Manual do Trainee EQ Jr. – Consultoria e Projetos
1) Incentivo Primeiramente, parabéns pela aprovação no processo seletivo, trainees!!! O ingresso na EQ Jr. será um grande passo para o seu desenvolvimento acadêmico e profissional. Porém, depende de vocês se desafiarem a saírem da sua zona de conforto e buscarem as oportunidades que a empresa pode oferecer. Sabendo das dificuldades que podem aparecer no início do seu trabalho na empresa, criamos este manual contendo as principais informações sobre o funcionamento da EQ Jr.. Bem vindos e boa sorte!!! 2)
Apresentação da empresa e de suas diretorias
A empresa é composta por 5 diretorias: Administrativo/Financeiro, Gestão de Pessoas, Gestão de Qualidade, Marketing e Projetos. Cada diretoria possui suas funções específicas e elas trabalham em conjunto para desenvolver a empresa e seus consultores. Abaixo, serão listadas as funções de cada diretoria e quais as ferramentas mais utilizadas por seus consultores. I)
Diretoria Administrativo/Financeiro: •
Requisitar orçamentos e pesquisas de preços;
•
Realizar a estruturação de cargos da EQ-Jr ;
•
Disponibilizar verbas para todas as compras necessárias para a EQ-Jr;
• Formular contratos entre a EQ-Jr e empresas contratantes, bem como assiná-los juntamente com o Presidente e o Diretor de Projetos; • Contratar advogado para qualquer eventual problema que ocorra em relação às atividades da EQ-Jr; •
Administrar a conta bancária, o livro-caixa e a contabilidade da EQ-Jr em geral;
• Elaborar cláusulas contratuais de ordem financeira a serem definidas para assinatura de contratos entre a EQ-Jr e empresas contratantes; • Analisar a viabilidade financeira dos projetos a serem desenvolvidos pela EQ-Jr e elaborar uma planilha de custos de projeto; • Liberar verbas para as diretorias a fim de dar andamento nos projetos, bem como cuidar da reposição do material utilizado; e •
Tomar as providências necessárias para a obtenção de isenções fiscais e tributárias.
• Parágrafo Único: Os itens (a), (d), (g), e (h) deverão ser realizados em conjunto com a Diretoria de Projetos. As principais ferramentas utilizadas no desempenho das funções acima citadas são: RQ Money, planilha de planejamento financeiro, planilha de gastos não-planejados, planilha de reembolso e precificação, entre outras.
II) •
Diretoria Gestão de Pessoas:
Gerenciar o cadastramento e as demissões dos consultores;
• Selecionar os consultores que atuarão no desenvolvimento de projetos, juntamente com a Diretoria de Projetos; •
Organizar eventos internos, incentivando a participação de todos os consultores;
• Incentivar os consultores a comparecerem a eventos externos e organizar a locomoção, se necessário; •
Trabalhar na motivação dos consultores da empresa;
• Detectar falhas na empresa como um todo, fazendo um levantamento e elaborando sugestões para resolvê-las; • Organizar e incentivar a participação dos consultores da empresa em treinamentos relacionados à melhoria da qualidade do pessoal; •
Promover o reconhecimento dos consultores;
•
Promover a seleção dos novos consultores através do Processo Seletivo;
• Contribuir com a comunicação interna da empresa através do “EQ me conta?”, jornal elaborado quinzenalmente; • Avaliar o desempenho de cada consultor individualmente, através das planilhas de desempenho; •
Contribuir para o bem estar de todos na empresa;
•
Promover o desenvolvimento individual dos consultores.
As principais ferramentas utilizadas no desempenho das funções acima citadas são: MailChimp google forms, excel e mais especificamente as planilhas do plano de desenvolvimento individual (PDI).
III)
Diretoria Gestão de Qualidade: •
Realizar o acompanhamento dos progressos das diretorias em relação aos indicadores do Planejamento Estratégico, Tático e Operacional; (ou seja, se a empresa está funcionando de acordo com os objetivos e se os resultados estão se adequando ao esperado);
•
Gerir os meios de comunicação interna da empresa, bem como os arquivos armazenados no banco de dados, de forma padronizada e priorizando fácil acesso;
•
Monitorar a criação e revisar os procedimentos da empresa para posterior acompanhamento;
•
Organizar e analisar feedbacks para medir o funcionamento de procedimentos internos;
•
Acompanhar metas e mudanças;
•
Sugerir correções e soluções quando necessário.
