GESTION DE PROYECTOS- ESSA N°1 Prof. Marcela Quattrini GUÍA PARA REALIZAR EL PROYECTO PRODUCTIVO 1. Qué? • Nombre del proyecto :¿Qué vamos a hacer? 2. ¿Por qué ? • Fundamentación :Se deberá hacer un diagnóstico de la situación y por qué se solucionaría de esa forma. 3. ¿Para qué? • Objetivos : ¿Qué solucionaría este proyecto? El objetivo es el elemento medular de un proyecto; responde a la pregunta: ¿para qué lo vamos a hacer? Por lo general los objetivos comienzan con las palabras: mejorar, fortalecer, promover, impulsar, aumentar, entre otras 4. ¿Dónde? • Localización geográfica :Ciudad, localidad, barrio. 5. ¿Cómo? • Listado de actividades :Será la forma de concretar el proyecto. 6. ¿Quienes? • Responsables :¿Quién realizará las actividades? 7. ¿Cuándo? •Plazos :Inicio, pasos intermedios, finalización. 8. ¿Cuánto? •Presupuesto : Listado de recursos y sus costos. Etapas de un proyecto 1- El primer paso que debemos dar es elaborar un diagnóstico. Ésta será la fundamentación del proyecto, ¿por qué este proyecto se debería realizar? A continuación se sugiere una serie de elementos a tener en cuenta. Identificar claramente los problemas que existe en cierto grupo o comunidad, pensar en sus posibles causas y elegir el sobre cuál se va a trabajar. El gran desafío será descomponer las problemáticas que suelen ser amplias en temas más acotados. Debemos pensar: - La situación que nos planteamos, ¿está a nuestro alcance? - ¿Qué organizaciones trabajan en este tema? ¿Cómo nos podemos complementar? - ¿Qué acciones y recursos están faltando? - ¿Quién puede colaborar y de qué manera. Luego pensaremos en la planificación desarrollando la idea para transformarla en un proyecto. Al comenzar se debe identificar el objetivo, el “para qué” se hace el proyecto. Estos deben ser: realistas, claros y medibles. Hay que tener en cuenta que se deben lograr resultados en el corto plazo y estos serán medidos cuando el proyecto llegue a su fin. Se va desde lo general hacia lo particular, desde un objetivo general a varios objetivos específicos y resultados o metas a alcanzar por el proyecto. Los resultados (tanto cualitativos como cuantitativos) se prevén desde la formulación del proyecto porque se debe trabajar para alcanzarlos. A veces se deben hacer ajustes a las actividades para lograr esas metas previstas y otras veces los resultados obtenidos los superan con creces. Transversalmente, en este punto, se debe identificar a quiénes y a cuántos se beneficia directamente con el logro de los objetivos del proyecto. ¿Quiénes y cuántos son los beneficiarios? 2-El segundo paso en la planificación será detallar las actividades que se van a realizar y esto es clave para obtener un buen proyecto. ¿Cómo lo vamos a hacer? Se deberá pensar en las distintas actividades que se van a realizar para lograr los objetivos. Luego se deben ubicar estas actividades en el tiempo mediante el armado de un cronograma. Es importante repasar todas las actividades que se deben realizar desde que se aprueba la propuesta. Se propone un modelo sencillo de planificación de las actividades en el tiempo que contempla las actividades, los responsables y su fecha de ejecución. Luego resta armar un listado de todos los recursos necesarios y cotizarlos, es decir, un presupuesto. Se puede empezar por un listado de materiales y conseguir su precio para adjuntarlo al presupuesto. Al seguir por los recursos humanos se tendrá en cuenta el cronograma de trabajo para saber cuánto tiempo llevará cada acción y quien es el responsable. Todos los aportes tienen un valor, aunque después muchos de ellos sean voluntarios, o se consigan en la escuela. Es necesario consultar con los técnicos o profesionales que trabajarán en el proyecto acerca de cuáles serán sus honorarios y si es posible, tener su presupuesto por escrito. También se presupuestarán los costos institucionales o de gestión, como la papelería, el teléfono, etc. 3- En tercer lugar tenemos la ejecución. La puesta en marcha del proyecto será sencilla si los pasos anteriores se realizaron correctamente. Así, sólo habrá que desarrollar las actividades respetando los plazos y el presupuesto planteado. 4- La última etapa, que a veces tiende a olvidarse, es la evaluación. Ésta es fundamental para lograr un aprendizaje, el crecimiento de la organización y proyectarse al futuro. Es el momento de reflexionar con todos los que participaron del proyecto: - Se cumplieron los objetivos - Se cumplieron los plazos - Se realizaron todas las actividades propuestas - El presupuesto estuvo ajustado a la realidad o no - Participaron todos los que se habían comprometido a participar - Fortalezas y debilidades - Proyección a futuro
¿ Como presentamos un proyecto? 1. IDENTIFICACION: Nombre del Proyecto. Caracterización de la Institución (dirección, planta funcional etc.) Responsables y Ejecutores. 2. INDICE: •
Diagnóstico.
