SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES FICHA: NO.1132436
PORTAFOLIO
PRESENTADO A: YOLANDA HIDROBO CHAPARRO INSTRUCTORA CGA
BOGOTÁ D.C., 17 DE AGOSTO DE 2017
CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCION DE UN EVENTO EMPRESARIAL
Principios básicos1 •
Principio de precisión: Toda planeación debe ser precisa, detallada y aparecer descrita en acciones concretas.
•
Principio de flexibilidad: Toda planeación debe dejar margen flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos y fuera de lugar.
•
Principio de unidad: Se debe diseñar una planeación para cada acción, y lograr coordinar todas entre sí.
de
https://www.google.com.co/search?q=imagen+de+planeacion&tbm=isch&imgil
Planificación de un evento Es organizar algo conforme a un plan de tal manera que todo llegue a la perfección para esto se necesitan seis etapas las cuales son:
• • • • •
Previsión Organización Integración Dirección Control
Relaciones públicas Se consideran una herramienta de la comunicación, su objetivo es realizar acciones que mantengan y mejoren la imagen de la empresa.
Ejecución de un Evento Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas del evento en sí.
1
https://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada
Simposio Es una técnica que consiste en reunir un grupo de personas muy capacitadas sobre el tema dado para cierto evento, se realizan conversaciones libremente para analizar determinados teas propias de cuya actividad.
Problemática Las principales inquietudes y problemas que pueden organización de un evento son: •
¿Qué productos ofrecer?
•
¿Quiénes asistirán?
•
¿Qué estrategia presentar?
•
¿Cómo satisfacer al público?
•
¿Qué se va a obtener a cambio?
presentarse en la
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=carita+con+signos+de+pr egunta&oq Estas no resultan las únicas preguntas posibles, pero si engloban los aspectos más generales que pueden surgir al acometer la organización de un evento determinado.
Tiempos y actividades El tiempo activo y el tiempo libre dentro del evento están estrechamente relacionados, propiciando un correcto balance de las actividades diarias y estableciendo una cantidad de actividades colaterales de acuerdo a la relevancia del público potencialmente presente en ellas. El tiempo de los acompañantes también es un factor esencial, pues, aunque no participen directamente en todas las acciones del evento, son parte del mismo, por ello es aconsejable entregarles con suficiente antelación el programa de actividades previstas. El empleo eficaz y eficiente de los tiempos habla de la profesionalidad y el rigor con que trabaja un comité organizador. Una acertada planificación, balance y distribución de las actividades, concebidas de acuerdo al número y perfil de los participantes, es muchas veces un sello de garantía en la calidad.
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=relojes+animados&oq
La visión de cualquier evento puede centrarse en garantizar un impacto global positivo, acorde a la planeación seguida, y asumiendo cada evento como un espacio de comunicación integral, donde se conjugan diversas técnicas, métodos, estilos y herramientas puestas en función de establecer una satisfactoria comunicación entre los participantes, donde éstos puedan expresar confortablemente su aporte y a su vez reciban de la mejor manera posible el legado de los restantes participantes. En estrecha relación con este aspecto, en algunos casos es conveniente realizar una evaluación de expectativas en los participantes, puntualizando la visión, fines y grado de satisfacción que han alcanzado; lo cual se contrarresta en base a los propósitos trazados y brindarán de conjunto una excelente posibilidad de introducir cambios teóricamente favorables en futuras ediciones del mismo evento o incluso, extrapolar las que sea posible a otros en los que se esté involucrado.
Etapas de los eventos Todo evento tiene tres momentos claves bien diferentes en términos de las tácticas y metodologías a emplear en aras de su éxito: •
Antes
•
Durante
•
Después
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&q=grupo+de+personas+trabajando&sa=X &ved Al mismo tiempo, el comité organizador de un evento deberá formularse siete preguntas básicas para un conseguir una apropiada estructuración del mismo: •
¿Cuál? (tipo de evento)
•
¿Qué? (nombre, temas y programa)
•
¿Quiénes? (comité organizador y asistentes)
•
¿Cómo? (logística)
•
¿Dónde? (sede o sedes)
•
¿Cuánto? (presupuesto, tiempo, actividades, entre otros)
•
¿Cuándo? (momento ideal)
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&q=signo+dinero+sin+fondo&sa
Imagen del evento Es la imagen un aspecto catalogable dentro de los elementos más importantes de todo producto y/o servicio, y en particular, de un evento que, resulta siempre una combinación de ambas condiciones. La imagen de un evento no es única ni es homogénea, pues resulta de la percepción que realiza cada persona en relación al mismo. No obstante, todo organizador aspira a que cada participante alcance y conserve una imagen positiva y duradera del evento, lo cual se podrá revertir en potenciales dividendos futuros.2
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de+un+evento&oq
2
http://es.calameo.com/read/0049238139fbad18457cd
Comité organizador
•
Tiene que estar entrenado para mostrar y transmitir una imagen de unidad, organización, control.
•
Debe mostrar con hechos que saben hacer las cosas bien. Es altamente probable que existan pugnas o diversidad de opinión entre algunos de sus miembros, pero estas no deben estar por encima del interés colectivo y tampoco deben manifestarse en momentos y lugares no apropiados.
•
Saber manifestarse como un verdadero equipo probidad y ejemplo en cualquier comité organizador.
y
es
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=grupo+de+personas++pensando &oq
Causas del fracaso Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al traste con los objetivos esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones: https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=carita+con+signos+de+pregunta &oq •
Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas.
•
Sobrecarga informativa (saturación fisiológica de los sistemas sensoriales en el público receptor). •
Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.
•
Asistencia disminuida con relación a lo planificado.
•
Baja motivación de organizadores y asistentes.
•
Objetivos difusos desde un inicio.
•
Mala preparación y atención del personal.
•
Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios.
•
Coexistencia de barreras que limitan la efectividad de la comunicación y desajustes reiterados por parte de los organizadores.
Importancia Se debe hacer énfasis en que todo evento, cualquiera que sea, es un suceso único. Es siempre positivo trazarse una estrategia de realce hacia los elementos que hacen del evento en cuestión un fenómeno irrepetible, portador de atractivos e intereses para los que tengan la oportunidad de asistir a él. Incluso en los casos de eventos con participación virtual, resultan una mezcla de productos y servicios, en el sentido del marketing, y como tal deben ser tratados según sus leyes.3
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de +la+palabra+plan&oq
Es significativo señalar que la planificación de un evento no termina hasta después que el mismo ha sido oficialmente clausurado, pues durante la celebración del mismo e incluso en fechas posteriores a éste, permanecen tareas que se deberán cumplir con eficiencia, eficacia y calidad, las cuales deben ser planificadas y adecuadas tanto como sea posible.
3
Nodal, Leticia. Relaciones Públicas: La Organización de Eventos. Revista Espacio, enero-abril, 2001. ₂ Rivero, Magda. Marketing Ferial. Instituto de Comercio Exterior, 2005.
https://www.google.com.co/search?q=imagen+de+eficiencia+y+eficacia&source https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de+manita+arriba&oq
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de+conceptos+basicos &oq
CONCEPTOS BASICOS Evento: Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente Presupuesto: es el cálculo o negociación anticipada de los ingresos y los gastos de una actividad sea económica, personal, empresarial o pública, Demás es un plan Acción dirigido a cumplir un objetivo previsto, que se debe cumplir en un determinado tiempo y e ciertas condiciones. Protocolo: es un documento o normatividad que se establece cómo se debe actuar en ciertos procedimientos. De modo, recopila conductas, acciones que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones Anfitrión: Es el protagonista del evento el cual preside: en la Empresa, el Presidente del Consejo de Administración o alguien expresamente mandado por él para el acto, en caso de Asambleas Generales el Presidente de la Respectiva Mesa. Coincide, normalmente, con aquel que invita o convoca, que recibe, que establece el Protocolo, que indica los lugares en la mesa, que hace las honras de la casa, que despide y que agradece. El anfitrión puede ceder la presidencia del evento. Comunicación institucional: aquella que se realiza de modo organizado por una institución y va dirigida a las personas y grupos del entorno social donde se realiza su actividad. Su objetivo es establecer relaciones de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige, para darse a conocer socialmente y proyectar una imagen pública adecuada a sus fines y actividades. Decoración: es la encargada de embellecer y transformar Un espacio de forma parcial o permanente con una finalidad específica. Organizadores: Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado. Participantes O Invitados: Quienes asisten como receptores y a quienes va dirigido el evento. Tiempo: Período determinado durante el que se realiza una acción o se desarrolla un acontecimiento. Proveedores: Que se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a una persona o empresa. Plan B: Es un término frecuente para denominar a un plan secundario, real o supuesto, a ser seguido en caso de que el principal falle. Lugar: Porción del espacio, real o imaginada, en que se sitúa algo. Imagen: Figura de una persona o cosa captada por el ojo, por un espejo, un aparato óptico, una placa fotográfica, etc. Etiqueta: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes.
Amabilidad: es el acto o el comportamiento caritativo hacia otras personas y seres. La emoción del amor y sentimiento de querer llegar a este. Respeto: Consideración, acompañada de cierta sumisión, con que se trata a una persona o una cosa por alguna cualidad. Atención al Cliente: es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una empresa así sea macro o micro y que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y buscar en ellos su total satisfacción. Ética: Conjunto de costumbres y normas que dirigen o valoran el comportamiento humano en una comunidad. Puntualidad: Es el cuidado y diligencia en hacer las cosas a su debido tiempo o en llegar a o partir de un lugar a la hora convenida. Cotización: es el hecho de cotizar y significa establecer un precio, estimarlo o pagar una cuota. Alianza: Hace referencia a un convenio o pacto que se establece entre dos o más partes para lograr un determinado propósito o fin. Cortesía: Demostración, acto o cosa con que se manifiesta amabilidad y buena educación. Invitaciones: Tarjeta o carta con que se invita a alguien a una celebración o acontecimiento. Lista de Chequeo: Es una herramienta que se utiliza para realizar la evaluación de un tema. Informe: Es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto. Acta: Es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Evaluación: Valoración de conocimientos, actitud y rendimiento de una persona o de un servicio. Alimentación: Es la ingesta de alimentos por parte de los organismos para conseguir los nutrientes necesarios y así con esto obtener las energías y lograr un desarrollo equilibrado. Transporte: Vehículo o medio que se usa para trasladar personas o cosas de un lugar a otro. Salud y Seguridad: Tiene por objeto la aplicación de medidas y el desarrollo de las actividades necesarias para la prevención de riesgos derivados del trabajo. Rueda de Negocios: Es un instrumento que permite lograr transacciones interempresariales en servicios o bienes. Foro: Es una herramienta de comunicación, que permite establecer el contacto con otros usuarios, intercambiando opciones sobre diversos temas. Workshop: Se utiliza para adquirir nuevos conocimientos o habilidades que favorecen el trabajo en equipo.
Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos sobre la toma de decisiones.
CONCLUSIONES
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En esta cartilla mostramos cada uno de los principios y definiciones básicas para la realización de un evento empresarial esperamos sea de gran ayuda y aprendizaje. Directamente queremos dar a conocer todos los momentos que se pueden dar como apoyo en la realización de un evento y dar interacción directa frente a tan importante tema que hace que un evento supere sus expectativas y haga que los clientes tengan una satisfacción total. El objetivo del presente texto, es entregar una herramienta para ser utilizada en el logro de las metas proyectadas para el enfoque de diversos eventos. También es indispensable para el logro de las metas modernizadoras, identificar las fortalezas y debilidades de los distintos actores, así como una visualización de las oportunidades y riesgos que se puedan presentar en el nuevo contexto del desarrollo de la actividad, valorizando las acciones de un camino de progreso para la creación y el éxito del evento.
EVALUACION CAPITULO 1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMNPRESARIAL A continuación, encontrara cinco preguntas, que se basan en la explicación del capítulo uno las cuales deberán responder individualmente: 1. Marque con una X, cuales son los principios básicos para la ejecución de un evento empresarial: A. Principio de precisión, Principio de Flexibilidad, Principio de Unidad B. Principio de unidad, Principio de organización C. Principio Atmosférico D. Todas las anteriores 2. Diga si es (F) falso o (V) verdadero según corresponda: • Las etapas de organización son previsión, organización, integración, dirección, control (F)__ (V)__ • El simposio es una temática que consiste en controlar la logística de un evento (F)__ (V)__ 3. Marque con una X cuales son las etapas de un evento. Evento__ Mediante__ Pre-Evento__
Futuro__ Post-Evento__ Presente__
4. Las causas del fracaso de un evento se presentan por: A. B. C. D.
Inasistencia por parte de invitados, Imagen del evento, No dar la suficiente información. Por la buena presentación Porque la empresa cubra todos los gastos del evento Todas las anteriores
5. Marque con una X el significado correcto de Evento: A. Hace referencia a un acontecimiento que se aplica a hechos que tienen un fin. B. Movimiento que implica el cuerpo entero. C. Conjunto de cualidades de los consumidores y el mercado en general le atribuyen a una determinada compañía. D. Ninguna de las anteriores.
ACTIVIDAD DIDACTICA CAPITULO 1 CONCEPTOS BASICOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL Una la palabra según el concepto dado en la exposición:
CONVENIO QUE SE ESTABLECE ENTRE DOS O MAS PARTES PARA UN PROPOSITO.
OPORTUNIDAD DE ESTAR EN CONTACTO CON LOS CLIENTES
REUNIONES NUMEROSAS DE PERSONAS CON UN FIN EN COMUN
ESTABLECER UN PRECIO, ESTIMARLO O PAGAR UNA CUOTA
ALIANZA
ASAMBLEAS
COTIZACIONES
ATENCIÓN AL CLIENTE
CAPÍTULO 2 CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas interesadas. Vinculado con esta actividad existe la denominada “Industria de Reuniones” que a nivel internacional ha elaborado una terminología de uso común a la cual es necesario ajustarse a la hora de proyectarlos.
De acuerdo con la naturaleza del evento • • • • • • • • •
Culturales Sociales Comerciales Deportivos Educativos Tecnológicos Políticos Científico Recreativo
De acuerdo con el grado de exclusividad • •
Publico Privado
De acuerdo con el alcance y magnitud del evento • • • • •
Mundial Regional Internacional Local Nacional
DEFINICIONES
EVENTO CULTURAL Son aquellos que involucran, como temática principal, alguna rama del arte o los usos y costumbres de una región. Este tipo de encuentros, abarcan desde una vernissage, de dos horas de duración para un grupo selecto, hasta un mego festival en conmemoración de una fecha importante para todo un pueblo, con actividades especiales durante una semana.4
https://www.google.com.co/search?q=evento+cultural&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwinsYy59ejVAhXmw1QKHSD2 DmcQ_AUICigB&biw=1024&bih=494#imgrc=46-_HgGryY2VlM:
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA: ¿Dónde y cuándo se realizará el evento? ¿Qué duración tendrá? ¿A quién está dirigido? ¿Es un público específico, o es un público general? ¿Cuál es el motivo principal de convocatoria? ¿Es un evento formal o informal? ¿Qué resultados se desea obtener con la organización de este evento? https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=pasos+para+la+organizacion+de+evnto+cultural&oq=pasos+par a+la+organizacion+de+evnto+cultural&gs_l=psy-ab.3...91002.100170.0.100320.44.36.0.0.0.0.396.6108.0j8j9j7.24.0....0...1.1.64.psyab..20.16.4593...0j0i67k1j0i30k1j0i8i30k1j0i24k1.G8vzSnqxRqY#imgrc=RBndnCOb57xcoM
4
https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/como-organizar-un-evento-cultural/
EVENTO SOCIAL Suceso importante y programado que puede abarcar cualquier área social, artística, deportiva y los mismos pueden presentarse como seminarios, talleres, conferencias, inauguraciones, exposición entre otros.
http://www.haciendasenyucatan.com/36_tahdzibichen_evento_social.html
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA • • • • •
Espacio optimo Espacios amplios Ubicación de las mesa Tener en cuenta los circulación Montaje etc.
espacios
de
http://nedik.com/wp-content/uploads/2013/04/comiendo-en-el-eventosocial.jpg
El tipo de evento determinará la finalidad del mismo, aunque generalmente los eventos sociales se organizan con el principal objetivo de que la gente invitada se relacione entre sí. Son muchos los tipos de eventos sociales con los que nos podremos encontrar, pero sin lugar a duda, los más habituales son las fiestas. En este caso debemos decir que aunque la mayoría de ellas tienden a realizarse en un ambiente algo más privado, poseen todas las características para que puedan considerarse como tal, además, una fiesta no solo es motivo de celebración, sino que también es mucha la gente que interactúa entre sí, y precisamente por esta razón, las fiestas son consideradas eventos sociales. De todos modos es preciso que se consideren las características de la misma a la hora de la organización, ya que no es lo mismo organizar una fiesta de boda que organizar una fiesta de
cumpleaños, pero aún así, los factores que se deben tener en cuenta durante su planeamiento son básicamente los mismos.5 EVENTO COMERCIAL El encargado de la comunicación, sin importar el tamaño del evento, debe ser detallista y consiente del presupuesto. Debe conocer cada elemento y su oportunidad para que el evento sea exitoso. Todo comunicador debe investigar para obtener información. http://p2.img.cctvpic.com/program/BizChina/20130416/images/1366091851100_1366091851100_r.jpg
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA • • •
La organización Díselo de un evento Cronograma
http://www.rauloviedo.com/wpcontent/uploads/2014/09/exposiciones.jpg
Promoción de Productos y Servicios en una feria o evento Uno de los mayores beneficios es una feria comercial es ayudar a las empresas a promover sus servicios y / o productos a un gran número de personas interesadas en un período muy corto de tiempo. Por lo general, las ferias ocurren en un solo lugar y sólo duran unos pocos días. Las empresas cubren su presencia en ellas utilizando en los stands pantallas desplegables y así pueden crear un ambiente agradable, y potente para el marketing viral de los productos y/o servicios de las empresas. Además de los beneficios promocionales de los productos y / o servicios, las empresas pueden aspirar a generar clientes potenciales para ventas futuras o incluso realizar las ventas durante la celebración del evento.
