APRENDERACCESS2010 by Marcombo

TR A

M O M

C BO ED IC

N ES

TÃ&#x2030;

C N

IC AS

TR A

M O M

C BO ED IC

N ES

TÃ&#x2030;

C N

IC AS

Aprender

IC AS

Access 2010

TR A

O M

N ES

Tร

C N

con 100 ejercicios prรกcticos

TR A

M O M

C BO ED IC

N ES

TÃ&#x2030;

C N

IC AS

Access 2010

TR A

O M

N ES

Tร

con 100 ejercicios prรกcticos

C N

IC AS

Aprender

AS C N IC TÉ ES N IC IO ED

Título de la obra:

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos Primera edición, 2011

O M

Diseño de la cubierta: NDENU DISSENY GRÀFIC

AR C

ES TR A

ISBN (obra completa): 978-84-267-1533-3

D.L.: BI-XXX-09 IMPRESO EN Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el tratamiento informático, así como la distribución de ejemplares mediante alquiler o préstamo públicos.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

IC AS

Presentación

N ES

TÉ

C N

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Access 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura el programa y crear y editar sus propias bases de datos tanto en el ámbito profesional como en el particular.

LA FORMA DE APRENDER

TR A

O M

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios. Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Access 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

TÉ

C N

IC AS

Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Access 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.

N ES

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Access

Access 2010

TR A

O M

Access es un programa gestor de base de datos relacionales cuya finalidad es la de almacenar información relacionada entre sí, de forma ordenada, de manera que el usuario pueda obtener los datos que necesite con rapidez y eficacia. Access tiene capacidad para manipular los elementos que componen la base de datos, así como sus estructuras, con el objetivo de presentar de muchas maneras los datos guardados.

Access 2010 mantiene la interfaz, común, por otro lado, al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. En esta versión del programa, Access cuenta con pocas novedades pero, sobre todo, con mejoras. Entre estas novedades, se encuentra la extraordinaria nueva vista Microsoft Office BackstageTM, incluida en el también nuevo menú Archivo. Esta vista agrupa en un mismo espacio, además de una vista previa y una lista de propiedades del objeto seleccionado, los comandos destinados a abrir, guardar y gestionar las bases de datos. Las herramientas de diseño mejoradas, los nuevos tipos de datos y controles, la mejora en la presentación de la información y una mayor seguridad son algunos de los aspectos a tener en cuenta en esta versión del programa.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

El título de cada ejercicio expresa sin lugar a dudas en qué consiste éste. De esta forma, si le interesa, puede acceder directamente a la acción que desea aprender o refrescar.

IC AS

Cómo funcionan los libros “Aprender...”

C N

Los ejercicios se han escrito sistemáticamente paso a paso, para que nunca se pierda durante su realización.

TR A

O M C

Los recuadros Importante incluyen acciones que deben hacerse para asegurarse de que realiza el ejercicio correctamente y también contienen información que es interesante que aprenda porque le facilitarán su trabajo con el programa.

N ES

TÉ

El número a la derecha de la página le indica claramente en qué ejercicio se encuentra en todo momento.

En la parte inferior de todas las páginas puede seguir el ejercicio de forma gráfica y paso a paso. Los números de los pies de foto le remiten a entradas en el cuerpo de texto.

IC AS

Entrar en Excel y abrir Índice un documento

TR A

O M

N ES

TÉ

C N

001 Conocer la interfaz de Access 2010................................... 14 002 Abrir una base de datos de ejemplo.................................. 16 003 Trabajar con el Panel de navegación................................ 18 004 Crear una base de datos en blanco................................... 20 005 Abrir una base de datos existente..................................... 22 006 Conocer los objetos de una base de datos........................ 24 007 Copiar objetos................................................................... 26 008 Consultar las propiedades de una base de datos.............. 28 009 Configurar página e imprimir........................................... 30 010 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos.................... 32 011 Definir campos desde la vista Diseño............................... 34 012 Insertar campos numéricos............................................... 36 013 Añadir campos del tipo Sí/No........................................... 38 014 Asignar propiedades de los campos.................................. 40 015 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos................... 42 016 Desplazar campos dentro de una tabla............................. 44 017 Definir una tabla............................................................... 46 018 Designar un campo como clave principal........................ 48 019 Introducir datos en una tabla........................................... 50 020 Editar los datos de un campo............................................ 52 021 Rellenar una tabla con identificadores de otra................ 54 022 Copiar y pegar campos y registros................................... 56 023 Cambiar el diseño de una tabla........................................ 58 024 Deshacer y rehacer acciones............................................. 60 025 Buscar un dato concreto en una tabla.............................. 62

IC AS

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

TR A

O M

N ES

TÉ

C N

026 Buscar y reemplazar datos................................................. 64 027 Usar el Asistente para búsquedas...................................... 66 028 Modificar columnas y filas . ............................................. 68 029 Eliminar filas de una tabla................................................ 70 030 Fijar y liberar columnas.................................................... 72 031 Ocultar y mostrar columnas............................................. 74 032 Ordenar la información de un campo............................. 76 033 Filtrar los registros de una tabla....................................... 78 034 Utilizar filtros por formulario........................................... 80 035 Utilizar la función Filtro avanzado/Ordenar.................... 82 036 Crear una consulta con el asistente................................. 84 037 Crear una consulta en vista Diseño................................. 86 038 Utilizar criterios en las consultas...................................... 88 039 Utilizar comodines en las consultas................................. 90 040 Utilizar operadores aritméticos........................................ 92 041 Crear una consulta para eliminar registros...................... 94 042 Crear una consulta basada en varias tablas...................... 96 043 Crear una consulta con criterios variables...................... 98 044 Crear una tabla a partir de una consulta........................ 100 045 Crear consultas de referencias cruzadas......................... 102 046 Eliminar campos de una consulta.................................. 104 047 Ordenar una consulta..................................................... 106 048 Modificar el formato de las consultas............................ 108 049 Utilizar autoformularios................................................. 110 050 Crear un formulario con el asistente.............................. 112 11

IC AS

Entrar en Excel y abrir Índice un documento

TR A

O M

N ES

TÉ

C N

051 Cambiar el diseño de un formulario..............................114 052 Introducir datos en un formulario.................................116 053 Modificar formularios....................................................118 054 Crear formularios sin el asistente..................................120 055 Insertar campos en un formulario................................122 056 Mover campos en la Vista Diseño.................................124 057 Editar etiquetas..............................................................126 058 Cambiar el formato de etiquetas y campos...................128 059 Añadir un cuadro combinado.......................................130 060 Añadir un cuadro de lista..............................................132 061 Insertar fecha y hora en el encabezado........................134 062 Insertar campos calculados...........................................136 063 Añadir textos de ayuda en los campos..........................138 064 Utilizar botones de opción............................................140 065 Insertar una imagen en un formulario..........................142 066 Insertar una imagen de fondo......................................144 067 Insertar una imagen en un registro...............................146 068 Insertar un cuadro de texto............................................148 069 Insertar un botón en el formulario................................150 070 Crear un formulario dividido.........................................152 071 Crear un subformulario..................................................154 072 Agregar un formulario a otro.........................................156 073 Imprimir un formulario.................................................158 074 Crear un informe con el asistente..................................160 075 Trabajar con la vista previa del informe........................162

IC AS

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

TR A

O M

N ES

TÉ

C N

076 Crear autoinformes e informes en Vista Diseño............. 164 077 Añadir campos a un informe.......................................... 166 078 Añadir un título al informe............................................ 168 079 Insertar el número de página y la fecha......................... 170 080 Mover los campos........................................................... 172 081 Agrupar registros............................................................. 174 082 Ordenar registros............................................................. 176 083 Cambiar entre Vista Presentación e Informes................ 178 084 Cambiar el formato del informe..................................... 180 085 Crear etiquetas con el asistente....................................... 182 086 Crear un subinforme....................................................... 184 087 Imprimir un informe...................................................... 186 088 Crear relaciones entre tablas........................................... 188 089 Crear un informe de relación.......................................... 190 090 Indexar campos............................................................... 192 091 Mostrar formularios al abrir una base de datos.............. 194 092 Compactar y reparar una base de datos.......................... 196 093 Exportar información...................................................... 198 094 Exportar a PDF y XPS...................................................... 200 095 Importar información..................................................... 202 096 Vincular tablas................................................................ 204 097 Proteger una base de datos.............................................. 206 098 Crear copias de seguridad y ejecutables.......................... 208 099 Diseñar macros................................................................ 210 100 Encontrar ayuda en Access 2010..................................... 212 13

C N

TÉ

N ES

1. Para empezar, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y pulse sobre el botón de Inicio, en la Barra de tareas. 1

Como novedad general de la versión 2010 de Office encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la suite, aparece una ventana desde la cual es posible tanto detener este proceso como minimizar directamente la ventana del programa.

La interfaz de Access 2010 fue presentada como novedad en la versión precedente de la aplicación, la versión 2007, y está diseñada para que el usuario localice fácil y rápidamente los comandos necesarios para trabajar con la aplicación. La Cinta de opciones contiene, lógicamente organizados, todos los comandos y las herramientas que antes se ocultaban en menús y submenús. Debajo de esta cinta se encuentra por defecto la Barra de herramientas de acceso rápido y a su izquierda, el menú Archivo, novedad éste en toda la suite Office 2010.

IMPORTANTE

IC AS

Conocer la interfaz de Access 2010

2. En el menú Inicio, pulse sobre la opción Todos los programas, haga clic sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Access 2010. 2

O M

3. Ya hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft Access. Access 2010 se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación o la apertura de una base de datos, incluidas en el comando Nuevo del menú Archivo, también novedad en esta versión del programa. 3 La llamada Cinta de opciones incluye, agrupados en diferentes fichas,

TR A

En el menú Inicio, dentro del elemento Todos los programas y de la carpeta Microsoft Office se encuentra el acceso a Microsoft Access 2010, así como a cualquier otra aplicación de la suite.

3 La pestaña Archivo esconde la nueva vista Microsoft Office BackstageTM, que sustituye al Botón de Office de la versión 2007. Desde este nuevo menú, es posible guardar, compartir, imprimir y publicar documentos fácilmente.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 C N

En la parte superior de la Cinta de opciones se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se incluyen los iconos de las herramientas Guardar, Deshacer y Rehacer.

N ES

5. Como ve, el tamaño de la ventana ha disminuido. Asimismo, si se fija ahora en los botones de la Barra de título, observará que el botón Restaurar ha sido sustituido por el botón Maximizar. Pulse ahora sobre dicho botón, representado por un cuadrado en la Barra de título. 6

IMPORTANTE

TÉ

4. La primera barra que vemos en la zona superior de la ventana se denomina Barra de título y es la encargada de presentar el nombre del archivo y la aplicación activos en cada momento. A través de esta barra es posible minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana del programa. Pulse el botón Restaurar, representado por dos rectángulos superpuestos y situado en el extremo derecho de la Barra de título. 5

IC AS

todos los comandos necesarios para trabajar con el programa. Haga clic sobre la pestaña Inicio, situada a la derecha de la pestaña Archivo. 4

6. En la Cinta de opciones, las herramientas se agrupan en diferentes fichas según la acción que llevan a cabo. Para pasar de una ficha a otra basta con pulsar sobre su pestaña. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones para ver las herramientas incluidas en esa ficha.

Puede personalizar la Cinta de opciones si accede al cuadro de opciones del programa. Para ello, despliegue el menú Archivo, haga clic sobre el comando Opciones y, en dicho cuadro, pulse sobre la categoría Personalizar la Cinta, en el panel de la izquierda. El panel Fichas principales muestra las pestañas predeterminadas marcadas con un signo de verificación.

O M

7. En cada ficha, las herramientas están divididas a su vez en grupos. La Cinta de opciones se puede minimizar de manera que sólo muestre las pestañas. Para ello, haga doble clic sobre cualquier pestaña, 7 compruebe lo que ocurre y repita la acción para volver a mostrar la Cinta. 6 7

TR A

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio, abriremos una plantilla de ejemplo sobre la cual empezaremos a conocer los objetos de una base de datos. En primer lugar, pulse sobre la pestaña Archivo. 1 2. Como vimos en el ejercicio anterior, el menú Archivo se despliega mostrando el contenido del comando Nuevo. Desde este comando es posible crear bases de datos en blanco, como veremos más adelante, crear nuevas a partir de otras ya existentes y abrir todo tipo de plantilla. En el apartado Plantillas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo. 2

Las bases de datos de ejemplo se encuentran almacenadas en su equipo dentro de la carpeta de Microsoft Office. Dentro de este directorio, existe la carpeta Templates (plantillas, en inglés), que a su vez contiene las subcarpetas 3082 y Access. En esta última se agrupan las seis plantillas de ejemplo.

Los archivos o plantillas de ejemplo pueden resultar de gran ayuda durante los primeros pasos en un programa como Access. Access 2010 cuenta con una biblioteca de plantillas de ejemplo a las cuales se accede desde el comando Nuevo del menú Archivo, un acceso fácil y directo en comparación con la larga ruta de carpetas que era preciso recorrer en versiones anteriores del programa.

IMPORTANTE

IC AS

Abrir una base de datos de ejemplo

O M

3. El contenido del panel se actualiza para mostrar las bases de datos de ejemplo disponibles. Como puede ver, existen plantillas de lo más variadas. En este caso, haga clic sobre la denominada Neptuno. 3

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

002 001 C N

La Cinta de opciones cuenta, además de con las fichas predeterminadas, con una serie de fichas contextuales, las cuales sólo aparecen al seleccionar ciertos elementos de una base de datos.

N ES

6. En este caso, aparece el cuadro de diálogo de inicio de sesión, que nos permitirá, mediante un nombre ficticio, acceder a la base de datos. Mantenga el nombre que aparece seleccionado y pulse el botón Iniciar sesión. 6

IMPORTANTE

TÉ

5. Se abre de este modo la pantalla de inicio de la base de datos de ejemplo. Tal y como indica el programa, para mostrar el contenido de este archivo es preciso habilitarlo. Para ello, haga clic sobre el botón Habilitar contenido de la barra de mensajes de color amarillo. 5

IC AS

4. Las bases de datos creadas en Access tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las plantillas se encuentran almacenadas con la extensión .accdt. Sin embargo, al abrir una plantilla de ejemplo, el programa la reconoce como una base de datos propia y así lo muestra en el campo Nombre de archivo del panel de la derecha. Haga clic sobre el botón Crear para abrir la nueva base de datos. 4

O M

La base de datos de ejemplo se abre mostrando el contenido del objeto Formulario. 7 Por lo que podemos comprobar, se trata de una base de datos de pedidos de clientes por empleado. Resulta interesante comprobar que a la izquierda de la pantalla se encuentra oculto el Panel de navegación, novedad en esta versión 2010 del programa que será tratado en exclusiva en el ejercicio siguiente. Desde este panel se controla la visualización de los distintos objetos que forman una base de datos, objetos que también serán 7 tratados con detalle en un ejercicio posterior.

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio le mostraremos cómo mostrar y ocultar el panel de navegación y qué tipos de elementos podemos encontrar en él. Para evitar que aparezca de forma predeterminada, debemos acceder al cuadro de opciones de Access. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones. 1

Los comandos que se incluyen en el Panel de navegación varían en función del tipo de objeto que se encuentre seleccionado y pueden utilizarse desde la Cinta de opciones de Access o bien usando el menú contextual de los diferentes objetos.

El Panel de navegación se encuentra a la izquierda del área de trabajo y muestra los nombres de los objetos de la base de datos, esto es, de las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El Panel de navegación sustituyó ya en Access 2007 a la ventana Base de datos y a los paneles de control de las versiones anteriores del programa.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Trabajar encon Excel el yPanel abrir un de navegación documento

2. Se abre así el cuadro Opciones de Access, mostrando las opciones de la última categoría con la que hemos trabajado. Haga clic sobre la categoría Base de datos actual en el panel de la izquierda. 2

O M

3. En esta ficha se encuentra el apartado Navegación, donde la opción Mostrar panel de navegación está activada por defecto. Si desactivamos esta opción, al volver a abrir la base de datos, ya no aparecerá este panel. Pulse el botón Opciones de navegación de este apartado. 3

4. Se abre de este modo el cuadro Opciones de navegación en el que podemos modificar las opciones de agrupación y de presentación en el panel así como establecer la manera en que 2

TR A

Es recomendable mantener visible el panel si no disponemos de una pantalla, un panel de control antiguo u otro método para abrir los objetos de la base de datos.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 003 IC AS

se abrirán los objetos. Sepa que también es posible acceder a este cuadro seleccionando esa opción en el menú contextual del mismo Panel de navegación. Mantenga las opciones tal y como se muestran en este cuadro y ciérrelo pulsando Cancelar. 4

IMPORTANTE

6. Para mostrar u ocultar el Panel de navegación, haga clic en el botón que muestra dos puntas de flecha en la parte superior del panel. 5

El menú contextual de cada objeto de una base de datos nos permite, entre otras acciones, cambiar la vista de la tabla, importar y exportar datos, modificar el nombre de la tabla y eliminarla, y acceder a su cuadro de propiedades.

TÉ

C N

5. Cierre también el cuadro Opciones de Access pulsando el botón Cancelar.

N ES

7. Este panel nos muestra, agrupados por categorías, todos los objetos incluidos en la base de datos con la que estamos trabajando. Esas categorías contienen grupos que, a su vez, incluyen uno o varios objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Pulse en la doble punta de flecha del primer objeto denominado Clientes y pedidos.

8. En este caso, y dado que estamos trabajando sobre una base de datos de ejemplo, se muestran las distintas tablas de que se compone esta categoría. 6 Haga clic en el botón de punta de flecha redondo situado a la derecha del título Northwind Traders. 9. Aparece así un listado con las diferentes categorías en que se clasifican los objetos y con los filtros que podemos aplicar según la categoría seleccionada. Pulse en la opción Tipos de objeto.

O M

10. Estos son los objetos de que consta una base de datos de Access, los cuales trataremos en un ejercicio posterior. 7 Oculte de nuevo el Panel de navegación pulsando el botón de doble punta de flecha situado en su cabecera. 6

TR A

También podemos ocultar y mostrar el Panel de navegación pulsando la tecla F11.

IC AS

Crear una base de datos en blanco

TÉ

C N

Cuando empieza a trabajar con Access, lo primero que debe llevar a cabo necesariamente es la creación de una base de datos en blanco en la cual introducirá los datos que desea almacenar y organizar. Este proceso resulta del todo sencillo y tiene su inicio en el menú Archivo del programa.

N ES

1. Empezaremos este ejercicio cerrando la base de datos actual, la de ejemplo, para a continuación mostrarle cómo crear una nueva base de datos en blanco. Para cerrar la base de datos actual, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Cerrar base de datos. 1

2. La base de datos de ejemplo se cierra, pero el programa mantiene abierto el menú Archivo, que aprovecharemos para iniciar el proceso de creación de la nueva base de datos. Mantenga seleccionada la opción Base de datos en blanco en la sección Plantillas disponibles y pulse el botón Crear. 2

O M

3. La nueva base de datos, denominada por defecto Database1, se carga en el área de trabajo del programa, mostrando el primer objeto con el que se suele trabajar para confeccionarla, la tabla. 3 Compruebe que en la Cinta de opciones se ha cargado al mismo tiempo la ficha contextual Herramientas de tabla que, a su vez, muestra dos subfichas: Campos y

TR A

La combinación de teclas Ctrl + U vuelve al comando Nuevo del menú Archivo, preparado para crear una nueva base de datos en blanco.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

IC AS

Tenga en cuenta que el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, representado por un disquete, almacena únicamente el objeto activo en la base de datos. Para guardar todo el documento es preciso dirigirse, como hemos visto en este ejercicio, al menú Archivo del programa.

O M

N ES

5. El programa ha cerrado automáticamente el único objeto existente en la nueva base de datos, la tabla vacía. A continuación se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual debemos seleccionar la ubicación en la que guardaremos el archivo y asignarle un nombre. Mantendremos en este caso la biblioteca de documentos del equipo. La base de datos que se creará y utilizará a lo largo de estos 100 ejercicios le permitirá almacenar y consultar la colección de música de su casa. Recogerá información de las grabaciones e intérpretes de las mismas, clasificando la música según las distintas categorías que usted desee diferenciar. En el campo Nombre de archivo, escriba el término Colección de grabaciones y pulse el botón Guardar. 8 7

IMPORTANTE

C N

4. Para guardar una base de datos es imprescindible, tal y como indica el programa, cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse el botón Sí. 7

001 004 TÉ

Tabla. 4 Con todos los comandos y las herramientas de estas subfichas trabajaremos más adelante. El Panel de navegación, por su lado, muestra la sección Todos los objetos de Access; dado que la base de datos cuenta por el momento sólo con una tabla (vacía) sólo refleja este objeto. 5 Lo que haremos a continuación es guardar la nueva base de datos en nuestro equipo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar base de datos como. 6

M TR A

El formato utilizado para las bases de datos creadas en Access 2010 coincide con el que se utiliza en la versión anterior del programa y que cuenta con la extensión .accdb. Esto implica que aquellos usuarios que trabajen con la versión 2007 de Access podrán manejar sin problemas las bases de datos creadas sobre la versión 2010.

C N

TÉ

1. En este ejercicio le mostraremos cómo abrir bases de datos ya creadas y que se encuentran almacenadas en nuestro equipo. Empezamos con la base de datos Colección de grabaciones, creada en el ejercicio anterior y la cual se encuentra en blanco. Abriremos sin cerrar ésta la base de datos de ejemplo Neptuno, utilizando para ello la lista de archivos recientes que confecciona el programa durante su uso. Para empezar, despliegue el menú Archivo. 1

Si al abrir una base de datos existe otra abierta, el programa la cierra de forma automática, no sin antes lanzar un cuadro de diálogo para almacenar los cambios realizados, en el caso de haberlos.

En Access, si abre una base de datos mientras se encuentra otra abierta, la primera se cierra automáticamente. Para abrir una base de datos existente puede recurrir a distintos procesos: utilizar la lista de archivos recientes, que se refleja tanto en el menú Archivo como en el comando Reciente del mismo menú, o acceder al cuadro de diálogo Abrir.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Abrir una base de datos existente

O M

2. En el panel de comandos de este menú puede ver, en primer lugar, una lista de archivos de bases de datos. Se trata de los últimos documentos abiertos en Access. Entre ellos se encuentra efectivamente la base de datos de ejemplo Neptuno. Pulse sobre ella. 2

3. La base de datos de ejemplo seleccionado se abre en el área de trabajo, sustituyendo a la que se encontraba abierta (compruebe el nombre del archivo en la Barra de título. 3 Sin ter2 El número de archivos recientes establecido por defecto para esta lista es de 4. Si no desea que aparezcan estos accesos en el menú Archivo, puede desactivar la correspondiente opción en el panel de bases de datos recientes.

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 005 IC AS

minar de abrir esta base de datos, recuperaremos la creada en el ejercicio anterior, esta vez desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello, cierre el cuadro de inicio de sesión de la base actual pulsando el botón de aspa de su cabecera y, seguidamente, haga clic sobre la pestaña Archivo. 4. Antes de acceder al cuadro de diálogo Abrir, pulse sobre el comando Reciente de este menú. 4

TÉ

C N

En el panel de bases de datos recientes, cada acceso a los archivos abiertos recientemente muestra a su derecha la imagen de un pin. Si pulsa sobre este pin, el archivo permanecerá siempre en esta lista.

N ES

5. El menú se actualiza para mostrar las bases de datos recientes. En la parte inferior de este panel puede comprobar que el número de archivos recientes que se mostrarán en el panel de comandos está establecido en cuatro, valor que puede usted cambiar a su gusto. 5 Para acceder al cuadro de diálogo de apertura de archivos, pulse sobre el comando Abrir. 6

IMPORTANTE

6. Se abre así el cuadro de diálogo Abrir, mostrando por defecto el contenido de la biblioteca de documentos del equipo. En este caso, haga clic sobre el archivo Colección de grabaciones y pulse sobre el botón Abrir para abrirlo de nuevo en Access 2010. 7

7. La base de datos se abre, solicitando permiso para habilitar el contenido. Haga clic sobre el botón Habilitar contenido y dé así por terminado este ejercicio. 8 6

TR A

O M

Desde el cuadro de opciones de Access también puede determinar el número de bases de datos recientes que deberá mostrar el panel Reciente.

C N

TÉ

1. En este ejercicio trabajaremos con una base de datos denominada Quesos.accdb, la cual puede descargar desde nuestra página web y almacenarla en su equipo. Cuando disponga de ella, ábrala en Access 2010 mediante el comando Abrir del menú Archivo, 1 habilitando el contenido del archivo desde el botón correspondiente.

Los objetos que forman parte de una base de datos son los siguientes: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Tal y como hemos dicho, cada objeto tiene su función específica y, por tanto, también tiene opciones distintas adaptadas a la misma.

Los objetos que pueden conformar una base de datos son muchos y cada uno de ellos obedece a un propósito distinto. Por norma general, los datos con los que trabajan los objetos de la base de datos corresponden a los datos insertados en las tablas. Para las bases de datos, las tablas son fundamentales ya que éstas son las estructuras encargadas de clasificar de forma organizada los datos introducidos por el usuario.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Conocer en los Excel objetos y abrir un de una documento base de datos

2. Una vez abierta la base de datos, podemos ver que, por el momento, cuenta con una única tabla, la tabla Quesos1. Para abrirla, haga doble clic sobre su nombre en el Panel de navegación. 2

TR A

Sepa que también puede abrir los objetos en el Área de trabajo de Access arrastrándolos hasta ella desde este panel.

O M

3. La tabla en cuestión se muestra en el área de trabajo, al tiempo que aparece la correspondiente ficha contextual, Herramientas de tabla. 3 La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas en las que se distribuyen los registros. Veamos ahora cuáles son las opciones presenta3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 006

das por el objeto Informes. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones.

C N

El modo de creación y acceso a estos objetos es común para la mayoría: casi todos pueden crearse desde la ficha Crear de la Cinta de opciones, a partir de un asistente o introduciendo los datos directamente, y todos ellos son accesibles a través del Panel de navegación.

N ES

6. Otro de los objetos de una base de datos es el formulario. Haga clic de nuevo sobre la pestaña Crear y pulse en el comando Asistente para formularios del grupo de herramientas Formularios. 6

IMPORTANTE

TÉ

5. Aparece así en una nueva ficha el informe con su formato predefinido y la correspondiente ficha contextual. Para cerrar este informe, pulse el botón de aspa de la Barra de título de su ficha, sin guardar los cambios. 5

IC AS

4. El propósito de los informes es el de presentar los datos organizados y clasificados según los criterios establecidos, de modo que puedan ser impresos. Pulse sobre la herramienta Informe, en el grupo de herramientas Informes. 4

7. Un formulario es una hoja en la que se muestran diferentes campos en los que se debe introducir la información solicitada. Los formularios pueden incluir material gráfico, sonidos y botones de comando. Cierre el asistente para formularios pulsando el botón Cancelar. 7

O M

Las consultas son modos de buscar y encontrar una información concreta de un cúmulo de datos almacenados en la base que pueden proceder de una o varias tablas. Por su parte, una macro es una acción o conjunto de acciones que se graban para automatizar tareas y un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. 6

5 7

TR A

La organización de los distintos objetos en fichas resulta una novedad en Access 2010. Este modo de presentación proporciona más facilidad y sencillez en la navegación.

C N

1. En este ejercicio utilizaremos el cuadro de diálogo Guardar como para crear una copia de la tabla Quesos1, abierta en estos momentos en Access 2010, y veremos cómo convertirla en un informe. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar objeto como. 1

N ES

Al crear nuevos objetos para una misma base de datos, el panel de navegación se va actualizando para mostrar las distintas categorías.

la copia de objetos entre bases de datos permite obtener duplicados de objetos manteniendo intacto el objeto original. Este procedimiento también permite copiar toda la información de un objeto en otro de distinto tipo, es decir, copiar contenido de una tabla y guardarlo como un informe.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Copiar objetos

2. Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos indicar el nombre de la tabla y como qué tipo de objeto queremos guardarla. Mantendremos el nombre Copia de Quesos1 que el programa asigna por defecto a la copia y la guardaremos como tabla, opción también seleccionada de manera predeterminada en el campo Como. Pulse el botón Aceptar. 2

O M

3. Haga clic en la pestaña Inicio para comprobar cuál es la tabla activa en estos momentos. 3

4. Ahora la tabla activa es Copia de Quesos1, pero puede comprobar en el Panel de navegación que son dos las tablas existentes en esta base de datos. 4 Para que se muestren los do3

TR A

2 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 007

cumentos en fichas de las dos tablas, haga doble clic sobre la tabla Quesos1 en la Panel de navegación.

IMPORTANTE

TÉ

C N

Para cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos en modo de fichas en el área de trabajo de Access, puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre una de las fichas y elegir del menú contextual la opción Cerrar todo.

N ES

6. Utilizaremos el menú contextual de la tabla Copia de Quesos1 para modificar su nombre. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha tabla en el Panel de navegación y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Cambiar nombre. 6

IC AS

5. A continuación, cambiaremos el nombre de la tabla Copia de Quesos1, para lo cual es necesario que la tabla esté cerrada. Haga clic en la pestaña de dicha tabla para situarla en primer plano 5 y pulse el botón de aspa situado en el extremo derecho de su pestaña.

7. De este modo el nombre de la tabla se muestra en el Panel de navegación en modo de edición, 7 listo para ser modificado. Escriba el término prueba y pulse la tecla Retorno para confirmar el cambio. 8

8. Ya disponemos de una copia de la tabla Quesos1, con idénticas características pero con el nombre prueba. Ahora crearemos una copia de este mismo objeto, pero convirtiéndolo en un informe. Haga doble clic sobre la tabla prueba para abrirla, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar objeto como.

O M

9. En el cuadro Guardar como, despliegue el campo Como, pulse sobre la opción Informe 9 y haga clic en el botón Aceptar.

10. Haga clic en la pestaña Inicio para comprobar el resultado del almacenamiento. 5

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio veremos cómo acceder a las propiedades de una base de datos y cómo modificar algunas de ellas. Seguiremos utilizando para ello la base de datos Quesos, la cual se encuentra abierta en el área de trabajo del programa, aunque con todos los objetos cerrados. Haga clic en la pestaña Archivo. 1

La información extra que proporcionan las propiedades de las bases de datos no sólo facilita el reconocimiento de los usuarios que han trabajado en el archivo o el objetivo del documento, sino que, además, permite agilizar su búsqueda.

Las propiedades de una base de datos permiten añadir información que facilite su identificación, como autor, título, asunto, etc. Parte de esta información puede ser modificada por el usuario directamente, mientras que otra no puede ser editada, ya que es el reflejo de las acciones que llevamos a cabo con ese fichero.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Consultar las propiedades de una base de datos

2. El nuevo menú Archivo incluye el comando Información, en cuya vista Backstage disponemos de un vínculo de acceso directo al cuadro de propiedades de la base de datos activa. Haga clic en el vínculo Ver y editar propiedades de base de datos. 2

O M

3. Aparece la ventana Propiedades de Quesos abierta en la pestaña Resumen, en la cual es posible introducir información sobre la base de datos. 3 Introduzcamos ahora el asunto del archivo abierto. Haga clic en el cuadro de texto Asunto y escriba la palabra denominaciones.

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. Pulse en la pestaña Estadísticas.

001 008

C N

Además de las propiedades de la base de datos, podemos visualizar también las características propias de cada uno de los objetos que la componen. Para ello debemos utilizar la opción Propiedades de tabla del menú contextual de los objetos en el Panel de navegación.

N ES

7. En esta ficha se muestran los diferentes objetos creados en la base de datos; en este caso dos tablas y un informe. Pulse ahora sobre la pestaña Personalizar.

IMPORTANTE

TÉ

6. Esta pestaña muestra las características generales del archivo, por ejemplo, el tipo, la ubicación, su tamaño, la fecha de creación, el programa con el que se creó la base de datos, etc. Haga clic en la pestaña Contenido. 6

IC AS

5. En esta ficha encontrará información tan importante como la fecha de creación del archivo, el día en que se modificó por última vez la base de datos, qué día fue el último en que se abrió, etc. Haga clic en la pestaña General. 5

8. Esta ficha nos permite crear propiedades personalizadas que completen la información sobre la base de datos. Así, por ejemplo, podemos indicar quién ha comprobado o redactado la base, a qué departamento pertenece, cuál es su fecha de finalización o de registro, etc. En el listado del campo Nombre, pulse sobre la opción Departamento. 7

O M

9. La nueva propiedad puede ser de tipo textual o numérico, de fecha o de sí o no. En este caso mantendremos seleccionada la opción Texto en el campo Tipo y pasaremos a especificar el valor de la propiedad. En el campo Valor, escriba el término Ventas y pulse el botón Agregar para añadir la nueva propiedad al cuadro. 8

10. Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en el cuadro de propiedades de la base de datos. 5

TR A

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio aprenderemos a preparar un objeto de nuestra base de datos Quesos para su impresión. Haga doble clic sobre el informe Copia de prueba en el Panel de navegación para abrirlo. 1

2. A continuación, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Imprimir. 2 3. Esta función incluye tres opciones: Impresión rápida, Imprimir y Vista preliminar. En este caso, pulse en la opción Vista preliminar. 3

La opción Impresión rápida del comando Imprimir envía el objeto directamente a la impresora predeterminada en el equipo sin realizar cambios; la opción Imprimir permite seleccionar determinadas opciones de impresión, como el número de copias o la impresora que se va a utilizar, antes de proceder con la impresión del objeto, y la opción Vista preliminar ofrece una vista previa de las páginas y permite realizar cambios en su configuración antes de imprimirlas.

La opción Imprimir del nuevo menú Archivo de Office ofrece tres opciones con las que es posible imprimir directamente el objeto abierto sin pasar por cuadros de diálogo previos, acceder al cuadro de configuración de la impresora y obtener una vista previa del objeto para determinar el modo en que éste se imprimirá.

IMPORTANTE

IC AS

Configurar página e imprimir

O M

4. La Cinta de opciones pasa a mostrar activa la ficha Vista preliminar, cuyas herramientas nos permiten modificar el diseño de la página y acceder al cuadro Imprimir para visualizar las opciones de la impresora. Haga clic en el centro del informe para reducir el zoom de visualización. 4

TR A

2 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 009

5. En el grupo de herramientas Diseño de página de la ficha Vista preliminar, pulse sobre el comando Horizontal. 5

IC AS

6. A continuación, haga clic en el comando Márgenes del grupo de herramientas Tamaño de página para ver cuáles son los márgenes predeterminados. 6

IMPORTANTE

7. Como puede ver, desde este botón podemos aplicar el margen Normal, el Ancho o el Estrecho, que disponen de unas medidas preestablecidas. Haga clic sobre la opción Normal y observe el cambio en pantalla.

C N

Al seleccionar la función Vista preliminar del comando Imprimir la Cinta de opciones pasa a mostrar una ficha con el mismo nombre en la que se encuentran todas las herramientas para la configuración de la página y para su posterior envío a la impresora que se indique.

TÉ

8. Seguidamente, haga clic en el comando Configurar página del grupo Diseño de página. 7

N ES

9. Se abre de este modo el cuadro Configurar página, mostrando activa la ficha Opciones de impresión desde la que podemos establecer los márgenes e indicar si vamos a imprimir sólo los datos. En este caso, haga clic en la casilla de verificación Imprimir sólo los datos. 8

10. También desde este cuadro podemos configurar la página y las columnas. Realizados los cambios que desee, pulse el botón Aceptar.

11. Observe en la vista preliminar cómo afectan al objeto los cambios que hemos realizado en el cuadro de configuración de página. Ahora pulse el comando Imprimir de la ficha Vista preliminar para acceder al cuadro de configuración de la impresora y haga clic sobre el botón Aceptar para imprimir el informe. 9

O M

12. Para acabar, salga de la vista previa pulsando el botón Cerrar vista preliminar de la ficha Vista preliminar. 10

Si desea modificar manualmente los valores de los márgenes deberá acceder al cuadro Configurar página.

TR A

C N

TÉ

1. Con este ejercicio empezaremos la confección de nuestra base de datos Colección de grabaciones. El primer paso consiste en crear los distintos elementos para guardar la información requerida. En concreto, crearemos dos tablas: Grabaciones e Intérpretes. Recupere en Access la mencionada base de datos y, en la Cinta de opciones, pulse sobre la pestaña Crear. 1

Recuerde que para abrir documentos ya almacenados en el equipo puede utilizar el comando Abrir o las distintas listas de bases de datos recientes, incluidas todas ellas en el menú Archivo.

Las tablas son los únicos objetos imprescindibles en cualquier base de datos. En ellas se almacenan los datos con los que posteriormente se trabaja para extraer la información útil requerida. Las tablas son estructuras creadas para clasificar datos de forma ordenada y organizada. En Access 2010, las tablas se crean muy fácilmente gracias a la vista Hoja de datos, mejorada en esta versión del programa.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Crear una tabla desde la vista Hoja de datos

2. En el grupo de herramientas Tablas, pulse sobre el comando Tabla. 2

O M

3. Automáticamente se crea una nueva tabla llamada Tabla1 a la vez que se activa la vista Hoja de datos. 3 Vamos a cambiar el nombre de los dos campos de la tabla y añadiremos otros nuevos. Haga clic en la cabecera del campo Id y pulse sobre el comando Nombre y título del grupo de herramientas Propiedades. 4

TR A

También puede cambiar el nombre del campo mediante la opción Cambiar nombre de campo de su menú contextual.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 010

N ES

7. Al pulsar la tecla Retorno se despliegan las opciones para la creación de un nuevo campo. Seleccione nuevamente el tipo de campo Texto, escriba como nombre del campo el término Categoría y pulse de nuevo Retorno. 8

Una tabla contiene la información más importante en una base de datos y está compuesta por registros que a su vez contienen diferentes campos. Los registros son las filas de la tabla y los campos son las columnas. Al crear una nueva base de datos, ésta ya incluye por defecto una tabla, denominada Tabla1, que se muestra en la vista Hoja de datos y que cada usuario puede modificar para que contenga los datos necesarios.

C N

6. La nueva columna se añade mostrando su nombre por defecto, Campo1, en modo de edición. En este caso, escriba el término Intérprete y pulse la tecla Retorno. 7

IMPORTANTE

TÉ

5. Vamos a agregar dos nuevos campos. Haga clic en el botón de punta de flecha de la columna Agregar nuevo campo y elija la opción Texto. 6

IC AS

4. Se abre así el cuadro Escriba las propiedades de campo, en el que podemos establecer el nombre y el título del campo así como añadir una breve descripción del mismo. En el campo Nombre, escriba el término Título CD y pulse el botón Aceptar. 5

8. Podríamos seguir repitiendo esta acción tantas veces como campos deseáramos incluir en la tabla. Sin embargo, lo dejaremos aquí para mostrarle, en un ejercicio posterior, cómo completar estos campos con los correspondientes registros. Para acabar, guardaremos esta tabla con un nombre que la identifique claramente. Pulse el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 9

O M

9. En el campo Nombre de la tabla, escriba el término Tabla de grabaciones y pulse el botón Aceptar para guardar la tabla y dar por acabado este ejercicio. 10

Para cambiar el nombre de los nuevos campos podemos escribir directamente cuando se encuentra en modo de edición o acceder de nuevo al cuadro Escriba las propiedades de campo desde la Cinta de opciones.

