Web servis outlook by maja

Maja Jelančić, Željana Jurišić

WEB SERVIS ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONIČKOM POŠTOM „OUTLOOK“

SEMINARSKI RAD

Sveučilište u Zagrebu Ekonomski fakultet – Zagreb

Kolegij: Upravljanje poslovnim dokumentima Mentor: Prof. dr. sc. Božidar Jakopić Broj indeksa autora: 0067461933 Maja Jelančić 0067462054 Željana Jurišić

Zagreb, studeni 2013.

SADRŽAJ

1. UVOD 1.1. Problem, predmet i cilj rada U današnjem svijetu komunikacija e-mail je postao glavno sredstvo razmjene informacija putem interneta. Smatra se da ga u svijetu koristi više od pola milijarde ljudi. Predstavlja koristan i moćan alat u poslovnom svijetu te je praktički gotovo nemoguće zamisliti modernog menadžera koji ne koristi Internet a s time i e-mail. Koristi se za dogovaranje sastanaka, slanje dopisa i raznih dokumenata unutar poduzeća ili sa vanjskim partnerima. Također, zbog velike brzine prijenosa podataka, i to praktično bez obzira na udaljenost, relativno niske cijene i mogućnosti izravnog prijenosa teksta iz računala u računalo, elektronička je pošta danas vrlo popularan način dopisivanja i slanja različitih tekstualnih i multimedijalnih poruka među korisnicima diljem svijeta. Predmet ovog rada je objašnjavanje uloge i svrhe web servisa Outlook, jednog od najčešće korištenih programa za e-mail poštu kako u poslovnom svijetu, tako i u svakodnevnom životu. Na internetu je moguće preuzeti stotine različitih programa za e-mail. Koliko je Outlook danas popularan govori činjenica da ga neki gotovo u potpunosti imitiraju. Cilj rada je detaljnije prikazati koliko je jednostavno upravljati poštom, kontaktima i kalendarom i pretraživati ih i pratiti društvene mreže pomoću Outlooka. Detaljnije će se razraditi pojedine komponente web servisa i prikazati njihova svrha. 1.2. Izvori i metode prikupljanja podataka Pri izradi seminarskog rada korišteni su različiti sekundarni internetski izvori uključujući domaću i inozemnu literaturu iz područja informatike. Sekundarni podatci su prikupljeni iz različitih internetskih stranica s objavljenim temama domaćih i stranih autora koji su obrađivali ovu temu. Od velike pomoći bila je i službena internetska stranica Microsoft office. 1.3. Sadržaj i struktura rada Prvo poglavlje opisuje problem, predmet i cilj rada, izvore i metode prikupljanja podataka te sadržaj i strukturu rada. Drugo poglavlje prikazuje kratki opis web servisa Outlook i njegove glavne funkcionalne prednosti. Prilaže se link i ekranski prikaz Web servisa. 3

Treće poglavlje analizira tehnološki okvir Outlooka. U četvrtom poglavlju se opisuje kratak razvoj Web servisa. Peto poglavlje iznosi probleme koji se rješavaju upotrebom ovog Web servisa. U šestom poglavlju detaljno se razrađuje tema opisujući funkcionalnosti i mogućnosti koje pruža Outlook. Sedmo poglavlje prikazuje kako kreirati profil i detaljan opis registriranja računa na Outlooku uz prikaz screenshotova koji omogućuju olakšano praćenje teorijskog dijela. U osmom poglavlju se opisuju poslovne primjene Outlooka dok se u devetom poglavlju navode i kratko opisuju glavni konkurenti Outlooka. U desetom poglavlju navedene su glavne pozitivne i negativne strane, dok jedanaesto poglavlje prikazuje SWOT analizu ovog Web servisa. U dvanaestom poglavlju su obrađeni troškovi, pokazatelji poslovanja i prihodi Web servisa. Trinaesto poglavlje govori kako poboljšati funkcionalnosti Outlooka. Konačno, četrnaesto poglavlje iznosi zaključak dok su u preostalim poglavljima navedeni životopisi autorica, popis literature i sažetak.

2. KRATKI OPIS WEB SERVISA 2.1. Glavne funkcionalnosti Outlooka

Outlook je softver koji omogućuje slanje i primanje e-pošte te upravljanje njome, kalendarom i kontaktima, pri čemu pod kontaktima mislimo na poznanike, prijatelje i poslovne partnere. Nadalje,

kalendar

može

putem

interneta

podijeliti

obitelji

kolegama.

Outlook je dio paketa "Office" koji spaja nekoliko vrsta softvera za stvaranje dokumenata, proračunskih tablica i prezentacija te za upravljanje e-poštom. Ovaj web servis ne upravlja samo e-poštom, kontaktima i kalendarom, nego i svim podacima koje razmjenjujete pomoću računala, kao što su vijesti i blog članci distribuirani na internetu te sesije chata izravnim porukama. Nadalje, uz pomoć dodatnih značajki možete upravljati i podacima razmijenjenim pomoću mobilnog telefona, IP-telefona i osobnog digitalnog pomoćnika (SPDA ili Smartphone) koji sadrži Windows Mobile1. 1 http://office.microsoft.com/hr-hr/novice/sto-je-outlook-HA010265949.aspx (23.11.2013.)

2.2. Link web servisa www.outlook.com,

https://login.live.com/login.srf?

wa=wsignin1.0&ct=1385213028&rver=6.1.6206.0&sa=1&ntprob=1&wp=MBI_SSL_SHAR ED&wreply=https:%2F%2Fmail.live.com%2F%3Fowa%3D1%26owasuffix%3Dowa %252f&id=64855&snsc=1&cbcxt=mail 2.3. Ekranski prikaz Web servisa Slika . Ekranski prikaz početne stranice Outlook

Izvor:www.outlook.com (downoload : 23.11.2013.)

3.TEHNOLOŠKI OKVIR Microsoft Outlook 2010 ili Outlook 2013 postavlja se tako da se računu sustava Office 365 ili nekoj drugoj vrsti računa, koja se temelji na sustavu Exchange, pristupa upisom adresa epošte i lozinke. Outlook pomoću postupka automatskog otkrivanja automatski pronalazi postavke i postavlja vezu sustava Exchange s računom. Ako se koristi Office 365, prije postavljanja programa Outlook za pristup računu, mora se postaviti stolno računalo. Možda će se moći ručno postaviti Outlook 2010 ili Outlook 2013 za pristup računu e-pošte pomoću protokola POP ili IMAP. No preporučuje se da se za postavljanje veze sustava Exchange s računom koristi postupak automatskog otkrivanja. Ako se koristi POP ili IMAP, ne mogu se koristiti mnoge značajke za rad s kalendarom i druge 5

značajke za suradnju koje su dostupne kada se s računom poveže pomoću sustava Exchange. Nazivi POP, IMAP i SMTP poslužitelja za korisnike sustava Office 365 odnose se na račune za najnoviju verziju sustava Office 365, koja se ponekad naziva i Office 365 nakon servisne nadogradnje. Ako se za račun ne koristi najnovija verzija sustava, koja se ponekad naziva i Office 365 prije nadogradnje se mora potražiti POP, IMAP i SMTP postavke. Ako se koristi Outlook 2010 ili Outlook 2013, može se povezati i pomoću sustava Exchange, a ne samo pomoću protokola POP3 ili IMAP4. Povezivanje pomoću sustava Exchange omogućuje korištenje značajki kalendara i suradnje koje se ne mogu koristiti ako se povezuje pomoću protokola POP ili IMAP.2 Za sigurno pregledavanje i otvaranje poruka Microsoft Outlook 2010 za sastavljanje i čitanje poruka e-pošte koristi samo jedan uređivač, utemeljen na programu Microsoft Word 2010. Skripte, makronaredbe i ActiveX kontrole ne mogu se pokretati ni u jednom obliku poruke, bez obzira na to koristite li običan tekst, HTML ili obogaćeni tekst (RTF). No pametne oznake i prilagođeni obrasci mogu se pokretati.

