ggg by marthahugoni vasquez

Principios Básicos de Informática Contenido Introducción

Parte I

Introducción a la informática

Lección 1

La informática y la sociedad

Lección 2

Hardware y software de los equipos

2.1

Parte II

Sistema operativo Windows XP

Lección 1

Paseo por Microsoft Windows XP Professional

Lección 2

Administración de archivos y carpetas

100

Parte III

Procesamiento de textos y Word

121

Lección 1

Introducción a Word

123

Lección 2

Modificación de documentos

135

Lección 3

Dar formato a textos

151

Parte IV

Hojas de cálculo y Excel

175

Lección 1

Conceptos básicos de las hojas de cálculo

177

Modificación y formato de hojas de cálculo

199

Lección 3

Realización de cálculos básicos

224

Parte V

Presentaciones y PowerPoint

245

Lección 1

Creación de presentaciones

247

Lección 2

Trabajo con presentaciones

258

Lección 3

Impresión de presentaciones

274

Lección 2

Parte VI

Uso de Internet y del World Wide Web

291

Lección 1

Exploración del Web

293

Lección 2

Búsqueda y administración de información

311

Lección 3

Problemas de seguridad e Internet

325

Lección 4

Introducción a Outlook

341

Lección 5

Uso de correo electrónico en Outlook

361

Introducción Ahora más que nunca, los adultos tienen que reinventarse a sí mismos en muchas ocasiones para estar al día de los grandes cambios que se producen en el mundo del siglo XXI. Microsoft® Unlimited Potential (UP) es un programa global centrado en mejorar el aprendizaje de jóvenes y adultos al proporcionar conocimientos tecnológicos a través de centros comunitarios de aprendizaje tecnológico (CTLC). Microsoft cree que fomentando la enseñanza de conocimientos técnicos podemos ayudar a crear oportunidades sociales y económicas que ayuden a cambiar las vidas de las personas y a transformar las comunidades. Al participar en los cursos UP, los alumnos se centrarán en los conocimientos técnicos que necesitan para utilizar diversas aplicaciones. Todos los cursos UP enseñan conocimientos tecnológicos de manera práctica que resaltan las aplicaciones reales de la tecnología, desde informática básica y alfabetización informática hasta fotografía digital, diseño de páginas Web o software de productividad. Los cursos UP están pensados para su uso dentro de la comunidad y en centros de enseñanza de tecnología, ya sea en el contexto de un aula o para autoaprendizaje. En el caso de los cursos relacionados con información introductoria y tecnologías de comunicaciones (alfabetización informática, Internet, World Wide Web, medios digitales y aplicaciones de productividad), no se supone experiencia previa con la tecnología o el software.

A quién va dirigido este programa Todos los cursos del programa Microsoft UP están diseñados para motivar a los jóvenes y adultos que desean aprender nuevas tecnologías o aumentar sus conocimientos tecnológicos actuales, ya sea por razones personales o profesionales. Los cursos tienen en cuenta el hecho de que los adultos suelen llegar a las experiencias de aprendizaje con una amplia variedad de experiencias previas, expectativas y conocimientos: ■

Los alumnos comunitarios desean emplear su tiempo y su dinero sabiamente. Este programa se ha diseñado para prever, comprender y centrarse en la necesidad de estos alumnos de una instrucción eficiente y efectiva.

■

Una instrucción bien diseñada tiene en cuenta los conocimientos previos de los alumnos comunitarios y aporta nuevos conocimientos. Este programa da cabida a una amplia variedad de conocimientos y habilidades ya existentes. Cada curso tiene en cuenta tareas y niveles de conocimientos comunes.

■

Los alumnos comunitarios van a aprender y esperan que se les trate como personas independientes, únicas y capaces. Este programa puede utilizarse en un aula o como herramienta para el autoaprendizaje a su propio ritmo.

■

Los alumnos comunitarios, orientados a la acción, esperan que lo aprendido sea aplicable directamente a sus responsabilidades profesionales, así como a sus fines personales. Este programa contiene muchos ejemplos prácticos del mundo real y aplicaciones diseñadas para atraer a una amplia gama de alumnos adultos.

Por encima de todo, cada curso UP está diseñado para enseñar conocimientos de tecnología pero siempre teniendo presente el uso de la tecnología para mejorar las oportunidades individuales, la productividad, la preparación para el trabajo y la calidad de vida.

Ofertas y objetivos de los cursos El programa UP cumple los estándares educativos de Microsoft e internacionales. Como tal, el programa de estudios ofrece los siguientes cursos introductorios sobre equipos, software y tecnología digital: ●

Conceptos básicos de informática Este curso ofrece a los alumnos una base sólida de los conceptos básicos de la informática y los fundamentos de hardware, software, sistemas operativos, Internet, etc.

●

Conceptos básicos de medios digitales Este curso enseña a los alumnos cómo empezar con los medios digitales, incluyendo fotografía digital, audio y vídeo digital.

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Conceptos básicos de Internet y del World Wide Web Este curso enseña cómo explorar el Web, utilizar motores de búsqueda, trabajar con correo electrónico y crear páginas Web.

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Conceptos básicos de diseño Web Este curso explica todo el proceso de diseño de páginas Web, desde los fundamentos de HTML hasta las estrategias para diseñar y crear un sitio Web completo.

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Conceptos básicos de procesamiento de textos Este curso se centra en cómo utilizar un procesador de textos para escribir y revisar diversos documentos personales y comerciales, desde cartas y memorandos sencillos hasta documentos complejos que contienen gráficos y tablas.

●

Conceptos básicos de presentaciones Este curso trata todo lo necesario para crear presentaciones electrónicas convincentes, desde la creación de presentaciones con diapositivas básicas hasta cómo agregar gráficos, vídeo y audio para conseguir presentaciones multimedia completas.

●

Conceptos básicos de bases de datos Este curso presenta los fundamentos del uso de una base de datos relacional para crear tablas, formularios e informes.

●

Conceptos básicos de hojas de cálculo Este curso enseña a los alumnos los conceptos básicos de las hojas de cálculo incluyendo la creación de hojas de cálculo, la modificación de datos, la creación de diagramas y gráficos, y la publicación de una hoja de cálculo en el Web.

Cada curso utiliza tareas y proyectos para desarrollar competencias en cuanto a la tecnología de información básica y las aplicaciones de productividad de sobremesa mediante el tratamiento de los temas siguientes: ●

Conceptos básicos de la tecnología de la información

●

Uso del equipo y administración de archivos

●

Procesamiento de textos

●

Hojas de cálculo

●

Bases de datos

●

Presentaciones

●

Alfabetización sobre Internet, World Wide Web y correo electrónico

Entre las áreas temáticas principales se incluyen las siguientes: ● Fundamentos de la informática (hardware, software, sistema operativo) ●

Principales aplicaciones de software (aplicaciones de productividad)

●

Internet, World Wide Web y correo electrónico

El programa UP ofrece materiales para los alumnos y para los instructores que son flexibles, confiables, económicos y orientados a los resultados. De acuerdo con el contrato de copyright, los instructores pueden duplicar y personalizar todos los materiales y archivos para mejorar el proceso de aprendizaje.

Cómo está organizado el curso Cada curso del programa Microsoft UP empieza con los conceptos básicos y pasa rápidamente hacia conocimientos y técnicas intermedios. Los tutoriales prácticos construyen de forma experta sus conocimientos paso a paso. Al estudiar con un enfoque basado en tareas, aprende algo más que simplemente las características del software. Aprende a realizar tareas de la vida real, de forma que pueda aumentar su productividad inmediatamente utilizando la tecnología. Cada lección empieza con unos objetivos de aprendizaje en viñetas. Cada objetivo especifica una tarea determinada que podrá realizar cuando complete la lección. Los tutoriales paso a paso son el eje central de cada lección. Las lecciones se basan en tareas que puede encontrar en el mundo laboral cotidiano. Este enfoque le permite ver rápidamente la importancia del aprendizaje. El enfoque basado en tareas está imbricado en toda la serie, incluyendo la organización de lecciones dentro de cada unidad, los títulos de las lecciones y las situaciones de ejemplo elegidas para los archivos de prácticas. Los conceptos se presentan e ilustran con ejemplos de muchas situaciones de la vida real, la tecnología se explica claramente y los ejercicios prácticos le permiten empezar a aplicar inmediatamente lo que sabe. La mayoría de las lecciones terminan con 4 ó 5 ejercicios prácticos de dificultad creciente, y desafían al alumno a entender y aplicar lo aprendido.

Características especiales ● Objetivos de aprendizaje. Establecen claramente los objetivos de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá. Los objetivos de aprendizaje se tratan de manera coherente y constituyen la estructura de las lecciones, lo que le ayuda a captar la información más importante y a preparar las habilidades de aprendizaje. ● Tutoriales paso a paso. Los pasos numerados contienen instrucciones detalladas paso a paso que le ayudan a aprender. Cada tutorial incluye numerosas ilustraciones que le guían por el proceso de aprendizaje. Con cada curso se ofrecen archivos de ejemplo. ● Sugerencias. En toda la lección se incluyen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar las tareas que le ofrecen información adicional, métodos abreviados y posibles problemas, así como comentarios acerca de lo que está aprendiendo. ● Notas. En todo el texto de la lección encontrará información adicional que le permite profundizar más en un tema. ● Importante. Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

● Barras laterales. Las barras laterales de algunos de los cursos contienen temas parentéticos, información adicional o explicaciones más extensas, como momentos interesantes en la historia de la informática, los entresijos de la ley del copyright o lo que tiene que saber acerca de los “colores seguros” que hay que utilizar en una página Web. ● Jerga. Estas notas al margen de algunos de los cursos ofrecen definiciones de términos técnicos. ● ¡Pruébelo! Estas barras laterales especiales de algunos cursos ofrecen minitutoriales rápidos para comprobar sus conocimientos. ● Archivos de prácticas. Unos documentos de ejemplo le ayudan a completar los ejercicios presentados al final de las lecciones de varios cursos. Las lecciones basadas en proyectos empiezan con una lista de todos los archivos que necesitará para completar el proyecto. ● Puntos clave o Resumen de la lección. Los resúmenes de lo que ha aprendido en una lección sirven como recordatorio de los puntos clave y le indican lo que debe hacer a continuación. ● Ejercicio corto. Los ejercicios cortos incluidos al final de cada lección evalúan lo que ha aprendido y cómo podría aplicarlo. Esta evaluación al final de la lección va más allá de una simple recapitulación de lo aprendido, al pedirle que explique cómo realizar ciertas tareas. ● Resumen de conceptos. Estos ejercicios incluidos al final de cada lección le permiten practicar la aplicación de lo aprendido a proyectos del mundo real. Muchos de estos ejercicios se basan unos en otros para ofrecer un conjunto creciente de desafíos que ponen a prueba sus conocimientos. ● Apéndices. Los objetivos para el examen de especialista en Microsoft Office de cada curso se enumeran en un apéndice al final del libro.

Archivos de prácticas En varios de estos cursos se incluyen documentos de ejemplo y otros archivos para acelerar el aprendizaje y ofrecer ejemplos “terminados” que puede comparar con su propio trabajo. En cada lección se explica cuándo y cómo utilizar los archivos de prácticas para esa lección. Muchas de las lecciones se basan en situaciones de la vida real para que pueda aplicar fácilmente los conocimientos aprendidos a su propia situación. Por ejemplo, Conceptos básicos de diseño Web incluye todos los ingredientes para crear varios sitios Web con FrontPage: los archivos de texto, los archivos gráficos y los archivos HTML necesarios para crear un sitio Web atractivo. Puede elegir entre trabajar con estos archivos como parte de la instrucción en el aula en los centros comunitarios de tecnología y aprendizaje o bien puede utilizarlos para aprender por su cuenta.

El instructor instalará todos los archivos de prácticas en la unidad de disco duro de cada equipo. Dependiendo del curso concreto que vaya a realizar, los archivos se almacenarán en la carpeta Practice de cada curso. Los archivos de cada curso se encuentran en las carpetas del curso correspondiente, bajo la carpeta Unlimited Potential de la unidad C: . Su instructor le explicará cómo ir a los archivos del curso que va a realizar.

Requisitos del sistema Todos los equipos del aula o del centro comunitario de aprendizaje deben cumplir las condiciones mínimas siguientes para ejecutar Microsoft Office XP y permitir a los alumnos el trabajo con los archivos de prácticas empleados en muchas de las lecciones. Un equipo personal que ejecute Microsoft Office XP con un procesador Pentium a 133 megahercios (MHz) o superior. ● ●

Sistema operativo Windows XP.

128 MB de RAM como mínimo, además de 8 MB de RAM adicionales para cada programa de Office que se ejecute simultáneamente. ●

Al menos 58 MB de espacio disponible en disco (después de instalar Microsoft Office XP). ● ●

Una unidad de CD-ROM.

●

Un monitor con resolución Super VGA (800 x 600) o superior con

256 colores;

se recomienda un monitor de 15 pulgadas como mínimo. Un mouse (ratón), IntelliMouse u otro dispositivo señalador compatible. ●

Acerca del equipo de autores Gran parte del material de estos cursos se basa en los puntos fuertes del enfoque ya probado que Microsoft desarrolló y refinó para sus series Step by Step Courseware, y sus series de libros Step by Step y Faster Smarter. Los instructores, especialistas de diseño educativo, autores y expertos en tecnología que aportaron el contenido de estos libros y cursos poseen unos extensos conocimientos en tecnología y gran experiencia didáctica.

Convenciones utilizadas en este curso Este curso utiliza fuentes, símbolos y convenciones de títulos especiales para resaltar la información importante o para llamar su atención sobre pasos especiales. Para obtener más información acerca de las características disponibles en cada lección, consulte la sección “Características especiales” de esta Introducción.

Convención

Significado

Texto en cursiva

Este formato indica un término clave utilizado por primera vez, como banda ancha o World Wide Web.

Texto en negrita

Este formato indica el texto que usted debe escribir. O bien Indica un término clave que se emplea por primera vez.

Fuente Sans-serif

Este formato se utiliza para resaltar texto que forma parte de los pasos de los tutoriales.

nota

Las notas ofrecen información adicional que le permite profundizar en un tema.

sugerencia

Ofrecen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar tareas.

importante

Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

Puede buscar y descargar software antivirus en Internet.

Las notas al margen recuadradas ofrecen información adicional y comentarios sobre el texto.

Características de las lecciones

Los objetivos de la lección establecen claramente los objetivos de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá.

Cada tema empieza con información que explica conceptos y técnicas.

Las notas al margen incluyen sugerencias e información adicional. Las notas importantes contienen instrucciones especiales.

Los pasos numerados ofrecen instrucciones detalladas para realizar una tarea.

Las sugerencias ofrecen consejos útiles, métodos abreviados y formas alternativas de realizar una tarea. Los términos importantes se muestran en negrita y se definen la primera vez que se utilizan. Las ilustraciones ofrecen información visual mientras que estudia la lección.

Error: Reference source not found Resumen de la lección trata problemas restantes de la administración de archivos para terminar la lección.

Los ejercicios de Resumen de conceptos le desafían a que aplique lo que ha aprendido y le obligan a aplicar los conocimientos de una forma nueva.

Las preguntas de Ejercicio corto, con respuestas breves, le plantean preguntas sobre los conceptos expuestos en la lección.

PARTE I

Introducci贸n a la inform谩tica

LECCIÓN 1

La informática y la sociedad Una vez completada esta lección sabrá:  La historia de la informática desde los años 40 hasta el presente.  El futuro de la informática.  Las muchas formas en que se utilizan los equipos en la vida moderna.  Cómo es posible hacer que los equipos sean accesibles para personas con discapacidades.  Cómo se utilizan los equipos en dos áreas clave: la empresa y la educación. En esta lección se presentan los equipos y su uso en la actualidad. Esta lección ofrece una breve historia de la informática hasta la fecha. En esta lección también se describen los problemas de accesibilidad a los que se enfrentan muchas personas en la vida laboral, y cómo los equipos y la tecnología de asistencia ayudan a superar los problemas de accesibilidad.

Breve historia de los equipos Parte de la razón por la que su equipo en el trabajo se llame PC (equipo personal) puede encontrarse en la historia general de los equipos. Cuando cada vez empezaron a aparecer equipos en las mesas de más oficinas, estaban en lugares limitados como bancos y empresas de seguros. Las brillantes y parpadeantes pantallas verdes sólo brindaban acceso a la información de clientes más vital. Quizás recuerde incluso tener un equipo como ese en su mesa, o en la mesa de sus padres. Pero no había nada de personal en ese equipo. Por supuesto, tampoco se suponía que tuviera que serlo. De hecho, si hubiera hablado con esas corporaciones para que dejaran a los empleados individuales personalizar o influir en cómo funcionaban los sistemas informáticos, seguro que le habrían enseñado dónde estaba la puerta de la calle. Las compañías ponían la informática en manos de individuos pero controlaban todas las interacciones concebibles entre los empleados y los clientes. Y no olvidemos que estamos hablando de hace 30 años. No existía ninguna tecnología para hacer de los equipos de sobremesa nada más que un escaparate de un enorme equipo central situado a muchos kilómetros de distancia.

Cuando a finales de los 70 aparecieron los primeros equipos llamados equipos personales, el nombre significaba en realidad “no es un equipo de oficina”. No sólo las empresas no vieron ninguna utilidad en ellos, sino que no querían saber nada de ellos ni de su anarquía. Personalizar el color de la pantalla y los sonidos del equipo no era más que tonterías. ¿Y qué decir de escribir sus propios programas para que el equipo hiciera lo que usted quisiera que hiciera? “No, gracias”. Fueron algunas personas visionarias de tres compañías (IBM, Microsoft y Apple Computer) quienes vieron que un equipo que usted o yo pudiéramos controlar realmente, un equipo auténticamente personal, era exactamente lo que las empresas habían estado esperando. Las secciones siguientes contienen una breve descripción de la historia de la informática moderna.

La década de los 40 Algunos de los primeros equipos automáticos se construyeron entre 1939 y 1944, y se utilizaron como parte de las actividades de interceptación de mensajes durante la Segunda Guerra Mundial. Uno de estos equipos recibió el nombre ENIAC, el acrónimo en inglés de equipo e integrador numérico electrónico. ENIAC ocupaba unos 93 metros cuadrados de espacio de suelo, pesaba más de 27000 kilogramos y contenía más de 18000 válvulas. Los primeros equipos como ENIAC utilizan distintos relés y conmutadores mecánicos para realizar diversos cálculos. No tenían ninguna función de memoria, por lo que había que restablecerlos a mano para cada programa diferente.

El origen de la “depuración” En los años 40, los equipos solían estar alojados en pequeños edificios sin aire acondicionado. Por las noches, los investigadores abrían las ventanas para refrigerar el edificio y el equipo. Al principio de la década de los 40, una noche el pionero de la informática Grace Hopper pasó mucho tiempo investigando y resolviendo un problema que impedía que el equipo funcionara correctamente. Una polilla había sido atraída por el calor y las luces del equipo, había entrado por la ventana abierta y había quedado atrapada entre algunos de los conmutadores mecánicos móviles, ocasionando errores. De hecho, la extracción de bichos del equipo todas las noches llegó a convertirse en algo habitual. Algunos creen que la palabra inglesa “bug” (en español, “bicho”) es el origen de la palabra “depuración” en el mundo de la informática.

La década de los 50 Los primeros transistores se patentaron en 1948. Los transistores realizaban la misma función que las válvulas, pero eran menores y más eficientes. Los transistores permitieron que los equipos fueran más pequeños, utilizaran menos electricidad y disiparan menos calor.

Sin embargo, los equipos siguieron utilizando válvulas hasta finales de los 50. En 1952, la Calculadora electrónica secuencial selectiva (Selective Sequence Electronic Calculator) de IBM tenía un tamaño de 7,6 por 12,2 metros y todavía utilizaba válvulas. Este equipo generó las tablas de posiciones de la luna que fueron utilizadas en 1969 por el vuelo Apollo a la luna. A finales de la década de los 50, IBM empezó a producir su primer equipo con transistores, la serie 7000. Este tipo de equipo era menor y más rápido que las versiones anteriores, pero todavía era enorme en comparación con los estándares actuales.

La década de los 60 El circuito integrado o chip de silicio fue inventado en 1958 y 1959 por dos investigadores independientes. Un único chip podía contener la circuitería electrónica de todo un equipo, lo que supuso otra revolución en el diseño de equipos. En la década de los 60 los miniequipos, como el DEC PDP 1 y el IBM System/360, llegaron cada vez a más industrias. Además, las investigaciones realizadas en la National Aeronautics and Space Administration (NASA) de Estados Unidos condujeron a la creación de equipos aún más pequeños. Los equipos ya no cuestan millones de dólares estadounidenses y ya no necesitan entornos especializados.

La década de los 70 En 1975, Xerox Alto fue el primer equipo prototipo que utilizó una interfaz gráfica de usuario (GUI), por la cual se proporcionaban símbolos para las funciones del equipo en lugar de que el usuario escribiera comandos completos. Fue también el primer equipo que utilizó un mouse (ratón) como dispositivo de entrada. Aunque este sistema nunca salió al mercado, influyó considerablemente en el desarrollo de los sistemas operativos Microsoft® Windows® y Apple Macintosh. MITS Altair, el primer equipo que se llamó equipo personal, también debutó en 1975. Se vendía principalmente como equipo de kit: un usuario tenía que montarlo antes de poder utilizarlo. El equipo utilizaba el chip de microprocesador Intel 8080 e, incluso aunque estaba limitado en cuanto a dispositivos de entrada y salida (no había teclado ni monitor), tuvo un éxito inmediato entre los aficionados y los entusiastas de la informática. Tandy Corporation (la compañía matriz de Radio Shack) presentó su primer equipo personal en 1977. Fue un éxito porque incluía un teclado y una pantalla (una pantalla CRT). Trabajando en un pequeño garaje, Steve Wozniak y Steven Jobs diseñaron y vendieron el equipo Apple 1 a los aficionados. Los fundadores de Apple Computer lograron tanto éxito con este equipo que diseñaron el Apple II en 1977, que fue un éxito rotundo. El Apple II ofrecía memoria expandida, programas para unidad de disco y gráficos de color.

La década de los 80 IBM lanzó al mercado su primer PC en 1981. Utilizaba software denominado DOS (sistema operativo de disco) para controlar el equipo. Si bien este equipo no utilizaba la mejor tecnología ni la tecnología más reciente que había disponible, fue importante porque demostró que el equipo personal era algo más que una moda; estaba llamado a ser una parte importante de todas las empresas. En 1984 se presentó el equipo Macintosh. Este equipo tenía una GUI que hacía que el uso del equipo fuera mucho más sencillo para los usuarios sin experiencia. Con el lanzamiento de la impresora LaserWriter en 1985, Apple inició una revolución en la autoedición. Las capacidades del equipo personal siguieron creciendo durante la década de los 80, hasta que los equipos personales pronto rivalizaron con los miniequipos en cuanto a velocidad y capacidad de cálculo.

La década de los 90 Apple, IBM, Microsoft y otras compañías siguieron produciendo y mejorando software que hacía que los equipos fueran más fáciles de utilizar. En 1990, Microsoft publicó el sistema operativo Windows 3.0, que supuso un cambio importante en la forma en que los usuarios trabajaban con sus equipos. Tenía una GUI que se ha convertido en la favorita de los usuarios de equipos.

Los años 2000 Ahora que estamos en los primeros años del nuevo milenio, los equipos y el acceso a Internet están a disposición de más personas de todo el mundo que nunca. Servicios Web como la mensajería instantánea permiten a personas de todo el mundo poder mantener conversaciones en tiempo real. Otras aplicaciones Web permiten realizar casi todas las tareas personales y laborales cotidianas desde la mesa. Puede comprar y vender casi cualquier cosa que desee, y puede leer un periódico o escuchar emisoras de radio de distintos países, puede administrar todas sus finanzas personales o empresariales e incluso puede planear y reservar sus próximas vacaciones; todo ello desde su PC. Las nuevas tecnologías como el ayudante personal digital (PDA) y el equipo de tableta permiten llevar fácilmente el equipo con usted y tener acceso a Internet dondequiera que vaya. La tecnología de telefonía por satélite y celular ha mejorado tanto que las personas que viven en áreas remotas pueden hacer llamadas a amigos, familiares y compañeros en cualquier parte del mundo. Al haber más usuarios en Internet hay más información en peligro y la seguridad se ha convertido en un aspecto cada vez más importante. Los virus informáticos pueden extenderse por todo el mundo en cuestión de horas, lo que cuesta a las empresas y a los gobiernos mucho tiempo y dinero en archivos perdidos y esfuerzos de recuperación. Las empresas de software y hardware publican nuevo software y revisiones de seguridad periódicamente.

El hombre frente al equipo El año 1996 fue la primera vez que un campeón mundial de ajedrez jugó una partida de ajedrez contra un equipo. Aunque el equipo podía calcular 100 millones de movimientos de ajedrez por segundo, Gary Kasparov venció al equipo Deep Blue de IBM. En una revancha que tuvo lugar en 1997 ganó Deep Blue, lo que supuso la primera ocasión en la que un equipo ganó a un campeón de ajedrez humano. Durante los años 90, los equipos personales siguieron siendo cada vez más pequeños, más rápidos y más baratos. Los equipos portátiles se hicieron cada vez más populares.

Futuros desarrollos en la informática En 1965, Gordon Moore, un investigador de chips de silicio, predijo que la capacidad y la velocidad de los chips se duplicaría cada dos años. Estuvo bastante acertado; los equipos y los chips actuales duplican su capacidad de procesamiento cada 18 meses. Y mientras que algunos científicos predicen que la tecnología informática alcanzará los límites de la física convencional alrededor del año 2010, la investigación en física cuántica y equipos cuánticos puede hacer que los procesadores sean más pequeños y más poderosos de lo que nunca se podía haber imaginado. Los componentes de los equipos siguen siendo cada vez más pequeños, más rápidos y más baratos. Mientras esto ocurra, los equipos serán más flexibles y se utilizarán cada vez para más funciones. Aparatos tan frecuentes como los televisores, los teléfonos e incluso los hornos utilizan chips para mejorar su funcionalidad. En el futuro, el reconocimiento de voz, la realidad virtual y otras posibilidades seguirán ampliando el uso de los equipos.

Uso actual de los equipos Cuando los equipos se introdujeron por primera vez en el mundo empresarial, eran grandes y caros, y no se habían diseñado teniendo en cuenta los problemas de accesibilidad. Solían utilizarse para fines especializados, como la investigación y el cálculo de grandes cantidades de números. Por ejemplo, una gran empresa de la década de los 60 podría haber tenido un único equipo dedicado al departamento de personal. Ningún otro departamento de la compañía utilizaba el equipo, o si lo hacía, tenía que compartir el tiempo del equipo con varios departamentos. A medida que los equipos y la tecnología informática hicieron que los equipos fueran cada vez más pequeños y económicos, empezaron a utilizarse cada vez en más situaciones. Un departamento podría haber tenido su propio sistema dedicado para procesamiento de textos o un miniequipo para determinados proyectos, en lugar de intentar compartir tiempo del gran sistema (mainframe) corporativo.

La reducción en tamaño y en precio trajo una revolución a los equipos, y los equipos personales se convirtieron en algo común en casi todos los puestos de trabajo. Los equipos también encontraron su hueco fuera de los entornos corporativos y empezaron a utilizarse a diario. Las secciones siguientes contienen ejemplos de las formas en que los equipos están presentes en muchos aspectos de la sociedad actual.

En la granja Cada año un granjero necesita determinar cuánto fertilizante tiene que utilizar para conseguir una cosecha mayor. El costo de una unidad de fertilizante es fijo, pero lo que se obtiene de esa unidad puede variar. Inicialmente el rendimiento puede ser alto, pero a medida que se agrega cada vez más fertilizante el rendimiento incremental puede disminuir. Entonces, ¿cómo determina el granjero cuánto fertilizante debe utilizar? El granjero de hoy en día puede utilizar un equipo para crear un modelo de hoja de cálculo con el fin de determinar la cantidad óptima de fertilizante que tiene que utilizar para conseguir el máximo beneficio, que no tiene por qué coincidir con el máximo rendimiento. El granjero también puede almacenar el resultado de diversas combinaciones de fertilizante para su referencia futura. Los granjeros que tienen vacas pueden utilizar equipos para hacer un seguimiento de la capacidad de producción de leche de diversos animales. Pueden variar el tipo y la cantidad de comida que dan a cada animal, observar los resultados a lo largo del tiempo y utilizar esa información para aumentar al máximo la producción o el beneficio. También pueden hacer un seguimiento de qué animales producen más leche y usar esa información a la hora de determinar a qué animales deben alimentar. Los equipos simplifican este tipo de almacenamiento de información y estudios.

En el aeropuerto Los pilotos de aviones necesitan tener mucha práctica antes de poder conseguir la licencia, lo que puede ser un esfuerzo muy costoso. Los pilotos deben pagar el queroseno, el tiempo del instructor, el alquiler del avión y otras muchas cosas, y quizás no puedan volar todos los días por las condiciones meteorológicas. Un simulador controlado por un equipo permite a los pilotos conseguir mucha práctica sin incurrir en estos costos. Los simuladores pueden variar desde los grandes instructores de líneas aéreas utilizados por los fabricantes de aviones hasta Microsoft Flight Simulator, que cualquier persona que tenga un equipo personal puede utilizar. Un piloto no puede conseguir la licencia sólo mediante el uso de simuladores, pero el uso de simuladores de vuelo reduce las horas de vuelo reales necesarias. El software de simulador también se utiliza para entrenar a los trabajadores que realizan operaciones peligrosas o costosas en otras industrias. Los trabajadores pueden utilizar simuladores para aprender a manejar una máquina de minería o una planta eléctrica sin ponerse en peligro ellos mismos o poner en peligro a otras personas.

Desde el almacén Una cooperativa de artistas local tiene una tienda de venta al por menor y una división de venta al por mayor con conexiones con distribuidores de ámbito regional y mundial. El personal de la cooperativa utiliza el equipo para hacer un seguimiento de su inventario, saber quién ha entregado cada pieza, qué se ha vendido y a través de qué canal, y cuánto hay que pagar a cada artista. Además, utilizan los registros almacenados para saber el tipo de artículo que más se vende en los distintos canales; por ejemplo, los pequeños artículos hechos a mano se venden bien en la tienda, pero los artículos mayores como los muebles se venden poco. Sin embargo, los artículos mayores se venden bien en el canal de venta al por mayor. El equipo es muy útil para mantener y organizar este tipo de información.

Hacer que los equipos sean accesibles para todos Más de 500 millones de personas en todo el mundo tienen una discapacidad o dificultad permanente, así que más pronto o más tarde, probablemente encontrará a alguien entre sus compañeros, alumnos, administradores, familiares y amigos que pueda beneficiarse de la tecnología accesible. A eso hay que agregar el número de personas que presentan dificultades temporales por enfermedad o accidente, y las personas que van envejeciendo, y está claro que la mayoría de las organizaciones tendrán empleados y clientes con discapacidades.

Mejorar la productividad Ofrecer a las personas tecnología accesible que pueda ajustarse a sus necesidades aumenta la productividad, la satisfacción del trabajo y la moral. El significado de “accesible” varía de una persona a otra. Al elegir una tecnología, es esencial tener en cuenta las diversas necesidades y preferencias de todas las personas que utilizan esa tecnología, no sólo los “casos especiales”. Para algunos, tecnología accesible puede significar simplemente cambiar fácilmente el tamaño de las fuentes y los iconos, los colores, los sonidos y la velocidad del cursor del mouse en su PC. Para otros, pueden ser necesarios productos adicionales de tecnología de ayuda para que puedan tener acceso a un equipo. La tecnología accesible engloba tres elementos: ● Características de accesibilidad. Un sistema operativo y software que incluyan características de accesibilidad, que le permitan ajustarlos y personalizarlos a sus propias necesidades de accesibilidad. ● Productos de tecnología de ayuda. Productos de tecnología de ayuda compatibles elegidos específicamente para dar cabida a la discapacidad de un individuo o a varias discapacidades. ● Compatibilidad. Un sistema operativo y software que son compatibles con un tipo específico de producto de tecnología de ayuda.

Una característica de accesibilidad es una opción existente dentro de un producto que le permite ajustar las opciones del producto a sus necesidades de accesibilidad personales; por ejemplo, visión, auditiva, movilidad, lenguaje y necesidades de aprendizaje. Los productos de tecnología de ayuda (también conocidos como “ayudas de accesibilidad”) se refieren a determinados productos desarrollados para funcionar con el sistema operativo de un equipo y dar cabida a determinadas dificultades. Los productos de tecnología de ayuda se eligen específicamente para resolver la discapacidad, o varias discapacidades, de forma que una persona pueda tener acceso de manera efectiva a un equipo. Es fundamental que la tecnología de ayuda sea compatible con el sistema operativo y otro software. La tecnología de ayuda puede incluir productos como otro tipo de dispositivo señalador en lugar de un mouse, o un sistema dotado de una pantalla Braille y un lector de pantalla. No todos los usuarios con necesidades de accesibilidad requieren productos de tecnología de ayuda. Como la tecnología de ayuda no se puede agregar simplemente a un equipo (debe ser compatible con el sistema operativo del equipo y con otros productos de software adicionales), debe seleccionar software que sea accesible.

Mejorar la colaboración y la comunicación La tecnología accesible permite a los individuos compartir documentos y colaborar en proyectos, así como comunicarse entre ellos. Cuando todos tienen la capacidad de personalizar sus equipos para satisfacer sus necesidades individuales, pueden comunicarse más fácilmente con otras personas. Por ejemplo, la gente que puede modificar la forma en que se les presenta la información de manera visual, sonora y táctil (en el caso de texto en Braille), puede comunicarse con otras personas de manera más fluida. Con software de productividad también es más sencillo colaborar en proyectos. Veamos los ejemplos de Nuria, Miguel, José y Carla, que pueden comunicarse por correo electrónico y mensajería instantánea. Antes, José y Miguel necesitaban un intérprete para comunicarse, ya que Miguel utiliza el lenguaje de signos y José es ciego. Carla, que conoce un poco el lenguaje de signos, no puede hacer signos con su brazo escayolado. Carla y Miguel pueden seguir comunicándose a través de sus equipos mientras Carla se recupera. Miguel y José pueden comunicarse directamente en línea sin un intérprete, ya que ambos se sienten cómodos utilizando el correo electrónico. Para las discusiones en tiempo real utilizan la mensajería instantánea. Además de tener una comunicación más sencilla con sus amigos, Juan puede colaborar en todo con el resto de su grupo en la escritura y modificación de un plan comercial mediante su software lector de pantalla.

Otra ventaja de utilizar el mismo sistema operativo y software de productividad en toda la organización es que los usuarios con discapacidades pueden utilizar fácilmente otros equipos de la organización. Hay ocasiones en las que la gente debe utilizar un equipo que no es el suyo; por ejemplo, al dar una presentación, al asistir a un curso o cuando se utiliza un laboratorio informático. Como todos los equipos disponen del mismo sistema operativo y el mismo software de productividad, las personas con necesidades de accesibilidad pueden utilizar otra máquina de la organización, ya sea de forma temporal para un curso o de manera permanente para reemplazar hardware obsoleto o defectuoso. Esta flexibilidad reduce los costos y aumenta la productividad. Con un sistema operativo accesible, las personas que tienen necesidades de accesibilidad específicas pueden guardar su configuración de perfil, incluyendo las opciones de accesibilidad, de forma que cuando inicien sesión en otra máquina de la red se aplique automáticamente su configuración. Los equipos que no incorporan accesibilidad impiden o interrumpen las actividades de las personas que necesitan esas funciones, lo que redunda en pérdida de tiempo y dinero.

La tecnología en la empresa y la educación Los equipos se utilizan en muchos trabajos en la sociedad actual. En las cajas de los supermercados o de las tiendas de ropa se utilizan equipos para leer los códigos de barras y los precios totales. El personal de almacén introduce el inventario en bases de datos. Los camareros de los restaurantes utilizan equipos para comunicarse con la cocina. Los contables utilizan equipos para mantener los asientos y las hojas de cálculo. Los oficiales de policía utilizan equipos para tener acceso a información y ayudar en las investigaciones. Algunas personas tienen trabajos relacionados directamente con la industria informática. Estas personas pueden trabajar en la industria de software o de hardware, o pueden trabajar para cualquier compañía que necesite una persona o un equipo de personas que ayude a la empresa a administrar y mantener su red, su sitio Web o incluso sus equipos. Estas personas suelen llamarse profesionales de Tecnología de la información (IT). La tecnología abarca tantas industrias y profesiones en la actualidad que los conocimientos informáticos son cada vez más importantes para los alumnos que desean encontrar un puesto de trabajo. En esta sección se describen las posibles carreras en la industria informática y en otras industrias que utilizan equipos para su funcionamiento diario.

Profesionales de IT El término Profesional de IT abarca a una amplia variedad de trabajadores. Algunas personas crean el hardware, otras crean el software, y otras ayudan a integrar el hardware y el software. A continuación se indican algunas descripciones funcionales incluidas bajo la categoría de Profesional de IT.

Ingeniero de hardware Las personas que diseñan y crean los distintos componentes de hardware de los equipos suelen ser ingenieros especializados en hardware de equipos. El ingeniero de hardware puede crear nuevos periféricos u otros dispositivos, como chips de equipos, que utilizan tecnología informática. Un ingeniero de hardware debe entender cómo crear los chips de los equipos y cómo integrar los diversos componentes en un sistema que funcione.

Profesionales de soporte técnico Las personas que tienen el puesto de Profesional de soporte técnico abarcan desde el técnico de soporte que responde al teléfono cuando usted tiene algún problema para configurar el nuevo equipo hasta el consultor que piensa cómo integrar el hardware más reciente en un sistema informático existente. Los profesionales de soporte técnico resuelven diversos problemas. Un profesional de soporte técnico debe tener don de gentes, capacidades analíticas, paciencia y perseverancia, así como conocimientos del hardware y el software de los equipos.

Desarrollador/Programador Un desarrollador (o programador) es una persona que diseña y desarrolla software. El software puede realizar tareas tan sencillas como mostrar un logotipo en la pantalla de un equipo o puede ser un sistema operativo completo que indique al equipo cómo debe reaccionar en diversas situaciones. Los desarrolladores diseñan software para públicos diversos; el software puede ser específico de un sector, como una aplicación farmacéutica que advierta a los farmacéuticos de las interacciones de una medicina para un cliente, o puede ser genérico, como una aplicación de procesamiento de textos que le permita escribir e imprimir texto. Los desarrolladores y programadores de software utilizan diversos programas, escritos en lenguajes de programación especiales, para indicar al equipo cómo debe reaccionar ante diversas entradas de datos o comandos. Un desarrollador debe tener sólidos conocimientos de matemáticas y lógica, así como una instrucción en informática y lenguajes de programación.

Comprobador de software Una vez que el desarrollador ha escrito el software, hay que probarlo para asegurarse de que hace realmente aquello para lo que fue diseñado y que no se produzcan acciones inesperadas. Muchos desarrolladores realizan ellos mismos sus propias comprobaciones. De hecho, gran parte de las comprobaciones puede automatizarse mediante software. Pero en muchos casos se necesita una persona o un grupo de personas para probar una aplicación de software.

Estas personas están especialmente entrenadas en el uso de software de comprobación y en asegurarse de que el software funciona correctamente. Los comprobadores deben mantener una documentación precisa del procedimiento de comprobación de manera que si se encuentra algún error puedan explicar al programador dónde y cuándo se produce el error. El comprobador debe ser capaz de replicar los errores, si se encuentran, y de corregirlos.

Administrador de sistemas Un administrador de sistemas mantiene el funcionamiento diario del sistema informático de una organización. Puede ser desde un único equipo pequeño donde las tareas administrativas son uno de los diversos trabajos del administrador hasta un conjunto muy grande y complejo de equipos, servidores y otro hardware donde el administrador de sistemas debe asegurarse de que todo funciona correctamente. El administrador de sistemas debe estar muy familiarizado con los problemas de seguridad y los problemas básicos de los usuarios. Él o ella asigna los Id. de usuario y las contraseñas, concede permiso a los usuarios para utilizar diversos recursos informáticos y se asegura de que el sistema funciona de manera eficiente. En general, es necesario tener una titulación o alguna certificación en informática para poder trabajar como administrador de sistemas.

Administrador de bases de datos Un administrador de bases de datos es un especialista que diseña, implementa y mantiene bases de datos, normalmente utilizando software especializado de bases de datos. La base de datos puede ser algo pequeño, como una lista de contactos, o puede ser tan grande como una lista de todos los clientes de un fabricante importante y sus compras durante los cinco últimos años. El administrador de bases de datos tiene que analizar el tipo de base de datos necesario para almacenar la información, implementar el diseño y mantener la base de datos a medida que se agregan nuevos registros. Un administrador de bases de datos debe tener conocimientos de lógica, diseño de bases de datos, administración de bases de datos y seguridad.

Profesional certificado Como la industria informática ha crecido tan rápidamente, hay escasez de profesionales de IT cualificados para cubrir todos los nuevos puestos que ofrece la industria. Las empresas tienen dificultades para determinar exactamente quién está cualificado para desempeñar un trabajo técnico y quién simplemente dice que tiene los conocimientos necesarios. Para ayudar en este problema, algunas compañías y organizaciones han puesto en marcha programas de certificación. Empresas como Microsoft, Cisco, Novell y CompTIA han creado programas de pruebas en los que los profesionales de IT pueden realizar una serie de exámenes y obtener el certificado de la compañía como expertos en los campos correspondientes. Los profesionales de IT pueden elegir entre diversos programas de certificación, cada uno de los cuales tiene sus propios requisitos únicos. Si le interesan los programas de certificación, busque en Internet para encontrar más detalles.

Los equipos en las carreras profesionales Si bien muchas carreras están implicadas directamente en los equipos, muchas más utilizan equipos en su funcionamiento cotidiano. En muchos países es necesario tener conocimientos básicos de los equipos y de la tecnología relacionada para poder entrar en la mayoría de las carreras profesionales. Conocimientos básicos del teclado y de la entrada de datos, conocimiento de software de hoja de cálculo y de procesamiento de textos, y estar familiarizado con el correo electrónico e Internet son algunos de los conocimientos mínimos que todos los alumnos deben tener para poder iniciar una carrera profesional en la sociedad tecnológica actual. En la próxima sección se describen formas en las que la tecnología puede simplificar su trabajo y ayudarle a enseñar a sus alumnos acerca de los equipos al mismo tiempo.

La tecnología en la educación Desde que Sócrates se sentara con sus alumnos, los profesores han estado intentando descubrir formas más eficientes de enseñar. En el siglo pasado han surgido diversas tecnologías en la enseñanza. El inventor Thomas Edison estaba convencido de que su tecnología de imágenes móviles sería un gran adelanto en la educación. Y de hecho, las tiras de imágenes y otros sistemas de vídeo son muy útiles en la presentación de temas nuevos y únicos. Cada nueva tecnología educativa iba a ser la que mejorara la educación para siempre. Sin embargo, la adaptación a las nuevas tecnologías ha sido difícil para las escuelas y los profesores por diversos motivos. No todas las escuelas tienen los recursos necesarios para proporcionar los equipos y la tecnología, y con frecuencia los profesores no tienen los conocimientos necesarios para enseñar tecnología. También está el hecho de que cada alumno aprende de manera diferente a los demás. No existe ninguna solución que satisfaga a todos. Hoy en día hay nuevas combinaciones de tecnologías que han cambiado la forma de aprender de los alumnos y las ventajas de los equipos para la educación son cada vez más obvias. Las escuelas tienen como prioridad dotar de fondos a los laboratorios de informática e incluir equipos en el aula. La enseñanza de la tecnología cada vez más forma parte de los conocimientos necesarios, los profesores están siendo entrenados en software que facilitará sus trabajos y los alumnos están utilizando la tecnología para ayudarles con los deberes de casa. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de cómo se utilizan los equipos con otras tecnologías para ofrecer un aprendizaje rico.

Lectura Los equipos son excelentes herramientas para los ejercicios de lectura. No sólo puede seleccionar el estilo y el tamaño del texto, sino que también puede ajustar otros parámetros para hacer de la lectura algo menos arduo. Existen programas de software que le permiten utilizar un equipo como ayuda para la lectura rápida y para el desarrollo de habilidades de lectura. Puede combinar gráficos, animaciones y audio con un programa de lectura para enseñar a alumnos de todas las edades y estilos de aprendizaje.

Escritura El software de procesamiento de textos hace que sea muy fácil crear todo tipo de proyectos de escritura. Por ejemplo, puede crear historias en serie en las que un alumno da comienzo a la historia y luego la pasa a otro alumno. Los alumnos pueden compartir el mismo equipo o pueden enviar la historia por los equipos conectados en red a medida que la escriben. También pueden utilizar la red para criticar el trabajo de los demás de forma anónima. Cuando se une esta idea con Internet, los alumnos pueden colaborar con otros alumnos de todo el mundo y crear historias con sabor internacional, ya que los alumnos aportan aspectos únicos de sus propias culturas.

Matemáticas Hoy en día existe excelente software para ayudar a los alumnos mediante series de ejercicios repetitivos y ejercicios prácticos de matemáticas. También puede utilizar gráficos del equipo como ayuda para explicar problemas tanto sencillos como complejos. Por ejemplo, pueden utilizarse gráficos tridimensionales para ayudar en los temas de geometría. También puede hacer que los alumnos creen sus propios ejercicios de matemáticas para que los hagan otros alumnos. Los equipos pueden ayudar a los alumnos a resolver problemas tan sencillos como sumar manzanas o tan complejos como trazar las trayectorias de aterrizaje en la luna.

Biología Los alumnos pueden utilizar el equipo para realizar disecciones virtuales y explorar los órganos internos de diversas especies. Pueden utilizar PowerPoint para presentar los datos que encuentren al resto de la clase.

Química Puede utilizar equipos para simular multitud de experimentos de manera segura, sin el gasto que supone utilizar productos químicos reales. Si un alumno desea saber lo que ocurre cuando se agrega agua al zinc, puede realizar ese experimento en el equipo sin preocuparse por la explosión y el incendio resultantes.

Ecología Mediante un equipo puede configurar y supervisar entornos virtuales que van desde desiertos a selvas, todo ello en la misma habitación. Puede ajustar la escala temporal para observar los resultados de sus acciones con el transcurso de los años en sólo una hora en el aula. Puede explorar diversos hábitats de todo el mundo si busca en Internet e intercambia correo electrónico con alumnos que viven en distintas regiones del mundo.

Geología Existe software informático que permite a los alumnos observar realmente la deriva de los continentes y la formación de continentes nuevos. Puede observar cómo se forman los distintos estratos de roca, y cómo se crea un volcán y por qué entra en erupción. Puede visitar sitios Web que supervisan volcanes activos de todo el mundo. Puede ver simulaciones de las causas de los terremotos y consultar después sitios Web para obtener información actualizada sobre terremotos reales.

Arte Puede recorrer museos de todo el mundo desde su equipo. Los artistas en ciernes pueden utilizar el equipo para crear sus propios gráficos, carteles, vídeos, boletines y otras piezas de arte.

Música Puede utilizar el equipo para crear sus propias canciones imitando virtualmente cualquier instrumento, incluso orquestas enteras. Combine su música con otros medios (como visuales) y cree obras de arte. Los alumnos también pueden integrar imágenes digitales (en movimiento y estáticas) con audio y texto, creando sus propios vídeos musicales.

Investigación integrada Suponga que es un profesor y asigna a sus alumnos un tema para investigar, y después les ofrece un equipo que tenga acceso a toda la información de investigación que necesiten. Los alumnos utilizan el equipo para tener acceso a artículos de investigación, programas de vídeo, texto de charlas de expertos y una gran variedad de materiales útiles. Los alumnos incluso podrían ponerse en contacto con otros alumnos de todo el mundo que estuvieran investigando un proyecto similar. Cada alumno tendría acceso al tipo de material que prefiriera utilizar a la hora de aprender. Mientras los alumnos hacen sus investigaciones, usted ya no tiene que presentar materiales rutinarios a toda la clase y puede dedicar su tiempo a alumnos individuales, dándoles la preparación que necesitan para completar sus proyectos. Ese tipo de situación no es un sueño. Puede conseguirlo fácilmente con los materiales existentes hoy en día. Existe software educativo sobre cualquier tema. Incluso puede conseguir software que le permita crear sus propios programas educativos y personalizar la enseñanza para cada clase o incluso para alumnos individuales.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido la historia y el futuro de los equipos, las muchas formas en que se utilizan los equipos en la vida moderna, cómo es posible hacer que los equipos sean accesibles para personas con discapacidades, y cómo se utilizan los equipos en la empresa y en la educación.

Ejercicio corto 1

¿Cuándo produjo IBM su primer equipo personal?

Según Gordon Moore, ¿con qué frecuencia se suponía que los chips de los equipos duplicarían su capacidad y su velocidad?

¿Qué es la “tecnología accesible” y por qué es tan importante?

¿Qué hacen los administradores de sistemas en el campo de la tecnología de la información?

¿Cómo se está utilizando la tecnología en la educación?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: para descubrir más acerca de la historia de los equipos, inicie

el explorador de Internet y seleccione Archivo, Abrir. Escriba la siguiente dirección de Internet en el cuadro de texto: http://www.computerhistory.org/ (en inglés) y haga clic en Aceptar. Entrará en la versión en línea del Computer History Museum, que alberga una de las mayores colecciones de artefactos relacionados con los equipos, documentos, películas y fotografías. Explore la cronología y las numerosas exposiciones virtuales. Descubra lo que pueda acerca del “Aritmómetro de Thomas”. Ejercicio 2: si es necesario, inicie el explorador de Internet y seleccione

Archivo, Abrir. Escriba la siguiente dirección de Internet en el cuadro de texto: http://www.microsoft.com/spain/accesibilidad/ o http://www.microsoft.com/latam/accesibilidad/. Ahí puede aprender todo acerca de la tecnología de ayuda y los esfuerzos de Microsoft por hacer que la tecnología sea accesible para todos los usuarios.

LECCIÓN 2

Hardware y software de los equipos Ahora que ya sabe un poco sobre la historia de los equipos y cómo resultan útiles en diversas situaciones laborales de todo el mundo, esta lección le enseñará de lo que se compone el equipo personal (PC) de hoy en día. Conocerá el hardware básico de los equipos, y la importancia de mantener seguros el equipo y sus datos. Después se explicará todo acerca de los sistemas operativos (el software que hace posible que pueda utilizar su equipo), centrándose en Microsoft® Windows XP. Por último verá información acerca del software de aplicaciones y cómo funciona una red de equipos.

Partes y dispositivos de almacenamiento de los equipos La mayoría de los equipos del mercado actual tienen los componentes siguientes: un procesador, RAM, un monitor, una unidad de disco duro, un teclado, un mouse (ratón), una unidad de CD-ROM, una tarjeta de sonido y un módem. Además, quizás desee o necesite componentes que no forman parte del paquete de su equipo, como una unidad de DVD, una unidad Zip, una impresora y un escáner. En el resto de esta lección se explica qué son estos componentes, llamados normalmente periféricos, y cómo se utilizan.

Un mouse La mayoría de los equipos vienen con un mouse. Un mouse no es más que un dispositivo señalador que sirve para seleccionar elementos en la pantalla. Algunos diseños son diferentes, incluido el mouse con una pequeña rueda con la que puede hacer algunos trucos más. Una alternativa al mouse es una bola de seguimiento, un soporte fijo que contiene una bola que usted desliza con las yemas de los dedos. Los equipos portátiles ofrecen otra alternativa, el teclado táctil: se trata de una superficie sensible a la presión integrada en la consola del teclado. Le permite mover el cursor moviendo el dedo por el propio teclado táctil.

Este mouse está diseñado para adaptarse a la forma de una mano humana y contiene una rueda que ofrece funcionalidad adicional.

Teclados El teclado es una de las formas básicas de introducir información en un equipo, por lo que la mayoría de los equipos tienen uno, excepto algunos tipos de dispositivos de mano. Si ha utilizado una máquina de escribir, podrá utilizar el teclado de un equipo. Los teclados pueden tener diferentes estilos. El teclado de Microsoft que se muestra debajo tiene un diseño ergonómico que reduce la tensión muscular y de los tendones de las muñecas, los brazos y los codos.

El teclado optimizado ayuda a reducir la tensión en las muñecas, los brazos y los codos.

Monitores Los monitores son obligatorios, por lo que suelen incluirse como equipamiento estándar, aunque no siempre es así. Hoy en día hay monitores de todas las gamas de precios. La mayoría de la gente cree que cuanto más grande sea el monitor mejor será, siempre y cuando entre dentro de su presupuesto. Por supuesto, cuanto más grande, más caro, pero en la actualidad un monitor de 17 pulgadas no cuesta mucho más que uno de 15 pulgadas y la diferencia merece la pena. Cuanto más espacio tenga en la pantalla, más fácil será trabajar con las aplicaciones en el equipo. Sin embargo, recuerde que cuanto mayor sea la pantalla, más grande será el tubo. Un tubo mayor ocupa más espacio en la mesa. (Muchos fabricantes ofrecen monitores de tubo corto que no consumen mucho espacio en la mesa.)

No es de lujo, pero este típico monitor es todo lo que necesita. Cuando tiene poco espacio en la mesa, una buena opción es la pantalla de panel plano, o monitor LCD. Un LCD es un monitor sin tubo que utiliza una tecnología de cristal líquido. Estos monitores requieren mucho menos espacio en la mesa, y la ausencia de un tubo de imagen significa que consumen menos y disipan menos calor. Cuesta más que un monitor tradicional, pero los precios están bajando.

Unidad de disquete Se incluye de serie en la mayoría de los equipos. Durante muchos años, el disquete era la forma de dar a alguien un documento de su máquina. Copiaba la información al disquete y entregaba el disquete. Después vinieron Internet y las redes, que son formas nuevas y cómodas de intercambiar información. Las unidades de disquetes son una forma habitual de hacer copia de seguridad de los archivos.

Unidad de CD Casi todos los equipos tienen unidades de CD de serie. Hoy en día, la mayor parte del software viene en CD, como ocurre con todos los principales programas de aprendizaje, juegos y herramientas de referencia como Microsoft Encarta, una enciclopedia. Una unidad de CD también le permite utilizar CD (abreviatura de disco compacto) con su equipo. Las unidades de CD se clasifican según la velocidad a la que pueden tener acceso a la información del CD, que se indica mediante un número como 12x, 20x, 32x ó 40x, que significa “velocidad 40”. Hay dos tipos de unidades de CD: de sólo lectura y grabable. Con el modelo de sólo lectura no puede guardar o almacenar su propia información en un CD normal. Esa unidad de CD es el equivalente en un equipo a una grabadora estéreo que también puede contener texto y gráficos. Las unidades de CD grabables le permiten copiar información como si se tratara de disquetes.

Tarjetas de sonido Una tarjeta de sonido es como el amplificador estéreo de casa, aunque hace mucho más. A menos que abra el equipo, no verá su tarjeta de sonido y si no tiene ninguna, no podrá oír ninguno de los sonidos que un equipo es capaz de generar. La mayoría de los equipos están dotados de tarjetas de sonido. La descripción de una tarjeta de sonido puede resultar confusa, debido a las numerosas características difíciles de comprender: bibliotecas MIDI, interfaz MIDI, capacidades de muestreo y velocidades de reproducción de audio. A pesar de la jerga tan confusa, desea una tarjeta de sonido que acepte los estándares y las características más recientes si es posible. Cuando un equipo se describe como PC multimedia, incluirá una tarjeta de sonido. Si no va a comprar un equipo nuevo o si simplemente va a actualizar la tarjeta de sonido existente, busque las características más comunes entre las distintas marcas.

Altavoces Con una tarjeta de sonido, una unidad de CD y altavoces, puede reproducir CD de audio normal en su equipo y disfrutar de otras muchas características de audio que ofrecen las aplicaciones de su equipo. Pero como ocurre con su equipo estéreo, no podrá oír nada a menos que tenga altavoces. Lo más probable es que su equipo tenga altavoces. Hay altavoces de todos los precios, pero incluso los más económicos funcionan bien. Los altavoces se conectan en la parte posterior del equipo y son similares a los que se muestran a continuación.

Con estos altavoces puede oír música y otro audio especial, así como los avisos diarios y los sonidos de advertencia que emite su equipo.

Unidades de disco duro: espacio de almacenamiento para sus creaciones en el equipo Hoy en día prácticamente no se conoce ningún equipo sin una unidad de disco duro. La unidad de disco duro es una parte física del equipo donde usted guarda todo su trabajo para tener acceso al mismo en otro momento. Para los usuarios nuevos, las unidades de varios gigabytes que hay actualmente son más que suficientes, pero algunos usuarios se quedan sin espacio en disco y necesitan ampliar su espacio digital con unidades de disco duro de mayor capacidad. Por ejemplo, los artistas gráficos y los fotógrafos pueden utilizar fácilmente 40 megabytes de espacio en disco para una única imagen y algunos programas necesitan varios cientos de megabytes de espacio libre para poder funcionar. Si va a trabajar mucho con fotografías, quizás necesite una unidad de disco mayor o quizás desee probar las unidades Zip, que se describen en una sección posterior.

RAM: memoria a corto plazo que puede comprar Todos los equipos vienen con memoria interna, llamada RAM, que es el acrónimo de memoria de acceso aleatorio. La RAM se confunde a veces con el almacenamiento en disco duro, que es algo completamente diferente. Su equipo necesita tener RAM para poder ejecutar programas. No es necesario que conozca ahora todo en profundidad, pero si va a elegir un nuevo equipo, busque uno que ofrezca al menos 128 megabytes de RAM para poder trabajar de manera efectiva en Internet. Si su equipo tiene menos, no funcionará tan deprisa, pero siempre y cuando tenga suficiente memoria como para ejecutar el software que desea, el equipo funcionará correctamente. Para el software actual, el mínimo suele ser 64 megabytes.

Unidades Zip Una unidad Zip es la versión más reciente de una unidad de disquetes. Las unidades Zip, que algunas veces vienen integradas en los equipos nuevos, utilizan un disco Zip que es el doble de grueso que un disquete y puede almacenar 100 megabytes de información (250 megabytes en el caso del modelo más reciente), lo que representa unas 80 veces más que un disquete normal. Puede considerar la posibilidad de utilizar una unidad Zip si va a trabajar con muchas fotografías que ocupan mucho espacio de disco para cada imagen. Estas unidades también ofrecen una forma cómoda de hacer copias de seguridad de todos los archivos importantes que desee conservar.

Módems Los módems están tan extendidos en la actualidad como los equipos y normalmente están integrados en ellos. Debe tener un módem para poder conectarse a Internet, por lo que debe asegurarse de que su equipo tiene uno. Si utiliza líneas telefónicas para el acceso a Internet, la velocidad típica de un módem doméstico es de 56 K. Si su equipo no tiene uno instalado internamente, puede adquirir un módem externo, que se encuentra cerca del equipo en lugar de estar dentro de él. Los módems externos están muy difundidos y requieren una instalación mínima. Si utiliza cable o una línea dedicada para el acceso a Internet, necesitará un módem especializado. Son mucho más rápidos que los módems diseñados para las líneas telefónicas, pero también son más caros.

Impresoras En el mercado hay cientos de impresoras diferentes de muchos precios. La tecnología de las impresoras ha avanzado considerablemente en los últimos 10 años, por lo que incluso una impresora económica puede producir resultados impresionantes. Algunos paquetes de equipos nuevos incluyen una impresora. Las impresoras son fáciles de comprar y de instalar si el equipo que usted compra no tiene ninguna.

Las impresoras se distinguen por sus características, calidad y velocidad de impresión; es decir, por el número de páginas que pueden imprimir por minuto. Las impresoras más utilizadas para uso doméstico son las de inyección de tinta. Las impresoras de inyección de tinta imprimen las páginas pulverizando una fina capa de tinta en la página y son las que suelen utilizarse para la impresión a color. Las impresoras láser, aunque son más caras, son más rápidas y suelen ofrecer mayor calidad; la mayoría de los modelos sólo permiten imprimir en blanco y negro. Las impresoras láser a color pueden resultar muy caras. También puede encontrar máquinas multipropósito que imprimen, envían y reciben faxes, hacen fotocopias y digitalizan. Si necesita todas estas características, consulte con una tienda de informática local o vea las revistas especializadas para aprender más acerca de las características y sus contraprestaciones.

Impresoras láser Las impresoras láser, que han sido durante mucho tiempo el estándar para los usuarios profesionales y corporativos, son rápidas y eficientes, y suelen ser mucho más rápidas que las impresoras de inyección de tinta. Algunas impresoras láser pueden imprimir 32 ppm (páginas por minuto), que es sorprendentemente rápido. También ofrecen varias bandejas para distintos tamaños de papel y otras muchas características. Si tiene una pequeña empresa que necesita rapidez para imprimir o facturar, o si espera utilizar la impresora para un sistema de publicación comunitario para un club o un grupo, con este tipo de impresora conseguirá los resultados más rápidos. Sin embargo, a menos que compre una costosa impresora láser a color, está apostando por la impresión en blanco y negro únicamente.

Impresoras de inyección de tinta Las impresoras de inyección de tinta son las que suelen utilizarse para uso doméstico. Ofrecen capacidades de color, y de blanco y negro, pero su velocidad no puede compararse con la de las impresoras láser. Los modelos más baratos pueden tardar más de un minuto en imprimir una página llena de texto. Pero para la mayoría de la gente, sus ventajas compensan sus inconvenientes.

Joysticks para el futuro conductor o piloto de coches de carreras Los equipos se han convertido en excelentes consolas de juego y algunas incorporaciones de hardware pueden hacer que disfrute aún más de los juegos. Puede encontrar varios tipos diferentes de dispositivos de juego, incluyendo joysticks. Como ocurre con todos los periféricos de los equipos, hay una gran variedad de precios, pero un joystick estándar es relativamente barato. Los joysticks sencillos constan de un único poste fijado en la base como una palanca que puede mover en todas las direcciones. Probablemente habrá visto alguno en una silla de ruedas eléctrica que permite al conductor controlar la dirección con un movimiento mínimo. Si piensa “aprender a volar” con Microsoft Flight Simulator, es necesario un joystick.

Este joystick le permite tener control con los videojuegos. Además de los joysticks, puede encontrar también volantes con salpicaderos si desea probar con un juego de carreras de coches. Los dispositivos más recientes incluyen vibración; cuando ocurre algo en la pantalla, el dispositivo vibra y usted siente las sacudidas y los movimientos del juego que está utilizando.

Ahora en pantalla: una película en la unidad de DVD No se preocupe de los detalles técnicos: una unidad de DVD le permite ver películas enteras en su equipo ¡e incluso no tendrá que rebobinar! Si le interesa y su equipo está situado en una sala que permita una buena visibilidad, puede alquilar vídeos, no en cinta, sino en el formato más reciente de las unidades de CD: el DVD. El DVD es la última generación de unidades de CD; un disco DVD puede almacenar unas seis veces más cantidad de información que un CD normal. Las unidades de DVD siguen aceptando discos CD-ROM y CD de audio estándar, por lo que no necesitará una unidad de CD si tiene una unidad de DVD.

Grabadora de CD y DVD Si desea grabar sus propios CD pero su unidad de CD no le permite hacerlo, puede considerar la posibilidad de adquirir una unidad especializada para ese fin. Este tipo de unidad se llama grabadora de CD. Las grabadoras de CD son bastante económicas y fáciles de instalar. Las grabadoras de DVD, más caras, utilizan el formato DVD más reciente, que le permite almacenar más información en los discos.

Escáneres para transferir fotografías al equipo Un escáner se utiliza para copiar una imagen o una página para almacenarla y verla en el equipo. Normalmente, los escáneres parecen pequeñas fotocopiadoras, con una placa de cristal (la placa donde se pone la copia) y una superficie de goma gruesa encima.

Utilice un escáner como éste para transferir fotografías en papel al equipo. Los escáneres son muy útiles si tiene muchas fotografías que desea conservar o compartir con otras personas. También son útiles si tiene mucho texto escrito que desea almacenar en el equipo. Los escáneres incluyen ahora software de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que lee el texto de la página y lo convierte en un archivo de texto. No funciona muy bien con texto escrito a mano; si desea utilizar un escáner para convertir las cartas mal escritas por su hermano en algo legible, no utilice un escáner.

Necesidades especiales ¿Qué ocurre cuando alguien no puede utilizar un teclado o un mouse estándar? ¿Y si alguien no puede leer bien el contenido de la pantalla o escuchar las indicaciones de audio del equipo? Algunas compañías pequeñas han creado toda una gama de hardware para necesidades especiales. Si tiene dificultades visuales o auditivas, o si sufre de artritis o parálisis parcial, existen algunas alternativas útiles y bien pensadas. Algunas opciones para necesidades especiales están integradas en Windows, además de existir multitud de opciones de hardware y software. La gama de opciones es casi tan amplia como la gama de necesidades especiales. Para encontrar la mejor solución de software y hardware, pregunte a su especialista o a su gerontólogo local para obtener más información al respecto. Cuando llegue al Web, también encontrará una enorme cantidad de recursos donde elegir.

Nota Windows XP incluye Opciones de accesibilidad que resuelven muchas necesidades informáticas especiales. Visite http://www.microsoft.com/spain/accesibilidad/ o http://www.microsoft.com/latam/accesibilidad/ para ver detalles acerca de cómo tener acceso a estas características y para obtener más información acerca de otros productos de accesibilidad.

Otros accesorios Además de todo lo que suele conectarse a un equipo, existe una cantidad impresionante de accesorios de otro tipo. He aquí algunas de las cosas que pueden llamar su atención. Si se trata de un aparato eléctrico, existen muchas posibilidades de que algún modelo pueda conectarse a su equipo. He aquí una lista parcial: ● Algunos tipos de teclados musicales conocidos como teclados MIIDI o teclados compatibles con MIDI pueden conectarse a su equipo para que pueda grabar una actuación, editarla y reproducirla. ● Los juguetes robóticos le permiten crear un robot, programarlo en su PC y dejar que ande por la casa ejecutando sus instrucciones. ● Es posible conectar cámaras de video digital a su equipo y así podrá transferir imágenes a o desde su PC. ● Las cámaras digitales, que son cámaras que toman fotografías instantáneas sin necesidad de película, le permiten transferir las fotografías directamente a su PC. ● Algunas máquinas de coser se conectan a un equipo personal y realizan un trabajo multicolor extraordinario basado en las órdenes que usted ha dado.

Protección de su PC Algunas veces ocurre algo malo, y esto puede pasarle a su equipo. Puede que alguien desee tener acceso a datos que usted no quiera que se vean o puede encontrarse con un virus informático. El disco duro de su equipo puede estropearse o resultar dañado. O puede que un incendio destruya su PC. Todos estos son problemas desagradables con los que se puede encontrar y que pueden ser graves. Afortunadamente, no tendrá que esperar a que ocurra algo malo antes de actuar. De hecho, si actúa antes puede reducir considerablemente los riesgos de seguridad a los que se enfrentan su equipo y su red. Para proteger los datos e impedir desastres tendrá que realizar algunos pasos sencillos. En esta sección veremos los problemas de seguridad con los que puede encontrarse y los pasos que puede realizar para protegerse de ellos.

Qué necesita proteger y por qué Ningún dispositivo está libre de problemas. Su equipo consta de muchas piezas y las piezas se desgastan. O puede que se produzca un desastre, como un incendio o un terremoto. Si esto ocurre, su equipo puede resultar dañado de tal forma que no se pueda reparar, lo que produciría la pérdida de una cantidad considerable de sus datos. Estos datos pueden ser personales, como fotografías de la última reunión familiar, o pueden ser datos del trabajo, como una presentación que pensaba hacer en una conferencia el mes próximo. En ambos casos, la pérdida puede ser cuantiosa. Además de los riesgos que suponen los desastres naturales, los equipos se ven amenazados por usuarios malintencionados, también denominados piratas e intrusos. Los piratas son los usuarios de equipos interesados en tomar el control de su equipo sin su consentimiento. Crean pequeños programas, llamados virus y gusanos, que pueden hacer mucho daño en un equipo desprotegido. El hardware no se verá afectado, pero estos programas pueden borrar muchos de sus datos, bloquear la red o causar otros problemas. Además, puede infectar inadvertidamente otros equipos de la red o los equipos de sus amigos y colaboradores. Los intrusos están interesados en tener acceso a su sistema y robar datos. Es posible tener problemas con piratas e intrusos si está en conexión o si alguien obtiene acceso físico a su equipo.

Qué hacer y qué no hacer para la seguridad de los equipos Como puede ver, hay algunos riesgos cuando se trabaja en el equipo. Afortunadamente, la toma de algunas precauciones sencillas puede reducir estos tipos de riesgos.

