Wegwijs in ploeg
1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................... 2 Ter inleiding ........................................................................................... 3 Visie ...................................................................................................... 4 De structuur van ploeg Vorming ................................................................ 5 Ploeg Vorming in scouting ..................................................................... 6 De stuurgroep ...................................................................................... 7 De teams ............................................................................................ 8 Het vormingsbureau ............................................................................. 9 De voorzitters ................................................................................... 9 AVC's ..............................................................................................10 Cursus Geven ........................................................................................11 Inschrijving ........................................................................................11 De coverdeling ....................................................................................11 Cursus geven ......................................................................................12 Evaluatie ............................................................................................12 Praktische Info.......................................................................................13 Onkosten ...........................................................................................13 Truien ................................................................................................13 Promomateriaal...................................................................................13 Vormingskalender 2016 - 2017 ................................................................14 Contacteer ............................................................................................18
2
Ter inleiding Welkom in ploeg Vorming in Scouting, een ploeg die focust op het groeien en laten groeien! Een ploeg waar jij nu (ook) deel van uitmaakt! Wij zijn dan ook ongelooflijk content dat jij hieraan wilt meewerken. Alvast een dikke merci voor jouw engagement binnen ploeg vorming. Om jou op weg te helpen hebben we deze brochure geschreven. Praktische informatie die van pas kan komen om goed te functioneren binnen ploeg Vorming en/of je team en binnen de ganse ploeg Vorming in scouting. Uiteraard mag deze brochure nog aangevuld worden met specifieke info voor jouw team. We wensen je alvast veel leesgenot en vooral een fantastisch jaar binnen de ploeg Vorming in scouting!! Jullie vormingsbureau Martijn, Wietske, Katrijn en Toon
3
Visie
Het doel van Vorming in scouting is het creëren van betere leiding door hen vaardigheden en kennis bij te brengen en hen te laten ontplooien als mens. Zo willen we ook de kwaliteit in onze groepen positief beïnvloeden.
Omdat ieder een eigen favoriete leerstijl heeft, werken we met verschillende methodes (ervaringsgericht leren, zelfstudie, uitwisseling, instructie, coaching, …) en bieden we verschillende producten (drukwerk, e-learning, meerdaagse vormingen, kort aanbod, spel, vergaderingen, tocht, …) aan.
4
De structuur van ploeg Vorming Verbondsraad
Verbondscommissie
Pedagogische commissie
Ploeg Vorming in Scouting Gouwen Instructeurs
Jintroteam
Animatorteam
Gilwellteam
5
Stuurgroep Vorming in Scouting
Touwenteam
Instructeur-team
AGC-team
Hoofdanimatorteam
Ploeg vorming Ploeg vorming bestaat uit alle vormingsbegeleiding en verschillende teams die samen de stuurgroep vormen: AGC-team Animatorteam Gilwellteam Hoofdanimatorteam Instructeurteam Jintroteam Touwenteam Aan het hoofd van ploeg vorming staat het vormingsbureau dat bestaat uit twee ploegverantwoordelijken en twee adjunct-verbondscommissarissen (stafmedewerkers). De belangrijkste opdracht van ploeg vorming in scouting is uiteraard het organiseren van onze meerdaagse cursussen. Deze zijn: Jintro, Animator, Basisweekend, Gilwell, Instructeur, Opleiding Touwenparcours. Daarnaast is er ook het werkwinkelaanbod en het regionale aanbod dat vanuit de ploeg georganiseerd/ondersteund wordt. Naast het organiseren van cursussen zijn er ook nog andere activiteiten: We proberen 3 a 4 keer per jaar een vormingscafÊ te organiseren. Dit dient om elkaar te leren kennen als instructeurs. Tegelijkertijd proberen we ook geregeld iets inhoudelijk op de agenda te zetten. Vorming da’s durven bedanken is een uitstap met alle vormingsbegeleiding. Deze uitstap is er om alle vormingsbegeleiding die dat jaar actief is geweest (lees vorming gegeven heeft) te ... bedanken. Elk jaar is er ook een startweekend (eind september) en een planweekend (eind maart) waar zowel de teams als alle vormingsbegeleiding welkom zijn. Hier is ruimte voor inhoud en plezier. Ook grote beslissingen worden hier genomen. Hieronder vind je meer informatie over de teams, de stuurgroep en het vormingsbureau.
