BPMN: UMA PADRONIZAÇÃO PARA ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA NA MODELAGEM DE PROCESSOS by Marco Aurélio Schünke

CURSO DE CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO

Marco Aurélio Schünke

BPMN: UMA PADRONIZAÇÃO PARA ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA NA MODELAGEM DE PROCESSOS

Santa Cruz do Sul, Junho de 2010.

Marco Aurélio Schünke

BPMN: UMA PADRONIZAÇÃO PARA ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA NA MODELAGEM DE PROCESSOS

Orientador: Prof. Ms. Kurt Werner Molz

Santa Cruz do Sul, junho de 2010.

AGRADECIMENTOS

Gostaria de agradecer primeiramente a Deus.

Em seguida, especialmente aos meus pais por sempre terem me incentivado a estudar e nunca desistir dos nossos sonhos e também por todo o suporte prestado para que eu pudesse evoluir na minha formação pessoal, social e principalmente profissional.

Agradecer também as demais pessoas que estiveram comigo durante essa fase da minha vida, como meus colegas de trabalho do Setor de Informática da UNISC que com muita paciência sempre se dispuseram a transmitir o conhecimento desde meu estágio até os dias de hoje.

Também aos meus professores da UNISC que contribuíram para despertar ainda mais minha curiosidade cientifica e acadêmica motivando sempre.

Além de meus colegas da Incubadora Tecnológica da UNISC da unidade de Vera Cruz que compartilharam o conhecimento da ferramenta ADS-FLOW que é essencial para este trabalho.

Especialmente ao meu orientador Prof. Ms. Kurt Werner Molz, pela dedicação, motivação e orientação durante a realização deste trabalho.

“Escolha um trabalho de que gostes, E não terás que trabalhar nem um dia na tua vida! ” Confúcio

RESUMO

Com a busca permanente do ser humano em descobrir maneiras mais eficientes para realizar os processos e atividades desde nossa existência até nos tempos atuais, e com o acompanhamento dos esforços contínuos da comunidade científica, acadêmica e tecnológica, buscando sempre encontrar novas formas para facilitar e melhorar a execução das tarefas como também estabelecer o equilíbrio na relação custo/benefício, além de monitorar, acompanhar, e aperfeiçoar todos os seus processos de negócios, é de extrema relevância realizar um estudo e apresentar a aplicação, os conceitos e as técnicas BPMN que visam unir a gestão de negócios e a tecnologia da informação num padrão mundial, empregando o BPMN na representação gráfica que é a modelagem de processos.

No mínimo este trabalho apresentará uma proposta que possibilite a aplicação da notação BPMN na modelagem gráficas de processos do ADS-FLOW, um padrão aberto adotado mundialmente por várias ferramentas de modelagem de processos comerciais e livres.

Como também avaliar ainda a possibilidade de integrar o ADS-FLOW ao Sistema de Gestão por Processos - SGP, proporcionando além da continuidade deste trabalho, a transferência de tecnologia com a possibilidade de adicionar uma ferramenta para desenhar o fluxograma de processos ao SGP, uma vez que o SGP ainda não possuí esta funcionalidade e conseqüentemente trazendo melhorias no processo de modelagem, criação e documentação do processo, facilitando o trabalho dos analistas de processos.

Com o objetivo de aplicar um padrão mundial de fácil entendimento no modelador do ADS-FLOW e também possibilitar a integração do Sistema de Gestão por Processos, vinculando cada processo criado no Modelador do ADS-FLOW no SGP que armazena a descrição dos processos, formando uma ferramenta completa que alem de modelar e descrever processos já possui acoplado a ela um motor para gerenciar os processos e atividades. Uma ferramenta importante na gestão de processos desenvolvida por alunos do curso de Ciência da Computação, contribuindo na evolução da ferramenta através dos Trabalhos de Conclusão de Curso, uma ferramenta que permita abstrair o conhecimento de negócio da tecnologia, mantendo os colaboradores focados no negócio da empresa, através do fornecimento de um suporte computacional, automatizando atividades do processo e com fácil monitoramento em tempo real do processo através da utilização de indicadores já disponíveis na ferramenta.

Nos últimos anos vem crescendo de forma significativa a utilização do padrão BPMN, em virtude da simplicidade e agilidade proporcionada por essa padronização, tanto na criação quanto na melhoria dos processos. Visivelmente observados em empresas em que esses padrões já foram implementados, com o fim de vislumbrar uma perspectiva de crescimento bastante promissora apesar de ainda ser um conceito pouco difundido principalmente no Brasil.

Atentando também aos constantes investimentos realizados na área de TI devido ao peso cada vez maior que a tecnologia exerce nos negócios das organizações, fazendo com que o termo padronização seja discutido e estudado em todas suas fases com crescente interesse devido às possibilidades disponíveis. Por conseguinte uma das possibilidades focada neste trabalho é a utilização da notação BPMN que provê às empresas a capacidade de definir e compreender claramente seus negócios visando oferecer às organizações procedimentos simples como a visão de um diagrama de processos de negócios, minimizando as limitações técnicas impostas aos usuários devido ao ambiente de constante mudança, como também procedimentos organizacionais cada vez mais desatualizados e de erros comuns cometidos ou decisões postergadas por falta de uma orientação clara durante as fases do processo.

Palavras-chave: BPMN, Modelagem de Processos, Sistemas de Gestão por Processos, SGP

ABSTRACT

With the ongoing search of the human being to find more efficient ways to achieve processes and activities since our existence in modern times and the monitoring of continued efforts of the scientific community, academic and technological always trying to find new ways to facilitate and improve the performance of tasks in order to establish the balance the cost-effectiveness and monitor, accompany, and improve all its processes business is of extreme importance to conduct a study and submit the application, concepts and BPMN techniques aimed at uniting the business management and information technology in a standard world, using the BPMN graphical representation which is the modeling process. In recent years it has increased significantly the use of BPMN standards, because of simplicity and

speed

provided

by this standardization, both in

creation

and

improvement processes. Clearly seen in companies in which these standards have been implemented, envisioning a growth prospects promising although still a concept rather widespread, especially in Brazil. In this work it will be presented a proposal by the application of notation BPMN in the modeling graphical of processes of the ADS-FLOW makes possible. A standard adopted world-wide for some tools of modeling of commercial actions and free, making possible still the integration of system ADS-FLOW to the System of Management for Processes - SGP, as well as in the continuity of this work, being the ADS-FLOW a tool developed for academics of the course of Computer science of UNISC, at the same time aiming at to the possible implantation and integration with the System of Management for Processes - SGP developed by the â&#x20AC;&#x2DC;Setor de InformĂĄticaâ&#x20AC;&#x2122; of UNISC and used by the University of Santa Cruz do Sul for describing and centering all the processes.

The objective is to apply a world-wide standard of easy agreement at the modeller ADS-FLOW and also make possible the integration of the System of Management for Processes, tying each process created in the Modeller of the ADS-FLOW in the SGP that stores the description of the processes, forming a complete tool that beyond shape and describing processes already connected it an engine to manage the processes and activities. An important tool in the management of processes developed by students of the course of Computer Science, contributing to the evolution of the tool through the Works of Conclusion of the Course, a tool that allows to abstract the knowledge of business from the technology, being kept the collaborators aimed in the business of the company, through the supply of a computational support, automatizing activities of the process and with easy monitoring in real time of the process through the use of available pointers in the tool. Observing

too

the

ongoing

investments

due

the

ever

increasing technology in business organizations, making the term standardization be discussed and studied in all its phases with increasing interest because of the possibilities available. Where one of the possibilities in this work is focused on BPMN notation that provides the companies the ability to define and clearly understand their business in order to offer the organizations procedures through a diagram of business processes minimizing technical limitations imposed on users due to the environment of constant change, as organizational procedures increasingly outdated as well as mistakes or decisions postponed for lack of a clear direction.

Key-words:

BPMN,

Modeling

Process,

Management

Processes

System,

SGP

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Definição de Processo Simples e Processo Complexo................................ 25 Figura 2 – Evento Início – (BPMN). ............................................................................ 28 Figura 3 – Início Através de Mensagem – (BPMN). .................................................... 29 Figura 4 – Início determinado por uma regra de Tempo – (BPMN). ........................... 29 Figura 5 – Link – (BPMN). .......................................................................................... 29 Figura 6 – Mensagem de Evento – (BPMN). ............................................................... 30 Figura 7 - Mecanismo de Espera de Fluxo – (BPMN). ................................................ 30 Figura 8 – Link com outro Processo – (BPMN). .......................................................... 30 Figura 9 – Evento Fim – (BPMN). ............................................................................... 31 Figura 10 – Fim de um Processo com Início de Outro – (BPMN). .............................. 31 Figura 11 – Fim através de uma Mensagem – (BPMN). .............................................. 31 Figura 12 – Fim de todas as Atividades – (BPMN)...................................................... 32 Figura 13 – Gateway Inclusive – (BPMN). .................................................................. 33 Figura 14 – Exemplo de Utilização Gateway Inclusivo – (BPMN). ............................ 33 Figura 15 – Gateway Paralelo – (BPMN). .................................................................... 34 Figura 16 – Exemplo de Utilização Gateway Paralelo – (BPMN). .............................. 34 Figura 17 – Atividades – (BPMN). ............................................................................... 35

Figura 18 – Sub-Processos – (BPMN).......................................................................... 35 Figura 19 – Conectores – (BPMN) ............................................................................... 36 Figura 20 – Sequencia – (BPMN). ............................................................................... 36 Figura 21 – Condicional – (BPMN). ............................................................................ 36 Figura 22 – Padrão – (BPMN). ..................................................................................... 37 Figura 23 – Fluxo de Mensagem – (BPMN). ............................................................... 37 Figura 24 – Raias de Separação – (BPMN). ................................................................. 38 Figura 25 - Interação de atividades entre unidades diferentes. ..................................... 38 Figura 26 – Guias de Menu (ADS-FLOW). ................................................................. 41 Figura 27 – Instrução – (ADS-FLOW). ........................................................................ 41 Figura 28 – Aprovação – (ADS-FLOW). ..................................................................... 42 Figura 29 – Invocação – (ADS-FLOW). ...................................................................... 42 Figura 30 – Envio de E-mail – (ADS-FLOW). ............................................................ 43 Figura 31 – Execução de Procedimento – (ADS-FLOW). .......................................... 43 Figura 32 – Exportação de Dados – (ADS-FLOW). .................................................... 44 Figura 33 – Sub-Processo – (ADS-FLOW). ................................................................ 44 Figura 34 – Atividades de Início – (ADS-FLOW). ...................................................... 45 Figura 35 – Fim – (ADS-FLOW). ................................................................................ 45 Figura 36 – Processo Modelado no ADS-FLOW. ........................................................ 46 Figura 37 – Processo Modelado no Microsoft Visio. .................................................. 47 Figura 38 - Acesso ao Sistema de Gestão por Processos. (SGP - APESC) .................. 59 Figura 39 - Menu de Funcionalidades do Sistema SGP (SGP - APESC) .................... 60 Figura 40 – Pesquisa de Processos por Unidade Gerenciadora. (SGP - APESC) ........ 61 Figura 41 – Lista dos Processos por Unidade. (SGP - APESC). .................................. 64

Figura 42 – Lista de Atividades por Unidade. (SGP - APESC). .................................. 65 Figura 43 – Menu com os símbolos originais utilizados – ADS-FLOW ..................... 67 Figura 44 – Menu com os símbolos BPMN aplicados – ADS-FLOW......................... 68 Figura 45 – Apresentação das Entradas e Saídas – ADS-FLOW-BPMN. ................... 71 Figura 46 – Manutenção Unidade Gerenciadora no sistema ADS-FLOW-BPMN. ..... 84 Figura 47 – Propriedade Unidades Gerenciadoras – ADS-FLOW-BPMN. ................. 85 Figura 48 – Propriedades do Processo sistema ADS-FLOW-BPMN. ......................... 86 Figura 49 – Modelagem dos Processos no sistema SGP. ............................................. 87 Figura 50 – Processo Modelado no sistema ADS-FLOW-BPMN. .............................. 88 Figura 51- Propriedades do Processo sistema ADS-FLOW-BPMN. ........................... 89 Figura 52– Descrição do Macrofluxo do Processo no sistema SGP. ........................... 90 Figura 53 – Atividade Modelada aba Geral no sistema ADS-FLOW-BPMN. ............ 91 Figura 54 – Atividade Modelada aba Papel no sistema ADS-FLOW-BPMN. ............ 92 Figura 55 – Atividade Modelada aba Vínculo no sistema ADS-FLOW-BPMN. ........ 93 Figura 56 - Atividade Modelada aba Tempo no sistema ADS-FLOW-BPMN............ 94 Figura 57– Descrição da Atividade no sistema SGP. ................................................... 95 Figura 58 – Diagrama de Caso de Uso antes da integração. ........................................ 96 Figura 59 - Diagrama de Caso de Uso depois da integração. ....................................... 97

