Time Management Camilo Eduardo Cabrera Garrido AIESEC Andes 2014
Manejo tiempo: ¿yo? Camilo Eduardo Cabrera Garrido Ingeniero Industrial Neiva, Huila. Beca Maestría. Trabajo, estudio, tesis. Consejo Administrativo. TMP Quality @Andes. 3 años en @. Apertura @Neiva. OC VP Logistics NPM 2013. @ = AIESEC
El Tiempo • Es un recurso limitado y no renovable. Por eso es importante primero definir un objetivo para organizar y distribuir el tiempo necesario para cumplirlo.
Las paradojas del Tiempo
1. Pareciera que tuviésemos poco tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo posible.
2. Como recurso si no lo usamos igual desaparece. La calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos.
Be open-‐minded 1. Especificar el objetivo (what, how, why). 2. Dividir el objetivo en intervalos de tiempo o espacio. 3. Planeación y preparación. 4. Acciones productivas (herramientas, hábitos de estudio). 5. Programación mental para el éxito.
Manejo del Tiempo Aspecto primordiales que hay que tener en cuenta para la buena gestión del tiempo. • Fijación de objetivos (metas)
• Priorización
• Gestión de Interrupciones
• Procrastinación
• Fijación de un horario
Priorización •
Priorización es la habilidad para hacer el mejor y más efectivo uso del tiempo teniendo en cuenta la importancia de las tareas a realizar.
•
Definición (en Manejo del Tiempo)
Se trata de determinar el criterio de lo que es más importante y más enfocado con las metas de cada uno.
¿Ejemplos?
Urgente  vs.  Importante  đ?‘źđ?’“đ?’ˆđ?’†đ?’?đ?’•đ?’†=đ?’‡(đ?’•đ?’Šđ?’†đ?’Žđ?’‘đ?’?) Â
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URGENTE Â
IMPORTANT  Cuadrante  I  •  Proyectos  con  fechas  de  vencimiento  •  Ir  al  mĂŠdico  por  un  dolor  fuerte.  Resultados:  Stress,  cansancio  Â
NO  Cuadrante  III  IMPORTANT  •  Populares  •  Imprevistos Â
NO  URGENTE  Cuadrante  II  •  PrevenciĂłn  •  PlaneaciĂłn  •  ConstrucciĂłn  Relaciones   Resultados:  Felicidad Â
Cuadrante  IV  •  Actividades  placenteras  •  Pasatiempos Â
Resultados:  Enfoque  a  corto  Resultados:  Incumplimiento,  plazo.  Planes  sin  sentido.  irresponsablidad Â
Intervalos de productividad Existen ciclos de tiempo en los que somos más productivos. Lo importante es identificar ese intervalo de productividad y aprovecharlo al máximo. Tip: Utilizar la mejor hora del día para realizar el trabajo o tarea que requiera mayor concentración.
Gestión del Tiempo •
•
Personas simbólicas como el Presidente de la República disponen del mismo tiempo que nosotros, es decir:
60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un día
168 horas en una semana
El tiempo no se ahorra ni se almacena. Se trata de cómo lo utilizamos, no de cuánto tenemos.
Eficiencia vs. Eficacia
Eficiencia: Capacidad de conseguir un objetivo determinado con el mínimo de recursos posibles viable.
Eficacia: Capacidad de lograr las metas a tiempo sin importar recursos.
¿Y entonces?
Organización de actividades – ¿Cómo?
Consejos en el uso de una plantilla: • Ser precisos con las actividades.
• Ser Honestos
• Estar atentos al nivel de prioridad. • Debe haber un resultado visible. Si no, replantear.
I want to play a game • 15 minutos
• Grupos de 3 personas • 1 flipchart por grupo • 1 marcador por grupo
Ayudar a Diego Diego es un estudiante becado de cuarto semestre de una universidad en Bogotá. En tres días empieza la semana de receso y el profesor de un curso de lectura acaba de recordarle que la entrega del que dependerá el 35% de su nota en la materia debe ser entregado a más tardar el domingo a las 11:59pm; al igual que un qüiz virtual sobre una lectura de 20 páginas. No hace mucho, Diego compró tiquetes para vacaciones y va a viajar durante la semana de receso. No hay posibilidad que deje su viaje de lado pues toda su familia viaja con él. Hoy es miércoles, son las 4:40pm y Diego acaba de salir de clase en la Universidad. Diego debe presentar mañana un parcial para el que se siente medianamente preparado (parcial 1) Materia A y el viernes tiene otro parcial para el que no ha estudiado absolutamente nada (parcial 2) Materia C. Si pierde cualquiera de los dos parciales o le va mal en el ensayo, está en riesgo de dañar su promedio y perder la beca que tiene con la universidad. Adicional a esto, Diego es miembro nuevo de AIESEC y debe cumplir con sus responsabilidades horarias para ser el mejor miembro de su comité local. Se ha comprometido con la organización en trabajar siete (7) horas semanales de las cuales ha trabajado tres (3). Su vicepresidente ya le dijo lo que tiene que hacer, no necesita de un horario fijo pero si del tiempo para lograrlo.
Ayudar a Diego ¿Cómo organizar el tiempo de Diego para cumplir con sus responsabilidades, no faltar a clase e ir a su viaje?
Aspectos a tener en cuenta: 1. Diego no puede ir de viaje con cosas por hacer. 2. Diego debe comer (desayuno, almuerzo y comida) y dormir mínimo 5 horas. 3. No debe faltar a ninguna clase. 4. Diego necesita 3 horas de estudio para estar listo para presentar el parcial 5. Diego necesita 5 horas para estudiar para el parcial 2, del que no tiene ni idea. 6. El ensayo es de 5 páginas y a Diego le toma una hora de investigación del tema, redacta una página por hora y destinara una hora para la edición final. 7. Diego debe leer el texto para el qüiz en una hora y el tiempo límite para resolver el qüiz es de una hora. 8. A Diego le faltan 4 horas de voluntariado esta semana en AIESEC. 9. Cada comida le toma 1 hora pues aprovecha para hacer vida social y familiar. 10. Diego se demora hora y media (1.5) hasta su casa en hora pico y una (1) en hora valle. Hora pico 6:30 am -‐ 9 am y 4:30 pm -‐ 7 pm. 11. Diego dedica una hora al ejercicio pero esta semana está dispuesto a sacrificarla. 12. Diego tiene que estar en el aeropuerto para su viaje el sábado a las 6:30am. 13. Hay una hora y media (1.5) para llegar al aeropuerto desde la casa de Diego. Materia A: Jueves de 7 a 8.20am (Parcial 1). Materia B: Jueves de 2pm a 3.20pm. Materia C: Viernes de 10 a 11:20 (Parcial 2). Materia D: Viernes 11:30am a 1pm.
¡Que comience el juego! • 15 minutos • Grupos de 3 personas • 1 flipchart por grupo • 1 marcador por grupo
¿Cómo estuvo la actividad?
Tips finales 5 claves para el manejo efectivo del tiempo:
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Conocerse a sí mismo. Tanto para planear como para aprovechar las horas más productivas. Ser constante y/o disciplinado. Organizar el tiempo toma tiempo (domingos) Estar preparado para que las cosas no salgan como planearon. Dejen un espacio libre y pónganse metas. No perder la noción del tiempo
Tips finales Herramientas tecnológicas o ayudas externas
• Alarmas • Google Calendar (de domingo a sábado) • Agendas o cuadernos • Excel
Tips finales Dos peores enemigos del tiempo
• Procrastinar
• Distraerse
Que no les pase…
Una última cosa …