As principais ferramentas utilizadas no desempenho das funções citadas acima são: Planilha 5W2H, Diagrama de causa e efeito (Ishikawa), Fluxogramas, 5S, Planilha GUT de priorização de riscos, planilha de análise de riscos, com base nos Princípios de Qualidade (ISO 9001:2015) e nas diretrizes do Método de Excelência em Gestão, e aplicado de acordo com o ciclo PDCA.
IV)
Diretoria Marketing:
A diretoria Marketing é responsável por gerenciar a imagem interna e externa da EQ Jr. Entre suas principais funções estão: •
Divulgar a EQ Jr. para o mercado externo e para o campus, procurando sempre o canal de comunicação mais adequado (Email, Site, Facebook);
•
Divulgar os eventos realizados pela EQ Jr como cursos, palestras, visitas técnicas e afins;
•
Gerenciar a divulgação do Processo Seletivo;
•
Organizar Visitas Técnicas, abertas para os consultores e os alunos da graduação;
•
Em conjunto com a Presidência, estabelecer o primeiro contato com o possível cliente advindo de Prospecção Ativa/Passiva, a fim de apresentar melhor a empresa e seu portfólio, caminhando para um possível fechamento;
•
Acompanhar o relacionamento do cliente com a empresa através da execução do CRM (Customer Relationship Management)*;
•
Realizar a Prospecção Ativa, forma de captação direta de possíveis clientes.
Atualmente, as principais ferramentas utilizadas pela Diretoria no desempenho de suas funções são: Access, Adobe Photoshop e Mail Chimp. *CRM: Sigla de Customer Relationship Management, é um ramo que gerencia o relacionamento empresa/cliente. Na EQ Jr., ele é aplicado na forma de formulários de feedback que procuram mensurar se o serviço prestado está no nível de qualidade esperado para a empresa e para o cliente.
V)
Diretoria Projetos:
•
Analisar a viabilidade de projetos, o que inclui: os aspectos financeiros e de conhecimentos técnicos, assim como se a empresa tem a infraestrutura necessária à realização do projeto ou possui recursos de consegui-la por meio de parcerias;
•
Elaborar ferramentas capazes de melhorar a gestão de projetos continuamente;
•
Capacitar consultores a serem gerentes de projetos por meio de treinamentos e apresentações;
•
Definir uma comissão realizadora para um projeto juntamente com a Diretoria Gestão de Pessoas e a Diretoria Executiva (composta pelos diretores e pela presidência);
•
Acompanhar e auxiliar o gerente do projeto nas discussões, junto a empresa que contratou nossos serviços, sobre os aspectos técnicos e contratuais do projeto, os prazos de execução e os custos;
•
Acompanhar e auxiliar o gerente do projeto no monitoramento durante o projeto, buscando manter sempre o bom andamento desde no que se refere aos prazos de execução, pela garantia do controle de qualidade e pelo cumprimento de normais técnicas e contratuais;
•
Avisar a Diretoria Administrativa/Financeira sempre que houver a possibilidade de gastos, entradas de capital na empresa ou necessidade de reposição de bens materiais;
•
Acompanhar o gerente de projetos na emissão, em um tempo pré definido contratualmente, de relatórios parciais e finais para toda a empresa e para a empresa que contratou a EQ Jr. – Consultoria e Projetos;
•
Acompanhar o andamento e garantir a qualidade e a execução de qualquer contrato em que a empresa tiver responsabilidades de entrega de produtos e serviços;
•
Auxiliar a empresa que contratou os serviços da EQ Jr. – Consultoria e Projetos na implantação da solução que foi proposta.
As principais ferramentas utilizadas pela Diretoria Projetos ao desempenhar as funções acima citadas são: 5W2H, WBS, planilha de análise de riscos, cronograma, relatório, MS Project, planilha de mensuração de desempenho e plano de gerenciamento de projetos.
VI)
Diretoria Executiva (composta pelo Presidente e Vice e por todos os diretores):
•
Mediar as deliberações da Assembleia Geral;
•
Acompanhar as atividades das suas diretorias, apresentando os resultados nos relatórios bimestrais e anuais e elaborar o planejamento financeiro de suas respectivas diretorias.;
•
Analisar a viabilidade da EQ Jr. realizar os projetos e serviços requeridos por clientes, além de elaborar e aprovar as propostas de prestação de serviço e os respectivos contratos.;
•
Representar os consultores de suas respectivas diretorias nas tomadas de decisões da Diretoria Executiva.;
•
Elaborar e revisar o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional, além de estabelecer diretrizes fundamentais da EQ Jr.;
•
Observar eventual desídia de consultor efetivo, podendo suspendê-lo da condução do projeto, delegando-o a outro consultor, e propondo Assembleia Geral para exclusão do consultor em questão.