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www.fiestasdeboda.com/eventos-sociales/
Es importante que el personal contratado para representar a la marca en un evento, conozca bien el producto por lo que es habitual que sea personal propio de la empresa o debidamente formado para la ocasión. Una vez más, es imperativo para las empresas llevar realizar un seguimiento de los clientes potenciales y, si fuera posible y se diera la ocasión, identificar a los heavy users antes del inicio del evento para invitarles personalmente a asistir y conocerse. 6
EVENTO DEPORTIVO Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc. http://querusport.com/wpcontent/uploads/2015/08/pie_eventos.jpg
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA • • • • • •
•
6
Inicia definiendo el objetivo del evento, a quién está dirigido y su denominación. Luego determina el deporte y quienes participarán. Cuando hayas establecido ¿Para qué? ¿Para quién? y el deporte, busca las instalaciones adecuadas (escenarios naturales, pista deportiva, recinto cerrado). En base a la búsqueda elabora presupuestos, compara y elige el que mejor se adecue a tus necesidades. Una vez que tengas aprobado el presupuesto, asegura la infraestructura (vestuario, oficinas, sala de primeros auxilios), el equipamiento y mantenimiento. Comienza a tramitar las habilitaciones, los permisos, licencias y seguros (música, cortes de calle, uso de la vía pública, acceso a ciudades, uso de instalaciones en la naturaleza, venta de bebidas y comestibles, fijación de carteles, seguro médico, seguro de responsabilidad civil, seguros contra terceros, estacionamientos). Designa y da a conocer los nombres de los responsables de la coordinación de las distintas actividades que se desarrollaran el día del evento.
www.socialetic.com/top-4-beneficios-de-los-eventos-comerciales.html
Una vez que tengas los puntos anteriores prácticamente definidos puedes dar a conocer al público el periodo de inscripción, la fecha de inicio del torneo, lugar donde se realizará la competencia, las vías de contacto, requerimientos acerca de vestimenta, accesorios, reglamentos y
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condiciones de participación, para esto puedes utilizar los servicios y herramientas que ofrece Eventbrite a organizadores de eventos deportivos. También es muy importante que designes responsables del área técnica, encargados de nombrar referís y jueces y velar por el cumplimiento de los reglamentos. Las relaciones públicas son importantísimas por lo que seleccionar encargados para esto es clave, ellos te ayudarán a difundir y publicar el evento, mantener informado a los participantes e invitados, realizar las inscripciones y organizar los festejos de entrega de premios, actos de cierre y acciones de prensa. Es indispensable que diseñes y pongas en funcionamiento vías de comunicación e información del evento: web, blog, cartelera, afiches, invitaciones, newsletters, etc. y publiques el fixture de las actividades programadas, la tabla de posiciones, estadísticas y comentarios de los asistentes. También deberás diseñar las identificaciones del personal, jueces, ayudantes de campo y organizadores y los colores por equipo e identificación de zonas o grupos. Si es necesario contrata jueces, árbitros, cronometradores, fotógrafos, camarógrafos, etc. Si habrán invitados especiales o VIP ten en cuenta el alojamiento y transporte de los mismos. Contempla aspectos vinculados con la seguridad del público, control policial, plan de emergencia y traslados de lesionados; así como también aspectos protocolares: banderas, partituras de himnos, ordenamiento de personalidades en diversos momentos, acreditaciones VIP, de prensa y otros. Y recuerda asignar espacios para el contacto personalizado con los medios de prensa. Las acciones de prensa son muy
recomendables tanto antes, durante como luego del evento, esto ayuda a la difusión y le atribuye importancia.7
https://es.slideshare.net/eventostips/organizacion-de-eventos-22308053
EVENTO EDUCATIVO Los eventos académicos son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.8 http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-propertyvalue-674.html
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA ¿QUÉ QUIERO? Definición del objetivo, acciones y metas
7
https://www.eventbrite.com.ar/blog/eventos-deportivos/eventos-deportivos/
8
https://prezi.com/zci1bm-tausd/eventos-educativos-y-de-capacitacion/
¿QUÉ NECESITO? Análisis del recurso: ¿Con quién lo voy a conseguir? ¿Cómo y con qué? ¿QUIÉN HARÁ QUÉ? Estructura organizacional Realización de un proyecto Realización de Presupuestos y Flujos de efectivo Realización de contactos (Invitados, proveedores) Búsqueda de Patrocinios Difusión y Promoción http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-propertyvalue-674.html
EVENTO POLITICO Acontecimiento programado por entes públicos o gestores del estado que están regidos por las normativas de los mismos. Lanzamiento de Campaña. – Nombramiento de Funcionarios. – Debates. – Congresos. – Cierre de campaña. – Reuniones de trabajo
https://politicayprotocolo.files.wordpress.com/2013/04/zp_mitin_alcala.jpg QUE SE DEBE TENER EN CUENTA • • • • •
El lanzamiento de campaña Nombramiento de funcionarios Debates políticos Cierres de la compañía Reuniones de trabajo
• • •
Eventos a beneficio Firmas de acuerdo Conferencias de prensa9
https://image.slidesharecdn.com/eventospoliticos141025025951-conversion-gate02/95/eventos-politicos-2638.jpg?cb=1414206101 Un evento político es donde una persona, perteneciente a un partido político (casi siempre, es una persona con mucho poder, es decir una de las personas más importantes), organiza un evento, donde otras personas que también son pertenecientes al partido político van a escuchar la palabra la persona, o escuchar medidas adoptadas por la misma.
EVENTO CIENTIFICO Es toda actividad académica efectuada por una o más instituciones dedicadas a la investigación científica. La organización y realización de dichos eventos estará a cargo de un directorio y miembros de las instituciones convocantes. http://unijipa.edu.br/uploads/images/ciclo%202016.png
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA • • •
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Estudiar y analizar la información recogida Obtener la información acerca del evento que ser quiere realizar Elaborar una lista con la primera hipótesis
https://es.slideshare.net/karenramirez184881/eventos-politicos
http://4.bp.blogspot.com/-PU-QHHOxQ2k/VP9VP0_0PZI/AAAAAAAAMv8/QnSHLD4uZQ/s1600/ilustracion_cientifico2.gif
Se consideran eventos científicos las reuniones nacionales e internacionales tales como: congresos, seminarios, conferencias, foros, jornadas y simposios destinados a la divulgación e intercambio de resultados originales de 10 investigación.
GRADO DE EXCLUSIVIDAD
PÚBLICO Es un suceso de importancia que se encuentra programado, el episodio puede ser social, artístico o deportivo, además los eventos más comunes que podemos ver en una vía publica son los espectáculos que realicen en teatros, estadios, circos o recintos semejantes, funciones, o diversiones públicas. http://blogs.los40.com.co/evento40/wp-content/flagallery/descarga-urbana-mayo2013/dsc03006.jpg
PRIVADOS
10
https://cdch-ucv.net › Programa de Financiamiento para la Formación › Subprogramas
Son ocurrencias en entidades concretas, los eventos privados suelen ser descritos como hechos “dentro” del individuo que no pueden conocerse social o públicamente, a menos que el propio individuo los reporte http://movishowled.com/project/evento-privado-natura/ MAGNITUD DEL EVENTO Existen varios tipos de alcance y magnitud de un evento de acuerdo al evento que se programe definiendo así su clasificación. Mundial, regional, internacional, local y nacional. 11 https://yovanacomins.files.wordpress.com/2013/12/eventos-promocionales-7-yovana-comins.jpg
RESÚMEN Este trabajo se realizó con el fin de dar a conocer un poco mejor los diferentes tipos de eventos empresariales que existen, y la diferencia entre cada uno de ellos. Dando a notar que cada temática se maneja diferente de acuerdo al evento que se organizara sin olvidar que se requiere de una buena planeación para lograr que este cumpla con todas las expectativas que el espectador tenga con el evento organizado y enseñándonos a cómo manejar cada uno de ellos acorde a lo que se requiere en el momento, teniendo siempre a la mano un “plan B” para cualquier imprevisto que suceda en el trascurso de la actividad, Sin dejar a un lado los diferentes puntos de vista que se tenga en los comités organizacionales sobre el tipo de evento que se vaya a realizar.
11
https://es.slideshare.net/crismarla/eventos-aspectos-generales
ACTIVIDAD Frente a los invitados se expondrรกn 7 nubes que corresponden a cada tipo de evento. Se entregara a cada grupo dos tarjetas de colores que corresponderรกn a dos tipos de eventos diferentes. Los participantes identificaran el tipo de evento correspondiente a cada tarjeta y procederรกn a escribir dos ejemplos del evento correspondiente en la tarjeta que corresponda. En los ejemplos se debe evidenciar el tipo de evento, la exclusividad del evento y la magnitud del evento Finalmente un representante de cada grupo ubicara el evento descrito en la tarjeta en la nube que corresponda y le contara a los demรกs participantes que evento escogieron como ejemplo y argumentarรก la exclusividad y la magnitud del evento.
EVALUACIÓN TIPO DE EVENTOS
Nombre: Fecha:
De acuerdo a la afirmación marque (F) Falso o (V) verdadero según corresponda.
VERDADERO FALSO De acuerdo al grado de exclusividad los eventos se clasifican en públicos y privados.
En todos los eventos se deben generar enseñanzas y capacitaciones.
Los eventos artísticos son de tipo cultural.
Los eventos se clasifican de acuerdo al lugar donde se realizan.
Se debe conocer cada detalle del lugar para que un evento sea exitoso.
CAPÍTULO 3 TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES CARACTERISTICAS •
Existen diversos tipos de eventos corporativos que se adaptan a cada ocasión o propósito en el lugar de trabajo.
•
Se sugiere que, al organizar un evento corporativo, es importante conocer la naturaleza de su función, de modo que puedas planear la lista de actividades correctamente 1. CONFERENCIAS
Ilustración1.https://ampavilladenavalcarnero.wordpress.com/2015/11/24/ conferencia-educativa-a-cargo-del-coach-internacional-miguel-boccopique/:
Grandes reuniones de personas que tienen un interés en común o comparten un sector profesional. Estas son formales y por lo general implican unos pocos oradores que abordan un amplio grupo de profesionales. Se invita a interactuar, pero no en el mismo nivel de una conversación o seminario.
REDES SOCIALES EN UNA COFERENCIA. permite que los asistentes realicen preguntas, consultas o hagan aportaciones de lo que saben y no han tenido tiempo de explicar en la conferencia;
pero
sobre
todo
abre
las
compuertas del intercambio de ideas, lo que te permite tener una noción cercana sobre qué les pareció la conferencia. Ilustración 2 ttps://ampavilladenavalcarnero.wordpress.com/2015/11/ 24/conferencia-educativa-a-cargo-del-coach-internacionalmiguel-bocco-pique/:
2. SEMINARIOS Propósitos educativos y generalmente implican pequeños grupos de personas. La interacción es una parte importante, por lo que regularmente se les da la oportunidad a los asistentes de expresar sus opiniones o realizar preguntas a los oradores.
Ilustración 3 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=isch&sa=1&q=SEMINA RIOS+&oq=SEMINARIOS+&gs_l=psy
NUEVAS TENDENCIAS EN SEMINARIOS.
estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo durante la cual cada uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen, lleva a cabo un rompehielos en el que los participantes compartan con el grupo algo acerca de sí mismos que nadie sepa. 12
Ilustración 4 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tb m=isch&sa=1&q=SEMINARIOS+&oq=SEMINARIOS+&gs_l=ps y
3. REUNIONES interacciones entre dos o más personas y en general son para discutir las oportunidades y desafíos, los conceptos actuales o transmitir información. Pueden ser llevadas a cabo para los empleados de una organización o para los representantes de diferentes empresas Ilustración 5 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&t bm=isch&q=reuniones+de+trabajo+efectivas+horarios&sa= X&ved
TIPS PARA EL EXITO EN UNA REUNIÓN
12
http://www.espacioriesco.cl/wp-content/uploads/2015/06/Event
•
Elaborar programa o temas a tratar
•
Estimar el tiempo para tratar cada asunto
•
Circular
la
agenda
de
la
reunión
previamente •
Conocer anticipadamente los puntos a tratar
Ilustración 6 https://www.google.com.co/search?q=reuniones&sour ce=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjfi4zKit3VAhVK PiYKHev9DnEQ_AUICigB&biw
4. FERIAS permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos productos o servicios. Éstas son tomadas muy en serio por aquellos en los sectores industriales, por lo que se suele gastar mucho dinero en la creación de pantallas y fabulosas presentaciones.
Ilustración 7 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=isch&s a=1&q=ferias+empresariales&oq=ferias+e&gs_l=psy
RESALTAR EN UNA FERIA EMPRESARIAL.
Lo más efectivo podría ser utilizar un diferenciador poco común, decora en verde y utiliza materiales ecológicos como pufs de cartón, bañeras recicladas como sofás. Todo en tu stand. El objetivo, además de ser sostenible, es sorprender y crear gran impacto visual.13
Ilustración8 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=isch&sa=1&q=ferias+empresariales&oq=ferias+e&gs_l=psy
5. CEREMONIAS DE APERTURA. Cualquier evento importante, como la exposición o reunión anual que durará más de dos días que generalmente inicia con una ceremonia de apertura o inauguración, la cual marcará el comienzo del evento y establecerá el tono y el tema de los días siguientes
Ilustración9 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=isch&sa=1&q=apertura+de+una+empresa&oq=apertura+EMP&gs
6. CENA DE GALA. 13
http://www.fundesco.org.ar/temarios/cursos_online/Organizacion_de_Eventos_Empresariales.pdf
Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por al menos tres deliciosos platillos, entretenimiento y discursos. Estas se celebran a menudo en combinación con un evento en pro de una fundación o cierre de algún seminario.
Ilustración 10 https://www.google.com.co/search?q=CENA+DE+GALA&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjkqtv2j93VAhXL4CYKHYwHDH oQ_AUICigB&biw
ASPECTOS IMPORTANTES EN UNA CENA DE GALA.
Tener Claro el motivo de la cena Aspectos logísticos Organización de mesas Menú Sonido Decoración Detalles-Recordatorios Animación.
7. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Ilustración 11 2https://www.google.com.co/search?q=CENA+DE+GALA&source=lnms&tbm=isc h&sa=X&ved=0ahUKEwjkqtv2j93VAhXL4CYKHYwHDHoQ_AUICigB&biw
Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propósito de transmitir información importante a los accionistas de la sociedad sobre temas relevantes y elegir al Consejo de Administración.
Ilustración 12 https://www.google.com.co/search?q=junta+general+de+accionistas&source=lnms&tbm=isch&sa=X&vedI
8. CEREMONIAS DE RECONOCIMIENTO
Las ceremonias de premiación se llevan a cabo para felicitar y agradecer a los integrantes de una organización que han cumplido con sus deberes de manera admirable o han superado las expectativas y demandas de la empresa.
Ilustración 13 https://www.google.com.co/search?q=ceremonia+de+reconocimiento&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved
ASPECTOS IMPORTANTES EN UNA CEREMONIA DE RECONOCIMIENTO.
Tipo de premio que se va a otorgar La Clase de símbolo influye en el evento. Tener en cuenta nuevas tendencias.
Ilustración 14 https://www.google.com.co/search?q=ceremonia +de+reconocimiento&source=lnms&tbm=isch&sa =X&ved
9. REUNIONES DIRECTIVAS Reuniones formales del Consejo de Administración de una empresa, y se centran en la visión de la organización, metas y estrategias. Para que estas reuniones sean un éxito deberás escoger la sala adecuada.
