Tesis / 0238 / I.I by MAOSABO

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LA EMPRESA PRODUCCIONES Y DISTRIBUCIONES JUDAH BAJO LAS NORMAS NTC 6001:2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Nombres: ANDRES FELIPE GUTIERREZ ARISTIZABAL DANIEL ESTEBAN COGOLLOS DIAZ Estudiantes del Programa de: INGENIERIA INDUSTRIAL Correo electrónico: afga1001@hotmail.com danielcogollos@hotmail.com Director: Andrés Monguí Cortés. Correo electrónico: mongui.andres@uniagraria.edu.co

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.015

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN ....................................................................................................................... 7

METODO GENERAL ................................................................................................... 11

2.1.

Problema a Solucionar ............................................................................................ 11

2.2.

Justificación ............................................................................................................ 11

2.3.

Objetivos ................................................................................................................. 12

2.3.1.

Objetivo General.............................................................................................. 12

2.3.2.

Objetivos Específicos ...................................................................................... 12

2.4. 3.

Marco de Referencia ............................................................................................... 13

DESARROLLO ............................................................................................................. 33

3.1.

Diagnostico de la empresa ...................................................................................... 33

3.2.

Planificación estratégica ......................................................................................... 49

3.3.

Planificación Operativa ........................................................................................... 69

3.4.

Plan de Acción ........................................................................................................ 80

CONCLUSIONES ......................................................................................................... 82

REFERENCIAS ............................................................................................................. 85

ANEXOS ........................................................................................................................ 88

Anexo 1 Lista de Chequeo.......................................................................................... 88

Anexo 2 Mapa De Procesos........................................................................................ 88

Anexo 3 Caracterización De Procesos........................................................................ 88

Anexo 4 Planificación Operacional De La Gestión Ambiental ................................. 88

Anexo 5 Planificación Operacional De La Gestión En SST ...................................... 88

Plan de Acción ............................................................................................................ 88

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfico 1. Porcentaje de empresas según su tipo en Colombia .............................................. 18 Gráfico 2. Mapa de Procesos. ................................................................................................. 49

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Esquema de Gestión ................................................................................................ 14 Figura 2. Gestión Integrada..................................................................................................... 15 Figura 3. Comparación NTC 6001:2008 vs ISO 9001:2008 .................................................. 21 Figura 4. Empresas certificadas en ISO 14001 a nivel mundial ............................................. 24 Figura 5. Empresas certificadas en ISO 14001 en Colombia ................................................. 25 Figura 6. Requisitos de ISO 14001:2004 ................................................................................ 26 Figura 7. Empresas certificadas en OHSAS 1800 a nivel mundial ........................................ 29 Figura 8. Estado de OHSAS 18001 en Colombia ................................................................... 30

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Análisis DOFA. ........................................................................................................ 33 Tabla 2. Lista de chequeo. ……………………………………………………………..……36 Tabla 3. Caracterizacion de procesos. ……………………………………………………….51 Tabla 4. Matriz ambiental. ……………………………………………………………….…71 Tabla 5. Matriz de SST. …………………………………………………………,………….76 Tabla 6. Pla de Accion. …………………………………………………………………..….82

1. RESUMEN

Producciones y distribuciones JUDAH es una empresa con más de 17 años de trayectoria en el mercado cristiano, dedicada a comercializar diferentes productos, prestando un excelente servicio basado en el respeto, la honestidad, alegría, integridad y compromiso con la excelencia.

Con la planificación del SGI se busca brindar una herramienta a Producciones y distribuciones JUDAH con la cual podrá solucionar o mejorar los problemas que presenta, la principal causa de estos problemas radica en el desorden tanto en sus procesos operativos como estratégicos. ¿Con la planificación del SGI se mejorarán los problemas de Producciones y distribuciones JUDAH?

Para que esta herramienta contribuya con la mejora de estos problemas su planificación se basó en el desarrollo del diagnóstico inicial de la empresa, utilizando un análisis DOFA para definir las estrategias requeridas y una lista de chequeo para conocer si la empresa cumple los requisitos establecidos en las normas, posterior a esto se realizó el mapa de procesos, flujo gramas y caracterización de cada proceso con el fin de establecer el orden lógico de la organización, luego, con base en la caracterización de los procesos misionales se identificaron aspectos e impactos ambientales y peligros y riesgos de SST para identificar los puntos claves que debe atacar la compañía para controlar su desempeño. Finalmente se realizó el plan de

acción en donde se establecen las actividades que debe ejecutar la empresa para la implementación del SGI.

Los principales resultados obtenidos con este proyecto fueron: La incorporación de un área de vital importancia para la organización como lo es “mejora continua” que será la encargada de la planificación, ejecución y control del SGI, un organigrama detallado de la empresa, en el cual se puede conocer el flujo normal de sus procesos para poder determinar las actividades específicas de la organización, se identificaron las actividades que generan aspectos de alta significancia que generan mayor impacto en el medio ambiente y de ahí determinar las acciones a tomar para minimizar su impacto, también se identificaron los principales peligros a los cuales están expuestos los empleados en el desempeño de sus funciones diarias y se estableció planes para reducir el índice de ausentismo laboral por incapacidad.

PALABRAS CLAVES: Gestión Integrada, Comercialización, Calidad, Pymes, Ambiente, Seguridad y salud en el trabajo.

ABSTRACT

JUDAH productions and distributions is a company with over 17 years of experience in the Christian market, dedicated to sell different products, providing excellent service based on respect, honesty, joy, integrity and commitment to excellence.

With SGI planning seeks to provide productions and distributions JUDAH tool with which you can solve or improve the problems presented, the main cause of these problems lies in disarray in both operational processes and strategic. 多With SGI planning issues and distributions Productions JUDAH be improved?

For this tool to contribute to the improvement of these problems the planning was based on the development of the initial diagnosis of the company, using a SWOT analysis to define the required strategies and a checklist to see if the company meets the requirements of the rules, after this process map, flow programs and characterization of each process in order to establish the logical order of the organization, then, based on the characterization of the mission processes are conducted environmental aspects and impacts and hazards are identified OSH risks and to identify the key points that must attack the company to monitor its performance. Finally the action plan where the activities to be performed by the company for the implementation of SGI set was performed.

The main results of this project were: The incorporation of an area of vital importance to the organization as "continuous improvement" that will be responsible for the planning, implementation and monitoring of SGI, a detailed organizational chart, in the which can meet the normal flow of processes to determine the specific activities of the organization, the activities that generate highly significant aspects that generate greater impact on the environment were identified and then determine what actions to take to minimize their impact, then the main hazards to which employees are exposed in the performance of their daily duties and plans were established to reduce the rate of absenteeism for disability were also identified.

KEYWORDS Integrated Management, merchandising, quality, Pymes, environment, Safety and health at work.

2. METODO GENERAL

2.1. Problema a Solucionar Producciones y distribuciones JUDAH es una empresa dedicada a la importación, transporte, almacenamiento, mantenimiento y comercialización de instrumentos musicales, literatura cristiana y consolas de sonido, actualmente no cuenta con ningún sistema de gestión, esto genera desorden en sus procesos, falta de controles en su desempeño ambiental y desempeño en SST. La falta de un sistema de gestión influye en el incremento de incapacidades de los empleados por accidentes laborales al no tener identificados los peligros y riesgos, también influye en la perdida de espacio de la bodega al almacenar desechos por largos periodos de tiempo; Por lo anterior, en la empresa se generan re-procesos, devoluciones de pedidos, aumento de quejas y reclamos por entregas a destiempo, lo cual se ve reflejado en sobrecostos o disminución de la utilidad.

La organización puede mejorar estos problemas mediante un SGI evitando quedar en el estado de confort que se encuentran actualmente, ya que si ataca los problemas oportunamente podrá tener un crecimiento general en todos los aspectos, logrando la permanencia de los clientes actuales y la incorporación de nuevos clientes a la organización.

2.2. Justificación Este proyecto de investigación es de gran importancia para la empresa Producciones y distribuciones JUDAH, ya que con base en este, se podrá suministrar una herramienta que le ayudara a reducir los costos adicionales que genera la desorganización de los procesos y la falta

de controles operacionales en el transporte, almacenamiento y comercialización, adicional a esto se busca reducir los accidentes laborales y reducir los aspectos ambientales generados por las actividades de la empresa.