Restricción del acceso a su equipo Si almacena datos confidenciales en su equipo, no querrá que nadie pueda tener acceso a esos datos o modificarlos. La forma más sencilla de tener acceso a un equipo es estar físicamente presente en el mismo lugar. Obviamente, si su equipo está en casa, sólo usted y su familia pueden tener acceso a él. Sin embargo, si su equipo está en la oficina, los compañeros y otras personas pueden tener una oportunidad de tener acceso a su equipo. Algunas de estas personas pueden ser simples curiosos. Otras pueden tener unos motivos más siniestros. Si desea restringir el acceso al equipo, tendrá que crear barreras físicas. Un método sencillo y muy efectivo consiste en cerrar con llave la puerta del despacho. Al cerrar con llave la puerta del despacho se impide el acceso local, pero si su equipo está en conexión, otras personas pueden tener acceso a él de manera remota a través de la red. La forma más sencilla de impedir el acceso remoto no autorizado es utilizar una contraseña para su cuenta. Microsoft Windows XP acepta varios usuarios y cada uno de ellos puede tener una cuenta diferente con una contraseña que sólo conoce el propietario de la cuenta. De esta forma, los usuarios no pueden tener acceso a los datos de otras personas a menos que compartan los datos específicamente.

Las mejores contraseñas son las que son difíciles de adivinar. No utilice su nombre, el nombre de un miembro de su familia o su fecha de nacimiento como contraseña. Idealmente, una contraseña debe contener una mezcla de letras, números y signos de puntuación, y debe tener una longitud de ocho caracteres como mínimo. No escriba su contraseña en un papel y la ponga debajo del teclado o de la alfombrilla del mouse. Ahí es donde miran primero los ladrones.

Bloqueo del equipo Si desea alejarse del equipo durante un rato y no quiere que otras personas tengan acceso a él, pero tampoco desea apagarlo, puede bloquear el equipo. Para ello, en Windows XP presione simultáneamente las teclas Windows (la que hay entre las teclas Ctrl y Alt) y L. (Si está utilizando Microsoft Windows 2000 o su teclado no dispone de tecla Windows, puede presionar simultáneamente Ctrl+Alt+Supr y, después, presionar la tecla K.) Esta acción bloqueará el equipo y nadie podrá desbloquearlo si no conoce su contraseña. Cuando vuelva, tendrá que desbloquear el equipo antes de poder trabajar de nuevo en él. Para ello, presione Ctrl+Alt+Supr. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le pedirá la contraseña. Escriba la contraseña y presione ENTRAR; el equipo se desbloqueará y seguirá donde estaba cuando lo bloqueó. Puede buscar y descargar software antivirus en Internet.

Ejecución de software antivirus Los virus informáticos suenan a algo peligroso, y pueden serlo en el caso de un equipo desprotegido. Pueden ser una molestia o pueden ser muy dañinos y hacer que el equipo quede inutilizable. En los casos extremos, lo mejor puede ser reinstalar todo el software del equipo. Pero si lo hace, perderá todos los archivos y los datos. También perderá todas las actualizaciones de software que pueda haber instalado. Para evitar esta situación desagradable, siempre debe ejecutar software antivirus. Existen varios programas antivirus, incluyendo productos de McAfee y Symantec. Basta con instalar un programa antivirus en su equipo y configurarlo para que examine todos los archivos entrantes. Los detalles de la instalación varían dependiendo del producto software que elija, pero todos ellos son fáciles de instalar y de ejecutar. Una vez instalado, el software examinará los archivos en busca de todos los virus conocidos. Como de vez en cuando surgen nuevos virus, no olvide actualizar periódicamente el software antivirus.

Apertura de datos adjuntos de correo electrónico Un medio habitual para la propagación de virus informáticos es mediante datos adjuntos de correo electrónico. Un archivo adjunto malintencionado puede hacerse pasar por uno legítimo. Entonces, ¿cómo saber cuándo se debe abrir un archivo adjunto y cuándo no ? He aquí algunas reglas generales: ● Si el mensaje de correo electrónico procede de alguien que no conoce, tenga especial cuidado. La forma más segura de tratar un archivo adjunto de alguien que no conoce es eliminarlo. Pero si tiene la seguridad de que el archivo adjunto es legítimo, guárdelo en un disco y compruebe su extensión. Si la extensión del archivo adjunto es .exe, .vbs, .js o cualquier otro ejecutable, al abrirlo se ejecutará el programa contenido en el archivo. Si no sabe lo que hace el programa, no lo abra. Examine el archivo adjunto con software antivirus para confirmar que es seguro. ● Si el mensaje de correo electrónico procede de alguien a quien conoce, desgraciadamente eso no significa que sea seguro abrirlo. Es posible que el remitente abriera un archivo adjunto inseguro y que el virus contenido en él, no la persona, enviara el mensaje. Si no espera un mensaje con un archivo adjunto, pregunte al remitente si le envió el archivo y si es seguro abrirlo. ● Si un mensaje le dice que lo reenvíe a todas las personas que conozca, puede tener la certeza de que no es legítimo. No reenvíe ese tipo de mensajes. En el caso mejor, se trata de mensajes no deseados y en el peor de los casos son malintencionados.

Descarga de archivos desde Internet Internet está lleno de archivos interesantes: fotografías, juegos, puzzles, chistes inteligentes, etc. Es muy tentador explorar el Web en busca de todas las aplicaciones que desearía instalar en su equipo. Pero desgraciadamente no todas las descargas disponibles son lo que parecen. Algunas pueden contener un virus, un gusano u otro código malintencionado. Tenga cuidado cuando descargue archivos de fuentes desconocidas, especialmente si usted no es quien inició la descarga. Algunas veces una aplicación malintencionada puede hacerse pasar por una útil, pidiéndole educadamente que la descargue. Debe tener especial cuidado con las ventanas emergentes que aparecen al explorar el Web; algunas de ellas empiezan a descargar una aplicación en su equipo en el momento en que usted hace clic en Aceptar. Si usted no inició la interacción, no descargue nunca una aplicación de ese tipo. Si ha encontrado una aplicación interesante y elige descargarla, guárdela primero en un archivo en la unidad de disco duro. Después, antes de instalarla, examínela con software antivirus. Sólo tardará uno o dos minutos y puede ahorrarle muchos quebraderos de cabeza. Si el resultado de la exploración es bueno, continúe e instale la aplicación.

Uso de macros A medida que trabaje con aplicaciones como Microsoft Word y Microsoft Excel, sin duda alguna descubrirá que las macros son una forma muy eficaz de realizar tareas. Desgraciadamente, esta eficacia puede volverse en su contra. Si recibe un documento que contiene macros y no conoce de dónde procede dicho documento, las macros que contiene pueden realizar acciones no deseables en su equipo. Por eso, es mejor deshabilitar las macros de manera predeterminada y habilitarlas únicamente si se tiene la seguridad de que no son malintencionadas.

Creación de copias de seguridad Cuando crea datos confidenciales o muy importantes, desea asegurarse de que los datos seguirán estando presentes aunque el disco duro de su equipo resulte dañado, un corte del suministro eléctrico haga que se destruya una parte del archivo, un virus convierta el archivo en inutilizable u ocurra cualquier otra calamidad. Para proteger los datos importantes frente a este tipo de hechos, debe hacer copia de seguridad de ellos. Basta con crear una copia del archivo y guardarla en otro lugar seguro. Por ejemplo, si utiliza una hoja de cálculo de Excel para almacenar datos en un equipo del trabajo, puede hacer una copia de esta hoja de cálculo, ponerla en un disquete y llevárselo a casa. Los archivos grandes o que no se modifican con frecuencia pueden copiarse a un CD. No olvide hacer copia de seguridad de los archivos periódicamente; de lo contrario, la copia de seguridad se quedará obsoleta. La frecuencia con la que debe realizar las copias de seguridad depende de la frecuencia con la que cambien los archivos. Por ejemplo, probablemente sólo necesitará una copia de seguridad de las fotografías de las vacaciones, así que una vez que haya hecho la copia de ellas no tendrá que volver a hacerla. Pero si almacena los resultados de los informes semanales en una hoja de cálculo de Excel, tendrá que hacer copia de seguridad de ella cada dos semanas o incluso cada semana.

Definición de los sistemas operativos Un sistema operativo (SO) realmente hace que sea posible y práctico todas esas cosas que hacemos con un equipo personal (PC). En un sentido muy real, podríamos decir que el SO es el equipo personal. Aunque un SO no es hardware, es una pieza de software que funciona con el hardware de una manera tan íntima que realmente las dos piezas juntas, el hardware y el SO, forman lo que llamamos PC. De hecho, esto es lo que hacemos cuando decimos “Microsoft Word funciona en Microsoft Windows XP”. Todos los que oigan la conversación entenderán que el hardware está presente. Pero como existen distintos SO para el hardware de PC, es más adecuado pensar en el SO como en una de las partes vitales del equipo personal. En esta sección se describe detalladamente el sistema operativo y se explica la compleja relación existente entre un equipo y un sistema operativo.

El equipo personal y el SO: un trabajo en equipo Para poder escribir software de manera que los primeros equipos personales (PCs) y sus sucesores pudieran florecer, estos equipos tenían que funcionar de ciertas maneras predictibles, respondiendo a determinados comandos predefinidos. Por tanto, muchas características clave de los primeros equipos personales se adoptaron como estándares. Las formas estándar de enviar información al monitor de vídeo significaban que independientemente de las tareas que fuera a realizar y del software que empleara, usted pudiera ver el resultado. Del mismo modo, las formas estándar de enviar caracteres a una impresora significaban que debería poder imprimir cualquier cosa que su PC pudiera producir. Una de esas ironías históricas hizo que este tipo de estandarización (todo el mundo hace las cosas exactamente de la misma manera) convirtiera a la primera familia de PCs (creada por IBM) en equipos de tanto éxito como los equipos personales. Al acordar restringir la naturaleza “hacer cada uno lo suyo” del equipo personal en ciertas formas fundamentales de nivel muy bajo, los primeros fabricantes de software y hardware pudieron comercializar y vender con éxito complementos adicionales para que los equipos pudieran hacer casi de todo. Si desea una analogía, piense en la televisión. Siempre y cuando todo el mundo se ponga de acuerdo en cómo funciona la televisión como un conjunto, usted y yo podemos ver el canal que queramos. No importa si dos personas de dos casas diferentes están viendo dos programas distintos en canales diferentes. La televisión funciona porque las señales se envían de ciertas formas, cada televisor las recibe de maneras determinadas y se tratan de unas formas estándar dentro del receptor. Así, la televisión es más personal porque sus fundamentos están estandarizados. Por supuesto, el espíritu competitivo significa que no todo el mundo está de acuerdo en cómo deben funcionar las cosas. La gente prueba alternativas y a veces se descubren mejores formas de hacer las cosas. Las nuevas formas se convierten a su vez en estándares, que quedan reemplazados a su vez por estándares nuevos, y así sucesivamente. Con frecuencia también coexisten estándares competitivos o diferentes. Las elecciones que realice pueden estar influidas en gran medida por el conjunto básico de supuestos, qué estándar, resuelve mejor sus necesidades. Así es como terminamos teniendo tantas formas diferentes de mostrar imágenes 3D realistas en un monitor y por qué dos familias diferentes de equipos, la familia PC y la familia Apple Macintosh, pueden tener éxito a la vez. Es importante comprender lo siguiente: en el caso de la tecnología, los acuerdos entre un gran número de personas acerca de cómo ocurrirán determinadas cosas pueden permitir que esas personas individuales tengan en última instancia más opciones para elegir y lo pongan en práctica a su propia manera.

Fundamentos de los sistemas operativos En resumen, un sistema operativo es un intermediario entre el hardware del equipo y las aplicaciones de software que le permite realizar realmente su trabajo. Aunque quizás no esté acostumbrado a verlo de esta forma, el sistema operativo es en realidad software, pero se trata de software que cubre el hueco existente entre el hardware y todo el software restante del equipo: los programas y los datos. Del mismo modo que existen estándares de cómo funciona el hardware de PC, un sistema operativo establece ciertas formas estándar de interactuar con ese hardware. El software no tiene por qué entender todo el hardware existente en el mundo. Sólo tiene que entender el sistema operativo que necesita para poder funcionar. Veamos un ejemplo. Microsoft Word 2002 funciona en Windows XP. En el nivel más sencillo, eso significa que Word puede funcionar en cualquier PC que utilice Windows XP como sistema operativo. Ese equipo personal puede ser de cualquier fabricante. Word seguirá funcionando correctamente. ¿Cómo? Porque los distintos fabricantes de PCs siguen los diversos estándares de hardware de los que hablamos hace un momento y Windows XP puede comunicarse de manera confiable con todo este hardware diferente. Microsoft Word no tiene que conocer la diferencia existente entre un disco duro, un disquete o un DVD grabable. Sólo tiene que saber que el sistema operativo espera ciertos comandos que significan “Aquí hay ciertos datos; almacenarlos en el dispositivo que he seleccionado”. Las personas que escribieron Microsoft Word no sabían nada acerca de las marcas y los modelos de hardware donde se podría ejecutar su software. De hecho, normalmente nunca hablamos de software que “funciona” en hardware específico. En su lugar, decimos que Microsoft Word funciona en Windows XP.

Creación de una relación de colaboración La colaboración entre el hardware del equipo personal y sus sistemas operativos hace que la revolución informática siga en marcha. El sistema operativo eliminó la limitación imposible que suponía entender y tener en cuenta todos los componentes y programas de PC posibles que alguien pudiera producir. Los fabricantes podían estar seguros de tener éxito si hacían hardware que fuera flexible y compatible con el sistema operativo. Los programadores podían estar seguros de tener éxito si escribían software que funcionara correctamente porque sólo hablaba con el sistema operativo (que se encargó de todas las necesidades de hardware del software, como guardar archivos e imprimir). El éxito desea más éxito, así que los productos disponibles para el equipo personal se diversificaron y se crearon mercados totalmente nuevos.

Como el éxito creció rápidamente y el equipo personal evolucionó, el número de estándares que había alrededor llegó a varios cientos (aunque sólo se pueden contar con los dedos de dos manos los que son verdaderamente importantes). La colaboración entre el hardware y el sistema operativo llegó a ser cada vez más importante. Apareció nuevo hardware, impensable incluso para los primeros visionarios, que nos permitió hacer cosas que nadie pensaba que pudieran hacerse nunca con un equipo personal. A continuación se muestra una breve lista de algunas de las tareas frecuentes para las que utilizamos PCs en la actualidad y que se consideraban ciencia-ficción hace tan sólo una o dos décadas: ● Tomar y trabajar con fotografías digitales que rivalizan con las películas en cuanto a calidad. ● Procesar miles de transacciones a través de una única línea telefónica. ● Permitir que colaboradores de todo el mundo trabajen simultáneamente en el mismo proyecto mientras lo discuten en tiempo real. ●

Editar vídeo digital con calidad de difusión.

● Almacenar una película de alta calidad en un disco plástico de 5 pulgadas. ● Impartir clases totalmente interactivas de universidad viva con el profesor en su oficina y los alumnos repartidos por todo el país. ● Componer, realizar, producir, grabar y distribuir su propia sinfonía sin abandonar su mesa.

A medida que fueron surgiendo nuevos productos y capacidades, la tarea de hacer que todo funcionara de manera conjunta y correctamente recayó en el sistema operativo. Si cree que esa carga ha cambiado mucho los sistemas operativos, está totalmente en lo cierto. Los sistemas operativos de PC han evolucionado tanto que puede ser difícil reconocer que proceden de MS-DOS, el primer sistema operativo de Microsoft, que no se parece en nada al Windows XP de la actualidad. Algunas personas pueden incluso decir que el sistema operativo ha cambiado más que el hardware base de PC. Un tipo de hardware nuevo puede no tener nada que ver con otro, pero todo tiene que funcionar conjuntamente con los componentes básicos que hay dentro del equipo personal. Imagine que intentara controlar las opciones de su cámara digital si su PC tuviera que pensar que era una unidad de disquetes o una impresora. Y suponga que la única forma de obtener información de un documento en otro fuera escribirla a mano. El sistema operativo tenía que crecer para resolver estos problemas.

Qué hace el sistema operativo Ponga todas las piezas del hardware necesario de un equipo personal en una carcasa. Móntelas perfectamente y dispóngalas con sumo cuidado. Compruebe y vuelva a comprobar cada conexión. Compre cada pieza al fabricante más confiable y afamado que pueda encontrar. Gaste tanto dinero como desee. Después enciéndalo. ¿Qué ocurre? <¡BEEP!> Eso es todo lo que consigue. Sólo un sonido y algunos bits de texto en la pantalla que dicen, incluso sardónicamente puede pensar usted, “Vale, me ha puesto todo junto. Qué bien.” Y luego nada. ¿Qué ha olvidado? ¿Por qué no hace nada el equipo? Porque falta todo. La razón por la que el equipo no hace nada es que un equipo no puede hacer nada salvo comprobar que sus piezas principales están conectadas correctamente y aparentemente funcionan. Eso es todo lo que cualquier PC hace sin la ayuda de un sistema operativo (SO). El procesador del equipo es técnicamente el cerebro del hardware, pero no piensa mucho sin un SO. Entonces, ¿qué es un SO, qué hace y por qué es tan importante? Imagine por un momento que le contratan para trabajar en un gran teatro. Se está montando una producción extraordinaria, con un buen vestuario, una música increíble, una rutilante estrella. Suena bien, ¿eh? Sí, si no fuera porque usted es el único miembro del equipo en todo el edificio. Y no sólo esta noche, sino en todas las representaciones. Usted controla el telón, dirige la mesa de sonidos, las luces, mueve todo dentro y fuera del escenario, y ayuda en todos los cambios de vestuario. Usted se encarga del montaje, afina todos los instrumentos de la orquesta y también la dirige, es el apuntador por si alguien se olvida de alguna línea, y es el carpintero y el soldador que monta todos los decorados. También es el diseñador de luminotecnia, el artista escénico, el acomodador; incluso vende las entradas y se encarga de la seguridad. Usted es el director, tuvo que escribir la mayor parte del guión e incluso tiene que entretener a los patrocinadores durante el entreacto. Enhorabuena. Usted es un sistema operativo. Todos los trabajos mencionados, que como verá incluyen todo excepto los actores, es una deliciosa analogía para una de las tareas que el sistema operativo de su PC realiza. Para explicarlo, dividamos algunos de estos trabajos de teatro en dos categorías: “Para la producción” y “Para la audiencia”. Para la producción Carpintero Ingeniero de sonido Electricista Diseñador de decorados Guionista y director Seguridad

Para la audiencia Cortador de entradas Conserje Cantante de salón Acomodador Operador de la mesa de sonido Seguridad

Por supuesto, todo lo que ocurre en un teatro va destinado en última instancia a la audiencia, pero de una forma más directa, gente como el electricista y los diseñadores de decorados trabajan para hacer posible la representación, mientras que el operador de la mesa de sonido y el conserje hacen más agradable la función. Por supuesto, una buena seguridad es importante para todos. La producción depende de ella para ofrecer seguridad a los actores famosos y para asegurarse de que nadie entre sin pagar. La audiencia confía en ella para estar seguros, y para asegurarse de que nadie se comporte incorrectamente y desluzca la función. Lo que usted es a mi teatro es un sistema operativo para el equipo personal. Del mismo modo que los trabajos del teatro, los trabajos del sistema operativo entran dentro de uno de dos grupos posibles. A todas las tareas “Para la producción” las llamaremos tareas del sistema y pondremos todas las tareas “Para la audiencia” en una categoría especial denominada la interfaz de usuario. Todo sistema operativo realiza estos dos tipos de tareas, ya sea según las necesidades del equipo personal propiamente dicho o de las necesidades de la persona que utiliza el equipo. Como en el teatro, todo lo que ocurre en el mundo del equipo personal es en beneficio del usuario, pero una gran parte del tiempo del sistema operativo se dedica a cuidar de esas tareas del sistema que hacen posible la “producción”.

Tareas del sistema Si va a montar un espectáculo y es responsable de todo excepto de la actuación, va a estar ocupado durante mucho tiempo antes de la noche del estreno. El sistema operativo del equipo personal también está muy ocupado desde el principio. Segundos después de encender el equipo, el sistema operativo ya está trabajando. Durante esos segundos, el hardware del equipo está realizando un pequeño conjunto de pruebas automáticas para asegurarse de que puede encontrar todo lo que un equipo necesita, como la memoria, su sistema de vídeo, dispositivos de almacenamiento y un teclado.

Nota Recuerde que los equipos personales eran originalmente un sistema orientado a texto en el que escribía comandos para que ocurriera todo, en lugar de señalar y hacer clic. Históricamente, como el mouse era opcional, la búsqueda de un mouse no forma parte de las pruebas automáticas de encendido, conocidas colectivamente como POST, de la mayoría de los equipos.

Este proceso de encenderse a sí mismo y asegurarse de que está preparado para funcionar se denominaba tradicionalmente inicio.

En cuanto su PC detecta sus dispositivos de almacenamiento, sólo sabe cómo hacer una cosa. Puede mover los cabezales de lectura y escritura del dispositivo a una ubicación predefinida y leer lo que está almacenado allí. Esta ubicación predefinida se llama sector de inicio y lo que hay almacenado allí es un fragmento diminuto de código denominado cargador de inicio. El cargador de inicio es la primera parte del sistema operativo de su PC. No está integrado en el propio disco duro, sino que se escribe como cualquier otro dato cuando se instala el sistema operativo y se configura el disco duro para ese sistema operativo concreto (un proceso conocido como formateo). El código del cargador de inicio se lee del disco y se carga en la memoria, y la unidad central de procesamiento (CPU) del equipo realiza sus instrucciones. Esas instrucciones simplemente indican a los cabezales de lectura y escritura de la unidad de disco duro dónde deben buscar la siguiente parte del sistema operativo. Esa parte sabe cómo cargar las partes siguientes hasta que finalmente todas las partes del sistema operativo se leen del disco en la memoria y se ponen en funcionamiento. Esas tareas subyacentes del sistema nunca dejan de ejecutarse hasta que no se apaga el equipo. ¿Qué está haciendo el sistema operativo? Entre otras muchas cosas, está detectando y configurando todo el hardware que forma parte de su PC, desde la memoria hasta la tarjeta de sonido y los puertos USB. Todo el tiempo que el equipo está encendido, el SO administra todo el hardware, asegurándose de que cada pieza funciona correctamente con todas las demás, sin que haya ningún conflicto. El SO siempre está supervisando los dispositivos de almacenamiento, asegurándose de que independientemente de los datos que haya que leer o que escribir el trabajo se realice correctamente. También está administrando todas las capacidades de red de su PC, comprobando las conexiones y estableciendo qué protocolos de red se utilizarán realmente. Cuando todas estas tareas subyacentes se realizan correctamente, el SO empieza a cargar y ejecutar la interfaz de usuario.

Interfaz de usuario Probablemente el cambio más importante en el mundo de los sistemas operativos (al menos desde la perspectiva del usuario) se produjo en 1984, cuando Apple Computer lanzó el equipo Apple Macintosh. Macintosh fue el primer equipo comercial que permitió a las personas interactuar con él de manera gráfica, utilizando el mouse y los iconos con los que estamos tan familiarizados hoy en día. La parte del sistema operativo que nos permite hacer eso se denomina interfaz gráfica de usuario, pero todo el mundo la llama simplemente GUI.

Ahora es mucho más fácil trabajar con un equipo personal, gracias a las GUI como la de Microsoft Windows XP. Una vez que aprenda cómo funciona la GUI, descubrirá que todo programa o herramienta bien diseñado que utilice una GUI funcionará más o menos de la misma manera. Así, la GUI reduce realmente la curva de aprendizaje de los equipos personales. Además, algunas tareas como la edición fotográfica no resultan prácticas sin una GUI. Como todo es más fácil de realizar, hacemos más trabajo que nunca en los equipos. Al hacer más, hacemos más cosas diferentes. Por tanto, el sistema operativo con GUI es una parte importante de lo que convierte a un equipo en un equipo personal. Usted ve los resultados del SO cuando realiza todas sus tareas del sistema, pero no ve esas tareas directamente. Todo lo que puede ver en su PC, excepto el funcionamiento específico de cada aplicación y programa, es la segunda mitad del SO: la interfaz de usuario. Una interfaz de usuario puede ser sencilla, como el mundo de MS-DOS controlado por comandos de sólo texto. Este mundo ha desaparecido, pero su semejanza permanece en la ventana de comandos de Windows XP. Este entorno basado en comandos resultaba intimidatorio para los nuevos usuarios y dificultaba la escritura de aplicaciones.

La ventana de comandos de Windows XP ofrece un entorno de sólo texto similar al original de MS-DOS. Afortunadamente, el mundo de los equipos personales cambió cuando su principal interfaz de usuario pasó de estar controlada por comandos a ser gráfica. La GUI permite a los usuarios seleccionar objetos utilizando algún tipo de dispositivo señalador y manipular después dichos objetos haciendo clic con el puntero sobre ellos, o algo similar. Windows XP es la generación de SO más reciente que ofrece esta interfaz para PCs. La interfaz de usuario de Windows puede ser la única que haya visto o utilizado en su vida.

Éste es el escritorio, el entorno de trabajo fundamental proporcionado por la interfaz gráfica de usuario de Windows XP. Windows ha cambiado mucho con el paso de los años, pero su GUI sigue realizando los mismos tipos de tareas “Para la audiencia” que hacía originalmente. La GUI proporciona el entorno de ventanas y menús al que todos estamos acostumbrados. Muestra el puntero del mouse (junto con varias tareas del sistema que hacen que el mouse funcione realmente) y es responsable de la apariencia visual de todo lo que vemos cuando utilizamos Windows. Una de las ventajas más obvias y notables de cualquier GUI, y de la de Windows XP en particular, es que se asegura de que todas nuestras aplicaciones tengan una apariencia correcta. Mientras que las tareas del sistema de Windows XP se aseguran de que todos los periféricos y el hardware funcionen correctamente, la GUI se asegura de que las aplicaciones aparezcan correctamente y tengan una apariencia similar. No es necesario saber mucho acerca de una GUI para poder trabajar con ella; además, cuando sepa cómo funciona un programa, verá que puede trabajar (al menos en lo fundamental) con cualquier aplicación que esté bien diseñada. Todos los menús, las ventanas y los iconos que la GUI de Windows XP proporciona son los decorados del teatro de su PC. La apariencia estandarizada es el resultado del cuidadoso diseño de escenario, dirección artística y vestuario que realiza el sistema operativo Windows. Su apariencia y funcionamiento coherentes son resultado del guión y la dirección que lleva a cabo el sistema operativo. Si se está preguntando qué hace la cantante de salón en todo esto, imagine que todo lo que hace el Reproductor de Windows Media, junto con los protectores de pantalla y otras pequeñas distracciones digitales, son el entretenimiento que le alegra durante el entreacto mientras los actores reales (las aplicaciones productivas) no están ocupados.

Windows XP administra dispositivos Muchas de las tareas del sistema que el sistema operativo Windows XP realiza son mucho más técnicas y detalladas de lo que necesitamos saber. Basta decir que si cree que tendría mucho trabajo si usted fuera la única persona que trabajara en un teatro, eso no es nada en comparación con lo que Windows hace entre bastidores. Las tareas del sistema de Windows que están más cercanas y son más apreciadas por nosotros los usuarios son los muchos trabajos que realiza para hacer que todo nuestro hardware funcione correctamente. Veamos un par de puntos importantes con respecto al funcionamiento del hardware. Para poder funcionar con Windows, cada dispositivo debe saber algo acerca de Windows y Windows tiene que saber algo acerca de cada dispositivo. Los dispositivos necesitan saber qué recursos de hardware pueden utilizar y Windows los administra de forma muy estricta. Los dispositivos tienen que llamar la atención de Windows siempre que quieren hacer algo y necesitan saber cómo hacerlo, cómo responderá Windows y cómo deben continuar. A su vez, Windows necesita saber lo mismo pero a la inversa, además de poder detectar las características de funcionamiento de cada dispositivo. Esta última capacidad no la proporciona Windows per se, sino que se la proporciona a Windows un sistema llamado Plug and Play. Plug and Play está parcialmente integrado en la propia circuitería de todos los periféricos modernos, en la placa base de cada PC y en Windows. Mientras que Plug and Play indica a Windows qué recursos de hardware desea utilizar un dispositivo, y cuáles puede utilizar si esos no están disponibles, el puente real entre cada dispositivo y la interfaz de usuario está administrado por las tareas del sistema de Windows. Windows utiliza controladores para entender las necesidades de cada periférico. El sistema Plug and Play no proporciona estos controladores en el hardware porque sería muy difícil de cambiar si fuera necesario hacer algún cambio o si pudiera mejorarse el rendimiento haciendo que el dispositivo funcionara de manera diferente a como estaba concebido originalmente. En su lugar, Plug and Play simplemente identifica cada dispositivo ante Windows y Windows carga en memoria los controladores de dispositivos necesarios. Los fabricantes también proporcionan controladores en CD con sus productos y ponen en Internet las versiones más recientes para que las pueda descargar.

Hay dos tipos de controladores de dispositivos: los integrados en Windows y los que proporciona cada fabricante de periféricos. Si un periférico se ha diseñado para funcionar exactamente de acuerdo con ciertos estándares que Microsoft ha desarrollado para ese tipo de periférico, Windows utilizará uno de sus propios controladores estándar. Si el fabricante ha suministrado un controlador a Microsoft, ese controlador puede distribuirse en el CD de Windows XP y Windows lo utilizará.

Windows administra la carga y el funcionamiento de todos los controladores de hardware que el sistema necesita, y los controladores actúan como un puente, o traductor. Los controladores saben cómo funciona su propio hardware y cómo funciona Windows. Si un fabricante escribe el código de su controlador de acuerdo con el Modelo de controladores de Windows (WDM), está garantizado un funcionamiento perfecto. El Modelo de controladores de Windows establece maneras estándar de hacer que Windows realice las principales tareas de los periféricos. El controlador envía una instrucción de este tipo a Windows, Windows responde y el controlador sabe entonces cómo convertir la respuesta de Windows a lo que el periférico necesite. Windows XP se adhiere a WDM, lo que significa que los productos que utilizan un controlador WDM fueron de alguna manera creados para Windows XP. Cuando en un producto vea el logotipo de Microsoft que indica que está certificado para Windows XP, eso es parte de su significado. También significa que el fabricante ha enviado sus controladores a Microsoft para que éste haga unas pruebas rigurosas y que han pasado las pruebas estándar de confiabilidad de Microsoft. Cuando un controlador cumple este estándar, Microsoft lo firma con un bit de código que lo identifica de manera única. Estos controladores firmados ayudan a Windows XP a saber que se está ejecutando la mejor versión posible del controlador de un periférico y que una vez que se seleccione el controlador adecuado, no se reemplazará accidentalmente por una versión menos aceptable.

Qué son los recursos de hardware Cada pieza de hardware necesita recursos para poder funcionar con Windows pero, ¿qué son exactamente? En un sentido amplio, los recursos de hardware son la memoria de su PC, el procesador de su PC, y las rutas que el hardware utiliza para trabajar con esa memoria y ese procesador. Todo dispositivo, incluso el mouse, necesita al menos algo de memoria para poder funcionar. (Eso es lo que mantiene el puntero del mouse en un sitio; su posición se almacena en una cantidad diminuta de memoria reservada para ese fin.) Si alguna aplicación grande u otro dispositivo utilizara el mismo bit de memoria que el mouse, el puntero del mouse podría estar en cualquier lugar. Del mismo modo, si su procesador de textos se cargara en los mismos bits y bytes de memoria que la tarjeta de vídeo estaba intentando utilizar, vería todo lleno de puntos aleatorios de luz, sin ningún significado (porque el código que hace que el procesador de textos funcione no sigue las reglas que necesita la tarjeta de vídeo para poner una imagen en la pantalla).

Todo acerca de las aplicaciones Hasta ahora, hemos visto información acerca del equipo: cómo utilizarlo y qué hacer con él. Pero los equipos no son sólo sistemas operativos, ni incluso archivos o carpetas o discos. También son aplicaciones: los programas que hacen realmente que los equipos hagan las cosas que nosotros queremos que hagan. Las aplicaciones son lo que usted ve cuando desea utilizar el equipo para escribir, dibujar, jugar al ajedrez, aprender otro idioma, diseñar un jardín, remodelar la cocina o refrescar cualquier cosa, desde cálculo hasta química. A pesar de todo el trabajo que las aplicaciones pueden ayudarle a hacer, una lección acerca de las aplicaciones no es muy útil en el sentido práctico, por la sencilla razón de que para ayudarle a aprender a escribir, dibujar, diseñar un jardín o resolver una ecuación, el libro tendría que suponer que en su PC hay ya una aplicación apropiada o lista para instalar. Y desgraciadamente un libro no puede suponer eso ni proporcionarle las aplicaciones necesarias. Lo que esta sección puede hacer es un recorrido por los tipos de software de aplicación más conocidos. Puede mostrarle qué apariencia tienen, cómo hacer un uso básico de ellas y, lo que es más importante, explicarle por qué o cuándo puede utilizarlas.

Tipos básicos de aplicaciones de escritorio Para empezar, veamos cinco aplicaciones: procesadores de textos, hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos, y administración de correo electrónico y calendarios. Estas cinco aplicaciones están muy difundidas tanto en el hogar como en las empresas. Microsoft Office XP es realmente un conjunto de aplicaciones, lo que significaque es una serie de estos programas complementarios que funcionan conjuntamente para ayudarle a realizar lo que necesita. Estos son los programas principales que componen Office XP: ● Microsoft Word 2002, un programa de procesamiento de textos que puede utilizar para escribir cartas, crear informes, publicar boletines, etc. ● Microsoft Excel 2002, un programa de hoja de cálculo capaz de realizar operaciones financieras sencillas o complejas, ordenar y analizar datos, y crear gráficos e informes. ● Microsoft PowerPoint® 2002, un programa de gráficos de presentación que puede utilizar para crear presentaciones con diapositivas, exposiciones en quioscos e incluso difusión en el Web.

● Microsoft Access 2002, un programa de administración de datos relacionales que le ayuda a organizar, hacer un seguimiento, ordenar, filtrar y generar informes de sus datos. ● Microsoft Outlook® 2002, un administrador de información y de comunicaciones que puede utilizar para enviar y recibir correo electrónico, organizar el calendario, y hacer un seguimiento de notas, tareas y contactos personales y empresariales. En este curso también se explican otras aplicaciones de Microsoft, como Microsoft FrontPage, un programa para la creación de páginas Web de nivel profesional.

En esta sección se define cada tipo de aplicación de escritorio y se explica un poco acerca de la solución de software de Microsoft para cada uno de ellos.

Software de procesamiento de textos Los procesadores de textos necesitan poca presentación. Los utiliza para escribir cosas. Este curso, por ejemplo. O un boletín. O la crítica de un libro. O cualquier cosa que esté compuesta principalmente por palabras. ¿Ofrece muchas ventajas el uso de un procesador de textos? Usted apueste. Con un procesador de textos: ● Puede dar forma y cambiar la forma de lo que dice y de su apariencia hasta que esté 100 por cien satisfecho y, después, puede imprimirlo. ● Nunca tiene que preocuparse por las líneas que quedan sueltas al final de la página o en los márgenes; el programa se encarga de eso, dividiendo las líneas y las páginas a medida que usted escribe. Todo lo que tiene que saber es dónde termina un párrafo y dónde empieza otro nuevo. ● Puede hacer que los títulos y encabezados sean mayores o más oscuros que el resto del texto e incluso puede imprimirlos en otro tipo de letra si lo desea. ● Puede imprimir tantas copias como desee y todas ellas serán iguales; es como un “original”. Y lo mejor de todo, nunca tendrá que utilizar un borrador.

Aprenderá más acerca de Word en las lecciones 1 a 3 de la parte III.

Microsoft Word es el software de procesamiento de textos incluido en Office.

Examine Word, el software de procesamiento de textos de Microsoft.

Programas de hoja de cálculo Un programa de hoja de cálculo es el equivalente electrónico de tantos libros mayores como pueda imaginar, cada uno de ellos lleno de hojas llenas de números. Como verá en este libro, algunas de las tareas que puede asignar a una hoja de cálculo parecen tener muy poco que ver con el cálculo de balances o de pérdidas y ganancias. Pero son trabajos ideales para una hoja de cálculo debido a la forma en que un programa de ese tipo organiza y trabaja con la información. Siempre que tenga que trabajar con números o con información (como la hoja de notas de los alumnos, si es profesor) que queda mejor presentada en una cuadrícula que pueda leer en horizontal y en vertical, es el momento de empezar a pensar en utilizar una hoja de cálculo. A diferencia de un procesador de textos, que está diseñado para trabajar con líneas y párrafos de información, puede ver aquí que una hoja de cálculo está diseñada para tratar “pepitas” de información que se introducen en los espacios, conocidos como celdas, que hay a lo ancho de la hoja en filas y en vertical en la hoja en columnas. Esta organización básica es el sello distintivo de todas las hojas de cálculo electrónicas.

Microsoft Excel es la respuesta de Office para el software de hoja de cálculo.

Conozca Excel: el software de hoja de cálculo de Microsoft.

Software de presentación Si va a dar una presentación, ya no tiene que utilizar un viejo retroproyector y rotuladores, una pizarra polvorienta o montones de papeles impresos. El software de presentación le permite crear una presentación con diapositivas y todas sus notas, ayudas visuales e incluso películas o sonido y difundirla a una sala llena de gente. El software de presentación no sólo simplifica la presentación del contenido, sino también el diseño y la organización de la charla. Ofrece diseños, y marcadores de posición de textos y gráficos, de forma que sólo tiene que hacer clic y escribir para agregar su contenido. También puede agregar notas del orador para recordarle lo que debe decir durante la presentación; ya no hacen falta las tarjetas de notas. Y su audiencia o los alumnos no tendrán que tomar frenéticamente notas a la vez que intentan escucharle. El software de presentación le permite imprimir las diapositivas para dárselas a los asistentes, de forma que tengan la presentación delante y puedan escuchar realmente lo que usted tiene que decir.

Aprenderá más acerca de PowerPoint en la lección 1, “Creación de presentaciones”, de la parte V.

Microsoft PowerPoint es el software de presentación incluido en Office.

Microsoft PowerPoint es su respuesta para la creación de presentaciones efectivas.

Software de base de datos Hay programas de base de datos de varios tamaños, desde los más sencillos hasta otros muy grandes. Por ejemplo, los gobiernos utilizan bases de datos para hacer un seguimiento de la información: impuestos, seguridad social, servicios sociales, etc. Este tipo de base de datos entra dentro de la categoría “muy grande” y requiere equipos de profesionales entrenados para actualizarlas y mantener su contenido exacto. En una escala inferior están las bases de datos como inventarios, información de empleados y ventas que se mantienen en grandes empresas de todo el mundo. Éstas también requieren profesionales entrenados. La gente utiliza bases de datos para proyectos cotidianos mucho menores. Son muy útiles para organizar y hacer un seguimiento de cualquier conjunto de información relacionada que desee organizar, ordenar y poder actualizar siempre que lo desee.

El software de base de datos que forma parte de Office se llama Microsoft Access.

Cree su propia base de datos con Microsoft Access.

Administración de correo electrónico y calendarios El correo electrónico es cada vez más popular para comunicarse con personas de todo el mundo. En lugar de mantener costosas conversaciones telefónicas con alguien que está en la otra parte del mundo, puede utilizar el correo electrónico para enviarle de forma barata e instantánea un mensaje que contenga imágenes, archivos o incluso un vídeo. Puede utilizar software de correo electrónico para almacenar las direcciones y la información de contacto de todos sus alumnos, compañeros, amigos y familiares. Puede organizar su bandeja de entrada de correo electrónico de forma que conserve los mensajes relacionados en carpetas y tenga un registro de las conversaciones importantes.

Microsoft ofrece dos programas de correo electrónico: Microsoft Outlook, que es parte de Microsoft Office, y Microsoft Outlook Express, que es un componente de Windows XP.

Outlook Express es el software de correo electrónico que forma parte de Windows XP. El programa de correo electrónico que forma parte de Office se llama Microsoft Outlook. Es un programa mucho más robusto que Outlook Express, y ofrece un lugar para poner notas, un diario y una lista de tareas para recordarle lo que tiene que hacer cada día. Más útil es aún la función de calendario de Outlook. Puede utilizar el calendario para hacer un seguimiento de las reuniones de cada día y ver o imprimir su calendario para el día, la semana o el mes. Puede utilizar el calendario de Outlook para programar reuniones con otras personas, adjuntar el orden del día de la reunión y reservar recursos (como salas de conferencia) que necesitará para la reunión. Outlook también le permite crear reuniones periódicas con la frecuencia que desee: semanal, quincenal, mensual o anual. Y los avisos adjuntos al anuncio de cada reunión le permiten saber cuándo se acerca una reunión o una cita. El aviso toca una campana y muestra un cuadro de diálogo para avisarle de la reunión que se avecina.

Utilice Microsoft Outlook para hacer un seguimiento del día y programar reuniones con otras personas.

Hacer que las aplicaciones de escritorio funcionen conjuntamente Seguramente ahora ya tendrá una buena idea de las distintas capacidades que incluye este conjunto de software que va a aprender a utilizar. Tanto si desea trabajar con textos como con números, imágenes, contenido Web o datos, hay un programa en Office XP creado para hacer lo que usted desee. Cualquiera que sea el tipo de resultado que necesite (un informe, una página Web, una hoja de cálculo, una base de datos, una presentación o una campaña de correo electrónico), lo más probable es que Office XP tenga la herramienta para ayudarle en su trabajo. He aquí algunas formas en que puede utilizar Office XP: ● Puede crear un boletín en Word, convertirlo a contenido Web con FrontPage y enviar una versión por correo electrónico mediante Outlook o Outlook Express. ● Puede almacenar toda la información de los libros de su biblioteca personal en una base de datos de Access y hacer un seguimiento de los libros que ha comprado o tomado prestados en Excel. Puede hacer un envío de correo masivo a sus amigos mediante la función de combinar correspondencia de Word.

● Si es profesor, puede crear un sitio Web de la escuela de nivel profesional mediante FrontPage, redactar la carta anual para los padres en Word e importar los gráficos creados en Excel para representar la situación financiera de la escuela. ● Puede utilizar Outlook como ayuda para organizar su calendario, programar reuniones con sus compañeros, hacer un seguimiento de la información de los clientes, asignar tareas (para usted y para otras personas), agregar notas a los documentos revisados y administrar la lista de contactos, siempre en crecimiento.

Sugerencia El mejor uso de Office XP es, por supuesto, cualquier cosa que piense hacer con él. ¿Cómo le ayudarán las aplicaciones de Office XP en su trabajo cotidiano? El pensar en las tareas que realiza manualmente o con otro programa y preguntarse cómo le gustaría mejorar o simplificar esas tareas puede ayudarle a sacar el máximo partido de Office a medida que avanzamos en el curso.

Una de las mayores ventajas de utilizar Office XP como un conjunto de aplicaciones es la forma sencilla en que puede utilizar los programas conjuntamente. Los programas individuales están tan estrechamente integrados que puede mover datos de Word a Excel a PowerPoint a Access en cuestión de segundos. Puede modificar una tabla en Word y hacer que su información, que procedía originalmente de Excel, se actualice automáticamente. Puede crear una página Web en FrontPage, hacer algunos cambios en Word y volverlos a llevar a FrontPage, todo ello de manera sencilla, sin trucos ni conversiones de formato de los que preocuparse. Y no sólo sus datos y cifras se transfieren fácilmente de una aplicación a otra, sino que sus conocimientos de las distintas funciones compartidas por los programas también son transferibles. Desde la apariencia básica de la pantalla hasta el uso del sistema de Ayuda para guardar, imprimir, cambiar nombre y eliminar archivos, la similitud entre las aplicaciones reducirá su curva de aprendizaje y le dará un punto de partida cada vez que utilice un programa nuevo.

Aplicaciones Web: cómo funciona el Web El World Wide Web es un lugar apasionante. Cada día hay más información y servicios disponibles en el Web. Muchos de estos servicios le simplifican la vida, ya que puede realizar tareas diarias desde su equipo sin tener que conducir a la otra parte de la ciudad. En esta sección se describen algunos ejemplos de aplicaciones Web y cómo el Web puede trabajar para usted.

Herramientas de búsqueda Puede encontrar de todo en el Web, o eso parece. Y una de las razones por lasque puede encontrar información es la abundancia de herramientas de búsqueda. Yahoo, Google, MSN y otras son excelentes herramientas de búsqueda que le permiten escribir simplemente una descripción de lo que desea buscar y recibir una lista de posibles sitios relacionados. Reducir esa lista y encontrar lo que desea es ya un arte. Si su búsqueda es demasiado amplia, puede recibir literalmente millones de vínculos a información. En las lecciones 1 a 3 de la parte VI se ofrecen algunas sugerencias de cómo buscar de manera efectiva en el Web.

Aplicaciones de compra El Web puede considerarse el mayor centro comercial del mundo. Si desea comprar algo, ya sea ropa, libros o un coche nuevo, seguramente hay alguien en el Web que lo vende. Muchas tiendas mantienen un sitio Web además de su catálogo o sus tradicionales escaparates. De hecho, comprar en el Web es similar a comprar algo de un catálogo. El Web suele permitir el acceso al catálogo de productos de la tienda y usted puede comprar lo que desee directamente en el sitio Web o puede llamar a un número gratuito y realizar su pedido con un vendedor, como si estuviera comprando a través de un catálogo en papel.

Seguridad El pedido de artículos desde el Web utilizando una tarjeta de crédito es un método rápido y razonablemente seguro. Al contrario de lo que se dice por ahí, es bastante difícil que alguien intercepte el número de su tarjeta de crédito cuando entra en un sitio Web seguro. El número de su tarjeta de crédito está cifrado cuando lo envía el equipo y, aunque lo interceptaran, sería muy difícil de descifrar. Una vez completada la transacción, el número de tarjeta puede pasar a formar parte de los registros de la tienda y entonces puede ser vulnerable si alguien lo roba junto con otros números de tarjetas de crédito. Pero eso mismo puede ocurrir cuando utiliza una tarjeta de crédito en una tienda tradicional o cuando hace un pedido a través de un catálogo de compra por correo. Es decir, siempre y cuando trabaje con una empresa que conozca y en la que confíe, la compra en Internet no es más peligrosa que utilizar su tarjeta de crédito en una tienda tradicional.

Viajes Si está organizando unas vacaciones o cualquier tipo de viaje, el Web tiene muchas aplicaciones diferentes que pueden ayudarle con todos los detalles. Si está conduciendo puede buscar su destino, obtener mapas adaptados al tipo de conducción que prefiera (autopistas principales, carreteras pintorescas, rutas más cortas, etc.) o buscar cosas que hacer y ver durante el camino. Con frecuencia también puede hacer las reservas necesarias en hoteles y otros lugares del camino.

En el caso de viajes aéreos y por otros medios, varios sitios Web son agencias de viajes virtuales. Estos sitios pueden ayudarle a encontrar el billete aéreo más barato, hacer reservas en aviones, buscar y hacer reservas en hoteles, reservar coches y hacer todas las gestiones de su viaje.

Banca en línea Una aplicación Web en crecimiento es la banca y las finanzas en línea. El Web es un método perfecto para tener acceso a sus finanzas personales y controlarlas. Cada vez más bancos e instituciones financieras están implementando la banca en línea. La banca en línea le permite administrar todas sus finanzas personales desde su equipo. Puede emitir cheques, transferir fondos y administrar sus cuentas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin abandonar la comodidad de su casa o de la oficina. La banca en línea es bastante sencilla de utilizar. Por ejemplo, para pagar facturas tiene acceso a su cuenta y a la aplicación de pago de facturas. Escribe la información del beneficiario (normalmente sólo una vez, ya que el sistema recordará esta información automáticamente), el importe que desea pagar y la fecha de vencimiento de la factura. Cuando se aproxime la fecha de vencimiento, el dinero se transferirá electrónicamente para pagar la factura o el banco imprimirá un cheque real y lo enviará por correo en su nombre a su proveedor. Esto le permite pagar todas las facturas cuando le venga bien, pero los fondos no saldrán de su cuenta hasta que no sea la fecha de vencimiento de las facturas. Con el tiempo esto puede ahorrarle dinero, especialmente si recibe intereses por su cuenta. También puede comprobar el estado de sus cuentas en cualquier momento que desee, de forma que sepa exactamente qué facturas hay que pagar próximamente y qué fondos tiene disponibles en cada momento.

Entretenimiento El Web es una fuente de entretenimiento asombrosa. Hay sitios que abarcan virtualmente todas las aficiones o intereses que pueda tener (y si no existe, usted puede crear uno). Puede obtener información acerca de cómo realizar su último proyecto o ideas para el próximo proyecto. Una de las áreas que está creciendo constantemente es el juego en línea. Puede tener acceso a sitios Web donde puede participar en su juego informático favorito y competir con jugadores de todo el mundo.

Noticias Muchos periódicos tienen una edición electrónica gratuita. Puede tener acceso a las últimas noticias y leerlas. Es posible que los artículos se publiquen en el Web antes de llegar a la TV, a la radio o a los periódicos impresos. Los artículos en Internet pueden ser sólo de texto o pueden contener imágenes, audio e incluso segmentos de vídeo completos.

Introducción a las redes Por sí mismo, un equipo es una herramienta poderosa. Puede utilizarlo para escribir informes, jugar o incluso crear programas que hagan exactamente lo que usted desee que hagan. Cuando los equipos están conectados entre sí en una red, las ventajas de cada equipo individual aumentan considerablemente. Si usted y sus compañeros utilizan equipos como parte de sus trabajos, probablemente esos equipos estarán conectados en una red. Cuando los equipos forman parte de una red, puede elegir poner algunos de sus archivos a disposición de sus compañeros, imprimir una copia de un informe en la impresora a color que hay al otro lado del edificio o enviar un mensaje de correo electrónico a un colega que está fuera de la ciudad en una conferencia. Si le preocupa que la configuración de una red es una tarea tremenda que sólo las personas más valientes, duras y sabias técnicamente deben intentar, puede apartar esos pensamientos de su mente. Si puede girar un destornillador y cambiar de sitio unos muebles, ya tiene todas las habilidades necesarias para conectar sus equipos a una red. Quizás tenga que agregar cierto software a los equipos para que la red funcione, pero eso no es mucho más difícil que instalar un juego. En esta sección se presentan las piezas de hardware y software que hay que agrupar para crear una red. Una vez que pueda reconocer los elementos que componen una red, aprenderá a agruparlos para crear una red que trabaje para usted.

Cómo reconocer una red cuando vea una Como ha pasado cierto tiempo alrededor de los equipos, sabe que normalmente hay un buen número de cables que van del cuerpo del equipo hasta las piezas que le ayudan a funcionar, como el monitor, el teclado, el mouse y el módem. Los cables del monitor, el teclado, el mouse y el módem se enchufan en conectores con hardware y software (normalmente incluidos en el sistema operativo, como Microsoft Windows XP) que pueden entender las señales que se envían a través del cable. Cuando presiona ENTRAR en el teclado, la pulsación de teclas envía una señal determinada por el cable que su equipo recibe, interpreta y pasa a la aplicación que esté ejecutando.

Componentes de una red El principio de que el hardware de un equipo utiliza conexiones físicas (mediante los conectores) y software para interactuar con una aplicación también se aplica a las redes de equipos. Para conectar los equipos a la red, necesita tener el hardware y el software necesario en cada equipo para poder enviar y recibir señales, así como cables o un canal inalámbrico. A continuación se enumera el hardware que necesita para crear una red por cables que incluye acceso a Internet y más adelante se incluyen descripciones completas: ●

Equipos, para que usted aporte algo a la red

●

Un módem para cada equipo, para conectarse a Internet

● Una tarjeta de interfaz de red para cada equipo, para permitir que los equipos se conecten a la red ● Concentradores y enrutadores, para ayudar a dirigir las señales en la red ● Cable de categoría 5, para conectar los equipos al módem, los concentradores y los enrutadores

Equipos Probablemente ya se habrá imaginado que una red de equipos necesita equipos. La buena noticia es que sus equipos no tienen por qué ser los últimos modelos disponibles. De hecho, puede crear las redes descritas en este libro con cualquier equipo que ejecute Microsoft Windows 98 Segunda edición (SE) o posterior. Y no es necesario que todos los equipos ejecuten el mismo sistema operativo. Siempre y cuando los equipos ejecuten Windows 98 SE o posterior, puede ponerlos todos juntos en una red. Por supuesto, cada nueva versión de Windows tiene mejores capacidades de red que las versiones anteriores, por lo que debe intentar que el equipo que disponga del sistema operativo más reciente sea el equipo principal de la red. Si tiene una conexión a Internet, el equipo que tenga la versión más reciente de Windows debe ser también el equipo con el que se conecte a Internet.

Módems Si desea compartir una conexión a Internet, lo primero que necesita es un módem. Casi todos los equipos que se venden actualmente incluyen un módem analógico, que le permite conectarse a Internet a unas velocidades relativamente bajas, pero puede alquilar o comprar un módem de banda ancha para poder conectarse a Internet a velocidades hasta 100 veces más rápidas de lo que es posible conseguir con un módem analógico.

Tarjetas de interfaz de red Las tarjetas de interfaz de red (NIC), también conocidas como adaptadores de red o adaptadores Ethernet, conectan su equipo a una red, tanto si se trata de Internet como de una red doméstica o de la red de su organización. Muchos equipos de los que se venden hoy en día incluyen un módem analógico y una NIC, que es el adaptador más útil para redes pequeñas. Algunos proveedores ofrecen equipos con NIC para conexiones de redes inalámbricas u otros tipos de redes.

Nota Ethernet es un estándar para la comunicación de datos a través de una red. Los sistemas más antiguos podían transferir datos a una velocidad de 10 Mbps (megabits por segundo), pero casi todos los adaptadores que se venden en la actualidad son capaces de transferir datos a una velocidad de 100 Mbps.

Si su equipo no incluye una NIC, puede instalar cualquiera entre distintos tipos de adaptadores, dependiendo de sus necesidades y de su equipo. El tipo más común de adaptador que puede comprar es una tarjeta que se conecta en una ranura de expansión del equipo. El proceso de poner una tarjeta en una ranura de expansión es bastante sencillo, pero debe asegurarse de que la tarjeta que compre cabrá en la ranura. Aunque hay muchos tipos de tarjetas de expansión en su equipo, hay dos que puede utilizar para conectar NIC: bus local de Interconexión de componentes periféricos (PCI) y Arquitectura estándar de la industria (ISA). Tendrá que consultar la documentación del equipo para averiguar qué tipo de ranuras de expansión tiene. Si no tiene ninguna ranura de expansión disponible (muchos equipos baratos vienen sólo con una o dos ranuras libres), o si no desea abrir el equipo, quizás desee comprar una NIC externa que se conecte al equipo mediante un puerto de bus serie universal (USB).

Concentradores y enrutadores Una vez elegido el equipo que desea que actúe como equipo principal de la red, tiene que adquirir un aparato que le permite compartir la conexión entre otros equipos de la red. Como siempre, tiene que elegir entre varios factores. El primero es si desea tener una simple conexión a Internet sin una barrera de hardware entre su equipo y los equipos de otros usuarios de Internet, o si desea aportar más seguridad a la red y hacer que aquellos que quieran hacerle daño tengan que trabajar mucho más para conseguirlo.

Para configurar una red sencilla, sin una barrera de hardware entre usted e Internet, puede comprar un concentrador. Estas cajas económicas suelen tener de tres a ocho puertos que comparten su conexión a Internet entre el mismo número de equipos. Si desea gastar un poco más de dinero para que la red sea segura, puede adquirir un enrutador.

Hardware que hace demasiado Cuando vaya a una tienda de informática a comprar el hardware de red, puede ver hardware con una apariencia similar a un enrutador o un concentrador básico, pero más caro. Estos artículos se llaman conmutadores y concentradores de conmutación, y quizás no los necesite para su red. Un concentrador normal difunde los datos que recibe a todos los equipos de la red. En el caso de una red pequeña está bien; los equipos pueden elegir los datos que necesitan y nunca notará el tráfico adicional que se genera. Sin embargo, un concentrador de conmutación recuerda el programa o el proceso de software (como un explorador Web) que solicitó los datos y los envía directamente a dicho programa, lo que reduce la cantidad de tráfico de red. Los conmutadores y los concentradores de conmutación son necesarios en redes corporativas grandes, pero aunque funcionarán perfectamente bien, quizás no necesite gastar el dinero adicional que cuestan para conseguir lo que usted necesita. Cuando haya averiguado si desea un concentrador o un enrutador, o posiblemente ambos si tiene muchos equipos, tiene que decidir el tipo de conexiones que desea para la red. Si no le importa tirar cables por la sala, o si está en un edificio nuevo que tiene instalado cable Ethernet, puede utilizar una red por cables. Si prefiere más libertad de movimiento y no le importa gastar más dinero en concentradores, enrutadores y NIC, puede utilizar una red inalámbrica.

Cable de categoría 5 Si elige tener una red por cables, llegará a familiarizarse con el cable de categoría 5. La categoría 5 es un estándar de la Asociación industrial de telecomunicaciones (TIA; Telecommunications Industry Association) y la Organización internacional de estandarización (ISO, International Standards Organization) y significa que el cable es capaz de transmitir datos a través de la red a la máxima velocidad que sus NIC puedan transmitirlos. (Su equipo puede procesar los datos mucho más deprisa de lo que puede conseguir a través de un cable, así que no tiene por qué preocuparse.) Puede comprar cables de longitudes precortadas o puede hacerlo usted mismo y, después de una pequeña inversión inicial en herramientas, ahorrar dinero siempre que agregue un equipo a la red o que mueva un equipo fuera del alcance de un cable existente.

Topologías de red Topología es una palabra muy bonita pero en este contexto significa simplemente “disposición” o “diseño”. Es importante tener una idea de cómo será la red antes de empezar a comprar equipamiento para conectar los equipos. Aunque algunas tiendas le permiten devolver las compras, el tiempo que ahorra por no ir y volver a la tienda (y cualquier dinero que pueda cobrarle la tienda por la devolución) merece la pena dedicarlo a leer un poco antes. Hay dos topologías básicas en las redes de equipos, pero sólo hay una de la que tendrá que preocuparse realmente. La primera, la topología token ring, se describe como una especie de lección de historia, y luego está la topología en estrella, que se describe como el punto de partida básico de todo tipo de red pequeña que debe considerar cuando utilice equipos personales. En los primeros tiempos de las redes de equipos, éstos podían conectarse para compartir información, pero la forma de la red era un círculo. Es decir, cada equipo formaba parte de un anillo.

Estos equipos se organizaban en una red token ring, en la que los equipos se conectan para formar una cadena.

En la red de cuatro equipos que se muestra en la ilustración anterior, si quisiera obtener un archivo del equipo situado en el lado opuesto de la red, tendría que enviar la solicitud a través de uno de los equipos situados junto al equipo que usted estaba utilizando. El equipo vecino pasaría la solicitud al equipo que tuviera la información que deseaba, que a su vez reenviaría los datos por el círculo hasta llegarle a usted. La topología token ring era una forma excelente de conectar equipos entre sí, pero tenía un problema importante: un error en cualquier equipo del círculo rompería la cadena, lo que significaría que no se podría llegar a ningún equipo que estuviera situado más allá del punto de ruptura. En las empresas con redes formadas por más de tres o cuatro equipos, la situación se hizo rápidamente intolerable. El no saber a qué máquina culpar del error es inaceptable. La elección aleatoria de una máquina no haría que la red volviera a funcionar. Una topología de red mejor es la estrella, en la que un único equipo actúa como equipo principal de la red.

Estos equipos están organizados en una topología en estrella, en la que sólo un error del concentrador o del enrutador haría que no funcionara toda la red.

El equipo central está conectado a los demás equipos de la red mediante una serie de NIC conectadas a la red a través de un concentrador o de un enrutador. En esta configuración, si no puede conseguir datos de otro equipo de la red, sabe que su equipo, el equipo de destino o el concentrador no están funcionando. Puede saber fácilmente si su equipo está funcionando o no y puede intentar obtener archivos en otros equipos de la red para probar el concentrador, por lo que suele ser bastante sencillo averiguar dónde está el problema. Después de todo, consuela algo saber a qué echarle la culpa .

Nota Puede agregar todo tipo de extensiones a una red en estrella, como conectar otro concentrador para incluir más equipos en la red. La red de ejemplo mostrada en la ilustración anterior es una versión sencilla de una topología de estrella.

Poner la red a trabajar Parte de las ventajas por las que merece la pena tener una red pequeña es la comodidad de poder utilizar los recursos conectados a cualquier equipo de la red desde cualquier parte de la organización. Esta afirmación es literalmente cierta si tiene una red inalámbrica en casa y le apetece llevarse el portátil al porche para ver la puesta de sol, y casi cierta si tiene una red por cables. Incluso entonces, todavía puede elegir en qué lugar del edificio desea trabajar.

Compartir el acceso a Internet Al configurar una red, puede hacer que todos los equipos de la organización compartan su conexión a Internet. Si es suficientemente afortunado como para disponer de una conexión de banda ancha, un colega de la organización puede investigar en el Web mientras usted envía correo electrónico a otro compañero. Será un poco más lento si se conecta a Internet mediante un módem analógico, pero la utilidad de la red y las conexiones simultáneas a Internet compensan esas velocidades menores. Si puede convencer a todos, incluido usted mismo, para ahorrar ancho de banda y evitar sitios con muchos gráficos, archivos de sonido o animaciones, puede utilizar Internet de manera eficaz.

Compartir archivos Una ventaja de compartir un archivo en la red, frente a copiar el archivo a un disquete y llevarlo a otro equipo, es que reduce el riesgo de guardar o copiar la versión errónea del archivo y borrar horas de trabajo, o de que el disquete pueda fallar o que el archivo sea tan grande que no quepa en él. Otra ventaja importante es la posibilidad de colaborar con otras personas en algunos proyectos mediante el uso compartido de carpetas y archivos. Al estar todos los archivos almacenados en un lugar, todo el mundo puede encontrar fácilmente los archivos que necesita y no es necesario mantener varias copias del mismo archivo. Además, al haber una única versión del archivo, evita la situación en la que dos personas modifican el mismo archivo de maneras diferentes. Si alguna vez ha tenido que combinar los cambios realizados por varias personas en un mismo archivo, seguro que apreciará esta función.

Compartir impresoras Otra ventaja de las redes es que puede comprar sólo una impresora y ponerla a disposición de todos los usuarios de la red. Si está cansado de llevar disquetes llenos de archivos de su equipo a otro que tiene una impresora, puede agregar una impresora a cualquier equipo de la red e imprimir en ella desde cualquier equipo de la organización.

Charla La charla y la mensajería instantánea pueden ser una buena forma de conocer a otras personas con intereses similares en un entorno razonablemente seguro. Los salones de charla son áreas de Internet donde usuarios de equipos de todo el mundo pueden ponerse en contacto y hablar sobre el tema asignado a esa área. También puede utilizar herramientas de charla a través de su red para comunicarse con compañeros de otras partes de su organización. Ahora, en lugar de tener que ir al despacho de una compañera para ver si está delante del equipo o si sabe la respuesta a una pregunta, puede abrir una ventana de charla y preguntárselo a través de la red. Los salones de charla han adquirido una mala reputación por la presencia de extraños que se aprovechan de los niños. Por ejemplo, pueden obtener información que necesitan para cometer robos o incluso crímenes peores. Estas cosas pasan y tendrá que estar en guardia para protegerse a sí mismo.

Partidas de juegos con varios jugadores Y ahora llegamos a la parte realmente divertida de tener una red, especialmente una que tenga una conexión a Internet de alta velocidad: los juegos. Hay literalmente miles de juegos a los que puede jugar en Internet, desde juegos de rol como Asheron’s Call hasta clásicos familiares como Picas y Corazones, pasando por juegos de estrategia como Age of Empires. Si no le gusta jugar, su conexión compartida a Internet seguirá siendo útil. Si le gusta jugar, una conexión compartida a Internet será como una brisa de aire fresco. Y con una red puede invitar a sus amigos y compañeros a jugar como parte de un equipo. Aunque debe asegurarse de hacer el menor ruido posible, no hay nada como gritar “¡Ayuda!” y ver cómo las otras tres personas de la sala gritan “¿Dónde estás?” mientras llegan en su ayuda.

Resumen de la lección En esta lección ha visto el hardware básico de los equipos, y la importancia de mantener seguros el equipo y sus datos. También ha aprendido sobre los sistemas operativos y Microsoft Windows XP. Por último ha aprendido información acerca del software de aplicaciones y cómo funciona una red de equipos.

Ejercicio corto 1

¿Qué diferencia hay entre el almacenamiento en disco duro y la RAM?

¿Qué hardware necesita para conectarse a Internet?

¿Cuál es la mejor forma de que los datos del equipo estén seguros?

¿Qué debe evitar utilizar como contraseña personal?

¿Qué puede hacer para protegerse frente a un virus informático?

¿Qué es “Windows” y por qué lo necesita para utilizar un equipo personal compatible con IBM?

¿Cuáles son los tipos básicos de aplicaciones de escritorio y cómo se utilizan?

¿Cuáles son los componentes fundamentales de una red de equipos?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: con el Panel de control de Windows, busque la ventana

Propiedades del sistema y determine cuánta RAM posee su equipo. Ejercicio 2: para aprender más acerca de los virus informáticos y cómo puede

proteger las aplicaciones de Microsoft Office, abra el explorador Web y seleccione Archivo, Abrir. Escriba la siguiente dirección de Internet en el cuadro de texto: http://office.microsoft.com/assistance/9798/virusres.aspx (en inglés).

PARTE 2

Sistema operativo Windows XP

LECCIÓN 1

Paseo por Microsoft Windows XP Professional Una vez completada esta lección, podrá:  Iniciar Windows XP Professional.  Iniciar sesión en un equipo con Windows XP Professional en un dominio de red.  Iniciar sesión en un equipo independiente con Windows XP Professional.  Conocer los componentes de Windows XP.  Iniciar programas.  Mover y cerrar ventanas.  Cambiar el tamaño de ventanas.  Cambiar entre programas.  Cerrar sesión de Windows XP.  Apagar un equipo con Windows XP Professional. Microsoft® Windows XP Professional, denominado a partir de ahora Windows, es la versión más reciente del sistema operativo Windows®. Un sistema operativo es un conjunto de programas de software que controlan la forma en que los dispositivos de hardware de un equipo interactúan con los programas, así como la manera en que el equipo responde a sus comandos. Los programas son herramientas que le ayudan a realizar determinadas tareas. (Los programas también se llaman aplicaciones.) Siempre que trabaja con su equipo está utilizando Windows, ya sea directa o indirectamente a través de otro programa, como Microsoft Word. Windows puede desempeñar un papel importante a la hora de ayudarle a realizar su trabajo de manera correcta y eficiente, por lo que deberá sentirse cómodo con él lo antes posible. En este libro se explica en un lenguaje sencillo cómo utilizar las características de Windows y se le ofrecen numerosas oportunidades de practicar mientras aprende. En esta lección se presentan los componentes principales de Windows. También aprenderá a buscar lo que necesite en su equipo. Para esta lección no se necesita ningún archivo de ejemplo.

Cuando enciende el equipo, puede ver líneas de información técnica que se desplazan a medida que el equipo realiza su proceso de inicio. Este información es especialmente importante para los profesionales de soporte técnico que reparan los equipos.

Inicio de Windows XP Professional Cada vez que enciende el equipo, éste pasa por un proceso de inicio. Durante el proceso de inicio se comprueba que todas las piezas necesarias del equipo están conectadas y funcionan correctamente. En cuanto el equipo termina de iniciarse, devuelve el control a Windows. Desde entonces hasta que apague el equipo, Windows estará a cargo del equipo.

Inicio de sesión en un equipo con Windows XP Professional en un dominio de red Una red es un grupo de equipos y dispositivos asociados conectados entre sí mediante equipos y utilidades de comunicaciones. Muchos equipos en los que se ejecuta Windows XP Professional están conectados a una red de área local (LAN) y están configurados como parte de un dominio de red. Otros pueden estar conectados a una LAN, pero no una que utilice un dominio, o puede tratarse de equipos independientes. Esta sección se aplica al primer tipo de equipo.

Cada cuenta de usuario está asociada a un perfil de usuario que describe la apariencia y el funcionamiento del entorno del equipo para ese usuario determinado. Esta información incluye detalles como la combinación de colores, el fondo del escritorio, las fuentes, los accesos directos y lo que puede hacer en el equipo.

El proceso mediante el que se inicia una sesión en el equipo se denomina inicio de sesión. Para iniciar sesión en un dominio de red, debe disponer de una cuenta de usuario válida, y conocer el nombre de la cuenta de usuario y la contraseña. También debe saber el nombre de dominio. El administrador de red puede proporcionarle toda esta información. Al instalar Windows XP en un equipo se crea una cuenta con los privilegios administrativos necesarios para controlar ese equipo concreto. Alguien, por lo general un administrador de red, puede utilizar esa cuenta para crear otras cuentas en el equipo. Estas cuentas son normalmente para personas concretas y puede que tengan privilegios más restringidos para evitar que los propietarios de dichas cuentas cambien algunas configuraciones del equipo. En este ejercicio iniciará sesión en un equipo que tiene instalado Windows XP Professional y que forma parte de un dominio de red.