10. FIESTA La Fiesta es hoy
Ilustración 15 https://www.google.com.co/search?q=REUNIONeS+DIRECTIVAS&source=lnms&t bm=isch&sa=X&ved
objeto
de múltiples interpretaciones desde diversas disciplinas y particularmente en el campo de la
Historia ha logrado posicionarse como uno de los temas de interés, dado los entramados sociales que hacen parte de esta manifestación colectiva. Este ensayo busca un acercamiento a diversas teorías de este concepto, tomando las formulaciones de varios estudiosos, lo que ha de permitir comprender mejor la complejidad de este mundo cultural.
Ilustración16 https://www.google.com.co/search?q=FIESTA&source=lnms&tbm =isch&sa
El sentido de la fiesta La fiesta es uno de los actos 1 o acciones colectivas 2 que los grupos humanos realizan con mayor frecuencia, entraña muchas formas de sociabilidad y como un medio de manifestación social está ligada a las variadas esferas e intereses de poder en virtud de ser un campo propiciatorio
de
interacciones
sociales.
Ella sirve como punto de encuentro creando, en algunos casos, un espacio de unanimidad y en otros, construyendo territorios de lo diferente de tal manera que modela lugares de diversidad. Mediante la fiesta "el hombre se acerca a la divinidad, pero también a su dimensión animal, entregándose a lo irracional," 3 es allí donde el individuo pierde una porción de su autonomía 4 que sólo podrá encontrar en la comunidad.
11. SALIDAS PEDAGOGICAS
De manera definitiva los espacios abiertos y el trabajo de campo permite tener un acercamiento real con lo que ocurre en el mundo que nos rodea y establecer diferentes relaciones con los estudiantes y con el conocimiento.14
Ilustración 17 https://www.google.com.co/search?q=PAS EOS+FAMILIA+CARICATURA&tbm=isch&tbs
Checklist
- Informar a los padres de la salida con antelación. - Autorización firmada por los tutores legales de los niños que acudan a la salida. - Cerciorarse con una llamada de que las autorizaciones son auténticas. - Asegurarse de contratar pólizas de seguridad para todos los niños. - Informar a las autoridades policiales y administrativas pertinentes de la salida pedagógica. - Comprobar los permisos, licencias y toda la documentación de los servicios contratados.
14
http://www.udea.edu.co/wps/wcm/connect/udea/da912112-7f17-4803-84e6e8345a14291c/recomendaciones+salidas+de+campo+2016+v1.pdf?MOD=AJPERES
12. JUEGOS DEPORTIVOS Los juegos son actividades cuyo fin es la recreación de los participantes (denominados jugadores). Su práctica implica el respeto por una serie de reglas que rigen la dinámica del juego. Existen juegos donde participa un único jugador y otros múltiples, donde intervienen equipos.15 Los juegos deportivos, en conclusión, son actividades que combinan, en mayor o menor medida, distintas facetas de los juegos y del deporte, como el entretenimiento, el desarrollo físico, el estímulo mental y la competencia. Aunque la capacidad física es muy importante para obtener un buen resultado final, existen otros factores que inciden en el desarrollo del deporte, como el equipamiento del deportista (su vestimenta, instrumentos, etc.) y la fortaleza mental.16
Ilustración 18 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=i sch&sa=1&q=juegos+deportivos+en+caricaturas&oq=juegos+de portivos+CA&g
ACTIVIDAD
JUEGO DEL TINGO TINGO TANGO
15 16
http://www.cafam.com.co/convenciones-y-eventos/Eventos-deportivos-empresariales http://www.estrellasdelarecreacion.com/eventos-empresariales.html
ESTRATEGIA: El público debe estar en semicírculo para realizar la actividad de la cual uno d los moderadores es quien dirá as palabras “TINGO TINGO TANGO”, el participante que tenga el objeto en sus manos tendrá que seleccionar del tablero un número que corresponde a una imagen de la cual debería responder la pregunta que se encuentra al respaldo sobre el tema planteado.
Así hasta que todas las imágenes del tablero sean descubiertas.
EVALUACION 1. ¿Cuáles no son tipos de eventos? A. Conferencia B. Seminario
C. fiestas D. Cinemas 2. Une los tipos de eventos que se relacionan entre sí. A. B. C. D.
Despedida de fin de año. Premiación de un torneo de futbol Desfile de carrosas Entrega del acta de bachiller
___ fiestas ___ juegos deportivos ___ concurso ___ graduación
3. ¿Qué es un seminario? A. Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia. B. Reunión de personas en un lugar para divertirse o celebrar un acontecimiento y en la que se suele bailar, comer, etc. C. Lugar donde los tribunales oyen y determinan las causas. D. Es un son una herramienta imprescindible que las empresas utilizan para motivar, fidelizar y reconocer a sus clientes mediante la organización de eventos promocionales.
4. ¿Qué es fiesta? ____ es uno de los tipos de eventos más formales a los que puede enfrentarse un organizador. Para ello, ya sea en un entorno de trabajo o en un contexto oficial, es muy importante observar las normas de protocolo. ____ Es una reunión de personas para celebrar un acontecimiento o divertirse. ____ es un evento social, económico y cultural establecido, temporal o ambulante, periódico
o anual que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común. 5. ¿Cómo seleccionar los incitados de un evento? A. B. C. D.
Gente que solo sepa del tema. Un evento público. Un evento privado Dependiendo del tipo de evento RESUMEN
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir
determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros públicos, organización y profesionalismos y muchos otros. De esta manera, a través de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente. nos exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados por la acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un evento bien organizado
CONCLUSIONES En conclusión, los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa. Ya sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados.
CAPÍTULO 4 CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Se trata del conjunto de medios y técnicas utilizados por los organizadores para vincularse con sus distintos públicos tanto externos como internos, de manera personal y directa con el
objeto del evento.17 https://es.slideshare.net/gpedrotti/clase-5-organizacion-de-eventos Responde a las siguientes preguntas:
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
¿Qué vamos a hacer? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cuándo lo vamos a hacer? ¿Con qué recursos contamos? ¿Cuánto nos constará? ¿Dónde lo vamos a hacer? ¿A quiénes vamos a invitar?
¿Qué vamos hacer?
17
http://www.funlam.edu.co/uploads/facultadcomunicacion/244_MEMORIAS_PROTOCOLO_Y_ORGANIZACION_DE_EVEN TOS01.pdf, http://conceptodefinicion.de/,https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas, https://docs.google.com/document/d/158K-XiEWzp5iCsb-6q1zt1B9AOGkJSMjHrLUQM7ez
Definición de qué clase de evento se realizará. Ejemplo: • • • • • • • • • • •
Congreso Simposio Lanzamiento Rueda de prensa Celebración eucarística Celebración social Ceremonia de carácter militar Ceremonia de carácter deportivo Feria o exposición Sala de ventas Show Room
Planeación de un objetivo Objetivo: Es el resultado o sumatoria de una serie de metas y procesos. Se dice que la persona después de haber identificado un objetivo cuyo logro considere importante, tiene que ser capaz de describir las acciones que representen el significado de éste. Se escribe siempre en infinitivo (vender, informar, educar, motivar, promover, etc.)
OBJETIVO GENERAL •
•
•
Los objetivos generales corresponden a las finalidades genéricas de un proyecto o entidad. No señalan resultados concretos ni directamente medibles por medio de indicadores pero si que expresan el propósito central del proyecto. Tienen que ser coherentes con la misión de la entidad.
OBJETIVO ESPECIFICO •
Se derivan de los objetivos generales y los concretan.
•
señala el camino que hay que seguir para conseguirlos.
•
Indican los efectos específicos que se quieren conseguir aunque no explicitan acciones directamente medibles mediante indicadores.
Los objetivos generales se concretan en objetivos específicos.
¿Cuándo lo vamos a hacer? En este se debe tener en cuenta que hay fechas difíciles o tabú Ejemplo:
• • • • • • •
Diciembre Víspera de días de fiesta Víspera de vacaciones. Cuando hay grandes eventos ciudad Para cocteles, nunca lunes o viernes. Revisar agenda de ciudad. En Bogotá no es recomendable citar antes de 9.00 AM.
de
las
https://www.google.com.co/search?q=calendario&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUK EwjQrp_s6ujVAhUGeCYKHUQvAjAQ_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=271p3TJEj1MOd M: ¿Con qué recursos contamos?
•
Técnicos: propios o contratados Comprometida con el uso eficiente de las Nuevas Tecnologías que faciliten los procesos. Desde equipos de impresión industrial, programas informáticos de diseño gráfico, diseño web, etc., hasta un estudio de producción audiovisual dotada con sala de grabación y un equipo técnico de última generación que hace posible la elaboración de materiales multimedia de alta calidad.
•
Humanos: propios o contratados.
•
Materiales: mobiliario de oficina, escritorios, sillas, teléfonos, automóvil.
•
Económicos: existen o hay que conseguirlos. permite generar otros bienes y/o servicios necesarios para satisfacer necesidades de los miembros de una sociedad.
Trabajo por comisiones
https://www.google.com.co/search?q=trabajo+en+equipo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ve d=0ahUKEwiN_cax6jVAhVFMyYKHUSIBx4Q_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=MB7s3b-ngMfioM: Se trata de establecer equipos de trabajo que se responsabilicen de actividades específicas.
•
Comité Coordinador: es el directo responsable de la realización del evento; opera como una junta directiva y toma decisiones macro.
•
Comité Financiero: es el responsable de la consecución y administración de los recursos, sean estos propios o conseguidos mediante patrocinios, donaciones u otros.
•
Comité de Logística: responde a los cómo del evento.
•
Comité de Protocolo: responsable del cumplimiento de normas y procedimientos.
•
Comité Académico: responsable de conseguir conferencistas, facilitadores, panelistas, etc.
•
Comité de Comunicaciones: responsable de la divulgación y convocatoria al evento.
Finalidad Razones y objetivos
Para realizar un evento se debe tener en cuenta cumplir el propósito, para ello se crean unos objetivos claves para el fin de dicho evento. Hay diferentes tipos de eventos cada uno de ellos tiene un propósito diferente pero si la pregunta es en general se sabe que es para cumplir un propósito o satisfacción.
https://www.google.com.co/search?q=objetivos&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKE wim4-zU6-
jVAhVE6yYKHSCwAtkQ_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=NsBsTvmHNXaXfM: Propósito Para responder esta pregunta también se tiene en cuenta los tipos de eventos porque algunos se realizan con el fin de crear una unión tanto laboral como familiar algunos otros con objetivo empresarial ya sea para lanzar un producto o para darte a conocer. https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=proposito&oq=proposito&gs
¿Cuánto nos constará?
Se debe tener en cuenta el presupuesto que se tiene para realizar el evento así mismo se harán las cotizaciones de las cosas necesarias para la ejecución satisfactoria y además de esto establecer la duración del evento, medir los tiempos en cuanto se demorara en cada parte del evento.
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=presupuesto&oq =presupuesto&gs_l=psyab.3..0i67k1j0l3.103535.105454.0.105677.11.11.0.0.0.0.294.1266.0j4j2.6.0....0...1.1.64.psyab..5.6.1263.AGVv6uVqSvg#imgrc=XbRiZ0WdNjpNdM: ¿Dónde lo vamos a hacer? Aquí es donde se analiza las diferentes alternativas del lugar donde se va a llevar a cabo el evento. Para esto es necesario tener en cuenta el tipo de evento que se va a realizar y la cantidad de personas que asistirán al mismo. Este es un factor determínate en la organización de un evento ya que es por
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=eventos+lugares &oq=eventos+lugares&gs_l=psyGracias a este podemos brindarles a los asistentes comodidad con la cual haremos que se sientas a gusto con el evento. Para esto hay que tener también muy en cuenta el acceso para el lugar, no puede ser un sitio muy escondido, o en el cual sea complicado llegar, siempre hay que tener en cuenta la máxima comodidad posible. También hay que tener en cuenta las condiciones en las que se encuentra el lugar donde se piensa llevar a cabo en evento, pues tiene que estar en el mejor estado posible; tener en cuenta que los elementos que van a estar a disposición de los
invitados tale como mesas, sillas, puertas, baños, ventanas, ventilaciones, escaleras, entre otros; todos estos son factores determinantes que influyen de manera directa con el éxito del evento. Hay que evaluar las distintas alternativas que hay a nuestra disposición tales como: • • • • •
Teatros Auditorios Centros universitarios Centros de exposiciones Aulas
Por otro lado es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones: • • • • •
Capacidad del lugar Recursos con los que cuenta Cercanía y facilidades de trasporte Accesibilidad Tarifas
¿A quiénes vamos a invitar? Aquí es donde se tiene en cuenta el público con el que contara el evento sea cual sea el evento, así mismo preparar el protocolo con el que se realizará, pues no es lo mismo realizar un evento para jóvenes universitarios que para que para empresarios. Siendo así también debemos tener en cuenta el tipo de evento que se va a hacer para no salirse del contexto del evento https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=escoger+personas&oq=escoger+ personas&gs_l=psy-
El tema de las invitaciones de determinante en este caso, pues en cada tipo de evento se elabora una invitación distinta y los tiempos para la entrega de las mismas varia y en el caso de los eventos abiertos al público y con costo es aún más importante porque hay que prever que en este caso el temas de la boletería y el tiempo que estará a la venta. De esto depende la organización como tal del evento y así asegurar que este sea todo un éxito que es lo que siempre se busca
Estos son algunos de los tipos de públicos que hay para la realización de un evento: • • • • • • • • • • • • • •
Estudiantes Profesionales Líderes sociales Empresarios Amas de casa Autoridades civiles, militares o eclesiásticas Jóvenes Niños Docentes Ponentes Conferencistas Autoridades Comunidad Público en general
EVALUACIÓN CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Nombre: _______________________________________ Fecha:_____________
1. Responda falso (F) o verdadero (V) según corresponda: • •
Son tres momentos de un evento ¿qué? ¿Como? ¿Cuando? ___ Se debe tener en cuenta el presupuesto que se tiene para realizar el evento ___
2. ¿Cuál no es un concepto básico para realizar un evento? ¿Qué? ¿Cómo? Evaluación ¿Cuándo? 3. Responda falso (F) o verdadero (V) según corresponda: • •
El propósito al realizar un evento siempre es ganar dinero __ Diciembre es una de las fechas difíciles o tabú ___
4. ¿Cuál es un recurso para la realización de un evento? Técnico Ambiental Organizacional 5. Este es un factor determínate en la organización de un evento ya que gracias a
este podemos brindarles a los asistentes comodidad y seguridad. ¿Quiénes?
¿Cómo? ¿Dónde?
Observaciones_____________________________________________________________ __________________________________________________________
Actividad
https://www.google.com.co/search?q=lluvia+de+ideas&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi r86na7ejVAhXBKyYKHaZUAT0Q_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=YN5wfM5l9kcpgM:
Materiales • Hoja iris • Marcadores Proceso Cada aprendiz contara con una hoja iris en la cual deberá escribir una palabra clave o importante para la organización de un evento. Luego procederá a mostrarla a sus compañeros y decir el por qué considera que es importante.
Resumen
Para tener un evento exitoso es importante tener los objetivos claros tales como, para que se realiza (objetivos), con qué fin se va a ejecutar, en qué lugar se presentará, quienes serán parte del evento, el día y la hora del evento, el tiempo que durara y cuánto será el presupuesto específico que se tiene, estos pasos son esenciales para no presentar falencias y hacer las cosas en orden y organizadas. Estos conceptos van relacionados con las palabras organización y planificación ya que debidamente a estos pasos ejecutamos un evento de la mejor manera llevando cada uno de ellos a cabo.
Recomendaciones
https://www.google.com.co/search?q=lluvia+de+ideas&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0 ahUKEwir86na7ejVAhXBKyYKHaZUAT0Q_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=l5_Jk9Wj_D l2lM:
1. Establecer la fecha del evento, ya que desde este punto se coordinarán todos los demás. 2. Asignar un comité organizador y que cada integrante tenga bien establecidas sus funciones dentro del evento. 3. Es importante tomar en cuenta los gastos que se generan en esta actividad, hay tomarlo en cuenta al momento de asignar los recursos. 4. Elaborar una estrategia de comunicación y promover el evento. 5. al tratarse de un evento importante no se debe dejar ningún asunto o punto para el último o como improvisto, de ser así podría significar un fracaso o algo podría resultar mal.
CONCLUSIONES
En un evento sea mucho la el mismo para que convocados se
cual sea el tipo de este cuenta organización y el paso a paso para de este modo todos los lleven una grata experiencia.
Por eso es de vital preguntas antes de así como también verdadero fin del solución a los medio de la ¿cómo? ¿Cuándo? ¿quiénes?,
importancia hacerse estas comenzar a organizar el evento saberlas responder sin olvidar el evento y siempre saber dar distintos inconvenientes que en preparación se presenten (¿Qué?, ¿Para qué?, ¿por qué?, ¿cando?, ¿dónde? ).
