Informe final by Mauricio Sanchez

SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA.

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. TITULO: “IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL DEL MUSEO DE ARTE POPULAR.” INFORME DE ESTANCIA PROFESIONAL. QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: PROFESIONAL

ASOCIADO

EN ARCHIVONOMÍA. P R E S E N T A: MAURICIO SÁNCHEZ ESPINOSA. ASESOR: LIC. EVELIN ADRIANA ZEA ELIZALDE. MÉXICO, D.F. 2014. Introducción. El arte popular mexicano es uno de los patrimonios culturales más importantes que tiene México, en cual se ve reflejada la creatividad, habilidad, técnicas, sentimientos, etc., que tienen los artesanos.

El Museo de Arte Popular es uno de los recintos en donde se reguardan algunas piezas artesanales de distintos lugares de la república mexicana. El MAP., a través de exposiciones temporales, permanentes y algunas itinerantes refleja el trabajo de los artesanos y le da la importancia a el arte del pueblo mexicanos, mejor llamado “arte popular”. Además el MAP., ofrece algunos talleres, cursos y visititas guiadas a todo el público en general, con la finalidad de que no solo se difunda el arte popular, sino que también algunas ocasiones lo inducen a realizarlo. El MAP., a pesar de su corta edad dentro de los museos de la ciudad de México, realiza una gran cantidad de actividades, las cuales se ven reflejadas en los documentos. El siguiente trabajo muestra una parte de las actividades que realiza el MAP., para el buen funcionamiento del mismo. Para ello, el trabajo se realizó en la parte del archivo de la coordinación de comunicación social. Es importante destacar el trabajo archivístico que se realizó. Para esto, mi informe de estancia profesional de se divide en 3 apartados en los cuales se ven reflejados los conocimientos que adquirimos en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, durante los primeros cuatro semestres. En el capítulo 1 veremos la conformación del MAP., desde sus inicios hasta el día de hoy, abordando temas como los son, su historia, su organización administrativa y por consecuente la coordinación de comunicación social. En el capítulo 2 se verá reflejado el sustento teórico y legal para el desarrollo de las practicas realizadas en la estancia profesional, retomando la teoría como punto de partida del cómo se debe realizar, así mismo retomando la normatividad aplicable y vigente en materia de archivos para saber qué es lo que se debe de hacer. Por último y no menos importante el 3° capitulo se verá reflejada las actividades archivísticas que realice el en MAP., mostrando algunos diagramas y gráficas para su mayor entendimiento.

Índice. Capítulo 1. Fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano. En este capítulo abordaremos sobre la historia del Museo de Arte Popular Mexicano, como, cuando, donde y por qué fue creado, así mismo, hablaremos sobre los antecedentes de la Coordinación de Comunicación Social, los servicios, usuarios, tipología documental que esta coordinación maneja. 1.1.

Antecedentes Generales.

Para empezar a hablar del fideicomiso que conforma el Museo de Arte Popular es importante el saber la historia del inmueble en el cual está ubicado actualmente. El espacio en donde hoy se levanta el edificio del MAP se remonta a los tiempos de la colonia. Hacia 1960 el maestro cantor de la catedral del Estado de México, Fernando Ortiz Cortes fundo el hospicio de pobres cuya edificación inicio el 12 de septiembre de 1763 finalizando en diciembre de 1768.