Radi

zaštite od potencijalno zlonamjernog koda Outlook tijekom pretpregleda onemogućuje ugrađeni sadržaj u privicima, kao što su skripte, makronaredbe i ActiveX kontrole. Pretpregled privitaka i same privitke otvaraju se samo ako potječu iz pouzdanih izvora.3

4. KRATAK RAZVOJ Outlook predstavlja novu verziju web servis Hotmail, nekad planetarno popularnog web servisa za elektroničku poštu. Hotmail nije ugašen već samo redizajniran u „Outlook“ , ime koje nosi i Microsoftov software za primanje i slanje elektroničke pošte u sklopu Office paketa. No, nije se radilo samo o promijeni imena. Outlook je dobio potpuno novo sučelje koje je vrlo čisto, jednostavno i pregledno, u stilu Metro sučelja kojim je Microsoft pokušao nametnuti korisnicima dolaskom Windowsa 8. Pošto je Outlook samo web servis novog imena spomenut ćemo kako je nastao Hotmail iz kojeg se razvio današnji Outlook. Hotmail je prvi put predstavljen 1996. godine kada su Sabeer Bhatia and Jack Smith zamislili novi web e-mail servis koji bi olakšavao komunikaciju u svijetu. Nazvali su ga Hotmail prema HTML-u, jeziku za kreiranje web stranica. U vrlo

2 http://office.microsoft.com/hr-hr/outlook-help/postavljanje-e-poste-u-programu-outlook-2010-i-outlook2013-HA102823161.aspx?CTT=1#_What_else_do (23.11.2013.) 3 http://office.microsoft.com/hr-hr/outlook-help/kako-vam-program-outlook-pomaze-u-zastiti-od-virusanezeljene-poste-i-phishinga-HA010355583.aspx (23.11.2013.)

ranoj fazi, Hotmail je osvojio veliki tržišni udio. Tada je predstavljao neovisnu tvrtku dok ga 1998. godine nije kupio Microsoft za 400 milijuna dolara u čijem je vlasništvu i danas.

Slika . Logo Outlook-a

Izvor:https://login.live.com/login.srf? wa=wsignin1.0&ct=1385233012&rver=6.1.6206.0&sa=1&ntprob=1&wp=MBI_SSL_SHAR ED&wreply=https:%2F%2Fmail.live.com%2F%3Fowa%3D1%26owasuffix%3Dowa %252f&id=64855&snsc=1&cbcxt=mail

5. OPIS PROBLEMA Outlook nudi vrhunske alate za upravljanje poslovnom i osobnom e-poštom za više od 500 milijuna korisnika sustava Microsoft Office diljem svijeta. Donosi bogatije radno okruženje kojim se ispunjavaju potrebe za komunikacijom na poslu, kod kuće i u školi. Od ponovno dizajniranog izgleda do naprednih značajki organizacije e-pošte, pretraživanja, komunikacije i društvenog umrežavanja, Outlook pruža vrhunski rad pomoću kojeg se može postati još produktivniji i u kontaktu s osobnim i poslovnim mrežama. Rješava probleme: -

Uštede vremena pri prikazivanju i sastavljanju e-pošte te upravljanju njome. Olakšava praćenje ogromne količine informacija koje se prime svaki dan. Jednostavno se upravlja velikim količinama e-pošte. Pomoću novih alata za upravljanje razgovorima i poboljšanog prikaza razgovora deseci poruka mogu se pretvoriti u samo nekoliko bitnih stavki. Poruka e- pošte može se poslati bilo kome tko posjeduje bilo koju vrstu adrese e-pošte. Poruka dolazi u primateljev pretinac za nekoliko sekundi bez obzira gdje živi i koliko je udaljen.

Jednostavnijim pristupom pravim alatima 7

Pametnim i snažnim sustavom. Outlook automatski sortira poruke kontakata, newslettere te novosti na društvenim mrežama, koje je moguće preseliti u drugi pretinac ili obrisati uz svega nekoliko klikova. Nadalje, usluga objedinjuje besplatne Office Web Apps – Word, Excel, PowerPoint i OneNote, kao i SkyDrive rješenje za mrežnu pohranu podataka.

Korisnicima tako da imaju kontrolu. Usluga poštuje punu privatnost korisnika (bez oglasa u porukama i bez skeniranja osobne e-pošte korisnika kako bi prikazivala oglase), a nudi i napredne mogućnosti za zahtjevnije korisnike.

Povezivanja s prijateljima i kolegama, gdje god se nalazili. Outlook omogućuje povezivanje s Facebookom, Twitterom, LinkedInom, Googleom te uskoro i sa Skypeom. Korisnici mogu pregledati fotografije prijatelja, poruke, statuse, pozive te instant poruke u objedinjenoj i stalno aktivnoj listi kontakata koja je povezana sa svim navedenim mrežama

Omogućavanja bržeg pronalaženja poruke e-pošte, privitaka, kalendarskih sastanaka i kontakata pomoću poboljšanog pretraživanja, što omogućuje da se u pravom trenutku komunicira s pravim ljudima

Slanja bilo koje vrste datoteke kao što su dokumenti, videozapisi i ostali sadržaji. Datoteka pristigla e-poštom naziva se privitak.

Obrade poslovnih promjena na mjestu i na vrijeme nastanka poruke putem mobilnog uređaja, što prije nije bilo moguće

Bitno je naglasiti da je elektronička pošta putem e-maila besplatna. Jedini troškovi su oni koji se plaćaju za internetsku vezu, no oni se plaćaju bez obzira na korištenje emailova.

6. DETALJNA RAZRADA TEME „OUTLOOK“ 6.1. Funkcionalnosti Outlooka Nova verzija starog Hotmaila - naš Outlook je u potpunosti vizualno promijenjen, znatno ugodnijeg sučelja, te sadrži i svu silu funkcionalnosti koje su nedostajale Hotmailu. Najvažnija funkcionalnost Outlooka je organiziranje poruka e –pošte, kalendara, kontakata, zadataka i popisa obveza na jednom mjestu. Sve počinje od računa e-pošte. S tog mjesta 8

možete početi raditi s porukama e-pošte, pretvarajući ih u zadatke i obveze, te spremajući podatke o ljudima s kojima komunicirate na popis kontakata, da ne biste morali pamtiti adrese e-pošte i telefonske brojeve. Aktivnosti možemo podijeliti na komuniciranje, upravljanje i pronalaženje. Poći ćemo od glavne namjene a to je organizacija e-pošte, primanje i slanje poruka. Naime, osim izvornog teksta kojeg korisnik želi upisati u prostor za „tekst“ postoji i mogućnost umetanja raznih privitaka, slika, video sadržaja te veza u poruku. Potrebno je kliknuti na „Nova poruka“ nakon čega se otvara prozor s prethodno navedenim funkcijama. Slika . Ekranski prikaz "slanja poruke"

Izvor: www.outlook.com Slika . Ekranski prikaz "primanja e-pošte"

Izvor: www.outlook.com Kod otvaranja i spremanja privitka poruci e-pošte postoje opcije da privitak otvorimo iz okna za čitanje ili otvorene poruke. Nakon otvaranja i pregleda možemo ga spremiti. Ako poruka ima više privitaka, možemo ih spremiti sve odjednom ili pojedinačno. KALENDAR - Također važna funkcija Outlooka. Sve obveze predstavljaju aktivnosti koje možete unijeti u svoj kalendar, a za koje ne morate pozivati druge osobe ni rezervirati resurse. Također posjeduje mogućnost kreiranja podjetnika koji vam omogućuju da poruke e-pošte zastavicama brzo označite kao obveze. Tako se poruka pojavljuje pri vrhu popisa Zadaci, ali se podsjetnik ne dodaje automatski. Outlook omogućuje jednostavno upravljanje kontaktima i rasporedom. Nudi kratak pogled na vaš raspored, sastanke, zadatak ili pojedinosti osoboje koje šaljete poruku e-pošte pri čemu ne trebate prerasporediti prozore ni prekinuti tijek misli. Ako drugi mogu pogledati vaš kalentar, svima će biti jednostavnije i praktičnije planirati sastanke i odgovarati na pozivnice na sastanke. Osim kreiranje obveza, sastanaka, prigodan alat predstavlja rođendanski podsjetnik. Također nam se nudi traka vremenske prognoze. Na praktičan način možete provjeriti vremensku prognozu i planirati svoj raspored ili sljedeće putovanje. Slika . Ekranski prikaz Kalendara