Activación de Windows XP Cuando actualice el sistema operativo de su equipo de una versión anterior de Windows a Windows XP Professional o a Windows XP Home Edition, o la primera vez que inicie un equipo nuevo en el que el fabricante de equipos originales (OEM) ha instalado Windows XP, se le pedirá que active su copia de Windows XP. Activación de productos de Windows es una medida de seguridad instituida por Microsoft para impedir la distribución y el uso de versiones sin licencia (piratas) de Windows. La piratería de software es una industria que mueve millones de dólares y que es peligrosa para los creadores y para los usuarios de software por las razones siguientes: ● El software sin licencia no tiene derecho a recibir soporte técnico ni actualizaciones del producto. ● El abuso de las licencias de software puede ocasionar sanciones financieras y costas legales, así como una mala reputación para usted o su compañía. Los ejecutivos individuales de las compañías pueden ser responsables civiles y penales por infringir las leyes de derechos de autor dentro de su organización.

El software pirata puede contener virus peligrosos con capacidad para dañar equipos individuales o redes enteras. La industria de fabricación de software falsificado ahoga el crecimiento potencia de la industria de alta tecnología y contribuye a la pérdida de ingresos por impuestos. Para obtener más información acerca de la piratería de software, vea www.microsoft.com/spain/piracy/default.asp o www.microsoft.com/latam/softlegal/. El objetivo de Activación de productos de Windows es reducir una forma de piratería de software conocida como copia casual o hurto de software, que es cuando las personas comparten software de manera que infringe el contrato de licencia para el usuario final del software. Normalmente, cada copia de Windows XP debe activarse dentro de los 30 días siguientes después del primer uso. Puede activar Windows XP a través de Internet o por teléfono. No tiene que dar ninguna información personal acerca de usted o de su equipo, aunque se le ofrecerá la posibilidad de registrarse para recibir información acerca de actualizaciones de productos, productos nuevos, eventos y ofertas especiales.

En este ejercicio se supone que su equipo está conectado físicamente a una red y que tiene iniciada una sesión en un dominio, en lugar de tener que marcar un número de teléfono o conectarse a través de Internet. De lo contrario, pase por alto este ejercicio y continúe en la siguiente sección. Al presionar Ctrl+Alt+Supr Windows detiene temporalmente cualquier otro programa que se esté ejecutando en el equipo. Esta medida de precaución asegura que la contraseña permanece protegida ya que impide que los programas denominados caballos de Troya, que es posible que piratas informáticos hayan colocado en su sistema, puedan capturar el nombre y la contraseña de su cuenta de usuario. El requisito de presionar Ctrl+Alt+Supr está activado de manera predeterminada. Un usuario con privilegios administrativos puede cambiarlo, pero no se recomienda en absoluto hacerlo.

No hay ninguna carpeta de trabajo para este ejercicio, pero tiene que conocer el nombre de su cuenta de usuario, su contraseña y su nombre de dominio. Siga estos pasos: 1

Inicie el equipo. Cuando el equipo se inicie aparecerá una pantalla de Bienvenida a Windows.

Mantenga presionada las teclas Ctrl y Alt, y presione Supr. Windows XP mostrará un cuadro de diálogo y esperará hasta que le proporcione la información que necesita para poder continuar. Los cuadros de diálogo son el principal medio de comunicación entre el equipo y el usuario tanto en Windows como en los programas basados en Windows. Cada cuadro de diálogo presenta todas las opciones posibles asociadas a una acción y usted establece las opciones para indicar cómo desea que se realice la acción. En este caso aparecerá el cuadro de diálogo Iniciar sesión en Windows.

Escriba el nombre de su cuenta de usuario en el cuadro Nombre de usuario.

Escriba su contraseña en el cuadro Contraseña.

Si no aparece el cuadro Iniciar sesión en, haga clic en Opciones para expandir el cuadro de diálogo. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro Iniciar sesión en y, en la lista desplegable, haga clic en el nombre de dominio correcto.

Si su dominio no aparece en la lista desplegable, póngase en contacto con el administrador de la red.

Haga clic en Aceptar para iniciar sesión en Windows XP Professional y en su dominio de red. Aparecerá el escritorio de Windows XP Professional, como se muestra a continuación:

Importante No se preocupe si su escritorio de Windows XP es diferente de los mostrados en esta lección y en las siguientes. El escritorio varía dependiendo de si Windows XP se ha instalado en un equipo nuevo o como una actualización en un equipo donde se ejecutaba una versión anterior del sistema operativo Windows. En el último caso, Windows XP conservará muchos aspectos del escritorio anterior. Windows XP también puede conservar algunas de las opciones elegidas en una versión anterior, lo que puede modificar ligeramente la apariencia de la pantalla. Estas diferencias afectan a la apariencia de Windows XP, pero no a su capacidad para realizar correctamente los ejercicios de este libro. Si prefiere tener los iconos del escritorio que aparecían en las versiones anteriores de Windows, puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el escritorio y, después, hacer clic en Propiedades en el menú contextual. Después, en el cuadro de diálogo Propiedades de pantalla, haga clic en la ficha Escritorio, haga clic en Personalizar escritorio, active las casillas de verificación correspondientes a los iconos que desee y haga clic en Aceptar.

Inicio de sesión en un equipo con Windows XP Home Edition Puede que usted sea la única persona que utilice su equipo o puede que éste sea utilizado por varias personas. Si usted es la única persona que utiliza el equipo, sólo necesitará una configuración o cuenta de usuario. Si hay otras personas que utilizan el equipo, todas ellas pueden utilizar la misma cuenta o puede configurar una cuenta de usuario diferente para cada persona. Cada cuenta está asociada a un perfil de usuario que describe la apariencia y el funcionamiento del entorno del equipo para ese usuario determinado. Esta información incluye detalles como la combinación de colores, el fondo del escritorio, las fuentes y los accesos directos, y puede variar de un perfil a otro. De manera predeterminada, Windows XP Home Edition crea dos cuentas: Todos los usuarios e Invitado. La cuenta Todos los usuarios puede utilizarse para hacer que determinados archivos o configuraciones estén disponibles para cualquier persona que inicie sesión en el equipo. Los usuarios que no dispongan de su propia cuenta pueden iniciar sesión en el equipo mediante la cuenta Invitado. Es posible deshabilitar la cuenta Invitado si no desea que los usuarios que no tengan cuenta puedan iniciar sesión en su equipo.

El proceso mediante el que se inicia una sesión en el equipo se denomina inicio de sesión. Si sólo se ha configurado una cuenta de usuario, Windows XP iniciará sesión automáticamente con esa cuenta cuando encienda el equipo. Si se han configurado varias cuentas, Windows XP le pedirá que seleccione su perfil de usuario y, si su cuenta está protegida por contraseña, que indique su contraseña. Cada usuario tiene un nombre y una imagen de cuenta de usuario. Cada usuario puede cambiar el nombre y la imagen de su propia cuenta, mientras que los usuarios con privilegios administrativos pueden cambiar el nombre y la imagen de cualquier cuenta de usuario. En este ejercicio iniciará sesión en un equipo que tiene instalado Windows XP Home Edition y que se ha configurado para incluir varias cuentas (con o sin contraseñas). No hay ninguna carpeta de trabajo para este ejercicio. Siga estos pasos: 1

Inicie el equipo. Cuando se inicie el equipo aparecerá una pantalla de inicio de sesión. La pantalla de inicio de sesión mostrada por Windows XP Home Edition se llama la pantalla de bienvenida. Esta pantalla muestra representaciones gráficas de todas las cuentas de usuario del equipo. Estas cuentas pueden crearse durante la instalación o más adelante para mantener separados los datos de cada usuario. Si su equipo está configurado para incluir sólo una cuenta, ahora verá el escritorio de Windows XP y podrá pasar por alto los pasos restantes.

Mueva el puntero del mouse sobre los nombres de usuario disponibles. Observe que el nombre de usuario seleccionado es vivo, mientras que los otros están atenuados.

Haga clic en el nombre o en la imagen de su cuenta de usuario.

Si su cuenta está protegida por contraseña, escriba la contraseña en el cuadro Escriba su contraseña y haga clic en el botón de flecha para continuar.

Si olvida su contraseña, haga clic en el botón de signo de interrogación para ver alguna sugerencia de contraseña que especificó cuando estableció la contraseña. Mientras Windows XP está cargando su perfil, el nombre y la imagen de su cuenta de usuario van al centro de la pantalla y las demás opciones desaparecen. Cuando haya iniciado sesión en su cuenta aparecerá el escritorio de Windows XP Home Edition:

Inicio de sesión en un equipo independiente con Windows XP Professional Windows XP Professional normalmente se utiliza en un entorno de red, pero no es necesario estar conectado a un dominio de red para ejecutarlo. Por ejemplo, puede que haya instalado Windows XP Professional en un equipo portátil que utiliza tanto en la oficina como en casa, o puede viajar con un equipo con Windows XP Professional, trabajar sin conexión y conectarse a la red mediante una conexión remota.

Al iniciar sesión en un equipo con Windows XP Professional que estaba conectado a un dominio de red, pero que ya no lo está, iniciará sesión de la manera habitual y la información de usuario se validará considerando la información que se almacenó en el equipo la última vez que inició sesión en el dominio. Si su equipo con Windows XP Professional no está configurado actualmente para trabajar en una red, el proceso de inicio de sesión es idéntico al de Windows XP Home Edition. Las cuentas de usuario válidas se muestran en una pantalla central de inicio de sesión, y la opción Cambio rápido de usuario está disponible y activada de manera predeterminada.

Conceptos básicos de los componentes de Windows XP Cuando inicia Windows por primera vez, la pantalla debe ser similar a la que se ilustra a continuación. A medida que instale programas y personalice Windows para adaptarlo a su forma de trabajar, verá elementos nuevos y cambios con respecto a esta pantalla, pero seguirán apareciendo los mismos componentes básicos.

Sugerencia A lo largo de este curso, las instrucciones como hacer clic y arrastrar se refieren siempre al uso del botón izquierdo, o primario, del mouse. Hacer doble clic significa presionar rápidamente dos veces el botón izquierdo del mouse. Si necesita utilizar el botón derecho, o secundario, del mouse para realizar una instrucción, se le indicará en la propia instrucción. Por ejemplo, una instrucción puede ser “Haga clic con el botón secundario del mouse en el icono”. Un icono es una pequeña representación gráfica de un programa, un archivo o una carpeta. El término arrastrar significa señalar un objeto de la pantalla, mantener presionado el botón izquierdo del mouse y mover el mouse hacia usted, alejarlo de usted, o moverlo a la izquierda o a la derecha. Suelte el botón del mouse cuando el objeto esté en la ubicación deseada. Si su mouse tiene un botón central u otro control, puede pasarlo por alto por ahora.

Es útil conocer los nombres correctos de los componentes básicos de Windows y las formas en que puede utilizar el mouse para interactuar con ellos. En la lista siguiente se describen los componentes básicos de Windows. ● Escritorio El escritorio está compuesto por el contenido de la pantalla del equipo una vez que se ha iniciado Windows. Entre los elementos del escritorio se incluyen iconos de los programas y otras utilidades que se emplean con frecuencia. ● Barra Inicio rápido La barra Inicio rápido es un área de la barra de tareas situada a la derecha del botón Inicio. La barra Inicio rápido contiene varios botones que representan los programas que se utilizan con frecuencia. Estos botones permiten iniciar programas con un único clic. La barra Inicio rápido también incluye el botón Mostrar escritorio, en el que puede hacer clic para minimizar todas las ventanas abiertas a botones en la barra de tareas. ● Accesos directos Son un tipo de icono que permiten el acceso rápido a archivos, carpetas o programas. Por ejemplo, suponga que necesita consultar una hoja de cálculo varias veces a la semana. La hoja de cálculo está almacenada dentro de varios niveles de carpetas, y para abrir el archivo tendría que abrir las carpetas una a una y hacer doble clic en el icono del archivo. Para ahorrarse todo este proceso, es posible crear un acceso directo que aparezca en el escritorio y permita un acceso más rápido al mismo archivo. Los accesos directos se utilizan del mismo modo que los demás iconos; es decir, se hace doble clic en ellos para abrir archivos, carpetas o programas. Los accesos directos tienen la misma apariencia que los otros iconos. La única diferencia es que tienen una flecha curva pequeña en su esquina inferior izquierda. Son como marcadores de posición de otros iconos. Es posible crear, copiar, mover y eliminar un acceso directo sin que ello afecte al archivo, la carpeta o el programa propiamente dicho.

● Botón Inicio El botón Inicio está situado en la esquina inferior izquierda de la barra de tareas y es el componente más importante del escritorio de Windows. Es el punto desde el que se inician todos los programas y ventanas del equipo. Haga clic en el botón Inicio para abrir una serie de menús que permiten iniciar programas, buscar y abrir carpetas y archivos, configurar opciones, obtener ayuda, agregar hardware y software, y apagar el sistema. ● Barra de tareas La barra de tareas es la franja situada a lo largo de la parte inferior de la pantalla. Normalmente muestra, de izquierda a derecha, el botón Inicio, la barra Inicio rápido, los botones de ciertas utilidades y programas (como el control del volumen del sistema de sonido del equipo) y la hora. Además, todos los programas abiertos aparecen en ella en forma de botones. Haga clic en el botón de un archivo, una carpeta o un programa de la barra de tareas para mostrar la ventana correspondiente. ● Hora La hora se muestra cerca del extremo derecho de la barra de tareas. También puede utilizar esta área de la barra de tareas para mostrar un calendario. Sitúe el puntero del mouse sobre la hora para ver una descripción emergente que muestra el día y la fecha. Haga doble clic en la hora si desea abrir un cuadro de diálogo en el que puede cambiar la fecha, la hora o la zona horaria del equipo. ● Ventana Es la parte de la pantalla en la que se muestra un archivo, una carpeta o un programa. En la pantalla se pueden mostrar varias ventanas al mismo tiempo, ya sea unas al lado de otras, de arriba abajo o superpuestas. Más adelante en esta lección aprenderá a mover y cambiar el tamaño de las ventanas.

Anatomía de un cuadro de diálogo Un cuadro de diálogo aparece en la pantalla cuando necesita comunicarse con un programa. Los cuadros de diálogo le permiten tomar decisiones y elegir entre las opciones disponibles. Entre los componentes típicos de un cuadro de diálogo se incluyen cuadros de texto, opciones, casillas de verificación y menús. En la esquina superior derecha de todos los cuadros de diálogo hay un botón Cerrar. En la parte inferior de la mayoría de los cuadros de diálogo están los botones Aceptar y Cancelar.

Haga clic en Aceptar cuando desee que Windows implemente las opciones especificadas en el cuadro de diálogo. Haga clic en el botón Cancelar o en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo sin hacer ningún cambio.

En este ejercicio practicará las técnicas habituales con el mouse mientras recorre Windows. Si una descripción emergente no aparece cuando debería hacerlo, pruebe a soltar la mano del mouse durante unos segundos. Si esto no funciona, puede que la opción para mostrar estas descripciones esté desactivada.

Sitúe el mouse de forma que el puntero del mouse esté sobre la hora que aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla. Aparecerá la fecha en una descripción emergente.

Mueva el mouse ligeramente en cualquier dirección. La descripción emergente desaparecerá.

Sugerencia Incluso aunque no mueva el mouse, las descripciones emergentes desaparecen después de unos segundos para no bloquear lo que esté haciendo. Para ver de nuevo la descripción emergente, aleje el mouse del componente de Windows y vuelva a acercarse a él. 3

Haga doble clic en la hora. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de Fecha y hora.

Haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Propiedades de Fecha y hora. Se cerrará el cuadro de diálogo. No se ha realizado ningún cambio.

Haga clic en el botón Inicio situado en el extremo izquierdo de la barra de tareas. Aparecerá el menú Inicio. Los elementos del menú que tienen flechas que señalan a la derecha, como Documentos recientes o Todos los programas, conducen a menús en cascada.

También puede cerrar un menú si hace clic en el mismo botón, icono o nombre de menú que utilizó para abrirlo (en este caso, el botón Inicio).

Si el icono Mi PC no vuelve a su posición original, puede volver a arrastrarlo hasta ella.

Haga clic en un área vacía del escritorio. Se cerrará el menú Inicio.

Haga clic en Mi PC. El icono cambiará de color ligeramente y aparecerá más oscuro para indicar que está seleccionado.

Haga clic en el icono Mi PC, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre el icono Mi PC hacia abajo, de forma que se superponga ligeramente con el icono que hay debajo de él. Suelte el botón del mouse cuando haya terminado.

Haga clic con el botón secundario del mouse en un área vacía del escritorio. Aparecerá un menú contextual que ofrece opciones para organizar el escritorio.

En el menú contextual, haga clic en Organizar iconos. Aparecerá otro menú que contiene varias opciones para organizar los iconos. Haga clic en la opción Nombre para alinear los iconos ordenados por nombre. El icono Mi PC se alejará del icono superpuesto.

Inicio de programas El menú Inicio es una lista de opciones que conforman el vínculo central a todos los programas instalados en el equipo, así como a todas las tareas que puede llevar a cabo con Windows XP. La primera vez que inicia Windows XP aparece el menú Inicio hasta que haga clic en otro sitio. Después, puede abrir el menú Inicio si hace clic en el botón Inicio situado en el extremo izquierdo de la barra de tareas.

Se ha rediseñado bastante el menú Inicio en Windows XP para facilitar el acceso a los programas. La primera vez que se abre, es similar al siguiente: Si está acostumbrado al estilo de menú anterior, que ahora recibe el nombre menú Clásico, verá que se tarda poco en acostumbrarse al cambio. Si es incapaz de adaptarse, tiene la opción de volver a la versión clásica. No obstante, el nuevo menú se ha diseñado para mejorar la eficacia, por lo que le recomendamos que al menos lo intente.

Puede anclar vínculos a sus programas favoritos en un área especial situada en la parte superior izquierda del menú Inicio para que resulte más fácil buscar e iniciar los programas. Puede reorganizar los programas anclados si los arrastra y coloca en el orden que desee. De manera predeterminada, Microsoft Internet Explorer y Microsoft Outlook Express están anclados al menú Inicio. Si cambia el explorador Web o el programa de correo electrónico predeterminado, el área anclada se actualizará automáticamente para reflejar ese cambio. Debajo de la primera línea horizontal de la parte izquierda del menú Inicio hay una lista de vínculos a los programas más utilizados, en la que se incluyen los últimos seis programas que ha iniciado. (Puede ajustar ese número si lo desea.) La primera vez que inicia Windows XP, la lista incluye algunos de los nuevos programas disponibles: MSN Explorer, Reproductor de Windows Media, Windows Movie Maker, Asistente para transferencia de archivos y configuraciones, y Paseo por Windows XP. (El paseo es largo y es más bien comercial, pero le presenta las nuevas características de Windows XP con las que trabajará en este libro.)

En la parte derecha del menú Inicio hay vínculos a las ubicaciones donde suele almacenar los archivos que crea, un vínculo a un directorio de otros equipos de la red y vínculos a diferentes herramientas que utilizará mientras trabaja con su equipo. Los comandos que utilizará para cerrar sesión o apagar el equipo se encuentran en la parte inferior del menú Inicio. Al hacer clic en el texto o en la flecha de Todos los programas aparecerá un menú con todos los programas instalados en el equipo. Puede iniciar un programa en Windows desde el menú Inicio. En otras ocasiones, en cambio, es necesario abrir varios menús hasta llegar al programa deseado. Por tanto, en el caso de los programas que se utilizan frecuentemente puede ser conveniente crear un acceso directo en el escritorio en vez de utilizar el menú Inicio. En este ejercicio comparará los dos métodos para abrir ventanas. Primero haga clic en un icono del escritorio para abrir Mi PC, que es una ventana que muestra las unidades de disco y de red disponibles en el equipo, así como los archivos y las carpetas de esas unidades. Después utilice el menú Inicio para iniciar el Bloc de notas, que es un sencillo programa de procesamiento de textos incluido con Windows. Algunas opciones del menú Inicio tienen flechas que señalan hacia la derecha. Estas opciones abren menús en cascada, también denominados submenús. Las ventanas que abra en este ejercicio se utilizarán para los ejercicios que aparecen más adelante en esta lección. 1

Haga doble clic en el icono Mi PC en el escritorio. La ventana Mi PC se abrirá en el escritorio.

Haga clic en el botón Inicio. Aparecerá el menú Inicio.

En el menú Inicio, seleccione Todos los programas. Aparecerá el menú Programas.

En el menú Programas, seleccione Accesorios. Aparecerá el menú Accesorios.

En el menú Accesorios, haga clic en Bloc de notas. Se abrirá la ventana Bloc de notas.

Traslado y cierre de ventanas El espacio en el escritorio es limitado, por lo que debe administrarse cuidadosamente. A veces, esto significa mover la ventana de un programa a otra parte del escritorio o minimizarla para que aparezca como un botón en la barra de tareas. En otras ocasiones, “administrar el escritorio” implica cambiar el tamaño de la ventana de un programa para que se pueda ver simultáneamente la ventana de otro programa o documento en el escritorio.

Puede utilizar los siguientes componentes para administrar ventanas: ● La barra de título, además de indicar el nombre del programa y (por lo general) el nombre del documento en el que se está trabajando, puede utilizarse para mover la ventana del programa a otro lugar de la pantalla. Para mover la ventana de un programa, arrastre su barra de título. ● El botón Minimizar contrae una ventana para que aparezca como un botón en la barra de tareas. Para maximizar o restaurar una ventana también puede hacer doble clic en su barra de título.

● El botón Maximizar expande la ventana para que ocupe todo el escritorio (menos la barra de tareas). ● Cuando una ventana está maximizada, el botón Maximizar se reemplaza por el botón Restaurar, mediante el cual la ventana vuelve a su tamaño anterior para que esa parte del escritorio (u otra ventana que pueda haber debajo) quede visible. ● El botón Cerrar cierra un programa y lo quita del almacenamiento temporal del equipo (memoria). Este botón también cierra cuadros de diálogo y ventanas.

● El área de cambio de tamaño puede utilizarse para cambiar el tamaño y la forma de una ventana. Arrastre el área de cambio de tamaño para hacer la ventana alta y estrecha, corta y ancha o cualquier otro tamaño intermedio.

Importante Al minimizar un programa éste no se cierra, sino que se contrae y adopta la forma de un icono de la barra de tareas. Los programas minimizados siguen en ejecución. Si no recuerda si ha cerrado un programa, compruebe si está su icono en la barra de tareas antes de abrirlo de nuevo. De lo contrario, puede acabar teniendo dos versiones del mismo programa ejecutándose a la vez. Esto no supone ningún problema, pero puede resultar confuso obtener mensajes de advertencia que indican que ya hay archivos abiertos.

En este ejercicio moverá y cambiará el tamaño de las ventanas Bloc de notas y Mi PC. También cerrará la ventana Mi PC.

Quizás tenga que mover la ventana Bloc de notas hacia la izquierda para poder ver el botón Minimizar.

El botón Restaurar vuelve a poner el botón Maximizar en la esquina superior derecha de una ventana cuando ésta está maximizada.

Arrastre la barra de título de la ventana Bloc de notas varios centímetros hacia abajo y hacia la derecha. Parte de la ventana Mi PC es ahora visible. Observe que sigue en ejecución aunque estuviera tapada por la ventana Bloc de notas.

Haga clic en el botón Minimizar situado en la esquina superior derecha de la ventana Bloc de notas. La ventana Bloc de notas ya no aparece en el escritorio y se ha agregado el botón Sin título – Bloc de notas a la barra de tareas. Notepad sigue en ejecución; lo que ha hecho equivale a ponerlo en una esquina de la mesa para hacer sitio para otras cosas.

Haga clic en el botón Maximizar situado en la esquina superior derecha de la ventana Mi PC. La ventana Mi PC se expandirá y ocupará todo el escritorio.

Haga clic en el botón Restaurar situado en la esquina superior derecha de la ventana Mi PC. La ventana Mi PC volverá al tamaño y a la forma que tenía anteriormente.

Haga clic en el botón Minimizar situado en la esquina superior derecha de la ventana Mi PC. La ventana Mi PC ya no aparece, pero su botón sigue estando en la barra de tareas.

Haga clic en el botón Mi PC de la barra de tareas. La ventana Mi PC volverá a aparecer en el escritorio.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana Mi PC. Se cerrará la ventana Mi PC.

Sugerencia Si un programa está minimizado, puede cerrarlo sin restaurarlo primero. Haga clic con el botón secundario del mouse en el botón del programa de la barra de tareas y, después, haga clic en Cerrar en el menú contextual que aparecerá.

Cambio de tamaño de la ventana Bloc de notas Cuando trabaja con más de un programa, archivo o carpeta, puede cambiar el tamaño y organizar las ventanas para poder varias ventanas al mismo tiempo. Sólo puede ver una ventana maximizada cada vez, pero todos los demás programas abiertos seguirán ejecutándose en segundo plano. En este ejercicio moverá y cambiará el tamaño de la ventana Bloc de notas.

Puede arrastrar cualquier borde de una ventana para cambiar su tamaño, siempre y cuando la ventana no esté minimizada.

Haga clic en el botón Sin título – Bloc de notas de la barra de tareas. Aparecerá la ventana Bloc de notas.

Arrastre la barra de título de la ventana Bloc de notas para centrarla en el escritorio.

Arrastre el área de cambio de tamaño hacia arriba y hacia la izquierda hasta que la ventana Bloc de notas tenga la mitad de su tamaño original.

Arrastre el extremo derecho de la ventana Bloc de notas hacia la derecha para hacer más ancha la ventana.

Haga clic en el botón Minimizar situado en la esquina superior derecha de la ventana Bloc de notas.

Cambio entre programas Es muy habitual en Windows tener más de un programa en ejecución a la vez. Cada programa se ejecuta en su propia ventana. Normalmente, cuando hay dos ventanas en la pantalla al mismo tiempo, la que tiene la barra de título azul (el color predeterminado) o con un color más vivo es la ventana activa. La barra de título de la ventana inactiva aparece habitualmente en gris o en un color más claro. Por ejemplo, vea las dos ventanas siguientes.

Bloc de notas es la ventana activa (observe su barra de título de color azul oscuro), por lo que si fuera a empezar a escribir números con estas dos ventanas en la pantalla, los números aparecerían en la ventana Bloc de notas. Si puede ver más de una ventana en la pantalla y desea cambiar de una ventana a otra, haga clic en cualquier área vacía de la ventana que desee activar. Cuando trabaje con Windows, normalmente no podrá ver todas las ventanas que tiene abiertas. En ese caso, para cambiar de una ventana a otra, haga clic en el botón del programa que aparece en la barra de tareas. Para ver rápidamente el escritorio cuando está tapado por ventanas, haga clic en el botón Mostrar escritorio de la barra de tareas.

Sugerencia Para cambiar de un programa a otro con el teclado, mantenga presionada la tecla Alt mientras presiona Tab. Aparecerá un pequeño cuadro Administrador de tareas que contiene los iconos de todos los programas que están abiertos en este momento. Siga manteniendo presionada la tecla Alt y presione Tab hasta que se seleccione el programa deseado. Cuando suelte las teclas Alt y Tab, el programa seleccionado será el activo y aparecerá su ventana.

En este ejercicio abrirá Calculadora: Después cambiará entre Calculadora y Bloc de notas para calcular y grabar números.

Al hacer clic en cualquier lugar de una ventana, ésta se convierte en la ventana activa.

Haga clic en el botón Inicio. Aparecerá el menú Inicio.

En el menú Inicio, seleccione Todos los programas y, después, Accesorios.

En el menú Accesorios, haga clic en Calculadora. Se abrirá la Calculadora.

Haga clic en el botón Sin título – Bloc de notas de la barra de tareas. La ventana Bloc de notas es ahora la ventana activa. Observe el color de su barra de título en comparación con la barra de título de la ventana Calculadora.

Haga clic en la barra de título de la ventana Calculadora. Calculadora es ahora la ventana activa.

Escriba 40 * 18 = En la ventana Calculadora aparecerá el número 720.

Haga clic en el botón Sin título – Bloc de notas de la barra de tareas. La ventana Bloc de notas es ahora la ventana activa. Su pantalla debe ser similar a la que se muestra en la ilustración siguiente.

Escriba Si ganara 18 € por hora, ganaría 720 € por semana. Lo que escriba aparecerá en la ventana Bloc de notas porque es la ventana activa.

Haga clic en el botón Mostrar escritorio de la barra Inicio rápido de la barra de tareas. Se minimizarán ambos programas.

Cierre de sesión de Windows XP El proceso mediante el cual se termina una sesión en el equipo se denomina cierre de sesión. Al cerrar sesión se termina la sesión de Windows para su cuenta, pero el equipo sigue encendido. Es importante cerrar sesión cuando termine de trabajar al final del día, o incluso cuando vaya a estar lejos del equipo durante un período de tiempo prolongado, para impedir que otras personas tengan acceso a su información personal. Por ejemplo, si su cuenta tiene privilegios administrativos y se va a comer sin cerrar sesión o proteger de otra manera su equipo frente a intrusos, alguien podría crear una cuenta de usuario local con privilegios administrativos y utilizar después esa cuenta para iniciar sesión en su equipo. En este ejercicio cerrará la sesión de su cuenta de usuario de Windows XP. Tanto los usuarios de Windows XP Professional como los de Windows XP Home Edition pueden realizar este ejercicio. No hay ninguna carpeta de trabajo para este ejercicio. Siga estos pasos: 1

Si el menú Inicio no aparece, haga clic en el botón Inicio. Aparecerá el menú Inicio. Su información de usuario aparecerá en la parte superior del menú. Dependiendo de los programas instalados en el equipo, el menú Inicio será similar al siguiente:

Sugerencia Windows XP Home Edition muestra el nombre y la imagen de la cuenta de usuario en la parte superior del menú Inicio. Windows XP Professional sólo muestra el nombre de la cuenta de usuario. 2

En la parte inferior del menú Inicio, haga clic en Cerrar sesión. Aparecerá el cuadro de diálogo Cerrar la sesión en Windows.

Sugerencia Cuando su configuración actual de Windows XP incluye Cambio rápido de usuario, esa opción aparece en el cuadro de diálogo Cerrar la sesión en Windows. 3

Haga clic en Cerrar sesión para completar el proceso y mostrar la pantalla de bienvenida o de inicio de sesión.

Escriba su contraseña (Professional) o haga clic en el nombre de su cuenta de usuario (Home Edition) para volver a iniciar sesión.

Sugerencia Si aparecen notas en forma de pompa encima del área de notificación mientras está trabajando, léalas y haga clic en la X (el botón Cerrar) que aparece en la esquina superior derecha de la pompa.

Apagado de un equipo con Windows XP Professional Salga siempre de Windows XP antes de apagar el equipo; de lo contrario, podría perder datos.

En lugar de cerrar sesión en el equipo, puede apagarlo para ahorrar energía. Al apagar el equipo se cierran todas las aplicaciones y los archivos abiertos, se termina la sesión de trabajo y se sale de Windows de manera que pueda apagar con seguridad el equipo. Este proceso asegura que los datos se almacenan con seguridad y que las conexiones externas se desconectan adecuadamente. En este ejercicio apagará el equipo con Windows XP Professional. (Nota: este ejercicio se aplica a un equipo que funcione en un dominio de red.) No hay ninguna carpeta de trabajo para este ejercicio. Siga estos pasos: 1

Haga clic en el botón Inicio. Aparecerá el menú Inicio. Su información de usuario aparecerá en la parte superior del menú.

En la parte inferior del menú Inicio, haga clic en Apagar. Aparecerá el cuadro de diálogo Salir de Windows.

En el cuadro de opción aparece la opción de apagado seleccionada más recientemente y debajo del cuadro se muestra una descripción de dicha opción. 3

Haga clic en la flecha hacia abajo para ver las demás opciones y seleccione cada opción para ver su descripción.

Seleccione la opción Apagar y haga clic en Aceptar para terminar la sesión de Windows.

Apagado de un equipo con Windows XP Home Edition Salga siempre de Windows XP antes de apagar el equipo; de lo contrario, podría perder datos.

En lugar de cerrar sesión en el equipo, puede apagarlo. Al apagar se cierran todas las aplicaciones y los archivos abiertos, se termina la sesión de Windows y se apaga el equipo. Este proceso asegura que los datos se almacenan con seguridad y que todas las sesiones externas se desconectan adecuadamente. En este ejercicio apagará un equipo con Windows XP Home Edition. No hay ninguna carpeta de trabajo para este ejercicio. Siga estos pasos: 1

Haga clic en el botón Inicio. Aparecerá el menú Inicio. Su información de usuario aparecerá en la parte superior del menú.

El comando Apagar equipo también está disponible en la pantalla de bienvenida.

En la parte inferior del menú Inicio, haga clic en Apagar equipo. Aparecerá el cuadro de diálogo Apagar equipo.

Haga clic en Apagar para terminar la sesión de Windows y apagar el equipo.

Otras opciones La pantalla Apagar equipo de Windows XP Home Edition incluye las opciones Reiniciar e Hibernar, pero no la opción Suspender.

Además de iniciar y cerrar sesiones en el equipo, el cuadro de diálogo Salir de Windows XP Professional ofrece las siguientes opciones: ● Reiniciar finaliza la sesión, apaga Windows y, a continuación, vuelve a iniciar Windows sin apagar el equipo. ● Suspender mantiene la sesión (los programas que estén abiertos y todo el trabajo que esté haciendo con ellos) y hace que el equipo siga funcionando con un bajo nivel de alimentación manteniendo los datos en memoria. Para volver a una sesión que está suspendida, presione Ctrl+Alt+Supr. ● Hibernar guarda la sesión y apaga el equipo. La próxima vez que inicie el equipo, se restaurará la sesión en el punto en que se dejó.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a iniciar Windows y se ha familiarizado con algunos componentes básicos de Windows. También ha aprendido a abrir, cerrar, cambiar el tamaño y mover ventanas de programas. Asimismo, ha aprendido a utilizar más de un programa. Por último, ha aprendido a salir de Windows. Si va a proseguir con otras lecciones: 1

Encienda el equipo y el hardware restante.

Si es necesario, inicie sesión en la red.

Si no va a proseguir con otras lecciones: ●

Su equipo ya está apagado.

Ejercicio corto 1

¿Cómo se sale de Windows XP?

¿Cuáles son los pasos necesarios para crear en el escritorio un acceso directo a un archivo o a una carpeta?

¿Qué hace el botón Minimizar?

¿Qué suele mostrar la barra de tareas?

¿Qué funciones realizan los cuadros de diálogo en Windows?

¿Cómo se inicia un programa de aplicación en Windows?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: en este ejercicio “anclará” un programa al menú Inicio. Empiece

por ir hasta el programa seleccionado en el menú Inicio. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre del programa y haga clic en Anclar al menú Inicio en el menú contextual. Ejercicio 2: en este ejercicio “desanclará” un programa del menú Inicio. Haga

clic con el botón secundario del mouse en el vínculo del programa y haga clic en Desanclar del menú Inicio en el menú contextual. Ejercicio 3: en este ejercicio creará un acceso directo a un sitio Web en el

escritorio. Haga clic con el botón secundario del mouse en un área en blanco del escritorio, seleccione Nuevo en el menú contextual y haga clic en Acceso directo. Escriba la dirección URL (dirección de Internet) del sitio Web en el cuadro Escriba la ubicación del elemento y haga clic en Siguiente. Escriba un nombre para el acceso directo y haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo. Ejercicio 4: en este ejercicio eliminará un acceso directo, un archivo o una

carpeta del escritorio. Si completó el ejercicio 3, elija el acceso directo del sitio Web que creó. Haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento que desee eliminar y, después, haga clic en Eliminar en el menú contextual. En el cuadro de confirmación, haga clic en Sí para eliminar el elemento.

LECCIÓN 2

Administración de archivos y carpetas Una vez completada esta lección, podrá:  Ver y abrir carpetas.  Abrir, modificar y almacenar archivos.  Imprimir archivos.  Ordenar archivos.  Crear archivos y carpetas.  Mover, copiar y cambiar el nombre de archivos y carpetas.  Eliminar archivos y carpetas. Los archivos son algunos de los recursos más importantes que utilizará en Microsoft® Windows XP Professional. Cada documento, imagen o sonido con el que trabaja es un archivo. Los programas (como Microsoft Word o Microsoft Excel) son en realidad conjuntos de archivos. El propio Windows es un conjunto de cientos de archivos, cada uno de los cuales tiene su propio propósito. Por ejemplo, un archivo contiene el sonido que Windows emite cuando se inicia y otro archivo contiene el sonido que Windows emite cuando se apaga. Los archivos incluso especifican la forma del puntero del mouse (ratón) y el resultado de hacer clic en un elemento. Para hacer un seguimiento de todos sus archivos debe agruparlos de forma lógica. En Windows esto se hace mediante la creación de carpetas, que almacenan los archivos relacionados. Una carpeta es como un armario de la cocina. En un armario se puede guardar comida y en otro platos. Un armario contiene la cubertería, otro la cristalería y un tercero el menaje de cristal. En Windows, una carpeta puede almacenar los documentos que usted crea (como un memorando de Word o una hoja de cálculo de Excel), mientras que otra puede contener las imágenes que descarga de Internet. También podría dividir los armarios de la cocina: una estantería para la cristalería, otra para las tazas de café, etc. Si tiene mucha cristalería, podría dividir las estanterías poniendo las copas de agua a la izquierda y las copas de brandy a la derecha. En Windows, puede tener carpetas dentro de otras carpetas para conseguir otros niveles adicionales de organización.

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Cuando se instala Microsoft Windows XP en un equipo, se crean cuatro carpetas del sistema: ● Documents and Settings. Esta carpeta contiene una subcarpeta por cada perfil de usuario: cada usuario que haya iniciado sesión en el equipo o en un dominio de red mediante el equipo. Windows XP puede crear varios perfiles para un usuario si éste inicia sesión de distintas maneras. Por ejemplo, puede tener una carpeta para las ocasiones en las que inicie sesión en el dominio y otra carpeta distinta para cuando inicie sesión fuera del dominio. ● Archivos de programa. Ésta es la carpeta en la que la mayoría de programas instalan los archivos que necesitan para ejecutarse. Al instalar un nuevo programa, se le ofrecerá normalmente la posibilidad de cambiar la carpeta de instalación; si acepta la opción predeterminada, el programa se instalará en esta ubicación. ● temp. El sistema operativo y otros programas pueden almacenar archivos temporales en esta carpeta. ● WINDOWS o WINNT. La mayoría de los archivos críticos del sistema operativo se almacenan en esta carpeta. Puede verlos si lo desea pero, si no sabe realmente lo que está haciendo, no los toque.

Dentro de cada subcarpeta de perfil de la carpeta Documents and Settings, Windows XP crea otras tres carpetas: ● Mis documentos. Esta carpeta es un sitio ideal para almacenar documentos, hojas de cálculo y otros archivos a los que desee obtener acceso rápidamente. ● Mis imágenes. Esta subcarpeta de Mis documentos tiene capacidades especiales para el tratamiento de archivos de imagen. ● Mi música. Esta subcarpeta de Mis documentos tiene características especiales para el trabajo con archivos de música.

Nunca debe necesitar ni desear tocar las carpetas que sus programas utilizan y crean, pero es esencial saber cómo organizar los archivos que usted crea si desea poder utilizar su equipo de manera eficiente. En esta lección se explican las formas de ver y administrar sus archivos y carpetas. Aprenderá cómo abrir y cerrar archivos y carpetas, crearlos y eliminarlos, y organizarlos. Para completar los ejercicios de esta lección necesitará utilizar la carpeta Part II, Lesson02 de la carpeta Practice y algunos de los archivos que contiene: CL Clients, Adventure Brochure Text, AW What’s New, Pic00005, Staff, Main Building y To Do List.

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Ver y abrir carpetas Las dos formas más habituales de desplazarse por las carpetas son utilizar Mi PC o el Explorador de Windows. Mi PC muestra todos los recursos disponibles en su equipo, incluidos los iconos de las unidades de disco y de la red. El Explorador de Windows muestra los archivos y las carpetas de su equipo y de la red. En Windows, Mi PC y el Explorador de Windows son casi idénticos. La principal diferencia es que el panel Carpetas aparece de forma predeterminada en el Explorador de Windows y no en Mi PC. Sin embargo, puede agregar fácilmente el panel Carpetas a Mi PC si hace clic en el botón Carpetas de la barra de herramientas Botones estándar. Puede abrir Mi PC si hace doble clic en el icono Mi PC situado en el escritorio. Puede abrir el Explorador de Windows si hace clic en el botón Inicio, selecciona Todos los programas, Accesorios y hace clic en Explorador de Windows en el submenú Accesorios. El uso de Mi PC o del Explorador de Windows para ver archivos, carpetas y otros recursos es cuestión de preferencias personales. Mis documentos es la carpeta predeterminada para los archivos que usted crea en programas de Windows. Es decir, a menos que especifique otra carpeta diferente al guardar un documento recién creado, Windows lo pondrá en la carpeta Mis documentos.

La primera vez que se abre el Explorador de Windows, en la parte izquierda de la ventana se muestra el panel Carpetas. En la parte derecha se muestra el contenido de la carpeta seleccionada en el panel Carpetas. De forma predeterminada se selecciona la carpeta Mis documentos al abrir el Explorador de Windows. Para abrir una carpeta, haga doble clic en ella en el panel Carpetas. Cuando haga doble clic en una carpeta, su contenido aparecerá en el panel derecho, reemplazando al contenido de la carpeta seleccionada previamente. Si la nueva carpeta contiene una subcarpeta (una carpeta dentro de otra), puede hacer doble clic en la subcarpeta y seguir recorriendo las carpetas de nivel inferior hasta llegar al archivo o a la carpeta que está buscando. Para volver a una carpeta de nivel superior, haga clic en el botón Arriba de la barra de herramientas Botones estándar. Para volver a otras carpetas abiertas anteriormente, haga clic en el botón Atrás de la barra de herramientas Botones estándar. La estructura de carpetas y subcarpetas puede ser muy grande, pero cuando empieza a desplazarse por el panel Carpetas sólo ve el nivel superior de carpetas. Haga clic en el signo más situado a la izquierda del icono de una carpeta para ver todas sus subcarpetas. Una vez expandida una carpeta, el signo más cambiará a un signo menos. Haga clic en el signo menos para contraer la lista de subcarpetas, de forma que sólo aparezcan las carpetas de nivel superior. También puede hacer doble clic en una carpeta para expandirla. Al hacer doble clic en la carpeta no sólo se expande la carpeta en el panel izquierdo de la ventana, sino que también se muestran todos los archivos y carpetas de nivel inferior en el panel derecho de la ventana.

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En la parte derecha de la ventana del Explorador de Windows puede ver sus archivos y carpetas de distintas maneras. Puede ver miniaturas o diapositivas de los archivos gráficos, mostrar los tipos de carpeta y archivo como mosaicos o iconos, o ver una lista de archivos muy detallada o sin demasiados detalles. Las opciones de presentación correspondientes a cada carpeta están disponibles en la barra de herramientas de la ventana de esa carpeta y variarán dependiendo del contenido de la carpeta. Entre las vistas disponibles se incluyen las siguientes: ● La vista Detalles muestra una lista de los archivos o las carpetas y sus propiedades. Las propiedades de los archivos o las carpetas que se muestran de forma predeterminada son Nombre, Tamaño, Tipo y Fecha de modificación. En el caso de las imágenes, los valores predeterminados incluyen también Imagen tomada el día y Dimensiones. Puede ver muchas otras propiedades distintas específicas de los tipos de archivo, incluidas Fecha de creación, Datos consultados, Atributos, Estado, Propietario, Autor, Título, Asunto, Categoría, Páginas, Comentarios, Copyright, Intérprete, Título del álbum, Año, Número de pista, Género, Duración, Velocidad de transmisión, Protegido, Modelo de cámara, Organización, Descripción, Versión del archivo, Nombre del producto y Versión del producto. ● La vista Tira de imágenes muestra la imagen seleccionada actualmente en la parte superior de la ventana sobre una única fila de versiones más reducidas de todas las imágenes contenidas en la carpeta actual. Esta opción sólo está disponible para la carpeta Mis imágenes y sus subcarpetas. ● La vista Iconos muestra el icono y el nombre de archivo de todos los archivos o carpetas incluidos en la carpeta actual. ● La vista Lista muestra una lista de los archivos y carpetas que hay en la carpeta actual, sin más información que el nombre del archivo y un pequeño icono que representa el tipo de archivo. ● La vista en miniatura muestra un máximo de cuatro representaciones en miniatura de los archivos contenidos en cada carpeta. Estas miniaturas se muestran sobre un icono de carpeta que mide aproximadamente nueve centímetros cuadrados y medio. Las miniaturas de cada archivo muestran una imagen pequeña del archivo si éste es de un tipo apropiado (como los archivos gráficos) o un icono que representa el tipo de archivo. El nombre de archivo o de carpeta se muestra bajo la miniatura. ● La vista Mosaicos muestra un icono grande de tipo de archivo o de carpeta, el nombre de archivo o de carpeta y hasta dos datos adicionales por cada uno de los archivos incluidos en la carpeta. La información adicional varía dependiendo del tipo de archivo.

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Tipos de carpeta A medida que examine distintas carpetas en el Explorador de Windows verá que algunas de ellas parecen carpetas manila normales, mientras que otras tienen un símbolo grabado. En muchos casos, una carpeta que tiene un símbolo grabado representa un componente de Windows, como el Panel de control. Sin embargo, otros tres tipos de carpeta comunes tienen un significado especial. Una carpeta abierta de la que sale una hoja de papel y que tiene una conexión de cable debajo representa una carpeta de red, que es una carpeta compartida de otro equipo a través de la red. Una mano que sujeta una carpeta representa una carpeta compartida, que es una carpeta compartida de su equipo a través de la red. Windows XP tiene diversos tipos especiales de carpeta. El almacenamiento de archivos del tipo correspondiente en una de estas carpetas le permite utilizar características idóneas para ese tipo, como reproducir clips musicales o ver fotografías. Entre los tipos de carpeta se incluyen: ●

Documentos

●

Imágenes

●

Álbum de fotos

●

Música

●

Artista musical

●

Álbum de música

●

Vídeos

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En este ejercicio recorrerá carpetas en el Explorador de Windows y abrirá la carpeta Practice. 1

En el menú Inicio, seleccione Todos los programas, Accesorios y haga clic en Explorador de Windows. Se abrirá el Explorador de Windows.

Haga clic en el signo más situado a la izquierda de Mi PC en el panel Carpetas. La carpeta Mi PC se expandirá para mostrar todos los dispositivos (como unidades de disco y de CD-ROM) conectados al equipo, así como el Panel de control.

Haga clic en el signo más situado a la izquierda de Disco local en el panel Carpetas. (Si tiene más de un disco local, haga clic en el signo más situado junto al que tiene la etiqueta unidad C.) Puede tener muchas carpetas en esta rama, ya que es su área de almacenamiento principal.

Desplácese hacia abajo por el panel Carpetas hasta que vea la carpeta Unlimited Potential.

Haga clic en el signo más situado a la izquierda de la carpeta Unlimited Potential en el panel Carpetas. La carpeta Unlimited Potential se expandirá para mostrar la carpeta Practice.

Su pantalla no será exactamente como ésta. Los elementos mostrados dependen de lo que tenga instalado un equipo individual, así como de cuándo se instalara. Esta imagen es similar a lo que verá, pero probablemente no será idéntica.

Si aparece un signo menos junto a Mi PC, debe saltarse el paso 2 porque la carpeta ya está abierta.

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Haga clic en la carpeta Practice, después en Part II y, por último, en Lesson02. Los archivos de prácticas aparecerán en el panel derecho de la ventana.

Haga clic en el botón Atrás de la barra de herramientas Botones estándar. La carpeta Mis documentos volverá a aparecer porque era la que se estaba mostrando cuando hizo clic en la carpeta Unlimited Potential.

En el panel Carpetas, haga clic en el signo menos situado a la izquierda de Mi PC. Se contraerá la carpeta Mi PC.

Apertura, modificación y almacenamiento de archivos Una vez que haya encontrado un archivo al desplazarse por las carpetas en el Explorador de Windows o en Mi PC, puede hacer doble clic en el archivo para abrirlo y, después, puede modificarlo como desee. Por ejemplo, puede modificar el texto de un documento o cambiar los colores de una imagen. Un archivo está asociado al programa que se utiliza para leerlo, por lo que si hace doble clic en un archivo creado en el Bloc de notas, se iniciará el programa Bloc de notas y mostrará el archivo. Si Windows no puede encontrar el programa asociado al archivo, o si desea utilizar otro programa distinto del que está asociado, utilice el comando Abrir con (que se encuentra en el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario del mouse en un archivo). Cuando se habla de tipos de archivo, la gente se refiere a ellos con frecuencia por sus extensiones únicamente, como en “Voy a enviarte por correo unos doc para que los revises”.

Todos los archivos tienen nombre y todos los nombres de archivo constan de dos partes, el nombre y la extensión, separadas por un punto. El tipo de archivo o el programa en el que se creó se indica mediante la extensión. La extensión es una abreviatura (normalmente de tres letras, y a veces de dos o de cuatro) del tipo de archivo. Windows XP oculta las extensiones de archivo de forma predeterminada. Si prefiere ver las extensiones de los archivos, abra Mis documentos (o cualquier carpeta) en el Explorador de Windows y, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones de carpeta; a continuación, haga clic en la ficha Ver. Desactive la casilla de verificación Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y aplicar la configuración. Los archivos también tienen iconos, que son representaciones gráficas del tipo de archivo. Dependiendo de cómo esté examinando los archivos, puede ver un icono grande, un icono pequeño o ningún icono.

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Más información acerca de las extensiones y los iconos Independientemente de si puede ver o no las extensiones y los iconos, todos los archivos tienen asignado uno de cada uno de estos elementos. El icono que aparece con un nombre de archivo en el Explorador de Windows indica el programa asociado a ese tipo de archivo. Entre los iconos y las extensiones de tipo de archivo más comunes se incluyen los siguientes:

Nombres de archivo y de carpeta Los nombres de archivo y de carpeta pueden ser cualquier combinación de letras, números y espacios en blanco, hasta un total de 255 caracteres. En los nombres se permiten algunos caracteres especiales, como guiones y comas, mientras que otros caracteres no están permitidos, como signos de dos puntos, barras y signos de interrogación. Puede evitar tener que recordar qué caracteres especiales se permiten si simplemente utiliza letras, números y espacios en blanco cuando cree nombres de archivo y de carpeta. En este ejercicio abrirá un archivo con el programa predeterminado que tiene asociado. Después elegirá un programa que usará cuando abra un archivo.

El Disco local puede estar ya expandido cuando hace clic en el signo más situado a la izquierda de Mi PC.

Si es necesario, abra el Explorador de Windows y haga clic en el botón Maximizar de la esquina superior derecha de la ventana.

En el panel Carpetas, haga clic en el signo más situado a la izquierda de Mi PC. Se expandirá la carpeta Mi PC.

Si es necesario, haga clic en el signo más situado a la izquierda de Disco local, desplácese hacia abajo y haga clic en la carpeta Unlimited Potential.

Haga clic en el signo más situado a la izquierda de la carpeta Unlimited Potential en el panel Carpetas. La carpeta Unlimited Potential se expandirá para mostrar la carpeta Practice.

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Haga clic en la carpeta Practice, después en Part II y, por último, en Lesson02. Los archivos de prácticas aparecerán en el panel derecho de la ventana.

En el panel derecho de la ventana Explorador de Windows, haga doble clic en el archivo Staff. Se trata de un archivo HTML, por lo que se iniciará el explorador predeterminado y el archivo Staff aparecerá en la ventana del explorador.

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Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana del explorador. Se cerrará la ventana del explorador.

En el Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo llamado To Do List. Aparecerá un menú contextual.

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Windows personaliza el comando Abrir con del menú contextual. La próxima vez que haga clic en Abrir con, aparecerá un submenú que mostrará los programas que ha utilizado con este comando. Puede hacer clic en uno de estos programas o puede hacer clic en Elegir programa para abrir el cuadro de diálogo Abrir con.

Windows hace un seguimiento de los 15 archivos anteriores que ha abierto, de forma que no tenga que desplazarse por las carpetas de nuevo para volver a abrir un archivo que ha abierto recientemente. Para volver a abrir rápidamente un archivo, haga clic en el botón Inicio, seleccione Documentos recientes en el menú Inicio y haga clic en el nombre del archivo deseado en el menú Documentos recientes.

En el menú contextual, haga clic en Abrir con. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir con.

Desplácese hacia abajo por la lista Elija el programa que desea usar para abrir el siguiente archivo, haga clic en WordPad y, después, haga clic en Aceptar. El archivo To Do List se abrirá en WordPad.

Escriba Cosas y presione la barra espaciadora. El título del documento sera ahora Cosas To Do.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de WordPad. Aparecerá un cuadro de alerta en el que se le pregunta si desea guardar los cambios.

Haga clic en Sí para guardar los cambios. Aparecerá otro cuadro de alerta que le avisa de que el archivo se guardará como sólo texto, lo que quitará todo el formato.

Haga clic en Sí para confirmar la decisión. Se cerrará WordPad.

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Impresión de un archivo Puede imprimir un archivo directamente desde el Explorador de Windows sin necesidad de abrirlo primero. Esto puede ahorrarle mucho tiempo si tiene varios documentos que no necesita modificar, sino sólo imprimir con las opciones de impresión predeterminadas. Para imprimir desde el Explorador de Windows, abra la carpeta que contiene el archivo que desea imprimir, haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo deseado y, después, haga clic en Imprimir en el menú contextual. Windows abrirá el archivo con el programa en el que se creó, imprimirá el archivo, y cerrará el programa y el archivo. También puede seleccionar varios documentos que desea imprimir desde el Explorador de Windows. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de los archivos que desee imprimir. En este ejercicio imprimirá un documento de la carpeta Practice.

Para cambiar el tamaño de una columna en la vista Detalles del Explorador de Windows, sitúe el puntero del mouse sobre la línea vertical que separa los encabezados de columna. El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha con dos cabezas, con una línea que lo atraviesa a lo ancho. Arrastre hacia la derecha para hacer la columna más ancha o hacia la izquierda si desea que la columna sea más estrecha. Haga doble clic para ajustar automáticamente el tamaño de la columna, de forma que se vea en su totalidad el elemento más ancho.

Si es necesario, encienda la impresora y vaya hasta la carpeta Practice en el Explorador de Windows, después a la carpeta Part II y, por último, a la carpeta Lesson02.

Haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo AW What’s New. Aparecerá un menú contextual.

En el menú contextual, haga clic en Imprimir. La ventana Bloc de notas aparecerá brevemente y después desaparecerá cuando comience la impresión.

Ordenar archivos A medida que trabaje con un número mayor de archivos, necesitará encontrar los archivos que desea de manera rápida y eficiente. Una forma de encontrar fácilmente un archivo consiste en agrupar el contenido de la carpeta según una característica determinada, como la fecha. Después, si sabe la fecha en que guardó el archivo, podrá encontrarlo fácilmente. Hay varias formas de ver archivos en el Explorador de Windows: como iconos grandes o pequeños, en una lista de nombres de archivo, en una lista con detalles de los archivos (por ejemplo, cuándo se modificó por última vez cada archivo) o como nombres de archivo con miniaturas (pequeñas representaciones de imágenes; en este caso, el icono que representa el archivo). Cuando ordena archivos, es conveniente verlos en la vista Detalles. La vista Detalles muestra cada archivo en una línea diferente, con columnas para el nombre de archivo, la cantidad de espacio de almacenamiento que ocupa, el tipo de archivo y la fecha en que se guardó por última vez. En la vista Detalles puede hacer clic en un encabezado de columna para ordenar los archivos por esa columna.

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En este ejercicio verá archivos en la vista Detalles, y los ordenará por tamaño y por la fecha en que se modificaron por última vez. 1

Si es necesario, abra la carpeta Practice en el Explorador de Windows y haga clic en el botón Carpetas de la barra de herramientas Botones estándar para cerrar el panel Carpetas. Ahora no necesita tener abierto el panel Carpetas, ya que sólo va a trabajar con los archivos de la carpeta Practice.

Sugerencia Cuando la vista Carpetas está desactivada, aparece el panel Tareas de archivo y carpeta en la parte izquierda de la ventana, donde estaba anteriormente el panel Carpetas. Este panel de tareas contiene opciones para realizar muchos tipos de operaciones con archivos, como cambiar el nombre, copiar o mover, eliminar y otras muchas opciones.

En la vista Detalles puede mostrar otras muchas columnas de información además de las columnas Nombre, Tamaño, Tipo y Fecha de modificación. Haga clic en Ver en la barra de menús y, en el menú Ver, haga clic en Detalles. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar detalles. En el cuadro de diálogo Seleccionar detalles, active las casillas de verificación correspondientes a las columnas que desea agregar y haga clic en Aceptar.

Haga clic en el botón Vistas de la barra de herramientas Botones estándar. Aparecerá el menú Vistas. Estará seleccionada la vista predeterminada, Iconos.

En el menú Vistas, haga clic en Detalles. Cada archivo, incluyendo la información correspondiente, aparece en una línea diferente. Los archivos están ordenados alfabéticamente por nombre.

Haga clic en el encabezado de columna Tamaño. Los archivos se ordenarán por tamaño, de menor a mayor.

Haga clic de nuevo en el encabezado de columna Tamaño. Los archivos se ordenarán por tamaño en orden inverso, de mayor a menor.

Haga clic en el encabezado de columna Fecha de modificación. Los archivos se ordenarán por fecha, de más antiguo a más reciente.

Haga clic en el botón Vistas de la barra de herramientas Botones estándar. Aparecerá el menú Vistas.

Haga clic en Iconos. La carpeta volverá a tener su vista predeterminada.

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Creación de archivos y carpetas Es fácil crear carpetas en el Explorador de Windows y no hay ningún límite en cuanto al número de carpetas que puede tener. Por eso, es conveniente que piense cómo desea organizar las carpetas. Puede crear una carpeta para cada proyecto importante, para cada cliente o para los meses del año, dependiendo de cómo prefiera organizar el espacio de almacenamiento. Por ejemplo, la directora de marketing de Contoso, Ltd creó una carpeta diferente para Adventure Works. En esa carpeta hay una subcarpeta para los gráficos y otra para las páginas Web. También puede crear archivos en el Explorador de Windows. Cuando crea archivos, crea un marcador de posición para un tipo determinado de contenido, como un archivo de gráficos o de texto, asignándole un nombre. Después llenará el contenido. Este proceso es lo contrario que la forma más típica de crear archivos, que implica abrir un programa como el Bloc de notas, escribir datos y guardar después los datos como un archivo. La creación de un archivo en el Explorador de Windows presenta ciertas ventajas con respecto a la creación de un archivo en un programa. Es más rápido, ya que no tiene que ejecutar el programa, y crea la estructura del archivo al predeterminar su nombre y el programa que utilizará para trabajar con él. Hace unos meses, la directora de marketing de Contoso, Ltd contrató a un proveedor para que escribiera unos textos publicitarios. Antes de que el proveedor empezara el proyecto, la directora de marketing creó los archivos necesarios, de forma que ella no tuviera que buscarlos cuando el proveedor terminara su trabajo. Los pocos minutos que la directora de marketing tardó en crear los archivos de antemano le ahorraron un tiempo valioso más tarde durante el proyecto. En este ejercicio creará dos carpetas, una para Adventure Works y otra para un redactor de textos publicitarios freelance. En el directorio del redactor de textos publicitarios creará estructuras de los archivos que tiene que escribir. 1

Si la ventana Carpetas no es visible, haga clic en el botón Carpetas de la barra de herramientas. Aparecerá la ventana Carpetas.

En la ventana Carpetas, haga clic en la carpeta Practice si es necesario, después en Part II y, por último, en Lesson02.

En el menú Archivo, seleccione Nuevo. Aparecerá el menú Nuevo.

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Es conveniente limitar el número de niveles de subcarpeta existentes dentro de una carpeta. En general, si tiene más de tres niveles de carpetas dentro de las carpetas, será difícil desplazarse hasta un archivo concreto; tiene que seguir haciendo doble clic para ir de una subcarpeta a su subcarpeta hasta llegar finalmente al archivo deseado.

En el menú Nuevo, haga clic en Carpeta. En la ventana aparecerá una carpeta nueva llamada Nueva carpeta.

Escriba Adventure Works y presione Entrar. La nueva carpeta cambiará de nombre.

Sugerencia También puede crear una carpeta si hace clic con el botón secundario del mouse en un área en blanco del panel de la carpeta Practice, selecciona Nuevo en el menú contextual y hace clic en Carpeta. 6

Repita los pasos 2 a 5 para crear una carpeta llamada Textos publicitarios del freelance. La ventana debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración.

Haga doble clic en la carpeta Textos publicitarios del freelance. La carpeta estará vacía.

En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Documento de texto. En la ventana aparecerá un archivo nuevo llamado Nuevo Documento de texto.

Escriba Fines de semana misteriosos con Adventure Works.txt y presione Entrar. Se asignará nombre al nuevo archivo.

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Haga clic en un área en blanco de la carpeta para anular la selección del archivo, y repita los pasos 8 y 9 para crear otro archivo llamado Viajes en canoa en otoño.txt. La carpeta Textos publicitarios del freelance contiene ahora dos archivos de texto vacíos.

Haga doble clic en Viajes en canoa en otoño. Se abrirá el documento en el Bloc de notas.

Escriba Vea nuestro próximo calendario de viajes guiados en canoa.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana Bloc de notas y haga clic en Sí cuando se le pregunte si desea guardar los cambios en el archivo. Se cerrará la ventana Bloc de notas.

Haga clic dos veces en el botón Arriba de la barra de herramientas Botones estándar en la ventana Textos publicitarios del freelance. Volverá a aparecer el contenido de la carpeta Practice.

Traslado, copia y cambio de nombre de archivos y carpetas Del mismo modo que ocasionalmente tiene que reorganizar el espacio de sus armarios y cajones, verá que necesita reorganizar sus archivos y carpetas. Por ejemplo, quizás desee mover archivos de su carpeta actual a una nueva carpeta que ha creado o copiar una carpeta de forma que tenga una versión original de todo su contenido y un duplicado con el que experimentar. Puede que tenga que cambiar el nombre de un archivo o de una carpeta para que refleje mejor su contenido. Si utiliza el botón secundario del mouse para arrastrar archivos de una carpeta a otra, cuando suelte el botón aparecerá un menú contextual con opciones para mover o copiar el archivo a la nueva carpeta.

Puede mover y copiar archivos o carpetas mediante los comandos Mover a la carpeta y Copiar a la carpeta del menú Edición del Explorador de Windows, o puede arrastrar simplemente un archivo o una carpeta de un lugar a otro. Si arrastra un archivo o una carpeta de un lugar a otro dentro del mismo disco, Windows moverá el elemento. Si arrastra un archivo o una carpeta de un disco a otro, Windows copiará el elemento. Para cambiar el nombre de un archivo o de una carpeta, haga clic con el botón secundario del mouse en él y, después, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual. Se seleccionará el nombre del archivo. Escriba el nuevo nombre y presione Entrar. El archivo cambiará de nombre. Para poder elegir si desea copiar o mover un archivo o una carpeta que arrastra, haga clic con el botón secundario del mouse para arrastrarlo. Cuando suelte el botón del mouse para colocar el elemento, aparecerá un menú contextual. En el menú contextual, haga clic en Copiar aquí o en Mover aquí.

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En este ejercicio arrastrará un archivo hasta la carpeta Adventure Works que creó en el ejercicio anterior. Después copiará un archivo a la carpeta mediante el botón Copiar de la barra de herramientas Botones estándar. Por último cambiará el nombre de un archivo para que describa mejor su contenido. Debe haber completado el ejercicio anterior antes de poder realizar éste. 1

En la carpeta Part II, Lesson02, haga clic en el archivo Adventure Brochure Text y arrástrelo hasta la carpeta Adventure Works. Tras una breve pausa, el archivo desaparecerá de la carpeta Lesson02.

Haga doble clic en la carpeta Adventure Works. Aparecerá el archivo Adventure Brochure Text.

Haga clic en el botón Atrás de la barra de herramientas Botones estándar. Aparecerá la carpeta Lesson02.

Haga clic en el archivo Main Building. Este archivo se utiliza para el material de marketing de Adventure Works.

Haga clic en Copiar a la carpeta en el menú Edición. Aparecerá el cuadro de diálogo Copiar elementos.

Vaya hasta la carpeta Adventure Works, haga clic en ella y, después, haga clic en Copiar. Se cerrará el cuadro de diálogo Copiar elementos. Como copió el archivo, no se ha producido ningún cambio en la carpeta Lesson02.

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Si cambia de idea sobre el cambio de nombre de un archivo mientras lo está cambiando (antes de presionar Entrar o de hacer clic en otro lugar), presione Esc. El nombre de archivo volverá a ser el original. Si cambia de idea inmediatamente después de que el nuevo nombre surta efecto, haga clic en Deshacer Cambiar nombre en el menú Edición.

Haga doble clic en la carpeta Adventure Works. La carpeta Adventure Works contiene ahora dos archivos.

Haga clic en el botón Atrás de la barra de herramientas Botones estándar. Volverá a aparecer la carpeta Lesson02.

Haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo Pic00005 y, en el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre. Se seleccionará el nombre del archivo.

Escriba Paisajes de otoño y presione Entrar. El archivo cambiará de nombre.

Selección de varios archivos Ya ha aprendido en esta lección que puede seleccionar un único archivo haciendo clic en él. No obstante, a veces deseará seleccionar más de un archivo a la vez. Por ejemplo, quizás tenga que mover un grupo de archivos o imprimir varios archivos a la vez. Existen dos formas de seleccionar varios archivos: ● Mayús+Clic Si los archivos que desea seleccionar aparecen uno tras otro, haga clic en el primer archivo del grupo, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el último archivo del grupo. ● Ctrl+Clic Si los archivos que desea seleccionar no aparecen juntos, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada uno de los archivos. Si selecciona un archivo que no desea incluir en el grupo, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic de nuevo en el archivo para anular su selección.

Si elimina una carpeta o un archivo que está almacenado en una unidad de red, el elemento se eliminará de manera definitiva; no podrá restaurarlo. Las redes suelen estar configuradas para que sólo pueda eliminar los archivos o las carpetas que usted crea, o los archivos compartidos a los que tiene acceso total.

Eliminación de archivos y carpetas Aunque el espacio de disco ha bajado de precio considerablemente, todavía sigue siendo una cantidad finita. Al igual que ocurre con otros recursos finitos, es preciso eliminar las carpetas y los archivos innecesarios para conservarlo. La eliminación de un archivo o de una carpeta no lo borra del disco del mismo modo que un borrador quita las marcas de lápiz. Es más parecido a meter algo en un cajón. De vez en cuando, el cajón se llena y tiene que vaciarlo. Algunas veces se meten cosas en el cajón por error, y tiene que sacarlas y volverlas a poner donde estaban.

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En Windows, este “cajón” se denomina Papelera de reciclaje. Para enviar un archivo o una carpeta a la Papelera de reciclaje, seleccione el elemento y presione la tecla Supr. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación. También puede enviar un archivo o una carpeta a la Papelera de reciclaje si hace clic en la carpeta o en el archivo para seleccionarlo, hace clic con el botón secundario del mouse y, después, hace clic en la opción Eliminar del menú contextual. Para ver el contenido de la Papelera de reciclaje, haga doble clic en su icono en el escritorio. Para quitar un elemento de la Papelera de reciclaje y devolverlo a su ubicación original en el disco, haga clic en el elemento para seleccionarlo y haga clic en la opción Restaurar este elemento, en la parte izquierda de la ventana Papelera de reciclaje. Para eliminar un elemento de manera definitiva de la Papelera de reciclaje, haga clic en el elemento y, a continuación, haga clic en la opción Eliminar del menú Archivo. (También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el elemento y seleccionar Eliminar en el menú contextual que aparecerá.) Haga clic en Sí para confirmar la eliminación. Para eliminar de manera definitiva todo el contenido de la Papelera de reciclaje, haga clic en la opción Vaciar Papelera de reciclaje en el lado izquierdo de la ventana Papelera de reciclaje.

Importante No es posible deshacer la eliminación definitiva de un archivo o una carpeta de la Papelera de reciclaje. Así pues, tenga cuidado al vaciar la Papelera de reciclaje. También debe saber que los archivos y carpetas eliminados de un disquete o de una red se eliminan de manera definitiva; no se envían a la Papelera de reciclaje.

En este ejercicio eliminará un archivo y una carpeta, y restaurará la carpeta eliminada desde la Papelera de reciclaje a su ubicación anterior. Si tiene la seguridad de que no necesita ningún archivo de la Papelera de reciclaje, puede eliminarlos de manera definitiva sin abrir la Papelera de reciclaje. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en la Papelera de reciclaje y, después, haga clic en Vaciar Papelera de reciclaje en el menú contextual.

Si es necesario, abra la carpeta Lesson02.

Haga clic en el archivo To Do List y, después, presione la tecla Supr. Aparecerá el cuadro de diálogo Confirmar eliminación de archivos.

Haga clic en Sí para confirmar la eliminación. Se eliminará el archivo de la carpeta Lesson02 Practice.

Haga clic en la carpeta Textos publicitarios del freelance, presione la tecla Supr y haga clic en Sí para confirmar la eliminación. Se eliminará la carpeta Textos publicitarios del freelance de la carpeta Lesson02.

Haga clic en el botón Mostrar escritorio de la barra Inicio rápido. Aparecerá el escritorio.

En el escritorio, haga doble clic en el icono Papelera de reciclaje. Aparecerá la Papelera de reciclaje.

