Curso de auditoría e grado (2) by Manlio Benito Reyes Díaz

Módulo de Auditoria Licenciatura en Contabilidad Pública y Finanzas. UNAN – MANAGUA

Elaborado por: Manlio B. Reyes Díaz. 1

INTRODUCCION: La auditoría es una especialidad de la Contabilidad Pública y Finanzas, es una profesión dinámica considerada la más interdisciplinaria, cuya finalidad es satisfacer la demanda creciente de servicios de calidad, por lo tanto no es improductiva. Auditar: Es el proceso de acumular y evaluar evidencias, trabajo realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre estas afirmaciones y los criterios establecidos para luego comunicar los resultados a personas interesadas.

TIPOS DE AUDITORIA Y SUS FINALIDADES: FINANCIERA: Es un examen que se realiza a los estados financieros de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y a políticas administrativas determinadas. OPERACIONAL O ADMINISTRATIVA: Es la revisión de las actividades de la organización o segmentos de la organización, con el fin de evaluar su eficiencia y efectividad. DE CUMPLIMIENTO: Tiene por objeto determinar si se han mantenido ciertos acuerdos contractuales. DE RENDIMIENTO: Es la que se ocupa para determinar el acierto con el que realizan las actividades de control. REVISIONES ESPECIALES:Son actividades específicas en la labor de auditoria que permitan reflejar las observaciones y recomendaciones pertinentes.

TECNICAS DE AUDITORIA: Definición: Son los diversos métodos prácticos de investigación y pruebas que el Contador Público utiliza para obtener material de evidencia necesaria y así poder expresar su opinión profesional sobre la autenticidad de los Estados Financieros. CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE AUDITORIA: CONFIRMACION: Dirigirse a terceras personas que tienen relación con el negocio. OBSERVACION: Cerciorarse de hechos y circunstancias personalmente. CALCULO: Verificación aritmética de las operaciones. ANALISIS: Revisar la validez de la información. INSPECCION: Examen físico de bienes materiales o documentos. INVESTIGACION: Obtención de la información de los funcionarios y empleados. DECLARACIONES: Información certificada obtenida de funcionarios y empleados. ESTUDIO GENERAL: Es un reconocimiento general del negocio.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: Los procedimientos de auditoria son el conjunto de técnicas aplicables a una partida o a un grupo de hecho o circunstancias relativas a los estados financieros. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA: Consiste en recopilar evidencias que indique el curso de acción que pueda seguirse para determinar la validez de las Normas y principios para las cuentas reflejadas en los estados financieros.

CLASES DE PROCEDIMIENTOS: No existe un sistema rígido de procedimientos aplicables a todas las auditorias, por lo que resulta inconveniente hacer una clasificación de procedimientos. Hay procedimientos de aplicación estándar como también hay otros que su aplicación está en función de las circunstancias o características de los registros contables, el sistema de control interno y otras peculiaridades de la empresa.

EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: El hecho de que muchas operaciones son de características repetitivas no es conveniente hacer una revisión detallada de todas las partidas individuales que forman una partida global, basta con preparar un procedimiento para examinar una muestra parcial sobre la base de técnicas de muestreo. ELEMENTOS QUE DETERMINAN EL ALCANCE O EXTENSIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS: ALCANCE PRELIMINAR: El grado de eficiencia del control interno, el número de partidas individuales que conformar la partida global o universo. ALCANCE DEFINITIVO: El número de errores o partidas defectuosas encontradas en la fase inicial del trabajo cuando este ya se inicio en firme. 6

PROCEDIMIENTOS APLICABLES: PROCEDIMIENTOS APLICABLES:

 En la revisión del efectivo de caja: ARQUEO  En la revisión del efectivo de Banco: CONFIRMACION BANCARIA Y CONSOLIDACIÓN DE SALDOS. También aplicable a ambas cuentas: Estudio y análisis de movimientos, Corte de Ingresos y Egresos.  En la revisión de cuentas por cobrar: RECOLECCIÓN Y EXAMEN DE EVIDENCIAS EXTERNAS, INTERNAS, PROCEDIMIENTOS ANALITICOS RESPECTO AL SALDO DE CUENTAS POR COBRAR, Y ESTIMACIÓN PARA CUENTAS DUDODAS.  En lo que respecta a los inventarios: OBSERVACION DEL RECUENTO FISICO, CONTROL DE TARJETA, INFORMACION DE CORTE, PRUEBAS SOBRE EL RECUENTO, EVALUACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO, CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS.