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=conclusiones&oq =conclusiones&gs_l=psyab.3..0i67k1l2j0l2.129631.131458.0.131588.12.8.0.0.0.0.343.836.0j1j0j2.3.0....0...1.1.64.psyab..9.3.834.VxCNI1u3fw0#imgrc=tTbQqQG_7w-KLM:
CAPÍTULO 5 COMITÉS DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Ilustración 4http://krugercorporation.com/organizacionycultura/
El realizar comités para la organización de un evento ayuda al alcance de objetivos del mismo, porque contribuye en la planeación, desarrollo y conclusión. Ya que, permite que se deleguen tareas o funciones en pro del éxito del evento. En el evento cada comité debe desarrollar las funciones en las que es responsable y a las cuales debe enfrentar cualquier imprevisto o dificultad que se presente en el camino. Además que cada comité debe aportar en el proceso de evaluación del evento una vez hay culminado donde subrayen que ha funcionado adecuadamente y que no, al igual que las observaciones u sugerencias para que en el siguiente evento se mejoren las dificultades y fortalecer los buenos procesos.
1. COMITÉ ORGANIZADOR El comité organizador “Es el principal comité único que está obligado a existir cuando se planea realizar un evento” 18 Este comité tiene como responsabilidad fundamental delegar a los demás comités o comisiones de trabajo que a su vez delegan subcomités. Por lo anterior es el encargado delegar las responsabilidades y funciones a su equipo de trabajo con un mismo fin y es hacer de ese evento el mejor de todos.
y
Ilustración 5https://latizavirtual.wordpress.com/2013/11/17/organi zacion-en-el-nuevo-modelo-social/
el
de todo el de
Está integrado por los coordinadores de cada comité. A su vez el comité organizador debe velar porque cada comité y subcomité tenga en claro los objetivos y responsabilidades mediante un cronograma de actividades para el día del evento, donde se sepa el horario y quien está a cargo. A su vez vigilar que todo se lleve de acuerdo a la planeación.
Principales tareas: • • •
• •
•
18
Generación de ideas principales para el evento Selección u control de los comités participantes Control general de tiempos y movimientos de la planeación y puesta en marcha del evento Control de etapas del evento Responsabilidad total ante los ponentes, patrocinadores, y participantes del evento Control de documentos entrantes y salientes para el evento, Generación de los formatos de control.19
Ilustración 6https://iencuentroinstitucionaldehistoriascortaseningles.wordpress .com/about/
http://es.moreieee.wikia.com/wiki/La_Organizaci%C3%B3n_del_Evento http://es.moreieee.wikia.com/wiki/La_Organizaci%C3%B3n_del_Evento
19 Y 3
1.1 Tipología Del Comité Organizador
1.1.1 Comité organizador Académico Si el evento es realizado por una entidad educativa, es necesario que en el comité organizador se encuentren personas pertenecientes a la institución y/o a la academia organizadora, lo anterior sirve sobre todo al momento de realizar solicitudes oficiales de servicios generales y logística que involucran las instalaciones de dicha entidad al mismo tiempo que la academia se encuentra enterada del seguimiento del proceso de organización participando activamente en el mismo.
1.1.2 Comité organizador Empresarial En el caso de ser un evento realizado por otro tipo de entidad (empresas, gobierno) es necesario que en el comité organizador se encuentren involucrados personas pertenecientes a dichas entidades, de manera que conozcan el proceso y los recursos que serán implementados en el evento. Ilustración 7https://www.timetoast.com/timelines/evolu cion-del-comercio-web
1.1.3 Comité organizador Tipo Fusión En el caso de ser un evento en el que se encuentra involucrada una o más entidades educativas y/o empresariales y/o gubernamentales, es obligatoriamente necesario que se encuentre por lo menos un representante de cada institución para poder establecer un política general de función y evitar así que las políticas y normas internas de cada institución se vean dañinamente involucradas a la hora de la planeación, organización e implementación del evento. Tomemos muy en cuenta que este tipo de comité rara vez se presenta en escalas mayores a dos entidades por evento, pero que aun así es el más difícil de organizar, ya que no únicamente se ven involucrados las distintas maneras de pensar de los integrantes sino que también cada entidad se rige por distintas normas que pueden afectar en mucho el éxito del evento.20
2. COMISIÓN LOGISTICA
Se encarga directamente de todas las actividades logísticas para la ejecución del evento, es decir, colocando las herramientas a utilizar el día adecuado, lugar que quede de la mejor manera y en condiciones perfectas, dando lo mejor durante el evento y satisfacer las necesidades del anfitrión.
el
Ilustración 8http://www.serbroker.com.ar/nov_listado.p hp?id_cat=33
2.1 CLASIFICACIÓN
2.1.1 TRANSPORTE
Es el encargado de trasladar de manera adecuada cada uno de los detalles y requerimientos del evento a realizar, verificando que todos los recursos lleguen de manera óptima así como la información que se les brindara a los organizadores durante la realización del evento. Ilustración 9https://www.emaze.com/@AIZTIQZO
a) Contratar los autobuses y automóviles en el número acordado por el Presidente del Comité Organizador, de acuerdo a las necesidades de comodidad que merecen los Delegados. b) Disponer en el aeropuerto los automóviles o buses para el traslado de los Delegados al Hotel. c) Asignar al Delegado o Expositor que por su rango lo amerite, un automóvil para su uso exclusivo.
d) Solicitar a la Comisión de Alojamiento las listas de las personas por hoteles, para poder disponer de los autobuses para los traslados a los lugares programados. e) Solicitar a la Comisión de Registro, los calendarios y horarios de llegada de los participantes, así como las direcciones de los lugares donde se programen agasajos, almuerzos u otra atención. f) Estar en permanente contacto con los de la Comisión de Recepción y Despedida, para conocer las llegadas y salidas de los Delegados. g) Capacitar a los choferes de los autobuses en relación a las normas de protocolo, de lugares turísticos, de los países que asistirán. h) Coordinar con las comisiones de Recepción y Despedida, de Registro, Ilustración de Eventos y Programa Social, de 10http://www.benmontlogisticsmoving.com/quienessomos/ Prensa y Difusión”.21
2.1.2 ALOJAMIENTO Este debe contar con todos los recursos suficientes para satisfacer las necesidades del anfitrión.
a) “Planifica la necesidad de alojamiento: Decide hoteles, residencias, albergues apropiados b) Prepara recepción, distribución de habitaciones, coordina ocupación c) Organización del catering: selección, Ilustración 11http://www.hotelboavista.com/es/ohotel/alojamiento/ supervisión de menús, compra y abastecimiento necesario”22
2.1.3 ALIMENTACIÓN
21 Y 5
http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-3.html
Este dispone y organiza los alimentos y bebidas durante el evento.
Ilustración 12http://www.sabbath.com.co/servicios/linea -corporativa/logistica-de-eventos
a) Coordinar con los equipos de apoyo, los horarios de los recesos para el servicio b) Coordinar los horarios para los almuerzos y cenas c) Gestionar variedad de menú para lograr satisfacer los gustos de los anfitriones d) Corroborar que el personal que se contrate esté capacitado para realizar el trabajo correspondiente
2.1.4 SECRETARIA Debe preparar el programa General del Congreso, donde se contrata al personal idóneo para realizar las actividades, se realizaran reuniones para determinar y suplir las necesidades que surjan. Se cotizaran diferentes proveedores para tener en cuenta y establecer un presupuesto de acuerdo a los conceptos de los gastos Ilustración 13http://secretarias2012.blogspot.co m.co/
2.1.5 SERVICIOS GENERALES Tiene que tener: a) b) c) d) e) f) g)
Jefe de servicios generales Persona de vigilancia Mensajero Señalización Electricidad en el lugar donde se realizara el evento Ventilación Teléfono
Debe haber una persona que se encargue que todas las actividades se cumplan y salgan de la mejor manera.
Ilustración 14http://bogota.locanto.com.co/ID_6 97924685/EMPRESA-DE-SERVICIOSGENERALES-Y-TODEROSBOGOTA.html
3. COMISIÓN TÉCNICO ACADÉMICO En esta comisión se debe tener en cuenta cuando el evento es de índole académico como su título lo menciona, ya que tiene una temática y finalidad distinta a un evento social. Este debe cumplir con las siguientes responsabilidades: a) Elaborar las normas para la presentación del evento y seleccionarlos en función de estas b) Revisar los temas que se van a llevar a cabo durante el evento c) Llevar una metodología de trabajo que permita tener un buen desarrollo de las actividades estipuladas d) Reorganizar y distribuir de manera adecuada a las personas que harán la exposición de las ideas propuestas e) Tener disponible y a la mano herramientas que faciliten el manejo de la información que se presentará en el evento23.
Ilustración 15http://www.mineducacion.gov.co/1759 /w3-article-360897.html?_noredirect=1
4. COMISIÓN DE PROTOCOLO, PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
Esta es la comisión encargada de dar a conocer a las personas los diferentes eventos y actividades que se van a realizar mediante los diferentes medios de comunicación.
Ilustración 16http://www.dattis.com/si-las-redes-sociales-sindejar-de-lado-las-relaciones-publicas/
23 23
Esta comisión tiene en cuenta a las personas que tengan buenas relaciones interpersonales y que sean líderes en cada cosa que realizan, un buen manejo y conocimiento del evento, dando así bienestar y un momento ameno y agradable a los invitados.
http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-3.html
4.1 PROMOCIONAR
El evento de manera exitosa se debe tener en cuenta las estrategias planteadas de difusión de un evento. Se deben cumplir los objetivos propuestos por los organizadores, es decir, que el público se sienta atraído por la diferenciación del evento y la creatividad. Se confirma la asistencia de éstos con el secretariado de organizadores. Ésta atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento como:
a) b) c) d) e)
Ilustración 17https://educarperaviure.cat/recursoseducatius/tic/
Sitios web o blogs correos electrónicos Redes sociales Folletos y anuncios previos al evento Lleva relación con los VIPS: invitaciones, asientos, catering, recepciones, transporte, recogida y alojamiento, discursos, etc.
f) Decide, diseña, ornamentación y protocolo: etiqueta, banderas, himnos, ceremonias, llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos, intervenciones, apertura y clausura, azafatas, etc. g) Diseña, organiza actos complementarios: culturales, recreativos, etc. h) Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten. i) Realiza el calendario de actos y ceremonias.
Ilustración 18https://line.do/es/relaciones-publicas/10ow/vertical
Es importante llevar a cabo un control de las publicaciones y resultados para mejorar la estrategia de promoción del evento.
4.2 RELACIONES PÚBLICAS
“Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.”24
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del evento, buscando una comunicación eficaz y asertiva para el desarrollo de todas las actividades planteadas
Ilustración 19http://www.confortweb.com/relaci on-entre-comunicacion-relacionespublicas-y-marketing/
4.3 PROTOCOLO “El protocolo es un medio estándar, que permite la comunicación entre procesos, es decir, es un conjunto de reglas y procedimientos que deben respetarse para el envío y recepción de datos a través de una red.”25
Ilustración 20https://www.mindomo.com/es/mindm ap/historia-del-protocolo126b82cccaee4e8792fc5405893a0ed0
Involucra todo relacionado con protocolo y asistencia del personal, teniendo en cuenta el apoyo y acompañamiento que se les dará a los asistentes del evento así como el conocimiento que debe tener y hacer cumplir el prestador de servicios de acuerdo a la programación estipulada para el evento.
5. COMISIÓN DE FESTEJOS Y RECREACIÓN
24 25
http://www.rrppnet.com.ar/defrrpp.htm https://es.slideshare.net/zully_carvajal/comit-de-promocion-y-relaciones-publicas-zully
Hace referencia a las actividades extras al evento central y en donde se busca que los asistentes superen las expectativas y aprovechen los diferentes planes ofrecidos en la programación del evento. Para conseguir éxito en la realización de las actividades es necesario contar con una persona que tenga conocimiento y que se especialice en el tema. Para esto se debe tener en cuenta:
a) Cotizaciones, presentaciones, decoraciones y disposición de lugar b) Lugar donde se desarrollen las actividades (alojamiento). En este sentido esta comisión está en contacto con las demás c) Planifica y coordina todo lo relativo a la celebración de cocteles y fiestas d) Los tours y excursiones para los participantes en el evento e) Tiene a su cargo la presentación de grupos artísticos y culturales en el evento
Ilustración 21http://www.nortecorrientes.com/article/66068/conactividades-recreativas-ninos-con-cancer-disfrutaron-de-unfestejo-navideno
ACTIVIDAD
Ilustración 22http://www.proaraucania.com/collipullicelebrara-con-actividad-circense-el-dia-del-nino/
Inicialmente se forman grupos de cuatro personas, se asigna un integrante de grupo para concursar. Se sientan en la mesa central los representantes de cada grupo, donde al leer la pregunta el que conozca la respuesta debe coger el muñeco que se encuentra en el centro de la mesa. Quien lo coja da la respuesta de no saberla se da la oportunidad al siguiente compañero, y descuenta un punto. Si la sabe se le da un punto, en caso de que otro concursante responda a este se le otorgan dos puntos. Así se cambia de concursante cada ronda. Ganando el equipo que mayor puntaje termine. Preguntas: 1. Mencione tres comités de organización de eventos. 2. Mencione los subcomités de logística. 3. ¿De qué es encargado el comité de recreación y deporte? 4. ¿Qué es protocolo? 5. ¿Por quienes está conformado el comité organizador? 6. ¿Qué tiene que tener en cuenta el subcomité de transporte? 7. ¿Qué son las relaciones públicas? 8. ¿Qué es promoción? 9. ¿Qué se debe tener en cuenta en el comité académico? 10. ¿Qué comité no debe faltar en la organización de un evento?
EVALUACIÓN
NOMBRE:
FECHA:
FICHA:
Ilustración 23http://www.victoriacadarso.com/evaluacion/
1. Asigne verdadero (V) o falso (F) según corresponda:
a) El comité de logística se encarga directamente de todas las actividades de transporte, alojamiento, alimentación, secretaria y servicios generales para la ejecución del evento.
(
)
b) El comité organizador “Es el principal comité y el único que está obligado a existir cuando se planea realizar un evento”.
(
)
c) El protocolo es un medio estándar, que permite la comunicación entre procesos.
(
)
d) Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos
(
)
e) En esta comisión se debe tener en cuenta cuando el evento es de índole académico como su título lo menciona, ya que tiene una temática y finalidad distinta a un evento social.
(
)
CONCLUCIONES
1. No importa qué tipo de evento sea, lo importante es que se haga la planificación y organización adecuada a un evento para que salga de la mejor manera cumpliendo con los objetivos propuestos. 2. En este capítulo se muestra los requisitos y herramientas con las que se debe contar para la ejecución de un evento, dando lo mejor al delegado. 3. La realización de un evento es importante ya que genera integración, buenas relaciones interpersonales y así mantener un buen ámbito social laboral.
CAPÍTULO 6
LOGISTICA PARA UN EVENTO EMPRESARIAL DEFINICIÓN La logística empresarial o la administración es una cadena de suministros, que abarca todo tipo de actividades empresariales como la distribución, el transporte y si se cuenta con el almacenaje. Lo que tiene este campo se centra principalmente en un tratamiento coordinado en una serie de actividades ya que se pueden practicar y tiene muchos temas relacionados, las cuatro partes fundamentales de la logística empresarial son aprovisionamiento, distribución física, y logística de los residuales, que deben ser integradas de una manera automática, como única vía de poder cumplir con todo lo adecuado nivel de servicio al cliente al menos costo posible, sin llegar a ocasionar algún tipo de daño en el medio ambiente y tener un grado alto de flexibilidad. 26 PRE - EVENTO Provisión de consumidores: ➢ Marketing. ➢ Ingresos. ➢ Filas. ➢ Transporte Provisión de productos: ➢ Transporte ➢ Alojamiento ➢ Artistas, invitados jurados. Provisión de instalaciones: ➢ Seguridad. ➢ Energía eléctrica. ➢ Agua. ➢ Firmas contratadas.
26
EVENTO
POST – EVENTO
Logística del lugar del evento: Clausura de evento: ➢ Flujo público de artistas y equipamientos en el lugar del evento. ➢ Comunicación ➢ Infraestructura de apoyo. ➢ Artículos de consumo. ➢ Exigencias de VIP`S y de los medios. ➢ Procedimientos de emergencia.