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Haga clic en la carpeta Textos publicitarios del freelance. Se seleccionará la carpeta y la información de la misma aparecerá en la sección Detalles, en la parte izquierda de la ventana Papelera de reciclaje.

En la parte izquierda de la ventana, haga clic en la opción Restaurar este elemento. Tras una breve pausa, la carpeta Textos publicitarios del freelance desaparecerá de la carpeta Papelera de reciclaje.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana Papelera de reciclaje. Se cerrará la Papelera de reciclaje.

Haga clic en el botón Lesson02 de la barra de tareas. Volverá a aparecer la ventana Lesson02 y la carpeta Textos publicitarios del freelance volverá a estar ahí.

Haga doble clic en la carpeta Textos publicitarios del freelance. Los archivos de la carpeta, que se eliminaron con ella, se han restaurado y están intactos.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana Textos publicitarios del freelance. Se cerrará la ventana y volverá a aparecer el escritorio.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a administrar archivos y carpetas. Ha visto información acerca del Explorador de Windows y de cómo recuperar un archivo determinado. Ha aprendido a ordenar archivos e imprimir un archivo sin abrirlo. También ha aprendido a crear, mover, copiar y cambiar el nombre de archivos y carpetas. Por último, ha aprendido a utilizar la Papelera de reciclaje para quitar archivos y carpetas que ya no necesita. Si va a proseguir con otras lecciones: ●

Cierre todas las ventanas abiertas. Se debe ver el escritorio.

Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

Cierre todas las ventanas abiertas y haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas.

Haga clic en Apagar, en el menú Inicio. Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro de diálogo Salir de Windows y, después, haga clic en Apagar en la lista. Haga clic en Aceptar. (En el caso de un equipo con Windows XP que no esté conectado en red, haga clic en el botón Inicio, haga clic en Apagar equipo y, después, haga clic en la opción Apagar del cuadro de diálogo que aparecerá.)

Cuando se haya cerrado Windows, apague el equipo y, si es necesario, apague todos los demás dispositivos de hardware.

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Ejercicio corto 1

¿Cuáles son las dos formas más habituales de desplazarse por las carpetas en Windows XP?

¿Cómo se abre un archivo?

¿Qué tipo de archivo tiene la extensión .mdb? ¿Y la extensión .wav?

¿Qué caracteres especiales no pueden formar parte de un nombre de archivo?

¿Qué combinación de teclas se utiliza para seleccionar un grupo de archivos que aparecen uno detrás de otro? ¿Y un grupo de archivos que no aparecen juntos (es decir, no están adyacentes)?

Cambia el nombre de un archivo y después decide que no le gusta ese nombre. ¿Qué hace?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: en este ejercicio creará una carpeta comprimida. Para empezar,

seleccione los archivos que desee incluir en la carpeta. Después, haga clic con el botón secundario del mouse en la selección y, en el menú contextual, seleccione Enviar a. Por último, haga clic en Carpeta comprimida (en zip). Ejercicio 2: en este ejercicio explorará el soporte en línea para Windows XP.

(Nota: necesita una conexión a Internet para poder realizar este ejercicio.) Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Ayuda y soporte técnico. En Elegir un tema de Ayuda, haga clic en Fundamentos de Windows. Explore algunos de los tutoriales en línea, incluyendo Mantener actualizado Windows.

PARTE III

Procesamiento de textos y Word

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LECCIÓN 1

Introducción a Word Una vez completada esta lección, podrá:  Iniciar Word.  Explorar la ventana de Word.  Introducir texto en un documento.  Guardar un documento.  Cerrar un documento y salir de Word. Hace algunos años, la correspondencia se creaba con lápiz y papel, bolígrafo o máquinas de escribir. Ya no nos acordamos del líquido de corrección, las palabras tachadas y los tacos de papeles arrugados que llenaban la basura. En la actualidad, la mayor parte de la correspondencia personal y profesional se realiza con equipos. Y en la mayoría de los casos, esos equipos ejecutan un programa de procesamiento de textos para simplificar la creación de documentos. Microsoft® Word es uno de esos programas de procesamiento de textos. Con la ayuda de Microsoft Word puede crear rápida y fácilmente memorandos, faxes, informes, cartas, diagramas y boletines. Entre otras cosas, también puede agregar gráficos a los documentos y utilizar otros programas de Microsoft Office XP para importar datos en un documento de Word. Pero Word no sólo ahorra tiempo, sino que también le permite comprobar la ortografía y modificar los documentos antes de imprimirlos. Ya no es necesario volver a escribir informes, cartas y otros documentos enteros por uno o dos errores. Word le permite editar rápidamente y consigue un documento muy limpio de apariencia profesional (y también le ahorra tener que vaciar el cubo de la basura). Una barra de herramientas es un grupo de botones que se utiliza para ejecutar comandos. Por ejemplo, la barra de herramientas Dibujo contiene botones que puede utilizar para dibujar y dar formato a imágenes.

La barra de tareas es la franja situada a lo largo de la parte inferior o lateral de la pantalla. Utilice el puntero del mouse para abrir aplicaciones de la barra de tareas.

En esta lección aprenderá a iniciar y salir de Word, y a identificar los distintos componentes de la ventana de Word, como la barra de menús y la barra de herramientas. Explorará el panel de tareas, practicará la introducción de texto en un documento y guardará un documento. Para realizar los procedimientos de esta lección creará sus propios archivos de prácticas.

Inicio de Word Para iniciar Word debe hacer clic en el botón Inicio, que se encuentra en el extremo izquierdo (o superior) de la barra de tareas de Microsoft Windows. Después de iniciar Word, el programa aparece en su propia ventana con un nuevo documento en blanco abierto. Una ventana es un área de la pantalla que se utiliza para mostrar un programa o un documento. Todas las ventanas tienen unos componentes comunes, entre los que se incluyen las barras de desplazamiento y las barras de herramientas. Más adelante en esta lección verá más información acerca de los componentes de la ventana de Word. Un documento es una pieza de trabajo autocontenido que se crea mediante un programa.

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Es decir, la ventana de Word y cada documento abierto se muestran en ventanas diferentes. Puede utilizar Word para abrir varios documentos (por tanto, varias ventanas de documento) de una vez, puede cambiar el tamaño de una ventana de documento y también puede minimizar una ventana de documento. Cuando minimiza una ventana de documento, ésta queda reducida a un botón en la barra de tareas de Windows. El documento sigue abierto, pero no lo puede ver. La ventana de Word contiene componentes gráficos que le ayudan a utilizar la aplicación, como menús, barras de herramientas y botones. Si se familiariza con los componentes de la ventana de Word ahorrará tiempo cuando empiece a crear y modificar documentos. Observe que en esta ilustración las barras de herramientas Estándar y Formato están en líneas diferentes para que pueda verlas claramente.

En este ejercicio utilizará el botón Inicio para abrir Word. 1

Haga clic en el botón Inicio situado en el extremo izquierdo (o superior) de la barra de tareas de Windows, que suele estar en la parte inferior de la pantalla. (También puede estar en la parte superior o en uno de los laterales de la pantalla.) Aparecerá el menú Inicio.

En el menú Inicio, seleccione Todos los programas. Aparecerá el submenú Todos los programas.

En el submenú Todos los programas, haga clic en Microsoft Word. Se iniciará Word.

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Un acceso directo del escritorio se representa mediante un icono con una flecha curva en su esquina izquierda. Puede crear un acceso directo si hace clic con el botón secundario del mouse en el icono del botón deseado y después hace clic en Crear acceso directo. Es posible mover el icono del acceso directo al escritorio si lo arrastra hasta el escritorio.

Sugerencia En lugar de hacer clic en el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y hacer clic en el programa que desea utilizar, puede ahorrar tiempo si crea un acceso directo en el escritorio. Basta con hacer doble clic en el icono de un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso directo a Word en el escritorio, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas, seleccione Microsoft Word y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra el icono de Microsoft Word hasta el escritorio. Haga doble clic en el icono del acceso directo a Word para abrir Word.

Exploración de la ventana de Word Muchos componentes de la ventana de Word son similares a los de otros programas Windows. En la ilustración siguiente se muestran los elementos de la ventana de Word y después de la ilustración se ofrece una descripción de cada elemento.

Barra de título El área de una ventana o de un cuadro de diálogo que muestra el nombre del cuadro de diálogo o de la aplicación actual y el nombre del documento actual. Se encuentra en la parte superior de la ventana. Barra de menús El área que muestra los nombres de los menús disponibles en Word. Un menú es un conjunto de comandos relacionados entre los que puede elegir uno. La barra de menús está situada justo debajo de la barra de título.

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De manera predeterminada, Word 2002 pone las barras de herramientas Estándar y Formato en la misma fila, debajo de la barra de menús, para ahorrar espacio en la ventana. Cuando las barras de herramientas Estándar y Formato comparten una misma fila, no puede ver todos los botones, pero puede tener acceso a otros botones si hace clic en la flecha hacia abajo de Más botones situada al final de la barra de herramientas.

Puede colocar las barras de herramientas Estándar y Formato en dos filas diferentes. Sitúe el puntero del mouse sobre el controlador de movimiento situado en el extremo izquierdo de la barra de herramientas Formato hasta que se convierta en el puntero de traslado (una flecha con cuatro puntas) y arrastre la barra de herramientas un poco hacia abajo hasta que aparezca en su propia fila. (El controlador de arrastre vertical es una línea vertical de color gris claro que aparece en la parte izquierda de cada barra de herramientas.)

Barra de herramientas Estándar Una barra de herramientas que permite un acceso rápido a las funciones de edición que utiliza con frecuencia. Por ejemplo, en la barra de herramientas Estándar, el botón que utiliza para guardar un documento contiene el icono de un disquete. La barra de herramientas Estándar está situada justo debajo de la barra de menús. Barra de herramientas Formato Una barra de herramientas que permite un acceso rápido a las funciones de formato que utiliza con frecuencia. Los nombres de los botones se muestran como Información de pantalla al situar el puntero del mouse sobre los botones. Punto de inserción Una línea vertical parpadeante en la ventana de documento que indica dónde aparecerá el siguiente carácter (cualquier letra, número, espacio, tabulación, salto de página, marca de párrafo o símbolo que pueda introducirse en un documento) escrito desde el teclado. Área de selección El área situada entre el borde izquierdo de la ventana y el borde izquierdo de una línea de texto. Para seleccionar una línea entera de texto debe situar el punto del mouse (ratón) en el área de selección. Cuando se sitúe en el área de selección, el puntero cambiará y adoptará la forma de una flecha que señala hacia la derecha. Regla Una escala en pantalla marcada con centímetros u otras unidades de medida que cambia la sangría de los párrafos, restablece un margen de página (un área de espacio en blanco que hay entre el extremo del papel y el texto) y ajusta el ancho de las columnas. La regla está situada bajo las barras de herramientas. Barras de desplazamiento Barras que se utilizan para mover la vista del documento. La barra de desplazamiento vertical está situada a lo largo de la parte derecha de la ventana y la barra de desplazamiento horizontal se encuentra a lo largo de la parte inferior de la ventana, justo encima de la barra de estado. Botones de exploración Botones que se utilizan para desplazar la vista en un documento extenso. Estos botones están situados en la barra de desplazamiento vertical. Barra de estado Una barra que muestra explicaciones del texto seleccionado actualmente en el extremo inferior de la ventana del programa. Botón Minimizar Un botón que reduce una ventana a un botón de la barra de tareas de Windows. Aparece como un botón con una línea horizontal y se encuentra en el grupo de tres botones que hay en la esquina superior derecha de la ventana. Botón Maximizar/Restaurar Un botón que alterna (activa o desactiva alternativamente una opción cada vez que se selecciona la opción) entre mostrar una ventana con su tamaño máximo y restaurar una ventana a su tamaño anterior. Se encuentra en el grupo de tres botones que hay en la esquina superior derecha de la ventana.

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Botón Cerrar Un botón que cierra la ventana o la aplicación actual. Se encuentra en el grupo de tres botones que hay en la esquina superior derecha de la ventana. Información de pantalla Un elemento de Ayuda que muestra el nombre de un botón o de un elemento de la pantalla cuando deja el puntero del mouse sobre un botón de una barra de herramientas o sobre un elemento de la pantalla. Panel de tareas Word organiza los comandos de tareas comunes en el panel de tareas, que es una pequeña ventana situada junto al documento que puede abrirse siempre que se necesite. Por ejemplo, al iniciar Word se ve el panel de tareas Nuevo documento, que incluye los comandos necesarios para abrir y crear documentos. Mediante el panel de tareas Nuevo documento puede abrir un documento guardado o nuevo, crear un documento basado en otro ya existente o crear un documento a partir de una plantilla (un archivo que contiene una configuración de estructura y estilo que le ayudará a crear un tipo específico de documento, como un memorando o un currículo). Puede mostrar u ocultar los paneles de tareas en cualquier momento. Si desea utilizar un panel de tareas y el que desea no aparece, puede mostrar el panel de tareas manualmente y seleccionarlo mediante el menú Paneles de tareas adicionales del panel de tareas. Puede ocultar el panel de tareas cuando deje de necesitarlo para así dejar espacio libre en la ventana del programa. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas; al hacer clic en el comando se oculta el panel de tareas si se estaba mostrando o se muestra si estaba oculto.

Sugerencia El panel de tareas se abre cada vez que inicia Word y se cierra al abrir un documento. Si desea que el panel de tareas aparezca cada vez que inicie Word, desactive la casilla de verificación Mostrar al inicio en el panel de tareas.

Cuadro Escriba una pregunta Un cuadro de texto en el que puede escribir una palabra, una frase o una pregunta. Este texto se utiliza para buscar información en los temas de Ayuda de Word. En este ejercicio verá Informaciones de pantalla para algunos botones y elementos de la pantalla con el fin de familiarizarse con Word. 1

Sitúe el puntero del mouse sobre el botón Nuevo documento en blanco durante unos segundos, pero no haga clic. Aparecerá una pequeña Información de pantalla de color amarillo con el texto Nuevo documento en blanco.

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En el modo Sobrescribir, se elimina el texto existente y queda reemplazado por el texto que usted escribe. Puede ver más información acerca del botón Sobrescribir en la lección 2, “Modificación de documentos”.

Sitúe el puntero del mouse sobre el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá una pequeña Información de pantalla de color amarillo con la palabra Guardar.

Sitúe el puntero del mouse sobre la parte inferior de la barra de desplazamiento vertical, sobre el botón Página anterior. Cuando sitúe el puntero sobre el botón Página anterior aparecerá una Información de pantalla.

Sitúe el puntero del mouse sobre la parte inferior de la barra de desplazamiento vertical, sobre el botón Página siguiente. Cuando sitúe el puntero sobre el botón aparecerá una Información de pantalla.

En la barra de estado, sitúe el puntero del mouse sobre el botón Sobrescribir. Aparecerá una pequeña Información de pantalla de color amarillo con la palabra Sobrescribir.

Introducción de texto Para empezar a crear un documento simplemente tiene que escribir texto. Cuando escribe texto en un documento, no tiene que presionar Entrar al final de cada línea. El ajuste de línea de Word ajusta automáticamente el texto de una línea a la siguiente cada vez que el punto de inserción llega al margen derecho. Word ajusta las líneas de texto de manera que estén dentro de los límites de los márgenes; no es necesario que inserte retornos manuales. Sólo tiene que presionar Entrar cuando desee comenzar un párrafo nuevo o insertar una línea en blanco. Word utiliza unos márgenes de página izquierdo y derecho de 3,17 centímetros, y unos márgenes superior e inferior de 2,54 centímetros de manera predeterminada; no obstante, puede restablecer los márgenes de página.

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En la primera ilustración, observe que la primera letra de la palabra públicas está en la primera línea. En la segunda ilustración, cuando se ha escrito el resto de la palabra, Word ajusta la palabra a la segunda línea. Para situar el punto de inserción al final de una línea de texto existente, haga clic detrás del texto que se ha escrito.

A medida que escribe texto el punto de inserción se mueve, indicando la ubicación del próximo carácter. Si comete algún error, presione la tecla Retroceso para eliminar caracteres situados a la izquierda del punto de inserción o presione Supr para eliminar caracteres situados a la derecha del punto de inserción. En este ejercicio introducirá texto en un documento para ver cómo funciona el ajuste de línea de Word.

¿Ha observado una línea ondulada de color rojo o verde debajo del texto? No se preocupe. Word sólo está ayudándole a corregir el documento.

Escriba Fundada en 1990 en el documento en blanco que aparece actualmente en la ventana. (El documento en blanco se mostró al iniciar Word.)

Escriba una coma y presione la barra espaciadora.

Siga escribiendo lo siguiente: Contoso, Ltd. proporciona un foro para los consultores profesionales de relaciones públicas de todo el estado donde pudieran reunirse, intercambiar puntos de vista acerca de los problemas generales que afectan a la profesión y el desarrollo de otras capacidades individuales. El texto aparecerá en la ventana del documento a medida que escriba, ajustándose a la línea siguiente cuando el punto de inserción llegue al margen derecho. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Guardar un documento El texto que escribe se almacena en la memoria del equipo, que es temporal. Para conservar el archivo para su uso futuro debe almacenar el documento en el disco duro. Un archivo es un conjunto de información o datos relacionados que tiene asignado un nombre y que está almacenado en un disco. Para almacenar un documento de manera permanente, debe guardarlo en el disco duro. De lo contrario, cuando salga de Word se eliminará el documento. Para guardar un documento, haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. Cuando guarda el documento, le asigna un nombre de archivo único de manera que pueda recuperar el documento para su uso futuro.

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La primera vez que guarda un documento aparece el cuadro de diálogo Guardar como para que escriba el nombre del documento y lo guarde en una carpeta. Una carpeta es un contenedor donde se puede almacenar y organizar documentos, programas, gráficos y archivos, y se representa mediante el icono de un archivador. Si hace algún cambio en un documento y necesita guardarlo, haga clic en el botón Guardar; se guardará la versión más reciente del documento, pero el cuadro de diálogo Guardar como no aparecerá. Un nombre de archivo puede contener hasta 255 caracteres. Word utiliza las primeras palabras del documento, hasta el primer signo de puntuación o salto de línea, como nombre de archivo cuando lo guarda por primera vez. También puede eliminar el nombre de archivo predeterminado de Word para asignar el nombre que usted desee. Como puede utilizar hasta 255 caracteres, debe procurar que sus nombres de archivo sean lo más descriptivos posibles. Un ejemplo de nombre de archivo vago y críptico sería Preguntas. No podría recordar cuáles son las preguntas o para qué sirven. Un nombre de archivo más adecuado sería Preguntas para el banco de pruebas de la lección 3. Cuando guarda un archivo, el nombre de archivo no puede incluir ninguno de los caracteres siguientes: * \ / < > ? : ; “ La barra Sitios del cuadro de diálogo Guardar como ofrece un acceso cómodo a las ubicaciones utilizadas con frecuencia para guardar y almacenar archivos. La barra Sitios también permite el acceso a la lista de favoritos de Internet y a una lista de documentos abiertos recientemente (en la carpeta Historial).

En este ejercicio guardará su documento nuevo en el disco duro y volverá a guardarlo después de hacer unos cambios. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar para mostrar el cuadro de diálogo Guardar como.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba Folleto 01.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro.

Observe que el texto Fundado en 1990 está seleccionado en el cuadro Nombre de archivo. El texto seleccionado se eliminará cuando empiece a escribir nuevo texto. También puede hacer clic en el cuadro Guardar en para ver una lista de los recursos (como el disco duro, un disquete o una unidad de red) y las carpetas disponibles.

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Puede guardar una copia del documento activo con otro nombre o en una ubicación diferente. Quizás desee hacerlo si está utilizando un documento como punto de partida para crear otro documento o si desea tener una copia del documento original antes de hacer cambios en él.

Haga doble clic en la carpeta Practice. El cuadro Guardar en mostrará el texto Practice y el cuadro de diálogo mostrará el contenido de la carpeta Practice.

Haga doble clic en la carpeta Part III y después en la carpeta Lesson01. Se abrirá la carpeta Lesson01.

Haga clic en el botón Guardar. El archivo se guardará en el disco duro con el nuevo nombre, que aparece ahora en la barra de título de Microsoft Word.

Haga clic al final del primer párrafo para situar allí el punto de inserción.

Presione la barra espaciadora y escriba la frase siguiente: Las reuniones se celebran mensualmente y en ellas un orador invitado experto presenta información puntual y pertinente.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Word guardará el documento. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Sugerencia Word guarda los documentos para poder recuperarlos en caso de que el programa deje de responder o haya un corte del suministro eléctrico. El panel de tareas Recuperación de documentos muestra todos los documentos recuperados y le permite abrirlos, ver las reparaciones y comparar las versiones recuperadas. Word guarda los cambios en un archivo de recuperación basándose en el tiempo indicado en la opción Autorrecuperación. Para activar la opción Autorrecuperación y especificar un intervalo de tiempo para guardar, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar, active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada, especifique el período de tiempo y haga clic en Aceptar.

Cierre de un documento y salida de Word Una vez almacenado un archivo en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si cierra la ventana de documento o sale de Word. Si el documento no se había guardado, Word le preguntará si desea guardar el archivo antes de cerrar la ventana.

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Para borrar un documento de la ventana de documento, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar o bien, en la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en el botón Cerrar. Al cerrar la ventana de documento actual Word sigue en ejecución. Cuando hace clic en Salir en el menú Archivo, sale del programa Word. Cuando tiene un documento abierto en Word, aparecen dos botones Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana de Word. Cada uno de estos botones contiene una X y uno está situado justo encima del otro. El botón Cerrar inferior se utiliza para cerrar la ventana de documento, y el superior sirve para cerrar el documento y salir de Word. Cuando inicia Word aparece un documento en blanco en la ventana de Word. Después de guardar y cerrar este documento nuevo, Word sigue abierto pero no muestra automáticamente un nuevo documento en blanco en la ventana como ocurría al iniciar Word. Debe hacer clic en el botón Nuevo documento en blanco de la barra de herramientas Estándar para crear un documento nuevo. En este ejercicio cerrará el documento actual, saldrá de Word y volverá a iniciar Word. 1

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Se cerrará el documento y Word seguirá abierto pero no tendrá ningún documento abierto.

En el menú Archivo, haga clic en Salir. Se cerrará Word.

Para reiniciar Word, haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Word. (También puede elegir Microsoft Word en la primera columna del menú Inicio.) Se iniciará Word.

Haga clic en el botón Cerrar del panel de tareas Nuevo documento. Deje abierto el nuevo documento de Word para el próximo ejercicio.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a iniciar y salir de Word, utilizar barras de herramientas, introducir texto y guardar un documento, y cerrar y abrir un documento. Si va a proseguir con la siguiente lección: ● En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar el archivo. Si se le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en No. Word cerrará el archivo sin guardar los cambios.

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Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar el archivo. Si se le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en No. Word cerrará el archivo sin guardar los cambios.

En la esquina superior derecha de la ventana de Word, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará el programa Word.

Ejercicio corto 1

¿Cómo se guarda una copia del documento actual sin modificar la versión original?

¿Qué dos formas hay de cerrar un documento?

¿Qué ocurre al hacer clic en el botón que tiene una X en la esquina superior derecha de la ventana de Word?

¿Cómo separa las barras de herramientas Estándar y Formato?

¿Para qué se utiliza el menú Inicio?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: si es necesario, inicie Word. Abra Word desde el menú Inicio.

En un documento en blanco, utilice la característica Hacer clic y escribir para insertar el título siguiente, centrado a un tercio de la página (en la vista Diseño de impresión, haga doble clic en el lugar donde desee escribir): Recordatorios para los informes de gastos Utilice de nuevo Hacer clic y escribir para situar un párrafo alineado a la izquierda debajo del título. Escriba lo siguiente: Cuando archive los informes de gastos, no olvide adjuntar los recibos originales, anotar las cifras de kilometraje al principio y al final, y anotar los gastos desglosados de la factura del hotel por separado. Éstas suelen ser las causas más frecuentes de los retrasos en los reembolsos de los gastos. Guarde el documento en la carpeta Part III, Lesson01 situada dentro de la carpeta Practice del disco duro con el nombre Recordatorios de gastos 01 y cierre el documento. Ejercicio 2: utilice un cuadro Escriba una pregunta para buscar información

acerca de cómo escribir sobre texto ya existente. Ejercicio 3: utilice el Ayudante de Office para buscar información acerca de

las distintas formas de ver un documento. Explore el uso de estas opciones.

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Ejercicio 4: utilice la característica Hacer clic y escribir de Word para crear

una portada para un informe de gastos. Escriba Informe de gastos en la parte superior central de la página. Escriba Informe anual 2004 en el centro de la página. Escriba su nombre en la parte inferior central de la página. Guarde el documento como Informe anual de gastos 2004 en la carpeta Part III, Lesson01 que hay dentro de la carpeta Practice. Ejercicio 5: abra un nuevo documento en blanco en Word y practique el uso

de distintas opciones de los menús para personalizar los menús a las características que esté utilizando. Personalice varios menús y cierre el documento sin guardar los cambios realizados.

LECCIÓN 2

Modificación de documentos Una vez completada esta lección, podrá:  Abrir un archivo.  Desplazarse por un documento.  Desplazarse por el texto.  Insertar texto en un documento.  Seleccionar texto.  Modificar un documento eliminando y restaurando texto.  Crear una carpeta.  Guardar un archivo con un nombre diferente. Antes de que existieran los equipos y los programas de procesamiento de textos, toda la correspondencia hecha a mano o con máquina de escribir podía incluir palabras tachadas, líquido corrector o errores de ortografía y puntuación. La gente no podía realizar la edición sin volver a empezar o tener manchas en sus documentos. Ahora que la mayoría de la correspondencia personal y profesional se escribe en un equipo con un programa de procesamiento de textos, ya no hay palabras tachadas ni líquido corrector. Con Microsoft® Word puede modificar rápida y eficazmente cartas, documentos, informes, boletines, memorandos y faxes. Word muestra una línea ondulada de color rojo si una palabra está mal escrita o le es desconocida y muestra una línea ondulada de color verde para indicar un uso gramatical incorrecto o dudoso. En esta lección aprenderá a abrir un archivo que ya ha creado. Después, como la ventana de Word suele mostrar sólo una parte de un documento cada vez, aprenderá a desplazarse para ver distintas partes de un documento. Moverá el punto de inserción por el documento utilizando el puntero del mouse (ratón) y presionando teclas del teclado. Después de aprender a desplazarse por un documento empezará a modificarlo. Para modificarlo, primero tiene que identificar el texto que desea cambiar. Word ofrece métodos abreviados de forma que pueda seleccionar texto de palabra a palabra, una línea entera, una frase, un párrafo o todo el documento. Después de seleccionar el texto deseado aprenderá a eliminar la selección. Cuando haya terminado de modificar el documento guardará el archivo. En esta lección también aprenderá a crear una carpeta en la que guardará el archivo y a guardar el archivo con otro nombre diferente. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo de prácticas Brochure 02 de la carpeta Part III, Lesson02 de la carpeta Practice del disco duro. Utilizará este archivo para desplazarse por el documento, modificar texto y guardar el archivo con un nombre nuevo.

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Apertura de un archivo existente Después de guardar un documento de Word puede volver a abrirlo más tarde para examinar su contenido o para hacer cambios. Tendrá que ir a la carpeta que contiene el documento y abrir el documento. Word hace un seguimiento de los cuatro últimos documentos que ha abierto. Word muestra los nombres de estos archivos en la parte inferior del menú Archivo, de forma que pueda abrirlos con un par de clics con el mouse. Para abrir un archivo que no figura en la parte inferior del menú Archivo se utiliza el cuadro de diálogo Abrir. Word también muestra estos cuatro archivos en la parte superior del panel de tareas Nuevo documento, por lo que aún están más disponibles la primera vez que inicia Word o cuando elige abrir un documento. En este ejercicio abrirá un archivo existente.

Word recuerda la carpeta en la que guardó por última vez un documento. Cuando abra el cuadro de diálogo Abrir o Guardar como, se mostrará el contenido de esa carpeta para que pueda encontrar fácilmente los archivos que está buscando.

Para abrir un documento usado recientemente desde el cuadro de diálogo Abrir, en la barra Sitios, haga clic en el icono Historial y, después, haga doble clic en el archivo que desee abrir. La barra Sitios se encuentra situada en la parte izquierda del cuadro de diálogo Abrir.

Si es necesario, inicie Word.

En el panel de tareas Nuevo documento, en la parte inferior de la sección Abrir un documento, haga clic en el vínculo Más documentos. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el icono correspondiente a su disco duro local, haga doble clic en la carpeta Practice y, después, haga doble clic en las carpetas Part III y Lesson02. El contenido de la carpeta Part III, Lesson02 aparecerá en el cuadro de diálogo Abrir.

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También puede abrir un archivo si hace doble clic en su nombre en el cuadro de diálogo Abrir.

En los ejercicios siguientes, las barra de herramientas Estándar y Formato están separadas.

Cuando el puntero del mouse tiene forma de I, puede desplazarse y hacer cambios al texto. Puede saber cuándo está el puntero del mouse en el área de selección, ya que la forma de I cambia a una flecha que señala hacia la derecha. El área de selección es cualquier lugar situado a la izquierda del margen izquierdo del documento.

Haga clic en el archivo Brochure 02 y, después, haga clic en el botón Abrir. El archivo Brochure 02 aparecerá en Word y se cerrará el cuadro de diálogo Abrir. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Desplazamiento por un documento Para cambiar el texto existente en un documento, o modificarlo, primero tiene que llevar el punto de inserción a la ubicación donde desee hacer un cambio. El puntero del mouse, las teclas de dirección del teclado (que se utilizan para mover el puntero del mouse o el punto de inserción hacia arriba, hacia abajo, a la izquierda o a la derecha) y las barras de desplazamiento son herramientas de desplazamiento que le permiten moverse por un documento. Para mover el punto de inserción con el mouse, basta con llevar el puntero en forma de I (el puntero que parece una letra I mayúscula) hasta la ubicación en la que desea que aparezca el punto de inserción y hacer clic.

Importante En un nuevo documento en blanco no puede mover el punto de inserción con las teclas de dirección. Con las teclas de dirección puede mover el punto de inserción sólo a los lugares del documento que incluyan texto, tablas o gráficos. Sin embargo, puede utilizar Hacer clic y escribir para mover el punto de inserción en un documento en blanco.

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Para obtener más información acerca de las combinaciones de teclas, consulte la lección 3, “Dar formato a textos”.

Las combinaciones de teclas Ctrl+Re Pág o Ctrl+Av Pág no están siempre configuradas para avanzar o retroceder página a página. Puede utilizar el botón Seleccionar objeto de búsqueda situado entre los botones Anterior y Siguiente para seleccionar el tipo de elemento que desea examinar, como página, marcador, nota al pie, tabla, gráfico u otro elemento. Se explicará con más detalle en la próxima sección.

En la tabla siguiente se enumeran todas las teclas o combinaciones de teclas que pueden utilizarse para mover rápidamente el punto de inserción. Una combinación de teclas es una combinación de teclas del teclado que se utiliza para realizar una función, en lugar de utilizar el puntero del mouse para realizar esa misma tarea. Por ejemplo, si la combinación de teclas es Ctrl+Inicio, tiene que presionar y mantener presionada la tecla Ctrl mientras presiona la tecla Inicio. Word moverá el punto de inserción hasta el principio del documento. Presione

Para mover el punto de inserción

Tecla de flecha a la izquierda

Un carácter (una unidad de espacio, como una letra, un número, un signo de puntuación u otro símbolo) a la izquierda. Un carácter a la derecha.

Tecla de flecha a la derecha Tecla de flecha hacia abajo Tecla de flecha hacia arriba Ctrl+Flecha a la izquierda Ctrl+Flecha a la derecha Inicio Fin Ctrl+Inicio Ctrl+Fin Re Pág Av Pág Ctrl+Re Pág Ctrl+Av Pág

Una línea hacia abajo. Una línea hacia arriba. Una palabra a la izquierda. Una palabra a la derecha. Hasta el principio de la línea actual. Hasta el final de la línea actual. Hasta el principio del documento. Hasta el final del documento. Una pantalla completa hacia arriba. Una pantalla completa hacia abajo. Hasta el principio de la página anterior. Hasta el principio de la página siguiente.

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Desplazamiento por el texto Como la ventana de documento normalmente sólo muestra una parte de una página cada vez, quizás tenga que mover (o desplazar) la vista del documento para ver otra sección del mismo. Si su documento tiene más de una página, tendrá que desplazarse para ver las demás páginas del documento. La barra de desplazamiento, las flechas de desplazamiento y el cuadro de desplazamiento vertical mueven el documento hacia arriba y hacia abajo. La barra de desplazamiento, las flechas de desplazamiento y el cuadro de desplazamiento horizontal mueven la ventana de documento hacia la izquierda y hacia la derecha.

En la tabla siguiente se muestran las herramientas de desplazamiento disponibles y sus funciones.

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Haga esto

“Una pantalla” es la cantidad de un documento que se puede ver en la ventana de documento de una vez. Esta cantidad variará dependiendo de la configuración del área de pantalla y de si la ventana de documento está maximizada o no.

Los botones Anterior y siguiente, situados debajo de la barra de desplazamiento vertical, no están siempre configurados para avanzar o retroceder página a página. Puede utilizar el botón Seleccionar objeto de búsqueda, situado entre los botones Anterior y Siguiente, para seleccionar el tipo de elemento que desea examinar, como página, marcador, nota al pie, tabla, gráfico u otro elemento. Para examinar por página, haga clic en el botón Seleccionar objeto de búsqueda y, después, haga clic en el botón Examinar por página.

Haga clic en la flecha de desplazamiento hacia arriba Haga clic en la flecha de desplazamiento hacia abajo Haga clic en la flecha de desplazamiento hacia la izquierda Haga clic en la flecha de desplazamiento hacia la derecha Haga clic encima del cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento vertical Haga clic debajo del cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento vertical Haga clic a la izquierda del cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento horizontal Haga clic a la derecha del cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento horizontal Arrastre el cuadro de desplazamiento vertical Arrastre el cuadro de desplazamiento horizontal Haga clic en el botón Re Pág Haga clic en el botón Av Pág

Botón

Para mover la vista del documento Hacia arriba de línea en línea Hacia abajo de línea en línea Algunos caracteres hacia la izquierda Algunos caracteres hacia la derecha Hacia arriba de pantalla en pantalla Hacia abajo de pantalla en pantalla Hacia la izquierda de pantalla en pantalla Hacia la derecha de pantalla en pantalla Avanzar o retroceder continuamente por el documento Desplazarse continuamente hacia la izquierda o hacia la derecha por el documento Hasta el principio de la página anterior Hasta el principio de la página siguiente

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Inserción de texto en un documento Uno de los primeros pasos necesarios para poder modificar un documento es aprender a insertar texto. Word ofrece dos modos de insertar más texto. Por ejemplo, si el informe anual de su empresa no incluía una lista actualizada todos los miembros del consejo, es posible insertar más tarde los nombres de los miembros. Word utiliza el modo Insertar cuando inicia el programa. En el modo Insertar, cuando escribe texto nuevo el texto existente se desplaza hacia la derecha. La alternativa al modo Insertar es el modo Sobrescribir. En el modo Sobrescribir se elimina el texto existente y queda reemplazado por el texto que usted escribe, incluidos los espacios en blanco. Tenga cuidado cuando utilice el modo Sobrescribir. Cuando está activado e inserta texto nuevo en medio de una frase o de un párrafo, es fácil perder accidentalmente texto existente que no pensaba quitar.

Los estudios realizados indican que la mayoría de los usuarios prefieren el modo Insertar, por lo que es el modo predeterminado de Word. Al hacer doble clic en el botón Sobrescribir (en la barra de estado) se alterna entre los modos Insertar y Sobrescribir. Un alternador es un botón que activa o desactiva una opción alternativamente cada vez que se selecciona la opción. En este ejercicio insertará texto en un documento. 1

En la última línea del primer párrafo, haga clic justo detrás de la s de la palabra capacidades para situar el punto de inserción.

Presione la barra espaciadora y escriba individuales. El nuevo texto se agregará en el punto de inserción. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Selección de texto Cuando arrastra el puntero del mouse más allá de la primera palabra, Word selecciona automáticamente palabras enteras en lugar de seleccionar una letra cada vez.

Para modificar texto de un documento, debe seleccionar primero el texto deseado. Una forma de seleccionar texto es mantener presionado el botón del mouse y arrastrar el punto de inserción por el texto que desea seleccionar. Para anular la selección de texto, haga clic en cualquier lugar dentro de la ventana de documento. Puede saber si hay texto seleccionado porque aparece resaltado (el texto seleccionado suele aparecer en blanco con un fondo negro). Todos los cambios realizados afectarán al texto seleccionado. Para seleccionar bloques de texto rápidamente, Word utiliza el área de selección. El área de selección es el área situada en el margen izquierdo del documento. Puede saber cuándo está el puntero en el área de selección, ya que la forma de I cambia a una flecha que señala hacia la derecha. Para seleccionar bloques de texto de un documento que no sean adyacentes, seleccione el primer bloque de texto, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, seleccione otro bloque de texto. También puede utilizar la tecla Mayús y las teclas de dirección para seleccionar palabras, líneas o párrafos adyacentes. Sitúe el punto de inserción en el texto que desee seleccionar, mantenga presionada la tecla Mayús y, a continuación, presione una tecla de dirección o haga clic al final del texto que desee seleccionar.

142

En la tabla siguiente se resumen los métodos para seleccionar bloques de texto. Para seleccionar Haga esto Una palabra Una línea Una frase Un párrafo Todo un documento

Haga doble clic en la palabra. Haga clic en el área de selección situada a la izquierda de la línea. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cualquier parte de la frase. Haga doble clic en el área de selección situado a la izquierda de cualquier línea del párrafo o bien haga triple clic en cualquier lugar del párrafo. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cualquier lugar del área de selección o bien haga triple clic en cualquier parte del área de selección.

Sugerencia También puede seleccionar texto con el teclado. Haga clic delante del texto que desea seleccionar y presione Mayús+flecha a la derecha para seleccionar el texto situado a la derecha hasta el puntero del mouse o bien presione Mayús+flecha hacia abajo para seleccionar texto a la derecha del puntero del mouse. Observe que si presiona Mayús+flecha hacia abajo en medio de una línea, el texto seleccionado incluirá parte de la línea siguiente. Del mismo modo, si presiona Mayús+flecha hacia abajo al principio de una línea, se seleccionará toda la línea. También puede hacer clic al principio del texto que desee seleccionar, mantener presionada la tecla Mayús y hacer clic al final del texto para seleccionar un bloque de texto.

Eliminación y restauración de texto en un documento Ahora que ya sabe seleccionar texto, puede eliminar fácilmente un bloque de texto seleccionado. Para eliminar una sección grande de texto, seleccione el texto y presione Supr o Retroceso. Puede ahorrar tiempo si selecciona grandes áreas de texto que desea eliminar en lugar de eliminar el texto carácter a carácter. Por ejemplo, en el informe anual que preparó para su empresa, escribió el mensaje de presentación del presidente de la compañía; sin embargo, el presidente ha decidido ahora escribirlo él mismo. No tiene que eliminar la carta de carácter en carácter; en su lugar, seleccione toda la carta y presione Supr. Ahora la página está en blanco y el Presidente puede agregar su propia carta.

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Para eliminar un único carácter, sitúe el punto de inserción a la izquierda del carácter y presione Supr o bien sitúelo a la derecha del carácter y presione Retroceso. Para eliminar palabras enteras con el teclado, sitúe el punto de inserción a la izquierda de la palabra y presione Ctrl+Supr o bien sitúelo a la derecha de la palabra y presione Ctrl+Retroceso.

Sugerencia Si utiliza cualquiera de estas combinaciones de teclas mientras el punto de inserción se encuentra dentro de una palabra, eliminará la parte de la palabra que haya antes o después del punto de inserción, respectivamente.

Otra forma de eliminar texto consiste en utilizar el modo Sobrescribir. Haga doble clic en las letras SOB que aparecen en la barra de estado para activar el modo Sobrescribir. Cuando el modo Sobrescribir está activado, se escribe sobre el texto existente. Word hace un seguimiento de los cambios realizados en un documento de forma que pueda quitar fácilmente un cambio y restaurar el texto que había antes de hacer los cambios. Si comete algún error al hacer cambios, puede hacer clic en los botones Deshacer y Rehacer de la barra de herramientas Estándar para cambiar y restaurar texto. Si su barra de herramientas no muestra los botones Deshacer y Rehacer, en la barra de herramientas Estándar haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas, seleccione el comando Agregar o quitar, seleccione Estándar en el submenú, y haga clic en los botones Deshacer y Rehacer. También puede hacer clic en Deshacer y en Rehacer en el menú Edición.

Word marca todas las palabras que no encuentra en su diccionario; pone una línea ondulada de color rojo debajo de ellas. Después de corregir la palabra desaparece la línea ondulada.

Para deshacer una acción, haga clic en el botón Deshacer. Si deshace una acción por equivocación y tiene que restaurar o rehacer la acción, haga clic en el botón Rehacer. Para deshacer o rehacer varias acciones, haga clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del botón Deshacer o Rehacer y seleccione la acción que desea deshacer o rehacer. También se desharán todas las acciones realizadas después de la que haya seleccionado en la lista. Si bien es posible deshacer la mayoría de las acciones, algunas como guardar e imprimir no se pueden deshacer. En este ejercicio eliminará y restaurará texto para corregir algunos errores del documento. 1

Haga clic con el punto de inserción situado a la izquierda de la segunda letra s de la palabra incorrecta profesiosales del primer párrafo.

Presione la tecla Supr. Se eliminará la letra s y el texto restante se desplazará hacia la izquierda.

Escriba n. Desaparecerá la línea ondulada de color rojo.

En el segundo párrafo, sitúe el punto de inserción a la derecha de la letra t de la palabra informatl.

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Presione Retroceso. Se eliminará la t y desaparecerá la línea ondulada de color rojo.

En el segundo párrafo, sitúe el punto de inserción delante de la letra d de la palabra incorrecta cdaa.

En la barra de estado, haga doble clic en el botón Sobrescribir. Se activará el modo Sobrescribir.

Escriba ad. La palabra cambiará y desaparecerá la línea ondulada de color rojo.

En la barra de estado, haga doble clic en SOB. Se desactivará el modo Sobrescribir.

Haga doble clic en la palabra personales del tercer párrafo. Se seleccionará la palabra personales.

Escriba públicas. La palabra personales se reemplazará por la palabra públicas.

Haga doble clic en el área de selección situada a la izquierda del primer párrafo. Se seleccionará el párrafo.

Presione Supr. Se eliminará el párrafo.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer (muestra la Información de pantalla Deshacer Borrar). El párrafo eliminado se restaurará y quedará seleccionado.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Rehacer (muestra la Información de pantalla Rehacer Borrar). Se eliminará de nuevo el párrafo.

Haga clic de nuevo en el botón Deshacer. El párrafo eliminado se restaurará y quedará seleccionado.

Presione la tecla de flecha hacia abajo. Se anulará la selección del párrafo.

Haga clic después de la segunda aparición de la palabra y en la última frase del primer párrafo.

Presione Ctrl+Retroceso. Se eliminará la palabra y.

Presione cinco veces Ctrl+flecha a la derecha para llevar el punto de inserción a la palabra individuales.

Presione Ctrl+Supr. Se eliminará la palabra individuales. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Creación de una carpeta Después de crear un documento, quizás desee guardarlo en una carpeta. Una carpeta es un área de almacenamiento en el disco duro del equipo o en una unidad de red. Una red es un sistema de equipos conectados mediante líneas de comunicaciones. Cuando un equipo está conectado a través de una red, puede utilizar un equipo para tener acceso al disco duro de otro equipo de la red. Puede crear carpetas para almacenar archivos por proyecto, autor, tipo de archivo o cualquier método de organización que pueda imaginar. Por ejemplo, puede tener una carpeta llamada Memorandos. En esta carpeta almacena todos los memorandos que envía a su jefe. Puede tener una subcarpeta (una carpeta dentro de otra carpeta) en la carpeta Memorandos llamada Enviados a marketing. Ahí es donde almacena los memorandos que envía al departamento de marketing. Incluso podría tener otra subcarpeta en la carpeta Memorandos llamada Enviados a finanzas. Esta carpeta contiene los memorandos que envía al departamento financiero. Ahora, cuando abra la carpeta Memorandos no tendrá que recorrer todos los memorandos que ha enviado; los tiene ordenados y guardados en subcarpetas, por lo que es rápido y fácil buscarlos y recuperarlos. También puede crear carpetas en cualquier otra aplicación de Microsoft Office 2002, en el Explorador de Windows o en Mi PC.

Word facilita la creación de carpetas directamente desde el cuadro de diálogo Guardar como. Con las características de administración de archivos de Word puede organizar, buscar y crear fácilmente carpetas para almacenar documentos y guardar archivos con nombres diferentes. También puede eliminar archivos y carpetas desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como. Para eliminar un archivo o una carpeta, seleccione lo que desee eliminar y haga clic en el botón Eliminar o presione la tecla Supr.

Sugerencia También puede crear nuevas carpetas en el Explorador de Windows. No es necesario crearlas desde Word. Para crear una carpeta en el Explorador de Windows, haga clic en el botón Inicio, seleccione Programas y haga clic en Explorador de Windows. En el panel Carpetas que hay en la parte izquierda del Explorador de Windows, vaya hasta la carpeta en la que desea crear una carpeta nueva y haga doble clic en ella. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Carpeta. Aparecerá una carpeta nueva con el nombre Nueva carpeta seleccionada. Escriba el nombre de la nueva carpeta y presione Entrar para cambiar su nombre.

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En este ejercicio creará una carpeta. 1

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como y mostrará el contenido de la carpeta Part III, Lesson02, que es la última carpeta que ha utilizado.

Haga clic en el botón Crear nueva carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

Escriba Mis ejercicios en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de dialogo Nueva carpeta y aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como que contiene la carpeta Mis ejercicios. El archivo Brochure 02 aparece en el cuadro Nombre de archivo porque es el archivo que hay abierto actualmente.

Haga clic en el botón Cancelar. Se cerrará el cuadro de diálogo Guardar como y no se guardará el archivo. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Guardar un archivo con un nombre diferente Quizás sea necesario hacer una copia de un archivo. Puede conservar el original a mano por seguridad o para comparar y después hacer cambios en una nueva versión. Por ejemplo, suponga que la directora de marketing de un centro de vacaciones al aire libre llamado Adventure Works crea un folleto revisado cada año. Cuando llega el momento de crear un folleto nuevo, abre la versión anterior y la guarda con un nombre diferente. El uso del folleto anterior ayuda a crear el folleto nuevo de manera rápida y eficiente con tan sólo hacer algunas pequeñas actualizaciones. Al guardar el folleto nuevo con otro nombre diferente se conservan las versiones anteriores y es posible mantener un archivo histórico.

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En este ejercicio guardará el archivo actual con otro nombre diferente en la carpeta Mis ejercicios.

La carpeta Mis ejercicios no aparece en el cuadro Guardar en porque no es la última carpeta en la que guardó un documento.

Un sistema de copia de seguridad en cinta almacena el contenido de discos duros en cintas de gran capacidad, que suelen almacenarse en ubicaciones diferentes y que se utilizan para recuperar datos perdidos o eliminados.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Aparecerá el contenido de la carpeta Part III, Lesson02.

Haga doble clic en la carpeta Mis ejercicios. Se abrirá la carpeta Mis ejercicios.

Haga clic detrás de Brochure 02 en el cuadro Nombre de archivo.

Presione la barra espaciadora y escriba Modificado.

Haga clic en el botón Guardar. Se cerrará el cuadro de diálogo Guardar como y el archivo se guardará con el nombre Brochure 02 Modificado. El nuevo nombre del archivo aparecerá en la barra de título del documento. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Sugerencia Debe hacer una copia de seguridad de los archivos importantes para protegerlos frente a pérdidas ocasionadas por daños en el equipo, virus, cambios accidentales o eliminaciones. Puede guardar copias de los archivos en disquetes o en un disco de red (un disco que se encuentra físicamente en otro equipo pero que está disponible para los usuarios de la misma red), si tiene alguno disponible. La mejor forma de proteger los archivos es utilizar un sistema de copia de seguridad en cinta.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a abrir un archivo existente y a desplazarse por un documento mediante las barras de desplazamiento, las teclas de dirección y el punto de inserción. También ha aprendido a modificar un documento insertando, seleccionando y eliminando texto, y a administrar archivos creando una carpeta y guardando un archivo con otro nombre diferente. Si va a proseguir con la siguiente lección: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios realizados en el archivo Brochure 02 Modificado. Los cambios se guardarán en el archivo.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar el archivo. Se cerrará el archivo.

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Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios realizados en el archivo Brochure 02 Modificado.

En la esquina superior derecha de la ventana de Word, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrarán el archivo y el programa Word.

Ejercicio corto 1

¿Cómo se elimina un documento en Word?

¿Qué tres formas hay de desplazarse hacia adelante por un documento?

Si comete algún error al modificar un documento, ¿qué puede hacer para corregir el problema?

¿Qué teclas tiene que presionar para seleccionar texto situado a la derecha del punto de inserción?

¿Para qué se utiliza el botón Seleccionar objeto de búsqueda?

¿Qué tres formas hay de abrir un documento abierto recientemente?

¿Qué comando de menú se utiliza para abrir un archivo existente? ¿Qué botón de barra de herramientas? ¿Qué opción del panel de tareas?

¿Qué diferencia hay entre desplazarse y mover el punto de inserción?

¿Cómo puede seleccionar una frase dentro de un párrafo?

Importante En la próxima sección Resumen de conceptos debe completar el ejercicio 1 antes de poder realizar los ejercicios 2 y 3.

Resumen de conceptos Ejercicio 1: si es necesario, inicie Word. Abra el archivo SkillCheck

Lesson 02 de la carpeta Part III, Lesson02, en la carpeta Practice del disco duro, y haga los cambios siguientes. ● Escriba las palabras numerosos y antes de la palabra incorrecta compketos de la primera frase. ● Reemplace la palabra respuesta por la palabra contestación en la primera frase del primer párrafo.

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● Elimine la segunda aparición de la palabra ha en la frase que empieza con Contoso, una agencia de servicios completos. ● Reemplace el nombre del Vicepresidente senior que aparece al final de la carta por su propio nombre. ● Seleccione la última frase del tercer párrafo, que empieza con Creemos que, y elimínela. ● Al final del documento, agregue tres líneas en blanco después de Atentamente para dejar sitio para la firma. ●

Cambie la fecha a 1 de enero de 2004.

●

Haga las correcciones de ortografía necesarias.

El documento terminado debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración.

Ejercicio 2: cree una subcarpeta llamada Putting It All Together en la carpeta

Part III, Lesson02, y guarde en la nueva carpeta el archivo modificado del ejercicio 1 con el nombre SkillCheck Lesson 02 Modificado. Ejercicio 3: siga modificando el documento SkillCheck Lesson 02 Modificado. ● Seleccione todo el párrafo que empieza por Con una filosofía de y elimínelo. ●

Seleccione la palabra Atentamente y reemplácela por Saludos.

● Se da cuenta de que las dos últimas modificaciones son un error. Deshágalas. ●

Cierre el archivo sin guardar los cambios.

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Ejercicio 4: si tiene un documento de más de una página, ¿cuál es la forma

más rápida de ir hasta el principio del documento? ¿Cuál es la forma más rápida de ir al final del documento? ¿Por qué es una característica útil en un documento extenso? Ejercicio 5: ¿Con el desplazamiento se mueve el punto de inserción? Si no lo

sabe con seguridad, pruebe con la barra de desplazamiento. ¿En qué medida puede ser una característica útil?

LECCIÓN 3

Dar formato a textos Una vez completada esta lección, podrá:  Utilizar la barra de herramientas Formato para dar formato a texto.  Aplicar efectos de caracteres al texto.  Alinear texto.  Cortar y pegar texto.  Utilizar arrastrar y colocar para modificar texto.  Utilizar recopilar y pegar.  Aplicar estilos.  Obtener la vista previa de un documento.  Imprimir un documento. ¿Alguna vez ha deseado poder cambiar el formato y el diseño de un documento para poner énfasis en las palabras y frases clave? ¿O alguna vez ha leído un documento creado e impreso por usted sólo para descubrir que la información de la página 3 debe estar donde está la información de la página 2? Microsoft® Word dispone de numerosas características que le ayudan a crear y dar formato a documentos justo de la forma que usted desea. Word también le permite mover y copiar información en todo un documento o incluso en otro documento. En esta lección aprenderá a aplicar formato para poner texto en negrita, subrayado y cursiva, y a cambiar el tamaño y el estilo de fuente del texto. Cuando modifica un documento, con frecuencia tiene que mover o copiar texto u otros objetos de un sitio a otro. En esta lección aprenderá distintos métodos para cortar y copiar texto y objetos. Practicará la copia y el pegado de texto entre distintos documentos. También aprenderá a alinear texto para modificar la apariencia de un párrafo. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado Brochure 03 de la carpeta Part III, Lesson03 que hay en la carpeta Practice del disco duro. Este documento se ha creado para publicitar los servicios de la empresa de relaciones públicas Contoso, Ltd. Cambiará el texto, el formato, los bordes y el sombreado. Para la sección de esta lección dedicada a mover y copiar texto, utilizará los archivos Memorandum 03 y Logo 03. Estos archivos contienen texto que pegará en el folleto.

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Uso de la barra de herramientas Formato para dar formato a texto Si bien en Word puede cambiar la apariencia del texto de varias formas diferentes, el uso de la barra de herramientas Formato es la forma más rápida y sencilla de hacer la mayoría de los cambios en el texto. La barra de herramientas Formato tiene varios botones y listas que puede utilizar para cambiar los atributos de texto. Un atributo es una característica como el formato de negrita, cursiva, minúsculas, subrayado, fuente (el estilo de los caracteres), el tamaño de fuente e incluso el color del texto. En los ejercicios siguientes, las barra de herramientas Estándar y Formato se han separado.

Los botones de las barras de herramientas se activan y desactivan. Es decir, cuando hace clic en un botón, activa el atributo. Cuando vuelve a hacer clic en el botón, desactiva el atributo.

Los cuadros situados en el extremo izquierdo de la barra de herramientas Formato son, de izquierda a derecha, los cuadros Estilo, Fuente y Tamaño de fuente, como se muestra en la ilustración siguiente. Estos cuadros indican el nombre del estilo, el nombre de la fuente y el tamaño de la fuente que hay actualmente en uso. (Los estilos se explican más adelante en esta lección.) Haga clic en las flechas hacia abajo que hay en el lado derecho de los cuadros para abrir los cuadros y ver las listas de contenido.

Cuando selecciona texto con formato, la fuente y el tamaño de fuente del texto seleccionado aparecen en la barra de herramientas Formato, en los cuadros Fuente y Tamaño de fuente, sólo si la fuente y el tamaño de fuente del texto seleccionado son iguales. Si la fuente, el estilo de fuente o el tamaño de fuente varía dentro del texto seleccionado, los cuadros Fuente, Tamaño de fuente y Estilo de fuente aparecerán en blanco en la barra de herramientas Formato. Si el texto seleccionado está en negrita, cursiva o subrayado, el botón correspondiente de la barra de herramientas Formato aparecerá sin relieve y con una sombra más clara. También puede utilizar la barra de herramientas Formato para quitar el formato. Por ejemplo, si desea quitar el formato de negrita de un título, basta con seleccionar el texto del título y hacer clic en el botón Negrita. Al dar formato a un documento, puede abrir el panel de tareas Mostrar formato (desde el menú Formato) para ver el formato del texto seleccionado, como su fuente y los efectos de fuente. El panel de tareas Mostrar formato le permite ver, cambiar o anular el formato del texto seleccionado. También puede utilizar el panel de tareas Mostrar formato para seleccionar texto basándose en un formato, de manera que pueda comparar el formato utilizado en el texto seleccionado con el aplicado a otras partes del documento.

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En este ejercicio utilizará los botones de la barra de herramientas Formato para poner texto en negrita, cursiva y subrayado, y usará las flechas hacia abajo de Formato para abrir listas de la barra de herramientas Formato y cambiar la fuente y el tamaño de un título.

Cuando crea un documento nuevo, Word utiliza de manera predeterminada la fuente Times New Roman con un tamaño de 12 puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada de alto. Así, el texto de 12 puntos tiene un sexto de pulgada de alto.

También puede aplicar el atributo Negrita al texto seleccionado si presiona la combinación de teclas Ctrl+N. Del mismo modo, puede poner en cursiva el texto seleccionado si presiona Ctrl+K.

También puede aplicar el atributo Subrayado al texto seleccionado si presiona Ctrl+S.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el icono correspondiente a su disco duro, haga doble clic en la carpeta Practice y, después, haga doble clic en las carpetas Part III y Lesson03. El contenido de la carpeta Lesson03 aparecerá en el cuadro de diálogo Abrir.

Compruebe que está seleccionado el archivo Brochure 03 y haga clic en el botón Abrir. Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y el archivo Brochure 03 aparecerá en Word.

Seleccione la línea del título, Red de Contoso, Ltd.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Negrita y en el botón Cursiva. El título aparecerá en negrita y en cursiva.

Haga doble clic en la primera palabra del título, Red, para seleccionarla.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Subrayado.

Haga clic en cualquier lugar. El texto ya no estará seleccionado y la palabra Red estará subrayada.

Haga triple clic en el área de selección (el área del documento que hay a la izquierda del texto). Todo el texto del documento aparecerá seleccionado.

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En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Fuente. Aparecerá una lista de las fuentes disponibles.

Si es necesario, desplácese hacia abajo y haga clic en Century Schoolbook. El texto cambiará a la fuente Century Schoolbook.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Tamaño de fuente (a la derecha del número 12). Aparecerá una lista de los tamaños de fuente.

Haga clic en 10. El texto seleccionado aparecerá en un tamaño de fuente menor, de 10 puntos.

Haga clic en cualquier lugar. El texto dejará de estar seleccionado.

Tenga en cuenta que los estilos que aparecen en la lista Fuente de su equipo pueden ser distintos de los mostrados en esta ilustración.

Las fuentes usadas recientemente se muestran en primer lugar en la lista Fuente, seguidas de una lista alfabética de todas las fuentes disponibles.

La lista Tamaño de fuente muestra números enteros, pero puede especificar tamaños de fuente en incrementos de medio punto si escribe el tamaño (por ejemplo, 10,5) en el cuadro Tamaño de fuente.

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En el menú Formato, haga clic en Mostrar formato. Aparecerá el panel de tareas Mostrar formato, que muestra el formato del texto seleccionado.

Observe la información incluida en este panel de tareas, así como los vínculos a otros cuadros de diálogo como Fuente y Párrafo. 16

En el panel de tareas Mostrar formato, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará el panel de tareas Mostrar formato.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

Guarde el documento como Brochure 03 Modificado y haga clic en Guardar. Word guardará el documento. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Aplicación de efectos de caracteres al texto Puede aplicar atributos de formato y efectos que no están disponibles en la barra de herramientas Formato, como los efectos de caracteres superíndice, subíndice, tachado y versales, desde el cuadro de diálogo Fuente. Cuando utiliza el cuadro de diálogo Fuente, también puede cambiar varios atributos de una vez y ver una muestra de los atributos seleccionados antes de aplicarlos al texto. Otros atributos sólo están disponibles en el cuadro de diálogo Fuente, incluyendo efectos especiales como texto sombreado o en relieve y color para el texto subrayado. Para utilizar el cuadro de diálogo Fuente, seleccione el texto al que desea dar formato y, en el menú Formato, haga clic en Fuente. O bien, antes de empezar a escribir texto, en el menú Formato, haga clic en Fuente. Entonces, todo el texto que escriba aparecerá en el formato seleccionado en el cuadro de diálogo Fuente hasta que vuelva a cambiar el formato. Como todos los atributos de fuente son visibles en el cuadro de diálogo Fuente, se pueden hacer modificaciones bastante fácilmente. Puede utilizar el cuadro Vista previa para ver cómo quedarán las modificaciones en el documento.

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Alineación de texto en un documento De manera predeterminada, el texto que usted escribe tiene aplicado el atributo de alineación Alinear a la izquierda. Es decir, el texto está alineado con el margen izquierdo. Sin embargo, puede utilizar los atributos Centrar, Alinear a la derecha o Justificar para alinear texto. El texto centrado se sitúa equidistante entre los márgenes izquierdo y derecho, el texto alineado a la derecha se sitúa en el margen derecho y el texto justificado ocupa todo el espacio que hay entre los márgenes derecho e izquierdo. Para alinear un párrafo existente, haga clic en cualquier lugar del mismo y haga clic en uno de los botones siguientes de la barra de herramientas Formato. Como ocurre con los atributos de texto, cuando se activa un atributo de alineación, todo el texto que se escriba a partir de ese punto se verá afectado por ese atributo hasta que lo desactive.

Utilice los botones de alineación en párrafos completos, no en caracteres ni en frases. No es necesario seleccionar todo el texto de un párrafo antes de aplicar una alineación. Sólo necesita hacer clic para situar el punto de inserción en cualquier lugar del párrafo. La ilustración siguiente muestra los cuatro tipos diferentes de atributos de alineación.

En este ejercicio centrará, alineará a la derecha y a la izquierda, y justificará texto. 1

Seleccione la primera línea del título, Red de Contoso, Ltd.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Centrar. La línea del título se moverá al centro del documento.

Haga clic en cualquier lugar del primer párrafo.

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En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Alinear a la derecha. El párrafo se situará en el margen derecho.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Alinear a la izquierda. El párrafo volverá al margen izquierdo.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Justificar. Las líneas del párrafo se extenderán ahora hasta los márgenes izquierdo y derecho, excepto la última línea, que no llega hasta el margen derecho porque es más corta que las otras líneas.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Alinear a la izquierda para que el texto vuelva a tener su alineación original.

Guarde y cierre este documento. Deje Word abierto para el próximo ejercicio.

Corte y pegado de texto Cuando corta y pega texto, está quitando texto de una ubicación de un documento y poniéndolo en otra ubicación del mismo documento o de otro documento diferente. Al copiar y pegar se duplica la información original en otra ubicación o en otro documento. Existen varios métodos para cortar y pegar texto: puede hacer clic en Cortar y en Pegar en el menú Edición, puede utilizar el puntero del mouse (ratón) para arrastrar y colocar texto o puede hacer clic en los botones Cortar y Pegar de la barra de herramientas Estándar. Por ejemplo, la directora de marketing de Contoso, Ltd. está actualizando el folleto de la compañía. El nuevo folleto contendrá información de un memorando interno que se distribuyó a los empleados de la compañía. Para ahorrar tiempo, copiará la información del memorando, en vez de volver a escribirla, y la pegará en el folleto que va a actualizar.

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Cuando utiliza el comando Copiar, el texto que seleccione se duplicará en una nueva ubicación y también permanecerá en su posición original. Cuando utiliza el comando Cortar, el texto que seleccione se quitará de su posición original y se moverá a otra ubicación. Cuando pega algo desde el Portapapeles, el botón Opciones de pegado aparece junto al elemento que ha pegado. Al hacer clic en el botón Opciones de pegado aparece una lista de las acciones que Word puede llevar a cabo con respecto al elemento pegado. Esta lista variará dependiendo del contenido del elemento pegado, pero generalmente (para los elementos de texto) incluirá: Mantener formato de origen, Usar estilos de destino, Coincidir con formato de destino y Conservar sólo texto. Estas opciones ofrecen una forma rápida y sencilla de pegar texto de manera que coincida con un documento existente o no, dependiendo de sus necesidades. En este ejercicio copiará el texto seleccionado de un documento a otro, y cortará y pegará el texto seleccionado dentro del mismo documento.

Para utilizar un menú contextual para copiar o cortar y pegar, haga clic con el botón secundario del mouse en el texto seleccionado y, en el menú contextual, haga clic en Cortar o en Copiar. Para pegar texto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ubicación donde desee pegar el texto y, en el menú contextual, haga clic en Pegar.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir y mostrará el contenido de la carpeta Lesson03.

Seleccione el archivo Memorandum 03 y haga clic en Abrir. Word abrirá el archivo.

Seleccione el párrafo principal del memorando.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Copiar. En la pantalla no cambiará nada, pero se copiará el texto. El párrafo principal seguirá estando seleccionado.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar el documento del memorando. Ahora será visible el documento del folleto.

Desplácese hacia abajo y haga clic al final del documento, detrás de la palabra Fotografía.

Presione dos veces la tecla Entrar. El punto de inserción se situará dos líneas por debajo de la palabra Fotografía.

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En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar. El párrafo permanecerá en el documento original y se insertará una copia del párrafo en la nueva ubicación del folleto.

Haga clic en el botón Opciones de pegado. Aparecerá el menú de opciones de pegado.

Haga clic en Hacer coincidir formato de destino. El tamaño de fuente cambiará a 10.

Seleccione el cuarto párrafo, que empieza por Para obtener más información.

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En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Cortar y presione Supr para quitar la línea en blanco adicional. Se quitará el párrafo de su ubicación en el documento y se pondrá en el Portapapeles.

Haga clic en la línea en blanco que hay debajo de la palabra Fotografía (el último elemento de la lista de servicios).

Presione Entrar para separar el párrafo con una línea en blanco y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar. El párrafo aparecerá en la nueva ubicación, detrás de la lista de servicios.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Uso de arrastrar y colocar para modificar texto Para cortar y pegar sin utilizar los botones, puede utilizar la técnica de arrastrar y colocar. Como ocurre con otras técnicas de edición, empiece por seleccionar el texto deseado. Para arrastrar y colocar, seleccione el texto, sitúe el puntero del mouse sobre el texto seleccionado, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre la selección a una nueva ubicación.

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Para copiar texto mediante arrastrar y colocar, sitúe el puntero del mouse sobre el texto seleccionado, mantenga presionado el botón del mouse, mantenga presionada la tecla Ctrl y arrastre hasta la nueva ubicación.

En este ejercicio utilizará la técnica de arrastrar y colocar para mover texto dentro de un documento. 1

Haga clic en el área de selección situada a la izquierda de la palabra Fotografía para seleccionar toda la línea.

Sitúe el puntero del mouse sobre el texto seleccionado, y presione y mantenga presionado el botón izquierdo del mouse. Aparecerá un rectángulo punteado cerca del puntero del mouse.

Arrastre el texto, con el rectángulo punteado, hasta que el puntero del mouse en forma de línea punteada esté justo delante de la letra N de Notas de prensa (la primera línea de la lista de servicios).

Suelte el botón del mouse. El texto se desplazará a la nueva ubicación.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Word guardará el documento. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Uso de recopilar y pegar El Portapapeles de Office está disponible en Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook 2002. Sin embargo, no está disponible en Microsoft FrontPage 2002 ni en ningún programa que no sea de Office XP.

Office XP utiliza en realidad dos portapapeles: el Portapapeles de Windows (que ya ha utilizado en esta lección) y el Portapapeles de Office. El Portapapeles de Windows sólo puede almacenar una selección cada vez. Sin embargo, el Portapapeles de Office puede contener hasta 24 elementos a la vez y puede pegar cualquiera de estos elementos en los documentos, no sólo el elemento que copió o cortó más recientemente al Portapapeles. Para poder ver el contenido del Portapapeles de Office tiene que ver su panel de tareas.

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El Portapapeles muestra los 50 primeros caracteres del texto o, si se trata de un gráfico o de algún otro tipo de datos, la máxima cantidad posible del elemento. Cada elemento tiene también un icono al lado que indica el programa del que procede. El panel de tareas Portapapeles puede aparecer automáticamente al copiar o cortar dos elementos consecutivamente, si lo ha configurado de esa manera. Si esta opción está desactivada, puede abrir manualmente el panel de tareas Portapapeles si hace clic en Portapapeles de Office en el menú Edición. El Portapapeles de Office puede contener hasta 24 elementos. Si intenta copiar un elemento número veinticinco, aparecerá un mensaje en el que se le pregunta si desea descartar el primer elemento del Portapapeles de Office y agregar el nuevo elemento al final del Portapapeles. Si hace clic en Aceptar, la próxima vez que copie un elemento desde cualquier programa, el Portapapeles de Office descartará automáticamente el primer elemento y agregará el nuevo elemento. Si hace clic en Cancelar, todos los elementos nuevos que copie no se agregarán al Portapapeles de Office hasta que no haga espacio en él pegando o cortando elementos que ya están almacenados allí. No volverá a ver el mensaje hasta que el Portapapeles de Office esté lleno. Tenga en cuenta que los elementos recopilados permanecen en el Portapapeles de Office hasta que salga de todos los programas abiertos de Office XP en el equipo.

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Para ajustar el funcionamiento del Portapapeles de Office, haga clic en el botón Opciones que aparece en la parte inferior del Portapapeles. Entre las opciones de menú que aparecerán puede elegir Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office cuando corte o copie dos elementos consecutivamente o Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office. Si elige Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar verá una Información de pantalla cerca de la barra de tareas de Windows cada vez que corte o copie un elemento. También puede elegir Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas, que pone un icono en la barra de tareas de Windows. Este icono aparecerá siempre que tenga el Portapapeles abierto en una de las aplicaciones de Office. Puede hacer doble clic en este icono para ver el Portapapeles de Office.