Izvor: www.outlook.com KONTAKTI - Nakon što smo objasnili funkciju rukovanja e-poštom navodimo jednu koja dodatno proširuje tu njegovu funkcionalnost, tj. „Outlook Contacts.“ Kontakti su zapravo Outlookov naziv za ono što bolje poznajemo pod nazivom „adresar“. Kontakti su jedna od temeljnih funkcionalnosti Outlooka koja je sama po sebi korisna, ali i oko koje se mnoge druge funckije rekli bismo „vrte“. Možete je shvatiti kao centralnu bazu podataka o vašim suradnicima, prijateljima i svim drugim osobama s kojima ste u kontaktu, ali i kao polaznu točku korištenja nekih drugih Outlookovih funkcija. Pravilnim i dosljednim korištenjem kontakata omogućit ćete ili unaprijediti rad i ostalih funkcija, poput praćenja komunikacije s određenom osobom, razmjenjivanje podataka o slobodnom vremenu. Informacije pohranjene u mapi Contacts Outlook koristi dinamički. To znači da će vam prilikom ispunjavanja određenih obrazaca, Outlook pomagati tako što će sam popunjavati određena polja informacijama koje ste mu već upisali u kontaktima. Da biste imali korist od baze podataka, prvo što trebate učiniti jest tu bazu napuniti – podacima. Klikom na „New Contact“ pojavit će se obrazac Contact, u koji ispunjavamo ime, prezime, e-mail, adresu. Nakon ispunjenog obrasca idemo na „Save“ kako bismo pohranili kontakt, te ga imali sada u našoj bazi. Outlook posjeduje karticu sa dodatnim detaljima, tj dodatna polja za upisivanje podataka o kontaktu, te naknadno uređivanje kontakta ukoliko dođe do izmjena u nekim slučajevima pa je podatke potrebno ažurirati kako bi naš popis

sadržavao najsvježije podatke. Sve kontakte možemo brisati u koliko ih jednostavno ne želimo u našem popisu ili nam više nisu potrebni.4 Slika . Ekranski prikaz stvaranja novog kontakta

Izvor: www.outlook.com SKYDRIVE - je besplatna pohrana na mreži za vaše datoteke kojima možete pristupiti u bilo kojem trenutku, kada ih spremite na servis SkyDrive uvijek su uz vas. Uobičajeni zadaci na servisu su: prijenos fotogradija i datoteka – u mapu u koju želimo dodati datoteku, zajedničko korištenje datoteka i mapa i promjena dozvola - SkyDrive možemo koristiti za razmjenu fotografija, dokumenata Microsoft Office i drugih datoteka s osobama; posebna pažnja na poštivanje autorskih prava jer kopiranje i razmjena materijala zaštićenih autorskim pravima predstavlja kršenje Microsoftova ugovora o usluzi, organiziranje fotografija i datotetka – nakon što prenesemo fotografije i datoteke na SkyDrive možemo im promijeniti naziv, raspored i prebaciti ih na servis kako biste ih organizirali. otklanjanje poteškoća s prenošenjem datoteka – u slučaju da ne možemo prenijeti određenu datoteku, datoteka je prevelika, nemate više prostora za pohranu, ne može pristupiti datoteci i sl.5

4 http://www.goldyrecords.com/download/outlook/outlook%20(3).pdf (23.11.2013.) 5 http://windows.microsoft.com/hr-hr/skydrive/skydrive-help#skydrive=other (23.11.2013)

Glavni konkurenti SkyDrive-u su Google Drive, Dropbox i druge „klaud“ aplikacije koje pružaju nekoliko gigabajta besplatnog prostora uz prijavu. U odnosu na konkurente SkyDrive nudi najviše besplatnog prostora (7 GB). Slika . Ekranski prikaz SkyDrive-a

Izvor: www.outlook.com Od iznimne važnosti za korisnike jest pružanje usluge spajanje s ljudima preko chata. Na Outlookovom chatu moguće je pričati s Google kontaktima, te Facebook i Skype prijateljima. Ovo je iznimno pametan potez za kompaniju čiji servis broji gotovo pola milijarde korisnika. Samo jednim klikom započinjemo chatanje s osobom koju želimo, ukoliko je ona dostupna, tj. ima zelenu oznaku kraj svojg korisničkog imena. Slika . Ekranski prikaz chat-a

Izvor: www.outlook.com 6.2. Mogućnosti Outlook-a Novi Outlook tipografijom, ikonama, prepoznatljivim pločicama i svim ostalim vizualnim elementima neće iznenaditi ni jednog korisnika mobilne platforme Windows Phone ili beta testera Windowsa 8. Webmail servis preuzeo je apolutno sve vizualne značajke spomenutih sredstava i dobrodošlo je osvježenje servisa. Usporedo, Outlook ima potpunu integraciju s Office dokumentima te cloud uslugom pohrane Skydrive. Naravno svi korisnici bilo kojeg drugog webmail servisa mogu prilagoditi Outlook za primanje i slanje pošte adresama Gmaila i sličnima. Ključne novosti u novom Outlooku su: moderno korisničko sučenje za novu generaciju preglednika i uređaja. Usluga se ističe svježim i čistim korisničkim sučeljem koje je intuitivno za uporabu i radi na svim uređajima koji podržavaju Exchange ActiveSyn. Zaglavlje je smanjeno za 60% čime je omogućena bolja preglednost ulaznog pretinca, koji sada ima 30% više vizualnog prostora. Nadalje, usluga ne prikazuje oglase a nema niti velikog okvira pretraživanja koji bi zauzeo dodatni prostor. Povezivanje s prijateljima i kolegama, ma gdje se nalazili. Outlook.com moguće je povezati s Facebookom, Twitterom, Linkedlnom, Googleom, te uskoro i sa Skypeom. Korisnici mogu pregledati fotografije prijatelja, poruke, statuse, pozive te instant poruke u objedinjenoj i stalno aktivnoj listi kontakata koja je povezana sa svim navedenim mrežama.

Pametan i snažan sustav. Outlook.com automatski sortira poruke kontakata, newslettere te novosti na društvenim mrežama, koje je moguće preseliti u drugi pretinac ili obrisati uz svega nekoliko klikova. Nadalje usluga objedinjuje besplatne Office Web Apps – Word, Excel, PowerPoint i OneNote, kao i SkyDrive rješenje za mrežnu pohranu podataka. Korisnici imaju kontrolu. Usluga poštuje punu privatnost korisnika (bez oglasa u porukama i bez skeniranja osobne e – pošte korisnika kako bi prikazivala oglase), a nudi i napredne mogućnosti za zahtjevnije korisnike. 6 Outlook nudi mogućnost organiziranja ulaznog spremnika servisa i uklanjanje nepotrebnog sadržaja pomoću filtriranja, čišćenja, zakazivanja čišćenja i brzih akcija. Filtriranje – da biste filtrirali poruke, dodirnite ili kliknite Prikaz i odaberite neku od kategorija filtriranja. Primjerice, kliknite Nepročitano da biste vidjeli nepročitane poruke, ili kliknite Bilteni da biste pronašli i izbacili biltene iz ulazne pošte. Slika . Ekranski prikaz filtriranja

Izvor: http://windows.microsoft.com/hr-hr/windows/outlook/clean-inbox Čišćenje – upotrijebite naredbu Očisti da biste premijestili sve poruke određenog pošiljatelja u mapu. Odaberite poruku određenog pošiljatelja u ulaznoj pošti, kliknite Počisti, a zatim kliknite Premjesti sve od pošiljatelja. Na sljedećem zaslonu odaberite mapu u koju želite premjestiti sve poruke. Ili odaberite Nova mapa za stvaranje nove mape za poruke. 6 http://gadgeterija.tportal.hr/2012/07/31/zbogom-hotmailu-stigao-nam-je-potpuno-novi-outlook-no-hoceteli-zbog-njega-napustiti-gmail/#.UpN2YdKkrVE (23.11.2013.)

Slika . Ekranski prikaz čišćenja

Izvor: http://windows.microsoft.com/hr-hr/windows/outlook/clean-inbox Potvrdite okvir Premjesti i buduće poruke za automatsko premještanje novih poruka e-pošte tog pošiljatelja u istu mapu. Za brisanje svih poruka e-pošte određenog pošiljatelja, odaberite poruku, kliknite Počisti, a zatim kliknite Izbriši sve od pošiljatelja, na sljedećem zaslonu odaberite potvrdni okvir Blokiraj buduće poruke ako želite izbrisati sve nove poruke tog pošiljatelja, a zatim Izbriši sve. Zakazivanje čišćenja – zakazano čišćenje automatski premješta ili briše e-pošu određenog pošiljatelja nakon 10, 30, 60, 90 dana kako biste vidjeli novije poruke. Slika . Ekranski prikaz zakazivanje čišćenja

Izvor: http://windows.microsoft.com/hr-hr/windows/outlook/clean-inbox možete i sortirati poruke određenih pošiljatelja i prebaciti ih u odgovarajuću mapu kako nikada ne bi stigle do vaše ulazne pošte. Korištenje zakazivanja čišćenja: 1. Odaberite poruku u ulaznoj pošti, zatim kliknite Počisti 2. Kliknite Zakazivanje čišćenja 3. Odaberite mogućnosti koje vam najbolje odgovaraju.

