Name Organisation
Name Organisation Machbarkeitsstudie
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1.0
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11. – 13.05. Mai 2011
<Projektname> - Machbarkeitsstudie
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<Projektname> - Machbarkeitsstudie
Name Organisation.................................................................................................. 1 Machbarkeitsstudie ................................................................................................. 1 Dokument Informationen ....................................................................................... 2
Inhalt 1. Einleitung ................................................................................................................ 5 1.1 Zweck 5 1.2 Zusammenfassung Entscheider ......................................................................... 5
2. Zielvereinbarungen ................................................................................................ 6 3. Business Cases ........................................................................................................ 6 3.1 Kunden- Zielgruppen ......................................................................................... 6 3.2 Gegenwärtiges Geschäftsmodell....................................................................... 6 3.3 Auswirkungen .................................................................................................... 7 3.4 Anforderungen Business ................................................................................... 7
4. Projektumfang ........................................................................................................ 7 4.1 Organisatorisch & geographisch ....................................................................... 7 4.2 Funktionaler Umfang ......................................................................................... 7 4.3 Außerhalb des Projektumfanges ....................................................................... 8
5. Zusammenhänge Projekt ....................................................................................... 9 6. Abhängigkeiten Projekt .......................................................................................... 9 6.1 Liste von Projekten und Initiativen.................................................................... 9
7. Vorgehensweise Projekt....................................................................................... 10 7.1 Rahmenbedingungen und Annahmen ............................................................ 10 7.2 Vorgehensweise, um Ergebnisse (Deliverables) zu erzielen ........................... 10
8. Risikoanalyse und Risikomanagement................................................................. 10 9. Infrastruktur ......................................................................................................... 11 Version 1.0 [ Mai 2011] Name Organisation, vertraulich , 2011
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9.2 Zukünftige Infrastruktur .................................................................................. 11 9.1 Aktuelle Infrastruktur ........................................................................................... 11 10. Projekt Organization............................................................................................. 11 10.1 Rolen & Verantwortlichkeiten ....................................................................... 13 10.2 Kontroll- Strategie ......................................................................................... 14 10.3 Entscheidungs prozeduren ............................................................................ 14
11. Vorgehensweise Projekt....................................................................................... 14 12. Projekt Plan........................................................................................................... 16 13. Kosten/ Nutzen-Analyse....................................................................................... 17 Glossar......................................................................................................................... 18 Anhang A: Formular für das “Executive Summary” ................................................... 18 Anhang B: Formulat für die Risikoanalyse .................................................................. 18 Anhang C: Formular für die Kosten/ Nutzen-Analyse ................................................ 18
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1. Einleitung 1.1 Zweck
Dieser Abschnitt sollt die Gründe zusammenfassen, die zum Projekt geführt haben, einschließlich einer hochverdichteten Beschreibung für Entscheider, den Projektumfang und die wichtigsten Projektziele, allgemein formuliert. Die Auflistung wichtigster Chancen und Risiken (externe Größen – außerhalb des Projektumfangs) sollen das Bild abrunden. Es gilt, das große Bild des Projektes zu beschreiben, anhand dessen ein Gremium, dass Mittel für ein Projekt vergibt, ohne großen Aufwand das Wesentliche des Projektes versteht. Tool: Assoziogramm (Stoffsammlung ohne Struktur Was gehört zum Projekt, was gehört nicht dazu?), Mindmap (Stoffsammlung mit Struktur), Akronym SMART (Zieldefinition)
1.2 Zusammenfassung Entscheider
Dieser Abschnitt soll – auf hoher Verdichtungsstufe – den Geschäftszweck des Projektes verdeutlichen. Was soll erreicht werden? Zum Beispiel, Geschäftsprozesse schlanker zu gestalten, um schneller mit neuen Produkten oder Dienstleistungen auf den Markt zu kommen. Anhand dieses Kapitels sollen Entscheider (s. Projektorganisation, Kap. 10) über die Attraktivität des Projektes entscheiden und es genehmigen oder beenden. In diesem Kapitel wird das „Große Bild“ des Projektes – wenn möglich emotional – gezeichnet und es werden die wichtigsten Projekt-Kennzahlen hoch aggregiert aufgeführt: Kosten, Termine, Qualität und Funktionalität (Was kann das Ergebnis des Projektes). Schwierigkeit: 30-50 Seiten Machbarkeitsanalyse müssen auf eine Drittel-Seite reduziert werden, anhand derer die Entscheider „abgeholt“ werden und dem Projekt begeistert zustimmen. Es werden drei Realisierungsalternativen gerechnet (Kosten/ Nutzen). Die Alternative mit kürzester Amortisationszeit wird empfohlen. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Mit welchem Bild (=Emotionen) können Sie Ihre Entscheider abholen? Ein Profiling Ihrer Entscheider ist unverzichtbar, um zu wissen , wie man sie abholt! Gliederungspunkte könnten sein 1. Ziele 2. Zusätzlicher Nutzen Beispiel: Ziele: Sicherstellen, dass die Anforderungen und Erwartungen der Kunden erfüllt werden oder kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Produkte durch verbesserte Reporting-Tools für Trendanalysen. Zusätzlicher Nutzen: schlankere und effizientere Prozesse, Reduzierung der Hardware-Infrastruktur
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Tool: Standardisierte Bezeichnungen für Geschäftsprozesse („faster time to market“, „order to cash“, etc.)
