Digitariaat magazine 2016

digitariaat magazine

IT Special: Verborgen productiviteitswinst Wachtwoord als achilleshiel Verslingerd aan papier

Marktleider in Nederland

digitariaat

inhoudsopgave

software-ontwikkeling voor juridische dienstverlening

3 INHOUDSOPGAVE / COLOFON 4 VOORWOORD IT NOTARIS COLOFON 1e jaargang 2016 1/2 5 DUTCH DATACENTERS ASSOCIATION 6 VAN BRUG SOFTWARE B.V. De Notarisklerk 8 SOLID PARTNERS 10 M2GEO 12 RONDETAFELGESPREK 16 SOFTWARE BORG 18 IT JURIST 20 QUANTARIS 23 INDEPENDENT IT 24 NOTIS 26 HAJÉ RESTAURANT, LENOS VAT Tarievenkaart 27 FBN JURISTEN 28 INDEPENDENT IT Uitgever:

Dit is een gezamelijke uitgave van:

Van Brug Software is, binnen de markt van software-ontwikkeling voor juridische dienstverlening, marktleider in Nederland. Onze focus ligt op het notariaat. Wij geloven dat innovatieve software pas écht geslaagd is als het personeel van een notariskantoor met een minimum aan handelingen, een maximum aan zaken kan afwerken. Waarom? Op die manier is de notaris in staat zich optimaal toe te leggen op zijn juridische rechten en plichten.

Ons verhaal Alle consultants binnen onze organisatie zijn afkomstig uit het notariaat. Zij weten exact waar de focus in de software moet liggen, en anderzijds begrijpen zij als geen ander hoe deze op een zo efficiënt mogelijke manier toe te passen in de werkprocessen. We merken het in de dagelijkse praktijk: deze combinatie brengt het beste uit twee werelden samen.

Toegewijd, Ondernemend en Vooruitstrevend. Dát is Van Brug Software in het kort.

Ondernemen is vooruitgang Stilstand is achteruitgang. Dat is een cliché. Al nemen we deze kreet bij Van Brug wel erg letterlijk. We zijn continu op zoek naar nieuwe uitdagingen. Binnenkort beschikken we over de meest relevante ISO-certificering, de basis wat ons betreft. Daarnaast zijn we actief op het gebied van broncode-deponering, bieden we een hoogwaardig SLA én ondersteunen we in het beveiligen van data.

uitwisselt via het platform van Dataplaza, draagt hier effectief aan bij. Neem in dit kader ook de Meldplicht datalekken in gedachten, die als onderdeel van de Wbp sinds 1 januari jl. van kracht is. Ook Codex, ons volledig nieuwe notariële informatiesysteem bespaart tijd: vanuit deze applicatie worden alle programma’s, van het aanmaken van het dossier tot het uiteindelijke inschrijven in de registers, inééns opgestart. Efficiëntie pur sang.

Het NotarisID, tot slot, completeert het rijtje. Dit nieuwe, digitale authenticatiemiddel voor consumenten werd als eerste ingevoerd in de notariële wereld. Kortom, Van Brug bouwt bruggen. Softwarebruggen welteverstaan.

Neem contact op En er is meer. Natuurlijk is er meer. We demonstreren het graag vrijblijvend bij u op kantoor. Neem contact met ons op en ontdek wat Van Brug Software met de effectiviteit van uw workflow doet.

Vooruitstrevend in vogelvlucht Oké. Concreet. We geven u een kijkje in de pakketten.

Met de hoogwaardige en betrouwbare Conviso IDScanmodule controleert en leest u identiteitsbewijzen uit. Het resultaat? Foutenreductie en kostenbesparing. De scan met bijbehorende gegevens wordt immers volledig geautomatiseerd in uw processen opgenomen. Ook het Registergoeddossier, dat optimaal en efficiënt gegevens

Telefoon: E-mailadres: Website:

0578-693646 Info@vanbrug.nl www.vanbrug.nl

Martini Media bv Hoendiep 140, 9743 AR Groningen tel. 050-314 22 44 info@martinimedia.nl

weissenbach creatie & communicatie Maandblad voor Medewerkers in het Notariaat Zeilmakersstraat 10,januari/februari 8601 WT Sneek 90ste jaargang 2013 nr. 1521 tel. 0515-42 55 44 info@weissenbach.nl Verspreiding: Digitariaat verschijnt als bijlage in de Notarisklerk Speciale dank aan: Alle adverteerders, voor het meewerken aan deze uitgave.

Aansprakelijkheid: Aan de inhoud van de artikelen en advertenties is veel aandacht besteed. De redactie en de uitgever aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onvolledigheden of onjuistheden in de tekst.

Overname: Overname van artikelen uit deze uitgave is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van de uitgever.

Advertenties: 050-314 22 44 - Martini Media B.V.

Druk & Opmaak: weissenbach creatie & communicatie

Martini Media b.v.

Hoendiep 140 9743 AR Groningen tel.050-314 22 44 fax.050-314 22 99 info@martinimedia.nl

Van Brug Software B.V. Sportlaan 2h 8181 BE Heerde - 3 -

digitariaat - 2016

DATACENTERS ZORGEN VOOR ZEKERHEID RECHTSZEKERHEID IN DE INFORMATIEMAATSCHAPPIJ: IT notaris Het vak van notaris is een ambt en ambacht waarbij de kernwaarden, zekerheid in het rechtsverkeer, betrouwbaarheid, strenge gedragsregels en juridische expertise het zwaarst wegen. Maar persoonlijke aandacht, probleemoplossend vermogen en een adviserende rol zijn zeker ook van toepassing.

De notaris van nu, is bovenal een ondernemer.

Ondernemers moeten zich onderscheiden, zich specialiseren en actief deelnemen aan-, en inspelen op de ontwikkelingen van de moderne maatschappij.

Die maatschappij wordt steeds complexer en wetgeving is continu aan verandering onderhevig. Juist daarom specialiseren veel notarissen zich, naast de traditionele notariële rechtsgebieden, ook op andere terreinen van het recht. Er zijn dan ook verschillende notariële specialisatieverenigingen, waarvan (kandidaat)notarissen lid kunnen worden. Een van die, door de KNB geaccrediteerde, specialisatieorganen is de Stichting IT-notaris. Doelstelling van Stichting IT-notaris is het bevorderen van rechtszekerheid in de informatiemaatschappij. Dat er een specialisatie op het gebied van IT en recht is gekomen is niet zo verwonderlijk. De IT-branche is de laatste decennia enorm gegroeid en nog steeds groeiende; alleen in Nederland al zijn er tienduizenden bedrijven die zich bezighouden met softwareontwikkeling (om maar te zwijgen over de honderdduizenden aan softwaregebruikers).

IT speelt een steeds grotere (kritieke) rol in onze hedendaagse samenleving; zowel in het bedrijfsleven, bij de overheid, als in ons privéleven. Dat dit softwaregebruik niet zonder risico’s is, wordt vaak niet beseft. Maar stelt u eens voor wat er zou

digitariaat - 2016

gebeuren met uw organisatie als uw software niet meer gebruikt kan worden. Denk daarbij eens aan het (online)reserveringssysteem van een reisbureau of bijvoorbeeld een hotel, het boekhoudprogramma van een administratiekantoor of het communicatieplatform van een gemeente. Het resultaat van het wegvallen van uw software kan zorgen voor een verstoring van de bedrijfsvoering, kan omzetderving opleveren en kan er bovendien voor zorgen dat u niet meer kunt voldoen aan allerlei wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de wettelijke bewaarplichten.

De risico’s van softwaregebruik zijn voor een groot deel af te dekken. Met behulp van een betrouwbare software escrowregeling kunt u de continuïteit van uw softwareprogramma’s borgen. Dit geldt niet alleen voor de softwaregebruiker, maar biedt ook voordelen voor de softwareleverancier. IT en de rol van de notaris houdt echter veel meer in dan alleen het borgen van de continuïteit van softwareprogramma’s.

Zo zijn er diverse producten beschikbaar gericht op de bescherming van Intellectuele Eigendomsrechten en bijvoorbeeld de overdracht van Intellectuele Eigendomsrechten en de verpanding ervan. Meer informatie over software escrowregelingen en andere diensten van de IT-notaris is te vinden op www.it-notaris.nl, maar u bent natuurlijk ook van harte welkom op het kantoor van een IT-notaris.

