Curso secretária módulo 3

Secretária

Módulo 3 - A nossa amiga agenda

O que será ensinado: - Agendamento de consultas.

- Orgaização.

- Arquivamento.

A secretária necessita planejar, estruturar e organizar as suas tarefas, colocando-as na agenda, principalmente, as rotineiras, ganhando com isso tempo para as atividades mais gratificantes e importantes.

INTRODUÇÃO Toda vez que pensamos numa secretária, lembramo-nos da agenda, sua amiga inseparável. E toda vez que nos lembramos de uma agenda vamos relacioná-los com a figura de uma secretária.

A agenda serve para aumentar sua eficiência, Secretária!

Na verdade, a agenda tornou-se o objeto que caracteriza a secretária, transformando-se em seu principal e indispensável instrumento de trabalho.

CONCEITO A agenda é uma caderneta, caderno ou aparelho eletrônico destinado ao registro das atividades diárias de uma pessoa. Ali devem estar marcados os compromissos específicos; local, dia, hora, assunto, etc.

A agenda é também valiosa, pois vai auxiliar a secretária no desempenho de suas funções, situando-se como elemento que propicia oferecer condições para realizar um trabalho eficiente. É um instrumento de registro concreto de compromissos. Funcionando, também como um poderoso recurso de assessoria.

ORGANIZAÇÃO Geralmente estamos dentro da empresa pressionados pelo tempo e pelas tarefas a fazer.

Por isso é preciso saber organizar bem a agenda para aproveitar melhor o tempo, pois os ponteiros deslizam independentes de nossa vontade. E por melhor memória que tenha uma secretária, será difícil lembrar- se de todos os compromissos diários.

Portanto, ao elaborar a agenda, a

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Secretária deve atentar para o fator tempo.

Saber que ele é escasso, limitativo e insubstituível. Quem controla o tempo está bem próximo do sucesso. E, a agenda é uma ferramenta preciosa para o controle do tempo, tanto do médico quanto da secretária.

A falta de tempo é quase uma constante no trabalho das pessoas.

Aqui você terá oportunidade de conhecer algumas formas de economizá-lo, através de alguns conselhos básicos que a secretária pode observar no uso do tempo.

- Tenha sempre em mão objetivos bem definidos para cada dia (o que é mesmo que eu tenho para hoje?).

Consulte a agenda e calcule o tempo necessário para cada atividade (quanto tempo vou gastar para fazer isso?)

- Determine os prazos para iniciar e completar cada atividade (o que deve constar de sua agenda).

- Certifique-se, através de sua agenda, de que você tem todas as informações necessárias para realizar seu trabalho. A informação adequada e oportuna, favorece.

- A secretária deve poupar o seu

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tempo e evitar ações desnecessárias.

- Planeje e programe, antecipadamente, seu dia de trabalho na véspera, verificando a sua agenda.

- Respeite o tempo dos outros e faça os outros respeitarem o seu tempo.

A AGENDA DO MÉDICO / PACIENTE A Secretária marca e desmarca os compromissos assumidos pelo médico, daí a necessidade que ela tenha tudo agendado. Para isso ocorrer, ela deverá além de sua agenda, organizar também a agenda do médico.

Ao elaborar a agenda do seu médico deve registrar: - Primeira Consulta - Consulta recorrente - Procedimentos

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- Reuniões internas / externas - Recepção de representantes - Compromissos diversos OBS: Levar em conta as datas e horários que cada médico tem disponível para cada atividade.

(Normalmente eles já deixam horários na semana reservado para cada atividade).

Ao agendar um compromisso (consultas, visita de representantes, etc.), entre um contato e outro, a Secretária deve deixar um intervalo de tempo, para o caso de o compromisso se estender além do esperado, e assim o médico poder solucionar, também, assuntos internos e preparar-se para o compromisso seguinte.

Os compromissos vão envolver formas diversas para serem marcados. Quando envolver “o paciente”, observar com muita atenção: - Quem é?

- Se é primeira consulta?

- Qual o tipo de plano?(Se tiver plano de saúde) - Qual o assunto a ser tratado?

- Dia e horário agendado?