2. Zielvereinbarungen Dieser Abschnitte soll die wichtigsten Ziele nach Geschäftseinheiten auflisten. Sie sollten klar und eindeutig formuliert sein und beschreiben, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Sie können nur managen, was Sie messen können. Eine SMARTe Zielvereinbarung ist der erste Schritt zum Erfolg. Sie ist DIE Messlatte für Erfolg oder Misserfolg Ihres Projektes! An vage formulierten Ziele kann man Sie selbst bei guter Arbeit scheitern lassen. Tool: Akronym SMART (Zieldefinition): spezifisch = unmissverständlich, messbar=Messzahl, ausführbar betrifft die Verfügbarkeit der Ressourcen Budget, Zeit, Qualifikation, realistisch= geht es überhaupt?, terminierbar
3. Business Cases Hier sollten folgende Punkte deutlich herausgestellt werden:
3.1 KundenZielgruppen
- Welche Zielgruppen unter den Kunden gibt es? - Gibt es eine Marktanalyse? Welche Erwartungen haben unsere Kunden? - Welchen zusätzlichen Wert generieren Sie für den Kunden durch das Projekt? - Welche hilfreichen Maßnahmen haben Sie ins Auge gefasst, um das Projekt erfolgreich durchzuführen? - etc.
3.2 Gegenwärtiges Geschäftsmodell
Bitte beschreiben Sie Ihr Geschäft, wie es heute funktioniert und die Auswirkungen eines erfolgreich durchgeführten oder unterlassenen Projektes. - Wie funktioniert Ihr Geschäft/ Ihre Dienstleistung? - Welches Alleinstellungsmerkmal hat Ihre Organisation? - Wer entscheidet, was gekauft, verkauft/ angeboten wird oder ausgeführt? Wer ist weisungsbefugt? Wer überwacht? - Welches sind Schlüsselinformationen?
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- Welche anderen Faktoren sind wichtig? - etc.
3.3 Auswirkungen
3.4 Anforderungen Business
In diesem Kapitel wird der Einfluss des Projektes auf interne Prozesse beschrieben, wie Bestellung, Kunden-Beziehungsmanagement, oder Verwaltung.
In diesem Abschnitt werden stark verdichtet, die Anforderungen der Leitungsfunktionen und der Kunden beschrieben. - Welche Erwartungen verschiedener Interessensgruppen (Stakeholder) gibt es?
4. Projektumfang 4.1 Organisatorisch Es ist notwendig beides zu definieren, den organisatorischen und geographischen Umfang des Projektes. Welche organisatorischen Einheiten spielen im & geographisch
Zusammenhang mit dem Projekt eine Rolle, an welchen Standorten? Inwiefern spielen Sie eine Rolle bei der Umsetzung des Projektes? Graphische Darstellungen sind hier hilfreich.
4.2 Funktionaler Umfang
In diesem Abschnitt sollten die Geschäftsprozesse und deren erforderliche Funktionalität dokumentiert werden. Sie sind ein wesentlicher Teil des Projekt(struktur)planes. Zusätzliche Anforderungen sollten hier aufgelistet werden, welche die Leistung der Prozesse (Bearbeitungszeiten, Qualitätsmerkmale, Verfügbarkeit), Sicherheitsaspekte u.s.w. betreffen. Alle in der Machbarkeitsanalyse abgesegneten Anforderungen werden im Feinkonzept (engl. „solution paper“=Lösungspapier) gesammelt. Sie sind die Grundlage für die Tests am Ende des Projektes. Bespiel: Beschwerde-Management
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4.3 Außerhalb des Projektumfanges
In diesem Abschnitt wird explizit aufgelistet, was nicht zum Projekt gehört. Es reicht nicht aus, anzunehmen, dass alles, was nicht ausdrücklich zum Umfang des Projektes gehört, nicht im Rahmen des Projektes realisiert wird. Sie ersparen sich viel Ärger und viele Gespräche, wenn Sie diesen Punkt ernst nehmen. Tool: Blick in das Assoziogramm, Kap. 1.1
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5. Zusammenhänge Projekt Dieses Kapitel beschreibt die Projektgrenzen, die durch Aktivitäten, Daten, Menschen, Organisationen und Systeme (Software, Datenbanken, etc.) definiert sind, Dinge, die außerhalb des Projektumfanges existieren und das Projekt beeinflussen. Wenn möglich auch graphisch darstellen. Sie wissen, ein Bild sagt mehr als 1000 Worte.