Con la planificación del SGI la empresa podrá solucionar diferentes aspectos en los cuales actualmente presenta fallas, algunos de estos aspectos son: La mala distribución del espacio tanto en la bodega como en la parte administrativa, debido a que tienen varias oficinas sin utilizar, algunas vías de evacuación se encuentran obstruidas por instrumentos musicales de difícil movimiento, los cuales deberían estar almacenados en la bodega para no causar accidentes y permitir una evacuación rápida en caso de emergencia, otro aspecto que se podrá solucionar es la ubicación de basura y otros residuos que se encuentran obstruyendo los parqueaderos, los cuales podrían ser utilizados por los clientes con el fin de brindar un mejor servicio.

2.3. Objetivos 2.3.1. Objetivo General Planificar el Sistema de Gestión Integrada para la empresa Producciones y distribuciones JUDAH bajo las normas NTC 6001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

2.3.2. Objetivos Específicos 

Realizar el diagnóstico de la empresa Producciones y distribuciones JUDAH mediante análisis DOFA y listas de chequeo de las normas NTC 6001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 para conocer su estado actual.



Realizar la planificación estratégica del SGI a través del mapa de procesos y la caracterización de procesos para determinar que se quiere lograr en la empresa.



Realizar la planificación operativa del SGI utilización de las matrices de aspectos e impactos ambientales y de SST para establecer las actividades a mejorar.



Establecer el plan de acción mediante un cronograma de actividades para poner en marcha el SGI.

2.4. Marco de Referencia Para entrar en contexto con el tema del proyecto, a continuación se definirán varios conceptos claves para la coherente interpretación de los pasos a seguir en la consecución de los objetivos plasmados.

Que se entiende por gestión “Se denomina gestión al correcto manejo de los recursos de los que dispone una determinada organización” (Definicion, 2012), hace referencia a enfocarse en la utilización eficiente de los recursos con los que cuenta la empresa en la búsqueda de maximizar el rendimiento de los mismos.

“Gestión es la acción y el efecto de gestionar y administrar. De una forma más específica, una gestión es una diligencia, entendida como un trámite necesario para conseguir algo o resolver un asunto, habitualmente de carácter administrativo o que conlleva documentación”

(Significados.com), en conclusión la gestión se utiliza cuando se habla de cualquier tipo de actividad que utilice procesos de planificación, desarrollo, implementación y control.

Figura 1. Esquema de Gestión

Fuente: (AES, 2015)

Gestión Integrada La gestión integrada es gestionar todo en una organización, más claramente es hacer que todas las piezas de la organización funcionen correctamente e interactúen entre sí logrando una comunicación interna en donde todos los procesos se vean orientados por una coordinación hacia los objetivos corporativos.

“Hoy en día la gestión integral concibe la empresa como un organismo completo e integrado en la sociedad, en el que todo está relacionado y todo, desde los procesos de venta hasta los recursos humanos, ha de compartir filosofía y objetivos. La visión global ya no corresponde únicamente al director general: cada uno de los elementos ha de actuar teniendo en cuenta al

resto. Así nacen los SIG: Sistemas Integrales (o Integrados) de Gestión, en los que todo el mundo cuenta” (Iberestudios Internacional, 2012). La gestión en sus inicios se enfocaba en procesos como la gestión de proyectos, la gestión de finanzas, la gestión de compras, la gestión de recursos humanos, entre otros, pero descuidaron 3 gestiones que por no tener resultados inmediatos no eran tenidos en cuenta para realizar análisis o desarrollar controles. Estas 3 gestiones son: La gestión de calidad, la gestión Ambiental y la gestión de prevenciones y riesgos laborales.

Figura 2. Gestión Integrada

Fuente: (Rios, 2013)

“Cuando hablamos de gestión integral, inmediatamente la relacionamos con los métodos utilizados por la empresa para realizar el control de calidad de sus productos ya que la misma se

realiza en base a una teoría que señala que la clave de la calidad se encuentra en los procesos”. (Gestion y Administración).

Como bien lo explica el autor la gestión integral relaciona varios métodos en búsqueda de realizar controles a los procesos de la empresa, pero no solo se encarga de esto, la gestión integral también es la encargada de aportar diferentes soluciones posibles en cada caso que lo requiera, buscando lograr un mejor resultado por medio de rediseño en los procesos, rediseño en la organización física de la empresa, reestructuración de cargos1.

Luego de que se tiene algún proceso o algún factor que altera el normal funcionamiento de la empresa plenamente identificado, se procede a realizar los ajustes necesarios y mantener controles muy estrictos sobre ese cambio para evitar que se repita en futuras oportunidades.

Que se entiende por planificación La planificación es algo que el ser humano hace de manera involuntaria en sus actividades cotidianas, se hace desde planificar un viaje hasta dirigir una empresa. Varios autores han definido lo que significa la palabra planificación y a continuación se enumeran los más relevantes: 1. “Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas” (Stoner, 1996)

En caso que sea muy difícil de solucionar los problemas

2. “Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado” (Cortés, 1998) 3. “La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos” (Jiménez, 1982) 4. “Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales” (Terry, 1987) 5. “Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción” (Goodstein, 1998)

Algo que hay que resaltar de las definiciones que dan los autores y en la cual todos coinciden es que planificación es establecerse una metas y buscar la manera más adecuada de alcanzarlas. Por otro lado la planificación es determinar desde el principio del plan cuáles serán los pasos que se deben seguir para lograr el desarrollo de esa meta o de ese objetivo, se deben establecer las herramientas que se van a utilizar, identificar las personas o los grupos de personas que van a interferir directa o indirectamente en el desarrollo de las metas ya que de esta manera se puede alinear a todas las partes interesadas para trabajar en una misma línea desde el comienzo.

Normas a Integrar NTC 6001: 2008

Esta norma es un modelo de gestión para micro y pequeñas empresas colombianas (MYPES) que tiene como objetivo mejorar la organización y consolidar herramientas para desarrollar una estructura sólida, enfocada en calidad para ser altamente competitivas en el mercado. Algunos de los beneficios que obtienen las empresas que implementan este modelo de gestión pueden ser la organización y el desarrollo de las actividades de la MYPES, posibilita el mejoramiento, la supervivencia y el crecimiento de las MYPES entre otros grandes beneficios.

Gráfico 1. Porcentaje de empresas según su tipo en Colombia

Tipos de Empresas en Colombia 10%

PYMES Medianas y Macro

90%

Fuente: Los Autores

Algo importante de este modelo es que se puede aplicar en cualquier empresa sin importar que sea de manufactura o de servicios y puede ser pública o privada, permitiendo así un amplio margen de empresas que se pueden beneficiar, teniendo en cuenta que en Colombia el 90% de las empresas son MYPES generando más de la mitad del empleo en el país (58%) y cerca del 38% del PIB. (Mejía, 2011)

Lamentablemente estas empresas que componen la mayoría en el país, tienen un alto índice de mortalidad según el DANE (78%) esto debido a la organización informal, los débiles procesos de gestión que poseen, administración empírica y visiones a demasiado corto plazo, entre otros. (Mejía, 2011)

Esta norma técnica colombiana, a diferencia de las normas de gestión como ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 entre otras, a pesar de estar centrada en calidad, ayuda a las MYPES a ejecutar los requisitos necesarios para implementar cualquier otro sistemas de gestión en su organización; lo anterior, debido a que las normas mencionadas anteriormente están dirigidas a organizaciones más grandes, lo que genera complicación en la implementación para empresas pequeñas.

Lo anterior se fundamenta en la misma NTC 6001:2008 que dice “Esta norma establece los requisitos fundamentales para implementar un sistema de gestión en micro empresas y pequeñas empresas de cualquier sector económico…” (p.1) La norma aclara que la aplicación de la misma facilita la implementación de otros sistemas de gestión “La aplicación de esta norma facilita la implementación de los modelos internacionales de los sistemas de gestión, tales como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, entre otros.”(p.1)

Esta norma es mucha m谩s simple que la ISO 9001, se puede observar en una comparaci贸n que la NTC 6001 tiene menos requisitos que la ISO 9001 (Consultoria, 2014), como se muestra en la siguiente figura.