Brze akcije – uz brze akcije servisa Outlook.com poruke možete označiti za daljnje praćenje, brisati ih ili označiti kao pročitane jednim klikom. Isto tako možete stvarati i dodavati vlastite brze akcije, odnosno uklanjati one koje ne želite. Da biste koristili brze akcije, pokažite na poruku e- pošte i kliknite ikonu željene akcije. Kada pokažete na ikonu, prikazat će se tekst koji naznačuje akciju kojoj odgovara. Slika . Ekranski prikaz brze akcije

Izvor: http://windows.microsoft.com/hr-hr/windows/outlook/clean-inbox isto tako možete prilagoditi brze akcije. Kliknite ikonu Mogućnosti, zatim kliknite Više postavki pošte. U odjeljku Prilagođavanje servisa Outlook kliknite Brze akcije i odaberite koje brze akcije želite vidjeti u ulaznoj pošti. Slika Ekranski prikaz brze akcije

Izvor: http://windows.microsoft.com/hr-hr/windows/outlook/clean-inbox Ako ne želite vidjeti brze akcije, poništite potvrdni okvir Pokaži brze akcije.

7. KREIRANJE PROFILA Kreiranje profila na Web servisu Outlook najjednostavnije započinjemo tako da odlazimo na link http://outlook.com ili http://hotmail.com. Zatim nam se otvara preglednik gdje mi klikom miša idemo na Outlook.com. Slika . Ekranski prikaz preglednika Outlook

Izvor: www.outlook.com Zatim idemo na sljedeći korak gdje nam se otvara mogućnost ulaska u Outlook s postojećim korisničkim računom ili ukoliko ga nemamo kreiramo novi. Slika . Ekranski prikaz početne stranice

Izvor: www.outlook.com Potrebno je stisnuti „Sign up now“ za kreiranje korisničkog računa. Zatim se pristupa izradi. Otvara nam se poseban obrazac u koji ispunjavamo potrebne podatke u potrebna polja. Bira se željena e-mail adresa (dostupnost se provjera klikom), te se popunjava ostatak forme. Slika . Ekranski prikaz kreiranja profila

Izvor: www.outlook.com Outlook nam nudi mogućnost popunjavanja sigurnosnih polja u slučaju gubitka lozinke ili slično, a sastoji se od unosa telefonskog broja, zamjenske e-mail adrese ili sigurnosnog pitanja gdje nam se nudi mogućnost odgovora na: majčino mjesto rođenja, najbolji prijatelj iz djetinjstva, ime prvog ljubimca, najdraži profesor i sl. Da bi se prihvatilo kreiranje profila moramo ispuniti najmanje dva od ova tri polja. Znači ukoliko izgubimo lozinku tražimo

mogućnost unosa jednog od ovih polja kako bismo identificirali našu e-mail adresu, te dobili mogućnost izmjene lozinke i ponovni pristup servisu. Nakon što smo unijeti sve potrebne podatke potrebno je kliknuti na prazni kvadratić ispred o prihvaćanju uvjeta korištenja tj. kvadratić „ I accept“. Slika . Ekranski prikaz završetka kreiranja korisničkog računa

Otvara nam se prozorčić u znak dobrodošlice. Nastavljamo dalje klikom na „Continue to Inbox“. Slika . Ekranski prikaz dobrodošlice na Outlook

Izvor: www.outlook.com U novootorenom prozoru je prikazan otvoreni profil korisnika. Na samom vrhu mogu se vidjeli linkovi na ostale poznate servise (kalendar, dokumenti, fotografije, skydrive i ostalo) 22

Isto tako postoji mogućnost da se dodatno postavi Outlook račun (postavke), te je moguće kreirati listu kontakata za primanje i slanje mailova. Slika . Ekranski prikaz korisnikovog Outlook profila

Izvor: www.outlook.com Članstvo na Outlook-u se ne plaća, već je ta usluga potpuno besplatna. Upravo iz tog razloga kao i mnogih drugih (funkcionalnost, praktičnost i ostalo), Outlook se smatra jednim od najkorištenijih webservisa za komunikaciju u elektroničkom obliku.

8. POSLOVNA PRIMJENA Poslovna primjena Outlooka je jednostavno nevjerojatna, te život bez e-mail komunikacije postao je gotovo nezamisliv. Njime je omogućena brza i efikasna komunikacija između ljudi na velike udaljenosti. U današnjem brzom tempu poslovanja, za moderno komuniciranje i besprijekornu organizaciju posla usudili bi se reći neophodno je korištenje servisa Outlook. Program je namijenjen svim poslovnim ljudima. Izrazito je opsežan program i ukoliko dobro upoznamo rad s njime, uvelike će nam pomoći u komunikaciji i organizaciji vremena. Bez Outlooka nema uspješnog vođenja poslovanja gotovo u svim gospodarskim granama, a oni

koji uspješno posluju bez njega trebali bi biti svjesni da bi im se poslovanje još više poboljšalo njegovim korištenjem. Kao što smo rekli Outlook je servis za slanje poruka, ogranizaciju vremena i poslovnih informacija koji Vam u kombinaciji sa Exchange serverom, u pravom poslovnom okruženju pomaže pri planiraju sastanaka, zadataka, kontakata i omogućava lakšu manipulaciju porukama. Svi djelatnici određene organizacije trebaju biti osposobljeni kako bi znali koristiti informacijsku tehnologiju, odnosno kako bismo znali doći do određene informacije. Danas se tehnologija razvila do mjere kada se uredsko poslovanje pretvorilo u poslovanje i izvan ureda, rad u timovima, omogućena je lakša suradnja sa suradnicima, stvorene su baze podataka, arhivi i sl. Ako se pravilno koristi, e-mail je jedan od najučinkovitijih alata za poslovnu komunikaciju. E-mail je odličan alat ako treba obavijestiti sve zaposlenike o novoj uredskoj politici ili o drugim sličnim obavijestima oko određenih izmjena (npr. dolazak važnog posjetitelja u ured). Navodimo primjer za informacije koje svatko treba i na koje nitko ne treba odgovarati, što ga čini brzim i učinkovitim sredstvom komunikacije. E-mail često služi za marketing i oglašavanje raznih medija i/ili poduzeća i njihovih proizvoda i/ili usluga. Može se vrlo jednostavno doći do potrošača ili poslovnih suradnika, personalizirati e-mail poruku sa imenima primatelja te uključiti link organizacije, odnosno pošiljatelja. To je brz, besplatan, praktičan i učinkovit način reklamiranja i davanja do znanja svog postojanja te usađivanja u svijest potrošača ili poslovnih partnera. E-mail je koristan način komunikacije za navođenje činjenica, dijeljenje mišljenja i pregovora s drugom stranom. Takav princip brži je od obične pošte i pruža jednostavan način da se zadrži rekord postupka bez stvaranja dodatnih troškova ( primjer je komunikacija putem fiksnog ili mobilnog telefona koja se naplaćuje, dok se razgovori putem mail-a ne naplaćuju neovisno o vremenu korištenja). Također tvrtke korištenjem Outlooka primarno mogu uštedjeti novac jer im takav način komunikacije koja se ne naplaćuje, smanjuje troškove. Osim novca, štedi se i vrijeme radnika, povećava se automatski njihova učinkovitost, jer zaposlenici mogu iskoristiti vrijeme za druge poslove. Mogu stvoriti učinkovite marketinške mogućnosti, održavati izvrsne komunikacijske linije unutar tvrtke i surađivati na projektima. Ovakav način poslovanja, konkretnije komuniciranja je dostupan i prilagođen svim generacijama radnika, puno je udobniji, 24

funkcionalniji i korisniji od tradicionalnih pisama ili pak podsjetnika. Pomoću e-maila tvrtke mogu lakše postići svoje ciljeve i napraviti posao učinkovitije i brže, korištenje e-maila osigurava konkurentsku prednost, ostvaruje uštede, povećava zadovoljstvo i učinkovitost zaposlenih. Elektronička pošta je veoma koristan i moćan alat u poslovnom svijetu. Korištenje e-maila postao je sveprisutan način razmjene informacija među poslovnim ljudima koji pridonosi njihovoj poslovnoj uspješnosti.

