Sumário INTRODUÇÃO .......................................................................................... 05
1ª PARTE REDAÇÃO TÉCNICA ........................................................................ 07 Ata ..................................................................................................... 07 Ofício ................................................................................................. 09 Carta Comercial ..................................................................................10 Declaração ......................................................................................... 11 Convite ............................................................................................... 11 Procuração .......................................................................................... 13 Ficha de Sócio ..................................................................................... 14 Edital .................................................................................................. 15 Requerimento ..................................................................................... 16 Memorando ........................................................................................ 17 Recibo de Mensalidade ....................................................................... 17 Carteira de Sócio ................................................................................ 18
2ª PARTE ASPECTOS JURÍDICOS CONTÁBEIS ................................................. 19 Álvara de Licença Funcionamento ....................................................... 19 Inscrição na Previdência Social ............................................................ 19 CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas ................................... 20 Certidões Negativas de Débito ............................................................ 21 Declarações ........................................................................................ 24 RAIS - Relação Anual de Informações Sociais ....................................... 25
3ª PARTE LIVROS OFICIAIS ........................................................................... 26 Livro Ata ............................................................................................. 26 Livro de Presença ................................................................................ 27 Livro de Registro de Sócios .................................................................. 27
4ª PARTE ARQUIVAMENTO ............................................................................ 28 Técnicas de Arquivamento ................................................................... 30 Avaliação ............................................................................................ 31
5ª PARTE OUTRAS DINÂMICAS ...................................................................... 32 CONCLUSÃO ............................................................................................. 34 BIBLIOGRAFIA........................................................................................... 35
A partir de agora você ficará sabendo um pouco mais sobre NORMAS ADMINISTRATIVAS.
Introdução A organização e o fortalecimento das entidades representativas dos pescadores é essencial para o processo de fortalecimento da democracia e da construção da gestão participativa dos recursos naturais. Parceiros neste processo estão a Colônia de Pescadores Z-20, o Centro de Capacitação do Pescador Artesanal do Instituto de Pesquisa Ambiental da Amazônia CCPA/IPAM, o Movimento dos Pescadores e Pescadoras do Oeste do Pará e Baixo Amazonas MOPEBAM e o Instituto Amazônico de Manejo Sustentável dos Recursos Ambientais IARA. Este material faz parte do esforço conjunto para este processo de qualificação organizacional. a
Esta “cartilha” é a segunda parte da I Oficina de Capacitação de Dirigentes das Colônias de Pescadores. A cartilha pretende apoiar o processo de qualificação dos dirigentes das Colônias para responderem de forma mais eficaz e eficiente aos desafios organizativos da categoria. Inicia-se discutindo o que é Redação Técnica como redigir documentos, bem como temos um exemplo de como fazer. Na segunda parte trata-se dos Aspectos Jurídicos Contábeis relacionados ao funcionamento das Colônias onde se discute sobre os diversos documentos que são necessários para o funcionamento das Colônias. Finalizando se trabalhou a necessidade e propostas técnicas de arquivamento de toda esta documentação produzida. Durante todo o trabalho estão propostas dinâmicas e metodologias para facilitar o aprendizado, relaxamento grupal, animação, etc. Bom trabalho a todas e todos!
Santarém, Baixo Amazonas, Pará, Outubro de 2004.
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1ª PARTE
Redação Técnica
Dinâmica
REDAÇÃO TÉC NICA São normas e técnicas par a redigir docume ntos oficiais!
O que é Redação Técnica? Para que serve ?
Cada grupo discute e escolhe um membro para fazer uma explicação, para toda a plenária.
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Atas; Ofício; Carta Comercial; Procuração; Declaração; Convite; Ficha de Sócio; Edital; Requerimento; Memorando; Recibo; e Carteira de Sócio.
Vamos saber um pouco sobre cada um desses documentos:
Ata É um relato que se faz de fatos ocorridos durante uma reunião ou assembléia. Ela é o registro escrito do andamento da reunião de um grupo de trabalho, uma colônia ou um clube. É uma memória dos temas discutidos, das intervenções feitas pelas pessoas, das decisões tomadas e dos encaminhamentos.
Normas FDeverão ser transcritas à mão pelo secretário, em livro próprio, que deverá conter o termo de abertura e termo de encerramento assinados pelo representante legal da entidade. É permitida a transcrição da ata em folhas datilografadas ou digitadas desde que elas sejam arquivadas de forma que não possibilite fraudes;
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FPara ter valor jurídico, deverá ser escrita de forma que nada possa ser acrescentado ou modificado. Se houver algum engano a secretária deverá usar a expressão “digo” e escrever a palavra correta. Não pode rasurar; FOs números e datas deverão ser escritos por extenso, evitando o uso de abreviações; FAs atas deverão ser redigidas sem espaços ou parágrafos; F Para facilitar o trabalho de escrever uma ata é importante: l Ter em mãos a pauta da reunião l Horários, local, objetivos, participantes, e conclusões não podem faltar. FComo a ata é um instrumento jurídico, é necessário tomar alguns cuidados para que não seja alterada. FQuando houver votação de algum ponto, deverão ser registradas as propostas surgidas e quem as fez e também resultado da votação. FCom referência à assinatura, deverão assinar todas as pessoas presentes, ou quando deliberado, o presidente e a secretária.
Redigindo os documentos...
Dinâmica
Após a explicação de um ou mais documentos, cada pessoa ou grupo elabora um documento e em seguida faz a leitura conjunta e análise.