Figura 3. Comparaci贸n NTC 6001:2008 vs ISO 9001:2008

Fuente: (Prisma Consultoria, 2013)

Las características generales de la norma NTC 6001 son: 1. Está basada en el concepto de gestión por procesos 2. Aplica el principio PHVA (Planificar, hacer, verificar y Actuar) 3. No requiere un manual de calidad 4. La norma NTC 6001:2008 tiene solamente 4 procedimientos obligatorios:



Procedimiento de requisitos legales y reglamentarios 3.1.1.2



Procedimiento para la identificación y control del producto no conforme 3.2.5



Procedimiento para la selección, contratación, capacitación o entrenamiento 3.3.1



Procedimiento para el manejo de la información 3.3.2

ISO 14001: 2004 Esta norma internacional está enfocada en especificar los requisitos para desarrollar un sistema de gestión que ayuda a todo tipo de empresas a mejorar su desempeño ambiental, mediante la identificación y gestión de los diferentes riesgos ambientales que están inmersos en las actividades diarias de la empresa.

La primera versión de la ISO 14001 se publicó en 1996, actualmente está vigente la actualización publicada en el año 2004 y se pretende una nueva actualización a finales del año 2015. Con la implementación de esta norma cualquier organización sin importar su tamaño, sector y ubicación geográfica, puede diseñar un sistema de gestión ambiental (SGA), que contribuya a

que la organización logre disminuir o al menos controlar los aspectos ambientales resultantes de todas las prácticas habituales de la empresa, impactando de una forma menos negativa todo el entorno que rodea a la organización, este entorno se ve representado en los recursos naturales, la comunidad, el aire, el agua, el suelo y el paisaje en general.

Esta norma además de ser amigable con el medio ambiente, genera muchos beneficios a las empresas como reducción de costos mediante objetivos de mejora continua que ayuden por ejemplo a un uso más eficiente de las materias primas, ayuda con el cumplimiento de la legislación, disminuyendo el esfuerzo necesario para cumplir todos los requisitos que esto conlleva, ayuda a proteger la reputación de la empresa reduciendo el riesgo de mala imagen causada por sanciones, ayuda a incrementar la competitividad logrando ser una organización que quieran elegir como proveedor debido al respeto por el medio ambiente y es de fácil integración con otras normas como ISO 9001 y OHSAS 18001 entre otras. (Lloyd's Register LRQA)

Según las últimas estadísticas emitidas por la organización ISO, existen más de 285.000 empresas certificadas a nivel mundial.

Figura 4. Empresas certificadas en ISO 14001 a nivel mundial

Fuente: (Global STD certification)

En el 2013 las empresas certificadas con esta norma registro un incremento del 6% con presencia en 171 países; en varias regiones, la norma registra un mayor incremento como en China que es del 20% debido a la preocupación ambiental global, los tres primeros países en materia de crecimiento de certificaciones son: China, Italia y la India. (Global STD certification).

En Colombia, se ha presentado un considerable incremento del año 2000 (menos de 50) al año 2008 (350) como se muestra en la figura y es el mayor país en Latinoamérica en proporción a su tamaño.

Figura 5. Empresas certificadas en ISO 14001 en Colombia

Fuente: (Prisma Consultoria, 2013)

Este nĂşmero de empresas certificados bajo la ISO 14001 siguiĂł en crecimiento, hasta el punto que actualmente hay cerca de 1300.

Esta norma como se menciona anteriormente se enfoca en el tema ambiental y define una variedad de requisitos con los cuales las empresas pueden mejorar el desempeĂąo en este aspecto, los requisitos de esta norma se fundamentan en el ciclo PHVA como se muestra en la siguiente figura. (Prisma consultoria SAS)

Figura 6. Requisitos de ISO 14001:2004

Fuente: (Prisma Consultoria, 2013)

Para tener un panorama más claro de la imagen anterior, los requisitos de la ISO 14001 se dividen así: Planificar 

4.1 requisitos generales



4.2 Política ambiental



4.3 Planificación, 4.3.1 Aspectos ambientales



4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos



4.3.3 Objetivos, meta s y programas.

Hacer 

4.4 Implementación y operación, 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad



4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia



4.4.3 Comunicación



4.4.4 Documentación



4.4.5 Control de documentos



4.4.6 Control operacional



4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

Verificar 

4.5.1 Seguimiento y medición



4.5.2 Evaluación y cumplimiento legal



4.5.4 Control de registros



4.5.5 Auditoría interna

Actuar 

4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva.



4.6 Revisión por la dirección

OHSAS 18001: 2007 Esta norma británica desarrollada por British Standards Institution (BSI), hace referencia a una serie de requisitos o especificaciones sobre la salud y seguridad en el trabajo (SST), su nombre proviene de las siglas en ingles OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series).

OHSAS 18001 está dirigida a toda organización que se encuentre comprometida con la seguridad de sus trabajadores y cualquier persona que ingrese a sus instalaciones, con el fin de que no sufran ningún accidente que pueda causar lesiones o incluso la muerte.

La implementación de esta norma permite a las empresas cumplir con los requisitos para establecer, implantar y operar un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional de manera efectiva, trayendo consigo muchos beneficios como pueden ser confianza del accionista debido al cumplimiento legal en este aspecto y el compromiso con la gente, un lugar de trabajo más seguro ya que se pueden identifican peligros, prevenir riesgos y ejecutar medidas de control con el fin de prevenir accidentes, también ayuda a reducir costos en razón a que reduciendo accidentes también se reducen los tiempos de inactividad en la compañía, entre otros beneficios que puede adquirir una empresa.

La primera publicación de OHSAS 18001 fue en el año 1999, esta debió ser revisada y actualizada, saliendo su última publicación en el año 2007, actualmente ISO definió realizar una norma internacional que reemplace a esta, siendo el proyecto ISO 45001 proyectado para

publicarse en el año 2016, por ahora sigue teniendo vigencia la actual OHSAS 18001 versión 2007.

Figura 7. Empresas certificadas en OHSAS 1800 a nivel mundial

Fuente: (queaprendemoshoy.com)

La anterior figura nos muestra que a nivel mundial el crecimiento de las empresas certificadas con esta norma, ha tenido un considerable incremento, hasta el 2007 existían más de 30000 empresas certificadas.

En la actualidad, las empresas con certificación de esta norma ascienden a más de 40000 logrando un crecimiento importante y se cree, que con la llegada de la ISO 45001 en 2016 el incremento de certificaciones sea aún mayor.

En Colombia actualmente la cifra de empresas certificadas con OHSAS 18001 supera las 1000, el incremento ha mejorado respecto de años anteriores pues en el 2008 las empresas certificadas era de apenas 300 aproximadamente como se muestra en la siguiente imagen (Prisma consultoria SAS)

Figura 8. Estado de OHSAS 18001 en Colombia

Fuente: (Prisma Consultoria, 2013)

Lo anterior nos muestra que a nivel global cada vez se da más prioridad a la seguridad en los lugares de trabajo, buscando conservar la salud de las personas que allí se encuentren, sin importar si son empleados o no de la organización.

Por otro lado, los requisitos de esta norma están enfocados en detección de peligros y prevención de riesgos, esta norma así como las ISO 9001 y 14001 se basa en el ciclo PHVA y a continuación se detalla los requisitos.

Planificar 

4.1 requisitos generales



4.2 Política de S&SO



4.3 Planificación



4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles



4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos



4.3.3 Objetivos y programas.

Hacer 

4.4 Implementación y operación



4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad



4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia



4.4.3 Comunicación, participación y consulta



4.4.4 Documentación



4.4.5 Control de documentos



4.4.6 Control operacional



4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

Verificar 

4.5.1 Seguimiento y medición del desempeño



4.5.2 Evaluación y cumplimiento legal



4.5.4 Control de registros



4.5.5 Auditoría interna

Actuar 

4.5.3 Investigación de incidentes, No conformidad, acción correctiva y acción preventiva.



4.6 Revisión por la dirección

Es evidente que organizaciones de todo tipo, están cada vez más interesadas en demostrar un desempeño solido de la seguridad y salud en el trabajo mediante el control de sus riesgos y es por esto que buscan implementar un sistema de gestión como este, que puede ser integrado de manera fácil con sistemas de calidad y ambiental.