En este ejercicio abrirá el panel de tareas Portapapeles, verá cómo el Portapapeles de Office funciona con varios elementos, y pegará del Portapapeles y lo borrará. 1

En el menú Edición, haga clic en Portapapeles de Office. Se abrirá el panel de tareas Portapapeles.

Haga clic en el botón Borrar todo. Si hay algún elemento cortado o copiado en el Portapapeles, se borrará.

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En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo Logo 03 y haga clic en Abrir. Word abrirá el archivo.

Haga clic en el texto Contoso, Ltd. Aparecerán unos pequeños cuadros alrededor del logotipo, que indican que el logotipo está seleccionado.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Copiar. El logotipo se copiará del documento y se situará en el Portapapeles. En la barra de tareas aparecerá una Información de pantalla que indica que se ha recopilado el elemento. Hay un elemento en el Portapapeles.

Cierre el documento del logotipo. Se cerrará el documento del logotipo y aparecerá el documento del folleto.

Haga doble clic en el área de selección que hay junto al ultimo párrafo del documento del folleto que empieza por Además de la división.

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En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Cortar. El párrafo se quitará del documento y se situará en el Portapapeles de Office. El panel de tareas Portapapeles contiene ahora dos elementos.

Vaya hasta la parte superior del documento y haga clic delante de la letra R del título Red de Contoso, Ltd.

Presione Entrar ocho veces para mover el título hacia abajo.

Haga clic en la parte superior del documento para situar el punto de inserción.

En el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el elemento del logotipo. El logotipo Contoso, Ltd. aparecerá ahora en la parte superior del folleto. (Si es necesario, haga clic y arrastre para situar el logotipo en el centro de la página.)

Desplácese hacia abajo y haga clic en la línea en blanco que hay encima del segundo título, Servicios de Contoso, Ltd., y presione Entrar para insertar otra línea en blanco.

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En el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el párrafo copiado. El párrafo se insertará al final de la primera sección del documento.

En el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el botón Borrar todo.

En la esquina superior derecha del panel de tareas Portapapeles, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará el panel de tareas Portapapeles.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar para guardar el documento. Word guardará el documento. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Aplicación de estilos al texto Los estilos ahorran tiempo al dar formato a un documento y ayudan a mantener un formato coherente dentro del mismo documento, y de un documento a otro. Por ejemplo, suponga que está creando un documento que contiene varios títulos secundarios. Desea que estos títulos secundarios sean de color verde y tengan una fuente diferente que el resto del texto. En lugar de utilizar las opciones de formato de la barra de herramientas Formato cada vez que escriba un título secundario en el documento, puede crear un estilo. Un estilo es un conjunto con nombre de instrucciones de formato que se utiliza para aplicar varias características de formato a texto en un único paso.

Después de crear el estilo, sitúe el punto de inserción en cualquier lugar del texto existente o en el lugar del documento donde desee que empiece ese estilo y haga clic en la flecha hacia abajo de Estilo. Seleccione el estilo que desee y el texto se modificará con el estilo elegido.

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Siempre que abre un nuevo documento en blanco, Word adjunta automáticamente una plantilla estándar al documento. Una plantilla es un documento al que se ha dado formato previamente y que tiene su propio conjunto de estilos. Cuando escribe en un nuevo documento en blanco, los caracteres reciben un estilo predeterminado que se llama Normal. Las palabras que escribe reciben automáticamente el formato de fuente Times New Roman, de 12 puntos de tamaño y están alineadas con el margen izquierdo. La plantilla Normal tiene cinco estilos, tres de los cuales están diseñados para su uso como títulos. Los nombres de los estilos se encuentran en la barra de herramientas Formato, en la lista Estilo, como se muestra en la ilustración siguiente.

Puede utilizar estilos para aplicar rápidamente varios atributos de formato al texto. Por ejemplo, puede especificar atributos como negrita, alineación a la izquierda, cursiva e incluso el color de fuente y aplicar después todos esos atributos al mismo tiempo aplicando un estilo. Basta con seleccionar o hacer clic en el texto y, en la barra de herramientas Formato, hacer clic en la flecha hacia abajo de Estilo y, después, hacer clic en el estilo que desea aplicar. Si desea aplicar un estilo a todo un párrafo, bastará con hacer clic en cualquier lugar de dicho párrafo y hacer clic en el nombre de estilo en la lista Estilo. También puede aplicar un estilo si hace clic en una línea en blanco, selecciona un estilo de la lista Estilo y escribe. El texto que escriba a partir de entonces aparecerá con el estilo seleccionado.

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En este ejercicio aplicará estilos a párrafos.

En el menú Edición, haga clic en el comando Repetir para aplicar estilos a varios párrafos que están dispersos por todo el documento. Aplique el estilo que desee utilizar en el primer párrafo, haga clic o seleccione el siguiente párrafo y presione Ctrl+Y o F4. Utilice este método hasta que haya terminado de aplicar el estilo.

Desplácese hacia abajo por el documento y haga clic en cualquier lugar de la palabra Fotografía, que es el primer elemento de la lista de servicios que hay cerca del final del documento.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Estilo y, después, haga clic en Título 3. Se aplicará el estilo al párrafo actual; en este caso, a la línea Fotografía.

Seleccione los restantes elementos de la lista, haga clic en la flecha hacia abajo de Estilo y, después, haga clic en Título 3. Se aplicará el estilo Título 3 a todos los párrafos de la lista.

Haga clic fuera de la lista para anular la selección de los párrafos. La lista debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración.

Haga clic delante de la primera línea del último párrafo del documento.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Estilo y, después, haga clic en Título 1. Se aplicará el estilo a todo el párrafo.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer para quitar el formato recién aplicado.

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En el último párrafo del documento, seleccione las palabras Para obtener más información.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Estilo y, después, haga clic en Título 3. El estilo sólo se aplicará al texto seleccionado, no a todo el párrafo.

Seleccione la F de la palabra Fotografía, que es el primer elemento de la lista de servicios.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Estilo y, después, haga clic en Título 1. El carácter se hará más grande.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer para quitar el formato recién aplicado.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Word guardará el documento. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Vista previa de un documento Para ver exactamente cómo quedará el documento una vez impreso, puede utilizar Vista preliminar. La ventana Vista preliminar muestra exactamente cómo aparecerán las líneas en la página cuando se impriman y dónde habrá saltos de página. Si no le gusta el diseño, puede hacer los ajustes que desee antes de imprimir. El uso de Vista preliminar puede ayudarle a identificar los cambios de formato deseados sin gastar papel.

Sugerencia En la vista Diseño de impresión puede mostrar u ocultar el espacio en blanco que hay entre las páginas. Sitúe el puntero entre las páginas hasta que aparezca el puntero Mostrar espacio en blanco u Ocultar espacio en blanco y haga clic en la página.

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En este ejercicio obtendrá la vista preliminar de un documento antes de imprimirlo. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar.

En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Varias páginas y, después, haga clic en el segundo botón de la fila superior para ver dos páginas a la vez.

Haga clic en el botón Una página para volver a la vista de una única página.

En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrar. Se cerrará la vista preliminar y Word volverá a la vista anterior del documento. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

La pantalla debe ser similar a la que se muestra aquí. Si la regla no es visible, haga clic en el botón Ver regla.

Para imprimir un documento en Vista preliminar, en la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Imprimir.

Importante Debe tener una impresora para poder realizar el ejercicio siguiente.

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Impresión de un documento Hay dos métodos para imprimir un documento en Word. Una forma consiste en utilizar el botón Imprimir para imprimir una copia de todas las páginas del documento actual utilizando la impresora predeterminada. Este método es cómodo cuando desea imprimir todo el documento. El otro método consiste en utilizar el menú para ver el cuadro de diálogo Imprimir. Si desea imprimir varias copias del documento, imprimir desde otra impresora diferente, imprimir el texto seleccionado o imprimir un intervalo de páginas, utilice el cuadro de diálogo Imprimir para especificar cualquiera de estas opciones. Por ejemplo, en lugar de imprimir todo el documento para revisar y modificar la página 6, puede utilizar el cuadro de diálogo Imprimir para imprimir únicamente la página 6. La impresora predeterminada es la impresora que se selecciona automáticamente como la ubicación donde se imprimirán los documentos desde su equipo.

En este ejercicio practicará la impresión de un documento con el botón Imprimir y con el cuadro de diálogo Imprimir, y después imprimirá únicamente un bloque de texto seleccionado. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Imprimir. Se imprimirá una copia del documento actual en la impresora predeterminada.

Haga clic en cualquier lugar de la primera página del documento.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

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También puede imprimir una página que no sea la actual si escribe el número de la página que desea imprimir en el cuadro Páginas del cuadro de diálogo Imprimir. Para imprimir varias páginas, pero no todo el documento, puede escribir los números de página, insertando un punto y coma entre los números de página que no sean secuenciales o un guión para indicar un intervalo continuo de páginas secuenciales. Por ejemplo: 1;3;5 ó 4-6.

En la sección Intervalo de páginas, haga clic en la opción Página actual y, después, haga clic en Aceptar. Se imprimirá la primera página del documento.

Seleccione el primer párrafo, que empieza por Contoso, Ltd.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

En la sección Intervalo de páginas, haga clic en la opción Selección y, después, haga clic en Aceptar. Se imprimirá el texto seleccionado.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a dar formato al texto. También ha aprendido a utilizar diversos atributos de texto, cortar o copiar y pegar texto, y utilizar el Portapapeles para pegar varias selecciones. Además, ha aplicado estilos, y ha obtenido una vista preliminar y ha impreso el documento. Si va a proseguir con la siguiente lección: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Word guardará los cambios en el archivo.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar el archivo. Word cerrará el archivo.

Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Word guardará los cambios en el archivo.

En la esquina superior derecha de la ventana de Word, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrarán el archivo y el programa Word.

Ejercicio corto 1

¿Qué combinación de teclas y qué método abreviado de teclado le permiten aplicar estilos a varios párrafos no consecutivos?

¿Cuáles son los cuatro métodos existentes para cortar y pegar una selección de texto?

Antes de imprimir un documento, ¿cómo puede asegurarse de que los márgenes serán los correctos?

¿Qué es un estilo?

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¿Qué dos formas hay de aplicar formato de negrita a una selección de texto?

¿Cómo puede ver varias selecciones de texto en el Portapapeles de Office?

¿Qué diferencia hay entre cortar y copiar texto?

¿Cómo puede modificar un objeto vinculado en un documento de Word?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: si es necesario, inicie Word. Abra el documento Invitation 03 de

la carpeta Part III, Lesson03. Centre todo el texto del documento. Cambie el segundo párrafo empezando por el final a un tamaño de fuente de 20 puntos, versales, color azul y negrita. Seleccione las líneas de texto Invitación para…, Cuándo y Dónde, y cámbielas a 16 puntos y negrita. Cambie todo el texto a la fuente Garamond. Por último, mueva los tres últimos párrafos hasta la parte superior del documento. Imprima dos copias del documento. Guarde el documento como Invitation 03 Modificado en la carpeta Lesson03. Ejercicio 2: abra uno de los documentos con los que ha trabajado en esta

lección y véalo en la Vista preliminar. Ajuste los márgenes con la Regla. Acerque y aleje el documento con el Ampliador. Acerque y aleje el documento con la lista desplegable. Vea la vista preliminar a pantalla completa y vuelva a la pantalla normal de vista preliminar. Utilice los archivos de Ayuda de Word para determinar el propósito del botón Reducir hasta ajustar. ¿Sería útil esta función en el documento que ha abierto? En tal caso, utilice el botón Reducir hasta ajustar. Deje abierto el documento para el próximo ejercicio. Ejercicio 3: seleccione y copie varios párrafos del documento. (Si es

necesario, abra manualmente el Portapapeles de Office.) A medida que copia texto, observe el orden en que se colocan los párrafos en el Portapapeles. ¿Qué elemento está en la parte superior de la lista? Si hace clic en la flecha hacia abajo que hay junto a un elemento, ¿qué opciones hay disponibles? ¿Cuándo sería útil la opción Pegar todo del Portapapeles de Office? Ejercicio 4: en esta lección hemos explorado brevemente el panel de tareas

Mostrar formato. Abra de nuevo el panel de tareas y haga clic en los vínculos para determinar a qué otros cuadros de diálogo se puede tener acceso desde este panel. Piense alguna forma en que este panel de tareas podría ser útil para su trabajo con Word. Utilice los archivos de Ayuda de Word para ver más información acerca de Mostrar formato. Escriba una breve explicación de las características disponibles a través de este panel de tareas y cómo las utilizaría. Cierre el documento que haya abierto para estos ejercicios sin guardar los cambios.

PARTE IV

Hojas de cรกlculo y Excel

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LECCIÓN 1

Conceptos básicos de las hojas de cálculo Una vez completada esta lección, podrá:  Crear un libro.  Crear un libro a partir de una plantilla.  Conocer los elementos de la ventana de Microsoft Excel.  Seleccionar celdas.  Introducir texto, números y fechas en una hoja.  Introducir un rango de datos.  Modificar el contenido de celdas.  Desplazarse entre hojas.  Asignar nombre y guardar un libro.  Abrir un libro.  Cambiar el nombre de una hoja.  Ver una vista preliminar e imprimir una hoja.  Cerrar un libro y salir de Excel. Microsoft® Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y calcular datos numéricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y columnas, con líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas, de manera similar a los libros mayores contables o al papel de gráficos. Por tanto, Excel resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla. Los profesores suelen grabar las notas de los alumnos en Excel y los directores suelen almacenar listas de datos, como registros de inventario o de personal, en Excel. A medida que realice este curso aprenderá cómo Excel simplifica la realización de cálculos con datos numéricos y ofrece docenas de formas de dar formato a los datos para su presentación, incluyendo gráficos e informes. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Employee Information.xls de la carpeta Part IV, Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice del disco duro.

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Creación de un libro Para iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar otros programas de Microsoft Windows. Un método frecuente es hacer clic en el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el submenú. También puede hacer clic en un icono de acceso directo, si existe alguno, en el escritorio o en la barra Inicio rápido. Cada libro abierto se representa en un botón de Excel en la barra de tareas. Es fácil hacer clic en un botón para ver un libro diferente. Si tiene muchas aplicaciones abiertas, cada aplicación tendrá un botón en el que puede ver una lista de los archivos abiertos.

Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con el título Libro1. Un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir datos. Por ejemplo, puede crear cuatro hojas de presupuesto en un mismo libro donde cada hoja contenga el presupuesto para un trimestre del próximo año fiscal. Si es un profesor y utiliza Excel, puede crear hojas de notas en el mismo libro y almacenar en cada hoja las notas de un semestre de la misma clase. Como puede ver, un libro le permite agrupar hojas que contienen datos relacionados. Después de crear un libro puede guardarlo como un único archivo en el disco duro. En este ejercicio iniciará Excel, creará un libro estándar y cerrará el libro. 1

En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Excel. Se abrirá Excel con Libro1 listo para usar.

En la sección Nuevo del panel de tareas Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco. Excel creará un libro llamado Libro2 y desaparecerá el panel de tareas.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Excel cerrará Libro2 y volverá a aparecer Libro1. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Creación de un libro a partir de una plantilla Si necesita otro libro en blanco, puede crearlo en cualquier momento, incluso aunque tenga un libro abierto. Excel también ofrece plantillas que le permiten crear libros ya configurados para hacer un seguimiento de determinados tipos de datos, como información de facturas o de pedidos de compra. Para crear un nuevo libro basado en una plantilla, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo; aparecerá el panel de tareas Nuevo libro. En la sección Nuevo a partir de una plantilla, elija Plantillas generales.

En el cuadro de diálogo Plantillas puede elegir la ficha Soluciones de hoja de cálculo o la ficha Plantillas de plan comercial y seleccionar una de las plantillas que se muestran.

Conceptos básicos de los elementos de la ventana Muchos elementos de la ventana de Excel son similares a los de las ventanas de otros programas Windows. En el gráfico siguiente se destacan las partes más importantes de Excel, siendo las dos últimas nuevas en Excel 2002: la ventana de libro, la barra de menús principal, la barra de fórmulas, las barras de herramientas Estándar y Formato, el cuadro Escriba una pregunta y el panel de tareas.

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En la tabla siguiente se describen los elementos de la ventana de Excel. Elemento

Descripción

Barra de título

Identifica el programa actual y el nombre del libro actual. Muestra los nombres de los menús de Excel. Le permite un acceso rápido a funciones que se utilizan con frecuencia, como dar formato, alinear y calcular totales de las entradas de las celdas. Las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen de manera predeterminada. Muestra la dirección de la celda activa. Muestra el contenido de la celda activa. Le permite abrir archivos, pegar datos del Portapapeles, crear libros en blanco y crear libros de Excel basándose en archivos existentes. Cuando escribe una pregunta en este cuadro, muestra los temas de ayuda coincidentes con su solicitud. Muestra información acerca de un comando seleccionado. También indica el estado (activado o desactivado) de las teclas Bloq Mayús y Bloq Num.

Barra de menús Barras de herramientas

Cuadro de nombre Barra de fórmulas Panel de tareas Cuadro Escriba una pregunta Barra de estado

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(continúa) Elemento

Descripción

Barras de desplazamiento

Incluyen una barra de desplazamiento vertical y horizontal y cuatro flechas de desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza para mostrar distintas áreas de la hoja. Selecciona todas las celdas de una hoja. Le permiten ver las hojas del libro abierto. Una cuadrícula de columnas verticales (identificadas por caracteres alfabéticos) y filas horizontales (identificadas por dígitos numéricos). La intersección de las columnas y las filas constituyen las celdas. Cada celda puede identificarse por una referencia de celda completa, o dirección, que consta de las coordenadas de columna y fila de dicha celda; por ejemplo, B3. La celda, designada por un borde grueso, que se verá afectada cuando escriba o modifique datos. Minimiza la ventana y la convierte en un botón de la barra de tareas. Alterna entre maximizar una ventana y restaurar una ventana al tamaño que tenía anteriormente. Cierre la ventana en la que aparece el botón. Un pequeño cuadro emergente que muestra el nombre de un objeto o de un botón de barra de herramientas si lo señala con el puntero del mouse (ratón).

Botón Seleccionar todo Fichas de hojas Hoja

Celda activa Botón Minimizar Botón Maximizar/ Restaurar Botón Cerrar Información de pantalla

Una gran ventaja que ofrece el panel de tareas es que agrupa en un único lugar muchas acciones comunes, como abrir o crear archivos, y permite llevar a cabo estas acciones con un único clic del mouse. El único inconveniente del panel de tareas es que ocupa un valioso espacio de la pantalla. Afortunadamente, puede mostrarlo u ocultarlo fácilmente. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas; Excel ocultará el panel de tareas si se estaba mostrando o lo mostrará si está oculto.

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La ventaja de incluir el cuadro Escriba una pregunta en la ventana principal de Excel es que puede obtener ayuda rápida y fácilmente cuando tiene fresca la pregunta, sin agregar ningún paso adicional que pueda distraerle de su pregunta. Con esta característica ya no tendrá que ir al menú Ayuda o al Ayudante de Office cuando necesite ayuda. En este ejercicio trabajará con elementos de la ventana de Excel. 1

Seleccione el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar durante unos segundos. Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras Asistente para gráficos.

Seleccione el cuadro de nombre, que contiene la dirección de celda A1. Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras Cuadro de nombres.

Haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas Formato. Aparecerá un menú con opciones.

Seleccione el comando Agregar o quitar botones. Aparecerá un menú con comandos adicionales.

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Seleccione Formato en el submenú. Aparecerá un menú con las opciones de formato.

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Sitúe el puntero del mouse sobre cada botón de la barra de herramientas recién mostrado. Aparecerá una Información de pantalla que explica la función de cada botón.

Cuando haya terminado, haga clic en cualquier lugar fuera de los menús abiertos para cerrarlos. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Selección de celdas Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección de una fila y una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como seleccionar la celda. Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y grupos de celdas adyacentes y no adyacentes. Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda está seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se convierte en la celda activa, como se muestra en la ilustración siguiente. Cuando selecciona una celda, el texto de su propio selector de fila (el botón de color gris que hay en el extremo izquierdo de su fila) y su selector de columna (el botón gris situado en la parte superior de su columna) aparece en negrita. Esa característica hace que sea más fácil ver las “coordenadas” de fila y columna de la celda seleccionada. Además, la dirección de celda aparece en el cuadro de nombres.

Puede seleccionar todas las celdas de una hoja si hace clic en el botón Seleccionar todo situado en la esquina superior izquierda de la hoja.

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Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector de fila o de columna correspondiente.

En este ejercicio seleccionará toda una fila y toda una columna de la hoja actual. 1

Haga clic en el selector de la columna D. Se seleccionará la columna D.

Haga clic en el selector de la fila 1. Se seleccionará la fila 1.

Haga clic en el selector de la columna B y arrastre el puntero del mouse hasta el selector de la columna E. Se seleccionarán las columnas.

Haga clic en cualquier celda de la columna G. Se anulará la selección de las columnas B, C, D y E. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Selección de un rango de celdas Otra forma de seleccionar un rango de columnas consiste en hacer clic en el primer selector de columna del rango, mantener presionada la tecla Mayús y hacer clic en el último selector de columna del rango. Este mismo método es válido para seleccionar un rango de filas.

Un rango suele estar identificado por las referencias de su primera y última celdas, con un signo de dos puntos entre ellas. Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica como A1:A9. Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se identifica como C3:G3. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese bloque (C5:F9), como se muestra en la ilustración siguiente.

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Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas. Cuando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se convierte en la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas es de color azul. En este ejercicio seleccionará un grupo de celdas adyacentes en la hoja actual.

Para seleccionar varios rangos de celdas no adyacentes, seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los demás rangos que desee.

Haga clic en la celda E3, mantenga presionado el botón del mouse, arrastre el puntero del mouse hacia abajo hasta la celda E12 y suelte el botón del mouse. Se seleccionará el rango E3:E12 y E3 seguirá siendo la celda activa.

Haga clic en la celda A5, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la celda H16. Se seleccionará el rango y A5 seguirá siendo la celda activa.

Haga clic en la celda F17, mantenga presionada la tecla Mayús y presione cuatro veces la tecla de flecha hacia abajo. Se seleccionará el rango de celdas F17 a F21 (que se denomina F17:F21).

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Introducción de texto en una hoja En una hoja de Excel se pueden introducir tres categorías básicas de datos: texto, números y fórmulas. Para introducir texto o números en una celda, seleccione la celda y escriba la información. A medida que escribe, cada carácter aparece en la barra de fórmulas y en la celda activa, junto con el punto de inserción. El punto de inserción indica dónde se insertará el siguiente carácter. Una entrada de texto, que a veces se denomina etiqueta, es aquella que contiene los caracteres de la A a la Z o cualquier otro carácter que no tenga un valor puramente numérico. Algunas veces una entrada de texto incluye números, como al especificar la calle en una dirección. De manera predeterminada, las entradas de texto aparecen justificadas a la izquierda en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la celda, pasará a la celda adyacente (si dicha celda está vacía) o aparecerá truncada (si la celda adyacente no está vacía). Sin embargo, internamente el texto se almacena en una única celda e incluye todos los caracteres introducidos originalmente. En este ejercicio insertará texto en una hoja. Después de haber escrito datos para una celda, puede introducirlos si presiona Entrar, Tab o las teclas de dirección. Cualquier acción que lleve el punto de inserción fuera de la celda introducirá los datos.

Haga clic en la celda A1, escriba Ventas y presione Entrar. El texto se introducirá en la celda A1 y A2 se convertirá en la celda activa.

Haga clic en la celda A3, escriba Cabañas y presione Entrar. La celda A3 contendrá la palabra Cabañas y la celda activa pasará a ser la A4.

Escriba Multipropiedad y presione Entrar. Se introducirá la palabra Multipropiedad en la celda A4.

Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Introducción de números en una hoja Una entrada numérica contiene alguna combinación de los dígitos 0 a 9 y, opcionalmente, los siguientes caracteres especiales. Carácter

Se utiliza para

+ -o() $ % / . , Eoe

Indicar un valor positivo Indicar un valor negativo Indicar un valor monetario Indicar un porcentaje Indicar una fracción Indicar un valor decimal Separar los dígitos de la entrada Mostrar la entrada en notación científica (exponencial)

Si comienza una entrada con un signo más para indicar que se trata de un número positivo, Excel pasará por alto el signo. Si escribe paréntesis para indicar que se trata de un número negativo, el número aparecerá con un signo menos. Si incluye un signo de dólar, un signo de porcentaje, una barra inclinada, una coma o un símbolo exponencial, el programa asignará automáticamente un formato numérico a la entrada. De manera predeterminada, las entradas numéricas aparecen justificadas a la derecha en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la celda, aparecerá en notación científica, como signos de sostenido (####) o redondeada. Sin embargo, Excel almacena internamente todos los números como se introdujeron originalmente. En este ejercicio introducirá cifras de ventas en la hoja. Puede introducir números mediante las teclas de número situadas encima de las letras del teclado o si presiona Bloq Num y utiliza el teclado numérico. Bloq Num es una tecla de alternancia. Cuando la tecla Bloq Num está activada, se ilumina un indicador en el teclado.

Haga clic en la celda B3, escriba 42848 y presione Entrar. El número se introducirá en la celda B3 y B4 se convertirá en la celda activa.

Escriba 92346 y presione Entrar. El número se introducirá en la celda B4 y B5 se convertirá en la celda activa. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Introducción de fechas en una hoja En las hojas de cálculo de Excel, las fechas pueden representarse sólo con números o mediante una combinación de texto y números. Por ejemplo, 22 de enero de 2004 y 22/01/04 son dos formas de especificar la misma fecha. Al igual que el texto, las fechas suelen utilizarse como etiquetas de filas y columnas. Pero a diferencia del texto, las fechas se consideran números en serie; son secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en cálculos. Tenga cuidado cuando represente un año sólo con los dos últimos dígitos del año. Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 para representar los años 2000 a 2029; los años de dos dígitos del 30 al 99 se interpretan como 1930 a 1999. El formato de año predeterminado utiliza dos dígitos; sin embargo, es conveniente escribir años de cuatro dígitos para evitar ambigüedades. Para cambiar el formato predeterminado de fecha del equipo, haga clic en Inicio, seleccione Panel de control, haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora, haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas, haga clic en el botón Personalizar, seleccione la ficha Fecha y seleccione un formato en la lista Formato de fecha corta.

De manera predeterminada, las entradas de fecha aparecen justificadas a la derecha en las celdas. Después de escribir e introducir una fecha en una celda, Excel puede cambiar el formato de la fecha y expresarla de otra manera diferente. La forma en que se representa una fecha en una celda se basa inicialmente en la configuración de fecha predeterminada del equipo. En la próxima lección aprenderá a elegir formatos de fecha, incluyendo las opciones de año de cuatro dígitos. En este ejercicio introducirá fechas en una hoja. 1

Haga clic en la celda B1, escriba Enero de 2004 y presione Tab. Excel abreviará la fecha como Ene-04 y C1 se convertirá en la celda activa.

Escriba Feb 2004 y presione Tab. Excel utilizará el mismo formato de fecha que antes y se introducirá Feb-04 en la celda C1. D1 es ahora la celda activa. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Introducción de un rango de datos Para introducir datos en una celda individual hay que escribir los datos y presionar Entrar. Cuando tiene que hacer varias entradas consecutivas, puede seleccionar primero el rango para introducir los datos más rápidamente. En este ejercicio introducirá más cifras de ventas en la hoja. 1

Haga clic en la celda C3, arrastre hasta la celda D4 y suelte el botón del mouse. Se seleccionarán las celdas C3, C4, D3 y D4.

Escriba 39768 y presione Entrar. El número se introducirá en la celda C3 y C4 se convertirá en la celda activa.

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Cuando introduce texto en un rango de celdas, puede presionar Tab para pasar de una celda a otra horizontalmente y Entrar para hacerlo verticalmente. Cuando llegue al final de una columna dentro de un rango, al presionar Entrar irá a la celda situada en la parte superior de la siguiente columna del rango.

Escriba 90426 y presione Entrar. El número se introducirá en la celda C4 y D3 se convertirá en la celda activa.

Escriba 45122 y presione Entrar. El número se introducirá en la celda D3 y D4 se convertirá en la celda activa.

Escriba 87409 y presione Entrar. Se introducirá el número y C3 se convertirá en la celda activa. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Modificación del contenido de celdas Después de haber introducido datos en una celda, puede cambiar fácilmente el contenido de la celda. Sin embargo, primero debe hacer doble clic en la celda o bien debe hacer clic en la celda y, después, hacer clic en la barra de fórmulas. Cualquiera de estas acciones pone Excel en modo Edición, lo que puede comprobar si aparece la palabra Edición en la barra de estado. Después, escriba y presione la tecla Supr o Retroceso para modificar los datos de la celda. Cuando Excel está en modo Edición, aparecen dos botones a la izquierda de la barra de fórmulas: Cancelar e Introducir. Puede hacer clic en el botón Cancelar o presionar la tecla Esc para cancelar una entrada antes de que se introduzca realmente en la hoja. Cualquiera de estas acciones eliminará todo lo que haya escrito y hará que Excel salga del modo Edición. También restaurará el contenido anterior de la celda activa, si dicha celda contenía datos. Puede hacer clic en el botón Introducir para completar una entrada. En este ejercicio revisará algunas entradas de la hoja actual. Si hace clic en una celda y presiona después F2, se activará el modo Edición y el punto de inserción se situará al final de la celda, de forma que pueda agregar información al contenido actual.

Haga clic en la celda B3, sitúe el puntero del mouse entre el 2 y el 8 en la barra de fórmulas, y haga clic. Se activará el modo Edición y el punto de inserción aparecerá como una I.

Presione Retroceso, escriba 6 y presione Entrar. La celda B3 contendrá ahora la entrada 46848.

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Haga clic en la celda C4, escriba 92313 y presione Entrar. La celda C4 contendrá ahora la entrada 92313.

Haga clic en la celda C3, escriba 65452 y haga clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Se cancelará la entrada de datos y se restaurará el valor original. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Desplazamiento entre hojas Como se ha explicado al principio de esta lección, cada libro de Excel consta de hojas individuales. Esto le ofrece la flexibilidad de agrupar varias hojas con contenido similar en un mismo libro. De manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario, es posible agregar más hojas y eliminar las hojas que no se utilicen. Los nombres de las hojas aparecen en fichas a lo largo de la parte inferior de la ventana del libro.

En este ejercicio verá dos hojas dentro del mismo libro. Haga clic con el botón secundario del mouse en una ficha de hoja para ver un menú contextual que le permite insertar o eliminar hojas, entre otras opciones más.

Haga clic en la ficha Hoja2, en la parte inferior de la ventana del libro. Aparecerá Hoja2 y su contenido. La hoja estará en blanco.

Haga clic en la ficha Hoja1, en la parte inferior de la ventana del libro. Aparecerá Hoja1 y su contenido. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Asignar nombre y guardar un libro Cuando haya terminado de introducir y modificar datos en un libro, tiene que asignar un nombre al libro y guardarlo en el disco duro, de forma que la información esté disponible la próxima vez que inicie el equipo. Guardar archivos de libros es similar a guardar otros tipos de archivos en los programas Windows. La primera vez que guarda un libro, tiene que asignarle nombre y especificar en qué carpeta desea guardarlo. Puede guardarlo en una carpeta del disco duro de su equipo o bien, si su equipo está conectado a una red, en un disco duro de otro equipo diferente. Incluso puede crear una carpeta en la que guardará el libro mediante herramientas de Excel. Una vez guardado un libro, puede hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar para guardar los cambios realizados desde la última vez que lo guardó. El libro se guardará con el mismo nombre y en el mismo lugar.

192

Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra carpeta diferente, realice los mismos pasos que siguió cuando guardó el libro por primera vez. Al igual que cualquier otro archivo de Windows, el nombre de un libro puede tener una longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede contener ninguno de los caracteres siguientes: /\><*?“|:; También puede usar los controles del cuadro de diálogo Guardar como si desea especificar un formato diferente para el nuevo archivo. Por ejemplo, quizás necesite guardar un archivo de Excel en un formato diferente de manera que pueda compartirlo con otra persona que utiliza un programa de hoja de cálculo distinto o incluso para utilizarlo en un programa que no sea de hoja de cálculo. En este ejercicio guardará el libro en una carpeta creada desde dentro de Excel. También guardará el libro como un archivo de Lotus. (Lotus es otro programa de hoja de cálculo.) 1

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. Los archivos y las carpetas que aparezcan en este cuadro de diálogo dependerán de la carpeta que se utilizara por última vez para guardar un libro en su equipo.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro local (probablemente la unidad C).

Haga doble clic en la carpeta Practice.

Haga clic en el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

La barra Sitios de los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como le ofrece un cómodo acceso a los archivos almacenados en las carpetas Mis documentos y Favoritos, y en el escritorio. La carpeta Historial de la barra Sitios también permite un acceso sencillo a los libros abiertos recientemente.

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También puede crear carpetas en el Explorador de Windows. No es necesario crearlas desde Excel.

Escriba 2004 Sales y haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de dialogo Nueva carpeta y aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como que contiene la carpeta 2004 Sales. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá el nombre Libro1, ya que Libro1 es el archivo que está abierto.

Seleccione el texto del cuadro Nombre de archivo, escriba Ventas por alojamiento y haga clic en Guardar. Se asignará nombre al archivo y se guardará.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha hacia abajo del cuadro de texto Guardar como tipo.

Desplácese y seleccione la opción WK4(1-2-3)(*.wk4).

Haga clic en Guardar. El archivo se guardará con el mismo nombre pero como una hoja de cálculo de Lotus, por lo que tendrá una extensión de archivo diferente.

Cierre el libro pero deje Excel abierto.

Apertura de un libro Después de guardar un libro de Excel, puede volver a abrirlo en cualquier momento para examinar su contenido y hacer cambios. Excel hace un seguimiento de los cuatro últimos libros abiertos y pone sus nombres de archivo en la parte inferior del menú Archivo. Para abrir un archivo que no figura en esta lista, empiece mostrando el cuadro de diálogo Abrir. En este ejercicio mostrará el cuadro de diálogo Abrir, abrirá un libro existente y después lo cerrará.

También puede ver el cuadro de diálogo Abrir si hace clic en Abrir en el menú Archivo.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el icono correspondiente al disco duro y, después, haga doble clic en la carpeta Practice. Aparecerá el contenido de la carpeta Practice en el cuadro de diálogo Abrir.

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También puede abrir un archivo si hace doble clic en el icono de Excel situado junto al nombre de archivo en el cuadro de diálogo Abrir.

Si abre un libro existente, Excel cerrará el libro Libro1 en blanco que apareció cuando inició el programa.

Haga doble clic en la carpeta Part IV y después en la carpeta Lesson01. Aparecerán los nombres de los archivos almacenados en la carpeta Lesson01.

Haga clic en el archivo Employee Information y, después, haga clic en Abrir. Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y aparecerá el archivo Employee Information.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Excel cerrará el libro Employee Information.

Haga clic en Archivo en la barra de menús. Excel mostrará una lista de los libros abiertos recientemente en la parte inferior del menú Archivo.

En el menú Archivo, haga clic en Employee Information. Se abrirá el archivo. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Cambio de nombre de una hoja De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre único a su libro le ayuda a recordar su contenido, cambiar el nombre de una hoja puede recordarle su contenido. En este ejercicio asignará otro nombre diferente a una hoja. También puede cambiar el nombre de una hoja si hace clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja y, después, hace clic en Cambiar nombre.

Haga doble clic en la ficha de la hoja Hoja1. Se seleccionará Hoja1 dentro de la ficha.

Escriba Directorio y presione Entrar. Aparecerá Directorio en la ficha de la hoja. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Vista preliminar e impresión de una hoja Cuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista preliminar de ella e imprimir su contenido. Para imprimir una hoja, empiece por mostrar el cuadro de diálogo Imprimir. En este cuadro de diálogo puede cambiar la mayoría de las opciones de impresión, obtener una vista preliminar de los datos e imprimir la hoja. Es conveniente comprobar la ortografía de una hoja antes de imprimirla. Haga clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para empezar a comprobar la ortografía de la hoja. Antes de imprimir una hoja, también puede obtener una vista preliminar de la misma. La ventana Vista preliminar muestra una vista a página completa del archivo tal y como se imprimirá, de forma que pueda comprobar el formato y el diseño general antes de imprimirla realmente.

Los comandos disponibles en la ventana Vista preliminar aparecen como botones en la parte superior de la ventana. El número de página actual y el número total de páginas de la hoja aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana. Cuando esté preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una única hoja de un libro o sólo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar el rango de celdas que desea imprimir antes de mostrar el cuadro de diálogo Imprimir o puede seleccionarlo en el propio cuadro de diálogo Imprimir.

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En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá la hoja actual.

Para imprimir un archivo desde la ventana Vista preliminar, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas Vista preliminar para ver el cuadro de diálogo Imprimir.

Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá el archivo en la ventana Vista preliminar.

Haga clic en cualquier lugar de la hoja. Aumentará el factor de zoom y se ampliará la vista preliminar.

Haga clic de nuevo en cualquier lugar de la hoja. Se reducirá el factor de zoom y se reducirá la vista preliminar.

Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas Vista preliminar. Se cerrará la ventana Vista preliminar.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

Haga clic en Aceptar. Se imprimirá la hoja actual.

Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. Se guardará la hoja con el nombre actual. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Cierre de un libro y salida de Excel El botón Cerrar situado sobre el botón Cerrar ventana se utiliza para salir de Excel. Tenga cuidado de no hacer clic en Cerrar en vez de en Cerrar ventana. Si no sabe con seguridad en qué botón hacer clic, sitúe el puntero del mouse sobre el botón durante unos momentos. Aparecerá una Información de pantalla que indica el nombre del botón sobre el que está situado el puntero del mouse. Para cerrar de una vez todos los libros abiertos, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en Cerrar todo en el menú Archivo.

Puede quitar un libro de la ventana si cierra el libro o sale de Excel. Al cerrar el libro actual Excel sigue en ejecución, mientras que al cerrar se sale del programa Excel. Una vez guardado un libro en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si cierra la ventana del libro. Si el libro no se ha guardado, Excel le preguntará si desea guardarlo antes de cerrar la ventana. Cuando haya terminado de utilizar Excel, tiene que cerrarlo mediante comandos de Excel. Nunca apague el equipo mientras haya un programa en ejecución. En este ejercicio cerrará un libro y saldrá de Excel. 1

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana del libro. Se cerrará el libro.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel. Se cerrará Excel.

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Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a desplazarse por Excel, y a seleccionar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a introducir y modificar texto en celdas; cambiar entre distintas hojas; guardar, abrir y cerrar libros; y cambiar el nombre e imprimir distintas hojas de un libro. Si va a proseguir con otras lecciones: ●

Vuelva a iniciar Excel.

Si no va a proseguir con otras lecciones: ●

Excel ya está cerrado.

Ejercicio corto 1

¿Cómo puede seleccionar todas las celdas de una hoja simultáneamente?

¿Cómo puede abrir un libro existente?

¿Cuál es la forma más sencilla de introducir datos en un rango de celdas?

¿Cómo puede cambiar el nombre de una hoja?

¿Cómo puede cerrar todos los libros abiertos de una vez?

¿Qué dos formas hay de seleccionar un rango de celdas?

¿Cómo puede seleccionar rangos de celdas no adyacentes?

¿Qué diferencia hay entre hacer clic en Nuevo en el menú Archivo y hacer clic en el botón Nuevo?

¿Qué tres caracteres no se pueden utilizar en el nombre de un libro?

¿Qué información muestra el cuadro de nombres?

¿Qué dos formas hay de poner Excel en modo Edición?

¿Cómo puede desplazarse entre distintas hojas?

¿Para qué sirve ver una hoja en la ventana Vista preliminar?

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Resumen de conceptos Ejercicio 1: cree un libro llamado MiPrimer. En las celdas B1, C1 y D1,

escriba los nombres y los años de los tres próximos meses, como Julio de 2004, Agosto de 2004 y Septiembre de 2004. Seleccione el rango B2:D3 e introduzca números en las celdas.

Importante Debe completar el ejercicio 1 para continuar en el ejercicio 2. Sin embargo, puede realizar los ejercicios 3 a 5 sin hacer primero el ejercicio 1. Ejercicio 2: haga clic en la celda C3 y utilice la barra de fórmulas para

cambiar el número de la celda. Cambie el nombre Hoja1 por MiPrimeraHoja. Seleccione la columna B y seleccione después la fila 5. Seleccione simultáneamente los rangos B1:D2 y B5:D7. Obtenga una vista preliminar de la hoja, imprímala y guárdela. Ejercicio 3: en esta lección hemos hablado de que Excel ofrece una serie

de plantillas prediseñadas que puede utilizar. Abra la plantilla Amortización de préstamo (en las plantillas Soluciones de hoja de cálculo) y describa brevemente su propósito. Introduzca datos en la hoja para explorar cómo funciona. ¿En qué medida le sería útil una plantilla como ésta? Ejercicio 4: quizás haya observado que en la sección Nuevo a partir de una

plantilla del panel de tareas Nueva hoja hay dos fuentes de plantillas distintas de las instaladas en su equipo con la aplicación Excel. Una es sitios Web de los que puede aprender y la otra es el sitio Web de Microsoft. Si tiene acceso a Internet, haga clic en la opción Plantillas de Microsoft.com y explore las plantillas que hay allí. (Sugerencia: quizás desee explorar las plantillas relacionadas con sus intereses y aficiones personales.) Ejercicio 5: en esta lección hemos aprendido a seleccionar un rango de celdas.

Utilice el cuadro Escriba una pregunta para averiguar cómo anular la selección de una parte de un rango sin anular la selección de todo el rango y volver a seleccionar las celdas deseadas.

LECCIÓN 2

Modificación y formato de hojas de cálculo Una vez completada esta lección, podrá:  Dar formato a datos numéricos.  Ajustar el tamaño de las filas y columnas.  Alinear el contenido de celdas.  Crear y aplicar formatos condicionales.  Buscar y reemplazar el contenido de celdas.  Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.  Cortar, copiar, pegar y borrar celdas. Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de cambiar fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puede cambiar la forma en que se muestran los números, de manera que su apariencia se corresponda con el tipo de números que está utilizando. Por ejemplo, si introduce cifras de ventas en una hoja de cálculo, puede darles formato para que parezcan valores monetarios. Es decir, si introduce 1455 en una hoja, puede dar formato a este número para que aparezca como 1.455 €. También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos quepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para llamar la atención sobre los datos de esa fila. A medida que trabaje con hojas de cálculo, a menudo tendrá que mover o copiar datos a otras ubicaciones; esta característica es muy fácil de realizar en Excel. De hecho, Excel ofrece numerosas técnicas para copiar o mover datos a otra ubicación diferente de una hoja de cálculo o incluso de otra hoja distinta. También puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja y que muestre la celda donde aparecen esos datos. Si desea reemplazar datos por otros diferentes, Excel ofrece una forma de automatizar también este proceso. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Percent Sales Increase.xls, Five Year Sales02.xls, Rentals.xls y Monthly Sales.xls de la carpeta Part IV, Lesson02 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

200

Dar formato a números La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra información que suele aparecer con una combinación de números y símbolos. Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal de las ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podría escribir un signo de dólar seguido del número de dólares, el signo decimal y el número de centavos. Pero sabe que es mucho más fácil introducir simplemente los importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios. Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cómo aparecen los datos numéricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a los números. Estas opciones insertan y eliminan automáticamente símbolos y dígitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos los datos que usted introduce reciben el formato de la opción General, que muestra los datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un número incluye una fecha o un carácter especial ($ % / , E e), Excel le da formato automáticamente con la opción apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera, puede elegir entre los siguientes formatos, que están organizados por categoría. Categoría

Apariencia

General Número Moneda

Muestra los datos exactamente como usted los introduce. Muestra dos posiciones decimales de manera predeterminada. Muestra símbolos de moneda y otros símbolos apropiados para diversas regiones del mundo (incluyendo el euro). Muestra símbolos monetarios y alinea los signos decimales de las entradas de una columna. Muestra los días, los meses y los años en distintos formatos, como 18 de mayo de 2004, 18-May y 18/05. Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos formatos, como 8:47 p.m., 20:47 y 8:47:56. Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje.

Contabilidad Fecha Hora Porcentaje

201

(continúa) Categoría

Apariencia

Fracción

Muestras las entradas como fracciones en diversas denominaciones y con distintos grados de precisión. Muestra las entradas en notación científica o exponencial. Muestra las entradas exactamente como las ha introducido, incluso aunque la entrada sea un número. Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos, como códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad social de Estados Unidos. Le permite crear formatos que no están disponibles en ninguna de las demás categorías.

Científico Texto Especial Personalizado

Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella. En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el formato para los números negativos. En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja. 1

Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas Nuevo libro. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro.

Haga doble clic en la carpeta Practice, después en Part IV y, por último, en Lesson02.

Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el libro Percent Sales Increase.

202

Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú Formato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Número y, si es necesario, en la lista Categoría, haga clic en Fecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la ficha Número delante y la categoría Fecha seleccionada.

En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic en Aceptar. La fecha de la celda A1 cambiará para reflejar el formato de fecha que ha seleccionado.

Seleccione el rango B3:F8.

203

En el paso 9, asegúrese de escribir un cero, no la letra O.

En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Moneda en la lista Categoría. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con las opciones de formato para Moneda (valores monetarios) seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para la moneda incluye el signo de Euro (€), un separador de millares y dos posiciones decimales.

Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y presione Entrar. Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato monetario sin decimales.

Seleccione el rango C10:F10.

204

En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Porcentaje en la lista Categoría. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con la categoría Porcentaje seleccionada y mostrará el formato de ejemplo para la primera celda del rango seleccionado. La única opción que puede cambiar para el formato de porcentaje es el número de decimales.

Haga clic en Aceptar. Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato de porcentaje con dos decimales.

205

Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja. Se anulará la selección del rango seleccionado.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

También puede emplear la barra de herramientas Formato para especificar algunos de los formatos de número más utilizados.

Ajuste del tamaño de las filas y columnas Si bien la entrada de una celda puede incluir hasta 32000 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de sólo 8,43 caracteres. En algunos formatos de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columna predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. En otros formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es demasiado grande para el ancho de columna actual. Por ejemplo, cuando la contable de Adventure Works introduce las ventas totales del año en formato monetario, el número aparece en la celda como una serie de signos de sostenido porque el total, 12.400.450 €, tiene 11 caracteres de ancho y no cabe en el ancho predeterminado de columna, que es 8,43 caracteres. Cuando un número aparece como una serie de símbolos de sostenido, eso no afecta al valor almacenado internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la columna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.

206

Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea mayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works crea una columna en la que sólo almacena entradas Sí y No para cada importe de ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto. En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres; probablemente valdría con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de la columna puede ver más columnas en la pantalla a la vez. Excel ofrece varios métodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar el cuadro de diálogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para introducir el ancho en caracteres que desee. También puede arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la izquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse (ratón) en el extremo derecho de un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse en el extremo derecho de un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el tamaño de la columna.

Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H y arrastra el selector hacia la derecha, la columna se hará más ancha a medida que arrastre. El ancho de la columna en caracteres y píxeles aparecerá en una Información de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna a medida que lo arrastre. Del mismo modo, si arrastra el selector de columna hacia la izquierda, la columna se hará más estrecha a medida que arrastre. También puede hacer clic en Autoajustar a la selección (en el submenú Columna del menú Formato) para ajustar el ancho de columna de manera que quepa la entrada de la celda activa o la entrada más larga del rango seleccionado.

Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automáticamente una columna para dar cabida a la entrada más larga de la misma; para ello, haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna. También puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los mismos métodos básicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de diálogo Alto de fila (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para especificar el alto de una fila en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada. Así, un alto de fila de 12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. También puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.

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Quizás desee ajustar el alto de fila para dar cabida a más caracteres, como el título de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamaño de letra mayor. Sin embargo, es mucho más común ajustar el ancho de columna para dar cabida a etiquetas o números largos o cortos. En este ejercicio cambiará el tamaño de columnas y filas. Para este ejercicio, el ancho de las columnas del archivo de práctica se ha preestablecido en 15 caracteres. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta Part IV, Lesson02 de la carpeta Practice.

Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el archivo.

Seleccione el rango B4:F4. En el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ancho. Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna y mostrará el ancho de columna actual.

Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en Aceptar. El ancho de las columnas B a F se reducirá de 15 a 13 caracteres.

Haga clic en cualquier celda. El rango B4:F4 dejará de estar seleccionado.

Seleccione la parte inferior del selector de la fila 2. El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha con dos puntas, que es el puntero de cambio de tamaño.

Para especificar un ancho estándar para todas las columnas de un libro, en el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ancho estándar. Escriba el ancho deseado y haga clic en Aceptar.

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Arrastre el selector de fila hasta que ésta tenga un alto de 20,25 puntos (27 píxeles, o elementos de imagen en la pantalla). Aumentará el alto de la fila 2.

Seleccione el borde derecho del selector de la columna D. El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha con dos puntas.

Haga doble clic en el borde derecho del selector de la columna D. El ancho de la columna D se reducirá para ajustarse mejor a su contenido.

Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Alineación del contenido de celdas Además de dar formato a números, también puede cambiar la forma en que están alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar la alineación horizontal de las celdas seleccionadas a la izquierda, a la derecha o al centro. Las entradas de texto suelen alinearse a la izquierda horizontalmente en una celda, lo que significa que el primer carácter de la celda aparece junto al borde izquierdo de la misma. Las entradas numéricas suelen alinearse a la derecha, lo que significa que el último carácter de la celda aparece junto al borde derecho de la misma. En una celda alineada al centro, los caracteres de la misma están centrados entre los bordes izquierdo y derecho de la celda. Normalmente, la alineación a la derecha está más indicada para los números, ya que todos los números de una columna están alineados bajo las mismas posiciones de dígitos, como se muestra a continuación: 1.400,342 842 1.952

209

Sin embargo, quizás desee alinear a la izquierda o al centro los números para conseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizás desee alinear a la izquierda las fechas porque la posición de los dígitos en las fechas no suele ser importante. O quizás desee alinear al centro los números para lograr una apariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works hace un seguimiento de las ventas por categorías (habitaciones, ventas de la tienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea una columna que establece una puntuación (según la categoría que tenga más ventas) para cada categoría. Un efecto de alineación al centro puede mejorar la apariencia de la columna, como se muestra debajo: Puntuación 12 4 32 7 También puede cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas; es decir, la posición de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior de la celda. La alineación predeterminada para el texto y los números es inferior, lo que significa que los caracteres se sitúan justo encima del borde inferior de la celda. También puede cambiar la alineación vertical de las celdas para que sea inferior, superior o central. La alineación al centro suele quedar bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atención sobre las etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas entre la parte superior e inferior de la fila. En este ejercicio alineará el contenido de celdas horizontal y verticalmente, y utilizará los botones Deshacer y Rehacer para ver cómo se pueden deshacer y volver a aplicar los cambios como se desee. 1

Seleccione el rango B3:B6.

En el menú Formato, haga clic en Celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se muestra en la siguiente ilustración.

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Haga clic en la ficha Alineación. Aparecerá la ficha Alineación.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, haga clic en Izquierda (Sangría).

Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y vea las opciones de la lista. Las opciones de la lista Vertical le permiten alinear los datos hacia arriba y hacia abajo dentro de la celda. La alineación vertical es más aparente si las filas son mucho más altas que los datos que contienen.

Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Vertical para cerrar la lista sin cambiar la alineación vertical.

Haga clic en Aceptar. Excel alineará a la izquierda el contenido de las celdas seleccionadas.

211

Si guarda un libro, ya no podrá deshacer o rehacer cambios. Si cree que quizás desee deshacer o rehacer una acción determinada, no guarde los cambios en el libro hasta que no esté satisfecho con los resultados.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer. Excel volverá a dejar las celdas con el formato que tenían anteriormente.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Rehacer. Excel volverá a aplicar el formato de celda.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer. Excel volverá a deshacer el formato de celda. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Creación y aplicación de formatos condicionales

Las líneas de negrita son más gruesas que las del estilo normal. Si aparece el Ayudante de Office y le pregunta si desea ayuda con esta función, haga clic en No, no me proporcione ayuda en este momento.

Es posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si aplica formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar cómo aparecerán los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo, puede aplicar un formato condicional para las celdas, de forma que todas las entradas numéricas inferiores a 50 aparezcan de color rojo. ¿Por qué querría hacerlo? Suponga que el director de inventario de Adventure Works ha creado una hoja que contiene información de inventario para las existencias de artículos para los huéspedes (como jabón, toallas y toallitas para la cara). Una columna contiene una cantidad de Existencias a mano. Si la cantidad de un determinado artículo en existencias es inferior a 50, hay que pedir más unidades del producto. Al dar formato a los números inferiores a 50 de manera que aparezcan de color rojo, el director de inventario puede identificarlos fácilmente cuando es preciso hacer un nuevo pedido de un artículo determinado. En este ejercicio aplicará formato condicional a un rango de forma que las cifras de ventas que sean iguales o superiores a 50.000 € aparezcan de color verde y en negrita. 1

Seleccione las celdas B3:F6.

En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato condicional.

212

Haga clic en cualquier celda de la hoja para anular la selección del rango de celdas y ver mejor el formato condicional.

Haga clic en el botón Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se muestra en la siguiente ilustración.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en el cuadrado verde (segunda fila, cuarto color), haga clic en Negrita en la lista Estilo de fuente y, después, haga clic en Aceptar. Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Formato condicional.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre, haga clic en mayor que o en igual que y, después, haga clic en el cuadro de texto situado en el extremo derecho del cuadro de diálogo.

Escriba 50000 y haga clic en Aceptar. Se establecerá el valor mínimo de la condición y se cerrará el cuadro de diálogo. Todas las celdas del rango seleccionado que cumplan las condiciones aparecerán ahora en negrita y de color verde.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Se guardará el libro con el nombre actual.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Se cerrará el libro. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

213

Búsqueda y reemplazo del contenido y los formatos de celda En una hoja de cálculo grande, puede que el contenido de algunas filas o columnas no quepa en una única pantalla. Si desea encontrar un dato determinado que no está visible inmediatamente, puede examinar visualmente la hoja para buscarlo. Con Excel, sin embargo, hay una forma mucho más sencilla de hacerlo. Puede utilizar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para introducir el texto o el número que desea buscar, y Excel encontrará la primera aparición de esta cadena de búsqueda. Una cadena es cualquier secuencia de letras o números que usted escribe. Si la primera entrada que Excel encuentra no es la que usted desea, puede indicar a Excel que busque la siguiente. Cuando modifica hojas de cálculo, quizás necesite encontrar una determinada cadena de caracteres dentro de la hoja y reemplazarla por otra cadena diferente. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works desea cambiar el libro Rentals de forma que todos los precios que terminen con ,95 como decimal se cambien a ,99. (Por ejemplo, un artículo cuyo alquiler cuesta actualmente 4,95 € por hora pasaría a costar 4,99 € por hora.) El cambio no incrementará mucho los costos de alquiler para los visitantes, pero con el tiempo aumentará considerablemente los ingresos totales procedentes de alquileres. Puede buscar y reemplazar rápidamente todas las apariciones de una cadena de caracteres en una hoja mediante la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Como se muestra en la ilustración siguiente, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar contiene cuatro botones principales: Reemplazar todos, Reemplazar, Buscar todo y Buscar siguiente. No importa qué celda sea la celda activa actualmente. Si no selecciona un rango de celdas, Excel buscará en toda la hoja.

Como hemos explicado brevemente, puede utilizar un formato de texto distintivo para identificar datos que quizás tenga que cambiar posteriormente o que desee resaltar. Si ya lo ha hecho, puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar formato, al que se tiene acceso desde el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, para buscar esos formatos específicos.

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En este ejercicio buscará una palabra en una hoja de cálculo, buscará y reemplazará la primera aparición de una cadena de búsqueda y reemplazará todas las apariciones de una cadena en una hoja por otra cadena diferente. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta Part IV, Lesson02 de la carpeta Practice.

Haga clic en el libro Rentals y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el archivo.

En el menú Edición, haga clic en Buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Si es necesario, haga clic en el botón Opciones para expandir el cuadro de diálogo.

En el cuadro de texto Buscar, escriba Ski. Se introducirá la cadena de caracteres que desea que busque Excel.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, si es necesario, haga clic en Por filas. Excel buscará en las filas sucesivas, en lugar de buscar en las columnas.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después, haga clic en Valores. Excel buscará valores en vez de fórmulas en las celdas.

Importante Si va a buscar un valor (ya sea de texto o numérico) en lugar de una fórmula, asegúrese de hacer clic en Valores en el cuadro Buscar dentro de. Si en el cuadro Buscar dentro de está seleccionado Fórmulas y desea buscar un valor, la búsqueda no encontrará ninguna coincidencia.

215

Si no puede ver el resultado de la búsqueda en la hoja, arrastre la barra de título del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para moverlo a un lugar que le permita ver el resultado de la búsqueda.

Haga clic en Buscar siguiente. Excel seleccionará la celda que contenga la primera aparición de Ski.

Haga clic en Buscar siguiente. Excel seleccionará la celda que contenga la siguiente aparición de Ski.

En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la ficha Reemplazar.

En el cuadro de texto Buscar, reemplace Ski por ,95 y presione Tab. Se introducirá la cadena de búsqueda que desea encontrar y el punto de inserción se situará en el cuadro de texto Reemplazar con.

En el cuadro de texto Reemplazar con, escriba ,99. El contenido del cuadro de texto Reemplazar con se utilizará para reemplazar las apariciones de la cadena de búsqueda especificada.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, después, haga clic en Por columnas. Excel buscará en las columnas sucesivas, en lugar de buscar en las filas.

Haga clic en Buscar siguiente. Excel encontrará la primera aparición de la cadena de búsqueda ,95.

Haga clic en Reemplazar. Excel reemplazará la primera aparición de ,95 por ,99 y buscará la siguiente aparición de la cadena de búsqueda.

Haga clic en Reemplazar todos. Excel reemplazará todas las apariciones de ,95 por ,99; los valores de la columna Precio por alquiler.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajes que indica cuántos reemplazos se hicieron.

Haga clic en Cerrar. Se cerrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Rentals 2 y haga clic en Guardar. Se guardará el libro con el nuevo nombre. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Sugerencia Quizás se pregunte por qué no introduce simplemente 95 como cadena de búsqueda y 99 como cadena de reemplazo, sin incluir el signo decimal. Silo hiciera, Excel reemplazaría todos los valores de la hoja que contuvieran 95, en lugar de reemplazar únicamente aquellos valores que incluyeran el signo decimal delante de 95. Por ejemplo, si la cantidad 95 apareciera en cualquiera de las columnas de Alquileres por mes, Excel lo reemplazaría por 99, que no es lo que usted desea. Si sólo desea reemplazar parte del contenido de una celda, como ocurre en este ejercicio, sea lo más específico posible a la hora de introducir la cadena de búsqueda; de lo contrario, puede que Excel haga reemplazos incorrectos. También puede reducir el foco de una búsqueda si activa las casillas de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas y Coincidir todo el contenido de la celda. Cuando se activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas, los caracteres en mayúsculas y en minúsculas del texto de las celdas deben coincidir con los que usted especifique para la cadena de búsqueda. Active la casilla de verificación Coincidir todo el contenido de la celda si desea especificar que la cadena de búsqueda sea el único contenido de una celda para que se considere una coincidencia.

Inserción y eliminación de celdas, filas y columnas Después de configurar una hoja de cálculo, quizás necesite insertar una celda, una columna o una fila en blanco para crear espacio donde poder introducir información adicional. Por ejemplo, si el director de ventas desea agregar nuevos artículos en alquiler en la hoja de cálculo Rentals, tiene que insertar una nueva fila por cada nuevo artículo en alquiler. Como alternativa, tendría que eliminar una celda, una columna o una fila existente para eliminar información innecesaria. En la hoja Rentals, la columna C se utiliza para indicar si cada artículo se alquila sólo en temporada o no. Como los únicos artículos de temporada son los correspondientes a deportes de invierno (esquí, raquetas de nieve y motonieve), el director de ventas cree que esta columna es innecesaria y desea eliminarla. Puede insertar estos artículos mediante el menú Insertar y puede eliminarlos mediante el menú Edición. Cuando inserta una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo, desplaza hacia la derecha las celdas existentes en dicha fila o desplaza hacia abajo las celdas existentes en la columna. Para insertar una o más filas, empiece por seleccionar el número de filas que desea insertar. Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada fila que desee agregar. El número de filas que seleccione se insertará encima de la primera fila seleccionada, como se muestra en las ilustraciones siguientes.

217

En este ejemplo se han seleccionado celdas de las filas 5, 6 y 7, como se muestra en la ilustración a la izquierda. Cuando el usuario hizo clic en Filas en el menú Insertar, Excel insertó tres nuevas filas, encima de la primera fila seleccionada, como se muestra en la ilustración de la derecha. La inserción de columnas es similar. Si desea insertar una o más columnas, empiece por seleccionar el número de columnas que desea insertar. Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar. El número de columnas que seleccione se insertará a la izquierda de la primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.

En este ejemplo se han seleccionado celdas de las columnas C y D, como se muestra en la ilustración anterior. Cuando el usuario hizo clic en Columnas en el menú Insertar, Excel insertó dos nuevas columnas, a la izquierda de la primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.

218

Cuando inserta una fila, una columna o una celda en una hoja que ya tiene formato, aparece el botón Opciones de inserción. Al hacer clic en el botón Opciones de inserción aparece una lista de opciones para el formato de la fila o la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla siguiente. Opción

Acción

El mismo formato de arriba

Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada encima de la fila insertada. Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada debajo de la fila insertada. Se aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la izquierda de la columna insertada. Se aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la derecha de la columna insertada. Se aplica a la nueva fila o columna el formato predeterminado.

El mismo formato de abajo El mismo formato de la izquierda El mismo formato de la derecha Borrar formato

En este ejercicio eliminará una columna, insertará celdas (desplazando hacia la derecha las celdas adyacentes de la misma fila) e insertará filas.

Aprenderá más acerca de cómo borrar celdas en el próximo ejercicio.

Haga clic en la celda C3. C3 es la celda activa.

En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido. Se eliminará el contenido de la celda activa pero no se quitará la columna.

En el menú Edición, haga clic en Eliminar. Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas.

Haga clic en la opción Toda la columna y, después, haga clic en Aceptar. Se eliminará la columna Año, junto con todo su contenido.

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No importa qué columna utilice para seleccionar celdas cuando desee insertar filas.

Seleccione C1:F1. Se seleccionarán cuatro celdas.

En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas.

Haga clic en la opción Desplazar las celdas hacia la derecha y, a continuación, haga clic en Aceptar. Excel insertará cuatro celdas nuevas y desplazará hacia la derecha el contenido de las celdas existentes (en la misma fila).

Seleccione las celdas A10:A12. Se seleccionarán tres filas.

En el menú Insertar, haga clic en Filas. Excel insertará tres filas encima de lo que era la fila 10 (ahora la fila 13). Ahora tiene espacio para agregar tres nuevos artículos en alquiler.

Haga clic dos veces en el botón Deshacer. Excel quitará las filas y las celdas insertadas.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Se guardará el libro con el nombre actual.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Se cerrará el libro. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

220

Corte, copia, pegado y borrado de celdas Cuando esté introduciendo datos en una hoja de cálculo, a menudo cambiará idea sobre dónde ha puesto el contenido de una celda, una fila o una columna. O quizás simplemente haya cometido un error al introducir datos en una fila o columna determinada y quería haberlos puesto en otra fila o columna. Cuando desee cambiar la posición de los datos en la hoja, no es necesario eliminar los datos existentes y volver a escribirlos en las nuevas ubicaciones. Excel ofrece funciones para mover el contenido existente de una o más celdas a otra ubicación diferente. Este método se llama cortar y pegar porque corta (quita) datos de su ubicación original y los pega (inserta) en otra ubicación diferente. Cuando corta datos, Excel los almacena en el Portapapeles de Windows, una ubicación de almacenamiento temporal en la memoria del equipo. Los datos desaparecen de la hoja pero siguen estando disponibles para que los pegue en otra ubicación diferente. Incluso puede pegar datos del Portapapeles en un archivo creado por otra aplicación diferente, como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. Algunas veces, deseará reutilizar datos que ya ha introducido. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works ha creado una hoja que contiene las cifras de ventas del primer trimestre. Desea copiar muchas de las celdas de una hoja y pegarlas en otra hoja, que utilizará para crear las cifras de ventas del segundo trimestre. Este método es especialmente útil si ha aplicado formato de número a las celdas o formato de texto a los títulos y las etiquetas. El director de ventas puede copiar muchas etiquetas e importes de ventas (con formato de moneda) a otra hoja diferente para el segundo trimestre. Puede cambiar las etiquetas de texto sin perder el formato de texto actual y borrar las cifras de ventas sin perder el formato de moneda almacenado en las celdas. Cuando borra celdas, puede especificar si desea borrar los valores almacenados en ellas y conservar el formato, borrar las formulas almacenadas en las celdas, borrar el formato de las celdas y conservar los valores o borrar todo el contenido de las celdas. Si va a pegar un rango de celdas (por ejemplo, una selección que contiene tres celdas en horizontal en dos filas adyacentes), seleccione un área que tenga el mismo número de celdas en horizontal y en vertical que los datos que haya cortado o copiado. O bien, puede seleccionar una única celda para pegar y los datos pegados llenarán celdas debajo y a la derecha de la celda seleccionada.

Cuando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes, los corta de una celda o un rango de celdas y los pega en otra celda o rango de celdas. Cuando copia datos, los duplica y los pega en otra celda o en otro rango de celdas. La barra de herramientas Estándar de Excel incluye botones para los comandos Cortar, Copiar y Pegar, si bien puede realizar estos mismos comandos desde el menú Edición.

221

En este ejercicio moverá y copiará datos dentro de una hoja, borrará el formato de un rango seleccionado y borrará el contenido de un rango seleccionado.

Otra forma de cortar y pegar datos consiste en seleccionar las celdas y arrastrar la selección por sus bordes hasta las celdas en las que desea pegar los datos. Para copiar mediante el mismo método, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta Part IV, Lesson02 de la carpeta Practice.

Haga clic en el libro Monthly Sales y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el archivo.

Haga clic en la celda A7 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Cortar. El contenido de la celda A7 se copiará al Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda A7. La marquesina indica que se cortará el contenido.

Haga clic en la celda A8 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar. El contenido del Portapapeles de Windows (de la celda A7) se pegará en la celda A8 y desaparecerá la marquesina alrededor de la celda A7.

Seleccione B3:D6 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Copiar. El contenido de las celdas seleccionadas se copiará al Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de las celdas seleccionadas que indica lo que se ha copiado al Portapapeles de Windows.

Haga clic en la ficha de la hoja T2, cerca de la parte inferior de la ventana de Excel. Excel mostrará la hoja T2.

Haga clic en la celda B4 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar. El contenido del Portapapeles de Windows se copiará a la hoja T2, empezando en la ubicación de la celda activa (B4).

En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Formatos. Excel quitará el formato de moneda de las celdas seleccionadas.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer. Se volverá a aplicar el formato de moneda a las celdas seleccionadas.

En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido. Excel quitará el contenido de las celdas seleccionadas, pero conservará el formato.

222

Escriba 3444 y presione Entrar. Excel convertirá la entrada al formato de moneda.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Monthly Sales 2 y haga clic en Aceptar. Se guardará el libro con el nuevo nombre.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a dar formato a números de celdas, cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas, alinear texto y valores en celdas, utilizar los botones Deshacer y Rehacer para invertir y repetir cambios, aplicar formato condicional a las celdas seleccionadas, buscar y reemplazar datos, e insertar y eliminar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a copiar y mover celdas y rangos de celdas, borrar varios elementos de celdas, copiar formatos a un rango o a una hoja diferente, y utilizar el panel de tareas Portapapeles para copiar y pegar varias selecciones. Si va a proseguir con otras lecciones: ●

Cierre el libro Monthly Sales 2.

Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

Cierre el libro Monthly Sales 2.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel.

Ejercicio corto 1

Si deseara insertar dos filas encima de la fila 7 de la hoja actual, ¿qué pasos realizaría?

¿Qué diferencia hay entre los formatos de número Contabilidad y Moneda?

¿Cómo puede arrastrar para cambiar el alto de una fila o el ancho de una columna?

¿Cómo puede ver el panel de tareas Portapapeles?

¿Cómo buscaría la tercera aparición de un valor en una hoja de cálculo?

