UFV Eventos no Campus Rio Paranaíba
Kerly Oliveira Marcos Duarte Rio Paranaíba - 2018
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TIPOS DE EVENTOS CERIMONIAL E PROTOCOLO IDENTIDADE VISUAL PRÉ-EVENTO EXECUÇÃO PÓS-EVENTO LINKS E CONTATOS ÚTEIS
Este manual foi desenvolvido em conjunto por Kerly Oliveira e Marcos Duarte é tem como objetivo auxiliar e simplificar a execução de eventos na Universidade Federal de Viçosa – Campus Rio Paranaíba, disponibilizando as principais atividades a serem executadas e dar um norte para os organizadores.
Tipos de eventos Existem diversos tipos de eventos, citaremos os mais recorrentes no campus: CONGRESSO: Reunião formal e periódica de grupos profissionais com interesses comuns, organizado por entidade de classe. DEBATE :Evento preparado e conduzido por um coordenador, que pode ser denominado presidente e que atua como elemento moderador, orientando a discussão entre os dois grupos formados por número igual de pessoas, com opiniões opostas em torno do tema principal, podendo ter a participação da plateia. EXPOSIÇÃO/MOSTRA: Evento que tem como objetivo exibir produtos, técnicas e serviços científicos, tecnológicos, acadêmicos, culturais, sociais e que não prevê comercialização de produtos FEIRA: Evento que tem como objetivo expor e/ou comercializar produtos, além de demonstrar serviços. Objetiva ainda estabelecer relações entre participantes e expositores. MESA-REDONDA: Evento preparado e conduzido por um coordenador, que pode ser denominado presidente e que atua como elemento moderador, orientando a discussão, normalmente entre duas ou mais pessoas, para que elas se mantenham em torno do tema principal. Após a exposição do tema, os participantes são levados a debater entre si os vários pontos de suas teses, podendo haver a participação dos assistentes, na forma de perguntas. OFICINA (WORKSHOP): Apresentação de tema seguido por atividade prática, troca de experiências sobre uma tarefa, assunto, sistema ou uma área de especialização, na qual os participantes aplicam as informações recebidas. PAINEL: Evento preparado e conduzido por um coordenador, que pode ser denominado presidente e que atua como elemento moderador, orientando a apresentação de experiências e opiniões de duas ou mais pessoas sobre o tema, podendo ter a participação da plateia.
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PALESTRA: Apresentação de um tema informativo, técnico ou científico por pessoa com domínio sobre determinado assunto SEMANA :Designa um período em que ocorrerão eventos - que podem ser variados (palestras, seminário, feira). O objetivo é colocar em pauta determinado assunto. SEMINÁRIO: Promoção de conjunto de discussões, estando os expositores em um mesmo patamar de conhecimento que a plateia. SIMPÓSIO :Apresentação de um tema de grande interesse, técnico ou científico, em que tanto os explanadores quanto a plateia são especialistas no assunto. Deve haver um coordenador que apresentará considerações, sintetizando as discussões posteriormente transformadas em documento
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Cerimonial e Protocolo ORDEM DE CHAMADA E DOS PRONUNCIAMENTOS Para fazer a chamada das autoridades para a composição da mesa de honra, a ordem deve ser da maior hierarquia para a menor. Já em relação aos pronunciamentos, a ordem é inversa. PRONUNCIAMENTOS Para evitar que o evento tenha pronunciamentos longos, o cerimonial observa que: • Os integrantes da mesa que farão uso da palavra devem ser avisados sobre o tempo ideal de pronunciamento; • Os discursos para a seção de abertura podem ser feitos na própria mesa ou na tribuna, a escolha da autoridade; • Não é necessário que todos os componentes da mesa façam uso da palavra. PLANO DE MESA DE AUTORIDADES A mesa de autoridades e composta por pessoas de cargos importantes do campus e pessoas importantes para o evento. A mesma deve ser organizada de forma hierárquica onde a autoridade de referência máxima e disposta no centro da mesa e os demais acompanham a hierarquia com os demais lugares. Ou seja, a mesa e composta da maior autoridade para a menor, do centro para as bordas.
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DISPOSIÇÃO DAS BANDEIRAS O uso das bandeiras e opcional em eventos mais informais, porém, em eventos formais ela e de uso obrigatório respaldado pela lei nº 5.700/71.
EXECUÇÃO DO HINO A execução do Hino Nacional só terá início depois que todas as autoridades da mesa de honra tiverem ocupado seus lugares. • Nos cerimoniais em que se tenha de executar um hino estrangeiro, este deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional Brasileiro. • Por ser uma instituição de ensino, firmando um propósito educacional em relação aos símbolos nacionais, entende-se conveniente executar o Hino Nacional em todas as solenidades formais, como, por exemplo, abertura de congressos, eventos com autoridades municipais, estaduais, nacionais e encontros que reúnam grande público. • Nos casos de simples execução instrumental, deverá ser tocada apenas a primeira parte do Hino; nos casos de execução vocal, serão cantadas as duas partes do poema. • Quando o Hino Nacional for cantado, deve-se apenas ouvi-lo. Ressalta-se que será aplaudido somente quando executado ao vivo. Assim, quando a execução do hino for eletrônica, não se aplaude.
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Identidade Visual da UFV A Universidade federal de viçosa possui um manual que dita como a logo, brasão e imagem devem ser utilizadas e pode ser conferidos aqui
Usado em trabalhos, material gráfico e eventos.
Usado em documentos oficiais e de alta importância.
