esa posible confusión ha desaparecido y, por tanto, también la necesidad de acentuar irregularmente 31

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

la o. En resumen, no la acentúes; lo correcto es: envíe 3 o 4 toneladas. • En los números resultantes de cálculos no tiene sentido poner decenas de decimales y se suelen redondear a dos o tres decimales en la mayoría de los casos, aunque en algunas disciplinas se exige una precisión mayor (si es tu caso, deberías conocerla con exactitud). Cuando los dos primeros decimales descartables conforman un número mayor que 50, el redondeo tiene lugar al decimal superior y, cuando es menor, al inferior; así, trabajando con dos decimales, los números 48,2768 y 48,2734 se redondearían a 48,28 y 48,27, respectivamente. ¿Y si los primeros decimales descartables son 5 y 0? En este caso, se suele redondear al superior si la última cifra decimal representativa es impar y al inferior en caso contrario; así, 48,2750 y 48,2250 se redondearían a 48,28 y 48,22, respectivamente. • Las unidades de medida se escriben generalmente abreviadas: metro (m), kilómetro (km), kilogramo (kg), segundo (s), grado Celsius o centígrado (ºC), etc. Observa que estas abreviaturas comienzan por minúscula y no acaban en punto. • Siempre debe dejarse un espacio de separación entre los números, que se escribirán con sus cifras, y las unidades de medida; por ejemplo, es correcto 12 kg, 46 s, 37 ºC y resultaría inadecuado doce kg o 12kg. Sólo debes omitir el espacio de separación en el caso de ángulos y longitudes o latitudes; así, es correcto 25º 30’ 42’’. • Los porcentajes se suelen presentar escribiendo el número seguido del símbolo % o de por ciento; por ejemplo, 50 % o 50 por ciento. El primer formato es el usual en trabajos técnicos, matemáticos, etc., y el segundo en áreas de Ciencias Sociales, Economía, etc. ¿Y en los demás casos? Lo usual es escribirlos en forma literal: cincuenta por ciento. 32

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En cuanto a las fechas, si se trata de referirse únicamente al año y éste tiene tres cifras, está admitido omitir la palabra año y mantener el artículo (los árabes llegaron a España en el 711); sin embargo, queda más elegante conservar ambas (los árabes llegaron a España en el año 711). En años posteriores, o se mantienen ambas palabras o se suprimen (los españoles llegaron a América en 1492). Si la fecha es completa, se recomienda escribir numéricamente el día y año y literalmente el mes, separados por de; por ejemplo, 8 de octubre de 2001. Si en tu trabajo aparecen numerosas fechas, también se acepta que las escribas abreviadas, escribiendo en números romanos el mes y separando los datos por guiones o puntos; es decir, 8-X-2001 y 8.X.2001 estarían bien, e incluso 8-X-01. Sin embargo, no es aconsejable separar las fechas por barras inclinadas (8/X/2001), ya que éstas dificultan su lectura, ni escribir el número del mes en notación arábiga (8-10-2001), ya que puede ocasionar ambigüedad con la notación anglosajona, donde se coloca el mes antes que el día. En ocasiones, especialmente en trabajos históricos, se hace referencia a años anteriores a nuestra era; en estos casos, se utiliza habitualmente la abreviatura a.C. (antes de Cristo). Cuando un suceso tiene lugar en los primeros años de nuestra era, se acostumbra añadir la abreviatura d.C. (después de Cristo) para evitar confusiones. Por ejemplo, los libros narran lo sucedido entre 69 a.C. y 46 d.C. No obstante la escritura de las abreviaturas anteriores, a.C. y d.C., tampoco es inmutable. De hecho, en muchas publicaciones recomiendan omitir los puntos (aC y dC) o escribir la primera letra de la abreviatura en mayúscula (A.C. y D.C.). Por lo que respecta a las horas, no es muy común su aparición en trabajos universitarios, salvo en aquellos casos donde el horario tenga cierta relevancia: recogida de muestras, resultados de experimentos, etc. Si necesitas incluir la hora, utiliza 33

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

siempre el sistema de 24 horas; por ejemplo, escribe 23:22 en lugar de 11:22 p.m.

Abreviaturas y siglas Hace unos años, cuando todavía se escribía a máquina, era habitual el empleo de abreviaturas y siglas para aligerar la lectura y, sobre todo, para ahorrar tiempo y pulsaciones a la persona que lo debía teclear. Hoy en día, en que los procesadores de texto permiten buscar y reemplazar un texto por otro automáticamente, las abreviaturas y siglas aparecen con mucha menor frecuencia y, de hecho, en muchas revistas especializadas se aconseja evitar el uso de abreviaturas y siglas.

Emplea las abreviaturas y las siglas con moderación.

Por lo que respecta a las abreviaturas, mi consejo es que sólo las utilices en los siguientes casos: • Cuando su uso esté ampliamente generalizado. Los ejemplos más evidentes son etc. (en realidad, sólo muy esporádicamente la encontrarás escrita con todas sus letras, etcétera) y todas las unidades de medida, de las que te acabo de hablar. • Cuando se trate de abreviaturas características del tema sobre el que versa el trabajo, ya que evitan redundancias y son fácilmente comprensibles por quien lo vaya a leer. Por ejemplo, muchas demostraciones matemáticas finalizan con c.q.d. (como queríamos demostrar) o si aparecen varias referencias a una misma obra suele utilizarse op. cit. (opere citato, en la obra citada). 34

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En cuanto a las siglas, se emplean generalmente para designar diversas organizaciones o países (ONU, EE UU, etc.) y algunos términos informáticos, como RAM (Random Access Memory) o CD-ROM (Compact Disc-Read Only Memory). • Las siglas no se separan por puntos y es preferible escribirlas en nuestro idioma (EE UU en lugar de USA). Además, no queda nada bien intercalar en el texto las siglas y el nombre; es decir, no escribas unas veces EE UU y otras Estados Unidos. • La primera vez que aparece en el texto una abreviatura o siglas no de uso común, se precede del nombre completo; por ejemplo: Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO). Sin embargo, ésta no es una norma muy rígida; algunas publicaciones exigen justo lo contrario o que se escriba el nombre completo a pie de página. • Al hacer referencia a siglas en otro idioma, como sucede a menudo en Informática, la primera vez que aparezcan en el texto es aconsejable indicar entre paréntesis su significado, junto con su traducción; por ejemplo, FAT (File Allocation Table, Tabla de Localización de Archivos). En las siguientes apariciones ya deben omitirse esos datos.

Autocorrección en Word Ya que he aludido antes a las posibilidades del procesador de texto para buscar y sustituir un texto por otro, quiero comentarte algunas particularidades de Word, que te pueden facilitar bastante la redacción de tu trabajo. No sé si conoces su función autocorrección, que te permite subsanar los errores que cometes más a menudo al teclear; por ejemplo, cuando escribo rápido es muy habitual que teclee program 35

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

en lugar de programa o historai en vez de historia. ¿Verdad que a ti también se te van siempre los dedos al mismo sitio? Como esto le pasa a mucha gente, Word incorpora una lista con las erratas más comunes, a la que puedes añadir otras de tu propia cosecha. Además, mediante la autocorrección también puedes definir tus propias abreviaturas para escribir documentos, de modo que, por ejemplo, sólo tendrías que teclear mc y, al pulsar la barra espaciadora, aparecería automáticamente en el texto Miguel de Cervantes. Lógicamente, tus abreviaturas no deben ser palabras existentes en nuestro idioma; así, para Einstein no utilices la abreviatura e, porque cuando teclees es absurdo e imposible obtendrías es absurdo Einstein imposible. Para establecer tus propias abreviaturas en Word, que serán válidas para todos tus documentos (hasta que decidas suprimirlas), debes hacer lo siguiente: 1. Ejecuta Herramientas/Opciones de autocorrección. 2. Se abrirá el cuadro de diálogo de la Figura 2.2, cuya ficha Autocorrección es la que nos interesa ahora. 3. En el cuadro de texto Reemplazar escribe la abreviatura y, en Con, el texto a que equivale. Luego, pulsa el botón Agregar. 4. Añade cuantas abreviaturas desees y, finalmente, haz clic en Aceptar. 5. Si deseas suprimir alguna de tus abreviaturas, ve a la ficha de la Figura 2.2, selecciona en la lista inferior la abreviatura y pulsa Eliminar.

Buscar y reemplazar También puedes utilizar abreviaturas sin la función autocorrección. Simplemente, escríbelas en el texto y, cuando lo hayas finalizado, haz que Word busque todas las apariciones de las abreviaturas y las sustituya por el nombre completo. 36

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Figura 2.2 Cuadro de diรกlogo Autocorrecciรณn.

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Sin embargo, el proceso de buscar y reemplazar va mucho mรกs allรก de la simple introducciรณn de abreviaturas. Se trata de una de las herramientas fundamentales en el trabajo de ediciรณn. Por ejemplo, imagina que te has confundido en la transcripciรณn de un nombre cientรญfico o que, cuando se trabaja en equipo, unas personas escriben Estados Unidos y otras EE UU o USA. Como puedes suponer, ir buscando cada apariciรณn del nombre a corregir y reescribirlo manualmente es una tarea tediosa y, ademรกs, muy poco fiable, ya que siempre se acaba omitiendo alguna apariciรณn. Lo mรกs sensato es que Word realice esa tarea por ti. 1. Ejecuta Ediciรณn/Reemplazar o pulsa Ctrl+L. 37

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

2. Obtendrás el cuadro de diálogo de la Figura 2.3, con el que se realizan las búsquedas y reemplazamientos habitualmente. 3. En el cuadro de texto Buscar, escribe el texto que Word ha de localizar y debajo, en Reemplazar con, el que lo sustituirá. 4. Sin embargo, por defecto, Word localiza fragmentos de texto, no palabras completas y esto puede ocasionarte problemas; por ejemplo, si cambias todas las apariciones de genio por sabio, resulta que Eugenio se transformará en Eusabio. Para evitar esta contingencia, en la Figura 2.3 pulsa el botón Más y, seguidamente (Figura 2.4), activa la casilla Sólo palabras completas.

Por sistema, reemplaza siempre sólo palabras completas.

5. Por defecto, Word no diferencia mayúsculas y minúsculas y, por tanto, si reemplazas león por rey de la selva, la ciudad de León acabará siendo la ciudad de Rey de la selva. Para que Word distinga mayúsculas y minúsculas, activa la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas. 6. Una vez establecidos los parámetros de la sustitución, pulsa el botón adecuado: Reemplazar (cambia el texto y

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Figura 2.3 Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

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Figura 2.4 Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar ampliado.

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busca su siguiente presencia), Reemplazar todos (sustituye todas las apariciones del texto en el documento) o Buscar siguiente (omite ese texto y busca su siguiente presencia). Para terminar con este tema, te voy a comentar un pequeño detalle. Es habitual, sobre todo si se escribe con rapidez o se efectúan muchos cambios, encontrarse con dos espacios en blanco. En mi caso, es algo que sucede con cierta frecuencia y, curiosamente, no aprecio los espacios dobles en la pantalla pero sí al verlos impresos. Para evitar este pequeño fallo, lo más cómodo es hacer que Word busque dos espacios seguidos y los sustituya por un único espacio, una vez finalizado el documento.

El formato del texto Hasta ahora hemos visto las normas gramaticales y de estilo que debes seguir al escribir tus trabajos. Ya ha llegado el 39

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

momento de pasar a las normas tipográficas, que tienen por finalidad obtener documentos legibles y bien presentados. Puedes fijar el formato de la fuente (tipo de letra, estilo, tamaño, color, etc.) y el del párrafo (ajuste, interlineado, sangría, etcétera) mediante los comandos Fuente y Párrafo del menú Formato o con los botones de la barra de herramientas Formato. Una vez hayas establecido un formato, todo cuanto escribas a continuación se ajustará a dicho formato, hasta que fijes otro nuevo. Como es lógico, en cualquier momento puedes modificar el formato de algo escrito; sólo tienes que seleccionar el texto y determinar el nuevo formato. • Para seleccionar un texto cualquiera, haz clic en su principio o final y arrastra el ratón hasta el otro extremo. • Si sólo quieres seleccionar una palabra, haz doble clic sobre ella. Pulsando tres veces seleccionarás todo el párrafo. • Haciendo clic a la izquierda de una línea, la seleccionarás. Luego, si lo deseas, puedes arrastrar el ratón para seleccionar también las líneas contiguas. • Con Edición/Seleccionar todo o Ctrl+E seleccionas todo el documento. Es de suponer que no tendrás la menor dificultad en fijar un formato para tu documento; en caso contrario, sólo tendrás que practicar un poco y, enseguida, acabarás dominando la técnica. Ahora bien, ¿cuál es el formato más adecuado? Como siempre, todo es cuestión de gustos... aunque, también como siempre, hay unas normas que sigue la mayoría de la gente: • La fuente más habitual es Times a un tamaño de 12 puntos. No obstante, en trabajos universitarios hay una cierta permisibilidad con respecto a las fuentes (en el próximo capítulo te hablo más en profundidad de ellas) y hay estudiantes que presentan sus trabajos con fuentes nada usuales; no sé si porque tienen un sentido estético muy 40

Escribir y presentar trabajos en clase

especial o porque pretenden llamar la atención sobre su trabajo.

El texto debe ir siempre en negro; nunca en otros colores.

• Las palabras de otro idioma se deben escribir en cursiva, si bien hay algunas de uso tan difundido que no lo exigen: web, e-mail, online, etc. También deben ir en cursiva los nombres científicos y las citas literales. • Por lo general, la negrita sólo se emplea para resaltar alguna frase de sumo interés o los títulos de los apartados. El subrayado ha caído en desuso. • A la hora de modificar el formato de una palabra, ten presente que los botones Negrita, Cursiva y Subrayado de Word afectan a toda ella; es decir, si haces clic en medio de una palabra y pulsas uno de los botones anteriores, comprobarás que el formato de toda la palabra cambia, sin necesidad de seleccionarla con anterioridad. • El interlineado más habitual es de espacio y medio (1,5 líneas, se denomina en Word), aunque el doble espacio, como reminiscencia de las máquinas de escribir, también es común. Si no tienes indicaciones en contra, fija siempre un interlineado de espacio y medio... a pesar de que así tu trabajo ocupará menos hojas que a doble espacio. • Salvo directrices expresas, el texto siempre lo alinearás a izquierda y derecha. Para ello sólo tienes que pulsar el botón Justificar de la barra de herramientas Formato o, en la Figura 2.5, elegir Justificada en Alineación. • Generalmente suele dejarse una línea de separación entre párrafos, pero también puedes configurar Word para que deje un espacio mayor o menor antes y/o después de cada párrafo. Para ello, ve a la ficha de la Figura 2.5 y 41

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

Figura 2.5 La alineación y el interlineado son muy importantes.

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establece, en Espaciado, los valores que prefieras (un espaciado posterior de 6 puntos queda bastante bien). • Para facilitar la lectura, es casi imprescindible fijar una sangría en la primera línea de los párrafos cuando no hay separación entre párrafos. ¿Y si la hay? En este caso, es opcional pero nunca viene mal colocarla. Habitualmente, la sangría es de 1,25 cm y, para fijarla, utiliza la regla superior o selecciona Primera línea en Especial de la Figura 2.5. • Tanto el formato de fuente como el de párrafo deben mantenerse a lo largo del documento. No obstante, siempre caben 42

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 2.6 Hay un menor interlineado en las citas.

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excepciones: disminuir el tamaño de la fuente un punto en la única tabla del trabajo para conseguir que se muestre completa en la misma hoja o poner una amplia cita literal en uno o más párrafos a un interlineado inferior (como sucede en la Figura 2.6). • Si se está haciendo referencia a un programa informático, los nombres de menús y comandos deben escribirse tal y como se muestran en pantalla, si bien suele cambiarse su fuente para diferenciarlos del texto propiamente dicho. También es práctica habitual, abreviar las órdenes a realizar separándolas por símbolos como /, >, -, etc. Así, por ejemplo, en lugar de en el menú Insertar hay que ejecutar el comando Imagen y, luego, Gráfico, es más cómodo, corto y legible hay que ejecutar Insertar/Imagen/Gráfico.

Capítulo 2

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Hay que facilitar la lectura del texto

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ El lenguaje debe ser claro y estar muy cuidado. ✓ Nunca hables de temas que desconoces. ✓ Los signos de puntuación son muy importantes para facilitar la legibilidad del trabajo. ✓ Existen normas, comúnmente aceptadas, para escribir los antropónimos y topónimos. ✓ Los números y fechas han de escribirse sin que haya confusión en su lectura. ✓ Las abreviaturas y siglas permiten aligerar la lectura, siempre que se utilicen con moderación. ✓ La Autocorreción de Word ayuda a corregir muchos errores de tecleo. ✓ Buscar y reemplazar es una función con amplias posibilidades. ✓ El formato debe resultar estético y, sobre todo, facilitar la lectura.

CAPÍTULO

Al final, todos los trabajos se imprimen

Aunque parezca una perogrullada, debo recordarte que el destino final de tu documento es ser impreso. Evidente, ¿no? Pues ten la seguridad de que para mucha gente no es así. Te sorprenderías si vieses algunos de los trabajos que me han presentado. Le dejan a uno con la boca abierta. Hay estudiantes que tienen sumo cuidado en lograr una edición perfecta... en pantalla, no en papel. Por ejemplo, utilizan diferentes colores para destacar elementos del texto, en lugar de emplear cursiva, negrita u otra fuente, sin percatarse de que al imprimirlo esos elementos se presentarán en diversas tonalidades de gris cuando la impresora no es en color y, en muchas ocasiones, son ilegibles. Incluso cuando se imprime en color, el texto debe ir siempre en negro. En un par de ocasiones me han presentado trabajos con una imagen como marca de agua. En un caso, la maquetación quedaba perfecta... para una revista de información general, no para un trabajo universitario. El segundo estudiante, para colmo, olvidó decolorar la imagen (observa la Figura 3.1) y, como ésta era algo oscura, algunos fragmentos del texto resultaron indescifrables. En resumen. Recuerda siempre que tus trabajos deben pasar por la impresora y que, en lo que debes esmerarte es en la salida impresa. Para conseguirlo te comentaré las normas básicas y las opciones de impresión que ofrece Word, que debes dominar con cierta soltura para ahorrarte problemas. 45

Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

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Figura 3.1 No coloques marcas de agua en tus trabajos universitarios.

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¿Qué impresora utilizar? El primer paso, antes de ver los criterios para configurar las páginas de tus documentos, es seleccionar la impresora con la que vas a trabajar. ¡Cómo! ¿Sólo tienes una impresora y es la seleccionada por defecto? Pues me parece muy bien, pero no me refiero a eso. Es aconsejable que todos tus trabajos se impriman, cuando vayan a ser presentados, con la mayor calidad posible. Eso no 46

Escribir y presentar trabajos en clase

quiere decir que debas comprarte una impresora último modelo, ni mucho menos; seguro que conoces a alguien que tiene una impresora mejor que la tuya e, incluso, es posible que en tu universidad haya alguna de calidad a disposición del alumnado. Lo importante es que siempre imprimas tus trabajos con el máximo de calidad. Recuerda que, en función de la técnica que utilizan, las impresoras se clasifican en tres grupos: • Impacto. El cabezal de impresión está constituido por un conjunto de agujas que golpean una cinta entintada colocada delante del papel, en el que se marcan los impactos. Si bien son útiles en empresas y oficinas donde se precisan varias copias simultáneas de un documento, mejor olvídate de ellas para tus trabajos. • Inyección de tinta. Debido a su bajo precio (aunque los cartuchos de tinta son bastante caros), las impresoras de este tipo son las más habituales en los equipos personales. El cabezal está compuesto por varios orificios que dejan pasar la tinta expulsada, que se adhiere al papel secándose muy rápidamente. Ofrecen calidad suficiente para tus trabajos y, además, permiten imprimir en color. • Láser. Generan en un tambor giratorio zonas electrizadas, con la imagen de la página a imprimir, y en ellas se adhiere la tinta, que es transferida al papel cuando éste se pone en contacto con el rodillo. Como son las que proporcionan la mejor calidad de impresión, mi consejo es que imprimas tus trabajos en una de este tipo... siempre que puedas, claro está. También es interesante que tengas en cuenta otros dos parámetros que influyen en la calidad de una impresora: • Su resolución, medida en puntos por pulgada (ppp), determina el número de puntos que puede dibujar. Si en tus trabajos incluyes imágenes digitalizadas, gráficos, capturas de pantalla, etc., es conveniente que la resolución sea, como mínimo, de 600 ppp. 47

Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

• Su velocidad de impresión, medida habitualmente en páginas por minuto (ppm). Si tu trabajo ocupa sólo unas pocas páginas de texto, apenas habrá diferencia de tiempo entre una impresora y otra; sin embargo, si es muy extenso y contiene imágenes, acabarás mucho antes si consigues una impresora rápida.

Instalar una impresora Supongamos que has localizado una impresora mejor que la tuya y que podrás imprimir en ella tu trabajo. ¿Problema resuelto? Todavía no, lo siento. Si tienes una impresora predeterminada y tu trabajo lo imprimes en otra, puede sucederte que tu maravillosa maquetación, que tanta dedicación te ha exigido, acabe por los suelos. Piensa que algunas fuentes sólo son específicas de la impresora o que algunos elementos los puede gestionar de otra manera y, a veces, una diferencia de milímetros puede ocasionar que una línea quede aislada, que una tabla no quepa completa, etc. Lo primero, por tanto, es que instales en tu computadora cualquier impresora que puedas utilizar en el futuro, además de la tuya propia. No te preocupes, el proceso es muy sencillo y sólo necesitas que te presten el disco de instalación o que lo busques en Internet, donde suele estar disponible para su descarga. En algunos casos, el disco del fabricante lleva un programa para instalar directamente la impresora y sólo tienes que ejecutarlo; en otros, debes hacerlo desde Windows, tal y como te indico a continuación: 1. Ejecuta Inicio/Configuración/Impresoras o, en Mi PC, abre la carpeta Impresoras. 2. Activa Agregar impresora. 3. Se pondrá en marcha un asistente que te facilita el proceso. 4. En la ventana de la Figura 3.2, selecciona la impresora de la lista que Windows te ofrece. Si no es una de ellas, 48

Escribir y presentar trabajos en clase

pulsa el botón Utilizar disco e indica la unidad o carpeta donde está el disco de instalación. 5. Cuando haya finalizado la lectura de archivos, como seguramente la impresora no estará conectada a tu equipo, omite la impresión de una página de prueba.

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Figura 3.2 Elige la impresora.

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Si tienes la idea de imprimir tu trabajo en una impresora que no está conectada a tu equipo, tendrás que llevar tu archivo a otra computadora, evidentemente. Antes de ello, mi consejo es que selecciones en Word la impresora definitiva, compruebes en tu equipo toda la maquetación y corrijas los posibles detalles que hayan sufrido alguna modificación. De esta forma, todo se reduce a llegar e imprimir.

Antes de imprimir, repasa bien la maquetación de tu trabajo.

Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

Para seleccionar una impresora en Word, debes hacer lo siguiente: 1. Ejecuta Archivo/Imprimir o pulsa Ctrl+P. 2. En el cuadro de diálogo de la Figura 3.3 (más adelante te lo comentaré con detenimiento) despliega la lista de impresoras, que está en Nombre. 3. Elige la impresora que desees. 4. Pulsa el botón Cerrar, no Aceptar... salvo que la tengas conectada a tu equipo y quieras imprimir el documento.

Configurar la página Para evitar tener que volver a maquetar el documento, una vez escrito, lo más sensato es configurar la página antes de comenzar a escribir; es decir, fijar el tamaño del papel, los márgenes, etc. En Word, para realizar este proceso debes activar Archivo/Configurar página, que abre el cuadro de diálogo

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Figura 3.3 Selecciona la impresora.

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Escribir y presentar trabajos en clase

de la Figura 3.4. El dibujo que hay en su parte inferior derecha muestra el esquema de impresión de acuerdo con las opciones que vayas seleccionando. • En la ficha Márgenes, lo primero es determinar la orientación, horizontal o vertical, pulsando sobre el correspondiente icono de Orientación. Salvo que tu profesor indique lo contrario, siempre elegirás orientación vertical. • En los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho de la misma ficha modifica, si es necesario, las distancias que se dejan por defecto entre los datos y el borde de la página impresa. Usualmente, los márgenes rondan la pulgada (2,54 cm); por ejemplo, puedes colocar 2,5 cm en los márgenes verticales y hasta 3 cm en los horizontales.

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Figura 3.4 Determina la configuración de la página.

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Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

No coloques márgenes mayores, aunque consideres que resultan mejor estéticamente, porque producen la sensación de que sólo estás intentando alargar el número de páginas de tu trabajo. • Si vas a presentar tu trabajo encuadernado, es conveniente dejar un cierto margen a la izquierda para que la encuadernación no altere la estética del documento. Este valor se fija en Encuadernación, en la ficha Márgenes, y suele ser 1 cm, si bien varía en función del tipo de encuadernación que vayas a aplicar. • Como es lógico, todas las páginas del trabajo deben tener el mismo tamaño, que se establece en el campo Tamaño del papel de la ficha Papel. El formato por excelencia es A4, cuyas dimensiones son 297 ⫻ 210 mm. No utilices nunca otro tamaño para tus trabajos... excepto si tu profesor aconseja otro, claro está.

Vista preliminar Aunque todavía falta mucho por comentar, supongamos que ya tienes finalizado tu trabajo y deseas imprimirlo. Lo que no debes hacer nunca es pulsar el botón Imprimir de la barra de herramientas, ya que imprime directamente el documento con los parámetros prefijados y Word todavía te permite establecer otros. Además, siempre es conveniente comprobar que todo está a tu gusto antes de imprimir, ya que es posible que la maquetación haya variado si has modificado algo... y, en ese caso, las hojas impresas irán directamente a la papelera.

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Olvídate del botón Imprimir de la barra de herramientas. Nunca lo pulses.

Escribir y presentar trabajos en clase

Con objeto de permitir el ahorro de tiempo y papel, todos los programas de categoría, y Word lo es, permiten obtener una vista preliminar del documento; es decir, ver en la pantalla una reproducción de lo que se imprimiría, como sucede en la Figura 3.5. Para acceder a la vista preliminar, activa Archivo/Vista preliminar o pulsa el botón Vista preliminar de la barra de herramientas. • Las teclas AvPág y RePág presentan las páginas contiguas a la que estás viendo en pantalla; también puedes utilizar, con similar finalidad, la barra de desplazamiento lateral. Para facilitarte la ubicación, en la barra de estado aparece el número de las páginas visionadas y el total de páginas. • Al hacer clic en la página aumenta la escala de visión (no la de impresión) y repitiendo la pulsación se vuelve a la escala anterior. En Zoom puedes seleccionar otra escala.

