PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
1
2
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES HANDBOEK STANDAARDSCAN BEDRIJFSVOERING EN BESTURING
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
3
4
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES HANDBOEK STANDAARDSCAN BEDRIJFSVOERING EN BESTURING MARC ALTINK | MIKE ANDERSON
STICHTING KUNST & ZAKEN
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
5
ISBN-13: 978-90-78389-04-0 NUR 801 Trefw: cultuur, strategie, management, bedrijfsvoering, besturing, scans, meetinstrumenten
Ontwerp: Forque Artworque Illustraties: © 2008 Forque Artworque Alle rechten voorbehouden. Foto omslag: Bruce Turner www.flickr.com/whiskeytango Overige foto’s: Arbron, Aussiegall, Beigealert, Bmb, Bruce Turner, Foshie, Marcin Wichary Sylvar, Takomabibelot, TheAlienessGiselaGiardino23, CC2.0 Copyright © 2008 Marc Altink en Mike Anderson Copyright © 2008 Stichting Kunst & Zaken, Rotterdam Deze uitgave © 2008 Forque Press Stichting Kunst & Zaken Postbus 25281 3001 HG Rotterdam info@kunst-en-zaken.nl www.kunst-en-zaken.nl 1e druk 2008 Het K&Z-Scanprogramma waar de Standaardscan Bedrijfsvoering en Besturing voor Culturele Instellingen onderdeel van is, is mogelijk gemaakt door subsidie van het VSBfonds. www.vsbfonds.nl
Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht op deze uitgave niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking.
6
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
Inhoud Voorwoord en beknopte leeswijzer................................................................... 8 DEEL 1: Achtergronden 1 Inleiding....................................................................................................... 11 2 Van missie en visie naar actie...................................................................... 19 3 Opbouw en methodiek scanmodel............................................................... 33 4 Toepassingsgebieden van de scan............................................................... 41 DEEL 2: De Standaardscan 5 De Standaardscan........................................................................................ 45 6 Interpretatie van de uitkomst....................................................................... 65 DEEL 3: Het vervolg 7 Naar een actieplan........................................................................................ 77 8 Slotbeschouwing....................................................................................... 111 BIJLAGEN Bijlage: ontwikkeltips.................................................................................... 119 Bijlage: benchmark intakescan voor culturele instellingen............................ 127 Bijlage: bronnen............................................................................................ 141 Bijlage: auteurs............................................................................................. 143
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
7
8
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
9
Voorwoord en beknopte leeswijzer Dit handboek biedt een beknopte inleiding in de wereld van de meetinstrumenten voor bedrijfsvoering en besturing. Daarnaast is de Standaardscan Bedrijfsvoering en Besturing voor Culturele Instellingen van Kunst & Zaken in dit werk opgenomen, voorzien van scoringssleutel, interpretatiehandleiding en oplossingsrichtingen voor het vervolg. Het handboek is een zelfhulpmiddel tot op zekere hoogte: het is een “Fundgrube� voor oplossingsrichtingen en tips voor het vervolgtraject, maar bevat geen uitgesproken (dwingend) advies. Het handboek is zeker geen vervanging van deskundige oordeelsvorming en raadgeving. Kunst & Zaken en de auteurs zijn dan ook niet verantwoordelijk voor stappen en gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de scan en dit handboek. Deze zijn en blijven de verantwoordelijkheid van de instelling zelf! Wanneer er onduidelijkheid is over de uitslag of de mogelijke oplossingen, schakel dan een adviseur in, of neem contact op met Kunst & Zaken. Wellicht is een bemiddeling in het kader van het K&Z-Expertprogramma mogelijk. Kijk voor voorwaarden en meer informatie op de website van Kunst & Zaken: www.kunst-en-zaken. nl. Het handboek bestaat uit drie delen. Deel 1 bevat achtergrondinformatie over de scan en bedrijfsvoering(-modellen) in het algemeen. Deel 2 is de Standaardscan van Kunst & Zaken, inclusief scoringssleutels. Deel 3 bevat aanwijzingen voor interpretatie van de uitslag en tips voor het vervolg. Wij wensen eenieder een vruchtbaar gebruik van dit handboek toe en hopen dat de scan bijdraagt tot verdere professionalisering van bedrijfsvoering en besturing bij culturele instellingen in Nederland. Enschede/Amsterdam, augustus 2008 Marc Altink en Mike Anderson
10
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
DEEL 1 HOOFDSTUK 1 PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
11
ACHTERGRONDEN BEDRIJFSVOERING & BESTURING
1 12
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
1 Inleiding De aandacht en waardering voor cultuur is van alle tijden. Gelukkig maar, want cultuur speelt een onontbeerlijke rol in het “sociale weefsel” van de maatschappij: als podium, klankbord, manifest of vermaak. Cultuur wordt op waarde geschat en naar die waarde betaald. Toch is de afgelopen jaren een kentering zichtbaar geworden, die niet eerder zo duidelijk was als nu. Subsidiegevers worden steeds veeleisender, niet alleen op het gebied van artistieke inhoud, maar ook op het gebied van artistieke prestaties en culturele bedrijfsvoering. Culturele instellingen worden geacht ook zakelijk de boel op orde te hebben. Er zijn toenemende eisen op het naleven van regels voor goed bestuur en adequaat toezicht, vastgelegd in de Code Cultural Governance (www.culturalgovernance.nl). En als klap op de vuurpijl worden culturele instellingen gestimuleerd om een groeiend gedeelte van het budget zelf te verdienen, getuige recente ontwikkelingen rond mecenaat en cultureel ondernemen. Dit boek gaat niet over de artistieke inhoud van culturele instellingen. Dit boek gaat over de laatste drie geschetste ontwikkelingen: goed bestuur, goede bedrijfsvoering en, als onderdeel daarvan, het toegenomen belang van zelffinanciering (cultureel ondernemen). Wel is er een duidelijke link: het professionaliseren van besturing, bedrijfsvoering en financiering leidt, in onze gedachtegang, tot een toegenomen artistieke kwaliteit. Niet direct, maar randvoorwaardelijk. Door effectievere inzet van mensen en middelen, door transparantie en medewerkertevredenheid. Centraal in dit boek staat de Standaardscan Bedrijfsvoering en Besturing Culturele Instellingen. Wat een scan is, hoe je dit instrument moet hanteren en wat het oplevert, daar komen we in de komende pagina’s uitgebreid op terug. Voor nu is het belangrijk om te weten dat een scaninstrument een hulpmiddel is om de stand van
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
13
zaken rond culturele bedrijfsvoering en besturing te meten, en op basis daarvan verbeterplannen te formuleren. Het is dus geen doel in zichzelf om zo hoog mogelijk te scoren op de scan, het gaat erom wat je er uiteindelijk mee doet en wat het effect is van de ingezette verbeteringen.