9. KONKURENCIJA 9.1. Gmail

Gmail je web servis za elektroničku poštu internetskog pretraživača Google otvoren sredinom 2004. godine namijenjen komunikaciji. Glavna prednost Gmaila je više od 750MB prostora za poruke koji stalno raste, te posjeduje i druge prednosti kao što je posjedovanje alata za izdvajanje neželjene pošte te Google tehnologija za pretraživanje e-pošte. Ono po čemu se Gmail izdvaja od ostalih web mailova je lokalizacija, što znači da je u cijelosti preved, ne koristi mape već samo oznake, te je također podržan IMAP, a postoje i verzije za mobilne uređaje, pa se vlastita pošta može pregledavati i na zaslonu vlastitog mobilnog telefona.7 Link Web servis: http://gmail.com ili https://mail.google.com/ Slika . Ekranski prikaz Web servisa

7 http://hr.wikipedia,org/wiki/Gmail

Izvor: www.gmail.com 9.2. Yahoo! Mail

Yahoo! Mail je besplatan e-mail servis ponuđen od strane američkog poduzeća Yahoo!. Otvoren je u 1997. godini i prema comScore-u Yahoo! Mail je drugi najveći web-based e-mail servis s 310 milijuna korisnika od listopada 2011. Godine te najpopularniji webmail servis u SAD-u. Link Web servisa: www.mail.yahoo.com Slika . Ekranski prikaz Yahoo! Mail-a

Izvor: www.mailyahoo.com Jedna od glavnih prednosti Yahoo! Mail je da osigurava sredstva za smanjivanje velikih velikih datoteka za njihove slanje. Naime, mogu se slati datoteke veličine i do 2GB s ovu značajku. S druge strane ne može se koristiti POP s besplatnog Yahoo e-mail računa ili pak postoji tona oglasa na Yahoo.“ –ovom e-mail računu.8 9.3. Hushmail

Hushmail je e-mail koji nudi uslugu PGP- širfiranih e-mailova, pohranu datoteka, ispraznost domene i Instant Messaging. Hushmail koristi OpenPGP standarde, a izvor je dostupan za preuzimanje. Dodatne sigurnosne značajke uključuju skrivene IP adrese u zaglavlju e-maila. 8 www.mail.yahoo.com

Besplatni e-mail račun ima ograničenje prostora za pohranu od 25MB, a također nema ni IMAP ili Post Office Protocol (POP3) usluge. Link Web servisa: www.hushmail.com Slika . Ekranski prikaz Hushmail-a

Izvor: www.hushmail.com Hushmail kao glavnu odliku ima to što je veoma siguran i pouzdan, no naspram Gmail-a ima mnogobrojne mane. Ima razna ograničenja, poput ograničenja prostora za pohranu od samo 25MB, te nema ni IMAP ili POP3. Dodatni prostor za pohranu se naplaćuje.9 9.4. Iskon. Webmail

Iskon.Webmail je usluga za korištenje e-maila preko web sučelja na hrvatskom jeziku, uz osiguranu korisničku podršku i sigurnosnu zaštitu mailboxa. Ovom e-mailu se može pristupiti s bilo kojeg računala (od kuće, prijatelja, na poslu) putem svojih korisničkih podataka. Link Web servisa: http://webmail.iskon.hr/ Slika . Ekranski prikaz Iskon Webmail-a

9 www.hushmail.com

Izvor: http://webmail.iskon.hr/ Iskon.web mail je dio Iskon Internet tvrtke. Kao jednu od odlika ima pružanje besplatne usluge za posjedovanje e-mail računa, no osim internet usluga pruža Iskon i fiksnu liniju za telefon i IPTV pristup čime se nudi triple play usluga.10

9.5. GMX Mail GMX Mail je besplatni webmail servis GMX. Osnovan 1997. godine u Njemačkoj, osnivač GMX Internet Services, Inc. GMX Mail jedan je od nausješnijih svjetskih pružatelja. Sa svojim jedinstvenim webmail sustavom nudi rješenja za kućne korisnike, kao i za mala, srednja i velika poduzeća, jamče optimalnu učinkovitost, pružaju svojim korisnicima nove značajke čime se povećava udobnost i sigurnost. Takve značajke uključuju GMX Mail Collector, organizator, prostor za pohranu datoteka i adresar koji pomaže u organizaciji obveza i sastanaka. Sigurnost GMX- ovih korisničkih računa je uvijek na prvom mjestu, brine o sigurnosti i štiti vas od spamova i virusa. Dostupan je s bilo kojeg računala spojenog na Internet. Više od 6250 zaposlenih svakodnevno naporno rade kako bi se osigurala sigurnost i jednostavnost za korisnike, održavaju više od 13 milijuna aktivnih računa e-pošte.11 Link Web servisa: www.gmx.com (English, French, Spanish) ili www.gmx.net (German) 10 http://webmail.iskon.hr/ 11 www.gmx.com

Slika . Ekranski prikaz Web servisa

Izvor www.gmx.com

10. POZITIVNE VS. NEGATIVNE STRANE Tabela . Pozitivne vs. negativne strane Outlooka POZITIVNE STRANE

NEGATIVNE STRANE

Sinkroniziran s radom Windows 8 i SkyDrive Za pristup je potrebno imati vezu na Internet servisa. Besplatno rješenje za povezivanje s ljudima na Može se dogoditi da se sve pohranjene učinkovitiji

način

pružanje

posebne poruke elektroničke pošte obrišu

produktivnosti,brzo pretraživanje informacija Mogućnost organiziranja ulaznog spremnika Mogućnost

dobivanja

neželjenih

poruka

prema prilagođenim mapama, kategorijama, (SPAM) funkcija uređivanja

razmjenjivanja, dokumenata

prikazivanja sustava

Microsoft

Office pomoću servisa Office Web Apps-a Nove mjere zaštite koje štite od bezvrijedne Kod otvaranja korisničkog računa moguće je pošte i zlonamjernih web-mjesta

da korisnik neće dobiti željeni oblik adrese 29

elektroničke pošte Omogućuje pristup elektroničkoj pošti s bilo Nedostatak kojeg računala spojenog na Internet

takozvanih

neverbalnih

komunikacijskih znakova (izraz lica, držanje i ponašanje sugovornika) što može dovesti do netočne

interpretacije

poruke,

posebno

neugodno u poslovnoj primjeni. Gotovo neograničen i besplatan prostor za Nema IMAP kod mobilnog pristupa pohranu, veličina pojedinačnog privitka po poruci e-pošte iznosi 300MB Moderno korisničko sučenje

Nedostatak

prilikom

korištenja

adresara

(WAB datoteke), udaljeni ga napadač mže iskoristiti

rješavanje

proizvoljnog

programnskog koda. U krajnoj liniji dovodi do

preuzimanja

kontrole

nad

ranjivim

računalom Automatski

sortira

poruke

kontakata, Poruka za koju se zna da je upućena ne pojavi

newslettere, te novostina društvenim mrežama se u Inboxu primaoca. koje je moguće preseliti u drugi pretinac ili obrisati uz svega nekoliko klikova Korisnici imaju kontrolu –usluga, poštuje Brisanje tvrdokornih Outlook poruka privatnost korisnika Povezanost

drušvenim

poslovnim Nemogućnost automatske provjere pravopisa

mrežama( Facebook,Twitter, Linkedln, Google, korisnici mogu pregledati fotografije prijatelja, poruke, statuse, pozive te instant poruke u objedinjenj i stalnoj aktivnoj listi kontakata koja je povezana sa svim navedenim mrežama

Izvor : sistematizacija autora prema internetskom izvoru www.outlook.com ; Korazac.ba http://kozarac.ba/article843.html ; Yac

http://www.yac.mx/hr/pc-tech-tips/software/deleting-

stubborn-outlook-messages.html

Outlook Web servis pomaže svojim korisnicima da bolje upravljaju svojim vremenom i informacijama, da se povezuju bez obzira na granice, da ostanu zaštićeni, te da zadrže kontrolu. Outlook pomaže povećanju produktivnosti i poboljšanju sigurnosti, te njegove prednosti znatno nadilaze nedostatke, posebice zbog toga što svakodnevno rade na poboljšanju. Servis Outlook nam pomaže zbog brzog pretraživanja informacija, nudi jednostavno upravljanje našim dnevnim prioritetima i informacijama, redizajnirani izgled i dojam sučelja za slanje poruka čini sastavljanje, oblikovanje te rad s informacijama jednostavnijim i intuitivnijim iskustvom. Povezujemo se s ljudima na jednostavan i učinkovit način. Pruža nam također mogućnost upravljanja djeljenim informacijama i sadržajem u jednom sučelju. Sve navedene nedostatke Outlook nastoji u što boljoj mjeri otkloniti. Da bi nas zaštitio od otkrivanja osobnih podataka na opasnim web mjestima, nudi nam poboljšanji filtar bezvrijedne pošte, a dodao je i nove značajke koje onemogućuju veze i upozoravaju nas na opasan sadržaj unutar neke poruke e-pošte. 12

11. SWOT ANALIZA Tabela . SWOT analiza SNAGE (Strengths)

SLABOSTI (Weaknesses)

•

Besplatna usluga

•

Jaka konkurencija

•

Dostupna svima (privatnim/poslovnim

•

Nema IMAP kod mobilnog pristupa

•

Mogućnost pojavljivanja neželjenih

korisnicima) •

Praktična, i jednostavna za korištenje

•

Funkcionalna

•

Mogućnost primanja virusa

•

Mobilni pristup je omogućen

•

Pristupanje s mobilnog uređaja može

•

Ima POP agregaciju i IMAP

•

Smanjuje troškove (novca,vremena)

•

Povezivanje sa servisima Facebook,

poruka

biti

gnjavaža,

ukoliko

koristite

iPhone,u aplikaciji Mail i dalje će vam biti ponuđen Hotmail.