 En las cuentas y Documentos por pagar (L.P.): SOLICITUD DE CONFIRMACION DEL ADEUDO, VERIFICACION DE PAGOS POSTERIORES, REVISION DE ACTAS Y CONTRATOS, CONEXIÓN CON OTRAS CUENTAS, ANALISIS DE MOVIMIENTOS, CERTIFICACIONCARTA DE GERENCIA.  Capital contable: ANALISIS DE MOVIMIENTOS E INSPECCION DE DOCUMENTACION COMPROBATORIA, ESTUDIO DE LA SITUACION LEGAL Y ESTATUTARIA, ESTUDIO DE SU CLASIFIACION Y RESTRICCIONES.  Ventas Netas: ANALISIS DE LAS VARIACIONES, REVISIÓN DE PERÍODOS ESPECÍFICOS, CORTE DE REMISIONES Y FACTURAS, CRUCE GLOBAL CONTRA CUENTAS POR COBRAR, PRUEBA GLOBAL DE VENTAS.

NORMAS DE AUDITORIA: DEFINICION: Las normas de auditoria son consideradas como los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que declara, ya que son las pautas que permiten medir y garantizar la calidad en la ejecución de los actos y objetivos que han de alcanzarse en la ejecución de un trabajo, controlando la naturaleza y extensión de la evidencia que va a obtenerse.

CLASIFICACION DE LAS NORMAS: NORMAS GENERALES O PERSONALES:  El examen debe ser efectuado por una o varias personas que tengan la preparación técnica adecuada y sean competentes como auditores.  En todos los aspectos relacionados con el trabajo, el auditor o auditores deben de mantener una actitud mental independiente  Al llevar a cabo el examen y al formular el informe, se debe poner el debido cuidado profesional. Las normas generales o personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para asumir las exigencias que el carácter profesional que la auditoria impone, convirtiéndose en un medio indispensable para desarrollar la habilidad y práctica necesaria en el ejercicio de la profesión.

NORMAS DE EJECUCION DEL TRABAJO: El auditor debe preparar un juego completo de papeles de trabajo como ayuda para no perder el punto de vista del plan general de acción, para sostener el progreso de la auditoria y proveerse de evidencias necesarias para trabajo futuros.  El trabajo se ha de planear en forma adecuada y los ayudantes si los hay se tienen que supervisar debidamente.  Al llevar a cabo el estudio y evaluación del control interno existente, como base de la confianza que se tendrá de ahí en adelante y además, para determinar la extensión de las pruebas a que se deben limitar los procedimientos de auditoria.  Se deben de obtener evidencias suficientes y competentes, mediante a la aplicación de técnicas de auditoria.  Estudio y evaluación del control interno, con el objetivo de establecer la base para determinar el grado de confianza con el fin de determinar la naturaleza, extensión del alcance de las pruebas concretándose los Procedimientos de auditoria en el Examen de los Estados Financieros.

NORMAS DE DICTAMEN E INFORMACION: Se refiere a los lineamientos que se siguen para redactar el informe del auditor a fin de expresar una opinión donde emite sus conclusiones, poniendo en conocimiento a las personas interesadas los resultados de su trabajo expresando la situación y los resultados de las operaciones de la empresa.  Cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados.  Uniformidad en la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 12

PROGRAMAS DE AUDITORIA: Cuando se practican auditorias a Negocios donde el trabajo es desarrollado por un solo auditor, quizás no sea necesario un programa formal aunque siempre es mejor formularlo. En estos casos el trabajo realizado así como su alcance o extensión deben ser detallados en los papeles de trabajo. Es importante formular programas para uso y guía de los contadores públicos que realizan auditorias, con la mentalidad de que sirvan no solo de guía y ayuda al contador encargado de la auditoria y sus ayudantes sino como salvaguarda de que no se omitirá ningún detalle importante del trabajo. El programa de auditoria constituye el plan de acción para guiar y controlar el examen y a la vez facilitar la organización del mismo. DEFINICION: Es un enunciado ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. 13

CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA: DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL GRADO DE DETALLE: PROGRAMA GENERAL: Es que se limita a un enunciado genérico de los procedimientos de auditoria que se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares de cada caso. PROGRAMA DETALLADO: Son aquellos en los que se describe con mucha minuciosidad la forma práctica de aplicar los procedimientos de auditoria. DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU RELACION CON UN TRABAJO CONCRETO. PROGRAMA STANDARD: Enuncian los procedimientos en casos o situaciones aplicables a un número considerable de empresas o a todas las que forman la mayoría de la clientela de su despacho. PROGRAMA ESPECIFICO: Son los que se formulan concretamente para casa situación particular, por lo tanto contiene únicamente aquellas instrucciones y procedimientos relevantes de la misma.

CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA: LA FORMA: Desde el punto de vista los programas de auditoria deben contener las siguientes columnas:  Número del procedimiento de auditoria.  Descripción del procedimiento.  Firma o iniciales de los auditores que llevan a cabo los diferentes puntos de revisión. SU FONDO: En función de este los programas deben incluir procedimientos que no sólo se limiten al reconocimiento de los registros contables, sino también prever procedimientos que vayan más allá de dichos libros y registros, tales como:  Analizar correspondencia.  Obtener información de terceros.  Revisión de libros de actas, etc.

PRINCIPALES TRABAJOS QUE DEBEN EFECTUAR EL AUDITOR.

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS:  Verificar que los fondos de efectivo y los depósitos a la vista reflejados en los estados financieros existan realmente.  Determinar si son propiedad de la empresa y precisar que si son todos los que pueden agruparse en este rubro.  Precisar si poseen las características de disponibilidad inmediata.  Verificar aquellos fondos y depósitos no representados en moneda nacional y/o extranjera, metales preciosos que estén debidamente valuados. 16

CUENTAS POR COBRAR.  Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el balance.  Determinar la propiedad de su presentación en el balance.  Verificar si los cobros efectuados corresponden a cuentas o documentos por cobrar. En esta área se evaluará el control interno y de los procedimientos de contabilidad, llevándose a cabo pruebas suficientes para cerciorarse de la efectividad de los mismos. Se aplicarán procedimientos que tiendan a la inspección, confirmación y comunicación directa con los deudores. Es necesario revisar cobros posteriores de aquellos saldos que no fueron confirmados.

INVENTARIOS:  Cerciorarse de la existencia real de los materiales o mercadería comparándolas con las cifras reflejadas en los estados financieros.  Que los inventarios estén aritméticamente correctos y que hayan sido valuados de acuerdo con los principios de Contabilidad Generalmente aceptados.  Que la mercadería esté en buenas condiciones de uso o venta y que excluyan de las existencias obsoletas o defectuosas.  Verificar la propiedad de las mismas y el tipo de relaciones comerciales con el proveedor.  Que la presentación en los estados financieros sea correcta.

La revisión del sistema de control interno y de los procedimientos contables es de gran importancia para determinar el alcance del examen de inventarios y hacer sugerencias para mejorarlos.

En la empresa recae la responsabilidad principal de la toma de un buen inventario, por consiguiente tendrá que elaborar instrucciones por escrito, claras y precisas de la forma en que se practicará. El auditor debe revisar y hacer una crítica constructiva de las instrucciones del cliente y en caso de no tenerlas sugerir que estas sean preparadas. El auditor debe estar presente y observar la toma física de los inventarios. El Objeto principal es de cerciorarse hasta donde sea posible hacer de que se esté levantando el inventario en forma adecuada.

ACTIVO FIJO:  Verificar que los bienes que integran este renglón son propiedad de la empresa.  Conocer y mostrar en el balance las limitaciones y gravámenes sobre estos bienes.  Cerciorarse que todos los bienes propiedad de la empresa estén registrados y valuados a su costo de adquisición.  Comprobar que el cómputo de la depreciación sea razonable y consistente con el ejercicio anterior.  Asegurarse del adecuado registro de las altas y baja de los bienes. Cuando se trate de primeras auditorias el auditor decidirá hasta que punto es necesario examinar las cuentas del activo fijo y depreciación acumulada por los movimientos anteriores al año que se va a revisar.

Deberán determinarse los Procedimientos y Principios de Contabilidad empleados por la empresa para registrar adiciones y retiros, así como la consistencia con que han sido aplicados, Además deberán investigarse partidas poco usuales, en un esfuerzo por enterarse de cualquier revaluación u otros ajustes importantes. En exámenes anuales subsecuentes, el auditor revisará las transacciones registradas a la fecha de la auditoria preliminar, hasta el cierre del ejercicio. Asimismo se efectuará el computo global de la depreciación por cada uno de las cuentas integrantes del activo fijo.