Jelger de Kroon, IT-notaris in Zwolle Voorzitter Stichting IT-notaris, IT-notaris in Zwolle

- 4 -

Wie werkt met vertrouwelijke of privacygevoelige gegevens, wil de zekerheid hebben dat deze gegevens niet toegankelijk zijn voor derden. Dat geldt temeer voor het notariaat, waar dit soort gegevens onderdeel zijn van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Het verlies of lekken van gegevens door haperende IT moet uitgesloten worden. Het lijkt daarom het meest betrouwbaar om IT in eigen beheer te houden, maar dat is tegenwoordig niet per definitie de beste oplossing.

Het beheer van IT en met name het goed regelen van de beveiliging wordt voor het notariaat een steeds grotere uitdaging. Te denken valt aan hacks, maar ook de zogenaamde ‘schaduw IT’ waarbij medewerkers onbedoeld beveiligingsrisico’s creëren. Aan de andere kant biedt IT steeds meer mogelijkheden: denk bijvoorbeeld aan flexibel beheer van data- en documenten die op ieder gewenst moment en op iedere locatie beschikbaar kunnen zijn. Dit vraagt om gespecialiseerde oplossingen die zowel risico’s afdekken als de mogelijkheid bieden om kansen te benutten. Uitbesteding bij een datacenter, al dan niet in een cloudomgeving, is dan een aantrekkelijke optie.

Veilig en continu Een datacenter is gespecialiseerd in het onderbrengen van bedrijf kritische IT-infrastructuur. Veel bedrijven zijn inmiddels afhankelijk van IT. Met uitbesteding in een datacenter wordt feitelijk gekozen voor de inkoop van IT-faciliteiten, of de inkoop van ruimte voor de eigen IT-apparatuur (colocatie) in een omgeving die volledig gericht is op drie zaken: veiligheid, snelheid en schaalbaarheid.

Datacenters zijn er volledig op ingericht om er voor te zorgen dat de IT van de organisaties die zij bedienen snel en veilig continu beschikbaar is. Deze datacenters hebben noodstroomvoorzieningen, geavanceerde brand beveiliging en klimaatbeheersing en in het topsegment dat vertegenwoordigd wordt door de Dutch Datacenter Association wordt gewerkt volgens de hoogste certificeringsnormen. Dit alles is er op gericht om te ontzorgen: de afnemer van de diensten

kan er op vertrouwen dat zijn IT-applicaties altijd beschikbaar zijn en boekt winst doordat er gemakkelijk nieuwe capaciteit toegevoegd kan worden en de kosten voor het beheer van IT gereduceerd kunnen worden.

Vertrouwen Voor het notariaat geldt dat privacy gevoelige en vertrouwelijke gegevens die de kern uitmaken van de bedrijvigheid met absolute zekerheid geborgd moeten zijn. De onafhankelijke datacenters die in Nederland opereren, hebben deze borging verweven in hun dienstverlening en maken dit aantoonbaar met de ISO27001 certificering voor informatie beveiliging.

Zij bedienen gezamenlijk honderden partijen voor wie de beveiliging van gegevens cruciaal is. Hun dienstverlening is juist vanwege deze borging zo aantrekkelijk voor partijen die in toenemende mate te maken hebben met eisen die gesteld worden aan veiligheid, maar de expertise of middelen niet in huis hebben om deze ook optimaal te kunnen garanderen.

Datacenters zorgen dat de Nederland samenleving met vertrouwen kan doordraaien.

Stijn Grove Directeur Dutch Datacenters Association

- 5 -

digitariaat - 2016

E-mail is onveilig

Een gestroomlijnd proces

7 tips om hoge boetes en reputatieschade te voorkomen

met de modules van Notarisdossier

& & Notarisdossier bestaat uit software die online oplossingen biedt met als doel zo efficiënt en cliëntgericht mogelijk te werken. De gebruiksvriendelijke en modulaire opzet is volledig af te stemmen op de processen binnen uw kantoor. Gebruik ze los of ontvang een aantrekkelijke korting in combinatie met Van Brug Software.

Maak kennis met een aantal modules van dit innovatieve pakket.

Gedegen relatiebeheer Maatwerk wordt steeds belangrijker. Zeker in de wereld van het notariaat. De maatschappij verandert in rap tempo.

Dat dit invloed heeft op uw rol als notaris lijkt evident. De relatiebeheermodule biedt uitkomst om alle mogelijke kenmerken van uw uiteenlopende doelgroep overzichtelijk te registreren en te onderhouden. Zo registreert u eenvoudig met wat voor type cliënt u te maken heeft. Een ondernemer? Een vermogende relatie? Of wellicht een samengesteld gezin?

risico’s op kwijtraken en vertraging van dien. Online inzicht resulteert in minder telefoonverkeer richting uw kantoor en last but not least, u biedt een uitstekende service.

Gestructureerd offerte-traject Deze module automatiseert het versturen van offertes en opdrachtbevestigingen, volledig in uw huisstijl. Het resultaat? Overzicht, tijdsbesparing én herkenbaarheid voor uw cliënt. Aan elk document worden taken en herinneringen gekoppeld: u hoeft geen kans onbenut te laten.

Anyplace, anytime, anywhere.

Neem contact op

Anno 2016 zijn we online. Altijd en overal. De module Online Dossier biedt uitkomst: de cliënt heeft 24/7 toegang tot zijn of haar dossiers. Daarnaast biedt deze module een helder overzicht van alle lopende én aflopende dossiers voor zowel makelaars als andere tussenpersonen. Concepten, correspondentie, dossiervoortgang en afrekeningen: werkelijk alles wordt overzichtelijk opgeslagen, zodat u het snel terug vindt op het gewenste moment. Uiteraard blijft de informatie ook na passeren beschikbaar. Uw voordeel?

Virtualisering vervangt traditionele poststukken met alle

Liever alle modules van Notarisdossier leren kennen?

Dirict [t] 030 8200 993 [e] info@dirict.nl Jagerskade 17a 3552 TL Utrecht Notarisdossier is software van Dirict.

In 2015 registreerden we met elkaar 1.430.3431 aktes.

Nagenoeg alle concepten hiervan verstuurden we via e-mail.

Vanzelfsprekend, denkt u misschien. E-mail is inderdaad niet meer weg te denken uit onze dagelijkse praktijk. Toch ontstaat er meer en meer bewustzijn én kennis over de veiligheidsrisico’s die verbonden zijn aan het gebruik van e-mail.

Vertrouwelijke gegevens op straat E-mail wordt sinds jaar en dag gezien als de vertrouwde opvolger van de ouderwetse papieren post. Logisch. Het is vele malen sneller. De werkelijkheid ligt genuanceerder.

E-mails zijn niet versleutelde bestanden. Wanneer u op verzenden klikt, gaat de e-mail via uw provider (de postbode) naar een centrale server (het postkantoor).

Waar dat is? Ergens op het internet. Vervolgens gaat het bericht via een ketting van servers door, totdat het bericht zijn einddoel bereikt. Tijdens deze route kunnen kwaadwillenden toegang hebben tot de inhoud van uw e-mail. Science fiction? Helaas niet.

Aanscherping Wet bescherming persoonsgegevens Op 1 januari 2016 is de Wbp aangescherpt, wat onder meer betekent dat u verplicht bent om een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en mogelijk ook de betrokken klant. De boetes zijn fors, ze kunnen oplopen op tot € 820.000. Kortom, het gebruik van e-mail brengt een verhoogd risico met zich mee.

De tips voor meer veiligheid 1. Open nooit bestanden die eindigen op bijv. exe, zip of rar.

2. Wees kritisch bij uitnodigingen voor filesharing, zoals bijv. bij Dropbox en WeTransfer 3. Gebruik uw mailbox niet als archief 4. Voorzie elk apparaat van een vergrendeling, bijv. door een pincode

5. Zorg dat u op afstand de inhoud van al uw apparaten kunt wissen 6. Gebruik e-mail niet voor de uitwisseling van persoonsgevoelige informatie 7. Check linkjes door met een pijltje over de link te scrollen (niet klikken) zodat u het adres kunt bekijken (zie onderstaande afbeelding)

Laat uw cursor, net als in het voorbeeld, op de link staan om het doel van de link te zien.

Het partnership Factor50 Informatieveiligheid helpt organisaties om te voldoen aan de nieuwe privacywetgeving. Van Brug Software heeft Factor50 gekozen als haar partner voor het implementeren van concrete oplossingen binnen notariskantoren. Een goede balans tussen veiligheid en werkbaarheid, dát is waar het wat ons betreft om draait.