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Figura 3.5 Vista preliminar de dos páginas.

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Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

• Por defecto, la vista preliminar es de la página actual, pero puedes ver simultáneamente hasta seis páginas, con el botón Varias páginas. • Finalmente, el botón Cerrar cierra la ventana de vista preliminar y nos devuelve a la ventana de edición.

Imprimir Cuando el documento esté finalizado y la vista preliminar te confirme que todo marcha bien, es el momento de acceder al cuadro de diálogo Imprimir, que ya has visto en la Figura 13.3. Recuerda que se abre con la combinación Ctrl+P o ejecutando Archivo/Imprimir • Pulsa el botón Propiedades para seleccionar la calidad de impresión. En los borradores fija una calidad rápida (ahorrarás tiempo y tinta) pero elige la máxima calidad que admita la impresora en la copia definitiva.

Imprime siempre con la mayor calidad que ofrezca la impresora.

• Muchas impresoras admiten la posibilidad de imprimir el documento por las dos caras del papel directamente; en caso contrario, también es posible hacerlo activando la casilla Doble cara manual. Si tu trabajo es breve, imprímelo sólo por una cara; si es muy extenso, es preferible hacerlo por ambas. • En Intervalo de páginas decide si quieres imprimir el documento completo, la página actual o sólo las que especifiques. • Si deseas obtener más de una copia del documento, indícalo en Número de copias. Si activas la casilla Intercalar, 54

Escribir y presentar trabajos en clase

se imprimirá el documento completo, luego otra copia y así sucesivamente; si está desactivada, se imprimirán todas las copias de la primera página, después todas las de la segunda, etc. • Por último, asegúrate de que hay papel suficiente en la bandeja de la impresora (¡el papel siempre ha de ser de color blanco!) y pulsa Aceptar para que comience el proceso.

Las leyes de Murphy Supongo que conoces las famosas e infalibles leyes de Murphy: «La tostada siempre cae por el lado de la mantequilla», «Si algo puede ir mal, irá mal... y en el momento más inoportuno», «Si algo no puede ir mal, irá mal de todos modos», etc. Independientemente de que las conozcas o no, puedes encontrar varias recopilaciones en las siguientes direcciones y, cuando menos, te divertirás un rato. http://www.atlas-iap.es/~pepcardo/index.shtml http://www.educa.rcanaria.es/Usr/Apdorta/murphy.htm http://www.geocities.com/Eureka/Office/4595/murphy.html http://209.235.44.56/jverdin/frases/murphy00.htm ¿Y qué relación hay entre las leyes de Murphy y la impresión de tus trabajos? Mucha, la verdad, aunque te parezca sorprendente. ¿Cuándo descubres una errata o una falta de ortografía? ¡Exacto! Justo unos segundos antes de entregar el trabajo. Uno está cansado de recibir trabajos que contienen correcciones a mano y, si bien el profesorado no les da demasiada importancia (a todos nos afectan las leyes de Murphy), pueden tener un efecto nada beneficioso para la valoración del trabajo. Ponte en el lugar del profesor e imagina que te entregan un trabajo con alguna tachadura y unas cuantas correcciones a bolígrafo. ¿Qué pensarías? 55

Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

Pues te diré lo que pienso yo, a ver si coincidimos. Si alguien presenta un trabajo en esas condiciones, denota que se trata de una persona un tanto descuidada, que ni siquiera se ha molestado en revisar el texto, que lo ha dejado todo para el último minuto, etc. Sí, ya sé que exagero un poco, que siempre hay circunstancias atenuantes y que, en muchos casos, todo lo anterior es erróneo... pero te aseguro que las correcciones a mano no favorecen la valoración de un trabajo. Entonces, ¿no hay que hacer las rectificaciones manuales aunque se encuentre un error? No, no es eso. La cuestión radica en no cometer errores. Para evitarlos, en la medida de lo posible, haz lo siguiente:

Errar es humano... pero no hay que corregir a mano.

• Organiza tu tiempo para finalizar el trabajo con, al menos, una semana de antelación sobre el plazo fijado por el profesor. • Utiliza siempre el corrector ortográfico para repasar la ortografía (en el Capítulo 5 te hablaré de él). • Repasa detenidamente todo el texto, incluyendo los elementos gráficos y las capturas de pantalla, si las hay. Comprueba, con especial cuidado, la exactitud de los términos científicos, las fórmulas y similares. • La cooperación siempre es conveniente y si alguien de tu clase le echa un vistazo a tu trabajo (hoy por mí, mañana por ti), es posible que detecte algún detalle que se te ha pasado por alto. • El día antes de entregar el trabajo vuelve a repasarlo exhaustivamente. 56

Escribir y presentar trabajos en clase

Siempre que detectes una errata, aunque sólo se trate de una coma o de un espacio, es conveniente que la subsanes y vuelvas a imprimir la página correspondiente. Es preferible gastar una hoja más que añadir una corrección a bolígrafo.

Fuentes en Internet Como ya sabes, lo habitual es escribir en los trabajos con fuente Times. No obstante, en ocasiones puede interesarte utilizar otra fuente distinta, ya sea para conseguir que tu trabajo destaque visualmente o para poder escribir caracteres en otros lenguajes o tipografías que Windows no incorpora. Las fuentes que puedes utilizar en Windows se clasifican en tres grandes grupos, en función de cómo generan los caracteres que la conforman: • TrueType. Representan los caracteres a cualquier tamaño sin pérdida apreciable de calidad. Se almacenan en archivos de extensión Ttf. • BitMap. Guardan los puntos que conforman cada carácter y, por ese motivo, si se amplían a un tamaño distinto de los prefijados, se obtiene un acabado imperfecto, como puedes apreciar en la Figura 3.6. Se almacenan en archivos de extensión Fon. • Device. Son fuentes propias de la impresora que tienes instalada, si bien no todas incorporan fuentes de este tipo. Como es evidente, su impresión sólo es correcta en esa impresora en concreto. Lógicamente, las fuentes más interesantes son las TrueType, puesto que a su excelente calidad de impresión unen la portabilidad. ¿Y dónde puedes conseguir fuentes TrueType? Como casi siempre, en Internet. Por ejemplo, en las siguientes direcciones 57

Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

Figura 3.6 La fuente Courier pierde calidad al aumentar su tamaño.

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encontrarás centenares de fuentes gratuitas o enlaces a sitios desde donde descargarlas. http://www.latindex.com/gratis/fuentes.htm http://www.webfxmall.com/fonts/ http://members.es.tripod.de/PhotoScopio/tipoteca.html http://www.microsoft.com/typography/fontpack/default.htm http://gratislandia.hypermart.net/fuentes.htm http://www.ciudadfutura.com/favoritos/Fuentes.html Debo advertirte, eso sí, que muchas de las fuentes que hallarás en las direcciones anteriores no son muy adecuadas para trabajos universitarios, pero, si observas la Figura 3.7, coincidirás conmigo en que algunas son ciertamente muy llamativas. Veamos otras fuentes más académicas, que sí pueden ser de utilidad para tus trabajos universitarios. En algunas ocasiones, 58

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 3.7 Nadie niega su originalidad.

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especialmente en temas históricos, puedes desear fuentes que reproduzcan la escritura de siglos pasados. Si es tu caso, te aconsejo que visites sin falta la dirección cuya página de entrada es la de la Figura 3.8. Ofrece, gratuitamente, múltiples fuentes TrueType para Windows, que te permitirán la escritura en fenicio, arameo, griego, persa, latín de varios siglos, etc. ¡Hasta los jeroglíficos egipcios! En fin, una verdadera joya para estudiantes de historia. También te puede resultar de sumo interés la web de la Sociedad Internacional de Lingüistas, que ofrece más de cuatrocientos enlaces a las fuentes representativas de más de cien lenguajes. Si necesitas fuentes para escribir en cirílico, vietnamita, navajo, etc., visítala sin falta. http://www.sil.org/computing/fonts/index.htm 59

Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

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Figura 3.8 Su dirección es http://www.historian.net/files.htm

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¿Cómo se instala una fuente? Para instalar una fuente en Windows sólo necesitas disponer del archivo Ttf correspondiente y seguir los pasos que te indico a continuación (las de Microsoft se ofrecen en un archivo Exe y únicamente tienes que ejecutarlo). El único problema con el que puedes encontrarte es que el archivo esté comprimido en Zip, práctica muy habitual. En este caso, primero tienes que descomprimir el Zip. ¡Cómo! ¿En serio no sabes cómo hacerlo? Si tienes Windows XP en tu computadora, ten presente que un archivo Zip equivale a una carpeta comprimida que puedes manejar de la forma habitual. Si tu versión de Windows es anterior, en el siguiente epígrafe te hablaré de WinZip, un excelente programa para comprimir y descomprimir archivos. 60

Escribir y presentar trabajos en clase

Windows XP es la versión más robusta y estable de Windows. Instálalo cuando puedas en tu computadora.

Para poder utilizar las fuentes que hayas podido descargarte de Internet, debes abrir la ventana de la Figura 3.9 (con Inicio/Configuración/Panel de control/Fuentes), que muestra todas las fuentes que tienes instaladas actualmente en tu computadora... y, si haces doble clic sobre una de ellas, verás (Figura 3.6) cómo resulta a diferentes tamaños. Ejecuta Archivo/Instalar nueva fuente y, en el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la carpeta donde has guardado los archivos Ttf correspondientes a las fuentes descargadas. Por ejemplo, en pantalla debes tener algo similar a la Figura 3.10.

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Figura 3.9 Ventana de las fuentes.

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Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

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Figura 3.10 Fuentes descargadas y seleccionadas.

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Después, sólo tienes que pulsar Seleccionar todo y Aceptar y asunto concluido. Ya están a tu disposición esas fuentes la próxima vez que abras Word. • Ten presente que muchas de las fuentes sólo están diseñadas para el idioma inglés y, por ejemplo, no contemplan las vocales acentuadas. • Para desinstalar una fuente de tu computadora, selecciónala en la ventana de la Figura 3.9 y pulsa Supr. • Si piensas imprimir en otra computadora tu documento, que incorpora alguna nueva fuente, debes instalar la fuente también en ella.

WinZip Muchos de los recursos que se ofrecen en Internet para su descarga están comprimidos, con objeto de disminuir al máximo el tiempo de conexión. La gran mayoría se comprimen en archivos Zip y el programa más utilizado para gestionar estos 62

Escribir y presentar trabajos en clase

archivos, cuando se carece de Windows XP, es WinZip. Así que vamos con él. Puedes encontrar WinZip en miles de sitios, ya que es shareware, pero lo más cómodo es ir directamente a su web, donde encontrarás la última versión de WinZip, que se ofrece en un archivo ejecutable: http://www.winzip.com Una vez hayas descargado el archivo, debes ejecutarlo para proceder a su instalación. Finalizada ésta, ya puedes comprimir y descomprimir archivos Zip fácilmente (WinZip tiene muchas más opciones y, si tienes algo de tiempo para dedicarte a investigarlas, te aconsejo que lo hagas): • Para descomprimir un archivo Zip, activa la opción Extract to de su menú contextual e indica la carpeta en la que se copiarán los archivos que contiene el Zip. • Para comprimir archivos o carpetas, selecciónalos y, en su menú contextual, activa Add to, indicando el nombre del archivo resultante y las características de la compresión. Ten presente que no todos los archivos se comprimen en la misma proporción. Por ejemplo, los que tienen extensión Exe o Jpg apenas disminuyen de tamaño; en cambio, los documentos Word, las imágenes Bmp, etc., sí suelen reducirse bastante.

Capítulo 3

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Al final, todos los trabajos se imprimen

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Tu trabajo debe imprimirse en la mejor impresora que esté a tu alcance. ✓ Puedes instalar una impresora sin tenerla conectada a tu equipo. ✓ Es conveniente configurar la página antes de comenzar a escribir. ✓ La vista preliminar te permite ver cómo resultaría la impresión. ✓ Es necesario fijar las características de la impresión. ✓ Corregir a mano en el trabajo final no es una buena medida. ✓ Hay diversos tipos de fuentes. ✓ En Internet se encuentran disponibles muchas fuentes. ✓ Instalar una fuente en Windows es muy sencillo. ✓ Gran parte del material existente en Internet está comprimido.

CAPÍTULO

También se trabaja en equipo

Muchos de los trabajos que presentarás en la Universidad, los tendrás que realizar en equipo. Desde el punto de vista didáctico, esta modalidad de trabajos ofrece importantes ventajas, por lo que es conveniente potenciarla. Así, por ejemplo, el trabajo en equipo exige la colaboración y coordinación de tareas y es aconsejable acostumbrarse a él, a modo de necesaria introducción al ámbito laboral, donde es la forma habitual de trabajo. Por otra parte, el hecho de sumar esfuerzos permite obtener resultados mucho más valiosos, ya que, en investigación, uno más uno puede ser mucho más que dos. Sin embargo, existe otra razón muy importante, aunque de distinta índole, por la que el profesorado está tan a favor de los trabajos en equipo. ¿Adivinas cuál? Exactamente. El número de estudiantes. Si en tu grupo hay, por ejemplo, cien estudiantes y los trabajos fuesen individuales, tu profesor debería corregir cien documentos; en cambio, si los trabajos se realizan en equipos de dos o cuatro personas, el número de trabajos que hay que revisar se reduce a cincuenta o veinticinco. ¡Una disminución más que notable! Pero no pienses que esta última razón es la de mayor peso y que tu profesor busca una excusa para ahorrarse trabajo. Revisar y corregir un trabajo universitario a fondo, que es lo que se merece cualquiera presentado, lleva bastante tiempo y, en muchas ocasiones, es materialmente imposible hacerlo antes de la entrega de actas. Como ya sabes, el alumnado suele apurar al máximo el plazo de entrega y, de pronto, uno puede encontrarse con 65

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

decenas y/o centenares de trabajos para evaluar en sólo diez o quince días, en los que también puede haber que corregir pruebas escritas, impartir alguna clase, comer, dormir, etc. Cuando un profesor pasa por esa amarga experiencia, pone todos los medios a su alcance para que no se vuelva a repetir y, el curso siguiente, lo más probable es que establezca la obligación del trabajo en equipo.

¿Cómo formar los equipos de trabajo? En algunas materias el profesor fija de antemano los equipos de trabajo, ya sea por orden alfabético o aleatorio, y ahí no te queda otro remedio que aceptar el equipo en el que te ha asignado e intentar encontrarte lo más a gusto posible. Desde luego, nunca se te ocurra ir al profesor para decirle que te cambie de equipo porque no te llevas bien con Fulanito o porque Menganita te mira con malos ojos. Esas actitudes, propias de una guardería, son inaceptables en cualquier estudiante de Universidad. De todas formas, lo habitual es que el profesor admita la libre formación de equipos y esto, que en principio parece una ventaja para ti, quizá te traiga más inconvenientes de los que te imaginas. ¿Con quién juntarse para realizar el trabajo? La decisión que adoptes, que muchas veces se toma en cinco minutos y sin ninguna reflexión, va a condicionar la cantidad de trabajo con la que te vas a encontrar... y tu nota final.

No tomes decisiones precipitadas al formar tu equipo de trabajo.

Cuando hay cierto grado de amistad entre estudiantes, ésta suele ser la principal razón para formar el equipo de trabajo. Sin embargo, que te lleves maravillosamente bien con una persona, que puedas sincerarte con ella o que siempre salgas a 66

Escribir y presentar trabajos en clase

divertirte en su compañía, no garantiza que la compenetración se mantenga a la hora de trabajar. Así pues, no tomes decisiones precipitadas y analiza el asunto con una cierta frialdad. Conozco varios casos de estudiantes que eran uña y carne al comenzar sus estudios universitarios y que, después de realizar trabajos en común durante un curso, ni siquiera se dirigían la palabra. Por tanto, piénsatelo bien y no tengas prevención por establecer nuevas relaciones académicas; también conozco casos de alumnos que no tenían ninguna relación, se han juntado para elaborar un trabajo y éste ha sido el comienzo de una gran amistad. Lo ideal es que en el equipo de trabajo haya una cierta afinidad personal y, sobre todo, bastante homogeneidad académica. Imagina, por ejemplo, que tu expediente es de sobresaliente y que, por echarle una mano a un amigo que va aprobando por los pelos (y no siempre), estás pensando realizar un laborioso trabajo con él. Me parece bien que seas tan altruista, de verdad, pero debes saber que cargarás sobre tus hombros la mayor parte del trabajo y que, quizá, no puedas entregarlo a tiempo. Si tu amigo tiene asignaturas pendientes de los cursos anteriores, es muy posible que sus exámenes coincidan con la fecha de entrega del trabajo y no podrás contar apenas con él. ¡Cuántos magníficos expedientes tienen alguna nota puesta en segunda convocatoria por esta razón!

¡No olvides que la marcha de un equipo la fija la persona más lenta!

Por último, hay profesores que ofrecen la posibilidad de realizar el trabajo tanto en equipo como individualmente. Mi consejo es que siempre lo hagas en equipo, pero puede haber excepciones. Si tienes una asombrosa capacidad de trabajo y tus notas oscilan invariablemente entre la matrícula y el sobre67

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

saliente, te resultará muy difícil encontrar a alguien en tu grupo que pueda seguir tu ritmo. En casos de esta índole, es probable que interese un trabajo individual; deberás esforzarte algo más, pero acabarás antes... y tu sistema nervioso lo agradecerá.

Estructura del equipo de trabajo En la Universidad no son habituales los trabajos breves, en los que basta juntarse el equipo dos o tres tardes para comenzarlos y finalizarlos. Lo usual, y lo didáctico desde el punto de vista formativo, son trabajos que exijan bastante tiempo y dedicación y, ahí, la estructura del equipo de trabajo es fundamental. Distribuir y asignar tareas es siempre el primer paso en toda buena planificación. ¿Quién se encarga de recopilar información o de recoger datos? ¿Cada persona redacta su parte y, después, se juntan todas ellas o sólo una persona se encarga de teclear las aportaciones del resto? ¿Quién se centra en el diseño gráfico y quién en perfeccionar los algoritmos que se codificarán? ¿Hay algún miembro del equipo que se dedique a coordinar a cambio de disminuir su cuota de investigación o redacción? Podría extenderme con la lista pero supongo que ya te haces una idea de la cuestión; además, cada materia dictamina el tipo de trabajo a realizar y no hay que enfocar de la misma manera el diseño de un programa informático que la elaboración de una maqueta o el estudio de las iglesias de los pueblos de una determinada comarca. No obstante, es evidente la importancia de las preguntas anteriores y, aunque sea de forma general, no me resisto a hacer unos breves comentarios. • Si el tipo de trabajo lo permite, lo mejor es que cada persona se encargue de aquello para lo que tiene más aptitudes. Seguramente, una persona tímida lo pasará muy mal 68

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si tiene que hacer una encuesta por la calle y alguien que no presta atención a los detalles es poco aconsejable que supervise la maquetación; en cambio, quien sabe buscar en Internet será de gran utilidad para recopilar información y alguien que dibuje bien puede encargarse de las ilustraciones manuales. • Lógicamente, es importante que el trabajo se reparta de forma equitativa. No cuesta lo mismo dibujar el plano de una pequeña ermita que averiguar su historia, sobre la que no existe apenas bibliografía; no exige el mismo tiempo realizar los ensayos de laboratorio que hacer su análisis estadístico, que es relativamente rápido si se utiliza un programa de computadora; no es lo mismo buscar información sobre los primeros años de Cervantes que sobre el Quijote; etc.

Es muy importante que nadie del equipo tenga la sensación de que el resto se aprovecha de su esfuerzo.

• Si el trabajo consta de partes diferenciadas y éstas son de índole muy distinta, sí puede encargarse una persona exclusivamente de redactar; en los demás casos, que son la mayoría, cada cual escribirá su parte y. luego, se conjuntarán. Por ejemplo, y volviendo a la ermita anterior, si el trabajo incluye una maqueta, planos, fotografías e historia, lo lógico sería que la persona con mayores aptitudes artísticas se hiciera cargo de lo primero y la historia y redacción quedase en manos de la otra persona del equipo. • Cuando el trabajo es extenso y varias partes están entrelazadas, es muy aconsejable que un miembro del equipo coordine las aportaciones individuales para evitar repeticiones y, sobre todo, contradicciones. Por ejemplo, en un trabajo sobre Newton se detallaba su problemática infancia pero, 69

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

posteriormente, al comentar sus últimos años en Londres y citar a su sobrina, de nuevo volvía a surgir su infancia de forma extensa. No hace falta mucha perspicacia para deducir que no se había trabajado en equipo sino que los dos estudiantes se habían limitado a unir sus aportaciones individuales, sin ni siquiera echar un vistazo al trabajo de su compañero. Para colmo, uno hablaba de una infancia feliz y el otro insertaba la siguiente cita, sacada del diario del joven Newton: «Threatening my father and mother Smith to burn them and the house over them». Las contradicciones son imperdonables en un trabajo universitario. • Si una persona se va a encargar de coordinar la labor de tres o cuatro personas, considero que debería tener una cierta reducción en la parte proporcional de trabajo que le corresponde; especialmente, si también ejerce tareas de apoyo. El único problema radica en cuantificar dicha reducción... y en decidir quien coordina. La toma de decisiones es la cuestión que más conflictos suele ocasionar en cualquier equipo de trabajo. ¿Cómo se distribuyen las tareas? ¿Quién coordina? ¿En qué fecha deben ponerse en común las partes individuales? ¿Qué software se utiliza? ¿Dónde tendrán lugar las puestas en común?... Lo primero que se aprende cuando se trabaja en equipo es que, tarde o temprano, siempre hay que dar nuestro brazo a torcer. En cualquier empresa común, lo importante no es vencer sino convencer. El diálogo es imprescindible y, aunque las discusiones no son infrecuentes, con buena voluntad es posible alcanzar un consenso. Ten en cuenta que si alguien hace una parte del trabajo a regañadientes, el resultado final lo reflejará... y también la nota conjunta.

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El diálogo es fundamental al trabajar en equipo. Convencer es «vencer con», no «vencer a».

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Y, para terminar con estas consideraciones generales, nada mejor que hablar de las incorporaciones de última hora. Me refiero a esas personas que, bajo el pretexto de una amistad mal entendida, intentan aprovecharse de tu esfuerzo y, aduciendo excusas de todo tipo, pretenden figurar también en la autoría del trabajo. Como es lógico, este tipo de gente sólo informan de su deseo unos días antes de la entrega, de modo que su colaboración se reduce exclusivamente a aportar su nombre en la portada del trabajo. ¡Qué voy a decirte sobre esas personas! Nunca cedas a sus pretensiones. Sí, ya sé que en ocasiones resulta duro negarse pero, éticamente, no tienes otra opción. Si alguien acude a ti alguna vez con el clásico estribillo de «ya que está acabado, no cuesta nada poner mi nombre y, así, aprobaré», mándalo a paseo sin ninguna consideración. ¿Quiere aprobar? Pues que se esfuerce, en lugar de intentar aprovecharse del trabajo ajeno. Además, ¡claro que tiene un costo para ti poner su nombre! No tiene la misma valoración un trabajo si en la portada figura el nombre de tres personas que de cuatro. ¡Y no sólo eso! Si el trabajo se debe exponer personalmente ante el profesor o éste os llama a su despacho para comentarlo, la falsa autoría conlleva un riesgo evidente. Cualquier pregunta dirigida a la persona adherida acabará sin contestar o la respuesta no coincidirá con lo expuesto en el trabajo. ¿Qué pensarías tú, si fueses el profesor? En el mejor de los casos, que se le pretende engañar, incluyendo a alguien que no ha colaborado; en el peor, que el trabajo ha sido copiado y que un componente del equipo ni se ha molestado en leerlo... En cualquier caso, tu nota acabará resintiéndose.

Conjuntar documentos Hasta ahora has visto una serie de orientaciones y recomendaciones genéricas sobre el trabajo en equipo. A continuación 71

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

me voy a centrar en cuestiones más prácticas y técnicas, para lograr que el trabajo realizado en equipo adquiera la necesaria homogeneidad. Lo ideal sería que todo el equipo trabajase con el mismo procesador de texto y la misma versión, para evitar problemas de conversión. De todas formas, la última versión de Word lee sin problemas los documentos de las anteriores (también los creados con Word en Macintosh) y los de WordPerfect o Works, así que tampoco es preciso seguir esa exigencia a rajatabla. Mucho más conveniente es dejar bien claras todas las normas de edición de las que te estoy hablando en este libro. Si todo el mundo las conoce, apenas llevará tiempo homogeneizar todos los trabajos. No obstante, es posible que alguien no tenga clara alguna norma durante la redacción individual. ¿Qué hacer entonces? Si no puede consultar con otro componente del equipo, lo mejor es que adopte la norma que más le guste y la mantenga en todo su documento, ya que luego podrá cambiarse fácilmente con Edición/Reemplazar. Lo que no debe hacer nunca es ir cambiando de norma a lo largo del documento; por ejemplo, todavía recuerdo un trabajo en el que una estudiante, supongo que intentando no hacerse repetitiva, en una página escribió la misma medición bajo muy diversas formas: 1,5 cm, 1’5 cm., 1,5cm., centímetro y medio.

En caso de duda, adopta siempre un mismo criterio, para facilitar la posterior corrección.

En general, es aconsejable combinar los documentos individuales en uno único que contenga el trabajo completo. De este modo, se facilita la tarea de remaquetación y cada componente del equipo puede tener una copia completa del trabajo. Sin embargo, hay algunas ocasiones en que esta práctica no es la mejor opción. Por ejemplo, si los documentos contienen muchas 72

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imágenes digitalizadas, gráficos o capturas de pantalla, el tamaño del documento conjunto puede ocupar muchos megas y, si la memoria de la computadora es escasa, Word lo gestionará con cierta lentitud. En este caso, y sólo en éste, puede ser conveniente desglosar el trabajo en unos pocos archivos de menor tamaño. ¿Y cómo se conjuntan los documentos individuales en uno? Sólo tienes que hacer clic en la posición donde quieras colocar el documento a insertar y ejecutar Insertar/Archivo. No obstante, ten presente que algunas personas, sin ni siquiera saberlo, tienen predeterminado en su Word un tamaño de papel que no es A4. En este caso, si abres un documento escrito en ese Word e insertas en él tu documento, su contenido se reajusta al tamaño de papel del primer archivo abierto y, por tanto, se pierde tu magnífica maquetación. En resumen, para evitar este tipo de problemas al unir archivos, lo más adecuado es hacer lo siguiente: 1. Crea un nuevo documento en blanco, con Archivo/Nuevo o Crt+U. 2. Establece el tamaño de papel, márgenes, etc. 3. Ejecuta Insertar/Archivo y selecciona el archivo donde está la primera parte del trabajo. 4. Inserta, de la misma forma, el resto de los documentos a continuación. 5. Guarda el documento completo.

