TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS UCIMEXICO
GESTION DEL ALCANCE PARA UN PROYECTO CASO PRACTÍCO
MARÍA DE LOS ÁNGELES MEDINA MARTÍNEZ
FEBRERO, 2016
GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Caso práctico En este documento analizaremos brevemente los fundamentos del área de conocimiento 5 del PMBOK Gestión de Alcance y lo aplicaremos a un proyecto práctico relacionado con la ampliación de un área de restaurante de mariscos ubicado en Mérida, Yucatán.
•
Se supone la solicitud de un proyecto para ampliar el área de comedor de un restaurante de mariscos llamado “El capitán” en la Ciudad de Mérida.
•
El cliente espera que la remodelación esté lista antes del día de la madre, en 90 días.
Recopilar requisitos: La ampliación del restaurante de mariscos “El capitán” ubicado en Mérida Yucatán
surge como una
necesidad identificada por el dueño del lugar derivada de la siguiente problemática:
•
En horas pico, las mesas no son suficientes, se forman filas en la entrada y en muchas ocasiones, los clientes se van, lo que origina fuga de ingresos para el restaurante
•
Las áreas de paso para los meseros no son adecuadas, por lo que frecuentemente hay choques y se ocasionan accidentes menores y molestias para los clientes
•
El aire acondicionado no es suficiente ni está bien distribuido, hay áreas que están muy frías y otras calurosas
•
Existe un área de jardín amplia al frente, que podría utilizarse para la ampliación
Definir alcance: El proyecto de ampliación del restaurante de mariscos “El capitán” tiene el siguiente objetivo: Ampliar el área de restaurante de 99 m2 a 126 m2. Incorporar 4 nuevas mesas de 6 comensales con sus correspondientes sillas. Se derribarán las paredes del frente y se construirá una nueva pared con puerta principal y ventanales con vista al jardín El jardín actual se removerá, se conservará de 1 metro de ancho con plantas nuevas y llamativas que proporcionen una vista agradable a los comensales.
2
Se colocarán 6 aires acondicionados nuevos con una capacidad de 24000 BTU´s que mantengan una temperatura ambiente cercana a los 24 grados centígrados con mínima emisión de ruido.
Gestión del Alcance del proyecto: La gestión del alcance del proyecto define el objetivo del proyecto, las características de los entregables y también el trabajo se debe realizar para lograrlo. Su adecuada definición garantiza que si todo se ejecuta conforme a las especificaciones, los entregables y el resultado final serán completamente satisfactorios para el cliente. De acuerdo con la definición del PMBOK (1), “La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito” Definición de alcance de un proyecto: La Gestión del Alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance de proyecto es definir y controlar que se incluya y que no se incluya en el proyecto. Los procesos usados para gestionar el Alcance del proyecto, así como las herramientas y técnicas asociadas, varían según el área de aplicación y normalmente se definen como parte del ciclo de la vida del proyecto. La declaración del alcance del proyecto detallada y aprobada y su EDT asociada junto con el diccionario de la EDT; esta línea base del alcance se monitorea, se verifica y se controla durante toda la vida del ciclo del proyecto. La Gestión de Costos: es donde se asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la
3
actividad correspondiente). Los procesos involucrados en la gestión de costos son: Estimación de costos, determinar presupuesto y el control de costos. En la estimación de costos: se desarrolla de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximación de los costos, el estimador debe considerar las posibles causas de variación, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades monetarias (dólares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto dentro como entre los proyectos. La preparación de costo es la suma de los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos total a fin de medir el rendimiento de proyecto.
4
El presupuesto es las línea base del costo y ha sido construida en base al EDT (figura 1) y el cronograma. El control de costos: es donde se aseguran que los cambios solicitados son apropiados por lo cual se deben gestionar los cambios reales, cuando su producción no excedan la financiación permitida y comprobar el costo presupuestado con una comprobación del costo presupuestado y ver lo real ejecutado.
Figura 1. La “EDT” del Proyecto: Remodelación del restaurante de mariscos.