➢ ➢ Retirada de estructura. ➢ Limpieza. ➢ Finalización de contratos. ➢ Evaluación de los procesos.
http://bigdate.com.co/organizacion-de-eventos-empresariales/
http://bigdate.com.co/organizacion-de-eventos-empresariales/
1. Planificación y producción: De todas las acciones y gestiones que se deben implementar a lo largo del evento o del proyecto planteado se debe hacer una preparación material y humano necesario para que se logre con todo lo propuesto y se desarrolle el evento. 2. Montaje y disposición del equipamiento: Los materiales que se utilizaran, del grupo que está trabajando durante todo el evento se implementa la tecnología para que la comunicación de los asistentes y de los invitados sea asertiva y se puede evidenciar un buen manejo de las acreditaciones. 3. Ejecución del evento: Se puede decir que son participantes públicos y presentes, donde se comparten actividades planificadas, donde se deben respetar los tiempos estipulados en cada rutina, inicio, cofee break, cierre donde se pueden solucionar las distintas dificultades que se lleguen a presentar. 4. Desmontaje del equipo: Es donde se hace el retiro de los materiales y todos los elementos que se utilizaron luego de haber realizado el evento, revisión final para la entrega y el equipamiento de las instalaciones, de la misma forma en las que se recibieron deben ser entregadas. 5. Evaluación de resultados: Donde se establece el grado de cumplimiento de cada uno de los objetivos planteados y que tan eficiente fue el evento midiendo como tal su rentabilidad donde el balance refleja el resultado tanto económico y se verán los resultados esperados. 6. Post evento:
Recopilando la información de toda la operación realizadas antes, durante y después del evento para su evaluación, se incluyen documentos gráficos o impresos o fotográficos, también la evaluación de los participantes se relevante por lo que se pueden incluir unas encuestas. Este documento servirá como bases para próximos eventos a desarrollar y donde se generan los patrocinadores para respaldar de manera documental o resultados obtenidos.
COORDINACIÓN Y LOGISTICA PARA UN
http://amveventosylogistica.com/p http://www.noviascolombia.com/bogota/Ce ortfoliocategories/empresariales/p ntros_Eventos_Convenciones/Centro_Con age/3/ venciones_San_Agustin/Centro_Bodas_Sa n_Agustin.htm
EVENTO PROGRAMACIÒN: • • • • • •
Definir el programa del evento, los horarios, y el tipo de participantes. Estipular la base de las actividades que se van a desarrollar en horarios y tiempos a través de un cronograma de actividades. Elaborar listas de chequeo para que cada persona sepa que trabajo va a desempeñar que tenga muy claro sus tareas y objetivos. Confeccionar un presupuesto en base a los gastos previstos a los costos de operación para el desarrollo del proyecto. Seleccionar el personal capacitado, desde secretarias, orientadores o personas encargadas del evento y también incluir a los asistentes de la sala. Armar un grupo de abogados, contadores arquitectos diseñadores, servicios de seguridad y programadores.
http://es.wikihow.com/realizar-un-evento DIFUSIÓN: • • •
•
Diseño impresión de los anuncios, candelarios, invitaciones programas folletos y muchas cosas en general. Se arma una presentación y algo que genere difusión del evento tanto para invitados participantes e inscripciones. Actualizaciones permanentes de una base de datos para dar seguimiento a cada invitado bien sea por vía email o con el contacto de los patrocinadores respuestas y confirmaciones de asistencia. Manejo de una agenda de empresa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también.
27
http://www.elcorredorerrante.com/2015/03/difusion-de-eventos-deportivos.html
• • •
•
•
27
AMBIENTACIÓN: Área de inscripción y acreditación de los asistentes. Comunicaciones. Gastronomía, servicio de catering, elección del menú de acuerdo el tipo de comidas, almuerzo, cena, cofee, break, todo lo que hace referencia a bebidas servicio de barman barras móviles, se debe preocupar que sean elecciones prácticas y armónicas. Toda la parte tecnológica de sonido, video y proyección a través de computadores, proyectores, equipo de iluminación micrófonos en esta parte se incluye la implementación de un buen servicio de traducción. Para la cobertura de un buen evento y si requiere un buen fotógrafo y el servicio del video. Decoraciones y todo tipo de arreglos en flores, desde los telones, paneles cubre sillas mantelería y centro de mesa. Todo lo que se le hace al evento como tal.
https://www.ineventos.com/co/blog/logistica-eventos.aspx
http://www.mbfiestasyeventos.uy/ambientacion-fiestas.html MERCADEO: • •
•
Programación de reuniones de candidatos que sean los posibles patrocinadores del evento y los posibles proveedores según la cuestión del evento. Se debe destinar un personal a cargo de la relación de los patrocinadores y asociados del evento durante el tiempo que lleve el proceso de cada gestión y de cada uno de los proyectos o de los puntos a tratar. Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, según las distintas contrataciones.
http://www.ideaseventosymas.com/blog-/invitados-lleguen-a-evento
RELACIONES PÚBLICAS: • • • •
Definir y redactar discursos si son necesarios, determinar los shows o espectáculos para el evento. Determinar el material a entregar o la acreditación, bolsos, lapiceros, hojas, credenciales, diplomas etc. Determinar si se entregan premios o regalos. Definir el diseño que llevara el logo del evento los patrocinadores y el material a entregar a participantes o invitados.
http://www.ideaseventosymas.com/blog-/invitados-lleguen-a-evento
FINANZAS: • • • •
Pagos a proveedores. Pagos a servicios generales. Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería. Prever pago de alojamiento pasajes y traslados internos para participantes, oradores invitados o asistentes afuera según lo estipulado.28
http://www.udg.mx/es/evento/2015/el-abc-de-las-finanzas-para-pymes
PERFIL DE UN COORDINADOR DE EVENTOS
28
http://comitelogistico20158.blogspot.com.co/2010/11/funciones-del-comite-logistico.html
•
Contratación de productos y servicios, y tendrá que negociar permanentemente, para obtener los mejores resultados en cada pequeña transacción.
•
Ser ordenado, metódico y detallista, le permitirá planificar tiempos y armar las listas de chequeo indicando todas las tareas a realizar y los responsables de cada una de ellas.
•
Ser observador e innovador, llevará a buscar y conocer nuevas herramientas y servicios alternativos que ayuden a minimizar errores, trabas, y los tan conocidos “embudos de botella”, que encontramos siempre en el desarrollo de todo proyecto.
•
Ser flexible es clave, ya que permite solucionar una contingencia y seguir adelante con el resto del cronograma. Siempre habrá demoras o agentes externos que modifiquen nuestro plan inicial, y tener un plan B es siempre muy adecuado, y aceptable.29
http://www.finanzaspersonales.co/trabajo-y-educacion/galeria/las-profesiones-massubestimadas/47673
COMITÉ DE LOGISTICA
29
https://www.eventbrite.com.ar/blog/dia-del-evento/catering-que-comidas-y-bebidas-serviren-eventos/
• • • • • • • •
Las principales funciones del comité de logística son las siguientes: Búsqueda de espacios físicos y recursos como silletería, sonido, equipos, entre otros, para la correcta ejecución de las actividades y eventos Búsqueda de conferencistas, profesores y estudiantes, que con su experiencia puedan hacer aportes importantes a los eventos a realizarse. Búsqueda de posibles temáticas a desarrollar en los distintos eventos a desarrollar. Búsqueda de financiamiento de recursos económicos con el objeto de financiar los distintos eventos académicos y extracurriculares a desarrollar. Supervisar y controlar las actividades organizados por la ENTIDAD como; eventos abiertos al público en general y otros eventos de carácter extracurricular. Velar por el cumplimiento del código de protocolo en los distintos eventos organizados por la ENTIDAD. Inventariar los recursos internos, definir sus usos y gestionar su legalización.
TRANSPORTE: A. Presentar las cotizaciones, documentación de los vehículos, la hoja de vida de los conductores. B. Certificación de la empresa. C. Acta donde se definirán los proveedores. D. En el caso del post evento se deben presentar los siguientes documentos: E. Contrato. F. Cuenta de cobro. G. Soporte.
http://www.lineaejecutiva.com.sv/nuestros-servicios/transporte-paraeventos/index.html
ALOJAMIENTO: 1. Cotización, rango básico para las cotizaciones. 2. Cuadros de parametrización. 3. Seguridad y comodidad. 4. Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje. 5. Contrata los servicios de alojamiento. https://www.audioguiaroma. 6. Distribuye las habitaciones com/alojamiento-roma.php 7. Asigna la habitación a los invitados. ALIMENTACIÒN. • Generalmente la comida y la bebida van unidas. ¿Cómo es esto? Muy simple, el chef o la empresa de catering que contrates sabrá qué alimentos servir (depende el evento) y con qué bebidas combinarlos. • Ten en cuenta la hora del evento para pensar en el catering y la bebida. Si tu evento es en la mañana puedes hacer un break para servir el desayuno (algo liviano). Si es por la tarde, puedes pensar en una merienda deliciosa pero con pocas calorías y si tu idea es cerrar el evento con unos canapés y aperitivos más llenadores puedes contratar un chef que cocine en el momento. De esta manera los participantes disfrutarán delicias frescas y no sobrará nada. • Recuerda ofrecer bebidas con alcohol y sin alcohol. Trata de contar con una buena cantidad de jugos, gaseosas, agua mineral (infaltable) vinos y bebidas blancas. ¡Debes dejar satisfechos a todos los invitados! Y por favor, ¡no olvides el hielo! • La comida y bebida que se sirva en tu evento debe dejar una buena impresión en los invitados, por lo tanto, asegúrate de contar con el presupuesto adecuado para el catering. • Te recomendamos un catering fácil de comer y rápido para servir. Ten en cuenta este punto sobre todo si tus asistentes deberán comer parados. • •
Las últimas tendencias en catering nos cuentan que las comidas más servidas en eventos son: pizzas, canapés, sushi y carne con papas. Ten en cuenta el alquiler de vajilla, copas y vasos. Evita utensilios de plástico, cuida el planeta.
SERVICIOS GENERALES: Colabora en todo lo referente a planificación y logística. • Reservación del centro de convenciones • Montaje de salones. • Alquiler de equipos de sonido. • Reproducción del material organizador del personal técnico.
http://bogota.locanto.com.co/ID_697924685/EMPRESA-DE-SERVICIOSGENERALES-Y-TODEROS-BOGOTA.html COMITÉ DE SEGURIDAD: • Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes. • Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios. • Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios. • Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.
http://www.seguridadenamerica.com.mx/noticias/de-consulta/secciones-revist-seguridad-enamerica/noticias-de-seguridad-privada/25238-son-patito-2-mil-600-empresas-de-seguridadprivada
COMITÉ DE RECEPCIÓN: • Da la bienvenida a todos los participantes. • Recibe a los invitados especiales. • Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por los delegados e invitados.
COMITÉ DE PROGRAMAS: • Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques. • Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar. • Estructura el programa técnico • Establece los mecanismos para la preselección. • Selecciona los ponentes y conferencistas. • Selecciona coordinadores de actividades. • Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y exposición. • Estructura el programa social. • Elabora el programa de visitantes. • Fija fechas de reuniones • Programa acciones pendientes. • Mantiene informado al comité organizador.30
30
http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_u2. pdf
ACTIVIDAD La actividad consiste en asignar grupos equitativos a un grupo de trabajo, en los cuales se elegirá un representante que liderara el grupo. Este representante dará el papel de guía durante el trascurso de la actividad a los demás participantes los cuales tendrán que seguir las instrucciones de su guía para poder llegar a unos puntos donde reclamaran fichas para armar una figura la cual tendrá un mensaje sobre los temas vistos en la exposición del capítulo.
PIEZAS DE APOYO Se entregaran paletas informativas didácticas con las cuales podremos dar mayor incentivó a cada uno de los guías y a los participantes para una retroalimentación eficaz sobre cada tema abordado.
EVALUACIÓN LOGISTICA PARA UN EVENTO EMPRESARIAL NOMBRE: ________________________________________ FICHA: _______________ FECHA: _________________ Según sea su decisión coloque una V si es verdadero ò F si es falso en el espacio en blanco respectivo PREGUNTAS
VERDADER O
FALSO
1. La logística empresarial abarca actividades como (distribución, transporte y almacenaje).
2. La coordinación y logística de un evento se clasifica en pre-evento, evento, post-evento 3. En el post evento no se recopila la información de todas las operaciones realizadas antes, durante y después del evento para su evaluación. 4. ¿Para ser coordinador de un evento es obligatorio tener un título profesional?
5.
Las partes fundamentales de la logística son (aprovisionamiento, distribución física, y logística de los residuales).
OBSERVACIONES: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________
__________________________________________________________________________ ________________ CONCLUSIÓN Se puede decir que la logística es una parte fundamental al momento de quererse realizar una actividad o un evento como tal pues en este punto se puede evidenciar cuales son los puntos a seguir y cuáles son las bases necesarias para dicha realización, como bien la logística es el punto clave como en la parte de la alimentación transporte alojamiento y demás también se habla de cómo se puede llegar hacer un buen coordinador, y se puede identificar en que factores se puede estar cometiendo un error a la hora de realizar dicha actividad.
___________________________________________
CAPÍTULO 7 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS
Las medidas de seguridad son utilizadas para prevenir, controlar y actuar en dado momento que ocurra un accidente, a través de un manual informativo sobre procedimientos e instrucciones para la ejecución de eventos. Es preciso coordinar y proteger la integridad física de organizadores, invitados, celebridades y demás participantes, así como también, las instalaciones donde se desarrollara el evento.31 Se requiere una planificación y coordinación entre diferentes integrantes de los equipos organizativos donde es importante contar con entidades como: • • • • • •
Seguridad. Policías. Primeros auxilios. Ambulancia. Brigadistas de evacuación. Bomberos.
24 http://www.bodasybanquetesmadrid.com/f icheros/UvsQM4J9/KJcfS3rm.png
ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA • Geográficas: Debe tenerse en cuenta las condiciones meteorológicas para evitar problemas físicos y técnicos (sismos, grandes tormentas, inundaciones, etc.), así como para prever el material de acondicionamiento. • Físicas: Las instalaciones deben estar preparadas para la evacuación en caso de incendio o pérdida de pases, cumpliendo el aforo estipulado por las leyes. 25 https://previews.123rf.com/images/akarakingdo ms/akarakingdoms1310/akarakingdoms13100001 5/23052687-las-bacterias-y-los-virus-de-dibujosanimados
31
• Delictivas: Las circunstancias de este carácter implican el control de la situación en secuestros, asaltos o atentados.
https://www.ineventos.com/co/blog/seguridad-en-los-eventos.aspx
•
Sanitarias: El recinto donde se celebre el evento debe cumplir con la normativa vigente en torno a alimentación y condiciones sanitarias para prevenir contaminaciones de alimentos, epidemias, entre otras.32
COMO PREVENIR UN INCIDENTE GEOGRÁFICO EN UN EVENTO Antes •
Identificar los lugares más seguros de la residencia o universidad. Los marcos de las puertas o muebles resistentes son los lugares recomendados para protegerse en estos casos.
•
Siempre tener un botiquín de primeros auxilios, linternas, radio y baterías en un lugar estratégico y seguro. También reservar agua potable y algunos alimentos no perecederos como comidas en lata y chocolates que te darán energía.
•
Elaborar un plan para saber qué hacer y dónde encontrarse con sus compañeros tras el temblor. Generalmente las universidades, colegios y eventos tienen planes diseñados para estas eventualidades.
Durante •
Mantenerte en calma y no correr ni inducir el pánico en otras personas.
•
Alejarse de las ventanas de vidrio y de objetos que puedan caer. Si está en el exterior, localizar un área despejada, lo más lejos posible de edificios, árboles y postes.
•
Buscar un sitio resistente y seguro donde refugiarte y siempre proteger la cabeza de las cosas que puedan caer a su alrededor.
Después •
Encender la radio y seguir las instrucciones recomendadas por las autoridades. No te alarmes por rumores.
•
Mantenerse lejos de postes, edificios, cables eléctricos y árboles ya que pueden haber pequeños terremotos secundarios.
32
http://www.civittas.com/5-claves-la-seguridad-eventos/
•
Si hay heridos cercanos, pedir auxilio vía móvil a los cuerpos de socorro. Procure mantener el control y asegurarse de que la persona afectada permanezca consciente y tranquila ante la situación.
•
Revisar las fuentes de gas, agua o electricidad y alejarse de zonas peligrosas en caso de algún escape.
•
Ponerse en contacto con las autoridades de tu universidad colegios y eventos para que sepan que estas bien.
•
Luego de que la situación este controlada, y en cuanto tengas la oportunidad, reportarse con el consulado o embajada de tu país, sobre todo en caso de pérdida de tus documentos personales. 33
COMO PREVENIR UN INCIDENTE DELICTIVOS EN UN EVENTO •
Mantener la calma. La pérdida de control por el rehén genera violencia en el captor, que puede golpear al rehén o incluso asesinarlo.
•
No contradecir al delincuente. Obedecer sus indicaciones y no estimular su ansiedad.
•
No establecer vínculos con el captor. No dialogar con él (que puede ser muy joven, ser una mujer, etcétera.); no entablar trato personal, familiarizarse ni establecer ninguna clase de vínculos. Recuerde que el captor está dispuesta a matar, y la vida del rehén está en serio peligro en todo momento.
•
No intervenir en la negociación. No intentar negociar por su cuenta, ni intervenir en la negociación. Los negociadores de la policía o el gobierno son profesionales, y están preparados para estas situaciones.
•
Confiar en la policía. Las policías tienen profesionales entrenados que saben qué hacer.