Años después el Virrey Antonio María de Bucarrelli en su administración apoyo la hospicio, este mismo logro mantenerse gracias a la ayuda de filántropos y el gobierno que estaba en turno. En 1900 Porfirio Díaz ordeno el traslado del hospicio a Tlalpan con la finalidad de rescatar el edificio e incorporarla a la exclusiva zona de la alameda destinado a las más distinguidas clases sociales, pero gracias a los movimientos revolucionarios el edificio estuvo cerrado más de 20 años. En 1924 durante el gobierno del presidente Plutarco Elías Calles comenzó un plan de modernización en el que se incluyó el edificio. En 1926 se mandó a derrumbar y se comenzó la construcción de un nuevo edificio, esta obra fue encargada a los arquitectos Vicente Mendiola y Guillermo Zarraga, este nuevo edificio se consideró como un inmueble gubernamental y tras varios meses de trabajo se inauguró en 1928 para albergar a la Inspección General de Policías y al cuartel de bomberos. En 1957 el edificio deja de funcionar como la inspección general de policías y el cuartel central de bomberos, en este año el edificio fue ocupado por la tesorería. En 1980 lo habita la Secretaria de Marina hasta el terremoto de 1985. El edificio inicia una nueva historia a partir de 1999 cuando el gobierno del Distrito Federal cede el inmueble en cómo – dato a la asociación civil “Populart” para albergar al Museo de Arte Popular “MAP”. Durante la remodelación iniciada en 2003 a cargo del Arquitecto Teodoro Gonzales de León se buscó conservar las características originales del recinto siendo inaugurado como museo el 28 de febrero del 2006. La conformación del museo representa la suma de esfuerzos del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA.), la Secretaria de Cultura del Distrito Federal y la Asociación de Amigos del Museo de Arte Popular (AAMAP.)

Como se observa el inmueble donde está ubicado actualmente el MAP tiene una gran trayectoria histórica.

1GARCÍA PÉREZ, AGUSTÍN. 2013. UN EDIFICIO A TRAVÉS DEL TIEMPO. [CD]. [escrit.] MARIELA PÉREZ ACOSTA y EMILIO ORTIZ MARÍN. PRODUCCIONES MAP, 2013.

Ahora daremos a conocer cómo es que se conformó legalmente el Fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano, para ello daremos una breve explicación sobre lo que es y cómo se conforma un fideicomiso. “UN FIDEICOMISO ES: Una operación mercantil mediante la cual una persona -física o moral- llamada fideicomitente, destina ciertos bienes a la realización de un fin lícito determinado, encomendando ésta a una Institución de Crédito (Art. 381 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito). PARTES DEL FIDEICOMISO FIDEICOMITENTE: Persona física o moral que constituye un fideicomiso para destinar ciertos bienes o derechos a la realización de un fin lícito y determinado y encarga dicha realización a una Institución de Crédito. FIDUCIARIO: Es la persona encargada por el fideicomitente de realizar el fin del fideicomiso. El fiduciario se convierte en el titular del patrimonio constituido por los bienes o derechos destinados a la realización de tal finalidad. Sólo pueden ser fiduciarias las instituciones expresamente autorizadas para ello conforme a la Ley General de Instituciones de Crédito. FIDEICOMISARIO: Persona física o moral que recibe el beneficio derivado de un fideicomiso.”2 Ya teniendo claro que es un fideicomiso, revisamos el convenio modificatorio del contrato del fideicomiso público número 2723 con fecha 16 de Junio de 2006, establece como parte del Fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano al Gobierno del Distrito Federal; por conducto de la Secretaria de Finanzas del Distrito Federal como Fideicomitente, al Banco Interacciones, S.A., Institución de Banca Múltiple, Grupo Financiero Interacciones como Fiduciario y al Gobierno del Distrito Federal, a través de la Secretaría de Finanzas como Fideicomisario. Así mismo establece en su apartado de aportaciones futuras en su inciso “f) con la suma de dinero, bienes o derechos que se aporten por el Consejo Nacional para 2SECRETARÍA DE DESARROLLO AGRARIO, TERITORIAL Y URBANO. 2013. fifonafe. Concepto y Partes de un Fideicomiso. [En línea] 09 de Octubre de 2013. [Citado el: 02 de Noviembre de 2014.] http://www.fifonafe.gob.mx/acercade/concepto.htm.

la Cultura y las Artes, la Asociación de Amigos del Museo de Arte Popular, A.C., o de cualquier otra persona física o moral, nacional o extranjera, pública o privada…”