Com referência a data e hora, é

preciso verificar junto ao médico qual a sua disponibilidade e procurar ajustar ao que é melhor para o “cliente”.

A AGENDA É SUA COMPANHEIRA INFORMATIVA Ao organizar a agenda do seu médico, a Secretária deve ter o cuidado de anotar todos os informes necessários do conhecimento do “paciente” que irá receber; lembrando sempre que “o paciente” é o elemento mais importante para a empresa – é a sua razão de existir.

Um criterioso estabelecimento de prioridades evita prejuízos e aborrecimentos.

Lembrar sempre que o elemento mais importante para a empresa é “o paciente “, por isso ele merece espacial atenção.

Compromissos – é imperioso a Secretária examinar, diariamente, quais os compromissos que o médico deve cumprir como profissional.

Com os compromissos agendados a Secretária deverá tomar as seguintes providências:

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- Lembrar o médico, com antecedência, sobre os compromissos assumidos para que ele possa tomar suas próprias providências e preparar-se devidamente para solucionar o problema.

- Enviar e-mails ou cartões de agradecimento, de felicitações, de condolências para o caso de um comunicado não atendido, justificando sua ausência.

- Elaborar relatórios que serão discutidos em determinada reunião, inclusive com cópia dos documentos, dados estatísticos e outras informações auxiliares.

INFORMAÇÕES ÚTEIS PARA O SEU TRABALHO A Secretária deve ficar alerta e anotar o número do telefone das pessoas com as quais marcou os compromissos para a eventualidade de serem cancelados ou adiados.

Poderá ocorrer coincidência de data e horário para dois compromissos, nesse caso é preciso que o problema seja do conhecimento do médico que decidirá como a Secretária deverá proceder.

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Geralmente uma anotação é feita de modo rápido. Para garantir que os dados importantes não serão esquecidos, ressuma a informação trabalhando de maneira a obter respostas as perguntas chaves: O que, quem, quando, porque, para que e onde.

AGENDA DIÁRIA DA SECRETÁRIA Corresponde ao seu dia a dia, envolvendo todas as suas atribuições dentro do ambiente do consultório.

Todo o trabalho desenvolvido pela secretária vai depender de como ela organiza e utiliza sua agenda, que poderia ser definido como parte integrante da função de planejamento.

O ideal para que o trabalho não sofra solução de continuidade é que tanto médico como a Secretária tenham acesso a mesma agenda; que as mesmas fiquem em local de fácil acesso e que a localização de informações seja imediata e clara, alguns consultórios compartilham online a agenda, para facilitar o acesso.

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A agenda de trabalho da Secretária deve conter: - Nome, telefones e endereços de pacientes, representantes de fornecedores com as quais o médico tem transações e de familiares e amigos do mesmo; - Reuniões a preparar; - Consultas a marcar; - E-mails a responder; - Assuntos a estudar; - Modificações de horário de consulta; - Visitas de representantes; - Documentos a reclamar e arquivar; - Compromissos a lembrar; - Cartões a enviar; - Contas a pagar. É recomendável um bloco de anotações para Secretaria registrar informações que a todo momento estão a aparecer. O tipo da agenda que a Secretária vai usar deve ser escolhida de acordo com as suas conveniências. O comércio apresenta uma grande variedade.

A Secretária, além da sua agenda de trabalho, manter no celular ou em uma agenda de bolso, os compromissos do médico no caso de surgir uma urgência e ela não

estiver no consultório na hora.

ARQUIVO A PALAVRA ARQUIVO É DE ORIGEM GREGA. Deriva de “Ancheivan”, que significa público, casa de câmara de documentos.

Conceito e Importância: O arquivo é uma fonte de informações e constitui-se a memória do consultório.

A Secretária deve considerar o arquivo como peça fundamental na recuperação de informações. É o conjunto de documentos produzidos ou recebidos, reunidos de forma organizada, de modo a permitir sua utilização futura.

A importância do arquivo é tão evidente que é indispensável a qualquer empresa ou pessoa, com

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vistas a facilitar o acesso a qualquer documento que se faça necessário, sem perda de tempo.