6. Abhängigkeiten Projekt Hier sollten Projekte, Bemühungen, Systeme, Initiativen, etc. – local (in Ihrer Organisation) oder global (in der gesamten Organisation) – aufgelistet werden, die vom Erfolg des Projektes abhängen oder für die der Projekterfolg ein wichtige Ergänzung des eigenen Projektes/ der eigenen Aktivität ist.
6.1 Liste von Projekten und Initiativen Initiative/Projekt
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7. Vorgehensweise Projekt Hier wird aufgezeigt, wie das Projekt angegangen werden soll. Welches Vorgehensmodell (s. Seminarunterlagen, S.15-22) gewählt wurde. Ob das Projekt mit einem “Big Bang” eingeführt werden soll (Wasserfall-Modell) oder sukzessive (iterativ-inkrementell=Prototyping). Es wird gezeigt, wie das Projekt strukturiert wird, im Rahmen eines Projektstruktur- und Produktstrukturplanes und wie die Ressourcen zugeordnet werden (Personal (extern, intern), Budget, Zeit, Energie, Verbrauchsmaterial, Abschreibungen, etc.). Zuletzt werden Annahmen und Rahmenbedingungen für das Projekt festgelegt bzw. aufgelistet. Tool: Vorgehensmodell, Projektstrukturplan (Meilensteine, Deliverables= Zwischenergebnisse, wichtige Dokumente) auf hohem Abstraktionsniveau (max. 3 Ebenen)
7.1 Rahmenbedingungen und Annahmen
Hier werden die wesentlichen Größen aufgelistet, welche die Planung des Projektes begrenzen: Geschäftsfelder, Technik, Budgets, Ressourcen (Zeit, Geld, Qualität, Funktionalität) und Risiken. Die Zustimmung der Führung Ihrer Organisation hierzu ist essentiell für den Projekterfolg.
7.2 Vorgehensweise, um Ergebnisse (Deliverables) zu erzielen
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie das Projekt modularisiert wird. An welchen Stellen und warum Meilensteine in der Zeitplanung (GANTT-Diagramm, Netzplan) zur Überprüfung der Einhaltung von Terminen, Qualität(en), Teilbudgets und Funktionalitäten gesetzt werden.
8. Risikoanalyse und Risikomanagement In diesem Kapitel wird die Auswirkung von Risiken evaluiert. Welche EintrittsWahrscheinlichkeiten haben sie. Welche Tragweiten? An welchen Symptomen erkennt man, dass ein risikobehafteter Zustand eintritt? Wie kann man ein Ranking (=Reihenfolge aufgrund von Gewichtungen) der Risiken erstellen. Welche Maßnahmen (vorbeugend, eventual=akut) machen Sinn. Wie ranke ich diese Maßnahmen?
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9. Infrastruktur 9.1 Aktuelle Infrastruktur
Beschreiben Sie möglichst graphisch die aktuelle Infrastruktur (Kommunikation, Organisation, externe Dienstleister, etc.) , die für das Projekt in Anspruch genommen werden sollte oder muss (Bitte differenzieren). Welche Geräte gehören dazu? Gibt es eine „Blaupause“?
9.2 Zukünftige Infrastruktur
Wohin soll die Reise gehen? Im Falle eines Rechnerverbundes würden Sie den zukünftigen Zustand auf einem relativ hohen Abstraktionsniveau graphisch beschreiben. Welche Schnittstellen oder Spezifikationen gibt es? Gibt es gesetzliche oder technische Vorgaben?