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio aprenderá a modificar una tabla existente desde la vista Diseño. Continuamos trabajando con la tabla de grabaciones que creamos en el ejercicio anterior, la cual mostraremos en la mencionada vista. Despliegue el comando Ver del grupo Vistas, en la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla. 1

Access 2010 permite cambiar de vistas en una base de datos desde la Cinta de opciones y desde los iconos de los accesos directos a vistas de la Barra de estado, en el extremo derecho de la misma.

el sistema de creación y gestión de tablas desde la vista Diseño es mucho más complejo que mediante la vista Hoja de datos; sin embargo admite un mayor control de la definición de los campos. La vista Diseño permite tanto la creación de nuevas tablas como la definición de campos en una tabla ya existente.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Definir campos desde la vista Diseño

2. Este botón incluye todas las vistas posibles en que se puede mostrar una tabla. Haga clic sobre la opción Vista Diseño. 2

O M

3. La parte superior de la ventana se distribuye en tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. 3 Para cambiar el nombre de los campos, basta con pulsar sobre la celda donde se encuentra el campo en cuestión y modificar o sustituir el nombre por uno nuevo. Para empezar, modificaremos el nombre del primer campo seleccionado. Con el nombre de este campo seleccionado, escriba simplemente la palabra Título y pulse la tecla Retorno. 4 3

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 011 Los nombres de los campos no pueden contener signos de puntuación, pero sí admiten espacios.

C N

6. Para crear un nuevo campo, pulse dentro de la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, inserte el término Mejor canción y pulse la tecla Retorno. 7

IMPORTANTE

TÉ

5. Vamos a agregar una descripción para este campo. Pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente columna, escriba en ella el texto Título del CD y pulse la tecla Retorno. 6

IC AS

4. Aprovecharemos la selección del correspondiente registro de la columna Tipo de datos para cambiar este valor. Como ve, y dado el tipo de campo original, el tipo de datos establecido es autonumérico. Vamos a cambiarlo. Despliegue dicho campo y elija en este caso el tipo Texto. 5

N ES

7. De esta forma, hemos agregado un nuevo campo a la tabla en la cual reflejaremos la mejor canción incluida en el CD. Antes de acabar, mostraremos de nuevo la tabla en la vista Hoja de datos para comprobar que los cambios se han aplicado correctamente. Para ello, en la parte derecha de la Barra de estado, pulse sobre el primero de los iconos, correspondiente a esta vista. 8

8. Antes de cambiar de vista es preciso guardar los cambios realizados en la tabla. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse sobre el botón Sí. 9

O M

Efectivamente, la tabla se muestra con las modificaciones realizadas. 10 Compruebe por un lado el cambio en el nombre del primer campo y por otro, la aparición del cuarto campo. Por último, vea en la parte izquierda de la Barra de estado cómo aparece el texto introducido como descripción del campo seleccionado. 11 7

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio, le mostraremos cómo asignar un tipo de dato numérico a un campo. Para ello, y aunque no es imprescindible, lo primero que haremos es situarnos en la vista Diseño de la tabla de grabaciones. Para empezar, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija de la lista la opción Vista Diseño. 1

La información guardada en campos de tipo numérico puede utilizarse para realizar cálculos sencillos y entre varios campos numéricos. Normalmente, los valores calculados no se guardan en la base de datos, ya que ocuparían un espacio innecesario.

Los elementos de información de una tabla se almacenan en campos, también denominados columnas. Los campos de una tabla pueden contener información de diversa índole, por ejemplo, texto, números, fechas, etc. Access permite asignar un tipo concreto de datos a cada campo en función del contenido que se tenga previsto guardar.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Insertar campos numéricos

O M

2. Como vimos en el ejercicio anterior, la vista Diseño proporciona más información acerca de los datos contenidos en los campos. Vamos a agregar un nuevo campo que será, esta vez, de tipo numérico. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, escriba el término Año lanzamiento y pulse la tecla Retorno. 2

3. Por defecto, los nuevos campos introducido muestran como tipo de datos el denominado Texto. De acuerdo con este tipo, el panel General del apartado Propiedades del campo, en la parte inferior de esta vista, 3 muestra las características que

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

012 001 C N

Aunque el tipo de datos Texto admite números, es mucho mejor adaptar al máximo las opciones de cada campo a su contenido real, de modo que el programa pueda realizar sus tareas de forma más eficaz.

N ES

5. Compruebe que el panel de propiedades se ha actualizado para mostrar ahora las características predeterminadas para este tipo de datos. Veamos alguna de estas propiedades en qué consiste. En el panel General de las propiedades de un campo, haga clic sobre el campo Tamaño del campo, que muestra el texto Entero largo. 6

IMPORTANTE

TÉ

4. Los campos numéricos pueden ser del tipo Número o del tipo Autonumeración. El primer tipo permite insertar el valor que necesitemos manualmente, mientras que el segundo permite que sea el programa quien numere los registros de forma automática. En este caso, seleccione la opción Número. 5

IC AS

deberá presentar el campo en cuestión. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo para comprobar las opciones disponibles. 4

6. Compruebe que a su derecha ha aparecido un botón de flecha. Pulse sobre él y, de entre el contenido existente, elija la propiedad Entero. 7

O M

7. Como los datos que deberá reflejar este campo serán siempre de cuatro cifras, un año, esta propiedad nos bastará. Terminaremos este ejercicio volviendo a la vista Hoja de datos, no sin antes almacenar los cambios realizados. Haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 8

8. Por último, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y pulse sobre la opción Vista Hoja de datos. 9 6

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio veremos un par de ejemplos que reflejan el uso de campos del tipo Sí/No. Para ello, empezaremos situándonos en la vista Diseño. Haga clic en el cuarto de los iconos situado en el extremo derecho de la Barra de estado. 1

Los campos de tipo Sí/No contienen dos variedades más, a parte de ésta: Verdadero/ Falso y Activado/Desactivado. En cualquier caso, la tabla reflejará en dicho campo una casilla de verificación que podrá activarse o desactivarse.

los campos a los que se asigna la propiedad Sí/no implican una disyuntiva en cuanto al tipo de contenido que deben albergar. Al elegir este tipo de dato, el programa incluye en la correspondiente celda una casilla de verificación; si se marca esta casilla se responde afirmativamente mientras que si no se marca lo hace negativamente.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Añadiren campos Excel ydel abrir tipo un Sí/No documento

2. Más adelante le mostraremos cómo agregar nuevos campos desde la vista Hoja de datos. En este caso, haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo y escriba la palabra Disponible. 2

O M

3. Este nuevo campo nos informará acerca de la disponibilidad del CD, es decir, si está en nuestro poder o si, por ejemplo, ha sido prestado a algún familiar, amigo o conocido y todavía no devuelto. Pulse la tecla Tabulador para situarnos en la columna Tipo de datos.

TR A

4. El programa asigna al nuevo campo, como es habitual, la propiedad textual. Sin embargo, no nos interesa mantener en este caso esta propiedad. Vamos a cambiarla. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo y elija esta vez la opción Sí/ 3 No. 3

Ya sabe que puede cambiar de vista también desde el grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones.

La pulsación de la tecla Retorno después de escribir en una celda también selecciona la celda siguiente.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 013 IC AS

5. En nuestro caso, nos interesa mantener este formato de afirmación y negación, aunque sepa que dispone de otros tipos de formato. Vamos a consultarlos. En el panel general de propiedades, haga clic sobre el campo Formato y pulse sobre el botón de flecha que aparece. 4

TÉ

C N

6. Efectivamente, dispone además de los valores Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Según el contenido del campo, quizás será mejor que elija una de estas dos posibilidades. Vuelva a pulsar sobre la punta de flecha para ocultar la lista de opciones manteniendo la predeterminada.

N ES

7. Cuando regresemos a la vista Hoja de datos podremos comprobar cómo se visualizan los campos del tipo Sí/No en la tabla. Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y pulse sobre la opción Vista Hoja de datos. 5

8. En el cuadro que nos solicita si deseamos guardar los cambios introducido en la tabla, pulse en Sí para realizar el cambio de vista. 6

O M

9. Efectivamente, compruebe que, en el campo Disponible se ha insertado una casilla de verificación, la cual por defecto se encuentra desactivada. 7 Esta opción, es decir, la propiedad de que por defecto se muestre o no marcada esta casilla puede cambiarse desde el panel de propiedades. Sin embargo, el proceso de modificación de campos existentes lo veremos más adelante. Termine este ejercicio guardando toda la base de datos. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Guardar. 8 4

TR A

C N

N ES

TÉ

1. Para empezar, activaremos la vista Diseño, donde se muestran las propiedades de los campos. Pulse sobre el último de los iconos de acceso directo a vistas, correspondiente a la mencionada vista. 1

2. Las propiedades que aparecen reflejadas en la ficha General del apartado Propiedades del campo pertenecen al campo Disponible, seleccionado en estos momentos. Haga clic en la columna de tipo de datos correspondiente al campo Título. 2 3. Observe en la ficha General de las propiedades del campo que el tamaño del campo es, por defecto, de 255. 3 Esto significa dos cosas: que por cada título este campo ocupará en disco 255 caracteres y que la longitud del título en cuestión no podrá exceder ese número de caracteres. Haga doble clic sobre este valor, escriba el valor 50 y pulse la tecla Retorno para confirmarlo. 4

O M

El tamaño no se define del mismo modo si se trata de un campo de texto que si se trata de un campo numérico. En el primer caso, debe determinarse el número máximo de caracteres que contendrá este campo, con un límite de 255. En el segundo, en cambio, la definición del tamaño estará en función de que el valor contenido en el campo sea un número entero o se exprese con decimales.

Cada uno de los tipos de datos ofrece la posibilidad de asignar diferentes propiedades a los campos. Quizá las dos propiedades más determinantes para configurar la estructura del campo sean el tamaño y su formato.

IMPORTANTE

IC AS

Asignar propiedades de los campos

4. Hemos disminuido así el tamaño del campo. Vamos a continuar asignando propiedades a los campos introducido en nuestra tabla de grabaciones. En concreto, vamos a asignar la

TR A

3 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 014

N ES

7. A continuación, modificaremos la propiedad de formato del campo Año lanzamiento. En este caso especificaremos que dicho campo debe reflejar siempre cuatro dígitos. Vamos allá. Haga clic sobre la celda de la columna Tipo de datos correspondiente a dicho campo para mostrar sus características. 8

En cuanto al tamaño del campo, siempre es mucho mejor especificar el valor más pequeño posible. El motivo es que los tamaños más pequeños facilitan el procesamiento de los datos.

C N

6. Elija en este caso el valor Sí.

IMPORTANTE

TÉ

5. El panel de propiedades de campo se actualiza. Sin embargo, debe saber que la propiedad Requerido es común a todos los campos. En el panel general, haga clic sobre la propiedad Requerido, que muestra por defecto el valor No, y pulse sobre el botón de flecha que ha aparecido a su derecha. 6

IC AS

propiedad de Requerido al campo Intérprete. Para ello, haga clic sobre la celda de la columna Tipo de datos correspondiente a dicho campo para mostrar sus características. 5

8. Haga clic en el cuadro de texto correspondiente a la propiedad Formato dentro de la ficha General, inserte cuatro ceros desde su teclado y pulse la tecla Retorno. 9

O M

9. Antes de acabar, cambiaremos también la alineación del valor de este mismo campo, de manera que se muestre centrado en las celdas. Haga clic sobre el término General del campo Alineación del texto, pulse sobre el botón de punta de flecha que ha aparecido en este campo y, de la lista que se despliega, elija la opción Centro. 10

10. Para terminar, pulse sobre el icono Vista Hoja de datos de la Barra de estado y, en el cuadro que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados en la tabla. 6

8 9

TR A

La propiedad Formato nos permite introducir un formato personalizado, así como seleccionar uno de los propuestos por el programa.

IC AS

Insertar campos desde la Vista Hoja de datos

TÉ

C N

Aunque la creación y la edición de campos es más precisa desde la Vista Diseño, por contar con el panel de propiedades de los campos, también es posible agregar nuevos campos en una tabla ya existente desde la vista Hoja de datos. La subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla contiene los comandos necesarios para incluir campos de cualquier tipo.

N ES

1. En este ejercicio aprenderá a insertar nuevos campos en una tabla desde la vista Hoja de datos. Para ello, continuamos confeccionando nuestra base de datos Colección de grabaciones, en la cual, recuerde, reflejaremos todo el material musical de que disponemos. Desde la Vista Hoja de datos, haga clic sobre la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla. 1

O M

2. Esta subficha contiene todos los comandos y las opciones para gestionar los campos de la tabla. Así, además de agregar y eliminar nuevos campos, desde aquí puede modificar algunas de sus propiedades, cambiar su formato y establecer, si es preciso, una validación del campo. En este caso, y como hemos indicado, agregaremos un nuevo campo, en concreto, uno que refleje la carátula del CD. Haga clic sobre la cabecera de la celda que muestra el texto Agregar nuevo campo. 2

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 015

3. De esta forma se despliega el menú contextual que contiene todos los tipos de campos disponibles en Access. De la lista que se despliega, elija la opción Datos adjuntos. 3

C N

N ES

6. Aunque el cambio, en este caso, no se refleja en la cabecera del nuevo campo, sí se ha realizado correctamente. Para comprobarlo, accederemos a la Vista Diseño. Haga clic en el último icono de los accesos a vistas de la Barra de estado. 7

TÉ

5. Ya trabajamos con el cuadro Escriba las propiedades de campo en un ejercicio anterior. En el campo Nombre, escriba el término Portada y pulse el botón Aceptar. 6

IC AS

4. A la izquierda del campo seleccionado se inserta un nuevo campo. Compruebe que como nombre del campo se muestra el símbolo típico de los archivos adjuntos, un clip. 4 Vamos a cambiar este nombre. En el grupo de herramientas Propiedades, pulse sobre el comando Nombre y título. 5

O M

7. Efectivamente, el último campo que aparece en la tabla refleja el nombre introducido, Portada. 8 En los ejercicios dedicados a la introducción de los datos en los registros, le mostraremos cómo agregar los datos adjuntos en este campo. En concreto, insertaremos una imagen correspondiente al álbum especificado. Vuelva a la vista Hoja de datos desplegando el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y eligiendo de la lista la opción Vista Hoja de datos. 9 8

TR A

Utilice si lo prefiere la lista de opciones del comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones.

Debe saber que el tipo de campo Datos adjuntos no permite el cambio de nombre desde la opción Cambiar nombre de campo de su menú contextual.

C N

TÉ

Mientras está arrastrando la columna, el puntero adopta la forma de un cuadrado y aparece una barra vertical gruesa que indica el punto donde será colocado el campo al soltar el botón del ratón.

Una vez creada la estructura de la tabla, puede que se plantee cambiar el orden de los campos insertados en ella o incluso eliminar algunos de ellos. La modificación del orden de los campos se lleva a cabo de la forma más sencilla: mediante la técnica de arrastre en la vista Hoja de datos. 1. En este sencillísimo ejercicio le mostraremos cómo cambiar el orden de los campos de una tabla. Empezamos con la tabla de grabaciones abierta en la vista Hoja de datos, tal y como terminamos el ejercicio anterior. 1

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Desplazar en Excel campos y abrir un dentro documento de una tabla

2. Vamos a desplazar el campo Año lanzamiento hasta la tercera posición, por detrás del campo Intérprete. Para ello, haga clic sobre la cabecera de la columna Año lanzamiento para seleccionarla. 2

3. A continuación, haga clic de nuevo y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia la izquierda, hasta situar el puntero del ratón sobre el campo Categoría, punto en el cual ya puede soltar el botón del dispositivo. 3

O M

4. Al soltar el botón del ratón, el campo aparece ya en el sitio especificado. 4 Vamos a repetir la acción, esta vez con el cam-

TR A

2 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 016

po Portada; recuerde que este campo, al ser del tipo de datos adjuntos, muestra en su cabecera la imagen de un clip. Haga clic sobre la cabecera del mencionado campo para seleccionar la correspondiente columna. 5

C N

N ES

7. Los cambios de orden en los campos de la tabla sólo se reflejan en la vista Hoja de datos, nunca en la vista Diseño. Comprobémoslo. Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija la opción Vista Diseño. 8

TÉ

6. El cambio se ha realizado correctamente. Guarde los cambios realizados en la tabla pulsando sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 7

IC AS

5. Haga clic de nuevo sobre la misma columna y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia la izquierda hasta situar el puntero sobre la cabecera del campo Categoría, momento en que puede soltar el botón del ratón. 6

8. Efectivamente, la lista de campos en esta vista aparece en el orden original (compruebe que el campo Portada continúa ocupando la última posición). 9 Esto nos da una idea de la finalidad real de cada una de estas vistas. Terminaremos este sencillo ejercicio volviendo a la vista Hoja de datos. Para ello, pulse sobre el primer icono del grupo situado en el extremo derecho de la Barra de estado. 10 7

O M

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio vamos a crear una segunda tabla, destinada a reflejar sobre todo datos de los artistas o intérpretes de los CD que aparecen en la tabla de grabaciones. Para ello, lo primero que haremos es cerrar la tabla actual para dejar el área de trabajo del programa vacía. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Tabla de grabaciones y, del menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Cerrar. 1

El menú contextual que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de una tabla permite, además de cerrar la tabla activa, cerrar el resto de elementos abiertos, guardar el actual o cambiar de vista.

Hasta el momento hemos estado trabajando sobre una tabla creada desde la vista Hoja de datos, la cual hemos ido confeccionando con una serie de campos. Esta forma de elaboración de tablas nos ha permitido conocer algunas de las características del modo de trabajar de Access 2010. Sin embargo, el programa permite crear desde la vista Diseño la estructura de sus propias tablas mediante el comando Diseño de tabla.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Definir una tabla

O M

2. En estos momentos no disponemos de ningún elemento abierto. Empecemos pues con el proceso de definición de nuestra nueva tabla. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la pestaña Crear. 2

3. En el grupo de herramientas Tablas, haga clic sobre el comando Diseño de tabla. 3

4. Se abre de esta forma una nueva tabla, denominada por defecto Tabla1, en la vista Diseño. 4 Ahora se trata de ir designan-

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 017 C N

La clave principal de una tabla es el elemento en el cual Access se basa para establecer relaciones entre tablas de una misma base de datos.

N ES

6. Compruebe el panel de propiedades. En este caso, cambiaremos dos de los criterios, el de formato y el de alineación. Haga clic en el campo Formato, despliéguelo y elija de la lista la opción Número general. 7

IMPORTANTE

TÉ

5. Llamamos ID al número de identificación de una serie de elementos. En nuestra tabla, este número lo asignaremos nosotros mismos. Por ello, despliegue la celda Tipo de datos y elija de la lista la opción Número. 6

IC AS

do los distintos campos que formarán la nueva tabla. La ventaja de trabajar desde esta vista para la creación de las tablas es el hecho de contar con el panel de propiedades siempre a mano. En el primer campo de la tabla, escriba el término ID Intérprete y pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente celda. 5

7. Seguidamente, haga clic en el campo Alineación del texto, despliéguelo y elija la opción Derecha. 8

8. Añada tres campos más a la nueva tabla: Nombre intérprete, Fecha Nacimiento y Nacionalidad, asignando al primer y al tercer campo el tipo de dato Texto y al segundo el tipo Fecha/ Hora. 9

O M

9. Antes de terminar, guardaremos la nueva tabla. Para ello, haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, 10 escriba como nombre el término Tabla de intérpretes y pulse en Aceptar. 11

10. El programa nos informa de que es recomendable asignar una clave principal a la tabla. Como esto será tratado con detalle en el ejercicio siguiente, pulse en este caso el botón No. 6

TR A

C N

TÉ

1. En la tabla Tabla de intérpretes, definida en el ejercicio anterior, vamos a designar como clave principal el campo ID Intérprete, que permitirá en un futuro, y tras algunas modificaciones, relacionar esta tabla con nuestra Tabla de grabaciones. Vamos a proceder con la asignación a este campo de la condición de clave principal. Para ello, haga clic en la cabecera de la fila del campo ID Intérprete para seleccionarla por completo. 1

Una clave principal correcta debe tener unas características concretas: debe identificar inequívocamente una fila; nunca debe estar vacía, y los valores que contiene deben ser fijos, es decir, no deben cambiar.

La clave principal tiene varias funciones, aunque la más importante es la de permitir crear relaciones entre tablas, algo fundamental para construir bases de datos. Al crear una tabla en vista Hoja de datos, el programa asigna el primero de los campos existentes la propiedad de clave principal, representada por el dibujo de una llave en la cabecera de la fila. Sin embargo, al definir una tabla desde cero en vista Diseño, deberá ser el usuario quien asigne esta condición al campo que crea oportuno.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Designar un campo como clave principal

O M

2. A continuación, pulse sobre la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de tabla para mostrar los comandos que contiene. 2

3. En el grupo de herramientas Herramientas, puede ver el comando que nos interesa. Pulse sobre el comando Clave principal. 3 2

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 018 IC AS

4. Compruebe lo que ha ocurrido. En la cabecera de la fila seleccionada aparece ahora el icono de una llave, lo que nos indica que este campo ha sido designado como clave principal. 4 Debe saber que es posible asignar más de un campo como clave principal y que esta clave puede ser modificada y eliminada. Vamos a ver cómo cambiar una clave principal ya asignada. Para ello, nos dirigiremos a la Tabla de grabaciones. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha tabla y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Vista diseño para abrirla también en esta vista. 5

IMPORTANTE

C N

Cuando se crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea de forma automática una clave principal y le asigna el nombre de campo ID y el tipo de datos Autonumeración. Este campo automático se encuentra por defecto oculto en esta vista, aunque puede visualizarse en la vista Diseño.

N ES

TÉ

5. Compruebe como, efectivamente, el primer campo aparece definido como clave principal. 6 Recuerde que esta tabla fue creada en la vista Hoja de Datos, en la cual es el programa quien se ocupa de asignar la clave principal al primer campo de la tabla. Para cambiar la clave, primero debemos eliminarla. Con el primer campo seleccionado, haga clic en el comando Clave principal del grupo de herramientas Herramientas. 7

6. Así de sencillo hemos eliminado la clave principal. Lo que debemos hacer ahora es agregar un nuevo campo del tipo numérico, al cual asignaremos el nombre ID Intérprete. Haga clic en la cabecera de la fila del campo Intérprete para seleccionarla y pulse el comando Insertar filas del grupo de herramientas Herramientas. 8

O M

7. Escriba en la celda Nombre del campo el término ID Intérprete, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo Tipo de datos y elija de la lista la opción Número. 9

8. Para asignar la clave principal al nuevo campo, pulse de nuevo el comando Clave principal de la Cinta de opciones. 10 6

TR A

4 10

C N

N ES

TÉ

1. En este ejercicio vamos a empezar a introducir los datos necesarios para completar así nuestras tablas. En concreto, empezaremos por la denominada Tabla de grabaciones, la cual se encuentra en primer plano en la vista Diseño. Lo que haremos en primer lugar será eliminar el campo denominado Intérprete, puesto que ya quedará completado con el campo ID Intérprete. Haga clic en la cabecera del campo Intérprete y, en el grupo de herramientas Herramientas, pulse sobre el comando Eliminar filas. 1

En esta nueva versión de Access, la vista Hoja de datos contiene además un registro denominado Totales, que se puede insertar al final de la tabla usando e el comando Totales de la pestaña Inicio, y que permite agregar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, etc.

En las tablas, los datos se introducen directamente en la cuadrícula de forma muy sencilla. Aun así, cabe destacar que el objeto más adecuado para llevar a cabo esta acción son los formularios, con los que trabajaremos más adelante.

IMPORTANTE

IC AS

Introducir datos en una tabla

O M

2. El campo seleccionado desaparece de inmediato de la tabla. Para poder empezar a introducir datos, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones, elija la opción Vista Hoja de datos y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados. 2

3. Con la celda del campo que deseamos completar seleccionada, podemos empezar a escribir. 3 Escriba en el primer registro del campo Título el término A las buenas y a las malas y pulse la tecla Tabulador. 4 2

TR A

La tecla Tabulador permite saltar de un registro a otro, igual que la tecla Retorno.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 019 C N

Los datos adjuntos agregados a un registro no se muestran directamente en la vista Hoja de datos. Al realizar la incorporación de estos datos, aparece un número entre paréntesis para indicar que existe un archivo adjunto. Para abrirlo, es preciso hacer doble clic sobre la celda y, en el cuadro Datos adjuntos, pulsar el botón Abrir.

N ES

6. Sólo nos queda completar el campo Portada. Recuerde que este campo es del tipo Datos adjuntos, por lo que en la cabecera de la correspondiente columna aparece el símbolo del clip. Como indicamos en su momento, este campo reflejará la imagen de la portada del álbum especificado en cada registro. En este caso, puede utilizar el archivo portada1.bmp, que puede descargar desde nuestra página web y guardar en su equipo. Cuando disponga de ella, haga doble clic sobre el registro correspondiente a este campo. 7

IMPORTANTE

TÉ

5. En el campo Mejor canción, escriba el título Para nada, pulse la tecla Retorno, introduzca en el campo Año lanzamiento el valor 2009 y marque la casilla de verificación del campo Disponible. 6

IC AS

4. En el campo ID Intérprete, deberá introducir un número que se corresponderá con el identificador del intérprete del álbum en la tabla Intérpretes. En este caso, escriba el valor 1 y, en el campo Categoría, escriba directamente la palabra Pop. 5

7. Se abre de este modo el cuadro Datos adjuntos, en el cual debemos seleccionar el material que deseamos incorporar en la base de datos. Pulse sobre el botón Agregar. 8

O M

8. Los campos de datos adjuntos no sólo pueden incluir imágenes, sino vínculos a otras bases de datos e, incluso, documentos procedentes de otros programas. En este caso, localice en el cuadro Elegir un archivo la imagen portada1.bmp y pulse el botón Abrir.

TR A

9. De vuelta al cuadro Datos adjuntos, haga clic en el botón Aceptar. 9 9

Cuando una fila de registros empieza a ser completada, como es el caso, en la cabecera de dicha fila aparece un icono en forma de lápiz.

IC AS

Editar los datos de un campo

TÉ

C N

En la mayoría de las bases de datos que cree y utilice, los datos no serán definitivos, sino que sufrirán cambios constantemente. Esta situación provoca que los datos de las tablas se deban editar a menudo: corregir entradas, añadir datos en un registro, eliminar un registro, etc. Los datos de los campos podrán ser editados en cualquier momento, excepto en un campo autonumérico.

N ES

1. En este ejercicio, además de completar un nuevo registro de nuestra tabla de grabaciones, le mostraremos la sencillez con que Access permite editar y modificar los datos introducidos en los distintos campos. Para empezar, haga clic en la primera celda del segundo registro del campo Título, escriba el título Personas y pulse la tecla Tabulador. 1

2. Introduzca del mismo modo el valor 2 en el campo ID Intérprete, pulse dos veces la tecla Tabulador 2 y escriba en el campo Mejor canción el título Peter pan. 3 (Mantenga el registro correspondiente al campo Categoría en blanco.) 3. En el campo Año lanzamiento, escriba el valor 2008, marque la casilla del campo Disponible y agregue una nueva portada en el campo Datos adjuntos (si no recuerda como hacerlo, consulte el ejercicio anterior; puede descargar el archivo portada2.bmp desde nuestra página web). 4

O M

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 020 IMPORTANTE

5. Así de sencillo resulta sustituir el contenido de un campo por otro. A continuación, tras guardar los cambios en la tabla de grabaciones, incluiremos un nuevo campo en nuestra tabla de grabaciones, denominado ID álbum del tipo autonumérico para comprobar que los registros de este tipo no se pueden modificar. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic sobre el comando Guardar. 7

Access no permite cambiar el formato del texto introducido en los registros de forma individual. El grupo de herramientas Formato de texto de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones permite cambiar el formato de todo el contenido de la hoja de datos.

N ES

TÉ

C N

IC AS

4. Una vez completados dos registros de nuestra tabla, información que puede continuar ampliando si lo desea con los datos de su biblioteca de música personal, editaremos y cambiaremos alguno de los campos. Pulse sobre el primer registro del campo Mejor canción para ponerlo en edición, 5 seleccione el contenido, escriba el título Llegaremos a tiempo y pulse la tecla Retorno. 6

6. Seguidamente, pulse sobre el icono Vista Diseño de la Barra de estado. 8

7. Ahora, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el campo Título y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Insertar filas. 9

8. Haga clic en la celda Nombre del campo del nuevo campo, escriba el término ID álbum, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo siguiente y elija la opción Autonumeración. 10

O M

9. Para comprobar que este campo no se puede modificar, vuelva a la vista Hoja de datos de la tabla guardando los cambios, haga doble clic en el contenido del nuevo campo e intente escribir otro valor. 11 6

TR A

Los campos autonuméricos se completan de forma automática al empezar a introducir los datos en los distintos campos de cada registros.

C N

TÉ

1. En este ejercicio, le mostraremos cómo puede completar una tabla existente utilizando los identificadores de otra. En concreto, nos basaremos en los ID introducidos en nuestra tabla Grabaciones; debemos advertirle que, para poder trabajar mejor y con mayor claridad, hemos ampliado los campos de esta tabla. La base de datos modificada puede descargarla desde nuestra página web con el nombre Colección de grabaciones001.accdb y abrirla de nuevo en Access. 1 Recuerde que en estos momentos se encuentran abiertas las tablas de intérpretes y de grabaciones. Para empezar, ponga en primer plano la Tabla de intérpretes pulsando en su correspondiente pestaña. 2

Para abrir una tabla de datos existentes ya sabe que dispone de distintos métodos. Puede optar por utilizar el comando Abrir, los acceso rápidos a documentos o el panel de archivos recientes, todo ello en el menú Archivo. También puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + A.

La inclusión de identificadores (ID) en las tablas de las bases de datos pueden ayudar en gran medida en la confección de tablas y demás elementos. Los campos ID pueden ser de tipo autonumérico, que no es posible modificar, o numérico, como el que se utilizará en este ejercicio.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Rellenar una tabla con identificadores de otra

O M

2. Desde la Vista Hoja de datos, eliminaremos uno de los campos que no utilizaremos. Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera del campo Fecha nacimiento y elija del menú contextual la opción Eliminar campo. 3

TR A

3. Aparece un cuadro de advertencia en el cual debe confirmar o no la supresión del elemento seleccionado, teniendo en cuenta que éste no podrá volver a recuperarse. Pulse en Sí para eliminar el campo seleccionado. 4 3

2 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

021 IC AS

4. Ahora sí, ya podemos empezar a introducir los datos referentes a los identificadores procedentes de la tabla de grabaciones. Haga clic en el campo Nombre intérprete del primer registro, escriba el nombre Rosana, pase al campo siguiente y escriba la palabra Canaria. 5 5. En estos momentos puede comprobar los cambios de formato que hemos realizado cuando creamos esta tabla. Así, el número de identificación se sitúa en el centro de la celda. Haga clic en el campo ID Intérprete del segundo registro, escriba el valor 2, pase al siguiente campo, introduzca en él el nombre El canto del loco y en el tercer campo, escriba Española. 6

IMPORTANTE

TÉ

C N

Los campos de tipo numérico pueden modificarse y completarse libremente, a diferencia de los de tipo autonumérico. En el segundo caso, es el programa quien se ocupa de rellenar cada registro con un número consecutivo, si así se ha mantenido en las propiedades del campo en cuestión.

N ES

6. En la sección dedicada a la gestión de las tablas le mostraremos cómo modificar las columnas y las filas de las tablas, para solventar, en este caso, el problema de anchura. Como la inserción de datos es igual en todos los casos, vamos a proporcionarle los datos de los siguientes cuatro registros: 3/Robbie Williams/Británica; 4/Dido/Británica; 5/Jason Mraz/Americana; 6/ColdPlay/Británica. 7

O M

7. Recuerde que para pasar de una celda a otra puede optar por pulsar la tecla Tabulador o la tecla Retorno o bien por hacer clic en la misma. Vayamos a por los cuatro últimos registros: 7/U2/Irlandesa; 8/Carla Bruni/Francesa; 9/Juanes/Colombiana; 10/Bon Jovi/Americana. 8

TR A

8. Por motivos de continuidad en la ejecución de los ejercicios presentados en este libro, hemos creído conveniente también en este caso proporcionar la información necesaria. Recuerde que el número ID de cada intérprete se corresponde con los introducidos en la tabla de grabaciones. Termine este ejercicio pulsando el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 9

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio practicaremos con las opciones de copiado, corte y pegado de registros. Para ello, nos situaremos en la Tabla de grabaciones, en la cual completaremos algunos de los campos que se encuentran en estos momentos vacíos. Empecemos. Haga clic sobre la pestaña Tabla de grabaciones para situarla en primer plano. 1 2. Como puede comprobar, efectivamente, algunas de las celdas de la tabla se encuentran vacías. Haga doble clic sobre la palabra Pop del primer registro del campo Categoría. 2

Los tradicionales comandos Copiar, Cortar y Pegar figuran tanto en el grupo de herramientas Portapapeles de la ficha Inicio como en el menú contextual de los registros y los campos. La función Copiar mantiene el campo o registro en su ubicación original, mientras que la función Cortar lo elimina para almacenarlo temporalmente en el Portapapeles.

Access permite copiar y cortar campos o registros enteros para facilitar y agilizar la introducción de datos en las tablas. De este modo, con sólo dos clics o desde el teclado, el usuario puede copiar un registro entero y pegarlo en otro lugar para que figure como un registro nuevo o para que sustituya a otro ya existente.

IMPORTANTE

IC AS

Copiar y pegar campos y registros

O M

3. Compruebe que al seleccionar el contenido de un campo los comandos Cortar y Copiar del grupo de herramientas Portapapeles se han activado. No ocurre así si sólo situamos el cursor de edición en la celda. Haga clic sobre el comando Copiar. 3

4. Ahora el contenido seleccionado se encuentra en el Portapapeles, a la espera de ser pegado en otra ubicación. De hecho,

TR A

Access también permite seleccionar y copiar o cortar registros completos. Para ello es preciso pulsar sobre la cabecera de la fila del correspondiente registro para seleccionar todos los campos que contiene.

El Portapapeles puede visualizarse en pantalla a modo de panel pulsando sobre el iniciador de cuadro de diálogo de este grupo de herramientas. Este panel permite almacenar hasta 24 elementos copiados y cortados, lo que supone que es posible recuperar información anterior y pegarla desde aquí. Sólo es preciso hacer clic sobre el dato que se desea pegar.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 022

en estos momentos el comando Pegar se ha activado. Haga clic en la primera celda vacía del mismo campo Categoría, en blanco. 4

IC AS

5. Ahora, en el grupo de herramientas Portapapeles, pulse sobre el comando Pegar y compruebe qué ocurre. 5

IMPORTANTE

6. Efectivamente, la celda copiada aparece como un duplicado en la de destino. 6 Los datos copiados permanecen en el Portapapeles hasta que no se realice otro corte o copiado. Comprobémoslo en este caso utilizando las opciones del menú contextual de la tabla. Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda vacía del campo Categoría del registro 8 y elija del menú contextual la opción Pegar. 7

N ES

TÉ

C N

La combinación de teclas correspondiente al comando Cortar es Ctrl + X, mientras que la que realiza la opción de copia es Ctrl + C.

7. Veamos ahora la diferencia entre los comandos Copiar y Cortar. Lo que haremos es cortar temporalmente el contenido del campo Título del noveno registro y lo pegaremos en el campo Mejor canción del mismo registro. Haga doble clic sobre la mencionada celda y pulse sobre el comando Cortar del grupo de herramientas Portapapeles. 8

O M

8. El contenido de la celda ha desaparecido; ahora se encuentra en el Portapapeles a la espera de ser pegado en una nueva ubicación. 9 Haga clic ahora sobre la celda correspondiente del campo Mejor canción y pulse la combinación de teclas Ctrl + V.

9. Terminaremos este ejercicio pegando el elemento cortado en su celda de origen. Haga clic en la celda del campo Título del noveno registro y vuelva a pulsar la combinación de teclas Ctrl + V. 10 7

TR A

8 6

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio trabajaremos sobre la tabla de grabaciones que se encuentra abierta en primer plano. Sobre ella, modificaremos diferentes cuestiones de diseño, tanto desde la Cinta de opciones como desde el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos. Empecemos. Haga clic sobre el cuadrado de color gris situado en la intersección de las cabeceras de los registros y los campos para seleccionar así toda la tabla. 1

Access 2010 sólo permite realizar cambios de diseño de forma global en las tablas, lo que significa que no es posible aplicar tipos de fuente ni colores distintos a celdas individualmente. Por el contrario, sí que es posible modificar el formato del contenido de la tabla al margen de las cabeceras de los campos. Para ello, es preciso situar el cursor de edición dentro de la tabla.

Access 2010 crea las tablas según un formato estándar específico. Este formato implica un tipo de letra y un tamaño de fuente determinados, un color de fondo para los registros y una alternancia entre color y blanco para cada registro de la tabla. El programa permite modificar todas estas cuestiones de estilo y diseño según las preferencias del usuario.

IMPORTANTE

IC AS

Cambiar el diseño de una tabla

2. El grupo de herramientas que nos interesa es el denominado Formato de texto. Empezaremos cambiando la fuente. Para ello, despliegue el primer campo de este grupo de herramientas y elija de la lista la fuente denominada Courier New. 2

O M

3. Compruebe que todo el contenido de la tabla cambia, incluso los nombres de los campos. Haga clic en la primera celda de la tabla, despliegue ahora el campo Tamaño de fuente, que muestra por defecto el valor 11, y elija de la lista el valor 10. 3

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

IC AS

IMPORTANTE

C N

En el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos puede ir comprobando los cambios realizados antes de aplicarlos definitivamente gracias al espacio de vista previa disponible. Este espacio, denominado Ejemplo, se va actualizando a medida que se va modificando la tabla.

N ES

5. Compruebe el cambio sobre la tabla; ahora, las filas que mostraban un fondo de color gris cuentan ahora con el color elegido. 6 A continuación, accederemos al cuadro de diálogo Formato de hoja de datos para comprobar otras opciones disponibles de diseño de la tabla. Para ello, haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Formato de texto.