•
Cumprir e fazer cumprir o Estatuto e Regimento Interno da EQ Jr..
Além das explicações sobre cada diretoria da empresa, outros aspectos de seu funcionamento serão explicados, visto a importância de todos os membros conhecê-los bem. Desligamento da empresa O consultor pode ser desligado da empresa pelos seguintes motivos: a)
Pela sua renúncia;
b) Pela conclusão, abandono ou jubilamento do curso na Universidade Federal de São Carlos, se tratando de consultor efetivo; c)
Por decisão, através de julgamento a ser realizado pela Diretoria Executiva;
d) Por 3 ausências sem justificativa nas reuniões ou nas atividades para que foram designados; e) ou afins;
Por ausentar-se por mais de 3 meses contínuos, por motivos de estágio, intercâmbio
f) Por comportamentos prejudiciais ao funcionamento da EQ Jr., sendo que esta decisão caberá à Diretoria executiva.
Faltas e Atrasos Como consultores da EQ Jr. devemos nos comprometer em demonstrar os valores que a nossa empresa deseja. Para isso devemos comparecer em todas as reuniões, tendo como objetivo saber do andamento da empresa e de nossa respectiva diretoria, além de ser um momento em que recebemos orientações do nosso diretor sobre os próximos passos e tarefas da diretoria. Como as reuniões são tão importantes para o seguimento do trabalho da nossa diretoria e empresa, após 3 faltas sem justificativa o consultor é desligado da empresa, como dito anteriormente. Mas o que conta como justificativa? Provas? Médico? Aulas? Esquecer da reunião? Tantas coisas podem acontecer durante nosso período na universidade que 3 faltas podem parecer muito pouco, mas não são. Quando aceitamos nossos consultores no processo seletivo acreditamos que todos possuem os valores da empresa e um deles é comprometimento. Portanto, esperamos que nenhum consultor falte por qualquer coisa. Justificativas: consulta médica, dinâmica ou entrevista de estágio, problemas de família e provas ou cursos dados pela empresa no horário da reunião. Um motivo apresentado frequentemente, mas que não é aceito como justificativa, é estudar para provas que vão acontecer logo após a reunião. Uma das habilidades que esperamos dos nossos consultores é a gestão de tempo, e, por isso, todos devem se organizar para que não faltem na reunião. Claro que há exceções, e se você tiver algo muito importante para fazer ou quatro provas no mesmo dia, faltar na reunião será aceitável, porém esperamos que essas justificativas não ocorram sempre. As faltas e os atrasos serão contados da seguinte maneira: •
3 faltas justificadas = 1 falta não justificada
•
3 atrasos (O atraso permitido é de 5 minutos) = 1 falta não justificada
•
Sair 3 vezes da reunião antes de 50% do tempo total = 1 falta não justificada
•
3 tarefas não entregues = 1 falta não justificada
•
Falta não justificada na eleição = 2 faltas não justificadas
•
Falta justificada na eleição = 1 falta não justificada
Eleições As eleições são realizadas durante uma Assembleia Geral e todos os consultores efetivos possuem direito a voto, assim como os mesmos podem candidatar-se. A eleição é realizada por voto secreto e o mandato possui duração de 1 ano. Para candidatar-se, o consultor precisa fazer um registro prévio, conforme o modelo de candidatura criado, durante o período especificado no edital. O presidente e o vice atuais acompanham o processo eleitoral. Caso eles não possam, seja por se candidatar a algum cargo novamente ou por outra razão, é formada uma comissão, composta por 4 consultores que não sejam candidatos a nenhum cargo. A apuração dos votos é realizada logo após a eleição, na sede da empresa. **Além dos Diretores e Presidência, nossa empresa conta com o cargo de gerente de projetos, 3 ou 4 pessoas preenchem esse cargo, dependendo da quantidade de pessoas na empresa e da demanda de projetos. Os gerentes de projetos são eleitos da mesma forma que os diretores e presidência. Trabalho de férias Durante o período de férias, os consultores não são dispensados de suas funções e continuam a desenvolver seus projetos e suas tarefas. As férias são um período importante para a empresa, já que, com a dispensa das aulas, os consultores possuem mais tempo para executar suas obrigações e a empresa pode desenvolver suas áreas. A quantidade de trabalho de cada consultor durante as férias irá depender do cargo que ele ocupa, do andamento de sua diretoria e da sua participação ou não em um projeto da empresa, sendo que, em alguns casos, é necessário que o consultor