6
De stuurgroep De stuurgroep vorming is een beleidsorgaan, dat wil zeggen: het bedenkt, coördineert en volgt het vormingsbeleid op. het behartigt de thema's die het werk van de teams overstijgen en de thema's die binnen de teams leven. het biedt een antwoord op vragen van en aan de beweging (verbondsraad, verbondscommissie, pedagogische commissie, ...). het verzorgt de doorstroming van en naar de nationale vergaderingen. het bewaakt de link tussen ploeg vorming en de pedagogische beweging. het bemiddelt bij conflicten in of onder de teams. het organiseert het vormingsaanbod op HO. De stuurgroep werkt zowel beleidsvoorbereidend als beleidsuitvoerend. Belangrijke koerswijzigingen moeten steeds bekrachtigd worden door de volledige ploeg vorming op een start- of planweekend. De stuurgroep is een denktank die voorstellen doet en na goedkeuring uitvoert. Op zuiver operationeel vlak kan de stuurgroep ook beslissingen nemen. De stuurgroep gaat zeswekelijks door en de inhoud hiervan wordt teruggekoppeld naar de verschillende teams. De verslagen worden steeds doorgemaild naar de verschillende teams en op scoutsengidsenvlaanderen.org gezet. De stuurgroep wordt voorgezeten door de voorzitters van ploeg vorming en bestaat verder uit minstens één en bij voorkeur twee vertegenwoordigers van elk team + de 2 AVC’s Vorming in scouting. Als vormingsbegeleiding ben je wel altijd welkom op de stuurgroep.
De teams Elke cursus die Scouts en Gidsen Vlaanderen organiseert, heeft een team vormingsvrijwilligers dat instaat voor de organisatie en inhoud van de cursus.
Algemene taken Inhoudelijk zijn de teams eindverantwoordelijk voor hun aanbod. Aan de AVC en voorzitters kan je als team advies vragen, maar de teams moeten de knoop doorhakken in verband met inhoudelijke zaken. Elk team is verantwoordelijk voor de communicatie van hun aanbod. Communicatie over het geheel van Vorming in scouting wordt op de stuurgroep besproken. Elk team stuurt een vertegenwoordiging van minstens één en liefst twee personen naar de stuurgroep. Op de stuurgroep krijgt het beleid van ploeg Vorming in Scouting vorm.
De cursussen De teams volgen daarnaast elke cursus op van begin tot einde. Zo organiseren ze de coverdelingen en zorgen ervoor dat er voldoende begeleiding is om de cursussen te laten doorgaan. Het hoofdanimatorteam zorgt ervoor dat er voldoende begeleiding is voor het geven van de werkwinkels op basisweekend. Verder volgen ze de cursussen inhoudelijk en praktisch mee op. Bij problemen op cursus wordt eerst de cursusverantwoordelijke aangesproken, daarna de teams en pas dan de betrokken personen op het verbond. Na de cursus zijn ze ook verantwoordelijk voor het organiseren van de evaluatie van de cursus. Wat behoort niet tot het takenpakket van deze ‘meerdaagse’ teams? De administratie rond de inschrijvingen voor een cursus. De keuze van de domeinen: dit wordt beslist door de AVC's en de verantwoordelijke van de domeinen. Teams kunnen hier advies geven voor veranderingen op langere termijn. Samenwerkingsverbanden met andere jeugdbewegingen. Deze verlopen altijd via de AVC’s. Als er begeleiding te kort is, zelf die gaten opvullen.
8
Het vormingsbureau Het vormingsbureau bestaat uit de 2 AVC's vorming en de 2 voorzitters van vorming. Zij coรถrdineren de uitvoering van de beslissingen die genomen zijn op planweekends, startweekends en op de stuurgroep. Zij ondersteunen de teams en de vrijwilligers uit de teams. Zij bereiden de stuurgroep, het planweekend en het startweekend voor en zitten deze ook voor. Zij vertegenwoordigen ploeg vorming binnen de pedagogische commissie, de verbondscommissie en de verbondsraad. Zij volgen de verschillende werkgroepjes van de stuurgroep op.
De voorzitters Toon Proost en Katrijn Hallaert zijn op het startweekend in september 2016 verkozen tot voorzitters van ploeg Vorming. Op de verbondsraad van 8 oktober 2016 werden ze bekrachtigd als voorzitters voor een termijn van 3 jaar. Katrijn volgt deze teams op: -
Animatorteam
-
Hoofdanimatorteam
-
AGC-team
-
Touwenteam
Toon volgt deze teams op: -
Jintroteam
-
Gilwellteam
-
Instructeurteam
Bereikbaarheid De voorzitters kan je samen bereiken: vpv@scoutsengidsenvlaanderen.be of telefonisch op 0478/42.28.51 (Katrijn) en 0473/59.36.80 (Toon).