Voor meer informatie over Factor50 informatieveiligheid kijkt u op www.factor50.eu

1

Bron: Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie - Factsheet akten, januari 2016

DE BESTE ICT OPLOSSINGEN, OOK VOOR DE NOTARIS De meeste mensen komen maar een paar maal in hun leven op een notariskantoor. Om een acte op te laten maken, bijvoorbeeld om de koop van een huis te bezegelen, of om hun testament op te stellen, of andere belangrijke zaken. En als men dan na een aantal jaren weer eens bij de notaris komt, dan zal men vreemd opkijken. De kasten met ordners, de uitgebreide archieven zijn verdwenen. En ook de digitale gegevensdragers waar we vertrouwd mee waren zijn verleden tijd. Het notariaat van 2016 werkt in de cloud. Het toonaangevende ICT bedrijf Solid Partners uit Deventer adviseert en begeleidt notariskantoren – maar ook advocatenkantoren en bedrijven in andere branches, met de nadruk op de zakelijke dienstverlening – op een viertal belangrijke terreinen. Online werken, het beveiligen van de ICT, het opzetten en onderhouden van een goede ict infrastructuur en VOIP/Skype for Business Communicatie. Wij spraken met Andy Dornan, operationeel directeur van Solid Partners.

Onafhankelijk Wie met Solid Partners in zee gaat, is nooit aan één softwareleverancier gebonden. “De opdrachtgever heeft bij ons de vrije keuze”, aldus Dornan. “Deze uitgave staat in het teken van de digitalisering van het notariaat. Belangrijk om te melden is dat wij de

Go Ahead Eagles In het gesprek met Andy Dornan meen ik een Angelsaksische tongval te horen. Engels? “Nee, Schots, zegt Dornan. “Ik ben ruim twintig jaar geleden in Nederland verzeild, ben werkzaam geweest als netwerk engineer, heb verschillende projecten gedaan.

Een jaar of vijf geleden ben ik bij Solid Partners gekomen, voel me als een vis in het water. Het is een bedrijf met een grote mate van betrokkenheid bij alle medewerkers, waar bovendien voortdurend wordt geïnvesteerd”. Bij de opdrachtgevers zie ik, naast een aantal notaris- en advocatenkantoren, ook de Go Ahead Eagles staan. “Dat klopt. Algemeen directeur Herbert Voorders is een echte Deventenaar en is supporter van de voetbalclub. We zijn een trouwe sponsor van de Eagles”.

VIER DICIPLINES Solid Partners adviseert en begeleidt in vier disciplines. In de eerste plaats het online werken in de cloud. Voor een vast bedrag per maand. In de tweede plaats ICT beveiliging tegen virussen, cyberaanvallen en spyware.

Solid Partners beveiligt de volledige ICT infrastructuur van uw bedrijf of organisatie.

En ook voor uw bedrijfscommunicatie (VOIP, Skype for Business) bent u bij Solid Partners aan het goede adres.

www.solidpartners.nl

“Solid Partners is nu zo’n 15 jaar actief in deze sector”, zegt Dornan. “En vooral de laatste jaren zie je dat steeds meer bedrijven on-line gaan werken.

Solid Partners telt momenteel 18 medewerkers, voor het merendeel technische vakmensen: service desk medewerkers, systeembeheerders, consultants en projectmanagers. We zijn een fullservice ICT dienstverlener, volledig betrokken bij de opdrachtgever. En dat zeg ik niet alleen, onze klanten onderschrijven dat, je kunt het nalezen in de testimonials op onze website”.

Kennisleider in ICT

Streng Voor de beveiliging van de gegevens van een notariskantoor gelden strenge normen. “De data van onze cliënten zijn optimaal beveiligd”, zegt Dornan. “Op het gebied van beveiliging stellen wij dezelfde eisen als financiële instellingen zoals banken en verzekeringsmaatschappijen. Zo werken wij bijvoorbeeld alleen met gecertificeerde datacenters en hanteren wij – en al onze partners - uiterst strenge protocollen. Werken in de cloud biedt oneindig veel voordelen. Je kunt overal werken en op elk tijdstip, je hebt altijd toegang tot de meest up-to-date bedrijfsgegevens en je bent altijd verzekerd van een actuele back-up. Er is bovendien altijd meer dan genoeg capaciteit en bedrijfsgegevens zijn beschermd tegen brand, waterschade, stroomuitval en andere calamiteiten. En het is zeer kosteneffectief”.

ONLINE WERKEN drie belangrijkste applicaties, waar notariskantoren doorgaans mee werken, kunnen aanbieden. Solid Partners is niet merkgebonden maar staat voor onafhankelijkheid. We bieden software op maat, waarbij je wel moet bedenken dat ongeveer 80% van de software voor alle cliënten inzetbaar is, en 20% specifiek op het bedrijf is toegesneden. Zo realiseren wij betaalbare kwaliteit, die kwaliteit voor een gestaag groeiend aantal bedrijfsactiviteiten, en daar hoort een ISO normering bij. Solid Partners is dan ook druk bezig op dit gebied. Het is niet alleen goed voor het structureren van je organisatie, het is daarnaast een stukje erkenning van je bedrijf en een bevestiging van je streven naar kwaliteit. En ook voor de opdrachtgever betekent het meer zekerheid.”

ICT BEVEILIGING INFRASTRUCTUUR COMMUNICATIE LOKAAL WERKEN

Tel: 0570 - 624760

www.solidpartners.nl digitariaat - 2016

- 8 -

Uw partner in ICT! Kantoorgebouw IJsselveer Keulenstraat 6a 7418 ET Deventer

tel. 0570 - 624760 fax 085 - 7604569

e-mail info@solidpartners.nl internet www.solidpartners.nl

M2GEO, OMDAT UW M2 TELT Als projectleider bij een groot landmeetkundig bureau heb ik een pilot begeleid van het Kadaster waarbij gemeenten zelf meetbestanden mochten aanleveren t.b.v. splitsingen. Na de vrijgave van deze markt ging het Kadaster door een proces van aanscherping van de regels.

Het Kadaster wilde van de deelpercelen en achterstanden af en voerde, na de administratieve grenzen, ook de VKG (voorlopige kadastrale grenzen) in.

Omdat ik van het begin bij deze materie betrokken ben en het werk zeer interessant vind, besloot ik hier als zelfstandige mijn werk van te maken. Ik ken de contactpersonen bij het Kadaster en de processen en het is het voor mij een sport om voor iedere uitdaging een oplossing te zoeken.

Samenwerking met notarissen levert vaak een winwin situatie op. Al enkele bureaus vertrouwen op mijn expertise zoals: Broekema.Nielsen notarissen en Trip advocaten & notarissen in Groningen. Graag laat ik Bareld Timmer en Jaap-Jan Plas aan het woord. Bareld is juridisch medewerker bij Broekema.Nielsen notarissen en Jaap-Jan is notaris commercieel vastgoed bij Trip advocaten & notarissen.

Ik hoop dat u door het lezen geïnteresseerd raakt en graag kom ik bij u langs om nader kennis te maken en te sparren over vraagstukken.

M. Meems, eigenaar M2Geo Hoe bent u in aanraking gekomen met Marcel en/of M2Geo? Bareld; Ik ben in aanraking gekomen met Marcel in verband met de voorbereidingen voor notariële akten van levering. die door mij moesten worden voorbereid in het kader van een groot nieuwbouwproject.

Al ruim voordat het kadaster de deelpercelen afschafte heb ik onderzoek verricht naar de totstandkoming van de kadastrale misslagen in de akten van levering.

Uit de uitkomst van het onderzoek bleek dat indien de kadastrale uitmeting van de bouwkavels voor het passeren van de akte van levering plaatsvindt, de eventuele kadastrale misslagen kunnen worden vermeden. Vanaf die tijd werden bij de aanvang van het nieuwbouwproject besprekingen georganiseerd met onder andere de ontwikkelaar, de architect/ de bouwkundig tekenaar, het meetbureau, alsmede met de landmeetkundige dienst van het Kadaster, om tot een uitkomst te komen. Bij een van de eerste van die besprekingen heb ik Marcel Meems ontmoet, waar hij m.b.t het nieuwbouwproject de kadastrale werkzaamheden begeleidde. Bij een nieuwbouwproject lever ik nu de meetgegevens van nieuwe grenzen voor het splitsen van percelen aan bij het Kadaster op basis van het metingenbestand dat Marcel heeft gemaakt.’