passe uma parte das férias em São Carlos para desenvolver o projeto em que está incluso. Entretanto, o trabalho de férias não impede que o consultor aproveite seu tempo de descanso. Com um pouco de organização, é fácil conciliar ambas as coisas. Como as férias de julho são mais curtas as diretorias continuam fazendo reuniões semanais para receberem direcionamentos do diretor da mesma. Já as férias de final de ano, por serem mais longas, são raras as ocasiões quando há reunião, porém todas as diretorias determinam tarefas a serem feitas a longo prazo por seus consultores. E todo consultor tem a liberdade para viajar e ficar alguns dias desligado da empresa, só é preciso avisar previamente sobre a viagem a as datas em que ficará ausente. Projetos Como qualquer empresa júnior, nós realizamos projetos para outras empresas de maior porte, tanto de consultoria como na área de engenharia química. Para fazer parte da equipe responsável por um projeto não é necessário pertencer a diretoria de projetos, e sim se oferecer para fazer parte da equipe. Como nossa empresa é formada, em sua maioria, por consultores que querem trabalhar na área empresarial, esperamos a pró atividade de todos os consultores para buscarem participar dos projetos. É importante lembrar que não importa o ano em que você está e as matérias que você já fez, a empresa dará todo o apoio e suporte necessário para a realização do projeto. **Sempre que surge algum projeto para a empresa definimos um gerente de projetos dentre os gerentes que foram eleitos no edital, que será o responsável final para a entrega do projeto, e um grupo de consultores, sem importar a diretoria em que cada um trabalha, para auxiliarem o gerente nas tarefas que devem ser realizadas. Para ser gerente de projetos é necessário fazer um curso, dado
pela empresa, focado em preparar os consultores para serem capazes de entregar o projeto com qualidade.
Chácara A chácara é um evento interno realizado pela empresa com o intuito de aproximar mais seus consultores, realizar dinâmicas, brincadeiras e discussões que possam ajudar no desenvolvimento dos consultores e da empresa. Além da participação dos consultores contamos com a presença dos egressos, que acrescentam em experiência profissional frente as discussões, trazem histórias antigas da empresa e ainda dão uma animada extra no evento. O evento, como o próprio nome diz, é realizado em uma chácara nas redondezas de São Carlos e inicia-se na tarde de sexta-feira e encerra-se no domingo. Uma comissão é criada para organizar o evento e sua programação, sendo composta por consultores de diferentes diretorias, e o diretor da comissão é um consultor da diretoria Gestão de Pessoas. A realização do evento é no início do ano letivo e a escolha do final de semana do evento depende da disponibilidade da maioria dos consultores. Participar da comissão de chácara é uma ótima oportunidade de se desenvolver, uma vez que demanda tempo, organização, tarefas, contato com pessoas e planejamento financeiro. Uma ótima oportunidade de se aprender e se divertir junto a empresa! Durante o evento, além de tópicos relacionados a empresa e seu desenvolvimento, são programadas brincadeiras, jogos e festas, o que torna o evento mais divertido e faz com que haja não só o crescimento da empresa mas também a integração entre seus consultores e egressos.
Nomeação de email/documentos (não sei se é aqui o melhor lugar) A empresa possui uma nomeação específica de documentos visando a melhor organização de nossos documentos. A nomeação foi desenvolvida pela gestão de qualidade e seu modelo deve ser seguido em todos os emails enviados e arquivos alocados no Google drive. O modelo está como publicação fixada do grupo do facebook da empresa. 3)
Explicação sobre o processo de trainees
Assim que os novos integrantes da empresa são aprovados no processo seletivo, inicia-se o processo de trainee. No qual, suas diretorias já estão pré-definidas, porém só serão reveladas ao final do processo.
Durante este período os trainees passam por quatro semanas de treinamentos obrigatórios e essenciais para a empresa. Os treinamentos fornecidos atualmente são: •
Gerenciamento de projetos (diretoria de projetos);
•
Bizagi (Gestão da qualidade);
•
Photoshop (Marketing);
• Compilado de ferramentas utilizadas frequentemente na empresa- Atas, Google drive, 5s, PDI e planilha de desempenho (Gestão de pessoas e gestão da qualidade); •
RQ Money (Adm/fin.);
•
Excel (Presidencia).