9
Adjunct-verbondscomissarissen Vorming Wietske Van Pelt en Martijn Van Cauwenberg zijn onze twee AVC's vorming. Zij zijn de stafmedewerkers die ploeg Vorming in Scouting ondersteunen. Dit is zowel door middel van ondersteuning van de teams als praktische ondersteuning voor de cursussen zelf. Wietske volgt deze teams op: Gilwellteam Hoofdanimatorteam Touwenteam AGC-team Daarnaast is Wietske ook bezig met de ondersteuning van het Groepsleidingscongres in 2017. Martijn volgt de volgende teams op: Jintroteam Animatorteam Instructeurteam AGC-team Daarnaast is Martijn hoofdredacteur van alle online communicatie van Scouts en Gidsen Vlaanderen. (website, nieuwsbrief, sociale media, ‌) Hij organiseert ook het vormingsaanbod op Herfstontmoeting. Bereikbaarheid Wietske (wvp@scoutsengidsenvlaanderen.be) en Martijn (mvc@scoutsengidsenvlaanderen.be) zijn te bereiken op het telefoonnummer: 03/231.16.20. Voor dringende zaken kan je hen ook bereiken op hun werkgsm via 0491 90 56 36 (Martijn) en 0498 85 15 33 (Wietske). Dinsdagvoormiddag is het steevast stafvergadering en zijn ze dus niet bereikbaar. Omdat er veel avondvergaderingen/weekends zijn wordt er ook geregeld een dagje recup genomen.
10
Cursus Geven Inschrijving Als cursusbegeleider moet je jezelf ook inschrijven voor de cursus. Dit doe je via de evenementenmodule (www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenementen). Je kan je als begeleider inschrijven tot één week voor de co-verdeling (4 weken voor de start van de cursus). Later inschrijven kan via de teams. Op het startweekend van 2016 stelden we richtlijnen over de werkwijze bij teveel begeleiding op. Wanneer je bent inschreven voor een cursus met teveel begeleiding zal je hier door het team van op de hoogte gebracht worden, en wordt er, rekening houdend met de opgestelde richtlijnen, door het team beslist wie er voorrang heeft om cursus te geven. Het team zal dit steeds transparant naar de vormingsbegeleiding communiceren. We hopen natuurlijk dat dit niet te vaak voorkomt, en we genoeg cursisten hebben om al onze enthousiaste begeleiding cursus te kunnen laten geven!
De coverdeling Een goede cursus begeleiden start met de keuze van een juiste co. Daarom organiseren we een coverdeling. Op de coverdeling gaan we op zoek naar de beste begeleidersduo’s om een cursus te geven. Ongeveer drie weken voor de cursus gaat de co-verdeling door. Deze data worden bij het begin van het scoutsjaar vastgelegd. (zie vormingskalender). Op de co-verdeling wordt er tijd gemaakt voor kennismaking, praktische afspaken over de cursus en natuurlijk: de eigenlijke co-verdeling. We herhalen het graag: een goede cursus begeleiden start met de keuze van een juiste co. De teams kunnen hierbij een belangrijke rol spelen, door de cursusbegeleiding aan te moedigen om heel bewust een co te kiezen. Deze vragen kunnen een bewuste keuze van de co in de hand werken: Wat is voor mij de ideale cursus? Waar ben ik sterk/minder sterk in? Wat zoek ik in een co? Bij twijfel geef je beter een nee dan een ja.
11
Cursus geven In de reader kan je alles terugvinden wat je inhoudelijk nodig hebt om cursus/werkwinkel te geven bij Scouts en Gidsen Vlaanderen. Voor Gilwellbegeleiding is er een aparte reader gemaakt met meer cursusspecifieke informatie. Je krijgt een reader op je instructeurscursus of vraagt er een bij de AVC’s. Ook op de .org kan je heel wat informatie terugvinden. Ga naar www.scoutsengidsenvlaanderen.org en neem eens een kijkje in de map ’vormingsbegeleiding.’ Er staan uitgewerkte werkwinkels, handvaten, modellen, ... Iedereen die lid is van ploeg vorming kan in deze map terecht voor meer info. Zet zelf ook gerust nuttige info bij in deze map. Heb je toch nog vragen kan je altijd bij de teams terecht voor ondersteuning op maat. Zij hebben meestal ervaring en expertise of kunnen eventueel coaching op maat aanbieden.
