Τοπική Άνθηση Εφαρμογή Κατάρτισης Προϋπολογισμών ΟΤΑ RAPID Χρηματοοικονομικές Εφαρμογές Μ.ΕΠΕ Ευτυχίας 8-10, 112 51 Αθήνα τηλ. 211 40 72 051, κιν.: 6944 74 1736, e-mail: info@rapidsoc.gr
v Έως τις 5 Σεπτεμβρίου πρέπει να εγκριθεί το Σχέδιο Προϋπολογισμού έτους 2016. v Η διαδικασία κατάρτισης εμπλέκει πολλά συλλογικά όργανα: Τοπικά Συμβούλια, Επιτροπή Διαβούλευσης, Εκτελεστική Επιτροπή, Οικονομική Επιτροπή. v Στην κατάρτιση του Σχεδίου λαμβάνουν μέρος όλες οι Υπηρεσίες του Δήμου. v Αναλόγως του μεγέθους κάθε Δήμου, η διαδικασία κατάρτισης ενδέχεται να απαιτήσει εργασία πολλών εβδομάδων.
v Ο Προϋπολογισμός είναι το κατ’ εξοχήν εργαλείο του Δήμου για την κατανομή των πόρων του στις επιθυμητές δράσεις. v Γι’ αυτό η κατάρτισή του γίνεται συνήθως από ολιγομελείς ή πολυμελείς ομάδες εργασίας και συλλογικά όργανα. Η διαδικασία κατάρτισης είναι συνήθως χρονοβόρα και απαιτεί πολλή χειροκίνητη (μη αυτοματοποιημένη) εργασία. v Ωστόσο, μεγάλο μέρος του Π/Υ (έως και 90%) μπορεί να αυτοματοποιηθεί, δηλαδή να παραχθεί από ένα λογισμικό, και η χειροκίνητη χρονοβόρα εργασία να περιορισθεί στο 10% του Π/Υ, και δη στο μέρος εκείνο των δαπανών που απαιτούν πολιτικές αποφάσεις.
v Η «Τοπική Άνθηση» βρίσκεται σε συνεχή επικοινωνία με τη λογιστική εφαρμογή του Δήμου και αντλεί από αυτήν απολογιστικά στοιχεία εσόδων και δαπανών. v Αντιστοιχίζει - αυτόματα - καθέναν ΚΑ του Προϋπολογισμού σε έναν «κανόνα συμπεριφοράς». v Με το πάτημα ενός πλήκτρου, όλοι οι ΚΑ λαμβάνουν αυτόματα ένα προτεινόμενο ποσό Π/Υ για το επόμενο έτος, βάσει του «κανόνα» στον οποίο ανήκουν και των ιστορικών τους στοιχείων. v Έτσι, σε ελάχιστο χρόνο, η «Τοπική Άνθηση» ετοιμάζει αυτόματα ένα Σχέδιο Προϋπολογισμού. v Το ίδιο γρήγορα μπορεί να ετοιμαστεί και πλήρης Εισηγητική Έκθεση με κείμενα και επεξηγηματικούς πίνακες.
v Με το πάτημα ενός πλήκτρου, συντάσσεται ένα πλήρες και ισοσκελισμένο Σχέδιο Π/Υ (βλ. επόμενες σελίδες για το πώς επιτυγχάνεται αυτό). v Όλα τα ανταποδοτικά έσοδα που εγγράφονται στο Σχέδιο ίσοσκελίζονται επακριβώς με τις αντίστοιχες δαπάνες. v Όλα τα ειδικευμένα έσοδα ισοσκελίζονται με τις αντίστοιχες δαπάνες.
v Περιλαμβάνεται εύχρηστη γεννήτρια αναφορών με την οποία μπορούμε να εκτυπώσουμε και ανακεφαλαιωτικές, αλλά και αναλυτικές εκτυπώσεις είτε κατ’ είδος δαπάνης είτε κατά υπηρεσία. v Έτσι, μπορούμε να απαντήσουμε σε ερωτήματα όπως «τι ποσό εγγράφεται στον Π/Υ για προμήθεια καυσίμων;», χωρίς να χρειαστεί να ανατρέξουμε σε 5 ή 10 διαφορετικές σελίδες του Π/Υ. v Εκτυπώνεται με το πάτημα ενός πλήκτρου πλήρης Εισηγητική Έκθεση, η οποία περιλαμβάνει (α) παράθεση της νομοθεσίας, (β) επεξηγηματικά κείμενα, (γ) αναλυτική επεξήγηση καθενός ΚΑ του Π/Υ, είτε κατ’ είδος, είτε κατά υπηρεσία. v Καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους μπορούμε να χρησιμοποιούμε τη γεννήτρια αναφορών της Τοπικής Άνθησης ως εργαλείο παρακολούθησης της εκτέλεσης του Π/Υ (MIS).