LISTA DE TABELAS

Tabela 1 – Avaliação do símbolo de Início e Fim ADS-FLOW X BPMN. ................. 48 Tabela 2 - Avaliação do símbolo Atividade ADS-FLOW X BPMN. .......................... 49 Tabela 3 - Avaliação do símbolo Envio de Mensagem ADS-FLO X BPMN. ............. 50 Tabela 4 - Avaliação do símbolo Atividade de Aprovação ADS-FLO X BPMN. ....... 50 Tabela 5 - Avaliação do símbolo Invocação de Aplicativo ADS-FLO X BPMN. ....... 51 Tabela 6 - Avaliação do símbolo Execução de Procedimento ADS-FLO X BPMN. .. 51 Tabela 7 - Avaliação do símbolo Exportação de Dados ADS-FLO X BPMN. ............ 52 Tabela 8 - Avaliação do símbolo Sub-processos ADS-FLO X BPMN. ....................... 52 Tabela 9 – Evento Intermediário BPMN X ADS-FLOW ............................................ 53 Tabela 10 – Tomadas de Decisão BPMN X ADS-FLOW ........................................... 53 Tabela 11 – Evento de Envio de Mensagem BPMN X ADS-FLOW........................... 54 Tabela 12 - Evento de Tempo BPMN X ADS-FLOW ................................................. 54 Tabela 13 – Link ou Conector de páginas BPMN X ADS-FLOW .............................. 55 Tabela 14 – Grupos e Sub-Grupos BPMN X ADS-FLOW .......................................... 55 Tabela 15 - Tabelas de Usuarios dos Sistemas ADS-FLOW e SGP ............................ 79 Tabela 16 – Tabelas dos Processos dos Sistemas ADS-FLOW e SGP ........................ 80 Tabela 17 – Tabelas das Atividades dos Sistemas ADS-FLOW e SGP ....................... 82 Tabela 18 –Tabela de Usuários e Unidades dos Sistemas ADS-FLOW e SGP .......... 84

SUMÁRIO

BPMN ........................................................................................................................................... 20 1.1

CONCEITO BPMN ............................................................................................................ 20

1.2

HISTÓRIA DO BPMN ........................................................................................................ 21

1.3

APLICAÇÃO DO PADRÃO BPMN ....................................................................................... 24

1.4

O QUE É UM PROCESSO ? .................................................................................................. 25

1.4.1

Processos Internos .......................................................................................................... 26

1.4.2

Processos Abstratos ........................................................................................................ 26

1.4.3

Processo de Colaboração ............................................................................................... 26

1.4.4

Benefícios do BPMN ....................................................................................................... 26

1.5

ESTUDO E DEFINIÇÃO DOS SÍMBOLOS BPMN UTILIZADOS PELA UNISC ......................... 28

1.5.1

Eventos de Início ............................................................................................................. 28

1.5.2

Eventos Intermediários.................................................................................................... 30

1.5.3

Eventos Finais ................................................................................................................. 31

1.5.4

Gateways ......................................................................................................................... 33

1.5.5

Atividades ........................................................................................................................ 35

1.5.6

Sub-Processos ................................................................................................................. 35

1.5.7

Conectores....................................................................................................................... 36

1.5.8

Swimlanes ........................................................................................................................ 38

ADS-FLOW.................................................................................................................................. 39 2.1

O QUE É MAPEAMENTO DE PROCESSOS ? ......................................................................... 40

2.2

ESTUDO DA SIMBOLOGIA DO ADS-FLOW. ..................................................................... 40

2.2.1

“Instrução (IN)” ............................................................................................................. 41

2.2.2

“Aprovação (AP)” .......................................................................................................... 42

2.2.3

“Invocação de Aplicativo (IA)” ...................................................................................... 42

2.2.4

“Envio de E-mail (EE)” .................................................................................................. 43

2.2.5

“Execução de Procedimento (EP)” ................................................................................ 43

2.2.6

“Exportação de Dados (ED)” ......................................................................................... 44

2.2.7

Sub-processo (SP)” ......................................................................................................... 44

2.2.8

Atividades de “Início (I)”................................................................................................ 45

2.2.9

“Fim (F)” ........................................................................................................................ 45

2.3

MODELAGEM NO ADS-FLOW ......................................................................................... 46

2.4

FLUXOGRAMA DO PROCESSO MODELADO NO ADS-FLOW ............................................. 46

2.5

FLUXOGRAMA DO PROCESSO MODELADO NO VISIO BPMN ........................................... 47

2.6

APRESENTAÇÃO DA VIABILIDADE DE APLICAÇÃO DO BPMN NO ADS-FLOW ................ 48

2.7

SÍMBOLOS BPMN AVALIADOS PARA COMPLEMENTAR A FERRAMENTA ADS-FLOW. .... 53 SISTEMA DE GESTÃO PRO PROCESSOS – SGP ............................................................... 56

3.1.

OBJETIVO DO SISTEMA SGP ............................................................................................. 56

3.2.

LINGUAGEM DE PROGRAMAÇÃO DO SGP......................................................................... 57

3.3.

ARMAZENAMENTO E RECUPERAÇÃO DE DADOS ............................................................... 58

3.4.

FUNCIONALIDADES DISPONÍVEIS NO SGP ........................................................................ 58

ETAPAS REALIZADAS NA APLICAÇÃO DO PADRÃO BPMN NO

ADS-FLOW....... 66

4.1

APLICAÇÃO DOS SÍMBOLOS BPMN NO MODELADOR ADS-FLOW ................................. 67

4.2

SÍMBOLOS BPMN EMPREGADOS ..................................................................................... 69

4.3

SEQUENCIA DE ENTRADAS E SAÍDAS................................................................................ 71

4.4

MÉTODOS PRINCIPAIS EMPREGADOS NO MODELO ADS-FLOW-BPMN ......................... 73

ETAPAS PARA A INTEGRAÇÃO DO ADS-FLOW-BPMN AO SGP ................................. 76 5.1

AVALIAÇÃO DAS TABELAS EM COMUM (ADS-FLOW-BPMN X SGP) ............................ 78

5.2

RELACIONAMENTO DOS PROCESSOS (ADS-FLOW-BPMN X SGP) ................................ 79

5.2

AJUSTE DOS MÉTODOS EMPREGADOS NA INTEGRAÇÃO DOS PROCESSOS......................... 81

5.3

RELACIONAMENTO DE ATIVIDADES (ADS-FLOW-BPMN X SGP)................................. 81

5.5

AJUSTE DOS MÉTODOS EMPREGADOS NA INTEGRAÇÃO DAS ATIVIDADES ....................... 83

5.6

VINCULAÇÃO DA UNIDADE GERENCIADORA ................................................................... 83

5.7

FLUXO MODELADO NO ADS-FLOW-BPMN ................................................................... 88

5.8

DIAGRAMA DE CASO DE USO ANTES DA INTEGRAÇÃO .................................................... 96

5.9

DIAGRAMA DE CASO DE USO DEPOIS DA INTEGRAÇÃO.................................................... 97

CONCLUSÃO ....................................................................................................................................... 98 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................. 100

LISTA DE ABREVIATURAS

ADS-FLOW

Ambiente de Desenvolvimento de Software – Fluxo

APESC

Associação Pró-Ensino em Santa Cruz do Sul

BPD

Business Process Diagram

BPM

Business Process Management

BPMI

Business Process Management Initiative

BPMN

Business Process Modeling Notation

Desenvolvimento Organizacional

INGRES

Desenvolvimento Organizacional

MySQL

Structured Query Language

SGP

Sistema de Gestão por Processos

SGBD

Sistema de Gerenciamento de Base de Dados

SQL Server

Microsoft SQL Server

SINF

Setor de Informática

UML

Unified Modeling Language

UNISC

Universidade de Santa Cruz do Sul

WfMC

Workflow Management Coalition

INTRODUÇÃO

De acordo com os objetivos deste trabalho, serão apresentados em cada capítulo, os tópicos identificados no sumário que serão abordados, seguido das referências relevantes, bem como as conclusões necessárias, a fim de facilitar o entendimento do mesmo.

No primeiro capítulo são abordados assuntos relacionados ao BPMN como sua aplicação, definição de processos internos, processos abstratos e processos de colaboração bem como o conceito, benefícios e técnicas que vêm sendo empregadas com grande aceitação nas organizações com foco nos elementos da notação BPMN 1 adotados na representação gráfica nos fluxogramas dos processos da UNISC, indicando e descrevendo também o subconjunto de comandos BPMN que serão avaliados para a aplicação no ADS-FLOW.

O segundo capítulo irá fazer uma introdução sobre a ferramenta ADS-FLOW, apresentando o objetivo desta ferramenta, funcionalidades, a notação utilizada e arquitetura do sistema, bem como a viabilidade do ADS-FLOW em suportar o padrão BPMN propondo, além disso, a integração com o SGP. O terceiro capítulo irá fazer uma introdução ao SGP2 descrevendo o objetivo do Sistema de Gestão por Processos e apresentando as funcionalidades já disponibilizadas nesse sistema.

BPMN: É uma linguagem de notação padrão usada para representar de forma gráfica processos de negócios, utilizando um conjunto de símbolos organizados em um diagrama de processos. 2 SGP: Sistema de Gestão por Processos, é um sistema utilizado para descrever e disponibilizar todos os processos de uma organização

O quarto capítulo irá apresentar as possibilidades propostas no trabalho de aplicação do padrão BPMN no ADS-FLOW identificando os passos necessários de forma a esclarecer a possibilidade desejada de aplicação de um padrão mundialmente adotado pela comunidade Acadêmica, Científica e Tecnológica.

O quinto capítulo apresentará os objetivos de integrar o ADS-FLOW ao SGP, como também os requisitos necessários para esta integração, apresentando as estratégias possíveis para viabilizar este estudo e possibilitar o surgimento de uma nova ferramenta para a modelagem e documentação de processos de negócio.

E por final, com base nos estudos apresentados, as conclusões do trabalho.

1.1

BPMN

Conceito BPMN

Business Process Modeling Notation, BPMN é uma notação gráfica que estabelece os símbolos a serem utilizados para mapear, de maneira padrão, todos os processos de negócio de uma organização. É considerado como padrão mundial pela OMG3.

BPMN é uma notação visual de atividades, tarefas, responsabilidades, papéis e fluxo de trabalho de um processo, que também define outros elementos possíveis empregados para este fim, como o objetivo do processo, especificação das entradas e saídas, atividades realizadas e eventos, que possibilita disponibilizar instrumentos para mapear todos os processos de negócio de uma organização de forma padronizada através de um diagrama BPMN como se fosse um acordo compreendido entre as áreas técnicas, usuários e sistemas.

No dicionário, notação indica o ato de anotar, representar algo por meio de símbolos ou caracteres, também podendo ser um sistema de representação gráfica de elementos de determinado campo do conhecimento ou um conjunto de símbolos ou caracteres com que é feita essa representação.

BPMN é uma linguagem gráfica utilizada para a construção e representação de processos. O uso do padrão BPMN não necessita de licença e busca iluminar os procedimentos das organizações de forma padrão, compreendida por todos os segmentos existentes nas organizações produzindo serviços mais ágeis e evitando com isso a falta de alinhamento entre

OMG: Object Management Group é um consorcio formado por empresas e instituições de pesquisas, uma organização internacional que aprova padrões abertos.

processos mesmo depois de implantados, contribuindo assim na gestão do conhecimento e na documentação das regras de negócios justificando a necessidade que as organizações têm de acompanhar a evolução da tecnologia para o gerenciamento e aperfeiçoamento dos processos de negócio.

1.2

História do BPMN

O Antigo Testamento especificamente (Gênesis 11,1-9) da Bíblia, conta a história da construção de uma enorme torre construída pelos descendentes dos filhos de Noé, famosamente conhecida como Torre de Babel. Para sua construção é descrita a utilização de milhares de tijolos, assentados uns sobre os outros com betume, com o objetivo de fazer com que um dia o seu ápice penetrasse nos céus. Provavelmente a intenção dos construtores era de construir um monumento agradecendo à divindade por terem sobrevivido ao terrível dilúvio que acabou com tudo em tempos remotos. Mas não foi assim que Deus entendeu. Não viu aquele colosso se erguer no meio do nada como um possível agrado a Ele, mas sim como prova de soberba dos homens querendo rivalizar-se com Ele. Resolveu intervir. Desceu em meio aos construtores e num gesto Dele todos começaram a dizer palavras em línguas diferentes. Ninguém mais se entendeu.

O desentendimento foi tão grande que as pessoas decidiram se afastar umas das outras partindo para cantos remotos do planeta. E desse desentendimento de Deus com os homens teriam nascido as confusões que conhecemos e pelas quais afligem nos dias de hoje. Um Deus que temia a força daqueles a quem dera vida, agora os enfraquecia pela eternidade afora, dando um idioma diferente a cada um deles.

E baseado nesta história, várias tentativas de organizar novamente a sociedade buscando reunir todos os povos do mundo, em qualquer propósito, acabava em frustração. Não faltaram profetas que tentassem fazer com que a natureza humana reencontrasse uma maneira de falar a mesma língua, ou pelo menos se sentasse ao redor da mesa e, mesmo por sinais, tentasse recuperar o entendimento perdido, aliás até nos dias de hoje.

Com a globalização, e também com o fato da humanidade ter concordado, desde o século XIX, em obedecer no mundo inteiro ao mesmo horário de Greenwich, em ter adotado o mesmo calendário que é o utilizado atualmente, o calendário ocidental cristão, e ter formado através de eleição uma assembléia mundial, a ONU, funcionando desde 1947, que nos leva a acreditar que, para o futuro milênio, a terra se unificará, permitindo que os homens voltem a falar uma linguagem só.

Enfatizando esse ponto de vista para o propósito deste trabalho, linguagens ou padrões diferentes não faltavam. Até muito recentemente, qualquer trabalho de modelagem ou redesenho de processos precisava, logo no seu início, tomar uma decisão complicada, que era definir qual técnica de modelagem de processos que seria utilizada. Opções para isso não faltavam, técnicas como IDED04, Swimlanes, Event Driven Process Chain5, Diagramas de Atividade UML6 e Redes de Petri 7eram apenas algumas das existentes.

