Una gran parte de las comunicaciones que realiza la empresa, tanto las exteriores como las interiores, se hacen a través de documentos escritos, ya que permiten dejar constancia del tema reflejado por escrito. La comunicación escrita requiere una mayor preparación para que el mensaje sea claro y para facilitar la adecuada interpretación y comprensión del mensaje por la ausencia de retroalimentación inmediata. El documento escrito debe ser claro , sencillo y bien estructurado. La práctica y la costumbre han ido imponiendo una forma específica de redactar estos documentos , dando lugar a diferentes modelos de documentos. Aquí dedicaremos especial atención a algunos de estos modelos ,incluyendo los principales aspectos a tener en cuenta para redactarlos adecuadamente y un ejemplo de los mismos.
INTRODUCCIÓN
La comunicación escrita en la empresa
Realizado por : Mª Luisa Pastor Zaragozá 1º Administración y Finanzas Comunicación y Atención al cliente 2
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La carta comercial
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Convocatoria de reuni贸n
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Acta de reuni贸n
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Saluda
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Instancia , solicitud
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Certificado
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Tarjeta de empresa
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Nota de prensa
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CONTENIDOS
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La carta comercial Una carta comercial es cualquier comunicación escrita que se lleva a cabo entre empresas. Tiene como ventaja presentar una imagen más cercana y personalizada y como inconveniente la dependencia de los servicios postales y por lo tanto menos inmediatez. Las cartas comerciales pueden ser cartas de reclamación , cartas de ofrecimiento de servicios, cartas de pedido , de solicitud de información ... ESTRUCTURA: 1. Inicio , presentación o encabezamiento: Nos damos a conocer y mostramos el objetivo de la comunicación . Apartados: - Membrete en la parte superior izquierda : Datos del emisor , incluir datos de contacto. - Lugar y fecha de la carta , en la parte derecha - Asunto: Breve resumen del motivo de la carta. A veces se incluye una referencia, un código interno para identificar y archivar correspondencia. - Los datos del receptor o destinatario : persona o empresa a la que va dirigida la comunicación y el cargo que ocupa. - Breve saludo “Muy Sr. mío “ “Muy Sres. Míos” . 2. Contenido:Se desarrollan las ideas a comunicar. No hay normas estrictas : orden , claridad, relación entre ideas, exposición de conclusiones o resumen... 3. Final: Despedirnos con una breve fórmula de cortesía . “Esperando su respuesta se despide cordialmente.” La firma: entidad, nombre y cargo de la persona que envia la carta. (firma con tinta) . Puede llevar el sello de la empresa. •
En el supuesto que la persona que tuviese que firmar una carta delegase en otra , hay que indicarlo poniendo , después de la antefirma, una de las siguientes abreviaturas: p.p. Por poder p.o. / P.O. Por orden p.a. / P.A. Por autorización
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Convocatoria de reunión La convocatoria de reunión es un documento por el que se cita , de forma oficial, a determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea. Es un documento que utilizan las empresas para comunicaciones escritas en su ámbito interno. Hay que informar de la fecha , hora y lugar de la reunión , así como la orden del día.
ESTRUCTURA: 1. Encabezado: Membrete impreso y logotipo. Incluir los datos de contacto. 2. Título : Indicar el asunto de la convocatoria : por ejemplo “Convocatoria de Junta General” 3. Convocatoria : Fecha , hora y lugar de la reunión. 4. Orden del día: Sucesión de puntos que se van a tratar en la reunión. El primer punto suele ser la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior y el último los ruegos y preguntas. Puede solicitar la confirmación de la asistencia o remitir la delegación de voto si no puede asistir y envía a alguien en su representación. En este caso adjunto a la convocatoria se remite documentos para ello. 6. Cierre: Lugar y fecha desde donde se escribe el documento. Firma de quien convoca la reunión .
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Acta de reunión El acta de reunión es una relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Redactada en de forma impersonal, en orden cronológico o agrupado por temas. El Secretario , que es el encargado de redactar el acta , debe ser neutral y confeccionarla una vez terminada la reunión. Antes de firmar el documento, ha de ser aprobado su contenido por los asistentes. El acta suele aprobarse en la siguiente reunión , siendo el primero de los puntos del orden del día. Las actas quedan registradas en un libro de registro , “ libro de actas”. ESTRUCTURA: 1. Identificación de la reunión: Nombre del organismo Número de la sesión Fecha Lugar Hora 2. Asistencia : Personas que asisten : Nombre , apellidos , cargo Personas que no asisten : Nombre , apellidos , cargo 3. Orden del día: asuntos tratados en el orden del día de la convocatoria. 4. Desarrollo de la sesión y resumen del turno de palabra. 5, Deliberaciones , acuerdos , y resumen de votaciones. 6, Finalización de la reunión : pie del acta. Debe figurar alguna fórmula protocolaria como “ Sin más asuntos que tratar , se levanta la sesión , a las …. horas del día de la fecha. Cargo y firma del secretario Cargo y firma del presidente de la reunión . Firma de los asistentes.