MODELO DE ATA Ata da Vigésima Quinta Assembléia da Colônia de Pescadores Z-20 de Santarém. Aos dias vinte e três de janeiro de dois mil, na sede da Colônia de Pescadores Z-20 de Santarém, reuniram-se em assembléia geral, os sócios da Colônia de Pescadores Z-20 de Santarém presidida pelo Sr. Miguel Costa Teixeira, presentes 1.200 sócios, conforme lista de presença em anexo. Iniciado os trabalhos o Sr. Miguel Teixeira propôs que fosse formado o Conselho de Gestão da Colônia para deliberar junto aos conflitos que vêm acontecendo dentro da classe. O conselho será formado e eleito em próxima reunião marcada para o dia vinte e cinco de fevereiro de dois mil. Nada mais havendo para tratar, o coordenador encerrou os trabalhos, e esta Ata, que após lida e achada conforme, vai ser assinada por todos os presentes.
José Lineu da Silva Guedes Viu como é fácil!? 8
Ofício Estrutura E E E E E E E E E
Comunicação escrita e formal que as autoridades e secretários em geral endereçam umas às outras ou a particulares. Obedece a um modelo ou a um formato especial. É um tipo de comunicação usada principalmente por órgãos do serviço público. Deve apresentar clareza, objetividade e simplicidade.
Cabeçalho ou timbre; Número do ofício e ano; Local e data; Ementa - Assunto; Vocativo - Forma de Tratamento; Texto; Fecho; Assinatura e cargo; Endereço completo do destinatário.
MODELO DE OFÍCIO COLÔNIA DE PESCADORES Z-20 DE SANTARÉM C.N.P.J. 04.839.106/0001-34
Santarém, 07 de Outubro de 2004. Of. 010/2004 Ementa: Encontro de Pescadores
Sr. Diretor Solicito de V. Sa., que nos conceda o uso do Ginásio Coberto de seu colégio para a realização do Encontro de Pescadores de Santarém que acontecerá nos próximos dias 25 e 26/10/2004. Certo de contar com sua colaboração, envio minhas cordiais saudações.
O OFÍCIO é simples e objetivo.
Miguel Costa Teixeira Diretor de Finanças e Patrimônio
Ao Sr. Gustavo Serique M.D. Diretor do Colégio Dom Amando Nesta.
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Carta Comercial E E E E E E E E E
É comumente usada entre empresas comerciais. Sua estrutura é a seguinte:
Estrutura
Cabeçalho ou timbre; Número e ano; Local e data; Nome e endereço do destinatário; Referência ou epígrafe; Vocativo - Forma de Tratamento; Texto; Encerramento; Assinatura do remetente.
MODELO DE CARTA COMERCIAL Comercial Santarém CNPJ 25.011.400/0001-52 Carta 002/2000 Santarém(PA), 25 de Janeiro de 2000. Sr. Miguel Costa Teixeira Diretor de Finanças e Patrimônio da Colônia de Pescadores Z-20 Santarém-PA
Ref. Reembolso de frete
Prezado Senhor Estou enviando número da conta corrente para que seja efetuado o reembolso do frete pago do transporte de 500 sacas de açúcar. Conta Corrente: 2.458-9 Agência 052-9 Banco do Brasil Contando com vossa atenção, subscrevo-me Atenciosamente,
________________________________ Júlio Melo de Alcântara Proprietário
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Declaração É um documento emitido a favor de uma outra pessoa, declarando a veracidade de um determinado fato.
MODELO DE DECLARAÇÃO DECLARAÇÃO Declaramos para os devidos fins de direito e sob pena de lei, que o Senhor João Macedo de Ferreira, residente e domiciliado na Comunidade Correio do Tapará, em Santarém, é associado da Colônia de Pescadores Z-20 desde 25 de janeiro de 1998, encontram-se em dia com as suas mensalidades.
Santarém- Pa, 02 de Outubro de 2004.
João Nelson Diretor de Organização Social e Meio Ambiente
Convite Uma das formas de fazer com que as pessoas se sintam motivadas a participar de reuniões dos comunitários é através do convite. O convite é bastante usado nas comunidades e influencia muito na participação desse em determinada ação.
@ A motivação de alguém para determinada ação não se dá apenas no ato de convidar, mas também na forma como esse convite é feito. Dependendo como é feito, pode motivar alguém ou não. É bom atentar para os seguintes itens: @ Um convite deve sempre ser feito com antecedência da data do evento, possibilitando as pessoas programarem-se para aquele dia.
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@O horário do evento deve ser marcado com início e fim.
Estrutura
@O objetivo, motivo da reunião
deve ser claro. “Para que será feita E Timbre ou Identificação da Colônia; a reunião”? E Local e Data; @O convite deve ser contínuo, ou E Remetente e Destinatário: seja, o convite deve ser De:___________________________________ confirmado em todas as Para: _________________________________ oportunidades, inclusive no dia da E Texto para que, quando e onde; reunião. Os cartazes, o anúncio E Encerramento; pelo rádio, o aviso através dos E Assinatura do remetente. alunos, no culto, na hora do futebol, todos essas formas de comunicação servem para reconfirmar o convite. O convite verbal deve fazer com que o convidado sinta-se valorizado e estimulado para participar da reunião. @É preferível que quem faça o convite tire um pouco mais de tempo tentando convencer o convidado a participar da reunião das seguintes formas: ÄTente convencê-lo de que é muito importante que ele venha expor suas idéias, questionar o que é apresentado, perguntar, responder. Afinal, ele também é morador da comunidade, e sua contribuição nas discussões é de fundamental importância para o desenvolvimento da comunidade. ÄDiga ao convidado que os outros sentem falta da presença dele na reunião e ninguém pode decidir por ele.