Apesar de alguns dos treinamento parecerem muito específicos de uma determinada diretoria, a presença de todos os nossos trainees em cada um dos treinamentos é necessária por dois motivos principais:
1) Uma das funções de uma empresa Junior é o desenvolvimento de seus consultores. Ou seja, devemos fornecer meios para o desenvolvimento de todos; 2) Paralelamente aos treinamentos, os trainees serão incumbidos de estruturar um projeto social.
A ideia da realização do projeto social surgiu primeiramente da falta de envolvimento da EQ Jr. com a comunidade em que esta inserida. Outra função dessa etapa do processo é, mais uma vez, o desenvolvimento dos novos trainees. O projeto funciona da seguinte forma: a diretoria de gestão de pessoas divide os ingressantes em grupos de 4 a 5 pessoas, feito isso, são fornecidos temas de projetos sociais pré-selecionados pela GP e aprovados por toda a empresa. Os grupos devem então escolher um dos temas fornecidos e trabalhar em grupo na estruturação desse projeto. Para auxiliar os trainees, dividimos os treinamentos obrigatórios em 4 semanas e recomendamos que cada fase de estruturação do projeto siga a ordem cronológica dos treinamentos. Por exemplo: Semana do photoshop - é recomendado que o trainees comecem a elaborar a arte principal do projeto. Após as semanas de treinamento os trainees ainda terão até a ultima reunião geral do semestre para terminar a estruturação do projeto e apresentar para toda a empresa. A empresa deverá então escolher entre os projetos qual(is) é(são) viável(eis) para aplicação.
4)
Ferramentas da empresa
Além de todas as ferramentas individuais de cada diretoria, a EQ Jr. tem algumas outras que são utilizadas pela empresa inteira. Por isso é muito importante que vocês conheçam e saibam utilizar todas elas. Whats App
Essa é uma ferramenta simples e é utilizada para a comunicação entre os consultores. É manejada através dos celulares, e provavelmente todos vocês já possuam. Vale ressaltar que é de extrema importância ler e responder o grupo da EQ Jr do Whats App. Quando souberem algo sobre o assunto levantado ou quando quiserem dar sua opinião sobre o que foi falado, sintam-se a vontade para fazê-lo. Facebook Essa segunda ferramenta também é utilizada para a comunicação interna. Através dela os consultores publicam questionários importantes, discutem assuntos da empresa como um todo e de cada uma das diretorias em particular. Os trainees serão colocados no grupo geral da empresa e durante o processo rotativo em cada diretoria que passarem serão adicionados ao seu respectivo grupo. Sempre estejam atentos aos grupos, é importante responder todas as enquetes publicadas e ler todos os posts para se manterem inteirados sobre o que acontece na empresa. Drive O Google Drive é uma das ferramentas mais importantes da empresa, pois nele estão armazenados todos os documentos da EQ Jr.. É bem simples de usar e com certeza vocês aprenderão rápido. No início do processo rotativo todos já terão acesso a ele. Tomem cuidado ao utilizá-lo, os documentos que uma pessoa apaga são excluídos do drive de todos da empresa, então só apaguem o que tiverem certeza. A organização desta ferramenta é feita pela Gestão da Qualidade, tudo é dividido em pastas, se vocês sentirem dificuldade em achar algum documento perguntem aos seus diretores onde está e eles darão a vocês um passo a passo para encontrar. Quando for o caso de colocar documentos no drive, sigam o mesmo procedimento, perguntem aos diretores e eles dirão onde deve ser colocado. Atas As atas são ferramentas utilizadas em todas as reuniões da empresa, principalmente reuniões gerais e de diretoria. É um procedimento bem simples de ser realizado. No Drive vocês encontrarão uma explicação mais detalhada do que deve conter em uma ata e de como formatá-la. Essa ferramenta é utilizada para que todos os consultores da empresa tenham acesso ao que é discutido em cada reunião, mesmo das diretorias que não pertençam. Além disso, ela serve como um lembrete das atividades que devem ser realizadas pelos participantes das reuniões e pode ser um auxilio para o andamento da próxima reunião. É importante ressaltar que é obrigação de todos os consultores ler todas as atas recebidas, para que toda a empresa esteja bem informada sobre os acontecimentos em cada diretoria e também em cada projeto. Após o término, o documento deve ser enviado para o googlegroups da empresa. A ata deve estar no corpo do email e em anexo em formato PDF. Além disso, o documento em formato PDF