3. DESARROLLO

3.1. Diagnóstico de la empresa

Para realizar el diagnóstico de la empresa se desarrolló un análisis DOFA en donde se estableció las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de la empresa para definir las estrategias que se deben realizar para transformar las Debilidades y Amenazas en Oportunidades y a su vez estas oportunidades transformarlas en Fortalezas. Tabla 1. Análisis DOFA. DEBILIDADES

FORTALEZAS

Demora en la entrega de

Buen

pedidos Perdida

espacio

sus

Buena calidad en sus productos

No cuenta con planeación estratégica

Personal

competitivo

para el cargo

Bajo nivel de estudio de mercado Alto

productos

bodega

ANALISIS DOFA

precio

Poca

rotación

gama

personal índice

Amplia

incapacidades por accidentes productos laborales Alto número de quejas

Disponibilidad financiera

Poca tecnología en sus procesos

Buen servicio al cliente Infraestructura adecuada

Baja publicidad de los productos Bajo

control

sus

procesos Ser líderes en costos

Estrategias FO

del mercado

Mantener los precios de Estrategias DO

Dar el producto con

los productos Incrementar la publicidad

la mejor calidad a sus

Capacitar al personal para atraer nuevos clientes

clientes

constantemente Potencializar

estudio

Alta demanda de los

Conservar una amplia mercado para determinar los

OPORTUNIDADES

productos

gama de productos para posibles nuevos clientes

Invertir

tecnología

Aprovechar

la entrega de productos Buscar

nuevos

disponibilidad financiera en

cliente Incremento del valor

AMENAZAS

satisfacer la demanda Planificar la logística para

del dólar

nueva tecnología Estrategias DA

Estrategias FA

Elaborar planes para el

Aprovechar

Lento crecimiento de crecimiento de la empresa la empresa

Realizar

visitas

buen

servicio para ganar clientes la a la competencia

Competencia Entorno

competencia para conocer su

cambiante desempeño

Mantener un precio en los productos en relación al

Hacer estudio de mercado crecimiento del dólar Creciente poder de para anticiparse a los cambios negociación de clientes

del mercado

Entrada de nuevos

Innovar

con

nuevos

productos según el entorno cambiante

competidores Fuente: Los Autores

De la matriz anterior se observa que la empresa debe enfocarse y potencializar los siguientes aspectos:

Publicidad: La empresa cuenta con un número de clientes bajo en razón a que no es reconocida en el mercado, por ende se recomienda desarrollar un plan de publicidad y mercadeo que ayude al incremento de sus clientes.

Logística: Para reducir el número de quejas generadas por la demora en la entrega de pedidos, la empresa debe hacer una mejor planificación de la logística y de esta forma prestar un servicio de mejor calidad.

Producto: La empresa tiene unas ventajas competitivas por el buen precio que maneja y la variedad de sus productos, por lo cual debe mantener y en lo posible mejorar estos dos aspectos.

Tecnología: La empresa al contar con un buen capital económico, puede optimizar sus procesos invirtiendo en nueva tecnología que le permita reducir tiempos y desperdicios durante el proceso de adecuación.

Proyección: La empresa debe hacer una planificación periódica para anticiparse a los cambios que pueda presentar el mercado y de esta manera estar preparado para las nuevas exigencias que presente el entorno.

Servicio: La organización cuenta con un muy buen servicio de cara al cliente y es por esto que se debe potencializar y mejorarlo continuamente para atraer nuevos clientes.

Tabla 2. Lista de chequeo. NTC 6001:2008

3.1

ISO 14001:2004

4.1

OHSAS 18001:2007

4.1

CRITERIOS Determina los procesos necesarios para el sistema de gestión calidad Determina la secuencia e interacción de estos procesos Determinar los criterios y lo métodos de la operación y los procesos

NO EXISTE

CUMPLE

NO CUMPLE

La organización no cuenta con un sistema de gestión

OBSERVACIONES La organización no cuenta con un sistema de gestión

Mantiene la disponibilidad de recursos y la información

Seguimiento,

EXISTE

La organización define criterios y métodos de la operación y procesos pero lo hace de manera equivocada La organización cuenta con disponibilidad de recursos e información pero sin una planificación adecuada La organización no

mediciรณn y anรกlisis de los procesos Implementaciรณn de acciones para la mejora continua Sistema de gestiรณn ambiental Sistema de gestiรณn de SST

3.1

4.2

Posee polรญtica de Calidad, medio ambiente y SST Se determinan y se cumplen los requisitos del cliente

Se determina los requisitos del cliente, actividades de entrega y posteriores a la misma Se determina los requisitos no establecidos del cliente Se determinan los requisitos legales 3.2; 3.2.2.1;

4.3.1

Determina cualquier requisito adicional X

Existe algรบn procedimiento que permita la identificaciรณn de aspectos ambientales del servicio que influya dentro del alcance del sistema de gestiรณn ambiental Determina aspectos que puedan tener impactos significativos sobre el medio ambiente

cuenta con planes de control La organizaciรณn no hace ejecuciรณn de mejora continua La organizaciรณn no cuenta con un sistema de gestiรณn La organizaciรณn no cuenta con un sistema de gestiรณn La organizaciรณn no cuenta con un sistema de gestiรณn A pesas que la organizaciรณn cumple los requisitos del cliente, no los determina de forma controlada, puede mejorar el servicio La organizaciรณn realiza seguimiento a sus productos vendidos (post venta)

La organizaciรณn cumple requisitos inherentes al producto La organizaciรณn determina y cumple requisitos legales La organizaciรณn debe determinar requisitos adicionales para una mejor gestiรณn en general Al no contar con sistemas de gestiรณn, no cuenta con procedimientos para la identificaciรณn de aspectos

Al no contar con sistemas de gestiรณn, no cuenta con procedimientos para la identificaciรณn de aspectos que generan impactos significativos

Existe algún procedimiento que permita la identificación de peligros valoración de riesgos y determinación de los controles

3.1.2.1; 3.1.2.2

4.4.7

Se tiene en cuenta procedimientos que identifiquen peligros y valoración de riesgos: actividades rutinarias y no rutinarias Actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo comportamientos, aptitudes y otros factores humanos Los peligros que se originan fuera del lugar de trabajo los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo Cambios realizados o propuestos en la Promotora Modificaciones al sistema de SST Cualquier obligación legal aplicable La Promotora debe tratar las no conformidades toma acciones que eliminan la no conformidad Autorizando su uso, liberación o aceptación toma de acciones para su uso o aplicación prevista originalmente toma acciones

Al no contar con sistemas de gestión, no cuenta con procedimientos para la identificación de peligros valoración de riesgos y determinación de controles

No cuenta con procedimiento

No cuenta con procedimiento No cuenta con procedimiento

No cuenta con procedimiento

X X X

No cuenta con procedimiento La organización aplica obligaciones legales

No se aplica en la organización

X X

No se aplica en la organización

No se aplica en

apropiadas a los efectos, reales o potenciales después de la entrega del producto al cliente Identifica situaciones de emergencia y minimiza consecuencias de SST e impactos ambientales Respuesta ante situaciones de emergencia y situaciones reales

3.2.1

3.3.3; 3.3.4

4.3.3

4.4.1

4.3.3

4.4.1

Los objetivos de calidad se establecen según las funciones y los niveles pertinentes. Establece implementa y mantiene objetivos y metas de calidad, ambientales y SST Se asegura la alta dirección de definir las responsabilidades, autoridad, rendición de cuentas, funciones del delegado para que el sistema de gestión sea eficaz El delegado informa sobre el desempeño del sistema de gestión integrado El delegado se encarga de concientizar a su equipo de trabajo sobre la importancia del sistema de gestión hacia el cliente El delegado establece y mantiene los procesos del sistema de gestión integrado El personal es

la organización

No se aplica en la organización X

La organización tiene la capacidad de responder a situaciones de emergencia pero no tiene planes de emergencia La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión X