MODELO DE CONVITE COLÔNIA DE PESCADORES Z-20 DE SANTARÉM C.N.P.J. 04.839.106/0001-34
Santarém, 22 de junho de 2004. De: Zenilda Para: Carlos Dambrosky PSA
Estamos lhe convidando para participar de nossa festa em comemoração ao dia de São Pedro (Padroeiro dos Pescadores). A festa se realizará nas dependências da Sede da Colônia de Pescores Z-20 de Santarém, no dia 29 de junho de 2004, a partir das 11:00 horas, se estendendo até às 21:00 horas. Haverá transporte para o local. Favor confirmar a presença no telefone 522-1764, com Jociely. Contamos com a sua presença.
Zenilda Diretor de Relações Públicas e Cultura
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Procuração É um instrumento pelo qual a pessoa física ou jurídica delega poderes à outra. Uma procuração só deve ser repassada a pessoas de inteira confiança da organização, delimitando ao máximo o poder outorgado, para evitar danos ou prejuízos para quem constituiu a procuração. A procuração poderá ser pública quando lavrada em cartório, ou particular quando não conter nenhum registro. Sempre reconhecer as assinaturas em cartório.
Estrutura E Título: Procuração; E Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF, RG e residência do outorgante (quem manda fazer a procuração) e do outorgado (quem será o procurador); E Finalidade e poderes: o que poderá ser realizado mediante a apresentação da procuração;
E Data e assinatura do outorgante; E Assinatura das testemunhas.
MODELO DE PROCURAÇÃO PROCURAÇÃO Outorgante: Maria Aparecida de Almeida, brasileira, casada, administradora, CPF 253.485.692-15, RG 25896-6, residente e domiciliada na Av. Uruará, 136 - Prainha, na cidade de Santarém-Pará. Outorgada: Antonio Aluísio dos Santos, brasileiro, casado, contador, CPF 258.963.147-52, RG 2589645-8, residente e domiciliado na Rua Rosa Vermelha, 450 - Interventoria, na cidade de Santarém-Pará. O outorgante acima qualificado nomeia e constitui seu bastante procurador, na cidade de Santarém-Pará, o Sr. Antonio Aluísio dos Santos, acima identificado, com finalidade de encerrar a conta corrente de nº 2.985-6 da agência 025-9 do Banco do Brasil que tem como titular o outorgante. Santarém(PA), 12 de Outubro de 2004. Maria Aparecida de Almeida Testemunhas: _______________________________ _______________________________
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Ficha de Sócio
VERSO
FRENTE
VERSO
FRENTE
Pode ter todas as informações que a Colônia achar importante. O bom é que todas as informações caibam em meia folha de ofício em frente e verso. Pode-se mandar imprimir e depois encadernar. Algumas informações importantes: @ Timbre ou o nome da Colônia; @ Título - Ficha de Cadastro de Sócio; @ Identificação do Sócio: Nome Completo, Data de Nascimento Local e Estado; @ Estado Civil: Casado, Solteiro, Viúvo ou Outros; @ Documentos Pessoais: Carteira de Identidade, Título de Eleitor, CPF, Carteira INSS e outros; @ Filiação: Nome do Pai e da Mãe; @ Nome da Esposa; @ Dependentes: nome, data de nascimento, se é sócio ou não da Colônia; @ Data do Cadastro na Colônia; @ Local para Assinatura do Sócio e do Presidente ou Secretário; @ Tabela para controle de pagamentos de contribuições: mensalidades, anuidades, etc; @ Controle de Embarcações; tipo, tamanho, registros Capitania, Ministério, etc; @ Outras informações.
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Edital Estrutura
É o documento oficial de uma Colônia para convocar suas Assembléias ou reuniões. Deve-se observar no Estatuto qual o prazo de antecedência para convocação das Assembléias, pois o Edital deve sair antes do prazo permitido e não depois que o mesmo já estiver iniciado. Sua estrutura é a seguinte:
E Cabeçalho ou timbre; E Identificação de quem convoca: Presidente, etc.
E Quem está sendo convocado: sócios, diretores, etc
E E E E E E
Data e Local onde ocorrerá a reunião; Horário das Convocações: seguir o Estatuto Assuntos a serem tratados - Pauta; Encerramento; Local e data do Edital; Assinatura do convocante.
MODELO DE EDITAL COLÔNIA DE PESCADORES Z-20 DE SANTARÉM C.N.P.J. 04.839.106/0001-34
EDITAL DE CONVOCAÇÃO Os diretores da Z-20, no uso de suas atribuições Estatutárias, convocam todos os Associados em dia com suas obrigações a comparecerem a Assembléia Geral Ordinária. A mesma se realizará no dia 26 de julho de 2000, na sede da Colônia de Pescadores Z-20 de Santarém, à rua Mendonça Furtado, 254, Santarém. Em primeira convocação às 08:30h com 2/3 (dois terços) dos sócios, ou uma hora após com metade mais um dos associados e em terceira e última convocação uma hora após com pelo menos 1/3 (um terço dos associados). A ordem do dia será a seguinte: Prestação de Contas e Relatório da Diretoria; Aprovação do Plano de Trabalho Anual; O que ocorrer. Santarém, 26 de junho de 2.000.