deve ser colocado no drive na pasta adequada. Você pode encontras os modelos de ATA, instruções e dicas em: Google Drive-> EQ Jr. – Consultoria e projetos -> diretorias -> (escolham a diretoria que vocês desejam fazer a ATA) -> ATAS Planilha de desempenho Existe uma planilha, semestral, para cada diretoria onde os diretores preenchem, toda semana, as tarefas a serem feitas por cada consultor e a presença do consultor na reunião. O intuito dessa planilha é tornar acessível e visual todas as tarefas que cada consultor deve realizar, além de servir como ferramenta de acompanhamento da performance de cada consultor. A performance de cada consultor obtida na planilha serve como indicador de desempenho da empresa como um todo, além auxiliar a Diretoria Executiva quando forem formar a comissão de algum projeto ou mandar alguém para um treinamento da FEJESP, pois acreditamos que quem realiza suas tarefas deve ser reconhecido pelo seu trabalho na empresa. Processo de Desenvolvimento Individual (PDI)
O PDI começou a ser estruturado em 2014 pelo pessoal da GP e o intuito dele era acompanhar e desenvolver os consultores, por isso é dividido em duas vertentes: Plano de Apadrinhamento - onde fazemos acompanhamento do desempenho de cada consultor, como está o clima da diretoria, se há algum problema de gestão do diretor ou qualquer outro problema de motivação e performance, visando tomar ações ou criar planos para resolver os problemas identificados com o acompanhamento. Plano de Desenvolvimento Individual - essa seria a principal parte to PDI onde, baseado no site talentoday, faríamos indicadores para as competências em falha de cada um dos consultores, buscando o desenvolvimento pessoal e profissional da empresa como um todo. O PDI é uma ferramenta aplicada pela Gestão de Pessoas que visa o desenvolvimento individual dos consultores e o da empresa como um todo. Ele é dividido em 3 etapas, explicadas a seguir: • Autoconhecimento- Esta etapa utiliza de duas ferramentas, a auto avaliação de carreira (ACR) e o Talentoday, são dois questionários individuais que devem ser respondidos a cada 6 meses. A data de preenchimento de cada um deles será lembrada pela Gestão de Pessoas e é muito importante que todos preenchem no prazo estabelecido. • Plano de Ação Individual (PAI)- Nessa etapa é desenvolvido o apadrinhamento dos consultores, no qual a Gestão de Pessoas apadrinha cada um dos consultores da empresa. O intuito desta etapa é ajudar diretamente os consultores a se desenvolverem, criando metas e indicadores em cima das características que se quer potencializar. Para isso são feitas 2 reuniões por semestre entre padrinho e afilhado. • Equipes de alta performance- Nesta etapa são avaliadas pela Gestão de Pessoas quais necessidades são encontradas na maioria dos consultores. Para que através desses dados sejam aplicados treinamentos, palestras e cursos que auxiliem o desenvolvimento necessário. Além disso, é aplicado o feedback 360° por onde os consultores avaliam-se uns aos outros. Uma maior explicação sobre este processo pode ser encontrada em : Google Drive->EQ Jr. – Consultoria e projetos -> Diretorias –> RH- Gestão de Pessoas -> Processo de Desenvolvimento Individual Email/Google groups Mais duas ferramentas utilizadas para a comunicação interna da empresa. O Google groups é um grupo da empresa que permite que sejam mandados emails para todos os consultores de uma vez. Vocês precisarão passar seu emails ao presidente para que ele cadastre todos no grupo. Os emails mandados através do grupo são muito importantes, como atas, dicas e vagas de estágio; por isso é necessário que vocês forneçam o email que mais acessam. *Dica: é interessante que o endereço de email de vocês seja profissional, com o nome de vocês ou algo do tipo. Então verifiquem seus endereços e se foro caso, criem outro email antes de passá-lo para o presidente. EQ me conta? O “EQ me conta?” é o jornal quinzenal da empresa. Ele é enviado via MailChimp, um ferramenta que nos permite montar um layout mais fácil de ser alterado e ao mesmo tempo moderno e dinâmico. No jornal existe uma explicação rápida sobre as atividades de cada diretoria ao longo dos últimos 15 dias. Ele é feito em um formato leve, com textos mais compactos e contém fotos menos formais de cada diretoria. MailChimp O MailChimp é uma plataforma online que permite a criação de um newsletter e o seu envio por email. Ela é utilizada para formular e enviar o EQ Me conta, jornal quinzenal da empresa, que foi apresentado anteriormente.