Correo electrónico Si te fijas detenidamente, en el procedimiento anterior he omitido un pequeño detalle que, en ocasiones, también puede ocasionar problemas. Para insertar un documento, debes seleccionar su archivo y, por tanto, éste ha de estar en la computadora donde se están conjuntando los trabajos. Ahora bien, 73

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

¿cómo se llevan los archivos de una computadora a otra? Sí, ya sé que parece una cuestión menor... pero no lo es. Como no todo el mundo tiene una grabadora de cedés en su casa, hay mucha gente que se ve obligada a utilizar disquetes para llevar archivos de una computadora a otra. Por desgracia, no todas las disqueteras están en perfectas condiciones y los disquetes pueden dar errores cuando menos te lo esperas. Más de una puesta en común ha debido suspenderse porque resultaba imposible leer el archivo de alguien. Para evitar pérdidas de tiempo o de archivos, vuelvo a recordarte lo que ya te comenté en el primer capítulo. Regístrate gratuitamente en dos o tres cuentas de correo en la Web (como Hotmail, Terra, Lycos, etc.) y envía una copia de tu documento a uno o dos de tus buzones de correo. De este modo, dispones de una copia de seguridad que puedes recuperar desde cualquier computadora conectada a Internet. Puedes enviar tu documento a cualquier cuenta de correo siguiendo las instrucciones que te indique el servidor que te ofrece correo en la Web o mediante un programa de correo como Outlook. En este último caso, sólo tienes que activarlo y adjuntar el archivo correspondiente: primero pulsa Nuevo y, en la ventana de la Figura 4.1, escribe la dirección de destino, el asunto y, con Insertar/Archivo, selecciona tu documento; finalmente, pulsa Enviar. Sin embargo, como el envío de documentos por e-mail está tan generalizado, Word incorpora unos comandos para facilitar esta operación. Sólo tienes que abrir el documento y, en Archivo/Enviar a, elegir uno de los comandos siguientes: • Destinatario de correo: Coloca el documento actual en el texto del mensaje. Como se aprecia en la Figura 4.2, la ventana de Word muestra las opciones de correo habituales y un cuadro Introducción, donde puedes añadir algún texto informativo que aparecerá al principio del mensaje. 74

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Figura 4.1 Escribe la dirección y adjunta tu documento.

]

Al pulsar Enviar una copia, tu documento será remitido a la cuenta de correo indicada. • Destinatario de correo (como datos adjuntos): Activa el programa de correo y adjunta automáticamente el archivo correspondiente al documento abierto. • Destinatario de correo (para revisión): También adjunta el documento actual y, además, muestra herramientas de revisión para supervisar el documento recibido.

Comentarios en Word Una opción sumamente interesante de Word, y que mucha gente desconoce, es la posibilidad de añadir comentarios en cualquier parte del documento; estos comentarios son el equi75

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

[

Figura 4.2 El documento conforma el cuerpo del mensaje.

]

valente informático a las pegatinas que se colocan a menudo en los trabajos y libros para señalar alguna página o corrección, etc., y que siempre acaban perdiéndose. Word coloca los comentarios en un globo (observa la Figura 4.3) al margen del texto, para mantener el diseño del documento, y su finalidad principal es la de facilitar la corrección en pantalla, si bien también pueden imprimirse... aunque nunca deben aparecer en la copia definitiva.

[

Figura 4.3 Un comentario en Word.

]

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En trabajos individuales los comentarios son de utilidad para marcar las cuestiones que deben ampliarse o retocarse; por ejemplo, es habitual insertar un comentario para señalar algún dato cuya exactitud debe verificarse, para señalar un fragmento de texto cuya ubicación definitiva en el documento no está clara, etc. Como puedes suponer, en documentos realizados en equipo, la importancia de los comentarios es todavía mayor. En resumen, es muy conveniente que sepas sacarle partido a los comentarios de Word, ya que permiten mejorar el control y la organización, además de ahorrar mucho trabajo. Así que vamos con ellos. • Para añadir un comentario, selecciona el texto al que quieres asociarlo o, simplemente, haz clic en la posición de referencia. Luego, ejecuta Insertar/Comentario y, en el globo vacío que te aparece, escribe el texto del comentario. • Por defecto, al introducir un comentario, Word coloca en pantalla la barra de herramientas Revisión, que ofrece botones para gestionar cómodamente las revisiones. En cualquier momento puedes ocultarla, o mostrarla si estuviera oculta, con Ver/Barras de herramientas/Revisión. • Al ejecutar Ver/Marcas muestras u ocultas todos los comentarios y cambios del documento. • Para modificar un comentario, haz clic en el interior de su globo y cambia lo que desees. • Al colocar el puntero sobre un globo, Word muestra el nombre de quien lo ha introducido y la fecha de inserción. • Cuando desees suprimir un comentario, lo más rápido es activar Eliminar comentario de su menú contextual. • Si deseas quitar todos los comentarios del documento, lo que resulta conveniente antes de darlo por finalizado, en la barra de herramientas Revisión pulsa Rechazar cambiar o eliminar comentario y elige Eliminar todos los comentarios del documento. 77

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

• Es posible modificar el formato de los comentarios, tanto en lo que respecta al texto como al globo. El formato del texto se modifica con Formato/Estilos y formatos; el diseño del globo en pantalla se puede cambiar en la ficha Control de cambios, de Herramientas/Opciones.

Cuando des por finalizado tu documento, elimina todos los comentarios que aún pudiera contener.

Control de cambios en Word Con objeto de facilitar todavía más la revisión de los documentos, Word permite controlar los cambios de inserción, eliminación o formato realizados. Como ves en la Figura 4.4, Word resalta los cambios con un globo análogo al de los comentarios, indicando la modificación efectuada. Para habilitar el control de cambios, o anularlo si estuviera activo, debes ejecutar Herramientas/Control de cambios o pulsar Ctrl+Mayús+E. Si el control de cambios está activado, en la barra de estado son perfectamente visibles las letras MCA; en caso contrario, están atenuadas. • Ocultas o muestras todos los cambios marcados en el documento con Ver/Marcas. • Al igual que sucede con los comentarios, puedes configurar las marcas de los cambios en la ficha Control de cambios, de Herramientas/Opciones. • Pulsando Aceptar cambio, de la barra de herramientas Revisión, das tu conformidad al cambio efectuado, que deja de mostrarse marcado. Con el comando Aceptar todos los cambios del documento de ese mismo botón validas todas las modificaciones efectuadas. 78

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[

Figura 4.4 Una palabra eliminada y un cambio de formato.

]

• El botón Rechazar cambiar o eliminar comentario, te ofrece comandos para eliminar el cambio actual o todos los del documento. Cuando se trabaja en equipo y se hacen correcciones en alguna parte del documento, es conveniente darle, a la persona que ha redactado esa parte, una copia impresa del original con las modificaciones efectuadas. De esta forma, podrá comprobar fácilmente que se han hecho todos los cambios, que son los correctos y que no se ha introducido alguna errata por descuido. Con respecto a la impresión de las marcas de revisión, Word ofrece varias opciones: imprimir el documento con las marcas de revisión (Figura 4.5) o sin ellas e imprimir una lista con todos los cambios. 79

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

Figura 4.5 Página con marcas de revisión.

]

Para decidirte por una u otra modalidad de impresión, ejecuta Archivo/Imprimir y, en el cuadro de diálogo Imprimir, ve al cuadro Imprimir de la parte inferior izquierda. Despliega la lista de opciones y selecciona Lista de marcas, Documento con marcas o Documento, según te interese. 80

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En el trabajo que entregues, nunca deben aparecer las marcas de revisión.

Numerar las páginas En todo documento que supera las dos hojas es imprescindible numerar las páginas, aunque se entregue encuadernado (piensa en el índice). Es de suponer que si estás trabajando en equipo, el documento final tendrá bastantes páginas y, por tanto, su numeración es obligada. Ahora bien, ¿cómo se numeran las páginas? Todo el mundo está de acuerdo en que su numeración debe ser correlativa y comenzando en 1 pero, en cuanto a la posición de la numeración en la hoja, hay opiniones para todos los gustos. Por ejemplo, las siguientes citas están recopiladas de Internet: «coloque el número de página en la esquina inferior izquierda», «se numeran todas las páginas en la parte central inferior», «las páginas llevarán una numeración correlativa en el ángulo superior derecho». Entonces, ¿qué criterio seguir? En mi opinión, puedes adoptar cualquiera de los siguientes... siempre que tu profesor no indique lo contrario. • Si el trabajo se imprime sólo por una cara, coloca el número en la esquina inferior derecha. • Si el trabajo se imprime por ambas caras, sitúa el número en la esquina inferior izquierda y derecha alternativamente, según se trate de una página par o impar. • En cualquiera de los dos casos anteriores, también queda bien colocar la numeración centrada en la parte inferior de la página. 81

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

Para añadir los números de página al documento actual, ejecuta Insertar/Números de página, que abre el cuadro de diálogo de la Figura 4.6, donde dispones de herramientas para configurar la numeración a tu gusto.

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Figura 4.6 Cuadro de diálogo Números de página.

]

• En Posición indica si los números irán en la parte inferior o superior de la página. • En Alineación elige Centro, si quieres numeración centrada, o Exterior o Derecha, en función de que la impresión sea por ambas caras o sólo por una. • Generalmente, la primera página también se suele numerar; sin embargo, si se trata simplemente de la portada no tiene sentido numerarla. En ese caso, desactiva la casilla Número en la primera página. • Si en el cuadro de la Figura 4.6 pulsas el botón Formato, puedes seleccionar una numeración alfabética o romana (no te lo aconsejo) o indicar a partir de qué número comienza a contarse. Cuando hayas almacenado el trabajo en varios archivos, deberás especificar dicho número en cada subdocumento, de modo que todas las páginas del trabajo sean correlativas.

! 82

Comprueba la correcta numeración del trabajo si éste consta de varios archivos.

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Si tienes abierto el documento en vista de impresión (con Ver/Diseño de impresión), el número de página se visualiza-

rá atenuado en el pie de página, salvo que lo hayas situado en la parte superior. Por ejemplo, en la Figura 4.7 se aprecia dicho número en el pie de página del documento; además, puedes observar que está cambiado su formato (en cursiva) y que se acompaña de un texto.

[

Figura 4.7 Documento con pie de página.

]

Si deseas hacer ese tipo de modificaciones, debes acceder al pie de página del documento. Para ello basta que hagas doble clic sobre él o ejecutes Ver/Encabezado y pie de página, si bien este segundo camino te coloca por defecto en el encabezado y debes desplazarte hasta el pie de página. Por cualquiera de ambos métodos, entrarás en la ventana de edición del pie o encabezado. Al igual que se muestra en la Figura 4.8, en tu pantalla tendrás el pie de página recuadrado y una nueva barra de herramientas, Encabezado y pie de página, mientras que el texto del documento se muestra atenuado. • Para cambiar la fuente o el tamaño de los números, haz clic en el número de una página cualquiera y éste se presentará dentro un marco sombreado; selecciona el número completo y, luego, cambia el formato de la manera habitual. Pulsa el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie de página para volver a la edición del documento. 83

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

Figura 4.8 Pie de página en modo edición.

]

• Si deseas quitar la numeración del documento, repite el proceso anterior y, en lugar de cambiar el formato, pulsa Supr. • Para colocar un texto en el pie de página, simplemente accede a él, escribe el texto y establece su formato. Si no hubieses colocado todavía la numeración, la barra de herramientas Encabezado y pie de página también dispone de un botón para ello. ¿Y qué pasa con el encabezado? ¿No se utiliza para nada? Lo cierto es que no mucho, pero eso no quiere decir que debas olvidarte de él. Por ejemplo, si entregas un trabajo con las páginas sueltas dentro de un plástico transparente, es buena idea colocar en el encabezado el título del trabajo; así, en caso de que tu profesor traspapele alguna, sabrá enseguida a qué trabajo corresponde. También queda elegante, sobre todo cuando 84

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el trabajo consta de varios apartados de cierta extensión, poner en el encabezado de cada página el apartado a que corresponde. Para acceder al encabezado, ejecuta Ver/Encabezado y pie de página. El encabezado se gestiona de forma similar a la nu-

meración, si bien es conveniente que, antes de escribirlo, establezcas su configuración: si es diferente en las páginas pares e impares, su dimensión, etc. Estos parámetros puedes fijarlos en el cuadro de diálogo de la figura 4.9, que se abre pulsando el botón Configurar página de la barra de herramientas Encabezado y pie de página.

[

Figura 4.9 Cuadro de diálogo Configurar página.

] 85

Capítulo 4

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También se trabaja en equipo

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Formar un equipo de trabajo no es una decisión que pueda tomarse a la ligera. ✓ Una buena estructura del equipo es fundamental para alcanzar su objetivo. ✓ Todas las aportaciones individuales deben conjuntarse. ✓ El correo electrónico es una opción para salvaguardar tus archivos. ✓ Puedes enviar tus documentos por correo desde Word. ✓ Los comentarios facilitan la confección del documento. ✓ Controlar los cambios viene bien de cara a comprobar las correcciones. ✓ Las páginas de tu trabajo siempre deben numerarse. ✓ Word ofrece varias opciones para numerar las páginas.

CAPÍTULO

Ni una falta de ortografía ni media

En cualquier trabajo de calidad, las faltas de ortografía deben brillar por su ausencia. Encontrar en un texto universitario palabras como vibo, deribada, aogado, etc., no sólo demuestra la incultura de la persona que lo ha escrito sino también su desidia, ya que cualquier buen procesador de textos incorpora un corrector ortográfico que habría detectado como erróneas las palabras anteriores. A pesar de que algunos profesores son algo tolerantes con las faltas de ortografía, sobre todo con los acentos, es necesario que te acostumbres a escribir siempre correctamente. Piensa que las normas ortográficas se han fijado para facilitar la lectura y evitar ambigüedades; por tanto, si pretendes que tu trabajo sea perfectamente comprendido, debe estar bien escrito. A lo largo de este capítulo, te recordaré las reglas básicas relativas a la acentuación, que son los errores ortográficos más frecuentes, y algunas otras cuestiones de interés; además, te explicaré las herramientas que ofrece Word para facilitar la elaboración de un texto correcto. No obstante, tarde o temprano siempre acabamos encontrándonos con alguna duda y lo mejor es consultarla en un diccionario, en una gramática o en Internet. Esto último es lo que hago yo... y mi primera visita siempre es a la web de la Real Academia Española (Figura 5.1).

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

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Figura 5.1 Su dirección es http://www.rae.es/

]

Repaso de las reglas de acentuación A pesar de no poner en cuestión tu cultura lingüística, nunca viene mal recordar las reglas que rigen el acento ortográfico, ¿verdad? Eso sí, como este libro no es un manual ortográfico, me voy a limitar a hacer un somero repaso. • Las palabras agudas se acentúan cuando finalizan en vocal o en n o s; por ejemplo, soñó, balón, compás. Generalmente (luego te hablo de la tilde diacrítica) las monosilábicas no llevan acento. • Las palabras graves o llanas se acentúan cuando terminan en una consonante distinta de n o s; por ejemplo, árbol, Pérez. También se acentúan cuando la palabra finaliza en n o s y van precedidas de otra consonante (bíceps, fórceps); en dos vocales y la primera es débil, aunque la 88

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palabra termine en n o s (tío, acentúan, estarías); en vocal débil seguida de un diptongo y s (teníais). • Las palabras esdrújulas se acentúan siempre; por ejemplo, síntesis, catedrático. • En las palabras compuestas, la primera no lleva acento, aunque sí lo tuviese por separado; por ejemplo, decimoquinto, baloncesto. Los adverbios terminados en mente conservan el acento original; por ejemplo, inútilmente, comúnmente. Por último, recuerda que las mayúsculas debes acentuarlas siempre que les corresponda (África, Índico). Hasta hace unos años, por cuestiones tipográficas, se permitía su omisión pero, con la llegada de las computadoras, no colocar el acento en las mayúsculas ya se considera una falta de ortografía.

La tilde diacrítica La tilde diacrítica es la que se utiliza para diferenciar palabras que se escriben del mismo modo pero tienen distinta significación o pertenecen a categorías gramaticales diferentes. Por ejemplo, solo (que no está acompañado) y sólo (en el sentido de solamente o únicamente). Hay que prestar especial atención a esta tilde, ya que, por el momento, ningún corrector ortográfico diferencia la función gramatical y, por tanto, Word no encontrará error en expresiones del tipo «estoy sólo en casa» o «estoy solo un poco cansada», a pesar de su incorrección. En resumen, la tilde diacrítica es cosa tuya y no puedes fiarte de Word. No obstante, mucha gente no tiene muy claros los criterios de acentuación diacrítica, así que te los voy a recordar para que no tengas la menor duda: 89

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

Palabra

Con tilde cuando...

Sin tilde cuando...

aun

pueda sustituirse por todavía sin alterar el sentido de la frase (aún no ha venido).

se utiliza con el mismo significado de hasta, también o incluso (superó todos los controles, aun los más exigentes).

es una forma del verbo dar (no le dé nada).

es preposición (un libro de Física).

es pronombre personal (me lo vendió él).

es artículo (el pájaro voló).

mas

es adverbio de comparación (añadí más cloro).

es conjunción adversativa y equivale a pero o sino (lo intenté, mas no resultó posible).

es pronombre personal (me buscó a mí).

es adjetivo posesivo o nota musical (el mi de mi flauta).

porque

es sustantivo (desconozco el porqué).

forma parte de una respuesta (¿Por qué lo haces? Porque quiero).

es una forma de los verbos saber o ser (no sé nada, sé tan bueno como él).

es pronombre personal (se estudió el libro).

es pronombre personal o adverbio de afirmación (volvió en sí, la respuesta es sí).

es conjunción o nota musical (si tocas un si).

solo

es adverbio y equivale a solamente (sólo dos experimentos dieron positivo).

significa sin compañía (estaba solo en la selva).

es la planta o la infusión (un té con limón).

es pronombre personal (te invito a cenar).

es pronombre personal (tú has fallado).

es adjetivo posesivo (falló tu coche).

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También llevan tilde las palabras qué, quién, quiénes, cuál, cuáles, cómo, dónde, adónde, cuándo, cuánto, cuánta, cuántos y cuántas, cuando son interrogativas o exclamativas; por ejemplo, ¿Cuándo regresó? ¡Cuánta alegría! Las palabras éste, ése, aquél, junto con sus femeninos y plurales, deben llevar tilde cuando funcionan como pronombre; por ejemplo, es como éste. Cuando no existe posibilidad de confusión, la tilde es optativa (aquel no dice nada); de todas formas, para evitar errores, lo mejor es que te acostumbres a ponerla siempre.

La tilde diacrítica es asunto tuyo. No te fíes del corrector del Word.

El corrector ortográfico de Word Por defecto, Word comprueba automáticamente la ortografía y la gramática mientras se escribe, señalando con un subrayado ondulado de color rojo los posibles errores ortográficos y con un subrayado ondulado verde los posibles errores gramaticales. Por ejemplo, en la Figura 5.2 aparecen cuatro de estos subrayados; el primero es un error gramatical (no haber comenzado el párrafo con mayúscula) y el segundo ortográfico (falta la tilde), pero los otros dos subrayados no son errores, ya que se trata del nombre y apellido del genial divulgador científico.

[

Figura 5.2 Word detecta posibles errores.

] 91

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

Mucha gente está encantada con esta comprobación automática de la ortografía y la gramática por parte de Word; sin embargo, en mi opinión es preferible desactivarla y, de hecho, siempre trabajo con Word configurado sin esta comprobación. ¿Por qué motivo? Ahora te lo explico. Si estás únicamente pendiente de escribir y lo que más te interesa es dejar constancia de tus ideas, lo más probable (seguro en mi caso) es que el corrector ortográfico llene el texto de múltiples subrayados rojos y verdes, ya que al aumentar la velocidad de tecleo los errores son casi inevitables. ¡Cómo! ¿En serio tienes la intención de corregirlos sobre la marcha? Piensa que si te dedicas a revisar cada posible error detectado por Word, también es probable que acabes perdiendo el hilo de lo que deseabas contar y te lleve bastante tiempo recuperar la inspiración.

Deja la corrección de errores para el final y dedícate a escribir.

De todas formas, lo peor de la comprobación automática es que la mayoría de la gente, una vez corregidos los errores detectados por Word, considera perfecta la ortografía de su documento y no se molesta en repasarla. Por desgracia, esa confianza deja el paso abierto a múltiples faltas de ortografía. ¿Por qué? Sigue leyendo y lo sabrás. La mayoría de correctores actuales incorporan un diccionario, que es un simple listado con las palabras más usuales del idioma, y se limitan a comprobar si las palabras del documento están o no en dicha lista. Por ejemplo, imagina que en lugar de escribir la vaca comió pasto en el recinto, se teclea la baca cosió paso en el retinto. ¿Imaginas los errores que detectará el corrector de Word? ¡Exacto! No encontrará ninguno, ya que todas las palabras de la segunda frase existen en nuestro idioma. 92

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Entonces, ¿qué hacer con el corrector ortográfico? Es cuestión de gustos, como tantas veces, y no hay una respuesta rotunda. Por si te sirve de algo mi experiencia como escritor, te voy a explicar cómo lo utilizo en mi práctica diaria y saca las consecuencias que quieras. 1. Siempre tengo el corrector desactivado mientras escribo. Para desactivar o activar la corrección automática, ve a la ficha Ortografía y gramática de Herramientas/Opciones (Figura 5.3) y desactiva o activa, según sea el caso, las casillas Revisar ortografía mientras escribe y Revisar gramática mientras escribe.

[

Figura 5.3 Ficha para configurar la ortografía y la gramática.

]

2. Cuando doy por terminado un documento, utilizo Word para comprobar la ortografía y gramática de todo el 93

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

documento (en el siguiente apartado te explico la forma de hacerlo) y, así, corregir los habituales errores de tecleo. 3. Una vez el documento ha pasado la criba de Word, hago una lectura muy atenta y pausada de todo el texto, para localizar aquellos errores que se le hayan podido pasar por alto a Word. ¡Este repaso final es imprescindible!

Comprobar ortografía y gramática con Word Para comprobar la ortografía y gramática de todo el documento o de un fragmento previamente seleccionado, sólo tienes que pulsar F7 o el botón Ortografía y gramática de la barra de herramientas, que equivalen a Herramientas/Ortografía y gramática. Por cualquiera de esos caminos, se pondrá en acción el corrector y, cuando encuentre un posible error, te mostrará la ventana de la Figura 5.4 (la casilla Revisar gramática debe estar activada para que también compruebe la gramática).

[

Figura 5.4 Word ha encontrado un error.

]

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• En el cuadro Sugerencias de la mitad inferior de la ventana, Word suele ofrecer posibles alternativas para sustituir la palabra errónea. Si alguna de ellas es la correcta, haz clic sobre ella y pulsa Cambiar o Cambiar todas; con el primer botón la sustitución es sólo en esa aparición y con el segundo en todas. • Si no es correcta ninguna de las alternativas que presenta Word en Sugerencias, puedes corregirla manualmente en el cuadro No se encontró de la mitad superior. • Cuando el error consiste en una palabra repetida, el botón Cambiar es reemplazado por Eliminar, con el que puedes suprimir la palabra repetida. • Autocorrección añade el error y su corrección a la lista de autocorrección para que, en adelante, corrija automáticamente ese error mientras se escribe. • Cuando se escriben nombres propios, científicos, técnicos, académicos, etc., es posible que Word no reconozca una palabra a pesar de estar correctamente escrita. En estas ocasiones puede ser interesante añadirla a nuestro diccionario personal para que no vuelva a ser detectada como errónea. Otra opción es saltarse directamente la palabra, con Omitir una vez u Omitir siempre. Si pulsas el botón Opciones, se abre una ventana prácticamente idéntica a la de la Figura 5.3, donde puedes configurar la revisión. Además, en esa nueva ventana tienes el botón Diccionarios personalizados, que te abre la ventana de la Figura 5.5, donde tienes botones para modificar tu diccionario personal, añadiendo o quitando palabras, sustituir ese diccionario por otro, etc. Como curiosidad te diré que, por defecto, el archivo donde se guarda el diccionario personalizado es Personal.Dic, que se almacena en C:\Windows\Application Data\Microsoft\Proof y es un simple archivo de texto, que, por tanto, también puede 95

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

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Figura 5.5 Para gestionar los diccionarios personalizados.

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editarse con el Bloc de notas. Para evitar problemas, no debe contener más de cinco mil palabras ni el tamaño del archivo superar los 64 KB.

Añade a tu diccionario personalizado sólo las palabras que uses habitualmente.

Sinónimos En cualquier texto resulta poco elegante andar repitiendo continuamente una misma palabra. Sí, ya sé que en ocasiones la mente se nos bloquea y sólo nos viene una y otra vez la misma palabra a la cabeza y encima, muchas veces, es la que menos encaja en un trabajo universitario. No obstante, gracias a los sinónimos de Word apenas cuesta nada corregir esos pequeños detalles que empañan la calidad de un trabajo. Como ya sabes, un sinónimo es otra palabra de análogo significado pero distinta grafía; por ejemplo, vivienda, morada, 96

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hogar o domicilio son sinónimos de casa. Para encontrar un sinónimo de una palabra puedes consultar cualquier buen diccionario, buscar en Internet o, lo que es más rápido y cómodo, utilizar el diccionario de sinónimos que incorpora Word. Cuando quieras hallar un sinónimo de cualquier palabra del documento, haz clic en ella y pulsa Mayúsc+F7 o ejecuta Herramientas/Idioma/Sinónimos; obtendrás un cuadro de diálogo similar al de la Figura 5.6. Al hacer clic en una de las palabras de Significados, en Reemplazar por el sinónimo se muestran varias posibles alternativas; una vez hayas elegido una de ellas, con Reemplazar sustituirá a la original, con Buscar se obtienen sinónimos de la elegida y con Anterior se presenta la lista anterior de sinónimos.

Redundancias Siguiendo esta misma línea de evitar las repeticiones en tus trabajos, hay que tener cierto cuidado con la redundancia, que tan habitual es en el lenguaje común. ¡Quién no ha dicho alguna vez subo arriba! Como novelista, soy partidario de la redundancia ocasional para resaltar un determinado punto («lo vio con

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Figura 5.6 Ventana de sinónimos.