La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión X

La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización

cuenta con personal competente para cada cargo y sus funciones

competente de acuerdo a su educación, experiencia, formación y habilidades según el cargo Se cuenta con la infraestructura adecuadas para establecer el sistema de gestión integrado

Se cuenta con los recursos financieros y tecnológicos

La Alta dirección revisa el sistema integrado de gestión según la planificación La revisión de entradas debe incluir: Resultados de auditorias

3.1

4.6

Retroalimentación y comunicados de las partes interesadas El desempeño del sistema integrado de gestión y conformidades Estado de las acciones correctivas y preventivas Cambios que pueden afectar el sistema integrado de gestión Recomendaciones para la mejora Resultados por la Revisión deben incluir: Mejora de la eficacia del sistema integrado de gestión y sus procesos Mejora continua del servicio hacia el

La organización a pesar de no contar con un sistema de gestión, si tiene la infraestructura adecuada La organización cuenta con recursos financieros que pueden facilitar la implementación del sistema de gestión y mejorar la tecnología La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema

cliente Necesidades de recursos

3.3.2

4.4.6

Identifica y planea aquellas actividades asociadas a los peligros y operaciones asociadas con los aspectos ambientales a las cuales se pueda implementar medidas de control para gestionar los riesgos de SST y medidas ambientales según sus especificaciones Se establece, mantiene y documenta los procedimientos que permitan la ejecución de la política, objetivos y metas del sistema integrado los procedimientos se asignan de acuerdo sus criterios operacionales se establecen procedimientos relacionados con los riesgos identificados y los aspectos ambientales significativos Se determinan los requisitos relacionados al servicio Se establecen los procedimientos, documentos y recursos específicos para el servicio Se establecen actividades de control específico para el servicio Se establece registros que sean evidencia que el

de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión ambiental ni de SST

La organización necesita definir procedimientos X

La organización necesita definir procedimientos

La organización necesita definir procedimientos X

La organización ejecuta requisitos asociados al servicio pero no de manera adecuada y controlada La organización necesita definir procedimientos

La Organización no cuenta con actividades ni procedimientos de control La Organización no cuenta con actividades ni procedimientos de

servicio cumple los requisitos Se determina e implementa la disposición de la información sobre el servicio Se determina e implementa la disposición consultas, contratos de pólizas, atención a solicitudes y modificaciones del servicio Se retroalimenta al cliente sobre sus solicitudes o quejas

Se determina el diseño y desarrollo del servicio Se establece algún método de medición en la etapa del diseño y desarrollo del servicio se delega a un responsable para realizar los adecuadas mediciones Determina las interfaces de los grupos involucrados Los resultados son actualizados Se estipula medidas para verificación de los servicios o productos adquiridos cuenten con los requisitos solicitados Establece evaluaciones de control y criterios de selección de proveedores La comunicación establecida al proveedor especifica los requisitos del producto o servicio, procedimientos,

control La Organización no cuenta con actividades ni procedimientos de control

La Organización no cuenta con actividades ni procedimientos de control

La organización cuenta con un canal de quejas pero no las gestiona de forma adecuada La Organización no cuenta con actividades ni procedimientos diseño y desarrollo la organización no mide el servicio de ninguna manera

la organización no mide el servicio de ninguna manera

La organización no cuenta con interfaces

La organización no actualiza resultados la organización no mide el servicio de ninguna manera

La organización no evalúa proveedores X

La organización especifica requisitos al proveedor pero se puede fortalecer la comunicación

procesos o equipos) Criterios para calificar al personal X

Control de la prestación del servicio Dispone de las instrucciones de trabajo establece los usos de los equipos

Disponibilidad de los recursos para la medición

3.3

4.4.1, 4.4.2

Establece la disponibilidad de los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el sistema integrado de gestión Se establecen los recursos para aumentar la satisfacción del cliente Se delega el responsable de acuerdo a su nivel de educación, formación, habilidades y experiencia apropiada se comunica sus funciones y responsabilidades a este delegado Determinar las competencias necesarias del personal que se vea directamente con el sistema de gestión integrado Complementa y refuerza las competencias que sean necesarias mediante capacitaciones

La organización cuenta con criterios para calificar al personal pero no los ejecuta La organización no cuenta con controles en sus procesos La organización no cuenta con manuales o instructivos la organización establece el uso adecuado de los equipos La organización al no ejecutar medición, no cuenta que recursos para ella La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión X

La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión X

La organización hace capacitaciones al personal

3.1; 3.2; 3.3

4.4.4, 4.4.5, 4.5.4

Fomenta campañas para la concientización del personal frente al sistema de gestión integrado Mantiene los registros de educación, formación, habilidades y experiencias Se establece la infraestructura para la operación del sistema integrado de gestión plantea política, objetivos y metas integrados de gestión establece el alcance del sistema integrado de gestión Establece los procedimientos y elementos principales del sistema integrado de gestión y su interacción, los cuales deben ser documentados Se encuentra establecido el procedimiento para aprobar los documentos con relación a si adecuación antes de su emisión Se establece la revisión y actualización de documentos cuando sea necesario Asegura que se identifican los cambios y los estados de la revisión actual de los documentos Facilita la disponibilidad de las versiones de los documentos Debe establecer

La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización mantiene algunos registros pero es necesario organizar los registros La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización no tiene procedimientos para documentación X

X X

La organización no tiene procedimientos para documentación

La organización no tiene procedimientos para documentación La organización no

medios para que los documentos permanezcan legibles Para la planificación y operación del sistema integrado de gestión se identifican los documentos de origen externo que sean necesarios para este Prevenir el uso de documentos obsoletos

tiene parámetros definidos para conservar documentos legibles La organización no cuenta con un sistema de gestión X

Se ha establecido los procedimientos de comunicación adecuados

3.3.2

4.4.3

4.5.1

4.4.3

4.5.1

Asignar Los procedimientos para la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización Define las responsabilidades y autoridades, las cuales se comunican a la organización Es clara la información dirigida a los visitantes en el sitio de trabajo Se recibe, documenta y responde las comunicaciones de las partes interesadas externas Tiene establecido procedimientos que permita hacer seguimiento a las operaciones que tengan un impacto significativo en el medio ambiente Los procedimiento se encuentran documentados para

La organización no tiene procedimientos para prevenir el uso de documentos obsoletos La organización tiene procedimientos de comunicación pero deben ser modificados y adecuados a la misma La organización no asigna procedimientos de comunicación entre niveles

La organización define responsabilidades y autoridades pero no las comunica de manera adecuada Falta definir parámetros para que la comunicación sea clara La organización no documenta las comunicaciones externas

La organización no cuenta con un sistema de gestión X

La organización no cuenta con un sistema de gestión

realizar el seguimiento del sistema de gestión integrado Tiene establecido procedimientos que permita hacer seguimiento al desempeño al programa de seguridad y salud en el trabajo Los procedimientos establecidos en SST prevén medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas a las necesidades de la organización Los procedimientos establecidos en SST prevé para el seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos SST Tiene procedimientos que verifiquen la eficacia de los controles para SST Existen otras medidas que permitan identificar la conformidad del programa de SST Se realizan encuestas de satisfacción al cliente

3.2.2.2

4.5.2

Se analizan datos que permita evidenciar la conformidad sobre el servicio Se establece mejora continua en los procedimientos Existen procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales

La organización no cuenta con un sistema de gestión X

La organización no cuenta con un sistema de gestión

La organización realiza encuestas a clientes no obstante estas necesitan ser modificadas y mejoradas La organización analiza los resultados de evaluación de conformidad de manera errada La organización no cuenta con un sistema de gestión La organización no cuenta con estos procedimientos

3.1

4.5.5

Existe procedimientos para evaluar la conformidad de otros requisitos que suscriba Ha establecido seguimientos para evaluar el servicio que cumpla con las características y es desarrollado mediante las etapas del proceso establece procedimientos y un programa para la realización de auditorías internas al sistema integrado de gestión La auditoría interna determina la conformidad del sistema integrado de gestión Se ha implementado y de ser así se mantiene de manera eficaz Establece acciones preventivas y correctivas