•
Durante la entrega, o la irrupción de los grupos tácticos policiales: Mantener las manos en alto, sin sostener nada en ellas, con las palmas hacia delante y los dedos bien abiertos y separados. Si ingresan grupos especiales a rescatar a los rehenes, demostrar claramente que no se es una amenaza y no se tienen armas o elementos contundentes en la mano. 34
33
archivo.trome.pe/familia/sismo-que-hacer-antes-durante-y-despues-movimiento-telurico-2000477
34
http://ces.edomex.gob.mx/medidas_prevencion_secuestro
PUNTOS •
CLAVES
Identificar y valorar una amenaza: En todo plan de seguridad, lo primero es identificar si hay algún tipo de amenaza, para luego valorarla. Para hacerlo, se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al evento. Se deben evaluar los posibles riesgos, y la información, deberá ser verificada y analizada en función de su relevancia.
•
La ubicación: Se examina la posible proximidad a barrios con altos niveles de inseguridad, sitios de difícil acceso, o de escasa iluminación, entre otros.
•
Las instalaciones: Por ejemplo en hoteles, bajo ciertos parámetros, se evalua si cuentan con un determinado nivel de seguridad tanto en equipamiento de protección y combate de un incendio, sistema de alarmas, control de accesos, circuito cerrado de televisión. Si cuenta con personal de seguridad y emergencia capacitado para la atención en situaciones de crisis y primeros auxilios. Si cuenta con planes de autoprotección de emergencia y evacuación frente a situaciones críticas, y si son conocidos por todo el personal del hotel, y puestos en práctica a través de simulacros.
•
Las condiciones climáticas de la zona: Y las previsiones que toman las instalaciones al respecto. Tormentas intensas, sismos, inundaciones, pueden ser factores que afecten la duración de un evento, y pueden llegar a ser grandes generadores de disturbios si no se maneja la eventual situación debida y rápidamente.
PLANES DE CONTINGENCIA Y EVACUACIÓN El plan de control de masas puede verse afectado por distintas circunstancias, en cuyo caso deben implantarse planes adecuados de contingencia, y acompañar a las acciones llevadas a
cabo por las fuerzas de seguridad, en el despliegue de una fuerza de respuesta rápida. Retrasar una acción positiva varios minutos es la diferencia entre atender un accidente desafortunado, y sostener una situación irremediablemente trágica. Lo más relevante e importante es que los planes de contingencia deben ser flexibles. Un elemento crítico de cualquiera de estas medidas es, por ejemplo, el permitir la salida de la multitud.
En planes de contingencia y respuesta, la influencia y efecto del contagio emocional y pánico es de muchísimo cuidado y puede ser muy contraproducente en el manejo de la crisis.
Un plan de seguridad efectivo no debe enfocarse únicamente a la seguridad física y control de masas, sino en un buen plan de contingencias y gestión de prevención, para minimizar cualquier riesgo que se presente antes, durante y después de la realización del evento, manejando inteligentemente lucha contra incendios, sistemas y procedimientos de evacuación, apoyo de primeros auxilios, reacción frente a emergencias, entre otros.
PROTEGIENDO CELEBRIDADES
Anillos de seguridad Cuando se trata de eventos con la asistencia de una gran figura del medio político, artístico o empresarial, se requiere de seguridad adicional y además suele establecerse un operativo de seguridad especial, que se basa en anillos, con pasos y rutinas a seguir, haciendo de filtro, y estableciendo círculos de seguridad. Es una acción coordinada entre los organizadores, su personal de seguridad, y el equipo involucrado en la salvaguarda del personaje, sin descuidar en ningún momento al resto de los presentes. El Primer anillo es el espacio más cercano a la celebridad, abarca el espacio físico entre este y los demás asistentes, y las medidas de evacuación que el equipo tendrá en caso de un eventual incidente, ruta de escape, salida de emergencia, etc. En el Segundo anillo, quienes lo integran se encargan de vigilar y controlar los accesos a la
zona especial, y estar al tanto de lo que sucede en el interior del recinto, anticipando cualquier situación, y teniendo en claro que su primer prioridad es la figura pública. En el Tercer anillo, el equipo de seguridad junto con las autoridades del lugar, están a cargo de resguardar las calles aledañas, controlar el ingreso de invitados y proveedores. Es el primer filtro, y donde se pueden prever posibles manifestaciones. Adicional a los 3 anillos debe tenerse un plan de contingencia bien claro para garantizar la protección del resto de los presentes en el evento, y en las inmediaciones también.
Ilustración 26 https://pt.slideshare.net/haroldvargsh/evacuacion-y-rescate
Ilustración 27 http://www.aicaprevencion.com/single-post/2015/06/02/Nuevas-fichas-dedivulgaci%C3%B3n-normativa-sobre-planes-de-emergencia-y-evacuaci%C3%B3n DESTINOS SEGUROS PARA EVENTOS La industria de eventos genera un turismo de eventos, y muchas empresas y grandes organizadores buscan distintas alternativas y destinos donde se garantice al máximo la seguridad. Un País con niveles de delincuencia bajos, sin amenazas terroristas, ni secuestros o asaltos a turistas, sin catástrofes naturales, es sin lugar a dudas, una plaza muy atractiva para la realización de este tipo de actividades. Se buscan destinos seguros para realizar sus congresos, ferias, y eventos corporativos, tomando en cuenta todos los aspectos que hacen a la seguridad. Se analiza el nivel de seguridad en vuelos, aeropuertos y alojamientos. Se toma en cuenta también los fenómenos climáticos, problemas de salud como epidemias, y seguridad en el consumo de alimentos. Analizan si existen guerras o amenazas terroristas; si existe inseguridad debido a altos índices delictivos, secuestros, y asaltos a turistas. Se pasa un minucioso examen través de grupos profesionales en seguridad, contratados específicamente para hacer relevamiento y evaluación de todos los riesgos posibles y de la medidas de prevención y protección existentes, comenzando por evaluar la seguridad en general del País, la ciudad, la seguridad de la zona específica, y terminando por evaluar la seguridad del hotel o instalación donde se va a realizar la actividad. Si se es plaza segura, no debería perderse más tiempo, y buscar la manera de hacerse conocer en la industria de eventos, como destino recomendable.
REQUISITOS 1. Un plan de emergencias y contingencias. 2. Cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales definidas en el Decreto Ley 2811 de 1974, la Ley 9 de 1979 y demás normas aplicables sobre la materia. 3. Cumplir con las normas referentes a la intensidad auditiva, horario y ubicación señalados en el Distrito Capital, dispuesto en la Resolución 627 de 2006, el cual establece que el nivel máximo de sonido es de 65 decibeles en el día y 55 decibeles en la noche.
4. Las edificaciones nuevas deben incluir los planos de diseño y construcción que se radicaron en el proceso de licenciamiento en cumplimiento de las normas de sismo-resistencia establecidas en la Ley 400 de 1997 y sus decretos reglamentarios. 5. Para las edificaciones existentes se debe registrar un concepto técnico del comportamiento estructural y funcional del escenario en los términos y condiciones establecidas en la Ley 400 de 1997 y sus decretos reglamentarios.
PREVENCIÓN Tener en cuenta las características del público asistente al evento y de su posible estado anímico inicial y posterior conforme se desarrolla el evento: •
Las reacciones de euforia, apasionamiento, desinhibición, identificación con el ritmo y el Ambiente
•
Las condiciones medio ambientales de calor, humedad, ruido, vibración e iluminación.
• •
Los efectos de las sustancias consumidas anteriormente o durante el evento. Las características del recinto que debe estar ubicado en un espacio llano y despejado de obstáculos o accidentes del terreno, que pudieran constituir barreras en caso de una emergencia.
•
Vías de acceso de entrada y salida de vehículos rápidas.
•
Transporte público alternativo.
•
Zonas amplias de aparcamiento con una separación adecuada del recinto, y múltiples salidas y entradas hacia las vías de circulación de vehículos.
•
Personal de seguridad suficiente en número y adiestramiento.
•
El número de accesos de entrada y de salida, que determine el aforo del recinto en función del flujo considerado en caso de normalidad y en caso de emergencia.
•
Vías y puertas de entrada y salida sobre rasante, sin soterramientos y cubrimiento.
•
Tramos de cerramientos abatibles o con apertura desde el exterior en caso de necesidad por parte de la organización.
•
Vías contiguas a los recorridos interiores de entrada y de salida para utilizar en casos de emergencia.
•
Salidas de emergencia libres de obstáculos y ocupación, para utilizar solamente en caso de evacuación.
•
Vías de salida rápida destinadas a vehículos de emergencia, como ambulancias, y las vías de llegada igualmente acotadas para ayuda exterior como vehículos de protección civil bomberos, policía, mas ambulancias, etc. Buenos días, te envió lo que pude hacer del manual de documentos.35
ENCARGADOS •
Supervisor de Seguridad:
Vela por que se cumplan responsabilidades de seguridad establecidas para el evento desde el montaje hasta el desmontaje del mismo. ➢ Supervisor de Evacuación : Elabora y mantiene actualizado el plan de evacuación para el evento socio organizativo. 36
➢ Supervisor de Primeros Auxilios: • Planifica la atención de posibles víctimas o afectados por emergencias, tomando en cuenta los recursos disponibles para la administración de primeros auxilios en el lugar del evento que requiere el normativa. •
35
Para los eventos clasificados, da aviso a los hospitales y/o sanatorios que fueron tomados en cuenta al momento de determinar los recursos disponibles para la administración de primeros auxilios en el lugar del evento.
http://www.topcomunicacion.com/noticia/3035/consejos-de-seguridad-en-la-organizacion-de-eventos 36
https://prezi.com/x985rm-zc9vm/normas-de-seguridad-para-realizar-un-evento/
•
En caso emergencia, asegura que se brinden primeros auxilios así como el traslado de personas afectadas a los hospitales y/o sanatorios cercanos que fueron tomados en cuenta al momento de determinar los recursos disponibles para la administración de primeros auxilios en el lugar del evento.
1.2 ALGUNOS ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA A LA HORA DE ANALIZAR LOS POSIBLES RIESGOS: ➢ Incendios de alguna zona dentro del lugar del evento: Es necesario contratar personal de seguridad para que controle el lugar y evitar robos o algún problema con la seguridad de los invitados en el lugar del evento.
Ilustración
28
https://www.planetaelectronico.com/seguridad-c-142.html
CLAVES DE SEGURIDAD AL MOMENTO DE ORGANIZAR UN EVENTO
➢ Identificar y valorar una amenaza: Se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al evento, se debe evaluar los posibles riesgos y la información deberá ser verificada.
➢
Todos al tanto y bien informados:
Deben estar preparados para situaciones especiales que puedan surgir, de ahí la importancia de un grupo profesional y un líder en el tema de seguridad que los informe y adoctrine en su plan. Se debe estar preparado para manejar rápida y efectivamente cualquier situación de riesgo y minimizar los impactos que generen a las posibles víctimas. Ilustración 29 https://www.pinterest.se/terezamag/plantillas/ ➢ Control de masas: Medidas o planes operacionales para evitar cualquier tipo de disturbio que involucre un gran número de personas, estos pueden ser provocados por imitación, el contagio emocional y el pánico. ➢ Manejo de contagio emocional y pánico: Para minimizar la posibilidad de que estos factores alcancen grupo, son necesarias medidas de respuesta inmediata manteniendo una fuerte presencia en y alrededor del evento, da una percepción de seguridad, de cierta autoridad presente que sirve para mantener orden, e impedir disturbios menores, o incluso irrumpir en eventuales disturbios de gran escala.
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Ilustración 30 https://es.dreamstime.com/stock-de-ilustraci%C3%B3n-ni%C3%B1os-ycontagio-emocional-image51374348
SERVICIOS MEDICOS ➢ Primeros Auxilios:
Se deberá contar con ambulancias, personal capacitado a cargo de las ambulancias, médicos o técnicos en urgencias, enfermeros, kits de primeros auxilios, perfil de los invitados, número determinado de los invitados en el lugar del evento y distancia a hospitales más cercanos. Es importante dejar registro dentro de este Protocolo, de los datos específicos de los servicios contratados o convenidos con terceros mencionados anteriormente para la prestación de dichos servicios y de los datos de contacto. Ilustración 31 https://www.personas-si.com/detalle-curso-210/curso-de-emergencias-extincion-de-incendios-y-primeros-auxilios •
Con discapacidades:
Para cada tipo de discapacidad, se indican los procedimientos establecidos para apoyar a las personas con discapacidad, en el ingreso y egreso del evento, así como el apoyo que se proveerá al momento de una emergencia, tanto para la evacuación como para la atención de primeros auxilios. •
Se debe tener en cuenta:
La tramitación de la autorización debe realizarse al menos treinta días antes de la celebración del evento, junto a la documentación necesaria que a continuación se describe: • • •
Modelo de solicitud: Diferentes modelos, en función del organismo que autoriza. Pago de tasas: En algunas administraciones se establece un importe a pagar por el organizador. Permisos: Cuando sea obligatorio por la legislación.
37
•
Reglamento:
7. https://conred.gob.gt/www/normas/Guia-de-ProtocoloEventosSocioOrganizativosNRD4vBeta.pdf 2 http://www.tucrono.com/index.php/blog/13-articulos/22-autorizacion-seguros-y-asistencia-sanitaria-en-unevento.html
Datos básicos como el nombre de la organización, fecha, horario y participantes previstos. •
Identificación organización:
de
los
responsables
de
la
Se debe contar como mínimo con la figura de director ejecutivo y de responsable de seguridad vial, es obligatorio que estas personas sean mayores de edad y estén en posesión del permiso de conducir en vigor. Ilustración 32 http://ualgerenciapas.blogspot.com.co/2016/01/documento-de-trabajoreglamento-de_13.html •
Información relativa al recorrido:
Es importante describir a conciencia el recorrido para que las diferentes administraciones afectadas puedan conocer las necesidades del evento en cuanto a medidas de seguridad. •
Croquis:
Es una herramienta fundamental en la organización del evento. Nos conocer la ubicación de voluntarios y colaboradores.
•
Medidas de señalización:
El organizador es el responsable de la señalización del lugar del evento.
Ilustración 33 http://alopezm516primerosauxilios.blogspot.com.co/2014/08/que-son-losprimeros-auxilios.html
2. SEGUROS DE VIDA
➢
Información relativa a los seguros:
• Certificado de la Compañía de Seguros con la que el organizador haya contratado el seguro de accidentes con las coberturas del seguro obligatorio. • Información relativa a la Cobertura Sanitaria: Relación detallada de servicios médicos que debe ser como mínimo: una ambulancia y un médico hasta 750 participantes. Ilustración legales/el-seguro-de-vidaesenciales-antes-de-contratarlo/
34
https://www.guioteca.com/temasaspectos-
•
Proporciona protección accidentes que pueden evento.
contra los posibles suceder durante el
•
Cuenta con altos beneficios
a bajos costos.
•
Podrá ser cubierta cumpla con los requisitos de
cualquier persona que asegurabilidad.
•
Paga solo por los días que
dura el evento.
•
La días.
corresponde a 1000
póliza
mínima
Ilustración 35 https://www.iconfinder.com/icons/465030/care_family_insurance_protect_protection_s afe_wealth_icon 38
38
http://www.metlife.com.co/es/Business/Nuestros-Productos/Accidentes-Personales/Plan-de-eventos.html
ACTIVIDAD Materiales: lana Instrucciones: se indica al grupo que se ubiquen en forma de círculo, luego el organizador de la actividad enredara de la mano a cada uno de los participantes integrándolos a todos. Para poder desenredarse deberán lanzar un dado de colores donde cada color corresponde a una indicación Rojo: Enreda a dos compañeros Amarillo: Responde pregunta, si acierta desenreda un compañero de lo contrario enreda a un compañero
Verde: Desenreda un compañero Azul: lanzar el dado nuevamente Morado: Responde pregunta, si acierta desenreda tres compañeros de lo contrario enreda tres compañeros. Naranja: Desenreda dos compañeros
36http://files.violencia-y-conflictosescolares.webnode.es/system_preview_detail_200000023-5cc6d5dbf9/d.jpg
EVALUACIÓN
1. La norma NTC 006 nos habla de: A. Pasos para crear un evento seguro B. Que seguridad debemos tener al momento de crear un evento C.Los requisitos de un sistema de gestión para la sostenibilidad ambiental, sociocultural y económica que deben cumplir los ejecutores de eventos D. Riesgos en un evento 2. Que servicios presta una entidad de salud: A. Procedimientos para el tratamiento de las personas con discapacidades
B. Ambulancias, personal capacitado a cargo de las ambulancias, médicos técnicos en urgencias, enfermeros y kits de primeros auxilios C. Información relativa al recorrido D. Ninguna de las anteriores 3. La definición de medidas de seguridad es: A. Actuar después de que ocurra algún imprevisto B. Coordinar la integridad física de los organizadores C. Prevenir, controlar, garantizar y actuar ante la seguridad de los invitados especiales de un evento, se busca preservar su protección y la del medio ambiente. D. Vigilar las instalaciones. 4. como prevenir un incidente en un evento: A. No asistir al evento B. No contradecir al delincuente obedecer sus indicaciones y no estimular su ansiedad. C. Actuar después de que ocurra algún imprevisto D. Todas las anteriores 5. Es uno de los requisitos solicitados en la seguridad de un evento A. asistir al evento B. cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales definidas en el decreto ley 2811 de 1974, la ley 9 de 1979 y de más normas aplicadas sobre la materia C. Coordinar la integridad física de los organizadores D. Ningunas de las anteriores
3. RESUMEN Las medidas de seguridad son normas establecidas para que un grupo de trabajo se encargue de brindar ciertos requisitos de calidad y buen desarrollo de un evento, es importante tener en cuenta algunos aspectos para fortalecer la seguridad en un evento tales como:
• Contar con las instalaciones adecuadas para la ejecución de un evento. • Contratar entidades de primeros auxilios para que brinden el apoyo en caso de que algún invitado presente una molestia de salud. • Contratar personal de seguridad adecuado para proteger las instalaciones del lugar del evento, los invitados y organizadores. Ilustración 37 http://petionlenguaje3.blogspot.com.co/2014/06/el-resumenrepresentacion-integradora.html •
Poseer extintores, señalizaciones de seguridad, botiquines y kit en buenas condiciones para enfrentar los daños durante el evento.