10. Projekt Organization Wie ist das Projekt organisiert?
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Beispiel einer Projektorganisation: Lenkungsausschuss
Projektteam
Teilprojekt A
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Teilprojekt B
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Teilprojekt C
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Wer hat welche Verantwortlichkeiten? Wer ist Mitglied im Lenkungsausschuss? 10.1 Rolen & Verantwortlichkeite Im Projektteam? Hat der Projektleiter Budgetverantwortung? Disziplinarische Weisungsbefugnis? Wer ist für die Konzepterstellung verantwortlich, die Implen mentierung, die Tests? Die verschiedenen Aufgaben zum Vorgehensmodell? Generell: Lenkungsausschuss: -
Gibt die Machbarkeitsstudie in Auftrag, erwartet die Ermittlung der Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit von exakt drei Realisierungsalternativen
-
Startet (GO/ NO GO) das Projekt
-
Erwartet regelmäßig –je nach Projektdauer , meist dreimonatlich – mündliche Berichte zu wichtigen Zwischenschritten (Meilensteinen) Soll/ Ist-Vergleich, Planeinhaltung/ -abweichungen
-
Der Projektleiter ist Mitglied im Lenkungsausschuss, ebenso die Entscheider der wichtigsten betroffenen Bereiche, Empfehlung 3 Mitglieder Projektteam:
-
5- 7 Mitglieder, Auswahl nach betroffenen Bereichen und Qualifikation, u. U. Personen, die Probleme machen, verantwortlich einbinden
-
Eine möglichst umfassende Verantwortung für Umsetzung und Budget ist für den Projekterfolg wichtig.
Teilprojekt: Übernimmt die Bearbeitung wichtiger, spezieller Aspekte des Projektes (Experten-Teams)
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10.2 KontrollStrategie
Welche regelmäßigen Meetings soll es geben? Wann sollen sie stattfinden? Wer protokolliert? Welche Verteiler werden eingerichtet? Wer ist verantwortlich für die Erstellung von Berichten? Bis wann? Gibt es Projekt-Status-Meetings (Meilensteine), Projekt-Management-Meetings, Lenkungsausschuss-Meetings?
10.3 Entscheidungs Dieses Kapitel beschreibt Entscheidungsstrukturen und deren Kommunikation: prozeduren Entscheidungen innerhalb des Projektumfangs
Entscheidungen außerhalb des Projektes
Eskalationsprozedere (Wie geht es weiter, wenn etwas schief geht? Alternativen mit Kosten/ Nutzen-Verhältnis)
Insbesonders soll beschrieben werden, wie mit Änderungsanforderungen (engl. „change requests“) der Auftraggeber umgegangen wird. Wer genehmigt sie? Wie werden sie eingepreist? Wie werden sie dokumentiert?
11. Vorgehensweise Projekt Hier wird das vorgeschriebene Vorgehensmodell beschrieben, mit allen Meilensteinen, den Vorgängen (engl. „tasks“), die jeder Phase des Vorgehensmodells zugeordnet sind, sowie den zu erstellenden Dokumenten.
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Beispiel
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12. Projekt Plan Der Projektplan (hier GANTT-Diagramm) zeigt den zeitlichen Ablauf des Projektes im Detail an. Wann beginnt das Projekt? Wann soll es abgeschlossen sein? Welche Vorgänge (Aktivitäten) werden wie lange dauern? Zwischen welchen Vorgängen gibt es Abhängigkeiten? Das kleinste Zeitintervall sollte ein Tag sein. Die Vorgänge sollten den Phasen des Vorgehensmodells zugeordnet sein. Das GANTT-Diagramm ist ein wichtiges Controlling-Instrument und Grudlage jeder regelmäßigen (wöchentlich?) Projektteam-Sitzung. Mit ihm werden Einhaltung bzw. Verzögerungen im Projekt dokumentiert, besprochen und ggf. dem Lenkungsausschus berichtet, wenn die Abweichungen zu den Projektvorgaben (= Ergebnis Machbarkeitsanalyse) zu groß sind.
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13. Kosten/ Nutzen-Analyse Die Kosten/ Nutzen-Analyse setzt sich zusammen aus den Projektkosten bis zur Inbetriebnahme des Projektergebnisses. Zusätzlich wird der geldwerte Nutzen des Projektes evaluiert. Den Quotienten aus Kosten und geldwertem Nutzen nennt man Amortisationszeit. Sie beschreibt innerhalb welcher Zeit die Projektkosten sich amortisieren. Zusätzlich zum quantifizierbaren Nutzen gibt es qualitative Nutzen. Bitte separate auflisten. Die Kosten sollten nach den verschiedenen Kostenarten des BAB (Betriebsabrechnungsbogen) aufgelistet werden. Im kameralistischen System entsprechend. Hierzu gehören Personalkosten (intern, extern), Verbrauchsmaterial, Energiekosten, Abschreibungen, etc. . Investitionen (aktivierungs-pflichtige Kosten Bilanz) werden separat aufgeführt. Wichtig ist es alle Kosten des Projektes in einer Kostenstelle zusammenzufassen.Sonst ist kein effizientes Controlling möglich!!!!
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Glossar
Anhang A: Formular für das “Executive Summary”
Anhang B: Formulat für die Risikoanalyse Anhang C: Formular für die Kosten/ Nutzen-Analyse
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