Para manter atualizada a memória da empresa, a Secretária deve: - Estar bastante familiarizada com o método de classificação de arquivo e - Escolher seu próprio método de classificação.

Organização: O arquivamento exige o desenvolvimento de uma técnica, e para executá-la faz-se necessário o conhecimento do material do arquivo.

Os móveis arquivadores e os complementares, ou acessórios, são equipamentos que constituem o material permanente dos arquivos.

Há uma grande variedade de tipos de móveis arquivadores na praça.

Se for a Secretária que tiver de fazer a escolha, é importante que ela conheça as combinações, as possibilidades e limitações de cada móvel arquivador, para que possa optar pelo que melhor atender as necessidades do órgão a que está destinado. É claro, que na decisão sobre a

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escolha do móvel, deve ser levado em consideração o seu estilo, suas características, sua qualidade, e, sobretudo, a sua capacidade de adaptação ao ambiente, gerando condições para um trabalho de armação e manuseio fácil, prático e racional. É preciso levar em consideração o tipo e o tamanho dos documentos a serem arquivados.

Atualmente, contamos com arquitetos que podem oferecer uma boa ajuda na projeção do ambiente, facilitando a instalação do arquivo de sua empresa.

METÓDOS DE CLASSIFICAÇÃO Como se classifica os assuntos em um arquivo: Você pode adaptar os seguintes métodos: - Numérico – em que a informação é identificada por números.

Consiste em codificar os documentos, atribuindo um número a cada cliente, empresa ou assunto; - Por assunto – aquele em o documento é arquivado de acordo com o assunto que o caracteriza. Ainda é o sistema mais utilizado; - Cronológico – o arquivamento é

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feito levando-se em consideração a data do documento que poderia ser: da emissão do documento, do vencimento, das prestações e da entrega. Muito utilizado no setor contábil; - Geográfico – a base do arquivamento é a divisão geográfica.

Considera-se em primeiro lugar o local de procedência do documento, levando-se em conta o endereço do consultório ou da pessoa que enviou o documento A escolha do método é feita em função da finalidade para a qual o arquivo vai ser usado. Para arquivar documentos, por qualquer dosa métodos acima, pode ser utilizada a classificação alfabética que consiste em dispor os documentos em rigorosa ordem alfabética.

ARQUIVO DA SECRETÁRIA Mesmo que o consultório possua um setor de arquivo, os documentos de caráter específico do médico serão guardados em local restrito as consultas do médico e da própria secretária. É apreciável a quantidade de papéis destinados ao arquivo e que convergem para a secretária:

contratos, projetos, memorandos, ofícios, circulares, além de correspondência ordinária recebida e das cópias dos demais documentos expedidos.

O arquivo tem a função de conservar documentação de forma ordenada e classificada possibilitando a informação rapina e precisa.

Os documentos específicos do médico serão guardados em um local exclusivo para consultas da Secretária e, eventualmente, do médico.

Neste arquivo é comum encontrar-se documentos como contrato, projetos, ofícios, portarias, circulares, dentre outros. É a função da secretária organizar, zelar e manter atualizado seu arquivo.

Recomendações importantes ao arquivar: ¨ Grampear, no canto superior esquerdo, os documentos que deverão ficar juntos.

Nunca utilizar clipes. ¨ Documentos grandes e volumosos deverão ser dobrados, deixando seu título voltado para o lado externo, ficando visível, facili-

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tando a consulta. ¨ Perfurar os documentos de forma centralizada. ¨ Consertar os documentos danificados, rasgados, com papel manteiga e cola transparente e fita adesiva, antes de arquiva-los. ¨ Para repor o documento no local de origem, anote os documentos retirados do local onde se encontrava, objetivando a reposição correta.

TIPOS DE ARQUIVO De acordo com a quantidade de vezes que você usa ou consulta o arquivo, existem três tipos. São eles: Arquivo Ativo, Arquivo Inativo e Arquivo Histórico. ¨ Arquivo Ativo: é aquele que guarda documentos de uso freqüente e continua recebendo novos documentos e é usado sempre continuamente.