PAGOS ANTICIPADOS Y CARGOS DIFERIDOS: 

Determinar que son aplicables a períodos futuros de acuerdo con principios de contabilidad Generalmente Aceptados.  Cerciorarse que representen razonablemente,el costo de los beneficios que serán reflejados en operaciones futuras. El auditor investigará si existen registros auxiliares de Gastos pagados por anticipado y de Cargos Diferidos, verificará que haya la autorización y estudios adecuados que justifiquen las erogaciones efectuadas. Los principales conceptos que integran este renglón son: 1. Alquileres pagados por anticipados. 2. Papelería y útiles de oficina. 3. Prima de seguros y fianzas. 4. Gastos de instalación y organización. 22

PASIVO CIRCULANTE:  Cerciorarse que todas las deudas contraídas y pendientes de liquidar estén registradas en los libros de la empresa.  Cerciorarse que todos los saldos que se muestran en el pasivo, corresponden efectivamente a obligaciones reales por cubrir.  Investigar que no se incluyan estimaciones de pasivo con importes exagerados o por conceptos que no justifiquen su constitución.  Clasificar el pasivo de acuerdo con su naturaleza y vencimiento.  Determinar las garantías y los gravámenes que se tenga constituidos sobre los activo. Se emplearán todos aquellos procedimientos de detalle que a juicio del auditor sean aplicables a fin de estar en posibilidad de poder proporcionar a la empresa un memorándum de sugestiones y determinar la extensión de los procedimientos que va a aplicar.

PASIVO CIRCULANTE: Es conveniente examinar el registro de egresos por un período subsecuente al cierre del ejercicio, para determinar si algún comprobante registrado en ese período es aplicable al ejercicio que se está auditando. Ej. Algunas compañías no registran las facturas de compra hasta que estas han sido recibidas y verificadas en cuando a cantidad y calidad. Los saldos deudores en los auxiliares de las cuentas por pagar deben ser investigados y dárseles la misma consideración para su cobrabilidad que las cuentas por cobrar.

Es necesario revisar pagos posteriores de los saldos que no fueron confirmados y de aquellos de los que no se recibió respuestas.

PASIVO FIJO:

Los Objetivos que se persiguen son: Cerciorarse que todas las deudas contraídas y pendientes de liquidar, con vencimiento a más de un año de la fecha del balance, estén registrados en los libros. Cerciorarse que todos los saldos que se muestran en el pasivo, correspondan efectivamente a obligaciones reales y pendientes de cubrir. Clasificar correctamente el pasivo. Determinar las garantías y gravámenes que se tengan constituidos sobre los activos. Las recomendaciones indicadas en el renglón del pasivo circulante son aplicables a este rubro por la similitud que tienen.

CAPITAL CONTABLE: Los objetivos perseguidos en la revisión de esta área son:  Cerciorarse que los importes que se presentan en los distintos renglones del capital contable corresponden por su naturaleza a los rubros que tiene asignados.  Comprobar que se han asignado los requisitos legales y estatutarios necesarios para la creación y movimientos de las distintas partidas del capital contable.  Satisfacerse que la descripción y clasificación de las partidas que integran el capital contable, sean suficientemente claras, explicativas para el conocimiento e interpretación correcta del mismo.

CAPITAL SOCIAL: En una auditoria inicial se debe revisar la escritura constitutiva, las actas de asambleas y del consejo de administración de años anteriores. En revisiones subsecuentes solamente se comprobarán los cambios habidos durante el año.

SUPERAVIT: Se deben analizar las cuentas de superávit desde el principio con objeto de poder determinar si todos los asientos estuvieron de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En auditorias subsecuentes sólo se examinará el movimiento del año.

DIVIDENDOS: Los procedimientos que se apliquen para revisar los pagos de dividendos tendrán el propósito de asegurar que todos los dividendos decretados han sido autorizados por la asamblea de accionistas y se encuentran reflejados en las cuentas.

La cédula de movimientos en el capital contable formará parte del archivo permanente de auditoria a fin de facilitar la revisión de años subsecuentes.

CUENTAS DE RESULTADO.   