• 4. CONCLUSION Como finalidad las medidas de seguridad para la ejecución de un evento y la norma NTC se debe tener en cuenta las diversas medidas de seguridad para: • • • •
Prevenir y fortalecer cualquier falencia. Controlarla de manera adecuada contando con diferentes grupos de apoyo y seguridad. Contar con apoyo de servicios médicos y personal autorizado. Cubrir los seguros de vida en caso máximo de emergencia.
Ilustración 38 http://www.redciudadrodrigo.com/2014/02/19/curso-de-atencion-alclienteconsumidor-o-usuario/
CAPÍTULO 8 LISTA DE CHEQUEO
DEFINICIÓN:
Es una herramienta de ayuda diseñada para reducir los errores provocados por el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de un evento Dándose una planificación, donde se detallan las tareas que hay que realizar dependiendo del horario, el día, u otros factores.
PARA QUE SIRVE UNA LISTA DE CHEQUEO
Son formatos creados para verificar o controlar una lista de requisitos o actividades a realizar, una lista de chequeo es asegurar el cumplimiento de las actividades o procesos asegurándose que al trabajador no s ele olvide nada importante 39
LISTA DE CHEQUEO PRE-EVENTO Las checklist o “listas de chequeo” son un punteo de cada una de las tareas a realizar enmarcadas en un lapso de tiempo, dejando en claro quién es el responsable para que se cumpla esa tarea. Son muy útiles para la etapa del pre-evento pero sobre todo para los días previos al evento, en los que se debe trabajar muy intensamente, ya que es la etapa
39
https://es.wikipedia.org/wiki/Lista_de_comprobaci%C3%B3n
más dinámica. Las ventajas de su uso nos van a permitir poder delegar y controlar de una manera más precisa cada una de las acciones a tomar en cada comité o sector del evento. Si bien, existen modelos que vamos a ir compartiendo, tratando de que sean lo más completos posibles, cada evento es único y es importante chequear que todo lo necesario esté volcado en cada una. Para armar cada checklist, lo ideal es tener bien distribuidos los comités que tendrán a cargo varias actividades de acuerdo a la división que hagamos. Cada una de estas “listas de chequeo” será encabezada por el coordinador de cada espacio. A grandes rasgos, se puede armar una checklist por cada uno de los comités que pueden dividirse en: •
Ejecutivo: Se encargará de supervisar la logística general, el área de inscripción/acreditación de los asistentes y al resto de los comités Científico: Se encargará de todo lo vinculado al programa, los horarios y los invitados Prensa y Difusión: Se encargará de la agenda de prensa, medios, entrevistas, notas y los espacios relacionados a esto durante el evento. Ambientación: Todo lo relacionado a las salas de actividades y exposición si la hubiera Actividades sociales: Si las hubiera desde la selección y reserva hasta la coordinación de los detalles del lugar (show, regalos, discursos, etc.) Tesorería: Pagos a todos los proveedores y seguimiento, bancos, caja chica, etc.1
• • • • •
40https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/checklist-para-la-planificacion-de-eventos,
SE DEBE TENER EN CUENTA
1. selecciona la fecha: a. Ten en cuenta el margen de tiempo para la organización del evento. b. Evita coincidencias con otros eventos de similares características. 1
https://es.wikipedia.org/wiki/Lista_de_comprobaci%C3%B3n
2.
3.
4.
5.
6.
7.
c. Ten en cuenta fechas especiales: días de fiesta, vacaciones, celebraciones religiosas, etc. d. Ten en cuenta las condiciones climáticas. Selecciona el lugar o sede: a. Lugar geográfico b. Lugar físico: centro de convenciones, hotel, institución educativa, etc. c. Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones. d. Facilidades de estacionamiento. e. Comodidad para los usuarios. Material impreso: a. Logotipo: b. Piezas informativas ágiles: información básica 1. Quién organiza 2. Quién apoya y/o patrocina 3. Cuándo 4. Dónde 5. Nnúmeros de teléfonos, correo electrónico, página web de contactos Promoción del evento: a. Invitación directa: tener presente toda una base de datos actualizada. b. Publicaciones en medios c. Distribución de piezas físicas Equipos: a. Sonido: Grabación: video y/o audio de conferencias. b. Interpretación simultánea: cabinas de intérpretes y audífonos. c. Audiovisuales: pc, reproductor de dvd, cables de conversión de señal. d. Conectividad: transmisiones por internet. e. Otros: radios de comunicación de equipo logístico, pc, conexión a internet. Preparación del ambiente: a. Recepción: personal visiblemente identificado. b. Decoración c. Banderas d. Pendones e. Flores Recurso humano para el evento: a. Intérpretes simultáneos b. Traductores c. Guías d. Personal de seguridad e. Personal técnico
f. Personal de apoyo 8. Presupuesto: 9. Estimaciรณn de los gasto.
http://lalistadechequeo.blogspot.com.co/p/la-planificacion-de-tu-evento.html
LISTA DE CHEQUEO PRE-EVENTO
OBJETIVO: Verificar las tareas que se deben realizar en la etapa de PRE-EVENTO, para cumplir satisfactoriamente con el propรณsito del evento.
N°
CRITERIO
1
Selección de fecha para la realización del evento
2
Cotización y fijación de presupuesto
3
Contratación de personal capacitado
4
Promocionar y hacer publicidad sobre el evento
5
Permisos y contratos para la realización del evento
6
Selección del lugar de realización.
7
Asegurar los equipos digitales necesarios
8
Tener cronograma de actividades
9
Tener actas del comité encargado (organizador)
10
Temática definida
SI
NO
OBSERVACIONES
LISTA DECHEQUEO DURANTE EL EVENTO
➢ ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN:
Programación Semanal: Se solicita a la Mesa de Ayuda, diligenciando el formato que para ello existe. La solicitud debe hacerse únicamente desde un correo institucional de docente o personal de planta. Diseño de imagen y piezas: Identidad corporativa: • •
Diseño de imagen: concepto, logo y eslogan del proyecto. Diseño de manual de aplicación de imagen.
https://www.google.com.co/search?q=imagenes+de+chulitos&tbm=isch&tbs=rimg:CdOLsYmUxaYIjh6GAAurIrUx6b8sOpxFV9nQzPzIvSz8sAXSymymCK0edY_14TI6bpMf7stR6r3zUFzv5hVQEeRz0CoSCXo YAC6sitTHEadFmh3404D8KhIJpvyw6nEVX2cRoGihbg-8fz8qEglDM_1Mi9LPywBErGDrudjpUyoSCRdLKbKYIrR5EW-vIYyFgjKaKhIJ1j_1hMjpukx8Rls_1iEq4ZYQqEgnuy1HqvfNQXBFyL0DobjzOkyoSCe_1mFVAR5HPQEU2CayB7JG4E&tbo=u&sa=X&ved=0ahUKEwjRh_L0x9z VAhUNwGMKHSMsBYYQ9C8IHw&biw=1242&bih=557&dpr=1.1#imgrc=ehgALqyK1McDeM:
Web y multimedia: • • • • • • • •
Diseño de banner del proyecto. Diseño de sinfín (pantalla de descanso o de bienvenida). Diseño de plantillas de diapositivas y/o presentación de conferencista. Diseño de multimedias: memorias, promoción, resultados. Diseño de e-cards. Diseño y actualización de página web del proyecto. Diseño de plantillas con imagen del evento, para blog o cuentas de redes sociales. Diseño, diagramación y contenidos de boletines virtuales.
➢ CONVOCATORIA: Web: • •
Diseño de contenidos e interacciones en página web del evento. Manejo de redes sociales del proyecto: apertura, manejo y alimentación de cuentas.
•
Redacción de contenidos para medios: página web, boletines informativos, redes sociales, radio, prensa, televisión. • Creación y administración de correo del evento. • Envío de información periódica vía correo electrónico a listas de distribución y bases de datos. Bases de datos: • • •
Construcción de bases de datos generales y/o especializadas. Actualización de bases de datos generales y/o especializadas. Georreferenciación de públicos.
➢ COMUNICACIONES: • • • • • • • •
Diseño y ejecución de plan de medios del evento. Actualización de bases de datos de medios de comunicación. Redacción de contenidos para los medios de comunicación (TV, radio, prensa, web). Envío de boletines de prensa a los medios de comunicación. Contacto con periodistas. Diseño de agenda de entrevistas y coordinación de las mismas. Seguimiento a las publicaciones en cada medio. Rastreo y recopilación de archivo de prensa sobre aparición en medios. Otros medios:
• • • • • • • • • • • • • •
Rastreo de eventos y escenarios con contenidos y públicos similares para divulgar el evento. Diseño y ejecución de tomas culturales, académicas, lúdicas o deportivas de promoción del evento. Diseño y producción de medios del evento: programa radial, boletín, programa de televisión, revista. Diseño y operación de stand. Producción y distribución de video promocional. Diseño, ejecución y análisis de grupos focales para direccionar estrategias de convocatoria. Envío de información periódica vía medios tradicionales: correspondencia certificada, fax. Confirmación telefónica de asistencia de invitados. Distribución y pegado de afiches en lugares estratégicos. Entrega de volantes y material del evento. Diseño y operación de rompetráficos y otras estrategias BTL. Diseño y entrega de recordatorios a público estratégico y multiplicador de la convocatoria. Diseño y operación de concursos que fortalezcan la convocatoria o contenido del evento. Diseño y operación de campañas de expectativa.
➢ COMERCIALIZACIÓN: ➢ Modalidades: •
Comercialización del evento: venta de stands o espacios donde diferentes empresas podrán ofrecer sus productos o servicios a los asistentes al evento.
•
Gestión de patrocinios: se entiende la búsqueda de aliados que realicen aportes al evento, sea en dinero o especie. Estos aportes pueden tener dos características: por una parte pueden estar orientados a optimizar el costo de algún componente del evento, y/o por otra, pueden agregar valor al evento en la medida que ofrezcan elementos de interés para los asistentes.
Bases de datos:
• •
Construcción de bases de datos de empresas interesadas en el tema del evento. Actualización de bases de datos de empresas interesadas en promocionar su marca en general.
➢ COMUNICACIONES Y MERCADEO: • • • • • • • • • •
Diseño de estrategias para atraer a las empresas u organizaciones que por su naturaleza o área de trabajo tengan interés en establecer contacto con el público que reunirá el evento. Gestión de apoyos institucionales. Envío de información sobre el evento a cada empresa. Contacto con el área de mercadeo o de comunicaciones de cada empresa: visitas a las empresas y envíos de información. Negociación y concertación. Gestión de canjes y aportes en especie que disminuyen los gastos del evento. Diseño, montaje y operación de muestras comerciales. Visitas técnicas y con potenciales patrocinadores, para venta y montaje de espacios. Recopilación y custodia de material promocional de las empresas patrocinadoras. Realización de informe de resultados de comercialización. Otros:
• •
Gestión de espacios y requerimientos técnicos para las propuestas de comercialización. Trámite y seguimiento de pagos.
Correo Masivo: Se solicita en el mismo formato del anterior, sólo que sus fechas y contenidos pueden variar. La solicitud sólo se puede realizar a través de un correo electrónico correspondiente a un docente o persona de planta, la cual debe remitirse al correo del Programa (procomuni_fcbog@unal.edu.co).
Cuña de Radio: Se debe elaborar el libreto y coordinar con UN Radio lo relacionado con la locución, edición y posterior emisión de la información. Agencia de Noticias: Se solicita cubrimiento con audio, video y fotografía al Coordinador de reporteros y Periodista a cargo, mediante el envío de un resumen detallado de la información.
➢ PRODUCCIÓN DE PIEZAS: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Diseño y producción de memorias impresas Diseño, diagramación, contenidos y producción de libros. Diseño, diagramación, contenidos y producción de cartillas, folletos, boletines. Producción de memorias digitales: multicopiado, impresión y marcación de label y empaque. Diseño y producción de camisetas. Diseño y producción de tarjetas de invitación. Diseño y producción de afiches. Diseño y producción de volantes. Diseño y producción de plegables. Diseño y producción de carpetas. Diseño y producción de libretas. Diseño y producción de escarapelas. Diseño y producción de certificados. Diseño y producción de pendones. Diseño y producción de recordatorios (souvenir). Diseño y producción de lapiceros. Diseño y producción de habladores. Diseño y producción de señalización del evento Diseño y producción de cuñas de radio. Diseño y producción de comerciales en video.
https://www.google.com.co/search?q=imagenes+de+chulitos&tbm=isch&tbs=rimg:CdOLsYmUxaYIjh6GAAurIrUx6b8sOpxFV9nQzPzIvSz8sAXSymymCK0edY_14TI6bpMf7stR6r3zUFzv5hVQEeRz0CoS CXoYAC6sitTHEadFmh3404D8KhIJpvyw6nEVX2cRoGihbg-8fz8qEglDM_1Mi9LPywBErGDrudjpUyoSCRdLKbKYIrR5EW-vIYyFgjKaKhIJ1j_1hMjpukx8Rls_1iEq4ZYQqEgnuy1HqvfNQXBFyL0DobjzOkyoSCe_1mFVAR5HPQEU2CayB7JG4E&tbo=u&sa=X&ved=0ahUKEwjRh_L 0x9zVAhUNwGMKHSMsBYYQ9C8IHw&biw=1242&bih=557&dpr=1.1#imgrc=mNhrB5FD_z2coM:
➢ PRODUCCIÓN: Planificación: •
• • •
Definición del carácter del evento, temáticas, objetivos, público objetivo, lugares, duración, fechas, posibles expositores, invitados, organizadores, presupuesto, asistencia. Conformación de comités, plan general de trabajo, organigrama y cronograma, presupuesto, metas y direccionamiento. Planificación de estrategias, acciones y tareas. Administración de recursos asignados para el evento.
https://www.google.com.co/search?hl=es419&biw=1242&bih=557&tbm=isch&sa=1&q=hojas+de+cuaderno+caricatura&oq=hojas+cuaderno+caricatura&gs_l=psyab.3.0.0i8i30k1.7090.10998.0.12068.13.13.0.0.0.0.229.2212.0j9j3.12.0....0...1.1.64.psyab..1.10.1888.VFu2TQQbnus#imgrc=YiZDF91RVwOqYM:
Área académica o técnica: • • • • • • • • • • •
Apoyo en la conformación, invitación y contratación del comité académico o técnico del evento. Diseño de programación del evento. Convocatoria, confirmación y coordinación de hojas de vida y agendas de expositores y/o invitados elegidos por el comité académico o técnico del evento. Envío de comunicaciones (invitación) a conferencistas, ponentes y/o invitados. Apoyo al comité técnico o académico en el diseño de mecanismos y bases para la selección de trabajos o ponencias. Recopilación y distribución de trabajos a miembros del comité técnico o académico. Solicitud de hojas de vida y textos a ponentes, expositores y/o invitados académicos. Apoyo en la comunicación de resultados de selección de experiencias. Coordinación de temas y duración de exposiciones. Redacción, revisión de estilo, toma de fotografías, diseño de ilustraciones y diagramación de memorias y/o publicaciones del evento. Redacción y envío de carta y/o regalo de agradecimiento a patrocinadores o personas que aportaron a la realización del evento de cualquier manera.
Televisión: Se solicita presencia de cámara con la Dirección de esta área, por medio del envío de un oficio y correo electrónico.