La organización no cuenta con estos controles X

La organización no realiza auditorías internas X

3.1

4.5.3

La organización no realiza auditorías internas

Las acciones son eficaces

Las acciones son verificadas antes de su uso para disminuir el riesgo Establece procedimientos para el control del servicio no conforme Se analizan los datos de las encuestas de satisfacción para tomar acciones ante la no conformidad del servicio Se establecen procedimientos para

La organización no cuenta con estos procedimientos

la organización no cuenta con procedimientos de control

la organización realiza acciones preventivas y correctivas pero en ocasiones no son adecuadas La mayoría de acciones preventivas y correctivas presentan fallas La organización no verifica las acciones antes de su uso

La organización debe mejorar los análisis realizados para mejorar el servicio

La organización no cuenta con un sistema

que los resultados de las auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas permitan mejora continua al sistema integrado de gestión

de gestión, por lo tanto no establece procedimientos de revisión de auditoria

Adicional al análisis DOFA se realizó una lista de chequeo de cada norma para saber qué requisitos cumple la empresa, con el fin de tener un panorama claro de los aspectos que se deben trabajar.

A partir de la lista de chequeo se pudo dar un diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la organización con relación a las normas de Calidad, ambiental y SST. Luego de revisar los 122 requisitos de las normas se evidencio que el 79% no existen en la organización, principalmente por no tener procedimientos y controles establecidos. Del 21% de requisitos que existen en la empresa el 69% no cumple con las especificaciones requeridas.

Por lo anterior se puede concluir que la organización debe establecer nuevos controles en sus procesos que le permita dar cumplimiento a los requerimientos y por ende mejorar su desempeño general.

3.2. Planificación estratégica Para realizar la planificación estratégica se definió como debe ser el mapa de procesos de la empresa y de esta manera identificar los procesos misionales en donde se enfoca el desarrollo del proyecto.

Gráfico 2. Mapa de Procesos.

Fuente: Los Autores

Después de realizar el mapa identificando los procesos misionales y los procesos de apoyo actuales, se determinó que en la empresa hace falta un área que controle y haga seguimiento en la organización para su constante mejora, es por esto que se propone incluir la “mejora continua” como proceso estratégico para la futura implementación del SGI.

Para que los procesos Misionales se puedan llevar a cabo de forma correcta, es necesario como en cualquier organización, contar con los procesos de apoyo que brinden respaldo y contribuyan con la consecución de los objetivos, estos procesos son: Transporte, gestión de compras y proveedores, recursos humanos y almacenamiento.

Tabla 3. Caracterización de Procesos PROCESO

OPERACIÓN

Definir objetivos directrices

GERENCIA

Establecer Políticas y procedimientos

Realizar pronósticos

Dividir el trabajo en áreas

INFRAESTRUCTURA Y/O EQUIPO Oficina y equipo de computo

DESCRIPCION

ENTRADAS

SALIDAS

Determinar los objetivos y directrices de la empresa teniendo en cuenta sus capacidades Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño para dar una identidad a la organización Anticipar los posibles problemas futuros Con base en la organización de la empresa se divide el trabajo en áreas para obtener el mapa y la caracterización de

Capacidades de la organización

Objetivos, metas e indicadores

Metas, indicadores y objetivos de la dirección

Misión, visión, política de gestión y valores

Oficina y equipo de computo

Indicadores de desempeño

Pronósticos

Oficina y equipo de computo

Diagrama organizaciona l de la empresa

Mapa y caracterización de procesos

Oficina y equipo de computo

Realizar manual funciones

un de

Evaluar resultados

los

Identificar problemas

Establecer indicadores de gestión

Determinar causas especificas

MEJORA CONTINUA

Diseñar soluciones problemas encontrados

Proponer alternativas de mejora

Dar a conocer las acciones de mejora

Estandarizar y consolidar

procesos Describir las actividades propias de cada cargo Se evalúa periódicamente los resultados obtenidos Se realiza auditoria con el fin de encontrar problemas en la organización Se cuantifica el problema y se determinan indicadores de gestión para los problemas encontrados Se evalúan los procedimientos que tienen problemas para identificar las causas especificas del problema Una vez identificadas las causas especificas del problema, se genera plan de acción para corregirlos y mejorarlos Una vez diseñadas las acciones de mejora para solucionar los problemas se proponen a la gerencia para su aprobación Luego que la gerencia aprueba las acciones de mejora se entregan a cada jefe de proceso y cada procedimiento Una vez se han puesto en marcha los nuevos controles para los

Caracterizació n de procesos

Manual de funciones

Oficina y equipo de computo

Indicadores de desempeño, KPI´S Auditoría interna

Desempeño de la organización

Oficina y equipo de computo

Hallazgos, resultados auditoria

Infraestructura completa y equipo de computo

Resultados auditoria, desempeño de la organización

Indicadores de gestión para mejorar

Oficina y equipo de computo

Procedimiento s

Causas especificas

Oficina y equipo de computo

Causas especificas del problema

Plan de acción para corregir problemas

Oficina y equipo de computo

Plan de acción para corregir problemas

Aprobación del plan de acción

Oficina y equipo de computo

Planes de acción

Procedimientos corregidos

Infraestructura completa y equipo de computo

Procedimiento s corregidos

Resultados de nuevos procedimientos

Infraestructura completa y equipo de computo

Contactar vendedor

Verificación de Normas

Realizar pedido IMPORTACION

Contactar agente aduanero

Presentación de documentación

Nacionalizació n

Recepción de Instrumentos Musicales

ADECUACION

Verificación de piezas afectadas

Cambio piezas inservibles

procedimientos se garantiza su continuidad y buen desarrollo Se establece contacto con la empresa exportadora en USA Se verifica que los productos a importar cumplan con la normatividad vigente en Colombia Se hace el pedido con la orden de compra Se contacta al agente aduanero para que guie toda la nacionalización A través del agente aduanero se presenta la documentación requerida para la nacionalización Una vez validada la documentación presentada se da por finalizado el proceso de nacionalización (importación) Se reciben los instrumentos musicales que requieren mantenimiento o reparación Realizar el inventario de las piezas y elementos que se deben comprar para su reparación Cambiar todas las piezas que no funcionan o que no se pueden reparar para darle un excelente

Directorio de proveedores

Proveedores contactados

Teléfonos y oficinas

Ficha técnica del producto, normas vigentes

Formato de verificación

Oficina y equipo de computo

Orden de compra

Factura de Compra

Teléfonos, equipo de cómputo y oficinas

Directorio de agentes aduaneros

Agente aduanero contactado

Teléfonos, equipo de cómputo y oficinas

Documentació n requerida por la DIAN

Aprobación de importación por parte de la DIAN

Teléfonos, equipo de cómputo y oficinas

Aprobación de importación por parte de la DIAN

Manifiestos de importación.

Teléfonos, equipo de cómputo y oficinas

Instrumentos importados

Instrumentos para reparación y mantenimiento

Bodega ,área de mantenimiento y equipo de computo

Instrumentos para reparación y mantenimient o

Lista de Piezas y elementos necesarios para la reparación del instrumento

Bodega ,área de mantenimiento y equipo de computo

Piezas listas para hacer el cambio

Instrumentos con piezas en buen estado

Bodega y área de mantenimiento y Herramientas de mantenimiento

Calibrar, ajustar y afinar las piezas de los instrumentos

Limpiar y retocar las partes desgastadas

Realizar inspección del producto terminado

Elaborar plan de ventas

Contacto con el cliente COMERCIALIZACIO N

Realización de propuesta

Orden de venta

Facturación Verificación de

desempeño a los instrumentos Se calibran, ajustan y se afinan las partes del instrumento que lo requiera, garantizando su funcionalidad y su larga duración Se limpia, pinta, pule y retocan todas las partes desgastadas que afecten la parte estética del instrumento Se realiza la respectiva verificación del producto terminado para establecer si cumple o no con las especificaciones del cliente Con base en las expectativas de los clientes y el plan estratégico se elabora el plan de ventas para la organización Se establece contacto con el cliente para establecer sus requisitos Se realiza la propuesta para el cliente y se envía por correo electrónico El cliente aprueba la propuesta enviada y se procede a realizar la orden de venta Luego de realizada la orden de venta se procede a elaborar la factura Se verifica el