5
Figura 2. Cronograma 1 RESPONSABLES MES
ACTIVIDADESR
2 MES
3 MES
4 MES
5 MES
Liberación y preparación de las tareas: -Almacenamiento mobiliario
Cargador
2 días
-Sellador área de cocina Trabajos de albañilería y remodelación gruesa:
Albañil
8 días
-Demolición pared y jardín.
Albañil
3 días
Carpintero
4 días
Azulejero
6 días
Electricista
2 días
-Puerta y ventanales -Colocación piso - Aires acondicionados instalación
Remodelación fina: -Acabado -Pintura Jardinería: -Sembrado -Decoración Limpieza y ubicación del mobiliario: -Colocación mesas y sillas -Liberación área cocina
Yesero Pintor
3 días 5 días
Jardinero Jardinero
4 días 3 días
Albañil
2 días 3 días
Albañil
COSTOS VARIABLES Materiales de Obra directa
DESCRIPCION COLOCACION DE PISO
UNIDAD
Vitro piso
Metros
Pega azulejo
Kilos
CANTIDAD
50 2
PRECIO UNITARIO
$ 180.00 $ 35 .00
PINTURA DE PAREDES Cubeta de pintura
VALOR TOTAL
9,000.00 70.00 0.00 0.00
Litros
20
160 .00
3200.00 6
Rodillo
Pieza
2
Brocha
Pieza
3
Mortero
kilos
5
Arena fina
kilos
20
Yeso
kilos
20
25 .00 20 .00
50.00 60.00 0.00 0.00
ACABADO 80 .00 35 .00 60 .00
400.00 700.00 1200.00 0.00 0.00
SEMBRADO Pasto verde
Metros
Tierra muerta
kilos
60 .00 45 .00
5 80
300.00 3600.00 0.00 0.00
DECORACION Plantas de ornato
Pieza
40
Composta
kilos
20
80 .00 20 .00
3200.00 400.00
$ Total 22,180.00
Mano de obra directa
ACRIVIDADES Liberación y preparación de las tareas: Almacenamiento mobiliario
DIAS RESPONSABLE TRABAJADOS
4
$ 120.00 $ 120.00
$ 240.00 $ 480.00
3
$ 120.00
$ 360.00
Albañil
2
Sellador área de cocina Albañil Trabajos de albañilería y remodelación gruesa: Demolición pared y jardín.
Albañil
SUELDO SUELDO POR DIA ALCANZADO
7
Puerta y ventanales Colocación piso Aires acondicionados instalación
Carpintero
4
Azulejero
6
Electricista
2
Albañil
5
Pintor
3
$ 100.00 $ 150.00 $ 200.00
$ 400.00 $ 900.00 $ 400.00
$ 120.00 $ 100.00
$ 600.00 $ 300.00
$ 80.00 $ 80.00
$ 320.00 $ 240.00
Remodelación fina: Acabado Pintura Jardinería: Sembrado Decoración
Jardinero
4
Jardinero
3
Limpieza y ubicación del mobiliario: Colocación mesas y sillas Liberación área cocina
Albañil
2
Albañil
3
$ 120.00 $ 120.00 Total
COSTOS FIJOS
Gastos Administrativos Luz Agua
Modo de tarea
Nombre de tarea
Mensual $1,600 400 $2,000
Duración
Programada Proyecto "Remodelación de 31 días automáticament un restaurante"
Comienzo
jue 28/01/16
8
$ 240.00 $ 360.00 $ 4,840.00
e Programada automáticament Inicio e Programada Liberación y preparación de automáticamen las áreas te Programada automáticament Almacenamiento mobiliario e Programada automáticament Sellador área cocina e Programada Trabajos de albañilería y automáticamen remodelación gruesa te Programada automáticament Demolición pared y jardín e Programada automáticament Puerta y ventanales e Programada automáticament Colocación piso e Programada Aires acondicionados automáticament instalaciones e Programada automáticamen Remodelación fina te Programada automáticament Pintura e Programada automáticament Acabados e Programada automáticamen Jardinería te Programada Sembrado automáticament
0 días
vie 29/01/16
10 días
jue 28/01/16
2 días
jue 28/01/16
8 días
sáb 30/01/16
19.8 días
mar 09/02/16
3 días
mar 09/02/16
4 días
vie 12/02/16
6 días
mar 23/02/16
2 días
mar 01/03/16
8 días
jue 03/03/16
5 días
jue 03/03/16
3 días
jue 10/03/16
11 días
mar 08/03/16
4 días
lun 14/03/16 9
e Programada automáticament Decoración e Programada Limpieza y ubicación de automáticamen mobiliario te Programada automáticament Colocación de mesas y sillas e Programada automáticament Liberación área y cocina e Programada automáticament Fin e
3 días
mar 08/03/16
3 días
lun 21/03/16
2 días
lun 21/03/16