023 001 TÉ

4. Desde las opciones del grupo de herramientas Formato de texto también es posible crear listas con viñetas o números, aplicar sangrías, alineación y atributos al texto, así como color. También es posible cambiar el color de fondo de las filas, alterno por defecto en blanco y gris, y mostrar y ocultar las líneas de la cuadrícula de la tabla. A modo de ejemplo, vamos a modificar este color gris de fondo. Despliegue el campo Alternar color de fila, el último de la segunda línea de comandos del grupo de herramientas Formato de texto, 4 y en la paleta de color que se despliega, elija la séptima muestra de la tercera fila de la sección de colores estándar. 5

O M

6. Desde el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos podemos aplicar un efecto de relieve a las celdas, mostrar la cuadrícula tanto horizontal como vertical, cambiar los colores de fondo y de las líneas de la cuadrícula y aplicar un estilo a los bordes de la tabla. Haga clic en la casilla de verificación de la opción Horizontal para anular las líneas que separan los distintos registros de la tabla. 7

7. El apartado Dirección permite especificar el sentido con que se insertarán los campos, establecido por defecto de izquierda a derecha. Haga clic sobre el botón Aceptar para salir de este cuadro y aplicar el cambio realizado. 7

TR A

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo puede deshacer y rehacer acciones ejecutadas en Access. Vamos a empezar completando una de las celdas que todavía permanecen vacías en nuestra tabla. Haga clic en la celda vacía del séptimo registro, correspondiente al campo Categoría, y escriba el término Pop-Rock. 1

Debe saber que no todas las acciones son reversibles y, por tanto, pueden deshacerse. La eliminación de un registro o la aplicación de color a una tabla, por ejemplo, son acciones que no pueden deshacerse. Esto lo sabremos porque no se activa el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido.

La función Deshacer retrocede un paso en la secuencia de trabajo, anulando la última acción ejecutada. Se trata de una función enormemente utilizada, por la comodidad que supone en la reparación de errores cometidos. Por otro lado, la función Rehacer ejerce la acción contraria al comando anterior y sólo puede ser ejecutada cuando previamente se ha utilizado la función Deshacer.

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Deshacer en Excel y rehacer y abrir un acciones documento

2. Compruebe como el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido, representado por una flecha curvada hacia la izquierda, se ha activado. Pulse sobre dicho comando y vea como el texto escrito desaparece. 2

O M

3. Así hemos deshecho la acción de escritura. 3 La introducción de texto es una de las acciones que no se pueden recuperar una vez deshechas. Vea que el comando Rehacer de la Barra de herramientas de acceso rápido, que muestra una flecha curvada hacia la derecha, aparece desactivado. 4 Vuelva a escribir el término Pop-Rock y pulse esta vez la tecla Retorno. 5 2 3

TR A

4 5

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 024

4. Vamos a comprobar qué ocurre con la copia y el pegado de celdas. Seleccione el contenido de la celda que acaba de completar y pulse la combinación de teclas Ctrl + C. 6

C N

Es importante saber que la función Deshacer funciona tanto en la vista Diseño como en la vista Hoja de datos, mientras que el comando Rehacer únicamente puede utilizarse en la vista Diseño.

N ES

7. Seguidamente, haga clic en la celda del mismo campo pero del registro 11 y pulse de nuevo la combinación Ctrl + V para pegar en esta nueva ubicación el texto copiado. 9

IMPORTANTE

TÉ

6. La copia de elementos no se puede deshacer, pero sí el pegado. Pulse la combinación de teclas Ctrl + Z, correspondiente al comando Deshacer y compruebe como el elemento pegado ha desaparecido. 8

IC AS

5. A continuación, haga clic sobre la celda de la misma categoría del registro 10 y pulse la combinación Ctrl + V para pegar el contenido copiado. 7

8. En la última parte de este ejercicio vamos a comprobar como el comando Rehacer sólo funciona en la vista Diseño. Para ello, pulse en el último icono de la Barra de estado para cambiar de vista. 10

9. En esta vista, haga doble clic sobre el nombre del campo Categoría y sustitúyalo por la palabra Género. 11 8

O M

10. Por el momento se ha activado el comando Deshacer. Pulse sobre dicho comando y compruebe como, de inmediato, se activa también el comando Rehacer, que permite recuperar la opción deshecha.

11. Haga clic sobre dicho comando para mantener así la nueva propuesta de nombre para este campo. 12 9 7 10

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio practicará la búsqueda de un dato concreto en una tabla. Vamos a empezar volviendo a la vista Hoja de datos de la Tabla de grabaciones. Para ello, haga clic sobre el comando Ver del grupo de herramientas Vistas para cambiar directamente de vista. 1

N ES

La combinación de teclas Ctrl + B abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar mostrando el contenido de la pestaña Buscar, mientras que la combinación Ctrl + L da acceso al mismo cuadro pero con la pestaña Reemplazar activa (trataremos la búsqueda y el reemplazo de elementos en el ejercicio 27 de este libro).

Una de las ventajas de las bases de datos es la posibilidad de encontrar una información o un dato de forma rápida. Access ordena los registros por el campo Clave principal, aunque puede realizar búsquedas en cualquier campo. Evidentemente, esta función de búsqueda muestra toda su utilidad en tablas con un gran número de registros.

IMPORTANTE

IC AS

Buscar un dato concreto en una tabla

2. Ya sabe que para pasar de la vista Diseño a la de Hoja de datos es preciso almacenar los cambios realizados. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse sobre el botón Sí para guardar el cambio de nombre realizado en el ejercicio anterior. 2

O M

3. Aproveche para comprobar que el nuevo nombre de campo se muestra correctamente en la cabecera de la cuarta columna. 3 El comando Buscar se encuentra en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones. Haga clic sobre dicho comando, en el grupo de herramientas del mismo nombre. 4

4. Se abre así el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, mostrando el contenido de la pestaña Buscar. Vamos a localizar la cifra 2009, correspondiente al campo Año de lanzamiento. En el cuadro de texto Buscar, escriba el valor 2009. 5

TR A

3 5

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 025 C N TÉ

N ES

6. El siguiente cuadro, denominado Coincidir, permite indicar si el rastreo deberá tener en cuenta la palabra o el término exacto introducido o si, por el contrario, podrá coincidir con cualquier parte del campo o sólo con el comienzo. En este caso, mantendremos la opción predeterminada, Hacer coincidir todo el campo. 7 Por su parte, el cuadro Buscar situado en la parte inferior permite indicar si el rastreo se llevará a cabo sobre toda la tabla o bien hacia arriba o hacia abajo, partiendo del punto en que se encuentre el cursor de edición. También en este caso mantendremos la opción predeterminada, Todos. Como hemos escrito como término clave un número, pasaremos por alto también la opción que permite tener en cuenta mayúsculas y minúsculas en el momento de la búsqueda. Pulse sobre el botón Buscar siguiente para iniciar el rastreo. 8

IC AS

5. Si ejecutáramos la búsqueda inmediatamente, el rastreo se realizaría únicamente en el campo actual, es decir, en el que se encuentre el cursor de edición, según se indica en el cuadro Buscar en. Vamos a cambiar esta condición para que la búsqueda se realice en todo el documento. Despliegue el mencionado cuadro y elija la opción Documento actual. 6

O M

7. De inmediato, queda seleccionada sobre la tabla la primera celda que contiene, en este caso, el valor indicado, 2009. Haga clic cinco veces más sobre el botón Buscar siguiente para localizar las siguientes coincidencias. 9

TR A

8. Cuando la búsqueda finaliza el programa así nos lo indica. Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro informativo 10 y salga también del cuadro de búsqueda pulsando sobre el botón Cancelar. 9

IC AS

Entrar Buscar en y reemplazar Excel y abrir un datos documento

N ES

TÉ

C N

la función de búsqueda y reemplazo de datos está y ha estado presente en todas las versiones de cualquier programa de la suite Office, con más o menos variaciones. Como no podía ser de otra forma, Access cuenta también con esta función mediante la cual es posible localizar términos concretos y sustituirlos por otros determinados. El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar permite efectuar las sustituciones de forma individual, es decir, de una en una, o bien masiva, todas a la vez.

1. En este ejercicio le mostraremos cómo buscar y reemplazar palabras en sus bases de datos. Nuestra intención es localizar el o los términos Folk y reemplazarlos por el mismo término ligeramente modificado, Música folk. Vamos allá. Con la tabla de grabaciones abierta en primer plano, haga clic sobre el comando Reemplazar, el segundo en el grupo de herramientas Buscar. 1

O M

2. Como la función Reemplazar comparte el mismo cuadro que la función de búsqueda, también es posible acceder a ella mediante el comando Buscar y pulsando sobre la pestaña Reemplazar. En el campo Buscar de este cuadro, debemos introducir la palabra o el término que deseamos reemplazar. En este caso escriba la palabra Folk. 2

TR A

3. El siguiente paso consiste, evidentemente, en introducir el término por el cual debe ser sustituido. Haga clic en el campo Reemplazar por y escriba el término Música folk. 3 2

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 026 IC AS

4. Como el término especificado corresponderá siempre al campo Género, podemos mantener seleccionada la opción que aparece por defecto en el campo Buscar en. Sin embargo, lo que sí debemos hacer es situar el cursor de edición en alguna de las celdas de este campo. Haga clic en la primera celda de la columna Género. 4

N ES

TÉ

C N

5. Mantendremos también en este caso la opción del cuadro Coincidir, Hacer coincidir todo el campo, así como la opción Todos en el campo Buscar. Recuerde que esta opción permite al programa que efectúe el rastreo en todo el documento, sin especificar hacia arriba o hacia abajo. La opción que sí nos interesa en este caso es la denominada Coincidir mayúsculas y minúsculas. Haga clic sobre la casilla de verificación de dicha opción. 5

6. Es recomendable no realizar el reemplazo directamente sino efectuar una primera búsqueda; de esta forma nos aseguramos que el término introducido es el correcto. Haga clic sobre el botón Buscar siguiente. 6

7. El término buscado queda correctamente seleccionado en la tabla. Ya podemos pasar a sustituirlo. Pulse el botón Reemplazar. 7 6

O M

8. Si supiera que existen más registros con el término que desea sustituirlo, podría ordenar el reemplazo masivo pulsando para ello el botón Reemplazar todos. Aunque no es éste nuestro caso, haga clic en dicho botón y vea lo que ocurre. 8

TR A

9. Efectivamente, en este caso no existen otros registros para sustituir. 9 En otras ocasiones, el programa le hubiera informado del número total de sustituciones realizadas. Haga clic sobre el 4 botón Aceptar y pulse en Cancelar en el cuadro de búsqueda.

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio utilizaremos el Asistente para búsquedas para sustituir el campo Mejor canción por un campo del mismo nombre en el que se incluya un nuevo listado de temas importado de una tabla nueva. Para ello, le recomendamos que cierre la base de datos actual y descargue desde nuestra página web la denominada Colección de grabaciones002.accdb, una actualización de la original. Cuando disponga de ella, ábrala en Access 2010 y visualice la Tabla de grabaciones. 1

Es posible acceder al nuevo Asistente para búsquedas desde la vista Diseño, usando el comando Modificar búsquedas de la subficha Diseño, o bien desde la vista Hoja de datos, usando la función Búsqueda y relación incluida en el comando Más campos de la subficha Campos.

En la mayoría de sistemas de administración de bases de datos y en las versiones del programa anteriores a Access 2007, los campos únicamente pueden incluir un valor. En Access 2010 se pueden crear campos que tengan varios valores, como listas de categorías, de personas, etc.; para ello, se utiliza el Asistente para búsquedas.

IMPORTANTE

IC AS

Usar el Asistente para búsquedas

O M

2. Lo que haremos en primer lugar es eliminar el campo que deseamos sustituir. Para ello, haga clic en la cabecera del campo Mejor canción, sitúese en la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla y, en el grupo de herramientas Agregar y eliminar, pulse sobre el comando Eliminar. 2

3. En el cuadro de diálogo de confirmación, pulse sobre el botón Sí para eliminar permanentemente el campo seleccionado.

TR A

4. Para acceder al asistente de búsqueda, despliegue el comando Más campos y elija la opción Búsqueda y relación. 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 027

5. Se abre de este modo el Asistente para búsquedas. En el primer paso de este asistente debemos indicar cómo va a obtener los valores la columna de búsqueda que vamos a crear. Mantenga la primera opción seleccionada y pulse el botón Siguiente. 4

IC AS

6. En el siguiente paso, mantenga seleccionada la tabla Mejor canción, añadida en la actualización de nuestra base de datos, y pulse el botón Siguiente. 5

N ES

TÉ

C N

7. Ahora debemos indicar los campos de esa tabla que contienen los valores que queremos incluir en la columna de búsqueda. Seleccione el campo Mejor canción, pulse el botón con una punta de flecha hacia la derecha para añadirlo al apartado Campos seleccionados 6 y haga clic en el botón Siguiente.

8. En el siguiente panel, debemos establecer el orden en que se mostrarán los valores del campo seleccionado. Despliegue el primer campo, elija la opción Id para que los registros se inserten en su orden original y pulse el botón Siguiente. 7

9. En este paso podemos modificar mediante la técnica de arrastre el ancho de la columna de búsqueda. Mantenga el ancho predeterminado y pulse el botón Siguiente para pasar al siguiente panel del asistente. 8

O M

10. Sólo nos falta añadir un nombre a la columna de búsqueda y especificar si permitiremos que pueda tener varios valores. Introduzca el término Mejor canción, pulse en la casilla de verificación de la opción Permitir varios valores y haga clic en Finalizar. 7

TR A

11. Aparece así una nueva columna, situada en segundo lugar en la tabla, con el nombre Mejor canción. Incluya en cada registro de la tabla el tema que le corresponde, siguiendo el mismo 5 orden de la lista. 9

C N

TÉ

1. En este ejercicio veremos distintos procedimientos para modificar las columnas y las filas de una tabla en Access 2010. Empezaremos utilizando la forma más directa e intuitiva: la técnica de arrastre. Sitúe el puntero del ratón entre las cabeceras de los campos Mejor canción y Título y, cuando el puntero cambie de forma, 1 haga clic y arrastre unos centímetros hacia la derecha, hasta que pueda leer por completo todos los títulos de esta columna. 2

Cuando se utiliza la técnica de arrastre para modificar la anchura de una columna y la altura de una fila, el resultado es distinto para cada uno de estos elementos. Mientras que el cambio de anchura se realiza sobre la columna seleccionada, el cambio de altura se aplica a todas las filas de una tabla.

Cuando se crea una tabla nueva en Access, la anchura y la altura de las filas es siempre la misma. La altura es equivalente a un tipo de letra estándar; sin embargo, la anchura puede resultar insuficiente para visualizar todo el texto. Si lo desea, puede ampliar o reducir las dimensiones de una columna o de una fila. El cambio de altura le permitiría ver la información en dos líneas o visualizar un tipo de letra mayor.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Modificar columnas y filas

O M

2. Al soltar el botón del ratón, puede comprobar como únicamente hemos cambiado la anchura de la columna especificada. Veamos qué ocurre al modificar del mismo modo la altura de una fila. Haga clic, por ejemplo, entre las filas 2 y 3 y, sin soltar el botón del ratón, arrastre ligeramente hacia abajo.

3. En este caso, hemos modificado la altura de todas las filas de la tabla. 3 Además de utilizar la técnica de arrastre, el programa

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 028 C N

Para acceder a los cuadros de diálogo Alto de filas y Ancho de columnas puede utilizar el menú contextual de cada elemento o bien dirigirse al grupo de herramientas Registros de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones. El último comando de este grupo, denominado Más, contiene estas dos opciones.

N ES

5. Vamos a modificar ahora la anchura de la columna Título, utilizando para ello una opción que nos permitirá ajustar perfectamente las celdas al contenido. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera de esta columna y elija en este caso la opción Ancho de columna. 6

IMPORTANTE

TÉ

4. En el cuadro de diálogo Alto de las filas es posible especificar la altura exacta de estos elementos o bien recuperar el valor estándar. En este caso, marque la casilla de verificación Alto estándar y pulse el botón Aceptar. 5

IC AS

cuenta con los pertinentes comandos para cambiar manualmente tanto la anchura de la columna como la altura de la fila. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera de la fila 2 y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Alto de fila. 4

6. Se abre el cuadro de diálogo Ancho de columna, en el cual también es posible especificar manualmente la anchura, recuperar el valor estándar o, como hemos indicado, conseguir un ajuste perfecto a la celda más ancha. Pulse sobre el botón Ajuste perfecto. 7

7. A continuación, haga clic sobre la cabecera de la columna Mejor canción y, sin soltar el botón del ratón, arrástrela hasta situarla sobre la columna ID Intérprete. 8

O M

8. Para no alargar innecesariamente el ejercicio, le instamos a que modifique por su cuenta la anchura del resto de columnas de manera que se puede visualizar correctamente su contenido. Termine el ejercicio guardando los cambios realizados. 9 6

TR A

NOTA: En el momento de la realización de este libro, la versión Beta de Access 2010 mostraba este comando en inglés.

7 9

C N

TÉ

1. En este sencillo ejercicio le mostraremos las distintas formas de suprimir filas o registros de una tabla. Para ello, continuamos trabajando sobre la Tabla de grabaciones, que cuenta actualmente con 20 registros. Vamos a eliminar el último. Lo primero que debemos hacer es seleccionar la fila en la que se encuentra. Haga clic en la cabecera de la fila 20 para seleccionarla entera. 1

Es importante que tenga en cuenta que en la eliminación de registros la numeración de los campos autonuméricos no se actualiza. Esto supone que la tabla cuente con un número de registros distintos al número total de ID.

La eliminación de registros es una tarea básica en la elaboración de las tablas que puede llevarse a cabo de distintas maneras, todas ellas muy sencillas. La función Eliminar registro se encuentra tanto en el grupo de herramientas Registros de la ficha Inicio como en el menú contextual de cada registro.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Eliminar filas de una tabla

2. En la ficha Inicio de la Cinta de opciones, despliegue el comando Eliminar del grupo de herramientas Registros para ver las opciones que se incluyen en él. 2

O M

3. Como ve, este comando incluye las opciones necesarias para eliminar el elemento seleccionado, los registros y las columnas. Pulse en este caso en la opción Eliminar registro. 3

2 3

TR A

4. Antes de eliminar un registro el programa pide confirmación, ya que, en caso de ejecutar la acción, el registro eliminado no podrá recuperarse. Pulse el botón Sí para llevar a cabo la acción. 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 029 C N

Además del comando Eliminar registro de la ficha Inicio y del menú contextual, también podemos utilizar la tecla Suprimir para borrar un registro.

N ES

7. Aparece de nuevo el cuadro de advertencia, indicando que está a punto de eliminar dos registros. Haga clic en el botón Sí para llevar a cabo la eliminación. 7

IMPORTANTE

TÉ

6. Ahora las dos filas se encuentran seleccionadas. Podríamos utilizar de nuevo la opción incluida en el grupo de herramientas Registros para eliminarlas; sin embargo, vamos a mostrarle otro método para llevar a cabo esta opción. Haga clic con el botón derecho sobre la línea que separa ambos registros seleccionados y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Eliminar registro. 6

IC AS

5. Veamos ahora cómo eliminar varios registros a la vez. Obviamente, lo primero que debemos hacer es seleccionarlos. Haga clic sobre la cabecera del registro 15, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic sobre la cabecera de la fila 16. 5

8. Los dos registros desaparecen de la tabla. 8 Antes de terminar, queremos mostrarle otra forma de seleccionar registros completos. Para ello, y a modo de ejemplo, haga clic en la celda del registro 8. 9

9. A continuación, en la ficha Inicio, despliegue el comando que muestra la imagen del puntero del ratón en el grupo de herramientas Buscar 10 y elija de la lista la opción Seleccionar. 11 5

O M

TR A

La opción Seleccionar todo permite seleccionar toda la tabla.

C N

1. En este ejercicio le mostraremos cómo fijar una columna en pantalla y cómo desplazarnos por la tabla sin que dicha columna se mueva. Antes de empezar, guarde, si no lo ha hecho, los cambios realizados en el ejercicio anterior. Ahora sí, empecemos. Haga clic sobre la cabecera de la columna Título para seleccionarla. 1

N ES

Una vez liberadas, las columnas que han sido inmovilizadas permanecerán en las primeras posiciones de la tabla hasta que cerremos la tabla sin guardar los cambios.

En ocasiones, cuando visualiza o edita la información de una tabla que tiene muchos campos y registros, ésta se reparte entre varias pantallas. Para identificar correctamente la fila en la que desea realizar cambios, puede ser conveniente fijar o inmovilizar las primeras columnas para que estén siempre visibles.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Fijar y liberar columnas

2. Para fijar una columna podemos recurrir al comando Más del grupo de herramientas Registros, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, o bien al menú contextual del elemento seleccionado. En este caso, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha columna y elija la opción Inmovilizar columnas. 2

O M

3. La columna seleccionada se ha situado fija en primera posición de la tabla. 3 Comprobaremos esta condición desplazán-

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 030

donos por el resto de campos. Para ello, haga clic en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal.

C N

IC AS

4. Efectivamente, el resto de columnas se desplazan mientras el campo Título permanece inmóvil. 4 Tenga en cuenta que puede fijar a la vez tantas columnas como necesite. Pulse ahora en la parte izquierda de la Barra de desplazamiento horizontal para volver a mostrar las primeras columnas de la tabla.

N ES

TÉ

5. Para liberar la columna inmovilizada utilizaremos un método distinto, aunque sepa que encontrará la opción Liberar todas las columnas en el menú contextual de la misma. Con la columna todavía seleccionada, despliegue el comando Más del grupo de herramientas Registros de la ficha Inicio, el último de este grupo, y elija de la lista la opción Liberar todas las columnas. 5

6. Ahora comprobaremos que la columna volverá a su posición original al cerrar la tabla sin guardar los cambios realizados. Para ello, pulse sobre el botón de aspa situado en el extremo derecho de la banda de pestañas, sobre la tabla. 6

7. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en No para no almacenar los cambios realizados en la tabla. 7

O M

8. Para abrir de nuevo la Tabla de grabaciones, haga doble clic sobre su nombre en el Panel de navegación 8 y compruebe como, efectivamente, el campo Título aparece en su ubicación original. 5

TR A

C N

Al recuperar columnas ocultas desde el cuadro de diálogo Mostrar columnas, éstas se sitúan en su posición original en la tabla.

La función Ocultar columnas le ayudará a visualizar en pantalla sólo aquellas columnas con las que en ese momento necesite trabajar. Los comandos Ocultar columnas y Mostrar columnas permiten controlar con mayor claridad la información de la tabla cuando el usuario tan sólo desea visualizar determinados campos.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Ocultar y mostrar columnas

N ES

1. En este último ejercicio dedicado a la gestión de las tablas, conocerá el funcionamiento de los comandos Ocultar columnas y Mostrar columnas. Dado el contenido numérico de las columnas ID álbum e ID Intérprete, trabajaremos en concreto con estos dos campos. Empecemos. Haga clic en la cabecera de la primera columna de nuestra tabla para seleccionarla. 1

2. Como es habitual en el programa, existen dos formas de ocultar y mostrar columnas: el menú contextual y la Cinta de opciones. En este caso, en la pestaña Inicio, despliegue el comando Más del grupo de herramientas Registros y, de la lista de opciones, elija la denominada Ocultar columnas. 2

O M

3. La columna desaparece de la tabla inmediatamente, aunque no significa que la hayamos eliminado. 3 Cuando ejecutemos la acción contraria podremos volver a visualizarla. Vamos a ocultar ahora, como hemos indicado, la columna del identi-

TR A

2 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

031

ficador del intérprete. Para ello, en este caso, utilizaremos el menú contextual de la misma. Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de la columna ID Intérprete para desplegar el menú contextual. 4

C N TÉ 5

N ES

5. El campo seleccionado también ha desaparecido de la tabla. 6 De esta forma, si necesita trabajar con determinados campos de la tabla, puede ocultar los que no sea preciso visualizar, evitando así el desplazamiento continuo por la tabla. ¿Cómo volvemos a mostrar las columnas? De forma tan sencilla como la utilizada para ocultarlas. Despliegue el comando Más del grupo de herramientas Registros de la ficha Inicio y pulse sobre la opción Mostrar columnas. 7

IC AS

4. Como ya ha comprobado en las imágenes de ejercicios anteriores, y tal como se comentó en una nota en la práctica dedicada al cambio de dimensiones de columnas y filas, en el momento de la elaboración de este libro, la versión beta de Access 2010 presentaba algunos comandos en inglés. Del menú desplegable, elija la opción Ocultar columnas. 5

O M

6. Se abre el cuadro de diálogo Mostrar columnas, el cual contiene el nombre de todos los campos de la tabla. Las columnas que se encuentran marcadas con un signo de verificación son las que se visualizan en estos momentos. 8 Marque la casilla de verificación de las dos columnas ocultas y pulse el botón Cerrar para volver a mostrarlas en la tabla. 7

TR A

C N

TÉ

N ES

1. Para llevar a cabo este ejercicio continuamos trabajando con la tabla de grabaciones de nuestra base de datos Colección de grabaciones, que ya se encuentra abierta en Access. Empezaremos ordenando alfabéticamente los registros por el campo Título. Para ello, haga clic sobre la cabecera de dicha columna para seleccionarla por completo. 1

La operación de ordenar la información de un campo, mejorada en Access 2007 y Access 2010, puede realizarse desde el grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, desde el menú contextual de la columna que se vaya a ordenar o desde el menú que aparece al pulsar sobre la pequeña flecha que aparece en la cabecera de las columnas.

Si en determinados momentos se necesita llevar a cabo el desplazamiento por una tabla con el fin de encontrar una información concreta, es conveniente ordenarla por el campo en el que se desea localizar la información. Access muestra los registros de un modo preestablecido, modo que podrá modificarse siempre que sea necesario.

IMPORTANTE

IC AS

Ordenar la información de un campo

2. Toda la columna correspondiente al campo Título se ha seleccionado. Ordenaremos la tabla de forma ascendente según este campo. Pulse sobre el comando Ascendente del grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. 2

O M

3. Efectivamente, el orden de los registros se ha modificado siguiendo un orden alfabético, de la A a la Z. Imagine ahora que desea realizar la misma operación pero a la inversa, es decir, ordenar los registros según el campo Título pero en orden descendente, de la Z a la A. Pulse sobre la herramienta Descendente del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. 3 3

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 032 C N

Cuando un campo se ordena alfabéticamente en orden ascendente, en primer lugar aparecerán aquellas celdas cuyo contenido empiece por signos de puntuación.

N ES

6. El orden de los datos del campo Mejor canción se ha modificado y en estos momentos va de la A a la Z. Por otro lado puede comprobar que los títulos cuya inicial coincide también se ordenan siguiendo el mismo orden. 6 Para eliminar el criterio de ordenación de una columna, es preciso dirigirse al grupo de herramientas Ordenar y filtrar. Para ello, con la misma columna seleccionada, pulse sobre el comando Quitar orden. 7

IMPORTANTE

TÉ

5. La siguiente operación la realizaremos utilizando las mismas funciones que en el caso anterior aunque, en este caso, accederemos a ellas de otra manera. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera del campo seleccionado y, en el menú contextual, pulse sobre la opción Ordenar de A a Z. 5

IC AS

4. El resultado es evidente. Pruebe ahora a ordenar la tabla según el título de la mejor canción. Seleccione el campo Mejor canción pulsando sobre la cabecera de su columna. 4

O M

7. La tabla ha quedado ordenada siguiendo los criterios originales, es decir, por ID del álbum; esto significa que el comando Quitar orden actúa sobre toda la tabla, discriminando cualquier selección de campo. En el ejercicio siguiente aprenderá a filtrar los registros de una tabla para gestionar mejor su contenido. Para terminar, haga clic en la primera celda de la tabla para eliminar la selección actual.

8. Por último, guarde los cambios realizados hasta el momento pulsando el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 8 5

TR A

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio en el que aprenderemos a filtrar los registros de una tabla seguiremos trabajando con la tabla de grabaciones de nuestra base de datos, que continúa abierta en Access 2010. En primer lugar filtraremos todos aquellos registros cuyo valor en el campo Año lanzamiento equivalga a 2008. Haga clic en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para mostrar dicho campo y pulse en la celda que muestra el valor 2008 del segundo registro. 1

Cuando un campo ha sido filtrado, aparece junto al nombre en su cabecera el icono del embudo, característico de la función de filtro. Al pulsar sobre la punta de flecha situada en la cabecera aparece el mismo menú o panel que se obtiene mediante el comando Filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar.

El filtrado de datos se mejoró notablemente en Access 2007, lo que aumentó la eficacia que ya tenían versiones anteriores. Las opciones de filtro más habituales se encuentran en el grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio mientras que los llamados “filtros rápidos” cambian automáticamente en función del tipo de datos para mostrar opciones relacionadas con la información numérica, de texto o de fecha.

IMPORTANTE

IC AS

Filtrar los registros de una tabla

2. A continuación, despliegue el comando Selección del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. 2

O M

3. Como puede ver, esta herramienta permite filtrar todos los registros iguales a 2008, los diferentes a ese número, los que lo contienen o los que no lo contienen. Según nuestro objetivo, pulse sobre la opción Igual a 2008. 3

TR A

Según la celda seleccionada en la tabla, las opciones del menú se completarán con el contenido de dicha celda.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

033 001 C N

Para quitar un filtro, puede pulsar el botón Filtrado que aparece en la Barra de registros de la parte inferior de la tabla o el botón Alternar filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar.

N ES

6. Haga clic con el botón derecho del ratón en la misma celda, pulse sobre la opción Filtros de texto para ver las opciones que incluye y seleccione el filtro Contiene. 5

IMPORTANTE

TÉ

5. El filtro ha desaparecido y todos los registros de la tabla se muestran de nuevo en pantalla. Ahora utilizaremos un filtro de texto para mostrar en la tabla únicamente los títulos que pertenecen al género pop y sus variantes. Pulse en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para visualizar la columna Género y haga clic dentro de alguna celda que contenga el término Pop.

IC AS

4. Se ocultan así todos los registros en cuyo campo Año lanzamiento no aparece el valor 2008, al tiempo que aparece la información Filtrado en la parte inferior del área de trabajo. Pulse el botón Alternar filtro, que se encuentra activo en el grupo Ordenar y filtrar, para quitar el filtro aplicado. 4

7. Se abre de este modo el cuadro Filtro personalizado, donde debemos introducir la palabra que los títulos filtrados deben incluir. Escriba en el cuadro Género contiene la palabra Pop y pulse el botón Aceptar para aplicar este filtro. 6

O M

8. Automáticamente el programa nos muestra los registros de la tabla que pertenecen al género pop y sus variantes. Esta vez quitaremos el filtro usando el comando Filtro. Haga clic en dicho comando del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. 7

9. En el menú de opciones que se abre aparecen seleccionados con un signo de verificación los géneros incluidos en el filtro. En este caso, pulse sobre la opción Quitar filtro de Género para eliminar el filtro y dar así por acabado este ejercicio. 8 5

TR A

Desde esta lista podría ir agregando otros géneros para que se mostraran los correspondientes registros en la tabla.

C N

TÉ

Una de las diferencias que presenta el filtro por formulario con respecto al filtro por selección es que el filtro por formulario permite localizar registros que tengan distintos valores en un mismo campo.

Los filtros por formulario permiten filtrar la información por más de un campo a la vez y no necesitan que el cursor se desplace hasta el campo que contiene la información que desea filtrar, sino que permite seleccionarla a través de un menú desplegable o incluso introducirla manualmente. 1. Con la Tabla de grabaciones abierta en Access 2010, despliegue el comando Avanzadas del grupo de herramientas Ordenar y filtrar y pulse sobre la opción Filtro por formulario. 1

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Utilizaren filtros Excel y abrir un pordocumento formulario

2. Aparece una nueva ficha de documento mostrando un único registro en blanco. Pulse en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para ver el campo Año lanzamiento y haga clic en la celda en blanco correspondiente a este campo. 2

3. Pulse el botón de punta de flecha que aparece en este campo y, tras comprobar que se despliega todo el listado de años existente en este campo, haga clic sobre el tercer valor 2005. 3

O M

4. Para que el filtro sea efectivo y podamos obtener todos los registros en los que aparece el año seleccionado, debemos aplicarlo. Para ello, pulse sobre el comando Alternar filtro del grupo Ordenar y filtrar. 4 3 2

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 034 IMPORTANTE

6. Observe que al pie de la ventana activa aparecen dos pestañas: Buscar y Or. La pestaña Or ofrece la oportunidad de establecer una alternativa al filtro ya existente en la pestaña Buscar. De este modo, el filtro podrá mostrar los registros correspondientes al campo seleccionado en la ficha Buscar y los correspondientes al campo seleccionado en la ficha Or. Así pues, a falta de unos, mostraría los otros. Haga clic sobre la pestaña Or 6 y verá un nuevo formulario en blanco.

Al activar la pestaña Or como alternativa de búsqueda, aparece una nueva de este tipo. A través de estas pestañas podemos añadir tantas alternativas como deseemos. Para eliminar pestañas de filtro puede usar la opción Eliminar ficha del menú incluido en el comando Avanzadas.

N ES

TÉ

C N

IC AS

5. Efectivamente, el filtro aplicado nos devuelve todos los registros correspondientes al precio seleccionado. A continuación, complicaremos un poco más este filtro para comprobar su versatilidad. Imagine que ahora desea obtener los álbumes cuyo año de lanzamiento sea 2005 o 2007. Nuevamente, despliegue el comando Avanzadas y haga clic en la opción Filtro por formulario. 5

7. Pulse el botón de punta de flecha que figura en el campo Año lanzamiento y, en el menú que se despliega, seleccione el año 2007. 7

8. Esta vez aplicaremos el filtro desde el menú contextual de este campo. Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de la columna y elija la opción Aplicar filtro u ordenar. 8

O M

9. El resultado es el esperado. El filtro muestra todos aquellos álbumes lanzados en 2005 o 2007. Pulse el botón Filtrado de la parte inferior de la tabla para quitar el filtro aplicado. 9

TR A

IC AS

Utilizar la función Filtro avanzado/Ordenar la función filtro avanzado/ordenar abre una nueva ficha de filtro dividida en dos partes: en la superior se listan todos los campos incluidos en la tabla con la que se está trabajando y en la inferior aparece una cuadrícula en la que se irán definiendo las condiciones del filtrado.

IMPORTANTE

TÉ

C N

Una vez establecidos los criterios de ordenación y filtrado, éstos se aplicarán mediante el comando Alternar filtro o mediante la opción Aplicar filtro u ordenar del menú contextual del listado de campos.

N ES

1. En este ejercicio mostraremos, mediante otro filtro avanzado, los álbumes de nuestra tabla lanzados entre 2005 y 2009 que pertenezcan al género Pop-Rock. Empecemos. Despliegue el comando Avanzadas del grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio y elija Filtro avanzado/Ordenar. 1

O M

2. Aparece una nueva ficha de filtro, dividida en dos ventanas. En la ventana superior aparece un cuadro con los campos incluidos en nuestra tabla y en la inferior, una cuadrícula con los criterios de ordenación y filtrado que se van a aplicar. En este caso, aparece por defecto el campo Año lanzamiento con el criterio aplicado en la práctica anterior. En la lista de campos de la parte superior de la ficha haga doble clic sobre el campo Género. 2

3. Haga clic en la celda correspondiente a los criterios del campo que acabamos de añadir, escriba el texto Pop-Rock y pulse la tecla Retorno. 3

TR A

4. Ahora indicaremos que el filtrado sólo debe incluir los álbumes lanzados entre 2005 y 2009. Haga clic en la celda corres-

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 035

pondiente a los criterios del campo Año lanzamiento, escriba el número 2005 y pulse Retorno. 4

IC AS

5. Haga clic en la celda inmediatamente inferior a la que contiene el valor 2005, escriba el valor 2009 como segundo criterio de año de lanzamiento y pulse la tecla Retorno. 5

TÉ

C N

6. Antes de aplicar este filtro, debemos indicar que para el año 2009 también se debe cumplir la condición de género especificada. Lo haremos utilizando las funciones copiar y pegar. Haga doble clic en la celda que contiene el texto Pop-Rock para seleccionarlo y pulse en la herramienta Copiar del grupo Portapapeles. 6

N ES

7. Haga clic en la celda situada bajo la seleccionada y pulse sobre el comando Pegar. 7

8. Para aplicar este filtro avanzado, pulse el botón Alternar filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. 8

9. Éstos son los tres álbumes que cumplen las condiciones especificada. 9 Haga clic en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para visualizar los campos Género y Año lanzamiento. 10. Observe que en las cabeceras de estos campos aparece un pequeño icono en forma de embudo que nos indica que se trata de un campos filtrados. 10 Antes de acabar este ejercicio, borraremos todos los filtros. Despliegue el comando Avanzadas y pulse sobre la opción Borrar todos los filtros. 11

O M

TR A

7 10

C N

TÉ

1. Para empezar a trabajar con las consultas, le recomendamos que cierre la base de datos actual guardando los cambios y descargue desde nuestra página web una actualización de la misma, denominada Colección de grabaciones003.accdb. Cuando disponga de ella, ábrala en Access 2010 y muestre el contenido de la Tabla de grabaciones. Pulse en la pestaña Crear de la Cinta de opciones para activar esa ficha. 1

N ES

Las consultas, a diferencia de los filtros, son consideradas objetos de la base de datos, por lo que el acceso a las mismas se realiza desde el Panel de navegación. La creación de las consultas puede realizarse de dos formas: desde la vista Diseño de consulta o utilizando el asistente.

Al igual que los filtros, las consultas permiten ordenar y seleccionar registros, pero tienen funciones más amplias como, por ejemplo, realizar cálculos, agrupar registros por diversos conceptos o generar nuevas tablas.

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Crear una en Excel consulta y abrir con un el asistente documento

2. Haga clic en el botón Asistente para consultas del nuevo grupo de herramientas Macros y código. 2

3. Se abre de este modo el cuadro Nueva consulta. Mantenga seleccionada la opción Asistente para consultas sencillas y pulse el botón Aceptar. 3

O M

4. Aparece ahora el cuadro Asistente para consultas sencillas. Mantenga seleccionada la Tabla de grabaciones, pulse el botón con una doble flecha apuntando hacia la derecha situado entre los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados para añadir todos los campos existentes a la consulta y haga clic sobre el botón Siguiente. 4 Si existen varias tablas y consultas en una base de datos, éstas se ordenan alfabéticamente en el cuadro de lista Tablas/Consultas del asistente.

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 036 C N

Una consulta formula una pregunta sobre los datos incluidos en una tabla y devuelve un resultado en forma de hoja de datos sin modificar los contenidos en esa tabla. Una vez creada una consulta de selección, se puede usar siempre que sea necesario para recuperar y presentar datos o para proporcionar datos a los formularios.

N ES

7. Aparece una nueva ficha de estructura similar a la Tabla de grabaciones. Sin embargo, su título nos informa de que se trata de una consulta. Vamos a ver el diseño de esta consulta. Haga clic en el último icono del grupo de acceso directo a vistas, correspondiente a la herramienta Vista Diseño. 7

IMPORTANTE

TÉ

6. En el siguiente paso del asistente, respetaremos las opciones establecidas por defecto incluyendo el nombre que el programa asigna a la nueva consulta. Pulse el botón Finalizar. 6

IC AS

5. En este paso es posible indicar si la consulta mostrará en detalle cada campo de cada registro o bien efectuará un resumen del contenido. En este caso, puede configurar los datos que deberá mostrar. Mantenga marcada la opción Detalle y pulse en Siguiente. 5

8. Se carga la ficha contextual Herramientas de consultas, desde cuya subficha Diseño se llevará a cabo la personalización de la consulta. A continuación, ordenaremos la consulta según el campo Título. Pulse en la celda Orden de este campo en la cuadrícula de la parte inferior, haga clic sobre el botón de punta de flecha que aparece y seleccione la opción Ascendente. 8

O M

9. Pulse sobre el comando Ver del grupo de herramientas Resultados, en la subficha Diseño de la ficha Herramientas de consultas, para volver a la vista Hoja de datos. 9 9

TR A

10. Efectivamente, la consulta muestra los registros ordenados de forma ascendente según el campo Título. Pulse el botón Cerrar de la pestaña de la consulta y, en la ventana que le pide confirmación para almacenar los cambios de la nueva consul5 ta, pulse el botón Sí. 7

IC AS

Crear una consulta en vista Diseño

TÉ

C N

la creación de consultas en la vista diseño de Access permite al usuario tener un mayor control del contenido de la consulta en sí. Al utilizar el comando oportuno de la pestaña Crear de la cinta de opciones el programa muestra una consulta en blanco la cual irá siendo completada con los campos elegidos por el usuario.