Instrumentos desafinados

Instrumentos en óptimas condiciones de uso y funcionalidad

Bodega y área de mantenimiento y Herramientas de mantenimiento

Instrumentos desgastados

Instrumentos estéticamente agradables y listos para la verificación

Bodega y área de mantenimiento y Herramientas de mantenimiento

Instrumento terminado

Instrumentos autorizados para ser comercializado s

Bodega ,área de mantenimiento y equipo de computo

Plan estratégico, Necesidades y expectativas del cliente

Plan de ventas

Oficina y equipo de computo

Plan de ventas

Requisitos (pedido) del cliente

Oficina, teléfonos y equipo de computo

Requisitos del cliente

Documento de propuesta

Oficina y equipo de computo

Documento de propuesta aprobado

Orden de venta

Oficina, teléfonos y equipo de computo

Informe final

Factura, Pago del servicio, datos del proceso Informe de

Oficina y equipo de computo

Datos del

Oficina y equipo de

venta

Mantenimiento de los vehículos

Logística TRANSPORTE

Planificar rutas

Cuidar producto

Seleccionar los proveedores adecuados

COMPRAS

Negociar

Pedir presupuesto

desempeño en la venta realizada

proceso

Se encarga de mantener los vehículos en buen estado de funcionamiento y aseados

Reportes históricos de mantenimient os en certificados de revisión tecno mecánica Pedidos de los clientes y listados de mercancía a recibir

Son los encargados de realizar la logística de carga y descargue de los instrumentos y las cajas con la literatura Con el listado de clientes a entregar el producto y mercancía a recibir, se establece la mejor ruta Se garantiza que el transporte del producto se hace bajo los parámetros establecidos para su cuidado Buscar diferentes opciones para encontrar el proveedor acorde a los requerimientos de la empresa Debe ser el encargado de negociar tiempos de entrega, lugar de recepción y condiciones específicas de la compra Se debe pedir el presupuesto necesario para realizar las compras especificas a la gerencia

desempeño del proceso de venta Fechas obligatorias para realizar los mantenimientos

computo

Vehículos

Planes de recepción y entrega de productos a sus destinatarios

Oficina y equipo de computo

Listado de clientes a entregar producto y pedidos a recibir

Plan de rutas por días

Oficina y equipo de computo

Producto listo para ser entregado

Cliente satisfecho con el producto recibido

Vehículos

Listado de proveedores candidatos

Proveedores acordes a la necesidad de la empresa

Oficina, teléfono y equipo de computo

Lista de artículos por comprar

Los productos con la mejor relación costo beneficio.

Oficina, teléfono y equipo de computo

Listado de requerimiento s necesarios

Presupuesto aprobado o modificado

Oficina y equipo de computo

Garantizar valor de inversión

el la

Mantener una buena relación con los proveedores

Recibir producto

Reclutamiento y selección

Inducción RECURSOS HUMANOS

Capacitación

Remuneración

Se debe garantizar que la operación no se detenga

Al mantener una buena relación con los proveedores se puede realizar un seguimiento de órdenes y de calidad con mayor facilidad Se encarga de recibir el producto comprado y entregárselo al área encargada de almacenarlo hasta el momento de la disposición del producto. Son los encargados de atraer a las personas indicadas para hacer crecer la empresa y aportar valor al cargo requerido. Se debe Explicar al nuevo empleado hacia donde se dirige la empresa, la cultura de la organización, repasar lo que se espera del nuevo empleado y hacerlo sentir bienvenido. Se debe realizar una inducción al cargo para el que fue contratado, indicándole las funciones a desarrollar y los pasos que debe seguir para cumplir con sus funciones Se debe garantizar que el empleado

Plan detallado de actividades a desarrollar con lo que se compra Parámetros de comportamien to con los proveedores

Reporte del desempeño de la inversión

Oficina y equipo de computo

Cumplimiento con las ordenes requeridas en los tiempos establecidos

Oficina, teléfono y equipo de computo

Producto comprado

Producto en el momento, cantidad y lugar que sea solicitado por el área encargada de procesarlo.

Oficina, vehículos de transporte, bodega y equipo de computo

Vacantes

Personal seleccionado y contratado

Oficina y equipo de computo

Personal nuevo

Empleados con buenas relaciones personales y con conocimientos básicos de la empresa

Oficina y equipo de computo

Personal con la inducción realizada previamente

Empleados con los conocimientos necesarios del cargo

Oficina y equipo de computo

Listado de los días

Pago equivalente a

Oficina y equipo de computo

Motivación y clima laboral

Prevenciones de riesgos laborales

Recepción

Verificación

ALMACENAMIENTO Documentación

Acomodación

reciba la remuneración acordada en un principio en los tiempos pactados desde el contrato ayudando a mantener un buen clima laboral Se debe desarrollar el buen sentido de pertenencia, liderazgo, iniciativa y compromiso de los empleados con la empresa reduciendo conflictos internos y manteniendo un buen clima laboral en la organización Son una parte importante de la prevención de riesgos laborales ya que influyen en la adaptación de los empleados con las pausas activas y capacitaciones de posibles enfermedades laborales Se hace la recepción de la mercancía para su verificación Se hace la respectiva verificación visual y se toman fotografías Se hace la entrada a la bodega y se verifican cantidades De acuerdo a la política definida se hace la acomodación de la mercancía en los estantes de la bodega

trabajados por mes

las labores realizadas por los empleados

Empleados de todas las áreas

Un mejor clima laboral y motivación al buen desempeño

Oficina y equipo de computo

Funciones de cada empleado

Planes para la prevención de riesgos y peligros en el trabajo

Oficina y equipo de computo

Camión cargado

Mercancía recibida (cajas y estibas)

Checklist de estado y fotografías

Parqueadero, Bodega y equipo de descargue (Montacargas, cinturón de fuerza, guantes) Bodega, cámara fotográfica

Orden de compra

Orden de compra verificada

Bodega

Estantes desocupados, Mercancía sin ordenar

Bodega ordenada, estantes llenos

Bodega, estantes

Aseo

Control inventario

Reporte inventario

Alistamiento de pedidos

Empaque pedidos

Alistamiento de despacho

Se hace aseo a la bodega en general y a la mercancía almacenada para conservar su excelente estado Periódicamente se realiza inventario para evitar descuadres y perdidas Se hace reporte al área de contabilidad de los resultados del inventario

Bodega sucia, desordenada

Bodega limpia, ordenada

Bodega, sopladora, equipo de aseo

Reporte de inventario

Resultados de inventario ejecutado

Bodega, equipo de computo

Resultados de inventario realizado

Bodega, equipo de computo

Con la orden de pedido se verifican existencias, se extraen y se llevan a la zona de alistamiento La mercancía que este en zona de alistamiento se empaca en cajas para su posterior envío o despacho La mercancía que esté debidamente empacada y rotulada se lleva a la zona de descargue para su respectivo envío o despacho

Orden de pedido de cliente (factura)

Actualización indicadores de inventario (rotación de inventario, perdida producto) Pedido listo para empacar

Pedido listo para empacar

Pedido listo para despachar (cajas)

Bodega y equipo de empaque (cinta, cajas, rótulos)

Pedido listo para despachar (cajas)

Camión cargado para envío de mercancía

Parqueadero, bodega, camión y equipo de descargue ( Cinturón de fuerza, guantes)

Bodega, equipo de computo

Para complementar la planificación estratégica, se definió la caracterización de cada proceso teniendo en cuenta las actividades que involucra cada uno, su descripción, las entradas y resultados de cada actividad y el equipo e infraestructura necesaria para desarrollar cada una de ellas. Partiendo de la caracterización, se estableció el flujo grama de cada proceso, así como el

flujo grama general teniendo en cuenta que la organizaci贸n no tiene definidos los procesos mediante este sistema

Flujo Gramas de Procesos

La empresa actualmente tiene identificada la misi贸n, la visi贸n y las pol铆ticas en donde se rigen sus normas, sus valores y los alcances que quiere lograr con la empresa.