deberán ser identificados por el fiduciario y aprobados por el comité

técnico que establece dicho convenio modificatorio. 4 En las reglas de operación del fideicomiso museo de arte popular con fecha 26 de Julio de 2007 menciona la integración del comité técnico. En su punto numero 4 menciona “de conformidad a lo dispuesto en la Ley de Instituciones de Crédito, el Fideicomitente constituyo un Comité Técnico para que este órgano coadyuve con el Fiduciario en el buen funcionamiento del Fideicomiso el cual se integrará de la siguiente manera: A) Seis representantes del Gobierno del Distrito Federal, con voz y voto, cuyos cargos no deberán ser inferiores a Director General. B) Tres representantes del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes, con voz y voto, cuyo cargo no sea inferior a Director de Área. C) Dos representantes de Amigos de Museo de Arte Popular A.C., con voz y voto. D) Un representante de Populart, S.C., con voz y voto.”5 En la Gaceta Oficial del Distrito Federal con fecha 11 de noviembre de 2009 menciona que mediante oficio de fecha 7 de octubre del 2005, dirigido al Lic. Arturo Herrera Gutiérrez, Secretario de Finanzas del Gobierno del Distrito Federal, el Jefe de Gobierno del Distrito Federal, aprobó la constitución del Fideicomiso Público “Museo de Arte Popular Mexicano”. Con fecha 17 de noviembre del 2005, el Gobierno del Distrito Federal por conducto de la Secretaría de Finanzas del Distrito Federal, en calidad de 3 Museo de Arte Popular;. 2014. MUSEO DE ARTE POPULAR TRANSPARENCIA. [En línea] MUSEO DE ARTE POPULAR, 14 de NOVIEMBRE de 2014. [Citado el: 02 de NOVIEMBRE de 2014.] http://www.map.df.gob.mx/uploads/transparencia/articulo_14/Fcc_i/contrato_FMAP_modificatorio.pdf. 4 Museo de Arte Popular;. 2014 MUSEO DE ARTE POPULAR TRASNPARENCIA. Convenio Modificatorio al Contrato del Fideicomiso No.2723. [En línea] Museo de Arte Popular, 14 de Ncoviembre de 2014. [Citado el: 24 de Novimbre de 2014.] http://www.map.df.gob.mx/uploads/transparencia/articulo_14/Fcc_i/contrato_FMAP_modificatorio.pdf. 5Museo de Arte Popular. 2007. MUSEO DE ARTE POPULAR TRANSPARENCIA. REGLAS DE OPERACIÓN DEL FIDIECOMISO NO.2723 DENOMINADO "FIDEICOMISO MUSEO DE ARTE POPULAR". [En línea] 26 de JULIO de 2007. [Citado el: 02 de NOVIEMBRE de 2014.] http://www.map.df.gob.mx/uploads/transparencia/articulo_14/Fcc_i/i_reglas.pdf.

Fideicomitente único y Banco Interacciones, Sociedad Anónima, Institución de Banca Múltiple, Grupo Financiero Interacciones, en su carácter de fiduciario, celebraron un contrato de fideicomiso público, que este último registró con el número 2723, y se denominó “Fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano”, cuyo patrimonio inicial se conformó por la cantidad de $ I20,000.00 (CIENTO VEINTE MIL PESOS 00/100 M. N.), y cuya finalidad principal es que con cargo al patrimonio del fideicomiso, se cubran las necesidades de administración, funcionamiento y conservación del Museo de Arte Popular Mexicano, también conocido como “Museo de Arte Popular”, realizando las obras y los servicios relacionados con la administración que habrá de ejecutarse. Mediante oficio de fecha 12 de enero de 2006, sin número, el C. Jefe de Gobierno del Distrito Federal, Lic. Alejandro de Jesús Encinas Rodríguez, nombró como Director General del Fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano, al C. Walter Boelsterly Urrutia, el cual fue ratificado por el Comité Técnico del Fideicomiso en la primera sesión ordinaria del 31 de enero de 2006. El Dictamen No.04/2006 sobre la estructura orgánica del Fideicomiso, emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa con fundamento en el artículo 33, fracción III de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, autorizado por el Oficial Mayor y el Jefe de Gobierno del Distrito Federal, según oficio No. OM/0726/2006 del 10 de julio de 2006, suscrito por el Oficial Mayor del Gobierno del Distrito Federal, determina: “El carácter del Fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano. En este punto se aclara que el fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano es una Entidad de la Administración Publica Paraestatal del Distrito Federal de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º. De la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal y no un organismo Descentralizado como se señala en el dictamen.” 6 El MAP., se rige bajo el siguiente marco jurídico: •

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

•

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal

6 Órgano del Gobierno del Distrito Federal. 2009. GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL. México : Órgano del Gobierno del Distrito Federal, 2009. Vol. No. 715.