Apesar de serem muito úteis e poderosas, estas técnicas partilhavam alguns problemas: ou eram proprietárias, ou eram incompletas, ou eram incompatíveis com outros modelos, especialmente modelos de TI. E muitas vezes, elas eram tudo isso ao mesmo tempo. E nenhuma delas era claramente um padrão para modelagem de processos. E claramente num cenário como esse era considerado incontestavelmente impossível tentar fazer avançar o BPM8. Pois se não há uma uniformidade básica sobre como modelar processos de negócios, como poderá haver um entendimento claro sobre o funcionamento deste processo? Como ele poderá ser discutido com outras pessoas, redesenhado e automatizado, se ele utiliza uma notação que não é padronizada?

IDE0: (Integration Definition for Function Modeling) é uma familía integrada de métodos para a modelagem baseada em representações de diagramas, é o primeiro conjunto de padrões do IDEF, processa uma coleção de atividades e outras ações. 5 Event Driven Process Chain: (Cadeida de Processos Dirigida por Eventos) nesse método, um processo é modelado segundo fluxo de eventos e funções, com grande aceitação no mundo e é um método associado à implantação de sistemas de ERP. 6 UML: (Unified Modeling Language) é uma notação para descrição de sistemas orientados, uma linguagem visual para a especificação de sistemas orientados a objetos, que fornece representação gráfica para elementos essenciais do paradigma de objetos. 7 Redes de Petri: Constitui um conjunto de linguagens com forte apelo gráfico utilizada em projetos e aplicado na análise e modelagem de sistemas com componentes concorrentes. 8 BPM: É uma metodologia de otimização de processos avançada, que se desenvolveu e evoluiu a partir da experiência da Gestão pela Qualidade Total.

Em resposta a essa falta de padronização surge então o BPMN (Business Process Modeling Notation) que é um padrão para modelagem de processos. Criado inicialmente pelo BPMI9 (Business Process Managment Iniciative), foi incorporado pela OMG (Object Management Group) após a fusão entre estas entidades, ocorrida em 2005.

O grande sucesso da notação BPMN em se consolidar como padrão para o BPM vem de três razões principais.

A primeira é que sempre foi seu objetivo fundamental oferecer uma notação de fácil entendimento por todos os envolvidos na especificação de processos. Assim, tanto usuários de negócios quanto profissionais de TI conseguirão facilmente ler um modelo de processos em BPMN. Com isso o BPMN se torna, na prática, uma ferramenta que cria uma língua comum entre as áreas de negócio e de TI, reduzindo a distância existente entre elas.

A segunda é que foi previsto uma série de recursos possibilitando a modelagem de processos complexos utilizando o BPMN, visto que o uso de tais recursos é opcional, e assim o modelo pode ser criado apenas com elementos mais simples, para facilitar a leitura. Ao utilizar estes recursos, se pode chegar a um nível bastante refinado do comportamento do processo, agregando várias informações técnicas, e permitindo o mapeamento automático para padrões de execução de processos, como o BPEL, conseguindo com isso uma transição natural da modelagem para a execução dos processos.

O terceiro princípio para o êxito do BPMN é que esse padrão possui uma forte fundamentação matemática. O BPMN foi construído sobre os conceitos do Pi-Calculus10, uma derivação do Cálculo de Processos para a representação de processos dinâmicos e móveis. Mais uma vez, a analogia com banco de dados é pertinente, pois uma das grandes razões do sucesso dos bancos de dados relacionais foi seu embasamento na teoria relacional.

BPMI: (Business Process Management Initiative) é uma organização sem fins lucrativos, composta por empregados de empresas de todos os tamanhos e de diferentes plataformas cuja missão é promover e desenvolver o uso do BPM (Business Process Management), através do estabelecimento de padrões para o desenho de processos, que foi incorporado pela OMG após a fusão entre estas entidades, ocorrida em 2005. 10 Pi-Calculus: É uma álgebra de processos que possui mecanismos formais para criação e ativação de processos que se comunicam através da troca de mensagens em canais, usando o modelo de rendezvous síncrono. Rendezvous é um mecanismo de sincronização do próprio sistema operacional, sendo uma chamada de sistema que permite dois processos compartilharem um mesmo dado durante a sincronização.

O BPMN é composto de diversos elementos utilizados para especificar processos, sendo que os básicos são apenas quatro que são: atividades, eventos, decisões e rotas. Com apenas estes quatro elementos, é possível criar modelos bastante expressivos de processos, fazendo com que o BPMN seja efetivamente fácil de aprender e simples de utilizar, permitindo projetar modelos sofisticados com a vantagem de ser facilmente compreendido.

1.3

Aplicação do padrão BPMN

A Notação (BPMN11) é utilizada na Modelagem de Processos de Negócios e está se consolidando como o mais importante padrão de notação gráfica aberta para desenhar e modelar processos de negócios. Com ela é possível modelar os processos de negócio capturando e documentando as atividades em diagramas de fácil entendimento, projetar e descrever modelos ideais, entender detalhes técnicos, monitorar e mensurar o negócio com indicadores de desempenho baseados nas atividades dos fluxos de processos automatizados. Competir, vencer, satisfazer os clientes e trazer lucratividade significa para uma organização nos dias de hoje gerenciar bem os processos de negócio, conforme BITENCOURT (2007). “Só haverá sentido em investir em qualquer tecnologia se soubermos por que e para que iremos utilizá-la” e “...para dar significado aos grandes investimentos feitos em tecnologia da informação por qualquer tipo de organização só há uma forma: por meio de organização e melhoria de processos de negócio com base em uma metodologia, qualquer que seja ela.” (CRUZ, 2003)

Modelagem de Processos de Negócio são conceitos aplicados para se projetar, entender ou buscar melhorias no funcionamento de um negócio12. Os modelos de negócio provêem uma visão simplificada da realidade complexa da organização, permitindo uma melhor compreensão dessa realidade. Nos dias atuais, cada vez mais os negócios de qualquer tipo de organização necessitam do apoio de sistemas automatizados. Para serem mais efetivos, é importante que os sistemas de informação sejam projetados para atender aos objetivos de 11

BPMN: É uma linguagem de notação padrão usada para representar de forma gráfica processos de negócios, utilizando um conjunto de símbolos organizados em diagrama de processos. 12 Negócio: O sentido de negócio aqui utilizado, significa qualquer tipo de operação em andamento que tem ou usa recursos e tenha um ou mais objetivos, onde o termo não é usado no sentido de “comércio” ou “transação comercial”.

negócio. Um objetivo importante da modelagem de processos de negócio, e que constitui uma ênfase nesta disciplina, é prover uma visão que facilite o desenvolvimento de software alinhado com os objetivos de negócio. Modelar é um meio utilizado para analisar e projetar sistemas de software. Portanto, a modelagem de processos de negócio pode também ser utilizada como uma etapa inicial que visa o entendimento do negócio para se chegar a modelos utilizados no desenvolvimento de software que estejam alinhados com os objetivos estratégicos das organizações, conforme PÁDUA (2008).

O BPMN é aplicado na modelagem gráfica dos processos internos e externos das organizações e tem o objetivo de facilitar a tarefa de atualização do modelo de processo de acordo com suas regras de negócios, ajudando na identificação dos processos de negócio eliminando o desperdício e melhorando a forma de trabalho das pessoas e é utilizado no mapeamento dos seguintes tipos de processos:

1.4

O que é um Processo ?

Um processo é qualquer sequencia de atividades relacionadas para realizar um trabalho. Um processo pode ser simples ou complexo, para exemplificar esta classificação de processo simples e processo complexo podemos observar a figura 1 abaixo. O que é simples e é complexo também pode depender do tamanho e da complexidade da organização.

Figura 1 – Definição de Processo Simples e Processo Complexo.

1.4.1

Processos Internos

É o mapeamento mais comum encontrado nas organizações, e possui uma série de atividades que são realizadas dentro das organizações, como o apontamento dos pontos fortes que as organizações apresentam a seus clientes e fornecedores, e a possibilidade de crescimento observando também as fraquezas, buscando a superação através das oportunidades que se apresentam.

1.4.2

Processos Abstratos

É identificado quando o processo inclui ações externas que podem ser realizadas por pessoas que não trabalham na empresa cuja atividade não se pode gerenciar. É um modelo de alto nível regulando as funcionalidades e interações entre papéis representando entidades independentes com processos próprios que não nos interessa mapear.

1.4.3

Processo de Colaboração

É utilizado quando dois ou mais processos independentes se comunicam ou se relacionam estando dentro do escopo de visão da organização e ainda assim não necessariamente dentro da organização.

1.4.4

Benefícios do BPMN

O BPMN fornece uma notação que é compreensível por todos os usuários de negócios, como os analistas de negócios, que criaram os rascunhos iniciais dos processos, para os desenvolvedores, técnicos responsáveis pela implementação da tecnologia que será utilizada na execução dos processos e, chegando para as pessoas de negócios que irão gerenciar e monitorar esses processos, utilizando o BPMN como uma ponte entre a concepção de processos de negócios e a implementação dos processos, que é disponibilizado por intermédio de um fluxograma13 possibilitando agregar um mecanismo aplicado diretamente a um motor de BPM em vez de atravessar as interpretações humanas e as traduções de linguagens 13

Fluxograma: É uma espécie de esqueleto que representa o esquemático gráfico de um processo que ilustra de forma descomplicada um diagrama de fluxo de dados.

diferentes, através de um modelo BPMN que é uma combinação de elementos gráficos com apoio de informações. A notação BPMN contribui para a redução dos ciclos operacionais14 eliminando atividades que não agregam valor gerando operações mais simplificadas, possibilitando a utilização de recursos com mais eficiência contribuindo para a redução de custos e na otimização dos recursos aumentando a margem operacional.

O BPMN ajuda a manter o foco no cliente, fornecendo um serviço ou produto de qualidade e dentro do prazo determinado15 satisfazendo a expectativa do cliente16 bem como um maior domínio dos processos da organização e suas dependências externas facilitando a gestão e o controle das atividades, além da possibilidade de realizar os processos segundo as fórmulas existentes e instigar necessidades de melhorias, podendo direcionar os esforços e entender aos processos, contribuindo na diminuição de gargalos em algumas etapas, remoção de etapas desnecessárias, automação de fases manuais e se necessário, a reengenharia integral ou parcial do processo.

Visa tornar mais fácil a automação eficiente do processo, onde o processo é decomposto em múltiplas atividades de forma a diminuir o tempo de realização de cada atividade com a possibilidade de ser executada em paralelo melhorando resultados com a sincronização.

Consegue liberar as pessoas para atividades mais relevantes, através da automação dos processos, melhorando a qualidade de vida no trabalho, bem como a novas oportunidades de desenvolvimento.

Permite ainda, a simplificação de questões de órgãos reguladores, através da formalização dos processos, o que facilita auditorias e auxilia a empresa de forma a atender a vários requisitos de regularização. 14

Ciclos Operacionais: É um parâmetro usado para determinar o período de tempo utilizado para a execução de um determinado processo ou atividade. 15

Prazo Determinado: É o tempo pré-estabelecido ou acordado em contrato como prazo máximo para a entrega de um produto ou serviço. 16 Cliente: É a pessoa mais importante em nosso negócio, é aquele que decide pela aquisição do produto ou serviço que lhe é oferecido.

1.5

Estudo e definição dos Símbolos BPMN utilizados pela UNISC

Conforme o objetivo deste trabalho serão apresentados os elementos BPMN definidos pela Assessoria de Desenvolvimento Organizacional (DO) da Universidade de Santa Cruz do Sul, para serem utilizados na representação gráfica dos processos da UNISC. Descrevendo o significado de cada símbolo e sua utilização na modelagem, atentando para o foco deste trabalho.

O motivo de identificar os símbolos BPMN utilizados na modelagem de processos da UNISC é de simplificar a especificação dos símbolos da notação BPMN tornando possível empregá-los na modelagem de processos do ADS-FLOW, uma vez que o padrão BPMN dispõe de mais de 70 símbolos identificados para modelar qualquer processo, sem prejudicar a modelagem de processos como é feita na universidade, com a utilização da ferramenta Microsoft Visio, além de continuar a atender à modelagem de processos da UNSC e com isso atender à modelagem de processos de outras instituições e empresas de diversas naturezas e tamanhos.

1.5.1

Eventos de Início

Eventos são acontecimentos ou ações que podem afetar a execução de um processo. Um evento de início representa o ponto de entrada de um processo, ou melhor, o ponto a partir do qual as exigências do processo deverão ser iniciadas. Um círculo com o centro aberto é usado para simbolizar o evento de início como é apresentado na figura 2 abaixo.

Figura 2 – Evento Início – (BPMN).

Início através de mensagem é utilizado quando a mensagem chega de um participante e desencadeia o início do processo como é apresentado na figura 3 abaixo.

Figura 3 – Início Através de Mensagem – (BPMN).

Início determinado por uma regra de tempo onde a data ou tempo determina um ciclo específico (por exemplo, toda segunda-feira, 1) pode ser definido que será desencadeada o início de um processo como é apresentado na figura 4 abaixo

Figura 4 – Início determinado por uma regra de Tempo – (BPMN).

Evento de link representa um processo de origem e nele deverá constar o nome do processo entre parênteses e a sigla da unidade gerenciadora como é apresentado na figura 5 abaixo.

Figura 5 – Link – (BPMN).

1.5.2

Eventos Intermediários

Eventos intermediários são eventos que ocorrem durante a execução de uma instância do processo e afetam o seu curso. Um círculo desenhado com uma fina linha dupla é usada para representar um evento intermediário e um marcador pode ser adicionado dentro para descrever a natureza desse evento. Indicando uma mensagem de um participante disparando o evento, fazendo com que o processo continue se ele estava esperando a mensagem, ou mude o fluxo de manipulação de exceção. Os eventos podem ser usados para envio de mensagens para um participante como é apresentado na figura 6 abaixo.