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Saluda El saluda es un documento que utilizan las empresas , organismos públicos y autoridades para expresar agradecimiento, invitar a actos , informar de tomas de posesión , cambios de domicilio social, etc...
ESTRUCTURA: -
Cargo del remitente. La palabra “Saluda “ , destacada. Nombre del destinatario y el texto concreto de la comunicación . Nombre y apellidos del remitente. Despedida: suele ser una frase de cortesía “ aprovecho la ocasión para ofrecerle su consideración más distinguida”. - Población y fecha . Un saluda nunca se firma.
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Instancia o solicitud. La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al organismo o persona que puede concederlo.
Este documento tiene una estructura fija y suele haber modelos impresos que solo hay que rellenar. ESTRUCTURA: 1. Encabezamiento: datos personales del que realiza la petición (nombre , apellidos, DNI), domicilio , localidad , profesión . 2. Cuerpo : Precedido por la palabra EXPONE. Se indican las razones de la solicitud o petición . Cada razón se expone en un parrafo distinto que empezará con la palabra “·QUE” . El parrafo finaliza con expresiones como : “ por la que” , “por lo cual “, “ por todo lo expuesto” … 3. Petición : Precedida por la palabra “SOLICITA” , se expone la solicitud. Debe ser breve . 4. Despedida : Lugar , fecha ( en letra) , firma y la identidad del solicitante. 5. Pie : al final de la hoja en mayúsculas el tratamiento y cargo del destinatario.
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Certificado El certificado es un documento expedido por una persona con autoridad , mediante el cual se constata un determinado hecho o situación (servicios prestados, estudios realizados, pagos efectuados , etc...) Posee valor legal y puede ser emitido tanto por organismo oficiales como por empresas. ESTRUCTURA: 1. Encabezamiento: Membrete del organismo o la empresa que lo emite , en la parte superior. A continuación , el nombre , apellidos y cargo de la persona que certifica. 2. Cuerpo : Precedido de la palabra “CERTIFICO” o “CERTIFICA” , se incluyen los datos personales del solicitante y el hecho o circunstancia que se certifica. 3. Cierre : incluye el lugar y la fecha y la firma de la persona que certifica . La fecha siempre se escribe en letra y va precedida por alguna frase como : “ Y para que conste a los efectos oportunos, firma (firmo) el presente certificado en (lugar)...” “ Y para que conste a los efectos oportunos , y a petición del interesado, firmo ...”
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Tarjeta de empresa
Las tarjetas de empresa cumplen la funci贸n de darse a conocer y conseguir que los clientes tengan posibilidad de recordar nuestros datos de contacto. Suelen transmitir una primera impresi贸n de la empresa , por tanto deben reflejar la imagen corporativa. ESTRUCTURA: - El logotipo - Nombre de la empresa - Actividad a la que se dedica. - Datos de contacto. - Si es la tarjeta de un empleado , nombre, cargo que ocupa y sus datos de contacto.
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Nota de prensa Una nota de prensa es un documento por el cual la empresa envía información sobre un tema, persona o producto a los medios de comunicación para su difusión pública. Tiene que ser un hecho de interés para que los medios de comunicación decidan publicarla. Tiene que ser breve y clara. Los periodistas verifican la fiabilidad de la fuente antes de publicar la noticia y por ello hay que evitar introducir opiniones o datos no contrastables. ESTRUCTURA: - Títular - Lugar y fecha de edición. - Cuerpo del documento - Información básica de la entidad que promueve la información . - Datos de contacto.
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Correo electrónico El correo electrónico es la emisión de un mensaje mediante Internet. Es necesario poseer una dirección de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico tienen el formato : nombredelusuario@compañia.extensión Es conveniente usar las normas básicas de netiqueta (normas de cortesía que debemos respetar cuando nos comunicamos por Internet , que se han desarrollado mediante consenso de los usuarios de Internet.) Siempre hay que: - Indicar el “Asunto “ del mensaje. - Identificar al destinatario : escribir el nombre de la persona a la que va dirigido. - Dar a conocer al emisor
ESTRUCTURA: De : dirección correo electrónico del emisor Para: dirección correo electrónico del destinatario. CCO : direcciones para enviar a varias personas sin constar al principal destinatario. Asunto: Descripción breve del contenido del email. Contenido: • Identificación del destinatario. Escribir nombre de la persona a quien va dirigido. • Saludo • Desarrollo del contenido del mensaje. • Despedida. Dar a conocer al emisor . Indicar nombre , apellidos y cargo que ocupa, así como los datos de la empresa : nombre , y datos de contacto.
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