•

Ley de Archivos del Distrito Federal

•

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal

•

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal

•

Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal

•

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos

•

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado

•

Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado

•

Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Gobierno del Distrito Federal

•

Ley General de Contabilidad Gubernamental

•

Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal

•

Ley del Programa de Derechos Humanos del Distrito Federal

•

Ley de Responsabilidad Patrimonial del Distrito Federal

•

Ley de Planeación del Desarrollo del Distrito Federal

•

Ley de Participación Ciudadana del Distrito Federal

•

Ley para la Celebración de Espectáculos Públicos en el Distrito Federal

•

Ley de Fomento para la Lectura y el Libro del Distrito Federal

•

Ley de Fomento Cultural del Distrito Federal

•

Ley de Filmaciones del Distrito Federal

•

Ley de Igualdad Sustantiva entre mujeres y hombres en el Distrito Federal

•

Ley Federal del Derecho de Autor

•

Ley Entrega-Recepción de los Recursos de la Administración Pública del Distrito Federal

•

Ley de Protección a la Salud de los no Fumadores en el Distrito Federal

•

Ley Orgánica de La Asamblea Legislativa del Distrito Federal.

•

Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal.

•

Presupuesto de Egresos de la Federación

•

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Administración Pública del Distrito Federal

•

Reglamento del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal

•

Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal

•

Reglamento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal

•

Reglamento de la Ley de Fomento Cultural del Distrito Federal 7

1.2.

•

Organización Administrativa.

A partir de este punto explicaremos como es que está organizado el MAP., su misión, visión, objetivos y su estructuración administrativa con la que cuenta, las diferentes áreas que tiene formalmente y las restantes, que a pesar de no estar formalizadas, son indispensables para el funcionamiento del mismo. 1.2.1. Misión, Visión y Objetivo. Una vez conocido la historia del inmueble y la conformación del MAP. Debemos saber en dónde se encuentra ahora y hacia dónde quieren llegar, para esto mostraremos a continuación la misión, visión, objetivos. En la Gaceta Oficial del Distrito Federal con fecha 11 de noviembre de 2009 también encontramos lo siguiente. “Misión. Impulsar y promover el arte popular mexicano, recuperándolo, fomentándolo, difundiéndolo en espacios vivos, dinámicos, fijos e itinerantes, en los que todos los sectores de la sociedad nacional e internacional lo puedan apreciar y disfrutar. Llevar a cabo proyectos especiales para que los artesanos desarrollen al máximo el potencial de su expresión creativa. Visión. Actualmente casi ocho millones de personas, en pequeñas comunidades o grandes ciudades, están dedicadas a la creación de artesanía. El MAP, está llamado a ser la casa de todos, abierta siempre a los mexicanos y a los visitantes 7 MUSEO DE ARTE POPULAR. 2014. MUSEO DE ARTE POPULAR TRANSPARENCIA. LTYAIPDF Artículo 14 Fracción I. [En línea] Museo de Arte Popular., 14 de Noviembre de 2014. [Citado el: 24 de Noviembre de 2014.] http://www.map.df.gob.mx/index.php/transparencia/ltyaipdf-articulo-14/fraccion-i.

extranjeros, dispuestos a tener la experiencia gratificante de comulgar con los artistas entrando en contacto con sus obras y contribuya a estimular la demanda de artesanías, a mejorar el ingreso y las condiciones de vida de los artesanos, sus familias y comunidades. Objetivo. Lograr que el Museo de Arte Popular sea un espacio relevante de la cultura en la Ciudad de México, a través de la recuperación, fomento y difusión de los valores del Arte Popular Mexicano como rescate de la memoria colectiva de la Nación. 1.2.2. Estructura Orgánica. De manera legal y en base a la Gaceta Oficial del Distrito Federal menciona el MAP. Solo cuenta con dos áreas: •

DIRECTOR GENERAL DEL FIDEICOMISO MUSEO DE ARTE POPULAR MEXICANO

•

DIRECTOR DE OPERACIONES.