Misión: Somos una empresa Cristiana de avanzada, que provee los recursos necesarios para que usted logre alcanzar sus metas personales, espirituales y empresariales mediante la implementación de varios servicios y un equipo humano técnico y profesional con el más amplio surtido de productos y servicios que le permite alcanzar los objetivos propuestos.

Visión: Pretendemos Dejar Huella Mediante un servicio eficiente en las diferentes áreas de desempeño, como lo venimos logrando desde el año 1998, distribución, promoción y comercialización de libros, instrumentos musicales, audio y video profesional, además de nuestro apoyo espiritual.

Política: Producciones y distribuciones JUDAH es una compañía dedicada a la comercialización de instrumentos musicales y productos cristianos. Sus principios y compromisos se enumeran a continuación: Se compromete con los clientes a prestar un servicio basados en el respeto y la honestidad. Se compromete con la comunidad a desarrollar sus actividades sin afectar el entorno. Se compromete a cumplir la normativa legal y los compromisos que ha fijado con sus clientes.

3.3. Planificación Operativa La planificación Operativa del proyecto se enfoca en los procesos misionales de la organización ya que es en donde se concentra gran parte de las actividades diarias de la empresa. Estos procesos son Importación, adecuación y comercialización. De los procesos misionales de la organización se estableció la caracterización de todas las actividades que se realizan a lo largo de cada proceso y utilizando esta caracterización se logró desarrollar las matrices de aspectos e impactos ambientales y la matriz de peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.

Tabla 4. Matriz ambiental

De la matriz de aspectos e impactos ambientales que rodean la organización, se pueden sacar las siguientes conclusiones: 

Se estudiaron 25 tareas de los procesos misionales que generaban algún aspecto ambiental, de estas tareas el 72% generaban un aspecto ambiental bajo por ser equivalentes al consumo de energía que se emplea en las actividades diarias.



De las 25 tareas que se analizaron el 20% generaban unos aspectos ambientales de significancia media que pueden tener aspectos positivos o negativos. De este 20% el 12% genera impactos ambientales positivos equivalentes a Reciclaje de residuos y el 8% genera impactos ambientales negativos como contaminación a la atmosfera y contaminación al Suelo.



Por otro lado el 8% de las actividades analizadas generan aspectos ambientales de alto nivel, lo que puede generar impactos ambientales bastante significativos. Estos aspectos son la contaminación del suelo por la generación de residuos peligrosos para el ambiente.



Existen ciertas acciones que los autores proponen para mantener o para mejorar los impactos ambientales generados en la empresa. Estas acciones son por ejemplo: Implementar un programa de uso eficiente de energía, continuar reutilizando los residuos aprovechables en otras actividades de la empresa, disponer correctamente de los residuos peligrosos sin que afecten el entorno, incrementar el control sobre la fuente generadora de las emisiones y poderlas reducir.

ď&#x201A;ˇ

Para que los tipos de planes propuestos por los autores se puedan llevar a cabo es necesario darle prioridad a ciertas actividades, es por esto que las actividades de mayor prioridad o de prioridad alta son: El reciclaje y la reutilizaciĂłn constante de los residuos aprovechables para ser utilizados en otras actividades de la empresa y control en la generaciĂłn de residuos peligrosos que puedan afectar el ambiente.

Tabla 5. Matriz de SST

Otra parte importante para la empresa, es el bienestar de los trabajadores, para esto se desarrolló la matriz de peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo, algunas conclusiones resultantes de dicha matriz son: 

Si bien todas las actividades de la empresa tienen peligros que exponen a los trabajadores a diferentes riesgos, estos no son de mayor significancia, sin embargo, el uso de sustancias químicas pueden generar enfermedades o lesiones y el uso de herramientas corto punzantes pueden afectar al trabajador mediante cortes en el cuerpo que pueden llegar a la mutilación de alguna parte.



Gran parte de las actividades (62%) generan peligros psicosociales, los cuales pueden ser tratados más fácilmente o tienen una afectación menor a los peligros que generan riesgos físicos para el trabajador, en estos casos se proponen planes de pausas activas para evitar afectaciones como el estrés y el dolor de cabeza o espalda.



A pesar que en la empresa no existen peligros que pongan en riesgo la vida de los trabajadores, es necesario hacer una renovación de la dotación que se les brinda, incluyendo elementos de protección más efectivos para evitar situaciones como cortes en el cuerpo, con el fin de disminuir los accidentes y las incapacidades de los trabajadores.

3.4. Plan de Acción Para la puesta en marcha del SGI se realizó un plan de acción con una duración de 12 meses, teniendo previsto el inicio para el mes de Septiembre con las actividades que lleven a la empresa a dar cumplimiento a los requisitos de las normas.

Las actividades del plan de acción están dirigidas principalmente a establecer, implementar y mantener procedimientos que permitan organizar sus procesos y tener un control operacional con el fin de reducir deficiencias que puedan afectar económicamente a la organización.

En la mayoría de las actividades los responsables son los líderes de los procesos, sin embargo, es necesaria la participación de toda la compañía en la apropiación tanto de la política del SGI como de las directrices de la empresa y así generar una cultura de mejora continua en toda la organización.

Tabla 6. Plan de acción

4. CONCLUSIONES

Luego del desarrollo de los objetivos propuestos inicialmente se llegó a las siguientes conclusiones: 

De cara a la implementación del SGI el panorama es desfavorable ya que de los requisitos establecidos por las normas, la empresa adopta el 21% de estos y de este porcentaje tan solo cumple con el 31%.



Una de las razones para que la empresa pierda clientes, es el desorden en sus procesos, ya que al ser la comercialización el proceso final de cara al cliente, llega con todos los errores acumulados de actividades anteriores y es por esto que se presentan las quejas e insatisfacciones de los clientes.



Para que la organización logre la implementación correcta del SGI es necesario que todos los empleados estén enfocados en llegar al mismo objetivo y de esta manera poder certificarse en un futuro cercano con las normas NTC 6001:2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007.



Es evidente que la empresa no genera un impacto significativo para el medio ambiente debido a la naturaleza de su actividad, esto hace que las acciones para controlar los aspectos sean fáciles de implementar y no requieran de gran inversión.



Los peligros de mayor significancia a los que están expuestas las personas en la empresa son golpes, caídas, cortes en la piel y contacto con sustancias químicas, obligando a la

organización a ejecutar acciones de control en las actividades en las cuales están inmersos estos peligros con el fin de reducir el riesgo. 

Para que la empresa logre la implementación del SGI en un futuro cercano, debe ejecutar el cronograma de actividades encaminado a cumplir con los requisitos que actualmente no cumple.

5. RECOMENDACIONES

Para que la organización tenga un mejor desempeño general, debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 

Incluir el área de mejora continua como proceso estratégico para un óptimo desarrollo de sus SGI.



Cambiar el lugar en donde se acumulan las basuras de manera que no se vea afectado el parqueadero y pueda ser aprovechado por los clientes.



Hacer uso de las oficinas que se encuentran desocupadas como lugar de almacenamiento de los instrumentos que se encuentran obstruyendo las rutas de evacuación.



Adecuar la zona de descargue de tal manera que no exista desnivel en el piso con el fin de prevenir accidentes.



Desarrollar un plan de publicidad y mercadeo que ayude al incremento de sus clientes.



Mejorar la planificación de la logística para reducir quejas relacionadas con la demora en las entregas de pedidos.



Renovar los equipos del proceso de adecuación por unos de mayor tecnología que ayuden a reducir los tiempos y a mejorar la calidad de sus productos.



Modificar la política para que esté acorde con el SGI ya que la actual no integra el enfoque a las 3 normas.

6. REFERENCIAS

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7. ANEXOS

1. Anexo 1 Lista de Chequeo 2. Anexo 2 Mapa De Procesos. 3. Anexo 3 Caracterización De Procesos 4. Anexo 4 Planificación Operacional De La Gestión Ambiental 5. Anexo 5 Planificación Operacional De La Gestión En SST 6. Anexo 6 Plan de Acción