Zenilda Diretor de Relações Públicas e Cultura
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Requerimento Estrutura É um documento de solicitação oficial de alguma coisa. Pode-se solicitar o registro da Colônia no Cartório, o Cadastro no CNPJ, cópias de documentos em órgãos públicos, certidões em cartórios ou órgãos públicos etc. Deve seguir a seguinte estrutura:
E E E E E E
Timbre ou Identificação da Colônia; Vocativo; Espaço de 08 linhas; Texto quem está requerendo o quê?; Espaço de 15 linhas; Encerramento “Nestes Termos Pede Deferimento”;
E Local e data; E Assinatura do Presidente.
MODELO DE REQUERIMENTO
Ilmo Sr. Oficial do Cartório de Títulos e Documentos
8 Linhas
Antonio dos Anzóis, Presidente da Colônia de Pescadores Z-20 vem à presença de Vossa Senhoria, requerer o Registro do Estatuto e a Ata de Fundação e Eleição da Primeira Diretoria desta Associação que se encontra em anexo.
15 Linhas
Nestes Termos, Pede Deferimento. Santarém, 22 de maio de 2.004.
Antonio dos Anzóis
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Memorando Estrutura
É um documento interno de uma empresa, órgão público ou de uma Colônia. Serve para encaminhar documentos, internamente, de um Diretor para outro, ou para os sócios. Serve também para solicitar informações, pagamento de mensalidades, documentos etc. Pode ser feito em meia folha ofício. Sua estrutura é a seguinte:
E E E E E E E E E
Timbre ou Nome da Organização; Número do Memorando; De quem De:_________________________; Para quem Para:_____________________; Vocativo: forma de tratamento; Texto: o quê, quando e aonde; Encerramento; Assinatura do remetente; Local e Data.
MODELO DE MEMORANDO Associação de Moradores do Maracanã Memo Nº 0025/99 De: José Maria dos Anjos Presidente Para: Carlos José do Nascimento Sócio Prezado Senhor, Solicito sua presença para pagamento de mensalidades atrasadas, junto a nossa Tesouraria. Cordialmente
José Maria dos Anjos
Santarém, 30 de junho de 1999.
Recibo de Mensalidade O recibo de mensalidade ou de contribuição dos sócios pode ser feito avulso ou então em bloco individual para cada sócio e deve ter os seguintes pontos:
Estrutura E E E E E E E
Identificação da Colônia que está recebendo; Número de ordem; Nome e número do sócio que está pagando; Valor do Pagamento; Mês ou meses que está pagando; Local e data do Pagamento; Assinatura do Recebedor. 17
MODELO DE RECIBO DE MENSALIDADE
Carteira de Sócio A Carteira de Sócio não deverá ser maior do que a Carteira de Identidade, para ser fácil de quardá-la com outros documentos. Deve conter o seguinte:
Estrutura (FRENTE)
(VERSO)
ENome ou Timbre da Colônia e a Sigla; EEndereço e CNPJ da Colônia; ENúmero da Matricula na Colônia; ENúmero do Registro Geral da Pesca - RGP; ENúmero da Carteira de Identificação de Contribuinte CIC ou CPF; ENúmero da Carteira de Identidade; ELocal para Foto e; ELocal para Assinatura do Sócio.
ENome do Sócio; EFiliação; EData de Nascimento do Sócio; ENaturalidade; EData da Matrícula; EData de Expedição; ELocal para assinatura do Presidente da Colônia e; EValidade Válida em todo território nacional.
MODELO DE CARTEIRA DE SÓCIO
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2ª PARTE
Aspectos Jurídicos Contábeis
Leitura dirigida do texto a seguir.
Dinâmica
Identificar quais documentos destes a Colônia já tem e se estão em dia. Ler e identificar possíveis palavras difíceis ou dúvidas sobre documentos do posto.
1•Alvará de Licença de Funcionamento O Alvará de Funcionamento é solicitado à Prefeitura Municipal. O Alvará é importante para que o Município tenha conhecimento da existência e do funcionamento da organização. Para encaminhá-lo são necessários os seguintes documentos: @Cópia do CNPJ da Colônia; @Requerimento da Colônia, assinado pelo Presidente; @Cópia do Estatuto Registrado; @Comprovante de endereço. Esses são os documentos normalmente exigidos, porém é necessário se informar na Prefeitura para ver como é que se faz em cada município.
2•Inscrição na Previdência Social A Inscrição é necessária para os casos de contratação de empregados, de alguma construção e de comercializar produtos dos sócios. Também é necessário para encaminhar benefícios aos sócios, como seguro desemprego, aposentadoria, etc. No caso de construção, até um determinado tamanho é isento. Mas, pode-se construir e depois ir se informar na Previdência como fazer a inscrição. A inscrição é feita junto ao INSS local. Também é necessário se informar que documentos são necessários, pois o INSS tem mudado muito suas exigências. Hoje, os documentos necessários são os seguintes: @ Certificado de Matrícula e Alteração (CMA); @ Cópia dos Estatutos; @ Cópia da Ata de Eleição e Posse da Diretoria atual; @ Cópia do CNPJ; @ Cópia do CPF e RG do Presidente.