ATRIBUCIONES A).- El Artículo 71 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, establece las siguientes facultades y obligaciones a los Directores Generales de Entidades: I. Administrar y representar legalmente a la entidad;

II. Formular los programas institucionales y los presupuestos de la entidad y presentarlos a su órgano de gobierno dentro de los plazos correspondientes; III. Formular los programas de organización, reorganización y/o modernización de la .entidad. IV. Establecer los procedimientos y métodos de trabajo para que las funciones se realicen de manera articulada, congruente y eficaz. V Establecer los sistemas de control necesarios para alcanzar las metas u objetivos propuestos. VI. Establecer sistemas eficientes para la administración del personal, de los recursos financieros y de los bienes y servicios que aseguren la producción de bienes o prestación de los servicios de la entidad; VII. Establecer y mantener un sistema de estadísticas que permitan determinar los indicadores de gestión de la entidad; VIII Presentar periódicamente al órgano de gobierno el informe del desempeño de las actividades de la entidad, en la forma y periodicidad que señale el reglamento correspondiente; IX. Ejecutar los acuerdos del órgano de gobierno; X. Suscribir, en su caso, los contratos colectivos e individuales que regulen las relaciones laborales de la entidad con sus trabajadores; y XI. Las que se señalen, en otras leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y demás disposiciones administrativas aplicables. B).- De Acuerdo a la cláusula Décima Primera del Contrato del Fideicomiso así como del Convenio Modificatorio al Contrato de Fideicomiso Público Número 2723; el Director General, además de las atribuciones contenidas en la “Ley”. Y demás disposiciones administrativas aplicables, tendrá las siguientes Facultades y obligaciones: 1. Cumplir con los lineamientos y directrices expedidas por el Comité Técnico, para el cumplimiento y ejecución del Fideicomiso.

2. Elaborar y someter a consideración del Comité Técnico para su aprobación, las reglas de operación del Fideicomiso, remitiéndolas para su conocimiento al Fiduciario. 3. Elaborar y presentar al Comité Técnico para su aprobación, los proyectos, programas y demás instrumentos que sean necesarios para cumplir con los fines del Fideicomiso. 4. Tramitar en representación del Fideicomiso las licencias, permisos, avalúos y demás documentación requerida para cumplir adecuadamente con los fines de este Fideicomiso. 5. Informar periódicamente al Comité Técnico los avances en la administración y manejo legales, financieros y programáticos del Fideicomiso. 6. Someter a la autorización del Fiduciario y dar seguimiento hasta su formalización, a los proyectos de convenios, contratos y demás instrumentos legales que sean necesarios para el cumplimiento de los fines del Fideicomiso, salvaguardando en todo momento, los intereses del mismo, del Fiduciario y del Fideicomitente y observando la normatividad aplicable en cada caso, y representar, en su caso al Fiduciario en aquellos actos jurídicos que le faculte el propio Fiduciario, relacionados con los fines del Fideicomiso, en el entendido de que en los contratos o convenios que se formalicen por el Fiduciario por instrucciones del Comité Técnico, deberá comparecer el Director General del Fideicomiso. 7. Recibir en representación del Fiduciario, los ingresos derivados de los proyectos, programas y demás instrumentos que ejecuta el Fideicomiso para el cumplimiento de sus fines, mismos que deberán ser depositados en la cuenta concentradora abierta por el Fiduciario, de conformidad con las cláusulas sexta y séptima del presente contrato. 8. Someter a consideración del Comité Técnico los proyectos de estructura orgánica del Fideicomiso, previamente autorizados por la Oficialía Mayor del Distrito Federal. 9. Autorizar, previa comprobación de suficiencia presupuestal, los pagos y erogaciones necesarias para el adecuado cumplimiento de los fines.