N ES

1. Continuamos trabajando con la base de datos Colección de grabaciones003, en la cual se encuentra abierta la Tabla de grabaciones. Para empezar, haga clic en la pestaña Crear de la Cinta de opciones. 1

2. En el grupo de herramientas Macros y código, novedad en esta versión 2010 del programa, haga clic sobre el comando Diseño de consulta. 2

O M

3. Se carga en el área de trabajo una nueva pestaña, con el nombre Consulta1, al tiempo que aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En la ficha Tablas de este cuadro es preciso seleccionar la tabla en la cual se basará la consulta. En este caso, haga clic de nuevo sobre la Tabla de grabaciones y pulse el botón Agregar. 3

TR A

4. Ahora, haga clic sobre el botón Cerrar del cuadro de diálogo ya que esta consulta sólo estará basada en esta tabla.

5. La disposición de las ventanas de consulta es prácticamente idéntica a la de los filtros. En la parte superior se muestra el 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 037 IC AS

panel con los campos incluidos en la o las tablas seleccionadas y en la inferior, la cuadrícula para confeccionar la consulta. A continuación, agregaremos los campos que deseamos que muestre la consulta. Para ello, en primer lugar, haga doble clic sobre el campo ID álbum. 4

C N

6. Access inserta automáticamente el campo en la cuadrícula de diseño y completa también el campo Tabla. Realice esta misma operación con los campos Título, Género, Año lanzamiento y Precio de compra. 5

N ES

TÉ

7. Dejaremos la especificación de criterios en la consulta para el ejercicio siguiente. Veamos el resultado en la Vista Hoja de datos. Haga clic sobre el comando Ver del grupo de herramientas Resultados. 6

8. La nueva consulta se visualiza según los campos añadidos en la Vista Diseño. Terminaremos este ejercicio cerrando la nueva consulta y guardándola con un nuevo nombre. Para ello, haga clic en el botón de aspa que aparece en la parte derecha de la barra de pestañas. 7 9. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios. 8

O M

10. Se abre el cuadro Guardar como, en el cual podemos asignar un nombre a la consulta. En este caso, escriba el término Grabaciones completa y pulse el botón Aceptar. 9 7

TR A

Las consultas guardadas van apareciendo en la sección Consultas del Panel de navegación.

C N

TÉ

1. Para realizar este ejercicio trabajaremos con la consulta Grabaciones completa que creamos en el ejercicio anterior. Esta consulta no responde a ninguna pregunta sobre la base de datos, aunque suprimimos algunos campos que, por el momento, no necesitamos visualizar. Los criterios nos van a servir para consultar sólo algunos registros que cumplen ciertas condiciones. Para empezar, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la mencionada consulta y elija del menú contextual la opción Vista Diseño. 1

A diferencia del operador O, el operador Y exige que los valores buscados se encuentren simultáneamente en el mismo registro para hacerlo aparecer en el resultado de la consulta.

Las consultas con criterios son el método más eficaz para acceder a la información buscada. Los criterios enunciados están compuestos por los datos que se pretende encontrar y por operadores lógicos que los relacionan. Los operadores más utilizados son Y y O.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Utilizar criterios en las consultas

O M

2. La consulta se carga en una nueva pestaña, lista para ser modificada. 2 Vamos a suprimir uno de los campos para que no se visualice en el resultado final de la consulta. En la cuadrícula de diseño, pulse sobre la casilla de verificación de la fila Mostrar correspondiente al campo Precio de compra. 3

3. A continuación, vamos a establecer el primer criterio, que será un intervalo de años de lanzamiento. Para ello, haga clic en la celda Criterios del campo Año lanzamiento. 4 2 3

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 038 IC AS

4. En esta celda insertaremos el criterio que deseamos seguir en esta consulta, es decir, en ningún caso escribiremos nada que no sean números, signos o el operador Y. Inserte la combinación >2003 y <2009 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada de texto. 5

TÉ

C N

5. Aunque no lo hayamos escrito, este criterio se lee como “el año de lanzamiento debe estar comprendido entre 2003 y 2009”. De este modo, el operador Y obliga a que sólo se muestren aquellos registros que cumplan las dos condiciones. Para activar la Vista Hoja de datos, haga clic en el comando Ver del grupo de herramientas Resultados, en la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de consultas. 6

N ES

6. Efectivamente, los registros cuyo año de lanzamiento no se encuentra entre 2003 y 2009 no aparecen en la consulta y, tal y como indica la barra de registros situada al pie de la ventana activa, ahora sólo contamos con 7 registros. Además, el campo Precio de compra no se muestra tampoco en la consulta. 7 Regrese a la vista Diseño de la consulta pulsando sobre el comando Ver del grupo de herramientas Vistas. 8

7. Ampliemos el intervalo de años que deben mostrarse en la consulta. Para ello, en la celda Criterios del campo Año lanzamiento, sustituya el valor 2003 por el valor 2000. 9

TR A

O M

8. Visualice de nuevo la consulta en la Vista Hoja de datos y compruebe como, efectivamente, hemos ampliado el número de registros. 10

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio crearemos una nueva consulta utilizando los denominados comodines. Sin embargo, empezaremos guardando y cerrando la consulta actual. Para ello, haga clic en el botón de aspa de la consulta Grabaciones completa y, en el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Sí para almacenar los cambios realizados. 1

Puede utilizar un grupo de uno o varios caracteres entre corchetes ([ ]) para hacer coincidir un carácter cualquiera. Por otro lado, el programa admite casi cualquier carácter del conjunto de caracteres ANSI que utiliza Microsoft Windows que permite representar hasta 256 caracteres (0-255) usando el teclado.

Cuando se desea localizar información que no se conoce con exactitud en una base de datos, es posible y recomendable utilizar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (¿). Por ejemplo, sería posible efectuar una consulta para localizar los registros cuyo título empieza por una determinada letra o contiene una determinada palabra.

IMPORTANTE

IC AS

Utilizar comodines en las consultas

2. La Tabla de grabaciones continúa abierta en Access. Pulse en la pestaña Crear de la Cinta de opciones y haga clic en el comando Diseño de consulta, en el grupo de herramientas Macros y códigos. 2

O M

3. Basaremos la nueva consulta una vez más en la Tabla de grabaciones por lo que seleccione dicha tabla en el cuadro de diálogo Mostrar tabla y pulse los botones Agregar y Cerrar. 3

4. Ya sabe que el siguiente paso consiste en agregar los campos que desea que aparezcan en la consulta. En este caso, añadiremos cuatro campos. Desde la Tabla de grabaciones, agregue

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 039

mediante un doble clic y por el orden indicado los campos Título, ID Intérprete, Mejor canción y Año lanzamiento. 4

IMPORTANTE

C N

Además de una lista de caracteres simples entre corchetes, es posible especificar un intervalo de caracteres utilizando un guión (-) para separar el límite superior e inferior del intervalo.

N ES

7. Observe que, al confirmar la entrada con comodín el programa cambia lo que usted ha escrito por el término Como “L*”. 7 Ahora sólo nos falta comprobar si la consulta da el resultado esperado. Para ello, pulse sobre el comando Ver del grupo de herramientas Resultados. 8

TÉ

6. Ahora, escriba la combinación L* y pulse la tecla Retorno.

IC AS

5. El criterio con comodín que vamos a especificar es que la consulta muestre sólo los registros cuyo título del álbum empiece por la letra L. Para ello, haga clic en la fila Criterios del campo Título. 5

8. Efectivamente, la nueva consulta muestra los únicos cuatro registros cuyo título del álbum empieza por la letra L. 9 El formato que utiliza el programa para crear las consultas se basa en el formato de la tabla original, en este caso, de la Tabla de grabaciones. Sin embargo, y como veremos con detalle en un ejercicio posterior, este formato se puede modificar para adaptarlo a cada consulta. En este caso, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera del campo Título y elija del menú contextual la opción Ancho de columna. 9

O M

9. En el cuadro de diálogo Ancho de columna, pulse sobre el botón Ajuste perfecto para adaptar las celdas de la columna al contenido. 10

10. De esta forma podemos visualizar todos los campos de la consulta en una misma pantalla. Cierre la nueva consulta y guárdela con el nombre Álbumes en L. 10

TR A

C N

1. En este ejercicio crearemos una nueva consulta que refleje aquellos álbumes cuyo precio sea menor o igual que un valor determinado, por ejemplo, 10 euros. Empecemos. Sitúese en la pestaña Crear de la Cinta de opciones y haga clic en el comando Diseño de consulta, en el grupo de herramientas Macros y código. 1

N ES

El uso de criterios con operadores aritméticos en consultas tiene toda su justificación en bases de datos con un número muy elevado de registros.

Los operadores aritméticos más utilizados en Access son igual a (=), más (+), menor que (<), mayor que (>), menor o igual que (<=) y mayor o igual que (>=). Estos operadores se pueden utilizar tanto con datos numéricos como con texto.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Utilizar operadores aritméticos

2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic sobre la Tabla de grabaciones y pulse sobre el botón Cerrar. 2

3. Ya sabe que ahora debemos agregar los campos que deseamos que se reflejen en la nueva consulta. En este caso, haga doble clic por este orden sobre los campos Título, ID Intérprete y Precio de compra. 3

O M

4. Una vez asignados los campos, ya podemos empezar a especificar los criterios. En este caso, haga clic en la celda de la fila Criterios correspondiente al campo Precio de compra. 4

5. Escriba como criterio para la consulta la siguiente combinación: <=10, con la cual estamos indicando que los precios que 3

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 040

reflejará este campo serán menores o iguales al valor especificado, en este caso, 10 euros. 5

C N

Recuerde que, a medida que va creando y guardando sus consultas, éstas se van añadiendo a la sección Consultas del Panel de navegación de Access 2010, de forma que puede recuperarlas cuando lo necesite. Para evitar confusiones, es recomendable asignar a las consultas nombres que identifiquen su contenido claramente.

N ES

8. Ya sabe que por defecto las consultas se ordenan siguiendo el campo identificador. En este caso, haga clic sobre el botón de punta de flecha que ha aparecido en la celda y elija de la lista la opción Descendente para que los resultados se ordenen de mayor a menor precio. 7

IMPORTANTE

TÉ

7. Antes de comprobar el resultado de nuestra consulta con operadores aritméticos, cambiaremos el orden con que se mostrarán dichos resultados. Para ello, haga clic en la fila Orden de este mismo campo. 6

IC AS

6. Pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada.

9. Ahora sí, comprobemos el resultado de nuestra consulta. Para ello, pulse sobre el comando Ver del grupo de herramientas Resultados. 8

10. La consulta muestra los cuatro registros cuyo precio de compra es igual o menor que 10 euros, ordenados, como puede comprobar, de mayor a menor valor. 9 Terminaremos este ejercicio guardando la nueva consulta con un nombre significativo y cerrándola. Haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 10

O M

11. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba como nombre para la consulta el término Álbumes por menos de 10 euros y pulse el botón Aceptar. 11

12. Por último, cierre la consulta pulsando sobre el botón de aspa de la misma. 9

TR A

C N

TÉ

1. En este ejercicio, crearemos una consulta de acción para eliminar de la correspondiente tabla aquellos registros que reflejan las grabaciones anteriores al año 2000. Para ello, como ya es habitual, pulse en la pestaña Crear de la Cinta de opciones y haga clic sobre el comando Diseño de consulta. 1

N ES

Resulta realmente importante tener en cuenta que este tipo de consultas, igual que las denominadas de actualización, actúan directamente sobre la tabla a la que están vinculadas. Esto supone que si la consulta de eliminación debe suprimir algún registro, éste desaparecerá de la tabla, sin opción a recuperarlo.

Las consultas de acción se utilizan para realizar una misma acción sobre múltiples registros. Por ejemplo, y tal como veremos en esta práctica, se puede crear una consulta de acción para borrar una serie de registros obsoletos, sin necesidad de borrarlos uno a uno.

IMPORTANTE

IC AS

Crear una consulta para eliminar registros

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic sobre la Tabla de grabaciones y salga de este cuadro pulsando el botón Cerrar. 2

3. En este caso, agregaremos sólo tres campos a esta consulta. Para ello, haga doble clic en los campos Título, ID Intérprete y Año lanzamiento en la Tabla de grabaciones. 3

O M

4. Esta consulta necesita dos datos principales: los criterios correspondientes al año de lanzamiento y el tipo de consulta que se encargará de eliminar los registros filtrados. Haga clic en la fila Criterios correspondiente al campo Año de lanzamiento, escriba en esta celda la combinación <2000 para que la consulta seleccione todas las grabaciones anteriores a este año y pulse la tecla Retorno para confirmarla. 4 1

TR A

3 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 041 C N

Las consultas de eliminación y de actualización (DELETE y UPDATE, respectivamente) no pueden contener campos multivalor. En el caso en que esto suceda, el programa lanza un cuadro advirtiendo acerca de la incidencia.

N ES

7. Efectivamente, no aparece ningún álbum anterior al año 2000. 7 Estos son los registros que se eliminarán de la tabla original. Vuelva a la vista Diseño mediante el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y, seguidamente, pulse sobre el comando Ejecutar. 8

IMPORTANTE

TÉ

6. Compruebe como en la cuadrícula de diseño el programa ha sustituido la fila Mostrar por la fila Eliminar. 6 Antes de ejecutar la consulta, comprobaremos que realmente los registros seleccionados son los que deseamos eliminar. Para ello, pulse en el comando Ver del grupo de herramientas Resultados.

IC AS

5. A continuación debemos indicar el tipo de consulta que deseamos aplicar. Para ello, en el grupo de herramientas Tipo de consulta, haga clic sobre el comando Eliminar. 5

8. Dado el carácter irreversible de esta acción, el programa lanza un cuadro de advertencia en el cual puede ver el número de registros que se eliminarán de la tabla especificada y le informa que el comando Deshacer tampoco funcionará una vez efectuada la operación. Como estamos seguros de ello, haga clic en Sí para seguir adelante. 9

O M

9. Lo que haremos a continuación será comprobar como efectivamente los registros seleccionados ya no aparecen en la tabla de grabaciones. Para ello, pulse en la pestaña de dicha tabla, abierta en segundo plano. 10

10. En las filas que ocupaban los tres registros afectados se muestra ahora el término Eliminado y desaparecerán para siempre cuando cierre la tabla. 10 Vuelva a la ficha de la consulta, pulse el botón de aspa para cerrarla y guárdela con el nombre Consulta de eliminación. 9

TR A

7 8

C N

Las consultas basadas en tablas distintas pueden crearse tanto desde la vista Diseño como desde la vista Hoja de datos.

A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar algunos criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si los datos tiene su origen en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine información procedente de varios orígenes.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Crear una consulta basada en varias tablas

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo crear una consulta a partir de dos tablas distintas. Nuestro objetivo será visualizar todos los álbumes de nuestra base de datos junto al nombre del intérprete y su nacionalidad, eliminando así el identificador del artista. Empecemos. Sitúese en la ficha Crear de la Cinta de opciones y pulse sobre el comando Diseño de consulta del grupo de herramientas Macros y código. 1

O M

2. Como ya sabe, en el cuadro de diálogo Mostrar tabla debemos seleccionar la tabla de origen de la consulta. En este caso, sin embargo, seleccionaremos dos tablas. Haga doble clic sobre la Tabla de grabaciones, repita la operación con la Tabla de intérpretes y pulse el botón Cerrar de este cuadro. 2

3. Para poder llevar a cabo la combinación de campos es imprescindible que las tablas se encuentren relacionadas, como es el

M 96

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

042 001

caso. 3 El siguiente paso consiste en agregar a la cuadrícula de diseño los campos de cada tabla. En este caso, haga doble clic sobre los campos Título y Año lanzamiento de la Tabla de grabaciones. 4

C N

N ES

6. ¡Perfecto! Hemos conseguido visualizar en nuestra consulta el título del álbum y el nombre del intérprete para cada uno, además de la nacionalidad de cada uno de los artistas. 7 Vuelva a la vista Diseño y ejecute definitivamente la consulta pulsando sobre el comando Ejecutar del grupo de herramientas Resultados.

TÉ

5. Ya disponemos de los campos que nos interesan procedentes de dos tablas distintas. Para comprobar si la combinación de campos en la nueva consulta se ha realizado correctamente, pulse sobre el comando Ver del grupo de herramientas Resultados. 6

IC AS

4. A continuación, en la Tabla de intérpretes, haga doble clic sobre los campos Nombre intérprete y Nacionalidad. 5

7. Terminaremos el ejercicio cerrando la nueva consulta guardando los cambios realizados. Pulse sobre el botón de aspa.

O M

8. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba el término Títulos e intérpretes y pulse el botón Aceptar. 8

TR A

IC AS

Entrar Crear una en Excel consulta y abrir un condocumento criterios variables

TÉ

C N

En algunas ocasiones, deberá crear una consulta con un único propósito, que, posteriormente, desee utilizar de nuevo con un criterio diferente. La consulta denominada de parámetros permite al usuario crear nuevas consultas a partir de otras existentes, utilizando los criterios introducidos en ellas.

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo transformar una consulta existente en una consulta de parámetros y cómo crear otra consulta de este tipo desde cero. Para empezar, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la consulta Álbumes por menos de 10 € y pulse sobre el comando Vista Diseño. 1

2. Ahora se trata sencillamente de modificar el criterio introducido en su momento anulando el valor concreto que indicamos. En la cuadrícula de diseño, seleccione el valor <=10 y sustitúyalo por la frase entre corchetes [Introduzca el precio de compra]. 2

O M

3. A continuación, haga clic en el comando Ver del grupo de herramientas Resultados. 3

4. Observe lo que ocurre. El programa lanza un cuadro de diálogo en el cual se muestra el texto introducido como criterio y donde debemos escribir el precio de compra que deseamos localizar. En este caso, introduzca el valor 11,95 y pulse el botón Aceptar. 4 2

TR A

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 043

N ES

8. Debemos proceder del mismo modo que en la consulta modificada, así que haga clic en la celda Criterios del campo Año lanzamiento y escriba en ella la frase entre corchetes [Introduzca el año de lanzamiento]. 7

En una consulta de parámetros, la frase que escriba en la celda Criterios de la cuadrícula de diseño del campo que desee consultar es simplemente una introducción para saber qué dato se debe proporcionar en el cuadro de diálogo que se abre al ejecutar la consulta. Es imprescindible escribir esta instrucción entre corchetes para que el programa muestre el mencionado cuadro de diálogo.

C N

7. Agregue a la cuadrícula de diseño mediante un doble clic los campos Título, ID Intérprete y Año lanzamiento. 6

IMPORTANTE

TÉ

6. La consulta de parámetros será por año de lanzamiento, así que seleccione con un doble clic la Tabla de grabaciones en el cuadro Mostrar tabla y pulse el botón Cerrar.

IC AS

5. Se muestran los dos registros de la tabla que coinciden con el valor introducido. A partir de ahora, cada vez que ejecute esta consulta, podrá indicar el parámetro que desea localizar. Lo que haremos a continuación es crear una nueva consulta de este tipo. Para ello, sitúese en la pestaña Crear y pulse sobre el comando Diseño de consulta. 5

9. Ya podemos comprobar la utilidad de nuestra nueva consulta. Para ello, haga clic en el comando Ver del grupo de herramientas Resultados.

10. Aparece así el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro. Escriba por ejemplo el año 2008 y pulse el botón Aceptar. 8

O M

11. Terminaremos este ejercicio cerrando las dos consultas trabajadas. Haga clic en el botón de aspa de la consulta activa y guárdela con el nombre Por año de lanzamiento. 9

12. Cierre la otra consulta también guardando los cambios. 8

TR A

Es altamente recomendable asignar nombres descriptivos y claros a las consultas.

Recuerde que puede asignar el orden de los resultados de la consulta para cada campo. Para ello, utilice la celda Orden de cada uno de ellos.

C N

TÉ

N ES

1. En este caso, crearemos una consulta que refleje los álbumes pertenecientes al género Pop-Rock y, desde dicha consulta, crearemos la correspondiente tabla. Vamos allá. Haga clic en la pestaña Crear de la Cinta de opciones y, en el grupo de herramientas Macros y código, pulse sobre el comando Diseño de consulta. 1

Una condición importante a la hora de ejecutar las consultas es que algunas de éstas no admiten campos multivalor. Entre estos tipos se encuentran precisamente las consultas de creación de tabla. En el caso de haber incluido en la consulta algún campo de este tipo, el programa lanzará un mensaje de advertencia y la consulta no podrá ejecutarse.

Existen dos formas de generar nuevas tablas a partir de la totalidad o de una parte de los datos ya existentes en una o más tablas. Un método consiste en añadir los registros a una tabla ya existente y el otro método, en crear una nueva tabla con la información que nos interese. En cualquier caso, ambas son consultas de acción.

IMPORTANTE

IC AS

Crear una tabla a partir de una consulta

2. Seguidamente, haga doble clic sobre la Tabla de grabaciones en el cuadro Mostrar tabla y pulse el botón Cerrar. 2

O M

3. Vamos a agregar los campos que conformarán la consulta y, posteriormente, la nueva tabla. Haga doble clic por este orden sobre los campos Título, Mejor canción, Género, Año lanzamiento, Disponible y Precio de compra. 3 4. El siguiente paso consiste en indicar el criterio en que deberá basarse la consulta. Como hemos indicado, la nueva consulta reflejará sólo los álbumes que pertenezcan al género pop-rock. Haga clic en la celda Criterios del campo Género y escriba el término Pop-rock. 4

TR A

100

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 044 IC AS

5. A continuación, debemos indicar el tipo de consulta que queremos crear. En este caso, haga clic sobre el comando Crear tabla del grupo de herramientas Tipo de consulta, en la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de consulta. 5

TÉ

N ES

7. La consulta ya está creada, así como la correspondiente tabla. Para comprobar el resultado, debemos ejecutar la consulta. Pulse sobre el comando Ejecutar del grupo de herramientas Resultados. 7

C N

6. Se abre así el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cual debemos asignar un nombre a la nueva tabla. En el cuadro de texto Nombre de la tabla, escriba el término Álbumes pop-rock, compruebe que la opción Base de datos activa se encuentra activada y pulse el botón Aceptar. 6

8. Si la creación de la consulta se ha realizado correctamente, al ejecutarla aparece un cuadro de diálogo en el cual se indica el número de filas que se pegarán en la nueva tabla. Evidentemente, este número dependerá del número de campos incluidos en la consulta. Haga clic en Sí en el cuadro de advertencia que aparece para crear la nueva tabla. 8

O M

9. En el Panel de navegación aparece ya la nueva tabla con el nombre indicado, Álbumes pop-rock. Lo que haremos a continuación es cerrar la consulta activa sin almacenar los cambios y comprobar el contenido de esta nueva tabla. Haga clic en el botón de aspa de la consulta y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en No.

10. Por último, en el Panel de navegación, haga doble clic sobre la nueva tabla Álbumes pop-rock y compruebe su contenido. 9 9

TR A

101

IC AS

Crear consultas de referencias cruzadas

N ES

TÉ

C N

Las consultas de tabla de referencias cruzadas facilitan el análisis y la interpretación de los datos a través del cálculo y la reestructuración de dichos datos. Este tipo de consultas pueden calcular una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de operaciones y agrupan la información en dos sentidos: el primero hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos (encabezados de filas) y, el segundo, a lo largo de la parte superior (encabezados de columnas).

1. En este ejercicio crearemos una consulta de referencia cruzada mediante la cual podremos comparar el precio de comprar de cada álbum según el año de lanzamiento. Empecemos. Con el área de trabajo vacía de cualquier otro elemento, sitúese en la ficha Crear y pulse sobre el comando Diseño de consulta del grupo de herramientas Macros y código. 1

2. A continuación, en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic sobre la Tabla de grabaciones y pulse sobre el botón Cerrar. 2

O M

3. Añada mediante un doble clic los campos Título, Año lanzamiento y Precio de compra a la cuadrícula de diseño. 3

4. Para crear una consulta de referencia cruzada, pulse sobre el comando General del grupo de herramientas Tipo de con4 sulta. 4

TR A

102

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 045 C N

Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas, debe haber un mínimo de un encabezado de fila y un encabezado de columna. Por otro lado, siempre debe haber un único campo establecido en Valor en la fila Tabla referencia cruzada.

N ES

7. Debe mantener la opción Agrupar por en la fila Total de los campos cuyo valor en la celda Tabla referencia cruzada sea igual a Encabezado de fila o Encabezado de columna. De hecho, dicha opción es la que el programa establece por defecto. Pulse en la celda Tabla referencia cruzada del campo Precio, despliegue las opciones de esta celda y seleccione Valor. 7

IMPORTANTE

TÉ

6. De este modo, los títulos de los álbumes registrados en la tabla aparecerán en las filas de la consulta. Seguidamente, haga clic en la celda Tabla referencia cruzada del campo Año lanzamiento, despliegue las opciones de la celda activa y seleccione la opción Encabezado de columna. 6

IC AS

5. Observe que el número y tipo de celdas de la cuadrícula de la consulta se ha modificado. Ahora aparecen dos filas nuevas: Total y Tabla referencia cruzada. Haga clic en esta celda correspondiente al campo Título, pulse sobre el botón que aparece a su derecha y seleccione la opción Encabezado de fila. 5

O M

8. Con esta selección, estamos indicando que los valores del campo Precio serán los que aparecerán en la intersección de las filas con títulos de los álbumes y las columnas con los años de lanzamiento. Haga clic al final del texto Agrupar por en la fila Total de dicho campo y seleccione la función Suma para agregarla a la referencia cruzada. 8

9. Haga clic sobre el icono Ver en el grupo de herramientas Resultados y compruebe la nueva consulta creada. 9

10. Cierre la nueva consulta guardándola con el nombre Precios de compra por año de lanzamiento. 10 10

TR A

103

C N

TÉ

1. En este ejercicio utilizaremos la consulta Tabla de grabaciones Consulta, creada con el asistente, para mostrarle cómo se pueden eliminar campos de una consulta. Abra dicha consulta haciendo doble clic sobre ella en el Panel de navegación. 1 2. En esta consulta añadimos todos los campos procedentes de la Tabla de grabaciones y, tras la ejecución de la consulta, aparecieron otros campos dependientes. En el grupo de herramientas Vistas, pulse sobre el comando Ver. 2

Añadir nuevos campos a una consulta es tan fácil como hacer doble clic sobre el nombre del campo situado en la ventana correspondiente a la tabla agregada a la consulta para que éste se sitúe en la primera celda vacía que encuentre.

Una vez creada la consulta, la reducción del número de campos únicamente puede llevarse a cabo a través de la eliminación u ocultación de dichos campos.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Eliminar encampos Excel y abrir un de una documento consulta

3. Para trabajar con mayor comodidad, pulse en la doble punta de flecha situada en la cabecera del Panel de navegación para ocultarlo. 3

O M

4. Ahora el panel queda reducido a una barra vertical. 4 Vamos a empezar eliminando el campo Mejor canción de la consulta. Para ello, en la cuadrícula de diseño, pulse sobre la cabecera de dicho campo para seleccionarlo. 5

5. En el grupo de herramientas Configuración de consultas de la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de consulta, pulse sobre el comando Eliminar columnas. 6 5

TR A

104

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 046 IC AS

6. Efectivamente, el campo ha desaparecido de la cuadrícula de diseño. Otra forma de suprimir campos es pulsando la tecla Suprimir del teclado. En este caso, seleccionaremos más de una columna a la vez. Haga clic en la cabecera de la columna Portada.FileData y, una vez seleccionada, pulse en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para ver el resto de campos.

TÉ

N ES

8. Pulse la tecla Suprimir de su teclado y compruebe como desaparecen todos los campos seleccionados. (Haga clic en la parte izquierda de la Barra de desplazamiento horizontal para comprobar que efectivamente ya no aparecen.)

C N

7. A continuación, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic en la cabecera del campo situado a la izquierda del denominado Precio de compra. 7

9. Un tercer modo de eliminar u ocultar campos es desactivar la casilla Mostrar de la cuadrícula de diseño correspondiente al campo en cuestión. Desactive dicha casilla del campo Disponible. 8

10. Pulse en el comando Ver del grupo de herramientas Resultados para comprobar que la consulta muestra ahora sólo los campos mantenidos. 9

O M

TR A

Esta opción supone sólo la ocultación del campo en cuestión, no su eliminación definitiva.

105

IC AS

Ordenar una consulta

TÉ

C N

La posibilidad de incluir campos en una consulta y después ocultarlos mediante la casilla de verificación Mostrar es muy útil para definir criterios en campos que no aparecerán en la consulta final. Pero también lo es para ordenar los registros por campos que no tienen, en principio, una secuencia adecuada para nuestros fines.

N ES

1. En este ejercicio aprenderá a ordenar distintos campos de una consulta. Empezamos la práctica con la consulta Tabla de grabaciones Consulta, modificada en el ejercicio anterior, abierta en la Vista Hoja de datos. El orden de los campos puede ser alterado tanto desde esta vista como desde la Vista Diseño. Haga clic en la punta de flecha de la cabecera de la columna ID Intérprete. 1

2. Se despliega un pequeño menú en el cual, además de las opciones de orden o filtro, se listan los valores que contiene cada una de las filas. En este caso, pulse sobre la opción Ordenar de mayor a menor. 2

O M

3. Compruebe lo que ha ocurrido. Junto al título de la cabecera de este campo aparece ahora una flecha que nos informa acerca del sentido descendente aplicado, 3 al tiempo que los registros se han ordenado según este criterio. 4 Además, el grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio 4 2

TR A

106

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 047 IC AS

también ha activado el comando Descendente. 5 De hecho, el sistema de ordenación de campos funciona igual en las consultas que en las tablas. Lo que haremos ahora es pasar a la Vista Diseño para volver a cambiar este criterio de ordenación. Para ello, haga clic en el comando Ver del grupo de herramientas Vistas. 6

N ES

6. Si ahora comprobáramos si el nuevo orden se ha aplicado correctamente en la consulta, el resultado no sería el esperado puesto que el campo Título ya cuenta con un criterio de orden aplicado. Vamos a eliminar este criterio para que podamos comprobar el resultado sin problemas. Despliegue el menú de opciones de la fila Orden de dicho campo y elija la opción Sin ordenar. 9

TÉ

5. Despliegue el menú de opciones que ha aparecido y elija de esta lista la opción Ascendente. 8

C N

4. Como ya sabe, debemos trabajar sobre la cuadrícula de diseño. Haga clic en la celda Orden del campo ID Intérprete. 7

7. Seguidamente, haga clic sobre el comando Ver del grupo de herramientas Resultados. 10

O M

8. Efectivamente, la columna ID Intérprete muestra los registros ordenados en sentido ascendente, tal y como hemos indicado. Compruebe también como, en este caso, ni en la cabecera de dicho campo ni en la Cinta de opciones se indica la opción de orden, debido a que el cambio lo hemos realizado desde la Vista Diseño. 11 Termine este ejercicio cerrando la consulta y guardando los cambios realizados en ella. 9 11

TR A

107

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio trabajaremos sobre la consulta Títulos e intérpretes, la cual fue generada en su momento en un formato distinto al resto de consultas. Esta diferencia en el formato se debe, en este caso, al diseño de la tabla de origen. Para empezar, en el Panel de navegación, haga doble clic sobre la mencionada consulta. 1

2. La consulta se abre en la Vista Hoja de datos, en la cual podemos comprobar que tanto el tipo de letra como el color de las filas alternas son distintos a los utilizados en el resto de consultas. 2 Haga clic en el cuadrado de color gris situado en la intersección de las cabeceras de las filas y las columnas para seleccionar así toda la consulta. 3

Es preciso distinguir claramente el término formato cuando nos referimos al diseño de la consulta de cuando hablamos del formato concreto de un campo (por ejemplo, texto, número, fecha...). El formato de los campos se modifica desde la hoja de propiedades del campo en cuestión. Para visualizar dicha hoja de propiedades, debe abrir la consulta en Vista Diseño, seleccionar el campo que desee modificar y pulsar sobre el comando Hoja de propiedades del grupo de herramientas Mostrar u ocultar.

Normalmente, al crear una consulta, el programa aplica el mismo formato en la Vista Hoja de datos que la tabla de la cual procede. Sin embargo, puede ocurrir que esta asignación no se lleve a cabo, por lo que deberá ser el usuario quien cambie el formato manualmente.

IMPORTANTE

IC AS

Modificar el formato de las consultas

O M

3. Del mismo modo que en el caso de las tablas, los cambios de formato y diseño deben llevarse a cabo desde el grupo de herramientas Formato de texto de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Empezaremos por el tipo de letra. Despliegue el

TR A

108

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 048

campo Fuente, que muestra en este caso el tipo de letra Tahoma, y elija de la lista la opción Courier New. 4

IC AS

4. La consulta se irá actualizando a medida que vaya realizando los cambios. A continuación, despliegue el campo Tamaño y elija de la lista el valor 10. 5

TÉ

N ES

6. Sólo nos queda aplicar el color de fondo de las filas alternas. Recuerde que este color está establecido por defecto en gris y que en la tabla original lo cambiamos por un color verde muy claro. Para modificar este aspecto, despliegue el último comando de la segunda fila del mismo grupo de herramientas, denominado Alternar color de fila. 7

C N

5. Pasemos a la cuadrícula. En la tabla original mantuvimos sólo las líneas verticales de este elemento. En el mismo grupo de herramientas Formato de texto, haga clic sobre el último de los comandos que aparece, denominado Líneas de división, y en el panel que se despliega elija la opción Líneas verticales de la cuadrícula. 6

7. En la paleta de colores que se despliega, haga clic sobre la séptima muestra de la tercera fila de los denominados colores estándar. 8

O M

8. Ya hemos modificado el formato de la consulta para asemejarla al resto de consultas existentes. Haga clic por ejemplo en la primera celda de la tabla para comprobar mejor el resultado. 9

9. Para terminar, cierre la consulta Títulos e intérpretes guardando los cambios realizados. 6

TR A

109

C N

TÉ

1. Con este ejercicio empezamos la sección dedicada a los formularios en Access 2010. Vamos a crear nuestro primer formulario basado en la Tabla de grabaciones, utilizando para ello un autoformulario. Empecemos. Muestre el Panel de navegación y, en él, haga clic sobre dicha tabla. 1

A modo de resumen podría decirse que los formularios cumplen dos funciones: facilitar la inserción o modificación de los datos almacenados en las tablas y presentarlos de forma estética en pantalla.

Los formularios son los objetos de la base de datos encargados de presentar la información almacenada en las tablas de forma ordenada y con un diseño efectivo que facilite la comprensión de los datos presentados. Los formularios sirven para añadir, editar, ver e imprimir datos en una tabla o consulta de la base de datos.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Utilizar autoformularios

2. Como con cualquier otro de los objetos de Access, debemos dirigirnos ahora a la pestaña Crear. En la Cinta de opciones, haga clic sobre dicha pestaña. 2

3. Access cuenta con un grupo de herramientas denominado precisamente Formularios. En este grupo, haga clic sobre el comando Formulario. 3

O M

4. En esta versión de Access no existe el comando Autoformulario, sino que utilizamos el comando Formulario para crear objetos de este tipo de forma automática. Al pulsar este comando, aparece en pantalla el formulario que muestra todos los campos contenidos en nuestra tabla. Además, el formulario 2

TR A

110

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 049 IC AS

adquiere de forma automática el mismo nombre que la tabla de origen. 4 Vamos a desplazarnos por los distintos registros del formulario. Para ello, en la barra de registros situada en la parte inferior del formulario, haga clic sobre el botón que muestra una punta de flecha que señala hacia la derecha. 5 5. Compruebe tanto en la barra de registros como en el campo ID álbum del formulario que nos encontramos en el registro número 2. 6 También puede saltar de registro en registro pulsando la tecla AvPág del teclado. El botón que muestra una punta de flecha junto a una barra vertical nos lleva directamente al último o al primer registro del formulario. Pulse en este caso sobre el botón que muestra la punta de flecha que señala hacia la derecha. 7

IMPORTANTE

N ES

TÉ

C N

Los autoformularios representan la forma más rápida de crear un formulario a partir de una tabla. El resultado de la creación de un autoformulario es la aparición de un formulario o ventana en la que figuran casillas correspondientes a los campos de la tabla y en las que usted puede ir introduciendo nuevos registros o incluso desplazarse por los registros ya introducidos originalmente en la tabla.

6. Nos encontramos ahora en el último registro. Observe que en este caso el número del registro y el ID del álbum no coinciden. Esto se debe a los movimientos realizados sobre los campos de la tabla original. El botón de la Barra de registros que muestra una punta de flecha junto a un asterisco de color amarillo permite, como veremos más adelante en este libro, crear nuevos registros, insertando nuevos datos. Vuelva al primer registro pulsando sobre el botón que muestra una punta de flecha que señala hacia la izquierda junto a una línea vertical. 8

O M

7. Terminaremos este ejercicio cerrando el nuevo formulario y guardando los cambios. Para ello, haga clic en el botón de aspa del formulario y, en el cuadro de diálogo Microsoft Access, pulse sobre el botón Sí.

8. En el cuadro de diálogo Guardar como, mantenga el nombre propuesto por el programa y haga clic en Aceptar. 9 6

TR A

111

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo crear un nuevo formulario utilizando para ello el Asistente para formularios. En este caso, la tabla en la que se basará el formulario es la denominada Tabla de intérpretes y mostrará sólo el Id del intérprete y su nombre. Vamos allá. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones. 1 2. En el grupo de herramientas Formularios puede ver el comando que nos interesa. Pulse sobre el comando Asistente para formularios para iniciar así el proceso. 2

Access 2010 incluye una interfaz de diseño de formularios con la que podemos diseñar y modificar el formulario en tiempo real y obtener una vista preliminar del mismo a medida que se realizan los cambios. Esa nueva interfaz de diseño WYSIWYG (iniciales del término ingles What you see is what you get, lo que se ve es lo que se obtiene), facilita la creación de formularios y reduce el tiempo de dedicación a su diseño y formato.

El asistente para formularios consiste, básicamente, en una serie de preguntas que Access formula acerca de los datos que desea incluir en el formulario, su distribución en pantalla, su aspecto, color, fuentes, etc. Ahora, en Access 2010, es posible aplicar los atractivos temas de Office a los objetos de una base de datos (también a los formularios), para darles una apariencia profesional.