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3•CNPJ Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
(antigo CGC)
Requerido junto a Secretaria da Receita Federal através do site: www.receita.fazenda.gov.br, logo após o registro em órgão competente do estatuto ou contrato da organização. É um documento de identificação da Pessoa Jurídica e pode ser conseguido a qualquer momento no site da Receita Federal após a inscrição da Organização. É preciso manter sempre atualizado os dados cadastrais junto à Receita Federal.
Incrição: no site da Receita Federal está disponível o programa do CNPJ através do qual é feita a inscrição ou atualização.
IMPORTANTE:
Como a maioria das colônias ainda não tem acesso a internet, então é necessário procurar uma forma de ter este acesso na sua cidade ou numa cidade vizinha. Mas o melhor seria encaminhar estas documentações junto a algum contador que tenha acesso a internet. É bom lembrar que o CNPJ se faz depois da criação da colônia e depois não é necessário fazer mais. OS OUTROS DOCUMENTOS: @Certidão Negativa de Débito de Tributos e Contribuições Federais, emitido pela Secretaria da Receita Federal; @Certidão Negativa de Débitos com a Previdência Social, emitida pela Previdência Social; @Certidão quanto a Dívida Ativa da União, emitida pela Secretaria da Fazenda Nacional. Estas Certidões só são necessários quando forem solicitadas por algum órgão. Se não forem solicitadas, não há necessidade de obtê-los. Os mesmos têm validade de poucos meses, portanto só devem ser retirados no caso de necessidade.
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4•Ceridões Negativas de Débito As certidões negativas de débito são fornecidas por órgãos públicos a qualquer organização, com a finalidade de comprovar regularização quanto ao recolhimento de impostos e contribuições. Comumente, os órgãos mais solicitados para emitir certidões são: Secretaria da Receita Federal, Prefeitura Municipal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal e Procuradoria da União.
a) Secretaria
da Receita Federal:
Emite a Certidão de Tributos e Contribuições Federais administradas pela Secretaria da Receita Federal.
Como solicitá-la: Através do site da Receita Federal no link Certidões/Pessoa Jurídica/Emissão da Certidão.
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b) Prefeitura Municipal: Emite declaração referente a recolhimentos de impostos e taxas municipais Documentos Necessários: a) Requerimento de solicitação b) Cópia do CNPJ c) Cópia do Estatuto/Ata de Fundação ou Contrato Social d) Cópia do Alvará e) Taxa de Expediente
c) Instituto Nacional do Seguro Social INSS: Emite a certidão negativa de débitos com a Previdência Social, importante para concorrência, contratação com o poder público e construções de obras.
Como solicitá-la:
Através do site do INSS: www.previdenciasocial.gov.br no link empregador/serviços e consultas/certidão negativa de débito/Pedido de Certidão Negativa de Débito/Pedido de CND.
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d) Caixa Econômica Federal: É responsável pela emissão do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
Como solicitá-la: Através do site da Caixa: www.caixa.gov.br, acessando o link Para sua Empresa/FGTS/CRF ou também através do link Serviços ao Cidadão/FGTS-Empresa/CRF.
e) Procuradoria da Fazenda Nacional: Emite Certidão quanto à Dívida Ativa da União:
Como solicitá-la: Através do site www.pgfn.fazenda.gov.br acessando o link Serviços/Certidão quanto à Divida Ativa
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5•Declarações Segundo a Secretaria da Receita Federal, todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, as entidades submetidas aos regimes de liquidação extrajudicial e falimentar, e as entidades imunes e isentas deverão apresentar, anualmente, a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (DIPJ), de forma centralizada, pela matriz. As microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) optantes pela sistemática do Simples e as pessoas jurídicas Inativas apresentarão declarações próprias para elas aprovadas pela SRF, estando desobrigadas de apresentar a DIPJ (IN SRF n° 127, de 1998). I - As microempresas e empresas de pequeno porte enquadradas no regime do Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte SIMPLES, conforme definidas no art. 2º da Lei nº 9.317, de 05 de dezembro de 1996, com a redação dada pelo art. 3° da Lei n° 9.732, de 11 de dezembro de 1998; II - As pessoas jurídicas inativas, assim consideradas as que não realizaram, durante o anocalendário, qualquer atividade operacional, não-operacional, financeira ou patrimonial (IN SRF nº 28, de 05 de março de 1998, art. 4º), deverão apresentar Declaração Simplificada.
Como solicitá-la: A DIPJ deverá ser transmitida pela Internet, utilizando o programa Receitanet, que poderá ser acessado de qualquer ponto do Programa Gerador da DIPJ, onde estiver indicado o endereço http://www.receita.fazenda.gov.br.
• Ao preencher a DIPJ é preciso que se tenha o Balanço Patrimonial referente ao ano que se refere à declaração. • A Diretoria Executiva da Organização que são os representantes legais perante o fisco, deverão também apresentar a Declaração de Rendimentos de Pessoa Física, ainda que não tenham tido rendimentos.
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6•RAIS Relação Anual de Informações Sociais - RAIS De acordo com o Decreto nº 76.900, de 23.12.75, todo empregador deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego MTE, por meio da Relação Anual de Informações Sociais - RAIS, as informações solicitadas referentes a cada um de seus empregados, com os quais manteve relação de emprego durante qualquer período do ano base. O aplicativo para gerar a Declaração da RAIS está disponível nos sites www.mte.gov.br ou www.rais.gov.br. O estabelecimento que não possui empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano base deve observar as seguintes instruções: a) Inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) - é obrigado a entregar a RAIS Negativa; b) Inscrito no Cadastro Específico do INSS (CEI) está dispensado de entregar a RAIS Negativa.