] 97

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

sus propios ojos») pero en los trabajos científicos no suele estar muy bien vista. A modo de ejemplo, veamos un par de redundancias que no deberían aparecer en un trabajo de calidad: • Los datos deben mostrarse una vez, ya sea en el texto, en tablas o en forma gráfica. Así, en muchos trabajos aparecen gráficos estadísticos y puede ser interesante hacer un breve comentario de ellos; lo que no tiene sentido es detallarlos en el texto. Una cosa es afirmar que existe una clara tendencia alcista en la cotización de unos valores bursátiles y otra muy distinta es volver a repetir todas las cotizaciones, cuando esos datos se leen perfectamente en el gráfico. • Hay algunas personas que tienen la fea costumbre en los trabajos científicos de escribir los números en forma literal y digital; por ejemplo, se estudiaron doce (12) gallinas y siete (7) conejos. ¿Están insinuando que su profesor no sabe leer los números? Sin embargo, donde más proliferan las redundancias es en el texto de los trabajos y, si bien su importancia no es mucha, es preferible evitarlas para darle mayor rigor al texto. Por ejemplo, te voy a comentar tres que me vienen a la cabeza en este momento. • «Fue necesario tomar medidas positivas para corregir la desviación del aparato». ¿Acaso tiene alguna lógica tomar negativas? • «Cuando finalizó su embarazo, la mujer embarazada tuvo un hijo que pesó...». Si tuvo un hijo es porque antes estuvo embarazada y, además, con el parto finaliza el embarazo. En otras palabras, habría sido más correcto: «la mujer tuvo un hijo que pesó...». • «La avena, una vez cosechada, se almacena en el granero». ¿Tiene algún sentido almacenar avena no cosechada? ¿No resulta mejor: «la avena se almacena en el granero»? 98

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Guiones Como ya sabes, Word realiza un salto de línea automático y, cuando una palabra no cabe al final de la línea, la pasa al comienzo de la línea siguiente. Debido a esto, si la palabra es demasiado larga, se introducen espacios en blanco que no resultan muy agradables, visualmente hablando. Por ejemplo, esto es lo que sucede en el documento de la Figura 5.7.

[

Figura 5.7 Demasiados espacios en blanco.

]

Para impedir esos antiestéticos espacios en blanco, es conveniente insertar guiones en el documento. Eso sí, del guionado debe encargarse Word y nunca has de insertar guiones manualmente (con el signo menos) mientras escribes, porque esos guiones se conservan si cambias algo en el texto y, en ese caso, la incorrección es evidente, como se aprecia en la Figura 5.8.

No coloques guiones manualmente. Deja que Word trabaje por ti.

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

[

Figura 5.8 El guión manual se mantiene en la línea siguiente.

]

El guionado automático, que puedes aplicarlo a todo el documento o sólo a una parte seleccionada con anterioridad, se activa con Herramientas/Idioma/Guiones, que abre el cuadro de diálogo de la Figura 5.9.

[

Figura 5.9 Cuadro de diálogo Guiones.

]

• Si deseas que Word coloque los guiones donde considere oportuno, activa la casilla División automática del documento y pulsa Aceptar. En caso contrario, pulsa Manual y, cada vez que Word encuentre una palabra larga al final de la línea, te mostrará diversas alternativas para colocar el guión (Figura 5.10), pudiendo elegir la que prefieras... siempre que quepa en la línea (una pequeña línea vertical te indica el límite). • En Zona de división, del cuadro de diálogo de la Figura 5.9, puedes indicar la distancia desde el margen derecho donde se admite la división con guiones; si disminuyes esa 100

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Figura 5.10 ¿Dónde prefieres el guión?

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zona, pueden precisarse más guiones. En Limitar guiones consecutivos a establece el número máximo de líneas consecutivas que pueden terminar en un guión (más de tres no resulta estético).

Diccionarios online Como te he indicado al comienzo del capítulo, la web de la RAE es de visita casi obligada cuando se tiene alguna duda ortográfica o gramatical; sin embargo, no es la única recomendable, ni mucho menos. Por ejemplo, seguidamente te comento algunos sitios que visito con cierta regularidad o que pueden serte de utilidad, según cual sea la especialidad que estudies. • El diccionario VOX (http://www.vox.es/consultar.html) es uno de los clásicos. Puedes consultar online, además del diccionario de la lengua española, otro de sinónimos y antónimos y los diccionarios de inglés y francés. • La web de la Universidad de Oviedo (http://tradu.scig. uniovi.es/) incluye varios diccionarios (español, sinónimos, antónimos, inglés) y otras herramientas más que pueden serte de utilidad. Así, puedes conjugar cualquier verbo online, traducir a/de otros idiomas y múltiples enlaces a diccionarios y traductores. • Si te interesa la lingüística, seguro que disfrutas con la web Diccionarios de variantes del español (http://www3. unileon.es/dp/dfh/jmr/dicci/0000.htm). Hay recopilados 101

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

más de quinientos enlaces a diccionarios, glosarios o vocabularios de uso popular. • El diccionario de regionalismos de la Lengua Española, de Pablo Grosschmid y Cristina Echegoyen (http://www. hispanicus.com/drle/), presenta más de treinta mil voces y expresiones de nuestra lengua, especificando su diferente significado en determinados países o zonas geográficas. • En http://allserv.rug.ac.be/~rvdstich/eugloss/ES/lijst.html puedes encontrar un glosario multilingüe de términos médicos, en lenguaje técnico y popular. Los nueve idiomas son europeos: inglés, alemán, francés, etc. • Foreignword.com (http://www.foreignword.com/es/) es una web especializada en la traducción. Puedes consultar más de doscientos diccionarios para traducir palabras de un idioma a otro (¡y hay más de setenta idiomas!); también puedes traducir online pequeños textos, entre más de treinta idiomas. En suma, de visita muy aconsejable si trabajas con diversos idiomas. • Anita Nuopponen, de la universidad finlandesa de Vaasa, recopila (http://www.uwasa.fi/comm/termino/collect/) enlaces a diccionarios generales y a otros especializados: agricultura, arte, astronomía, etc. Es de suponer que, en alguna ocasión, tendrás que traducir algo de otro idioma en tus trabajos universitarios. Como es evidente, debes asegurarte de que la traducción sea correcta (ahí pueden serte de utilidad los diccionarios online anteriores), pero, también, de que el texto traducido no tiene otro posible significado en nuestro idioma. Por ejemplo, un estudiante debía traducir la célebre frase de Descartes, «Pienso, luego existo», si bien no recuerdo si su fuente era el latín (Cogito ergo sum) o el francés (Je pense, donc je suis). Con objeto de dejar bien patente que el trabajo era de cosecha propia, hizo una traducción adaptada y en el trabajo 102

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escribió «Como pienso, existo»... que tiene un doble sentido nada favorecedor.

Locuciones latinas En nuestro idioma, como en muchos otros, en ocasiones se utilizan locuciones latinas, algunas de las cuales son muy comunes en el ámbito universitario y, por tanto, puedes emplearlas en cualquiera de tus trabajos, ya sea porque encajan como anillo al dedo en el texto o porque deseas dejar constancia de tu alto nivel cultural. Ten presente, eso sí, que debes usarlas con moderación y que se escriben siempre en cursiva. Además, siempre que introduzcas una locución latina has de tener un cuidado especial en comprobar que está correctamente escrita y que su significado encaja en el texto, si no quieres dejar constancia de tu incultura y pedantería. Por ejemplo, en la frase «a grosso modo se realizaron 41 experimentos» hay dos graves errores; por un lado, la locución se escribe grosso modo, no a grosso modo y, por otro, su significado es a grandes rasgos y si se especifica el número exacto de experimentos, no hay ningún tipo de aproximación.

Alguna locución latina, siempre que sea adecuada, le da un toque de calidad al texto.

Para evitarte estos posibles errores y que te hagan quedar en mal lugar, te indico a continuación algunas de las locuciones latinas más comunes y su significado según el diccionario de la Real Academia Española.

a posteriori: Después de examinar el asunto de que se trata. a priori: Antes de examinar el asunto de que se trata. 103

Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

ad calendas graecas: Usada para designar un plazo que nunca ha de cumplirse. ad hoc: Adecuado, apropiado, dispuesto especialmente para un fin. alter ego: Persona en quien otra tiene absoluta confianza, o que puede hacer sus veces sin restricción alguna. Persona real o ficticia en quien se reconoce, identifica o ve un trasunto de otra. casus belli: Caso o motivo de guerra. curriculum vitae: Relación de los títulos, honores, cargos, trabajos realizados, datos biográficos, etc., que califican a una persona. de facto: De hecho. de iure: Se contrapone a de facto. Por virtud o por ministerio del derecho o de la ley. ex cathedra o ex catedra: En tono magistral y decisivo. ex profeso: De propósito, con intención. grosso modo: A bulto, aproximadamente, más o menos. habeas corpus: Derecho del ciudadano detenido o preso a comparecer inmediata y públicamente ante un juez o tribunal para que, oyéndolo, resuelva si su arresto fue o no legal, y si debe alzarse o mantenerse. in albis: En blanco; sin lograr lo que se esperaba o sin comprender lo que se oye. in fraganti: En el mismo momento en que se está cometiendo el delito o realizando una acción censurable. ipso facto: Por el hecho mismo, inmediatamente, en el acto. ipso jure: Por ministerio de la ley. mare magnum: Abundancia, grandeza o confusión. Muchedumbre confusa de personas o cosas. modus operandi: Manera especial de actuar o trabajar para alcanzar el fin propuesto. 104

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modus vivendi: Modo de vivir, base o regla de conducta, arreglo, ajuste o transacción entre dos partes. motu proprio: Voluntariamente; de propia, libre y espontánea voluntad. peccata minuta: Error, falta o vicio leve. quid divinum: Designa la inspiración propia del genio. quid pro quo: Da a entender que una cosa se sustituye con otra equivalente. rara avis: Persona o cosa conceptuada como singular excepción de una regla cualquiera. statu quo: Se usa como sustantivo masculino, especialmente en la diplomacia, para designar el estado de cosas en un determinado momento. sub iudice: Cuestión pendiente de una resolución. Dícese de toda cuestión opinable, sujeta a discusión. sui generis: Para denotar que la cosa a que se aplica es de un género o especie muy singular y excepcional. ut supra: Se emplea en ciertos documentos para referirse a una fecha, cláusula o frase escrita más arriba, y evitar su repetición. verbi gratia: Por ejemplo.

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Capítulo 5

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Ni una falta de ortografía ni media

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Nunca viene mal recordar las normas de acentuación. ✓ La tilde diacrítica permite diferenciar palabras que se escriben casi igual. ✓ El corrector ortográfico es muy útil para detectar errores de tecleado, pero no es la panacea universal. ✓ Puedes crear tu propio diccionario personalizado. ✓ Es interesante incluir algún sinónimo para conseguir un texto más fluido. ✓ La redundancia denota poco rigor en la redacción. ✓ Si necesitas colocar guiones en tu texto, se debe encargar Word de ello. ✓ Los diccionarios online te pueden ser de suma utilidad. ✓ La inclusión de alguna locución latina ocasional le da un toque de calidad al texto.

106

CAPÍTULO

Las imágenes son casi imprescindibles

En muchos de tus trabajos universitarios necesitarás incluir imágenes, ya que, como dice el refrán, «en ocasiones vale más una imagen que mil palabras». Por ejemplo, si el trabajo versa sobre un pintor, es aconsejable colocar una reproducción de alguno de sus cuadros; en cualquier biografía es muy conveniente alguna fotografía del personaje en cuestión; si describes un programa de computadora, capturar alguna pantalla es la manera habitual de ilustrar el proceso. Ahora bien, ¿cómo se coloca una imagen o fotografía en un trabajo? Aunque parezca sorprendente, todavía hay estudiantes que pegan en las páginas de sus trabajos la fotografía o una fotocopia de la imagen. Como puedes imaginar, la probabilidad de que la imagen acabe despegándose es bastante alta; además, la fotografía puede perderse y la fotocopia no tiene generalmente mucha calidad... por no hablar de la paupérrima impresión que produce un trabajo así presentado. Sí, es cierto que puedes hacer una fotocopia en color. Evitas así el abultamiento ocasionado por las imágenes pegadas y la calidad de la reproducción es bastante buena. No obstante, hay varias cuestiones que desaconsejan las fotocopias en color: su alto precio, el diferente tipo de papel y, sobre todo, que son de un único uso. Por ejemplo, supongamos que has hecho una fotocopia en color para colocar un cuadro de Velázquez en una página de tu trabajo; si quieres modificar algo en esa página deberás volver a hacer otra fotocopia en color y, también te sucederá lo mismo, si necesitas incluir ese cuadro en otro trabajo. 107

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Entonces, ¿qué debes hacer para insertar imágenes en tus trabajos? Esta vez la respuesta es clara y rotunda: emplear siempre imágenes digitalizadas. Su coste es mínimo o nulo y las puedes incluir en tus documentos, donde es sencillo obtener una presentación perfecta gracias a las opciones que incorpora Word. Además, si adoptas la costumbre de conservar las imágenes en archivos independientes, podrás utilizarlas sin problemas en futuras ocasiones. Antes de pasar a ver la forma de trabajar las imágenes en Word, es necesario tener unos elementales conocimientos técnicos sobre este tema, para evitar que, como sucede en demasiadas ocasiones, un pequeño detalle técnico, sin apenas importancia, cause más de un quebradero de cabeza. Por ejemplo, recuerdo una estudiante que vino desconsolada a decirme que no podía entregarme su trabajo porque su impresora se había estropeado y no podía llevar su documento a otra computadora, ya que no cabía en un disquete; esto último me extrañó pues sólo necesitaba incluir tres o cuatro imágenes... pero las había digitalizado en formato Bmp en lugar de Jpeg.

Formatos gráficos Como ya sabes, un mismo objeto se designa de forma diferente en diversos idiomas; así, por ejemplo, mesa se escribe table en francés e inglés, tisch en alemán, etc. Con las imágenes digitalizadas sucede algo similar, pueden almacenarse en diferentes formatos, cada uno con sus características propias; así, es posible que te resulten conocidos algunos de los siguientes formatos: Bmp, Gif, Jpeg, Tiff, Tga, Png, etc. Pero las similitudes entre formatos gráficos e idiomas no acaban ahí. ¿Verdad que no es preciso dominar todos los lenguajes para entenderse por cualquier parte? Pues algo análogo 108

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pasa con los formatos gráficos. Hay tres que todos los programas reconocen sin problemas: Bmp, Gif y Jpeg. Lo primero que debes saber es que los tres formatos anteriores son mapas de bits (bitmaps, en inglés... de ahí el nombre del primero). ¿Qué quiere decir esto? Pues que almacenan cada uno de los puntos que conforman la imagen y, por ese motivo, cuando la amplías pierde bastante calidad, ya que sólo se aumenta el tamaño de los puntos. Por ejemplo, en la Figura 6.1 puedes ver una imagen y la que resulta al ampliarla ocho veces; la pérdida de calidad visual es más que notable. El formato Bmp es, seguramente, el más popular, puesto que es el admitido por defecto en Paint, desde las primeras versiones de Windows. ¿Y por qué no utilizar únicamente el formato Bmp? La respuesta hay que buscarla en el tamaño del archivo que genera. Como almacena directamente todos los puntos de la imagen, ocupa mucho espacio.

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Figura 6.1 Imagen original y ampliada.

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Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Si quieres comprobarlo, haz cualquier dibujo en Paint, grábalo en Bmp y comprueba el tamaño del archivo resultante. Grande, ¿no es así? Por ejemplo, si las dimensiones del dibujo son 800 ⫻ 600 y color verdadero a 32 bits, el archivo Bmp ocupará casi dos megas. ¡Ni siquiera cabría en un disquete! 800 ⫻ 600 ⫻ 32 bits = 15 360 000 bits = = 1 920 000 bytes = 1,83 MB Como tamaños de esa índole no son muy adecuados, especialmente para las comunicaciones vía módem, se buscaron alternativas que redujesen los archivos resultantes y así surgió el formato Gif y, más adelante, el formato Jpeg. Ambos se caracterizan por aplicar complejos algoritmos matemáticos, que supongo no te interesarán lo más mínimo, para conseguir disminuir el tamaño del archivo gráfico. • Gif (Graphics Interchange Format) fue desarrollado por CompuServe a principios de los ochenta y sólo soporta hasta 256 colores, una cantidad muy pequeña para fotografías en color. Por este motivo, el formato Gif se suele emplear sólo para ilustraciones en blanco y negro o con pocos colores. • Jpeg (Joint Photographic Experts Group) es el formato gráfico más difundido en la actualidad, ya que admite cualquier número de colores, manteniendo una buena calidad de imagen y consiguiendo una reducción sustancial del archivo. La extensión de estos archivos también puede ser Jpg, ya que el antiguo sistema operativo DOS sólo admitía un máximo de tres caracteres para la extensión. Como era previsible, todos los programas de cierto nivel admiten cualquiera de los tres formatos gráficos anteriores y, lógicamente, Word no podía ser menos. Ahora bien, ¿cómo puedes conseguir imágenes digitalizadas para incluirlas en tus trabajos? Si dejamos de lado todo lo concerniente a gráficos y diagramas, que verás en el Capítulo 8, para conseguir imágenes digitalizadas dispones de diferentes medios, que te iré comentando en los 110

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siguientes apartados: escáner, cámaras digitales y tarjetas de vídeo, buscarlas en Internet y capturar las pantallas que muestra tu computadora.

Escáner La disminución de precios y el aumento de las prestaciones han conseguido que el escáner sea un periférico casi tan común como la impresora. Con él, junto con el programa correspondiente, podrás digitalizar cualquier imagen de un libro, una revista, un periódico, etc. Además, un buen escáner permite también leer textos impresos, con el adecuado programa OCR (Optical Character Recognition, reconocimiento óptico de caracteres), y guardar el resultado en un documento que puedes leer desde Word o desde cualquier otro procesador de textos. En algunas carreras universitarias, esta faceta del escáner es mucho más importante que la mera digitalización de imágenes, ya que evita tener que volver a teclear los textos para poder editarlos en Word. El único inconveniente del escáner como medio para la obtención de imágenes digitales es que precisas disponer de una copia en papel de la imagen, además del propio escáner, claro está. Bueno, en realidad hay otro problema, que también afecta a los otros sistemas: la protección de los derechos de autor. Es posible que la imagen que deseas incluir en tu trabajo tenga copyright y, como autor, siempre estoy a favor de proteger los derechos de quienes han creado una obra, sea del tipo que sea. Sin embargo, no conozco ningún caso en que alguien se haya quejado por ser utilizada su obra para ilustrar un trabajo universitario... así que no tengas escrúpulos éticos por hacerlo. Volviendo al escáner, cuando tengas que digitalizar una imagen es conveniente que, al igual que te aconsejé con la impresora, siempre emplees la mejor calidad que esté a tu alcance. ¿Y cuál es el mejor escáner? Para responder es preciso conocer algo de las características técnicas de un escáner. 111

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

• Quizá lo más importante sea su resolución, es decir, el número de puntos individuales que detecta el escáner, que se mide en puntos por pulgada, ppp (dots per inch o dpi, en inglés). También es conveniente fijarse en el tipo de resolución: óptica o interpolada. La primera es la real del escáner; en cambio, la segunda genera los puntos intermedios a partir de los reales, mediante fórmulas matemáticas. • Otra característica de interés es el número de colores que diferencia, que se mide en bits. Por ejemplo, con 24 bits se dispone de 16 777 216 colores, que es una cantidad más que suficiente para tus trabajos. • Si sólo vas a escanear una imagen, la velocidad de exploración apenas te importará; sin embargo, si vas a escanear muchas imágenes o páginas de un libro, es evidente que el ahorro de tiempo puede ser muy notable si utilizas un escáner rápido. Normalmente, en la publicidad, se indica el tiempo que tardaría en escanear una imagen tamaño A4, en color y a 300 ppp... y suele variar entre unos pocos segundos y un minuto. • Un escáner personal se acostumbra a conectar a la computadora mediante un puerto paralelo (el de la impresora, para entendernos) o USB (Universal Serial Bus). Este último es mucho más rápido y cómodo y, por tanto, te lo aconsejo. Aunque Word permite insertar imágenes directamente desde un escáner o cámara digital, es preferible que emplees el propio software del escáner para digitalizar las imágenes y guardarlas en archivos. El único problema es que cada programa suele ser diferente y, por tanto, es imposible que te detalle la forma de utilizarlo. Sin embargo, sí hay unos principios generales que es conveniente tener en cuenta: • Como mínimo, debes digitalizar las imágenes con la resolución que tenga la impresora donde vayas a imprimir tu trabajo. Incluso, si la imagen resulta difícil de encontrar, te 112

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puede interesar escanearla a mayor resolución para conservarla en la mejor calidad. Algún día también cambiarás de impresora. • Fija también el número de colores, la escala y las restantes propiedades que te permita el programa. • Seguro que el escáner admite un preescaneo para seleccionar el área a escanear. Luego, haz el escaneo definitivo y guarda la imagen en un archivo Jpeg, si es posible. Muchos programas reducen algo la calidad para disminuir todavía más el tamaño del archivo; si es así en tu caso, mi consejo es que busques la forma de establecer una calidad 100... el archivo será algo mayor pero no perderás nada de calidad en la imagen.

Digitaliza tus imágenes con la mayor calidad posible.

Cámaras digitales y tarjetas de vídeo Recuerdo el trabajo de un estudiante que describía extensamente un pequeño valle donde había investigado una variedad de pinos. Lo cierto es que no dominaba mucho la narrativa y, además, había omitido algunos detalles, así que me quedé sin saber si el bosque era frondoso, si el río era poco más que un arroyo, si había nieve, etc. La siguiente ocasión que hablé con él le pregunté por esas cuestiones y su descripción fue mucho más completa. De todas formas, lo mejor fue cuando abrió su carpeta y, sonriendo, me enseñó una fotografía del valle, que era realmente precioso. Como es lógico, tuve que preguntarle por qué no había incluido dicha fotografía en su trabajo... y la sonrisa desapareció de su rostro. 113

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Cuando es conveniente que hagas tus propias fotografías para insertarlas en tus documentos, puedes utilizar una cámara fotográfica, revelar el carrete y, luego, escanear las imágenes. No obstante, si dispones de una cámara digital (su precio está bajando mucho) grabarás las fotografías directamente en archivos gráficos, en disquete o en una tarjeta especial, que puedes copiar en tu disco duro; además, no necesitas revelados ni carretes, ya que reutilizarás la tarjeta de la cámara. Por lo general, las cámaras digitales almacenan las fotografías en formato Jpeg y admiten diversas resoluciones. Mi consejo es que, cuando la imagen te pueda ser de interés en el futuro, selecciones la mejor resolución que permita la cámara. ¡Siempre la mejor calidad para las imágenes de tus trabajos! ¿Y cómo pasas las fotografías de la cámara a tu computadora? Primero debes conectar la cámara a la computadora y, después, manejar el software que se incluye con la cámara (Figura 6.2) y que puede variar bastante de unos modelos a otros.

Si tienes Windows XP, para realizar esta copia basta con arrastrar las imágenes de la cámara a la carpeta que desees.

Es posible que, en alguna circunstancia muy especial, desees incluir en tu trabajo un fotograma de una película de vídeo. Desde luego, siempre puedes intentar fotografiar la pantalla del televisor pero no creo que consigas una mínima calidad de imagen. Es preferible digitalizar el fragmento de vídeo, para lo que necesitas una tarjeta digitalizadora de vídeo, y, luego, trabajar en tu computadora el archivo creado, que generalmente tendrá formato Avi (Audio Video Interleave, entrelazado de audio y vídeo). ¿Y cómo extraes un fotograma de tu vídeo Avi? Es de suponer que el software de tu tarjeta digitalizadora te permitirá ha114

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Figura 6.2 Un programa para pasar fotografías digitales a la computadora.

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cerlo fácilmente; en caso contrario, siempre puedes buscar por Internet algún programa shareware que realice esta función. Por ejemplo, VidEdit y Avi2Jpg (Figura 6.3) son dos pequeños programas, muy sencillos, que pueden sacarte de un apuro en un momento dado.

Búsqueda de imágenes en Internet En Internet puedes encontrar la mayoría de las imágenes que puedas precisar para tus trabajos universitarios, aunque su calidad casi nunca será tan buena como la que puedes conseguir escaneando o fotografiando. Por ejemplo, muchas de las imágenes presentes en la Red están a 150 ppp, puesto que se trata de una resolución aceptable para verlas en el monitor y, 115

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Figura 6.3 Programa para extraer imágenes de un vídeo digital.

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además, disminuye el tamaño de los archivos, lo que siempre es muy conveniente en Internet para agilizar el acceso. Pero, independientemente de la calidad, es de suponer que buscarás bastantes imágenes en la Red, ya que muchas de ellas sólo las encontrarás ahí; por otra parte, la comodidad y rapidez en su localización es muy superior al método tradicional, que exige ir a una biblioteca y ojear varios libros o revistas hasta encontrar la imagen deseada... y no siempre se consigue.

Lo más rápido para obtener una imagen es buscarla en Internet.

El método para copiar una imagen que estás visualizando en tu explorador es muy sencillo: sólo tienes que colocar el puntero del ratón sobre ella, desplegar su menú contextual y seleccionar 116

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el comando Guardar imagen como. Ahora bien, ¿cómo localizas en Internet una determinada imagen? El camino más efectivo es acudir a alguno de los grandes buscadores, muchos de los cuales tienen una sección dedicada en exclusiva a la búsqueda de imágenes. El único problema con el que puedes encontrarte es que algunos de los criterios de búsqueda deberás escribirlos en inglés. Por ejemplo, supongamos que necesitas una portada inglesa de Alicia en el país de las maravillas para ilustrar uno de tus trabajos. Puedes hacer lo siguiente: 1. Ve a la página web de Google: http://www.google.com 2. En el momento de escribir estas líneas, el buscador de imágenes todavía está en fase beta y debes pulsar el enlace Búsqueda Avanzada para acceder a él. 3. Como criterio de búsqueda, escribe: cover Alice “Lewis Carroll”. 4. Instantes después, tendrás en pantalla una pequeña reproducción de las imágenes encontradas (Figura 6.4). Haz clic sobre una de ellas e irás a la página donde está la imagen, que podrás copiar en la forma habitual. Imagina ahora que precisas una imagen de la Gioconda para tu trabajo. Veamos la forma de conseguirla a través de AltaVista. 1. Visita la página de AltaVista: http://www.altavista.com/ 2. Pulsa el enlace Images para entrar en el buscador especializado. 3. Introduce MonaLisa como criterio de búsqueda. 4. Tras una breve pausa, tendrás una pantalla análoga a la de la Figura 6.5, con miniaturas de las imágenes halladas. Al pulsar sobre una de ellas, irás a la página que contiene la imagen. También existen muchas otras direcciones que recopilan imágenes de todo tipo. Por ejemplo, seguidamente te indico unas cuantas que, quizá, te sean de utilidad. 117

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

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Figura 6.4 Algunas de las portadas localizadas.