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VENTAS: Comprobar que en el estado de pérdidas y ganancias se incluyan únicamente las ventas reales, evitándose operaciones ficticias. Cerciorarse que las ventas provengan de transacciones normales. Comprobar que se han aplicado los principios de contabilidad en forma consistente con los años anteriores. COSTOS DE VENTAS Y GASTOS DE OPERACIÓN: Asegurarse que estas partidas corresponden a transacciones efectivamente realizadas y no incluyan partidas ficticias. Determinar que todos los costos y gastos incurridos durante el ejercicio estén incluidos en el estado de pérdidas y ganancias. Hacer una clasificación de los resultados provenientes de la operación normal del negocio, de aquellos extraordinarios, especiales y no recurrentes. 29

CONTROL INTERNO: La eficacia del control interno y el uso de sistemas modernos de contabilidad, constituyen factores que tiene una directa relación con los procedimientos que se deben aplicar y la extensión de los mismos, por lo que debe dárseles especial atención. Los sistemas de control interno usados por el cliente se diseñan para realizar diversas funciones que normalmente son:  Comprobar la exactitud de los registros contables.  Salvaguardar el activo contra todo fraude.  Promover la eficiencia de la operación.  Estimular la observancia estricta de las políticas de la empresa. TODO EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA. EL CONTADOR PUBLICO INDEPENDIENTE SE INTERESA EN EL SISTEMA, PERO NO ES RESPONSABLE DEL MISMO. SIN EMBARGO ES RESPONSABLE DE INFORMAR DE TODAS LAS DEBILIDAD QUE PUEDA ENCONTRAR. 30

PAPELES DE TRABAJO. Son los registros que lleva el auditor de los procedimientos que aplicó, las pruebas que realizó y las conclusiones que obtuvo en relación al examen practicado. Los papeles de trabajo constituyen una cadena que liga los registros del cliente con el informe del auditor. Si los registros del cliente se encontraran en situación ideal, esto es libre de errores y completamente al corriente, sin contener operaciones correspondientes a otros períodos, la necesidad de los papeles de trabajo se reducirá enormemente. Durante el curso de la verificación de los Estados Financieros y registros contables, el auditor encuentra necesario analizar, efectuar ajustes por errores en cantidad y en principios de contabilidad y obtener información complementaria en apoyo a los registros. 31

CUALESQUIERA DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS CONSTITUIRA UN PAPEL DE TRABAJO.  Evidencia escrita de los arqueos de caja, conciliaciones bancarias, análisis de cuentas y otros trabajos similares.  Observaciones y notas escritas del auditor.  Copias de las solicitudes de confirmación de saldos que se remitieren por el auditor o bancos prestatarios y en general otros deudores y acreedores.  Certificados o confirmaciones de saldos que se recibieren de las personas naturales o jurídicas comprendidas en el inciso anterior.  Originales o copias de cualesquiera de los formularios utilizados para la oficina.  Originales, copias, extractos de actas, informes, oficios, memorandum y otros documentos similares.  Cualquier otro documento que sirviere para justificar el trabajo efectuado o para sustancias el informe de auditoria.

ELEMENTOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a que se refieren , del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas, esto se logra estableciendo un mínimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos, a continuación se listan algunos de esos elementos que debe contener toda cédula de trabajo de auditoria. Nombre de la empresa a que se refieren. Fecha de cierre del ejercicio. Título o descripción breve de su contenido. Fecha en que se preparó. Nombre de quien lo preparó. Fuente de donde se obtuvieron los datos. Descripción concisa del trabajo efectuado. Conclusión.

CEDULAS ANALITICAS: A medida que el auditor verifica las partidas individuales de la balanza va preparando una variedad de papeles de trabajo en apoyo de la información financiera y de operación sujeta a examen. Deberá de evitarse la transcripción extensiva de los registros de la empresa, deberán obtenerse duplicados o copias fotostáticas. Si la finalidad de cada cédula queda claramente definida antes de su iniciación, podrá evitarse mucho trabajo innecesario. El tiempo dedicado a la preparación de cédulas se considerará bien invertido siempre y cuando tales cédulas sean de utilidad en la determinación de la situación financiera o provean información en cuanto al trabajo de verificación.

CEDULAS SUMARIAS: Las cédulas sumarias son empleadas por el auditor para resumir las diferentes partidas de un grupo de los estados financieros, tales como el de activos fijos, inventarios o pasivos circulantes. En la verificación de pasivos circulantes, por ejemplo podría prepararse más de una docena o más cédulas y análisis, estos papeles de trabajo son posteriormente resumidos en una cédula sumaria que se coloca a la cabeza de dichos papeles de trabajo.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE AUDITORIA: • • • • • • • •

Visita previa a la empresa y análisis de transacciones. Estimación de honorarios y presentación de oferta Contratación de servicios Inicio del trabajo Planeamiento del trabajo de auditoría Trabajo de campo de auditoría Resumen del trabajo de campo de la auditoría Borrador del informe para el cliente.