IMPORTANTE

IC AS

Crear un formulario con el asistente

O M

3. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para formularios, donde debemos indicar, en primer lugar, de qué tabla o consulta se tomarán los datos y qué campos deberán aparecer en el formulario. Despliegue el cuadro de lista Tablas/Consultas y elija la Tabla de intérpretes. 3

TR A

112

4. El cuadro Campos disponibles se actualiza mostrando los campos incluidos en la tabla seleccionada. En este caso, añadi3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 050

remos sólo dos campos. Con el campo ID Intérprete seleccionado, pulse sobre el botón que muestra una flecha que señala hacia la derecha. 4

C N

Si necesita incluir todos los campos de la tabla en el formulario, puede pulsar el botón con una doble flecha y todos los campos se situarán en el cuadro Campos seleccionados.

N ES

7. La nueva ventana del asistente nos muestra una representación gráfica del formulario que se está generando y nos ofrece la posibilidad de modificar su aspecto. En este caso aceptaremos la opción marcada por defecto, En columnas, y pasaremos a la pantalla siguiente. Nuevamente, haga clic sobre el botón Siguiente. 6

IMPORTANTE

TÉ

6. Una vez le hemos indicado al asistente que deseamos incluir estos campos de la tabla indicada en el formulario, pulse el botón Siguiente.

IC AS

5. Ahora, con el campo Nombre intérprete seleccionado, pulse de nuevo sobre el mismo botón. 5

8. En este paso el asistente nos propone un nombre para el formulario que, como es habitual, coincide con el nombre de la tabla seleccionada. Asimismo, la opción inferior propone abrir el nuevo formulario una vez creado. Escriba en el campo ¿Qué título desea aplicar al formulario? el término Intérpretes y pulse el botón Finalizar. 7

O M

9. El nuevo formulario aparece en pantalla mostrando los dos únicos registros incluidos. Como puede ver en la Barra de registros, este formulario consta de 13 registros. Termine este ejercicio cerrando el nuevo formulario. 6

7 11

TR A

113

C N

TÉ

1. En este ejercicio vamos a modificar el diseño de uno de nuestros formularios, creado en ejercicios anteriores. Como puede ver en el Panel de navegación, en estos momentos contamos con dos formularios. Haga doble clic sobre el denominado Tabla de grabaciones para abrirlo en el área de trabajo de Access. 1

La utilización del Asistente para formularios junto con el uso de la vista Diseño para modificar el resultado obtenido es uno de los métodos más prácticos y rápidos para crear formularios personalizados.

La vista Diseño ofrece una amplia gama de herramientas para que el usuario cree formularios totalmente profesionales y personalizados. En Access 2010 es posible incluso aplicarles los llamativos temas de Office, con colores de fondo y fuentes predeterminados. Asimismo, esta vista también permite modificar los formularios ya existentes.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Cambiar el diseño de un formulario

2. A continuación, debemos situarnos en la Vista Diseño. Para ello, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija de la lista la opción Vista Diseño. 2

TR A

4. Se muestra así la galería de temas predeterminados de Office y el que se ha aplicado por defecto al formulario. En este caso,

Los temas son combinaciones de formato que implican colores de fondo y características de fuente determinados.

O M

3. El formulario pasa a mostrarse en Vista Diseño, al tiempo que se carga una ficha contextual, Herramientas de diseño de formulario, con tres subfichas: Diseño, Organizar y Formato. Vamos a cambiar el tema predeterminado. Para ello, en el grupo de herramientas Temas, despliegue el comando del mismo nombre. 3

114

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 051 C N

En la vista Diseño, el fondo del formulario es cuadriculado. Esta cuadrícula sirve de guía para modificar el tamaño y la posición de los distintos elementos que componen el formulario. Aun así, puede ocultarla usando la opción Cuadrícula del comando Tamaño y espacio que encontrará en la subficha Organizar.

N ES

6. Cambiaremos el formato del título. En concreto, lo centraremos y aumentaremos el tamaño de la fuente. Para ello, pulse sobre la subficha Formato. 6

IMPORTANTE

TÉ

5. Vea cómo cambia el color del fondo y el estilo de fuente. El Área de trabajo muestra tres secciones, la de encabezado del formulario, la del detalle y la del pie del formulario. En el encabezado ya se muestra por defecto el título de nuestro formulario, que coincide con el que le dimos en el momento de crearlo. Haga doble clic sobre el título Tabla de grabaciones en el encabezado del formulario para seleccionarlo. 5

IC AS

haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical del panel de temas, sitúe el puntero del ratón sobre el último tema de la quinta fila de los temas predeterminados, denominado Papel, y haga clic para aplicarlo. 4

7. En el grupo de herramientas Fuente, despliegue el campo Tamaño de fuente, que muestra el valor 18, y elija para nuestro formulario el tamaño 36. 7

8. Al aumentar el tamaño de la fuente no es posible ver todo el título. Para solventar este problema, sitúe el puntero del ratón entre el encabezado y el detalle del formulario, haga clic y arrastre hacia abajo el espacio de una cuadrícula.

O M

9. Aumente del mismo modo el cuadro de texto que contiene el título. 8

10. Por último, haga clic sobre el comando de alineación centrada, en el grupo de herramientas Fuente. 9

11. Vuelva a la Vista Formulario pulsando sobre el primer icono de vistas de la Barra de estado. 10 9

TR A

ES U M

10 8

115

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo agregar un nuevo registro a nuestro formulario Tabla de grabaciones. Para empezar, desde la Vista Formulario, haga clic sobre el comando Nuevo registro, que muestra una punta de flecha y un asterisco en la Barra de registros. 1

2. Un nuevo registro en blanco aparece en pantalla, listo para ser completado con la información pertinente. Para ello, sencillamente es preciso que sitúe el cursor de edición en el campo oportuno y escriba. Haga clic en el campo Título y escriba el nombre Lost Highway. 2 3. Compruebe como el primer campo, ID álbum, se completa automáticamente al editar otro campo. A continuación, en el campo ID Intérprete, escriba el valor 10. 3

Introducir datos o registros en un formulario es una tarea muy similar a la de introducirlos en una tabla. La diferencia consiste en que la representación de los datos es mucho más agradable en un formulario que en una tabla y, más importante todavía, en que los formularios no almacenan información sino que la dirigen a las tablas, únicos elementos del programa capaces de guardar la información de la base de datos. Los nuevos registros pueden agregarse desde el botón de la Barra de registros o desde el correspondiente comando del grupo de herramientas Registros.

una vez creado el formulario, access permite modificarlo en múltiples aspectos. Una de las acciones que podemos llevar a cabo es la de introducir nuevos registros. Resulta muy interesante saber que los nuevos registros se reflejarán automáticamente en la tabla de origen.

O M

IMPORTANTE

IC AS

Introducir datos en un formulario

4. Complete ahora los campos Género, Año de lanzamiento y Precio de compra con los siguientes datos: Rock, 2007 y 6,95 €. 4

TR A

116

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

052 001

5. A continuación, marque la casilla de verificación Disponible.

C N

La eliminación de registros de un formulario conlleva la eliminación de éstos también en la tabla al que está asociado. Es muy importante tener en cuenta que Access no permite la recuperación de los registros borrados, por lo que hay que estar atento al ejecutar esta tarea para evitar errores irreparables. Para eliminar un registro, puede utilizar el comando Eliminar registro del grupo de herramientas Registros, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones.

N ES

7. Efectivamente, aparece un cuadro de advertencia en el cual nos informa de la necesidad de elegir un elemento de la lista. Pulse el botón Aceptar de este cuadro. 6

IMPORTANTE

TÉ

6. La razón por la que no podemos completar por el momento el campo Mejor canción es que se trata de un campo multivalor creado en su momento en la tabla de origen mediante el Asistente de búsquedas. Si introducimos manualmente algún título en este campo, el programa nos advierte de que no se encuentra en la lista confeccionada. Compruébelo. Haga clic en el campo Mejor canción, escriba el título I Love This Town y pulse la tecla Retorno.

IC AS

8. De inmediato se despliega la lista de canciones para que, si es el caso, elija la que desee introducir en este campo. 7 Elimine el título introducido con la tecla Suprimir del teclado.

O M

9. Para poder completar este campo, debemos acceder a la tabla de origen, aunque ésta será una acción que dejaremos para el ejercicio siguiente. Lo que haremos a continuación será guardar los cambios en el formulario y comprobar que el nuevo registro aparece también debidamente actualizado en la tabla de origen. Haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 8

7 8

TR A

10. Seguidamente, en el Panel de navegación, haga doble clic sobre la Tabla de grabaciones y compruebe como, efectivamente, el último registro corresponde al que acabamos de agregar al formulario. 9 6

117

IC AS

Entrar en Excel y abrir un documento Modificar formularios

TÉ

C N

la modificación de formularios puede implicar un gran número de cambios en estos elementos de Access. Podemos modificar el formato y agregar o eliminar registros, como se vio en ejercicios anteriores, actualizar el contenido de algún campo e, incluso, añadir o suprimir campos.

N ES

1. En este ejercicio, y como práctica complementaria del anterior, vamos a modificar el contenido del campo Mejor canción del formulario Tabla de grabaciones. Además, aprovecharemos para cambiar el título de este elemento. Para empezar, cierre el formulario pulsando sobre el botón de aspa. 1

2. Este paso es imprescindible si queremos que el formulario se actualice con el cambio que efectuaremos a continuación. Como advertimos en el ejercicio anterior, es preciso modificar en este caso la tabla de origen para poder agregar nuevos elementos de lista a un campo de selección. En el Panel de navegación, haga doble clic sobre la tabla Mejor canción. 2

O M

3. La tabla se abre en el área de trabajo en vista Hoja de datos. Para agregar el nuevo registro, haga clic en la última celda libre de la columna Mejor canción y escriba el título I Love This Town. 3

4. Una vez realizado el cambio, pulse sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y cierre la tabla pulsando en el correspondiente botón de aspa. 4

TR A

118

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 053 C N

N ES

7. Efectivamente, según la barra de registros nos encontramos en el registro 15 de un total de 15, es decir, en el último. Despliegue el campo Mejor canción del formulario, pulse en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical y, tras comprobar que en la lista ya aparece el nuevo título I Love This Town, haga clic sobre él. 7

TÉ

6. Vamos a situarnos en el último registro del formulario, correspondiente al que hemos agregado en el ejercicio anterior. Para ello, en lugar de utilizar la barra de registros, le mostraremos otra forma de desplazarse por el formulario. En la ficha Inicio de la Cinta de opciones, en el grupo de herramientas Buscar, despliegue el comando Ir a y, en la lista que se despliega, pulse sobre la opción Último. 6

IC AS

5. Ya podemos volver a nuestro formulario y comprobar si el campo en cuestión se ha actualizado. Para ello, en el panel de navegación, haga doble clic sobre el formulario Tabla de grabaciones. 5

O M

8. Ahora sí, ya hemos completado el nuevo registro, a excepción del campo Portada que, como ya indicamos en su momento, requiere un tratamiento especial por incluir datos adjuntos, en concreto, una imagen. A continuación, haga clic en el tercer icono de vistas de la Barra de estado para situarnos en la Vista Diseño. 8 8

9. Haga doble clic sobre el título del formulario para seleccionarlo y escriba el término Detalle del álbum para cambiarlo. 9

10. Vuelva a la Vista Formulario y guarde los cambios realizados. 7 6

TR A

119

C N

TÉ

1. En este ejercicio le mostraremos cómo puede crear desde cero un formulario. Nuestro objetivo será en este caso generar un sencillo formulario que refleje el nombre de cada uno de los intérpretes que forman parte de nuestra discoteca junto a su nacionalidad. Vamos allá. Para empezar, sitúese en la pestaña Crear de la Cinta de opciones. 1

Los formularios en blanco permiten, a partir de una área de trabajo completamente vacía, ir agregando los campos procedentes de varias tablas, así como cualquiera de los elementos y controles disponibles en el programa.

access 2010 permite al usuario crear formularios totalmente personalizados mediante el comando Formulario en blanco del grupo de herramientas Formularios, en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Crear formularios sin el asistente

2. A continuación, en el grupo de herramientas Formularios, haga clic sobre el comando Formulario en blanco. 2

3. El área de trabajo se actualiza para mostrar el formulario en blanco y un nuevo panel, denominado Lista de campos. 3 En este panel se reflejan todas las tablas que forman parte de la base de datos actual. En este caso, en este panel, pulse sobre el signo + que precede a la Tabla de intérpretes. 4 1

O M

4. Si así lo necesita, puede editar cada una de las tablas para controlar su contenido pulsando sobre el correspondiente vínculo Editar tabla. Ahora se trata de ir agregando los campos que necesite al formulario. En este caso, sólo añadiremos dos aunque sepa que puede insertar el número que desee. En la Lista

TR A

120

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 054

de campos, haga doble clic sobre el campo Nombre intérprete. 5

IC AS

5. El campo se inserta de inmediato en el formulario en blanco, mostrando el contenido del primer registro de la tabla de origen. Haga doble clic ahora sobre el campo Nacionalidad para agregarlo también al formulario. 6

N ES

TÉ

C N

6. Ya disponemos del segundo campo, cuyo contenido coincide correctamente con el primer campo insertado, es decir, el intérprete tiene realmente esta nacionalidad. Sobre este sencillo formulario cambiaremos algunos aspectos del formato y añadiremos un título. En el grupo de herramientas Encabezado y pie de página de la subficha Diseño, haga clic sobre el comando Título. 7

7. De forma automática, se añade al formulario un encabezado, con el mismo tema aplicado sobre el formulario Tabla de grabaciones. Como el título predeterminado se encuentra seleccionado, escriba directamente el término Artistas y nacionalidades. 8

8. Ahora, haga clic en el espacio de detalle del formulario y pulse sobre el icono que muestra una flecha de cuatro puntas para seleccionar los dos campos existentes. 9

O M

9. Aplicaremos a modo de ejemplo un color sobre el contorno de los campos. Para ello, despliegue el comando Contorno de forma del grupo de herramientas Formato de controles y elija, por ejemplo, el color verde situado en la primera fila de los colores estándar. 10

TR A

10. Guarde el formulario con el nombre Intérpretes y nacionali5 dades y ciérrelo. 6

121

IC AS

Insertar campos en un formulario Como se ha podido comprobar en ejercicios anteriores, una vez creados los formularios estos pueden modificarse en múltiples aspectos. La inserción de campos es uno de estos aspectos. Para agregar nuevos campos a un formulario existente es preciso trabajar en la Vista Diseño, utilizando el panel Lista de campos, que aparece al pulsar sobre el comando Agregar campos existentes de la Cinta de opciones.

IMPORTANTE

TÉ

C N

En general, la manera más fácil de agregar un campo a un formulario es mediante el panel Lista de campos. No obstante, también se puede agregar un campo no incluido en ninguna tabla de la base de datos creando un control y enlazándolo a un campo existente. En los siguientes ejercicios del libro se muestra con detalle cómo crear nuevos campos mediante la inserción de controles.

N ES

1. En este ejercicio, vamos a modificar el formulario creado desde cero en el ejercicio anterior agregando en él un nuevo campo procedente de la Tabla de intérpretes. Como terminamos la práctica anterior cerrando el formulario, empezaremos ésta con la acción contraria. En el Panel de navegación, haga doble clic sobre el formulario Intérpretes y nacionalidades. 1

2. Nuestro formulario personalizado consta sólo de dos campos. Para agregar un nuevo campo existente debemos acceder al panel lista de campos. Para ello, sitúese en la Vista Diseño pulsando sobre el tercer icono de acceso a vistas de la Barra de estado. 2

O M

TR A

3. En la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de diseño de formulario se encuentra el comando que necesitamos. Haga clic sobre el comando Agregar campos existentes del grupo Herramientas. 3

122

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 055 IC AS

4. Sepa que también puede mostrar la Lista de campos pulsando la combinación de teclas Alt + F8. El panel se sitúa en la parte derecha de la ventana, como ya sabe. Para agregar el campo que nos interesa, haga clic sobre el denominado ID Intérprete y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta situarlo por encima del primer campo del formulario, Nombre intérprete. 4

IMPORTANTE

5. Al soltar el botón del ratón, el campo se sitúa correctamente en el punto indicado. 5 Debe saber que también podríamos haber utilizado el doble clic del ratón sobre el campo en el panel Lista de campos para insertarlo en el formulario; sin embargo, no se hubiera situado en el punto adecuado sino al final del mismo. Vuelva a la vista Formulario pulsando sobre el comando Ver del grupo de herramientas Vistas. 6

N ES

TÉ

C N

Access permite insertar más de un campo a la vez en el formulario desde el panel Lista de campos. Para ello, es preciso seleccionarlos con la ayuda de la tecla Mayúsculas si los campos son correlativos o bien con la tecla Control si son aleatorios y arrastrarlos hasta el punto indicado del formulario.

6. Vamos a comprobar ahora que los registros muestran los campos enlazados correctamente. Para ello, pulse sobre el botón Siguiente registro de la Barra de registros para saltar de un registro a otro. 7

O M

7. Al insertar nuevos campos, además de crear el control apropiado para mostrarlos y enlazar el control a cada campo, Access 2010 crea una etiqueta adjunta para el control. Como veremos en ejercicios posteriores, estas etiquetas pueden editarse y modificarse según nuestras necesidades. Terminaremos este sencillo ejercicio guardando los cambios realizados y cerrando el formulario. Haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 8

8. Por último, haga clic en el botón de aspa del formulario para cerrarlo. 7

TR A

6 9

123

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo puede mover los campos insertados en un formulario. El cambio de posición de estos elementos puede deberse a motivos de ajuste o sencillamente de orden en el formulario. Trabajaremos en primer lugar con el formulario Intérpretes y nacionalidades, creado y modificado en las dos prácticas anteriores. Para empezar, haga clic sobre el mencionado formulario en el Panel de navegación. 1 2. El formulario se abre en la Vista Formulario. Haga clic en el tercer icono del acceso directo a vistas de la Barra de estado para mostrarlo en la Vista Diseño. 2

Para mover los campos de un formulario, lo mejor es basarse en la cuadrícula de Access. Esta cuadrícula aparece por defecto cuando se activa la Vista Diseño. Sin embargo, si por alguna razón este elemento de organización se encuentra oculto, recuerde que puede volver a mostrarlos desde la subficha Organizar de la ficha contextual Herramientas de diseño de formulario, concretamente mediante la opción Cuadrícula del comando Tamaño y espacio del grupo de herramientas Tamaño y orden.

al crear un formulario en blanco, es preciso poner la máxima atención al insertar los campos mediante la técnica de arrastre para que queden perfectamente alineados y en la posición correcta. Una vez ubicados sobre el formulario, Access permite moverlos para rectificar o cambiar su posición.

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Mover en campos Excel y abrir un en la documento Vista Diseño

O M

3. Como no necesitamos la lista de campos, ocultaremos el correspondiente panel. Para ello, haga clic sobre el comando Agregar campos existentes del grupo Herramientas. 3

4. El desplazamiento de los campos del formulario implica necesariamente su previa selección. Para seleccionar todos los campos, haga clic en una zona libre de la cuadrícula, en la parte superior izquierda de la etiqueta de campo ID Intérprete, y 2

TR A

También puede cerrar el panel Lista de campos mediante el botón de aspa de su cabecera.

124

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 056

sin soltar el botón del ratón, arrastre en diagonal y hacia abajo hasta trazar un rectángulo que cubra todos los campos. 4

IC AS

5. Al soltar el botón del ratón, los tres campos quedan seleccionados a la vez. Para moverlos tiene dos opciones: utilizar la técnica de arrastre o bien las teclas de dirección de su teclado. En este caso, haga clic sobre el icono que muestra una cruz de movimiento, en la parte superior izquierda de la selección, y, sin soltar el botón del ratón arrástrela en diagonal y hacia abajo, hasta que la etiqueta del primer campo encaje perfectamente en el segundo cuadro de la segunda fila de la cuadrícula. 5

IMPORTANTE

TÉ

C N

También se puede mover de forma independiente un elemento del campo, por ejemplo, la etiqueta. Para ello, deberá arrastrar este elemento pulsando en el ajustador de mayor tamaño situado en el borde izquierdo del mismo.

N ES

6. Así de sencillo. Abra ahora el formulario Tabla de grabaciones haciendo doble clic en el Panel de navegación y muéstrelo en Vista Diseño.

7. En este formulario vamos a cambiar la ubicación de un campo, en concreto, del campo Portada, el cual situaremos justo debajo del campo Título. Oculte el Panel de navegación pulsando sobre la doble punta de flecha de su cabecera para visualizar mejor el contenido del formulario.

O M

8. A continuación, sitúe el puntero del ratón a la izquierda de la etiqueta Portada y, cuando dicho puntero se convierta en una flecha de color negro, haga clic para seleccionar sólo este campo. 6 8

9. Aunque podríamos utilizar las teclas de dirección del teclado y el método de arrastre, en este caso le mostraremos otra forma de mover los campos en el formulario. Haga clic en la subficha Organizar y, en el grupo de herramientas Mover, pulse cuatro veces el comando Subir. 7 5

TR A

125

IC AS

Editar etiquetas

TÉ

C N

en los formularios de access, Las etiquetas son las celdas que incluyen el nombre de cada campo o registro. Una vez insertados los campos en los formularios, las etiquetas pueden editarse para cambiar el texto que contienen o su formato. Además, como se verá en el ejercicio siguiente, el programa permite crear nuevas etiquetas.

N ES

1. En este sencillo ejercicio aprenderá a editar y modificar las etiquetas existentes en un formulario. Continuamos trabajando con el formulario Tabla de grabaciones, que permanece abierta. Antes de empezar a practicar con la edición de etiquetas, vamos a mover el campo Mejor canción a otra ubicación en el formulario. Para ello, sitúe el puntero del ratón a la izquierda de este campo y, cuando el puntero se convierta en una flecha de color negro, haga clic para seleccionar la fila entera. 1

O M

2. A continuación, en la subficha Organizar, haga clic dos veces sobre el comando Bajar del grupo de herramientas Mover para situar el campo seleccionado por debajo del campo Portada. 2

3. De esta forma vamos reorganizando el contenido de nuestro formulario. 3 Vamos, ahora sí, a editar una de las etiquetas existentes. En concreto, cambiaremos el texto de la etiqueta del primer campo, ID álbum, por Código. Para ello, haga clic 3

TR A

126

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 057

en primer lugar dentro de la mencionada etiqueta para seleccionarla. 4

C N

N ES

6. Seleccione las letras ID del contenido de la etiqueta, pulse la tecla Suprimir de su teclado y pulse la tecla Retorno para confirmar el cambio. 7

TÉ

5. A continuación, modificaremos del mismo modo la etiqueta del campo ID Intérprete, puesto que nuestra intención es, en un ejercicio posterior, convertir este campo de texto en un cuadro combinado, en el cual podamos elegir de una lista el artista que nos interese. Haga clic sobre la mencionada etiqueta para seleccionarla. 6

IC AS

4. A continuación, seleccione el texto de la etiqueta, escriba la palabra Código y pulse la tecla Retorno. 5

7. Como última acción en este sencillo ejercicio ampliaremos ligeramente la anchura de la etiqueta del campo Precio de compra, puesto que, como puede comprobar, no permite leer por completo su contenido. Para ello, haga clic sobre dicha etiqueta para seleccionarla, 8 sitúe el puntero del ratón en el vértice inferior derecho de la misma y, cuando el puntero se convierta en una doble flecha, 9 haga clic y arrastre ligeramente hacia la derecha. 10

O M

8. Vuelva a la Vista Formulario pulsando el primero de los iconos de acceso a vistas de la Barra de estado. 11

9. Por último, guarde los cambios realizados pulsando el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 12

TR A

7 11

127

C N

TÉ

1. En este ejercicio, le mostraremos cómo puede modificar el formato de los elementos que forman un registro de un formulario por separado, etiqueta y campo. Compruebe como nuestro formulario Tabla de grabaciones muestra un formato determinado. Vamos a modificar en primer lugar el formato de toda la columna de etiquetas. Para ello, sitúese en la Vista Diseño del formulario pulsando sobre el tercer icono de acceso a vistas de la Barra de estado. 1

Además de utilizar el comando Hoja de propiedades del grupo Herramientas de la subficha Diseño, para mostrar este panel también es posible hacer doble clic sobre el borde del elemento que se desee editar.

por defecto, access crea los registros con un formato predeterminado; por un lado las etiquetas son transparentes, tanto en cuanto al fondo como en cuanto a los bordes de las mismas, y por otro, los campos se muestran con un fondo de color blanco y un fino borde de color gris. El panel Hoja de propiedades de estos elementos reúne todas las características tanto técnicas como de formato de las dos partes de un registro y pueden ser modificadas.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Cambiar el formato de etiquetas y campos

O M

2. A continuación, haga clic sobre la primera etiqueta del formulario, Código, y, del menú contextual que se despliega, elija el comando Seleccionar toda la columna. 2

3. Vamos a aplicar un fino borde de trazo discontinuo a las etiquetas seleccionadas. Para ello, sitúese en la subficha Forma-

TR A

128

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 058

to, despliegue el comando Contorno de forma del grupo de herramientas Formato de controles, haga clic sobre la opción Tipos de línea y elija de la lista que se despliega el cuarto diseño. 3

C N

IC AS

4. Además de aplicarle el borde, le cambiaremos el color predeterminado. Para ello, vuelva a desplegar el comando Contorno de forma y, en la paleta de colores que se despliega, elija la quinta muestra de la primera fila de los colores del tema. 4

N ES

TÉ

5. El formulario se va actualizando a medida que va realizando los cambios. Lo que haremos a continuación es modificar sólo uno de los campos, utilizando para ello la Hoja de propiedades. Haga clic sobre el borde del campo Portada, de manera que sólo quede seleccionado este elemento, no la etiqueta.

6. Seguidamente, sitúese en la subficha Diseño y, en el grupo Herramientas, pulse sobre el comando Hoja de propiedades. 5

O M

7. La hoja de propiedades se sitúa a modo de panel en la parte derecha del área de trabajo. En la parte superior puede ver el tipo de selección actual y debajo, organizadas en pestañas, las propiedades de la misma. Nos interesa mantenernos en la ficha Formato. Vamos a aplicar un efecto especial al campo seleccionado. Para ello, haga clic sobre la celda de la derecha de la propiedad Efecto especial, que muestra el texto Sin relieve, despliéguelo y elija la opción Sombreado. 6

8. Podríamos cambiar cualquier otra de las propiedades de este campo, pero lo dejaremos aquí. Vuelva a la Vista Formulario pulsando sobre el primer icono de acceso a vistas de la Barra de estado para comprobar el resultado. 7 7

TR A

129

C N

TÉ

1. En este ejercicio convertiremos el campo Intérprete de nuestro formulario Tabla de grabaciones en un cuadro combinado. Para ello, lo primero que haremos es eliminar este campo. Sitúese en la Vista Diseño de este formulario, seleccione sólo el campo ID Intérprete y pulse la tecla Suprimir para eliminar el registro del formulario pero no de la tabla de origen. 1

El cuadro combinado también permite escribir valores que no aparecen en la lista. De este modo, el control de cuadro combinado combina las características de un cuadro de texto y las de un cuadro de lista.

los cuadros combinados son una forma de obtener información en un formulario restringiendo las selecciones de las que dispone el usuario. El control de cuadro combinado es una manera más compacta de presentar una lista de opciones; la lista queda oculta hasta que se hace clic en la flecha desplegable.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Añadir un cuadro combinado

2. De esta forma mantenemos el espacio que ocupaba el registro eliminado. A continuación, pulse sobre el botón Más del comando Controles, 2 en el grupo de herramientas del mismo nombre, y elija del panel de controles que se despliega el tercero de la segunda fila, Cuadro combinado. 3

O M

3. Al situar el puntero en la sección Detalle del formulario, podrá comprobar que éste se ha convertido en un signo + junto al icono del control elegido. 4 Ahora se trata de trazar el cuadro en cuestión. Para ello, haga clic en el espacio vacío para el nuevo campo y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hasta dibujar un rectángulo de aproximadamente la mitad de la anchura del resto de campos. 2

TR A

130

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 059 IC AS

4. Al soltar el botón del ratón, el nuevo registro se inserta en el formulario, 5 al tiempo que aparece el primer paso del asistente para cuadros combinados. En este primer paso debemos especificar el origen de los datos que utilizaremos para completar el cuadro combinado. En este caso, como nuestra intención es utilizar los nombres de los intérpretes de la tabla de intérpretes, mantenga seleccionada la primera opción y haga clic en Siguiente. 6

IMPORTANTE

C N

En el sexto paso del asistente, puede elegir entre dejar que el programa recuerde el último valor seleccionado en el cuadro combinado, opción seleccionada por defecto, o bien indicar que el valor de cada elemento del cuadro quede almacenado junto a un campo en concreto. En nuestro caso, hemos elegido esta segunda opción para que sea el programa quien relacione el ID de origen del intérprete con su nombre y muestre dicho nombre automáticamente.

TÉ

5. En el segundo paso es preciso seleccionar la tabla de origen. El programa muestra las tablas existentes en la base de datos actual. Haga clic sobre la Tabla de intérpretes y pulse sobre el botón Siguiente. 7

N ES

6. Según la tabla seleccionada, en el tercer paso se muestra la lista de campos disponibles. En este caso, haga clic sobre el campo Nombre intérprete, pulse sobre el botón de punta de flecha situado entre los dos cuadros y haga clic en Siguiente para continuar. 8

7. El cuarto paso permite ordenar los registros por hasta cuatro campos. En este caso, mantendremos nuestro cuadro sin ningún orden concreto, así que pulse el botón Siguiente y en el quinto paso, tras comprobar que la lista de intérpretes es la correcta, 9 pulse también en Siguiente.

O M

8. Estamos a punto de llegar al final. Seleccione la segunda opción de este paso, elija del cuadro desplegable el campo ID Intérprete y pulse en Siguiente.

9. Por último, escriba como nombre para la etiqueta del campo la palabra Intérprete y pulse el botón Finalizar. 10

TR A

131

C N

1. En este ejercicio aprenderá a situar en un formulario un cuadro de lista. Con este tipo de control pretendemos que sea posible seleccionar en una lista de opciones el género musical al que pertenece cada álbum de nuestra base de datos. Empecemos. Visualice el formulario Tabla de grabaciones en Vista Diseño, seleccione la fila que contiene el registro Género y pulse la tecla Suprimir. 1

N ES

A diferencia de los cuadros combinados, los cuadros de lista no permiten al usuario insertar otros valores que no se encuentre especificados en la tabla o la consulta de origen.

los cuadros de lista muestran una lista de valores u opciones. Los cuadros de lista contienen filas de datos y suelen tener un tamaño determinado que permite visualizar en todo momento varias filas.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Añadir un cuadro de lista

2. Tras seleccionar la fila Año lanzamiento, sitúese en la subficha Organizar y, en el grupo de herramientas Filas y columnas, pulse cuatro veces sobre el comando Insertar encima para agregar así el espacio necesario al formulario. 2

3. Seguidamente, sitúese de nuevo en la subficha Diseño, despliegue el cuadro de controles del grupo de herramientas Controles y haga clic sobre el denominado Cuadro de lista, el séptimo de la segunda fila. 3

O M

4. El puntero del ratón adopta la forma del control elegido. 4 El paso siguiente consiste en indicar el punto en que deseamos insertarlo. Haga clic en la fila en blanco insertada. 5 3

TR A

132

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 060 C N

Si la lista tiene más filas de las que se pueden mostrar en el cuadro de lista, Access añade al control una barra de desplazamiento vertical.

N ES

7. En el tercer paso, debemos seleccionar el campo en el que se basará el cuadro de lista. Tal y como hemos indicado, seleccione el campo Género del cuadro Campos disponibles, pulse sobre el botón con una punta de flecha que señala hacia la derecha y haga clic en Siguiente en éste y en el siguiente paso.

IMPORTANTE

TÉ

6. Para indicar la tabla de origen de los datos, seleccione la Tabla de grabaciones y pulse en Siguiente. 7

IC AS

5. Al hacer clic, se inserta el cuadro de lista con un tamaño predeterminado, al tiempo que se inicia el asistente para cuadros de lista. El proceso es prácticamente el mismo que para la inserción de cuadros combinados, así que, en el primer paso del asistente, mantenga la primera opción seleccionada y haga clic en Siguiente. 6

8. Compruebe que los registros que aparecen son los correctos y pulse en Siguiente.

9. En el penúltimo paso del proceso, marque la segunda opción para que el programa no recuerde el valor marcado en cada registro y lo muestre en el siguiente y pulse el botón Siguiente.

10. Asignaremos a la etiqueta el mismo nombre que el campo original, por lo que escriba el nombre Género y pulse el botón Finalizar. 8

O M

11. Tenga en cuenta que los nuevos campos con controles se insertan con el formato predeterminado. Vuelva a la Vista Formulario y compruebe el resultado. 9 8

TR A

133

C N

TÉ

1. En este ejercicio le mostraremos cómo agregar la fecha actual en el encabezado de nuestro formulario Tabla de grabaciones. Debe saber que en un formulario los campos de fecha y hora se basan en el calendario y el reloj del sistema en el que se abrió el documento. Para insertar este nuevo control en el formulario, podemos situarnos en la Vista Presentación. Para ello, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija la opción Vista Presentación. 1

Una vez insertada la fecha y la hora en el formulario, es posible modificar su diseño tanto desde la subficha Formato de la ficha contextual Herramientas de presentación de formulario como desde la Hoja de propiedades del control.

las secciones encabezado del formulario y Pie del formulario se utilizan para mejorar la presentación del documento. El encabezado se utiliza habitualmente para mostrar títulos, logotipos, fechas, etc. En cambio, en el área del pie, puede mostrar campos calculados u otra información que normalmente aparece en la parte inferior de un impreso.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Insertar fecha y hora en el encabezado

O M

2. El formulario se muestra ahora en la vista Presentación, una forma de modificar el diseño del formulario sin dejar de controlar su apariencia. A continuación, en el grupo de herramientas Encabezado y pie de formulario de la subficha Diseño, haga clic sobre el comando Fecha y hora. 2

3. Se abre así el cuadro de diálogo Fecha y hora, en el cual podemos seleccionar los datos que deseamos insertar en el nuevo control. En este caso, elegiremos sólo la fecha actual en un for-

TR A

134

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 061

mato determinado. Pulse sobre el botón de opción del tercer formato de fecha. 3 4. A continuación, haga clic sobre la casilla de verificación de la opción Incluir hora para desactivarla. 4

IC AS

5. Una vez configurado el control e insertado en el formulario, sepa que puede modificarlo en distintos aspectos. Haga clic en Aceptar para terminar el proceso.

N ES

TÉ

C N

6. La fecha con el formato indicado se inserta en la parte superior derecha del encabezado, sea cual sea el campo que se encontrara seleccionada en el momento de su creación. Una vez insertada, imagine que desea modificar su formato. Haga clic sobre el nuevo control de fecha para seleccionarlo. 5

7. La fecha queda seleccionada como cualquier otra etiqueta o campo del formulario. A continuación, pulse sobre la subficha Formato. 6

O M

8. Si ahora le interesara cambiar el diseño de fecha elegido, podría desplegar el primer campo del grupo de herramientas Número, que muestra en este caso el texto Fecha corta, y elegir la opción deseada. En este caso, cambiaremos algunas características de formato. En el grupo de herramientas Fuente, haga clic sobre el comando Cursiva, que muestra una letra K ladeada. 7 9. A continuación, pulse sobre el comando Alinear a la izquierda, el primero de los tres iconos de alineación del mismo grupo de herramientas. 8

TR A

10. Por último, vuelva a la Vista Formulario pulsando sobre el primer icono de vistas de la Barra de estado para comprobar 3 mejor el resultado. 9 5

135

C N

TÉ

1. En este ejercicio aprenderá a insertar un campo calculado en el formulario. En concreto, agregaremos este control en el pie del documento y reflejará el total de euros gastados en la compra de los álbumes. Empecemos. Sitúese en la Vista Diseño del formulario pulsando sobre el tercer icono de acceso a vistas de la Barra de estado. 1

Los cuadros de texto son la opción más común para crear un campo calculado, ya que pueden mostrar un gran número de tipos de datos diferentes. No obstante, cualquier control que tenga la propiedad Origen del control puede usarse como campo calculado.

Los campos calculados se pueden utilizar para muchas finalidades y sobre muchos objetos, incluidos los formularios. Por ejemplo, es posible utilizar un campo calculado para sumar un grupo de números y visualizar su valor total.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Insertar campos calculados

2. Como queremos insertar en el pie del formulario el nuevo control, haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical para visualizar por completo esta sección. 2

O M

3. A continuación debemos elegir el control que deseamos utilizar para crear el campo calculado. En este caso, en el grupo de herramientas Controles, pulse sobre el comando Cuadro de texto, que muestra las letras ab junto a una pequeña línea vertical. 3

4. El puntero del ratón cambia para mostrar la forma del control elegido. 4 Ahora, haga clic en la parte superior izquierda del pie del formulario para insertar el nuevo campo. 5 3

TR A

136

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

062 001 C N

La propiedad Origen del control muestra en una lista los campos disponibles en la tabla de origen del formulario. Según el tipo de control que se esté creando, podrá seleccionar de esta lista el campo que necesite.

N ES

7. La propiedad que nos interesa es en este momento la primera, Origen del control. Haga clic sobre el botón Generador de expresiones, que muestra tres puntos suspensivos. 8

IMPORTANTE

TÉ

6. Como recordará, el panel de propiedades se abre en la parte derecha del área de trabajo. En este panel, pulse sobre la pestaña Datos. 7

IC AS

5. Ya tenemos el campo insertado en el punto que deseamos. El siguiente paso consiste en acceder al panel de propiedades del control para asignarle el origen de control apropiado para que funcione. Para ello, con el nuevo campo seleccionado, haga clic sobre el comando Hoja de propiedades, en el grupo Herramientas. 6

8. Se abre el cuadro de diálogo Generador de expresiones, en el cual debemos reflejar la fórmula o la expresión en la que se basará el cálculo del campo. En este caso, escriba la fórmula =suma([Precio de compra] y pulse el botón Aceptar. 9

9. Ya hemos creado y configurado el campo calculado. Antes de comprobar si funciona correctamente, cambiaremos su etiqueta. Para ello, haga doble clic sobre este elemento, en el pie del 8 formulario, para seleccionar el texto predeterminado, escriba el término Total coste y pulse la tecla Retorno. 10 10

O M

10. Oculte la hoja de propiedades pulsando sobre el botón de aspa de su cabecera, vuelva a la Vista Formulario y compruebe el resultado. 11 9

TR A

Si lo prefiere, puede seleccionar los operadores, funciones y campos de la lista que aparece en la parte inferior del cuadro Generador de expresiones.

137

IC AS

Entrar Añadiren textos Exceldey ayuda abrir un en los documento campos

TÉ

C N

Access permite también añadir en sus formularios notas explicativas de los campos que el usuario deberá cumplimentar. Estas ayudas son similares a las sugerencias de comandos que se visualizan cuando coloca el cursor sobre una opción de la Cinta de opciones.