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http://gallery.yahoo.com/ http://ixquick.com/esp/ http://richmedia.lycos.com/ http://www.animalpicturesarchive.com/ http://www.ditto.com/ http://www.graphsearch.com/ http://www.multimedia.alltheweb.com/ http://www.ncrtec.org/picture.htm

Capturas de pantalla En la actualidad el software suele aparecer con cierta frecuencia en muchos trabajos universitarios, ya sea porque se estudia una carrera que guarda cierta relación con la informática 118

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Figura 6.5 Varias reproducciones encontradas.

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o porque se utiliza algún cedé o programa de enseñanza asistida para una determinada materia. Si estás trabajando en Windows y quieres capturar alguna ventana para ilustrar tu trabajo, recuerda que tienes dos opciones: • Pulsar la tecla Impr Pant, que pasa al Portapapeles una copia de la pantalla; por tanto, se tratará de una imagen cuyas dimensiones serán 640 ⫻ 480, 800 ⫻ 600, etc., en función de cómo tengas configurada la pantalla. • Pulsar Alt + Impr Pant, que copia en el Portapapeles el contenido de la ventana activa. Mucha gente tiene la costumbre de pegar en el documento, inmediatamente después, la pantalla o ventana capturada; sin embargo, en mi opinión no resulta una buena costumbre. ¿Por qué? Veamos un par de razones: 119

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

• Si por un descuido borras la imagen de tu documento, tendrás que volver a obtenerla, lo que lleva cierto tiempo. Además, es posible que estés utilizando una computadora donde no está instalado el programa del que has capturado la pantalla. • Si necesitas retocar la imagen que has pegado en tu documento, en un programa de edición gráfica, te encontrarás con el mismo problema. Al copiarla del documento y pegarla en otro programa, es probable que pierda cierta calidad. Entonces, ¿qué debes hacer? Mi consejo es que guardes la imagen capturada en un archivo independiente y, de esta forma, siempre la tendrás a tu disposición. ¿Cómo? Incluso el sencillo Paint te puede servir. 1. Captura la pantalla o ventana. 2. Abre Paint. 3. Ejecuta Edición/Pegar. 4. Sitúa el puntero sobre la imagen pegada y despliega su menú contextual. 5. Selecciona Copiar a. 6. Indica el nombre que tendrá el archivo de la imagen.

Guarda siempre las capturas de pantalla en archivos independientes.

Lógicamente, hay muchos programas que capturan pantallas de una forma más cómoda y con más posibilidades de editar la imagen. Por ejemplo, la Figura 6.6 es una captura de la ventana del excelente FullShot, que es shareware y, además, también permite capturar el puntero del ratón, lo que puede serte de interés en alguna ocasión. 120

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Figura 6.6 FullShot también captura el puntero del ratón.

]

Programas para editar imágenes Con el tiempo es probable que vayas teniendo una amplia colección de imágenes y, en este caso, es casi imprescindible un buen editor gráfico que te permita localizarlas con rapidez y editarlas (aplicar efectos, recortar una zona, cambiar de formato, etc.), a pesar de que Word incluye algunas herramientas para facilitarte el trabajo con imágenes. ¿Y qué editor gráfico deberías instalar en tu equipo? Lo cierto es que hay centenares de ellos y sus prestaciones suelen ser similares, aunque hay pequeñas diferencias que pueden hacer que uno te sea de más utilidad que otro. Por si te sirve de referencia, te diré que en mi computadora tengo instalados en este momento, además del anterior FullShot, los siguientes editores gráficos: ACDSee, 121

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Paint Shop Pro y Graphic Workshop Professional, sin olvidar el sencillo Paint ni Microsoft Photo Editor. ¿Demasiados? No creas. Ten en cuenta que al escribir libros se trabaja con muchas imágenes y capturas de pantalla y cada editor de los anteriores tiene algún detalle que lo convierte en especial... porque me ahorra trabajo. Una ventaja de los editores gráficos es que muchos de ellos son shareware y, por tanto, puedes descargarlos gratuitamente de Internet. ¿Dónde? Hay unos excelentes servidores que se dedican a facilitar el acceso a los programas gratuitos y, seguidamente, te indico algunos de los más visitados de la Red, para que descargues el software que te interesa. Eso sí, piensa que si las prestaciones del programa son maravillosas, el tamaño del archivo a descargar será bastante grande y, además, necesitarás invertir más tiempo en aprender a dominar el programa. http://www.zdnet.com/downloads/ http://tucows.arrakis.es/ http://download.cnet.com/ http://www.jumbo.com/ http://www.32bit.com/software/

Insertar imágenes en un documento Hasta el momento, a lo largo del capítulo, has ido viendo cuestiones técnicas informáticas y programas para gestionar tus imágenes. A partir de ahora nos centraremos en la inserción de imágenes en Word, con objeto de conseguir documentos lo más atractivos y completos posibles. Cuando quieras colocar en tu documento una imagen guardada en un archivo, debes hacer lo siguiente: 1. Haz clic en el punto del documento donde deseas situar la imagen. 2. Ejecuta Insertar/Imagen/Desde archivo. 122

Escribir y presentar trabajos en clase

3. Se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 6.7. En él debes indicar la carpeta donde está almacenado el archivo (cuadro Buscar en) y seleccionarlo. Para localizarlo fácilmente, en la parte derecha de la ventana se muestra una reproducción de la imagen; si no aparece, despliega la lista de opciones del botón Vistas y elige Vista previa. 4. Haz doble clic en el nombre del archivo o selecciónalo y pulsa Insertar.

[

Figura 6.7 Cuadro de diálogo para seleccionar la imagen a insertar.

]

Después de insertar cualquier imagen en un documento, suele ser necesario hacer algunos retoques para cambiar su formato y conseguir una presentación mejor. Por ejemplo, es habitual reducir el tamaño de la imagen, mostrar sólo una zona rectangular de ella, etc. Lo más cómodo para realizar estas acciones es utilizar los botones de la barra de herramientas Imagen (Figura 6.8), que Word muestra cuando haces clic sobre cualquier imagen insertada (si no apareciera, ejecuta Ver/Barras 123

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

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Figura 6.8 Barra de herramientas Imagen.

]

de herramientas/Imagen o selecciona el correspondiente co-

mando de su menú contextual). Los botones de la izquierda te permiten cambiar el color, contraste y brillo de la imagen, e imagino que no tendrás problemas con ellos... ni con los siguientes, que te explico a continuación. Recuerda, eso sí, que con el botón Restablecer imagen devuelves a la imagen sus características originales, anulando los cambios introducidos.

Practica las posibilidades de los botones de la barra de herramientas Imagen.

Redimensionar y girar una imagen Por defecto, Word inserta la imagen a su tamaño original o la ajusta a las dimensiones de la página, si su tamaño es superior. Normalmente será conveniente reducir algo el tamaño de la imagen para que no ocupe demasiado espacio, salvo que sea imprescindible que sea vea muy bien, como sucede con algunas capturas de pantalla, fotografías artísticas, etc. Para ajustar manualmente el tamaño de la imagen, haz clic sobre ella y verás que aparecen a su alrededor unos pequeños cuadrados (Figura 6.9) que la delimitan. Si arrastras cualquiera los situados en las cuatro esquinas, ajustarás la escala de la imagen en el sentido del desplazamiento; en cambio, si arrastras los controladores situados en mitad de sus bordes, el ajuste 124

Escribir y presentar trabajos en clase

[

Figura 6.9 Controladores de tamaño.

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sólo tiene lugar en sentido horizontal o vertical, por lo que la imagen no mantiene sus proporciones. También puedes hacer este cambio de tamaño numéricamente, y, por tanto, será un ajuste más preciso. Para ello, ve a la ficha Tamaño del cuadro de diálogo Formato de imagen (Figura 6.10), al que puedes acceder con el botón Formato de imagen de la barra de herramientas Imagen, ejecutando Formato/Imagen, mediante Formato de imagen del menú contextual o haciendo doble clic sobre la imagen. Otra posibilidad que te ofrece Word es girar la imagen insertada. Para ello, puedes pulsar el botón Girar a la izquierda de la barra de herramientas Imagen, que gira la imagen 90 grados a la izquierda. ¿Y no puede girarse de otra forma? Claro que sí; por ejemplo, si sabes el giro exacto que deseas darle a la imagen, puedes introducirlo en el cuadro Giro de la Figura 6.10, que sólo está disponible si antes has girado la imagen. Sin embargo, lo habitual es establecer el giro manualmente, para así ir viendo el resultado de la transformación. Cuando efectúas un giro, con el botón Girar a la izquierda, observarás (Figura 6.11) que los controladores de tamaño de la imagen cambian de aspecto y aparece uno nuevo de color verde. 125

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

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Figura 6.10 Ajustar tamaño y escala.

]

Si colocas el puntero sobre él, adopta una nueva forma y, al arrastrarlo, la imagen girará en el sentido del desplazamiento.

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Figura 6.11 Mueve el controlador verde para girar la imagen.

126

]

Escribir y presentar trabajos en clase

Recortar y comprimir una imagen En muchas ocasiones no te interesará insertar en tu documento la imagen completa sino sólo una parte de ella. Por ejemplo, imagina que dispones de la fotografía de la Figura 6.12 y únicamente deseas colocar en tu trabajo la imagen del genial científico.

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Figura 6.12 Einstein rodeado de periodistas.

]

Para recortar una zona rectangular de la imagen, pulsa el botón Recortar de la barra de herramientas Imagen. Haz clic con el puntero, que habrá cambiado de formato, sobre uno de los controladores de la imagen y arrástralo hasta la posición que prefieras, pudiendo repetir el proceso tantas veces como desees, hasta conseguir tu objetivo. También puedes hacer recortes, mucho más ajustados, desde la ficha Imagen (Figura 6.13) del cuadro de diálogo Formato de imagen, ya que en ella puedes indicar numéricamente las características del recorte; además, de las del brillo, contraste y color. 127

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Figura 6.13 Para recortar introduciendo las medidas exactas.

]

Si observas la Figura 6.13, verás el botón Comprimir, que también está en la barra de herramientas Imagen, aunque ahí su nombre es Comprimir imágenes. Su utilidad es la de disminuir el tamaño del archivo resultante, para lo cual te ofrece varias opciones en su cuadro de diálogo (Figura 6.14): • Aplicar la compresión a todas las imágenes del documento (una alternativa válida cuando lo has dado por terminado) o sólo a las seleccionadas. • Cambiar la resolución de impresión a 200 ppp, desechando la información sobrante. Si la imagen original estaba, por ejemplo, a 600 ppp, la reducción de tamaño del archivo es notable. • Si activas la casilla Comprimir imágenes, se aplica compresión Jpeg a las imágenes, lo que resulta útil cuando éstas tienen formato Bmp. 128

Escribir y presentar trabajos en clase

[

Figura 6.14 Cuadro de diálogo para comprimir imágenes.

]

• La última opción te permite omitir en el archivo las zonas recortadas, de modo que sólo se guarda la zona visible, no la totalidad de la imagen.

No cambies la resolución de impresión, pero comprime las imágenes y elimina las áreas recortadas.

Estilo de ajuste de la imagen Por defecto, cuando se inserta una imagen en Word, se coloca en línea con el texto, de modo que se mueve junto con éste. Sin embargo, esta modalidad predeterminada de ajuste no siempre te resultará la más adecuada. Por ejemplo, observa la Figura 6.15, donde se muestra una página con dos imágenes insertadas. La inferior muestra una página web y, por tanto, es preferible dejarla a ese tamaño para que pueda leerse la información que contiene; en cambio, la 129

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Figura 6.15 Página con dos imágenes insertadas.

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imagen superior es pequeña y sería preferible permitir escribir texto a su derecha (o a su izquierda si la imagen estuviese ajustada a la derecha), para aprovechar más el papel. Para cambiar el estilo del ajuste puedes acudir a la ficha Diseño del cuadro de diálogo Propiedades de imagen, pero, ya que esta operación es tan habitual, Word te ofrece un botón específico en la barra de herramientas Imagen: el botón Ajuste del texto. Por ejemplo, sin más que seleccionar un ajuste Cuadrado para la imagen superior de la Figura 6.15, puede conseguirse que 130

Escribir y presentar trabajos en clase

la página ofrezca un aspecto más atractivo (Figura 6.16)... aunque todo es cuestión de gustos. • Es posible que te interese cambiar el ajuste predeterminado si tienes costumbre de utilizar casi siempre otro en tus documentos. Para establecer el ajuste por defecto, ve a la ficha Edición de Herramientas/Opciones y despliega la lista de ajustes del cuadro Insertar o pegar imágenes como, donde elegirás el que prefieras. • Las imágenes de las dos figuras anteriores están claramente delimitadas, sin embargo no siempre sucederá así, y puede

[

Figura 6.16 Después de un ajuste Cuadrado.

] 131

Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

ser aconsejable colocarles un marco que las destaque del texto, como he hecho en la Figura 6.17. Para fijar las características del marco (estilo, color, etc.), selecciona la imagen y ejecuta el comando Bordes y sombreado, presente en el menú Formato y en su menú contextual.

[

Figura 6.17 La imagen lleva borde.

]

Títulos para las imágenes Cuando en un trabajo aparecen múltiples imágenes, tablas o ecuaciones (en capítulos posteriores te hablaré de los dos últimos temas), es conveniente numerarlas y/o colocar adjunto un texto aclarativo; de este modo, puede hacerse referencia a las imágenes y la persona que lee el trabajo las localiza más fácilmente. Word denomina título a esa numeración y puedes configurar Word para que agregue los títulos automáticamente al insertar una imagen o agregarlos manualmente en imágenes ya insertadas. En ambos casos, debes abrir el cuadro de diálogo de la Figura 6.18, ya sea ejecutando Insertar/Referencia/Título o el comando Título del menú contextual de una imagen. 132

Escribir y presentar trabajos en clase

[

Figura 6.18 Cuadro de diálogo Título.

]

• Al hacer clic en Autotítulo, se abre un nuevo cuadro de diálogo donde debes indicar (activando la correspondiente casilla) los elementos a los que Word colocará títulos. Como mínimo, selecciona todos aquellos que comienzan por Imagen. • Por defecto, el rótulo que aparece en el título es Ilustración. Si prefieres sustituirlo por Figura, que es más habitual en algunas especialidades, pulsa Nuevo rótulo para escribirlo. • En Posición determina si el título se coloca encima o debajo de la imagen. Numeración, te posibilita cambiar el formato de numeración de las imágenes.

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Capítulo 6

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Las imágenes son casi imprescindibles

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Existen múltiples formatos gráficos, si bien los más populares son Bmp y Jpeg. ✓ El escáner es un periférico muy útil para obtener copias digitales de imágenes. ✓ Las cámaras digitales te permiten capturar imágenes digitales. ✓ Puedes extraer imágenes de vídeos con el adecuado software. ✓ En Internet encontrarás la mayoría de las imágenes que necesites. ✓ Para describir programas es imprescindible capturar alguna de sus pantallas. ✓ Existen múltiples programas gratuitos para editar imágenes. ✓ Insertar imágenes en tus documentos es muy sencillo. ✓ La barra de herramientas Imagen ofrece múltiples opciones. ✓ Cambiar la escala de una imagen y recortarla son acciones muy comunes. ✓ Comprimir las imágenes puede reducir bastante el tamaño del archivo. ✓ Es conveniente ajustar bien la imagen y el texto. ✓ Si aludes en el texto a las imágenes, es necesario numerarlas.

134

CAPÍTULO

Referencias, anotaciones y demás

En todo trabajo universitario acostumbran a surgir referencias a las obras de otras personas, para recoger información, contrastar datos, confirmar hechos, etc. Si bien en un artículo divulgativo son válidas expresiones del tipo «como decía Einstein, “la genialidad consta de un 1 % de inspiración y un 99 % de transpiración”», en los trabajos universitarios sólo son admisibles si se especifica la fuente de procedencia. En resumen, toda cita o referencia ha de poder ser cotejada por cualquiera que lea tu trabajo y eso exige añadir las fuentes de donde se ha extraído dicha información. Además, nunca debes poner en boca de otras personas aquello que no hayas comprobado fehacientemente, si no quieres verte en algún aprieto. Por ejemplo, en unos trabajos sobre la historia de las computadoras, leí las siguientes afirmaciones con respecto a ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Computer), inaugurada en 1946 y considerada la primera computadora electrónica de uso general en la historia... aunque un tribunal estadounidense dictaminó, en 1973, que el honor corresponde a ABC (Atanasoff Berry Computer). • «Contenía 17468 tubos al vacío conectados entre sí por 800 km de cableado y ejecutaba 100 mil operaciones por segundo». • «El ENIAC podía almacenar solamente 20 números de 10 dígitos y realizaba 7,5 operaciones por segundo». • «Ocupaba un área de 15 000 pies cuadrados, pesaba 30 toneladas y contenía casi 19 000 tubos al vacío». 135

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

• «Esta máquina ocupaba todo un sótano de la Universidad, tenía más de 18 000 tubos de vacío». Como puedes imaginar, soy incapaz de memorizar todos los datos técnicos y es probable que, si hubiese leído los trabajos con cierta separación temporal, se me hubieran pasado por alto algunos de los errores (lo de 100 mil operaciones por segundo seguro que no). Sin embargo, al leer seguidos los trabajos, quedaban patentes las contradicciones. El número de tubos de vacío varía entre 17468 y casi 19 000. ¿En qué quedamos? Como te he dicho antes, en un artículo divulgativo puede perdonarse algo de ambigüedad y decir unos 18 000, pero no en un trabajo universitario. Claro, que peor es lo relativo a su capacidad operativa. ¡Hablar de 100 mil operaciones por segundo en una computadora de hace más de 50 años es absurdo!... ¡Y hablar de 7,5 también! Lo mejor del caso es que dos de los estudiantes habían puesto la dirección de la página web de donde habían sacado la información y, como es lógico, enseguida las visité. ¡Sorpresa! Los datos estaban bien copiados. Las páginas consultadas contenían errores. Al comentarles el hecho a esos dos estudiantes, se escudaron en que los errores no eran suyos. En eso tenían razón, desde luego, pero su principal fallo fue no haber cotejado más fuentes y, sobre todo, no haber acudido a buscar la información a la fuente original. Si ENIAC se construyó en la universidad de Pensylvania, ¿por qué no visitar su web y buscar ahí los datos exactos? Si observas la Figura 7.1, verás que ENIAC tenía 17468 tubos de vacío y realizaba cinco mil sumas por segundo. También recuerdo un trabajo sobre Arthur Conan Doyle y Sherlock Holmes, realizado por un alumno de una compañera que, sabiendo de mi afición por ese detective, me lo pasó para 136

Escribir y presentar trabajos en clase

[

Figura 7.1 La dirección es http://www.library.upenn.edu/special/ gallery/mauchly/jwm8.html

]

que lo leyera. Debo reconocer que estaba bastante bien... salvo por un pequeño detalle. El estudiante indicaba que «la frase de Doyle, “Elemental, mi querido Watson” (Elementary, My Dear Watson), se ha convertido en una coletilla universal que aparece en múltiples discursos, escritos...». No negaré que la segunda parte de su afirmación sea exacta, pero sí pongo en duda la primera. Esa frase no aparece en ninguna novela de Arthur Conan Doyle y vio la luz al final de la primera película sonora sobre el detective, The return of Sherlock Holmes (1929), popularizándose tanto que, posteriormente, siempre se ha asociado con ese célebre personaje. Si el estudiante se hubiese molestado en buscar la referencia exacta, hubiera descubierto su equivocación y ese detalle habría 137

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

contribuido a mejorar la calidad de su trabajo. Como no lo hizo, uno no puede evitar preguntarse si se trató de un simple descuido o es que ni siquiera leyó los relatos de Sherlock Holmes.

Referencias bibliográficas Es de suponer que en tus trabajos universitarios será habitual la introducción de referencias a un libro, revista, etc. Ahora bien, ¿dónde se colocan esas referencias? ¿En la bibliografía final, en notas al pie de página o en el texto? Pues la verdad es que se admiten en cualquier parte del trabajo, teniendo en cuenta, eso sí, que toda cita debe llevar una referencia a su fuente y que la bibliografía final es imprescindible.

Siempre que haya una cifra, tienes que incluir su referencia bibliográfica.

¿Y cómo se escribe una referencia? Los criterios no están estandarizados, ni mucho menos, y hay respuestas para todos los gustos. Por ejemplo, en la Figura 7.2 te muestro diversas referencias a libros, que se proponen como modelo en algunas revistas especializadas y departamentos universitarios.

[

Figura 7.2 Diferentes formas de escribir una referencia.

138

]

Escribir y presentar trabajos en clase

Observa que hay unas cuantas diferencias entre ellas. Así, en la primera el apellido se escribe en mayúsculas y el nombre está completo; en cambio, en las otras el apellido va en minúsculas, salvo su primera letra, y sólo se incluyen las iniciales de los nombres. Unas referencias indican el número de páginas del libro y otras no; unas colocan el año de edición tras el autor y otras casi al final de la referencia. Entonces, ¿con cuál quedarse? Como siempre, con la que te indique tu profesor. ¿Y si no especifica ninguna? En este caso, que es el más corriente, lo mejor es guiarse por el sentido común. Piensa que el objetivo de cualquier referencia es facilitar la localización de la obra referenciada y, por tanto, siempre hay que dar la máxima información posible y, sobre todo, eliminar posibles confusiones. ¿Y cómo hacerlo? En mi opinión, los siguientes criterios son bastante adecuados y, por ello, están bastante aceptados: • Es preferible indicar el nombre completo del autor, ya que, si el apellido es común, puede haber más de un autor cuyo nombre comience por la misma inicial. Se comienza escribiendo el primer apellido (no es preciso que esté todo en mayúsculas); luego el segundo (si lo hay) y, separado por una coma, el nombre. • Se coloca una coma antes del título del libro que, habitualmente, se escribe en cursiva, aunque también se admite el subrayado (como reminiscencia de las máquinas de escribir); sin embargo, no debe entrecomillarse. • A continuación, y separados por comas, se escriben los nombres de la editorial (omitiendo la palabra Editorial) y el lugar de edición, si bien el orden puede cambiarse; además, hay que indicar el año de edición. • En las referencias de hace unos años era imprescindible indicar el número de páginas del libro; sin embargo, hoy en 139

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

día, suele descartarse y, en cambio, sí se indica el código ISBN (International Standard Book Number) de los libros que lo tienen. Por ejemplo, siguiendo las normas anteriores, una referencia podría adoptar el siguiente formato: Trigo Aranda, Vicente, Microsoft Excel 2002, Prentice Hall, Madrid, 2001. ISBN: 84-205-3237-1. Hay otros muchos detalles que conviene tener en cuenta en las referencias (clásicos, obras inéditas, códices, etc.); sin embargo, la mayoría encajan más dentro de una tesis doctoral que de un trabajo universitario y, cuando estés preparando la tesis, habrás investigado tanto que ya sabrás cómo debes aludir a esas obras. Por tanto, me voy a limitar a comentarte otros casos con los que sí es factible que te encuentres: • Si el libro tiene dos o tres autores, el primero se escribe como te acabo de indicar y los otros en la forma habitual (nombre y apellidos); por ejemplo: Trigo Aranda, Vicente y Alberto Camacho Montero, Windows al día, Mira, Zaragoza, 2000. ISBN: 84-8465-017-0. • Si el libro tiene más de tres autores, se suele poner sólo el nombre del primero con el añadido de y otros o et. al.; por ejemplo: Trigo Aranda, Vicente y otros, Basic para compatibles, Navarro y Navarro, Zaragoza, 1987. ISBN: 8486739-00-4. • Si el libro consta de varios volúmenes, pertenece a una colección o se pretende destacar la edición, esa información se acostumbra colocar entre paréntesis, tras el título del libro. Por ejemplo: Trigo Aranda, Vicente, Odio los lunes (Narrativa Mira 54), Mira, Zaragoza, 1999. ISBN: 8489859-44-2. 140

Escribir y presentar trabajos en clase

• Si el libro es una recopilación de textos, en lugar del nombre del autor se escribe el de la persona que reunió los textos y, entre paréntesis, comp.; si, además, el compilador comenta los textos, se denomina editor y la abreviatura a colocar entre paréntesis es ed. Por ejemplo: Gardner, Martin (ed.), El escarabajo sagrado I (Biblioteca Científica Salvat 41), Salvat, Barcelona, 1986. ISBN: 84-345-8411-5.

Otras referencias Pero en los trabajos universitarios no sólo se consultan libros, sino también revistas, periódicos, páginas web, etc. Seguidamente te indico la forma más común de aludir a esas fuentes, si bien debo recordarte que se trata de criterios recomendables, no de obligado cumplimiento. Como siempre, las normas que marque tu profesor son las que debes seguir a rajatabla. En las referencias a artículos de revistas, se sigue una norma similar a la vista anteriormente para los libros, aunque con algunas diferencias: el título del artículo se escribe entrecomillado y precediendo al título de la revista, que irá en cursiva; es conveniente poner el número de la revista; la fecha de publicación debe incluir al menos el mes; por último, se indicarán las páginas que abarca el artículo, escribiendo la primera y la última separadas por un guión. Como modelo, puede servirte el siguiente ejemplo: Trigo Aranda, Vicente, «Los sumerios, el reloj y...», Manual Formativo ACTA, n.º 21, Madrid, septiembre de 2001, pp. 53-57. Cuando la referencia es a una página web, hay que escribir el nombre de su autor (si se conoce), el título de la página, su dirección y la fecha completa en que se accedió a ella. Como 141

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

Internet es un recurso todavía bastante reciente, no existe demasiada uniformidad en el formato de la referencia. Así, algunas personas escriben el título de la página entrecomillado y otras en cursiva; la fecha y la dirección se escriben entre paréntesis o corchetes o sin ningún aditamento. Por ejemplo, considero que el siguiente modelo describe bien la fuente de referencia, que, al fin y al cabo, es lo importante. Trigo Aranda, Vicente, «Bugs en los programas», http://www.acta.es/bddoc/articulos_mf/12023.pdf, 23 de octubre de 2001. Con respecto a la escritura de las direcciones web, hay un detalle que debes tener en cuenta. Por defecto, Word convierte la dirección en un hipervínculo a la página web correspondiente, para facilitar su acceso directamente desde el documento. Sin embargo, esta modalidad de formato no resulta conveniente cuando se imprime el documento, ya que Word muestra el hipervínculo subrayado y en color azul (Figura 7.3), por lo que su legibilidad se reduce.