1 día
mié 23/03/16
0 días
lun 21/03/16
10
El Plan de Contingencia es el conjunto de normas y procedimientos que, basado en el análisis de riesgos, permite a la organización encargada de ejecutar un proyecto y operar instalaciones de construcción, actuar durante y después de un evento de contaminación o emergencia, de manera rápida y efectiva. Las contingencias están referidas a la ocurrencia de efectos adversos sobre el ambiente por situaciones no previsibles, de origen natural o antrópico, que están en directa relación con 11
el potencial de riesgo y vulnerabilidad del área y del proyecto. Estas contingencias, de ocurrir, pueden afectar al proceso constructivo, a la seguridad de las obras, la integridad o salud del personal que laborará en el proyecto y de terceras personas, y por último, a la calidad ambiental del área del proyecto.
El presente Plan ha sido preparado teniendo en cuenta las diferentes actividades que comprende el proyecto desde su fase de construcción hasta la fase de operación, el cual deberá ser actualizado en la medida que se defina la estructura orgánica. Se mencionara algunas medidas que se pueden implementar: Establecer las medidas y/o acciones inmediatas a seguir en caso de desastres naturales o provocados accidentalmente por acciones del hombre.
12
Brindar un alto nivel de protección contra todo posible evento de efectos negativos sobre le personal, las instalaciones y equipos, la población local y la propiedad privada. Reducir la magnitud de los impactos potenciales ambientales y otros impactos durante la etapa de construcción y operación del proyecto. Ejecutar las acciones de control y rescate durante y después de la ocurrencia de desastres. Se capacitará e instruirá a todo el personal en materias de actuación ante emergencias La contingencia intenta cubrir costos adicionales derivados de una definición incompleta del proyecto errores en el diseño, errores en el estimado de costo. No intenta cubrir cambios de alcance. La contingencia busca disminuir el riesgo de exceder el estimado de costo con cierta probabilidad que ocurra. Contingencia del estimado de costos. -Obtención del monto por contingencia por factores de riesgo. Identificación de riesgo Determinación de la población de ocurrencia Determinación del impacto en costos Determinar los rasgos de desviación de impacto en costos Elaborar el modelo de análisis para determinar la contingencia Riesgos que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto. No. 1
Riesgos DECORACION
2
SEMBRADO 13
3
ACABADO
4
PINTURA DE PAREDES
5
COLOCACION DE PISOS
Determinación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto en costos. No. VALOR ESTIMADO
RIESGO
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA IMPACTO EN 10% COSTO
1 DECORACION
$
3,600.00
$
360.00
$
3,960.00
SEMBRADO
$
3,900.00
$
390.00
$
4,290.00
ACABADO PINTURA DE PAREDES COLOCACION DE PISOS
$ $ $
2,300.00 3,310.00 9,070.00
$ $ $
230.00 331.00 907.00
$ $ $
2,530.00 3,641.00 9,977.00
2 3 4 5
En este punto, el equipo del proyecto posera la información necesaria para llevar a cabo el análisis de riesgos. En concreto, para cada elemento crítico, se tiene: • Su valor estimado • La probabilidad de que su valor real no supere su valor estimado • Su máximo valor posible • Su mínimo valor posible
14
REFERENCIAS: PMBOK Cuarta edición (2008), Project Management Instituto Jack Guido, James P. Clements. Administración Exitosa de Proyectos. Tercera Edición. La Guía Gestión del tiempo; Mc Graw Hill. Administración Profesional de Proyectos. Guía de Fundamentos de la dirección de proyectos. Tercera Edición (Guía del
PM
BOOK) Microsoft Project 2010.
15