N ES

1. En este ejercicio aprenderá a crear un texto de ayuda a modo de etiqueta emergente en uno de los campos de nuestro formulario Tabla de grabaciones. En concreto, trabajaremos sobre el campo Mejor canción. Para empezar, pulse sobre el segundo de los iconos de acceso a vistas para situar el formulario en la Vista Presentación. 1

2. A continuación, haga clic sobre la etiqueta del campo Mejor canción para seleccionarlo. 2

3. El siguiente paso consiste en acceder al panel de propiedades del campo seleccionado. Para ello, en este caso, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el campo seleccionado y elija del menú contextual la opción Propiedades. 3

O M

4. Ya sabe que podría haber utilizado también el comando Hoja de propiedades del grupo Herramientas, en la subficha Diseño. El panel de propiedades se sitúa, como es habitual, en la

TR A

138

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 063

parte derecha del área de trabajo. En dicho panel, pulse sobre la pestaña Otras. 4

C N

N ES

7. A continuación, y aunque la comprobación la podríamos realizar en la misma Vista Presentación, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija de la lista la opción Vista Formulario. 7

TÉ

6. Con esta facilidad hemos creado la etiqueta emergente de ayuda para el campo seleccionado. Lo que haremos a continuación es cerrar el Panel de propiedades y comprobar que dicha etiqueta aparece correctamente. Haga clic sobre el comando Hoja de propiedades del grupo Herramientas. 6

IC AS

5. El campo Texto de Ayuda del control es el que nos interesa en estos momentos, así que haga clic en dicho campo, escriba el texto Introducir la canción favorita del álbum y pulse la tecla Retorno. 5

8. Ahora sí, sitúe el puntero del ratón sobre la etiqueta del campo Mejor canción y espere unos segundos. 8

O M

9. Efectivamente, al cabo de unos segundos aparece la etiqueta emergente con el texto que hemos insertado en el panel de propiedades. Sencillo, ¿verdad? Si no mueve el puntero del ratón, la etiqueta desaparecerá pasados unos diez segundos. Sepa que puede crear etiquetas de ayuda para cualquiera de los campos del formulario. Terminaremos este ejercicio guardando los cambios realizados hasta el momento. Para ello, pulse sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 9 7

TR A

139

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo insertar botones de opción en el formulario. Nuestro objetivo será en este caso complementar el campo Disponible con un nuevo campo de botón de opción. Para ello, hemos actualizado nuestra base de datos Colección de grabaciones, moviendo el mencionado campo y redimensionando la sección de detalle del formulario. Además, hemos agregado a la tabla de origen un nuevo campo del tipo Sí/No denominado Localización. Puede descargar si lo desea el archivo actualizado desde nuestra página web con el nombre Colección de grabaciones 004.accdb. Empecemos. Sitúese en la Vista Diseño del formulario Tabla de grabaciones. 1

O M

Con frecuencia los botones de opción no se insertan de manera individual, puesto que permiten elegir entre al menos dos opciones disponibles. Cuando se opta por insertar un grupo de opciones, es recomendable utilizar el control denominado precisamente Grupo de opciones, cuyo proceso de inserción implica el seguimiento de un asistente.

Los campos que permiten introducir datos del tipo Sí/ No pueden utilizar controles distintos, como casillas de verificación o botones de opción. Las primeras son pequeñas casillas cuadradas que, al marcarlas, muestran un signo de verificación, mientras que los botones de opción son casillas redondas que, al marcarlas, muestran un punto de color negro.

IMPORTANTE

IC AS

Utilizar botones de opción

2. Situaremos el nuevo control después del campo Disponible, por lo que haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical, despliegue el campo Controles y pulse sobre el denominado Botón de opción, que muestra un círculo con un punto negro en su interior. 2

TR A

140

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 064

3. El puntero del ratón adopta la forma del control elegido. 3 Ahora se trata de insertar el nuevo control en el punto deseado. En este caso, haga clic aproximadamente debajo de la casilla de verificación del campo Disponible. 4

C N TÉ

N ES

5. Aparece así el panel de propiedades del control seleccionado. Sitúese en la ficha Datos pulsando sobre la correspondiente pestaña. 6

IC AS

4. El nuevo control se inserta en el punto indicado. Lo que debemos hacer a continuación es asignar al nuevo control el origen adecuado, en este caso, el nuevo campo insertado en la Tabla de grabaciones. Para ello, haga clic sobre el comando Hoja de propiedades del grupo Herramientas. 5

6. Como ya sabe, el campo Origen del control se encuentra en esta ficha. Despliegue dicho campo y elija de la lista el nuevo campo de la tabla de origen, denominado Localización. 7

7. Como hemos indicado al inicio del ejercicio, este campo es del tipo Sí/No, necesario para que un control como el de botón de opción o de casilla de verificación funcione correctamente. Cierre el panel de propiedades pulsando sobre el botón de aspa de su cabecera. 8

O M

8. Sólo nos queda actualizar el texto de la etiqueta. Para ello, pulse sobre la etiqueta en cuestión, haga doble clic de nuevo sobre el texto, escriba el texto En paradero desconocido y pulse la tecla Retorno. 9

TR A

9. Comprobemos por último si el nuevo control funciona correctamente. Vuelva a la Vista Formulario y marque, en los registros que desee, el botón de opción. 10 7

10 8

141

IC AS

Insertar una imagen en un formulario

TÉ

C N

Access 2010 admite la inserción de imágenes en los distintos elementos de un formulario. Así, es posible incluir una imagen en el encabezado, en un registro, en el pie o como fondo del formulario. El control Imagen permite insertar una imagen almacenada en el equipo. Una vez insertada, la imagen podrá ser modificada en cuanto a su posición, a su tamaño y otras propiedades.

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo insertar una imagen en nuestro formulario Tabla de grabaciones. En concreto, eliminaremos el dibujo predeterminado que aparece en el encabezado del formulario y lo sustituiremos por uno propio. Para ello, utilizaremos un archivo denominado música.tiff, que puede descargar desde nuestra página web, aunque sepa que puede realizar la práctica con cualquier otra imagen que tenga almacenada en su equipo. Para empezar, sitúese en la Vista Presentación del formulario. 1

O M

2. La inserción de imágenes puede llevarse a cabo tanto desde esta vista como desde la Vista Diseño. A continuación, en el encabezado del formulario, pulse sobre el dibujo situado a la izquierda del título Detalle del CD para seleccionarlo 2 y pulse la tecla Suprimir para eliminarlo. 3

3. Seguidamente, en el grupo de herramientas Controles, despliegue el campo de controles y haga clic sobre el último de ellos, correspondiente al control Imagen. 4 2

TR A

142

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 065 IC AS

4. Podríamos insertar la imagen en el punto del formulario que deseáramos. De hecho, si pasea el puntero del ratón por la sección de detalle del documento verá cómo aparecen líneas de color amarillo, que le indican los distintos puntos posibles de inserción. En este caso, y como ya hemos indicado, agregaremos la imagen en el encabezado. Haga clic en la parte superior izquierda de dicha sección. 5

IMPORTANTE

5. Se abre el cuadro de diálogo Insertar imagen, en el cual debemos localizar el archivo que deseamos agregar al formulario. Hágalo, selecciónelo y pulse el botón Abrir. 6

TÉ

C N

Si la imagen se inserta en el encabezado, puede utilizar, en lugar del control Imagen, el comando Logotipo, que forma parte del grupo de herramientas Encabezado y pie de página de la subficha Diseño, tanto en la Vista Presentación como en la Vista Diseño.

N ES

6. Efectivamente, la imagen se inserta en el punto indicado del formulario. 7 Ahora sencillamente es preciso ajustarla. En este caso, sitúe el puntero del ratón sobre el margen derecho de color naranja que rodea la imagen y, cuando se convierta en una doble flecha, haga clic y arrastre hacia la derecha, hasta que el marco se ajuste al tamaño de la imagen. 8

7. Tenga en cuenta que las imágenes insertadas se comportan como cualquier otro elemento, por lo que es posible aplicar un color de fondo o un contorno, como veremos a continuación. Pulse sobre la subficha Formato. 9

O M

8. En el grupo de herramientas Formato de controles, despliegue el comando Contorno de forma y elija de entre los colores del tema la última muestra de la quinta columna.

9. Veamos el resultado conseguido. Haga clic en el primero de los iconos de acceso a vistas de la Barra de estado para volver a la Vista Formulario. 10 7

TR A

143

IC AS

Entrar Insertarenuna Excel imagen y abrir un de fondo documento

TÉ

C N

Por defecto, access 2010 crea sus formularios con un fondo predeterminado de color blanco. Dicho fondo puede cambiar de color al aplicar, por ejemplo, un tema al formulario. Sin embargo, existe una forma de personalizar y dar un toque de originalidad a estos documentos: insertando una imagen como fondo del formulario.

N ES

1. En este ejercicio, le mostraremos cómo insertar una imagen como fondo del formulario. En este caso, utilizaremos una imagen concreta, denominada fondo.tiff, que puede descargar, si lo desea, desde nuestra página web. Sin embargo, si lo prefiere, puede trabajar con cualquier imagen propia que tenga almacenada en su equipo. Empecemos. Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija de la lista la opción Vista Presentación. 1

O M

2. Para insertar una imagen de fondo, Access cuenta con el comando apropiado, distinto al que utilizamos, por ejemplo, en el ejercicio anterior para agregar la imagen en el encabezado. En aquel caso, la imagen era tratada como un control más. Pulse sobre la subficha Formato. 2

3. En el grupo de herramientas Fondo se encuentra el comando que necesitamos. Pulse sobre el comando Imagen de fondo y haga clic sobre la opción Examinar. 3

TR A

144

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 066 IMPORTANTE

TÉ

C N

Desde el panel de propiedades del formulario, puede cambiar cualquiera de las características de la imagen insertada como fondo en el formulario. Así, es posible, cambiar su tamaño y su ubicación en el documento, mostrarla como mosaico o, incluso, modificar el archivo de origen.

N ES

5. Inmediatamente, la imagen seleccionada se inserta como fondo en el formulario. 4 Tenga en cuenta que el fondo ocupa por defecto todas las secciones del formulario, encabezado, detalle y pie. Sin embargo, esta condición dependerá del tamaño y la orientación de la imagen de origen. Si la imagen es de dimensiones reducidas, ésta se insertará en el centro del formulario ocupando el espacio que precise. Aunque nosotros mantendremos el fondo aplicado, no queremos terminar sin mostrarle cómo eliminarlo. Para ello, es preciso acceder al panel de propiedades del formulario. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la sección Detalle y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Propiedades del formulario. 5

IC AS

4. Accedemos de esta forma al cuadro de diálogo Insertar imagen, en el cual debemos localizar el archivo que deseamos utilizar. Hágalo, selecciónelo y pulse sobre el botón Aceptar.

6. Se abre así la Hoja de propiedades, mostrando las características del documento. En la pestaña Formato, haga clic en el campo Imagen, 6 elimine el nombre que aparece (si ha utilizado nuestro archivo de ejemplo, el texto que se muestra es fondo) y pulse la tecla Retorno.

O M

7. Aparece un cuadro de diálogo en el cual se solicita confirmación para eliminar la imagen del formulario. Si desea quitarla, pulse en Sí; de no ser así, haga clic en No. 7

8. Termine este ejercicio cerrando el panel de propiedades, volviendo a la Vista Formulario y guardando los cambios realizados. 8 6

5 7

TR A

145

C N

TÉ

1. Nuestro objetivo en este ejercicio será agregar una pequeña imagen en el campo Título con una finalidad meramente estética, puesto que la imagen será la misma en todo el formulario. Vamos allá. Para empezar, sitúese en la Vista Diseño del formulario pulsando sobre el tercer icono de acceso a vistas de la Barra de estado. 1

La diferencia entre utilizar el control Datos adjuntos y el control Imagen para agregar una imagen en un registro radica en que el primero precisa un tipo de campo concreto, denominado precisamente Datos adjuntos, mientras que el segundo, no.

la finalidad de insertar imágenes en los registros puede ser meramente estética, para mejorar la presentación, o bien puede ser el dato principal del registro. En cualquier caso, la inserción de imágenes en los registros se realiza de forma distinta a la descrita para las imágenes como fondo del formulario y precisa otro tipo de requisitos.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Insertar una imagen en un registro

2. Para esta práctica, vamos a utilizar una imagen, denominada OK.tiff, que puede descargar desde nuestra página web y guardarla en su equipo. Cuando disponga de ella, despliegue el panel de controles, en la subficha Diseño, y haga clic sobre el último de ellos, denominado Imagen. 2

O M

3. Como ya hemos visto en los ejercicios anteriores, aparece junto al puntero del ratón el icono que representa al control seleccionado. Ahora se trata de pulsar en el punto en el cual deseamos insertar en este caso la imagen. Haga clic en el centro aproximado del campo Título. 3

TR A

146

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 067

4. Se abre así el cuadro de diálogo Insertar imagen, en el cual debemos localizar el archivo que deseamos agregar al formulario. Hágalo, selecciónelo y pulse el botón Aceptar. 4

N ES

TÉ

C N

IC AS

5. La imagen se inserta en el formulario, situando el vértice superior izquierdo en el punto donde hemos hecho clic. Ahora se trata de ajustar la imagen para que se acople al campo Título. Para ello, puede acceder a las propiedades de la imagen y cambiar las dimensiones de anchura y altura o bien utilizar la técnica de arrastre. En este caso, visualice con la ayuda de las barras de desplazamiento del formulario el vértice inferior derecho de la imagen, haga clic sobre este vértice y, sin soltar el botón del ratón, arrastre en diagonal hacia el centro de la imagen, hasta ajustar el tamaño al campo Título. 5

6. Una vez ajustadas las dimensiones de la imagen, la agruparemos al campo sobre el que se encuentra. De esta forma conseguiremos que la imagen se mueva o desplace junto al campo en el caso de tener que cambiar de ubicación. Para ello, con la imagen seleccionada, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, pulse sobre el campo Título. 6

7. De esta forma seleccionamos los dos objetos que deseamos agrupar. A continuación, haga clic sobre la subficha Organizar. 7

O M

8. En el grupo de herramientas Tamaño y orden, despliegue el comando Tamaño y espacio 8 y pulse sobre la opción Agrupar.

9. Vuelva a la Vista Formulario y compruebe que la imagen aparece en el campo Título de todos los registros. 9 5

TR A

147

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo agregar un campo de cuadro de texto. En este caso, el nuevo campo estará destinado a albergar comentarios acerca de cada uno de los álbumes o de los artistas de nuestra base de datos. Para empezar, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija la opción Vista Diseño. 1 2. Con la ayuda de la Barra de desplazamiento vertical, visualice la parte inferior del formulario, puesto que será a continuación del control de botón de opción que insertaremos el cuadro de texto para comentarios. 2

Un cuadro de texto dependiente muestra los datos de un campo en una tabla o consulta. Un cuadro de texto independiente no está conectado a ningún campo de tabla o consulta. Se puede usar un cuadro de texto independiente para mostrar los resultados de un cálculo o aceptar datos que no se desean almacenar directamente en una tabla. Por último, el cuadro de texto calculado es el que se inserta para realizar en él cálculos.

El cuadro de texto es el control estándar que se usa para ver y editar datos en formularios e informes. Se pueden mostrar numerosos tipos diferentes de datos en los cuadros de texto y también se pueden utilizar para realizar cálculos. Según este tipo de contenido, los cuadros de texto pueden ser dependientes, independientes o calculados.

IMPORTANTE

IC AS

Insertar un cuadro de texto

O M

3. Seguidamente, en el grupo de herramientas Controles de la subficha Diseño, haga clic sobre el segundo de los controles disponibles, denominado Cuadro de texto. 3

4. El puntero del ratón cambia de forma, 4 lo que indica que debemos proceder con la inserción del nuevo control. Para ello, pulse al final de la sección de detalle, en el punto en que desee situar el cuadro de comentarios. 5 3

TR A

148

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 068 C N

Otra forma de crear un cuadro de texto independiente es crear primero un cuadro de texto dependiente arrastrando un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe y, a continuación, eliminando el valor de su propiedad Origen del control.

N ES

7. Ahora, haga doble clic en el campo Ancho, escriba el valor 2,5 y pulse la tecla Retorno para ampliar la anchura de la celda. 9

IMPORTANTE

TÉ

6. La hoja de propiedades se sitúa, como ya sabe, a modo de panel en la parte derecha del área de trabajo. En la pestaña Todas de este panel, haga doble clic en el campo Título para seleccionar el valor predeterminado, escriba la palabra Comentarios y pulse la tecla Retorno. 8

IC AS

5. La etiqueta y el campo se colocan en el punto indicado. 6 Lo que haremos a continuación es cambiar el texto de la etiqueta y las dimensiones del campo. Para ello, aunque podemos hacerlo directamente sobre el nuevo campo, accederemos a la correspondiente hoja de propiedades. Haga clic en primer lugar sobre la etiqueta y, en el grupo Herramientas, pulse sobre el comando Hoja de propiedades. 7

8. Vamos a ocuparnos ahora del campo independiente. Para ello, haga clic sobre dicho campo para seleccionarlo y mostrar las propiedades en el panel. 10

9. En este caso, ampliaremos únicamente las dimensiones del campo para disponer de más espacio para nuestros comentarios. Para ello, haga doble clic en el campo Ancho, escriba el valor 7 y pulse la tecla Retorno.

O M

10. Seguidamente, haga doble clic sobre el campo Alto, escriba el valor 3 y pulse la tecla Retorno. 11

11. Vuelva a la vista Formulario y compruebe el funcionamiento del nuevo campo insertando algún comentario. 12 9

TR A

Si el tipo de letra predeterminado para el cuadro de texto no le parece adecuado, cámbielo también en la vista Diseño desde el panel de propiedades o desde el grupo Fuente de la subficha Formato.

149

IC AS

Insertar un botón en el formulario

TÉ

C N

El control botón permite insertar en el formulario un botón que ejecute una acción determinada: imprimir, buscar registros, realizar una vista previa del documento, entre muchas otras. El modo de agregar un botón, sea con el fin que sea, implica el uso de un asistente que le guiará por los distintos pasos del proceso.

N ES

1. En el ejercicio siguiente, le mostraremos cómo agregar un botón en nuestro formulario Tabla de grabaciones. En concreto, este botón podrá iniciar la impresión del documento. Empecemos. Sitúese en la Vista Diseño del formulario pulsando en el tercer icono de acceso a vistas de la Barra de estado. 1

2. Situaremos el botón al pie del formulario, por lo que haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical para visualizar esta sección. 2

3. Como es habitual, para insertar el control Botón debemos utilizar el panel de controles. En dicho panel, haga clic sobre el cuarto de los controles disponibles. 3

O M

4. El puntero del ratón adopta la forma del control seleccionado. En este caso, haga clic aproximadamente en el centro del pie del formulario. 4

TR A

150

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 069 IC AS

5. Se abre así el Asistente para botones de comando, mediante el cual configuraremos nuestro botón de impresión. El primer paso de este asistente permite seleccionar la categoría y la acción que se deberá llevar a cabo al pulsar el botón del ratón. Le recomendamos que eche un vistazo tanto a las categorías como a las acciones existentes para conocer las múltiples posibilidades que el programa pone a su disposición. En este caso, haga clic sobre la categoría denominada Operaciones con formularios. 5

IMPORTANTE

C N

Si desea personalizar los botones de comandos con una imagen propia, pulse el botón Examinar del segundo paso del asistente para botones de comando y elija el archivo que usted desee.

TÉ

6. En la lista de acciones, pulse sobre la denominada Imprimir formulario actual y haga clic en Siguiente. 6

N ES

7. En el segundo paso puede especificar que el botón muestre un texto o una imagen. En cualquier caso, debe saber que tanto el texto como la imagen se pueden personalizar. En este caso, mantenga la opción Imagen seleccionada y pulse el botón Siguiente para continuar. 7

8. Podemos asignar un nombre al botón para que sea más sencillo reconocerlo si en algún momento lo necesita. Escriba para este caso la palabra Imprimir y pulse en Finalizar. 8

9. El botón aparece correctamente en el punto indicado del formulario. Vamos a comprobar si funciona. Vuelva a la Vista Formulario y haga clic sobre el nuevo botón Imprimir. 9

O M

10. Efectivamente, se abre el cuadro de diálogo Imprimir. Evidentemente, es preciso que cuente con una impresora debidamente instalada y configurada en su equipo. Cancele el cuadro de impresión y guarde los cambios realizados.

7 7

TR A

151

C N

TÉ

N ES

1. Llevaremos a cabo este ejercicio sobre el formulario Intérpretes y nacionalidades, por lo que ábralo mediante un doble clic desde el Panel de navegación. 1

2. A continuación, sitúese en la ficha Crear de la Cinta de opciones, despliegue el comando Más formularios del grupo de herramientas Formularios y elija la opción Formulario dividido. 2 3. Observe el resultado. El programa muestra en la vista Presentación un nuevo formulario llamado Intérpretes y nacionalidades1, que incluye una hoja de datos en una sección con un registro por fila y un formulario en la parte inferior para escribir la información sobre el registro seleccionado en la hoja de datos. Haga clic dos veces sobre el botón Siguiente registro en la Barra de registros para comprobar que las dos vistas se encuentran sincronizadas. 3

O M

Existen dos maneras de crear formularios divididos: mediante el comando Formulario dividido que se encuentra en la ficha Crear de la Cinta de opciones, en cuyo caso se crea un nuevo objeto independiente, o bien convirtiendo un formulario ya existente en un formulario dividido, para lo que es necesario modificar la propiedad Vista predeterminada de su hoja de propiedades desde la vista Diseño.

Los formularios divididos se introdujeron como novedad en Access 2007 y permiten obtener una vista Formulario y una vista Hoja de datos simultáneamente en pantalla, lo que facilita la búsqueda de registros en la hoja de datos y la edición de los mismos en la vista Formulario, entre otras ventajas.

IMPORTANTE

IC AS

Crear un formulario dividido

TR A

Debe tener en cuenta que los formularios divididos no están disponibles en las bases de datos web.

152

2 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 070

4. Ahora cierre el nuevo formulario sin almacenarlo en la base de datos.

IC AS

5. Lo que haremos a continuación será convertir el formulario original en un formulario dividido. Para ello, sitúese en la Vista Diseño y muestre el panel de propiedades pulsando sobre el comando Hoja de propiedades del grupo Herramientas. 4

IMPORTANTE

6. La Hoja de propiedades muestra activa la ficha que contiene todas las propiedades configurables del formulario. Por defecto, la opción activada en la propiedad Vista predeterminada es Un único formulario. Haga clic en dicho campo, pulse el botón de punta de flecha que ha aparecido y seleccione la opción Formulario dividido. 5

N ES

TÉ

C N

Las dos vistas que muestra un formulario dividido (esto es, Hoja de datos y Formulario), están conectadas al mismo origen de datos y, por lo tanto, están sincronizadas, lo que implica que cualquier modificación en una de las vistas afectará a la otra.

7. Para comprobar el resultado, vuelva de nuevo a la vista Formulario. 6

8. Efectivamente, el formulario se divide en dos partes, aunque en orden inverso al que hemos visto anteriormente. Las dos vistas se encuentran separadas por una barra que puede desplazarse mediante el arrastre para aumentar o disminuir las dimensiones de las mismas. Éstas y otras características pueden modificarse desde la hoja de propiedades del formulario dividido. Haga clic sobre la barra que separa los dos formularios y, sin soltarla, arrástrela hacia abajo para ampliar el espacio de la hoja de datos. 7

O M

9. Para acabar este ejercicio, cierre el formulario sin guardar los cambios, lo que lo mantendrá como el formulario sencillo que era al principio. 7

TR A

153

C N

Un subformulario puede crearse al mismo tiempo que el formulario al que pertenece o bien de forma independiente para luego añadirlo al formulario.

Un subformulario es un formulario contenido dentro de otro formulario. La función básica de los subformularios es la de añadir información complementaria al formulario al que pertenecen, por lo que los datos de ambos objetos deben estar relacionados. De hecho, antes de crear un subformulario es fundamental comprobar que realmente existe una relación entre los registros de uno y otro.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Crear un subformulario

N ES

1. En este ejercicio le mostraremos cómo agregar un subformulario dentro de uno de nuestros formularios. En concreto, trabajaremos con el formulario Intérpretes y nacionalidades en el cual agregaremos como subformulario la tabla Mejor canción. Empecemos. Con el formulario Intérpretes y nacionalidades abierto en Vista Diseño, despliegue el panel de controles de la subficha Diseño y haga clic sobre el quinto de la última fila, denominado Subformulario/Subinforme. 1

O M

2. Aprovecharemos las dimensiones reducidas de este formulario para insertar el subformulario en el pie. Para ello, haga clic en una zona libre de esta sección para iniciar el asistente. 2

3. Efectivamente, se abre el Asistente para subformularios, desde el cual debemos indicar la tabla, consulta o formulario que utilizaremos como origen para el nuevo formulario. En este caso, mantenga seleccionada la primera opción y pulse sobre el botón Siguiente. 3

TR A

154

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 071 IC AS

4. La segunda pantalla del asistente nos permite indicar qué campos deseamos incluir en el subformulario. Lo primero que debemos hacer es seleccionar la tabla o la consulta de origen, por lo que despliegue el campo Tablas/Consultas y elija de la lista la opción Tabla: Mejor canción. 4 5. A continuación, pulse sobre el botón con una doble punta de flecha situado entre los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados para incluir los dos campos de la tabla. 5

Una vez creado el subformulario y guardados los cambios en el formulario principal, el primero de ellos se agrega también al panel de navegación.

C N

6. Pulse en Siguiente para seguir adelante con el proceso.

IMPORTANTE

N ES

TÉ

7. En el paso siguiente podemos vincular los campos que deseemos entre los dos formularios. Como el subformulario lo insertamos únicamente a modo informativo, mantenga seleccionada la opción Ninguno y haga clic en Siguiente. 7

8. En el campo siguiente podemos asignar un nombre al subformulario. Por defecto, el programa propone el mismo nombre que el formulario de origen, y así lo mantendremos en este caso. Pulse sobre el botón Finalizar para crear el subformulario.

9. El subformulario se inserta en el punto indicado al inicio del proceso. Vuelva a la Vista Formulario y compruebe el aspecto conseguido. 8

O M

10. Terminaremos este ejercicio guardando los cambios realizados en el formulario y cerrándolo. Haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 9

11. Por último, cierre el formulario pulsando el botón de aspa de su cabecera. 6

TR A

5 9

155

IC AS

Agregar un formulario a otro

TÉ

C N

aunque el resultado puede llegar a ser el mismo que el mostrado en el ejercicio anterior, en el cual insertamos un subformulario dentro de un formulario, la acción de agregar un formulario dentro de otro supone diferencias en cuanto a la ejecución del proceso. La inserción de formularios en otros mediante la técnica de arrastre no implica la aparición del Asistente para subformularios.

N ES

1. En este ejercicio, complementario del anterior, aprenderá a agregar un formulario directamente dentro de otro. Para ello, lo primero que haremos será eliminar el subformulario creado en el ejercicio anterior para poder comprobar mejor las diferencias entre ambos procedimientos. Para empezar, muestre el Panel de navegación. 1

O M

2. Para eliminar uno de los objetos de la base de datos podemos utilizar su menú contextual, como veremos en este caso, o el comando Eliminar del grupo de herramientas Registros, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento Subformulario Mejor canción y, en el menú contextual, pulse sobre la opción Eliminar. 2

3. En el cuadro de confirmación que aparece, pulse en Sí para eliminar definitivamente el subformulario de la base de datos. 3

TR A

156

2 La eliminación de un subformulario desde el panel de navegación no supone la supresión del objeto en el formulario en el cual haya sido insertado.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

072 001 C N

Al agregar un formulario dentro de otro, el formulario añadido pasa a formar parte del principal. Por esta razón, y a diferencia de los subformularios, estos no aparecen en el panel de navegación como objetos independientes.

N ES

6. Tras estos pasos en los cuales hemos ajustado nuestro formulario, pasaremos ahora sí a mostrarle como agregar directamente un formulario a otro. Para ello, sencillamente, haga clic sobre el formulario Intérpretes en el Panel de navegación y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta situar el puntero del ratón en la parte superior izquierda del pie de formulario activo. 7

IMPORTANTE

TÉ

5. Compruebe como, aunque continúa ocupando el espacio original, el subformulario se muestra vacío. 6 Lo eliminaremos para evitar problemas. Sitúese en la Vista Diseño, haga clic en Aceptar en el mismo cuadro de advertencia anterior y, tras seleccionar el subformulario vacío, pulse la tecla Suprimir.

IC AS

4. Seguidamente, haga doble clic sobre el formulario Intérpretes y nacionalidades 4 y, en el cuadro de diálogo que aparece advirtiendo de la no presencia del subformulario eliminado, haga clic en Aceptar. 5

O M

7. Inmediatamente después de soltar el botón del ratón en el punto indicado, aparece el nuevo formulario, sin que se haya iniciado el Asistente para subformularios. 8 Esto supone que no podemos configurar ciertas opciones, como la vinculación de campos entre formularios, aunque sí podemos personalizarlo como lo haríamos normalmente con un formulario principal. De hecho, compruebe como se ha activado la ficha contextual Herramientas de diseño de formulario con todas sus subfichas. Termine este ejercicio cerrando el formulario guardando los cambios en él realizados. 8

TR A

157

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio utilizaremos nuevamente el formulario Tabla de grabaciones para practicar con los distintos métodos de impresión. En primer lugar, utilizaremos el comando Imprimir del nuevo menú Archivo para acceder al cuadro de diálogo Imprimir, en el que podremos configurar las diferentes propiedades de la impresión. Pulse en la pestaña Archivo. 1 2. Recuerde que la nueva vista Backstage de Access 2010 contiene comandos, organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla, aplicables a toda la base de datos. Haga clic en el comando Imprimir. 2

La opción Vista preliminar del comando Imprimir del nuevo menú Archivo muestra una vista previa del formulario sobre papel, al tiempo que carga una pestaña exclusiva en la Cinta de opciones, denominada precisamente Vista preliminar. Desde los grupos de herramientas de esta pestaña es posible ajustar el tamaño del papel y los márgenes, ordenar la impresión sólo de datos, sin formato, cambiar el diseño de la página entre otras muchas acciones.

Aunque el objetivo final de los formularios no es su distribución en papel, éstos pueden imprimirse. La impresión de los formularios puede realizarse a través de las opciones Imprimir e Impresión rápida del nuevo menú Archivo o bien utilizando la combinación de teclas Ctrl.+P.

IMPORTANTE

IC AS

Entrar en Excel y abrir un documento Imprimir un formulario

O M

3. Como puede ver, las opciones de este comando permiten obtener una impresión rápida del documento, sin pasar por el cuadro Imprimir, así como acceder a una vista preliminar del mismo. Pulse en este caso sobre la opción Imprimir. 3

TR A

Otros programas de la suite Office 2010 muestran las opciones de impresión en el mismo menú Archivo.

158

2 2

La opción Impresión rápida imprime todos los registros del formulario con las opciones predeterminadas y sin pasar por el cuadro de diálogo Imprimir.

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

IC AS

IMPORTANTE

C N

Además de utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para iniciar la impresión del formulario, también es posible agregar el comando Impresión rápida en la Barra de herramientas de acceso rápido para tener más a mano esta función. Para ello, ya sabe que debe acceder al cuadro de opciones de Access y, en la categoría Barra de herramientas de acceso rápido, realizar esta personalización. Debe saber que el uso del comando Imprimir desde esta barra no implica la aparición del cuadro de diálogo Imprimir.

N ES

5. Este cuadro variará dependiendo del tipo de impresora que tenga instalada en su equipo. Aun así, el cuadro cuenta siempre con tres pestañas: Presentación, Papel/Calidad y Trabajo/Registro. En la primera de ellas es posible cambiar, entre otras opciones, la orientación del papel, que, por defecto, es vertical. Pulse el botón Aceptar. 5

001 073 TÉ

4. Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Imprimir en el que podemos definir el número de copias que deseamos obtener del formulario, así como el orden de impresión de las hojas. Marcar la opción Intercalar indica que deseamos que primero se imprima una copia de cada hoja. Si desactivamos dicha opción, estaremos indicando que primero deseamos que se impriman todas las primeras páginas, seguidas de las segundas y así sucesivamente. A través de este cuadro también podemos especificar qué parte del fichero deseamos imprimir, cuál será la orientación del papel, etc. Pulse el botón Propiedades. 4

6. En el caso de los formularios, cada registro se interpreta como una página, por lo que en la opción Páginas Desde: Hasta: del apartado Intervalo de impresión debemos insertar el número de los registros específicos que deseamos imprimir. A modo de ejemplo, haga clic en el cuadro de texto Desde: e inserte el número 2.

O M

7. En el campo Hasta inserte el número 6 e inicie la impresión de estos cinco registros pulsando el botón Aceptar. 6

8. Termine este ejercicio y con él la sección dedicada a los formularios cerrando el formulario activo y guardando los cambios. 5

TR A

Si marca la opción Registros seleccionados se imprimirá sólo el registro activo en el formulario.

6 Además de establecer la presentación de las páginas impresas, el cuadro de propiedades ofrece normalmente opciones de calidad del papel, pudiendo elegir entre estilos de borrador o de alta calidad.

159

C N

Los informes se pueden imprimir, consultar en pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Las herramientas de creación de informes de Access 2010 permiten crear informes sencillos o complejos a partir de los campos incluidos en una tabla. El Asistente para informes es una práctica y sencilla guía paso a paso que facilita la creación de informes a través de distintas pantallas en las que se debe especificar las condiciones que tiene que cumplir el informe.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Crear un informe con el asistente

N ES

1. En este ejercicio crearemos un informe basado en nuestra Tabla de grabaciones. Para empezar, haga clic en la pestaña Crear de la Cinta de opciones y pulse sobre el icono Asistente para informes, que muestra un informe con una varita mágica en el grupo de herramientas Informes. 1

2. Se abre de este modo el Asistente para informes. En el primer paso debemos especificar la tabla o consulta de donde procederán los datos del nuevo informe así como definir los campos que aparecerán en él. Despliegue el campo Tablas/Consultas y elija la opción Tabla: Tabla de grabaciones. 2

O M

3. Queremos que en el informe aparezcan todos los campos de esta tabla. Para que todos los campos disponibles se añadan al cuadro Campos seleccionados pulse el botón con dos puntas de flecha hacia la derecha y haga clic sobre el botón Siguiente para pasar a la siguiente pantalla del asistente. 3

TR A

4. El segundo paso del asistente nos pregunta si deseamos agregar algún nivel de agrupamiento. En este caso, estableceremos

160

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 074 IC AS

que los registros se agrupen según el valor del campo ID álbum. Puesto que este campo ya se encuentra seleccionado, haga clic en el botón de punta de flecha hacia la derecha para crear el nivel de agrupamiento y pulse el botón Siguiente para continuar. 4 5. El nuevo paso del asistente nos pregunta en función de qué campo ordenaremos los registros. Debe tener en cuenta que los datos aparecerán ordenados por el campo ID álbum en primer lugar, es decir, por el campo por el que se agrupa la información. Pulse el botón Siguiente. 5

IMPORTANTE

TÉ

C N

Al crear un nivel de agrupamiento, se activa el botón Opciones de agrupamiento, que da paso al cuadro Intervalos de agrupamiento. Desde ese cuadro es posible definir los intervalos de agrupamiento que se aplicarán a los campos de grupo.

N ES

6. En esta ventana, entre otras cosas, puede decidir la distribución de la información en el papel y su orientación. Por defecto, la orientación es vertical y la distribución, en pasos. Nuevamente, pulse el botón Siguiente sin realizar ningún cambio.

7. Tal y como indica el asistente, ésta es toda la información necesaria para crear el informe, que, por defecto, se llamará igual que la tabla de la que toma los datos. Mantenga seleccionada la opción Vista previa del informe 6 y pulse el botón Finalizar.

O M

8. Aparece en pantalla el informe resultante en una vista preliminar. Observamos que el campo utilizado para agrupar los datos es el denominado ID álbum, tal y como se indicó en el asistente. Cierre la vista previa del informe pulsando el botón Cerrar vista preliminar. 7

9. Para acabar, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y cierre el infor7 me desde su correspondiente botón de aspa.

TR A

Las opciones de resumen suelen utilizarse en caso de que existan campos con valores numéricos.

161

C N

TÉ

1. En este ejercicio trabajaremos sobre el informe creado en el ejercicio anterior, basado en la Tabla de grabaciones, y veremos cómo cambiar algunos aspectos de su configuración de página. Empecemos. Desde el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el informe Tabla de grabaciones y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Vista preliminar. 1

Desde la vista preliminar del informe es posible realizar ciertas opciones de administración, como convertir el documento en PDF o XPS, enviarlo por correo electrónico o mostrar los datos en una hoja de cálculo.

la vista previa del informe puede servir como paso preliminar a la impresión del documento o como punto de ajuste del mismo. Al mostrar el informe en vista previa, la Cinta de opciones se actualiza para mostrar una serie de comandos destinados a cambiar la orientación de las páginas, los márgenes y el zoom.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Trabajar con la vista previa del informe

O M

2. Como hemos indicado en la introducción, las pestañas de la Cinta de opciones del programa desaparece para dejar paso a una única, denominada Vista preliminar. Lo primero que haremos, dada la gran cantidad de campos del informe, será cambiar la orientación de la página. Para ello, pulse sobre el comando Horizontal del grupo de herramientas Diseño de página. 2

3. Oculte el Panel de navegación pulsando sobre la doble punta de flecha de su cabecera. 3

TR A

162

2 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 075 C N

En la vista preliminar el puntero del ratón adopta siempre la forma de una lupa, con un signo + o -, según el valor de zoom aplicado en cada caso. Si muestra el signo +, el zoom aumentará al pulsar sobre el documento, mientras que se producirá la acción contraria si el puntero muestra un signo -.

N ES

6. Evidentemente, cuantas más páginas se muestren en pantalla, más bajo será el nivel de zoom aplicado y más difícil será leer el contenido del informe. Para cambiar el nivel de zoom, podemos utilizar tres procedimientos: pulsar directamente sobre el informe, utilizar el control deslizante de la Barra de estado o el comando Zoom del grupo de herramientas del mismo nombre. En este caso, despliegue dicho comando y elija de la lista el valor 75%. 6

IMPORTANTE

TÉ

5. El nivel de zoom aplicado por defecto en la vista preliminar permite visualizar toda la página del informe en pantalla, aunque sólo una. Si lo prefiere, puede mostrar a la vez dos página e incluso cuatro. Para ello, pulse en este caso sobre el comando Dos páginas del grupo de herramientas Zoom. 5

IC AS

4. Como si de la Barra de registros se tratara, en la parte inferior de la pantalla se muestra la barra de navegación, que nos permite en este caso, pasar de una página a otra. Haga clic en la punta de flecha que señala a la derecha para mostrar la página siguiente en pantalla. 4

O M

7. Desde el grupo de herramientas Tamaño de página, puede modificar el tamaño de la página y los márgenes. En ambos casos, puede elegir entre una lista de opciones predeterminadas. En el caso de los márgenes, si desea establecerlos manualmente, deberá dirigirse al cuadro de diálogo Configurar página utilizando el comando del mismo nombre del grupo de herramientas Diseño de página. Termine este ejercicio pulsando sobre el botón Cerrar vista preliminar. 7

TR A

163

IC AS

Entrar Crear autoinformes en Excel y abrir e un informes documento en Vista Diseño

N ES

TÉ

C N

Aunque el término Autoinforme ya no se utiliza en la versión 2010 de Access, nos referiremos a él en este ejercicio para mostrarle otra forma de crear informes de manera automática. El comando Informe del grupo de herramientas Informes crea un documento de este tipo sin ayuda de ningún asistente, sencillamente basándose en la tabla o consulta seleccionada. La otra opción para la creación de nuevos informes es utilizar la Vista Diseño, mediante la cual conseguimos un documento sin contenido aunque con el diseño predeterminado en el programa.

