ESCORIAL PELUQUERIA INSTRUCTIVO DE COMUNICACIÓN
1. OBJETIVO Establecer, implementar y mantener los criterios y las responsabilidades para la participación, comunicación y consulta de los trabajadores de la peluquería y de esta manera documentar y responder a las comunicaciones relevantes de las partes interesadas con relación a los diferentes procesos y sistemas de la compañía a través de:
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La participación de los colaboradores y partes interesadas en el proceso de mejora continua en todos los sistemas de gestión como son BASC – SMS – OHSAS 18001– ISO 14001 – ISO 9001.
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Promover y mantener un dialogo abierto con los Asociados de Negocio (Clientes, Autoridades, Proveedores y Público en general).
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Documentar y dar respuesta oportuna a los informes comunicados por las partes interesadas.
2.
ALCANCE
Aplica para todos los procesos y actividades desarrolladas por la peluquería 3.
RESPONSABLE
Dueños de Proceso y Responsable del Sistema de gestión SST.
5. DEFINICIONES Las definiciones aplicables son las relacionadas en las normas mencionadas en el numeral 4. REFERENCIAS NORMATIVAS, entre otros: COMUNICACIÓN: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales. CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien. PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión, organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.
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COMITÉ DE LOS TRABAJADORES: Es el Vigia de seguridad y salud en el trabajo, son los representantes de los trabajadores con funciones específicas en materia de Prevención de Riesgos en el trabajo. COMITÉ DE CONVIVENCIA: Es el Comité que conforman el Director de Talento Humano y dos empleados por votación, el cual pretende prevenir situaciones relacionadas con Acoso Laboral, con características de confidencialidad, efectividad y naturaleza conciliatoria señaladas por la ley para este procedimiento.
6. CONTENIDO 6.1. MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Los medios que se tendrán en cuenta para la difusión de toda la información que tiene que ver con los sistemas de gestión y procedimientos serán además de las Inducciones al personal, Reuniones de carácter laboral, Carteleras, boletines, Intranet, correo interno, entre otras las siguientes: 6.2. CONTENIDOS DE LA INFORMACIÓN EN LAS COMUNICACIONES INTERNAS. Los contenidos de las comunicaciones hacen referencia a los siguientes temas y procesos de la compañía.
✈ Políticas y Objetivos ✈ Requisitos Legales. ✈ Responsabilidades. ✈ Peligros identificados en las actividades que desarrolla la compañía. ✈ Procedimientos de trabajo seguro. ✈ Gestión del Vigisst y quienes lo integran ✈ Resultados de las investigaciones de los accidentes y casi accidentes de trabajo, así como de las enfermedades profesionales; a través de por ejemplo las lecciones aprendidas.
✈ Plan de Emergencias y los procedimientos operativos normalizados para los tipos de emergencias.
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✈ Impactos ambientales. ✈ Riesgos o situaciones que pueden afectar la comunidad y/o terceros. ✈ Resultados de la revisión por la Dirección. ✈ Estado de las acciones correctivas y preventivas de los sistemas de gestión. ✈ Cambios en los sistemas de gestión que puedan afectar a ciertas partes interesadas por actualizaciones normativas, o por entrada en vigencia de nuevos requisitos legales. 6.3.
PRIORIZACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACIÓN
Cuando la información que se dispone requiere de una intervención inmediata, es necesario comunicarla directamente al Dueño de proceso, o a la persona encargada; esto con el fin de dar una solución oportuna. Luego de comunicada la información, el Dueño de Proceso o parte interesada comunicará a la administrador, para que le dé el respectivo tratamiento documental al reporte. 6.4.
RESPUESTAS A COMUNICADOS
Las respuestas a comunicados deben ser siempre documentadas y registradas por los responsables implicados en el menor tiempo posible, utilizando el formato de comunicado interno SG-FO-014, físico o a través del correo interno. 6.5.
COMUNICACIÓN EXTERNA
6.5.1. Documental Cuando se necesita realizar comunicaciones a nivel externo se debe utilizar los medios anteriormente mencionados como son Físicos, Digitales y/o verbales. Los documentos que se necesite diligenciar deben ajustarse a lo establecido en este procedimiento. Para las respuestas a la comunicación externa, se debe radicar y dejar una copia de la información en la papelera de control de correspondencia, la cual mensualmente es archivada en una AZ “Correspondencia enviada”.
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6.5.2. Comunicación externa para los medios de comunicación: Cualquier información que se necesite suministrar o emitir por medio de informes o comunicados a los medios de comunicación se hará única y exclusivamente por medio del administrador.
6.6. PROCESO DE CONSULTA Los Dueños de Proceso consultarán la documentación registrada en la compañía; y los trabajadores consultarán por intermedio de la Representación de los Trabajadores (VIGISST y/o COMITÉ DE CONVIVENCIA), la adopción de las decisiones relativas a:
✈ La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción de nuevas tecnologías.
✈ La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención. ✈ La designación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia (BRIGADISTAS).
✈ Los procedimientos de información y documentación para prevenir. ✈ Bioseguridad ✈ Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la seguridad y salud. Existe un plazo de 15 días, que una vez transcurridos, si no ha habido reclamación alguna por parte de los trabajadores, la administración de la peluquería presupone la conformidad de los consultados, ya que no ha habido reclamaciones.