IMPORTANTE:
A não entrega da RAIS no prazo implicará em pagamento de multa.
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3ª PARTE Livros Oficiais Livro de Ata É um livro usado para registrar/escrever as reuniões realizadas pela Colônia, seja nas Assembléias Gerais, reuniões de Diretoria ou do Conselho Fiscal. Por isso é necessário ter pelo menos livros para esses três momentos. Ele vem com as páginas numeradas tipograficamente (carimbadas). Deve ser colocado um termo de Abertura e de Encerramento, pelo primeiro Presidente eleito, que irá rubricar todas as páginas. Sempre é bom fazer um rascunho da ata e depois transcrevê-la para o livro.
MODELO DE TERMO DE ABERTURA TERMO DE ABERTURA Contêm este livro 100 (cem) folhas numeradas de 1 a 100 (de um a cem), por mim rubricadas e destina-se ao registro de (citar o objetivo do livro) Local e data
Assinatura e rubrica junto.
MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO TERMO DE ENCERRAMENTO Contêm este livro 100 (cem) folhas numeradas de 1 a 100 (de um a cem), por mim rubricadas e destinou-se ao registro de (citar o objetivo do livro) Local e data
Assinatura e rubrica junto.
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Livro de Presença: Esse livro é importante para saber quem e que tipo de pessoas têm participado das reuniões. Esse livro é igual ao Livro de Ata, com folhas com pauta, deve ser numerado e constar Termos de Abertura e Encerramento. Deve se ter um Livro de Presença para cada tipo de reunião que se irá fazer Assembléias, Diretoria, Conselho Fiscal. O livro pode ser organizado em 04 colunas: número de presenças, nome do participante, assinatura e sócio/não sócio. Pode-se fazer um Livro de Presenças só para visitantes presentes em assembléias ou outras reuniões. Isso é importante para se saber quem e que tipo de pessoas tem participado e contribuído com a Colônia.
Livro de Registro de Sócios: Esse livro será utilizado para registrar todos os sócios da Colônia. Também deverá ser feito a Termo de Abertura e Encerramento. Ele pode ser substituído pelas fichas individuais dos associados. Essas fichas deverão ser bem guardadas para que não estraguem.
Livros Contábeis São os documentos utilizados na contabilidade para demonstrar os fatos contábeis devidamente escriturados, não podendo ser rasurados ou borrados. São eles:
@ LIVRO DIÁRIO: Registra todos os
@ LIVRO RAZÃO: Registra a
fatos de entrada e saída s patrimoniais, tanto econômicas como financeiras, em ordem cronológica;
situação contábil do fato ocorrido, dando ênfase nos termos contábeis referente à ocorrência, à data e ao valor;
@ LIVRO CAIXA: Livro utilizado para registrar a movimentação de dinheiro diária ou semanal.
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4ª PARTE
Arquivamento
Peixe Vivo
Dinâmica
I Objetivo: elevar o valor da organização e da cooperação entre o grupo. II Desenvolvimento: Numa sala ampla ou lugar aberto se distribuem papeletas e pincéis para os participantes. Cada um escreve a maior quantidade de animais que vivem na água que lembrar (peixes, crustáceos, mamíferos, etc). Em seguida todos colocam no centro do círculo os peixes que escreveram Todos devem colocar seus peixes. O Moderador deve incentivar, lembrando de peixes que ainda não foram escritos. Neste momento o moderador sugere que se dividam os peixes de diversas formas. Exemplo: peixes de escamas, peixes lisos, bicho de casco, etc. O jogo prossegue com novas classificações: que vivem mais em lagos, mais no rio ou nos dois. Peixes que fazem piracema para reproduzir e os que não. Solicitar aos participantes que proponham outras classificações.
III Recomendações: No final fazer uma análise do conhecimento das coisas para saber identificá-las e relacionar isso com a organização interna da documentação dos grupos. Desde o início deste material temos visto diversos documentos, livros, recibos, carteiras, declarações que são necessários para uma Colônia. Abaixo alguns deles:
Ofício: É um tipo de comunicação usado principalmente por órgãos do serviço público. Devendo apresentar clareza, objetividade e simplicidade.
Carta Comercial: Comumente usada entre empresas comerciais. Ata: É um relato que se faz de fatos ocorridos durante uma reunião ou assembléia. Procuração: É um instrumento pelo qual a pessoa física ou jurídica delega poderes à outra. Declaração: É um documento emitido a favor de uma outra pessoa, declarando a veracidade de um determinado fato.
Convite: É uma das formas de fazer com que o comunitário se sinta motivado. É bastante usado nas comunidades e influencia muito na participação desse em determinada ação.
Livro de Ata: É um livro usado para registrar/escrever as reuniões realizadas pela Colônia, seja nas Assembléias Gerais, reuniões de Diretoria ou do Conselho Fiscal.
Livro de Registro de Sócios: Este livro será utilizado para registrar todos os sócios da Colônia. Ficha de Sócio: Pode-se pôr todas as informações que a Colônia achar importante. Livro de Presenças: Esse livro é igual ao Livro de Ata, com folhas com pauta, deve ser numerado e constar Termos de Abertura e Encerramento. Deve se ter um Livro de Presença para cada tipo de reunião que se irá fazer Assembléias, Diretoria, Conselho Fiscal.