Figura 6 – Mensagem de Evento – (BPMN).

Evento intermediário de data-tempo específico ou um ciclo específico (por exemplo, toda segunda-feira, 9) pode ser definido que irá disparar o evento. Se for utilizado dentro do fluxo principal atua como um mecanismo de atraso. Se usado para manipulação de exceção que irá alterar o fluxo normal em um fluxo de exceção como é apresentado na figura 7 abaixo.

Figura 7 - Mecanismo de Espera de Fluxo – (BPMN).

Um link é um mecanismo de ligação de duas seções de um processo. Links eventos são utilizados para criar situações de looping ou para evitar filas representando sequências longas de fluxo, sendo utilizado como conectores para apontar um processo com várias páginas. Também pode ser usado como objetos dentro do nível do processo como é apresentado na figura 8 abaixo.

Figura 8 – Link com outro Processo – (BPMN).

1.5.3

Eventos Finais

Eventos de fim indicam onde e como um fluxo de processo vai acabar indicando que a execução do processo não tem mais nada a fazer. É representado por um círculo desenhado com uma linha grossa, usado para representar um evento fim, e um marcador poderá ser usado para descrever sua natureza.

O fim de evento é utilizado quando o modelador não identifica o tipo de evento. Ele também é usado para mostrar o fim de um sub-processo, fazendo com que o fluxo volte ao processo-pai como é apresentado na figura 9 abaixo.

Figura 9 – Evento Fim – (BPMN).

Fim através de uma mensagem é utilizado para finalizar um processo com o início de outro. E deverá constar o nome do próximo processo entre parênteses e a sigla da unidade gerenciadora por aquele processo. Quando a atividade do processo vinculado é conhecida, deve ser incluída com o símbolo de anotação como é apresentado na figura 10 abaixo.

Figura 10 – Fim de um Processo com Início de Outro – (BPMN).

Este tipo de Fim indica que uma mensagem é enviada para um participante na conclusão do processo como é apresentado na figura 11 abaixo.

Figura 11 – Fim através de uma Mensagem – (BPMN).

Evento Terminal, este tipo de fim indica que todas as atividades vinculadas a um processo deverão ser imediatamente encerradas. Isso inclui todos os casos de múltiplas instâncias. O processo é encerrado sem compensação ou manipulação de eventos como é apresentado na figura 12 abaixo.

Figura 12 – Fim de todas as Atividades – (BPMN).

1.5.4

Gateways

Gateways Inclusivos podem ser usados quando uma ou mais condições podem ser verdadeiras e pode ser incluída uma pergunta que pode direcionar o caminho a ser seguido, quando necessário como é apresentado na figura 13 abaixo.

Figura 13 – Gateway Inclusive – (BPMN).

Exemplo:

Como um ponto de decisão, onde vários fluxos de sequencia de saída são possíveis, todas elas são limitadas pelas condições, cada sequencia de fluxo de saída com uma condição avaliada como sendo verdadeira será seguido. Efetivamente pode gerar vários pontos de execução.

Usado como uma fusão, o Gateway Inclusive irá sincronizar todos os pontos de execução produzidos a montante, mas, no máximo, um para cada sequencia de entrada de fluxo como podemos visualizar na Figura 14 logo abaixo.

Figura 14 – Exemplo de Utilização Gateway Inclusivo – (BPMN).

Gateway Paralelo fornece um mecanismo para sincronizar os fluxos e é utilizado para representar que duas ou mais atividades devem ser realizadas antes de dar início a outra ou após uma atividade. Quando o gateway gera duas ou mais atividades, é necessário que ele seja representado novamente para fechar estas atividades e reduzir o número de tokens como é apresentado na figura 15 abaixo e na figura 16 como exemplo na sequencia.

Figura 15 – Gateway Paralelo – (BPMN).

Exemplo:

Figura 16 – Exemplo de Utilização Gateway Paralelo – (BPMN).

1.5.5

Atividades

Uma tarefa é uma atividade atômica que está incluída dentro de um processo. A tarefa é utilizada quando o trabalho no processo não é quebrado em um nível mais refinado de detalhe no modelo do processo. Geralmente, um usuário final e / ou uma aplicação são usados para executar a tarefa quando ele é executado. Um objeto com a mesma forma do subprocesso é utilizado na sua representação, que é representado por um retângulo que tem cantos arredondados como podemos visualizar na figura 17 abaixo.

Figura 17 – Atividades – (BPMN).

1.5.6

Sub-Processos

Um sub-processo é um processo que está incluído dentro de outro processo. O subprocesso pode ser visto encapsulado, o que oculta os seus detalhes. Um sub-processo pode ser visualizado através de uma visão expandida, que mostra os detalhes do processo em que está contido. As sub-partes do processo são representadas da mesma forma como a tarefa, que é um retângulo que tem cantos arredondados, porém com um sinal de + que indica outras tarefas como é apresentado na figura 18 abaixo.

Figura 18 – Sub-Processos – (BPMN).

1.5.7

Conectores

O BPMN define um conjunto de setas utilizadas para ligar os diferentes elementos do processo, utilizado também para demonstrar a ordem em que as atividades do fluxo serão executadas, conforme a notação apresentada na figura 19 abaixo.

Figura 19 – Conectores – (BPMN)

Fluxos de sequencia são usados para conectar objetos, tais como fluxos de Atividades, Gateways e Eventos, para especificar a ordem na qual eles têm de ser executados. Três tipos de fluxos de sequencia podem ser utilizados:

Sequencia de Fluxo é o objeto de conexão mais utilizado na representação dos fluxogramas, pois determina a ordem em que o fluxo é executado, como é apresentado na figura 20 abaixo.

Figura 20 – Sequencia – (BPMN).

Sequencia de Fluxo Condicional indica que a conexão possui uma condição relacionada ao fluxo, e se a condição associada ao fluxo de sequencia for verdadeira, então o passo seguinte pode ser considerado, sua representação pode ser visualizada na figura 21 abaixo.

Figura 21 – Condicional – (BPMN).

Padrão de Sequencia de Fluxo indica quando uma etapa possui vários condicionais por seguir os fluxos de sequencia, o fluxo de sequencia padrão será tomado se todas as condições são avaliadas como falso.

Figura 22 – Padrão – (BPMN).

Os fluxos de mensagens são usados para representar a comunicação que ocorre entre processos de diferentes organizações. E podem conectar somente atividades que estão em Pools diferentes.

Figura 23 – Fluxo de Mensagem – (BPMN).

1.5.8

Swimlanes

Raias ou swimlanes são utilizadas para organizar atividades e também para retratar a colaboração entre os parceiros ou outras unidades. Sua representação é apresentada na figura 24 abaixo.

Figura 24 – Raias de Separação – (BPMN).

O processo de negócio pode ser organizado dentro de um conjunto de raias. A raia especial apresenta as tarefas pertinentes a uma unidade de negócios específica, interagindo com outra unidade responsável como podemos visualizar na figura 25 abaixo representado um exemplo:

Figura 25 - Interação de atividades entre unidades diferentes.

ADS-FLOW

Neste capítulo será abordado o objetivo do sistema ADS-FLOW apresentando a notação do ADS-FLOW, identificando a simbologia, seguida de uma descrição da funcionalidade da notação especificada. O ADS-FLOW é um sistema fruto de um projeto desenvolvido na UNISC17, com o propósito de modelar e também gerenciar processos de negócios. Um sistema desenvolvido por acadêmicos do Curo de Ciência da Computação da UNISC, no qual possui várias contribuições de colegas, através de seus trabalhos de conclusão de curso, trazendo propostas de melhorias, adicionando novas funcionalidades e aplicando padrões atuais a esse sistema.

Atualmente o projeto ADS-FLOW, está em contínua evolução através de novas pesquisas e estudos da Empresa Procware18, que é apoiada pela Incubadora Tecnológica da UNISC – ITUNISC, Incubada na Unidade de Incubação de Vera Cruz, e conta com total apoio científico e tecnológico disponível, e também com toda a infra-estrutura de espaço físico, treinamentos, consultorias especializadas, orientações empresariais e suporte na elaboração de projetos como o Sistema ADS-FLOW.

O objetivo do ADS-FLOW é de modelar e mapear processos de negócios e atividades19 possibilitando a definição de formulários20 que podem ser utilizados para a execução das atividades do processo. Estão integradas também funcionalidades como 17

UNISC – Universidade de Santa Cruz do Sul. Procware – A Procware surgiu da oportunidade identificada em atuar no mercado de ferramentas para a gestão de processos, conhecido por BPM – Business Process Management. 19 Atividades: É uma unidade de trabalho que é executado dentro de um processo, pode ser uma tarefa, um processo ou um sub-processo e normalmente é realizado por uma pessoa ou por um sistema. 20 Formulários: É uma forma de captar, transmitir e distribuir informações de forma organizada. 18

execução de processos e geração de indicadores e dados estratégicos 21 que auxiliam na tomada de decisão22 o que caracteriza uma ferramenta de Workflow/BPM.

2.1

O que é Mapeamento de Processos ?

Mapeamento de processos é o conhecimento e análise dos processos e seus relacionamentos, é desenhar a sequencia de atividades, decisões, documentos e as suas inter relações de forma compreensiva, com os dados estruturados de uma visão TOP-DOWN ou melhor de cima para baixo, não é possível fazer um desenho ou mapeamento de toda uma organização num menor nível de detalhe por isso o desenho é realizado do nível maior para o nível menor, até o nível que permita sua perfeita compreensão, com o objetivo de modelarmos os processos e garantir que o resultado do desempenho desses processos atendam as expectativas e o objetivo da organização.

O ADS-FLOW foi implementado utilizando a linguagem de programação C# utilizando a ferramenta Visual Studio 2005 da Microsoft, vislumbrando um sistema para ambiente Windows baseado no .Net Framework 2.0.

Para a persistência do meta-modelo foi utilizado um banco de dados MySQL, com o objetivo de facilitar também a integração com Workflow, abordados nos trabalhos de conclusão de (SANTOS, 2006) e (MACHADO, 2006).

2.2

Estudo da Simbologia do ADS-FLOW.

Para a compreensão da notação utilizada no ADS-FLOW serão apresentadas na sequencia as simbologias utilizadas na representação gráfica para a modelagem dos fluxos dos processos, descrevendo a funcionalidade em que os símbolos são empregados conforme a especificação da própria ferramenta.

Os botões descritos na sequencia possibilitam a criação de atividades, onde cada botão é referente a um determinado tipo de atividade, que respectivamente representa as atividades 21

Dados Estratégicos: São informações sigilosas que apresentam o plano das organizações e que aceleram as tomadas de decisões 22 Tomada de Decisão: Ato ou efeito de decidir-se.

de “Instrução (IN)”, “Aprovação (AP)”, “Invocação de Aplicativo (IA)”, “Envio de E-mail (EE)”, “Execução de Procedimento (EP)”, “Exportação de Dados (ED)” e “Sub-processo (SP)”. As atividades de “Início (I)” e “Fim (F)” não estão disponíveis, pois são automaticamente criadas no momento em que o processo for criado, como podemos visualizar na figura 26 logo abaixo e especificado na sequencia.

Figura 26 – Guias de Menu (ADS-FLOW).

2.2.1

“Instrução (IN)”

Figura 27 – Instrução – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Instrução (IN) é uma atividade que é realizada por um usuário do sistema. Para tanto, esse usuário poderá se utilizar de recursos como formulários, documentos anexos e demais instruções necessárias contidas em campos como “Descrição” e “PréCondição” para a realização da atividade. As únicas guias inacessíveis para esse tipo de atividade são as guias “E-mail” e “Export. Dados”. Na guia “Geral”, todos os campos são obrigatórios de preenchimento, com exceção aos campos “Pré-Condição” e “Formulário”. Na guia “Papel”, deverá ser indicado o papel responsável pela execução da atividade. Na guia “Tempos e Execuções”, os campos obrigatórios de preenchimento são os campos “Tempo Conclusão” e “Tempo Espera”. No

caso de ser selecionada a opção “Notificar Alerta de Tempo”, o campo “Tempo Alerta” deverá ser informado indicando o referido tempo.

2.2.2

“Aprovação (AP)”

Figura 28 – Aprovação – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Aprovação (AP) é uma atividade com as mesmas características e comportamentos do tipo de atividade Instrução. O que as difere, é que na atividade do tipo Aprovação existe a necessidade por parte do usuário que a está executando de emitir um parecer de aprovação ou rejeição.

Os campos passíveis de preenchimento para esse tipo de atividade são os mesmos da atividade do tipo Instrução.

2.2.3

“Invocação de Aplicativo (IA)”

Figura 29 – Invocação – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Invocação de Aplicativo (IA) é uma atividade que também é realizada por um usuário do sistema, porém, através da invocação de um aplicativo externo ao sistema de Workflow.

Os campos passíveis de preenchimento para esse tipo de atividade são praticamente os mesmos do tipo de atividade Instrução. O que difere é a obrigatoriedade de se informar o campo “Linha de Comando” na guia “Tempos e Conclusões” (identifica o caminho do aplicativo a ser invocado pelo motor) e a impossibilidade de se associar um “Formulário” na guia “Geral”.