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Fundamentación.
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Impacto.
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Objetivos y metas.
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Población Destinataria
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Actividades
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Responsabilidades y funciones.
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Recursos e insumos.
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Cronograma
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Seguimiento y evaluación
DIAGNOSTICO. El diagnóstico es un análisis de la situación y conjunto de signos que sirven para determinar el carácter peculiar de un problema. Debe indicar claramente las causas que lo generan y que se espera revertir. El diagnóstico constituye la situación inicial a partir de la cual se elabora el proyecto, debe explicitar las causas que lo generan y que se espera revertir. Existen diversos métodos y técnicas de diagnosis con utilización de múltiples herramientas que permiten. •
recoger información (observación, pruebas, encuestas, análisis de registros)
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analizarlas y organizarlas (pueden ser gráficos)
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presentarla.
Se propone que en esta etapa diagnóstica participen todos los agentes de la Institución. Es tan valiosa la función del director como lo es la del ordenanza, del administrativo o el bibliotecario. FUNDAMENTACION: Es la justificación del proyecto a través de una manifestación breve y clara de la/s razón/es principal/es que motiva/n a su presentación . Incluye los criterios (argumentación lógica) y/o las razones que justifican realización del mismo. Para la redacción de la fundamentación del proyecto resultará de gran ayuda nuestro diagnóstico inicial. Elementos que concurren en la fundamentación: 1 - Datos estadísticos, diagnósticos anteriores, documentos, etc. Una síntesis de toda la información recopilada. 2 - Resultados del diagnóstico realizado por nosotros.
3 - Carencias o necesidades detectadas 4 - Fortalezas y oportunidades propias: IMPACTO:Es la determinación del efecto, consecuencia o sensación intensa que el proyecto producirá en la institución o hacia quienes estará dirigido como consecuencia de su implementación. FORMULACION DE OBJETIVOS: Intentan definir la situación deseable, positiva que se desea alcanzar. Es posible diferenciar: •
Objetivos generales: Dan una idea global del resultado esperado.-
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Objetivos específicos: Se redacta en forma precisa. Expresan claramente las modificaciones concretas que se espera lograr. Pueden ir acompañados de metas a lograr.
El objetivo general supone el para qué realizamos este proyecto. Para qué queremos resolver este problema. Los objetivos específicos tienen que ser más simples, más claros. Los mismos nos ayudarán a plantearnos las acciones que debemos seguir para alcanzar lo que nos proponemos con nuestro proyecto. Saber qué queremos lograr nos ayudará a visualizar qué resultados esperamos con la ejecución de nuestro proyecto y, a la vez, son el paso previo para el planteo de un plan de actividades. IDENTIFICACION DE LA POBLACION DESTINATARIA. El grupo de personas que serán beneficiados por el proyecto, es la población o blanco. DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES A CONCRETAR: Establece la estrategia o conjunto de acciones y recursos con los que se proponen alcanzar la situación deseable. Estas deben ser pertinentes a los resultados que se esperan. Ejemplo de diagrama de actividades: ACTIVIDADES
MES 1
MES 2
MES 3
MES 4
MES 5
MES 6
RECURSOS HUMANOS DISPONIBLES. (Distribución de responsabilidades y funciones). Existe la alternativa de incluir a personas o instituciones ajenas al ámbito en cuestión. En todos los casos, la formulación de distribución de responsabilidades, funciones y/o aportes deben especificarse con precisión y claridad. Se debe reforzar y optimizar el carácter participativo, aprovechando los saberes y experiencias que cada uno posee. UTILIZACIÓN DE RECURSOS E INSUMOS: La asignación de recursos debe ajustarse a la realidad de lo disponible, cualquiera sea su tipo: humanos, materiales, técnicos y financieros. La pertinencia o adecuación de los mismos a las actividades garantizan la concreción del proyecto. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN: El cronograma distribuirá las estrategias del proyecto en el tiempo. Puede indicar etapas en las que se debe señalar, las acciones a realizar y los resultados o metas previstas.SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN:El sentido de la evaluación consiste en analizar la marcha del proyecto con el propósito de tomar decisiones de diversos tipos. Estas permitirán garantizar al proyecto la mejor marcha posible y simultáneamente poder informar sobre sus niveles de avance.-