5)
Nomenclaturas
Neste tópico serão explicadas algumas das nomenclaturas que você vai ouvir bastante e precisa entender o que significam: Benchmarking Esta é uma prática feita para trocar informações entre as EJs. É simples e muito importante. Quando a EJ está com qualquer tipo de dúvida, algum consultor entra em contato com alguém de outra EJ que provavelmente consiga ajudá-lo. Isto pode ser feito entre as EJs da UFSCar ou com as de outras instituições, via email, facebook, telefone ou qualquer outro meio de comunicação, o que importa é trocar conhecimentos e informações. A EQ Jr. possui um modelo de Benchmarking no Drive, siga o modelo e registre todas as informações que julgar importantes. Vale ressaltar é classificado como benchmarking desde uma conversa informal até uma reunião presencial marcada com antecedência, contanto que, nos dois casos haja troca de informações entre os envolvidos. Você pode encontras o modelo de Benchmarking em: Google Drive-> EQ Jr. – Consultoria e projetos -> diretorias -> Diretoria Executiva -> Modelos -> DE_Mod_Rel_Benchimarking.doc. MEJ O Movimento Empresa Júnior é a junção de todas as empresas juniores do mundo, dentro dele existem outras divisões e instituições para ajudar a organização de todas as empresas juniores pertencentes ao MEJ. A existência do movimento mostra que não estamos sozinhos, que não fazemos parte de apenas um EJ, fazemos parte de algo muito maior, um movimento que vai além das fronteiras nacionais, de jovens universitários apaixonados por empreendedorismo e que buscam seu lugar no mercado de trabalho. É através dele que podemos crescer cada dia mais e encontrar apoio para as dificuldades da empresa. Uma excelente oportunidade de se conectar com pessoas, ampliar sua rede de contatos e se desenvolver Brasil Júnior A Brasil Jr é o órgão que representa o movimento empresa júnior do Brasil. FEJESP A sigla significa Federação das Empresas Juniores do Estado de São Paulo. Existem algumas regras para uma EJ conseguir se filiar a FEJESP, e por enquanto a EQ Jr. não é filiada. Grande parte do nosso trabalho de 2014 foi voltado para a estruturação da empresa no modelo FEJESP. Só é possível tentar a filiação a cada dois anos e em 2015 nós provavelmente tentaremos. NUJ O NUJ também é uma sigla importante, e significa Núcleo UFSCar Júnior. Ele é um tipo de empresa júnior que contém consultores de diversas EJs da UFSCar. Para participar e obter os benefícios e ajudas do NUJ a EJ precisa ter 2 de seus consultores participando do núcleo. Participar do NUJ é uma excelente oportunidade de ter um contato a mais com o MEJ, conhecer a realidade das EJs da UFScar, estar em contato direto com empresários juniores de diferentes cursos e trabalhar em áreas que talvez você não trabalharia na sua EJ. Algumas das empresas juniores que participam do núcleo: Engrenar Jr. (empresa júnior da engenharia mecânica), Produção Jr. (engenharia de produção), CATI Jr. (engenharia da computação), Edificar Jr (engenharia civil), entre outras. Networking É uma expressão muito utilizada no mundo profissional, ela se refere a uma rede de contatos. São as pessoas que um indivíduo conhece e os relacionamentos pessoais, comerciais e profissionais que mantém com elas. Essa rede é muito importante e começa a ser criada durante a universidade, quando você se relaciona com seus futuros concorrentes ou parceiros profissionais. PMO Esta ferramenta é muito utilizada pela diretoria projetos e significa Project Management Office, ou Escritório de Gerência de Projetos, em tradução livre. Segundo o Guia PMBOK, é uma das mais usadas quando se trata de Gerenciamento de Projetos. A definição desta sigla é um corpo ou entidade organizacional que recebe atribuições de várias responsabilidades relacionadas à
coordenação de projetos. As responsabilidades do PMO vão desde realizar funções de suporte a um gerente de projetos até atuar diretamente na condução do serviço. 5S O 5S é um conceito japonês relacionado a um ambiente de trabalho saudável, extremamente importante para o desenvolvimento das tarefas pelos consultores. Para sua manutenção foi criado um sistema de rotação entre os consultores. Quinzenalmente, o grupo escalado de acordo com a planilha definida, confere o estado da sala da empresa segundo os itens que constam na planilha “Ferramenta 5S” e realiza a manutenção do 5S, reorganizando e limpando a sala da empresa. Por meio de outra planilha- “Avaliação Geral”, é possível analisar o estado da sala da empresa em um período de tempo maior. Para entender mais a fundo o que é o 5S e como aplicá-lo acesse: Google Drive->EQ Jr. – Consultoria e projetos -> Diretorias –> Gestão da qualidade -> Gestão dos materiais -> 5S.