Jaap-Jan; De eerste keer dat ik in contact kwam met Marcel Meems en zijn bedrijf M2Geo, was bij een nieuwbouwproject. Bij dit project moesten diverse kadastrale percelen worden samengevoegd en diverse kadastrale percelen worden gevormd. Daarnaast was een voorwaarde van de ontwikkelaar dat de kadastrale kosten zo laag mogelijk moesten blijven. Marcel (M2Geo) werd in dit dossier door de ontwikkelaar naar volle tevredenheid ingeschakeld.

Wat kunt u vertellen over zijn manier van werken?

Bareld; ‘In 2009 startte het Kadaster het pilotproject ‘voorlopige grenzen’ met de applicatie Splits. Bij de overdracht van een strook tuingrond vertrouw ik mijzelf wel met het intekenen hiervan. Als het wat ingewikkelder wordt of er dienen kadastrale percelen met definitieve grenzen te worden gevormd dan schakel ik Marcel in. Marcel kan met de bestaande informatie de oude kadastrale situatie vertalen in de nieuwe/gewenste kadastrale situatie en wel op ongedwongen, snelle, efficiënte en proactieve wijze.

Marcel- en Marcel’s werkwijze wordt geaccepteerd door het planbureau van het Kadaster en voldoet tevens aan de maatstaven die het Kadaster hanteert voor het aannemen van metingbestanden. Dat zegt denk ik alles over werkwijze en de kwaliteit van zijn dienstverlening.

met onder andere de ontwikkelaar, de architect/de bouwkundig tekenaar, het meetbureau, alsmede met de landmeetkundige dienst van het Kadaster, merk je dat een ieder er vanuit zijn eigen expertise naar kijkt.

Het doel van de bespreking is met name dat er een kruisbestuiving/samenwerking tussen deze partijen ontstaat die het uiteindelijke resultaat -de gewenste verhoging van de rechtszekerheid, de kostenbesparing en de gewenste informatievoorziening over het nieuwbouwproject naar de klant/koper- behaald.

Marcel is daarbij een onmisbare schakel. De architect ontwikkelt een nieuwbouwproject, de ontwikkelaar zet het project in de markt. Marcel’s sterke punt is dat hij de gemaakte wensen/bestanden van de architect/ bouwkundig tekenaar kan vertalen naar de huidigeen gewenste kadastrale situatie. Hierdoor is het voorgekomen dat een en ander door de architect/ bouwkundig tekenaar moest worden aangepast omdat het nieuwbouwproject niet past binnen de kadastrale omtrek van de in het nieuwbouwproject betrokken kadastrale percelen. Of dat er nog een koop of ruiling van percelen moest plaatsvinden. Je moet er niet aan denken dat dit pas aan het licht komt op het moment dat het nieuwbouwproject in de verkoop gaat en je er dan pas achter komt of nog later in het koopproces.’

Jaap-Jan; De actieve benadering van Marcel bij het uitdenken van de kadastrale werkzaamheden vind ik een sterk punt.

Zou u M2Geo aanbevelen bij collega’s?

Bareld; ‘Ik kan Marcel van harte aanbevelen. Ik werk graag samen met Marcel en ik gun hem het werk, iets wat in deze tijd nog schaars is.’

Jaap-Jan; Mijn ervaringen met M2Geo zijn erg positief. Ik zou M2Geo dan ook zeker aanbevelen bij collega’s.

Jaap-Jan; Marcel heeft veel ervaring en kennis op het gebied van landmeting en kadastrale werkzaamheden. Hij is in staat om actief mee te denken bij het proces. Marcel werkt snel en nauwkeurig tegen scherpe tarieven. Dat kan voor klanten interessante kostenbesparingen opleveren.

Daarnaast bevorderen zijn kaarten en ondersteuning de duidelijkheid voor de afbakening van percelen, derhalve de rechtszekerheid.

Als u een sterk punt van M2Geo zou benoemen, welke zou dat zijn?

Bareld; ‘Door het initiëren en voeren van de besprekingen

digitariaat - 2016

- 10 -

- 11 -

M2GEO Vraag ook wat wij voor u kunnen betekenen bij: • Kadastraal Advies • Samenvoegen van grenzen • Casus behandeling • Definitief uitzetten en vormen van Kadastrale percelen

digitariaat - 2016

IT MAAKT HET EFFICIENCYVERSCHIL het systeem kan veel meer dan u denkt Het notariaat is een van de best geautomatiseerde sectoren.

De kantoren beschikken over gespecialiseerde software die door de leveranciers steeds met de laatste snufjes up to date wordt gehouden.

Toch maken veel kantoren lang niet van alle mogelijkheden gebruik, met nodeloze verspilling van arbeidstijd en mogelijke data-lekken als gevolg. Het succes van kantoren die wél het onderste uit de software kan halen, bewijst dat juist IT het verschil kan maken tussen een matig en een goed financieel rendement.

Tekst: Jeroen Kuypers/Fotografie: Ruud Voest

digitariaat - 2016

- 12 -

André Kamps, secretaris van de Stichting IT Notaris: “ De vraag is of de handhaving van de meldplicht datalekken zo streng zal zijn.”

Antoine de Kleine, customer relations manager Quantaris: “ Wachtwoorden vormen de achilleshiel van de informatiebeveiliging binnen kantoren.”

Mooie schermen produceren kan iedereen, softwarepakketten en een infrastructuur die volledig zijn toegesneden op de behoeftes van het notariaat maken is echter specialistenwerk. Daarvoor is een diepgaande kennis van de sector nodig. In het geval het notariaat is slechts een klein aantal ITbedrijven daartoe in staat. “We hebben veel contact met onze klanten. We weten heel goed wat er speelt in de branche,” zegt Bas Mathon, adviseur bij Smart Notary Services . De kennisuitwisseling tussen notariskantoren en IT firma’s verloopt ook via andere wegen. “Bedrijven als het onze hebben ex-notariaatmedewerkers aangenomen met gevoel voor IT, de handige Harries die je vroeger in allerlei kantoren vond,” aldus Lotte Wolting, accountmanager bij Notis. “Dat betekent wel dat het notariaat graag een beroep doet op de IT leverancier voor alles wat met ICT te maken heeft. De trend is er een naar totale ontzorging.”

factuur, maar het is elke keer weer, terwijl ook de kans op fouten blijft bestaan. “ Al die minuten bij elkaar opgeteld vormen uiteindelijk een indrukwekkende lijst niet-productieve arbeidsuren. “En het notariaat kan zich die inefficiëntie niet veroorloven. Daarvoor liggen de tarieven te laag. De kosten moeten omlaag en de efficiency van de werkprocessen verhogen, met behulp van IT, is de aangewezen weg ertoe,” vindt Antoine de Kleine, customer relations manager bij Quantaris.

“ DE NOTARIS IS EEN JURIST EN NIET NOODZAKELIJK OOK EEN ONDERNEMER EN EEN MANAGER” Zes regels inkoppen De notaris zelf is in zoverre IT minded dat hij er zonder morren in investeert en enthousiast is over nieuwe ontwikkelingen. Maar dat enthousiasme daalt vervolgens niet overal in de organisatie even gelijkmatig in. Lotte Wolting: “Je ziet bijvoorbeeld dat medewerkers zelf regels blijven maken in een factuur in plaats van dit in één keer te automatiseren.

Het klinkt niet bijzonder: zes regels inkoppen per

Gebrek aan ondernemerschap De ironie is dat de IT infrastructuur van notariskantoren juist zeer geschikt is om die efficiencyslag te maken, zegt Bas Mathon. “Banken bijvoorbeeld maken gebruik van veel oudere systemen dan notariskantoren, en op het gebied van ketenintegratie, dus de datauitwisseling met banken, makelaars, het kadaster, staat de sector al heel ver. “ Maar daar optimaal van gebruik van zien te maken vereist de nodige tijd en aandacht, en de notaris moet het merendeel daarvan aan zijn beroepsmatige bezigheden wijden. “De notaris is een jurist en niet noodzakelijk ook een ondernemer en een manager,” zegt Ben van Hengstum, directeur van Devoon. “Dat gebrek aan voldoende ondernemerschap wreekt zich nu bij veel kantoren.

Tijdens de crisisjaren was er tijd en ruimte maar geen geld om te investeren in consultancy en trainingen om alles uit de IT te halen. Nu zien we het omgekeerde: er is weer volop werk maar de medewerkers schuiven het door omdat ze omkomen in de opdrachten. Wie destijds wél die moeite heeft genomen ziet nu én zijn omzet én zijn winstmarge toenemen.“ Onderhuidse angst Volgens Gönül Galin, project manager bij Van Brug Software, heeft het stroomlijnen van administratieve processen nog meer voordelen dan alleen een verhoogde productiviteit: “Het stelt je als notaris in staat je medewerkers te laten evolueren. Wanneer er minder tijd hoeft te worden besteedt aan relatief saai

- 13 -

digitariaat - 2016

Bas Mathon, adviseur bij Smart Notary Services: “ Banken maken gebruik van veel oudere systemen dan notariskantoren.”