2.2.4

“Envio de E-mail (EE)”

Figura 30 – Envio de E-mail – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Envio de E-mail (EE) é uma atividade realizada pelo motor do Workflow, sem a necessidade de interferência de um usuário do sistema. Consiste no envio de um e-mail conforme as informações cadastradas na guia “E-mail”. Pelo fato da atividade ser executada pelo motor, as guias “Papel”, “Atributos” e “Documentos” são inacessíveis. Demais guias inacessíveis para esse tipo de atividade são as guias “Tempos e Execuções” e “Export. Dados”. Na guia “Geral”, os campos “Formulário” e “Prioridade” não são passíveis de alteração. Os demais campos dessa guia são todos obrigatórios de preenchimento com exceção do campo “Pré-Condição”.

2.2.5

“Execução de Procedimento (EP)”

Figura 31 – Execução de Procedimento – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Execução de Procedimento (EP) é uma atividade realizada pelo motor do Workflow, sem a necessidade de interferência de um usuário do sistema. Consiste na execução de um procedimento em um determinado banco de dados. Pelo fato da atividade ser executada pelo motor, as guias “Papel”, “Atributos” e “Documentos” são inacessíveis. Demais guias inacessíveis para esse tipo de atividade são as guias “E-mail” e “Export. Dados”. Na guia “Geral”, os campos “Formulário” e “Prioridade” não são passíveis de alteração. Os demais campos dessa guia são todos obrigatórios de preenchimento com exceção do campo “Pré-Condição”. Na guia “Tempos e Execuções” os campos passíveis e obrigatórios de preenchimento são “Banco” e “Código Fonte”.

2.2.6

“Exportação de Dados (ED)”

Figura 32 – Exportação de Dados – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Exportação de Dados (ED) é uma atividade realizada pelo motor do Workflow, sem a necessidade de interferência de um usuário do sistema. Consiste na exportação de dados relativos aos atributos do processo para um arquivo conforme informações cadastradas na guia “Export. Dados”. Pelo fato da atividade ser executada pelo motor, as guias “Papel”, “Atributos” e “Documentos” são inacessíveis. Demais guias inacessíveis para esse tipo de atividade são as guias “Tempos e Execuções” e “E-mail”. Na guia “Geral”, os campos “Formulário” e “Prioridade” não são passíveis de alteração. Os demais campos dessa guia são todos obrigatórios de preenchimento com exceção do campo “Pré-Condição”.

2.2.7

Sub-processo (SP)”

Figura 33 – Sub-Processo – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Sub-processo (SP) é uma atividade que consiste na execução de um outro processo de negócio chamado nesse caso como sub-processo. Assim como nas atividades executadas pelo motor, as guias “Papel”, “Atributos” e “Documentos” são inacessíveis. Demais guias inacessíveis para esse tipo de atividade são as guias “E-mail” e “Export. Dados”. Na guia “Geral”, os campos “Formulário” e “Prioridade” não são passíveis de alteração. Os demais campos dessa guia são todos obrigatórios de preenchimento com exceção do campo “Pré-Condição”. Na guia “Tempos e Execuções” o único campo passível e obrigatório de preenchimento é o campo “Sub-processo”.

2.2.8

Atividades de “Início (I)”

Figura 34 – Atividades de Início – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Início (I) é uma atividade gerada automaticamente pelo sistema assim que o processo for criado. Existe somente uma atividade Início por processo e a mesma não pode ser excluída pelo usuário. Os campos passíveis de serem preenchidos são os campos da guia “Geral”, com exceção dos campos “Formulário” e “Prioridade”. Todos os demais campos da guia “Geral” são de preenchimento obrigatório com exceção ao campo “Pré-Condição”. Outras guias acessíveis para esse tipo de atividade são as guias “Papel” (onde deverá ser mencionado o papel responsável por iniciar uma instância desse processo) e “Vínculo”.

2.2.9

“Fim (F)”

Figura 35 – Fim – (ADS-FLOW).

A atividade do tipo Fim (F) é uma atividade gerada automaticamente pelo sistema assim que o processo for criado. Existe somente uma atividade Fim por processo e a mesma não pode ser excluída pelo usuário. Os campos passíveis de serem preenchidos são os campos da guia “Geral”, com exceção dos campos “Formulário” e “Prioridade”. As demais guias são todas inacessíveis para esse tipo de atividade.

2.3

Modelagem no ADS-FLOW

A fim de melhor visualizar um processo modelado no ADS-FLOW que utiliza uma notação própria já apresentada no capítulo 2.2 “Estudo da Simbologia do ADS-FLOW”, será apresentado um exemplo de modelagem de um processo já mapeado, chamado de “Trabalho de Conclusão”, primeiramente modelado no ADS-FLOW identificado na Figura 36, e logo a seguir o mesmo processo modelado na ferramenta Microsoft Visio que utiliza a notação BPMN na representação simbólica dos processos exemplificado na Figura 37 e propondo como deverá ser representado no ADS-FLOW após a aplicação da notação BPMN no ADSFLOW.

2.4

Fluxograma do Processo Modelado no ADS-FLOW

Figura 36 – Processo Modelado no ADS-FLOW.

2.5

Fluxograma do Processo Modelado no VISIO BPMN

Figura 37 â&#x20AC;&#x201C; Processo Modelado no Microsoft Visio.

2.6

Apresentação da viabilidade de aplicação do BPMN no ADS-FLOW

Para facilitar a avaliação da viabilidade do modelador ADS-FLOW, suportar o padrão BPMN na representação gráfica de seus processos será utilizado uma tabela com o objetivo de identificar e mapear os pontos que serão necessários avaliar as alterações para a empregabilidade da notação BPMN na representação gráfica para a modelagem dos processos. De forma a identificar o símbolo utilizado no ADS-FLOW e o respectivo símbolo da notação BPMN apresentando as similaridades nas tabelas na sequencia. Tabela 1 – Avaliação do símbolo de Início e Fim ADS-FLOW X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na representação de início de processo, foi verificado que há

similaridade

representação da simbologia. Onde o objetivo da notação que identifica um evento de início

processo.

Bastando substituir o símbolo de início do ADS-FLOW para o padrão BPMN. Na representação do evento final de processo, também foi observado similaridade na representação da simbologia. Onde o objetivo do evento de final do processo é identificar onde o processo termina. Bastando

alterar

representação de final de processo

ADS-FLOW,

para o padrão BPMN.

Tabela 2 - Avaliação do símbolo Atividade ADS-FLOW X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na representação de uma atividade também podemos observar similaridade através da modelagem do processo “Trabalho de Conclusão” na representação da simbologia. Onde

objetivo

simbologia

descrita

da como

“Instrução” do ADS-FLOW, é justamente identificar uma atividade realizada por um usuário do sistema. Bastando substituir

símbolo

“Instrução” do ADS-FLOW pelo símbolo “atividades” do padrão BPMN.

Tabela 3 - Avaliação do símbolo Envio de Mensagem ADS-FLO X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na representação do evento “envio

mensagem”

também podemos observar similaridade modelagem

através do

processo

“Trabalho de Conclusão” na representação da simbologia. Onde o objetivo deste evento é o envio de um email em forma

alerta

determinado por uma regra de envio de email. Bastando substituir o símbolo de envio de email do ADS-FLOW para o padrão BPMN.

Tabela 4 - Avaliação do símbolo Atividade de Aprovação ADS-FLO X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na representação de uma atividade de aprovação foi verificado

mesmas

características

comportamentos do tipo de atividade de instrução que é similar

“atividade” BPMN.

símbolo da

notação

Tabela 5 - Avaliação do símbolo Invocação de Aplicativo ADS-FLO X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na

representação

atividades do tipo “Invocação de Aplicativo” que representa uma atividade que também é realizada por um usuário do sistema, porém, através da invocação de um aplicativo externo ao sistema workflow, não foi encontrado esse tipo de representação em BPMN, sendo necessário avaliar a utilização desta representação no ADS-FLOW.

Tabela 6 - Avaliação do símbolo Execução de Procedimento ADS-FLO X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na

representação

atividades do tipo “Execução de Procedimento” é uma atividade

realizada

pelo

motor do workflow. Onde o objetivo da utilização deste símbolo consiste na execução de um procedimento em um determinado banco de dados. Não identificando esse tipo de representação na notação BPMN.

Tabela 7 - Avaliação do símbolo Exportação de Dados ADS-FLO X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na

representação

atividades

tipo

“Exportação

Dados”

também é uma atividade realizada

pelo

motor

workflow. Onde o objetivo desta simbologia consiste em representar a exportação de dados relativos aos atributos do processo para um arquivo. Não

sendo

encontrada

similaridade desse tipo de representação

notação

BPMN.

Tabela 8 - Avaliação do símbolo Sub-processos ADS-FLO X BPMN.

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação Na

representação

atividades

tipo

de “Sub-

processo” é uma atividade que consiste na execução de outros processos de negócios, similar

sub-processo

BPMN que identifica outros processos dentro do processo.

2.7

Símbolos BPMN Avaliados para complementar a ferramenta ADS-FLOW.

Nas tabelas apresentadas abaixo na sequencia serão apresentados alguns símbolos não identificados na notação da ferramenta ADS-FLOW que poderão vir a complementar a ferramenta, apresentando também o objetivo da aplicação destas representações BPMN no ADS-FLOW.

Tabela 9 – Evento Intermediário BPMN X ADS-FLOW

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação

Não possui representação para

É utilizado para representar o

esta simbologia

início de outra atividade ou processos entre o início e o fim de um evento.

Tabela 10 – Tomadas de Decisão BPMN X ADS-FLOW

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação

Não possui representação para

Este símbolo é utilizado para

esta simbologia

dar origem a duas ou mais conexões a atividades, onde somente

uma

pode

ser

verdadeira. Não possui representação para

Este símbolo é utilizado para

esta simbologia

a representação de duas ou mais conexões a atividade, podendo uma ou mais serem executadas em paralelo.

Não possui representação para

Este símbolo é utilizado para

esta simbologia

a representação de duas ou mais

atividades

sempre em paralelo.

iniciadas

Tabela 11 – Evento de Envio de Mensagem BPMN X ADS-FLOW

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação

Não possui representação para

Este

símbolo

utilizado

esta simbologia

somente para representar a mudança do fluxo para uma exceção

quando

recebimento

uma

mensagem. Não possui representação para

Este símbolo é utilizado para

esta simbologia

representar o envio de uma mensagem de forma a alertar o fim ou a conclusão de um processo.

Tabela 12 - Evento de Tempo BPMN X ADS-FLOW

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação

Não possui representação para

Esta representação é utilizada

esta simbologia

quando existe um tempo para que determinada atividade seja concluída.

Não possui representação para

Esta representação de tempo

esta simbologia

é utilizada em um fluxo normal para identificar que determinada atividade deve aguardar

tempo

determinado, para após esse tempo, dar continuidade a atividade ou o processo.

Tabela 13 – Link ou Conector de páginas BPMN X ADS-FLOW

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação

Não possui representação para

Este símbolo é utilizado para

esta simbologia

separar grandes sequencia de fluxos para que possam ser visualizadas

páginas

separadas, servindo como um elo intermediário do mesmo fluxo.

Tabela 14 – Grupos e Sub-Grupos BPMN X ADS-FLOW

Símbolo ADS-FLOW

Símbolo BPMN

Avaliação

Não possui representação para

Pool

esta simbologia

gráfica de um participante ou de

representação

colaborador

representa

que

unidade

responsável pelos processos que dentro deste pool estarão identificados. Representando um

container

utilizado

gráfico

também

particionamento

para de

o um

conjunto de atividades. Não possui representação para

A Lane é uma sub-partição

esta simbologia

dentro

pool.

utilizada para organizar e também

categorizar

atividades dentro do pool.

SISTEMA DE GESTÃO PRO PROCESSOS – SGP

O Sistema de Gestão por Processos, SGP é um sistema informatizado criado com o propósito de armazenar as informações sobre as atividades e processos da APESC, sendo desenvolvido desde 2006 pelo Setor de Informática, SINF, da Universidade de Santa Cruz do Sul, UNISC, e gerenciado pela Assessoria de Desenvolvimento Organizacional (D.O.).

3.1. Objetivo do Sistema SGP

O objetivo do Sistema de Gestão por Processos da APESC é identificar e registrar todos os elementos descritos nos processos, como gerente, objetivos, metas, indicadores, base legal, entradas, saídas, regras de negócios e responsáveis pelas atividades, com foco às atividades de ensino da Educação Básica, dos Cursos Técnicos, Extensão, Graduação, Pósgraduação Lato Sensu

e Programas de Pós-graduação Stricto Sensu24, um sistema web

projetado para tornar públicas as informações permitindo a socialização do conhecimento, visão sistêmica, transparência, facilidade na busca de informações, agilidade na execução dos processos, melhor cumprimento de procedimentos e políticas organizacionais e identificação de todas as interfaces existentes como clientes e fornecedores25.

Pós-Graduação Lato Sensu: É uma Especialização que dá a oportunidade ao graduado de se especializar em uma área específica. 24 Pós-Graduação Stricto Sensu: Mestrado, Doutorado são processos de capacitação bem mais demorados que objetivam a produção de dissertações e teses que formulem e comprovem teorias novas para o entendimento de fatos e de suas relações. 25 Fornecedores: É aquele que fornece mercadorias ou serviços, um fornecedor é um comerciante ou estabelecimento que abastece ou fornece habitualmente uma casa ou um outro estabelecimento dos gêneros necessários ao consumo.

3.2. Linguagem de Programação do SGP

Para do desenvolvimento do sistema foi definida a utilização da linguagem de programação PHP (Hipertext Preprocessor) por ser uma linguagem de programação gratuita e também por ser independente de plataforma, rápida e compatível com todos os navegadores atendendo às necessidades desejadas para a implementação do Sistema de Gestão por Processos.