223

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el libro Five Year Sales02.xls. Inserte una fila entre las filas 1

y 2. Cambie el tamaño de la fila 1 hasta un alto de 25 píxeles. Alinee a la izquierda el texto del título Ventas anuales. Elimine la fila agregada. Ejercicio 2: en el libro Five Year Sales02.xls, dé el formato Contabilidad a las

celdas B3:F6. Aplique un formato condicional de forma que si el valor de una celda está comprendido entre 20000 y 40000, el valor aparezca de color azul. Reemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 13. Ejercicio 3: todavía en el libro Five Year Sales02.xls, en Hoja1, copie el rango

A3:F7 al Portapapeles de Office. Cambie a Hoja2 y pegue las celdas seleccionadas empezando en la celda A3. En Hoja2, cambie a 15 caracteres el ancho de las columnas A a F. Después, seleccione el rango B3:F6 y elimine su contenido, pero conserve el formato. Guarde y cierre el libro. Ejercicio 4: cree una hoja en la que se enumeren los días de la semana en la

fila 1, empezando en la columna B. En la columna A, empezando en la fila 2, enumere las actividades físicas que realiza con frecuencia (andar, correr, algún deporte concreto, aerobic, etc.). Agregue una fila encima de la fila 1 y centre el título Minutos al día encima de los días de la semana. Mejore la apariencia de la hoja ajustando los anchos de columna, cambiando los colores de fuente, etc. Cambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana. Guarde el libro con el nombre Mi actividad física. Utilice esta hoja para registrar su actividad física diaria. Ejercicio 5: continuando con el libro que creó en el ejercicio 4, seleccione

todo el contenido de la primera hoja y cópielo a la Hoja2. Borre todos los valores de minutos que haya introducido. Cambie el nombre de esta hoja por la fecha del último día de la próxima semana. Copie el contenido de la segunda hoja a Hoja3 y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final para dentro de dos semanas. Guarde las hojas. Utilice estas hojas para registrar su actividad física durante las próximas semanas. Si lo desea, agregue otras hojas para seguir supervisando su nivel de actividad.

LECCIÓN 3

Realización de cálculos básicos Una vez completada esta lección, podrá:  Crear fórmulas.  Copiar fórmulas.  Modificar fórmulas.  Utilizar la función SUMA y Autosuma.  Utilizar la característica Insertar función.  Utilizar funciones de fecha.  Utilizar referencias de celdas absolutas y relativas.  Utilizar funciones estadísticas básicas.  Utilizar series numeradas y Autorrellenar. Con Microsoft® Excel es fácil realizar cálculos de uso frecuente. Además de sumar, restar, multiplicar y dividir, puede calcular el total y el promedio de un conjunto de valores. Con los cálculos básicos puede obtener valores de beneficios a partir de ingresos y gastos o puede calcular el salario de un empleado a partir de las horas trabajadas y el precio por hora. Éstos son sólo algunos ejemplos de los cálculos que Excel puede realizar. En el centro turístico Adventure Works, el director de reservas está preparando un informe sobre las tasas anuales de habitaciones sin ocupar. Para empezar, calcula el número total de noches que se ocupó cada tipo de habitación. Después calcula el número promedio de habitaciones ocupadas por noche. Por último calcula la tasa de ocupación para cada tipo de habitación. Los resultados de estos cálculos le ayudarán a planear la próxima temporada y programar renovaciones en las cabañas para la época del año en que haya menos demanda. También en Adventure Works el contable está calculando los ingresos generados por el alquiler de equipos para diversas actividades. Con esas cifras puede calcular el ingreso promedio obtenido de cada actividad cada mes. El coordinador de actividades utilizará esos datos para planear las actividades del próximo año. En esta lección aprenderá a realizar cálculos básicos de Excel con fórmulas y funciones. Aprenderá a crear y modificar fórmulas, utilizar operadores matemáticos y emplear funciones integradas de Excel. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Lodging Usage.xls y Activity Rentals.xls de la carpeta Part IV, Lesson03 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

225

Creación de fórmulas Una fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel. Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena internamente mientras que el resultado calculado aparece en la celda. Una fórmula es una ecuación matemática que consta de dos elementos: operandos y operadores matemáticos. Los operandos identifican los valores que se utilizarán en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante, otra fórmula, o una referencia a una celda o a un rango de celdas. Los operadores matemáticos especifican qué cálculos se realizarán con los valores. Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula, haga clic en la celda que contiene la fórmula. La fórmula aparecerá en la Barra de fórmulas. En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos siguientes. Operador

Significado

^ * / + -

Exponenciación Multiplicación División Suma Resta

Cuando una fórmula contiene dos o más operadores, las operaciones no se realizan necesariamente en el orden en que usted lee la fórmula; es decir, de izquierda a derecha. El orden en que se realizan las operaciones está determinado por la prioridad del operador, según se define en las reglas matemáticas. Por ejemplo, la exponenciación es la primera operación que se realiza siempre. La multiplicación y la división son las siguientes en la lista de prioridades, y se realizan secuencialmente de izquierda a derecha. Por último se realizan la suma y la resta, también de izquierda a derecha. Veamos la siguiente ecuación. 2+4*6/3-1=9 Primero se multiplica cuatro por seis y el resultado se divide entre tres. Después se suma dos al resultado y se resta uno. Las operaciones contenidas entre paréntesis se realizan antes que las que están fuera de los paréntesis. Puede anular las prioridades estándar de los operadores mediante el uso de paréntesis. Así, la ecuación siguiente se calcula de distinta forma que la anterior. (2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18

226

En esta fórmula primero se suman dos y cuatro, y el resultado se multiplica por seis. Por último, el resultado se divide entre el resultado de tres menos uno. La creación de una fórmula es similar a la introducción de texto y números en las celdas. Para empezar, seleccione la celda en la que desee que aparezca la fórmula. Después puede utilizar uno de dos métodos posibles para crear la fórmula. En el primer método se escribe la fórmula (incluyendo las direcciones de celdas, los valores constantes y los operadores matemáticos) directamente en la celda. Para marcar la entrada como una fórmula, debe empezar por escribir un signo igual. En el segundo método se pegan las referencias de una celda o de un rango de celdas en la Barra de fórmulas. Para completar la fórmula se escriben los operadores, valores constantes o paréntesis que sean necesarios. A medida que crea una fórmula, ésta aparece en la Barra de fórmulas y en la propia celda. Cuando haya completado la fórmula, la celda mostrará el resultado y la Barra de fórmulas mostrará la fórmula propiamente dicha. El director de reservas de Adventure Works ha hecho un seguimiento del número de noches que estuvo ocupado cada tipo de habitación cada mes del año pasado. Para calcular las tasas de ocupación, debe saber el número total de noches ocupadas de cada mes, dividir ese total entre el número de habitaciones y, por último, dividir ese resultado entre el número de noches del mes. En este ejercicio abrirá una hoja de cálculo y creará fórmulas básicas en ella.

Cuando escribe una dirección de celda en una fórmula, da igual que utilice letras en mayúsculas o en minúsculas. Por ejemplo, B8 y b8 son referencias a la misma celda.

Abra el libro Lodging Usage de la carpeta Part IV, Lesson03 contenida en la carpeta Practice.

Haga clic en la celda C9 y escriba =C5+C6+C7. A medida que escribe cada referencia de celda se selecciona la celda a la que se hace referencia y el borde de selección aparece en un color específico. Este color coincide con el color del texto utilizado para la referencia de celda.

Presione Entrar. El total de las celdas (908) aparecerá en la celda C9.

Haga clic en la celda C13, escriba = y haga clic en la celda C5. Se agregará C5 a la fórmula. La celda en la que hace clic está codificada con un color y muestra un borde de marquesina parpadeante.

Escriba /, haga clic en la celda A5 y, después, haga clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas. Excel completará la fórmula y mostrará la relación de las celdas C5 y A5 (30,25).

227

Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en la celda C21. Haga clic en la Barra de fórmulas, escriba =C13/31 y haga clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas. Excel calculará la tasa de ocupación de las habitaciones tipo chalet durante el mes de enero (0,97581) y el resultado aparecerá en la celda C21.

En el menú Formato, haga clic en Celdas.

Cambie a la ficha Número si es necesario y haga clic en Porcentaje en la lista Categoría.

Haga clic en Aceptar para aceptar el número predeterminado de decimales (2). El valor de la celda C21 aparecerá como un porcentaje.

Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Para calcular las fórmulas que hay en todos los libros de todas las hojas abiertas, presione F9. Para calcular únicamente las fórmulas de la hoja activa, presione Mayús+F9.

Sugerencia De forma predeterminada, Excel calcula las fórmulas automáticamente. Para cambiar cuándo se calcula una fórmula, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, en la ficha Cálculo, seleccione la opción deseada.

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Copia de fórmulas Quizás descubra con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias celdas adyacentes. Por ejemplo, si tiene una lista de artículos y cada artículo contribuye al ingreso total durante un año, quizás desee sumar los artículos para calcular el ingreso total para ese año. Para calcular el total del ingreso para años consecutivos, puede crear fórmulas para sumar el ingreso de cada año. Afortunadamente, puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y ahorrar una cantidad de tiempo considerable al copiar una celda con una función terminada y pegarla en las celdas de destino. También puede utilizar el controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa.

Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de relleno, Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan con las de la columna o la fila a la que se está copiando. El director de reservas no desea escribir la misma fórmula varias veces para calcular la tasa de ocupación de cada tipo de habitación para cada mes. En su lugar, copia sus fórmulas a diversas ubicaciones. En este ejercicio copiará fórmulas en la hoja.

Para obtener más información acerca del botón Opciones de pegado, consulte la lección 2 “Modificación y formato de hojas de cálculo”. Para copiar una fórmula de la celda situada a la izquierda de una celda seleccionada, presione Ctrl+R.Para copiar una fórmula de la celda situada encima de una celda seleccionada, presione Ctrl+D.

Cuando copia una fórmula a otra celda diferente, Excel copia también el formato a la otra celda.

Haga clic en la celda C13 y, en el menú Edición, haga clic en Copiar. Aparecerá un borde de marquesina parpadeante alrededor de la celda.

Haga clic en la celda C14 y, en el menú Edición, haga clic en Pegar. La fórmula se pegará en la celda C14 y aparecerá el botón Opciones de pegado junto a la celda.

Repita el paso 2 para las celdas C15 y C16.

Haga clic en la celda C9 y seleccione el controlador de relleno.

El puntero del mouse (ratón) adoptará la forma de una cruz cuando esté situado correctamente.

229

Puede utilizar el controlador de relleno para copiar texto directamente de una celda a otra o puede utilizarlo para completar una serie de años, fechas, días, etc. Más adelante en esta lección verá más información acerca de las funciones de relleno.

Arrastre el controlador de relleno hasta la celda D9. La fórmula de la celda C9 se copiará a la celda D9 y aparecerá el botón Opciones de autorrelleno junto a la celda.

Haga clic en la celda D9 y observe su fórmula en la Barra de fórmulas. La fórmula se copiará desde C9 y la letra de la columna se ajustará para que coincida con la columna de la nueva celda.

Seleccione el controlador de relleno de la celda D9 y arrástrelo hasta la celda N9. La fórmula se copiará a las celdas E9:N9. Los números totales de noches ocupadas cada mes aparecerán en las celdas E9:N9.

Guarde la hoja y déjela abierta para un ejercicio posterior.

Modificación de fórmulas Es fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el contenido de cualquier otra celda. Puede: ● Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en la celda y presionar Entrar. O bien ● Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir los cambios y hacer clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas. Si elimina o modifica una fórmula accidentalmente, presione Ctrl+Z o haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar para invertir la acción.

Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr. En este ejercicio revisará y eliminará fórmulas. 1

Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Part IV, Lesson03 contenida en la carpeta Practice.

Haga clic en la celda O3 y, después, haga clic a la derecha de la fórmula en la Barra de fórmulas. El punto de inserción parpadeará al final de la fórmula.

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Presione tres veces la tecla Retroceso y haga clic en el botón Entrar. El precio por alquiler, mostrado en la celda O3, se eliminará de la fórmula. La fórmula revisada calculará los alquileres totales de kayak durante el año.

Copie la fórmula a las celdas O4:O17 utilizando el controlador de relleno de la celda O3. Excel calculará y mostrará los alquileres anuales totales por tipo de equipo.

Haga clic en la celda O2, elimine el texto existente, escriba Ingreso anual por actividad y presione Entrar. La nueva etiqueta reemplazará a la anterior.

Haga clic en la celda O17 y presione la tecla Supr. La fórmula y el contenido de la celda se eliminarán de la celda.

Cierre el libro sin guardar los cambios.

Uso de la función SUMA y Autosuma Uno de los cálculos más frecuentes que se realizan en una hoja de cálculo es sumar un rango de celdas. Puede sumar un rango de celdas si crea una fórmula que incluya todas las etiquetas de celda separadas por el operador de suma (+). Una forma más sencilla de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la función SUMA. Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo frecuente o complejo. Una función consta de dos componentes: el nombre de función y, en la mayoría de los casos, una lista de argumentos. La lista de argumentos, que aparece entre paréntesis, contiene los datos que la función necesita para producir el resultado. Dependiendo de la función, un argumento puede ser un valor constante, una única referencia de celda, un rango de celdas, un nombre de rango o incluso otra función. Cuando una función contiene varios argumentos, éstos están separados por signos de punto y coma o por comas, dependiendo de la configuración regional del equipo.

231

Por ejemplo, la función SUMA suma valores o rangos de celdas. Usted introduce el rango de celdas como un argumento de la función y Excel calcula el total del rango. Una función SUMA típica, que calcula el total de las celdas B5 a B10, es similar a ésta. =SUMA(B5:B10) Más adelante en esta lección verá más información acerca de otras funciones. La característica Autosuma de Excel ofrece un método abreviado para introducir funciones SUMA con el fin de calcular totales de rangos de celdas. Cuando hace clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar, Excel calcula el total de las celdas situadas justo encima o a la izquierda de la celda que contiene la función. Si hay alguna celda no numérica dentro del rango de celdas cuyo total desea calcular, Autosuma calculará de manera predeterminada el total sólo desde la celda activa hasta la primera celda no numérica. Para evitar este problema, cambie los argumentos para incluir todo el rango de celdas o seleccione únicamente el rango de celdas cuyo total desee calcular.

El director de reservas sabe que Autosuma puede simplificarle aún más sus cálculos de la ocupación. Puede utilizar Autosuma para calcular los muchos totales que necesita. En este ejercicio utilizará Autosuma para calcular el total de un rango de celdas. 1

Si es necesario, cambie al libro Lodging Usage que utilizó anteriormente en esta lección.

Haga clic en la celda C17 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Autosuma. Aparecerá una fórmula SUMA en la celda C17 y en la Barra de fórmulas, y el rango C13:C16 estará rodeado por un borde de marquesina parpadeante.

Presione Entrar. La fórmula se introducirá en la celda C18 y aparecerá el resultado (54,15).

Haga clic en la celda O5 y, después, haga clic en Autosuma. Aparecerá una fórmula SUMA en la celda O5 y en la Barra de fórmulas, y el rango C5:N5 estará rodeado por un borde de marquesina parpadeante.

232

Presione Entrar. La fórmula se introducirá en la celda O5 y aparecerá el resultado (2908).

Guarde el libro y déjelo abierto para un ejercicio posterior.

Uso de Insertar función Puede introducir una función en una celda del mismo modo en que introduciría cualquier fórmula: escribiéndola directamente en la celda o en la Barra de fórmulas. El botón Insertar función ofrece una tercera opción. Al aceptar argumentos e incluso funciones adicionales, el cuadro de diálogo Argumentos de función le ayuda a crear fórmulas que contienen funciones. De hecho, el cuadro de diálogo Argumentos de función resulta especialmente útil cuando una fórmula contiene más de una función, como una función dentro de otra función. El cuadro de diálogo Insertar función enumera todas las funciones. El cuadro de diálogo Argumentos de función enumera los argumentos de cada función, una descripción de cada función y sus argumentos, el resultado calculado de cada función y la fórmula general. En Adventure Works, la contable utiliza Insertar función para calcular los ingresos anuales generados por el alquiler de diversos tipos de material deportivo. En este ejercicio utilizará Insertar función para introducir funciones en una hoja de cálculo. 1

Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Part IV, Lesson03 contenida en la carpeta Practice.

Haga clic en la celda O3 y presione la tecla Supr. Se eliminará la fórmula de la celda.

233

Haga clic en el botón Insertar función que hay a la izquierda de la Barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función, como se muestra en la siguiente ilustración.

En la lista Seleccionar una función, haga clic en SUMA y, a continuación, haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, que mostrará la función SUMA que calcula el total de las celdas C3:N3.

234

En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha del paréntesis de cierre y escriba *A3. Esta fórmula calcula el total de alquileres de kayak por año y después multiplica el total por el costo por alquiler.

Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Argumentos de función. Se cerrará el cuadro de diálogo Argumentos de función y el resultado del cálculo de ingresos (1995) aparecerá en la celda O3.

Haga clic en la celda A20. Después, escriba =CUENTA( y seleccione las celdas A3:A17. Las celdas A3 a A17 aparecerán como argumentos de la función CUENTA.

Escriba el ) de cierre y presione Entrar. Excel contará 15 entradas numéricas en las celdas 3 a 17 de la columna A.

Elimine la entrada de la celda A20 y guarde el libro. Deje el libro abierto para una lección posterior.

Uso de funciones de fecha Las funciones Fecha y hora de Excel le permiten utilizar fechas y horas en las fórmulas. Para realizar cálculos sobre estos valores, Excel convierte cada fecha y hora en un número de serie. La función Fecha realiza esa conversión para cualquier combinación de año, mes y día que especifique. La función Hora convierte cualquier combinación de horas, minutos y segundos que introduzca. AHORA y HOY son dos de las funciones de fecha que se utilizan con más frecuencia. AHORA devuelve la fecha y la hora en que se introdujo la función en una hoja de cálculo. HOY sólo devuelve la fecha. Cada vez que abre un libro que utiliza una de estas funciones, la fecha o la hora se actualiza automáticamente. En marzo, el director de reservas necesita calcular la tasa de ocupación de la temporada de invierno, que va del 1 de noviembre hasta finales de febrero. Desea confirmar el número de días de dicha temporada. En este ejercicio utilizará funciones de fecha para calcular el tiempo que hay entre dos fechas. 1

Cambie al libro Lodging Usage.

Haga clic en la celda A20 y, después, haga clic en el botón Insertar función.

Seleccione FECHA en la lista Seleccionar una función y haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.

235

Las funciones de fecha son más útiles cuando los argumentos de fecha son fórmulas en lugar de constantes.

En el cuadro Año, escriba 2004.

En el cuadro Mes, escriba 02.

En el cuadro Día, escriba 29. El número de serie correspondiente a la fecha 29/02/2004 aparecerá como el resultado de la fórmula en la parte inferior del cuadro de diálogo Argumentos de función.

Haga clic a la derecha de la función en la Barra de fórmulas y escriba un signo menos (-).

En la lista Funciones que hay a la izquierda de la Barra de fórmulas, haga clic en Fecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.

En los cuadros Año, Mes y Día, escriba la fecha 01/11/2003 y haga clic en Aceptar. En la celda aparecerá el número total de días (120) que hay entre 01/11/2003 y 29/02/2004. La fórmula será: =FECHA(2004,2,29) -FECHA(2003,11,1)

En la Barra de fórmulas, haga clic en la primera función Fecha. Aparecerá una Información de pantalla con una descripción de cada elemento de esa parte de la fórmula.

Haga clic en la Información de pantalla para seleccionar el número actual y escriba 2005.

En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha de la fórmula.

Presione 15 veces la tecla Retroceso para quitar la segunda función de fecha.

236

Escriba HOY() y presione Entrar. En la celda aparecerá el número total de días que hay entre 29/02/2005 y la fecha actual.

Cierre el libro sin guardar los cambios.

Sugerencia Para calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que ya aparecen en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de otra. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2 contiene la fecha 29/02/2004, es posible calcular el número de días que hay entre ellas mediante la fórmula siguiente. =A2-A1 Asegúrese de elegir el formato de número para la celda que contiene esta fórmula. De lo contrario, Excel mostrará el resultado en el mismo formato que las celdas utilizadas en el cálculo (en este caso, como una fecha).

Uso de referencias de celdas absolutas y relativas En Excel puede hacer referencia a otras celdas de manera absoluta o relativa. Una referencia absoluta se refiere a la dirección de una celda específica. Una referencia relativa se refiere a una celda que está a un determinado número de filas y columnas de la celda que contiene la referencia. Las referencias de celda se utilizan con frecuencia en las fórmulas. De manera predeterminada, las referencias de celda son relativas, incluso si la fórmula contiene la letra de fila y el número de columna de la celda de destino. Por ejemplo, si introduce =SUMA(C4;C5) en la celda C6, el valor resultante en C6 será C4 + C5. Si copia esta fórmula a la celda D6, la fórmula de D6 aparecerá como =SUMA(D4;D5) y el valor resultante en la celda D6 será D4 + D5. Excel ajusta automáticamente las referencias de celda relativas a su nueva ubicación; por eso se llaman referencias de celda “relativas”. Sin embargo, en algunos casos necesitará referencias de celda que no cambien cuando las copie de una ubicación a otra. Por ejemplo, una fórmula puede hacer referencia a una celda que contiene una tasa de interés que siempre se almacena en una celda determinada. También es posible que una referencia de celda tenga una referencia absoluta a una fila pero no a una columna, y viceversa. Para hacer que una referencia de celda sea absoluta, escriba un signo de dólar ($) delante de una o de las dos referencias de columna o de fila.

237

Por ejemplo, $C$1 es una referencia absoluta a la celda C1. $C1 es una referencia absoluta a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es relativa. C$1 es una referencia relativa a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es absoluta.

Sugerencia Mediante referencias 3D puede establecer vínculos a celdas de otras hojas o libros. Este tipo de referencia puede ser también absoluta o relativa.

En Adventure Works, el director de reservas tiene problemas al copiar en su hoja las fórmulas que calculan promedios sencillos. Sin embargo, mediante una combinación de referencias absolutas y relativas puede replicar fácilmente las fórmulas para calcular los promedios necesarios. En este ejercicio utilizará referencias absolutas y referencias relativas para crear y copiar una fórmula. 1

Abra el libro Lodging Usage con el que trabajó anteriormente en esta lección.

Haga doble clic en la celda C13.

Escriba un signo de dólar ($) delante de la A en la referencia a la celda A5 y presione Entrar. La fórmula será =C5/$A5.

Copie la fórmula de la celda C13 a la celda D13 y, si es necesario, haga clic en la celda D13 para seleccionarla. La fórmula de la celda D13 será =D5/$A5. Como la referencia de columna a la celda A5 es absoluta, esa referencia no cambia cuando se copia la fórmula. La referencia a la primera celda de la fórmula es totalmente relativa.

Copie la fórmula de la celda C13 a la celda C14 y haga clic en la celda C14. La fórmula de la celda C14 será =C6/$A6. Como la referencia a la columna A es absoluta, esa referencia no cambia cuando se copia la fórmula. Sin embargo, la referencia de fila sigue siendo relativa, por lo que ese valor se actualiza cuando se copia la fórmula. La referencia a la primera celda es totalmente relativa.

Utilizando controladores de relleno, copie la fórmula para completar la tabla Promedio de noches ocupadas por alojamiento (C13:N16).

Guarde y cierre el libro.

238

Uso de funciones estadísticas básicas Excel ofrece cientos de funciones, muchas de las cuales son muy específicas de determinadas tareas o para personas que trabajan en ciertas ocupaciones. La mayoría de la gente descubre que hay un par de funciones que utilizan todo el tiempo y muchas que nunca tendrán ninguna razón para utilizar. En la tabla siguiente se muestran las funciones básicas y utilizadas con más frecuencia de Excel. Función

Significado

Ejemplo

Suma

Calcula el total de los argumentos numéricos. Calcula el promedio (media aritmética) de los argumentos numéricos. Dentro de la lista de argumentos, cuenta únicamente las celdas que contienen números. Devuelve el menor número que hay dentro de los argumentos. Devuelve el mayor número que hay dentro de los argumentos.

=SUMA(B5:B10)

Promedio Cuenta Mín Máx

=PROMEDIO(B5:B10) =CUENTA(B5:B10) =MÍN(B5:B10) =MÁX(B5:B10)

La directora de actividades de Adventure Works está aprendiendo qué funciones de Excel pueden ayudarle a elaborar una estrategia para las actividades del próximo año. En este ejercicio creará fórmulas que utilizan las funciones PROMEDIO, MÍN y MÁX. 1

En el libro Activity Rentals, haga clic en la celda A20 si es necesario y haga clic en el botón Insertar función.

Haga clic en PROMEDIO en la lista Seleccionar una función y, después, haga clic en Aceptar.

En el cuadro Número 1, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo. Se contraerá el cuadro de diálogo Argumentos de función y podrá seleccionar el rango de celdas cuyo promedio desea calcular.

239

Seleccione las celdas C15:N15 y haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo del cuadro de diálogo Argumentos de función. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con la función PROMEDIO ya terminada.

En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar. En la celda A20 aparecerá el número promedio de pares de binoculares alquilados por mes (16).

Haga clic en la Barra de fórmulas y seleccione la palabra PROMEDIO.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Funciones que hay a la izquierda de la Barra de fórmulas (que actualmente muestra el texto PROMEDIO) y haga clic en MÁX. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con el rango utilizado anteriormente ya introducido.

240

Sugerencia Si olvida la sintaxis de una función que desea utilizar, escriba = y el nombre de la función en una celda, y presione Ctrl+A. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los argumentos para la función. 8

En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar. En la celda A22 aparecerá el mayor número de pares de binoculares alquilados en un mes (25).

Haga clic en la celda A24, escriba =MÍN(C15:N15) y presione Entrar. En la celda A24 aparecerá el menor número de pares de binoculares alquilados en un mes (9).

Elimine las entradas de las celdas A20 y A24. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Uso de series numeradas y Autorrellenar Cuando introduce datos que forman una serie o un patrón, Excel puede ahorrarle tiempo al completar la serie automáticamente. Si va a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de un año u otra serie, no es necesario que escriba todos los elementos de la serie. Basta con escribir la primera o las dos primeras entradas y utilizar Autorrellenar para que la serie se complete automáticamente. Por ejemplo, si desea introducir en una hoja de cálculo los días de la semana, escriba Lunes (o el día con el que desee comenzar) y utilice Autorrellenar para introducir el resto de los días. Si desea introducir uno de cada dos días en una hoja de cálculo, escriba Lunes en la primera celda, escriba Miércoles en la segunda celda y utilice Autorrellenar para completar la serie. Una nueva característica de la versión actual de Excel es el botón Opciones de autorrelleno que aparece junto a los datos que se agregan a una hoja de cálculo mediante Autorrellenar o Rellenar serie. De forma muy parecida a lo que ocurre con el botón Opciones de pegado, al hacer clic en el botón Opciones de autorrelleno aparece una lista de acciones que Excel puede llevar a cabo con respecto a las celdas a las que afecta la operación de relleno. En esta tabla se resumen las opciones de la lista:

241

Opción

Acción

Copiar celdas

Se copia el contenido de las celdas seleccionadas a las celdas indicadas en la operación de relleno. Se rellenan las celdas indicadas en la operación de relleno con los elementos que siguen en la serie. Se copia el formato de la celda seleccionada a las celdas indicadas en la operación de relleno, pero no se pone ningún valor en las celdas de destino. Se rellenan las celdas indicadas en la operación de relleno con los elementos siguientes de la serie, pero se omite cualquier formato aplicado a las celdas de origen. Esta opción cambia dependiendo de la serie que Excel detecte y parece tener el mismo efecto que la opción Rellenar serie. Esta opción no aparecerá si no utiliza una secuencia que el programa reconozca.

Rellenar serie Rellenar formatos sólo Rellenar sin formato Rellenar <secuencia>

Sugerencia Si el botón Opciones de autorrelleno no aparece, puede activar la función haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas. En el cuadro de diálogo que aparecerá, haga clic en la ficha Edición y active la casilla de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.

En este ejercicio utilizará Autorrellenar para rellenar celdas de una hoja de cálculo. 1

En el libro Activity Rentals, haga clic en la ficha Hoja2.

Haga clic en la celda B1, escriba Enero y presione Entrar.

Seleccione las celdas B1:M1.

242

En el menú Edición, seleccione Rellenar y haga clic en Series. Aparecerá el cuadro de diálogo Serie.

En la sección Tipo, haga clic en la opción Autorrellenar y, después, haga clic en Aceptar. Los meses del año rellenarán la fila 1.

Haga clic en la celda A2, escriba 1º y presione Entrar.

El punto de inserción pasará a la celda A3.

Escriba 3º y presione Entrar.

Seleccione el rango A2:A3 y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta la celda A17. Los días con numeración impar rellenarán la columna.

Sugerencia Excel incluye otra característica que ahorra mucho tiempo llamada Autocompletar. Autocompletar puede terminar automáticamente entradas de texto cuando las escribe en una columna. Si las primeras letras que usted escribe coinciden con una entrada anterior de la columna, Excel completará la entrada. Puede deshabilitar Autocompletar si hace clic en Opciones en el menú Herramientas, hace clic en la ficha Edición y desactiva la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

243

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a crear, copiar y modificar fórmulas. También ha aprendido a utilizar Autosuma, Insertar función, funciones de fecha, funciones estadísticas básicas, y referencias de celda absolutas y relativas. Por último, ha aprendido a utilizar Autorrellenar cuando se trabaja con series numeradas. Si va a proseguir con otras lecciones: ●

Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.

Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel.

Ejercicio corto 1

¿Cómo puede introducir una fórmula en una celda?

¿Cuál es la forma más rápida de calcular el total de una columna de valores?

¿Cómo puede copiar una fórmula a un rango de celdas adyacentes?

¿Qué dos formas hay de modificar una fórmula en una celda?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el libro Lodging Usage y copie la fórmula de la celda O5 a

las celdas O6:O9. Complete después la fila de totales de la tabla siguiente y cree una fórmula para calcular el número promedio de noches ocupadas para cada tipo de habitación durante el año. Por último, calcule las tasas de ocupación y la tasa de ocupación promedio de cada tipo de habitación durante el año. Ejercicio 2: abra el libro Activity Rentals y complete la tabla de la hoja

Monthly Rentals. Calcule el número total de alquileres de cada mes, los ingresos anuales para cada tipo de equipo y los ingresos anuales totales. Utilice la función AHORA para ver la fecha y la hora actuales en la celda A1. En Hoja2, utilice Autorrellenar para reemplazar la lista de días con numeración impar por una lista de los años desde 2000 hasta 2015.

244

Ejercicio 3: en esta lección hemos escrito la función CUENTA. ¿Puede

introducirse esta función mediante el cuadro de diálogo Insertar función? En caso afirmativo, ¿a qué categoría de funciones pertenece? Examine las demás categorías disponibles en el cuadro de diálogo Insertar función. ¿Qué categoría es la que cree que utilizará con más frecuencia? Ejercicio 4: en esta lección hemos ilustrado cómo calcular el número de días

que hay entre dos fechas introduciendo las fechas en una fórmula que restara dos fechas. ¿Hay alguna función que pueda hacerlo automáticamente? ¿Hay alguna forma de calcular solamente el número de días laborables que hay entre dos fechas (sin contar los fines de semana)? Explore la categoría Fecha y hora del cuadro de diálogo Insertar función o utilice los archivos de Ayuda de Excel para encontrar las respuestas a estas preguntas y escriba un breve resumen de lo que ha descubierto. Ejercicio 5: en esta lección hemos hablado brevemente del nuevo botón

Opciones de autorrelleno que aparece siempre que rellena celdas. Vuelva al libro Activity Rentals y repita los pasos de Autorrellenar y Serie, pero esta vez explore el uso de las opciones disponibles mediante el botón Opciones de autorrelleno. Describa brevemente en qué podrían ser útiles estas funciones.

PARTE V

Presentaciones y PowerPoint

246

LECCIÓN 1

Creación de presentaciones Una vez completada esta lección, podrá:  Iniciar Microsoft PowerPoint.  Explorar la ventana de PowerPoint.  Elegir un método para iniciar una presentación.  Crear una presentación mediante un asistente.  Guardar una presentación. Con Microsoft® PowerPoint® puede crear presentaciones generales, notas del orador, documentos para distribuir para los asistentes y esquemas, todo ello en un único archivo de presentación. PowerPoint incluye eficaces herramientas que facilitan la creación y organización de presentaciones paso a paso. Por ejemplo, suponga que usted es el vicepresidente de ventas de la empresa de relaciones públicas Contoso, Ltd. y es responsable de elaborar un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. El presidente de Contoso le ha pedido que cree una breve presentación para describir el proyecto en la junta anual de accionistas. En esta lección aprenderá a iniciar PowerPoint, explorará la ventana de PowerPoint, elegirá un método para iniciar una presentación, creará una presentación con el Asistente para autocontenido y guardará su trabajo. No necesitará ningún archivo de prácticas para esta lección. En su lugar, creará todos los archivos y las carpetas que necesite en el transcurso de esta lección.

Inicio de Microsoft PowerPoint Después de instalar PowerPoint y los archivos de prácticas ya puede iniciar PowerPoint. Como ocurre con otros programas, hay varias formas de iniciar PowerPoint. Una forma consiste en utilizar el botón Inicio de la barra de tareas. En este ejercicio iniciará PowerPoint. 1

En la barra de tareas, haga clic en Inicio. Aparecerá el menú Inicio.

En el menú Inicio, seleccione Todos los programas. Aparecerá el menú Programas, que muestra todos los programas que hay en la unidad de disco duro, incluyendo Microsoft PowerPoint. Una parte del menú Programas debe ser similar a la que se muestra en la ilustración siguiente.

248

Si ha instalado PowerPoint 2002 como un programa independiente, puede que su menú sea distinto.

Haga clic en el icono de Microsoft PowerPoint para iniciar PowerPoint.

Sugerencia También puede iniciar PowerPoint si crea un icono de acceso directo al mismo en el escritorio de Windows. Basta con hacer doble clic en el icono de un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso directo, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Microsoft PowerPoint, seleccione Enviar a y haga clic en Escritorio (crear acceso directo). Un acceso directo del escritorio se representa mediante un icono con una flecha curva en su esquina izquierda.

Exploración de la ventana de PowerPoint Cuando Microsoft PowerPoint se abre, muestra la ventana de programa. Una ventana es un área de la pantalla que se utiliza para mostrar una ventana de programa o de presentación de PowerPoint. La ventana de presentación es el lienzo electrónico en el que se escribe texto, se dibujan formas, se crean gráficos, se agrega color y se insertan objetos. Como ocurre con todos los programas de Microsoft Windows XP, puede ajustar el tamaño de las ventanas de PowerPoint y de presentación con los botones Minimizar y Restaurar/ Maximizar, y puede cerrar la ventana de PowerPoint o de presentación con el botón Cerrar.

249

En la parte superior de la ventana de PowerPoint están los menús y los botones que se utilizan para realizar las tareas de presentación más frecuentes. Puede aparecer otra fila de botones a lo largo de la parte izquierda y en la parte inferior de la pantalla. Los menús son listas de comandos u opciones disponibles en PowerPoint. Los botones que usted ve están organizados en barras de herramientas. Los botones de barra de herramientas son accesos directos a comandos de menú y herramientas de formato que se utilizan con frecuencia. Basta con hacer clic en la barra de herramientas apropiada para tener acceso rápido a tareas como dar formato a texto y guardar una presentación.

Opciones de barra de herramientas Cuando las barras de herramientas Estándar y Formato comparten una misma fila, no puede ver todos los botones, pero puede tener acceso a otros botones si hace clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas que hay al final de la barra de herramientas.

Puede desactivar la característica de menús personalizados para que todos los comandos aparezcan siempre en los menús. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar, haga clic en la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mostrar primero los últimos comandos usados y haga clic en Cerrar.

Las barras de herramientas Estándar y Formato están situadas justo debajo de la barra de menús. La primera vez que se inicia PowerPoint, las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen en la misma fila para ahorrar espacio en la ventana. En las barras de herramientas sólo aparecen los comandos que se utilizan con más frecuencia. Las barras de herramientas de su equipo pueden mostrar botones diferentes de los que aparecen en las ilustraciones de esta lección. Para ver el resto de los comandos de una barra de herramientas, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas, que se muestra en el margen. Una vez que utilice un botón de la lista Opciones de barra de herramientas, reemplazará a un botón utilizado con menos frecuencia en la parte visible de la barra de herramientas. En este libro, si se le indica que haga clic en un botón y no lo ve, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas para ver todos los botones de la barra. PowerPoint utiliza barras de herramientas y menús personalizados. Cuando haga clic en un nombre de menú, aparecerá un menú abreviado con los comandos que utiliza con más frecuencia. Para ver el menú completo, puede dejar el puntero sobre el nombre de menú durante varios segundos, hacer doble clic en el nombre de menú o bien hacer clic en el nombre de menú y, a continuación, hacer clic en la pequeña flecha doble situada en la parte inferior del menú abreviado. Cuando aparezca el menú completo, los comandos que no se veían en el menú abreviado aparecerán en color gris claro.

Panel Esquema/Diapositivas La vista predeterminada, la Normal, consta de tres paneles: Esquema/Diapositivas, Diapositiva y Notas. El panel Esquema/Diapositivas contiene fichas que le permiten alternar entre ver el esquema del texto de la diapositiva (la ficha Esquema) y ver una lista de las diapositivas de la presentación como miniaturas (la ficha Diapositivas). El panel Diapositiva muestra la diapositiva tal y como aparecerá en la presentación. El panel Notas es donde se introducen las notas para el orador. Puede cambiar el tamaño de cualquiera de los paneles si arrastra la barra de color gris que los separa.

250

Panel de tareas En la parte derecha de la ventana de PowerPoint está el panel de tareas, como se muestra en la ilustración siguiente. El panel de tareas muestra comandos y funciones que utiliza con frecuencia cuando trabaja con presentaciones. Los paneles de tareas le permiten trabajar con comandos sin necesidad de mostrar menús o utilizar botones de barra de herramientas. Algunos paneles de tareas aparecen automáticamente. Por ejemplo, el panel de tareas Nueva presentación se abre junto con PowerPoint cada vez que se inicia el programa. Otros paneles de tareas se muestran como respuesta a una solicitud específica. Por ejemplo, cuando indica a PowerPoint que desea insertar una imagen prediseñada se abre el panel de tareas Insertar imagen prediseñada para ayudarle a buscar una imagen. Para abrir el panel de tareas manualmente, haga clic en Panel de tareas en el menú Ver. Este comando abrirá el panel de tareas si está oculto o lo cerrará si está abierto.

Puede cambiar rápidamente de un panel de tareas a otro si hace clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales en cualquier panel de tareas para ver los otros paneles de tareas. Cuando haya terminado de utilizar un panel de tareas, haga clic en su botón Cerrar para ocultarlo.

En la parte inferior del panel Esquema/Diapositivas hay botones de vista que le permiten ver las diapositivas de la presentación de distintas formas. La primera vez que abre PowerPoint, la presentación se muestra en la vista Normal. Aparecen mensajes en la parte inferior de la ventana, en un área llamada la barra de estado. Estos mensajes describen lo que está viendo y haciendo en la ventana de PowerPoint mientras trabaja en ella.

251

Puede activar y desactivar la Información de pantalla para barras de herramientas. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar, haga clic en la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mostrar información de pantalla en las barras de herramientas y haga clic en Cerrar.

Para obtener más información acerca de los distintos elementos de la pantalla, puede hacer que se muestre una Información de pantalla. Haga clic en el comando ¿Qué es esto? del menú Ayuda y, después, haga clic en el elemento acerca del que desee más información. Aparecerá un cuadro con más información acerca del elemento. Para ver una Información de pantalla para un botón de barra de herramientas, sitúe el puntero sobre el botón sin hacer clic en él; aparecerá una Información de pantalla que indica el nombre del botón, como se muestra en el margen.

Información de pantalla En este ejercicio personalizará el menú Ventana y verá una Información de pantalla para un botón.

También puede ver el menú expandido si hace clic en el menú y espera unos segundos hasta que aparezca el menú.

En la barra de menús, haga clic en Ventana. Aparecerá el menú Ventana.

Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menú Ventana para ver el menú expandido. Aparecerá el menú expandido.

Haga clic en Panel siguiente.

En la barra de menús, haga clic de nuevo en Ventana. Observe que Panel siguiente aparece ahora en el menú Ventana. PowerPoint ha personalizado su menú Ventana.

Ficha Diapositivas En este ejercicio verá la ficha Diapositivas y utilizará el menú Paneles de tareas adicionales. 1

Sitúe el puntero sobre el icono de la diapositiva en la ficha Diapositivas del panel Esquema/Diapositivas. Cuando sitúe el puntero sobre el icono aparecerá una Información de pantalla.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales. Se abrirá el menú Paneles de tareas adicionales.

Haga clic en cualquier lugar vacío de la ventana de PowerPoint. Se cerrará el menú Paneles de tareas adicionales y el panel de tareas Nueva presentación seguirá abierto.

252

Elección de un método para iniciar una presentación El panel de tareas Nueva presentación puede ayudarle a trabajar con presentaciones existentes y a crear presentaciones nuevas. Si ya ha creado una presentación, el nombre de la misma aparecerá en la sección Abrir una presentación del panel de tareas. Si desea crear una presentación nueva, puede empezar a agregar texto a la presentación en blanco en el panel Diapositiva o puede utilizar las opciones de la sección Nuevo del panel de tareas. ● Haga clic en Presentación en blanco para empezar una presentación nueva desde el principio. ● Haga clic en De plantilla de diseño para aplicar una de las plantillas de diseño de PowerPoint a una nueva presentación en blanco. ● Haga clic en Del Asistente para autocontenido para que PowerPoint le ayude con el contenido de la presentación y con el diseño.

Creación de una presentación mediante un asistente La creación de una presentación con el Asistente para autocontenido puede ahorrarle tiempo ayudándole a organizar y escribir la presentación. El asistente le guía por un proceso paso a paso y le pregunta información acerca de la presentación, empezando por la diapositiva de título, que es la primera diapositiva de la presentación. En este ejercicio creará una presentación utilizando el Asistente para autocontenido. 1

En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en Del Asistente para autocontenido en la sección Nuevo. Se cerrará el panel de tareas Nuevas presentación y se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para autocontenido, que muestra la pantalla Inicio. En la parte izquierda del cuadro de diálogo hay una lista de las pantallas del asistente.

Sugerencia Si aparece el Ayudante de Office, haga clic en No, no me proporcione ayuda en este momento en la pantalla de ayuda.

253

En los pasos de este libro, la negrita indica texto que usted debe escribir exactamente como aparece. Si comete algún error mientras escribe esa información, presione Retroceso para eliminar el error y escriba el texto correcto.

Lea la introducción y haga clic en Siguiente. Aparecerá la segunda pantalla del Asistente para autocontenido y el cuadrado situado junto a Tipo de presentación a la izquierda del cuadro de diálogo cambiará al color verde para indicar que se trata de la pantalla actual. El Asistente para autocontenido le pedirá que seleccione un tipo de presentación. Para ayudarle a identificar rápidamente los tipos de presentación, el asistente organiza las presentaciones por categoría.

Haga clic en Proyectos.

En la lista de la derecha, haga clic en Información general del proyecto.

Haga clic en Siguiente. El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que seleccione un tipo de medio para la presentación.

Si es necesario, haga clic en la opción Presentación en pantalla para seleccionar ese tipo de presentación.

Haga clic en Siguiente. El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que introduzca información para la diapositiva de título y la información del pie de página que se incluirá en cada diapositiva.

Haga clic en el cuadro Título de la presentación, escriba Nuevo programa de aprendizaje de empleados y presione Tab.

En el cuadro Pie de página, escriba Contoso, Ltd.

254

Si desea cambiar cualquier dato introducido previamente, haga clic en el botón Atrás.

Compruebe que las casillas de verificación Fecha de la última actualización y Número de diapositiva están activadas.

Haga clic en Siguiente y, después, haga clic en Finalizar. La ventana de presentación de PowerPoint aparecerá con el contenido proporcionado por el Asistente para autocontenido en forma de esquema en la ficha Esquema del panel Esquema/ Diapositivas y la diapositiva de título en el panel Diapositiva. El nombre que aparece en la diapositiva de título es el nombre del usuario registrado.

Guardar una presentación El trabajo que ha realizado hasta ahora sólo se ha almacenado en la memoria temporal del equipo. Para guardar su trabajo de manera que pueda usarlo más adelante, debe asignar un nombre a la presentación y almacenarla en la unidad de disco duro del equipo. Casi todos los cuadros de diálogo incluyen un botón de signo de interrogación en la esquina superior derecha de su ventana. Cuando hace clic en este botón y después hace clic en cualquier control del cuadro de diálogo, aparece una ventana de Ayuda que explica qué es el control y cómo utilizarlo.

La primera vez que guarda una presentación nueva, aparece el cuadro de diálogo Guardar como al elegir el comando Guardar. En el cuadro de diálogo Guardar como puede asignar nombre a la presentación y elegir dónde desea guardarla. Después de asignar nombre a una presentación, puede guardar los cambios realizados si hace clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o si selecciona Guardar en el menú Archivo. Es decir, la versión más reciente sobrescribe la versión original. Si desea conservar ambas versiones, puede elegir el comando Guardar como del menú Archivo para guardar la nueva versión con un nombre distinto.

255

En este ejercicio guardará una presentación. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, como se muestra en la siguiente ilustración. El texto del cuadro situado junto a la etiqueta Nombre de archivo estará seleccionado, de forma que pueda escribir un nombre para la presentación.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01. La palabra Pres del nombre de archivo es una abreviatura de Presentación.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en la unidad C.

En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en las carpetas Practice, Part V y Lesson01 sucesivamente.

Haga clic en Guardar o presione Entrar para guardar la presentación. El nombre de la barra de título cambiará de Presentación1 a Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01.

La barra Sitios que aparece en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Guardar como ofrece un acceso cómodo a las ubicaciones utilizadas con frecuencia para guardar archivos.

Para crear una presentación nueva a partir de diapositivas existentes, haga clic en Archivo en la barra de menús, haga clic en Guardar como, escriba un nuevo nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. Si su disco duro utiliza una letra distinta de C, sustituya la C por la letra de unidad apropiada.

Sugerencia PowerPoint guarda las presentaciones para poder recuperarlas en caso de que el programa deje de responder o haya un corte del suministro eléctrico. PowerPoint guarda los cambios en un archivo de recuperación basándose en las opciones indicadas en las funciones de guardar Autorrecuperación. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar, active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada, especifique el período de tiempo en que desee guardar y haga clic en Aceptar.

256

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de PowerPoint, elegir un método para iniciar una presentación, crear una presentación con el Asistente para autocontenido y guardar una presentación. Si va a proseguir con la siguiente lección: ● En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Si PowerPoint le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. PowerPoint guardará los cambios y cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones: ● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. PowerPoint guardará los cambios, cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1

¿Qué formas hay de iniciar una sesión de PowerPoint?

¿Cómo se crea una presentación mediante un asistente?

¿Cómo puede guardar dos versiones del mismo archivo?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: su jefe le pide que cree un plan comercial. Para ayudarle a

empezar, utilice el Asistente para autocontenido con el fin de crear la nueva presentación. Cree una presentación en pantalla de plan comercial con el título Plan comercial y el pie de página Contoso, Ltd. Guarde la presentación como Plan comercial en la carpeta Part V, Lesson01 situada en la carpeta Practice. Ejercicio 2: trabaja para una empresa de servicios llamada A. Datum

Corporation que personaliza sistemas para pequeñas empresas. Su empresa esperaba ganar un contrato para suministrar 25 equipos nuevos a una escuela local, pero otra empresa de su área ofreció condiciones más ventajosas. Utilice la plantilla Comunicación de malas noticias del Asistente para autocontenido con el fin de comunicar ese hecho a los demás empleados. Modifique el contenido sugerido de las diapositivas de acuerdo con su situación. Guarde la presentación con el nombre Malasnoticias en la carpeta Part V, Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice.

257

Ejercicio 3: A. Datum Corporation, su empresa, no quiere perder más

contratos. Su jefe ha convocado una reunión de ventas y desea que usted elabore una presentación que ayude al personal de ventas a centrarse en los servicios y los puntos fuertes de A. Datum Corporation. Utilice la plantilla Venta de un producto o servicio del Asistente para autocontenido y personalice las diapositivas para explicar las necesidades de los clientes de A. Datum Corporation y cómo A. Datum Corporation puede resolver sus estrategias de precio y servicio al cliente. Guarde la presentación con el nombre Venta en la carpeta Part V, Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice y déjela abierta para el próximo ejercicio.

LECCIÓN 2

Trabajo con presentaciones Una vez completada esta lección, podrá:  Crear una nueva presentación mediante una plantilla de diseño.  Introducir texto en el panel Diapositiva.  Crear una diapositiva nueva.  Introducir texto en la ficha Esquema.  Insertar diapositivas de otras presentaciones.  Reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas.  Crear una carpeta para almacenar una presentación.  Mostrar diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.  Personalizar PowerPoint. Para trabajar de manera eficiente con Microsoft® PowerPoint® necesita familiarizarse con las características más importantes del producto. En la lección anterior aprendió a crear una presentación con el Asistente para autocontenido, cambiar el texto del título y de los párrafos, cambiar de vista, pasar de una diapositiva a otra, guardar una presentación y utilizar opciones de yuda de PowerPoint. Después de crear una presentación de informe del progreso del programa de aprendizaje para los empleados de Contoso, Ltd, decide utilizar PowerPoint para desarrollar el contenido del programa. El próximo paso consiste en iniciar una presentación nueva y desarrollar el contenido para la primera sesión de aprendizaje, “Captar nuevos clientes”. Su director de ventas le ha dado varias diapositivas para que las incluya en la presentación. En esta lección aprenderá a iniciar una presentación nueva mediante una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas de otras presentaciones y reorganizar diapositivas. Para completar los procedimientos de esta lección tendrá que crear una presentación nueva a partir de una plantilla de diseño. Utilice el archivo 02 PPT Lesson de la carpeta Part V, Lesson02, en la carpeta Practice del disco duro.

259

Creación de una presentación nueva a partir de una plantilla de diseño Además de empezar una presentación con el texto de ejemplo proporcionado por el Asistente para autocontenido como hizo en la lección 1, también puede iniciar una presentación nueva sin que PowerPoint inserte ningún texto de ejemplo. Puede elegir una plantilla de diseño o una presentación en blanco. Una plantilla de diseño es una presentación con un formato y una combinación de colores diseñados de forma profesional a la que sólo necesita agregar texto. Puede utilizar una de las plantillas de diseño suministradas con PowerPoint o puede crear su propia plantilla. En este ejercicio iniciará una presentación nueva con una plantilla de diseño. 1

Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar ahora PowerPoint.

En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para ver el panel de tareas Nueva presentación.

En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en De plantilla de diseño. Aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva con diversas plantillas de diseño por orden alfabético.

Sugerencia Para crear una presentación en blanco o una presentación utilizando el Asistente para autocontenido, abra el panel de tareas Nueva presentación y haga clic en Presentación en blanco o en Asistente para autocontenido. Las plantillas que se muestran en el panel de tareas Estilo de la diapositiva son las mismas que las que usa el Asistente para autocontenido. 4

En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, seleccione una plantilla de diseño. El nombre de la plantilla de diseño aparecerá como una Información de pantalla y aparecerá una flecha hacia abajo en la parte derecha del diseño.

En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en la flecha hacia abajo que hay en la parte derecha de la plantilla de diseño. Aparecerá un menú con comandos que le permiten aplicar la plantilla de diseño a toda la presentación o a determinadas diapositivas, o cambiar el tamaño de las plantillas de diseño de vista previa en el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

260

En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, arrastre el cuadro de desplazamiento hacia abajo hasta que aparezca el estilo Arce; después, haga clic en el estilo Arce. El estilo Arce se aplicará a la diapositiva en blanco en el panel Diapositiva.

Haga clic en el botón Cerrar del panel de tareas Estilo de la diapositiva para cerrarlo.

Introducción de texto en el panel Diapositiva Para agregar texto a una presentación, incluyendo títulos y subtítulos, puede introducirlo en el panel Diapositiva o bien en la ficha Esquema en la vista Normal. El panel Diapositiva le permite introducir texto en una diapositiva mediante un método visual, mientras que la ficha Esquema le permite introducir texto mediante un método de contenido. El panel Diapositiva, que muestra el diseño Diapositiva de título, incluye dos cuadros de texto denominados marcadores de posición de texto. El cuadro superior es un marcador de posición para el texto del título de la diapositiva. El cuadro inferior es un marcador de posición para el texto del subtítulo de la diapositiva. Después de introducir texto en un marcador de posición, éste se convierte en un objeto de texto; es decir, en un cuadro que contiene texto de una diapositiva.

261

En este ejercicio pondrá título a una diapositiva y agregará un subtítulo.

Si comete algún error mientras escribe, presione Retroceso para eliminar el error y escriba el texto correcto.

Si es necesario, haga clic en la ficha Esquema en el panel Esquema/Diapositivas.

En el panel Diapositiva, haga clic en el marcador de posición de texto Haga clic para agregar título. Aparecerá un cuadro de selección alrededor del marcador de posición para indicar que éste está preparado para que usted introduzca o modifique texto. Desaparecerá el texto del marcador de posición y aparecerá un punto de inserción parpadeante.

Escriba Captar nuevos clientes. Observe que el texto aparecerá en la ficha Esquema al mismo tiempo.

Haga clic en el marcador de posición del texto Haga clic para agregar subtítulo. Se anulará la selección del objeto de título y se seleccionará el objeto de subtítulo.

Escriba Su nombre y presione Entrar.

Escriba Contoso, Ltd. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

262

Creación de una nueva diapositiva Hay dos formas de agregar más diapositivas a una presentación rápida y fácilmente: hacer clic en el botón Nueva diapositiva de la barra de herramientas Formato que aparece justo encima del panel de tareas o hacer clic en el comando Nueva diapositiva del menú Insertar. Cuando utiliza cualquiera de estos métodos, PowerPoint inserta la nueva diapositiva en la presentación inmediatamente después de la diapositiva actual y muestra el panel de tareas Diseño de la diapositiva con 27 estilos de diapositiva prediseñados, de los que podrá aplicar uno a la nueva diapositiva. Para seleccionar un diseño, haga clic en él en el panel de tareas Diseño de la diapositiva. Aparecerá el título del diseño de diapositiva seleccionado cuando deje descansar el mouse (ratón) sobre cada opción. Los diseños de diapositiva le permiten crear diapositivas con determinadas apariencias y funciones. Por ejemplo, puede elegir un diseño que muestre únicamente un título en una diapositiva o uno que ofrezca marcadores de posición para un título y un gráfico. En este ejercicio creará una nueva diapositiva e introducirá texto en ella.

Si empieza a escribir en una diapositiva vacía sin haber seleccionado primero un marcador de posición, PowerPoint introducirá el texto en el objeto de título.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Nueva diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva. PowerPoint agregará una nueva diapositiva vacía después de la diapositiva actual en el panel Diapositiva y creará un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema. PowerPoint aplicará el estilo de diapositiva predeterminado Título y texto (un título y una lista con viñetas) a la nueva diapositiva. En la barra de estado se mostrará Diapositiva 2 de 2.

Escriba Elaborar un plan. Observe que la nueva diapositiva y el nuevo título aparecen en el panel Esquema cuando los crea en el panel Diapositiva. PowerPoint le permite trabajar directamente en el panel Diapositiva y en la ficha Esquema para que introduzca sus ideas.

Cierre el panel de tareas Diseño de la diapositiva.

263

Introducción de texto en la ficha Esquema La ficha Esquema muestra el texto de la presentación en forma de esquema, como si hubiera escrito el texto utilizando la vista Esquema de Microsoft Word 2002. El panel Esquema le permite introducir y organizar el título y el texto de los párrafos de todas las diapositivas de una presentación. En la ficha Esquema, el texto del título de la diapositiva aparece a la derecha de cada icono de diapositiva y el texto de los párrafos aparece bajo cada título, sangrado un nivel. Para introducir texto en la ficha Esquema, haga clic en el lugar donde desea que comience el texto y empiece a escribir. Mientras trabaja en la ficha Esquema también puede crear una diapositiva nueva, y agregar texto de título y de párrafos, mediante el comando Nueva diapositiva o la tecla Entrar. En este ejercicio introducirá texto de párrafos en una diapositiva existente, y creará una nueva diapositiva y agregará texto a esa diapositiva en la ficha Esquema.

Para agregar texto de párrafo a la diapositiva 2 en lugar de comenzar una diapositiva nueva, tiene que cambiar el nivel de esquema de título de diapositiva a una viñeta.

Sitúe el puntero, que cambiará a una I, a la derecha del título de la diapositiva 2 en la ficha Esquema y haga clic en el área en blanco. Aparecerá un punto de inserción parpadeante.

Presione Entrar. PowerPoint agregará una nueva diapositiva en el panel Diapositiva y un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema, con el punto de inserción parpadeante situado junto a él.

Presione Tab. Al presionar Tab se sangra el texto hacia la derecha un nivel y el texto de la diapositiva 3 vuelve a la diapositiva 2. El icono de diapositiva cambia a una pequeña viñeta de color gris en la diapositiva 2 en la ficha Esquema.

Escriba Crear una lista de contactos y presione Entrar. PowerPoint agregará una nueva viñeta con el mismo nivel de sangría. Observe que una vez que presiona Entrar después de escribir texto de viñetas, la viñeta pasa a ser de color negro. Observe también que el texto se ajusta a la línea siguiente en la ficha Esquema sin necesidad de presionar Entrar.

Escriba Programar llamadas telefónicas periódicas a posibles clientes y presione Entrar.

Escriba Volver a evaluar la estrategia periódicamente y hacer los ajustes necesarios y presione Entrar.

En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón Aumentar nivel.

Importante Si la barra de herramientas Esquema no es visible en la pantalla, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Esquema. PowerPoint creará una nueva diapositiva con el punto de inserción a la derecha del icono de diapositiva.

264

Escriba Hacer el cliente número uno y presione Entrar.

Presione Tab. PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva 3.

Escriba Ser creativo y presione Entrar. Aparecerá una nueva viñeta.

Escriba Ser persistente, presione Entrar y escriba Seguir siendo positivo.

Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione Entrar. Aparecerá una nueva diapositiva.

Escriba Resumen, presione Entrar y, después, presione Tab. PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva 4.

Escriba Crear un plan adecuado a su temperamento y presione Entrar.

Escriba Intentar evitar llamadas frías y presione Entrar.

Escriba Estar al día de las tendencias en la industria del cliente. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

265

Inserción de diapositivas de otras presentaciones Puede ahorrar tiempo al crear una presentación si utiliza diapositivas que usted u otra persona ya había creado en otras presentaciones. Al insertar diapositivas de una presentación en otra, las diapositivas insertadas se adaptan al diseño y al color de la presentación actual, por lo que no tiene que hacer ningún cambio. En este ejercicio insertará diapositivas de una presentación en otra.

Si usa una o más diapositivas en varias presentaciones, puede hacer clic en Agregar a Favoritos para guardar las diapositivas seleccionadas en la ficha Lista de favoritos del cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.

En el menú Insertar, haga clic en Diapositivas de archivos. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.

Haga clic en la ficha Buscar presentación si es necesario y, después, haga clic en Examinar. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar.

En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el disco duro.

En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential.

Haga doble clic en la carpeta Practice, después en Part V y, por último, en Lesson02.

Haga clic en el archivo 02 PPT Lesson y, después, haga clic en el botón Abrir. Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.

Si es necesario, haga clic en Mostrar.

Haga clic en la diapositiva 2, en la diapositiva 3, después en la flecha de desplazamiento hacia la derecha y, por último, en la diapositiva 4 para seleccionar las diapositivas que desea insertar. El cuadro de diálogo Buscador de diapositivas debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:

266

Haga clic en Insertar. PowerPoint insertará las diapositivas en la nueva presentación después de la diapositiva actual.

Haga clic en Cerrar. La última diapositiva insertada aparecerá en el panel Diapositiva.

Reorganización de diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas Después de insertar diapositivas de otra presentación en la presentación actual, quizás tenga que reorganizarlas en el orden que comunique su mensaje de manera más efectiva. La mejor forma de hacerlo es utilizar la vista Clasificador de diapositivas, donde puede arrastrar una o más diapositivas de una ubicación a otra. En este ejercicio reorganizará diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas. 1

Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas. Observe que la barra de herramientas Clasificador de diapositivas aparecerá encima de la ventana de presentación.

267

Haga clic en la diapositiva 4 (“Resumen”) y arrástrela hasta el espacio vacío que hay detrás de la diapositiva 7 (“Mantener una lista de contactos”). Cuando empiece a arrastrar, observe que el puntero cambiará y adoptará la forma de puntero de arrastre (vea la ilustración siguiente). Cuando suelte el botón del mouse, la diapositiva 4 cambiará a su nueva posición, y PowerPoint cambiará de posición y volverá a numerar las demás diapositivas de la presentación.

Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y haga clic en la diapositiva 4 actual (“Objetivos del día”).

Arrastre la diapositiva 4 entre las diapositivas 1 y 2.

Haga doble clic en la diapositiva 1 para volver a la vista anterior, la vista Normal.

En la vista Clasificador de diapositivas puede mover también diapositivas entre dos o más presentaciones abiertas. Abra todas las presentaciones, cambie la vista a Clasificador de diapositivas y haga clic en Organizar todas en el menú Ventana. Arrastre las diapositivas de una ventana de presentación a otra.

Creación de una carpeta para almacenar una presentación Para mantener las presentaciones ordenadas y tener acceso a ellas fácilmente, puede almacenarlas en carpetas diferentes que usted cree y darles nombre. Por ejemplo, puede almacenar todas las presentaciones de aprendizaje de Contoso, Ltd en una carpeta llamada Aprendizaje. Si después de un tiempo hay demasiados archivos en la carpeta Aprendizaje, puede crear subcarpetas dentro de ella con nombres como Captación y Técnicas.

268

Utilice el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como para crear una carpeta nueva. Antes de hacer clic en el botón Crear nueva carpeta, quizás tenga que hacer clic en la flecha hacia abajo de Guardar en para buscar la unidad en la que desea almacenar la nueva carpeta. Puede utilizar la barra Sitios para cambiar a otra ubicación del equipo. La barra Sitios situada en la parte izquierda de los cuadros de diálogo Guardar como y Abrir proporciona acceso rápido a ubicaciones que se utilizan frecuentemente para almacenar y abrir archivos. En este ejercicio creará una carpeta y guardará la presentación actual en la nueva carpeta. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, en el que puede escribir un nuevo nombre para la presentación y crear una nueva carpeta para almacenarla.

En el cuadro Guardar en, compruebe que está seleccionado el disco duro.

En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en las carpetas Practice, Part V y Lesson02 sucesivamente.

Haga clic en el botón Crear nueva carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. Observe que la carpeta que va a crear es una subcarpeta de PowerPoint Practice.

Escriba Captación como nuevo nombre de la carpeta y haga clic en Aceptar. Captación se convertirá en la carpeta actual del cuadro de diálogo Guardar como.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba Captación de Contoso Pres 02. El “02” al final del nombre de archivo de la presentación corresponde al número de lección.

Haga clic en Guardar. PowerPoint guardará la presentación con el nuevo nombre Captación de Contoso Pres 02, que ahora aparecerá en la barra de título de la ventana de presentación, en la carpeta Captación.

269

Ver diapositivas en la vista Presentación con diapositivas En cualquier momento durante el desarrollo de una presentación puede revisar de forma rápida y sencilla las diapositivas para controlar su precisión y su secuencia en la vista Presentación con diapositivas. La vista Presentación con diapositivas muestra las diapositivas en orden según el número de diapositiva, utilizando toda la pantalla del equipo. En este ejercicio verá diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.

Para terminar una presentación con diapositivas antes de llegar a la última diapositiva, presione Esc.

En el panel Esquema, haga clic en el icono de la presentación 1 si es necesario.

Haga clic en el botón Presentación con diapositivas. PowerPoint mostrará la primera diapositiva de la presentación.

Haga clic en la pantalla para avanzar hasta la diapositiva siguiente.

Haga clic en una diapositiva cada vez para avanzar por la presentación. Después de la última diapositiva, haga clic para salir de la vista Presentación con diapositivas. PowerPoint volverá a la vista actual.

Personalización de PowerPoint Puede personalizar PowerPoint para adaptarlo a su forma de trabajar si cambia distintas opciones. Puede ver estas opciones si hace clic en el comando Opciones del menú Herramientas. Por ejemplo, puede abrir los archivos usados recientemente si tiene acceso a ellos desde el menú Archivo. Con el comando Opciones puede cambiar el número de archivos usados recientemente que aparecen en el menú Archivo. En este ejercicio personalizará una opción de PowerPoint. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga clic en la ficha General. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones con la ficha General abierta.

Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo de Archivos usados recientemente para ver seis entradas.

Haga clic en Aceptar.

Haga clic en el menú Archivo para ver la lista expandida de archivos usados recientemente y presione Esc para cancelar el menú.

270

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a crear una presentación nueva mediante una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas de otras presentaciones y reorganizar diapositivas. Si va a proseguir con la siguiente lección: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1

¿Cómo se empieza una presentación nueva mediante una plantilla de diseño con PowerPoint ya en ejecución?

¿Cómo agrega texto de título a una diapositiva?

¿Qué formas hay de crear una diapositiva nueva?

¿Cómo puede cambiar el nivel de sangría del texto de un párrafo?

¿Cómo se mueve una línea de texto entera?

¿Cómo puede ver las diapositivas que desea insertar de otra presentación?

¿Cómo puede mover una diapositiva en la vista Clasificador de diapositivas?

271

Resumen de conceptos Ejercicio 1: el equipo de ventas le ha nombrado para que elija la nueva

plantilla de diseño para los informes mensuales de ventas. Decide utilizar el texto siguiente para crear una nueva presentación mediante una plantilla de diseño con una diapositiva de título, y una nueva diapositiva con un título y viñetas. Orden del día de repaso de ventas del Suroeste

{título}

Fecha de hoy

{subtítulo}

Orden del día

{título}

Presentación

{viñeta}

Discusión

{viñeta}

Resumen

{viñeta}

Guarde la presentación con el nombre Ventas SO en la carpeta Part V, Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice. Ejercicio 2: su supervisor le ha pedido que le ayude con una presentación de

motivación. Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla de diseño con las diapositivas siguientes: Diseño estratégico personal

{título}

Equipo de ventas

{subtítulo}

Temas

{título} Planear para cambiar

{viñeta}

Identificar las barreras para el éxito

{viñeta}

Conseguir las habilidades y los conocimientos necesarios

{viñeta}

Inserte la diapositiva 2 (“Objetivos del día”) al final de la presentación desde el archivo 02 PPT lesson de la carpeta Part V, Lesson02 contenida en la carpeta Practice. Mueva la diapositiva para que sea la segunda diapositiva. Guarde la presentación con el nombre Motivar en la carpeta Part V, Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice.

272

Ejercicio 3: el departamento de personal de A. Datum Corporation desea crear

varias presentaciones para recordar a los empleados las normas de la compañía. Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla de diseño con las diapositivas siguientes: A. Datum Corporation

{título}

Días no laborables y tiempo personal

{subtítulo}

Días no laborables

{título de la diapositiva Sólo el título}

Días no laborables oficiales

{título de la diapositiva Título y texto}

Año Nuevo

{viñeta}

Día de Reyes

{viñeta}

Viernes Santo

{viñeta}

Día del trabajo

{viñeta}

Nuestra Señora del Pilar

{viñeta}

Navidad

{viñeta}

En la ficha Esquema, cree una nueva diapositiva con el título Días no laborables ampliados. Escriba después los siguientes elementos de viñeta en la ficha Esquema: Sólo para el personal senior Seis días de vacaciones Día después del Pilar Nochebuena Nochevieja Mueva la primera viñeta para que sea la última viñeta de la diapositiva. Guarde la presentación con el nombre Días no laborables en una nueva carpeta llamada Personal que usted cree en la carpeta Part V, Lesson02, que se encuentra en la carpeta Practice.

273

Ejercicio 4: cree otra presentación nueva para el departamento de personal de

A. Datum Corporation. Utilice la misma plantilla de diseño que para el ejercicio anterior y guarde la presentación como Vacaciones en la carpeta Personal. Cree el siguiente contenido: A. Datum Corporation Normas de vacaciones Personal de administración

{título} {subtítulo} {título}

Menos de 1 año, 0 días

{viñeta}

De 1 a 5 años, 7 días

{viñeta}

De 6 a 10 años, 14 días

{viñeta}

Ejercicio 5: cree una nueva presentación mediante una plantilla de diseño

para la cafetería de su empresa. El personal de la cafetería desea informar a los empleados de la compañía de las nuevas entradas “ligeras” y de un bar de café que ofrece bebidas de café como las que venden en los establecimientos de las cadenas de café. Cree el contenido de las diapositivas y modifique el orden de las mismas como desee. Vea después las diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.

LECCIÓN 3

Impresión de presentaciones Una vez completada esta lección, podrá:  Abrir una presentación existente.  Agregar un encabezado y un pie de página.  Obtener una vista preliminar de una presentación.  Imprimir una presentación. Microsoft® PowerPoint® le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas de una presentación y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentación en escala de grises o en blanco y negro para ver cómo quedarán las diapositivas a color una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar fácilmente el proceso de impresión si selecciona el tamaño del papel, la orientación de la página, el intervalo de impresión y el tipo de impresora que mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando esté preparado para imprimir, puede obtener una vista preliminar de la presentación en la pantalla para asegurarse de que tiene la apariencia que desea. Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la lección anterior creó una presentación para la primera sesión de aprendizaje, “Captar nuevos clientes”, y ahora desea abrir e imprimir la presentación y las páginas de notas para el orador que la acompañan. En esta lección aprenderá a abrir una presentación existente, agregar un encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas e imprimir una presentación. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Part V, Lesson03 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

Apertura de una presentación existente Puede abrir una presentación existente (por ejemplo, una creada por un compañero) y trabajar en ella del mismo modo en que crearía una presentación nueva. Para abrir una presentación existente, primero debe identificar la presentación y su ubicación.