1. En este sencillo ejercicio le mostraremos la forma más sencilla de crear un informe y el modo más elaborado. Empecemos. En el Panel de navegación, haga clic sobre la Tabla de intérpretes para seleccionarla. 1

2. Esta será la tabla en la que se basará el programa para crear el autoinforme. A continuación, sitúese en la pestaña Crear de la Cinta de opciones. 2

O M

3. Seguidamente, para crear el autoinforme, pulse sobre el comando Informe del grupo de herramientas Informes. 3

4. De esta forma tan sencilla hemos creado un informe basado en la tabla seleccionada. 4 El nuevo informe toma el nombre de la tabla de origen y se muestra en la Vista Presentación, vista

TR A

164

2 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 076 C N

Compruebe que cuenta con las mismas secciones que los formularios, encabezado, detalle y pie de página, y que la vista cuenta igualmente con una cuadrícula de fondo que permite ajustar a la perfección los campos añadidos.

N ES

6. En el Panel de navegación ya puede ver los dos informes que hemos creado hasta el momento. A continuación, iniciaremos el proceso para crear un tercer informe, en esta ocasión, en Vista Diseño. Como veremos, al utilizar esta vista generamos un informe vacío el cual deberá ser completado con campos procedentes de la tabla o tablas indicadas. Sin embargo, esta acción la llevaremos a cabo en el ejercicio siguiente. Por el momento, oculte el Panel de navegación y sitúese de nuevo en la pestaña Crear de la Cinta de opciones. 7

IMPORTANTE

TÉ

5. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba como nuevo nombre el término Informe de artistas y pulse el botón Aceptar para almacenar y cerrar el informe. 6

IC AS

que será tratada en un ejercicio posterior. Lo que haremos a continuación será cerrar el informe y guardarlo con otro nombre. Para ello, pulse sobre el botón de aspa del informe y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para indicar que desea almacenar los cambios. 5

7. En el grupo de herramientas Informes, pulse sobre el comando Diseño de informe. 8

O M

8. Inmediatamente se abre un nuevo informe vacío en Vista Diseño. Terminaremos el ejercicio guardando el informe. Para ello, haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 9

9. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba como nombre para el informe el término Informe básico y pulse el botón Aceptar. 10 9

TR A

165

C N

TÉ

1. A partir de este ejercicio iremos completando el informe creado en la práctica anterior y que denominamos Informe básico. Empezamos con el informe vacío abierto en la Vista Diseño. Para empezar a agregar los campos que necesitamos, pulse sobre el comando Agregar campos existentes del grupo Herramientas. 1

En Access 2010 se han agregado opciones de formato condicional que permiten el uso de estilos de formato propios de Excel (como barras de datos para mejorar la legibilidad de columnas de números) para aportar dinamismo y espectacularidad a los informes.

Tanto si ha utilizado el asistente como si ha creado el informe automáticamente o desde la Vista Diseño, Access permite añadir y eliminar campos a los documentos posteriormente. Si desea agregar campos procedentes de una tabla o consulta determinados, es preciso utilizar el comando Agregar campos existentes, incluido en la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de diseño de informe.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Añadir campos a un informe

O M

2. En la parte derecha de la ventana se abre el panel Lista de campos. Este panel recoge todas las tablas creadas en la base de datos actual. En este caso, utilizaremos una vez más la Tabla de grabaciones, por lo que pulse sobre el signo + que precede su nombre. 2

3. Ahora se trata de seleccionar los campos de la tabla que desea agregar. Haga clic sobre el campo ID álbum y arrástrelo, sin soltar el botón del ratón, hasta situar el puntero del ratón en el cuarto cuadro de la primera fila de la cuadrícula. 3

TR A

166

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 077 IC AS

4. Tenga en cuenta que el punto en que sitúe el puntero del ratón será dónde se coloque el cuadro con el campo, no la etiqueta. Puede seleccionar más de un campo a la vez y agregarlo mediante el arrastre. Para ello, haga clic sobre el campo Título, pulse la tecla Control y, sin soltarla, haga clic sobre los campos ID Intérprete, Género, Año lanzamiento y Portada. 4

IMPORTANTE

5. A continuación, haga clic sobre el primero de los campos seleccionados y arrástrelo, sin soltar el botón del ratón, hasta situar el puntero debajo del campo ID álbum. 5

C N

El panel Lista de campos nos permite editar la tabla de origen y realizar en ella, si es preciso, los cambios necesarios.

N ES

TÉ

6. Puede agregar, si lo desea, campos procedentes de otras tablas. Para ello, debe seguir el mismo procedimiento que anteriormente. Veamos un ejemplo. En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, pulse sobre el signo + que precede a la tabla Mejor canción. 6

7. Seguidamente, pulse sobre el campo Mejor canción 7 y arrástrelo hasta situarlo debajo del campo Precio de compra. 8

8. Ya hemos agregado a nuestro informe los campos que inicialmente nos interesan. En los próximos ejercicios veremos cómo modificar estos campos. Haga clic sobre el botón de aspa de la cabecera del panel Lista de campos para ocultarlo. 9

O M

9. Para terminar, pulse en una zona libre del informe para eliminar la selección actual y dar así por terminado este ejercicio. 7

TR A

167

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio aprenderá a insertar nuevos encabezados en un informe y a crear un título para el documento. Nuestro objetivo será, en este caso, añadir un título genérico para el informe y, en un segundo encabezado, un título distinto para cada página. Sin embargo antes de empezar con el proceso, queremos mencionar la aparición de una etiqueta inteligente tras la creación de nuestro informe. En el extremo izquierdo de la regla habrá observado que aparece un pequeño triángulo de color verde y debajo, la etiqueta en cuestión. Pulse sobre esta etiqueta para ver las opciones que contiene. 1

Es posible añadir un título al informe o a la página desde la Vista Diseño o desde la Vista Presentación. Esta vista fue novedad en Access 2007 y permite trabajar de manera interactiva con los informes. La vista Presentación se utiliza, al igual que la vista Diseño, para realizar en tiempo real modificaciones en el diseño de los informes y para tener una idea muy aproximada del aspecto que tendrá el informe una vez impreso (para ver el aspecto definitivo, se utiliza la vista Preliminar).

Igual que en los formularios, los informes cuentan con una sección de encabezado en la cual habitualmente se refleja el título del documento. Como se verá en este ejercicio, es posible mostrar más de un encabezado en el informe con el fin de reflejar, por ejemplo, un título genérico y un título para cada página.

IMPORTANTE

IC AS

Añadir un título al informe

O M

2. Se trata en este caso de una etiqueta de advertencia acerca de la anchura del informe. El menú de la etiqueta proporciona distintos comandos para solventar el problema. En este caso, haga clic sobre el comando Omitir error para que el programa no tenga en cuenta esta excedencia. 2

3. La etiqueta ha desaparecido y el informe ha mantenido las dimensiones originales. Vamos a proseguir con nuestra práctica. Lo que haremos a continuación será mostrar un nuevo enca3

TR A

168

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 078 C N

De igual forma que con los formularios, los encabezados del informe admiten imágenes para ilustrar y personalizar el documento. Para ello, es preciso utilizar la opción Logotipo del grupo de herramientas Encabezado y pie de página o bien el comando Insertar imagen del grupo Controles.

N ES

5. La etiqueta del título se coloca en la parte superior del encabezado del informe, mostrando como texto el mismo que aplicamos como nombre del informe. 6 Vamos a modificarlo ligeramente. Para ello, haga clic detrás de la palabra básico, introduzca un espacio y escriba el término de grabaciones. 7

IMPORTANTE

TÉ

4. Efectivamente, aparece una nueva sección, denominada Encabezado del informe, mostrando el mismo formato que el que aplicamos en las tablas y en los formularios. 4 Vamos a proceder insertando en esta nueva sección el título genérico del informe. Haga clic en dicha sección y, en el grupo de herramientas Encabezado y pie de página, pulse sobre el comando Título. 5

IC AS

bezado al informe. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la sección Encabezado de página y, en el menú contextual que se despliega, pulse sobre el comando Encabezado o pie de página del informe. 3

6. Ahora, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic antes de la palabra Informe, para seleccionar así todo el título. 8

7. Aumentaremos el tamaño de la fuente. En la subficha Formato, despliegue el comando Tamaño de fuente, que muestra por defecto el valor 18 en el grupo de herramientas Fuente, y elija de la lista el valor 28. 9

O M

8. Seguidamente, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta del título, despliegue en el menú contextual el comando Tamaño y elija del submenú la opción Ajustar. 10 7

10 6

TR A

169

IC AS

Insertar el número de página y la fecha

TÉ

C N

Access permite añadir de forma automática los números de página, tanto en el encabezado como en el pie de página, así como la fecha y la hora actuales. El número de página se inserta por defecto en el encabezado de la página con una alineación centrada y se imprime en cada una de ellas, así como la fecha y la hora, que también forman parte por defecto de esta sección del informe.

N ES

1. En este sencillo ejercicio aprenderá a insertar en sus informes el número de página y la fecha y hora actuales. Continuamos trabajando con nuestro Informe básico. Para empezar, en el grupo de herramientas Encabezado y pie de página, pulse sobre el comando Número de página. 1

2. Se abre así el cuadro de diálogo Números de página, en el cual debemos indicar el formato, la posición y la alineación de este elemento. En primer lugar, en el apartado Formato, haga clic sobre el botón de opción Página N de M para que el número muestre la página actual con referencia al total. 2

O M

3. Seguidamente, en el apartado Posición, haga clic en el botón de opción Final de página para cambiar la posición predeterminada de este elemento. 3

4. También cambiaremos la alineación, por lo que despliegue el campo Alineación y elija la opción Izquierdo. 4

TR A

170

3 2

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 079

5. Mantenga marcada la opción Mostrar el número en la primera página y haga clic en el botón Aceptar para insertar el número.

IMPORTANTE

TÉ

C N

La fecha y la hora que se insertan en los informes se basan en el reloj y el calendario del sistema. Por esta razón, asegúrese de que estos elementos se encuentran bien configurados y ajustados en su equipo.

N ES

7. Efectivamente, en la sección seleccionada aparece ya el texto correspondiente al número de página. Para visualizar los valores reales debemos realizar una vista previa, acción que llevaremos a cabo en un ejercicio posterior. Ahora procederemos a insertar la fecha actual en nuestro informe. Para ello, pulse sobre el comando Fecha y hora del grupo de herramientas Encabezado y pie de página. 7

IC AS

6. Tal y como hemos indicado, el número se inserta en el pie de página. Para comprobarlo, haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical. 5

8. Se abre así el cuadro de diálogo Fecha y hora, que recordará de los ejercicios dedicados a los formularios. En este caso, mantendremos el formato de la fecha predeterminado, es decir, la fecha completa, y anularemos la aparición de la hora. Haga clic sobre la casilla de verificación de la opción Incluir hora para desactivarla y haga clic en Aceptar. 8

O M

9. El campo Fecha se inserta de forma predeterminada en el encabezado del informe. Antes de terminar lo cambiaremos de ubicación. Para ello, seleccione la nueva etiqueta y pulse la combinación de teclas Ctrl + X, correspondiente al comando Cortar.

10. Por último, haga clic con el botón derecho del ratón en la sección Encabezado de página y elija en el menú contextual la opción Pegar. 9

TR A

8 Ya sabe que la combinación de teclas equivalente al comando Pegar es Ctrl + V.

171

C N

TÉ

1. Continuamos trabajando en la Vista Diseño con nuestro Informe básico. Nuestro objetivo será, en este caso, desplazar las etiquetas de los campos a la sección Encabezado de página del informe, situarlos horizontalmente y recolocar los correspondientes campos en la sección Detalle. Sin embargo, antes de empezar, le mostraremos cómo eliminar algunos de los campos existentes. Haga clic sobre la etiqueta Género, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic sobre el correspondiente campo. 1

Además de utilizar el teclado, concretamente la tecla Suprimir, para eliminar etiquetas y campos, también puede utilizar el comando Eliminar del menú contextual del elemento seleccionado.

Como ya sabe, cada registro de un informe, igual que de un formulario, está formado por una etiqueta y un campo. Estos dos elementos pueden seleccionarse por separado y situarse en distintos puntos del documento. La reubicación de etiquetas y campos puede llevarse a cabo, previa selección de los mismos, mediante la técnica de arrastre o con la ayuda de las teclas de dirección del teclado.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Mover los campos

2. Pulse la tecla Suprimir para eliminar dicho campo.

O M

3. Así de sencillo. Repita el proceso con los campos Precio de compra y Mejor canción. 3

4. A continuación, ya podemos proseguir con nuestro objetivo, es decir, mover las etiquetas. Para ello, senzillamente, debemos seleccionarlas y arrastrarlas hasta el punto de destino.

TR A

172

2 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 080

N ES

7. Los elementos pegados se sitúan en la parte izquierda de la sección. Ahora se trata de ir moviéndolos uno en uno, tal y como hemos indicado, mediante la técnica de arrastre hasta situarlos todos en horizontal, uno junto al otro. Hágalo. 7

Si el cambio de posición de los campos es vertical, es decir, dentro de la misma sección, puede utilizar los comandos Subir y Bajar del grupo de herramientas Mover, situado en la subficha Organizar de la ficha contextual Herramientas de diseño de informe.

C N

6. Seguidamente, pulse con el botón derecho del ratón en la sección Encabezado de página y elija del menú contextual esta vez la opción Pegar. 6

IMPORTANTE

TÉ

5. Para mover los campos puede utilizar la técnica de arrastre, las teclas de dirección del teclado o bien la combinación de comandos Cortar y Pegar. En este caso, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la selección de etiquetas y elija del menú contextual la opción Cortar. 5

IC AS

Haga clic sobre la etiqueta del campo ID álbum, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic sobre la etiqueta del campo Portada. 4

8. Una vez reubicadas las etiquetas en la sección superior, haremos prácticamente lo mismo con los campos correspondientes. En este caso, nos interesa que estos campos permanezcan en la sección Detalle, en posición horizontal, debajo de sus correspondientes etiquetas. Seleccione los campos uno a uno y vaya arrastrándolos hasta situarlos en la posición adecuada. 8

O M

9. De esta forma hemos personalizado la forma del contenido del informe. Guarde los cambios realizados pulsando sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 9 5

TR A

173

C N

TÉ

1. En este ejercicio le mostraremos cómo agrupar distintos registros de un informe bajo un mismo campo. En concreto, realizaremos esta agrupación por año de lanzamiento de los álbumes. Empezamos la práctica con nuestro Informe básico abierto todavía en Vista Diseño. En el grupo de herramientas Agrupación y totales de la subficha Diseño, pulse sobre el comando Agrupar y totales. 1

Una vez creado un grupo en el informe, puede eliminarlo cuando ya no lo necesite. Para ello, puede utilizar el botón de aspa que aparece en el extremo derecho del registro de agrupación, en el panel Agrupación, orden y total.

El agrupamiento es una forma fácil de organizar la información en un informe. Access permite agrupar y ordenar los registros de forma diferente a la que aparece por defecto en tablas o consultas. Los grupos de registros también permiten realizar cálculos de resumen basados en dichos grupos. En un mismo informe, puede realizarse más de un agrupamiento.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Agrupar registros

2. Al seleccionar este comando, aparece el panel Agrupación, orden y total en la parte inferior del área de trabajo desde el cual podemos configurar la agrupación requerida. Para ello, haga clic sobre el comando Agregar un grupo. 2

O M

3. A continuación, debemos elegir el campo en torno al cual se agruparán el resto de campos. Como hemos indicado, en el pequeño cuadro que se despliega, haga clic sobre el campo Año lanzamiento. 3 4. Compruebe como aparece inmediatamente una nueva sección, denominada Encabezado Año lanzamiento. 4 Una vez 3

TR A

174

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 081 C N TÉ

N ES

5. Se muestran así una serie de opciones con unos valores predeterminados. Mantendremos todos estos valores tal y como aparecen por defecto y pasaremos a modificar la colocación de las etiquetas y los campos. Nos interesa que tanto la etiqueta como el campo Año lanzamiento se encuentren en un nivel superior al resto, por lo que, haga clic sobre dicha etiqueta para seleccionarla, pulse la combinación de teclas Ctrl + X para cortarla, haga clic dentro de la nueva sección y pulse la combinación de teclas Ctrl + V para pegarla. 6

IC AS

seleccionado el campo, podemos continuar configurando el resto de opciones disponibles para la agrupación. Pulse sobre el vínculo Más en el panel de agrupación para mostrar otras opciones. 5

6. Repita la operación con el campo correspondiente a la etiqueta, resituándolo si es necesario mediante el arrastre. 7

7. Al realizar este cambio de ubicación tras la agrupación, aparece en la etiqueta Año lanzamiento un símbolo de color verde que nos indica que existe algún error. Pulse sobre la etiqueta emergente, haga clic sobre Asociar la etiqueta con un control 8 y, en el cuadro Asociar etiqueta, pulse en Aceptar. 9

O M

8. Seguidamente, mueva las etiquetas de campo que permanecen en la sección Encabezado de página hasta situarlas debajo del campo Año lanzamiento en la nueva sección haciéndolas coincidir con sus correspondientes campos. 9

9. Lleve a cabo la asociación de las etiquetas con el correspondiente control como hemos visto antes y guarde los cambios realizados. 8

9 10

TR A

175

IC AS

Ordenar registros

C N

Además de agrupar los registros, también puede ordenarlos. Un informe siempre será más comprensible si la información se muestra ordenada. Access 2010 utiliza el panel Agrupación, orden y total para ordenar los registros agrupados.

N ES

TÉ

1. En este sencillo ejercicio, le mostraremos cómo ordenar los registros contenidos bajo un campo agrupado. Lo que haremos en concreto será ordenar los registros, dentro de cada grupo Año lanzamiento, por el título del álbum. Al terminar este ejercicio realizaremos una vista previa del informe para que pueda comprobar los cambios realizados, tanto en la agrupación como en la organización de los registros. Empecemos. Desde el panel Agrupación, orden y total, que permanece abierto en la parte inferior de la pantalla, haga clic sobre el comando Agregar un orden. 1

O M

2. Siguiendo el mismo proceso visto para la agrupación de registros, aparece ahora un pequeño cuadro con los campos contenidos en los registros. En este caso, y como hemos indicado, pulse sobre el campo Título. 2

3. Por defecto, los álbumes se ordenarán alfabéticamente. Si desea cambiar este criterio, despliegue el campo que muestra el texto con A en la parte superior y elija la opción con Z en la parte superior. 3 Sin embargo, en este caso, mantendremos el 2

TR A

176

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

082 001 C N

Para solventar problemas de espacios entre las distintas secciones del informe, espacios que se traducen en zonas blancas en la vista previa, reduzca la altura de cada sección adaptándola únicamente al contenido

N ES

5. Como hemos indicado al inicio realizaremos una vista previa para comprobar el aspecto de nuestro informe agrupado. Para ello, haga clic en el segundo icono de acceso a vistas de la Barra de estado, correspondiente a la Vista preliminar. 5

IMPORTANTE

TÉ

4. Como vimos durante la agrupación de registros, estas opciones permiten especificar un título, un encabezado y un pie para el nuevo orden. No cambiaremos ninguna otra opción, por lo que cierre el panel de agrupación y orden pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de su cabecera.

IC AS

orden ascendente predeterminado. Haga clic sobre el vínculo Más de este panel para comprobar otras opciones de configuración. 4

6. Si aparece un cuadro de diálogo en el que se advierte de ciertos problemas con el ancho de la página, haga clic en Aceptar para seguir adelante. 6

7. Se muestra así la vista preliminar del informe. Compruebe en primer lugar que el criterio de agrupación se ha cumplido correctamente, siendo el primer campo que se muestra en el registro el del año de lanzamiento del álbum. 7 Localice con la ayuda de la barra de navegación de la parte inferior un año que contenga más de un registro. 8

O M

8. Así puede comprobar que el orden ascendente establecido dentro de cada grupo también se respeta. 9 Vuelva a la Vista Diseño pulsando sobre el tercer icono de la Barra de estado. 6

TR A

177

C N

TÉ

N ES

1. Antes de empezar este ejercicio, le recomendamos que descargue de nuestra página el archivo Colección de grabaciones005. accdb y lo abra en Access 2010. Se trata de una actualización en cuanto a la disposición de los elementos en pantalla de nuestro Informe básico. Tras abrir dicho informe, despliegue el comando Ver, en el grupo de herramientas Vistas, y elija la opción Vista Presentación. 1

En la vista Presentación el informe se está ejecutando, lo que implica que podemos ir viendo los cambios sobre los datos a medida que los vamos realizando, sin necesidad de activar otras vistas, aunque hay que tener en cuenta que no todas las modificaciones se pueden llevar a cabo desde la vista Presentación sino que en algunos casos será necesario activar la vista Diseño.

Tanto la vista Presentación como la vista Informes fueron novedad en Access 2007 y permiten trabajar de manera interactiva con los informes. La vista Presentación se utiliza, al igual que la vista Diseño, para realizar en tiempo real modificaciones en el diseño de los informes y para tener una idea muy aproximada del aspecto que tendrá el informe una vez impreso (para ver el aspecto definitivo, se utiliza la vista Preliminar).

IMPORTANTE

IC AS

Entrar Cambiar en entre Excel Vista y abrir un Presentación documento e Informes

O M

2. Esta vista nos permite realizar cambios de diseño en el informe mientras lo exploramos. Vamos a alinear a la izquierda el contenido del campo Año lanzamiento. Haga clic sobre el año 2002. 2

3. Sitúese en la pestaña Formato de la ficha contextual Herramientas de presentación de informe y haga clic sobre el icono de alineación a la izquierda del grupo de herramientas Fuente. 3

TR A

178

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 083

4. Seguidamente, añadiremos un logotipo a la cabecera del informe. Active la subficha Diseño y haga clic en el comando Logotipo del grupo de herramientas Encabezado y pie de página. 4

IMPORTANTE

TÉ

C N

Por su parte, la vista Informes muestra una representación precisa del informe sin tener que imprimir o mostrar la vista preliminar del mismo. Es la vista predeterminada en que se muestran los informes al abrirlos con un doble clic desde el Panel de navegación y en ella es posible seleccionar texto o filas completas y copiarlos en el Portapapeles así como aplicar filtros.

N ES

6. La imagen seleccionada se añade al informe por debajo del título. Para solucionar este aspecto, reduzca la anchura de la etiqueta del título mediante la técnica de arrastre y, cuando visualice la imagen, vuelva a ampliarla, de manera que quede al descubierto la imagen. 5

IC AS

5. Se abre de este modo el cuadro de diálogo Insertar imagen. Localice el archivo música.tiff (que ya utilizamos en un ejercicio anterior) y pulse el botón Aceptar.

7. Ahora cerraremos el informe guardando los cambios y volveremos a abrirlo en la vista Informes para comprobar el efecto conseguido con los cambios. Pulse el botón de aspa de la Barra de título del informe y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para que los cambios se guarden. 6

8. A continuación, haga doble clic sobre nuestro Informe básico en el Panel de navegación. 7

O M

9. Como puede ver, al abrir cualquier informe mediante una doble pulsación, éste se muestra por defecto en la vista Informes. 8 En esta vista podemos seleccionar texto y filas completas y copiarlos en el Portapapeles para después pegarlos en cualquier otro documento. Termine este ejercicio ocultando el Panel de navegación.

TR A

179

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio aprenderá a cambiar el formato de sus informes en Access. Nuestro Informe básico tomó para su encabezado el mismo color que la tabla en la cual está basado. Veamos cómo cambiar este color y cómo aplicar otros temas. Haga clic sobre el tercer icono de acceso a vistas de la Barra de estado para mostrar el informe en la Vista Presentación. 1 2. El grupo de herramientas Temas permite cambiar el tema del informe, las combinaciones de colores y las fuentes utilizadas en el documento. Veamos qué temas se encuentran disponibles. Despliegue el comando Temas en este grupo. 2

Puede resultar interesante utilizar máscaras de entrada cuando desea que los usuarios escriban los datos en un formato predefinido. Por ejemplo, si desea que los usuarios escriban los números de teléfono en el formato británico o alemán, una máscara de entrada puede evitar que escriban los datos de cualquier otra forma. Desde la hoja de propiedades de un campo es posible controlar si existen o no máscaras de entrada aplicadas.

Los informes, igual que cualquier otro objeto de Access, se crean con un formato predeterminado. Este formato se basa en la tabla original de la base de datos, aunque no tiene por qué mantenerse igual. Desde la Vista Presentación y la Vista Diseño es posible personalizar los informes cambiando el formato mediante temas y combinaciones de colores.

IMPORTANTE

IC AS

Cambiar el formato del informe

TR A

O M

3. La vista previa en directo, común en todas las aplicaciones de Office desde la versión 2007 de la suite, permite visualizar el aspecto de cada tema sobre el documento con sólo situar el puntero del ratón sobre las distintas opciones. Recuerde que los temas incluyen colores de fondo y de fuente, así como distintos tipos de letra y tamaños. Compruébelo. 3

Access 2010 permite cambiar la fuente predeterminada que se utiliza para mostrar los datos. También permite aplicar formato a un control para mostrar el texto atenuado y de sólo lectura y, de esta forma, indicar a los usuarios que pueden leer la información pero no pueden cambiarla.

180

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 084

4. Aplique el tema que más le guste tras realizar la comprobación pulsando sobre el diseño que desee. 4

TÉ

C N

IC AS

5. Seguramente, el color de fondo del encabezado del informe habrá cambiado, así como el color y el tipo de letra del título. Además, puede que la fuente y el tamaño de la misma del contenido de los registros también haya cambiado. 5 Compruebe también como el grupo de herramientas Temas se ha actualizado y muestra ahora los colores del tema elegido. 6 La aplicación de temas supone el cambio sobre todo el informe. Sin embargo si desea modificar ciertas filas en concreto, también puede hacerlo mediante otro comando. Como ejemplo, aplicaremos un color de fila alterno acorde con los colores del tema. Para ello, pulse sobre una de las filas que contienen el año de lanzamiento para seleccionarlas todas. 7

N ES

6. A continuación, sitúese en la subficha Formato.

7. En el grupo de herramientas Fondo, despliegue el comando Alternar color de fila y elija de la amplia paleta que aparece la opción Automático. 8

O M

8. El color elegido se aplica en las filas alternas del programa que coinciden con la sección seleccionada. Si lo desea, también puede colorear las celdas que contienen ciertos datos. Sin embargo, dejaremos aquí este ejercicio. Vuelva a la Vista Informes pulsando sobre el primer icono de acceso a vistas. 9 6

TR A

181

C N

TÉ

1. En este ejercicio utilizaremos el asistente para etiquetas para crear etiquetas a partir de nuestro Informe básico, que permanece abierto en pantalla. Para empezar, sitúese en la pestaña Crear de la Cinta de opciones y pulse sobre el comando Etiquetas, el segundo de los que aparecen a la derecha del botón Informe en blanco en el grupo Informes. 1

Generalmente, las etiquetas suelen utilizarse con fines postales, aunque los datos que contienen las tablas del programa pueden ser tan variados que las etiquetas pueden formatearse con diferentes fines.

En Access 2010, la forma más sencilla de crear etiquetas es utilizando el Asistente para etiquetas que encontramos en el grupo de herramientas Informes de la ficha Crear. Este asistente nos guía en el proceso de creación de las etiquetas a partir de un informe ya existente.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Crear etiquetas con el asistente

2. Este comando da paso al asistente para la creación de etiquetas estándar o personalizadas. En el primer paso del asistente, debemos definir las propiedades de las etiquetas que vamos a utilizar. Mantenga las opciones predeterminadas y pulse el botón Siguiente. 2

O M

3. El segundo paso consiste en establecer el formato del texto que aparecerá en las etiquetas. Despliegue el campo Tamaño de fuente y pulse sobre el valor 10. 3

4. En el cuadro de vista previa de la izquierda puede ir comprobando el efecto de los cambios. Modificaremos también el color del texto. Haga clic en el botón con unos puntos suspensivos situado a la derecha del campo Color de texto. 4 2

TR A

182

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 085 C N

El Asistente para etiquetas nos permite establecer las condiciones que deberán cumplir las etiquetas, como los datos que se van a mostrar en las mismas, el tamaño de las etiquetas, etc. En cualquier caso, una vez creado el informe de etiquetas, éste se podrá modificar desde la vista Diseño o desde la vista Presentación.

N ES

7. Tras pulsar la tecla Retorno para pasar a la línea siguiente, repita el paso anterior para añadir los campos Género y Año lanzamiento. 7

IMPORTANTE

TÉ

6. Ahora debemos indicar los campos que aparecerán en las etiquetas. Podemos seleccionarlos en el cuadro Campos disponibles o bien introducirlos directamente en el cuadro Etiqueta prototipo. Con el campo Título seleccionado, haga clic en el botón con una punta de flecha para añadirlo al cuadro de la derecha. 6

IC AS

5. En el cuadro Color, pulse sobre la muestra de color rojo, pulse el botón Aceptar para aplicarlo 5 y, de vuelta al asistente, haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso.

8. Pulse en el botón Siguiente para seguir adelante.

9. El siguiente paso consiste en indicar si los datos de las etiquetas seguirán algún orden concreto. En esta ocasión, ordenaremos los campos por el título. Seleccione dicho campo, haga clic en el botón con una punta de flecha para agregarlo al cuadro Ordenar por y pulse en Siguiente. 8

O M

10. En el último paso del asistente para la creación de etiquetas, debemos especificar un nombre para el informe e indicar si queremos ver las etiquetas antes de imprimirlas o acceder al modo de modificación de las mismas. Escriba como nombre el término Etiquetas y pulse el botón Finalizar.

11. Aparece la vista preliminar del nuevo informe de etiquetas que hemos creado. 9 Termine este ejercicio cerrando el nuevo informe. 9

TR A

183

C N

1. En esta penúltima práctica dedicada a los informes en Access 2010 aprenderá a crear un subinforme y a insertarlo dentro de un informe existente. Para empezar, debemos abrir en Vista Diseño el informe que albergará el subinforme. Desde el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre nuestro Informe básico y elija del menú contextual la opción Vista Diseño. 1

N ES

El proceso para crear subinformes es exactamente el mismo que el que utilizamos en su momento para crear un subformulario. El subinforme es pues un control de Access.

Un subinforme es un informe contenido dentro de otro informe. La función básica de los subinformes es la de añadir información complementaria al informe al que pertenecen, por lo que los datos de ambos objetos deben estar relacionados. De hecho, antes de crear un subinforme es fundamental comprobar que realmente existe una relación entre los registros de uno y otro.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Entrar en Excel y abrir un documento Crear un subinforme

2. A continuación, y tras ocultar el Panel de navegación, despliegue el panel de controles de la subficha Diseño y haga clic sobre el quinto de la última fila, denominado Subformulario/ Subinforme. 2

O M

3. Por defecto, el subinforme se inserta en el pie de página, aunque sepa que puede ubicarlo donde más le convenga. Para ello, haga clic en una zona libre de la mencionada sección para iniciar el asistente. 3

TR A

184

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 086

4. Se abre el Asistente para subinformes, desde el cual debemos indicar la tabla, consulta, formulario o informe que utilizaremos como origen. En este caso, seleccione el documento Informe de artistas y pulse sobre el botón Siguiente. 4

C N TÉ

N ES

6. En el campo siguiente y último podemos asignar un nombre al subinforme. Por defecto, el programa propone el mismo nombre que el informe de origen y así lo mantendremos. Pulse sobre el botón Finalizar para crear el subinforme. 6

IC AS

5. La segunda pantalla del asistente nos permite indicar qué campos vinculan el informe principal al subinforme. Como el subinforme lo insertamos únicamente a modo informativo, seleccione la opción Ninguno y haga clic en Siguiente. 5

7. El subinforme se inserta en el punto indicado al inicio del proceso. Sitúese en la Vista Informes y compruebe el aspecto conseguido. (Recuerde que el subinforme se encuentra al pie del informe, por lo que deberá utilizar la Barra de desplazamiento vertical para visualizarlo.) 7

O M

8. De esta forma, dado que nuestro informe refleja sólo el identificador del intérprete, puede disponer en el mismo documento de la correspondencia de este identificador con el artista en cuestión. Vea también que el subinforme ha adquirido el mismo tema que el que aplicamos al informe en ejercicios anteriores. Termine este ejercicio guardando los cambios realizados. 8 6 8

TR A

185

IC AS

Imprimir un informe

TÉ

C N

Aunque el objetivo final de los informes, igual que el de los formularios, no es su distribución en papel, éstos pueden imprimirse. La impresión de estos documentos puede llevarse a cabo a través de las opciones Imprimir e Impresión rápida del nuevo menú Archivo o bien utilizando la combinación de teclas Ctrl.+P.

N ES

1. En este ejercicio veremos cómo imprimir un informe. Para ello, y aprovechando que se encuentra abierto en Vista Informes, utilizaremos nuevamente nuestro Informe básico. En primer lugar, utilizaremos el comando Imprimir del nuevo menú Archivo para acceder al cuadro de diálogo Imprimir. Pulse en la pestaña Archivo. 1

2. Recuerde que la nueva vista Backstage de Access 2010 y de todos los programas de la suite Office contiene comandos, organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla, aplicables a toda la base de datos. Haga clic en el comando Imprimir. 2

O M

3. Como puede ver, y seguramente recordará de la impresión de formularios, las opciones de este comando permiten obtener una impresión rápida del documento, sin pasar por el cuadro Imprimir, así como acceder a una vista preliminar del mismo. Pulse en este caso sobre la opción Imprimir. 3 2

TR A

186

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 087 C N TÉ

N ES

5. Este cuadro cambia según el tipo y el modelo de impresora que tenga instalada en su equipo. Aun así, el cuadro cuenta siempre con tres pestañas: Presentación, Papel/Calidad y Trabajo/Registro. En la primera de ellas es posible cambiar, entre otras opciones, la orientación del papel. En esta ocasión, despliegue el campo correspondiente a la orientación, elija la opción Horizontal y pulse el botón Aceptar. 5

IC AS

4. Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Imprimir en el que podemos definir el número de copias que deseamos obtener del informe, así como el orden de impresión de las hojas. Si marca la opción Intercalar estará indicando que desea que primero se imprima una copia de cada hoja. Si desactiva dicha opción, indicará que primero se impriman todas las primeras páginas, seguidas de las segundas y así sucesivamente. A través de este cuadro también podemos especificar qué parte del fichero deseamos imprimir, cuál será la orientación del papel, etc. Pulse el botón Propiedades. 4

6. En el apartado Intervalo de impresión debemos insertar el número de las páginas que deseamos imprimir. Haga clic en Aceptar para imprimir todo el informe.

O M

7. Desde la Vista preliminar del informe también puede iniciar la impresión del documento. Para comprobarlo, haga clic en el segundo icono de los accesos a vistas de la Barra de estado. 6

8. En la Cinta de opciones de esta vista, haga clic sobre el comando Imprimir para acceder de nuevo al cuadro Imprimir. 7

9. Termine este ejercicio cancelando el cuadro de impresión y cerrando el informe. 7

TR A

187

C N

1. En este ejercicio aprenderá a crear una relación entre la tabla principal de nuestra base de datos, denominada Tabla de grabaciones, y la Tabla de intérpretes. Para empezar, desde el Panel de navegación, haga clic sobre la Tabla de grabaciones para seleccionarla. 1

N ES

La creación de relaciones entre tablas supone la posibilidad de crear sin problemas formularios, consultas e informes añadiendo campos de las tablas relacionadas.

La ventaja de las bases de datos reside principalmente en la posibilidad de crear relaciones entre las distintas tablas que la componen. Recuerde que los campos que se relacionen deben ser del mismo tipo; en caso contrario, no será posible crear ninguna relación entre ellos.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Crear relaciones entre tablas

2. A continuación, sitúese en la pestaña Herramientas de base de datos de la Cinta de opciones. 2

3. Seguidamente, haga clic sobre el comando Relaciones en el grupo de herramientas del mismo nombre. 3

O M

4. El área de trabajo se actualiza para mostrar, en el caso en que existan, las relaciones creadas. Lo que haremos a continuación es iniciar el proceso para crear una nueva relación. Para ello, en la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de relaciones, haga clic sobre el comando Mostrar tabla del grupo de herramientas Relaciones. 4

TR A

188

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 088

N ES

8. Entre las dos tablas aparece ahora una línea que relaciona los dos campos incluidos en el proceso. 8 En el grupo de herramientas Relaciones, pulse sobre el comando Cerrar para salir del modo de edición de estos elementos. 9

Si desea que no se pueda incluir ningún intérprete en la Tabla de grabaciones que no esté incluido en la Tabla de intérpretes, marque la casilla Exigir integridad referencial.

C N

7. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Pulse el botón Crear para cerrar el cuadro de diálogo y crear la relación. 7

IMPORTANTE

TÉ

6. A continuación, haga clic en el campo Id Intérprete de la Tabla de grabaciones y arrástrelo hasta el campo del mismo nombre de la Tabla de intérpretes. 6

IC AS

5. Se abre ahora el cuadro de diálogo Mostrar tabla en el cual debemos seleccionar las tablas que formarán parte de la relación. En este caso, haga doble clic sobre la Tabla de grabaciones, doble clic sobre la Tabla de intérpretes y pulse sobre el botón Cerrar. 5

9. En el cuadro de diálogo que aparece acerca del almacenamiento del diseño de las relaciones, haga clic en Sí para mantener este diseño.

10. Para controlar en todo momento las relaciones y las dependencias entre estos objetos, pulse sobre el comando Dependencias del objeto, en el grupo de herramientas Relaciones. 10

O M

11. En el cuadro de diálogo que aparece pulse el botón Aceptar para actualizar la información y visualizar las dependencias. 7

TR A

189

IC AS

Crear un informe de relación

TÉ

C N

Una vez creadas las relaciones entre distintas tablas, puede resultar aconsejable, sobre todo si estas relaciones son muy extensas, obtener un informe en el cual se reflejen dichas relaciones. Access 2010 permite obtener este informe de forma automática para ser impreso o enviado por correo electrónico.