Ben van Hengstum, directeur van Devoon: “ Bij veel kantoren wreekt zich het gebrek aan voldoende ondernemerschap.”

Gönül Galin, project manager bij Van Brug Software: “ Medewerkers volharden in oude werkmethodes, uit angst evenzeer als uit routine.”

administratief werk kunnen ze doorgroeien naar meer uitdagende werkzaamheden, bijvoorbeeld op het gebied van marketing. Daarmee haal je ook een van de struikelblokken weg. Dat medewerkers volharden in oude werkmethoden is namelijk niet alleen een kwestie van routine, onderhuids speelt ook de angst mee: ben ik straks überhaupt nog wel nodig? Hoe efficiënter de processen, hoe groter immers de kans dat medewerkers overbodig worden. Tegelijkertijd is de gehechtheid aan papier niet te onderschatten. Er wordt nog altijd veel te veel geprint in het notariaat en ik maak nog steeds mee dat iets eerst wordt geprint en vervolgens alsnog ingescand. “Dan hebben we het document in één keer bij elkaar”, heet het dan. Terwijl het allang is opgeslagen.”

succesvolle kantoren, en de mate waarin wordt ingespeeld op de mogelijkheden van de IT is daarbij een belangrijke factor.”

groot probleem als de telefoon gestolen wordt. Hoe dan ook zijn wachtwoorden een achilleshiel, omdat ze te weinig worden vernieuwd of voor alle medewerkers en apparaten gelden.“

“ DE MATE WAARIN WORDT INGESPEELD OP DE MOGELIJKHEDEN VAN DE IT IS EEN BELANGRIJKE FACTOR”

Goud in handen De technologische vooruitgang en de ketenintegratie produceert een stroom aan data. Notariskantoren zijn sterk gebonden aan wet- en regelgeving en kunnen die dus niet zomaar gebruiken voor marketingdoeleinden. “Maar ook los daarvan hebben de kantoren goud in handen, als het op data aankomt, en ze doen er heel weinig mee,” vindt Antoine de Kleine. “Wij hebben alles gebenchmarkt, dus we kunnen de notaris precies vertellen wat zijn doorlooptijden en kostprijzen zijn,” aldus Bas Mathon.

“Vaak voelt een notaris wel wie van zijn medewerkers weinig efficiënt werkt, dankzij de IT kunnen we het voor hem staven, en toch wil menigeen het niet weten.

De IT helpt niet alleen om de efficiency te verhogen maar ook meer inzicht te krijgen in de kostenstructuur, zodat je ook echt al je kosten doorrekent en het juiste tarief vraagt. Nu doet men zichzelf nog vaak tekort.”

Het wachtwoord als achilleshiel De verstrengde eisen op het gebied van veiligheid zullen dat verschil alleen nog maar groter maken. Elk data-lek moet binnen de 72 uur gemeld worden, op straffe van een boete die kan oplopen tot € 820.000,. “Ik vermoed dat deze superboete misschien één keer aan een ziekenhuis of gemeente zal worden opgelegd en daarna niet meer,” zegt Yorik Draijer, van Independent IT . “Maar ik vrees ook dat er vaak zal worden gedaan of er niets aan de hand, onder het mom van: als ik net doe of er niets is gebeurd, hoef ik ook niets te melden.” Een data-lek ontstaat echter in no-time. “Een email met tien mensen in CC is in principe al een data-lek,” zegt Lotte Wolting. En Gönül Galin voegt daar aan toe dat dit een van de redenen is dat steeds meer notariaatsmedewerkers gebruik maken van de portals die IT bedrijven ter beschikking stellen, “ook al zie je hier weer de hardnekkigheid van oude routines. Het e-mailen zit ons inmiddels in het bloed.” Antoine de Kleine wijst op een nog groter gevaar voor data-lekken: de smartphone. “Als een notaris de email van zijn kantoor op zijn telefoon ontvangt en dat toestel is zo ingesteld dat hij niet steeds zijn wachtwoord moet ingeven, heeft hij een

Europese regelgeving er bovenop Hoe minimaliseer je het risico op data-lekken?

Volgens Yorik Draijer is het een kwestie van bewustwording, niet van investering in nieuwe tools. “Het beroepscertificaat biedt bijvoorbeeld al de mogelijkheid boodschappen afdoende te encrypten. Realiseer je dat en maak gebruik van die mogelijkheid. En daar kom je weer tot de kern van de zaak: de notaris weet vaak onvoldoende wat zijn systeem allemaal kan. “ André Kamps, secretaris van de Stichting IT Notaris, ziet de wet niet zo snel verdwijnen. “Er komt volgend jaar namelijk nog Europese regelgeving bovenop die Wet Meldplicht Datalekken. We kunnen ons echter wel afvragen of de handhaving zo streng zal zijn, want daarvoor lijkt onvoldoende mankracht te bestaan.”

Ben van Hengstum is van mening dat dit vooral voor de familiepraktijken geldt. “De grotere kantoren weten precies wat alles kost, net als de meer ondernemende notarissen. Je ziet dan ook een tweedeling ontstaan in het notariaat tussen zeer succesvolle en weinig

digitariaat - 2016

- 14 -

Lotte Wolting, accountmanager bij Notis: “ Het notariaat kan zich geen inefficiëntie veroorloven.

Daarvoor liggen de tarieven te laag.”

Yorik Draijer, directeur van Independent IT: “ Ik vrees dat er bij datalekken vaak zal worden gedaan of er niets aan de hand is.”

IT ALS DOEL

Afdwingbaar Maar het hoofddoel van de nieuwe wet is eerst en vooral bewustwording over de kans op data-lekken, en in tegenstelling tot een superboete is dat wel positief.

Die bewustwording dwingt tot een zorgvuldiger gebruik van de tools en zou ook een opstap mogen zijn naar een optimaler gebruik van de IT infrastructuur in zijn totaliteit. “Of de medewerkers uit zichzelf daartoe zullen overgaan weet ik niet,” besluit Ben van Hengstum. “Misschien wordt het veel ‘jaja’ en gaat iedereen daarna weer over tot de routine van elke dag. Het moet misschien toch worden afgedwongen door de notaris. Maar als we terugkijken zien we een veel onveiliger situatie: halverwege de jaren negentig sloten we hele kantoren zonder firewall op het internet aan. Nu zit 70 tot 80% van de kantoren goed beveiligd in de cloud of met goed beveiligde servers op locatie. Er is dus hoe dan ook al heel veel bereikt.”

- 15 -

IT Notaris is een nog jonge stichting waarbij nu al enkele tientallen kantoren zich hebben aangesloten. Ze werpt zich op als het specialisatieorgaan van alle notarissen die zich bezighouden met de intellectuele eigendomsrechten van software, zowel de registratie, overdracht als verpanding ervan.

Informatietechnologie speelt nu al een bijzonder grote rol in onze maatschappij en die rol zal de komende jaren alleen nog maar groter worden. Stichting IT Notaris helpt de kantoren die zich op deze groeiende markt willen richten, op tal van manieren. IT is voor deze notarissen dus niet alleen een middel maar ook een doel. Voor meer informatie, ga naar www.it-notaris.nl

digitariaat - 2016

IT-Notaris en Software Borg, heel natuurlijk De notaris houdt zich sinds mensenheugenis bezig met alles wat zich in de levensloop van een mens kan voordoen. Een belangrijk moment in het leven van de mens is het levenseinde. Om er voor te zorgen dat het levenseinde gepaard gaat met een ordelijke afwikkeling van de nalatenschap, kan men bij de notaris terecht voor een testament.

