GUIA UNIDAD 1
MARIA SUSANA SUAREZ PALACIOS GRUPO 1
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2015
GUIA UNIDAD 1
MARIA SUSANA SUAREZ PALACIOS GRUPO 1
TUTORA LUZ MARINA ARIAS GONSALES
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2015
¿Indague sobre el origen de la gestión documental donde y cuando se estableció oficial mente. Luego redacte media página sobre el tema? El primer escrito se sitúa en el 3.000 a.C. Se atribuye a los Sumerios de Mesopotamia.Mil años más tarde se fue produciendo una evolución de la escritura originado por las partes económicas. Las bibliotecas como la del vaticano organizaban listados de documentos por carpetas y categorías y más adelante el desarrollo del sistema decimal nos ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente y actualmente tenemos los programas de gestión documental.
La gestión documental es el grupo de tecnologías, normas y técnicas que le permiten a una empresa administrar su captura de documentos de acuerdo a su ciclo de vida del mismo, mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten el rendimiento, funcionalidad y eficacia.
2. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decidida mente los problemas que conlleva a la gestión de documentos? Organización de las Naciones Unidas para la educación, la ciencia y la cultura.
Conjunto Internacional de Archivos
3. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia? El ente rector de la política archivística en Colombia es: El Archivo General de la Nación AGN
4. ¿Cuál es la ley general de archivos y que regula? La ley general de archivos es la 594 del 2000 la cual regula la función archivística a cargo del estado, la administración publica en sus diferentes niveles, así como las instituciones privadas que cumplen funciones públicas, entre otras teniendo en cuenta los fines de los archivos, para disponer de la documentación organizada y la información institucional que sea de fácil recuperación para el manejo y uso eficiente de la misma administración colocada al servicio del ciudadano como fuente de la historia. Haciendo uso de las tablas de retención documental y reglamentación de los documentos. 5. ¿Qué dice la ley general de archivos en el título V, gestión de documentos articulo 21? Que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental, teniendo en cuenta el uso de las nuevas tecnologías y en la aplicación de ese programa de gestión documental debe observarse los principios y procesos archivísticos.
6. Cuál es el concepto de gestión documental que emite la ley general de archivos. Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objetivo de facilitar utilización y consecuencias.
7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras la gestión documental. Gestión documental Es el proceso administrativo que utilizan las empresas para planificar manejar y organizar la documentación producida y/o recibida desde su llegada hasta su destino final. Con el objetivo de su buena utilización y conservación. 8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental y explíquelas. NORMAS DE CARÁCTER GENERAL CON LA GESTION DOCUMENTAL “se garantiza a toda persona la libertad de expresión y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial y la de fundar medios masivos de comunicación. Ley 80 de 1989 Por lo cual se crea el archivo general de la nación se establece el sistema nacional de archivos y se dictan otras disposiciones Artículo 70 El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombinos en igualdad de oportunidades por medio del educción permanente y la enseñanza científica y técnica , artística y profesional del proceso de creación de la identidad nacional Ley 594 del 14 de julio del Por medio la cual se dicta la 2000 ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Articulo20
Norma técnica NTC 4436
Ley 951 del 2005 Articula 74
Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Por la cual se crea el acta de informe de gestión Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley
9. Construya su propio concepto de documento y documento de archivo a partir de la definición que da el AGN Documento Soporte que registra una información cualquiera que sea su forma o su medio registrado
Documento de archivo Contiene el registro de información producida o recibida por una identidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones y/o requerimientos
10. Explique mediante un diagrama o mapa conceptual los objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión documental.
Importancia de los documentos como lenguaje natural, de la administración pública, para su funcionamiento, apoyo, control que garantiza la transparencia a los decretos individuales y colectivos
Procurar la realización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserve el cuidado del medio ambiente. OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANSAR UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación, y distribución en los procedimientos para el recibo de la correspondencia mediante la utilización de si temas eficientes de correo y mensajería
Definir el programa de gestión documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujo de información, formatos (tabla de retención documental) establecidos y aplicables