! [

Al imprimir, las direcciones de Internet no deben estar subrayadas.

Figura 7.3 Dirección transformada en hipervínculo.

]

En mi opinión, es aconsejable configurar Word para que muestre como texto normal todas las direcciones de Internet que escribas, en lugar de presentarlas como hipervínculo. Para conseguirlo, haz lo siguiente: 142

Escribir y presentar trabajos en clase

1. Ejecuta Herramientas/Opciones de Autocorrección. 2. Ve a la ficha Autoformato mientras escribe. 3. Desactiva la casilla Rutas de red e Internet por hipervínculos.

Citas Las citas son muy habituales en los trabajos universitarios para resaltar opiniones, presentar algunos ejemplos, mencionar datos, dejar constancia de las fuentes consultadas y, sobre todo, hacer patente la seriedad y el rigor de la investigación, aunque no es bueno pasarse con las citas si no quieres dar sensación de pedantería. Eso sí, no olvides que toda cita debe referenciarse detalladamente en la bibliografía final y, a veces, también en notas al pie de página (más adelante te hablaré de estos temas). Las citas pueden clasificarse en dos grandes grupos: las indirectas y las directas o textuales. En las primeras se comenta cierta información que no se detalla y, en ellas, debe citarse el autor y el año, que pueden formar parte del texto o ir entre paréntesis. Por ejemplo, a continuación te indico varias modalidades de una misma cita indirecta.

• Hay circunstancias que obligan a renunciar al pacifismo (Einstein, 1933)... • Como afirmó Einstein (1933), hay circunstancias que obligan a renunciar al pacifismo... • En 1933, Einstein afirmó que hay circunstancias que obligan a renunciar al pacifismo... Las citas directas se utilizan para mostrar un texto de otro autor y siempre debes respetar su integridad; en otras palabras, debes copiarlas textualmente, sin cambiar ni una coma. ¿Y có143

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

mo se escriben? El formato de las citas está en función de si se trata de una cita corta o larga. ¿Cuándo se considera una cita larga? Como siempre, hay opiniones para todos los gustos: las que superan las 40 palabras, las que tienen más de tres líneas, las que superan las cinco líneas, etc. En resumen, al final tendrás que ser tú quien establezca el criterio. Las citas textuales breves se incorporan al texto y siempre se colocan entrecomilladas. Como se aprecia en la Figura 7.4, está permitido poner en cursiva las citas breves; no obstante es preferible no hacerlo si aparecen bastantes citas a lo largo del texto o si surge alguna larga.

[

Figura 7.4 Una cita textual corta.

]

Si la cita es larga se escribe en uno o varios párrafos aparte y, por lo general, con un tipo de letra dos puntos inferior; es decir, si empleas tamaño 12, la cita irá a tamaño 10. También es habitual emplear un interlineado inferior para la cita (1 en lugar de 1,5) y reducir su margen izquierdo. Por ejemplo, en la Figura 7.5 puedes ver un modelo de cita larga; observa que, como visualmente se diferencia del texto, no es preciso encerrar la cita entre comillas ni ponerla en cursiva. ¿Y si la cita es muy larga y ocupa una o más páginas? En ese caso, es preferible que la introduzcas en un anexo, para no romper el ritmo de lectura del texto de tu trabajo. 144

Escribir y presentar trabajos en clase

[

Figura 7.5 Una cita textual larga.

]

Notas al pie de página Las notas al pie de página son la forma más habitual de añadir al documento pequeños textos que lo complementan. Como se aprecia en la Figura 7.6, cualquier nota al pie de página consta de dos elementos vinculados:

[

Figura 7.6 La marca de referencia de la nota, 13, está en la penúltima línea del texto.

] 145

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

• La marca de referencia de nota, que suele ser un número con formato de superíndice. Word lo coloca automáticamente en el punto de inserción de la nota. • El texto correspondiente a la nota, que se muestra en la parte inferior de la página, con un tamaño de letra menor y precedido por la marca de referencia. La utilidad de las notas es múltiple. Por ejemplo, se insertan notas para indicar la fuente de una cita, especificar una característica técnica, ampliar algún detalle, traducir una cita que se ha escrito en su idioma original o viceversa, etc. En general, las notas son aconsejables siempre que sean necesarias. Evidente, ¿no? Desde luego, pero lo que pretende decirte es que no abuses de notas que no aportan nada al texto, ya que su sobreabundancia, al igual que sucede con las citas, denota una falta de estructuración del trabajo y rompe el ritmo de lectura.

Incluye sólo las notas al pie de página que sean precisas.

Antes de pasar a ver la forma de insertar notas al pie de página en Word, quiero comentarte un par de cuestiones relativas a ellas. • En primer lugar, debo recalcar la brevedad de toda nota. Si su longitud supera las cuatro o cinco líneas, es conveniente cuestionar su colocación como nota, ya que, seguramente, podría encajar bien en el texto normal, aunque hubiera que reajustar su redacción. Por ejemplo, la nota al pie de página de la Figura 7.7 es demasiado larga y debería recortarse o incluirse en el texto normal... o ampliarla y, así, su sitio estaría en un apéndice. 146

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[

Figura 7.7 Una nota al pie de página demasiado larga.

]

• Cuando en una nota al pie de página se hace referencia a una obra y es la primera vez que aparece a lo largo del trabajo, debes escribir la referencia completa. Si, en el mismo trabajo, colocas otras referencias a dicha obra en otras páginas, basta con escribir el nombre del autor y el número de la página donde has introducido la referencia completa. Si la referencia está en la misma página, lo elegante es utilizar la abreviatura latina Ibid. En la Figura 7.8 tienes unos modelos de estas referencias.

[

Figura 7.8 Varios modelos de referencias en las notas.

] 147

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

Insertar notas al pie de página Para insertar una nota al pie de página en tu documento, debes ejecutar Insertar/Referencia/Nota al pie, que abre el cuadro de diálogo de la Figura 7.9, donde se configura el formato de las notas.

[

Figura 7.9 Cuadro de diálogo para insertar y configurar una nota al pie de página.

]

• En primer lugar, debes decidir (en Ubicación) si la nota se colocará al pie de página o al final del documento. Personalmente, no me gusta la segunda modalidad, ya que obliga a pasar varias hojas para leer el texto de la nota y, después, se debe regresar a la página donde estaba la llamada para proseguir con la lectura del trabajo. Por tanto, salvo que tu profesor indique lo contrario, coloca siempre las notas al pie de página... y siempre al final 148

Escribir y presentar trabajos en clase

de la página, no por debajo de la selección, que es otra opción que te ofrece Word. • Las marcas de referencia de las notas al pie de página deben ser números, con el formato habitual (1, 2, 3,...) y de numeración consecutiva a lo largo del documento, comenzando en 1. Sólo cambiarás el valor inicial (cuadro Iniciar en) cuando, debido a su extensión, hayas distribuido tu trabajo en dos o más archivos. • Si sólo hubiese una nota al pie de página en el documento, puedes utilizar un símbolo como marca de referencia; un asterisco, por ejemplo. En este caso, pulsa el botón Símbolo y se abrirá el mapa de caracteres para que elijas el símbolo que prefieras. • Cuando el trabajo lo han realizado varias personas y, por algún extraño motivo, se quieren añadir anotaciones personales, pueden utilizarse sus propios nombres como marcas de referencia. Sólo hay que escribirlos en Marca personal. Para mover, copiar o suprimir una nota al pie de página, debes seleccionar su marca de referencia en el texto normal. Una vez hecho esto, si quieres cambiar la nota de posición, sólo tienes que arrastrar su marca de referencia hasta la ubicación deseada; si realizas esta operación manteniendo pulsada la tecla Ctrl, copias la nota; por último, si lo que pretendes es eliminar la nota, basta con pulsar Supr. Como era previsible, si realizas cualquiera de las operaciones anteriores o insertas una nueva nota entre dos existentes, Word renumera automáticamente las marcas de referencia de acuerdo con el nuevo orden. 149

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

Bibliografía final La relación de obras consultadas, es decir, la bibliografía, se presenta siempre al final del trabajo y en una hoja aparte... o en varias, si es muy extensa. Y esto me lleva a uno de los grandes males de muchos trabajos universitarios: engordar la bibliografía sin ton ni son. Recuerdo un caso extremo en que el texto del trabajo ocupaba cuatro páginas, a doble espacio, y la bibliografía casi dos... ¡y el estudiante estaba en su primer curso universitario! Como él mismo reconoció después, sólo había consultado un libro y, como le parecía poco elegante poner sólo una referencia, se limitó a copiar la bibliografía que aparecía en ese libro. Imaginas mi opinión, ¿verdad? Mi consejo es que sólo coloques en la bibliografía aquellas obras que hayas consultado, aunque sólo te hayas limitado a ojear un par de páginas. Nadie te está pidiendo que te leas todos los libros referenciados de principio a fin. Huye de la tentación de inflar la bibliografía con obras que te suenan pero que no has mirado. En más de una ocasión, he leído referencias a libros conocidos en los que podría asegurar, con absoluta certeza, que no se hablaba para nada del tema desarrollado en el trabajo. Es como aquel estudiante (la anécdota es real) que llegó tarde a clase y, para justificar su retraso, le comentó a su profesor que había estado hablando con el director... y su profesor era el director.

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Si consideras que tu bibliografía va a ser muy reducida, toma medidas y consulta más libros. Además, la calidad de tu trabajo lo agradecerá.

Escribir y presentar trabajos en clase

Bueno, tras este preámbulo, vayamos con las cuestiones prácticas. ¿Cómo se escribe la bibliografía final? Pues como ya sabes la forma de presentar las referencias consultadas, únicamente tienes que limitarte a escribirlas, cada una en un párrafo y ordenándolas alfabéticamente, eso sí. ¿Nada más? ¿Así de fácil? Pues sí... siempre que tu profesor no te indique lo contrario. Por ejemplo, en ocasiones suele dejarse una línea de separación entre obra y obra, lo que facilita su lectura y, sobre todo cuando la bibliografía es reducida, permite ocupar más espacio de la página. Pero también hay criterios mucho más detallados, como el que puedes leer en la página web de la Figura 7.10.

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Figura 7.10 Unas recomendaciones para presentar la bibliografía.

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Cuando el trabajo versa sobre un escritor, Gabriel García Márquez, por ejemplo, es bastante usual separar la bibliografía en dos partes. Por un lado, las obras de Gabriel García Márquez, que se expondrán ordenadas cronológicamente. Por 151

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

otro lado, las obras que versan sobre la obra de Gabriel García Márquez, que se ordenarán alfabéticamente. La ordenación alfabética puedes hacerla manualmente, pero es más cómodo y rápido que se encargue Word de realizarla. Sólo tienes que seleccionar el texto donde has escrito las referencias y ejecutar Tabla/Ordenar. En el cuadro de diálogo que se abre, indica que la ordenación se efectuará por párrafos (en Ordenar por), que se trata de texto (en Tipo) y que será en orden ascendente.

Numeración y viñetas En muchos de tus trabajos querrás describir los pasos a seguir para realizar un determinado proceso (como en la parte superior de la Figura 7.11) o mostrar una relación de cuestiones varias (parte inferior de la Figura 7.11). Esos formatos de escritura, muy habituales en todo tipo de trabajo, se denominan numeración y viñetas y pueden obtenerse muy fácilmente en Word.

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Figura 7.11 Ejemplo de numeración y viñetas.

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Por defecto, Word tiene activada la modalidad de autoformato mientras se escribe. ¿Qué quiere decir eso? Pues que si, 152

Escribir y presentar trabajos en clase

por ejemplo, precedes el texto de una línea con 1), al pulsar Intro automáticamente se coloca la línea más a la derecha y en la siguiente línea aparece 2). Puedes comprobar que también sucede algo parecido si introduces como primer carácter de la línea un asterisco seguido de un espacio o un tabulador. Esta modalidad de autoformato es bastante útil, ya que cubre gran parte de tus necesidades a la hora de escribir listas (con un doble Intro pasas al texto normal). De todas formas, si prefieres abandonarla, ejecuta Herramientas/Opciones de Autocorrección y, en la ficha Autoformato mientras se escribe, desactiva las dos primeras casillas de Aplicar mientras escribe.

Por sistema, numera todas las listas que incluyas en tus trabajos.

Para transformar en lista un texto previamente seleccionado, lo más rápido es pulsar el botón Numeración o el botón Viñetas de la barra de herramientas Formato. Sin embargo, estos botones utilizan los formatos predeterminados (o los fijados con anterioridad) y es posible que desees cambiarlos. Para establecer los números o las viñetas, tanto de un texto seleccionado como de una lista existente o de una nueva que vayas a escribir a continuación, haz lo siguiente: 1. Ejecuta Formato>Numeración y viñetas. 2. En el cuadro de diálogo de la Figura 7.12, ve a la ficha que te interesa. 3. Selecciona la viñeta o numeración que deseas; también puedes pulsar el botón Personalizar para establecer una configuración diferente. En el caso de los números, tienes la posibilidad de fijar el inicial. 153

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

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Figura 7.12 Elige el formato de numeración y viñetas.

]

A veces, necesitarás introducir una lista con diversos niveles como sucede en la Figura 7.13. En estas ocasiones, lo más cómodo y rápido es escribir todos los elementos de la lista y, después, situar cada elemento en su nivel correspondiente. Para

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Figura 7.13 Lista con varios niveles.

154

]

Escribir y presentar trabajos en clase

realizar esta última operación, haz clic en el elemento que te interese y, cada vez que pulses el botón Aumentar sangría, pasará al siguiente nivel (su viñeta o numeración cambia automáticamente); con el botón Reducir sangría, retrocederá al nivel anterior.

155

Capítulo 7

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Referencias, anotaciones y demás

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Toda cita debe llevar una referencia a su fuente de procedencia. ✓ Las referencias bibliográficas han de permitir localizar fácilmente la fuente. ✓ También deben incluirse las referencias a revistas y páginas web. ✓ Es conveniente quitar los subrayados de los hipervínculos. ✓ Las citas directas siempre han de ser textuales. ✓ Las notas al pie de página son el medio usual para introducir breves anotaciones. ✓ Las notas al pie de página se numeran consecutivamente. ✓ La bibliografía final es imprescindible. ✓ Siempre se ordena alfabéticamente la bibliografía. ✓ La numeración de listas se realiza automáticamente en Word.

156

CAPÍTULO

Los gráficos son muy ilustrativos

Como ya sabes, hay ocasiones en que los árboles no dejan ver el bosque y esto es especialmente cierto cuando aparecen datos numéricos en un trabajo. Los números son perfectos cuando se pretende exactitud, pero muchas veces lo que interesa, en un momento dado, es dar una visión global de conjunto y, ahí, no hay nada como un buen gráfico. Por tanto, cuando desees mostrar en tu trabajo una panorámica de unos determinados datos, es conveniente que insertes un gráfico adecuado. No obstante, recuerda que también has de incluir los datos numéricos, ya sea en el propio gráfico o en un apéndice final. Lógicamente, la creación del gráfico es cosa tuya y puedes utilizar cualquier programa para ello, siempre que el gráfico sea legible, elegante y represente los datos con total exactitud, lo que no es demasiado frecuente cuando se crea manualmente. Por ejemplo, en un trabajo aparecía el gráfico de la Figura 8.1, para ilustrar el resultado de los éxitos obtenidos en tres pruebas. ¿Qué opinas de él? En mi opinión, es difícil calificarlo de elegante, ¿no crees? Eso podría pasarse por alto, desde luego, sin embargo resulta imperdonable que el gráfico esté mal construido. A simple vista se aprecia que la proporción de las alturas de las columnas no se corresponde con los datos numéricos que hay en su parte superior: la altura de la segunda prueba sería la correcta para 20 éxitos y la altura de la tercera columna equivaldría a 13 o 14 éxitos, no a 10. 157

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

Figura 8.1 Gráfico incluido en un trabajo.

]

Posteriormente, el estudiante reconoció que había dibujado el gráfico en Paint y no se le había ocurrido calcular los puntos que debía tener la altura de cada columna. ¿Y por qué no has utilizado otro programa, Excel, por ejemplo?, le pregunté desconcertado. Imaginas la respuesta, ¿verdad? Nunca había manejado Excel. Y lo cierto es que no es el único caso con el que me he encontrado; de hecho, me ha tocado impartir muchas clases y cursillos donde he tenido que explicar Excel. ¡Con lo sencillo que es! Por ejemplo, la gráfica de la Figura 8.2 la acabo de obtener en menos de un minuto y, aunque su elegancia es cuestionable, no hay la menor duda sobre su exactitud. A lo largo de este capítulo te voy a explicar la forma de crear en Excel magníficos gráficos, con los que ilustrar tu trabajo, y también la inserción de los diagramas comunes a las aplicaciones de Office, que pueden serte de utilidad en determinados momentos. Como es lógico, en sólo un capítulo no voy a profundizar en Excel y sólo me voy a limitar a explicarte lo que debes hacer para obtener gráficos que, después, llevarás a tus documentos. 158

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 8.2 Los datos anteriores en un gráfico creado en Excel.

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Si deseas aprender más sobre Excel, te recomiendo uno de mis libros que te citaba en el capítulo anterior. ¿Recuerdas la referencia? Trigo Aranda, Vicente, Microsoft Excel 2002, Prentice Hall, Madrid, 2001. ISBN: 84-205-3237-1.

Tu primer gráfico en Excel Para crear un gráfico, lo primero es escribir los números que lo generarán. Puedes introducirlos directamente en una hoja de cálculo o, si los tienes ya escritos en Word, copiarlos y pegarlos en una celda cualquiera de Excel. ¡Cómo! ¿No sabes qué es una celda? Pues entra en Excel y verás unas cuantas. La intersección de una fila y una columna es una celda, que se designa por el nombre de la columna y el de la fila. Así, por ejemplo, en la Figura 8.3 he señalado con otro fondo la celda D6 y el área E10:G11 (para hacer referencia a una zona rectangular de varias celdas consecutivas, se escriben las celdas de dos esquinas opuestas, separadas por el símbolo dos puntos). 159

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

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Figura 8.3 Celda D6 y área E10:G11.

]

Seguidamente te voy a ir mostrando, con un ejemplo práctico, algunas de las múltiples posibilidades gráficas que ofrece Excel. Si quieres ir viendo en la pantalla de tu computadora lo mismo que en las figuras que ilustran este capítulo, deberías copiar en tu hoja los datos de la Figura 8.4 y exactamente en las mismas celdas (para evitar problemas, es conveniente que te acostumbres a colocar siempre los datos a representar en forma de tabla y en celdas adyacentes).

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Figura 8.4 Copia en tu hoja estos datos.

160

]

Escribir y presentar trabajos en clase

Lo más cómodo para generar cualquier gráfico es seleccionar previamente el área que contiene los datos; en este caso, A1:D5. Para ello, sólo tienes que hacer clic en A1 y arrastrar el ratón hasta D5. Comprobarás que aparece resaltada en otro color. Una vez seleccionada el área, pulsa el botón Asistente para gráficos, que te lleva a una primera ventana (Figura 8.5) donde has de elegir el tipo de gráfico que deseas generar. Dedica unos minutos a ver todas las opciones que admite Excel, teniendo en cuenta que cada tipo tiene, a su vez, varios subtipos. Si pulsas el botón Presionar para ver muestra, verás un borrador del gráfico que se obtendría con los datos seleccionados. Ahora, como estamos comenzando, vamos a decidirnos por lo más sencillo, un gráfico de tipo Columnas y subtipo Columna

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Figura 8.5 Elige el tipo y subtipo de tu gráfico.

] 161

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

agrupada. Después, pulsa Siguiente y pasarás a la segunda ventana, donde se indica el área donde están los datos pero, como los hemos seleccionado previamente, no es preciso que hagamos nada. Así que pulsa Siguiente.

En la tercera ventana (Figura 8.6) aparecen varias fichas con distintas opciones para configurar la presentación del gráfico. Dichas opciones pueden variar según el tipo de gráfico seleccionado.

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Figura 8.6 Opciones de presentación.

]

• Títulos permite colocar un texto a modo de título del gráfico y también otros para los ejes. En este caso, escribe como título del gráfico Notas de estudiantes. • En Eje puedes indicar si se muestran o no los ejes. Lo usual es que siempre estén presentes pero, como ahora estamos con un ejemplo ilustrativo de las herramientas gráficas de Excel, vamos a ocultar la información del eje vertical, ya que, después, colocaremos los datos de cada columna sobre ella. Por tanto, desactiva la casilla Eje de valores (Y). 162

Escribir y presentar trabajos en clase

• Líneas de división ofrece la posibilidad de ocultar o mostrar las rectas que delimitan los valores. En este ejemplo, desactiva la casilla Líneas de división principales de Eje de valores (Y). • En Leyenda es posible cambiar la ubicación de la leyenda, un pequeño cuadro para identificar visualmente los datos del gráfico. Por defecto, aparece a la derecha, que es una posición bastante aceptable, así que puedes dejarla ahí. • Rótulos de datos permite colocar en el gráfico los nombres o valores de los datos representados. Como ahora hemos ocultado las referencias del eje vertical, activa la casilla Valor. • En Tabla de datos debes decidir si quieres que los datos también aparezcan junto al gráfico, en forma de tabla. De cara a tus trabajos, es una opción muy interesante cuando los datos no son muchos; en otro caso, los datos aparecerán siempre en el texto o en un apéndice. Ahora puedes omitirla. Al pulsar Siguiente accedes a la última ventana (Figura 8.7) en la que has de elegir dónde se va a colocar el gráfico: en la hoja actual o en una nueva hoja. Cuando una persona trabaja habitualmente con Excel para hacer proyecciones, simulaciones empresariales, cálculos estadísticos,

[

Figura 8.7 Decide dónde se coloca el gráfico.

] 163

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

presupuestos, etc., lo habitual es que coloque el gráfico en la propia hoja de trabajo, para visualizar cómodamente los cambios que vaya haciendo en los datos. En tu caso, lo único que te interesa, por el momento, es crear el gráfico para incorporarlo a tu documento, así que lo más aconsejable es colocarlo en una hoja recién creada (Figura 8.8).

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Figura 8.8 Gráfico en una nueva hoja.

]

Para llevar el gráfico a tu documento, en primer lugar debes copiarlo. Para ello, haz clic en una zona vacía del gráfico (deben aparecer los controladores de tamaño) y, luego, pulsa el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar (o Ctrl+C o Edición/Copiar). Ahora tienes dos opciones: • Ir al documento y pulsar el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar (o Ctrl+V o Edición/Pegar o Pegar del menú contextual). Tendrás el gráfico insertado y, si 164

Escribir y presentar trabajos en clase

haces doble clic sobre él, se abrirá una ventana de Excel para que lo modifiques. • Si quieres conservar tu gráfico en un archivo independiente, abre Paint y pégalo ahí (su tamaño aumenta bastante). Luego, despliega el menú contextual del área pegada y guárdala en un archivo con Copiar a. Después, puedes insertarlo en tu documento como si de una imagen se tratase; de hecho, tendrás disponible la barra de herramientas Imagen. ¿Y cuál es la mejor opción? En mi opinión, la segunda. Como ya sabes, siempre es conveniente tener una copia en archivo de toda imagen o gráfico que insertes en tus documentos. Claro que puedes alegar que la primera opción permite modificar el gráfico y la segunda no... y tienes toda la razón del mundo. En mi caso, guardo los gráficos en archivos y, para poder hacer alguna hipotética modificación, también conservo el archivo Excel donde están los datos y el gráfico. Prefiero hacer los cambios cómodamente desde Excel y, luego, si es preciso, obtener un nuevo gráfico, que guardaré en otro archivo.

Crea los gráficos en hojas nuevas y guárdalas en archivos independientes.

Modificar un gráfico Seguramente querrás efectuar algún cambio en la presentación del gráfico generado, ¿verdad? Pues aunque la respuesta sea negativa, es ilustrativo hacerlos para practicar las herramientas gráficas de Excel. Eso sí, antes de pasar a ver la forma de cambiar algunos detalles, debe quedarte claro que si cambias alguno de los datos numéricos, el gráfico se actualizará automáticamente... en la hoja de Excel, no en el documento Word. 165

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

Por ejemplo, antes hemos ocultado el eje vertical y sus líneas de división, porque hemos indicado que los datos se rotulasen con su valor. Para cambiar cualquiera de estas opciones, debemos abrir de nuevo la ventana de la Figura 8.6. ¿Cómo se hace? Colócate en una zona vacía del gráfico y despliega su menú contextual (Figura 8.9); ahí tienes comandos para ir a las cuatro ventanas que aparecen durante el proceso de creación del gráfico, donde puedes establecer las modificaciones que consideres oportunas.

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Figura 8.9 Menú contextual del gráfico.

]

Para cambiar las características específicas de cualquier elemento, lo más cómodo y rápido es hacer doble clic sobre él. Es posible, entre otras cosas, cambiar los colores de las líneas, el formato de los textos y números, las escalas de los ejes, etc., y, como el número de páginas de este libro tiene un límite, mi consejo es que inviertas un cierto tiempo en ir descubriéndolas por tu cuenta. Pasarás un rato muy entretenido. • En el menú contextual de cualquier elemento tienes disponible Borrar. Con este comando suprimes el elemento del gráfico, reajustándose automáticamente el tamaño de los restantes. • Si haces clic sobre el título, aparecen sus controladores de tamaño y, al arrastrar uno cualquiera, podrás cambiar su ubicación dentro del gráfico. 166

Escribir y presentar trabajos en clase

• Puedes introducir cualquier texto en el gráfico. Simplemente, escríbelo y, cuando pulses Intro, te aparecerá dentro de un cuadro de texto en el centro del gráfico; luego, desplázalo a la posición que desees y, si lo consideras necesario, cambia su formato. • Salvo en los ejes, en la ficha Tramas de los demás elementos tienes el botón Efectos de relleno. Al pulsarlo, accedes a un cuadro de diálogo con varias fichas para establecer los efectos de relleno. Como curiosidad, te diré que en la última, Imagen, puedes colocar como relleno del elemento una imagen (Figura 8.10), que localizarás en tu equipo con el botón Seleccionar imagen.

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Figura 8.10 Las imágenes, como relleno de los elementos, no son muy apropiadas para tus trabajos universitarios.