Centrale organisatie van notarissen op het gebied van software escrow Landelijke dekking Uniforme kwaliteit Regionale IT-notaris Actuele overeenkomsten Nazorg

Ook software heeft een levensloop. Het wordt doorgaans ontwikkeld door daarin gespecialiseerde bedrijven, de softwarehouses. Maar ook software ontwikkeld door één of soms meerdere natuurlijke personen komt voor. Voor software geldt hetzelfde als voor mensen; het is belangrijk om alle zaken goed vast te leggen voor het geval er iets gebeurt gedurende of aan het eind van de levensloop. Daar komt de IT-notaris in beeld. Hij is de aangewezen vertrouwenspersoon om er voor te zorgen, dat de nalatenschap goed geregeld is.

in rechten. Dat is iets wat zelfs softwareontwikkelaars nog niet altijd begrijpen. In software wordt veel kennis vastgelegd, de zogenoemde functionaliteit van de software. De functionaliteit is heel bepalend hoe naar de software moet worden gekeken. Zo ligt daarin het antwoord op de vraag hoe bedrijfskritisch de software is, maar ook de antwoorden op de vragen welke wettelijke en overige voorschriften van kracht zijn voor gegevens die met de software worden vastgelegd. Zo rust op persoonsgegevens nu al de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en binnenkort de Europese Privacy Verordening.

Ook rust op veel gegevens de fiscale bewaarplicht (zeven jaar bewaren én toegankelijk houden). Genoeg redenen voor het laten vastleggen van een rechtszekere broncode-escrowregeling bij de IT-notaris.

de software bij een eventueel levenseinde (door bijvoorbeeld een faillissement, overname van leverancier of door het stopzetten van de ontwikkeling aan de software).

Door de hechte samenwerking van de IT-notaris en de Software Borg Stichting, die onder leiding staat van een beëdigde informaticadeskundige, is een unieke krachtenbundeling van professionals tot stand gekomen. Zo neemt de Software Borg Stichting ook de zorgplicht van de IT-notaris over in het geval dat een broncode wordt afgegeven.

En dat gebeurt eigenlijk heel natuurlijk!

Centrale organisatie van notarissen op het gebied van software escrow Software is een bijzonder product met bijzondere kenmerken.

Het behoort tot de intellectuele eigendommen en er rust auteursrecht op. Daardoor is de handel in software een handel

Landelijke dekking Uniforme kwaliteit en/of Regionale IT-notaris www.softwareborg.nl www.it-notaris.nl Actuele overeenkomsten Een broncode-escrowregeling van de IT-notaris voldoet Nazorg aan de notariswet en de kwaliteitscriteria van Stichting IT-notaris, biedt optimale bescherming van het intellectueel eigendom, maximale rechtszekerheid voor de bij de overeenkomst betrokken partijen en continuïteit in het gebruik van

Software Borg Felland Noord 10, 9753 TB Haren tel. 050 - 5350143, e-mail info@softwareborg.nl

Software Borg Felland Noord 10, 9753 TB Haren tel. 050 - 5350143, e-mail info@softwareborg.nl

www.softwareborg.nl

www.softwareborg.nl

digitariaat - 2016

- 16 -

- 17 -

digitariaat - 2016

IT-recht, daar kan het notariaat niet meer omheen!

IT doordringt ons hedendaagse bestaan; zowel in ons maatschappelijke, zakelijke, sociale als persoonlijke leven. Ook het notariaat heeft in steeds grotere mate te maken met IT. Niet alleen in de eigen bedrijfsvoering, maar zeker door vragen uit de markt. IT is echter complex en vraagt om multidisciplinaire kennis. Kennis die de gemiddelde notaris niet bezit.

Dat hoeft echter geen probleem te zijn. De IT-jurist BV is er voor de notaris die behoefte heeft aan multidisciplinaire kennis op het gebied van IT. Dat vloeit voort uit de organisatie waarbinnen De IT-jurist werkt.

De IT-jurist is een zelfstandige onderneming binnen de Software Borg Groep. Deze groep bestaat uit vier gezonde en zeer ervaren ondernemingen, die elk zelfstandig in de informatietechnologiesector in verschillende marktsegmenten dienstverlenend actief zijn. Doordat de bedrijven elkaar op diverse gebieden aanvullen, is het eenvoudig om elkaars specialistische kennis en ondersteuning te benutten. Daardoor wordt het ook mogelijk om, naast kleine specialistische werkzaamheden, grotere opdrachten binnen de groep optimaal en met een gecentraliseerde verantwoordelijkheid uit te voeren. Altijd met diepgaande en actuele kennis van zowel IT, recht en informatiebeveiliging.

IT-recht, daar kan het notariaat niet meer omheen!

www.it-jurist.nl De IT-jurist digitariaat - 2016

De IT-jurist is gespecialiseerd op het gebied van IT-recht, internetrecht, privacyrecht en Intellectueel Eigendomsrecht. Denk daarbij aan overeenkomsten, algemene voorwaarden en verklaringen. Wij wijzen niet alleen op risico’s en aansprakelijkheden, maar denken bijvoorbeeld graag mee over het zo eenvoudig mogelijk exploiteren of inkopen van IT-producten. Daar waar gewenst, schuift de IT-jurist graag aan bij onderhandelingen, zo nodig vergezeld door een van onze IT-deskundigen. Onze werkwijze daarbij valt te omschrijven als constructief meedenken en is gericht op het creëren van win-win situaties.

Integrale oplossingen door krachtenbundeling De IT-jurist werkt samen met Stichting IT-notaris, het specialisatieorgaan van alle IT-notarissen in Nederland. Samen met de IT-notaris willen wij rechtszekerheid bieden in de informatiemaatschappij. De IT-jurist werkt met de IT-notaris samen op het gebied van overdracht en verpanding van intellectueel eigendom (software, werkwijzen, knowhow en domeinnamen), continuïteitsregelingen, broncode-deponering, elektronisch ondertekenen en contracteren, en het vastleggen en behouden van digitaal bewijs. Door de bundeling van krachten zijn er in de loop der tijd een flink aantal diensten en producten ontwikkeld voor IT-leveranciers en hun afnemers.

De markt heeft behoefte aan een partij, die alle krachten en risico’s in het speelveld van IT, recht en informatiebeveiliging overziet en rechtszekere oplossingen biedt. De meest aangewezen partij daarvoor is de (IT-)notaris. De juiste samenwerkingspartner daarbij is De IT-jurist.

Overtuig uzelf; www.it-jurist.nl

- 18 -

- 19 -

digitariaat - 2016

SMART NOTARY SERVICES, SLIM UITBESTEDEN

Eén ding is wel duidelijk: efficiënt werken en tegelijkertijd de kwaliteit en continuïteit bewaken, zijn essentieel voor elk notariaat. Echter, werk leveren van een constante kwaliteit vergt de nodige tijd en accuratesse en komt vaak de efficiency niet ten goede.

Veel notarissen zijn een groot deel van hun tijd kwijt aan het managen van hun kantoor. Dat betekent dat er regelmatig en zelfs structureel te weinig tijd is voor kerntaken zoals het adviseren en pro actief benaderen van klanten. Terwijl in de moderne maatschappij het behouden en werven van klanten nog essentiëler geworden is.

Centrale produktie van complete dossiers Om en aan de vraag van de markt en aan de beheersing van de kantooromgevingen tegemoet te komen is er een centrale productiefaciliteit geboren: Smart Notary Services. Smart Notary Services is de symbiose van notariële kennis en kunde, excellente automatisering van werkprocessen en praktisch inzicht die per direct verlichting kan bieden aan notariskantoren. Via een doordacht gestandaardiseerd proces verwerken deskundigen van Smart Notary Services de gegevens van een koopovereenkomst tot een compleet dossier inclusief alle akte(n), brieven, e-mailberichten, notariële bevragingen en nota’s van afrekening. Op het moment van passeren behoeft de akte(n) alleen nog geprint te worden en te laten ondertekenen.

digitariaat - 2016

Kwaliteit en flexibiliteit tegen lagere kosten Smart Notary Services timmert hard aan de weg.

Notaris Erwin Akkerman (Notariaat Zuidlaren) maakt al geruime tijd gebruik van het concept. “Nu de woningmarkt aantrekt zijn we met Smart Notary Services erg flexibel. Extra personeel om de stijgende vraag van dossiers aan te kunnen is niet nodig. Door de vaste prijs per dossier van Smart Notary Services weten wij bovendien exact waar we aan toe zijn en hebben wij er geen omkijken meer naar. De tijd die wij hier mee besparen besteden we aan onze klanten, wij vinden het belangrijk om laagdrempelig te zijn en korte lijnen te hebben met onze klanten. Smart Notary Services levert ons absoluut veel op!”.