Para a utilização de algumas funcionalidades como a interação com outras páginas do sistema além da validação de informações dos formulários foi utilizado o JavaScript (Hypertext Multilanguage), que é uma linguagem de programação de código aberto não compilada e sim interpretada que atua junto com o HTML, criada para atender a este tipo de funcionalidade e que já está embutida nos navegadores modernos, sendo multi-plataforma rodando em diferentes navegadores e em diferentes sistemas operacionais.

Para atender a funcionalidades mais sofisticadas como questões de acessibilidade foi também utilizado o AJAX (Asynchronous JavaScript + XML) que corresponde a um conjunto de tecnologias que formam uma poderosa ferramenta que contribui na criação de aplicações web, fornecendo uma experiência interativa de um programa normal, mudando a forma como as aplicações web funcionam.

Para o desenho das páginas e formulários do sistema foi utilizado HTML (Hyper Text Markup Language) que é uma linguagem de formatação universal que possui uma série de „tags‟ utilizadas para este fim.

3.3. Armazenamento e recuperação de Dados

Para armazenar e recuperar as informações descritas no Sistema de Gestão por Processos foi implementada a idéia da utilização de Banco de Dados Genérico, que possibilita a escolha por um dos seguintes Sistemas para Gerenciamento de Dados já implementados e suportados, Ingres26, Mysql27, PostgreSQL 28e SQL Server29, possibilitando também estender para outros Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados que porventura desejar utilizar, flexibilizando a implantação do SGP.

3.4. Funcionalidades Disponíveis no SGP

A função do Sistema de Gestão por Processos é de centralizar, disponibilizar, descrever, projetar e melhorar continuamente os processos organizacionais, potencializando o trabalho em equipe, combinando capacidades tecnológicas e emergentes com uma postura buscando a qualidade e a melhoria dos serviços. E para alcançar esses objetivos foram desenvolvidas algumas funcionalidades básicas, porém eficientes, atendendo às necessidades detalhadas na sequencia.

Ingres: É um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional, considerado o mais robusto e poderoso dos SGBD para armazenar dados de missão critica, e que necessitam de um grande nível de segurança no acesso e armazenamento, bem como suporte a grande concorrência de acesso às informações armazenadas. Seu código fonte foi liberado para a comunidade open source e demais usuários do banco, podendo ser utilizado sem nenhum custo com licença de uso. 27 Mysql:É um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional que funciona como um servidor que fornece multiacesso ao usuário a um número de base de dados. 28 PostgreSQL: É um sistema de gerenciamento de banco de dados objeto-relacional, é um software livre de fonte aberta. 29 Sql Server: É um sistema gerenciador de banco de dados relacional, criado pela Microsoft, fornece uma plataforma de dados confiável, produtiva e inteligente, permitindo a execução de aplicações de missão crítica mais exigente.

Ao acessar o sistema nos deparamos com a tela de autenticação do SGP, que é utilizada para identificar a unidade gerenciadora à qual o funcionário pertence, possibilitando a edição das atividades que fazem parte da sua rotina de trabalho e ao mesmo tempo fornecendo a descrição de todas as atividades e processos na qual desejar visualizar facilitando o entendimento do funcionamento do todo o processo.

Figura 38 - Acesso ao Sistema de Gestão por Processos. (SGP - APESC)

Após efetuar a autenticação do sistema teremos acesso ao menu do sistema disponível a todos os funcionários autenticados, com as seguintes opções, Identificação e mapeamento dos processos, utilizado para direcionar o usuário a página de pesquisa aos processos já descritos no sistema. E também a opção de Comunicação dos Processos, que possibilita ao usuário enviar sugestões a outros processos inclusive de outras unidades gerenciadoras contribuindo na melhoria contínua de todos os processos. As opções do menu com destaque em azul com a descrição “Gerenciamento do SGP”, “Controle de Acesso”, ”Publicação do Fluxograma do Processo”, “Tabela de Unidades”, “Cadastro de Grupos e Subgrupos”, “Cadastro de Projetos”, ”Alteração de Status dos Processos” como podemos ver na figura 39 são opções disponíveis aos analistas de processos responsáveis pela manutenção das informações do processo.

Figura 39 - Menu de Funcionalidades do Sistema SGP (SGP - APESC)

A pesquisa de processos funciona da seguinte forma, ao lado da descrição “Unidade Gerenciadora” basta selecionar uma unidade gerenciadora na qual desejar pesquisar os processos desta unidade.

Caso queira ter acesso a todos os processos cadastrados no

sistema, basta deixar a opção já selecionada descrita como (TODAS UNIDADES) que irá trazer

todos

processos

todas

unidades

descritos

sistema.

Abaixo da descrição “Unidade Gerenciadora” temos a descrição “Projeto” que é utilizada para identificar projetos que estão relacionados aos processos que desejamos visualizar. E por fim, o campo descrito como “Pesquisa por palavras-chave” que auxiliam na pesquisa encontrando nos processos de seu interesse todos os processos que possuam essa palavra descrita.

Figura 40 – Pesquisa de Processos por Unidade Gerenciadora. (SGP - APESC)

Após identificada a unidade gerenciadora e ou realizada a pesquisa que apresente os processos que se deseja visualizar teremos acesso à tela de “MODELAGEM DE PROCESSOS SGP” que apresentará uma lista com todos os processos descritos e já identificados com um dos seguintes status definidos na própria ferramenta e identificados também neste trabalho:

Processos Mapeados.

São processos vigentes que já possuem fluxograma e os elementos do processo validados pela Unidade Gerenciadora.

Processos Identificados

São processos vigentes que (1) estão sendo mapeados na metodologia Novo Olhar, (2) já foram mapeados na metodologia antiga, (3) foram incluídos em função do envio de dúvidas e sugestões dos funcionários da APESC ou em virtude da necessidade de relacionamento entre processos.

Processos em Análise

São processos que estão sendo analisados com base na metodologia Novo Olhar.

Processos Analisados sem Alteração

São os processos vigentes que (1) estão sendo mapeados no Projeto Novo Olhar (2) já foram mapeados na metodologia antiga (fluxo descritivo) ou (3) foram incluídos em função de alguma dúvida ou sugestão enviada por funcionários da APESC.

Processos em Redesenho São os processos vigentes que estão sendo Redesenhados, com status “Em Análise”.

Processos Redesenhados

São os processos vigentes que (1) estão sendo mapeados no Projeto Novo Olhar (2) já foram mapeados na metodologia antiga (fluxograma descritivo) ou (3) foram incluídos em função de alguma dúvida ou sugestão enviada por funcionários da APESC.

Processos em Implantação

Processos Implantados

Através da figura 41 podemos visualizar a tela MODELAGEM DOS PROCESSOS SGP do Sistema de Gestão por Processos contendo uma lista de processos com os status categorizados já apresentados.

Figura 41 – Lista dos Processos por Unidade. (SGP - APESC).

E também acesso à tela “DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DO PROCESSO” que apresenta uma lista de todas as atividades e processos possibilitando também filtrar por unidade gerenciadora.

Figura 42 – Lista de Atividades por Unidade. (SGP - APESC).

ETAPAS REALIZADAS NA APLICAÇÃO DO PADRÃO BPMN NO ADS-FLOW

O objetivo de aplicar o padrão BPMN na modelagem de processos do ADS-FLOW é de padronizar a modelagem de processos de negócios ampliando os recursos de modelagem com a complementação de elementos básicos e possibilitando o mapeamento formal entre a modelagem em alto nível e as linguagens de execução. De forma a atender o objetivo do trabalho foi realizado um estudo dos simbolos BPMN para compreender suas caracteristicas e aplicação em um processo.

O ponto de partida para atender à aplicabilidade do padrão BPMN ao ADS-FLOW é o mapeamento dos símbolos utilizados pelo ADS-FLOW que possuem similaridades aos símbolos utilizados na notação BPMN, identificando os pontos em que as alterações serão avaliadas e se possíveis realizadas de forma a atender o objetivo do trabalho.

Após o estudo da notação BPMN foi comparado a similaridade da utilização dos simbolos BPMN com a notação original do ADS-FLOW substituindo os simbolos do ADSFLOW originais pelos simbolos BPMN que possuem similaridade, eliminando os simbolos originais que não possuem similaridade com a notação BPMN, e adicionando novos simbolos de forma a atender a modelagem de processos de negócios utilizando a notação BPMN.

4.1

Aplicação dos símbolos BPMN no Modelador ADS-FLOW

Na figura 43 apresentado abaixo, podemos visualizar o menu do ADS-FLOW com a notação original identificada através dos símbolos IN (Atividade de Instrução), AP (Atividade de Aprovação), IA (Atividade de Invocação de Aplicativo), EE (Atividade de Envio de Email), EP (Atividade de Execução de Procedimento), ED (Atividade de Exportação de Dados), SP (Atividade de Sub-Processo) e também os símbolos de inicio e fim que não aparecem no menu, mas são incluídos automaticamente no fluxograma na criação do processo.

Figura 43 – Menu com os símbolos originais utilizados – ADS-FLOW

Na figura 44 apresentado na seqüência, podemos visualizar o novo menu da ferramenta para Modelagem de Processos batizada agora de ADS-FLOW-BPMN, uma vez que foi aplicado a notação BPMN, substituindo os símbolos do menu anterior, eliminando os símbolos que não possuem representação com a notação BPMN e propondo novos símbolos importantes para o desenho do processo modelado, como apresentado anteriormente em outra ferramenta no tópico Fluxograma do Processo Modelado no VISIO BPMN do capitulo 2.5

Figura 44 – Menu com os símbolos BPMN aplicados – ADS-FLOW

4.2

Símbolos BPMN Empregados

Com a utilização dos símbolos BPMN figurados na ferramenta de modelagem do ADS-FLOW-BPMN foi necessário definir seus atributos para a identificação dentro da ferramenta e consequentemente na representação gráfica e também ajustando as propriedades e requisitos de preenchimento, adequando as operações de persistência destas informações na base de dados do ADS-FLOW-BPMN especificamente nas tabelas processo e atividade do modelador.

Conforme os requisitos das propriedades de atividades dos símbolos antigos do ADSFLOW, os novos símbolos também herdarão estas propriedades cujo seu preenchimento obrigatório ou não será apresentado de forma a identificar, descrever e definir o destino que o processo deverá seguir. Na seqüência serão detalhados os novos símbolos BPMN e seus requisitos de preenchimento na especificação de um processo no ADS-FLOW-BPMN.

Inicio do Processo: Representado aqui por um círculo, Os requisitos que identificam o início de um processo são preenchidos automaticamente na criação do processo identificando o Título como início e sua descrição como atividade inicial do processo possibilitando a alteração, associar seu início a um papel responsável, bem como de vincular o inicio à seqüência

correta

fluxo

seguir;

Início Intermediário do Processo: Representado por um círculo dentro de outro, seus requisitos obrigatórios para a sua utilização são o Título, Descrição, Posição do eixo X, Posição do eixo Y, Associação a um Papel responsável

bem

como

tempo

que

identifique

seu

início.

Atividade de Instrução: Representado com um retângulo com bordas arredondadas, assim como as propriedades de Início Intermediário, seu requisitos para a identificação são os mesmos, são eles: Título, Descrição, Posição do eixo X, Posição do eixo Y, Associação a um Papel responsável bem como um tempo;

Sub-Processo: Representado com o sinal de soma com um retângulo em volta, seu requisitos para a identificação são: Título, Descrição, Posição do eixo X, Posição do eixo Y, Pode ser associado a um Papel responsável, bem como determinar um tempo;

Caminho Exclusivo: Representado por um losango, seus requisitos obrigatórios para a sua utilização são o Título, Descrição, Posição do eixo X, Posição do eixo Y;

Caminho Paralelo: Representado por um losango com sinal de soma no seu interior, seus requisitos obrigatórios para a sua utilização são o Título, Descrição, Posição do eixo X;

Caminho Inclusivo: Representado por um losango com um círculo no seu interior seus requisitos obrigatórios para a sua utilização são o Título, Descrição, Posição do eixo X, Posição do eixo Y;

Envio de Email: Representado através da figura que contém um envelope com um círculo em volta, seus requisitos obrigatórios para a sua utilização são o Título, Descrição, Posição do eixo X, Posição do eixo Y, bem como o preenchimento dos atributos da aba E-mail identificados como: Para que deve ser preenchido com o email do destinatário, assunto bem como o corpo da mensagem;

Pool: São utilizadas para organizar atividades e também identificar unidades ou papéis, seus requisitos obrigatórios para a sua utilização são o Título, Descrição, Posição do eixo X, Posição do eixo Y;

Fim do Processo: Representado através de um círculo com borda larga, Assim como o símbolo de início seus requisitos que o identificam são preenchidos automaticamente na criação do processo identificando o Título como Fim e sua descrição como atividade final do processo, possibilitando a alteração da descrição bem como de sua posição no diagrama.

4.3

Sequencia de Entradas e Saídas

O objetivo da figura abaixo é apresentar as entradas e saídas de fluxos de sequencia que serão aplicadas ao fluxo modelado no ADS-FLOW-BPMN.

Que consistem em:

Figura 45 – Apresentação das Entradas e Saídas – ADS-FLOW-BPMN.