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Gráficos circulares En muchas ocasiones, lo que se pretende al insertar un gráfico no es tanto describir los datos aislados sino mostrar el porcentaje 167

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

de cada categoría con respecto al total. Por ejemplo, supongamos que estás comentando un determinado experimento, que has repetido reiteradamente y que sólo puede producir cuatro resultados. Si dices que, tras 512 experiencias, la frecuencia de cada resultado A, B, C y D ha sido, respectivamente, 138, 220, 120 y 34, un gráfico como el de la Figura 8.11 no sería muy apropiado, ya que sólo resaltan los resultados mayor (B) y menor (D) y esa información se obtiene directamente al leer los datos numéricos.

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Figura 8.11 Este tipo de gráfico no es el más adecuado en este caso.

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En este ejemplo concreto, resultaría más adecuado un gráfico de sectores (los tridimensionales quedan más elegantes) como el de la Figura 8.12, que aporta una información adicional, al mostrar visualmente la influencia de cada categoría en el cómputo total. La creación del gráfico de sectores es muy similar al del gráfico de columnas anterior, sin más que seleccionar el tipo y subtipo correspondiente. Como es lógico, las opciones de presentación 168

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 8.12 El gráfico de sectores sería más adecuado en este caso.

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disponibles sufren alguna variación en esta modalidad gráfica. Por ejemplo, puedes apreciar en la Figura 8.12 que es posible seccionar cualquier sector para destacar alguna categoría (haz dos clics sobre él y arrástralo a la posición deseada) o añadir los valores numéricos y su porcentaje con respecto al total (en la ficha Rótulos de datos).

Si quieres destacar alguna categoría, separa su correspondiente sector.

Otros tipos de gráficos El número de tipos y subtipos que incorpora Excel es tan amplio que necesitaría muchas páginas para comentártelos uno por uno, así que dejo en tus manos la tarea de ir probándolos y sólo te voy a comentar aquellos que considero te pueden ser de mayor interés y utilidad. • Cuando alguno de los datos destaca sobremanera, un gráfico de columnas no se lee bien, salvo que se alargue en 169

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

sentido vertical. Para no ocupar demasiado papel, es preferible emplear un gráfico horizontal, de tipo Barras. • El tipo Líneas señala cada dato por un punto y los une mediante rectas, lo que facilita la observación de tendencias. El tipo Radial es similar, si bien se representan con respecto a un punto central. • Los gráficos de tipo XY (Dispersión) muestran la relación existente entre dos o más series de datos, donde una se toma como referencia. Permite analizar si existe alguna dependencia funcional entre las series, de cara a establecer posibles predicciones. Por ejemplo, observando la Figura 8.13 se aprecia una probable dependencia lineal entre la población y el número de personas empleadas.

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Figura 8.13 Gráfico de tipo XY (Dispersión).

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• El tipo Burbujas es similar al XY (Dispersión) y se utiliza para comparar conjuntos de tres valores, donde el tercero 170

Escribir y presentar trabajos en clase

señala el tamaño de la burbuja. Por ejemplo, si representas según el tipo anterior los pesos y las estaturas de una serie de personas, es posible que dos personas tengan el mismo peso y estatura, en cuyo caso sus puntos no se diferenciarían. En estos casos, se agrupan los datos y, como tercer valor, se coloca su frecuencia, que será el tamaño de la burbuja. • Los gráficos de tipo Anillos son análogos a los de tipo Circular, pero permiten presentar en un mismo gráfico los valores de múltiples series. • En trabajos de tipo económico, son habituales los gráficos de tipo Cotizaciones, que exigen, al menos, los valores máximos, mínimos y de cierre. Para terminar con la creación de gráficos en Excel, quiero comentarte un par de detalles que pueden ahorrarte algo de trabajo y esfuerzo. • En ocasiones te interesará crear un gráfico a partir de fechas, que constituyen el eje horizontal del gráfico. En estos casos, no es necesario que te molestes en ordenar cronológicamente las fechas, ya que lo hace automáticamente Excel en la mayoría de los tipos (gráficos de cotizaciones, gráficos 2D y 3D de líneas, columnas, barras y áreas), mostrando las fechas a intervalos regulares. • Para destacar alguna información es posible combinar dos o más tipos de gráficos, como puedes comprobar en la Figura 8.14. Si deseas transformar un gráfico ya creado en combinado, selecciona con un clic la serie de datos cuyo tipo se va a cambiar y, en su menú contextual, elige Tipo de gráfico. Se abrirá la ventana donde puedes escoger el nuevo tipo de gráfico, que afectará sólo a esa serie de datos. 171

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

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Figura 8.14 Están combinados los tipos Columnas y Líneas.

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Diagramas y organigramas Los organigramas, junto con los otros diagramas que te comentaré a continuación, son comunes a Office, por lo que puedes crearlos directamente desde Word. ¿Y qué es un organigrama? Un gráfico que describe relaciones jerárquicas, esquematiza procesos, etc.; por ejemplo, en la Figura 8.15 tienes un organigrama, cuya creación apenas me ha llevado un par de minutos. Como los organigramas son fáciles de generar y su presentación visual es atractiva, imagino que los colocarás en tus trabajos para describir gráficamente un determinado proceso, mostrar un árbol histórico, exponer la estructura de una organización, etc. Eso sí, tampoco te pases con el número de organigramas 172

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 8.15 Un sencillo organigrama.

]

que añadas a tus trabajos; uno o dos le dan un cierto toque de calidad, pero una cantidad mayor le da un barniz poco académico al trabajo. Para crear un organigrama desde Word, ejecuta Insertar/ Diagrama y, en la galería de diagramas, selecciona Organigrama.

Obtendrás en pantalla el organigrama predeterminado de la Figura 8.16, a partir del cual construirás el que te interesa, para lo que dispones de una nueva barra de tareas. • En cada una de las formas que conforman el organigrama puedes insertar tres tipos diferentes de formas: Ayudante, que se coloca debajo y unida mediante un conector angulado; Subordinado, que se sitúa debajo (las tres inferiores de las Figura 8.16 son subordinadas de la superior); Compañero de trabajo, que la coloca al mismo nivel que la forma inicial. • Para añadir una forma a otra, selecciona esta última con un clic. Luego, en la barra de herramientas Organigrama, despliega las diferentes opciones de Insertar forma y selecciona la que desees. 173

Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

Figura 8.16 Organigrama predeterminado.

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• En cualquier momento puedes eliminar una forma del organigrama, sin más que hacer clic en su borde y pulsar la tecla Supr. • Aunque posteriormente reduzcas el tamaño del organigrama, es aconsejable ampliarlo para disponer de más espacio en pantalla para diseñarlo. Como siempre, esta operación la puedes hacer arrastrando sus controladores de tamaños, si bien también dispones de comandos específicos en el botón Diseño de la barra de herramientas Organigrama. • Para escribir el texto de las formas, sólo tienes que hacer clic y teclear el texto deseado. Como era previsible, también puedes cambiar su formato: selecciona el texto y ejecuta Formato/Autoforma (o Ctrl+1), que te abre un cuadro de diálogo para establecer las características de la fuente. • Si quieres aplicar otro estilo a tu organigrama, pulsa el botón Autoformato de la barra de herramientas Organigrama y, en la ventana que se abre, selecciona el estilo que prefieras. 174

Escribir y presentar trabajos en clase

Los otros diagramas que te ofrece Office no son tan completos y están diseñados con un propósito particular: Ciclo representa un ciclo continuo, Radial expone elementos en relación a uno, Piramidal ilustra relaciones de base, Venn muestra áreas superpuestas y Círculos concéntricos describe los pasos a seguir para alcanzar un objetivo.

Para practicar, crea organigramas para representar tu árbol genealógico o la alineación de un equipo de fútbol.

Para añadir un diagrama a tu documento, ejecuta Insertar/ Diagrama y elige el modelo que desees. Te aparecerá una

nueva barra de herramientas, Diagrama, donde tienes múltiples opciones para personalizar el diagrama insertado (Figura 8.17).

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Figura 8.17 Diagrama personalizado.

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Capítulo 8

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Los gráficos son muy ilustrativos

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Los gráficos facilitan una visión global de la información numérica. ✓ Excel permite generar gráficos de forma sencilla. ✓ Es posible crear los gráficos en hojas independientes. ✓ Con la técnica de copiar y pegar, llevas tus gráficos a cualquier aplicación. ✓ Siempre puedes modificar un gráfico de acuerdo con tus gustos. ✓ Los gráficos circulares son muy adecuados para representar porcentajes. ✓ Excel ofrece muchos otros tipos gráficos. ✓ Los organigramas aparecen con mucha asiduidad en el mundo empresarial.

176

CAPÍTULO

Siempre se deben incluir los datos del trabajo

En parte fue culpa mía, pero sirva en mi descargo que ni siquiera me pasó por la cabeza. ¿De qué estoy hablando? De algo que sucedió hace unos pocos años. Un grupo de estudiantes de mi clase desarrolló un proyecto de investigación que resultó premiado a nivel nacional. Además de algunos pequeños regalos, el premio consistía en la asistencia, con los gastos pagados, a una reunión internacional donde se expondrían los trabajos ganadores en los diversos concursos nacionales, optando a un sustancioso premio internacional. Lógicamente, les di algunas recomendaciones sobre la presentación de su trabajo e, incluso, les impartí unas breves sesiones sobre el manejo de PowerPoint, aunque, al final, se decidieron por una presentación más tradicional. Su investigación estaba bastante bien; sin embargo, no obtuvieron ninguna mención especial. Es posible que los otros trabajos expuestos fuesen mejores, no lo discuto, pero cometieron un fallo imperdonable en cualquier trabajo de categoría: dieron a conocer lo que se deducía de los datos numéricos de su investigación... ¡y no los presentaron junto con el trabajo! Es tan evidente que siempre deben aportarse los datos de cualquier investigación, que ni siquiera imaginé que debía recordárselo, de ahí lo del comienzo, lo de que en parte fue culpa mía. Pero ya he aprendido la lección y nunca más me volverá a pasar... por desgracia, ningún otro grupo ha vuelto a obtener un premio de esas características. 177

Capítulo 9

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Siempre se deben incluir los datos del trabajo

Apéndices y anexos Para no romper el ritmo del texto principal y facilitar la secuencialidad de la exposición, es conveniente poner cierta información al final del trabajo, ya sea en apéndices o en anexos. ¿Y qué diferencia hay entre ambos? ¿No son palabras sinónimas? En el lenguaje común sí que pueden considerarse similares, sin embargo, en los trabajos hay una notable diferencia entre ambos conceptos: los apéndices están escritos por la misma persona que ha realizado el trabajo y los anexos no. Por ejemplo, puedes colocar en un apéndice una relación exhaustiva de todas las mediciones realizadas en una cierta experiencia cuando se trata de centenares o miles de datos numéricos que ocupan varias páginas. Así, en la Figura 9.1 tienes parte de un apéndice de siete páginas de extensión, donde se muestran todos los datos que se han analizado en un trabajo estadístico.

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Figura 9.1 Un apéndice con datos estadísticos.

178

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Escribir y presentar trabajos en clase

Imagina que haces una mención en tu trabajo a las múltiples localidades que aparecen en el Quijote. Si te interesa presentar una relación pormenorizada y comentada, que le daría más brillo al trabajo, en el texto no encajaría; lo adecuado sería incluirla en un apéndice. También iría bien en un apéndice el formulario que has diseñado para realizar la encuesta en la que está basado el trabajo o la descripción detallada de todos los materiales que has precisado para efectuar cierta experiencia o el mapa que has dibujado de la zona cuya fauna has estudiado o el algoritmo que has utilizado para generar los números aleatorios en una simulación por computadora o... Y hablando de computadoras, cada día hay más gente que sabe programarlas y diseña sus propios programas para analizar datos, estudiar fenómenos de tipo, etc. Si alguna vez elaboras algún programa de computadora para lleva a cabo tu investigación, es imprescindible que lo presentes (Figura 9.2) al completo en un apéndice. • Ten presente que el programa fuente (el que se escribe en el editor) se conserva en un archivo de tipo texto, por lo cual puedes leerlo sin problemas desde Word, aunque su extensión no sea Doc ni Txt. Por ejemplo, los programas diseñados en BASIC suelen tener extensión Bas y los creados en Pascal, Pas. • Muchos lenguajes de programación admiten el sangrado de líneas para facilitar la lectura de los programas. Si tu programa incorpora sangrados, cuando lo incluyas en tu documento es aconsejable que cambies su fuente a Courier, ya que respeta el espaciado de los caracteres y mantiene el sangrado. ¿Y qué pasa con los anexos? ¿No hay ningún ejemplo? Claro que sí; por ejemplo, todos los anteriores deberías colocarlos en anexos si los hubieses copiado de otros autores. También es 179

Capítulo 9

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Siempre se deben incluir los datos del trabajo

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Figura 9.2 Apéndice con listados de computadora.

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común presentar en anexos los artículos legales, fragmentos extensos de otras obras, etc.

Recuerda que los apéndices son creación y los anexos no lo son.

¿Cómo pasar datos a Word? Como ya sabes, las computadoras son una magnífica ayuda para desarrollar cualquier tipo de trabajo. Así, con Word puedes escribir tus documentos, con Excel realizar cálculos y crear 180

Escribir y presentar trabajos en clase

gráficos, con Access gestionar bases de datos, etc. Sin embargo, no todos los programas son tan compatibles entre sí como los de Office y te puedes encontrar con más de un problema cuando pasas información de uno a otro. En las universidades se utilizan programas muy específicos y técnicos, que están diseñados para estudiar una determinada materia en profundidad y, en ocasiones, ni tienen un entorno de trabajo tan amigable como Windows. Además, los archivos generados por esos programas no siempre tienen un formato estándar y, al intentar pasar los datos a Word para incluirlos en un apéndice, es posible que la lectura directa de esos archivos introduzca en tu documento una serie de caracteres extraños, que pueden ocasionarte más de una dificultad. Cuando te pase algo por el estilo, es cuestión de buscar caminos alternativos que, aunque exijan algo más de tiempo, te permitan el trasvase de la información a tu documento sin problemas adicionales... lo que te ahorrará mucho más tiempo del que inviertes dando el rodeo. Por ejemplo, la mayoría de los programas que gestionan bases de datos posibilitan guardar los datos en formato Dbf, que es el formato propio de dBASE, el popular programa que dominó el mercado durante más de una década... hasta que Access le tomó el relevo. Imaginemos que ese programa tan particular que estás utilizando en tu trabajo te permite almacenar los datos en un archivo Dbf. ¿Cómo los pasas a tu documento? Si ejecutas, en Word, Insertar/Archivo y seleccionas el archivo Dbf, te surgirán unos cuantos caracteres extraños (Figura 9.3) y la tarea de corregirlos y maquetarlos te llevará un buen rato. En este caso, es preferible que abras el archivo Dbf desde Access, que lo leerá sin problemas (Figura 9.4). ¡Cómo! ¿De verdad no tienes ni idea de Access? Pues no te preocupes, que apenas necesitas saber nada si sólo pretendes llevar los datos a Word. 181

Capítulo 9

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Siempre se deben incluir los datos del trabajo

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Figura 9.3 Lectura directa desde Word de un archivo dBASE.

]

1. Abre Access. 2. Pulsa el botón Abrir. 3. Se abre un cuadro de diálogo Abrir. 4. En Tipo de archivo, selecciona dBASE. 5. Desplázate a la carpeta donde está el archivo Dbf. 6. Haz doble clic sobre dicho archivo. 7. Estarás en una ventana análoga a la de la Figura 9.5. 8. Haz doble clic sobre el nombre del archivo. 9. Ya tendrás los datos en Access (Figura 9.4). Hasta ahora no ha sido muy difícil, ¿verdad? Pues los pasos que restan, para llevar la información de Access a Word, también son muy sencillos. 182

Escribir y presentar trabajos en clase

[

Figura 9.4 El archivo Dbf anterior abierto en Access.

]

1. Ejecuta Edición/Seleccionar todos los registros. La tabla se verá en inverso. 2. Ejecuta Edición/Copiar. 3. Abre tu documento Word. 4. Ve a la posición donde desees colocar la tabla y pégala. 5. Tendrás la tabla en tu documento (Figura 9.6) y los datos ahora sí se leen perfectamente.

Formato de tablas en Word La presentación de la tabla de la Figura 9.6 no está nada mal pero, en cambio, las que aparecen en la Figura 9.1 podrían mejorarse mucho desde el punto de vista estético. En otras palabras, 183

Capítulo 9

■

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Siempre se deben incluir los datos del trabajo

Figura 9.5 El archivo Dbf puede leerse desde Access.

]

es conveniente que sepas la manera de cambiar el formato de una tabla para dejarla a tu gusto. A continuación, voy a comentarte las operaciones más habituales relativas al formato de las tablas. Ten presente que puedes aplicarlas a cualquier tabla, incluyendo las que hayas podido colocar en tu documento con Tabla/Insertar/Tabla. • Word incorpora una serie de formatos predefinidos que te pueden ahorrar muchas modificaciones manuales. Para aplicar uno de estos formatos a tu tabla, haz clic en cualquier parte de ella y ejecuta Tabla/Autoformato de tabla. Obtendrás el cuadro de diálogo de la Figura 9.7, donde puedes seleccionar uno de los formatos prefijados (en Vista previa se muestra un modelo) y las características de las primeras y últimas filas y columnas. 184

Escribir y presentar trabajos en clase

[

Figura 9.6 Mucho mejor así.

]

• Puedes cambiar manualmente el ancho de las columnas y/o el alto de las filas; sólo tienes que llevar el puntero a su lateral derecho o inferior, según sea el caso, y arrastrarlo hasta la posición deseada cuando cambie de formato. Ajustes de este estilo también puedes hacerlos con Tabla/Autoajustar. • Puedes conseguir que el texto que has escrito en una celda de la tabla se muestre en dirección vertical, como sucede en la tabla de la Figura 9.8. Sólo tienes que seleccionarlo, ejecutar Formato/Dirección del texto y elegir una de las opciones. • Para obtener la tabla de la Figura 9.8 he insertado 6 filas y 6 columnas y, para escribir los dos rótulos, Peso y N.º calzado, he combinado, en dos ocasiones, cuatro celdas en una. Sólo hay que seleccionarlas, arrastrando el ratón, y ejecutar Tabla/Combinar celdas. 185

Capítulo 9

■

Siempre se deben incluir los datos del trabajo

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Figura 9.7 Elige un autoformato para la tabla.

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• Para dejar vacía la esquina superior izquierda la tabla de la Figura 9.8, me he limitado a suprimir los bordes de las celdas. Basta con seleccionarlas y ejecutar Formato/Bordes y sombreado; en el cuadro de diálogo que se abre, señala Ninguno en Valor y Celda en Aplicar a.

Fórmulas en tablas En un trabajo había una tabla con un centenar de observaciones estadísticas y me extrañó ver que la media de pesos superaba los 80 kilos. En principio pensé que la estudiante sólo habría preguntado a personas un tanto gruesas, pero me acabó 186

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 9.8 Texto vertical, celdas combinadas y bordes suprimidos.

]

picando la curiosidad y decidí comprobar personalmente ese cálculo. Creo recordar que la media rondaba los 65 kilos. Con toda probabilidad, se equivocó al teclear los datos en la calculadora, porque me comentó que no había hecho los cálculos en Excel por no saber manejarlo. Cuando le expliqué que también Word permite realizar cálculos sencillos, no veas la cara que se le quedó. Lo usual es utilizar las fórmulas en Word para calcular la suma de todos los números de una fila o columna o hallar su media aritmética. Como verás a continuación, estas operaciones son muy sencillas y apenas te llevarán unos segundos. No obstante, debo comentarte que Word admite más posibilidades para trabajar con fórmulas, pero considero que es preferible limitarse sólo a las que acabo de comentar y, en los demás casos, utilizar Excel.

En Word calcula sólo sumas y promedios. Para otro tipo de cálculos, ve a Excel.

Para practicar, puedes crear la tabla de la Figura 9.9, en cuya última columna pondrás la media aritmética de cada fila y 187

Capítulo 9

■

Siempre se deben incluir los datos del trabajo

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Figura 9.9 Una tabla para practicar.

]

en la fila inferior la suma de cada columna. Observa que he introducido ceros en algunas celdas en lugar de dejarlas vacías; es preciso hacerlo así para que Word trabaje con la totalidad de los datos de la fila o columna. Ahora haz clic en la celda donde quieras que aparezca la suma o la media de los valores y ejecuta Tabla/Fórmula, que abre el cuadro de diálogo de la Figura 9.10. Por defecto, si la celda se encuentra al final de una columna, Word propone la fórmula =SUM(ABOVE), que obtiene la suma de todos los números que hay encima de la celda, que es justo lo que deseamos para las tres primeras celdas de la fila inferior. Por tanto, repite el proceso en las celdas inferiores (si lo deseas fija el formato numérico para el resultado de las operaciones).

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Figura 9.10 Cuadro de diálogo para introducir fórmulas.

188

]

Escribir y presentar trabajos en clase

Cuando la celda seleccionada está a la derecha de una fila numérica, al ejecutar Tabla/Fórmula, Word propone la fórmula =SUM(LEFT), que calcula la suma de los números situados a su izquierda. Como ahora pretendemos obtener su promedio (average, en inglés), sustituye la fórmula por =AVERAGE(LEFT). Ten presente que Word, a diferencia de Excel, no recalcula automáticamente los valores de la tabla; es decir, si cambias algún dato, comprobarás que los valores calculados permanecen invariantes. Si deseas actualizarlos, debes hacerlo manualmente: haz clic en la fórmula de la celda y pulsa F9 o ejecuta de nuevo Tabla/Fórmula, que conserva la fórmula introducida anteriormente.

Índice alfabético Todo trabajo universitario que no sea demasiado breve debe llevar un índice, evidentemente. Sin embargo, también se da el caso de algunos trabajos que incluyen un índice alfabético final y, cuando en verdad es adecuado, le da un toque extra de calidad al trabajo. Por ejemplo, recuerdo un trabajo muy completo realizado sobre una determinada zona geográfica, en el que aparecían múltiples referencias a pueblos, ríos y montes; de modo que un mismo río se citaba en varias páginas y sucedía algo similar con los pueblos y montes. En ese trabajo, el índice alfabético final facilitaba sobremanera el acceso a la información contenida en el documento. Otro trabajo donde el índice alfabético venía de perlas fue un manual que realizaron dos estudiantes sobre una aplicación informática que, además de estar muy bien hecho, resultó de bastante utilidad al resto de estudiantes del curso. El índice alfabético permitía buscar rápidamente la forma de escribir un comando, la sintaxis de una determinada función, etc. 189

Capítulo 9

■

Siempre se deben incluir los datos del trabajo

A pesar de los ejemplos anteriores, reconozco que en la mayoría de los trabajos no se precisa un índice alfabético. No obstante, como es tan fácil generarlo con Word, te lo voy a explicar... por si te surge la necesidad en alguna ocasión.

Incluye un índice alfabético únicamente si las características de tu trabajo lo aconsejan.

Bueno, a pesar de lo que acabo de decirte, debo admitir que la confección de índices en Word puede complicarse un poco si se utilizan diferentes niveles, campos, esquemas, etc. Sin embargo, como este libro no es un manual de Word me voy a limitar a lo práctico; es decir, sólo te voy a indicar cómo obtener un índice alfabético de palabras... y eso sí que es sencillo. 1. En principio, vamos a suponer que ya has dado por terminado el documento a partir del cual vas a crear el índice. Si no es así, espera hasta que lo concluyas. 2. Ejecuta Insertar/Referencia/Índice y tablas. 3. Tendrás en pantalla el cuadro de la Figura 9.11, cuya ficha Índice es la que nos interesa ahora. 4. Si deseas que los números de página se alineen a la derecha de la página y el espacio de separación se complete con algún carácter, activa la casilla correspondiente y selecciona el carácter de relleno. 5. Elige, en Formatos, el estilo de índice que prefieras. En el cuadro Vista preliminar verás un modelo de cómo resultaría. 6. Pulsa el botón Marcar entrada y accederás al cuadro de diálogo de la Figura 9.12. 7. Haz clic en el texto y selecciona una palabra o expresión que deseas incorporar al índice. Si es preciso, aparta el 190

Escribir y presentar trabajos en clase

cuadro de diálogo de la Figura 9.12 para disponer de más sitio en pantalla.

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]

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Figura 9.11 Cuadro de diálogo para establecer el índice.

Figura 9.12 Cuadro de diálogo para marcar las palabras que conformarán el índice.

191

Capítulo 9

■

Siempre se deben incluir los datos del trabajo

8. Pulsa en el botón Marcas todas, aunque aparentemente esté desactivado. 9. Comprueba que la palabra seleccionada aparece en el cuadro Entrada y no te preocupes si en el documento surgen unos caracteres extraños, son los códigos de los campos de índice. Como supongo que no te apetece tenerlos visibles, cuando termines de marcar las palabras del índice alfabético, pulsa el botón Mostrar u ocultar de la barra de herramientas Estándar. 10. Repite los pasos 7 y 8 con cada una de las palabras que vayas a incorporar en el índice alfabético. 11. Para terminar el proceso de marcado, pulsa el botón Cerrar. 12. Ahora sólo falta por generar el índice. Como supongo que desearás colocarlo al final del documento, desplázate hasta allí. 13. Ejecuta Insertar/Referencia/Índice y tablas. 14. En la ficha Índice de la Figura 9.11, haz clic en Aceptar. 15. Instantes después tendrás el índice en el documento (Figura 9.13). No ha sido tan difícil, ¿verdad?... Pero aún queda un último detalle. Si haces clic sobre cualquier parte del índice observarás que éste se muestra sombreado y que su texto no es editable en la forma habitual. Esto se debe a que el índice está formado por campos de Word, para permitir su actualización cuando se efectúan cambios en el documento. Como hemos supuesto que tu documento ya estaba terminado, lo más cómodo es transformar los campos del índice en texto normal. Para ello, haz clic en cualquier parte del índice y pulsa Ctrl+Mayús+F9. 192

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 9.13 Parte del Ăndice generado.

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193

Capítulo 9

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Siempre se deben incluir los datos del trabajo

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Siempre deben incluirse los datos que conforman el trabajo. ✓ Los apéndices y los anexos se colocan al final del trabajo. ✓ Los archivos dBASE los pasarás a Access, antes de llevarlos a Word. ✓ Word incluye muchas herramientas para conseguir atractivos formatos de tabla. ✓ Es posible realizar sencillas operaciones en Word con los datos de una tabla. ✓ El índice alfabético es muy útil en algunos trabajos.