- 20 -

Archimedesbaan 21, 3439 ME Nieuwegein Telefoon 030-6005817 Fax

030-7998680

E-mail

info@smartnotary.nl

BEHOUD VAN EIGEN IDENTITEIT Smart Notary Services faciliteert het notariaat volledig op de achtergrond in het automatiseringssysteem van het kantoor. De medewerkers van Smart Notary Services voeren alle handelingen uit als waren zij in dienst zijn van het kantoor. Uw kantooridentiteit en marktbenadering blijven dus behouden terwijl u klaar bent voor de ontwikkelingen op de markt. Meer weten? Bel 030-6005817 of ga naar www.smartnotary.nl .

- 21 -

digitariaat - 2016

ICT MANAGEMENT VOOR HET NOTARIAAT IT is de motor van het notariaat, een motor die geruisloos en zonder haperen moet functioneren. Het notariskantoor kan niet zijn eigen helpdesk zijn, maar evenmin is dat de taak van de softwareleverancier. Die rol is weggelegd voor een deskundig en onafhankelijk tussenpersoon, een ICT specialist die de kunst van het regisseren verstaat. In onze branche is er daarvan maar één: Independent-IT. Systeembeheer kan extern zijn en toch aanvoelen als intern. Independent IT heeft een helpdesk die dag en nacht bereikbaar is en kan alle diensten of producten leveren, in de cloud of lokaal, via lease of koop. Independent IT is onderdeel van een ICT groep, volledig toegespitst op het notariaat en meer dan een full service dienstverlener. “We zijn vertrouwd met alle softwarepakketten en systemen voor het notariaat maar we hebben geen enkele voorkeur voor een daarvan,” zegt directeur Yorik Draijer. “Wij gaan uit van de behoeften van het kantoor. Wat past het best bij de manier van werken? Een notariskantoor heeft de focus op aktes maken en ICT is het hulpmiddel daarvoor!”

systemen te migreren waar men bijna niets van merkt.

De ene dag werkt men nog op het oude systeem en de volgende dag begeleiden wij de nieuwe look en feel van het nieuwe. Zonder ICT gaat er bijna niets in het notariaat. Wij zorgen ervoor dat dankzij ICT alles op rolletje loopt en blijft lopen.”

Yorik Draijer, directeur van Independent IT:

Volstrekt onafhankelijk De onafhankelijkheid van notariële softwareleveranciers strekt zich uit tot bijvoorbeeld eigen document solutions en telefonie-oplossingen. “We hebben onlangs een notaris geholpen die door omstandigheden een nieuw kantoor begon en dat in drie weken operabel wilde hebben. De offertes van notariële software verliepen via ons en op basis van onze expertise kon de notaris tot de voor hem beste keuzes komen. Er was een voorkeur voor één bepaald pakket, maar er werd uiteindelijk voor een ander gekozen. Wij hebben zoveel als mogelijk uit handen genomen, tot en met de bekabeling toe. NVA Notaris is daardoor een tevreden klant!”

Geruisloze overgang “Onze bemoeienis staat er voor dat de overgang van het ene systeem naar het andere volkomen geruisloos verloopt. Wij zeggen niet: ‘Maak maar twee dagen in de agenda vrij, want dan is het systeem helemaal uit de lucht.’ Met de laatste technieken zijn wij staat

- 23 -

NIEUW, GROEN, KOSTENBESPAREND & INNOVATIEF Binnenkort komt Independent IT met een nieuw en zeer mooi product voor het notariaat. Nieuwsgierig? Stuur een e-mail naar info@independent-it.nl met als onderwerp NIEUWSGIERIG en word op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen!

Independent-IT, Nijverheidslaan 2a, 4041 CK Kesteren.

Rode Zee 55, 1503 RT Zaandam.

085 – 487 21 55. www.independent-it.nlndent-it.nl

digitariaat - 2016

DATABANK

VIA JURIDICA : ZIJN DE GROTE UITGEVERS PASSÉ?

RELEVANTE JURIDISCHE INFORMATIE VOOR DE NOTARIËLE PRAKTIJK

BENNETT

DATABANK VIA JURIDICA gerubriceerd op onderwerp aan te ALTERNATIEF VOOR DE GROTE bieden, bijvoorbeeld: UITGEVERS? alles over nu is EEN de kunst er niet in te verdrinken. Is alle jurisprudenVroeger was het probleem om aan informatie te komen,

BTW OPLEIDINGEN

(civiel en fiscaal), Relevante juridische informatiebedrijfsoverdracht voor de notariële praktijk

tie even relevant? Zijn alle commentaren erop even

of alles over echtscheiding. Die

zinnig? In haar rol als kenniscentrum voor het notariaat

CURSUS BTW & VASTGOED speciaal voor notariaat

4 PE punten KNB BMN

Bouwterreinen Ingebruikneming Object- vs unittheorie Leegstand en aftrek Leegstand en verhuur Koop-/aanneming Koop-/verbouwing Slopen Servicekosten Bijkomende prestaties Ingrijpende verbouwing Samenloop met OVB Crisismaatregelen OVB Vermogensetikettering Standaard tbv verhuur Standaard tbv akte Conferentiecentra Terbeschikkingstelling Bedrijfsoverdracht 37d Vervallen 3-3-b en 12A

Data en cursuslocaties: 24 MEI

Nieuwegein, Fletcher Hotels

25 MEI

Zwolle, Urbana

2 JUNI

Eindhoven, Novotel

TIJD: 16.00 - 20.30 UUR PRIJS: € 200,- p.p. excl. 21% BTW

Inschrijven via mail: info@bennettbtwadviseurs.nl BENNETT BTW opleidingen is onderdeel van LENOS c.s. BTW adviseurs

Nieuwe Haven 125 • 4301 DL Zierikzee Ed H. van den Elsen 06-53898470

info@bennettbtwadviseurs.nl www.lenos-btw.nl

voelt FBN Juristen zich verantwoordelijk ominformatie een filterVroeger was het probleem aan te komen, nu is de kunst er niet in te verdrinken. functie te vervullen voor de notariële praktijk. Via actuali-

is de leidraad bij de rangvanpraktijk rente). We bieden de gebruiker dus kennis maar doen ook aan kennismanagement voor de gebruiker.”

schikking van de informatie. Op verzoek zijn sinds een

Is alle jurisprudentie even relevant? Zijn alle half jaar ook historische versies van wetteksten te raadteitencursussen en doorlopend met dezinnig? databank Via commentaren erop even Zeer betaalbaar In haar rol als kenniscentrum voor In vergelijking met andere notariële pakketten is een plegen, en hebben we een uitgebreide pagina met Juridica en daaraan gekoppelde nieuwsbrief wordt de het notariaat voelt FBN Juristen zich abonnement op Via Juridica een voordelige keuze: wie (bijv. ter berekening waarde van een stortvloed aan verantwoordelijk informatie behapbaar gemaakt. te Wat bij de de rekentools om een filterfunctie actualiteitenbijeenkomsten volgt bij van FBN de Juristen vervullen voor de notariële praktijk. De betaalt slechts € 500 voor een jaar lang toegang tot vruchtgebruik of de pensioenimputatie). We bieden de uitgevers een onoverzichtelijke zee is, wordt bij FBN dagelijkse stortvloed aan informatie wordt de databank voor het hele kantoor, dus ook voor alle notaris dusDekennis maar doen ook Juristen een helderedoor vijver, en nogvan een stuk betaalbaarder medewerkers. de juristen FBN behapbaar gedachte hierachter is deaan het kennismanagenotariaat gemaakt via de actualiteitencursussen, ook te ondersteunen bij de dagelijkse praktijkuitoefening ment voor hem.” ook. en doorlopend met de databank Via als er vragen opkomen buiten de contactmomenten van Juridica en daaraan gekoppelde de cursus om. nieuwsbrief. Wat bij andere uitgevers ook zonder deelname aan de cursus Fiscale & Civiele Zeer betaalbaar Wat bij de uitgeverseen een onoverzichtelijke zee Maar onoverzichtelijke zee is, wordt actualiteiten is de prijs scherp.

Omdat verspreiden en verdiepen van kennis centraal is, wordt bij FBNRELEVANTE Juristen een heldere vijver, bij FBN Juristen een heldere vijver, en JURIDISCHE INFORMATIE VOOR DEhet NOTARIËLE PRAKTIJK nog een stuk betaalbaarder ook. “ Wie de actualiteiten bijeenkomsten volgt bij FBN

DATABANK

VIA JURIDICA : ZIJN DE GROTE UITGEVERS PASSÉ?

en nog een stuk betaalbaarder ook.

Vroegerals was het probleem om aan informatie te komen, Praktijk leidraad “Het tussen ons grote uitgevers is dat nuals isverschil de kunst er niet inen te de verdrinken.