Inicio do Processo: Pode ser associada a um(a): Sub-Processo; Atividade de Instrução; Gateway; Atividade Intermediária; Fim do Processo;

Sub-Processo: Pode ser associada a um(a): Sub-Processo; Atividade de Instrução; Gateway; Atividade Intermediária; Fim do Processo;

Atividade de Inicio: Pode ser associada a um(a): Sub-Processo; Atividade de Instrução; Gateway; Atividade Intermediária; Fim do Processo;

Gateway: Pode ser associada a um(a): Sub-Processo; Atividade de Instrução; Gateway; Atividade Intermediária; Fim do Processo;

Inicio Intermediário: Pode ser associada a um(a): Sub-Processo; Atividade de Instrução; Gateway; Atividade Intermediária; Fim do Processo;

Fim do Processo: Conclui ou finaliza o processo.

4.4

Métodos Principais Empregados no Modelo ADS-FLOW-BPMN

Conforme a substituição dos símbolos BPMN que apresentaram similaridades com a notação original do ADS-FLOW e também com a adição dos novos símbolos BPMN detalhado anteriormente foi necessário ajustar chamadas de métodos no ADS-FLOW para atender o objetivo de utilizar o padrão BPMN na modelagem e mapeamento de processos no ADS-FLOW.

intenção

apresentar

codificação

especificada

método

“RetornaIndiceImagemAtividade“ do arquivo fonte “Flow.Visao.Principal.cs” descrito

seguir é de apenas identificar o código utilizado para representar os símbolos através do parâmetro “tipoAtividade” que identifica o símbolo que representa uma determinada atividade modelada na montagem gráfica do fluxograma do processo mapeado no ADS-FLOW-BPMN retornando o índice do símbolo de acordo com seu código armazenado no banco.

private int RetornaIndiceImagemAtividade(int tipoAtividade) { int indice = 0; switch (tipoAtividade) { case 0: /*Inicio*/ indice = 1; break; case 1: /*Atividade – Atividade de Instrução*/ indice = 2; break; case 2: /*Caminho Exclusivo – Aprovação*/ indice = 3; break; case 3: /*Evento Intermediário – Invocacao Aplicativo*/ indice = 4; break; case 4: /*Envio de Email*/ indice = 5; break; case 5: /*Execução de Procedimento (Não Usado)*/ indice = 6; break; case 6: /*Exportação de Dados (Não Usado)*/ indice = 7; break; case 7: /*Raia – Sub-Processo*/ indice = 8; break; case 10: /*Transação (Não Usado)*/ indice = 16; break; case 11: /*Sub-Processo*/ indice = 11; break; case 23: /*Caminho Paralelo (Novo)*/ indice = 23; break; case 24: /*Caminho Inclusivo (Novo)*/ indice = 24; break; case 25: /*Evento Intermediário (Novo)*/ indice = 25; break; case 99: /*Fim do Processo*/ indice = 9; break; } return indice; }

Com a codificação especificada através do método “Desenha“ que recebe os parâmetros “indImagem” que identifica o índice que representa o símbolo específico, também do arquivo Flow.Visao.Principal.cs descrito abaixo é possível observar como é realizado o desenho do fluxograma através da utilização da biblioteca “Graphics” do C#. private void Desenha(int x, int y, int indImagem, string titulo) { Font fonte = new Font("Times New Roman", 8); Brush brush; if (indImagem != 9) brush = Brushes.Black; } else { brush = Brushes.White; }

{

RectangleF retF = new RectangleF(x - 20, y + 40, 68, 100); RectangleF retF_v = new RectangleF(x + 10, y + 70, 70, 100); StringFormat format = new StringFormat(); StringFormat format_v = new StringFormat(StringFormatFlags.DirectionVertical); format.Alignment = StringAlignment.Center; /*Posiciona os símbolos BPMN do processo específico de acordo com as posições*/ Graphics dc = panDesenhoFluxo.CreateGraphics(); dc.DrawImage(imlAtividade.Images[indImagem], x, y); /*Formata a fonte do Titulo da Raia para ser escrito na vertical*/ /*Caso o símbolo não seja a Raia é escrito o Titulo do simbolo na horizontal*/ if (indImagem == 7) { dc.DrawString(titulo, fonte, brush, retF_v, format_v); } else { dc.DrawString(titulo, fonte, brush, retF, format); } /*Desenha a Raia no fluxograma*/ if (indImagem == 7) { dc.DrawRectangle(new Pen(Color.Black, 1), x, y, 1850, 200); dc.DrawRectangle(new Pen(Color.Black, 1), x, y, 35, 200); } }

E de acordo com o tipo de atividade que é acionado ao clicar com o mouse sobre um símbolo BPMN no menu do ADS-FLOW-BPMN é realizado a chamada do método “tbuInstrucao-Click” chamando a interface de “Propriedades da Atividade” identificando o tipo de atividade que está sendo acionado de forma a chamar a sempre mesma interface e habilitar os atributos necessários para a descrição da atividade especificada. No exemplo abaixo observamos o primeiro parâmetro 1 que identifica que será especificado uma “Atividade”. private void tbuInstrucao_Click(object sender, EventArgs e) { NovaAtividade(1, 0, 0, processoDado.IdProcesso, processoDado.Versao); }

ETAPAS PARA A INTEGRAÇÃO DO ADS-FLOW-BPMN AO SGP

A razão de integrar o ADS-FLOW ao SGP é de agregar funcionalidades adicionando uma ferramenta de modelagem de processos para que o possa ser criado primeiro o desenho do processo e após a criação do fluxograma o esqueleto do processo já esteja disponível para a etapa de documentação do processo, proporcionando de imediato a ligação do processo modelado com a documentação do processo, bem como agilizar a tarefa de descrição do processo que é disponibilizado automaticamente no momento da criação do fluxograma do processo e suas atividades.

Há várias formas de promover a integração entre dois sistemas, neste trabalho especificamente entre o ADS-FLOW-BPMN e o SGP. Uma delas é identificada como uma das maneiras mais práticas para a construção de um ambiente organizacional integrado, que é através do compartilhamento de informações em comum que podem existir ou serem adicionados para ligar os dois sistemas.

Contudo, para isso é indispensável que os sistemas reflitam processos organizacionais definidos de forma simples ou através de informações semelhantes, claras e precisas.

Com o auxílio dos desenvolvedores de software, foi possível construir uma ferramenta que contribua na busca e obtenção da qualidade de processos de negócio, cujo o maior desafio da Gestão por Processos não é conseguir realizar toda a documentação dos processos e sim mantê-la atualizada.

A Universidade de Santa Cruz do Sul decidiu desenvolver seu próprio sistema, chamado SISTEMA DE GESTÃO POR PROCESSOS – SGP, ao invés de adquirir um sistema externo.(RODRIGES, 2008). Um sistema em nível gerencial, desenvolvido para auxiliar na integração organizacional utilizando o SGP como instrumento principal.

O objetivo de integrar a Modelagem de Processo realizada no ADS-FLOW-BPMN ao SGP é reunir funcionalidades que possam gerar um impacto positivo na execução do trabalho, vinculando a parte gráfica que é o fluxo do processo desenhado através da modelagem no ADS-FLOW-BPMN ao SGP que ainda não dispõe desta funcionalidade de desenho, e ao mesmo tempo criando o processo para ser descrito, centralizando toda a documentação dos processos e disponibilizando através de formulários web através do SGP, Sistema de Gestão por Processos, possibilitando a geração de relatórios que define a realidade do processo contribuindo com a automatização dos processos simples com o ADS-FLOW-BPMN, e auxiliando também na redução do tempo de automação de atividades simples, além de gerir o conhecimento disponibilizando a todos os colaboradores.

A integração das bases do ADS-FLOW-BPMN ao SGP compreende algumas etapas necessárias que serão descritas neste capítulo. Primeiramente o Sistema de Gestão por Processos – SGP foi desenvolvido para armazenar informações dos processos e atividades em uma base de dados INGRES.

Através de contínuas melhorias o Sistema de Gestão por Processos foi aperfeiçoado adquirindo uma flexibilidade maior no armazenamento e consulta das informações para diferentes sistemas de banco de dados. O que de certo modo possibilitou a avaliação e integração com o ADS-FLOW-BPMN que foi desenvolvido sobre uma base MYSQL.

Para a integração do Sistema de Gestão por Processos da APESC com o ADSFLOW_BPMN, foi recriado o modelo ER do SGP para atender o objetivo deste trabalho, utilizando a ferramenta MYSQL Workbench. Com o modelo ER recriado nesta ferramenta foi possível gerar o script para que a base processos fosse criada no banco de dados MYSQL, facilitando o processo de integração.

5.1

Avaliação das tabelas em comum (ADS-FLOW-BPMN X SGP)

A etapa seguinte foi avaliação das tabelas em comum entre as duas bases, a base “adsflow” e a base “processos”, o que na primeira vista pensava-se numa fusão de tabelas com informações comuns, não ocorreu. Devido a grandes impactos nos dois sistemas, o que desencadearia inúmeras adaptações. Visto que os dois sistemas são sistemas complexos e as alterações necessárias seriam de grandes proporções, o que poderia inviabilizar o cumprimento do cronograma e o objetivo deste trabalho.

Então primeiramente foi realizada a análise da tabelas Usuários nos dois sistemas pensando na unificação do controle de acesso. Onde a tabela “Usuario_unidades_sgp” contém atributos que identificam os usuários do SGP, disponibilizando uma hierarquia no qual possuía três níveis de privilégios, identificados através dos papéis:

Analistas de Processos: Que possuíam privilégios totais. Gerente ou dono do Processo: Que possui privilégios total somente sobre os processos e atividades que fazem parte da sua unidade gerenciadora. Usuários: Que podem também possuir privilégios no processo e atividades dentro da unidade gerenciadora que eles estão vinculados de acordo com o critério do Gerente responsável pela unidade gerenciadora, sendo possível também visualizar todos os processos da organização.

A fim de centralizar os controles numa única ferramenta e também de separar algumas atividades realizadas por autores com papeis diferentes procurando propor uma melhor organização das tarefas foi transferido alguns controles do SGP para o modelador ADSFLOW-BPMN, realizando a substituição da tabela Usuários_unidades_sgp do sistema SGP, pela tabela Usuário do sistema ADS-FLOW-BPMN, possibilitando os mesmos níveis de privilégios que no SGP sem prejuízo no processo, contribuindo para melhor distinguir as

tarefas de modelagem do processo e também da transferência de alguns controles, propondo com isso a integração do controle de acesso. Tabela 15 - Tabelas de Usuarios dos Sistemas ADS-FLOW e SGP

Tabela usuarios_unidades_sgp SGP

5.2

Tabela usuario ADS-FLOW-BPMN

Relacionamento dos Processos (ADS-FLOW-BPMN X SGP)

Buscando também uma forma de contornar a inviabilidade da integração entre as bases dos dois sistemas dentro de um prazo possível e ao mesmo tempo de atender ao objetivo deste trabalho foi adotado a estratégia de criar uma forma de relacionar as informações em comum das tabelas “Processos_sgp” do SGP que armazena a descrição do processo com da tabela “processo” do ADSF-LOW-BPMN responsável pelas informações do modelo BPMN do processo, ligando o processo modelado a sua descrição para posteriormente ser detalhada no Sistema de Gestão por Processos.

Através da tabela 16 identificada na seqüência é apresentada uma imagem das tabelas dos sistemas ADS-FLOW-BPMN e também da tabela Processos_sgp do sistema SGP, compartilhando informações chaves como o atributo idProcesso da tabela processo do ADS-

FLOW-BPMN e também cod_processo da tabela Processos_sgp do sistema SGP utilizados para persistir as informações dos processos modelados com os processos descritos. Onde a estratégia adotada para garantir a funcionalidade dos dois sistemas e também integridade das informações compartilhadas, foi de possibilitar a criação do processo modelado no sistema ADS-FLOW-BPMN seja o mesmo no sistema SGP, e para isso foi criado novos métodos que possibilitam inserir, alterar ou até mesmo excluir o processo modelado no ADS-FLOWBPMN refletindo o mesmo procedimento no SGP. Tabela 16 – Tabelas dos Processos dos Sistemas ADS-FLOW e SGP

Tabela processos_sgp SGP

Tabela processo ADS-FLOW-BPMN

5.2

Ajuste dos Métodos Empregados na Integração dos Processos

Para a integração dos processos modelados no ADS-FLOW-BPMN ao SGP de forma a refletir as mesmas informações do processo modelado no documento do processo foi criado três novos métodos no arquivo fonte “Flow.Persistencia.Processo.cs” responsáveis pela criação, alteração e exclusão dos processos também do SGP, sendo acionados no momento em que as alterações ocorrerem no modelo. Na codificação abaixo podemos ver a chamada do método “Insere” que insere um novo processo na tabela “processo” do Sistema ADS-FLOW-BPMN, e logo abaixo temos o método “Insere_processo_sgp” responsável em inserir o mesmo processo agora na tabela “processos_sgp” do Sistema SGP refletindo o que acontece no modelo no Sistema de Gestão por Processos ocorrendo o mesmo nos métodos de alteração e exclusão de processos. /**************** CHAMA INSERE PROCESSO ADS-FLOW-BPMN ***************/ rm = Insere(ref provider, proc); if (rm.Status != 0) throw new Exception(); else { proc.IdProcesso = (Int32)rm.Objeto; ret.Objeto = proc.IdProcesso; } /*********************************************************************/ /**************** MARCO CHAMA INSERE PROCESSO SGP *******************/ rm = Insere_processo_sgp(ref provider, proc); if (rm.Status != 0) throw new Exception(); else { proc.IdProcesso = (Int32)rm.Objeto; ret.Objeto = proc.IdProcesso; } /*********************************************************************/

5.3

Relacionamento de Atividades (ADS-FLOW-BPMN X SGP)

Relacionando da mesma forma os atributos idAtividade da tabela atividade do ADSFLOW-BPMN com o atributo cod_atividade da tabela Atividades_sgp do sistema SGP,

relacionando as informações em comum como a tabela “atividades” do SGP que contem e que armazena a descrição da atividade e da tabela “atividade” do ADS-FLOW-BPMN responsável pelas informações do modelo BPMN da atividade, ligando as atividades do modelo, as atividades descritas no SGP. Garantindo as funcionalidades principais nos dois sistemas respondendo a uma base única chamada agora de adsflowsgp, contendo todas as tabelas do adsflow e do sgp, como pode ser observado na tabela 17 que contem a imagem identificando as tabelas dos sois sistemas com todos seus atributos.