v Απολογιστικά δεδομένα εσόδων και δαπανών εισάγονται από τη λογιστική εφαρμογή στην Τοπική Άνθηση με το πάτημα ενός πλήκτρου. v Τυχόν νέοι λογαριασμοί δημιουργούνται αυτόματα και στην ΤΑ. v Επίσης εισάγονται οι περιγραφές και οι αιτιολογήσεις των ΚΑ. v Η διαδικασία αυτή μπορεί να εκτελείται π.χ. μια φορά το μήνα.
v Καθένας ΚΑ του Προϋπολογισμού αντιστοιχίζεται αυτόματα σε έναν «κανόνα συμπεριφοράς». v Ο «κανόνας» ορίζει τον τρόπο υπολογισμού του ποσού που θα λάβει ο εκάστοτε ΚΑ στο Σχέδιο Προϋπολογισμού.
v Με μια ειδική εύχρηστη οθόνη μπορούμε να μεταβάλλουμε στοιχεία των ΚΑ, π.χ. την περιγραφή ή την αιτιολόγηση ή τον κανόνα συμπεριφοράς. v Επίσης, μπορούμε να προσθέσουμε επιπλέον πληροφορίες, όπως το συμβατικό ποσό και την ημ/νία σύμβασης (για συνεχιζόμενους ΚΑ), τον αρ. πρωτ. του εγγράφου αιτήματος (για νέους ΚΑ), τυχόν αντισυμβαλλόμενους ΚΑ κ.ο.κ.
v Με το πάτημα του πλήκτρου «Εφαρμογή Κανόνων – Δημιουργία Προϋπολογισμού» συντάσσεται αυτόματα ένα πλήρες Σχέδιο Π/Υ. v Στο Σχέδιο αυτό, καθένας ΚΑ λαμβάνει αυτόματα ένα ποσό, βάσει του «κανόνα» στον οποίο ανήκει και των ιστορικών του στοιχείων.
Στο Σχέδιο Π/Υ εγγράφονται αυτόματα όλοι οι ΚΑ, με βάση τον κανόνα στον οποίο ανήκουν και τα ιστορικά τους στοιχεία, ως εξής: v Τα ίδια έσοδα εγγράφονται με βάση τα εισπραχθέντα (βλ. ΚΥΑ). v Οι τακτικές επιχορηγήσεις εγγράφονται με βάση τα οριζόμενα στην ΚΥΑ. v Οι απαιτήσεις ΠΟΕ λαμβάνουν το ανείσπρακτο ποσό των αντίστοιχων εσόδων.
v Οι έκτακτες επιχορηγήσεις (ΚΑ 13) εγγράφονται με το ποσό των αντισυμβαλλόμενων ΚΑ δαπάνης, δηλ. των χρηματοδοτούμενων έργων v Τα διερχόμενα έσοδα και δαπάνες εγγράφονται με βάση τα ιστορικά τους στοιχεία και ισοσκελίζονται ένα προς ένα. v Οι ΚΑ της κατηγορίας 51 (χρηματικό υπόλοιπο) ισοσκελίζονται αυτόματα με τις αντίστοιχες δαπάνες όπως ορίζει η ΚΥΑ.
v Οι συνεχιζόμενες δαπάνες εγγράφονται με το ανεκτέλεστο ποσό (συμβατικό ποσό μείον τιμολογηθέν). v Όσες από αυτές έχουν χαρακτηρισθεί επαναλαμβανόμενες, επανεγγράφονται στον Π/Υ με νέο ΚΑ, ο οποίος παρουσιάζεται και αιτιολογείται διακριτά από τον συνεχιζόμενο ΚΑ. v Οι αποδόσεις επιχορηγήσεων (ΚΑ 67) ισοσκελίζονται με τα αντίστοιχα έσοδα. v Οι πληρωμές ΠΟΕ λαμβάνουν το ανεξόφλητο ποσό των αντίστοιχων δαπανών. v Οι δαπάνες μισθοδοσίας εγγράφονται συμφώνως προς την ΚΥΑ (μισθοδοτική κατάσταση τελευταίου μηνός επί 12).
v • • •
Οι δαπάνες που εξαρτώνται από άλλους ΚΑ εσόδων ή δαπανών, π.χ. οι προμήθειες είσπραξης (ΔΕΗ κλπ.) η προμήθεια του Ταμείου Παρακαταθηκών & Δανείων οι υποχρεωτικές εισφορές στο ΤΑΔΚΥ, κ.ο.κ. εγγράφονται με βάση τα ιστορικά στοιχεία των αντισυμβαλλόμενων ΚΑ και τους αντίστοιχους συντελεστές/ποσοστά
v Όι προβλέψεις μη είσπραξης εισπρακτέων υπολοίπων (ΚΑ 85) εγγράφονται αυτόματα με βάση τα οριζόμενα στην ΚΥΑ. v Όλα τα ανταποδοτικά έσοδα ισοσκελίζονται αυτόματα με τις αντίστοιχες δαπάνες. v Το Αποθεματικό εγγράφεται αυτόματα. Άν είναι υψηλό, ο χρήστης ειδοποιείται με μήνυμα ότι θα πρέπει – χειροκίνητα – να προσθέσει δαπάνες, π.χ. νέα τεχνικά έργα ή δαπάνες για κοινωνικές/πολιτιστικές δράσεις κλπ. Αν είναι χαμηλό, ο χρήστης ειδοποιείται ότι θα πρέπει να μειώσει τις δαπάνες.