194

CAPÍTULO

Las inevitables fórmulas

En la realización de muchos trabajos universitarios se precisan fórmulas que, posteriormente, es conveniente que pasen a formar parte del documento, siendo imprescindible colocarlas si no son del dominio público. Es decir, podrías omitir la expresión de la velocidad como cociente entre el espacio y el tiempo, pero no una como la mostrada en la Figura 10.1, que tanto aparece en estudios estadísticos.

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Figura 10.1 Una fórmula muy común en Estadística.

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Como es lógico, cualquier fórmula que escribas en tus trabajos debe ser correcta, desde el punto de vista científico; sin embargo, también debes esmerarte en su edición. Por ejemplo, analiza la Figura 10.2, que muestra un fragmento de un trabajo. ¿Encuentras algún fallo? Porque yo sí veo unos cuantos. • El tamaño de las letras que aparecen en la fórmula es superior al de las letras del texto. En general, su tamaño siempre ha de ser el mismo. • El estudiante escribió sqrt(cuasivarianza) para indicar la raíz cuadrada de esa medida estadística y, a su derecha, 195

Capítulo 10

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Las inevitables fórmulas

[

Figura 10.2 Una fórmula pésimamente escrita.

]

añadió la expresión. Si para una cosa se pone una fórmula, también para la otra. • Los límites del sumatorio no se suelen poner en su derecha, sino en su parte inferior y superior. • El símbolo que denota la media aritmética, tiene la línea horizontal demasiado separada de la x. En otras palabras, lo correcto habría sido escribir la segunda línea de la Figura 10.2 tal y como se muestra en la Figura 10.3, no como la presentó en su trabajo el estudiante. Pero no te asustes, no voy a darte un cursillo acelerado de Matemáticas, ni nada que se parezca. A lo largo de este breve capítulo, sólo te voy a explicar los pasos a seguir para escribir un par de sencillas fórmulas en Word, haciendo especial hincapié en

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Figura 10.3 La fórmula está mucho mejor así.

196

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Escribir y presentar trabajos en clase

esos detalles que le dan un toque de calidad a cualquier trabajo. Posteriormente, cuando necesites incluir alguna fórmula en tu trabajo, puedes tomar los ejemplos de este capítulo como referencia.

Cuida la edición de las fórmulas y comprueba, una y otra vez, su exactitud.

El editor de ecuaciones El editor de ecuaciones de Microsoft es una aplicación común de Office, por lo que también puedes utilizarlo en Excel, PowerPoint, etc., si bien ahora vamos a manejarlo desde Word. En principio, el camino para escribir cualquier fórmula es el siguiente: 1. Sitúa el puntero en la posición donde deseas que vaya la fórmula. 2. Ejecuta Insertar/Objeto. 3. Se abre la ventana de la Figura 10.4. En la ficha Crear nuevo, selecciona Microsoft Editor de ecuaciones. 4. En tu documento (Figura 10.5) aparece el recuadro donde escribirás la expresión y una nueva barra de herramientas, Ecuación, con botones para escribir las fórmulas. Observa que, además, las barras de la parte superior de la ventana han sido sustituidas por una nueva barra de menús. 5. En los siguientes apartados te iré mostrando unos ejemplos, paso a paso, así que ahora limítate a escribir un número cualquiera en el recuadro. 6. Para salir del editor de ecuaciones y regresar al editor de textos normal, sólo tienes que hacer clic fuera del recuadro de la ecuación. 197

Capítulo 10

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Las inevitables fórmulas

Figura 10.4 Para insertar un nuevo objeto.

]

Si ahora pulsas sobre la ecuación que acabas de escribir (que consta sólo de un número, si me has hecho caso), comprobarás que aparecen los típicos controladores de tamaño de las imágenes. En realidad, una vez escrita la ecuación se maneja exactamente igual que una imagen; por ejemplo, arrastrando sus controladores puedes cambiar su tamaño y, pulsando Supr, la eliminas... y si haces un doble clic sobre ella, regresas al editor de ecuaciones para realizar las modificaciones que desees. Si estudias una carrera científica, es muy probable que utilices el editor de ecuaciones con bastante frecuencia. En este caso, resulta un tanto engorroso tener que ejecutar Insertar/Objeto y, después, localizar Microsoft Editor de ecuaciones en la ventana de la Figura 10.4. Lo más cómodo y rápido es colocar, en una de las barras de herramientas superiores, un botón que active directamente el editor de ecuaciones. En realidad, esto no sólo puedes hacerlo con el editor de ecuaciones sino con otras muchas aplicaciones. El procedimiento para añadir a una barra de herramientas un botón que active una determinada aplicación es el siguiente: 198

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 10.5 Ya puedes escribir tu ecuación.

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1. Ejecuta Ver/Barras de herramientas/Personalizar. 2. En el cuadro de diálogo Personalizar, ve a la ficha Comandos. 3. En este caso concreto, debes ir a la categoría Insertar y buscar el comando Editor de ecuaciones (Figura 10.6). En otro caso, deberías seleccionar la categoría y el comando que te interesase. 4. Arrastra el comando Editor de ecuaciones hasta la barra de herramientas que desees. 5. Al soltar el ratón, tendrás ya disponible el botón. Por ejemplo, en la Figura 10.7 puedes verlo en penúltimo lugar de la barra de herramientas Estándar. ¿Y, más adelante, cómo puede quitarse el botón de la barra de herramientas? En principio no molesta mucho, así que puedes 199

Capítulo 10

■

Las inevitables fórmulas

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Figura 10.6 Tu selección actual.

➛

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Figura 10.7 El botón que activa el editor de ecuaciones está en la barra de herramientas Estándar.

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dejarlo ahí sin problemas. No obstante, siempre puedes eliminarlo haciendo lo siguiente: 1. Ejecuta Ver/Barras de herramientas/Personalizar. 2. Arrastra el botón Editor de ecuaciones de la barra de herramientas hasta el cuadro de diálogo Personalizar, sin preocuparte de su categoría ni nada por el estilo, que Word ya sabe dónde debe ir. 200

Escribir y presentar trabajos en clase

Primer ejemplo Para comenzar con el editor de ecuaciones, ahora vamos a escribir la expresión de la Figura 10.8, en la que aparece un cociente y dos superíndices.

[

Figura 10.8 Ecuación del primer ejemplo.

]

1. Entra en el editor de ecuaciones. 2. Escribe desde el teclado la primera parte de la fórmula. Observa que las letras se muestran en cursiva; es la forma habitual de diferenciar las variables de las funciones. 3. La segunda parte de la fórmula es una fracción, así que despliega la lista de plantillas para fracciones y radicales y selecciona la primera (Figura 10.9).

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Figura 10.9 La primera plantilla es la adecuada para fracciones.

] 201

Capítulo 10

■

Las inevitables fórmulas

4. En el numerador escribe x. 5. Después, para colocar su exponente, pulsa el primer botón de las plantillas para subíndices y superíndices. 6. Tendrás un cuadro de menor tamaño en la parte superior de x. Escribe 2. 7. Luego, con el ratón o la tecla de Flecha derecha, sal del exponente. 8. Completa en la forma habitual el numerador. 9. Pasa al denominador, con el cursor o la tecla Flecha abajo. 10. Escribe la expresión del denominador, de forma similar al numerador. 11. Haz clic fuera del cuadro de la ecuación y regresarás al modo de edición normal. Si quieres practicar un poco lo que acabamos de ver, puedes escribir la expresión de la Figura 10.10. ¿Sabes qué representa? ¿No? Pues la cantidad P que debes pagar cada periodo de tiempo cuando pides un crédito de una cantidad C, a n periodos de tiempos y a un interés i por periodo.

[

Figura 10.10 Escribe esta fórmula para practicar.

]

Segundo ejemplo Como acabas de ver, manejar el editor de ecuaciones no tiene mucho misterio. Sin embargo, de vez en cuando puedes 202

Escribir y presentar trabajos en clase

encontrarte con algún hecho sorprendente. Por ejemplo, intenta escribir la fórmula de la Figura 10.11.

[

Figura 10.11 Ésta es la fórmula a escribir.

]

Supongo que no te habrá salido, ¿verdad? Si la has escrito tal y como te he indicado en el apartado anterior, habrás obtenido algo similar a la Figura 10.12. ¿Cuál es el motivo? Lo que sucede es que el editor de ecuaciones considera que las palabras escritas son variables, ya que no las reconoce como funciones, y, por tanto, las escribe en cursiva y sin respetar los espacios en blanco.

[

Figura 10.12 Por defecto, el editor de ecuaciones la presenta de esta forma.

]

Para que el editor de ecuaciones escriba las cosas como queremos, debes hacer lo siguiente: 1. Selecciona, arrastrando el ratón, la parte de la expresión que deseas escribir sin cursiva (en este ejemplo, toda ella). 2. Ejecuta Estilo/Texto. 3. Como las expresiones del numerador y denominador ya se consideran textos, puedes incluir manualmente los espacios de separación entre palabras. 203

Capítulo 10

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Las inevitables fórmulas

Modificar la presentación de las ecuaciones Por defecto, el tamaño de los caracteres de las ecuaciones es de 12 puntos, ya que se trata del más utilizado a la hora de escribir texto. Sin embargo, puede interesarte cambiar dicho tamaño, ya sea porque hayas variado el del texto o porque quieres presentar la fórmula a un tipo de letra más pequeño. Para cambiar el tamaño de los caracteres de las ecuaciones, sólo tienes que efectuar unas sencillas operaciones: 1. Selecciona la parte de la expresión cuyo tamaño deseas variar. Lo lógico es que sea toda ella. 2. Ejecuta Tamaño/Otro. 3. Indica los puntos del nuevo tamaño. También puedes modificar los tamaños preestablecidos para los diversos elementos de las fórmulas. Entra en el editor de ecuaciones y ejecuta Tamaño/Definir. En el cuadro de diálogo que se abre, indica los tamaños, en puntos, de cada elemento. Como si de una imagen se tratase, tienes la posibilidad de añadir un borde a las expresiones creadas con el editor de ecuaciones. Si colocas un borde en las fórmulas normales, será muy sencillo; simplemente para delimitar la ecuación. En algunos casos excepcionales (Figura 10.13) puedes seleccionar un marco algo más atractivo para destacar alguna expresión de suma importancia.

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Figura 10.13 Una preciosa ecuación con marco.

204

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Escribir y presentar trabajos en clase

Por último, ten presente que si pulsas F1, mientras estás en el editor de ecuaciones, obtienes ayuda específica de esta aplicación.

¿Cómo situar las fórmulas en tu trabajo? Se supone que ya sabes escribir todo tipo de fórmulas en tus documentos. Ahora bien, ¿dónde debes ubicarlas? ¿Hay que tener algún cuidado en particular? ¿Existen normas preestablecidas? Si te molestas en buscar por Internet, comprobarás que es práctica común ajustar las fórmulas centradas, dejando uno o dos espacios a su alrededor. Además, se numeran correlativamente, con números arábigos y entre paréntesis, en el extremo derecho de la caja de fórmula. En realidad, los criterios anteriores son los habituales en las publicaciones científicas, sobre todo en artículos con mucha carga matemática. Piensa, por ejemplo, que si estás demostrando un teorema, al numerar las ecuaciones se facilita su llamada desde el texto y su referencia en otras expresiones posteriores. Sin embargo, en un trabajo universitario las fórmulas aparecen con menos frecuencia y, por lo general, en el texto sólo se alude a ellas en el momento de su inclusión. Por tanto, en estos casos, puedes prescindir de la numeración, como sucede en el documento de la Figura 10.14.

No olvides que las expresiones debes colocarlas centradas, siempre que vayan aisladas del texto.

205

Capítulo 10

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Las inevitables fórmulas

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Figura 10.14 Ecuaciones en un documento.

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Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Las fórmulas que utilices en el trabajo deben aparecer en el documento. ✓ La edición de las fórmulas ha de ser especialmente cuidadosa. ✓ El manejo del editor de ecuaciones es muy sencillo e intuitivo. ✓ A veces interesa añadir nuevos botones en las barras de herramientas. ✓ En ocasiones necesitas introducir estilo texto en las ecuaciones. ✓ Puedes modificar el formato de las ecuaciones. ✓ Las fórmulas debes colocarlas centradas, si van aisladas del texto.

206

CAPÍTULO

Los últimos detalles

¡Ya hemos llegado al capítulo final! Tu trabajo debe estar a punto, ¿verdad? Seguro que te ha quedado de maravilla... aunque todavía quedan algunos pequeños detalles para darle ese toque final de calidad que se merece. ¡Vamos con ellos!

Estructura de los trabajos Es de suponer que ya tienes completado el cuerpo del trabajo, junto con los apéndices, bibliografía, etc. ¿Falta algo? Pues sí, claro. Por lo pronto es imprescindible colocar una portada con tus datos personales y el título del trabajo, así como un índice de los diversos apartados que lo conforman; también puede resultar interesante añadir un resumen o abstract. De estos últimos temas, todavía no te he hablado y enseguida lo haré. Ahora bien, una vez completados, ¿cómo se organizan todos estos elementos? ¿En qué orden deben colocarse en el trabajo? Como siempre, no hay criterios rígidos (o hay tantos que es como si no los hubiese) y lo mejor es regirse por el sentido común. En mi opinión, considero que debes seguir el orden que te indico a continuación... salvo que tu profesor determine otro. 1. Portada. 2. Índice general. 3. Resumen o abstract, si lo hay. 207

Capítulo 11

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Los últimos detalles

4. Texto del trabajo. 5. Bibliografía. 6. Apéndices. 7. Anexos. 8. Índice alfabético, si lo hay.

La portada Lógicamente, en tu trabajo debe aparecer su título y tus datos personales. Cuando el trabajo es muy corto, entre una y tres páginas, estos datos no se colocan en una página independiente sino en la parte superior derecha de la primera página. Por ejemplo, en la Figura 11.1 tienes un modelo sacado de Internet.

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Figura 11.1 Datos a incluir en trabajos muy cortos.

]

En cualquier otro caso, el título del trabajo, junto con tus datos personales, irá en una hoja aparte, a modo de portada. Esta hoja se suele tener en cuenta a la hora de numerar las siguientes páginas del trabajo, si bien no queda elegante que 208

Escribir y presentar trabajos en clase

aparezca en ella el número de página. Así que siempre deberás omitirlo. ¿Y qué datos deben aparecer en la portada? Desde luego, no puede faltar el título del trabajo ni tu nombre, y en este orden. Lógicamente, tu nombre debe estar completo, con los dos apellidos y sin iniciales; también tienes que poner, bajo el nombre o a su derecha, el nombre del curso y tu número, si lo tienes. Además, hay otros datos que suele ser interesante incluir. • El nombre de la asignatura para la que has hecho el trabajo. Piensa que tu profesor puede impartir varias asignaturas y, si su nombre aparece en los trabajos, le facilitas su organización. • El nombre del profesor también es aconsejable colocarlo en la portada, especialmente si la asignatura la imparten varios profesores... y más si comparten despacho. • La fecha de entrega del trabajo. A tu profesor, que puede tardar unos cuantos días en leerlo, le servirá para recordar cuándo lo has entregado... y, si te adelantas al plazo de entrega, siempre será un punto a tu favor. ¿Y cómo se distribuyen esos datos en la portada? Con un cierto estilo, para que visualmente resulte atractiva. Por ejemplo, en la Figura 11.2, tienes un ejemplo de una portada. ¿Qué opinas? Personalmente, no me acaba de convencer la portada de la Figura 11.2 y prefiero la que se muestra en la Figura 11.3, que incluye un rótulo creado con WordArt. No obstante, reconozco que todo es cuestión de gustos y, además, hay profesores que no ven con buenos ojos los rótulos artísticos en los trabajos académicos. En otras palabras, tú sabrás si debes colocar una portada clásica u otra más modernista. Si te decides por esta última opción, a continuación te explico cómo crear rótulos con WordArt. 209

Capítulo 11

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Los últimos detalles

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Figura 11.2 Portada de un trabajo.

Figura 11.3 ¿Te gusta más así?

210

Escribir y presentar trabajos en clase

La portada es la carta de presentación de tu trabajo. Esmérate con ella.

WordArt WordArt es una aplicación común a Office, con la que puedes crear atractivos rótulos y títulos en apenas unos segundos. Para activarla debes hacer clic en la posición del documento donde vayas a colocar el rótulo y ejecutar Insertar/Imagen/WordArt. Obtendrás en pantalla la galería de WordArt de la Figura 11.4, donde has de elegir el estilo del texto del rótulo. Después de seleccionar el estilo (no muy llamativo, por favor) pasarás a la ventana de la Figura 11.5, en la que debes escribir

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Figura 11.4 Galería de WordArt.

] 211

Capítulo 11

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Los últimos detalles

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Figura 11.5 Teclea el texto del rótulo.

]

el texto que conformará el rótulo. Tienes la posibilidad de modificar ahí su formato (el cambio de fuente puede permitirte conseguir rótulos todavía más atractivos). Cuando pulses el botón Aceptar aparecerá el rótulo en tu documento, junto con la barra de herramientas WordArt, con cuyos botones puedes, respectivamente, añadir otro rótulo, cambiar el texto del rótulo insertado, su estilo, su formato, la forma en que se presenta el texto, poner todas las letras a una misma altura, colocar el texto en vertical, seleccionar la alineación y ajustar el espacio entre caracteres. Además, como si se tratase de una imagen o ecuación, puedes modificar su tamaño manualmente.

El índice general En el índice debes escribir todos los títulos de los capítulos, apartados o secciones en que hayas dividido tu trabajo, con las mismas palabras que hayas utilizado al escribirlos, indicando la página exacta en que se encuentra... y, si los has numerado, también debe aparecer su numeración en el índice. 212

Escribir y presentar trabajos en clase

¿Qué utilidad tiene numerar los capítulos, apartados, etc.? Para responderte hay que echar la vista atrás unos cuantos años, a la época en que los trabajos se tecleaban en una máquina de escribir. En aquel entonces, la única manera de diferenciar visualmente los títulos de los capítulos era numerándolos; así, los capítulos se numeraban 1, 2, 3,... (o I, II, III,...) y sus secciones 1.1, 1.2, 1.3,..., pudiendo prolongarse en los siguientes niveles: 1.2.1, 1.2.2..., etc. Hoy en día, cuando disponemos de una herramienta tan versátil como el procesador de textos, no es imprescindible mantener esa numeración y, generalmente, se diferencian los elementos de cada nivel estableciendo un tamaño de letra distinto para cada uno. No obstante, siempre puedes mantener la numeración si lo deseas (o si tu profesor te lo indica). De hecho, todavía se conserva la numeración de niveles en muchas publicaciones especializadas y en tesis doctorales, como puedes ver en la Figura 11.6, y está bien vista en los ambientes universitarios.

[

Figura 11.6 Una tesis doctoral publicada en Internet.

] 213

Capítulo 11

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Los últimos detalles

Independientemente de la numeración, en la actualidad es habitual ajustar los números de paginación a la derecha de la página y unirlos con los títulos mediante una línea discontinua, para facilitar su ubicación, como te muestro en la Figura 11.7.

[

Figura 11.7 Fragmento de un índice.

]

El ajuste de los números de paginación y el trazado de la línea discontinua puedes hacerlo manualmente, claro está, pero te quedará mucho mejor (y acabarás antes) si Word se encarga de esa tarea. Sólo tienes que hacer lo siguiente: 1. Antes de comenzar a escribir el índice, ejecuta Formato/Tabulaciones. 2. Se abrirá el cuadro de diálogo de la Figura 11.8. 3. En Posición introduce la distancia a la que estará colocado el tabulador, entre 13 y 15 cm. 4. En Alineación, activa Derecha. 5. En Relleno elige 2, 3 o 4. 6. Pulsa Aceptar. 214

Escribir y presentar trabajos en clase

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Figura 11.8 Cuadro de diálogo para configurar las tabulaciones.

]

El tabulador lo manejarás en la forma habitual. Es decir, tras escribir el texto, pulsa la tecla Tab y te surgirá automáticamente la línea punteada; a continuación, escribe el número de página, que se ajustará por la derecha.

Resumen o abstract Es práctica habitual en toda revista especializada preceder los artículos publicados por un breve resumen (abstract) de su contenido. De esta forma, la persona que mira la revista puede saber, con sólo invertir unos segundos, si el artículo le resulta interesante o no. En los trabajos universitarios no acostumbra incluirse ese resumen previo, pero nunca viene mal añadirlo, especialmente si se trata de un trabajo extenso y, sobre todo, si has sacado algunas conclusiones de interés. 215

Capítulo 11

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Los últimos detalles

Generalmente, el resumen se coloca al comienzo de la segunda o tercera página del trabajo, tras la portada o el índice (hay gustos para todo). Suele constar de un único párrafo con un tipo de letra diferente y unos márgenes algo menores a los del texto. ¿Qué extensión tiene ese único párrafo? Las revistas suelen aconsejar que no supere los mil caracteres, que viene a ser poco más de cien palabras.

Las páginas, ¿unidas o separadas? Bueno, ahora vamos a suponer que has terminado tu trabajo y tienes en las manos todas sus hojas, ordenadas, claro está. ¿Cómo se las entregas a tu profesor? Parece un detalle menor, pero tiene cierta importancia. Hay muchos estudiantes que entregan sus trabajos con las hojas sueltas y dentro de una sencilla carpeta o de una funda de plástico transparente. En principio, se supone que el profesor podrá leerlas con total comodidad, ¿verdad? Sin embargo, siempre hay que contar con los imprevistos. Yo he pasado varias veces por una experiencia nada divertida: estar apartando papeles y libros de la mesa para dejar espacio libre y, de pronto, tres o cuatro trabajos toman vida propia, se deslizan y acaban desperdigados por el suelo. Si los trabajos estuviesen encuadernados, sólo costaría unos segundos volver a colocarlos en su montón correspondiente. Ahora bien, ¿imaginas lo que pasa por mi cabeza cuando las hojas de los trabajos no están unidas? Te aseguro que no hace mucha gracia tener que reunir un montón de hojas sueltas del suelo y, luego, ponerse a ordenarlas. Encima, si se han mezclado dos o tres trabajos, el tiempo que se pierde es desesperante. En resumen, las páginas de tus trabajos siempre deben estar unidas. Si sólo hay unas pocas, te será suficiente con una grapa en su parte superior izquierda. En caso contrario, lo adecuado 216

Escribir y presentar trabajos en clase

es una sencilla encuadernación. ¿De qué tipo? En las copisterías que hay alrededor de todas las universidades ofrecen varias posibilidades, a precios bastante económicos. La mayoría acaba decidiéndose por una encuadernación térmica o por un sistema de doble espiral metálica o de canutillo. Cualquiera de estas encuadernaciones es aceptable, pero, eso sí, asegúrate de que la tapa delantera sea transparente, para poder leer el título del trabajo y tus datos sin necesidad de andar pasando hojas.

Las páginas siempre deben estar grapadas o encadenadas.

Por último, si debes presentar junto con las hojas un disquete o CD-ROM, puedes colocarlo en una pequeña bolsa de plástico duro que se suele pegar, para evitar pérdidas, en la parte interior de la contraportada. ¡No olvides comprobar que está libre de virus! Si presentas un CD-ROM queda más elegante que se autoarranque; es decir, que se ponga en marcha con sólo introducirlo en la unidad lectora. Sólo tienes que crear un archivo, de nombre Autorun.Inf, que deberás grabar en el directorio raíz del CD-ROM. Se trata de un simple archivo de texto, que ha de contener unas líneas como las siguientes: [autorun] open=programa.exe icon=iconoCD.ico Tanto el icono como el programa ejecutable pueden estar o no en el directorio raíz del CD. Si no están, debes poner su ruta completa, sin incluir el nombre de la unidad. ¿Y qué debes hacer si quieres que se muestre una página web al arrancar el cedé? En ese caso, en lugar del ejecutable, necesitas el explorador para abrir la página. Por ejemplo: 217

Capítulo 11

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Los últimos detalles

[autorun] open=c:\windows\explorer.exe tu_página.htm icon=iconCD.ico Y hablando de páginas web, últimamente se está poniendo de moda el presentar los trabajos en el ciberespacio; es decir, publicados como páginas web en Internet. Esta modalidad va ganando cada día más adeptos entre el profesorado, ya que ofrece notables ventajas frente a los trabajos tradicionales presentados en papel: no exige recopilar y almacenar documentos que siempre acaban abarrotando el despacho, se puede leer cualquier trabajo desde cualquier computadora y a cualquier hora, no ocasiona gasto de papel (¡los árboles lo agradecen!), admite la inserción de elementos multimedia (sonido y vídeo), facilita la difusión del trabajo (si ofrece información realmente de interés), etc. Las ventajas de presentar los trabajos universitarios en forma de página web son tantas y tan importantes, que te aconsejo fervientemente que aprendas a diseñar páginas web si todavía no sabes.

Resumen A lo largo de este capítulo, has visto que: ✓ Los diversos apartados de tu trabajo deben presentarse ordenados. ✓ La portada, que debe contener tus datos, es lo primero que se ve en el trabajo. ✓ WordArt te permite obtener fácilmente atractivos rótulos. ✓ El índice general es fundamental para localizar los temas. ✓ Las páginas del trabajo tienen que estar grapadas o encuadernadas. ✓ Si presentas un cedé con datos, puedes hacerlo autoarrancable.

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Escribir y Presentar Trabajos en Clase

El autor, Vicente Trigo Aranda, catedrático de Bachillerato y ex profesor de Universidad, es un reconocido experto en esta materia y autor de más de treinta libros sobre estas y otras áreas.

Colección

www.pearsoneducacion.com

Estrategias de Estudio Walter Pauk Internet para Estudiar Ana Martos

Escribir y Presentar Trabajos en Clase

Trigo Aranda

Esta colección te introduce en la Universidad, en sus áreas de interés, en sus estrategias de estudio y en las nuevas tecnologías para lograr el éxito en tu carrera; en definitiva, para que tu paso por la Universidad te sea fácil y te lleve al éxito académico, y para que triunfes en tu vida profesional.

Otros títulos:

Escribir y Presentar Trabajos en Clase

Escribir y Presentar Trabajos en Clase va dirigido a estudiantes de Universidad y de Bachillerato interesados en conocer todo lo necesario para escribir trabajos para cada una de sus asignaturas, y para presentarlos adecuadamente. En este libro encontrarás una guía introductoria a los diversos instrumentos informáticos necesarios para escribir, corregir, ilustrar e imprimir con calidad los trabajos, así como múltiples consejos en cuanto a la organización del trabajo, los índices, las notas, la bibliografía, el estilo de escritura y la presentación. En definitiva, es una obra utilísima e imprescindible para obtener el éxito para tu trabajo, sea éste para una asignatura, o incluso para una tesina o proyecto fin de carrera.

Vicente Trigo Aranda