A logo de utilização geral podem ser encontradas no site da UFV juntamente com o modelo de slide da instituição.
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Pré-Evento O período antes do evento acontecer, é o momento em que se deve pensar no objetivo do evento, o público alvo e o que é necessário para a boa execução do evento. Depois de idealizar o evento, pensar no público e ter a equipe do evento definida, e hora de colocar a mão na massa! É hora de entrar em contato com os palestrantes e pensar na programação. Com base nos conteúdos, é possível ter noção de quais espaços do Campus você precisará para realizar o evento. Salas de aula: Ideal para palestras pequenas (cerca de 60 pessoas) e a realização de minicurso. PVA 109: Uma sala maior, que pode ser utilizada para espaços de minicursos e palestras. Ala de eventos do RU: Espaço ideal para momentos onde todos os participantes do evento estarão presentes, comportando cerca de 200 pessoas. LAE 136: Auditório II localizado no prédio dos laboratórios de ensino, recém inaugurado, e o melhor espaço com melhor infraestrutura para seu evento, com capacidade de cerca de 150 pessoas. As reservas dos espaços devem ser feitas com antecedência, no sistema de reserva de salas do campus por um professor ou técnico responsável (https://sisreserva.crp.ufv.br). É importante se atentar também a acessibilidade nos eventos, como diz o guia disponibilizado pela universidade. Veja aqui. É sempre bom se atentar ao orçamento, caso seja um evento realizado por empresas juniores, centro acadêmicos ou outras entidades estudantis, e válido patrocínios de comércios locais, muitos empresários são parceiros do campus.
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Serviço de som, projetor, cobertura fotográfica e cerimonial devem ser solicitados pelo serviço de HelpDesk do campus pelo professor ou técnico responsável. (https://helpdesk.crp.ufv.br) Após o cronograma definido, para gerar os certificados para os participantes, e importante que o professor ou técnico responsável pelo evento registe no RAEX, que e o sistema da Diretoria de Extensão para controle dos eventos e emissão de certificados. A divulgação do evento pode ser feita por meio do site da UFV, na página do campus no facebook, cartazes e pela TV no hall do PVA. As divulgações no site e no facebook podem ser solicitadas via HelpDesk para serviços institucionais, os cartazes podem ser confeccionados com a gráfica da UFV e a divulgação na TV pode ser solicitada juntamente com a Diretoria de Extensão (dxccrp@ufv.br). Expositores para utilização durante o evento e divulgação também devem ser solicitados com a Diretoria de Extensão. Materiais do participante como impressos, pastas e crachás podem ser solicitados para a gráfica da universidade, eles te passarão todas as orientações e viabilidade de produção do material solicitado. INFRAESTRUTURA Toda a infraestrutura deve ser pensada de acordo com o tipo de evento, levando em conta se o evento exige uma abordagem mais formal, ou não. A universidade disponibiliza algumas cadeiras, portanto, deve ser contabilizado o número de participantes e o número de cadeiras disponíveis, que pode ser verificado junto a Diretoria Geral. Uma boa ferramenta e grátis que pode ser utilizada para gerir tarefas e pessoal e o Trello, nele e possível dividir as tarefas e acompanhar o andamento de cada uma. (www.trello.com).
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Execução Com tudo organizado, durante o evento existem alguns passos importantes que devem ser listados para o bom resultado do mesmo. Teste de equipamentos: Neste momento ocorre a conferencia do som, projetores e demais equipamentos que o evento necessite para ocorrer bem. Conferir infraestrutura: Alguns eventos utilizam de layout diferenciado, como a disposição das cadeiras, mesa de autoridades caso houver, iluminação, limpeza do ambiente é decoração. Divisão das tarefas: Fazer um check-in de tudo que deve ser feito por cada um no dia e ao final do dia reunir a equipe para um check-out com intuito de passar para os demais possíveis problemas que alguém teve visando que não se repita nos próximos dias/eventos. Mesa de autoridades: Em alguns eventos o uso da mesa de autoridades torna-se obrigatório por questões de protocolo, e importante verificar a ordem das cadeiras e a disponibilidade de agua para as autoridades e palestrantes. (vide manual de cerimonial e protocolo https://bit.ly/2NKvwPs )
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Pós-Evento Após o evento, a equipe de organização deve se encarregar da retirada de lixo, sinalização, desmontagem das estruturas, remoção de placas de sinalização para entregar os ambientes organizados. São tarefas do pós-evento:
Balanço de contas. Avaliação de satisfação dos participantes Solicitação dos registros fotográficos Solicitação de matéria nas mídias do campus Conferencia da limpeza Organização dos espaços. Conferencia dos participantes para emissão de certificados.
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Contatos úteis Cerimonial e eventos Serviço de cerimonial, cobertura fotográfica, divulgação de conteúdo no site da UFV, publicações no facebook do campus. 34 3855-9314 // kerly.oliveira@ufv.br Diretoria de Extensão Emissão de certificados, reserva de expositores e apoio a eventos de cultura. 34 3855-9362 // dxccrp@ufv.br Diretoria Geral Reserva de equipamento de som. 34 3855-9316 // Gráfica UFV
Links úteis HelpDesk (Solicitações STI, Cerimonial e Eventos). Reserva/consulta de salas Identidade visual UFV Guia de cerimonial e protocolo MEC
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UFV SERVIÇO DE CERIMONIAL E EVENTOS
Kerly Oliveira – kerly.oliveira@ufv.br Marcos Duarte – marcos.a.duarte@ufv.br