Kunst & Zaken Stichting Kunst & Zaken (hierna: Kunst & Zaken) wil bestuur en management van Nederlandse culturele instellingen ondersteunen door uitwisseling van kennis en ervaring met het bedrijfsleven. Zowel bedrijven als culturele instellingen hebben daar profijt van. Uitgangspunt is dat kennisoverdracht plaatsvindt op vrijwillige en projectmatige basis. Kunst & Zaken werd in 1996 opgericht nadat een haalbaarheidsonderzoek de behoefte aan dit initiatief had aangetoond. Het bestuur, afkomstig uit de kunstensector en het bedrijfsleven, verwierf de financiële steun van een viertal Grondleggers en meer dan twintig grote en middelgrote bedrijven, de Stichters. De continuïteit was daarmee verzekerd. Daarnaast verwierf Kunst & Zaken de morele steun van essentiële maatschappelijke partners doordat belangrijke vertegenwoordigers van culturele instellingen, bedrijfsleven en overheid toetraden tot de Raad van Advies. De werkwijze werd beproefd in een vijftal succesvolle pilotprojecten. Kort daarna werd een directeur benoemd en huisvesting in Rotterdam betrokken. Een reeks nieuwe projecten ging van start onder de titel K&Z-Expertprogramma. Doel van dit programma was en is om managers uit de culturele sector in staat te stellen expertise in te roepen bij het oplossen van (strategische) vraagstukken op het gebied van bedrijfsvoering en bestuur. Gedurende de eerste vier jaar was het K&Z-Expertprogramma de kernactiviteit van Kunst & Zaken. In 2000 zijn twee nieuwe bemiddelingsactiviteiten gestart, het K&Z-Bestuursbestand en het K&Z-Trainingsprogramma. Ook aan deze twee acti-
14
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
viteiten ging een uitgebreid haalbaarheidsonderzoek vooraf en werd de werkwijze in verschillende pilotprojecten getest. Sinds 2003 is K&Z-Cultural Governance onderdeel van het totaal programma, doel is het aanreiken van praktische instrumenten voor goed bestuur en adequaat toezicht. Het K&Z-Scanprogramma is, dankzij een belangrijke financiële bijdrage van het VSBfonds, in september 2005 gestart. De onderdelen Cultuurmecenaat en Creative Co-makership volgden kort daarna. Het meest recente programma van Kunst & Zaken is Creativity2Business. Kunst & Zaken is opgezet naar het concept van Arts & Business, zoals dat reeds jaren succesvol bestaat in Groot-Brittannië en de Verenigde Staten.
Het K&Z-Scanprogramma Juist om culturele instellingen te helpen met het gericht werken aan het verbeteren van bedrijfsvoering en besturing, heeft Kunst & Zaken in 2005 het K&Z-Scanprogramma ontwikkeld. Het K&Z-Scanprogramma is met financiële steun van het VSBfonds tot stand gekomen. Met het K&Z-Scanprogramma wordt een aantal doelen nagestreefd, zoals het geven van inzicht in de verschillende ontwikkelingsfasen die een culturele instelling doormaakt op weg naar een uitstekende bedrijfsvoering en besturing, het activeren van het bewustwordingsproces rondom het belang van een goede bedrijfsvoering en besturing, het stimuleren van het lerend vermogen om zelfstandig vraagstukken te kunnen analyseren en verbeteringen door te voeren, en het ontwikkelen van een gemeenschappelijk begrippenkader rondom bedrijfsvoering en bestuur in de culturele sector. Binnen het programma is een viertal scanproducten ontwikkeld in oplopende zwaarte en intensiteit en met ieder een eigen toepassingsgebied. De vier scanproducten zijn (in oplopende zwaarte): de Quick Scan, de Intakescan, de Standaardscan en de Organisatiescan.
PRESTATIEMETING EN -VERBETERING VOOR CULTURELE ORGANISATIES
15