Diagnรณstico de Comunicaciรณn para la SG-CSUCA M Sc. Mario Juรกrez Consultor en Comunicaciรณn
Guatemala, 20 de septiembre de 2016
Introducción
La Secretaría General del Consejo Superior Universitario Centroamericano –SGCSUCA-, solicito el apoyo de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH) y en conjunto con el Consultor en Comunicación para el Desarrollo, M Sc. Mario Juárez para realizar un “Diagnóstico de Comunicación Interna”, con el fin de mejorar sus enlaces de divulgación y generar trafico en sus sitios oficiales. La oficina de comunicación de la UNAH, realizo entrevistas a todo el personal para determina la situación actual. Lo cual fue un insumo para realizar el mapeo de necesidades por parte de la SG-CSCUA. Y el consultor desarrolló la sistematización y recopilación de los datos obtenidos. El Diagnóstico fue complementado con la observación y experiencia del consultor. A continuación se presenta el escenario actual y se hace una propuesta para mejorar los contenidos divulgados. El fin principal es crear la imagen de la SG-CSUCA y resaltar el quehacer universitario regional.
Diagnostico de Comunicación Interna de la SG-CSUCA
Situación Actual
Análisis pre-diagnóstico comunicación CSUCA Como parte de la búsqueda de la divulgación de los esfuerzos realizados por la SGCSUCA, se le solicito a la Universidad Nacional Autónoma de Honduras su apoyo en la realización de un “Diagnostico de Comunicación” referente a la situación actual de la Secretaría General del CSUCA. El fin principal es encontrar una mejor ruta de ejecución de la labor de divulgación para lograr tener un alcance regional de todos los proyectos que coordina y ejecuta la SG-CSUCA en los quehaceres universitarios. En las entrevistas de pre-diagnóstico realizas a los funcionarios de la SG-CSUCA, se pudieron obtener diferentes indicadores para enfocar las siguientes metodologías de investigación de manera más acertada. ¿Qué necesidades de comunicación cree que tiene el CSUCA? Los esfuerzos realizados en la SG-CSUCA están enfocados en la búsqueda continua de la actualización y mejora en el quehacer universitario de la región. Tiene necesidad de informar sobre: Convenios entre cooperantes internacionales Cursos regionales Convocatorias programas regionales Investigación regional Talleres de seguimiento para los sistemas Acreditación académica ¿Quién comunica en el CSUCA? En lo cotidiano, con los medios de comunicación, con los enlaces, con los socios del sistema? En la actualidad, se cuenta con el apoyo de Monica González (Comunicadora de PRIDCA). Pero no existe un departamento de comunicación. Por lo que la SGCSUCA carece de una estructura funcional de comunicación. Como parte del programa PRIDCA, se creó una red de medios universitarios denominada la Red COMUNICA. La cual esta integrada por todas las oficinas de comunicación y divulgación de las 21 universidades miembros del CSUCA y se pretende que sean el canal masivo de comunicación entre la región.
Una debilidad que afecta el rendimiento de las publicaciones y gestiones en el tema de comunicación, es la falta de un responsable de administrar los medios de comunicación de la SG-CSUCA, tales como:
Página web Fanpages de redes sociales Boletín informativo
Existen elementos y reglas importantes de los diferentes canales o medios de comunicación que deben estar basados en una estrategia para obtener resultados positivos, actualmente la distribución de “responsabilidades” en los diferentes canales de comunicación es confusa, por no tener un responsable directo y los tipos de publicaciones y diseño no son basados en una línea grafica que permita posicionar las publicaciones. ¿Quiénes publican en los medios del CSUCA, y como lo hacen? 1. Oswan Valiente: Publica con imágenes fuera de la línea grafica del CSUCA, repite publicaciones y en ocasiones satura la fanpage de FB. 2. Julio Muñoz: Tiene acceso a la fanpage de Facebook. Publica eventos o notas pero no respeta la pirámide invertida para redactar las notas. Por lo que carecen de contenido. Además abusa de las etiquetas. 3. Yovanny Zeceña: Tiene el acceso de la pagina web, pero no se cuenta con un calendario o manual de publicaciones por lo que el sitio no esta actualizado. 4. Monica González: Tiene acceso a la fanpage de Facebook. Realiza notas periódicas. ¿Cuáles son los recursos con los que cuentan para la comunicación, hablando en el aspecto económico sino que también tecnológico y humano?
En lo tecnológico:
1. Página web: Necesita ser actualizada y mejorar su recorrido visual con contenido que sea de interés para el publico meta. 2. Redes Sociales: La manejan 4 personas con diferentes estilos de redacción y diseño de imagen. 3. Correo institucional el cual carece de firmas institucionales. 4. Twitter : Sin movimiento 5. Canal de Youtube: Sin movimiento 6. Grupo de WhatsApp: Es importante mencionar que el personal de la SGCSUCA tomo la iniciativa de crear un grupo con su numero personal. Lo cual tiene una desventaja, pues es necesario el compromiso de todos los integrantes para mantener una comunicación fluida sin importar los
horarios o días. **A lo interno hay una percepción que la página web no funciona**.
En lo humano: 1. No existe un departamento de comunicación, por lo que no hay personal dedicado a realizar la labor. 2. En necesario capacitar en una misma línea estratégica a todos los que cuenten con un acceso a los medios de comunicación para que se vean armonizados.