275

En este ejercicio abrirá una presentación existente y la guardará con un nuevo nombre.

La flecha hacia abajo del botón Abrir del cuadro de diálogo Abrir ofrece otras formas de abrir un archivo.

Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar ahora PowerPoint.

En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para ver el panel de tareas Nueva presentación.

En el panel de tareas Nueva presentación, bajo Abrir una presentación, haga clic en Más presentaciones o bien, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es donde debe especificar el nombre y la ubicación de la presentación que desea abrir.

En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el disco duro.

En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential para abrirla.

Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.

En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Part V, después en la carpeta Lesson03 y, por último, haga clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no está ya seleccionado.

Haga clic en Abrir. PowerPoint mostrará la presentación 03 PPT Lesson en la vista Normal. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

276

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Compruebe que la carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03 y haga clic en Guardar. PowerPoint guardará la presentación y en la barra de título aparecerá el nuevo nombre.

Búsqueda de una presentación Si no recuerda el nombre de un archivo de presentación pero conoce parte del nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Búsqueda básica para buscar la presentación que contiene parte del nombre de archivo o determinadas palabras. Si desea realizar búsquedas más avanzadas puede utilizar propiedades, condiciones y valores en el panel de tareas Búsqueda avanzada para especificar criterios más específicos. El panel de tareas Búsqueda avanzada contiene un conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creación, fecha de la última modificación y número de diapositivas) y condiciones asociadas (como igual a, en o antes de, más que o sí/no) para ayudarle a buscar determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el criterio de búsqueda “nombre de archivo incluye aprendizaje”, donde nombre de archivo es la propiedad, incluye es la condición y aprendizaje es el valor, para encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opción de búsqueda rápida está instalada en el equipo, PowerPoint podrá buscar en los archivos y organizar la información para poder recuperarla con mayor rapidez. Si esta opción no está instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas Búsqueda básica para instalarla.

277

Para buscar una presentación con el panel de tareas Búsqueda básica: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Buscar. Aparecerá el panel de tareas Búsqueda básica. Si aparece el panel de tareas Búsqueda avanzada, haga clic en Búsqueda básica en la parte inferior del panel.

En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar en los archivos.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casilla de verificación Ubicaciones para buscar archivos de presentación. O bien, active la casilla de verificación En cualquier sitio para buscar en todos los archivos del equipo.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y active la casilla de verificación correspondiente a los tipos de elementos que desea buscar o active la casilla de verificación Cualquier cosa para buscar todos los tipos de archivo.

Haga clic en Búsqueda avanzada en la parte inferior del panel de tareas Búsqueda básica para que aparezca el panel de tareas Búsqueda avanzada.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad. El cuadro Propiedad mostrará las propiedades de la presentación abierta en este momento.

Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedad que desee buscar.

En el cuadro Condición, elija una condición en la lista o escriba una condición.

En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condición.

Si los criterios de búsqueda anteriores existen, haga clic en Y para agregar criterios que deban ser verdaderos además de los anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea suficiente, independientemente de los criterios anteriores.

Haga clic en Agregar para agregar el criterio de búsqueda.

Haga clic en Buscar.

PowerPoint buscará en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas. Cuando haya terminado la búsqueda, PowerPoint mostrará los archivos que cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la búsqueda. Puede hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la búsqueda para abrirlos.

278

Agregar un encabezado y un pie de página Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de página, los cuales se mostrarán en todas las diapositivas, copias impresas o páginas de notas. Los encabezados y pies de página contienen información útil acerca de la presentación, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el número de página o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar más de un encabezado y pie de página a una presentación, puede tener diferentes encabezados y pies de página para las diapositivas, notas y documentos para distribuir. Puede agregar rápida y fácilmente un encabezado y un pie de página a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas del orador mediante el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. La información de encabezado y pie de página aparece en la diapositiva maestra. En este ejercicio agregará un encabezado y un pie de página a una presentación. 1

En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página. Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página con la ficha Diapositiva abierta.

Active la casilla de verificación Pie de página y escriba Aprendizaje para empleados a la derecha de la frase Contoso, Ltd. En el cuadro Vista previa, un rectángulo negro resalta la posición del pie de página en las diapositivas. El cuadro de diálogo debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:

279

Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir. Aparecerán las opciones de encabezado y pie de página para las páginas de notas y documentos para distribuir. Se activarán las cuatro casillas de verificación.

Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.

Haga clic en el cuadro Pie de página y escriba Contoso, Ltd.

Desactive la casilla de verificación Fecha y hora. PowerPoint incluirá el encabezado, el pie de página y el número de página en todas las páginas de notas o de documentos para distribuir que imprima.

Haga clic en Aplicar a todas. La información de encabezado y pie de página se aplicará a las diapositivas, y a las página de notas y de documentos para distribuir. Observe que la diapositiva actual aparecerá con el pie de página.

Vista preliminar de una presentación Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrán las presentaciones antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opción de cambiar entre varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir, y de cambiar la orientación de impresión. Si va a utilizar una impresora en blanco y negro para imprimir una presentación en color, querrá comprobar que la presentación impresa será legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo. Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la apariencia que tendrán cuando se impriman. Con la opción Blanco y negro puros, los colores se muestran únicamente en blanco y negro; en cambio, con la opción Escala de grises se muestran en distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve en blanco y negro, puede cambiar la opción de color a blanco y negro en la vista Normal. En este ejercicio obtendrá la vista preliminar de los documentos para distribuir de la presentación, verá las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro puros, y cambiará la apariencia de las diapositivas en blanco y negro. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar. La pantalla cambiará a la vista preliminar y mostrará la presentación con las opciones seleccionadas actualmente.

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Importante Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se mostrarán con escala de grises en la vista preliminar. 2

En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha hacia debajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos (2 diapositivas por página). La pantalla de vista preliminar muestra la presentación como un documento con dos diapositivas por página.

En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha hacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y haga clic en Escala de grises. La pantalla de vista preliminar mostrará la presentación en una escala de grises con sombras.

En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Página siguiente. La pantalla de vista preliminar mostrará la siguiente página del documento para distribuir.

Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo más) en el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva superior. La pantalla de vista preliminar se ampliará para ver una vista más detallada de la diapositiva.

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Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo menos) en el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva. La pantalla de vista preliminar se reducirá para ver la vista original de la diapositiva.

En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Página anterior. La pantalla de vista preliminar mostrará la página anterior del documento para distribuir.

En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar. Se cerrará la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecerá en la vista anterior.

Haga clic en el botón Vista normal, si es necesario, y haga clic en la ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el panel Esquema/Diapositivas.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o escala de grises y, a continuación, haga clic en Escala de grises. La diapositiva cambiará de color a escala de grises y se abrirá la barra de herramientas Vista Escala de grises. Todavía puede ver las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas, lo que permite comparar más fácilmente las diapositivas en color con las de blanco y negro.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o escala de grises y, a continuación, haga clic en Blanco y negro puros. La diapositiva se mostrará en blanco y negro puros.

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En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Valor y, después, haga clic en Negro con relleno en escala de grises. El fondo de la diapositiva cambiará de blanco a gris.

En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Valor y, después, haga clic en Blanco. El fondo de la diapositiva será de nuevo blanco.

En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Cerrar Vista en blanco y negro. La diapositiva volverá a cambiar a color.

Impresión de una presentación Hay varias formas de imprimir una presentación de PowerPoint: como diapositivas, notas para el orador, documentos para distribuir a la audiencia o esquema. PowerPoint simplifica la impresión de una presentación. Detecta el tipo de impresora que ha elegido (ya sea a color o de blanco y negro) e imprime la versión apropiada de la presentación. Por ejemplo, si selecciona una impresora en blanco y negro, se configurará la presentación para que se imprima en sombras de gris (escala de grises). Si va a imprimir las diapositivas con una imprenta profesional, deberá imprimirlas en un archivo en lugar de en una impresora. Para imprimir las diapositivas en un archivo, active la casilla de verificación Imprimir a archivo de la sección Impresora.

PowerPoint imprime las diapositivas y los suplementos basándose en las opciones del cuadro de diálogo Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir puede seleccionar una impresora o la opción de imprimir en un archivo. Allí establece el intervalo de impresión, que define qué diapositivas se imprimirán. Puede elegir imprimir varias copias de una presentación y, si imprime más de una copia de cada diapositiva, puede elegir intercalar la presentación a medida que se imprime. Cuando intercala la presentación, PowerPoint imprime una copia completa antes de imprimir la copia siguiente. El cuadro de diálogo Imprimir también contiene un botón Vista previa que le lleva a la ventana Vista preliminar, donde puede ver cómo quedarán los cambios realizados. Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Imprimir en el cuadro de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como uno de cuatro tipos de resultado: ● Diapositivas Imprime las diapositivas tal y como aparecen en la pantalla, una por página. Para imprimir una diapositiva como una transparencia se sigue el procedimiento habitual, excepto que en lugar de papel hay que poner en la impresora transparencias. ● Documentos Imprime una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página. ● Páginas de notas Imprime cada diapositiva con las notas del orador debajo. ● Vista Esquema Imprime las diapositivas con formato, de acuerdo con la configuración de la vista actual. Lo que se ve en la ficha Esquema es lo que aparece en el documento impreso.

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A continuaci贸n se muestra un ejemplo de cada tipo de impresi贸n.

Diapositiva (horizontal)

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Pรกgina de notas

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Pรกgina de documento para distribuir

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Página de esquema Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises en el cuadro de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como una de tres opciones de color: ● Color Utilice esta opción para imprimir una presentación en color en una impresora de color. Si selecciona una impresora de blanco y negro con esta opción, la presentación se imprimirá en escala de grises. ● Escala de grises Utilice esta opción para imprimir una presentación en escala de grises en una impresora de color o de blanco y negro. ● Blanco y negro puros Utilice esta opción para imprimir una presentación sólo en blanco y negro, sin grises, en una impresora de color o de blanco y negro.

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Por último, en la parte inferior del cuadro de diálogo Imprimir se encuentran las siguientes opciones de impresión, que permiten mejorar el resultado: ● Ajustar al tamaño del papel Utilice esta opción para ajustar las diapositivas al tamaño del papel de la impresora en caso de que el papel no se corresponda con las opciones de tamaño y orientación de las diapositivas. ● Enmarcar diapositivas Utilice esta opción para agregar un marco alrededor de las diapositivas de la presentación que va a imprimir. ● Incluir páginas de comentarios Utilice esta opción para que se impriman los comentarios que haya insertado en la presentación. ● Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opción para que se impriman todas las diapositivas ocultas.

Si está satisfecho con las opciones actuales del cuadro de diálogo Imprimir, puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar para imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic en el comando Imprimir del menú Archivo para imprimir con otras opciones diferentes. En este ejercicio examinará los tipos de resultados y las opciones de impresión. Después imprimirá diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador de la presentación. 1

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya el cuadro de diálogo Imprimir). Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

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En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción Diapositiva actual.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Diapositivas.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises, haga clic en Escala de grises y, después, haga clic en Aceptar. PowerPoint imprimirá la diapositiva actual de la presentación. Aparecerá un pequeño icono de impresión en la barra de estado que muestra el estado de la impresión.

Sugerencia Todas las impresoras imprimen el texto y los gráficos de manera ligeramente distinta. PowerPoint ajusta el tamaño de las diapositivas de la presentación a la impresora que usted elija. Mediante fuentes escalables, como fuentes TrueType, PowerPoint le permite imprimir una presentación en distintas impresoras y conseguir los mismos resultados. Cuando imprime una presentación con fuentes escalables, PowerPoint reduce o amplía el tamaño del texto de la presentación para cada impresora con el fin de conseguir resultados coherentes.

Puede imprimir documentos para distribuir a la audiencia en seis formatos: una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Diapositivas por página y, después, haga clic en 2. Observe que PowerPoint activará la casilla de verificación Enmarcar diapositivas cuando usted seleccione Documentos.

Haga clic en Aceptar. PowerPoint imprimirá las diapositivas de la presentación como páginas de documentos.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Página de notas.

En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción Diapositivas. El punto de inserción aparecerá en el cuadro de intervalo junto a la opción Diapositivas.

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Puede imprimir páginas de notas o diapositivas en cualquier orden si especifica los números de diapositiva y los intervalos separados por signos de punto y coma.

Escriba 1-3; 5. PowerPoint imprimirá las páginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.

Haga clic en Aceptar. PowerPoint imprimirá las páginas de notas 1, 2, 3 y 5.

Sugerencia Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y, después, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, después, haga clic en el botón Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se tratara de cualquier imagen.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a abrir una presentación existente, agregar un encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas e imprimir una presentación. Si va a proseguir con la siguiente lección: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones: 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

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Ejercicio corto 1

¿Cómo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?

¿Qué cuatro opciones puede especificar en un encabezado o en un pie de página?

¿En qué tipos de resultados puede imprimir una presentación?

¿Cómo imprimiría documentos para distribuir a la audiencia con cuatro diapositivas por página?

¿Cómo puede obtener una vista preliminar del esquema de una presentación antes de imprimirla?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,

Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas por página sin un marco. Ejercicio 2: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,

Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por página en orden vertical. Ejercicio 3: abra la presentación Días no laborables que creó en el ejercicio 3

de la lección 2. Agregue un pie de página a todas las diapositivas que muestre la fecha (elija la opción de fecha que se actualiza automáticamente), el número de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las páginas de notas y de documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se actualice automáticamente) y el texto Días no laborables y tiempo personal, y un pie de página con el texto A. Datum Corporation. Ejercicio 4: abra la presentación Días no laborables y véala en Vista

preliminar. Cambie a la vista Esquema. Amplíe la vista para ver el texto de encabezado y pie de la página. Imprima la presentación como un esquema. Ejercicio 5: abra la presentación Vacaciones que creó para el ejercicio 4 de la

lección 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros. Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las páginas de notas en escala de grises, con un marco alrededor de las páginas.

PARTE VI

Uso de Internet y del World Wide Web

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LECCIÓN 1

Exploración del Web En esta lección aprenderá a:  Recorrer Internet con su explorador.  Conectarse a Internet.  Imprimir páginas Web.  Guardar páginas Web. Casi todo el mundo ha oído hablar de Internet, y la mayoría de la gente sabe que www y punto com tienen algo que ver con las páginas Web. Pero Internet es mucho más que simplemente direcciones de páginas Web. Con Internet puede leer noticias de última hora, reservar billetes de avión, escuchar música, enviar y recibir mensajes electrónicos, ver informes meteorológicos, comprar, realizar estudios y mucho más. ¿Qué diferencia hay entre Internet y el World Wide Web? Internet es una red de equipos, cables, enrutadores, y otro hardware y software que se interconectan y funcionan en una red. El World Wide Web consta de documentos que se transmiten a través del hardware de Internet. El Web está compuesto de páginas Web y sitios Web. Una página Web es un documento con un formato especial que puede incluir texto, gráficos, hipervínculos, audio, animación y vídeo. Un sitio Web es un conjunto de páginas Web. En Internet la información está presente de muchas formas diferentes. Para recorrer Internet y leer, ver o escuchar necesita un programa denominado explorador. En este capítulo verá lo que son las páginas Web, cómo utilizar el explorador de Microsoft®, Microsoft Internet Explorer, y cómo “explorar” Internet siguiendo vínculos entre páginas Web.

¿Qué es un explorador? Un explorador es un programa que muestra archivos en el formato HTML (Lenguaje de marcado de hipertexto), en lugar de los archivos .doc o .txt que ve en un programa de procesamiento de textos. Los archivos pueden residir en el World Wide Web o en su propio equipo. Los archivos en formato HTML suelen llamarse páginas Web porque son las “páginas” que usted ve mientras recorre Internet. El explorador también abre la siguiente página que ha seleccionado cuando usted hace clic en texto vinculado de la página Web. Un sitio Web es un conjunto de páginas Web relacionadas.

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Cuando introduce una dirección Web o hace clic en un hipervínculo, desencadena una serie de sucesos. Primero indica al explorador qué documento desea ver. Después, el explorador se pone en contacto con el equipo donde está almacenado el documento. Cuando se encuentra el equipo, el explorador descarga el documento a su equipo. Es decir, el explorador copia y transfiere los datos de la página Web a su equipo desde el equipo donde está almacenada la página Web. Entonces, el explorador interpreta los datos y muestra la página Web en la pantalla. Es fácil crear una página Web hoy en día. Además de los programas de creación de páginas Web como Microsoft FrontPage®, otros muchos programas (incluyendo Microsoft Word) le permiten escribir información como si fuera a escribir una carta o un documento, agregar imágenes o sonidos y guardar después el archivo en formato HTML. El archivo HTML contiene códigos especiales que indican al explorador cómo debe mostrar las palabras o las imágenes que usted ha agregado a la página. Puede crear archivos HTML en su equipo, pero nadie más podrá verlos a menos que ponga la página Web en un servidor. Un servidor es cualquier equipo que se ha configurado de manera que otras personas puedan utilizar sus equipos para tener acceso a la información almacenada en él. Su ISP (proveedor de servicios Internet) mantiene servidores y le ofrece un lugar donde almacenar las páginas Web que desee que puedan ver otras personas.

Qué y dónde estamos explorando exactamente Cuando se conecta a Internet y abre su explorador, la ventana del explorador abre una página Web. En el World Wide Web hay disponibles literalmente millones de páginas Web. El contenido y la naturaleza de estas páginas van desde páginas de chistes para niños hasta comentarios políticos de alto nivel. Cualquiera puede generar una página Web y, por tanto, la diversidad de páginas existentes es enorme. Usted también puede crear una si lo desea. El World Wide Web es en realidad un conjunto de páginas Web de todo el mundo. El Web es auténticamente global: cuando empiece a explorar, quizás acabe saltando entre sitios Web que en realidad están en servidores ubicados en varios continentes diferentes. Su viaje puede llevarle por todo el mundo, no en 80 días, sino en 80 segundos.

Nota Un sitio Web que tiene varias páginas también tendrá una página principal. La página principal de un sitio Web actúa como tabla de contenido de lo que hay disponible en todo el sitio.

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Direcciones Web: qué significan Una dirección Web suele denominarse dirección URL. URL es el acrónimo en inglés de Uniform Resource Locator, Localizador de recursos universal. Cada página Web tiene una dirección única, por lo que siempre puede encontrar una página favorita y volver a ella fácilmente más adelante. Aunque algunas direcciones URL pueden parecer peculiares, existen ciertos estándares que le darán una idea de lo que encontrará en ellas. Por ejemplo, las direcciones de sitios Web pueden terminar con uno de los siguientes nombres de dominio de nivel superior. (Un dominio equivale aproximadamente a una categoría.) Probablemente encontrará direcciones con los nombres de dominio que se muestran en la tabla siguiente.

Nombre de dominio de nivel superior .com .gov .int .mil .net .org

Qué significa Una dirección comercial El gobierno Internacional Militar Un proveedor de red Algún tipo de organización no lucrativa

Algunos nombres de dominio indican el país de origen (www.culture.fr). En a tabla siguiente se ofrece una lista parcial.

Nombre de dominio de país .au .ca .fr .cn .il .it .jp .uk .in

País de origen Australia Canadá Francia China Israel Italia Japón Reino Unido India

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Recorrer Internet con su explorador Los dos exploradores más utilizados actualmente son Microsoft Internet Explorer y Netscape Navigator. La mayoría de los equipos le permiten conectarse fácilmente con cualquier explorador, pero en esta explicación utilizaremos Internet Explorer. Hay varias formas sencillas de abrir Internet Explorer. He aquí dos de ellas: ●

Haga doble clic en el icono Internet Explorer del escritorio.

● Abra el menú Inicio y seleccione Internet Explorer en la lista de programas.

Si no está conectado a Internet cuando abre Internet Explorer, éste marcará automáticamente y le conectará. Cuando termina el proceso de marcado y conexión aparece Internet Explorer mostrando su página principal, que la base principal de Internet.

Anatomía de la ventana del explorador La ventana del explorador, igual que otras ventanas, tiene una barra de título, una barra de menús y una barra de herramientas. La barra de título incluye los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar. La barra de herramientas tiene una apariencia distinta que la de otros programas, por ejemplo Word, porque estos dos programas tienen unos fines muy diferentes. Sin embargo, al igual que la barra de herramientas de Word, la barra de herramientas Estándar de Internet Explorer le brinda acceso a las opciones más utilizadas del programa. La barra de menús incluye opciones únicas de las funciones de un explorador. Más adelante en este capítulo se describirá la barra de herramientas Estándar. Puede cambiar la página principal como desee. (Se explicará cómo hacerlo más adelante en este capítulo.) La siguiente ilustración muestra la página principal, en este caso Microsoft.com/spain.

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La ventana del explorador incluye una barra de direcciones que muestra la dirección de la ubicación actual. Siempre puede escribir una nueva dirección en el campo Dirección para visitar otro sitio Web diferente. Más adelante en este capítulo volveremos a hablar de las direcciones. Por último, en la parte inferior de la ventana hay una barra de estado. Cuando va a una página Web o a un sitio Web, Internet Explorer puede tardar un poco en tener acceso a la página y mostrarla. La barra de estado indica en qué parte está del proceso.

Sugerencia Cuando visite una página nueva, asegúrese de verla en su totalidad. Si aparece una barra de desplazamiento en la parte derecha, significa que la página es más larga de lo que puede mostrar la pantalla. Desplácese hacia abajo para ver qué más contiene la página.

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Una página Web: qué contiene y qué no contiene Cuando visita un sitio Web, la página principal del sitio puede ser sólo la punta del iceberg, por lo que debe asegurarse de comprobar qué hipervínculos hay disponibles. Un hipervínculo es un área de una página Web que, cuando se hace clic en él, le lleva a otra página Web o a otra sección diferente de la página Web actual, según indique el vínculo. Para ver los hipervínculos de una página Web, mueva el mouse (ratón) por la pantalla. Cuando el cursor cambie y adopte la forma de una mano, habrá llegado a un vínculo. Puede haber vínculos en el texto (normalmente, en otro color diferente), en imágenes e incluso en un espacio vacío de la pantalla, por lo que a veces merece la pena investigar un poco.

Sugerencia Puede haber veces en las que desee hacer clic en un hipervínculo pero no haya terminado todavía con la página que se muestra actualmente. En esos casos, puede abrir en otra ventana diferente el documento al que hace referencia el hipervínculo. De esta forma puede tener abiertas dos ventanas de Internet Explorer: una que muestra el documento original y otra que muestra el documento asociado al hipervínculo. Para ver un documento vinculado en una ventana independiente del explorador, presione la tecla Mayús mientras hace clic en un hipervínculo.

Desplazamiento mediante la barra de herramientas Estándar y el teclado Con sólo hacer clic en unos hipervínculos con el mouse puede recorrer mucha distancia en el World Wide Web. El ir a destinos cercanos y lejanos es sin duda alguna parte del encanto del Web, pero sería frustrante si el explorador no ofreciera buenas herramientas de exploración. Entre en la barra de herramientas Estándar. Internet Explorer le ofrece las herramientas que necesita para explorar el Web de manera efectiva sin que se pierda. En la ilustración siguiente se muestra la barra de herramientas y después de la ilustración se incluye una lista con la descripción de sus botones. También puede utilizar métodos abreviados de teclado para explorar el Web; estos métodos abreviados se indican entre paréntesis. Las versiones más recientes de Internet Explorer pueden tener algunas características y botones nuevos o modificados, por lo que no debe preocuparse si su barra de herramientas tiene algún botón que no se describe aquí.

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● Atrás. El botón Atrás vuelve a llevarle a la página anterior. Puede hacer clic varias veces en el botón Atrás para retroceder a una página que ha visitado anteriormente. El botón Atrás sólo va a sitios que ha visitado durante la sesión actual. (Para retroceder con el teclado, presione Retroceso o Alt+Flecha a la izquierda.) ● Adelante. El botón Adelante invierte la acción del botón Atrás. Si vuelve demasiadas páginas, el botón Adelante le permite ir a donde estaba anteriormente. El botón Adelante sólo va a sitios que ha visitado durante la sesión actual. (Para avanzar con el teclado, presione Alt+Flecha a la derecha.)

Sugerencia Puede hacer clic en las flechas desplegables de los botones Atrás y Adelante para elegir sitios que ya ha visitado en una sesión. ● Detener. El botón Detener detiene la carga de una página recién seleccionada. Cuando se tarda mucho tiempo en cargar una página, o si ve que no es la página que desea, hacer clic en Detener le ahorrará el tiempo que se tardaría en terminar la carga. (Presione la tecla Esc para detener la carga.) ● Actualizar. El botón Actualizar recupera de nuevo la página y vuelve a cargarla. Si le interesan páginas que incluyen información que se actualiza constantemente (por ejemplo, cotizaciones bursátiles en tiempo real), el botón Actualizar actualizará la pantalla con la información más reciente que haya disponible. (Para actualizar una página con el teclado, presione F5.) ● Inicio. Independientemente de dónde se encuentre, el botón Inicio le vuelve a llevar a la página principal; es decir, a la página que aparece cuando se abre Internet Explorer. (Presione Alt+Inicio.) ● Búsqueda. El botón Búsqueda le ayuda a buscar cuando no sabe dónde mirar. (Presione Ctrl+E para abrir la barra de búsqueda.) ● Favoritos. El botón Favoritos muestra una lista de sitios Web a los que puede ir sin escribir la dirección URL. (Presione Ctrl+I para abrir la barra Favoritos.) ● Historial. El botón Historial muestra todos los sitios que ha visitado, ordenados por fecha. Si hace clic en una de estas entradas, irá directamente a ese sitio. (Presione Ctrl+H para abrir la barra Historial.) ● Canales. El botón Canales ofrece una selección diversa de sitios Web, organizados por tema. ● Pantalla completa. El botón Pantalla completa le permite ver una página Web maximizada sin el menú. (Presione F11 para alternar entre las vistas Pantalla completa y Normal.)

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● Correo. El botón Correo le ayuda a administrar el correo electrónico. ● Imprimir. El botón Imprimir le permite imprimir la página Web actual. (Presione Ctrl+P.) ● Editar. El botón Editar le permite modificar en el Bloc de notas la página que se está mostrando actualmente. ● Buscar. Aunque no hay ningún botón Buscar en la barra de herramientas Estándar, puede presionar Ctrl+F para buscar texto en una página.

Cambio de la página principal Cada vez que abre Internet Explorer, éste se abre en la página principal. ¿Pero dónde se siente mejor que en casa? Es fácil cambiar la página principal. Abra el menú Herramientas y seleccione Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet, como se muestra en la siguiente ilustración.

Escriba la dirección de su página principal preferida en el campo Dirección de la página de inicio y haga clic en Aceptar. Ya está. La próxima vez que haga clic en el botón Inicio o que abra Internet Explorer aparecerá la nueva página principal.

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Conexión a Internet Antes de poder usar nada en Internet, debe poder conectarse a Internet desde su equipo. Si forma parte de una gran empresa u organización, o si está en un aula, puede que su equipo ya tenga una conexión directa a Internet. Sin embargo, si trabaja desde casa o trabaja para una organización que no proporciona servicios de Internet, tendrá que configurar una cuenta con un proveedor de servicios Internet (ISP). Un ISP es una compañía que tiene equipos capaces de conectarse directamente a Internet. Debe ponerse en contacto con su ISP y establecer la conexión a Internet a través de sus equipos.

Selección de un ISP Existen muchos ISP diferentes. Algunos son pequeñas empresas locales, mientras que otros son grandes corporaciones multinacionales. Todos los buenos ISP ofrecen servicios similares; no es necesario utilizar un ISP grande para disponer de conexiones a Internet multinacionales. La diferencia de precio entre los ISP suele basarse en los distintos tipos y calidad de servicio que ofrecen. A continuación se indica lo que debe obtener de su ISP: ●

Acceso básico telefónico a Internet (acceso al Web)

● Acceso desde su casa (ya sea gratuito o mediante una llamada local de pago) ●

Correo electrónico

●

Noticias Usenet (acceso a grupos de noticias)

● Servicios de alojamiento de su propia página Web, si decide crear una ●

Soporte técnico

Los proveedores de servicio se dividen en dos clases diferentes: los famosos y los menos famosos. Cada clase tiene sus ventajas y desventajas, y debe basar su decisión en sus necesidades concretas.

Nota Internet es gratuito. El cargo de servicio mensual de su ISP no es por el uso de Internet. Es una cuota que debe pagar para que le faciliten la conexión.

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Acceso telefónico frente a banda ancha A la hora de seleccionar un ISP, debe asegurarse de que su ISP podrá satisfacer sus requisitos. Casi cualquier ISP puede ser válido con módems sencillos de acceso telefónico. Los módems de acceso telefónico son la forma más básica y lenta de conectarse a Internet. Si bien las conexiones de acceso telefónico funcionan bien para la mayoría de las aplicaciones de Internet, todo lo que requiera mucha transferencia de información, como audio o vídeo en directo, grandes animaciones con gráficos o juegos interactivos, quizás no funcione correctamente en su equipo. Otros métodos de conexión, como DSL, módem por cable, satélite e ISDN (RDSI), ofrecen conexiones a Internet mucho más rápidas. Estas conexiones más rápidas suelen llamarse conexiones de banda ancha. Permiten la entrega en tiempo real de audio y vídeo, así como excelentes aplicaciones interactivas. Sin embargo, las conexiones de banda ancha no están disponibles en todos los sitios. Los límites de los equipos pueden impedir que disponga de conexiones de banda ancha. E incluso cuando se dispone de conexiones de banda ancha, la mayoría de los ISP cobran más por este tipo de conexión que por una simple conexión de acceso telefónico. No todos los ISP ofrecen todos los tipos de conexiones. Debe asegurarse de que el ISP que seleccione ofrece el tipo de conexiones que usted utiliza.

De pago o gratuito Como se ha mencionado, hay distintos tipos de ISP según lo que ofrecen y lo que cobran. De hecho, algunos ISP ofrecen acceso a Internet gratuito o a un costo reducido. La mayoría sólo ofrecen gratis el servicio de acceso telefónico; la banda ancha suele costar una cuota mensual. A cambio del servicio gratuito, el ISP muestra anuncios en algunas partes del explorador. El ISP también puede almacenar información básica sobre usted y vendérsela a los anunciantes. Además, un ISP gratuito puede ofrecer pocos servicios. Por ejemplo, la solución de problemas puede estar limitada a los archivos de ayuda en pantalla y quizás no haya nadie que pueda ayudarle si tiene problemas con el sistema. Si ya tiene acceso a Internet, puede buscar diversos ISP gratuitos si utiliza el explorador y busca “Internet gratis”. Si no tiene acceso a Internet, normalmente puede conseguir un período gratuito de prueba en un ISP de pago (por ejemplo, AOL, MSN o Earthlink). Los períodos de prueba son una buena forma de “probar” un ISP para ver si desea contratarlo en el futuro. Los ISP que cobran más suelen ofrecer más servicios, incluyendo soporte técnico para las conexiones más rápidas, mejor asistencia para el usuario en caso de problemas, menos anuncios y filtros para reducir los anuncios de otros sitios Web. Debe determinar qué ISP es el más apropiado para usted según sus necesidades particulares.

303

Trabajo sin conexión Algunas veces quizás no desee ocupar su línea telefónica o de datos con una conexión a Internet. Sin embargo, la información que desea está almacenada en una página Web concreta. Por ejemplo, quizás tenga una lista de los alumnos que participan en una actividad escolar (como un juego) y la información de contacto de sus padres. Para mayor comodidad de los alumnos y sus padres (compartir viajes, planes, etc.) esta información está compartida entre todos los alumnos del juego. Por eso decide crear una lista de los alumnos y su información de contacto, y ponerla en un sitio Web, quizás en un sitio seguro. Si usted va a coordinar el juego, seguramente necesitará esta información periódicamente. En lugar de conectarse a Internet y tener acceso a este sitio Web, podría simplemente pedir al explorador de Internet que pusiera esta información a su disposición aunque esté sin conexión. El explorador hará entonces una copia de la página Web actual y transferirá esa copia a su disco duro. La próxima vez que necesite la información, bastará con que utilice el explorador para tener acceso a esa página. Cuando se le pregunte si desea conectarse a Internet, tiene la posibilidad de decirle al explorador que desea trabajar sin conexión. Cuando elija esa opción, el explorador mostrará la copia de la página Web con la información que necesita. Recuerde que esta página Web no es más que una copia de la versión de la página Web que había la última vez que tuvo acceso a ella. Si se ha modificado la página Web principal o la información que contiene, no verá los cambios en su copia sin conexión a menos que vuelva a tener acceso a la página Web de Internet.

Impresión de páginas Web Internet Explorer le permite imprimir páginas Web de varias formas. Puede imprimir páginas Web enteras o sólo determinados elementos de ellas. También puede imprimir marcos y documentos vinculados o puede imprimir una tabla de vínculos (sin embargo, estas opciones no se tratan con detalle en esta lección). Cuando imprime una página Web entera, puede mostrar el menú Archivo y hacer clic en Imprimir para ver el cuadro de diálogo Imprimir (como se muestra en la siguiente ilustración). O bien, puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas.

304

De manera predeterminada, Internet Explorer no imprime los fondos de las páginas Web. El fondo de una página Web es el color, la textura o la imagen que aparece detrás del texto y de los gráficos de una página. La impresión de fondos de páginas Web puede malgastar su tiempo y la tinta de la impresora, además de conseguir resultados difíciles de leer. Si desea imprimir un fondo, debe mostrar el menú Herramientas, hacer clic en Opciones de Internet, hacer clic en la ficha Opciones avanzadas, activar la casilla de verificación Imprimir colores e imágenes de fondo y hacer clic en Aceptar.

Importante Para poder realizar los ejercicios de esta sección su equipo debe estar conectado a una impresora. Además, debe comprobar que la impresora está encendida.

305

Cuidado con los copyright La protección del copyright en Internet es un tema controvertido. Por si acaso, suponga que todo el material contenido en un documento de Internet está protegido por las leyes de derechos de autor. Esto significa que puede imprimir material para su propio uso privado, pero no puede reutilizar ni redistribuir el material sin permiso. Si desea reutilizar el material, como una fotografía de la página Web del centro turístico Lakewood Mountains, debe obtener permiso del administrador del sitio Web o de la persona de contacto que figure en la página. Algunas veces encontrará un sitio que ofrece un uso gratuito de los gráficos o de otro material. Por ejemplo, algunos sitios ofrecen iconos, diseños de fondo y viñetas personalizadas que puede utilizar sin permiso. En esos casos, puede copiar y utilizar libremente los recursos que allí encuentre.

Imprimir una página Web En este ejercicio imprimirá la página principal de Microsoft.com/spain. 1

Si es necesario, inicie Internet Explorer.

En la barra de direcciones, escriba microsoft.com/spain/default.asp y presione Entrar.

Aparecerá la página principal de Microsoft.com/spain.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

En la sección Intervalo de páginas, elija las páginas que desee y haga clic en el botón Aceptar.

Se imprimirá la primera página de la página principal de Microsoft.com/spain.

Imprimir los elementos seleccionados En este ejercicio sólo imprimirá el primer párrafo de la página principal de Microsoft Press. 1

En la barra de direcciones, escriba microsoft.com/mspress/spain y presione Entrar.

Seleccione el primer párrafo de texto que hay en la parte superior de la página.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción Selección.

Haga clic en Aceptar. Se imprimirá el texto seleccionado.

Haga clic en cualquier lugar de la página Web para anular la selección del texto.

306

Guardar páginas Web Una página Web contiene etiquetas de formato del Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML), gráficos y archivos multimedia. Las etiquetas de formato HTML se utilizan para dar formato al texto, manipular gráficos, agregar colores de fondo y personalizar páginas Web. Como una única página Web puede contener varios archivos incrustados (cada gráfico de una página Web es un archivo independiente vinculado al documento del texto de esa página), hay cuatro formas de guardar una página Web: ● Guardar una página Web completa. (Esto guardará el archivo HTML y todos los archivos adicionales, como imágenes, incrustados en la página Web.) ● Guardar un archivo de una página Web. (Esto guardará toda una página Web como un único archivo que no se podrá modificar.) ● Guardar sólo el documento HTML. (Esto guardará las etiquetas de formato HTML, pero no guardará los archivos incrustados.) ●

Guardar sólo el texto que aparece en la página Web.

Cuando guarda una página Web completa, Internet Explorer crea automáticamente una carpeta con el mismo nombre que el archivo guardado. Esta carpeta también se pone en la misma ubicación que el archivo guardado. Cuando abre la página Web se abre Internet Explorer y aparecen todos los elementos de la página Web, como si la estuviera viendo en conexión. Cuando guarda una página Web como un archivo de almacenamiento, guarda toda la página Web sin crear una carpeta diferente para almacenar los elementos incrustados de la página. Puede abrir el archivo de almacenamiento para ver toda la página Web en la unidad de disco duro, pero no puede modificarla de ninguna forma ni puede tener acceso a los distintos componentes de la página Web guardada, como archivos de gráficos. Debe saber que aunque un archivo de almacenamiento es un único archivo, ocupa más espacio en el equipo que una página Web guardada como una página Web completa. Cuando guarda un archivo HTML, no conserva los gráficos ni otros elementos incrustados. Puede leer el texto con formato, pero no podrá ver los gráficos porque no se han guardado en el disco duro. Por último, cuando guarda una página Web como un archivo de texto, sólo está guardando el texto que aparece en la página, sin ninguna etiqueta HTML. El texto guardado no incluirá ningún formato, gráfico ni otros elementos de la página.

Importante Si va a guardar una página Web con marcos, debe guardar el documento como una página Web completa. Las demás opciones de guardar no funcionan con las páginas Web con marcos.

307

Guardar una página Web completa Para guardar la página principal de Internet Explorer como una página Web completa, haga lo siguiente: 1

Si es necesario, inicie Internet Explorer.

Escriba microsoft.com/windows/ie_intl/es en la barra de direcciones y presione Entrar.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar página Web.

Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en Escritorio.

En el cuadro de texto Nombre, seleccione el nombre de archivo actual y escriba Página Web completa.

El documento que está guardando se llamará Página Web completa.

Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo de Tipo, haga clic en Página Web, completa (*.htm,*.html) y, después, haga clic en Guardar. Una barra de progreso mostrará el progreso de la operación mientras se guardan los elementos de la página. El documento y su carpeta se guardarán en el escritorio.

Guardar sólo el archivo HTML de una página Web Para guardar la página principal de Microsoft Word como un archivo HTML, haga lo siguiente: 1

Escriba microsoft.com/spain/Office/word/default.asp en la barra de direcciones y presione Entrar.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar página Web.

Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en Escritorio.

En el cuadro de texto Nombre, escriba Sólo HTML.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Tipo, haga clic en Página Web, sólo HTML (*.htm,*.html) y, después, haga clic en Guardar. Una barra de progreso mostrará el progreso de la operación mientras se guardan los elementos de la página. El documento se guardará en el escritorio como un archivo HTML.

308

Guardar una página Web como un archivo de texto Para guardar la página principal de Microsoft Excel como un archivo de texto, haga lo siguiente: 1

Escriba microsoft.com/spain/Office/excel/default.asp en la barra de direcciones y presione Entrar.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar página Web.

Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en Escritorio.

En el cuadro de texto Nombre, escriba Archivo de texto.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Tipo, haga clic en Archivo de texto (*.txt) y, después, haga clic en Guardar. Una barra de progreso mostrará el progreso de la operación mientras se guardan los elementos de la página. El documento se guardará como un archivo de texto, sin formato HTML.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Internet Explorer y minimice todas las ventanas abiertas para ver el escritorio.

Puede hacer clic en los hipervínculos de las páginas Web guardadas como páginas completas o de las almacenadas para tener acceso a las páginas Web vinculadas de Internet.

Ver páginas Web guardadas Para ver páginas Web guardadas, haga lo siguiente:

Importante En los pasos de esta lección se supone que está utilizando las páginas Web de la carpeta Part VI, Lesson01 que hay en la carpeta Practice del disco duro. 1

Haga clic en el botón Inicio.

Haga clic en el icono Mi PC.

Haga doble clic en el icono Disco local (C:).

Haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential del disco duro.

Haga doble clic en la carpeta Practice.

Haga doble clic en la carpeta Part VI y después en la carpeta Lesson01. Debe ver los siguientes archivos en esa carpeta:

309

Haga doble clic en el icono Complete Web Page_file. Aparecerá en Internet Explorer una copia completa de la página Web guardada con todos los gráficos y demás componentes incrustados en la página Web. La dirección local aparecerá en la barra de direcciones.

Haga doble clic en el icono HTML Only. Aparecerá en Internet Explorer una versión modificada de la página Web guardada. Los gráficos no se mostrarán porque no se guardaron dentro del archivo.

Haga doble clic en el icono Text File. Aparecerá un archivo de texto sin ningún formato. El archivo de texto aparecerá en el Bloc de notas o en otro editor de texto, no en la ventana de Internet Explorer.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha del editor de texto.

Resumen de la lección En esta lección se ha ofrecido una introducción a los exploradores Web y a las direcciones Web. Ha aprendido a conectarse a Internet y a “explorar” el Web. Por último, ha aprendido a imprimir y guardar páginas Web. Si va a proseguir con la siguiente lección: ● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la pantalla de Internet Explorer para cerrar el explorador.

Si no va a proseguir con otras lecciones: ● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la pantalla de Internet Explorer para cerrar el explorador.

Ejercicio corto 1

¿Qué es un explorador?

¿Qué es una dirección URL?

¿Cómo funcionan los hipervínculos?

¿Qué formas diferentes hay de conectar su equipo a Internet?

¿Cuáles son los límites de lo que puede utilizar en Internet sin pedir permiso al administrador de un sitio Web?

Indique tres formas de guardar páginas Web.

310

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el menú Inicio y seleccione Internet Explorer en la lista de

programas. Escriba microsoft.com/spain/default.asp en el campo de dirección y presione Entrar para ir al sitio Web de Microsoft. Dedique unos minutos a hacer clic en los hipervínculos y explorar el sitio. Ejercicio 2: establezca una nueva página principal predeterminada de Internet

Explorer. Inicie Internet Explorer, abra el menú Herramientas y haga clic en Opciones de Internet. Escriba una dirección URL diferente en el cuadro Dirección y haga clic en el botón Aceptar. Ejercicio 3: obtenga una vista preliminar e imprima páginas Web. Inicie

Internet Explorer, escriba en la barra de direcciones la dirección URL de la página que desee imprimir y presione Entrar. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar. Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. Por último, haga los cambios deseados en este cuadro de diálogo y haga clic en el botón Imprimir. Ejercicio 4: guarde un gráfico de una página Web. Inicie Internet Explorer,

escriba la dirección URL de la página que desee visitar y presione Entrar. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier gráfico de la página y, en el menú contextual, haga clic en Guardar imagen como. Por último, vaya hasta la ubicación donde desee guardar esta imagen y haga clic en el botón Guardar.

LECCIÓN 2

Búsqueda y administración de información En esta lección aprenderá a:  Buscar información en el Web.  Crear una lista Favoritos.  Utilizar y modificar la carpeta Historial. Suponga que es el ejecutivo de cuenta del cliente más prestigioso de Impact Public Relations: Lakewood Mountains Resort. El centro turístico tiene poco movimiento fuera de temporada, por lo que está estudiando la posibilidad de ofrecer paquetes turísticos para atraer a grupos de empresas y de vacaciones. Consulta Internet para averiguar las tendencias, los precios y los programas de viajes actuales. Microsoft® Internet Explorer ofrece una serie de herramientas que pueden ayudarle a buscar y almacenar vínculos a información de Internet. A medida que encuentre sitios que le interesen, puede crear una lista de sitios para consultarlos en el futuro. En esta lección aprenderá a utilizar Internet Explorer para buscar información en el World Wide Web. Después aprenderá a crear, utilizar y administrar una lista de los sitios de Internet favoritos. También verá cómo Internet Explorer no pierde de vista sus viajes por Internet. Por último aprenderá a utilizar y administrar la característica Historial de Internet Explorer.

Búsqueda en Internet Internet contiene tantos documentos que con frecuencia necesitará ayuda para encontrar determinada información. Internet Explorer facilita la búsqueda de información en el Web. Puede buscar información en el Web si utiliza la barra de direcciones de Internet Explorer o si hace clic en el botón Búsqueda de la barra de herramientas, lo que hará que aparezca el Asistente de búsqueda, como se muestra en la ilustración siguiente.

312

El Asistente de búsqueda es una herramienta que le ayuda a buscar información en Internet. Le ofrece la posibilidad de buscar una palabra de asunto o una palabra de asunto dentro de una categoría. Al buscar por categoría se reduce la búsqueda. Después de escribir una palabra de asunto y hacer clic en el botón Buscar, el Asistente de búsqueda mostrará una lista de vínculos a páginas Web que contienen información acerca de esa palabra. Basta con hacer clic en el vínculo para ver la información. El Asistente de búsqueda también le permite elegir un motor de búsqueda. Un motor de búsqueda es una herramienta Web diseñada para buscar información en Internet basándose en palabras de asunto (también llamadas palabras clave) o examinar temas organizados por grupos de asuntos. Puede ver otros motores de búsqueda disponibles si hace clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del botón Siguiente en el Asistente de búsqueda. Después de seleccionar un motor de búsqueda puede escribir una palabra clave o hacer clic en grupos de temas para reducir la búsqueda. Cuantos más criterios agregue a la búsqueda, más probable será que encuentre el tipo de información que está buscando.

313

Sugerencia Cuando se utiliza un motor de búsqueda, puede buscar varios términos si incluye un signo más entre las palabras en el cuadro de texto de búsqueda. Por ejemplo, puede introducir montaña+turismo en el cuadro de texto de búsqueda para encontrar sitios Web relacionados con montañas y turismo. Además, si desea buscar una frase, puede escribir la frase entre comillas. Por ejemplo, puede introducir “pensión completa” para buscar sitios Web relacionados con servicios de pensión completa. La mayoría de los motores de búsqueda incluyen una página dedicada a sugerencias y técnicas para buscar en Internet.

También puede buscar sitios Web mediante la barra de direcciones. Internet Explorer ofrece una función principal de búsqueda en la barra de direcciones: Autosearch. Autosearch le permite buscar páginas Web por palabra o por frase. En la barra de direcciones, escriba go, find o ? seguido de un espacio en blanco y una palabra o una frase y presione Entrar. La página Web de Autosearch mostrará una lista de hipervínculos a sitios Web. Cada sitio Web tendrá una breve descripción debajo. Por ejemplo, podría escribir go pesca para buscar información relacionada con la pesca. La página Web de Autosearch mostrará hipervínculos relacionados con la pesca. Cuando haya leído las descripciones de los sitios Web, basta con hacer clic en un hipervínculo que le interese. El sitio Web que haya elegido aparecerá en Internet Explorer. Utilizará la característica Autosearch a medida que recopile información para su cliente, Lakewood Mountains Resort.

Mostrar el Asistente de búsqueda En este ejercicio verá y cambiará el tamaño del Asistente de búsqueda en Internet Explorer.

Puede que aparezca el cuadro de diálogo Autocompletar y le pregunte si desea ver sugerencias de las palabras de búsqueda anteriores mientras escribe palabras en el Asistente de búsqueda. Haga clic en Sí.

Inicie Internet Explorer.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Búsqueda. Aparecerá el Asistente de búsqueda.

Haga clic de nuevo en el botón Búsqueda. Se cerrará el Asistente de búsqueda.

Haga clic en el botón Búsqueda y sitúe el puntero del mouse (ratón) en el borde derecho del Asistente de búsqueda. El puntero del mouse adoptará la forma de una flecha doble horizontal.

314

Arrastre el borde derecho del Asistente de búsqueda hacia la derecha. El Asistente de búsqueda aparecerá más ancho, como se muestra en la ilustración.

Arrastre el borde derecho del Asistente de búsqueda hacia la izquierda hasta que esté cerca de su tamaño original. El Asistente de búsqueda se hará más estrecho.

Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha del Asistente de búsqueda. Se cerrará el Asistente de búsqueda.

Buscar un sitio Web En este ejercicio utilizará el Asistente de búsqueda para hacer una búsqueda rápida de la palabra aerolíneas.

También puede iniciar una búsqueda si presiona Entrar después de escribir una palabra.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Búsqueda. Aparecerá el Asistente de búsqueda.

Escriba aerolíneas en el cuadro de texto Buscar páginas Web que contengan. Esto indica que desea buscar sitios Web que contengan la palabra aerolíneas.

Haga clic en el botón Buscar. Se realizará la búsqueda. En el Asistente de búsqueda aparecerán vínculos a categorías y páginas Web que contengan información coincidente con el criterio de búsqueda.

315

Haga clic en un vínculo en el Asistente de búsqueda. En el panel de presentación de Internet Explorer aparecerá una página Web coincidente con el criterio de búsqueda.

En el Asistente de búsqueda, haga clic en el botón Nuevo. El Asistente de búsqueda estará preparado para realizar una nueva búsqueda.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Búsqueda. Se cerrará el Asistente de búsqueda.

Su pantalla será diferente a ésta si hizo clic en otro hipervínculo distinto. Seleccione un motor de búsqueda.

Selección de su propio motor de búsqueda Existen varios motores de búsqueda (como Yahoo, HotBot y AltaVista) que puede utilizar para buscar documentos en Internet. Con el tiempo se dará cuenta de que prefiere un motor de búsqueda concreto. Internet Explorer le permite elegir qué motor de búsqueda desea utilizar.

Seleccionar un motor de búsqueda En este ejercicio realizará una búsqueda de restaurantes y después seleccionará otro motor diferente para realizar una nueva búsqueda de restaurantes.

Si sólo hace clic en el botón Siguiente y no en la flecha desplegable, el siguiente motor de búsqueda de la lista realizará una búsqueda de restaurantes.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Búsqueda. Aparecerá el Asistente de búsqueda.

Escriba restaurantes en el cuadro de texto Buscar páginas Web que contengan y haga clic en Buscar. Aparecerá una lista de vínculos relacionados con la palabra restaurantes.

En el Asistente de búsqueda, haga clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del botón Nuevo. Aparecerá una lista de motores de búsqueda.

316

Haga clic en Yahoo! Yahoo! mostrará una nueva lista de vínculos relacionados con restaurantes.

Haga clic en el botón Nuevo. Ahora se podrá realizar otra búsqueda nueva.

Sugerencia Puede cambiar el orden y el contenido de la lista de motores de búsqueda si hace clic en el botón Personalizar del Asistente de búsqueda. Aparecerá la ventana Personalizar opciones de búsqueda y verá una lista de motores de búsqueda en la sección Buscar páginas Web. Haga clic en un motor de búsqueda en el cuadro de lista y utilice los botones de flecha hacia arriba o hacia abajo para mover el motor de búsqueda a otra ubicación diferente de la lista. Puede cambiar el contenido de la lista de motores de búsqueda si desactiva o activa las casillas de verificación que hay a la izquierda de los motores de búsqueda. Cuando haya terminado de hacer cambios, haga clic en Aceptar.

Elegir una categoría para reducir la búsqueda En este ejercicio seleccionará distintas categorías en el Asistente de búsqueda para reducir la búsqueda.

Puede seleccionar otro motor de búsqueda para realizar la misma búsqueda si hace clic en el botón Siguiente del Asistente de búsqueda.

Haga clic en la opción Buscar una empresa. Se realizará una búsqueda de páginas Web relacionadas con compañías y organizaciones.

Escriba Microsoft en el cuadro de texto Empresa, escriba Redmond en el cuadro de texto Ciudad, escriba WA en el cuadro Estado o provincia y haga clic en el botón Buscar. En el Asistente de búsqueda aparecerá una lista de vínculos relacionados con Microsoft.

Desplácese hacia abajo por la lista y haga clic en uno de los vínculos de Microsoft Corporation. Aparecerá la página Web InfoSpace con información acerca de Microsoft.

En el Asistente de búsqueda, haga clic en el botón Nuevo y, después, haga clic en la palabra Más. La lista de categorías será mayor.

Haga clic en la opción Buscar en una enciclopedia. Encarta realizará la búsqueda.

Escriba elefantes en el cuadro de texto Buscar artículos de enciclopedia de y haga clic en Buscar. Encarta realizará una búsqueda de elefantes y mostrará los resultados.

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Haga clic en el vínculo Elefante. Aparecerá la página Web de Encarta con información acerca de los elefantes.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Búsqueda. Se cerrará el Asistente de búsqueda.

Utilizar Autosearch En este ejercicio utilizará Autosearch para buscar páginas Web que contengan la palabra boeing. 1

Haga clic en la barra de direcciones. Internet Explorer seleccionará el texto actual.

Escriba go boeing y presione Entrar. Aparecerá la página Web de Autosearch con una lista de hipervínculos relacionados con la palabra boeing.

Haga clic en cualquier hipervínculo de la página Autosearch para ver un sitio Web relacionado con la palabra boeing. Internet Explorer mostrará el sitio Web del hipervínculo en el que hizo clic.

Creación de una lista Favoritos Una lista Favoritos es un menú que usted crea y que contiene un conjunto de accesos directos a páginas Web. Su lista Favoritos contiene al menos cinco carpetas (puede tener otras carpetas Favoritos si las creó en versiones anteriores de Internet Explorer o de Windows®): Canales (esta carpeta contiene canales o sitios Web diseñados para ofrecer información personalizada a su equipo según un calendario previsto), Marcadores importados (esta carpeta contiene marcadores que puede haber creado en otros exploradores antes de instalar Internet Explorer), Vínculos, Medios y Actualizaciones de software. Su lista Favoritos puede almacenar vínculos a cualquier página Web que usted elija. La forma más sencilla de agregar un vínculo es mostrar la página Web en el explorador y agregar después la página a la lista Favoritos. Además de incluir vínculos a páginas Web en la lista Favoritos, puede agregar vínculos a recursos locales (como su unidad de disco duro o archivos y carpetas a los que tiene acceso con frecuencia). Agregar un recurso local a la lista Favoritos le permite ver rápidamente el recurso haciendo clic en su vínculo de Favoritos. Para ver el contenido de la lista Favoritos, haga clic en el botón Favoritos de la barra de herramientas. La barra Favoritos aparece en el panel izquierdo de la ventana de Internet Explorer.

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Agregar la página Web actual a la lista Favoritos En este ejercicio agregará la página principal de Microsoft a su lista Favoritos. 1

Haga clic en la barra de direcciones, escriba microsoft.com/spain/default.asp y presione Entrar. Aparecerá la página principal de Microsoft.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Favoritos. Aparecerá la barra Favoritos.

En la barra Favoritos, haga clic en el botón Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar a Favoritos, como se muestra en la siguiente ilustración.

Sugerencia También puede utilizar la barra de menús para agregar Favoritos a su lista Favoritos. Muestre una página Web. En el menú Favoritos, haga clic en Agregar a Favoritos y, después, haga clic en Aceptar. 4

En el cuadro de diálogo Agregar a Favoritos, haga clic en Aceptar. La lista Favoritos incluirá ahora un vínculo a la página principal de Microsoft, como se muestra en la siguiente ilustración.

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En la barra de herramientas, haga clic en el botón Favoritos. Se cerrará la barra Favoritos.

Agregar el escritorio a la lista Favoritos En este ejercicio agregará el escritorio a su lista Favoritos. 1

Haga clic en la barra de direcciones, escriba escritorio y presione Entrar. Aparecerá el contenido del escritorio.

En el menú Favoritos, haga clic en Agregar a Favoritos. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar a Favoritos.

En el cuadro de diálogo Agregar a Favoritos, haga clic en Aceptar. Se agregará el escritorio a la lista Favoritos.

Haga clic en el botón Atrás para volver a la página Web mostrada anteriormente.

320

Cuando haga clic en un vínculo de Favoritos mediante el menú Inicio, se abrirá Internet Explorer y mostrará la página Web seleccionada.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Favoritos. Aparecerá la barra Favoritos. Observe que la lista Favoritos incluye ahora un vínculo al escritorio.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Favoritos. Se cerrará la barra Favoritos.

Uso de la carpeta Historial Acaba de terminar de explorar Internet durante seis horas en busca de información para el proyecto de Lakewood Mountains Resort. Se da cuenta demasiado tarde de que olvidó agregar algunos sitios útiles a la lista Favoritos. Se lamenta mientras se pregunta cómo podría volver sobre sus pasos. Afortunadamente, un compañero pasa al lado y se da cuenta de su consternación. Mientras le explica que nunca “volverá a encontrar” algunos sitios, su compañero le interrumpe en medio de la frase para preguntarle si ha comprobado la carpeta Historial.

321

Internet Explorer graba automáticamente un historial de todas las sesiones de exploración en Internet. Esta grabación se encuentra en la carpeta Historial, que contiene vínculos a todos los sitios que visita en Internet. La carpeta Historial también almacena otros datos, como el día que visitó cada página Web. Para ver el contenido de la carpeta Historial, haga clic en el botón Historial de la barra de herramientas. La barra Historial aparece a lo largo de la parte izquierda y tiene una función de búsqueda que le permite escribir una palabra de búsqueda para encontrar un sitio que ha visitado.

Puede especificar cuánto tiempo guarda Internet Explorer los elementos de la carpeta Historial. De manera predeterminada, la carpeta Historial almacena los vínculos a todos los sitios visitados en los últimos 20 días. Cuando un elemento se ha almacenado durante 20 días, se elimina. Para tener mayor control, puede eliminar manualmente los vínculos almacenados en la carpeta Historial. Microsoft se refiere a la eliminación de todos los vínculos de la carpeta Historial como borrar el historial.

Ver el historial En este ejercicio se supone que ha visitado hoy el sitio Web del centro turístico Lakewood Mountains.

Puede ver un historial de las exploraciones de Internet con sólo hacer clic en un botón. En este ejercicio verá el contenido de la carpeta Historial. 1

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Historial. Aparecerá la barra Historial.

En la barra Historial, haga clic en el botón Búsqueda. Aparecerá el cuadro de texto Buscar.

En el cuadro de texto Buscar, escriba lakewood y haga clic en Buscar ahora. Aparecerá una lista de sitios Web que contienen la palabra lakewood.

322

Haga clic en una carpeta para abrir una lista de vínculos y, después, haga clic en un vínculo para ver una página Web que ha visitado recientemente.

Haga clic en el botón Ver. Aparecerá una lista desplegable.

Haga clic en el botón Por fecha. Aparecerá una lista de las carpetas de sitios Web que ha visitado hoy.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Historial. Se cerrará la barra Historial.

Configurar las opciones de historial Puede cambiar el período de tiempo durante el cual Internet Explorer almacena la información del historial. En este ejercicio configurará opciones de la carpeta Historial. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet, como se muestra en la siguiente ilustración.

En la ficha General de la sección Historial, haga doble clic en el número de días que aparece en el cuadro de texto Días que puede guardar las páginas en Historial. Se seleccionará el número del cuadro de texto.

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Escriba 30. El valor cambiará a 30 días.

En el cuadro de texto, elimine 30, escriba 20 y haga clic en Aceptar. El valor volverá a ser 20 días y se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Borrar la carpeta Historial Puede vaciar o “borrar” manualmente la carpeta Historial. En este ejercicio borrará todo el contenido de la carpeta Historial. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

En la ficha General de la sección Historial, haga clic en el botón Borrar Historial. Aparecerá un cuadro de mensajes en el que se le preguntará si desea eliminar todos los elementos de la carpeta Historial.

Haga clic en Aceptar. Se eliminará el contenido de la carpeta Historial.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Historial. La barra Historial no mostrará ninguna lista de vínculos.

Haga clic de nuevo en el botón Historial. Se cerrará la barra Historial.

Resumen de la lección En esta lección se han explicado los conceptos básicos de la búsqueda de información en Internet, la creación de una lista de sitios Web favoritos, el repaso del historial de los sitios Web visitados recientemente y la administración de la característica Historial de Internet Explorer. Si va a proseguir con la siguiente lección: ● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la pantalla de Internet Explorer para cerrar el explorador. Si no va a proseguir con otras lecciones: ● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la pantalla de Internet Explorer para cerrar el explorador.

324

Ejercicio corto 1

¿Qué herramienta se utiliza para buscar información en el Web?

¿Cómo se buscan varios elementos en el Web?

¿Cómo funcionan los hipervínculos?

¿Durante cuánto tiempo se conserva la información en la carpeta Historial, según el valor predeterminado?

Resumen de conceptos en la barra de herramientas de Internet Explorer, haga clic en el botón Búsqueda. En el Asistente de búsqueda, escriba google y haga clic en el botón Buscar. Dedique algún tiempo a probar diversas búsquedas en el Web con el motor de búsqueda Google. Ejercicio 1:

cree una nueva carpeta en la lista Favoritos, por ejemplo una para las páginas principales de amigos que tienen sitios Web o una que contenga vínculos a sus librerías favoritas en el Web. Después, agregue vínculos a la nueva carpeta. Ejercicio 2:

si tiene bastantes vínculos en la lista Favoritos, pruebe a hacer clic en ellos y arrastrarlos hacia arriba y hacia abajo por la lista. Mueva los vínculos que visita con más frecuencia a la parte superior de la lista. Ejercicio 3:

utilizando la carpeta Historial, repase dónde ha estado hoy en el Web. Ejercicio 4:

LECCIÓN 3

Problemas de seguridad e Internet En esta lección aprenderá a:  Personalizar las opciones de seguridad de Internet Explorer.  Configurar preferencias de Clasificación de contenido. A medida que usted y sus compañeros de Impact Public Relations han trabajado con clientes en su marketing basado en Web, le han preguntado con frecuencia por la seguridad. En particular, a sus clientes les preocupa la descarga de contenido de Internet que pueda dañar datos de sus equipos. Otros problemas relacionados con la seguridad mencionados por los clientes han sido el control del acceso a sitios Web basado en contenido y cómo transferir información privada (como información de tarjeta de crédito) de forma segura y sencilla a través de Internet. Estos temas son importantes para los empleados de Impact Public Relations y también para sus clientes. Microsoft® Internet Explorer resuelve estos problemas al proporcionar zonas de seguridad y control sobre el contenido Web sensible (Asesor de contenido). En esta lección explorará las zonas de seguridad de Internet Explorer para ver cómo pueden ayudarle a supervisar sitios Web. También seguirá los pasos para activar la herramienta Asesor de contenido de Internet Explorer.

Personalización de las opciones de seguridad de Internet Explorer La seguridad en Internet es un tema controvertido y hay buenas razones para ello. Tanto los proveedores de contenido de Internet como los visitantes de páginas Web deben conocer los problemas de seguridad para poder proteger mejor los datos. Como usuario de Internet, desea evitar la descarga de contenido que pueda dañar los datos almacenados en su equipo. Para ayudar a controlar qué tipos de contenido puede descargar de Internet, Internet Explorer ofrece zonas de seguridad. Las zonas de seguridad le ayudan a aceptar, supervisar y rechazar ciertos tipos de contenido almacenados en páginas Web. El uso de zonas de seguridad es un proceso que consta de dos etapas. Primero hay que clasificar las páginas Web en zonas y después hay que aplicar un nivel de seguridad a cada zona. Puede clasificar una página como perteneciente a la zona Intranet local, Sitios de confianza, Sitios restringidos o Internet. Después puede asignar un nivel de seguridad a cada zona: Alto, Medio, Bajo o Personalizado.

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Zonas de seguridad predeterminadas Zona

Descripción

Seguridad

Intranet local

Suele contener recursos que forman parte de la red interna de su compañía (o intranet). Contiene sitios de los que cree que puede descargar contenido sin problemas, como un sitio de descarga oficial de Microsoft. Incluye sitios Web en los que no confía. Asigne sitios a esta zona si no tiene la seguridad de que pueda descargar y ejecutar archivos del sitio sin dañar su equipo o sus datos. Se aplica a todos los archivos que no están en su equipo o en la intranet, o que no están asignados a otra zona. La mayoría de las páginas Web de Internet entran dentro de la categoría de zona Internet.

Media

Sitios de confianza Sitios restringidos

Internet

Puede elegir aceptar siempre el contenido de una fuente de confianza si hace clic en la casilla de verificación Confiar siempre en el contenido de (nombre).

Baja Alta

Media

Cuando asigna un nivel de seguridad, le preocupa el tipo de contenido que se puede descargar de las páginas Web. Básicamente, los niveles de seguridad determinan qué acción realizará Internet Explorer cuando encuentre una página Web con un componente o característica adicional que pueda dañar los datos de su equipo. Tenga en cuenta que decir que el contenido de una página Web es “potencialmente peligroso” no significa que sea algo infame o criminal. Sólo significa que ciertos tipos de contenido de páginas Web, como controles ActiveX (pequeños componentes incrustados en páginas Web que se ejecutan en su equipo), pueden hacer daño si el autor los diseñó para ello o no los diseñó bien. El uso de zonas de seguridad para impedir la descarga de contenido “potencialmente peligroso” en su equipo es una medida de seguridad, no una paranoia.

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A continuación se describe cómo reacciona cada nivel ante un componente potencialmente peligroso de una página Web: ● Nivel de seguridad alto: Internet Explorer impide la descarga en su equipo de todo contenido o proceso potencialmente peligroso. Aparecerá un cuadro de mensajes en el que se indicará que el contenido no se puede ver correctamente debido a la configuración de seguridad Alta.

● Nivel de seguridad media: Internet Explorer muestra un cuadro de diálogo Advertencia de seguridad cuando visita un sitio que intenta descargar contenido en su disco duro, como se muestra a continuación. Utilice este cuadro de diálogo para continuar con la descarga del contenido.

● Nivel de seguridad bajo: Internet Explorer ignora todo el contenido potencialmente peligroso y muestra el contenido sin presentar ningún cuadro de diálogo que indique la existencia de datos potencialmente peligrosos en la página Web. ● Nivel de seguridad personalizado: Internet Explorer le permite definir qué tipos de información se pueden descargar. (Microsoft recomienda utilizar esta opción sólo a los usuarios expertos.)

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Zonas de seguridad frente a nivel de seguridad Una zona de seguridad es el grupo al que pertenece una página Web: Intranet local, Sitios de confianza, Sitios restringidos o Internet. Un nivel de seguridad describe cómo tratar las páginas Web pertenecientes a una zona de seguridad: con precaución Alta, Media, Baja o Personalizada. Para administrar las zonas y los niveles de seguridad, utilice la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones de Internet, como se muestra en la ilustración siguiente.

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Ver zonas de seguridad En este ejercicio examinará las zonas de seguridad disponibles en Internet Explorer. 1

Inicie Internet Explorer.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

En el cuadro de diálogo Opciones de Internet, haga clic en la ficha Seguridad. La zona Internet estará seleccionada de manera predeterminada y el nivel de seguridad Medio aparecerá en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Haga clic en Sitios de confianza. La ficha Seguridad mostrará información acerca de la zona Sitios de confianza y el nivel de seguridad Bajo aparecerá en la parte inferior del cuadro de diálogo de manera predeterminada.

Haga clic en Sitios restringidos. La ficha Seguridad mostrará información acerca de la zona Sitios restringidos y el nivel de seguridad Alto aparecerá en la parte inferior del cuadro de diálogo de manera predeterminada.

Haga clic en Intranet local. La ficha Seguridad mostrará información acerca de la zona Intranet local y el nivel de seguridad Medio aparecerá seleccionado en la parte inferior del cuadro de diálogo de manera predeterminada.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Cambiar el nivel de seguridad de una zona En este ejercicio cambiará la configuración de la zona Internet para que tenga un nivel de seguridad Alto y restaurará después el nivel de seguridad Medio predeterminado de la zona Internet.

Sugerencia Puede crear opciones de seguridad personalizadas si hace clic en el botón Nivel personalizado de la ficha Seguridad. Si no sabe mucho sobre temas como controles ActiveX, subprogramas Java, secuencias de comandos y otros procesos de Internet, sólo debe utilizar los niveles de seguridad Alto, Medio y Bajo en Internet Explorer. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Seguridad.

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Mueva el control deslizante hacia arriba un nivel y haga clic en Aplicar. El nivel de seguridad de la zona Internet se reasignará de un nivel de seguridad Medio a Alto.

Haga clic en Aceptar. Todas las páginas Web que entren dentro de la clasificación de zona Internet se tratarán con las precauciones propias del nivel de seguridad Alto.

En la barra de direcciones, escriba msnbc.msn.com y presione Entrar. La página MSNBC intentará abrirse en su equipo, pero recibirá un mensaje que indica que la configuración actual de seguridad prohíbe la ejecución de controles ActiveX, por lo que la página quizás no se muestre correctamente.

Haga clic en Aceptar. Internet Explorer descargará la página MSNBC sin descargar el contenido inseguro.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Seguridad.

Haga clic en el botón Nivel predeterminado, haga clic en Aplicar y, después, haga clic en Aceptar. El nivel de seguridad de la zona Internet se reasignará a Medio.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón Actualizar. Internet Explorer mostrará un cuadro de diálogo Advertencia de seguridad para notificarle que el sitio intentará descargar contenido en su disco duro.

Haga clic en Sí para indicar que confía en este sitio. Internet Explorer descargará el contenido de MSNBC en la unidad de disco duro.