N ES

1. En este ejercicio veremos cómo obtener un informe de las relaciones existentes entre nuestra Tabla de grabaciones y otras tablas de la base de datos Colección de grabaciones. Para empezar, en el Panel de navegación, haga doble clic sobre nuestra Tabla de grabaciones. 1

2. Oculte el Panel de navegación pulsando sobre la doble punta de flecha de su cabecera. 2

3. En esta ocasión, y dado que disponemos de la tabla abierta en la Vista Hoja de datos, utilizaremos otro procedimiento para mostrar las relaciones existentes. Para ello, haga clic sobre la subficha Tabla de la ficha contextual Herramientas de tabla. 3

O M

4. Ahora, en el grupo de herramientas Relaciones, pulse sobre el comando del mismo nombre. 4

5. Se abre una nueva página en una nueva pestaña mostrando las relaciones existentes para esta tabla. Compruebe que la Cinta de opciones también se actualiza. En el grupo Herramientas, haga clic sobre el comando Informe de relación. 5

TR A

190

4 5

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 089 C N TÉ

7. Seguidamente, despliegue el comando Márgenes del grupo de herramientas Tamaño de página y elija de la lista la opción Normal. 8

IC AS

6. Observe lo que ha ocurrido. El programa ha creado un nuevo informe con las relaciones disponibles y lo muestra en la Vista preliminar. 6 El informe de relaciones adquiere el formato aplicado en su momento a otro informe, mostrando incluso la fecha de su creación. Lo que haremos a continuación será modificar ligeramente el documento para su impresión. En primer lugar, en el grupo de herramientas Diseño de página, haga clic sobre el comando Horizontal para cambiar la orientación de la página. 7

N ES

8. Ajustaremos la página al área de trabajo para comprobar el aspecto. Para ello, despliegue el campo Zoom del grupo de herramientas del mismo nombre y elija la opción Ajustar a la ventana. 9

9. Si el aspecto del informe es de su agrado, haga clic sobre el comando Imprimir y, en el cuadro de diálogo del mismo nombre, pulse sobre el botón Aceptar. 9

10. En la Cinta de opciones de la vista preliminar, pulse sobre el comando Cerrar vista preliminar. 10 8

O M

11. Ahora el informe pasa a mostrarse en Vista Diseño, lo que permitiría otros cambios en la configuración del documento. Sin embargo, en este caso, cerraremos el nuevo informe guardando los cambios. Para ello, pulse sobre el botón de aspa, escriba el término Relaciones existentes en el cuadro Guardar como y pulse en Aceptar para terminar. 6

TR A

191

IC AS

Indexar campos

N ES

TÉ

C N

Un factor esencial en el uso de las relaciones es la definición de campos índices. Para que dos tablas puedan relacionarse entre sí, debe existir un campo común entre ellas y deben tener definida la propiedad indexada como verdadera. Esta propiedad permite que Access acceda con mayor rapidez a estos campos y, en consecuencia, a los registros que identifican. Precisamente por este último motivo, y aunque no se vayan a definir relaciones, es conveniente utilizar esta propiedad en los campos más importantes.

1. En este ejercicio, utilizaremos un par de tablas de nuestra base de datos para aprender a indexar campos. Para empezar, muestre el panel de navegación pulsando sobre el botón con una punta de flecha situado en su cabecera. 1

2. A continuación, debemos abrir la tabla en cuestión en Vista Diseño, por lo que haga clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla Tabla de grabaciones y, en el menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Vista Diseño. 2

TR A

192

O M

3. La indexación de campos se lleva a cabo desde el panel de propiedades de campo, situado, como ya sabe, en la parte inferior del área de trabajo en esta vista. Indexaremos en primer lugar el campo Título. Pulse sobre el nombre de dicho campo. 3 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 090 C N

Para controlar los campos de una tabla que han sido indexados y sus propiedades, pulse sobre el comando Índices del grupo de herramientas Mostrar u ocultar, en la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de tabla.

N ES

6. Hemos optado por los duplicados para poder tener dos o más registros con valores repetidos en este campo. Si se activara la opción Sin duplicados, no podríamos tener dos o más registros con el mismo valor. Por último, también indexaremos el campo Género. Haga clic sobre el nombre de este campo en la columna Nombre del campo. 6

IMPORTANTE

TÉ

5. Al seleccionar este campo en el panel de propiedades, se muestra en la parte derecha del mismo, a modo de ayuda, una descripción acerca de su funcionamiento y su finalidad en la tabla. Pulse sobre el botón de flecha que aparece en el cuadro activo y seleccione la opción Sí (con duplicados). 5

IC AS

4. Seguidamente, haga clic detrás de la palabra No ubicada en el cuadro de texto de la propiedad Indexado situada en la pestaña General. 4

7. Sitúe el cursor al final de la palabra No en el cuadro de texto de la propiedad de campo Indexado.

8. Para terminar, pulse sobre el botón de flecha que aparece en el cuadro activo y seleccione la opción Sí (con duplicados). 7

9. Finalizaremos este sencillo ejercicio cerrando la tabla. Haga clic sobre el botón Cerrar que aparece en la cabecera de la misma.

O M

10. En la ventana que le pregunta si desea guardar los cambios, pulse sobre el botón Sí. 8 6

TR A

193

IC AS

Mostrar formularios al abrir una base de datos

TÉ

C N

Si alguno de los formularios creados en una base de datos podría ser considerado el formulario principal, es posible que resulte interesante que este documento se abra de forma automática cada vez que se abre la base de datos. Para indicar qué formulario se abrirá, es preciso dirigirse a las opciones de Access.

N ES

1. En este sencillísimo ejercicio le mostraremos cómo puede configurar el programa para que, cuando acceda a la base de datos Colección de grabaciones, se abra de forma automática el formulario Tabla de grabaciones. Para empezar, y con la mencionada base de datos abierta, haga clic sobre la nueva pestaña Archivo. 1

2. Como recordará, este nuevo menú Archivo cuenta con todos los comandos y las opciones que permiten gestionar y administrar los documentos existentes. En este caso, y tal como hemos indicado en la introducción, haga clic sobre el comando Opciones. 2

O M

3. Se abre así el cuadro de opciones de Access, mostrando las opciones generales del programa. 3 En este caso, haga clic sobre la categoría Base de datos actual, en el panel de la izquierda del cuadro de opciones. 4 3

TR A

194

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 091

4. En el primer apartado, denominado Opciones de aplicación, se encuentra el comando que nos interesa en este caso. Despliegue el campo Mostrar formulario. 5

IC AS

5. En esta lista deben aparecer todos los formularios que forman parte de la base de datos abierta. En este caso, haga clic sobre el denominado Tabla de grabaciones, el cual, como recordará, está basado en la tabla del mismo nombre. 6

TÉ

N ES

7. El programa nos informa que, para que el cambio tenga el efecto buscado, debemos cerrar la base de datos y volver a abrirla, proceso que llevaremos a cabo a continuación. Haga clic en Aceptar en el cuadro de advertencia. 8

C N

6. Haga clic en Aceptar para confirmar el cambio de configuración en las opciones del programa. 7

8. Seguidamente, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Cerrar base de datos. 9

9. Ahora, haga clic en el comando Reciente del menú Archivo y, en el panel de archivos recientes, pulse sobre nuestra base de datos Colección de grabaciones005. 10

10. Efectivamente, se abre la base de datos y, al tiempo, se muestra en el área de trabajo el formulario especificado. Termine el ejercicio cerrando el formulario abierto. 11 8

O M

TR A

6 7

195

C N

TÉ

N ES

1. En este sencillo ejercicio aprenderemos a compactar y reparar una base de datos. Estas acciones que en Access 2007 se llevaban a cabo desde el comando Administrar del botón de Office ahora se realizan desde el nuevo menú Archivo. Con la base de datos Colección de grabaciones abierta en pantalla, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Información. 1

Los elementos borrados durante la compactación de una base de datos suelen ser registros y objetos como formularios, consultas, tablas, etc., que, aunque ya se eliminaron en su momento y, por lo tanto, no son visibles, todavía no han sido suprimidos definitivamente de la base de datos y siguen ocupando un espacio de forma innecesaria.

Compactar una base de datos consiste en borrar todos aquellos elementos que ya no se utilizan pero que están ocupando un espacio en el disco duro de su equipo. Es recomendable llevar a cabo esta operación de forma periódica. Por su parte, reparar una base de datos consiste en comprobar su estructura y la de todos sus objetos, relaciones, códigos, etc., para solucionar los pequeños errores que se puedan detectar.

IMPORTANTE

IC AS

Compactar y reparar una base de datos

O M

2. Como puede ver, desde este comando podemos reparar y compactar una base de datos, publicarla en un servidor para que otros usuarios tengan acceso a ella, analizar el rendimiento de la base de datos, restringir el acceso a la misma mediante un cifrado con contraseña, etc. Haga clic en este caso sobre la opción Compactar y reparar base de datos. 2

3. El equipo lleva a cabo la compactación de manera automática, por lo que el proceso es inapreciable. 3 Lógicamente, en fun3

TR A

196

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

IC AS

Reparar y compactar una base de datos son dos sencillas operaciones que se realizan de forma simultánea, ya que están muy relacionadas. Prueba de ello es que el programa cuenta con un mismo comando para realizar las dos acciones: el comando Compactar y reparar base de datos.

N ES

5. Haga clic en la casilla de verificación de la opción Compactar al cerrar de la sección Opciones de aplicación. 6

IMPORTANTE

C N

4. Se abre el cuadro Opciones de Access. Haga clic en la categoría Base de datos actual del panel de la izquierda. 5

092 001 TÉ

ción del contenido de la base de datos, la duración del proceso será mayor o menor. Cuando termina, la base de datos principal aparece de nuevo en pantalla, con todos sus objetos cerrados, excepto en este caso, el formulario Tabla de grabaciones, tal y como configuramos en el ejercicio anterior. A continuación, veamos cómo configurar una base de datos para que se compacte automáticamente al cerrarla. Haga clic de nuevo en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones. 4

6. Debe tener en cuenta que esta opción sólo afecta a la base de datos con la que estamos trabajando actualmente. Hay que establecer esta particularidad para cada base de datos que se desee compactar y reparar automáticamente. Pulse el botón Aceptar para aplicar el cambio realizado en las opciones de Access.

7. Un cuadro de diálogo nos informa de que debemos cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio de configuración surta efecto. Pulse el botón Aceptar de este cuadro de diálogo. 7

O M

8. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Cerrar base de datos. 8 6

9. A partir de ahora, cada vez que cerremos la base de datos, ésta se compactará y se reparará automáticamente. Para abrirla de nuevo y dar por acabado el ejercicio, pulse sobre su acceso directo en el menú Archivo. 9 7

TR A

197

C N

TÉ

1. En este ejercicio aprenderá dos procedimientos para exportar una tabla a otros formatos de archivo. En concreto, exportaremos nuestra Tabla de grabaciones a una hoja de cálculo y nuestro formulario del mismo nombre a un archivo de texto. Para empezar, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la Tabla de grabaciones. 1

N ES

Access 2010 ofrece dos formatos de texto como destino de exportación de los objetos de nuestras bases de datos: el comando Archivo RTF de Word produce un documento de texto enriquecido, mientras que el comando Archivo de texto da como archivo resultante un documento de texto sin formato.

Para compartir la información incluida en una base de datos de Access con otras aplicaciones, puede exportar los objetos contenidos en ella. Desde Access 2010, puede elegir entre varios formatos de archivo y conocer la aplicación que recibirá los datos: otra base de datos o un programa diferente.

IMPORTANTE

IC AS

Entrar en Excel y abrir un documento Exportar información

2. En el menú contextual que se despliega, haga clic sobre el comando Exportar y, de la larga lista de formatos que aparecen, elija el primero de ellos, Excel. 2

O M

3. De esta forma se abre el cuadro de diálogo Exportar: Hoja de cálculo de Excel, en el cual debemos configurar algunas opciones de exportación. Mantenga tanto el nombre como el formato del archivo especificados y marque la casilla de verificación de la opción Exportar datos con formato y diseño. 3

4. De esta forma conseguiremos que el archivo resultante de la exportación conserve la mayor parte del formato y la informa-

TR A

198

2 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 093 C N

Si durante el proceso de exportación no marca la opción Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación, sepa que, por defecto, el programa guarda el archivo resultante en la carpeta Documentos de su equipo.

N ES

6. Tal y como hemos indicado en el proceso, la tabla se abre en Excel al terminar la exportación. 4 Tras realizar la comprobación, cierre el programa de cálculo pulsando sobre el botón de aspa de su cabecera. 5

IMPORTANTE

TÉ

5. En el caso de realizar la exportación de objetos a Excel con frecuencia, resulta recomendable marcar la opción Guardar pasos de exportación para que en futuros procesos no sea preciso pasar por este asistente. Si lo cree conveniente, marque dicha opción y pulse el botón Guardar exportación manteniendo el resto de opciones tal y como aparecen.

IC AS

ción de diseño. Marque también la opción que acaba de activarse, Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación para poder comprobar de inmediato el resultado y haga clic en Aceptar para llevar a cabo la exportación.

7. A continuación, le mostraremos cómo exportar el formulario abierto en estos momentos a un archivo de texto enriquecido. Para ello, sitúese en la pestaña Datos externos de la Cinta de opciones, pulse sobre el comando Más del grupo de herramientas Exportar y elija de la lista la opción Word. 6

8. Se abre el asistente Exportar: Archivo RTF. Marque la opción Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación y pulse el botón Aceptar.

O M

9. El archivo resultante se abre en Word. Ahora se trataría de ajustar dimensiones y otras opciones de diseño para que el resultado fuera el deseado. Cierre Word mediante el botón de 6 aspa de su Barra de título. 7

TR A

199

C N

TÉ

1. En primer lugar guardaremos el formulario Tabla de grabaciones, abierto en el área de trabajo de Access, con formato PDF. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Compartir. 1

Una de las ventajas que presenta la exportación de objetos de una base de datos a PDF o XPS es que no es necesario que los usuarios destinatarios de estos documentos dispongan de Access 2010 para poder imprimir o revisar el informe.

Con Access 2010 es posible guardar datos con formato PDF (Portable Document Format) o con formato XPS (XML Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuirlos de manera electrónica. Esta utilísima función permite almacenar la información de la base de datos en un formulario que se puede distribuir fácilmente y que conserva todas las características de formato del original.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Exportar a PDF y XPS

2. En este comando se incluyen las opciones que permiten almacenar una base de datos o los objetos que la componen con diferentes formatos así como publicarla a través del protocolo de servicio web. Pulse en la opción Guardar objeto como y, en el apartado Guardar el objeto de base de datos como, haga clic sobre la opción PDF o XPS. 2

200

TR A

O M

3. Se abre de este modo el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el que debemos indicar el formato al que vamos a convertir la tabla y asignarle un nombre y una ubicación en el equipo. Mantenga en el campo Tipo la opción PDF y, manteniendo también la opción Abrir archivo tras publicación activada, pulse el botón Publicar. 3 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 094 IMPORTANTE

TÉ

C N

El formato PDF, desarrollado por Adobe Systems, garantiza que el formato del archivo se conserva y que los datos no se pueden modificar ni copiar. Para poder ver un archivo con formato PDF hay que disponer de los programas Adobe Reader (gratuito) o de Adobe Acrobat. Por su parte, el formato XPS es un formato de archivo electrónico ideado por Microsoft que también permite conservar el formato del documento original y compartir archivos. Los archivos con formato XPS se pueden visualizar con un visor específico que se puede descargar desde el sitio web de Microsoft Office.

N ES

5. Seguidamente, publicaremos una de nuestras tablas, en concreto, la denominada Tabla de intérpretes, como documento XPS usando esta vez la opción adecuada del comando Exportar. Podemos encontrar las opciones de exportación de datos en la ficha Datos externos de la Cinta de opciones o bien en el menú contextual de cada uno de los objetos de la base de datos. Seleccione la mencionada tabla en el Panel de navegación (no es preciso que la abra) y sitúese en la pestaña Datos externos. 5

IC AS

4. Automáticamente el formulario se almacena en la ubicación establecida con formato PDF a la vez que se abre Adobe Acrobat mostrando el resultado de la conversión (evidentemente, debe contar con este programa instalado en su equipo). Cierre la aplicación pulsando el botón de aspa de su Barra de título. 4

6. A continuación, en el grupo de herramientas Exportar, elija la opción PDF o XPS. 6

7. Como ve, de esta manera también accedemos al cuadro Publicar como PDF o XPS. Despliegue el campo Tipo, seleccione la opción Documento XPS y, manteniendo activada la opción Abrir archivo tras publicación, pulse el botón Publicar. 7

O M

8. Al acabar la exportación, el Visor de XPS muestra el resultado. 8 Cierre el nuevo documento pulsando el botón de aspa de su Barra de título y cierre también el cuadro Exportar: XPS pulsando el botón Cerrar.

5 8

TR A

201

C N

Tร

1. En este ejercicio importaremos a nuestra base de datos una hoja de cรกlculo creada con Excel 2010. Si lo desea, puede descargar desde nuestra pรกgina web el archivo Tiendas de discos. xlsx y almacenarlo en su equipo. Para empezar, sitรบese en la ficha Datos externos de la Cinta de opciones y haga clic sobre el botรณn Excel del grupo de herramientas Importar y vincular. 1

Una vez convertidos los documentos tras su importaciรณn, ya es posible trabajar con los datos importados de la forma habitual. En cualquier caso, el archivo original queda intacto y puede seguir siendo utilizado con el programa con el que se generรณ.

La importaciรณn de datos de otras aplicaciones es, sin duda alguna, imprescindible en cualquier gestor de base de datos. Es muy posible que en alguna ocasiรณn necesite recuperar datos introducidos con otros programas. Access incorpora un sistema que permite automatizar la conversiรณn de archivos.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Importar informaciรณn

2. Se abre de este modo el cuadro Obtener datos externos: Hoja de cรกlculo de Excel. Pulse el botรณn Examinar. 2

3. En el cuadro Abrir archivo, localice y seleccione el archivo Tiendas de discos.xlsx y haga clic en el botรณn Abrir. 3

O M

4. Mantenga seleccionada la opciรณn Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y pulse el botรณn Aceptar.

5. Se abre el Asistente para importaciรณn de hojas de cรกlculo. Pulse el botรณn Siguiente. 4

TR A

202

2 4

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 095

N ES

9. En el cuadro de texto Importar a la tabla, escriba la palabra Tiendas y después pulse el botón Finalizar. 7

En el paso del asistente en el cual debemos especificar los tipos de datos que contiene cada campo, es posible seleccionarlos en el cuadro inferior y definir sus propiedades en el apartado Opciones de campo. También podemos descartarlos si no deseamos que aparezcan en la tabla.

C N

8. El penúltimo paso del asistente nos pregunta si deseamos asignar una clave principal a la nueva tabla. Pulse sobre el botón de opción Sin clave principal y pulse el botón Siguiente. 6

IMPORTANTE

TÉ

7. En el siguiente paso debemos especificar los tipos de datos que contiene cada campo. En este caso, como nuestros campos son de tipo texto, pulse el botón Siguiente. 5

IC AS

6. La segunda pantalla del asistente nos informa de que Access puede utilizar los encabezados de columna como nombres de campo. Haga clic en la casilla de verificación de la opción Primera fila contiene encabezados de columna para activarla y pulse sobre el botón Siguiente.

10. En la siguiente ventana, pulse sobre la casilla de verificación de la opción Guardar pasos de importación y pulse el botón Guardar importación. 8

11. Observe que aparece ya en el apartado Tablas del Panel de navegación una nueva tabla con el nombre Tiendas. Ábrala mediante un doble clic sobre su nombre. 9

O M

12. Tal y como esperábamos, los datos de la hoja de cálculo Tiendas aparecen perfectamente integrados dentro de la estructura de la nueva tabla de Access. 10 Para acabar, cierre la tabla pulsando el botón de aspa de su Barra de título. 8

TR A

203

C N

TÉ

1. En este sencillo ejercicio crearemos una tabla vinculada a otra perteneciente a una base de datos de Access, aunque debe saber que también la podríamos vincular a una tabla de su propia base de datos o, incluso, a otro archivo de otro programa. Para ello, le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo Libros infantiles.accdb, con el cual trabajaremos en este ejercicio. Cuando disponga de él guardado en su equipo, haga clic sobre el comando Access, en el grupo Importar y vincular de la ficha Datos externos. 1

Las tablas vinculadas pueden actualizarse tanto desde su aplicación de origen como desde Access y se identifican en el Panel de navegación por una flecha que aparece a su izquierda.

La vinculación de tablas es un concepto parecido a la importación de datos. Sin embargo, existe una diferencia fundamental entre estos dos métodos que utilizan datos externos a la base de datos que se está utilizando: la vinculación crea un enlace entre ambas tablas de forma que, si se modifica un registro, dicho cambio también se verá reflejado en la tabla original.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Entrar en Excel y abrir un documento Vincular tablas

O M

2. Se abre de este modo el cuadro Obtener datos externos: Base de datos de Access. En primer lugar, vamos a especificar cuál será el archivo del que se tomarán los datos. Pulse el botón Examinar 2 y, en el cuadro Abrir archivo, seleccione la base de datos Libros infantiles y pulse el botón Abrir. 3

AR M

TR A

3. A continuación, indicaremos que la tabla que crearemos mantendrá un vínculo con los datos de origen, de manera que si éstos se modifican en la tabla de origen, los cambios se refle-

204

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 096 C N

Hay que tener en cuenta que la vinculación sólo se puede producir entre tablas, tanto de la misma base de datos como de otra, e, incluso, a otro archivo de otro programa. No se pueden crear vínculos a consultas, a formularios, a informes o a macros.

N ES

5. Como ve, aparece ya la nueva tabla vinculada, Libros infantiles1, en el Panel de navegación de nuestra base de datos. Ahora realizaremos algún cambio en la tabla vinculada para comprobar que éste también se aplica en la tabla original. Abra la tabla vinculada haciendo doble clic sobre ella. 6

IMPORTANTE

TÉ

4. Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Vincular tablas mostrando todas las tablas existentes en la base de datos Libros infantiles. A través de este cuadro confirmaremos cuál es la tabla de la base de datos seleccionada a la que vincularemos la tabla nueva. Seleccione la tabla Libros infantiles1 y pulse el botón Aceptar. 5

IC AS

jarán en la vinculada y viceversa. Haga clic en el botón de opción Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y pulse el botón Aceptar. 4

6. Haga doble clic sobre el contenido del campo Precio correspondiente al primer registro, inserte el valor 6 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. 7

7. Cierre la tabla activa pulsando el botón de aspa situado en su Barra de título.

O M

8. Terminaremos el ejercicio comprobando si el cambio efectuado en la tabla vinculada se ha reflejado en la original. Haga clic en la pestaña Archivo, abra la base de datos Libros infantiles y, una vez abierta, haga doble clic sobre la tabla Libros intantiles1, en el Panel de navegación. 8

9. Compruebe que el precio del primer elemento de la tabla se ha actualizado correctamente en función del cambio realizado sobre la tabla vinculada. 9 Para acabar, pulse en la pestaña 9 Archivo y haga clic en la opción Cerrar base de datos. 7

TR A

205

C N

TÉ

N ES

1. En este ejercicio asignaremos una contraseña a nuestra base de datos Colección de grabaciones. Para empezar, despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Abrir. 1 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el nombre del archivo Colección de grabaciones 005. 2 3. Seguidamente, haga clic sobre la flecha situada junto al botón Abrir y seleccione la opción Abrir en modo exclusivo. 3

Cifrar una base de datos no exige ninguna contraseña ni significa poner restricciones al tipo de usuarios que pueden acceder a su contenido. De hecho, si una persona utiliza Microsoft Access para leer el contenido de una base de datos, puede que no se dé cuenta de que está cifrada. Por defecto, las bases de datos creadas en Access 2007 o una versión posterior se encuentran cifradas.

Una de las finalidades de asignar contraseñas a las bases de datos es asegurarnos de que, aun estando conectadas en red, el acceso del resto de usuarios quedará restringido a aquéllos que conozcan la clave. Las contraseñas pueden asignarse tanto a las bases de datos compiladas como a las que no lo están. Para definir una contraseña, es necesario que la base de datos esté abierta en modo exclusivo.

IMPORTANTE

IC AS

Proteger una base de datos con contraseña

TR A

3 1

O M

4. Recuerde que la apertura de la base de datos en este modo es imprescindible para poder establecer la contraseña. Ahora ya podemos iniciar el proceso. Pulse de nuevo sobre la pestaña Archivo y, en el comando Información, pulse sobre la opción Cifrar con contraseña. 4

206

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 097 C N

Para quitar una contraseña de una base de datos es preciso dirigirse al comando Información del menú Archivo y utilizar la opción Descifrar base de datos. En el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base de datos deberá proporcionar la contraseña asignada en su momento. Tenga en cuenta que la base de datos deberá estar abierta en modo exclusivo para poder eliminar la contraseña.

N ES

7. La condición predeterminada de cifrado de la base de datos implica la aparición de un cuadro de advertencia acerca del bloqueo de distintos elementos del archivo. Haga clic en Aceptar para seguir adelante. 7

IMPORTANTE

TÉ

6. En lugar de los números insertados, el programa muestra asteriscos con la intención de preservar la privacidad y confidencialidad de la contraseña. Antes de aceptar el cuadro de diálogo activo, debemos confirmar la contraseña insertada para corroborar que no existe ningún error y que conocemos y recordamos la contraseña introducida en primer lugar. Haga clic en el campo Confirmar contraseña, inserte nuevamente los números 123 y pulse el botón Aceptar. 6

IC AS

5. El cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos aparece en pantalla y nos solicita que introduzcamos la contraseña. En el campo Contraseña, inserte, a modo de ejemplo, los números 123. 5

8. Una vez introducida la contraseña, tan sólo nos queda comprobar su funcionamiento, por lo que cerraremos la base de datos y volveremos a abrirla. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar base de datos. 8

9. Seguidamente, desde el mismo menú Archivo, haga clic sobre el archivo reciente Colección de grabaciones005. 9

O M

10. Antes de abrir la base de datos seleccionada, el programa nos solicita la contraseña. En el cuadro de diálogo Solicitud de contraseña, escriba el valor 123 y pulse el botón Aceptar. 10

8 10

TR A

207

C N

TÉ

1. En este sencillo ejercicio veremos cómo crear una copia de seguridad de nuestra amplia base de datos Colección de grabaciones y aprenderemos también a generar un archivo ACCDE basado en la misma base de datos, con el fin de preservar el contenido de la misma de posibles modificaciones. Para empezar, haga clic sobre la pestaña Archivo. 1

Un archivo .accde es la versión de Access 2010 y 2007 del archivo .mde en versiones anteriores del programa. Los usuarios del archivo .accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o informes.

la creación de copias de seguridad son la mejor forma de mantener protegidas las bases de datos creadas con Access. La copia de seguridad se almacena con la fecha actual (basada en la del sistema) en la ubicación indicada, pudiendo ser ésta una unidad del equipo o bien un dispositivo externo. Por su parte los archivos de bases de datos ejecutables, denominados ACCDE, permiten almacenar la base de datos en un único archivo de este tipo. Se trata de una versión bloqueada del archivo .accdb original.

N ES

IMPORTANTE

IC AS

Crear copias de seguridad y ejecutables

2. A continuación, pulse sobre el comando Compartir en el panel de la izquierda. 2

O M

3. Tanto la creación de copias de seguridad como de archivos ACCDE se consideran en el programa opciones avanzadas, por lo que, en el apartado Avanzado, haga clic sobre la opción Copia de seguridad de la base de datos. 3

TR A

208

4. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. El programa propone como ubicación de destino para la copia la carpeta de documentos del equipo, aunque sepa que puede elegir otra 3

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 098 C N

Al abrir un archivo ACCDE en Access 2010, éste se abre tras una advertencia de seguridad. Además, al abrir cualquiera de los objetos de la base de datos, el programa omite cualquier vista que permita la modificación del contenido. Para ello, desactiva el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elimina los iconos de acceso a vistas de la Barra de 7 estado.

N ES

6. Observe lo que ha ocurrido. El programa ha cerrado la base de datos Colección de grabaciones005.accdb y muestra el cuadro de diálogo Guardar como. Como ubicación de destino para el nuevo archivo selecciona, como para las copias de seguridad, la carpeta de documentos del equipo, al tiempo que elige como tipo de archivo el formato .accde y mantiene el mismo nombre que la base de datos original. Haga clic sobre el botón Guardar para almacenar el archivo ejecutable. 6

IMPORTANTE

TÉ

5. Al guardar la copia, continúa abierta en pantalla la base de datos original, lo que significa que puede continuar trabajando con ella con total libertad. Lo que haremos a continuación es mostrarle cómo generar un archivo sólo ejecutable de la base de datos. Para ello, despliegue de nuevo el menú Archivo, haga clic sobre el comando Compartir y pulse sobre la opción Crear ACCDE del apartado Avanzado. 5

IC AS

ubicación distinta. Además, el programa asigna a la copia de seguridad el mismo nombre que la base de datos original seguida de la fecha actual. Modifique este nombre manteniendo sólo la fecha y pulse el botón Guardar. 4

O M

7. El archivo original vuelve a mostrarse en Access. Lo que haremos antes de terminar será comprobar qué ocurre al abrir el archivo ACCDE. Cierre la base de datos actual y, en el menú Archivo, pulse sobre el comando Abrir.

8. En el cuadro de diálogo Abrir, haga doble clic sobre el archivo Colección de grabaciones.accde 7 y, en el cuadro de diálogo Aviso de seguridad de Microsoft Access, haga clic sobre el botón Abrir.

6 5

TR A

Se abre la base de datos, mostrando el formulario Tabla de grabaciones y omitiendo todas las vistas excepto la vista Formulario.

209

C N

1. En este ejercicio aprenderemos a crear una macro sencilla que después asignaremos a un botón de acción. Para empezar, sitúese en la ficha Crear de la Cinta de opciones y haga clic en la herramienta Macro, en el grupo Macros y código. 1

N ES

Hay que tener en cuenta que los objetos de macro aparecen en el Panel de navegación, dentro del apartado Macros, pero las macros incrustadas no se muestran en dicho panel.

Las macros son series de instrucciones definidas por el usuario que tienen como objetivo automatizar tareas. Normalmente, estas instrucciones se asignan a botones incluidos en los formularios que, al ser pulsados, obligan a Access a interpretar las instrucciones y, consecuentemente, a ejecutarlas.

TÉ

IMPORTANTE

IC AS

Diseñar macros

2. Aparece así el generador de la Macro1, en el que debemos definir la acción que ésta llevará a cabo. En el panel Catálogo de acciones, haga clic en el signo + que aparece a la izquierda de la categoría Objetos de la base de datos. 2

3. Ahora, haga doble clic en la acción VistaPreliminar.

4. Ya hemos establecido la acción que llevará a cabo la macro. A continuación cerraremos el generador de macros y asignaremos la que acabamos de crear a un botón de nuestro formulario. Haga clic en el botón de aspa de la ficha Macro1. 4

O M

5. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse sobre el botón Sí para que el programa guarde la macro. 5

TR A

210

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 099

6. En el cuadro Guardar como debemos definir el nombre de la macro. Escriba en el campo Nombre de macro el término Vista previa y pulse el botón Aceptar. 6

IMPORTANTE

TÉ

C N

En Access 2010, el generador de macros se ha mejorado reduciendo los errores de codificación y permitiendo la incorporación de lógicas más complejas para crear aplicaciones consistentes. El objetivo de las macros es simplificar la ejecución de las tareas repetitivas.

N ES

8. Para modificar la acción que el botón de impresión ejecuta y asignarle la acción de la macro que acabamos de crear debemos acceder a su cuadro de propiedades. Seleccione dicho botón, situado en el pie del formulario, 9 y haga clic en el comando Hoja de propiedades del grupo Herramientas. 10

IC AS

7. El nuevo objeto aparece ya en el apartado Macros del Panel de navegación. 7 Para mostrar nuestro formulario en la vista Diseño, pulse el tercer icono de acceso a vistas de la Barra de estado. 8

9. En el panel Hoja de propiedades, sitúese en la pestaña Eventos, despliegue el campo correspondiente al evento Al hacer clic y, en la lista que aparece, pulse sobre la opción Vista previa. 11

10. Sólo nos falta comprobar que el botón ejecuta la acción asignada a la macro. Para ello, active la vista Formulario pulsando sobre el comando Ver del grupo Vistas. 12 13

11. Pulse sobre el botón cuyo evento acabamos de modificar.

O M

12. Efectivamente, en lugar de acceder al cuadro de impresión, el formulario se muestra ahora en la vista preliminar. Para dar por acabado este ejercicio, pulse sobre el comando Cerrar vista preliminar de la Cinta de opciones. 14

AR M TR A

10 14

211

C N

TÉ

N ES

1. En este último ejercicio del libro conocerá las distintas formas que proporciona Access 2010 para obtener ayuda acerca del funcionamiento del programa. La principal novedad que ofrece esta versión de la aplicación es el panel Ayuda del nuevo menú Archivo, desde el cual es posible llevar a cabo distintos procedimientos para obtener la tan necesaria ayuda. Para empezar, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en el menú del mismo nombre, pulse sobre el comando Ayuda. 1

En la ventana de la ayuda de Access, a la cual también se puede acceder mediante el icono que muestra un interrogante en el extremo derecho de la Cinta de opciones del programa, encontrará una serie de comandos que permiten avanzar y retroceder por las páginas visitadas, imprimirlas o visualizar la tabla de contenido de este elemento.

Access 2010 ha rediseñado las formas de obtener ayuda para que el usuario sea capaz de solucionar por sí mismo las dudas que le vayan surgiendo a medida que vaya trabajando con el programa. No es ninguna novedad que Access es una aplicación de funcionamiento complicado, aunque de gran utilidad una vez han sido creadas las bases de datos.

IMPORTANTE

IC AS

Encontrar ayuda en Access 2010

O M

2. El panel de ayuda se divide en dos partes: a la izquierda se muestran las opciones de soporte y a la derecha, la información del producto, en cuanto a activación, copyright y versión. En el apartado Soporte, haga clic sobre la opción Ayuda de Microsoft Office. 2

3. Se abre la ventana Ayuda de Access, mostrando una serie de categorías en las que se organiza el contenido de la ayuda. Revise esta ayuda saltando por los distintos vínculos. 3

TR A

212

Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

001 100

4. Si lo prefiere, puede realizar sus consultas mediante la introducción de una palabra clave en el campo de búsqueda. Escriba, por ejemplo, el término casilla de verificación en la ventana de la ayuda de Access y pulse la tecla Retorno. 4

C N TÉ

N ES

6. La opción Introducción proporciona desde Internet distintas opciones para obtener ayuda acerca del programa: visualizar sólo las novedades, encontrar cursos de Office y obtener guías interactivas de asignación de comandos. Pulse sobre esta opción en el panel de ayuda del menú Archivo para visualizar todos estos recursos. 5

IC AS

5. Cierre la ventana de la ayuda pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.

7. Si le interesa consultar alguno de estos recursos, sólo debe seguir el vínculo apropiado. 6 Hágalo si lo necesita y, cuando termine, cierre el navegador web.

8. De vuelta al panel de ayuda del menú Archivo, haga clic sobre la opción Póngase en contacto con nosotros. 7

O M

9. Ésta es seguramente la última opción a la que se recurre en aquellos casos en que es imposible conseguir la ayuda buscada en el programa. Desde el sitio web de soporte de Microsoft es posible enviar preguntas y exponer dudas directamente a la compañía. Salga del navegador pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. 8

TR A

10. No dude en explorar por su cuenta todos los recursos disponibles para llegar a trabajar sin problemas con Access 2010. Termine este ejercicio pulsando sobre el comando Salir del 9 6 4 menú Archivo.

213

IC AS

Para continuar aprendiendo...

C N

Si este libro ha colmado Sus expectativas...

TÉ

Este libro forma parte de una colección en la que se cubren los programas informáticos de más uso y difusión en todos los sectores profesionales.

TR A

O M

N ES

Todos los libros de la colección tienen el mismo planteamiento que éste que acaba de terminar. Así que, si con éste hemos conseguido que aprenda a utilizar este programa de creación y gestión de bases de datos o ha aprendido algunas nuevas técnicas que le han ayudado a profundizar su conocimiento, no se detenga aquí; en la página siguiente encontrará otros libros de la colección que pueden ser de su interés.

pídalos EN su librería habitual... y, si no los encuentra, Solicítelos a

MARCOMBO Gran Via de les Corts Catalanes, 594 08007 Barcelona - Tel. 933 180 079

procesamiento de textos

IC AS

Si su interés está más cerca de los programas de ofimática y más concretamente de la creación y edición de textos, entonces su libro ideal es “Aprender Word 2010 con 100 ejercicios prácticos”.

C N

Word 2010, el procesador de textos por excelencia de Microsoft, es una óptima herramienta de creación y edición de documentos de textos. Gracias a sus increíbles y potentes funciones, usted podrá crear documentos de texto de todo tipo incluyendo imágenes, gráficos y otros elementos.

•

N ES

•

Descubra una mejor experiencia de búsqueda y navegación gracias al nuevo Panel de navegación Agregue espectaculares efectos visuales propios de imágenes a los textos de sus documentos Edite las imágenes insertadas en sus documentos con las nuevas herramientas de edición Simplifique la gestión de archivos desde la nueva vista Microsoft Office Backstage

Diseño tridimensional

•

TÉ

Con este libro:

TR A

O M

Si se inicia en el trabajo con el programa de diseño tridimensional 3ds Max, entonces “Aprender 3ds Max 2010 con 100 ejercicios prácticos” es, sin duda, el libro que está buscando.

3ds Max 2010 es la solución completa para el modelado, la animación y la renderización en 3D. Con estos 100 ejercicios el usuario tendrá una primera toma de contacto con el programa y aprenderá a realizar operaciones básicas como crear objetos planos y tridimensionales y a transformarlos y editarlos con distintas herramientas y modificadores. Con este libro: • • • • •

Conozca la nueva interfaz de 3ds Max 2010 Practique con la herramienta de agrupación Container Cree modelos poligonales usando la cinta Graphite Transforme objetos con las herramientas de edición Utilice los modificadores del programa

Colección aprender...con 100 ejercicios DISEÑO Y CREATIVIDAD ASISTIDOS

C N TÉ

3ds Max 2010 (también en catalán) AutoCAD 2009 AutoCAD 2010 (también en catalán) Flash CS4 Illustrator CS4 InDesign CS4 Photoshop CS4 Retoque fotográfico con Photoshop CS4

N ES

• • • • • • • •

IC AS

Hoy en día, gran parte del trabajo de los diseñadores gráficos se lleva a cabo con la inestimable ayuda de las herramientas digitales, en constante evolución. A ellas están dedicados los títulos de esta categoría.

Internet

Dreamweaver CS4 Internet Explorer 8 Windows Live

O M

Ofimática

• • •

Gracias a Internet, millones de personas de todo el mundo tienen acceso fácil e inmediato a una cantidad enorme y diversa de información en línea. Consulte estos manuales para conocer sus múltiples utilidades.

TR A

El término Ofimática se refiere al equipamiento utilizado para crear, guardar, manipular y compartir digitalmente información, tanto a nivel profesional como a nivel particular. En esta categoría agrupamos los títulos: • • • •

Excel 2007 PowerPoint 2007 Word 2007 Word 2010 (también en catalán)

SISTEMAS OPERATIVOS Los sistemas operativos se encargan de gestionar y coordinar las actividades realizadas por un ordenador. Estos manuales describen las principales funciones de Windows 7. • • •

Las novedades de Windows 7 Windows 7 Avanzado Windows 7 Multimedia y Nuevas tecnologías