12 www.office.microsoft.com

Twitter i Linkedln •

Upravljanje svim komunikacijama u jednom sučelju

•

Skydrive

PRILIKE (Opportunities)

PRIJETNJE (Threats)

•

Razvoj novih tehnologija

•

Sve zahtjevniji korisnici

•

Jačanje potreba korisnika

•

Pojava novih inovacija

•

Privlačenje korisnika inovacijama

•

Nejasna uloga i jačina izvan tržišnih

•

Poboljšanje usluga

•

Alias mail adresa koja je izravno

utjecaja

vezana za glavnu e-mail adresu

•

Fleksibilnost konkurencije

•

Visok

nivo

prijetnje

stranih

konkurenata

Izvor : Sistematizacija autora prema internetskom izvoru www.office.microsoft.com

12. TROŠKOVI, POKAZATELJI POSLOVANJA, USPJEŠNOST Outlook.com

Microsoft servis, osnovan 2012., je potpuno besplatan servis za e-poštu,

omogućuje korištenje svih funkcija potpuno besplatno, nema plaćanja nikakve naknade za korištenje. Dakle, sve što nam je potrebno je trošak vremena za registraciju na servis i nakog toga ga je moguće koristiti neograničeno bez dodatnih troškova. Bitno je napomenuti da su jedini potrebni troškovi oni koji se plaćaju za internetku vezu, no oni se plaćaju bez obzira na korištenje e-mailova. Outlook.com je novo lansirani e-mail Microsoft kompanije, te zamjenjuje stari Hotmail. Najuočljivija karakteristika novog e-mail servisa je ta što nije preplavljen napornim reklama i banerima.

Sa svim svojim poboljšanim značajkama, objektivno gledano Outlook ima sve što je potrebno kako bi izašao na crtu svom glavnom konkurentu Gmailu koji je u siječnju 2012.godine utvrdio da ima 350 milijuna aktivnih korisnika. Važno za spomenuti je također to da mnoge tvrtke koriste poslovni mail koji je baziran na Hosted Exchange proizvodu koji nudi sve napredne funkcije Outlook-a. Efikasnost je što nema dodatnih ulaganja u već postojeći sustav. Uslugu za korištenje najsuvremenijih softverskih rješenja plaćate na mjesečnoj bazi, a u nju su uračunati troškovi održavanja, nadogradnje i aktualizacije softvera. Na taj način smanjujete kapitalna ulaganja, a troškovi postaju predvidljivi. U mjesečne troškove uračunata je antivirusna i antispam zaštita, te backup. PoslovniMail Start i PoslovniMail Premium nude dodatni prostor, po korisniku, po započetom GB podataka, mjesečno 6,25kn, te cijena mjesečna po korisniku za Start inosi 62,50kn, a Premium 75,00kn. Outlook se može pohvaliti uspješnom poslovanju unatoč snažnom konkurentu Gmailu. Njihove usluge su kvalitetne, pune dobrih sadržaja koji stvaraju konkurentsku prednost nad ostalim tržišnim natjecateljima. Microsoft je sve svoje korisnike @hotmail.com adrese preusmjerio na Outlook.com koji bilježi konstantan porast korisnika i trenutno je na ovom servisu oko 400 milijuna korisnika. Prema tvrdnjama iz Microsofta, ovo nije bilo lako napraviti jer je trebalo preseliti stotine milijuna aktivnih računa, s oko 150 milijuna GB podataka, uključujući e-mailove, kalendare, kontakte i osobne postavke svih korisničkih računa. Proces je trajao punih 6 tjedana. Stari Hotmail je bio jedan od najpopularnijih poslužitelja e-pošte, prvi put je predstavljen 1996.godine. Hotmail je tada bio neovisna tvrtka, a Microsoft ga je kupio 1998. za 400 milijuna dolara.

13. MOGUĆNOST NADOGRADNJE FUNKCIONALNOSTI U BUDUĆNOSTI Outlook je Microsoftov novi i u potpunosti redizajnirani webmail sustav te zbog toga ne možemo govoriti o radikalnim promjenama u skoroj budućnosti jer Outlook predstavlja novu i poboljšanu verzija zastarjelog Hotmaila. Poboljšane su postojeće funkcije i stvorene nove kako bi što više olakšale njegovo korištenje i omogućile što veću personalizaciju. Novi Outlook ima moderno korisničko sučelje za novu generaciju preglednika i uređaja. Usluga se ističe svježim i čistim korisničkim sučeljem koje je intuitivno za uporabu i radi na svim uređajima koji podržavaju Exchange ActiveSync. Omogućena je bolja preglednost ulaznog 33

pretinca, koji sada ima 30% više vizualnog prostora. Nadalje, usluga ne prikazuje oglase a nema niti velikog okvira pretraživanja koji bi zauzeo dodatni prostor. To su samo su neke od karakteristika novog i poboljšanog web servisa. Prema tvrdnjama iz Microsofta, nije bilo jednostavno preseliti stotine milijuna aktivnih računa, s oko 150 milijuna GB podataka, uključujući e-mailove, kalendare, kontakte i osobne postavke svih korisničkih računa. Proces je trajao punih šest tjedana. Microsoft je najavio novu značajku za Outlook.com – korištenje pseudonima po uzoru na Gmail. Na primjer, imate abcde@outlook.com elektroničku adresu povezanu s poštanskim sandučićem ali ne žele koristiti primarni spremnik za registraciju na forume ili slične stranice, možete postaviti pseudonime. Tako izbjegavate polu-spam bombardiranja i pošta tog tipa vam stiže u posebnu mapu za pohranu. Znači, kreirate dodatnu adresu Outlook.com elektroničke pošte

abcd +

jank@outlook.com i posebnu mapu, nakon toga ste mirni od spama. „Vjerujemo da će ljudi zavoljeti Outlook više nego što su voljeli Hotmail. Pažljivo slušamo što govore naši korisnici i napravit ćemo sve prilagodbe i promjene kako bi bili još zadovoljniji“, kazao je programski menadžer Microsofta Dick Craddock.

14. ZAKLJUČAK Svrha našeg seminarskog rada je bila da vam ukratko predstavimo web servis Outlook.com, s naglaskom na njegovim funkcionalnostima, konkurentskim prednostima, brojnim uslugama koje nudi svojim korisnicima. Eletroničko poslovanje je danas rastući trend u svijetu. Glavno sredstvo razmjene informacija putem interneta u današnjem svijetu komunikacije je e-mail. Prema nekim podacima koristi ga više od pola milijarde ljudi. Teško da danas netko može zamisliti život bez e-maila, te sustav je omogućen svima. Glavni razlog tome je njegova funkcionalnost i jednostavnost, pružanje visoke kvalitete, tj. omogućena je brza i efikasna komunikacija među ljudima na velikoj udaljenosti. Postao je sveprisutan način razmjene informacija među poslovnim ljudima koji pridonosi njihovoj poslovnoj uspješnosti. Kao što smo naveli u samom opisu web servisa Outlook je besplatan servis za e-poštu koji vam omogućava da: pristupite e-pošti, kalendarima i kontaktima putem bilo kojeg povezanog uređaja, da održavate ulaznu poštu urednom uz automatizirane alate kao što su Počisti i Otkaži, mogućnost stvaranja novih adresa e-pošte namijenjene za određene svrhe, povezivanje s kontaktima s društvenih mreža. Korisnici imaju kontrolu. Usluga poštuje punu 34

privatnost. Možemo se složiti da je korištenje elektroničke pošte veoma koristan i moćan alat u poslovnom svijetu, postao je svepristun način razmjene informacija među poslovnim ljudima koji pridonosi njihovoj poslovnoj uspješnosti. Outlook svojim korisnicima pomaže da bolje upravljaju vremenom i informacijama, da se povezuju bez obzira na granice, pomaže produktivnosti i poboljšanju sigurnosti. Nakon pročitanog rada sigurno se možete složiti kako je Outlook.com u potpunosti razvijen web servis, te konstantno teži poboljšanju vrijednosti u svrhu postizanja što većeg zadovoljstva korisnika, sukladno tome vidimo čitav niz prednosti koje smo naveli u radu u odnosu na nedostatke.Hotmailov sljedbenik, Outlook je odlično unaprijeđen i objektivno gledano ima sve što je potrebno da bi ostvario konkurentsku prednost u odnosu na Gmail, te ostale konkurente.