10. Someter a la consideración del Comité Técnico la contratación con cargo al patrimonio fideicomitido y hasta donde éste alcance de un seguro de cobertura amplia respecto de los bienes muebles e inmuebles que administre o tenga en custodia por comodato o préstamo, derivado del cumplimiento de los fines del Fideicomiso. 11. Proponer al Comité Técnico los procedimientos necesarios para el cumplimiento y ejecución de los fines del Fideicomiso. 12. Rendir al Comité Técnico en cada sesión ordinaria un informe de actividades. 13. Solicitar a las instancias competentes y en apego a la normatividad aplicable la realización de auditorías con cargo al patrimonio fideicomitido con el fin de reflejar el estado legal, financiero y programático del Fideicomiso. 14. Someter a consideración del Comité Técnico, para su aprobación, los programas de operación y presupuestos anuales. 15. Asumir el cargo de depositario en términos de lo dispuesto en la cláusula Décimo Segunda siguiente 16. Someter a la consideración del Comité Técnico para su aprobación, las políticas y tarifas por acceso al Museo de Arte Popular Mexicano, por el alquiler de los espacios del mismo y por los servicios que se prestan, así como los procedimientos que se establecerán para su cobro. 17. Las demás que le otorgue el Comité Técnico para cumplir con los fines del Fideicomiso. FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL 1. Planear, coordinar y supervisar los servicios del MAP: educativos; exposiciones permanentes y temporales; visitas guiadas, relaciones públicas y eventos; extensión académica, conservación y restauración de las colecciones; promoción y difusión; seguridad, mantenimiento, informática y administración; 2. Realizar todos los actos necesarios para cumplir con los fines del Fideicomiso en el marco de la normatividad aplicable;

3. Proponer al Comité Técnico el proyecto del presupuesto anual del Fideicomiso, así como los programas anuales de adquisiciones, arrendamientos, servicios e inversión. 4. Proponer al Comité Técnico los proyectos de reglamentos y normas para la operación sustantiva y administrativa del Fideicomiso, así como los Manuales de Organización y de Procedimientos 5. Proponer al Comité Técnico la celebración de convenios con personas físicas y con organismos públicos o privados, nacionales o internacionales que contribuyan al logro de los objetivos del fideicomiso 6. Cumplir con los lineamientos y directrices expedidas por el Comité Técnico para el cumplimiento y ejecución del Fideicomiso, en el marco de la normatividad aplicable del Gobierno del Distrito Federal. FUNCIONES DE LA DIRECCION DE OPERACIONES: 1. Diseñar, programar y controlar los servicios de apoyo y administrativos del MAP, a través del establecimiento y seguimiento de los sistemas de:  Seguridad y de Protección Civil.  Mantenimiento Integral.  Informática.  Personal.  Adquisiciones y Servicios.  Presupuestales.  Contables. 2. Apoyar a la Dirección General del Fideicomiso en los actos necesarios para cumplir con los fines del Fideicomiso en el marco de la normatividad aplicable. 3. Cumplir con los lineamientos y directrices expedidas por el Comité Técnico para el cumplimiento y ejecución del Fideicomiso en el ámbito de su competencia. 4. Las demás que le asigne el Director General del Fideicomiso, en apego a lo dispuesto en el propio contrato y en las disposiciones legales aplicables.”8

8 Op.cit. (Órgano del Gobierno del Distrito Federal, 2009)

Así es como se maneja el museo de manera formal, pero para la correcta operación del museo, cuentan con un organigrama informal y está estructurado de la siguiente manera:

1.3.

Coordinación de Comunicación Social.

Ya conociendo la estructura orgánica, nos adentraremos a la Coordinación de Comunicación Social, ya que esto nos permitirá identificar lo que tiene y lo que no en materia de archivos. Como tal no hay documentos que reflejen la historia de esta coordinación, es por ello que, se realizó una entrevista al Lic. Emilio Ortiz Marín; que es el encargado de dicha coordinación. 1.3.1. Antecedentes. A partir de la creación del Fideicomiso Museo de Arte Popular Mexicano en el año de 2007, el Director General Walther Boelsterly Urrutia, notó la necesidad que tenía el MAP de contar con una coordinación en la cual se dieran a conocer las actividades que realizaría este mismo, así como la misma promoción y difusión del museo. La coordinación se crea a partir de 2008 con la autorización de la dirección general del MAP. Comunicación Social tiene la finalidad de dar a conocer a instituciones relacionadas al arte, a escuelas y personas en general, el arte popular mexicano el arte popular mexicano.

Así mismo tiene la finalidad de promover y difundir las actividades que lleva a cabo el MAP., como son: •

Exposiciones permanentes.