Ex.: arquivo de documentos, correspondência recebida. ¨ Arquivo Inativo: guarda documentos que são utilizados às vezes, eventualmente. ¨ Arquivo Histórico: contém documentos da memória, da histó-

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ria da empresa. Dificilmente são consultados.

OS MÓVEIS PARA O ARQUIVO São em aço ou madeira, com gavetas ou prateleiras e devem ser mantidos limpos e em boas condições, facilitando a consulta rápida.

Os modelos de arquivos mais usados são o vertical, horizontal e o rotativo.

ATUALIZAÇÃO DO ARQUIVO O arquivamento vai exigir da secretária uma vigilância contínua desse trabalho, já que o arquivo é a memória mecânica do consultório.

Claro que o arquivo, decididamente, alivia a carga de trabalho além de proporcionar rapidez nas informações.

Por isso, a secretária deve escolher um sistema de arquivamento, não permitindo o acúmulo de documentos para arquivar. Só arquive o que estiver classificado.

No caso de retirada de documento do arquivo, faça com que o solicitante assine um documento, que deverá ficar na pasta, no local do

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documento retirado.

Tome por hábito fazer uma revisão periódica dos arquivos e dê baixa no material desatualizado.

Verifique, diariamente, se os arquivos são fechados no final do expediente. Os arquivos confidenciais só serão abertos com autorização das chefias(médicos responsáveis).

Não existe trabalho eficiente sem arquivo organizado e atualizado, pois ele é o centro de informações do consultório.

CONSERVAÇÃO E PROTEÇÃO DOS DOCUMENTOS Arquivo requer muito cuidado.

Lidar com papel exige bastante atenção, para que eles vençam as barreiras do tempo.

Para você proteger uma correspondência de papel fino, coloque-a dentro de uma proteção plástica, ou de papelão, de modo que possa ser arquivada corretamente.

A proteção dos documentos poderá ser feita através de tratamento especial, no caso de livros, evitando-se o desgaste que a fragilidade do papel apresenta.

Não esquecer que transcorrido algum tempo, muitos documentos arquivados passam a não ter a mesma utilidade que vinham tendo no arquivo em movimento.

Nesse caso, separam-se os documentos referentes aos assuntos liquidados, que vão para o arquivo morto.

COMO NOS LIVRAR DAS TRAÇAS Através da aplicação de medicamentos específicos. Hoje contamos com firmas especializadas nesse campo.

Cabe a secretária, manter-se vigilante, para que seus documentos não sofram desgaste do tempo, dando-lhe a proteção adequada que estão recebendo.

MICROFILMAGEM

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Como se faz um arquivo moderno?

O processo de microfilmagem é um dos recursos- modernos que a tecnologia coloca ao nosso alcance para solucionar o arquivamento de centenas de documentos, já que sua reprodução se faz em tamanho reduzido.

Isso mesmo! O microfilme é um material transparente e flexível, contendo microfilmagem de documentos. É a cópia reduzida de documentos originais feita por processos fotográficos, que transfere de uma película denominada filme na reprodução desse original.

Há, porém, uma diferença. O microfilme pode ser usado para projeção ótica, mas não cinematográfica. A microfilmagem consiste num processo de reprodução de documentos em tamanho reduzido, baseado nas técnicas de fotografia.

SISTEMA DE MICROFILMAGEM O microfilme faz parte do sistema de microfilmagem. Entende-se por sistema a maneira como ele será processado, utilizando, pesquisan-

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do e duplicando.

A microfilmagem é a maneira mais moderna, cômoda e limpa de obtenção de informações rápidas e seguras.

Independente do sistema de microfilmagem escolhido, e quaisquer que sejam os seus objetivos, sempre existirão três etapas fundamentais no processo. ¨ O registro de informações no microfone; ¨ O processamento de filmes; ¨ A unificação da informação microfilmada. , Um sistema de microfilmagem compõe-se da unidade de entrada, de processamento, e de saída.

Esta técnica de arquivamento é recomendável para os centros de documentação especialmente, bibliotecas, por se construir na sua melhor solução de redução de espaço (em torno 99%), bem como propiciar rapidez de consulta pelo manuseio fácil da informação.