Asignación de páginas Web a zonas de seguridad Además de controlar el nivel de seguridad de cada zona de seguridad, puede asignar páginas a las zonas Sitios de confianza y Sitios restringidos. El administrador debe encargarse de asignar páginas y recursos Web a la zona Intranet local. Todas las demás páginas Web entran dentro de la zona Internet, lo que significa que las páginas Web de Internet se tratan con la configuración de seguridad Media de manera predeterminada. Si desea asignar páginas Web a la zona Sitios de confianza o Sitios restringidos, tendrá que agregar manualmente las páginas a la zona apropiada.

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Sugerencia No puede agregar sitios Web a la zona Internet, ya que incluye todos los documentos (aparte de los de su equipo) que no pertenecen a ninguna otra zona. Debe asignar una página Web a la zona Sitios de confianza cuando desee utilizar aplicaciones eficaces del sitio Web sin que le interrumpa la aparición del cuadro de diálogo Advertencia de seguridad.

Puede administrar las zonas Sitios de confianza y Sitios restringidos si agrega y quita sitios de la lista de páginas Web de cada zona.

Sugerencia El cuadro de diálogo Sitios de confianza incluye una opción para solicitar que los sitios de confianza utilicen el protocolo HTTPS. (HTTPS es una versión más segura del protocolo HTTP.) Si desea incluir en la zona Sitios de confianza páginas Web que no utilizan el protocolo HTTPS, debe desactivar la casilla de verificación Requerir comprobación del servidor (https:) para todos los sitios de esta zona.

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Agregar y quitar páginas Web de zonas de seguridad En este ejercicio agregará la página principal de Microsoft a su zona Sitios de confianza. Entonces, antes de cerrar el cuadro de diálogo Sitios de confianza, quitará el sitio de esa zona. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Seguridad.

Haga clic en Sitios de confianza. La ficha Seguridad mostrará el nivel de seguridad de la zona Sitios de confianza en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Haga clic en el botón Sitios. Aparecerá el cuadro de diálogo Sitios de confianza.

Desactive la casilla de verificación Requerir comprobación del servidor (https:) para todos los sitios de esta zona. Se desactivará la opción.

En el cuadro de texto Agregar este sitio Web a la zona, escriba microsoft.com y haga clic en el botón Agregar. El cuadro de texto Sitios Web mostrará la página principal de Microsoft como un sitio de confianza.

En el cuadro de texto Sitios Web, seleccione la entrada Microsoft y haga clic en el botón Quitar. Se eliminará la entrada correspondiente a la página principal de Microsoft y se dejará de considerar ese sitio como un sitio de confianza.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Sitios de confianza.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

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Configuración de preferencias de Clasificación de contenido Ha habido rumores de que algunos empleados de Impact Public Relations han estado explorando el Web por entretenimiento en lugar de utilizar Internet para realizar su trabajo. La característica Asesor de contenido de Internet Explorer puede ayudarle a controlar qué tipos de sitios pueden visitar los usuarios en Internet. Junto con la Asociación de Clasificación de Contenidos de Internet (ICRA, Internet Content Rating Association), antiguamente conocida como Recreational Software Advisory Council (RSACi), Microsoft ofrece un método para limitar los tipos de sitios que los usuarios pueden visitar. Básicamente puede definir un nivel permisible de sexo, desnudez, violencia y lenguaje que puede aparecer en una página Web. Para utilizar el Asesor de contenido de Internet Explorer debe tener acceso a la sección Asesor de contenido del cuadro de diálogo Opciones de Internet.

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Para activar el Asesor de contenido, haga clic en el botón Habilitar de la ficha Contenido. Después debe configurar el nivel de lenguaje, desnudez, sexo y violencia aceptable en las páginas Web. Si una página Web clasificada supera el nivel aceptable definido por el Asesor de contenido, no se mostrará esa página. De manera predeterminada, el Asesor de contenido está configurado con las opciones más conservadoras (las que son menos probable que ofendan) la primera vez que lo habilita. Por tanto, debe configurar manualmente las opciones de acuerdo con sus necesidades después de activar el Asesor de contenido. Cuando configura las opciones del Asesor de contenido, clasifica el nivel de contenido aceptable en cuanto a lenguaje, desnudez, sexo y violencia. Los niveles de clasificación van desde el nivel 0, que sólo permite el contenido menos ofensivo, hasta el nivel 4, que es la opción más liberal. Para obtener más información acerca de las clasificaciones de páginas Web, puede visitar la página Web de ICRA (www.icra.org/_es/about/), que se muestra en la siguiente ilustración. También puede tener acceso a la página Web de ICRA si hace clic en el botón Más información de la ficha Clasificación del cuadro de diálogo Asesor de contenido (esta página está en inglés).

Para configurar el nivel de clasificación, utilice la ficha Clasificación del cuadro de diálogo Asesor de contenido, como se muestra en la ilustración siguiente.

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Por el momento, la clasificación de sitios Web es voluntaria. Es decir, los sitios Web se registran en ICRA para obtener una clasificación. Como no todos los sitios están registrados, debe elegir si desea que los usuarios puedan ver los sitios no clasificados. Para realizar todas las acciones del Asesor de contenido (habilitar, deshabilitar y configurar opciones) necesita suministrar una contraseña. Asegúrese de que elige una contraseña que pueda recordar fácilmente. Si olvida su contraseña, visite la página de Servicios de soporte técnico de Microsoft (http://support.microsoft.com/default.asp?ln=ES-ES) y llame al número de teléfono apropiado para obtener ayuda.

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Habilitar el Asesor de contenido A menos que desee cambiar su contraseña, tendrá que crear una contraseña de supervisor una única vez.

En este ejercicio creará una contraseña de supervisor y activará el Asesor de contenido de Internet Explorer para limitar el contenido que está disponible automáticamente para los usuarios del Web. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Contenido.

Haga clic en el botón Habilitar.

Haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear contraseña de supervisor.

Escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña, presione Tab, vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de texto Confirmar contraseña y haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Crear contraseña de supervisor y aparecerá el cuadro de alerta Asesor de contenido para informarle de que se ha activado el Asesor de contenido.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de alerta del Asesor de contenido.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

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Configurar las opciones del Asesor de contenido En este ejercicio cambiará el nivel de clasificación de lenguaje al nivel 1: Reniegos suaves en el cuadro de diálogo Asesor de contenido. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Contenido.

Haga clic en el botón Configuración, escriba su contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de supervisor requerido y haga clic en Aceptar. La categoría Lenguaje de la ficha Clasificación estará seleccionada de manera predeterminada.

Arrastre el control deslizante hasta la siguiente marca. Aparecerán las palabras Nivel 1: Reniegos suaves debajo del control deslizante y un texto explicativo en el área Descripción.

Hacer clic en Aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se aplicará la clasificación de nivel 1 a la categoría Lenguaje y se cerrará el cuadro de diálogo Asesor de contenido.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Tratar sitios no clasificados En este ejercicio configurará el Asesor de contenido para que los usuarios puedan ver los sitios Web sin clasificar. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Contenido. Aparecerá la ficha Contenido.

Haga clic en el botón Configuración, escriba su contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de supervisor requerido y haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Asesor de contenido.

Haga clic en la ficha General.

En la sección Opciones de usuario, haga clic en la casilla de verificación Los usuarios pueden ver sitios sin clasificación y, después, haga clic en Aplicar. Los usuarios podrán ver ahora los sitios sin clasificar.

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Desactive la misma casilla de verificación y haga clic en Aplicar. Se restaurará la configuración predeterminada y los usuarios no podrán ver los sitios Web sin clasificar.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Asesor de contenido.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Cambiar la contraseña de supervisor En este ejercicio cambiará la contraseña existente del Asesor de contenido por otra diferente. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Contenido.

Haga clic en la ficha General.

En la sección Contraseña de supervisor, haga clic en el botón Cambiar contraseña. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de supervisor.

En el cuadro de texto Contraseña anterior, escriba la contraseña actual y presione Tab.

En el cuadro de texto Contraseña nueva, escriba la nueva contraseña y presione Tab.

En el cuadro de texto Confirmar contraseña nueva, vuelva a escribir la nueva contraseña y haga clic en Aceptar. Aparecerá un cuadro de alerta que indica que la contraseña se cambió correctamente.

Haga clic en Aceptar. Se activará la nueva contraseña y la contraseña anterior ya no podrá utilizarse para abrir el Asesor de contenido.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Asesor de contenido.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

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Deshabilitar el Asesor de contenido En este ejercicio deshabilitará el Asesor de contenido. 1

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Haga clic en la ficha Contenido.

En la sección Asesor de contenido, haga clic en el botón Deshabilitar. El cuadro de diálogo Contraseña de supervisor requerido le pedirá que escriba la contraseña.

Escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. Aparecerá un cuadro de alerta para indicar que el Asesor de contenido se ha desactivado.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de mensajes.

Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Resumen de la lección En esta lección se ha ofrecido una introducción a los problemas de seguridad del Web. Ha aprendido a personalizar la configuración de seguridad de Internet Explorer para administrar las zonas y los niveles de seguridad. Por último, ha aprendido a configurar preferencias para la clasificación de contenido mediante el Asesor de contenido de Internet Explorer. Si va a proseguir con la siguiente lección: ● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la pantalla de Internet Explorer para cerrar el explorador.

Si no va a proseguir con otras lecciones: ● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la pantalla de Internet Explorer para cerrar el explorador.

Ejercicio corto 1

¿Por qué la seguridad es un problema en Internet?

¿Qué diferencia hay entre una zona de seguridad y un nivel de seguridad?

¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de zona de seguridad que se pueden asignar a las páginas Web y qué nivel de seguridad ofrece cada una de ellas?

¿Cómo llega al cuadro de diálogo que le permite establecer zonas y niveles de seguridad para la exploración en Internet?

¿Qué puede hacer con el Asesor de contenido?

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Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el menú Inicio y seleccione Internet Explorer en la lista

de programas. Escriba icra.org/_es en el campo de dirección y presione Entrar para ir al sitio Web de ICRA. Dedique unos minutos a hacer clic en los hipervínculos y explorar el sitio. Ejercicio 2: en el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Internet. Haga clic en la ficha Contenido. En la sección Asesor de contenido, haga clic en Habilitar y, después, haga clic en la ficha General. Bajo Sistemas de clasificación, haga clic en Buscar sistemas de clasificación. En la página Content Advisor de la página principal de Internet Explorer verá más información acerca del Asesor de contenido y los sistemas de clasificación disponibles (esta información está en inglés). Si desea verla en español, visite http://www.microsoft.com/windows/ie_intl/es/using/ howto/contentadv/config.asp.

LECCIÓN 4

Introducción a Outlook Una vez completada esta lección, podrá:  Iniciar Outlook.  Desplazarse dentro de Outlook.  Utilizar la barra de Outlook.  Utilizar la lista de carpetas.  Utilizar el Ayudante de Office. Hasta que los equipos personales se hicieron populares, la administración de datos relacionados con el trabajo implicaba guardar y hacer un seguimiento de la información en papel que se almacenaba en varios lugares diferentes. Por ejemplo, un ejecutivo podía anotar las citas y las reuniones en un calendario, mientras que guardaba los números de teléfono y las direcciones en una agenda. Por todas partes había pequeñas notas adhesivas con recordatorios. Otra información importante de la empresa se almacenaba en archivadores y carpetas en un cajón de la mesa o en un archivador. Aunque mucha gente ha crecido acostumbrada a estos métodos de organización, Microsoft® Outlook® ofrece una forma mejor de almacenar, hacer un seguimiento e integrar información empresarial y personal. Con Outlook puede almacenar y tener acceso a información importante en una única ubicación de un equipo personal. Por ejemplo, puede utilizar el calendario electrónico de Outlook para anotar fechas y horas de reuniones y citas. Outlook puede incluso emitir una alarma sonora o mostrar un aviso en la pantalla del equipo cuando tenga una cita. Puede grabar breves recordatorios para usted mismo en notas de Outlook, que se asemejan a notas de quita y pon, y estas notas pueden verse en la pantalla en todo momento. Puede utilizar Outlook para grabar sus tareas diarias o semanales y marcarlas cuando las haya completado. Outlook tiene una libreta de direcciones en la que puede grabar números de teléfono, direcciones postales, direcciones de correo electrónico y otra información acerca de sus contactos laborales y personales. Incluso puede ver sitios Web directamente desde Outlook, así como abrir otros documentos de Microsoft Office. La eficacia de Outlook radica en saber cómo utilizar todas sus posibilidades para organizar la información de manera eficiente. En esta lección recorreremos muchos elementos de Outlook para que se familiarice con ellos. Iniciará Outlook y verá distintas carpetas, que son contenedores de programas y archivos. También veremos con más detalle la barra de Outlook y los accesos directos que encontrará allí. Haga clic en un acceso directo, que se muestra como un icono en la barra de Outlook, para ver el contenido de la carpeta o el archivo correspondiente. Por último aprenderá a utilizar el sistema de Ayuda de Outlook para encontrar respuestas a sus preguntas acerca del uso de Outlook como una herramienta eficaz para organizar sus datos.

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No se necesita ningún archivo de prácticas para realizar los ejercicios de esta lección.

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Inicio de Outlook Como ocurre con todos los programas de Microsoft Office, hay varias formas diferentes de abrir Outlook. Un método consiste en hacer clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccionar Todos los programas y hacer clic en Microsoft Outlook. Esta opción siempre está disponible, incluso aunque esté utilizando otro programa de Microsoft Office. También puede agregar el icono de Outlook al escritorio y, después, hacer doble clic en el icono para iniciar Outlook. El uso del icono es más rápido y más sencillo que el uso del botón Inicio de la barra de tareas de Windows. Para agregar un icono de Outlook al escritorio, haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccione Todos los programas, mantenga presionada la tecla Ctrl y arrastre el icono de Microsoft Outlook al escritorio. Este proceso agregará el icono al escritorio sin quitarlo del menú Inicio. Más adelante en esta lección verá más información acerca de la carpeta Bandeja de entrada.

La primera vez que inicie Outlook aparecerá la carpeta Bandeja de entrada en la ventana de Outlook. Utilice la ventana principal para ver y tener acceso a todos los componentes de Outlook. En este ejercicio iniciará Microsoft Outlook. 1

En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Outlook. Se iniciará Outlook.

Si es necesario, haga clic en el botón Maximizar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Outlook. La ventana de Outlook se expandirá y ocupará toda la pantalla.

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Desplazamiento dentro de Outlook La ventana de Outlook contiene botones, iconos, comandos de menú y otros elementos que le permiten desplazarse dentro de Outlook y utilizar Outlook de manera efectiva. El contenido de esta ventana cambia a medida que hace clic en botones e iconos y elige opciones.

En la tabla siguiente se describen las funciones básicas de los elementos que aparecen en la ventana de Outlook. Elemento

Descripción

Barra de título

Identifica la aplicación que se está ejecutando actualmente (en este caso, Outlook) y la carpeta activa de Outlook. Enumera los nombres de los menús disponibles en la ventana actual de Outlook. Un menú muestra una lista de comandos que la aplicación puede realizar. Muestra botones que le permiten tener acceso rápidamente a comandos utilizados con frecuencia para la aplicación.

Barra de menús Barra de herramientas Estándar Barra de Outlook

Muestra accesos directos al contenido de las carpetas disponibles en Outlook, como Bandeja de entrada y Calendario. La barra de Outlook se puede ampliar y contiene dos o tres grupos de accesos directos: Accesos directos de Outlook, Mis accesos directos y Otros accesos directos (también llamado Otros). Para ocultar o mostrar la barra de Outlook, haga clic en la opción Barra de Outlook del menú Ver.

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(continúa) Elemento

Descripción

Lista de carpetas

Muestra una lista de las carpetas de Outlook disponibles. Haga clic en una carpeta de la lista para ver el contenido de la carpeta. Para ver la lista de carpetas, seleccione la opción Lista de carpetas en el menú Ver. Para ver la lista de carpetas brevemente, haga clic en el nombre de la carpeta actual en el título de la carpeta. La primera vez que utilice Outlook tendrá una carpeta personal en la lista de carpetas para cada componente de la barra de Outlook. Si su organización utiliza Microsoft Exchange Server, también puede ver carpetas públicas a las que pueden tener acceso otros usuarios de la red. Utilice la lista de carpetas para mover elementos de una carpeta a otra, crear carpetas dentro de otras carpetas y otras muchas cosas. Muestra el nombre de la carpeta abierta. Si la lista de carpetas no se muestra, haga clic en el nombre de la carpeta, en el título de carpeta, para ver la lista de carpetas disponibles. Información que se muestra en Outlook. Por ejemplo, en la Bandeja de entrada cada mensaje es un elemento; en Contactos, la ficha de un contacto es un elemento. Un icono de la barra de Outlook. Al hacer clic en un acceso directo Outlook mostrará la carpeta o el archivo correspondiente. A medida que utilice la barra de Outlook o la lista de carpetas para cambiar a distintas carpetas de Outlook, la barra de estado mostrará el número de elementos que hay en una carpeta determinada. Por ejemplo, cuando abra Contactos la barra de estado mostrará el número de contactos que hay en la carpeta. Una sección de la ventana Bandeja de entrada que muestra el texto del mensaje seleccionado. El panel Vista previa se muestra de manera predeterminada en la ventana de Outlook. Para ocultarlo, desactive Panel Vista previa en el menú Ver.

Título de carpeta Elementos Acceso directo Barra de estado

Panel Vista previa

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Uso de menús personalizados Outlook tiene una característica predeterminada que le permite personalizar los menús. La primera vez que abra un menú en Outlook verá un menú abreviado que muestra los comandos utilizados con más frecuencia por los usuarios de Outlook. También verá dos pequeñas flechas en la parte inferior del menú. Estas flechas sirven para expandir el menú y ver más opciones. Hay dos formas de expandir el menú: hacer clic en las flechas situadas en la parte inferior del menú o esperar unos segundos para que el menú se expanda por sí solo. Cuando hace clic en un comando en el menú expandido, Outlook muestra inmediatamente este comando en el menú abreviado. Outlook se adapta continuamente. Con el tiempo, si deja de utilizar este comando se quitará del menú abreviado. El comando se mostrará en el menú expandido. Si prefiere ver los menús expandidos en vez de los abreviados, abra el menú Herramientas, haga clic en Personalizar, haga clic en la ficha Opciones, active la casilla de verificación Mostrar siempre los menús completos y haga clic en Cerrar.

En este ejercicio recorrerá distintas áreas de la ventana de Outlook. 1

En la barra de menús, haga clic en Herramientas. Aparecerá el menú Herramientas abreviado.

Haga clic en cualquier lugar fuera del menú. Se cerrará el menú.

En la barra de menús, haga clic en Herramientas. Aparecerá el menú Herramientas abreviado.

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Si es posible, todos los accesos directos de Outlook son visibles en la barra de Outlook al mismo tiempo. Si el tamaño del monitor o la configuración de pantalla lo impide, las flechas hacia arriba y hacia abajo le permiten desplazarse por la barra de Outlook.

Haga clic en las flechas dobles que hay en la parte inferior del menú Herramientas abreviado. Aparecerá el menú Herramientas expandido, como se muestra en la siguiente ilustración.

En la parte inferior derecha de la barra de Outlook, haga clic en la flecha hacia abajo. El contenido de la barra de Outlook se desplazará hacia abajo.

En la parte superior derecha de la barra de Outlook, haga clic en la flecha hacia arriba. El contenido de la barra de Outlook se desplazará hacia arriba.

En el título de carpeta, haga clic en el nombre de carpeta Bandeja de entrada. Aparecerá la lista de carpetas, como se muestra en la siguiente ilustración.

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La lista de carpetas se cerrará si hace clic fuera de la ventana de la lista de carpetas. Para dejar la lista de carpetas abierta, haga clic en el botón de chincheta. Aunque Bandeja de entrada, Contactos, Tareas y otras características de Outlook se llaman “carpetas”, algunas veces se hará referencia a ellas sólo por el nombre (por ejemplo, “la Bandeja de entrada”) en lugar de por el nombre y el identificador (por ejemplo, “la carpeta Bandeja de entrada”).

Haga clic fuera de la lista de carpetas. Desaparecerá la lista de carpetas.

Uso de la barra de Outlook La barra de Outlook muestra iconos que representan los componentes disponibles en Outlook. Cada icono es también un acceso directo al contenido de las carpetas utilizadas con frecuencia, como Bandeja de entrada, Calendario y Contactos. Cuando hace clic en uno de estos accesos directos se muestra el contenido de la carpeta correspondiente. Por ejemplo, si hace clic en el acceso directo a Calendario se mostrará el contenido de la carpeta Calendario: un calendario que contiene sus citas. Outlook utiliza el término carpeta para describir cómo se dividen las funciones y los elementos comunes dentro de Outlook. Por ejemplo, la carpeta Bandeja de entrada contiene los mensajes de correo electrónico que ha recibido y le permite crear mensajes dentro de la carpeta Bandeja de entrada. La carpeta Tareas contiene una lista de actividades que tiene que realizar y le permite crear tareas. No puede crear una tarea en la carpeta Bandeja de entrada ni puede crear un mensaje en la carpeta Tareas. Cuando vea las carpetas en Outlook observará que la apariencia y las opciones son diferentes en cada carpeta. Por eso, puede pensar que cada carpeta es un programa diferente dentro de Outlook aunque las funciones estén totalmente integradas. La barra de Outlook contiene tres grupos: Accesos directos de Outlook, Mis accesos directos y Otros accesos directos (o simplemente Otros). El nombre de cada grupo se muestra en su propia barra. Cada grupo contiene accesos directos a determinadas carpetas.

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El grupo Accesos directos de Outlook contiene siete accesos directos a las carpetas utilizadas con más frecuencia en Outlook: Outlook para hoy, Bandeja de entrada, Calendario, Contactos, Tareas, Notas y Elementos eliminados. El grupo Mis accesos directos contiene varias carpetas estándar: Borradores, Bandeja de salida, Elementos enviados, Diario y Actualización de Outlook. El grupo Otros accesos directos (u Otros) contiene carpetas que también aparecen en el Explorador de Windows: Mi PC, Mis documentos y Favoritos. Estas carpetas le permiten tener acceso a un archivo mientras utiliza Outlook, de forma que no sea necesario abrir el Explorador de Windows. Puede abrir el archivo directamente desde Outlook. En la tabla siguiente se describen las carpetas de Outlook. Los accesos directos se pueden mover de un grupo a otro en la barra de Outlook, quitar o agregar. Por tanto, los accesos directos pueden encontrarse en otro grupo diferente de su equipo. Si un acceso directo no aparece en el grupo especificado, búsquelo en otro grupo diferente.

Carpeta

Grupo

Descripción

Outlook para hoy

Accesos directos de Outlook

Bandeja de entrada

Accesos directos de Outlook Accesos directos de Outlook

Proporciona una instantánea del día al mostrar sus citas, identificar tareas y mostrar el número de mensajes de correo electrónico Almacena los mensajes de correo que ha recibido Muestra un calendario y un libro de citas para que pueda hacer un seguimiento de su agenda Almacena los nombres, los números de teléfono, las direcciones y otra información acerca de las personas con las que se comunica Muestra una lista de las tareas personales y laborales pendientes Almacena información en notas adhesivas electrónicas, como ideas, listas de compra o instrucciones Almacena temporalmente los elementos que usted elimina hasta que los elimine de manera definitiva Guarda temporalmente mensajes que no se han terminado Almacena los mensajes de correo terminados hasta que se envían a sus destinatarios

Calendario Contactos

Accesos directos de Outlook

Tareas

Accesos directos de Outlook Accesos directos de Outlook

Notas Elementos eliminados

Accesos directos de Outlook

Borradores

Mis accesos directos

Bandeja de salida

Mis accesos directos

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(continúa) Los accesos directos se pueden mover de un grupo a otro en la barra de Outlook, quitar o agregar. Por tanto, los accesos directos pueden encontrarse en otro grupo diferente de su equipo. Si un acceso directo no aparece en el grupo especificado, búsquelo en otro grupo diferente.

Carpeta

Grupo

Descripción

Elementos enviados

Mis accesos directos

Diario

Mis accesos directos

Actualización de Outlook

Mis accesos directos

Mi PC

Otros accesos directos

Almacena copias de los mensajes de correo que ha enviado Muestra un historial de las actividades de Microsoft Office en un formato de escala de tiempo Tiene acceso a Internet para buscar las últimas novedades o las revisiones proporcionadas por Microsoft para la aplicación Outlook Brinda acceso a otras unidades, carpetas y archivos de su equipo o de la red

Mis documentos

Otros accesos directos Otros accesos directos

Brinda acceso a documentos o archivos creados en otros programas Almacena accesos directos a carpetas y direcciones Web importantes

Favoritos

En este ejercicio utilizará la barra de Outlook para ver distintas carpetas de Outlook. 1

En la próxima lección aprenderá a utilizar la Bandeja de entrada para enviar y recibir mensajes de correo electrónico.

En la barra de Outlook, haga clic en el acceso directo Outlook para hoy. Aparecerá el contenido de la carpeta Outlook para hoy.

351

En la barra de Outlook, haga clic en el acceso directo Calendario. Aparecerรก el contenido de la carpeta Calendario.

En la barra de Outlook, haga clic en el acceso directo Contactos. Aparecerรก el contenido de la carpeta Contactos.

352

En la barra de Outlook, haga clic en el acceso directo Tareas. Aparecerรก el contenido de la carpeta Tareas.

En la barra de Outlook, haga clic en el acceso directo Notas. Aparecerรก el contenido de la carpeta Notas.

353

En la barra de Outlook, haga clic en la flecha hacia abajo si el acceso directo Elementos eliminados no es visible. Haga clic en el acceso directo Elementos eliminados de la barra de Outlook. Aparecerá el contenido de la carpeta Elementos eliminados. Puede arrastrar cualquier elemento desde cualquier carpeta de Outlook hasta el acceso directo Elementos eliminados de la barra de Outlook para quitar el elemento de una carpeta y almacenarlo temporalmente en la carpeta Elementos eliminados.

En la barra de Outlook, haga clic en la barra del grupo Mis accesos directos. Se mostrarán los accesos directos disponibles en el grupo Mis accesos directos.

Los elementos no se quitan del disco duro hasta que no selecciona Vaciar la carpeta “Elementos eliminados” en el menú Herramientas.

354

En la barra de Outlook, haga clic en la barra del grupo Otros accesos directos (o en la barra del grupo Otros). Se mostrarรกn los accesos directos disponibles en el grupo Otros accesos directos (u Otros).

En la barra de Outlook, haga clic en la barra del grupo Accesos directos de Outlook. Se mostrarรกn de nuevo los accesos directos disponibles en el grupo Accesos directos de Outlook.

355

Puede agregar a la carpeta Favoritos las carpetas o los sitios Web que visita con frecuencia.

Uso de la carpeta Favoritos La carpeta Favoritos es un acceso directo a sitios Web y otras carpetas que utiliza con frecuencia o que no desea olvidar. La carpeta Favoritos está en el grupo Otros accesos directos (u Otros).

Para agregar un sitio Web a la lista de Favoritos cuando está conectado a Internet, siga estos pasos: 1

En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio y seleccione Internet Explorer.

En el cuadro Dirección, escriba la dirección del sitio Web que desea agregar y presione Entrar.

Cuando se muestre la página Web, seleccione Agregar a Favoritos en el menú Favoritos.

Haga clic en Aceptar para aceptar la línea de título predeterminada como nombre del Favorito.

O BIEN Escriba un nuevo nombre y haga clic en Aceptar.

356

Para agregar una carpeta a la lista de Favoritos, siga estos pasos: 1

En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas y haga clic en Explorador de Windows.

Haga clic en la carpeta que desee agregar, haga clic en Agregar a Favoritos en el menú Favoritos y, después, haga clic en Aceptar para aceptar la línea de título predeterminada como nombre del Favorito.

Para tener acceso a una carpeta o a un sitio Web favorito desde Outlook, siga estos pasos: 1

En la barra de Outlook, haga clic en la barra del grupo Otros accesos directos (o en la barra del grupo Otros).

Haga clic en la carpeta Favoritos y, después, haga doble clic en el nombre del sitio Web o de la carpeta que desee abrir.

Uso de la lista de carpetas También puede ver las carpetas de Outlook y su contenido mediante la lista de carpetas. La barra de Outlook muestra accesos directos de las carpetas utilizadas con frecuencia; sin embargo, no todas las carpetas están representadas por estos accesos directos. La lista de carpetas muestra todas las carpetas disponibles en Outlook, incluyendo las representadas por accesos directos en la barra de Outlook. La lista de carpetas muestra cada carpeta como un pequeño icono seguido del nombre de la carpeta. Cuando hace clic en el icono de una carpeta se muestra el contenido de la carpeta. Por ejemplo, si hace clic en el acceso directo Contactos en la lista de carpetas, Outlook mostrará el contenido de la carpeta Contactos y podrá ver las fichas de los contactos. En este ejercicio utilizará la lista de carpetas para ver muchas de las mismas carpetas que ya vio en el ejercicio anterior. 1

En el título de carpeta, haga clic en el nombre de carpeta Elementos eliminados. Aparecerá la lista de carpetas.

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En la lista de carpetas, haga clic en Bandeja de entrada. Se mostrará el contenido de la carpeta Bandeja de entrada y se cerrará la lista de carpetas.

En el título de carpeta, haga clic en el nombre de carpeta Bandeja de entrada. Aparecerá la lista de carpetas.

En la esquina superior derecha de la lista de carpetas, haga clic en el botón de chincheta. El botón de chincheta se convertirá en un botón Cerrar. La lista de carpetas permanecerá abierta hasta que la cierre.

En la lista de carpetas, haga clic en Tareas. Outlook mostrará el contenido de la carpeta Tareas. Observe que la lista de carpetas sigue estando abierta.

En la esquina superior derecha de la lista de carpetas, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la lista de carpetas.

358

Uso del Ayudante de Office Outlook, al igual que todas las aplicaciones de Microsoft Office, incluye un completo sistema de Ayuda que puede utilizar para aprender más acerca de las características y las opciones disponibles en Outlook. El Ayudante de Office es un personaje animado que ofrece información útil acerca de Outlook. De manera predeterminada, el Ayudante de Office aparece como un clip de papel animado llamado Clipo. Sin embargo, puede cambiar y mostrar el Ayudante de Office como un perro o un gato animado, o puede elegir entre otros personajes distintos. Para cambiar el Ayudante de Office, haga clic con el botón secundario del mouse en el Ayudante de Office y, después, haga clic en Elegir Ayudante. Haga clic en Siguiente para ver las diversas animaciones disponibles y haga clic en Aceptar cuando haya encontrado una que le guste. La animación del clip de papel sólo se guarda en la unidad de disco duro durante la instalación, por lo que tendrá que insertar el CD-ROM de Microsoft Office (o de Microsoft Outlook) para poder instalar una nueva animación.

La ayuda está disponible rápidamente en Outlook. Para ver ayuda cuando se muestra el Ayudante de Office, haga clic en él y escriba una pregunta en el cuadro que aparecerá. Utilice el lenguaje que prefiera para redactar la pregunta; por ejemplo, podría escribir “¿Cómo enviar un mensaje?” o “¿Qué hay en el Diario?”. Puede escribir unas pocas palabras, como “enviar mensaje” o “Diario”, para ver información relacionada con esos temas. El Ayudante de Office interpreta su solicitud y muestra temas coincidentes con una o más palabras que usted ha solicitado. Haga clic en el tema que mejor coincida con su solicitud.

359

En este ejercicio verá el Ayudante de Office y lo utilizará para ver ayuda acerca de un tema de Outlook. Oculte el Ayudante de Office para completar el ejercicio. También puede seleccionar Mostrar el Ayudante de Office en el menú Ayuda para ver el Ayudante de Office.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Ayuda de Microsoft Outlook. Aparecerá el Ayudante de Office y mostrará un cuadro para que escriba una pregunta y haga clic en el botón Buscar.

Escriba ¿Cómo enviar un mensaje? y haga clic en el botón Buscar. El Ayudante de Office mostrará temas de Ayuda relacionados con la pregunta que usted ha formulado.

Haga clic en la opción Enviar y recibir mensajes. Aparecerá una ventana de Ayuda de Outlook donde se explica cómo enviar mensajes.

360

En la esquina superior derecha de la ventana Ayuda, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la ventana Ayuda de Outlook.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el Ayudante de Office y, después, haga clic en Ocultar. Desaparecerá el Ayudante de Office.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a iniciar Outlook y a desplazarse por la ventana principal de Outlook. También ha aprendido a utilizar la barra de Outlook y la lista de carpetas para ver distintas carpetas de Outlook. Por último, ha aprendido a utilizar el Ayudante de Office para ver más información acerca de Outlook. Si va a proseguir con la siguiente lección: ● En la barra de Outlook, haga clic en el acceso directo Bandeja de entrada. Aparecerá el contenido de la carpeta Bandeja de entrada.

Si no va a proseguir con otras lecciones: ● En la esquina superior derecha de la ventana de Outlook, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará Outlook.

Ejercicio corto 1

¿Qué es un grupo?

¿Cómo se utiliza el Ayudante de Office para ver temas de ayuda en Outlook?

¿Qué funcionalidad ofrece el título de carpeta?

Indique dos maneras de mostrar un menú expandido.

¿Qué son los accesos directos?

Diga dos formas de mostrar una carpeta de Outlook como la Bandeja de entrada.

361

Resumen de conceptos Ejercicio 1: muestre el menú Ver y vea el menú Ver expandido. Cuando abra

el menú Ver expandido, mueva el puntero del mouse por distintos menús de la barra de menús para ver el resultado. Ejercicio 2: muestre la lista de carpetas y déjela visible. Utilice la lista de

carpetas para ver el contenido de las carpetas Contactos y Tareas. Utilice el Ayudante de Office para averiguar cómo ocultar la barra de Outlook. Oculte la barra de Outlook y vuelva a mostrarla. Cierre la lista de carpetas. Ejercicio 3: utilice la barra de Outlook para mostrar las carpetas Bandeja de

entrada, Calendario, Contactos, Tareas y Notas. Observe las diferencias en la barra de herramientas Estándar a medida que selecciona cada acceso directo en el grupo Accesos directos de Outlook. Ejercicio 4: visite un sitio Web. Agréguelo a Favoritos para que pueda tener

acceso a él mediante Outlook. Ejercicio 5: muestre el Ayudante de Office. Escriba favoritos en el cuadro y

vea los temas de Ayuda disponibles.

LECCIÓN 5

Uso de correo electrónico en Outlook Una vez completada esta lección, podrá:  Redactar, poner dirección y enviar mensajes.  Dar formato al texto de un mensaje.  Adjuntar un archivo a un mensaje.  Comprobar si hay mensajes de correo electrónico.  Leer mensajes.  Responder a mensajes y reenviarlos.  Imprimir mensajes.  Encontrar mensajes.  Recuperar mensajes.  Eliminar mensajes.  Guardar un borrador de un mensaje. Se han pasado los tiempos en que el teléfono era el principal medio de comunicación inmediata con otras personas y el correo postal era la mejor forma de enviar cartas y documentos. Hoy en día, el correo electrónico le permite comunicarse y compartir información con otras personas de manera más rápida y versátil que los métodos que había disponibles en el pasado. Correo electrónico se refiere a cualquier comunicación que se envía o se recibe a través de equipos, ya sea a través de Internet o mediante un programa de mensajería utilizado con la red interna de una organización, o intranet. La creación, el envío, la recepción y la lectura de mensajes de correo electrónico son las actividades que probablemente realizará con más frecuencia con Microsoft® Outlook®. El correo electrónico ofrece un método rápido para enviar y recibir mensajes, archivos y documentos como informes, hojas de cálculo y fotografías. Las carpetas de Outlook ya deben contener los elementos de Outlook (mensajes de correo electrónico y fichas de contactos) necesarios para completar los ejercicios de esta lección.

En esta lección aprenderá a crear, poner dirección, dar formato y enviar un mensaje de correo electrónico. Aprenderá a adjuntar un archivo, comprobar si hay mensajes y leerlos, y responder a los mensajes que reciba y reenviarlos. Verá cómo marcar mensajes con un aviso para usted o para el destinatario, de forma que pueda hacer un seguimiento del mensaje en una fecha determinada. También aprenderá a imprimir, buscar y recuperar mensajes que ha enviado. Verá cómo guardar mensajes de correo electrónico que todavía no están terminados y listos para enviar en Borradores, una carpeta donde se almacenan los mensajes incompletos. Por último, aprenderá a eliminar mensajes.

363

Para completar los ejercicios de esta lección necesitará utilizar los archivos Map y Syllabus de la carpeta Practice del disco duro.

Importante Para completar algunos de los ejercicios de esta lección tendrá que intercambiar mensajes de correo electrónico con un compañero de clase. Si no tiene ningún compañero o está realizando los ejercicios en solitario, puede enviarse el mensaje a sí mismo. Basta con introducir su propia dirección de correo electrónico en lugar de la dirección de un compañero de clase.

Redacción, inclusión de la dirección y envío de mensajes Si ha utilizado otros programas de correo electrónico, probablemente verá que la creación y el envío de mensajes es similar en Outlook. Para crear un nuevo mensaje de correo, haga clic en el botón Nuevo cuando esté en la carpeta Bandeja de entrada. Puede crear un mensaje nuevo de correo electrónico desde cualquier carpeta. Seleccione Nuevo en el menú Archivo y haga clic en Mensaje para ver una nueva ventana de mensaje. El mensaje que cree puede tener la longitud que desee y puede contener cualquier información. En la siguiente ilustración se muestra la ventana utilizada para crear un mensaje de correo electrónico.

364

Del mismo modo que debe poner la dirección en un sobre antes de enviar la carta, también debe proporcionar al menos una dirección de correo en el cuadro Para del mensaje. Es posible enviar mensajes de correo a cualquier número de destinatarios y el mensaje se enviará a todos ellos simultáneamente. Para enviar un mensaje a varios destinatarios, escriba un signo de punto y coma después de la dirección de correo de cada destinatario en el cuadro Para. Después de escribir una o más direcciones de correo, escriba el asunto del mensaje, escriba el mensaje y haga clic en el botón Enviar para enviar el mensaje. Normalmente, el mensaje llegará a la Bandeja de entrada del destinatario unos segundos después de que usted lo envíe. Outlook simplifica la inclusión de la dirección en un mensaje de correo si ya ha enviado un mensaje al mismo destinatario anteriormente o si la dirección está almacenada en la Libreta de direcciones de Outlook. La función Autocompletar direcciones termina automáticamente la dirección cuando usted empieza a escribirla. Si la dirección que Outlook sugiere es correcta, presione la tecla Tab para introducir la dirección completa. Si Outlook encuentra varias direcciones coincidentes, presentará una lista de direcciones posibles. Utilice las teclas de dirección para seleccionar la entrada correcta y presione Entrar.

Cuentas de correo electrónico de Internet Microsoft Outlook 2002 acepta varios tipos de cuentas de correo electrónico de Internet. Entre estos tipos de cuenta se incluyen POP3, IMAP y HTTP. ● Protocolo de oficina de correo 3 (POP3): tipo común de cuenta de correo electrónico suministrado por un ISP (Proveedor de servicios Internet). Para recibir mensajes, se conecta a un servidor de correo electrónico y descarga los mensajes en su equipo local. ● Protocolo de acceso a correo de Internet (IMAP): los mensajes se almacenan en el servidor de correo electrónico. Cuando se conecta a un servidor de correo, lee los encabezados y selecciona los mensajes para descargarlos a su equipo local. ● Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP): los mensajes se almacenan, recuperan y muestran como páginas Web. MSN Hotmail ®, un servicio de correo gratuito basado en el Web ofrecido por Microsoft, proporciona cuentas HTTP.

365

Debajo del botón Para está el botón CC. CC es el acrónimo inglés de carbon copy y se refiere a la época de las cartas en papel, cuando se hacían copias mediante papel carbón o calcos. La copia contiene lo mismo que se envía al destinatario que figura en el cuadro Para. Sin embargo, una copia de un mensaje se envía a otras personas con fines únicamente informativos; los destinatarios que figuran en el cuadro CC no tienen que realizar ninguna acción. La función CC es opcional: Puede enviar un mensaje sin enviar ninguna copia. Sin embargo, hay veces que es útil poder enviar una copia de un mensaje a otras personas. Para enviar una copia, basta con escribir la dirección de correo electrónico de una persona en el cuadro CC. Para enviar una copia a varios destinatarios, escriba un signo de punto y coma después de la dirección de correo de cada destinatario. Cuando el destinatario que figura en el cuadro CC recibe el mensaje, aparece su dirección en el encabezado del mensaje como CC. El asunto del mensaje suele ser una breve descripción de la información contenida en el mensaje. Todos los destinatarios de un mensaje verán el encabezado del mensaje cuando éste llegue a sus Buzones de entrada. El encabezado de un mensaje incluye el nombre del remitente, el asunto del mensaje, y la fecha y la hora en que se envió el mensaje. Esta información permite a los destinatarios identificar rápidamente el propósito del mensaje sin necesidad de abrirlo. Si no escribe ningún asunto para un mensaje, Outlook le advertirá de que el mensaje no tiene asunto antes de enviarlo.

Importante Aunque haya hecho clic en el botón Enviar, el mensaje no tiene por qué haberse enviado necesariamente a través de Internet (o de la intranet) todavía. De manera predeterminada, Outlook se conecta al servidor (grupo de trabajo, corporativo o de un proveedor de servicios Internet) para enviar y recibir correo cada 10 minutos. Los mensajes que se han enviado pero que todavía no están en el servidor se almacenan en la Bandeja de salida, una carpeta cuyo acceso directo se encuentra en el grupo Mis accesos directos de la barra de Outlook. Para enviar y recibir correo electrónico inmediatamente, haga clic en el botón Enviar y recibir. Esta acción hará que el equipo se conecte al servidor, enviará todos los mensajes que haya en la Bandeja de salida y recuperará todos los mensajes que haya en el servidor para usted. Para evitar retrasos mientras realiza los ejercicios de este libro, haga clic en el botón Enviar y recibir inmediatamente después de hacer clic en el botón Enviar.

366

Dar formato a un mensaje Las apariencias no lo son todo, pero un mensaje que tenga una buena apariencia tendrá un impacto positivo sobre el destinatario. Outlook 2002 utiliza Microsoft Word como editor de correo electrónico predeterminado, por lo que pone a su disposición la eficacia de las opciones de formato propias de Word. Con unos pocos clic con el mouse (ratón) puede aplicar formato que resalte la información importante o que dé a su mensaje un poco de alegría para hacer que destaque entre la multitud de mensajes que abarrotan muchas Bandejas de entrada. La barra de herramientas Formato le resultará familiar si suele utilizar Microsoft Word. Le permite aplicar formatos que crean la imagen que usted desea presentar. Ponga en color el nombre de su producto. Ponga en negrita las fechas de una conferencia para que los destinatarios puedan verlas de un vistazo. Resalte las cifras importantes de un informe de ventas. Sálgase con la suya con una lista con viñetas. Sus opciones son infinitas.

Es fácil aplicar formatos. Escriba el texto del mensaje de correo electrónico en el área del mensaje. Seleccione el texto al que desee dar formato. Haga clic en el botón apropiado de la barra de herramientas Formato. El texto seleccionado adoptará inmediatamente el nuevo formato. Puede incluir la dirección de un sitio Web en un mensaje de correo electrónico. Cuando un destinatario haga clic en la dirección Web, se iniciará automáticamente el explorador Web predeterminado y mostrará ese sitio Web. Es útil incluir la dirección de un sitio Web en el mensaje porque el destinatario no tiene que salir del mensaje para abrir un explorador Web y escribir la dirección del sitio Web para tener acceso al sitio. Para incluir la dirección de un sitio Web en un mensaje, basta con escribirla en el mensaje. Outlook dará formato automáticamente a la dirección (o dirección URL, que es el acrónimo inglés de Uniform Resource Locator, Localizador de recursos universales) como un vínculo a una página Web; por ejemplo, www.microsoft.com/spain/default.asp.

367

Marcado de mensajes Algunas veces es necesario recordarse a sí mismo o notificar a los destinatarios la importancia de un mensaje que usted envía. Quizás envíe un mensaje sobre un evento que tiene un plazo concreto o ha pedido información acerca de un tema determinado. Puede marcar el mensaje para que se acuerde de hacer el seguimiento de un tema o puede marcar un mensaje saliente con una solicitud para que alguien haga el seguimiento de la respuesta. Cuando cree un mensaje nuevo, haga clic en el botón Marcar mensaje para seguimiento de la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje. Aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá identificar la razón por la que marcó el mensaje, como solicitar una respuesta o solicitar una acción de seguimiento y que indica que no se necesita ninguna respuesta. También puede establecer la fecha de vencimiento de la acción de seguimiento. Cuando un destinatario recibe un mensaje con una marca, el propósito de la marca se muestra en la parte superior del mensaje. Si se estableció alguna fecha, también aparecerá esa fecha. El mensaje aparecerá en la Bandeja de entrada del destinatario con una marca roja, que indica que todavía hay que realizar esa acción, o con una marca gris, que indica que la solicitud ya se ha completado. En este ejercicio redactará un mensaje y lo enviará a un compañero de clase. 1

Cuando esté en la carpeta Bandeja de entrada, haga clic en el botón Nuevo mensaje de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá una ventana de mensaje.

En el cuadro Para, escriba la dirección de correo de su compañero de clase o escriba su propia dirección si está trabajando en solitario.

Presione Tab dos veces. El punto de inserción pasará al cuadro Asunto.

Escriba Recordatorio del picnic y presione Entrar. Se introducirá el asunto y el punto de inserción pasará al área de mensaje.

368

Escriba Sólo es para recordaros que el 5º picnic anual Diversión bajo el sol se celebrará el sábado 6 de junio. La ventana de mensaje contendrá toda la información necesaria.

En la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se enviará el mensaje al destinatario.

El cuadro Para contendrá la dirección de correo electrónico de su compañero de clase.

Si el servidor no funciona o si hay algún problema con la conexión a Internet, se pondrán los mensajes en la Bandeja de salida hasta que se establezca una conexión.

Adjuntar un archivo a un mensaje En los puestos de trabajo actuales, donde se trabaja a toda prisa, necesita poder entregar información a varias personas en un período de tiempo breve. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works, un centro de vacaciones al aire libre, desea distribuir las hojas de cálculo de Microsoft Excel con las previsiones de ventas a los demás directores del centro. En lugar de distribuir copias impresas o de volver a escribir el contenido de estos documentos en un mensaje de correo electrónico, puede convertir el archivo de hoja de cálculo en un dato adjunto, un documento externo incluido como parte de un mensaje, y enviar el mensaje y el dato adjunto a todos los destinatarios a la vez. Un dato adjunto puede ser un archivo, un documento almacenado en un disco u otro elemento de Outlook. Un archivo puede ser cualquier tipo de documento, como un documento de Microsoft Word, una hoja de cálculo de Excel o una fotografía. Un elemento es un objeto de Outlook, como un contacto, una tarea o una nota. Más adelante en este curso aprenderá a crear y utilizar estos y otros elementos de Outlook.

369

La apariencia del icono depende del tipo de archivo del dato adjunto. Por ejemplo, el icono para un archivo de Word adjunto es el mismo icono que representa los archivos de Word en el Explorador de Windows. El icono para un archivo de Excel adjunto es el mismo icono que representa los archivos de Excel en el Explorador de Windows.

El dato adjunto seleccionado aparece en un campo nuevo, el cuadro Adjuntar, situado debajo del cuadro Asunto. El dato adjunto se muestra como un icono, o representación gráfica del archivo adjunto. También se muestran el nombre y el tamaño del archivo. Cuando envíe el mensaje, el destinatario del mismo puede hacer doble clic en el icono para abrir y ver el archivo o el elemento. Para adjuntar un archivo a un mensaje, redacte el mensaje de la forma habitual y haga clic en el botón Insertar archivo de la barra de herramientas Mensaje en la ventana de mensaje. Vaya hasta la carpeta donde está el archivo, haga clic en el nombre de archivo y, después, haga clic en el botón Insertar. Repita este procedimiento si tiene que adjuntar varios archivos a un mensaje. Para adjuntar un elemento de Outlook a un mensaje, haga clic en la flecha hacia abajo que hay junto al botón Insertar elemento en la barra de herramientas Mensaje. Seleccione Elemento para ver el cuadro de diálogo Insertar elemento. En la lista Buscar en, haga clic en el nombre de carpeta correspondiente al tipo de elemento de Outlook, como un contacto, que desea adjuntar. En la lista Elementos del panel inferior, haga clic en el elemento que desea adjuntar y, después, haga clic en Aceptar. El icono que representa el elemento de Outlook adjunto aparecerá en el cuadro Adjuntar.

Establecimiento de la prioridad de un mensaje También puede especificar la prioridad de un mensaje. Cuando marca un mensaje como prioridad Alta, el encabezado del mensaje aparece en la Bandeja de entrada del destinatario con un signo de exclamación rojo, lo que indica que desea que el destinatario responda o lea el mensaje lo antes posible. Cuando marca un mensaje como prioridad Baja, en el encabezado del mensaje aparece una flecha hacia abajo de color azul que indica que el destinatario puede responder o leer el mensaje cuando le venga bien. Para marcar un mensaje con prioridad Alta o Baja: ● En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Importancia: Alta (indicado por un signo de exclamación de color rojo).

o bien ● En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Importancia: Baja (indicado por una flecha hacia abajo de color azul).

370

En este ejercicio redactará un mensaje, le adjuntará una imagen, y enviará el mensaje y el archivo adjunto al destinatario. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Nuevo mensaje. Aparecerá una ventana de mensaje.

En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico del destinatario.

Presione Tab dos veces y escriba Invitación al picnic Diversión bajo el sol en el cuadro Asunto.

Presione Entrar. En el área de mensaje, escriba Espero veros en el picnic el 6 de junio a las 1:30 p.m. Para ver cómo llegar al Parque de las cerezas, consultad el mapa adjunto. Nos vemos allí.

En la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Insertar archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar archivo.

Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, vaya hasta la carpeta Unlimited Potential del disco duro y haga doble clic en ella.

Haga doble clic en la carpeta Practice.

Haga doble clic en la carpeta Part VI y después en la carpeta Lesson05.

371

Haga doble clic en el archivo Map para adjuntarlo al mensaje de correo electrónico. Outlook adjuntará el archivo Map al mensaje de correo y se cerrará el cuadro de diálogo Insertar archivo. Su pantalla debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración.

En la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se enviará el mensaje al destinatario.

Si envía un adjunto de correo a alguien que se conecta a Internet mediante un módem lento (33,6 KBps o menos), debe limitar el tamaño del adjunto a 300 KB como máximo. Los mensajes que tienen datos adjuntos grandes pueden tardar mucho tiempo en recibirse en el programa de correo electrónico del destinatario.

Comprobación de si hay mensajes de correo electrónico Igual que Outlook envía correo cada 10 minutos, también comprueba automáticamente si hay correo nuevo cada 10 minutos. Más adelante en este curso aprenderá a cambiar este valor a un intervalo más largo o más corto. Puede comprobar manualmente si hay mensajes en cualquier momento. Basta con hacer clic en el botón Enviar y recibir de la barra de herramientas Estándar. Todos los mensajes que haya en el servidor de correo aparecerán en la Bandeja de entrada.

372

Importante El correo entre oficinas, el correo electrónico enviado a través de una red de área local (LAN) o a una oficina de correos de Microsoft Exchange Server, suele enviarse de forma casi instantánea. Sin embargo, cuando envía correo a alguien que está fuera de su LAN o de Exchange Server, el mensaje se envía a través de Internet. El servidor de correo de su proveedor de servicios Internet pone los mensajes entrantes en una cola de correo. La cola de correo es una lista de mensajes recibidos por un servidor de correo y estos mensajes están organizados según el orden en que se recibieron. A su vez, los mensajes se envían a los destinatarios en el orden en que los recibió el servidor. Algunas veces, esto significa que tendrá que esperar unos minutos hasta recibir un mensaje de correo de Internet que le han enviado.

En este ejercicio comprobará si hay mensajes de correo electrónico entrantes. 1

Si es necesario, haga clic en la barra del grupo Accesos directos de Outlook de la barra de Outlook y, después, haga clic en el acceso directo Bandeja de entrada. Aparecerá el contenido de la carpeta Bandeja de entrada. En el caso de los mensajes que ya ha recibido, los encabezados de los mensajes se mostrarán en el panel superior de la ventana de mensaje.

373

Si está utilizando Exchange Server para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, o si tiene varias cuentas de correo, seleccione Enviar y recibir en el menú Herramientas, y haga clic en la cuenta desde la que desee enviar y recibir mensajes.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Enviar y recibir. Aparecerá brevemente una barra de progreso que indica que Outlook está enviando y recibiendo mensajes antes de que aparezcan los nuevos encabezados de mensajes en el panel superior de la ventana de mensaje. Usted o su compañero de clase crearon y enviaron los mensajes en los ejercicios anteriores.

Lectura de mensajes De manera predeterminada, el panel Vista previa aparece al abrir la carpeta Bandeja de entrada. El panel Vista previa está situado bajo la Bandeja de entrada. Para leer el texto de un mensaje en el panel Vista previa, haga clic en el encabezado del mensaje en la Bandeja de entrada. Los mensajes que ya ha leído se muestran con un icono de sobre abierto a la izquierda del encabezado y los mensajes no leídos aparecen con un icono de sobre cerrado. Si el panel Vista previa no se muestra, haga doble clic en el encabezado de un mensaje para abrir el mensaje en una ventana independiente. La característica Vista previa se ha mejorado en Outlook 2002. Seleccione Vista previa automática en el menú Ver. Se mostrarán hasta tres líneas de cada mensaje en la Bandeja de entrada, justo debajo del encabezado de mensaje. Esto le permite ver si hay mensajes importantes y leer un mensaje sin abrirlo en una ventana independiente. Vista previa automática es útil si recibe docenas de mensajes cada día y desea recorrerlos rápidamente para determinar qué mensajes debe leer primero. Puede detectar rápidamente mensajes de correo electrónico no deseado que tengan encabezados engañosos. El panel Vista previa muestra el encabezado completo del mensaje y ofrece una barra de desplazamiento para ver el mensaje entero. También puede abrir un dato adjunto en el panel Vista previa. En la esquina superior derecha del panel Vista previa, haga clic en el icono de clip de papel y, después, haga clic en el dato adjunto. Los comandos de menú de los paneles Vista previa automática y Vista previa son alternadores. Es decir, si hace clic en uno de estos comandos mientras la característica está activada, se desactivará dicha característica. Si hace clic en uno de estos comandos mientras la característica está desactivada, se activará dicha característica. Seleccione el panel Vista previa automática o Vista previa en el menú Ver para alternar cada una de estas características.

374

En este ejercicio leerá los mensajes de correo que le ha enviado su compañero de clase. Asegúrese de hacer un único clic en el mensaje Recordatorio del picnic en el paso 1. Hacer doble clic en el mensaje produce otro resultado diferente.

También puede abrir el dato adjunto en el panel Vista previa. En el encabezado del mensaje, haga clic en el icono que represente el dato adjunto.

Haga clic en el encabezado del mensaje Diversión bajo el sol. El mensaje se mostrará en el panel Vista previa.

Haga doble clic en el encabezado del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol. El mensaje se mostrará en una ventana independiente. Observe el icono de dato adjunto que hay en el mensaje.

Haga doble clic en el icono de archivo adjunto Map en la ventana de mensaje. El mapa aparecerá en una ventana independiente de la aplicación utilizada en el equipo para ver los gráficos.

En la esquina superior derecha de la ventana que contiene el mapa, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la aplicación.

En la esquina superior derecha de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará el mensaje.

375

Respuesta y reenvío de mensajes Si recibe un anuncio por correo postal, puede leerlo o descartarlo. Si recibe una carta de un amigo por correo postal, puede responderle si escribe y envía una respuesta a su amigo. El correo electrónico es similar. Algunas veces leerá un mensaje de correo electrónico sin enviar una respuesta. Otras veces responderá a los mensajes de correo electrónico enviados por sus amigos o compañeros. Una respuesta envía una copia del mensaje original y el texto adicional que usted escribe. El destinatario ve el texto RE: y el asunto original en el encabezado del mensaje. Cuando responde a un mensaje, la respuesta se envía automáticamente al remitente. Si el mensaje original se envió a usted y a otros destinatarios más, puede elegir entre responder al remitente y responder a todos los demás destinatarios. Después de recibir un mensaje de correo electrónico, puede decidir que la información contenida en ese mensaje será útil para otras personas. En tal caso, puede reenviar el mensaje a otros destinatarios. Reenviar un mensaje le permite enviar un mensaje a personas que no estaban incluidas originalmente en la lista de destinatarios. Basta con hacer clic en el botón Reenviar de la barra de herramientas Estándar de la carpeta Bandeja de entrada, escribir las direcciones de correo de los destinatarios adicionales en el cuadro Para y hacer clic en el botón Enviar. También puede escribir información adicional al principio del mensaje reenviado antes de enviarlo. Necesitará la dirección de correo electrónico de alguien de su clase que no sea su compañero para poder realizar este ejercicio. Si no hay disponible otra dirección de correo, utilice la suya. Las respuestas y los mensajes reenviados se enviarán a su dirección.

En este ejercicio responderá al mensaje que usted recibe y lo reenviará a otra persona. 1

En la Bandeja de entrada, compruebe que esté seleccionado el encabezado del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Responder. Aparecerá una ventana de respuesta que contiene el mensaje original. El punto de inserción estará ya en el área de mensaje.

En el área de mensaje, escriba Sí, iré al picnic.

En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se enviará la respuesta a su compañero de clase.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Enviar y recibir. Llegará a la Bandeja de entrada una respuesta de su compañero de clase.

En la Bandeja de entrada, haga clic de nuevo en el encabezado del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol.

376

Cuando reenvía un mensaje puede agregar texto nuevo en el área del mensaje antes de enviarlo.

Haga clic en el botón Reenviar de la barra de herramientas. Aparecerá una ventana de reenvío donde se mostrará el mensaje original.

En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico de otra persona del aula que no sea su compañero de clase.

En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se reenviará el mensaje a un miembro de la clase.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Enviar y recibir. Llegará a la Bandeja de entrada un mensaje reenviado de un miembro de la clase.

Sugerencia También puede responder o reenviar un mensaje si hace clic en Responder o en Reenviar en el menú Acciones.

Impresión de mensajes A veces resulta cómodo imprimir una copia de un mensaje de forma que pueda leerlo cuando no esté delante de su equipo o que pueda dar el mensaje impreso a otra persona que no tenga acceso al correo electrónico. Por ejemplo, los empleados de Adventure Works encontraron útil imprimir una copia de un mensaje que daba instrucciones para ir al picnic de la compañía y poder así llegar al parque sin perderse. Al imprimir un dato adjunto, Outlook puede mostrar un cuadro de alerta que le avisa del posible peligro de virus ocultos en los mensajes adjuntos. Haga clic en el botón Imprimir del cuadro de mensaje para continuar con el proceso de impresión.

También puede imprimir datos adjuntos al mensaje si la aplicación usada para crearlos está instalada en su equipo. Puede imprimir un dato adjunto si lo abre y utiliza el comando Imprimir del programa que abre el dato adjunto. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el icono del dato adjunto en la ventana de mensaje y hacer clic en Imprimir en el menú contextual. El dato adjunto se imprimirá en la impresora predeterminada de su equipo. Outlook incluye varias opciones para imprimir mensajes de correo electrónico cuando se encuentra en la carpeta Bandeja de entrada. Los mensajes se pueden imprimir en estilo Tabla o Memorando. Si imprime utilizando el estilo Tabla, el documento contendrá una lista de mensajes en formato de tabla, similar a la Bandeja de entrada; los encabezados de los mensajes que haya actualmente en la Bandeja de entrada aparecerán en una lista bajo los encabezados de columna, como De, Asunto y Recibido. Si imprime con el estilo Memorando, el documento incluirá su nombre en la parte superior de la página, información acerca del mensaje (de quién era el mensaje, cuándo se envió, a quién fue enviado y su asunto); el mensaje propiamente dicho aparece al final.

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Seleccione Configurar página en el menú Archivo para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. Esto le permite obtener una vista previa del estilo de página, el tamaño de las columnas y las filas (si seleccionó el estilo Tabla) y las fuentes con que se imprimirá el mensaje. Haga clic en la ficha Papel del cuadro de diálogo Configurar impresión para cambiar el tipo de papel y seleccionar un estilo de página. Entre las opciones de papel se incluyen carta, oficio y A4. Los estilos de página incluyen Day-Timer y Franklin Day Planner. En este ejercicio imprimirá un mensaje de correo electrónico en el estilo Memorando, y configurará Outlook para que imprima un mensaje de correo y sus datos adjuntos. 1

En la Bandeja de entrada, haga clic en el encabezado del mensaje Recordatorio del picnic. Se seleccionará el encabezado del mensaje Recordatorio del picnic.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Imprimir. Se imprimirá una copia del mensaje de correo electrónico.

Haga clic en el encabezado original del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. Las opciones del cuadro de diálogo serán diferentes si elige Estilo de tabla.

En la sección Opciones de impresión del cuadro de diálogo, active la casilla de verificación Imprimir archivos adjuntos y haga clic en Aceptar. Outlook imprimirá el mensaje de correo en el estilo Memorando e imprimirá también los datos adjuntos.

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Búsqueda de mensajes Si suele enviar y recibir muchos mensajes, la Bandeja de entrada y la carpeta Elementos enviados puede contener docenas o incluso cientos de mensajes. En algún momento quizás necesite hacer un seguimiento de un mensaje determinado enviado a un destinatario o de un mensaje recibido de una dirección de correo concreta. Por ejemplo, uno de los nuevos empleados de Adventure Works dice que no recibió las instrucciones para llegar al picnic. El remitente abrió la carpeta Elementos enviados y buscó una palabra clave o una frase (como instrucciones picnic) que sabía que estaba contenida en el mensaje. Reenvió el mensaje al empleado que no había recibido las instrucciones. En este ejercicio buscará los mensajes que contienen la palabra instrucciones. 1

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Buscar. Aparecerá el panel Buscar elementos en Bandeja de entrada.

En el cuadro Buscar, escriba instrucciones.

Seleccione la ubicación donde desea buscar.

Haga clic en el botón Buscar ahora. Se mostrarán los resultados. Los mensajes que contienen instrucciones deben ser los únicos que se muestren.

Haga clic en el botón Cerrar del panel Buscar elementos. Se cerrará el panel.

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Recuperación de mensajes Si está conectado a una red que utiliza Microsoft Exchange Server, puede recuperar un mensaje y enviar un mensaje actualizado. Utilice esta característica para volver a enviar información que se había enviado incorrectamente o para recuperar mensajes enviados a un destinatario equivocado. Por ejemplo, el director de actividades recreativas de Adventure Works envió un mensaje al equipo de planeamiento para anunciarles un próximo evento y escribió accidentalmente una fecha errónea para dicho evento. Recuperó el mensaje, corrigió la fecha y envió el mensaje corregido. Para que se pueda recuperar un mensaje, debe cumplir cuatro criterios. El destinatario debe tener iniciada una sesión en la red. El destinatario debe utilizar Microsoft Outlook. El mensaje debe estar en la Bandeja de entrada del destinatario. El mensaje debe estar sin leer. Para recuperar un mensaje, siga estos pasos: 1

Abra la carpeta Elementos enviados.

Haga doble clic en el mensaje que desea recuperar.

Haga clic en Recuperar este mensaje en el menú Acciones.

Elija entre eliminar los mensajes no leídos o eliminar los mensajes no leídos y enviar un mensaje sustitutorio.

Haga clic en Aceptar para recuperar el mensaje.

Eliminación de mensajes Para seleccionar varios encabezados de mensaje que se muestran juntos, haga clic en el primer encabezado, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el último encabezado de mensaje. Para seleccionar varios encabezados de mensaje que no se muestran juntos, haga clic en el primer encabezado, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada encabezado de mensaje que desee seleccionar.

Después de leer mensajes nuevos puede dejarlos en la Bandeja de entrada. Sin embargo, verá que con el tiempo la Bandeja de entrada puede estar abarrotada si no organiza o quita mensajes periódicamente. Puede eliminar los mensajes de correo electrónico viejos si hace clic en el encabezado del mensaje y, después, hace clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas Estándar o si presiona la tecla Supr. Cuando elimina mensajes, no se quitan de Outlook de manera definitiva. En su lugar, se ponen en la carpeta Elementos eliminados hasta que decida vaciarla. Esta precaución permite restaurar los mensajes si los elimina accidentalmente o si se da cuenta de que todavía necesita algunos mensajes eliminados.

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En este ejercicio eliminará un mensaje de la Bandeja de entrada y vaciará la carpeta Elementos eliminados.

Para restaurar un mensaje eliminado, arrastre el mensaje desde la carpeta Elementos eliminados al acceso directo Bandeja de entrada de la barra de Outlook.

También puede eliminar todos los mensajes de la bandeja Elementos eliminados si hace clic en Vaciar la carpeta “Elementos eliminados” en el menú Herramientas.

En la Bandeja de entrada, haga clic en el encabezado del mensaje Recordatorio del picnic.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Eliminar. El mensaje irá a la carpeta Elementos eliminados.

En la lista de carpetas, haga clic en Elementos eliminados. Se abrirá la carpeta Elementos eliminados y mostrará el mensaje que usted eliminó.

Haga clic en el mensaje. Se seleccionará el mensaje.

Presione Supr. Aparecerá un cuadro de alerta donde se le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí. Se quitarán los elementos de la carpeta Elementos eliminados y se eliminarán de manera definitiva.

Guardar borradores Si le interrumpen mientras redacta un mensaje, puede guardarlo en la carpeta Borradores. Puede terminar y enviar el mensaje más tarde. Hay dos formas de crear el borrador de un mensaje: ● En la esquina superior derecha de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Cerrar. Outlook le preguntará si desea guardar el mensaje. Haga clic en Sí para guardar el mensaje sin enviarlo.

o bien ● En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Guardar y, después, haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de mensaje.

Para recuperar un borrador de forma que pueda completar el mensaje y enviarlo: 1

Muestre la lista de carpetas y haga clic en la carpeta Borradores.

Haga doble clic en el mensaje para abrirlo.

Termine o modifique el mensaje y envíelo de la manera habitual.

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Resumen de la lección En esta lección se han presentado algunas de las posibilidades de correo electrónico de Outlook, incluyendo cómo redactar, guardar y enviar correo electrónico. Ha aprendido a leer un mensaje, y a responder a mensajes y reenviarlos. También ha aprendido a incluir un dato adjunto en un mensaje de correo electrónico, buscar y eliminar un mensaje, y mover elementos entre dos carpetas. Si va a proseguir con la siguiente lección: ● En la esquina superior derecha de la lista de carpetas, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la lista de carpetas.

Si no va a proseguir con otras lecciones: ● En la esquina superior derecha de la lista de carpetas, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la lista de carpetas.

Ejercicio corto 1

¿Cómo comprueba manualmente si hay mensajes en Outlook, sin esperar que se envíen o se reciban los mensajes en el intervalo preestablecido?

¿Qué pasos hay que seguir para crear un mensaje de correo electrónico?

¿Qué ocurre con un mensaje cuando lo elimina de la Bandeja de entrada?

¿Qué información contiene el encabezado de un mensaje?

¿Cómo se lee un mensaje de correo electrónico?

¿Cómo guarda un mensaje sin enviarlo, de forma que pueda terminarlo o modificarlo más tarde?

¿Qué es la Bandeja de entrada?

¿Qué puede insertar en mensaje de correo electrónico de Outlook?

¿Qué función tiene Vista previa automática?

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Resumen de conceptos Ejercicio 1: el director de aprendizaje de Adventure Works debe enviar

un anuncio del curso de Outlook a todos los que se hayan apuntado al curso. El mensaje debe incluir la fecha, la hora y la ubicación del curso. Utilice la fecha, la hora y la ubicación del curso de Outlook para ofrecer esta información. Se debe enviar un programa del curso como dato adjunto. El programa del curso se encuentra en la carpeta Part VI, Lesson05 de la carpeta Practice del disco duro. Envíe el anuncio del curso con el programa, e incluya una marca, a su compañero, a otro miembro de la clase y a sí mismo. Cuando reciba el mensaje, imprima el programa del curso. Ejercicio 2: después de enviar el anuncio del curso, descubrió que la ubicación

del aula ha cambiado. Notifique a los destinatarios que la ubicación del aula ha cambiado. Después de realizar esta tarea, elimine el mensaje. Ejercicio 3: cree un mensaje donde se describan las ventajas de utilizar

Outlook. Utilice la barra de herramientas Formato para aportar interés visual al mensaje. Establezca una marca para solicitar una respuesta antes de 10 días. Envíe el mensaje. Ejercicio 4: mueva los mensajes enviados sobre el picnic de la carpeta

Elementos enviados a la carpeta Elementos eliminados. Elimine los mensajes. Ejercicio 5: un compañero se queja de que sus mensajes de correo tardan

varios minutos en enviarse y con frecuencia sufre retrasos al recibir mensajes. Utilice la Ayuda de Microsoft Outlook para explicar el retraso en el envío y la recepción de correo. Describa cómo puede resolver el problema.