LITERATURA 1. Microsoft

Office

http://office.microsoft.com/hr-hr/novice/sto-je-outlook-

HA010265949.aspx 2. ICT

Business

http://www.ictbusiness.info/internet/10-razloga-zasto-outlook-com-

umjesto-gmaila 3. Wikipedija http://hr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Outlook 4. Netokracija

http://www.netokracija.com/outlook-com-suceljem-zabranjenog-naziva-zeli-

zamijeniti-gmail-no-sto-zapravo-dobivamo-34933 5. EdukaCentar

http://www.edukacentar.hr/Seminari/Uredski-IT-seminari-i-

ECDL/Microsoft-Outlook-poslovne-komunikacije 6. Jutarnji

list.hr

http://www.jutarnji.hr/windows-live-live-usluge-imaju-i-poslovnu-

primjenu-/933598/ 7. Algebra.hr http://algebra.hr/edukacija/seminari/ms-outlook-poslovne-komunikacije/ 8. Minpo.hr http://www.minpo.hr/UserDocsImages/pdf/Priru%C4%8Dnik-e-Poslovanje.pdf 9. Gmx.com www.gmx.com 10. Yahoo.com www.yahoo.com

11. Gmail.com www.gmail.com 12. Netokracija

http://www.netokracija.com/outlook-com-suceljem-zabranjenog-naziva-zeli-

zamijeniti-gmail-no-sto-zapravo-dobivamo-34933 13. Korazac.ba http://kozarac.ba/article843.html 14. Yac

http://www.yac.mx/hr/pc-tech-tips/software/deleting-stubborn-outlook-

messages.html 15. Office. Microsoft

http://office.microsoft.com/hr-hr/outlook-help/10-glavnih-prednosti-

microsoft-office-outlooka-2007-HA010165026.aspx 16. Goldyrecords http://www.goldyrecords.com/download/outlook/outlook%20(3).pdf 17. Gadgeterija

http://gadgeterija.tportal.hr/2012/07/31/zbogom-hotmailu-stigao-nam-je-

potpuno-novi-outlook-no-hocete-li-zbog-njega-napustiti-gmail/#.UpN2YdKkrVE 18. Poslovni dnevnik http://www.poslovni.hr/tehnologija/microsoft-ugasio-hotmail-sve-prebaciona-outlookcom-239705

POPIS TABLICA

ŽIVOTOPIS AUTORA Maja Jelančić Osobni podaci: Datum rođenja: 19.12.1990.

Adresa: Slavonska 15a, Nova Gradiška Mobitel: 098 131 9096 e-mail: maja005@hotmail.com

OBRAZOVANJE: 09/2009 -

Ekonomski fakultet u Zagrebu, Trg J.F. Kennedya 6, 10000 Zagreb Poslovna ekonomija

09/2005-06/2009 Srednja stručna sprema Gimnazija Nova Gradiška, Trg kralja Tomislava 9, Nova Gradiška Opća gimnazija

RADNO ISKUSTVO 02/2012-02/2012

Kaufland (www.kaufland.hr) Maksimilijana Benkovića 34 -inventura robe

OSOBNE VJEŠTINE

RAZUMIJEVANJE

GOVOR

slušanje

govorna

interakcij

produkcij

čitanje

PISANJE

engleski

njemački

Komunikacijske vještine

- sklonost surađivanja u timskom radu -izražene komunikacijske i organizacijske vještine

Organizacijske vještine

- samostalnost u obavljanju radnih zadataka -ustrajnost -izražena radna etika

Računalne vještine

- aktivno poznavanje komponenti Microsoft Office-a

Željana Jurišić OSOBNI PODACI: Datum rođenja: 01.03.1991. Adresa: Tupekova 28, Brestje, 10360 Sesvete Mobitel: 095 550 45221 e-mail: zelja.jurisic@gmail.com

OBRAZOVANJE: 06/2009 -

Ekonomski fakultet u Zagrebu, Trg J.F. Kennedya 6, 10000 Zagreb Poslovna ekonomija

06/2006-09/2009 Srednja stručna sprema Ekonomska srednja škola „Stjepana Radića" Žabljak – Usora, 74230 BiH RADNO ISKUSTVO: 02/2012-02/2012

Kaufland (www.kaufland.hr) 38

Bistrička ulica, 10360 Sesvete -inventura robe 04/2013-07/2013 Odvjetnički ured V.Šuster Administrativni poslovi Trg kralja Petra Svačića 1, 10 000 Zagreb

OSOBNE VJEŠTINE:

engleski

RAZUMIJEVANJE

GOVOR

slušanje

govorna

interakcij

produkcij

njemački

Komunikacijske vještine

čitanje

B2 B2

PISANJE

- sklonost surađivanja u timskom radu -izražene komunikacijske i organizacijske vještine

Organizacijske vještine

- organizacija rada -ustrajnost -izražena radna etika

Računalne vještine

- aktivno poznavanje komponenti Microsoft Office-a

Vozačka dozvola

SAŽETAK U kratkim crtama bismo predstavile naš seminarski rad na temu „Outlook“. 39

U današnjem svijetu komunikacije e-mail je postao glavno sredstvo razmjene informacija putem interneta. Predstavlja moćan i koristan alat u poslovnom svijetu. Predmet ovog rada je objašnjavanje uloge i svrhe web servisa Outlook, jednog od najčešće korištenih programa za e-mail poštu kako u poslovnom svijetu, tako i u privatnom. Outlook je softver koji omogućuje slanje i primanje e-pošte, te upravljanje njome,kalendarom i kontaktima, pri čemu na kontakte mislimo na poznanike, prijatelje i poslovne partnere. Nadalje, kalendar se može putem interneta također podijeliti. Microsoft Outlook 2010 ili Outlook 2013 postavlja se tako da računu sustava Office 365 ili nekoj drugoj vrsti računa, koja se temelji na Exchange, pristupa upisom adrese e-pošte i lozinke. Outlook automatski pronalazi postavke i postavlja vezu sustava Exchange s računom. Hotmail brand nije prestao postojati nego se samo prebacio na novu domenu, upravo naš Outlook. Osim imena, Outlook je dobio potpuno novo sučelje, koje je vrlo čisto, jednostavno i pregledno. Korisnici sada svoj mail servis mogu povezati s profilima na društvenim mrežama. Outlook nudi vrhunske alate za upravljanje poslovnom i osobnom e-poštom. Donosi bogatije radno okruženje kojim se ispunjavaju potrebe za komunikacijom na poslu, kod kuće i u školi. Od ponovno dizajniranog izgleda do naprednih značajki organizacije e-pošte, pretraživanja, komunikacije i društvenog umrežavanja, Outlook nudi vrhunski rad pomoću kojeg se može postati još produktivnijim i u kontaktu s osobnim i poslovnim mrežama. Najvažnija funkcionalnost Outlooka je organiziranje poruka e-pošte, kalendara, kontakata, zadataka i popisa obveza na jednom mjestu. Sve počinje od računa e-pošte. S tog mjesta možemo početi raditi s porukama, pretvarajući ih u zadatke i obveze, te spremajući podatke o ljudima s kojima komunicirate na popis kontakata, da ne biste morali pamtiti adrese e-pošte i telefonske brojeve. Aktivnosti možemo podijeliti na komuniciranje, upravljanje i pronalaženje. Glavna namjena je organizacija e-pošte, primanje i slanje poruka koje se obavlja na jednostavan način. Osim izvornog teksta možete umetati razne slike, privitke, video sadržaje. Kalendar je jedna od funkcija Outlooka. Sve obveze predstavljaju aktivnosti koje možete unijeti u svoj kalendar. Nudi kratak pogled na vaš raspored, sastanke, rođenanske i druge podsjetnike, te na praktičan način možete provjeriti vremensku prognozu.