Tabela 17 – Tabelas das Atividades dos Sistemas ADS-FLOW e SGP

Tabela atividades_sgp SGP

Tabela atividade ADS-FLOW-BPMN

5.5

Ajuste dos Métodos Empregados na Integração das Atividades

Para a integração das atividades modeladas no ADS-FLOW-BPMN ao SGP refletindo também as mesmas informações da atividade modelada no processo na “Descrição da Atividade” no documento do processo foi criado o método “Insere_atividade_sgp” responsável em inserir as mesmas atividades mapeadas no fluxograma do processo do ADSFLOW-BPMN também no SGP, e da mesma forma para as operações de alteração e exclusão de atividades transferindo esse controle de criação, alteração e exclusão de processos e atividades totalmente para o ADS-FLOW-BPMN ficando o SGP responsável pela documentação e centralização das informações do negócio. rm = Flow.Persistencia.Atividade.Insere(ref provider, true, ativ); if (rm.Status != 0) throw new Exception(rm.Mensagem); else ativ.IdAtividade = (Int32)rm.Objeto; /***********************INSERE ATIVIDADE SGP MARCO************************/ rm = Flow.Persistencia.Atividade.Insere_atividade_sgp(ref provider, true, ativ); if (rm.Status != 0) throw new Exception(rm.Mensagem); else ativ.IdAtividade = (Int32)rm.Objeto; /*************************************************************************/

5.6

Vinculação da Unidade Gerenciadora

Conforme as necessidades foram surgindo algumas estratégias eram avaliadas e aplicadas de forma a solucionar os problemas encontrados na integração dos sistemas. Neste caso para que um processo modelado no ADS-FLOW-BPMN fosse também criado no SGP através da modelagem do processo do ADS-FLOW-BPMN, este deveria ser vinculado a uma Unidade Gerenciadora assim como era feito no SGP, de forma que o sistema ADS-FLOW-BPMN não previa o controle desta informação e muito menos disponibilizava a mesma na especificação da Propriedade do Processo que se desejava Modelar. E a estratégia adotada para solucionar esta situação foi de construir um frame onde fosse possível criar as

unidades gerenciadoras no ADS-FLOW-BPMN acessível através do menu como será demonstrado logo na sequencia. Tabela 18 –Tabela de Usuários e Unidades dos Sistemas ADS-FLOW e SGP

Tabela unidades_sgp SGP

Uma vez que, a base de dados dos dois sistemas já responde como um ponto único de integração foi disponibilizado através do menu do sistema ADS-FLOW-BPMN a manutenção das Unidades Gerenciadoras conforme a figura 46 que apresenta a localização da opção no menu do sistema.

Figura 46 – Manutenção Unidade Gerenciadora no sistema ADS-FLOW-BPMN.

Através desta interface apresentada aqui na figura 47, é possível especificar a Unidade Gerenciadora30 responsável pelo processo, possibilitando a inclusão, alteração e exclusão da mesma.

Figura 47 – Propriedade Unidades Gerenciadoras – ADS-FLOW-BPMN.

Unidade Gerenciadora: É a área/setor a que o gerente esta vinculado.

Desta forma no momento que o processo for criado no ADS-FLOW-BPMN o mesmo será vinculado a uma Unidade Gerenciadora, e automaticamente será criado o mesmo processo na tabela processos do SGP já vinculado a Unidade Gerenciadora especificada anteriormente na modelagem do processo, de forma a garantir a existência do processo nas duas tabelas, na tabela processos do ADS-FLOW-BPMN e também na tabela processos_sgp mantendo a mesma informação dos dois sistemas, ligando o processo do Modelo BPMN desenhado no ADS-FLOW-BPMN ao Macrofluxo do Processo do Sistema de Gestão por processos – SGP que armazena e centraliza a descrição de todos os processos e atividades modeladas inicialmente no ADS-FLOW-BPMN.

Figura 48 – Propriedades do Processo sistema ADS-FLOW-BPMN.

Na figura 49 temos a interface Principal do sistema de Gestão por Processos, onde é possível listar todos os processos modelados no ADS-FLOW-BPMN, destacando as informações obrigatórias contidas na interface de modelagem do processo como a identificação da Unidade Gerenciadora do Processo e o nome do Processo. Já disponível para a total descrição no sistema SGP.

Figura 49 – Modelagem dos Processos no sistema SGP.

5.7

Fluxo Modelado no ADS-FLOW-BPMN

Na sequencia é apresentado uma parte do processo, chamado Trabalho de Conclusão I modelado no sistema ADS-FLO-BPMN, com todas as etapas mapeadas e separadas por lanes31.

Figura 50 – Processo Modelado no sistema ADS-FLOW-BPMN.

Lans: É utilizada para organizar e também categorizar atividades.

Através da figura 51 é possível, observar algumas informações necessárias para o sucesso da integração do desenho do processo com a documentação persistindo informações em comum nos dois sistemas como: Unidade Gerenciadora do Processo e o Nome do processo, identificado na tela capturada do ADS-FLOW-BPMN, sendo essas informações preenchidas no momento em que o processo é modelado e inseridas também no sistema SGP para ser descrito posteriormente através do formulário Macrofluxo do Processo.

Figura 51- Propriedades do Processo sistema ADS-FLOW-BPMN.

Para tanto na figura 52 podemos visualizar o processo Trabalho de Conclusão I já documentado no formulário Descrição do Macrofluxo do Processo, estando totalmente disponível para apreciação de todos os colaboradores do mesmo. E para a edição somente para o gerente do processo identificado na modelagem sendo possível o gerente permitir a edição aos responsáveis pela atividade cabendo ao gerente do processo o papel de administrar os responsáveis por esta tarefa observando e administrando os privilégios dos usuários que fazem parte da unidade gerenciadora a qual o Gerente representa.

Figura 52– Descrição do Macrofluxo do Processo no sistema SGP.

E também uma vez o processo modelado no ADS-FLOW-BPMN e disponível para a documentação no Sistema de Gestão por Processos, estará disponível de imediato o acesso a uma versão em PDF do fluxograma do processo, através do formulário do Macrofluxo do Processo de forma a tornar transparente o trabalho de modelagem e mapeamento do processo realizado ao mesmo tempo refletindo a realidade do modelo consistido.

Praticamente todos os símbolos utilizados na representação de um fluxograma no ADS-FLOW-BPMN possuem atributos com o propósito de identificar o objeto específico utilizado e também de definir seu papel dentro do processo. Possuindo características próprias que definem as propriedades da notação, essas mesmas características também podem ser utilizadas no emprego da notação BPMN, que é o objetivo deste trabalho.

Onde a

propriedade do símbolo de atividade pode ser apreciada na figura 53, onde são habilitadas às abas Geral, Papel, Vínculo e Tempo de Execução, onde são preenchidos os dados e persistidos pressionado o botão “OK”.

Porém, antes de persistir os dados, os mesmos são validados na sua totalidade (dados de todas as guias) de acordo com o tipo da atividade. O sistema valida o nome da atividade para garantir que não haja duas atividades com o mesmo nome para um mesmo processo.

Figura 53 – Atividade Modelada aba Geral no sistema ADS-FLOW-BPMN.

Na aba “Papel” da Propriedade de Atividade apresentada na figura 54 são definidas as responsabilidade de execução da atividade chamada de “Cadastrar Dados e Enviar a Proposta”, podendo também ser distribuída a responsabilidade através de uma lista de usuários, bem como designar o requisitante do processo que é o usuário que iniciou a instância do processo, ou ainda para um papel pertencente a hierarquia do requisitante.

Figura 54 – Atividade Modelada aba Papel no sistema ADS-FLOW-BPMN.

Através da aba vínculo de Propriedade de Atividade, representado na figura 55 são identificados as atividades de destino possíveis, para as quais o fluxo do processo poderá ser vinculado, assim que a atividade de origem for executada. Cada atividade é adicionada através do botão “>”, passando a atividade para a lista “Atividades Vínculo”, podendo editar e excluir um vínculo através dos botões “Ed.” e “<” respectivamente, possibilitando também uma condição em que o fluxo possa ocorrer.

Figura 55 – Atividade Modelada aba Vínculo no sistema ADS-FLOW-BPMN.

Na aba Tempos e Execuções da tela Propriedade de Atividade, representado na figura 56 são definidos os tempos que identificam prazos para a execução de uma atividade do processo.

Figura 56 - Atividade Modelada aba Tempo no sistema ADS-FLOW-BPMN.

E com as informações identificadas na interface Propriedade da Atividade do sistema ADS-FLOW-BPMN é possível identificar agora estas mesmas informações já disponíveis para serem documentadas no sistema SGP, possibilitando a descrição e disponibilização de todas as atividades modeladas para apreciação posteriormente através da interface Descrição da Atividade.

Figura 57– Descrição da Atividade no sistema SGP.

5.8

Diagrama de Caso de Uso Antes da Integração

Afim de melhor apresentar a diferença entre a forma que o processo de modelagem e da documentação era realizado antes da integração do ADS-FLOW-BPMN com SGP e após esta integração dos dois sistemas, utilizando para isso um diagrama de caso de uso, detalhando algumas etapas na realização deste trabalho tornando perceptível esta diferença.

Primeiramente os processos são mapeados e modelados com o auxilio da ferramenta de modelagem de processos Microsoft Visio pelos analistas de processos. Após esta etapa de mapeamento realizado pelo analista de processos em conjunto com o gerente ou dono do processo, são cadastrados manualmente o processo e também suas atividades no Sistema de Gestão por Processos – SGP.

Uma vez adicionados o processo e as atividades no SGP estes são detalhados através dos formulários “Macrofluxo do Processo” e também do formulário “Descrição da Atividade”.

Após detalhado os processos e as atividades é vinculado um arquivo em PDF que contém a versão do fluxograma criado na ferramenta Microsoft Visio.

Figura 58 – Diagrama de Caso de Uso antes da integração.

5.9

Diagrama de Caso de Uso Depois da Integração

No diagrama de caso de uso representado aqui na figura 59, é apresentada uma proposta de como são as etapas de modelagem do desenho e redesenho e especificação dos processos com a integração e utilização da ferramenta de modelagem de processos ADSFLOW-BPMN.

O analista de processos continua com a responsabilidade de modelar os processos em conjunto com o gerente ou dono do processo normalmente, como é feito em qualquer outra ferramenta de modelagem que utiliza o padrão BPMN.

A etapa seguinte, que viria ser a criação dos processos e suas atividades, não é mais necessária, uma vez que o processo foi modelado corretamente no modelo, ele é criado de forma automática, e já disponibilizando também para sua documentação.

O fluxograma já fica disponível não sendo mais necessário fazer o vinculo de forma manual entre ele e o sistema, refletindo fielmente o processo tal qual foi modelado, garantindo o gerenciamento e a manutenção.

Figura 59 - Diagrama de Caso de Uso depois da integração.

CONCLUSÃO

A adequação do ADS-FLOW para a aplicação da notação BPMN (que é uma representação que vem se tornando padrão em se tratando de softwares de BPM) apresentada nesse trabalho é de extrema importância, pois possibilita a evolução do ADS-FLOW às exigências do mercado atual, suportando a definição de um processo de negócio através dos principais símbolos BPMN abordados neste trabalho.

Mesmo já existindo outras ferramentas focadas na modelagem de processos de negócios, é relevante o acompanhamento dos padrões disponíveis para esse tipo de aplicação, fornecendo novos caminhos e possibilidades para o aperfeiçoamento da modelagem de processos, proporcionando através da tecnologia a continuidade desse trabalho.

Logo com a existência de elementos em comum entre a notação original do ADSFLOW com a notação BPMN foi possível aplicar a linguagem BPMN e escrever um processo graficamente através do desenho e representá-lo em um fluxograma. Embora a notação BPMN disponha de aproximadamente mais de 70 símbolos para representar níveis mais complexos de processos de negócios, foi identificado que com os símbolos mais utilizados era possível detalhar um processo complexo da mesma forma, atendendo os objetivos deste trabalho e privilegiar o sistema agora com a nova denominação ADS-FLOW-BPMN.

Por conseguinte a integração das ferramentas ADS-FLOW-BPMN responsável pela modelagem de processos e atividades e também do SGP responsável pela documentação e disponibilização de processos foi possível, de acordo com a possibilidade proposta neste trabalho como a forma de integração das bases dos dois sistemas para uma única base integrando todas as tabelas, visto que os dois sistemas compartilhavam de informações chaves

e semelhantes o que contribuiu e possibilitou a integração através do compartilhamento de informações relacionadas com base nas tabelas processo do ADS-FLOW-BPMN e Processos_sgp do SGP, bem como nas tabelas atividade do ADS-FLOW-BPMN e Atividades_sgp do SGP e também do compartilhamento da tabela Unidades_sgp sendo esta informação vinculada também ao processo do ADS-FLOW-BPMN associando as informações necessárias e ligando os processos Modelados com os processos descritos agregando funcionalidades com a integração das duas ferramentas, e desta forma contribuindo na melhoria de processos na atividade de modelagem e descrição dos processos através do resultado deste trabalho.

100

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