Qual a forma mais segura de arquivamento? É o processo de microfilmagem.

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O que é Diferencial?

Quem consegue marcar seu “ponto forte” sai sempre na frente.

Todos os dias centenas de slogans surgem, de repente, diante de nossos olhos. São frases curtas que aparecem no pé dos anúncios, embaixo dos logotipos, e que se referem ou ao produto específico que está sendo anunciado ou a empresa que o fabrica. Mas, quando os vemos assim, soltos dificilmente conseguimos relaciona-los a uma marca.

Quando a gente consegue fazer essa associação mental entre slogan e marca, ponto para a agência de propagandas. Porque tem frases que são fáceis de lembrar, mas a conexão com o fabricante já não é tão automática (“os nossos japoneses são mais criativos que os japoneses dos outros”. É da Sharp ou da Toshiba?).

Há ainda casos em que frases de empresas concorrentes poderiam mudar de uma para outra sem maiores comoções: “Movidos pela paixão” e “ Emoção em movimento” são da Fiat ou da Peugeot. Qual é a de qual, você lembra? Mas há casos, poucos, mas há, em que

o casamento é tão perfeito que dispensa até a marca: “Uma boa ideia”; “1001 utilidades”, “Vale por um bifinho”; “Use e abuse”.

Ao contrário do que possa parecer, este texto não é sobre a eficácia das mensagens de marketing das empresas. É sobre gente. Gente que estudou muito, que trabalha muito e é ambiciosa. Essa gente tem, entre outras coisas, um slogan, mesmo que ainda não tenha percebido isso. Você já deve ter ouvido alguém aí na sua empresa dizer: “Se o Beltrano não resolver, ninguém resolve”. Isso quer dizer que o Beltrano leva razoável vantagem sobre os fulanos em geral, por que ele já tem o seu slogan.

Slogans pessoais podem até brotar espontaneamente. Na maioria dos casos, porém eles têm de ser criados e divulgados pelo próprio funcionário, como as agências fazem com os slogans das marcas.

Certa vez, durante uma avaliação de desempenho de um funcionário, eu e ele chegamos a um impasse. Ele dizia que já estava merecendo uma oportunidade de virar gerente por que era muito criativo.

Eu só não concordava, como pensava exatamente o contrário.

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Como não conseguia convencer o outro, resolvi pedir a três pessoas, que conheciam bem o dito cujo, para me escrever frases curtas- no máximo cinco palavras sobre ele.

Pedi também que as frases fossem a favor dele, para evitar constrangimento.

xar marcado o que considera ser o seu “ponto forte”. Se forem iguais, mas mais diferentes do que você imaginava, está na hora de investir numa boa campanha de marketing pessoal. E, se baterem com a sua auto concepção, parabéns você já saiu na frente numa corrida, muito disputada, na direção do sucesso.

Resultados: 1. Não desiste fácil.

2.Carrega dez planos.

3. Um cara de palavra. Ou seja, ele não era percebido como criativo pelos outros, mas como um bom operador. Não deixa de ser um mérito, sem dúvida, porém insuficiente para lhe garantir a tão desejada promoção.

DICA SPOT: Se você pretende voar alto na carreira, que tal fazer o teste do slogan?

Peça a alguns colegas para escrever uma frase sobre você. Se os resultados forem disparatados, é sinal que você ainda não conseguiu dei-

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Bibliografia/Links Recomendados BIBLIOGRAFIA BÁSICA GARCIA, E. V. Noções fundamentais para secretárias. Summus, 2000.

GARCIA, E.; SILVA, E. Secretária executiva. São Paulo: Thompson, 2005.

GUIMARÃES, M. E. Livro azul da secretária Moderna. São Paulo: Érica, 2001.

LINKEMER, B. Secretária Eficiente. São Paulo: NOBEL, 1999.

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da Secretária. São Paulo: ATLAS, 1999.

PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 1991-97 VEIGA, D. R. Guia de secretariado Técnicas e comportamento. São Paulo. Érica, 2007.

LINKS RECOMENDADOS: http://www.secretariando.com.br/ http://www.portaldosecretariado.com.br/

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