Evaluatie We splitsen de evaluatie van alle cursussen op in een praktisch gedeelte (het domein, de co-verdeling, het materiaal, ...) en een inhoudelijk gedeelte. Het praktisch gedeelte gebeurt vòòr de evaluatievergadering per mail. Belangrijke zaken kan je steeds aan de AVC's doorgeven of (laten) bespreken op de stuurgroep. Op de evaluatievergadering blijft er zo meer tijd over om terug te kijken op de inhoud van de cursus en op jezelf als begeleid(st)er. Enkele mogelijke vraagjes: Wat vond je het leukste moment op cursus? Wat vond je het moeilijkste moment op cursus? Wat neem je mee naar een volgende cursus? Hoe verliep de samenwerking met je co? Heb je de doelstellingen van de cursus bereikt? Waarom wel/niet? Heb je aan de verwachtingen van je cursisten kunnen voldoen? Kwamen zij met juiste verwachtingen naar de cursus? Zijn er nog dingen waarmee het team aan de slag moet gaan? Wat heb je met je eigen werkpunten gedaan op cursus? Hoe verliep de begeleiderstijd? ... Op deze manier creëer je een extra leermoment voor de begeleiding, wat de kwaliteit van onze cursussen ten goede kan komen.
12
Praktische Info Onkosten Wanneer je op cursus gaat, naar de stuurgroep komt, wanneer je ergens werkwinkel geeft, … voor elke verplaatsing die je maakt kan je vervoersonkosten vergoed krijgen. Met de wagen is er een kilometervergoeding. Als je met het openbaar vervoer gaat krijg je de prijs van je ticket terugbetaald. (trein, tram, bus, …). Je hoeft echter geen ticketjes op te sturen naar het verbond. Vervoersonkosten kan je ingeven via www.scoutsengidsenvlaanderen.org. Na goedkeuring van de AVC’s krijg je deze terugbetaald. Deadline is wel altijd drie maanden na de verplaatsing. Ook wanneer je materiaal gaat kopen voor ploeg vorming of andere kosten maakt voor ploeg vorming kan je deze terugkrijgen. Hiervoor gebruik je het onkostenformulier. Dit kan je terugvinden op de .org, in het Scoutshuis zelf, of op hetzelfde stukje website waar je vervoersonkosten aanvraagt.
Truien Om het bestaan van ploeg vorming niet alleen op cursus maar ook ver daarbuiten bekend te maken hebben we ook vormingstruien. Deze zijn voor 10 euro te verkrijgen via de AVC’s vorming en bvb. op start- en planweekend.
Promomateriaal Kaartjes, profielbanners (facebook), plakkaten, foto’s, … Om goed promomateriaal voor onze cursussen te kunnen maken hebben we nood aan leuk beeldmateriaal. Daarenboven is er heel wat cursusbegeleiding met een groot talent voor foto of video. Stuur dit zeker door naar de AVC’s. Zo kunnen zij dit inzetten om ons cursusaanbod beter bekend te maken. Let er wel op dat het nemen van beelden het cursus geven niet gaat storen.
Vormingskalender 2016 - 2017
15
16
17
Contacteer Jintroteam (jintroteam@scoutsengidsenvlaanderen.be)
Jef Deyaert Joke Van der Maelen Pieter Cardyn Ester Sevens Wim Schepers
Animatorteam (animatorteam@scoutsengidsenvlaanderen.be)
Tim Merckx
Elke Verschueren
Benjamin Ponet
Cato Joos
Hoofdanimatorteam(hoofdanimatorteam@scoutsengidsenvlaanderen.be)
Jannes Janssens Dieter Crauwels
Gilwellteam (Gilwellteam@scoutsengidsenvlaanderen.be)
Lucas Flies
Wouter Verhoeven
Instructeurteam (instructeurteam@scoutsengidsenvlaanderen.be)
Eline Van Reeth Axel Boven
Ine Van Poyer
Touwenteam (touwenteam@scoutsengidsenvlaanderen.be)
Lucas Flies
AGC’s Vorming (agcteam@scoutsengidsenvlaanderen.be) Antwerpen
Gent
Shana De Ridder
Yannick Robaeyst
Arno Pauwels
Melissa Heeze
Noordzee
Dries Schaumont
Gert Taverne Opsinjoor Oost Brabant
Alpaca
Pieter Cardyn Heide Sielke Huenaerts
Liselotte Lyppens
Limburg
Wim Schepers Benjamin Ponet
Kempen
Ine Geerts Dries Van Eyck
19
20