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Edital: O documento oficial de uma associação para convocar suas Assembléias ou reuniões. Requerimento: É um documento de solicitação oficial de alguma coisa. Memorando: É um documento interno de uma empresa, órgão público ou de uma Colônia. Recibo de Mensalidade: O recibo de mensalidade ou de contribuição dos sócios pode ser feito avulso ou então em bloco individual para cada sócio. Carteira de Sócio: A Carteira de Sócio não deverá ser maior do que a Carteira de Identidade, para ser fácil de levá-la com outros documentos. CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica: É um documento de identificação da Pessoa Jurídica que tem sua validade por prazo determinado, podendo ser renovado sempre que expirado o prazo.
Alvará: É uma licença de funcionamento concedida pela Prefeitura Municipal a qualquer tipo de organização que execute suas atividades tanto na zona urbana quanto na zona rural.
Certidão de Tributos e Contribuições Federais Administrados pela Secretaria da Receita Federal: Certidão que diz qual a situação da organização junto a Secretaria da Receita Federal.
Declaração referente a Recolhimentos de Impostos e Taxas Municipais: Prefeitura Municipal emite dizendo a situação da organização junto a ela.
Certidão Negativa de Débitos com a Previdência Social: Emitida pelo Instituto Nacional do Seguro Social INSS.
Certificado de Regularidade do FGTS: A Caixa Econômica Federal: é responsável pela emissão (CRF)
Certidão quanto à Dívida Ativa da União: Emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional. Declaração Anual de Informações Econômico-Fiscais - DIPJ: Entregue à Secretaria da Receita Federal por qualquer Pessoa Jurídica, que tenha CNPJ. Relação Anual de Informações Sociais - RAIS: Entregue na Caixa Econômica Federal ou Ministério do Trabalho e Emprego.
É Papel que não acaba mais.
Como vou organizar tudo isso??? Uma solução são os Arquivos !!! Os arquivos funcionam como uma memória da entidade, onde são guardados todos os documentos, relatórios, anotações e todo material necessário para o funcionamento da mesma. O arquivamento é uma técnica fundamental em qualquer tipo de atividade, por mais simples que essa seja.
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Técnicas de Arquivamento: Montar um arquivo requer a utilização de algumas técnicas, a saber:
@ Selecionar: o que se vai arquivar, evitando o acúmulo de coisas inúteis que só ocuparão espaço; @ Escolher: o local onde serão arquivadas as pastas. O mercado já dispõe de vários tipos de arquivos, @ em forma de armários, gavetas e até simples caixas que podem ser colocadas em cima de uma mesa ou balcão.
@ Classificar: os arquivos para melhor manuseio. A classificação pode ser numérica ou alfabética
IMPORTANTE: Os arquivos devem apresentar simplicidade e acessibilidade
@ Simplicidade: a classificação de um arquivo
@ Acessibilidade: é importante a facilidade
deve ser feita de maneira simples, de modo que todos os usuários do arquivo possam compreender o sistema utilizado.
de acesso àquilo que se procura em um arquivo.
Organizando as coisas É importante para a Colônia ter sua forma de organizar seus papéis. Pensem em um número de pastas necessárias para as diversas atividades ou papéis importantes que devem ser arquivados. Para cada um desses dê um nome e coloque dentro todos os papéis daquele assunto. Coloque junto, de preferência colada, uma folha com a relação dos documentos que estão na pasta. Fica mais fácil achar depois. Para as correspondências recebidas e enviadas, fazer duas pastas, uma para cada. Colocar na pasta das correspondências enviadas uma folha com o controle dos números das correspondências enviadas. Sejam ofícios, cartas, requerimentos, convites ou outros.
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Avaliação O Método EDPO
Esse instrumento foi elaborado, originalmente em francês e a sigla “SEPO” significa: S uccès/Êxitos E checs/Deficiências P otentialités/Potencialidades O bsáculostacles/Obstáculos
Avaliar a si mesmo é resultado de um ato diário e pouco consciente: sempre olhamos para trás, para as experiências do passado, as julgamos, as analisamos e adaptamos nosso comportamento. Avaliar significa tirar toda uma série de aprendizagens do passado a fim de dirigir suas ações ao futuro: recolhemos informações acessíveis, baseando-nos em indicadores específicos (monitoramento). Depois analisamos a informação segundo critérios mais ou menos óbvios (avaliação). Poderia se definir EDPO como um método que permite delinear um mapa de experiências e esperanças. O procedimento EDPO é simples e apresenta a vantagem de ser compreensível, independente da cultura.
Janela - EDPO Tanto a retrospectiva como as projeções no futuro se completam graças a um critério de valorização simples (positivo/negativo).
RETROSPECTIVA
PROJEÇÃO
1
3
ÊXITOS
POTENCIALIDADES POSITIVO NEGATIVO
DEFICIÊNCIAS 2 OLHAR PARA TRÁS
O BSTÁCULOS 4 OLHAR PARA FRENTE
Apontam-se quatro quadros da janela, por exemplo: Êxitos Deficiências Potencialidades Obstáculos
Qualitativos e quantitativos objetivos alcançados, pontos fortes, satisfação, divertimento Falhas, pontos fracos, dificuldades, atrapalhos, inquietudes, angústia Oportunidades, idéias, desejos, capacidades sem explorar, tendências, Estorvos, oposições, contexto adverso
É necessário respeitar a ordem 1, 2, 3 e 4 da janela EDPO e iniciar com os êxitos alentadores. Explique como está estruturada a janela EDPO. @ Em primeiro tempo utilize-o só para uma atividade no qual participem vários atores. @ Inicie sempre com uma retrospectiva (janela da esquerda) e com os êxitos. Essa progressão vai estimular e chamar a atenção sobre o potencial de desenvolvimento. @ Mande determinar o alcance temporal da retrospectiva e da projeção ao futuro.
