REVISTA CONTABILIDAD
Autor:
Manuel A. Cardozo C.
San Cristรณbal, marzo de 2018
Libro diario El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Es un documento que se registra de forma cronológica las transacciones económicas que una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la firma. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según se vayan produciendo. Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no superiores a un mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.
Información a incluir: Hay una serie de datos mínimos necesarios para la creación de un libro diario: Fecha de cada transacción. Las cuentas involucradas en la transacción. El importe de la operación. Breve explicación de la transacción.
Uso y Diseño del Libro Diario El registro de las operaciones en el libro diario debe hacerse de manera que presente un estado claro de los hechos y faciliten los pases a las cuentas del libro mayor. El diseño del libro diario debe contener los siguientes elementos:
El mes se escribe en la línea inmediata inferior, tampoco se vuelve a anotar hasta el folio siguiente a no ser que empiece otro mes. El día se escribe en la misma línea del mes. Si en el mismo día suceden varias operaciones, la fecha del día debe repetirse.
Folio: Debe enumerarse correlativamente cada una de las páginas a fin de facilitar los pases al libro mayor.
Columna para cuentas y detalles: Cada registro de operaciones esta procedido por una línea en la que se anota en forma consecutiva el número correspondiente de cada asiento. El título de la cuenta deudora se escribe al margen junto a la columna de la fecha. El título de la cuenta acreedora
Columnas de fecha: En esta se anota el año en la primera línea. No es necesario repetirlo en el mismo folio a menos que cambie el año.
Se escribe unos 2 centímetros más hacia la derecha. En la línea siguiente a la cuenta o cuentas acreedoras se registra la explicación del asiento, la cual consiste en una justificación narrativa de la operación. Columna para referencia: En esta se escribe el número de folio del libro mayor, al cual fue pagada la partida que aparece en la misma línea. Columna del debe: En esta columna se registran las cantidades que se cargan. El importe monetario de dichos cargos se registra en la misma línea correspondiente a la cuenta deudora. Columna del haber: En esta columna se registran las cantidades que se abonan. El importe monetario de dichos abonos se registra en la misma línea correspondiente a la cuenta acreedora.
En la última línea de las páginas del libro diario se totalizan parcialmente los importes monetarios de las columnas del debe y del haber. Estos totales parciales deben ser iguales, como prueba de igualdad matemática de los cargos y de los abonos. Los totales deben estar precedido de la palabra VAN. Las sumas anteriores se registran también en la primera línea de la página siguiente, precedidas de la palabra VIENEN. Seguidamente se continúan registrando las operaciones con sus respectivos importes. En caso de notarse que las líneas disponibles al final de la página no dan cabida a un asiento, estas deberán inutilizarse con una línea diagonal que atraviese la parte no utilizada.
Libro de Inventarios El contenido del Libro de Inventarios es el siguiente: balance inicial detallado, balance de comprobación de sumas y saldos e inventario de cierre. El balance inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Éste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no específica el nivel de detalle. El balance de comprobación de sumas y saldos presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor.
Este estado contable se realizará, al menos, trimestralmente. El inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción, con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo. Para su formulación, presentaremos un balance de comprobación de sumas y saldos (al máximo nivel de detalle), al que adjuntaremos un inventario de existencias a fecha de cierre del ejercicio económico. Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa junto con su precio y valor total .
Libro Mayor Es un Libro principal y obligatorio en el cuál se clasifican las transacciones según el efecto que producen sobre cada uno de los elementos del Balance; por lo que se abre una cuenta especial para cada concepto de Activo, Pasivo y Capital. El libro mayor contiene un resumen indicativo del movimiento individual de cada cuenta que integra los grupos de activos, pasivos, capital, ingresos y egresos de las operaciones realizadas durante el periodo contable. En este libro se destina una página para cada una de las cuentas utilizadas en los asientos registrados en el diario. La función esencial del Mayor es acumular los movimientos y llevar las cuentas, de los cuales se prepara la información que contienen los estados financieros.
Sirve para comprobar el movimiento de los mayores auxiliares Diseño del Libro Mayor Título de la cuenta: Se refiere a la identificación de cada página con el nombre de la cuenta. Código: Es el número asignado a cada cuenta en el catálogo de cuentas. Folio: Es el número secuencial de la página. Columna de la fecha: En ésta se escribe la fecha del cargo o abono. Explicación o detalle: Se escribe una indicación breve de la operación que origina el cargo o el abono.
Funciones:
Columna de referencia: Se escribe el número de la página del libro diario de donde procede la anotación o pase.
Se puede mencionar las siguientes funciones del Libro Mayor:
Columna del Debe: En ésta se registra el importe de los cargos.
Clasifica las operaciones por cuentas, de tal manera que se pueda conocer el movimiento y saldo de cada una de estas.
Columna del Haber: En ésta se registra el importe de los abonos.
Proporciona los saldos de las cuentas, los mismos que servirán de base para la formación de los Estados finales.
Columna del Saldo: En ésta se registra el importe de la diferencia entre el Debe y el Haber.
Hoja de Trabajo Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. Objetivo El objetivo de la hoja de trabajo es proporcionar oportunamente información contable en términos de unidades monetarias referida a la cuantificación de costos, gastos, ingresos, activo, pasivo y patrimonio de una empresa. Características Las características principales que identifican a una hoja de trabajo son: Exponen saldos de cuentas proporcionados por el balance de comprobación. Se prepara y emite periódicamente. La periodicidad desde el punto de vista fiscalizador es cada año, sin embargo es recomendable emitirlo mensualmente. No tiene columna destinada para fecha en razón de preparase periódicamente. Muchas de sus cuentas integrantes requieren de ajustes para una adecuada exposición. Sirve de base para la preparación de estados financieros. No incluye asientos de ajuste, razón por la cual, la situación patrimonial y financiera como también los resultados obtenidos no está debidamente expuesta
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Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.
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Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos
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Se obtienen los saldos ajustados
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Estado de pérdidas y ganancias
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Balance general
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TIC
Estructura La hoja de trabajo tiene la siguiente estructura: Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. A su vez consta de dichas columnas: -
Número de orden de las cuentas. Nombre de las cuentas con su código.