Is alle jurisprudenPraktijk leidraad wij onze publicaties niet in een databank plaatsen om tie even relevant? Zijn alle commentaren erop even “Het verschil entede grote uitgevers is dat wij ze zo eentussen tweedeons leven geven” , zegt hoofdredacteur zinnig?

In haar rol als kenniscentrum voor het notariaat Laura Welkers. “Wij zijn een denktank voor het notariaat. geen uitgevers zijn die hun publicaties in een databank Via Juridica is ontstaan de behoefte omom binnen FBN voelt FBN Juristen zichuit verantwoordelijk een filterplaatsen om ze zo een tweede leven te geven”, zegt aan kennismanagement te doen en gelijktijdig onze functie te vervullen voor de notariële praktijk. Via actualicursisten de service te bieden om eerder behandeld hoofdredacteur Lauraen Welkers.

“Wijmet zijnde een denktank teitencursussen doorlopend databank Via cursusmateriaal van onze actualiteitencursussen snel en daaraan gekoppelde nieuwsbrief wordt de voor het notariaat.

Via Juridica is die ontstaan uitwede behoefte teJuridica kunnen terugvinden.

Vanuit basis zijn aan de databank Webehapbaar nemen eigen tekstenWat op bij de stortvloed aanbouwen. informatie gemaakt. om intern aan gaan kennismanagement te doen en gelijktijdig in Via Juridica die worden geschreven door notarieel uitgevers een onoverzichtelijke zee is, wordt bij FBN onze cursisten deondersteund service te bieden eerder behandeld specialisten, door illustratieve jurisprudentie, Juristen een heldere vijver, en nog stukWe betaalbaarder parlementaire toelichting en actueeleen beleid. volgen cursusmateriaal van onze actualiteitencursussen snel te daarbij ook. nauwgezet de ontwikkelingen op alle vlakken, kunnen terugvinden. civiel en fiscaal” . Vanuit die basis zijn we aan de

databank gaan bouwen.

Wat bij de uitgevers een onoverzichtelijke zee We plaatsen geenbij uitgeefproducten in heldere Via Juridica maar is, wordt FBN Juristen een vijver,

en nogdie eenworden stuk betaalbaarder ook. eigen teksten geschreven door notarieel specialisten, jurisprudentie Voor de ondersteund grote uitgevers door is het illustratieve notariaat slechts ‘een’ Praktijk als leidraad FBN zich volledig focust die voor deze “Het verschil tussen onsop ende dekennis grote uitgevers is dat wij gen op alle vlakken, civielis.en Voor de uitgevers doelgroep van belang “Enfiscaal. zelfs daarbinnen houden is geen uitgevers zijn die hun publicaties in een databank we steeds oog voor de behoeften vanuit de praktijk. het notariaat slechts ‘een’ van het brede plaatsen om ze zo eenonderdeel tweede leven tede geven”, zegtjuridiZo wordt hard gewerkt aan het verzoek informatie sche spectrum, FBN focust zich volledig kennis die behalve artikelsgewijs, gerubriceerd opde onderwerp hoofdredacteur Lauraook Welkers.

“Wij zijnop een denktank aan te het bieden, bijvoorbeeld: allesisover bedrijfsoverdracht voor notariaat.

Viabelang Juridica uit de behoefte voor deze doelgroep van is. ontstaan En zelfs daarbinnen (civiel en fiscaal), of alles op het gebied van echtscheiding. om intern aanoog kennismanagement te doen en gelijktijdig houden we steeds voor de behoeften de Ook op verzoek zijn historische versies vanvanuit wetteksten onze cursisten de service te bieden eerder behandeld te raadplegen en hebben we rekentools opgenomen praktijk.

Zo wordt hard gewerkt aan het verzoek de (bijvoorbeeld ter berekening van de waarde van een cursusmateriaal van onze actualiteitencursussen snel te informatie behalvede artikelsgewijs, ook of de omrekening vruchtgebruik, pensioenimputatie kunnen terugvinden. Vanuit die basis zijn we aan de

onderdeel van het brede juridische spectrum, terwijl en actueel beleid. We volgen nauwgezet de ontwikkelin-

staat (en niet het maken van winst) is Via Juridica ook via Juristen, betaalt slechtsaan € 500 voor een jaar lang gerubriceerd op onderwerp te enkele aangesloten universiteiten vrij toegankelijk. Voor toegang tot de databank voor het hele kantoor” bieden, bijvoorbeeld: alles over studenten is een abonnement gratis, maar ook voor

bedrijfsoverdracht (civiel en fiscaal), notarissen is de prijsis zeer Wie Toegang voor studenten gratisaantrekkelijk. en uiteraard is er de de actualiteiof alles over echtscheiding.

Die mogelijkheid om de databank uit te proberen via een tencursus volgt bij FBN Juristen betaalt slechts een kleine gratis proefabonnement www.viajuridica.nl). praktijk is de leidraad bij(zie de rang-

vergoeding. Een proefabonnement van een maand is

schikking van de informatie. Op verzoek zijn sinds een Doorlopend contact met de notariële praktijk staat voorop gratis. half jaargoede ook historische vangaranderen. wetteksten te raadom een kwaliteit teversies kunnen plegen, en hebben is, wekan eenmen uitgebreide pagina met bij de “Als iets onduidelijk een reactie plaatsen inhoud de databank. de vraag onze databank, rekentools (bijv. ter berekening van devoorop waarde van “Bijvan ons staat deVerrijkt service eneen we willen dan wordt de gebruiker bedankt voor de scherpte, en ons vruchtgebruik of de pensioenimputatie). We bieden de optimaal gebruik stimuleren; de tijd van de product weer mooier. notaris dus kennis maar als doen Ook kan men ons bellen hetook nietaan luktkennismanagede juiste notaris is kostbaar!” informatie Via” Juridica te trekken. Bij welke uitgever ment vooruit hem. kan dat nu? Bij ons staat de service voorop, en we willen optimaal gebruik stimuleren; de tijd van de gebruiker is “Enbetaalbaar als iets onduidelijk is, kan men een reactie plaatsen Zeer kostbaar!” op dehet inhoud van de Verrijkt vraag onze Omdat verspreiden en databank. verdiepen van kennisde centraal De eerste gebruikersbijeenkomst die binnenkort plaatsvindt, is al helemaal volgeboekt. is opgezet staat (en niet het maken van is Deze Via Juridica ookvoor via de databank, dan wordt dewinst) gebruiker bedankt vanuit het beantwoorden van rechtsvragen uit de praktijk enkele aangesloten vrij mooier. toegankelijk. eneen hetuniversiteiten product weer OokVoor kan aanscherpte, de hand van slim gebruik van de kennisbank, en ismen ons studenten is een abonnement gratis, maar ook voor daarom ook nog eens goed voor 2 KNB-studiepunten. bellen als het niet lukt de juiste informatie uit Via Juridica notarissen is de prijs zeer aantrekkelijk. Wie de actualiteitewie trekken.

Bij welke uitgever kan dat nu? Bij ons staat de Voor nieuwsgierig is geworden tencursus volgt bij FBN Juristen betaalt slechts een kleine naar Via Juridica: kom proeven en service voorop, en we willen optimaal gebruik vergoeding.

Eeneen proefabonnement van een maand is stimulemeld je aan voor gratis ren; de tijd van devia notaris is kostbaar! Binnenkort staan gebruikersbijeenkomst gratis. www.FBN.nl!

databank gaan bouwen. digitariaat - 2016

- 26 -

ook de eerste gebruikersbijeenkomst in de planning,

“Bij onstoegankelijk staat de service voorop en we willen en ingestoken vanuit de kennis; we FBNgratis Juristen optimaal gebruik stimuleren; de tijd van de tel.beantwoorden 088 – 22 22 123, rechtsvragen uit de praktijk aan de hand notaris is kostbaar!” www.viajuridica.nl van Via Juridica.

“En als iets onduidelijk is, kan men een reactie plaatsen

We plaatsen uitgeefproducten in Via Juridica op de inhoud van de–databank.

Verrijkt de vraag onze FBNgeen Juristen, Willemsparkweg 191,maar 1071 HA Amsterdam.

088 22 12 123. www.fbn.nl

FBN Juristen, Amsterdam

info@fbn.nl

tel. 088 – 22 22 123

www.fbn.nl

eigen teksten die worden geschreven door notarieel

databank, dan wordt de gebruiker bedankt voor de

specialisten, ondersteund door illustratieve jurisprudentie

scherpte, en het product weer mooier. Ook kan men ons