6) Eventos Existem também alguns eventos importantes entre empresas juniores, um dos intuitos desses eventos é a troca de informações entre as empresas, ou seja, a prática do benchmarking. Além disso é uma oportunidade de fazer networkings, conhecer a realidade das empresas juniores, se inspirar, aprender e se motivar. São alguns exemplos desses eventos: ENEJ Encontro Nacional de Empresas Juniores. É o maior evento de empresas juniores do Brasil, promovido pela Brasil Jr, ele ocorre anualmente com diferentes temas centrais que se desdobram ao longo de cada edição. Em cada ano acontece em algum estado diferente do Brasil, e é uma ótima oportunidade para se ter contato não apenas com o mej paulista mas também com empresas juniores de todo o país! EPEJ O EPEJ é o Encontro Paulista de Empresas Juniores realizado pela Federação de Empresas Juniores do Estado de São Paulo. Assim como o ENEJ é um evento de integração e troca de experiências entre o MEJ, porém com foco no MEJ paulista. O evento geralmente conta com rodas de benchmarkings, disputa de cases, palestras e muitas festas! E cada ano é realizado em uma diferente cidade do estado de SP. Trainee me Um evento realizado em São Carlos e promovido pela ICMC Jr (Empresa Junior dos alunos da Computação e Engenharia de Computação da USP São Carlos). Ele tem o objetivo de desenvolver os trainees das empresas juniores da região e apresentar o MEJ através de eventos como palestras e treinamentos. Data do trainee me deste ano: 21 e 22 de maio. Conecta Evento focado nas empresas juniores do interior paulista, com a proposta de integrar e desenvolver seus consultores. O Conecta é organizado pela EESC Jr., empresa júnior do CAASO, e é realizado em São Carlos, sendo um evento de qualidade muito acessível. Este ano, o Conecta será realizado nos dias 11 e 12 de Junho, e as inscrições serão abertas no início de Maio. Então, se possível, já reservem a data em suas agendas!! TIEJ Treinamento integrado de empresas juniores. Um evento organizado pela ITA Jr. que tem como objetivo fornecer treinamentos aos seus participantes, com temas alinhados às realidades e às necessidades de uma Empresa Júnior. Prêmio de Qualidade FEJESP e NUJ Dois eventos fornecidos respectivamente pela FEJESP e pelo NUJ que abre espaço para a divulgação dos trabalhos de Empresas Juniores e para aprendizado através das práticas apresentadas. É uma competição de cases, com diferentes categorias que podem variar ao longo dos anos. É uma excelente oportunidade de saber tudo que está rolando de mais inovador e diferente no MEJ paulista e no MEJ UFSCar e buscar ideias e inspiração para a nossa EJ.
Filiação da Empresa à FEJESP Durante o ano de 2015, a EQ Jr. passou pelo processo de filiação a FEJESP. O Processo de Filiação conta com diversas etapas: Análise Jurídico Fiscal, Avaliação da Qualidade (AQUA) e Apresentação Institucional ao Conselho Deliberativo da FEJESP. Após ser aprovada em todas essas etapas, a EQ Jr. se tornou uma empresa trainee da FEJESP e, em dezembro, após ser a aprovação no período de trainee, finalmente foi efetivada como uma empresa júnior federada a FEJESP! É importante que vocês saibam o quanto a federação foi importante e significativa para a empresa. Além de ser uma comprovação do quanto a empresa evoluiu com o tempo e se tornou uma empresa de qualidade, sendo federada possuímos um apoio da FEJESP perante diversos assuntos, temos novas oportunidades de carreira e estamos muito mais integrados no MEJ Paulista!
RO (FEJESP)
As Reuniões Ordinárias do Conselho Deliberativo são encontros estratégicos com duração de um dia, voltado para o repasse das atividades realizadas pela Diretoria Executiva, discussões, atuação do conselho como corpo da FEJESP e interação entre os conselheiros. É obrigatória a presença de um representante de conselho de cada empresa júnior federada a FEJESP. PEP e RPEP (FEJESP) O Planejamento Estratégico Participativo (PEP) é um evento que tem como finalidade formalizar toda a discussão ocorrida no ano sobre o Planejamento Estratégico. Nele ocorre toda a definição do planejamento para o triênio, e no RPEP que acontece nos anos em que não há o PEP, serve como revisão do PEP. Além disso, é realizada a eleição da Diretoria Executiva e Presidência do Conselho no ano seguinte nesses eventos.