v Με την ανωτέρω εύχρηστη οθόνη, ο συντάκτης του Π/Υ μπορεί να εισαγάγει ποσά σε ΚΑ που δεν είναι δυνατόν να ενημερωθούν με την αυτόματη διαδικασία, π.χ. σε νέα έργα ή μελέτες. v Από την ίδια οθόνη, ο συντάκτης μπορεί να μεταβάλει ποσά που έχει δημιουργήσει η αυτόματη εντολή.
v Οι αναλυτικές εκτυπώσεις της «Τοπικής Άνθησης» αναλύουν τις δαπάνες κατ’ είδος, επιτρέποντας στο χρήστη να απαντήσει σε ερωτήματα όπως «τι ποσό εγγράφεται στον Π/Υ για προμήθεια καυσίμων;», χωρίς να χρειαστεί να ανατρέξει σε 5 ή 10 διαφορετικές σελίδες του Π/Υ.
v Οι αναλυτικές εκτυπώσεις της «Τοπικής Άνθησης» παρουσιάζουν διακριτά τις συνεχιζόμενες από τις νέες δαπάνες. v Επίσης, παραθέτουν αυτόματα στη στήλη «Παρατηρήσεις» χρήσιμες πληροφορίες, όπως συμβατικά στοιχεία, αρ. πρωτ. εγγράφων αιτημάτων κλπ.
v Σχεδόν οποιαδήποτε εκτύπωση, με οποιοδήποτε επίπεδο ανάλυσης, μπορεί να παραχθεί από την «Τοπική Άνθηση». v Π.χ. στην πιο πάνω εκτύπωση αναλύεται ο 2ψήφιος ΚΑ 04 στους υπ’ αυτόν 3ψήφιους ΚΑ (και όχι απ’ ευθείας στους καταληκτικούς ΚΑ).
v Οι εκτυπώσεις περιλαμβάνουν τα υποχρεωτικά από τη νομοθεσία πεδία, π.χ. στα έσοδα (α) τον Π/Υ τρέχοντος έτους, (β) τα βεβαιωθέντα τρέχοντος έτους, και (γ) τον προτεινόμενο Π/Υ επόμενου έτους. v Παράλληλα όμως, οι εκτυπώσεις μπορούν, κατ’ επιλογήν του χρήστη, να περιλαμβάνουν και επιπλέον πεδία, π.χ. τα εισπραχθέντα τρέχοντος έτους, τα εισπραχθέντα προηγούμενου έτους κ.ο.κ. v Επίσης, μπορούν να περιλάβουν στήλες με ποσοστά (για συγκρίσεις).
v Η «Τοπική Άνθηση» παράγει όλες τις ανακεφαλαιωτικές εκτυπώσεις εσόδων και δαπανών που προβλέπει η νομοθεσία, παρέχοντας όμως και τη δυνατότητα εκτύπωσης επιπλέον πεδίων όπως τα «τιμολογηθέντα».
v Εκτός από τις υποχρεωτικές ανακεφαλαιωτικές εκτυπώσεις, η «Τοπική Άνθηση» παράγει επίσης χρήσιμες ανακεφαλαιωτικές εκτυπώσεις με εναλλακτική ομαδοποίηση, που είναι πιο κατανοητές για το μέσο αναγνώστη της εισηγητικής έκθεσης του Π/Υ, όπως η πιο πάνω εκτύπωση.
v Η «Τοπική Άνθηση» παρέχει τη δυνατότητα εκτύπωσης ειδικών αναφορών που καταδεικνύουν τον ισοσκελισμό όλων των ανταποδοτικών και ειδικευμένων εσόδων.
v Η Εισηγητική Έκθεση εκτυπώνεται αυτόματα και περιλαμβάνει: (α) Κείμενα που εξηγούν τη νομοθεσία και τις αρχές που διέπουν τον Π/Υ. (β) Ανακεφαλαιωτικούς και Αναλυτικούς Πίνακες. (γ) Διαγράμματα και γραφήματα. (δ) Πίνακες που παρουσιάζουν τις πηγές (έσοδα) και τη χρήση (δαπάνες) όλων των ειδικευμένων και των ανταποδοτικών εσόδων. [βλ. συνημμένο αρχείο Ekthesi.pdf]
v Όταν ο Προϋπολογισμός ψηφισθεί και εγκριθεί, εξάγεται με το πάτημα ενός πλήκτρου και εισάγεται αυτομάτως στη λογιστική εφαρμογή, ώστε να μπορέσει να αρχίσει η εκτέλεσή του.