¿Quién elabora los diseños de la SG-CSUCA? No existe un diseñador gráfico que pueda cumplir la función, por lo que la tarea recae en el encargado de informática y un auxiliar para el mantenimiento de la página web; en ocasiones se solicita la contratación de una empresa que apoye en materiales de diseño pero, no hay una persona específica ni un presupuesto específico. ¿Cuántas personas laboran en la SG-CSUCA? Alrededor de 18 personas incluyendo servicio:
2 personas dedicadas a servicio. 2 personas dedicadas al apoyo secretarial. 2 personas dedicadas al aspecto contable. 2 personas dedicadas a informática. 6 personas que se dedican a los sistemas reuniones y dar seguimiento de las actividades del CSUCA. 3 personas en el programa PRIDCA
Propuesta para mejorar la comunicación de la SG-CSUCA A continuación se enuncias los elementos que deben reforzase para lograr divulgar de forma oportuna las necesidades correspondientes de la SG-CSUCA. Estrategia: Armonizar y posicionar la comunicación e imagen a nivel institucional estandarizando los procesos de generación de mensajes con una misma línea gráfica, de redacción y diagramación para cada medio utilizado como canal de divulgación. Objetivos Estratégicos:
Generar contenido de interés regional en tiempos correspondientes. Generar trafico de visitas en los sitios oficiales que permitan un mayor alcance de los contenidos. Establecer una imagen estandarizada del CSUCA en sus tres elementos: Gráfico, de redacción y diagramación.
Públicos: Esta divido por los grandes segmentos a los que afecta de forma directa e indirecta el quehacer universitario.
Población en general
Administrativos
Sistemas
Confederación de Univsidades Centroamericanas
Personal de la SGCSUCA
Propuesta de Estructura: Es necesaria crear una estructura que ayude al funcionamiento de la estrategia de comunicación.
Comunicador
Diseñador web/ gráfico
Apoyo de Sistemas
Apoyo de la SG-CSUCA
Diseño del portal y mantenimiento del mismo.
Apoyo de Red COMUNICA
Compromosimo y trabajo en equipo para programar campañas de divulgación.
Socialización de los contendidos creados.
Comunicador: Será el encargado de crear e implementar las campañas de divulgación, asimismo de coordinar reuniones periódicas para obtener la información necesaria de las actividades que realizan los miembros de la SG-CSUCA y sus respectivos sistemas.
Diseñador web/gráfico: Su responsabilidad será crear el material gráfico para todos los canales de la SG-CSUCA, así como velar por el uso correcto de la imagen del CSUCA a nivel regional.
Apoyo de sistemas: Los accesos de todos los sitios de divulgación de la SGCSUCA deben de ser del comunicador y del diseñador. El departamento de sistemas debe velar por el funcionamiento interno de los servidores que alojan lo sitios. Asimismo, son los encargados del diseño (programación interna) del sitio, el cual debe de ser creado bajo los lineamientos de la estrategia de comunicación creada para mejorar la divulgación de la SG-CSUCA.
Apoyo del personal de la SG-CSUCA: La información de las actividades, convenios, ect.; la tienen los miembros de la secretaria, por lo que es necesario tener reuniones una vez por semana para conocer los avances que se llevan en comunicación, y nuevos eventos que necesiten ser programados para campañas.
Apoyo de la Red COMUNICA: La red COMUNICA es un canal de divulgación masiva. Creado para divulgar a nivel regional.
Actividades para realizar: Los avances tecnológicos permiten crear conceptos novedosos con sus diferentes canales de comunicación masiva. Las actividades deben ir en una sola línea estratégica pero enfocada en los segmentos y herramientas que cada medio otorga.
Página Web:
Rediseñar la imagen y realizar un diagnositoco que determine la ruta de información que los usuarios desean cosnultar.
Establecer un cronograma de publicaciones. Solo una persona deber de ser la encargada de publicar contenido, respetando el manual de imagen del CSUCA. Actulizar constantemente la imagen, dependiente de los eventos y campañas programdas. Realizar trasmisiones en vivo.
Vincular con redes sociales para manterner activa la cuenta. Crear hashtag para eventos regionales y colocarlos en los parametros de los artes.
Youtube
Crear material de las seciones, talleres, eventos, convenios firmados, etc. Todo lo relacionado a las actividades de la región. Transmisiones en vivo de eventos.
Imagen Institucional
Firma de correos electronicos Tarjetas de presentación con imagen instritucional
Equipo mínimo requerido:
Transmiciones en vivo
2 camaras Panasonic P2 ( o Similares) 1 switcher 1 Ipad con microfono auxiliar y tripode
Equipo para Diseñador
Una computadora apta para el desarrollo de su labor con las licencias de officce y Adobe.
Presupuesto: Este presupuesto es solo un estimado de los costos que deben cubrirse. Pueden cambiar por la descripción de equipo. No. 1 2
Descripción Salario del Comunicador Salario del Diseñador web/Gráfico
3
2 Camaras Pananosic P2
4 5 6 7
Valor Aproximado A evaluar A evaluar $3,857.69 C/U
Swicther Blackmagic Design ATEM Production Studio 4K Live Switcher
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