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5ª PARTE Outras Dinâmicas Dinâmica Sansão, Dalila e o Leão São três personagens. Sansão mata o Leão, o Leão mata Dalila e Dalila mata Sansão. Para cada personagem se combina um gesto característico. Depois se divide o grupo em dois grupos iguais. Cada grupo deverá escolher um gesto que fará em conjunto. Colocam-se os dois grupos em fila um de frente para o outro, ao sinal do moderador os grupos fazem o gesto combinado. Para saber quem ganhou usa-se a regra acima. Pode-se repetir esta dinâmica várias vezes durante o curso.
Sintonizando Todos de pé. Conta-se até 03 e todos batem palma uma única vez. Repete-se até que se ouça somente uma única batida sintonizada. Toda vez que o grupo estiver disperso pede-se para se contar até 03, até todo o grupo estar novamente sintonizado.
Alongamento Todos de pé, em frente a suas cadeiras, sem nenhum obstáculo por perto. Iniciar os movimentos lentamente. Levantar a mão direita bem alto, levantar a mão esquerda, levantar as duas mãos juntas; Com as mãos levantadas ficar nas pontas dos pés, olhando para cima, com a cabeça bem inclinada para trás, manter assim e contr até 05; Abaixar as mãos e braços tentando tocar os pés, sem dobrar os joelhos; Repete-se a seqüência 03 vezes. Levantar o braço esquerdo bem alto, dobrar por trás da cabeça, tocando o ombro direito; Fazer o mesmo com o braço direito, repetir 03 vezes; Esticar o braço direito para frente na altura do peito, dobrar o braço passando a mão direita sobre o ombro esquerdo, com a mão esquerda empurrar o cotovelo direito para trás, cada vez com um braço, repetir 03 vezes com cada braço; Rodar a cabeça, primeiro para o lado direito depois para o lado esquerdo, contar até 05 para cada lado; Dobrar o pescoço para a direita e depois alinhar em cima, dobrar para a esquerda, alinha em cima, repetir 05 vezes para cada lado Braço direito esticado, dobrar a mão para cima, com a mão esquerda segurar na ponta dos dedos e forçá-los para trás, contar até 10 e repetir com a mão esquerda. Separar um pouco os pés, erguer os braços na altura do peito, cruzar os dedos das mãos, girar o corpo para a direita, forçando 03 vezes, depois girar o corpo para a esquerda forçando 03 vezes, repetir o movimento 05 vezes.
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Dinâmica Dalila eritana Ensaiar a música a seguir com o grupo: Ê Dalila, ê Dalila Dalila eritana Dalila eritana Auaça, auaça, auaça Auaça, auaça, auaça Ea ea ôôô Ea ea ôôô Ensaiar com todos, depois os homens cantam a primeira e as mulheres a segunda, se inverte. Todos cantam grosso, todos cantam normal, todos cantam fino.
Um Lugar para Todos Este é um jogo de cooperação. É a dança das cadeiras ao contrário. Coloca-se um número de cadeiras igual ao número de participantes num círculo, viradas para fora. As pessoas vão caminhando ao redor das cadeiras, ao sinal do moderador todos sentam. Como há cadeiras para todos, todos poderão sentar-se confortavelmente. Na seqüência se retiram até 04 cadeiras, todos caminham ao redor das cadeiras. Ao sinal do moderador, todos devem sentar. Então em vez de empurrar alguém para fora do grupo, este deverá se organizar para que todos sentem. Pode ser dois ou três na mesma cadeira, um no colo do outro, mas todos devem sentar, deve se conseguir ter “um lugar para todos”. A brincadeira prossegue, se retirando mais cadeiras e o grupo deve se organizar para que todos sentem. O que vale é a organização e não a pressa. Então vai se retirando as cadeiras até ficar apenas uma e mesmo assim todos devem se sentar. Após a brincadeira se fazer uma avaliação e discussão com o grupo sobre o que ocorreu durante a brincadeira. O que foi acontecendo? Todos participaram? Alguém assumiu a liderança? Foi difícil “incluir todo mundo”? Houve pessoas que se retiraram da brincadeira? A sociedade também não funciona assim? Na sociedade tem lugar para todos? Tem gente que fica excluído?
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Conclusão Este material é fruto do esforço conjunto da Colônia de Pescadores Z-20, do CCPA/IPAM, IARA e MOPEBAM, para repassar aos pescadores um pouco das riquíssimas experiências que foram as Oficinas de Capacitação de Dirigentes de Colônias. Novas oficinas estão previstas e gerarão novos debates, que produzirão novos materiais de apoio que serão publicados posteriormente. Façam bom uso deste material para o fortalecimento da organização das Colônias de Pescadores e com isso fortalecer o processo de gestão participativa dos recursos naturais da várzea amazônica.
Os Autores
TCHAU!!!
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Até a próxima.