Oficina de Prensa: Se solicita cubrimiento y divulgación a nivel externo con medios diferentes a UNIMEDIOS. Afiche: Se completa el afiche de la Facultad con la información pertinente y se distribuye en todas las carteleras de la Facultad, así como en los demás espacios autorizados. Pasacalles y/o pendones: Son ubicados en diferentes lugares del Campus haciendo previamente la gestión con La División de Recursos Físicos. Diagramación del volante: Se diagrama con la información básica pero más importante, con base en un formato ya diseñado para estos efectos. Web : Se redacta un párrafo gancho y se sube a la web conjuntamente con el volante diagramado. Se puede subir como noticia y también como evento dependiendo de su importancia y prioridad. Difusión en grupos objetivos: Se distribuye el volante en los Departamentos y áreas con pertinencia directa al evento en cuestión. Difusión en el Campus: Se distribuye el volante, concentrando el tiempo y el material impreso en cafeterías, baños, bibliotecas y plazas pero naturalmente a la entrada de los Edificios de al Facultad. Difusión en las porterías: Se hace oficio a la División de Gestión, quien coordina con el personal de vigilancia. Divulgación con egresados: La información es enviada a la Dirección Nacional de Bienestar donde se filtra y distribuye para las Facultades en Bogotá o en las demás Sedes si es pertinente. Divulgación en Sedes: Se recopila y redacta la información para ser enviada a las Sedes, con base en la temática del evento. El camino más fácil podría ser la Secretaría de cada Sede. Divulgación con otras entidades: La información es enviada a entidades y otras universidades con interés en el evento por medios físicos o electrónicos, dependiendo de la disponibilidad de material y recursos para ello. Difusión de última hora: El mismo día del evento, se realiza un barrido en el Campus, dejando información en todas las dependencias y áreas focales. Difusión en el lugar: Se debe ubicar un afiche a la entrada del edificio y del auditorio donde tiene lugar el evento.
Formatos finales: Se debe disponer del formato de preguntas y lista de asistentes de acuerdo con el tipo de evento, tamaño del espacio y carácter del personaje. Estrategia Logística: • • • •
Póliza de seguros contra accidentes para personal de apoyo logístico. Definición de cantidad de apoyo logístico requerido para el evento. Selección y capacitación del personal logístico que trabajará en el evento. Programación y realización de reuniones informativas con el equipo logístico.
Sitio/auditorio: Se obtiene el espacio de acuerdo con las necesidades del evento. Ayudas/equipos: Se dispone de las ayudas de acuerdo con el tipo de evento y el espacio en el cual se va a desarrollar, tales como video-beam, computador, señalizador, micrófonos, entre otros. Ayudas/Recurso Humano: Se dispone de personal en el auditorio para todas las actividades logísticas requeridas por el evento. Útiles: Se consigue y dispone de los materiales necesarios, tales como: Banderas, himnos y atril. Alimentación: Se solicita y coordina lo correspondiente a refrigerios, café y comidas de acuerdo con los personajes y tipo de evento. • • • •
Supervisión de hidratación a conferencistas, ponentes y maestros de ceremonia. Búsqueda, elección y contratación del proveedor encargado de la alimentación del evento y menaje. Elección del menú, seguimiento y control de alimentación para asistentes y equipo logístico (Refrigerio, desayuno, almuerzo, cena). Cotización y contratación de la estación de café según el número de invitados.
Vehículos: Se gestiona el ingreso autorizado de vehículos y su registro en las porterías por parte de seguridad. Mesa de honor: Se dispone la mesa con los espacios necesarios de acuerdo con tantas personas presentes al inicio y clausura del evento. Disposición de la mesa: Se organiza una mesa con mantel y vaso de agua por precedencia en la mesa. Aseo e iluminación: Se garantiza el aseo del espacio así como la iluminación del recinto de acuerdo con el tipo de evento.
Marcación: Se ubican los pendones de la Facultad de Ciencias afuera y dentro del lugar del evento. Transporte: Se coordina la disponibilidad de vehículos para recoger a los personajes de acuerdo con las necesidades y programación del evento. Recepción: Se recogen los personajes en la recepción del correspondiente edificio.
Registro asistentes: Se coordina el registro en planilla y la entrega de material tales como escarapelas y carpetas. Si el evento es interno, el registro se hace durante el evento. Sugerencias turísticas: Se gestiona la realización de itinerarios de acuerdo con los intereses de los invitados. Seguridad: Se coordina la disponibilidad de la seguridad necesaria para el evento de acuerdo con el tipo de personajes presentes.
Atención a invitados: • • • • • • • •
Diseño y ejecución de agendas culturales y/o turísticas para invitados y conferencistas. Contratación y coordinación de servicios de alojamiento. Contratación y coordinación de servicios de transporte y acompañamiento aeropuerto - hotel - lugar del evento - hotel aeropuerto. Cubre otros trayectos internos en la ciudad. Reserva, pago y coordinación de tiquetes nacionales y/o internacionales. Pago y legalización de viáticos. Acompañamiento de traductor para invitados. Diseño, producción y entrega de recordatorio u obsequio para invitados. Diseño y ejecución de agenda para expertos nacionales e internacionales: reservas de alojamiento, tiquetes, alimentación, transporte interno, honorarios, viáticos. https://www.google.com.co/search?hl=es419&biw=1242&bih=557&tbm=isch&sa=1&q=lapiz+caricatura&oq=lapiz+caricatura&gs_l=psyab.3..0i67k1j0l3.133099.134701.0.135222.5.5.0.0.0.0.271.1126.0j1j4.5.0....0...1.1.64.psyab..0.5.1118...0i7i30k1j0i13k1.CeKd1X8E56k#imgrc=O19OHvBu4RVlOM:
Inscripciones y pagos: • • • • • • • • • • • •
Definición de plataforma en página web (del evento o link contratado) para el registro de los asistentes al evento. Desarrollo de formulario web integrado con pagos Place to Pay. Seguimiento a inscripciones, pagos y cupos disponibles. Entrega de reportes de pagos y/o número de inscritos y preinscritos. Atención y resolución de requerimientos y dificultades que se presenten en el proceso de preinscripción, pago e inscripción. Consolidación de base de datos de inscritos Registro y certificación en el evento: Adecuación y atención de puntos de registro: personal y equipos. Atención y entrega de material del evento: escarapela, libretas, lapiceros, formatos de evaluación, certificados, memorias, etc. Gestión y coordinación de datáfonos en puntos de registro. Suministro de información sobre asuntos relacionados con la programación del evento. Consolidación de base de datos de asistentes.
https://www.google.com.co/search?hl=es419&biw=1242&bih=557&tbm=isch&sa=1&q=plumas+caricatura&oq=plumas+caricatura&gs_l=psyab.3..0j0i7i5i30k1.268193.273270.0.426262.13.13.0.0.0.0.247.2673.0j6j7.13.0....0...1.1.64.psyab..0.13.2657...0i13k1j0i7i30k1j0i67k1j0i10k1.lh-Pjy1Enlc#imgrc=B8Z3DPqbhcQOlM:
Programación: • • • • • •
Diseño y ejecución de programación, cronograma y metodologías de acuerdo con el tipo de evento (mesas de trabajo, conferencias, paneles, talleres, etc). Diseño y ejecución de actos sociales del evento. Diseño y ejecución de actos de apertura y clausura. Trámite, gestión y pago de permisos para realización de eventos. Diseño de formato de evaluación para las conferencias y ponencias. Diseño y ejecución de agendas culturales y/o turísticas para asistentes y demás visitantes de la ciudad.
Espacios: • •
Búsqueda, reserva y alquiler de espacios para el tipo de evento. Diseño de montaje y adecuación de espacios alternos: auditorios, zonas comunes, salas VIP, salas de prensa. • Adecuación técnica del lugar: equipos, micrófonos, cámaras de video, equipos de traducción, pantallas, proyectores, conexiones, etc. • Diseño y contratación de montajes especiales: tarimas, pistas, carpas y demás lugares específicos según la actividad. • Decoración y ambientación del espacio. • Diseño y producción de señalización del evento. • Realización y verificación de visitas técnicas a los espacios. Estrategia de Protocolo: Agenda de Citas: Se organiza la agenda interna de los invitados especiales. Conferencistas: Se contactan previamente para coordinar lo referente a: Horario de presentación, temáticas a tratar, ayudas audiovisuales, materiales, lugar, currículo y protocolos. Presentación: Se recolectan los archivos para las presentaciones en el evento. Habladores: Se diseñan y disponen los nombres por precedencia para la Mesa de Honor. Presencia de la Autoridad: Si es pertinente se gestiona la participación de organismos de control dependiendo de la ubicación, tipo de evento y personas participantes. Eventos de Recepción: Puesta en marcha de actividades para dar ala bienvenida a los personajes.
https://www.google.com.co/search?q=eventos&rlz=1C1GGRV_enCO751CO752&source=lnms&tbm=isch&sa=X &ved=0ahUKEwi3nrSp5NzVAhXF8CYKHcqwCUcQ_AUICigB&biw=1242&bih=557#imgrc=8jQwkQhsbxKk2M
Redacción del libreto de presentación: según las precedencias y adecuación del mismo, según los cambios que se vayan presentando durante el evento. Libreto: Se diagrama y redacta antes del evento, para su posterior socialización con los miembros de la Mesa y los presentes. • • • • • • •
Adecuación del espacio con mesa principal, pendones, porta pendones y banderas según el tipo de evento. Señalización de la mesa principal y ubicación de los invitados que precederán el evento en la misma. Montaje de sala o carpa VIP para invitados especiales. Presentación del evento: Maestros de ceremonia. Recepción de invitados especiales. Manejo de himnos si el evento lo requiere. Coordinación de seguridad para los invitados especiales.
Precedencias: Se fijan y socializan con todos los miembros de la Mesa para que no hayan sorpresas de último momento. Finalización: Se incluye en la agenda y se gestiona lo referente a los espacios y personal necesarios para la entrega de: •
Carpeta institucional, Carta de agradecimiento y Entregar souvenir. Despedida: Se coordina lo necesario para llevar hasta el vehículo o puertas de la Universidad a los personajes. Desarrollo del evento:Coordinación de todas las actividades protocolarias del evento. •
Realización de registro fotográfico profesional del evento. • Realización de registro en video y edición. https://www.google.com.co/search?q=e • Control de entrada, salida y espacio de ventos&rlz=1C1GGRV_enCO751CO752& preguntas. source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ah UK • Supervisión de ajustes al libreto en caso de ser necesarios. • Gestión y transmisión vía streaming del evento. • Recibimiento a medios de comunicación que cubrirán el evento. 41
41
http://lalistadechequeo.blogspot.com.co/p/chequea-en-esta-lista.html
Lista de verificación para eventos…… - Facultad de Ciencias
LISTA DE CHEQUEO EVENTO OBJETIVO: verificar y desarrollar a cabalidad la programación planteada con anterioridad para el EVENTO. N°
CRITERIO
1
Verificación de acta final
2
Informe detallado del evento
3
Contratación de personal capacitado
4
Verificación de las hojas de calificación del evento
5
Revisión de la lista de participantes
6
Revisión final de la decoración
7
Revisión final de la alimentación
8
Revisión final del cronograma de actividades
9
Revisión final del transporte para invitados
10
Revisión final del inventario
SI
NO
OBSERVACIONES
POST EVENTO Al Realizar un evento es importante, que después de que haya ocurrido, se haga una evaluación del mismo. Esta evaluación (hoja de calificación) permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos y funcionará como un punto de partida para la mejora de fututos eventos de igual o mayor magnitud. Esta También permitirá saber si todos los objetivos de evento fueron cumplidos y las funciones fueron desarrolladas con éxito.42
http://webquest.carm.es/majwq/public/files/file s_user/mangeles88/1235555555_dibujo.jpg
En el post evento se debe cumplir una serie de procedimientos: 1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento.43 • Conclusiones: proposición final de un tema luego de las premisas. • Elaboración de la memoria: resumen informativo de lo sucedido en el evento. • Información de tipo académica y administrativa. 2. Evaluación.5 • Opinión: De los participantes, expositores, comité organizador. • Evaluación: comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado. 3. Agradecimientos.5 • Es importante agradecer a todos los colaboradores que ayudaron con la realización del evento. los patrocinadores, los ponente, los auspiciantes, entre otros. 4. Cumplimiento de compromisos.5 • Cancelación de obligaciones con proveedores. • Pago de recursos humanos contratado para el evento. • Devolución de cualquier material o préstamo que se haya solicitado.
42 43
https://es.slideshare.net/kroksanova/post-evento-36195218 https://es.slideshare.net/laresal
¿QUÉ ES LA LISTA DE CHEQUEO DE POST EVENTO? Es una lista la cual es de suma importancia para llevar un control y así poder realizar los procedimientos después de la realización del evento, para ellos se recomienda llevar una lista de chequeo que nos permita saber si ya se cumplieron los respectivos procesos. Esta debe ser Diligenciada por las personas encargadas de la organización del evento, nunca por los participantes ni asistentes del evento.
http://1.bp.blogspot.com/-8kgfazgj83k/TZlYBLKVRTI/AAAAAAAAABs/FNhwHyOsykk/s1600/listachequeo%255B1%255D.jpg
LISTA DE CHEQUEO NOMBRE: FECHA:
EVENTO:
Objetivo: verificar la aplicación de los pasos a seguir para el post evento.
N°
PROCEDIMIENTO Conclusiones
1
2
3
4
Recopilación y archivo de la información pertinente al evento. Evaluación.
Agradecimientos.
Cumplimiento de compromisos.
Elaboración de la memoria Información de tipo académica y administrativa Opinión Evaluación los patrocinadores, los ponente, los auspiciantes, entre otros Cancelación de obligaciones con proveedores. Pago de recursos humanos contratado para el evento. Devolución de cualquier material o préstamo que se haya solicitado.
CUMPLE SI NO
OBSERVACIONES
Hojas de calificación o verificación
Es una herramienta que se utiliza para recolectar en un formato lógico y organizado que permite un análisis más eficiente 44
Para que sirven Sirven para: ➢ ➢ ➢ ➢
44
Confirmar las normas establecidas Facilitar el inicio del pensamiento estadístico Ayuda a traducir las opiniones en hechos y datos Registrar de manera eficiente os datos
https://prezi.com/gha83jdyqadg/lista-de-chequeo-o-hojas-de-verificacion/
EJEMPLO: HOJA DE CALIFICIÓN PARA UN EVENTO
N
ASPECTOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
SALON COMIDA REGALOS ESPACIO COCINEROS MESEROS BANQUETE ILUMUNACION SONIDO HORA LOKA RECORDATORIOS
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
https://www.google.com.co/search?q=formato+hoja+de+calificaci%C3%B3n&source=lnms&sa=X&ved =0ahUKEwia9ezf9tzVAhXFQSYKHWZwA3YQ_AUICSgA&biw=1366&bih=662&dpr=1
EVALUACIÓN CAPITULO N°8 LISTA DE CHEQUEO Y FORMATOS PARA LA EVALUACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL Teniendo en cuenta lo explicado anteriormente, selecciona la respuesta correcta. 1. ¿Qué ítems se debe tener en cuenta en una lista de chequeo para el PRE-EVENTO? A. B. C. D.
Lugar o sede Material de publicidad Equipos, preparación de ambiente, presupuesto. Todas las anteriores
Responda Si o No según lo explicado con anterioridad 2. ¿Qué tipo de listas de chequeo se realizan en un evento? • • • •
Lista de chequeo de alimentación____ Listas de chequeo de transporte para invitados____ Una hoja de calificación____ Lista de chequeo decoración____
3. Una los procesos del post-evento con una línea. ❖ Recopilación y archivo de la información pertinente al evento.
- Opinión y evaluación.
❖ Evaluación.
- los patrocinadores, los ponente, los auspiciantes, entre otros.
❖ Agradecimientos
- Elaboración de la memoria, Información de tipo Académica y administrativa
❖ Cumplimiento de compromisos.
- Cancelación de obligaciones Con proveedores.
4. Marque con una X la respuesta correcta. ¿Qué es una lista de chequeo? A- formato para controlar las actividades
B- es una realización de un evento C- está diseñada para reducir los errores
EL PING PONG DE LA SUERTE Para la actividad se necesitaran 15 pimpones, 9 de color azul y 6 de color blanco. En esta los pimpones estarán en una bolsa donde los participantes deberán sacar un solo pingpong. Si el participante saca el ping pong de color blanco deberá responder una pregunta referente al tema.
CONCLUSIONES. Se pudo observar que para la realización de un evento, hay que tener en cuenta una serie de pasos y ayudas para que se pueda cumplir con los objetivos a cabalidad. Es por esto que las listas de chequeo y hojas de evaluación entran a ser parte fundamental para la organización, control y realización de este, en el pre-evento, evento y postevento. Teniendo los conceptos claros y sabiendo para qué se utilizan estas dos herramientas a la hora de organizar un evento, la persona o comité organizacional le será más fácil llevar a cabo y cumplir con las expectativas esperadas.