Kontakti su kao centralna baza podataka o vašim suradnicima, prijateljima i drugim osobama s kojima ste u kontaktu. Pravilnim i dosljednim korištenjem kontakata omogućit ćete ili unaprijediti rad i ostalih funkcija, poput praćenja komunikacije s određenom osobom, razmjenjivanje podataka o slobodnom vremenu. SkyDrive je besplatna pograna na mreži za vaše datoteke kojima možete uvijek pristupiti kada ih spremiti na servis. SkyDrive možemo koristiti za razmjenu fotografija, dokumenata i drugih datoteka s osobama. Ključne novosti u novom Outlooku su: moderno korisničko sučelje za novu generaciju preglednika i uređaja. Pametan i snažan sustav. Automatski sortira poruke kontakata, newslettere te novosti na društvenim mrežama, koje je moguće preseliti u drugi pretinac ili obrisati uz svega nekoliko klikova. Korisnici imaju kontrolu. Outlook nudi mogućnost organiziranja ulaznog spremnika servisa u uklanjanje nepotrebnog sadržaja pomoću filtriranja, čišćenja, zakazivanja čišćenja i brzih akcija. Kreiranje samog profila je jako jednostavno. Prilikom ulaska na početnu stranicu nudi nam se mogućnost ulaska s postojećim računom, ili kreiranje novog. Ukoliko nemamo korisnički račun popunjavamo obrazac s željenom e-mail adresom,lozinkom, sigurnosnim pitanjima, te nakon unosa svih potrebnih podataka i prihvaćanja ugovora kreiran je vaš račun. Članstvo na Outlooku se ne plaća, usluga je potpuno besplatna. Outlook je izrazito opsežan program i ukoliko se pametno koristimo njime, velike vam može biti od pomoći, kako u komunikacij, organizaciji vremena te u poslovnoj primjeni. Može biti dobar način za marketing, oglašavanje raznih medija i poduzeća. Može se jednostavno doći do potrošača ili poslovnih suradnika, personalizirati e-mail poruku sa imenima prijatelja. To je brz, besplatan, praktičan način reklamiranja, princip koji je brži od uobičajene običen pošte, te pruža jednostavan način da se zadrži rekord postupka bez stvaranja dodatnih troškova. Kao konkurenciju naveli smo Gmail, koji se može smatrati kao najjači protivnik Outlooku, zatim Yahoo!Mail, Hushmail, Iskon.Webmail, te GMX Mail. Outlook pomaže svojim korisnicima zbog brzog pretraživanja informacija, nudi jedinstveno upravljanje dnevnim prioritetima i informacijama, redizajnirani izgled i dojam sučelja za slanje poruka čini sastavljanje i rad s informacijama jednostavnijim. Povezujemo se s ljudima na jednostavan i učinkovit način.

Outlook nudi poboljšane funkcije kako bi se što više olakšalo njegovo korištenje i omogućila što veća personalizacija. Korisnici imaju kontrolu. Usluga poštuje punu privatnost korisnika, a nudi napredne mogućnosti za zahtjevnije korisnike. Možemo se složiti da Outlook svojim nadograđivanjem, inovacijama, estetskim izglednom uz jednostavnost i praktičnost ima veliku prednost nad svojim konkurentima.

Maja Jelančić Željana Jurišić

SADRŽAJ 1. Informacije o autorima seminara 2. Kratak opis web servisa 3. Namjena 4. Registracija na Outlooku 5. Slanje i primanje e-pošte i upravljanje njome 6. Upravljanje kontaktima 7. Upravljanje kalendarom 8. SKYDRIVE 9. Odjava s Outlooka 10. Zaključak 11. Literatura

1. Informacije o autorima seminara Maja Jelančić • Nova gradiška • Opća gimnazija Nova Gradiška • 4. godina Poslovne ekonomije

Željana Jurišić • Usora, BiH • Srednja ekonomska škola Stjepana Radića • 4. godina Poslovne ekonomije

2. Kratak opis web servisa • Outlook je softver koji omogućuje slanje i primanje e-pošte te upravljanje njome,kalendarom i kontaktima, pri čemu pod kontaktima mislimo na poznanike, prijatelje i poslovne partnere • Dio programskog paketa “Office” koji spaja nekoliko vrsta softvera za stvaranje dokumenata, proračunskih tablica i prezentacija te za upravljanje e-poštom

3. Namjena • Upravlja e-poštom, kontaktima, kalendarom i svim podacima koji se razmjenjuju pomoću računala, kao što su vijesti i blog članci distribuirani na internetu te mogućnost chata izravnim porukama • uz pomoć dodatnih značajki može se upravljati i podacima razmijenjenim pomoću mobilnog telefona, IP-telefona i osobnog digitalnog pomoćnika (SPDA ili Smartphone) koji sadrži Windows Mobile .

4. REGISTRACIJA NA OUTLOOKu

5. SLANJE I PRIMANJE E-POŠTE TE UPRAVLJANJE NJOME

Organizirana ulazna pošta Organizacija i uklanjanje nepotrebnog sadržaja pomoću: • filtriranja, • čišćenja, • zakazivanja čišćenja • i brzih akcija.

6. UPRAVLJANJE KONTAKTIMA

7. UPRAVLJANJE KALENDAROM

8. SKYDRIVE

9. ODJAVA S OUTLOOKA

10. ZAKLJUČAK - Prednosti • • • •

•

Brzo pretraživanje informacija Povezivanje s ljudima na jednostavniji i učinkovitiji način Organiziranje informacija na jednostavniji i bogatiji način Nove mjere zaštite koje štite od bezvrijedne pošte i zlonamjernih web-mjesta Omogućuje pristup elektroničkoj pošti s bilo kojeg računala spojenog na Internet Omogućuje korisniku veliki kapacitet pohrane elektroničke pošte Moderno korisničko sučelje

•

• • •

Automatski sortira poruke kontakata newslettere te novosti na društvenim mrežama,koje je moguće preseliti u drugi pretinac ili obrisati uz svega nekoliko klikova Korisnici imaju kontrolu-usluga poštuje privatnost korisnika Povezivanje s Facebookom, Twitterom, Linkedlnom, Googleom Korisnici mogu pregledati fotografije prijatelja, poruke, statuse, pozive te instant poruke u objedinjenoj i stalno aktivnoj listi kontakata koja je povezana sa svim navedenim mrežama

-Nedostaci• • • • •

• •

•

• •

Za pristup je potrebno imati vezu na Internet Može se dogoditi da se sve pohranjene poruke elektroničke pošte obrišu Mogućnost dobivanja neželjenih poruka (SPAM) Kod otvaranja korisničkog računa moguće je da korisnik neće dobiti željeni oblik adrese elektroničke pošte Nedostatak takozvanih neverbalnih komunikacijskih znakova (izraz lica, držanje i ponašanje sugovornika) što može dovesti do netočne interpretacije poruke, posebno neugodno u poslovnoj primjeni. Nema IMAP kod mobilnog pristupa Nedostatak prilikom korištenja adresara (WAB datoteke), udaljeni ga napadač mže iskoristiti za rješavanje proizvoljnog programnskog koda. U krajnoj liniji dovodi do preuzimanja kontrole nad ranjivim računalom

Nedostatak prilikom korištenja adresara (WAB datoteke), udaljeni ga napadač mže iskoristiti za rješavanje proizvoljnog programnskog koda. U krajnoj liniji dovodi do preuzimanja kontrole nad ranjivim računalom Brisanje tvrdokornih Outlook poruka Nemogućnost automatske provjere pravopisa

11. LITERATURA • službena stranica Microsoft office (online). Dostupno na: http://office.microsoft.com/hr-hr/novice/sto-je-outlookHA010265949.aspx (7.11.2013.) • službena stranica ICT Business(online). Dostupno na: http://www.ictbusiness.info/internet/10-razloga-zastooutlook-com-umjesto-gmaila (7.11."013.) • službena stranica Wikipedija(online). Dostupno na: http://hr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Outlook (7.11.2013.) • službena stranica Netokracija(online). Dostupno na: http://www.netokracija.com/outlook-com-suceljemzabranjenog-naziva-zeli-zamijeniti-gmail-no-sto-zapravodobivamo-34933 (7.11.2013.)