•

Exposiciones temporales.

•

Exposiciones Itinerantes.

•

Talleres y cursos.

•

Concursos.

Para una mejor operatividad las labores que desarrolla la coordinación se dividen en: •

la atención a medios,

•

el trabajo de investigación y redacción de materiales periodísticos e informativos

•

el manejo de redes sociales y

•

la divulgación a través deTtwitter y Facebook

Para las diferentes tares enunciadas, se cuenta con la colaboración de servicio social, que realiza por equipos las labores señaladas. Además, la coordinación se encarga de establecer contactos con otras instituciones del ámbito cultural principalmente, con el objeto de fortalecer la comunicación hacia el exterior. 1.3.2. Funciones. •

Mantener el posicionamiento del MAP ante la sociedad en su conjunto, a través de la promoción y difusión de todas sus actividades entre los medios de comunicación y público en Gral. Ubicándolo como un referente indiscutible del arte popular en México.

•

La Coordinación de Comunicación Social lleva a cabo un contacto permanente con los diferentes medios de comunicación (periódicos, revistas, agencias de noticias, radio, televisión y redes sociales.), a fin de mantenerlos al tanto de exposiciones temporales, sala pieza del mes, galería, entre otras.

•

De igual manera divulga todas aquellas actividades extramuros que lleva a cabo el MAP, tanto en la ciudad de México como en ciudades de la

república mexicana, sin olvidar aquellas realizadas fuera del territorio nacional. 1.3.3. Usuarios Aquí encontramos dos tipos de usuarios internos y externos, ya sea que soliciten documentos gráficos, audiovisuales, etc., para el ejercicio de las funciones de las coordinaciones del mismo museo y/o para resolver problemáticas con los auditores que llegan a ir al museo. De manera interna son: •

Coordinador de Informática,

•

Servicios educativos,

•

Dirección general

•

Dirección de operaciones.

De manera externa: •

Auditores (INFODF, GDF.)

1.3.4. Servicios Para el brindar el servicio de préstamo de documentos o expedientes, no se cuenta con algún manual de procedimientos, ni con algún instrumento de control, como lo sería un vale de préstamo. Este servicio lo brindan de manera informal, se solicita al encargado y él se los presta, cuando lo vuelve a requerir es cuando los pide de regresen, realmente no se tiene un control del préstamo. Estos tipos de documentos son los que más le requieren: •

Boletines de prensa,

•

Notas informativas entrevistas

•

Permisos para efectuar grabaciones de video y cine en el recinto.

1.3.5. Tipología Documental. La tipología documental en comunicación social es muy variada, que va desde los tradicionales oficios en soporte papel hasta audiovisuales en soporte digital. El volumen documental estimado es de: •

15% soporte papel.

•

60% soporte digital.

•

25% carteles, revistas, periódicos, material publicitario.

Dándonos un total del 100%, este se estima que rebasa los 3000 documento por años. Algunos de los documentos que se manejan son los siguientes: •

Materiales periodísticos (boletines, notas informativas, entrevistas, guiones para audiovisuales, labores de investigación para reforzar el contenido de estos materiales.)

•

material fotográfico,

•

de audio

•

de video.

•

Correspondencia de otras instituciones. (oficios, cartas, circulares) 9

9Ortíz Marín, Emilio. 2014. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN. [entrev.] Mauricio Sánchez Espinosa. CD. México, 12 de Noviembre de 2014. pág. 4.

Capítulo 2. Organización Documental del Archivo de Trámite de la Coordinación de Comunicación Social. En el presente capítulo hablaré y daré conceptos de diversos autores relacionados en materia archivística, poniendo énfasis en los siguientes conceptos: archivo de trámite, instrumentos de descripción y de consulta entre otro. 2.1 Conceptos Generales. 2.1.1 Concepto de Documento. Para poder hablar de archivo y lo que conlleva la organización de este mismo, es necesario entender lo que es un documento y un documento de archivo, ya que este último es con lo que empieza la construcción de un archivo. Para entender mejor que es un documento veamos que nos dicen algunos autores. En los cuadernillos emitidos por el AGN., y el IFAI., José Deleon define al documento como: “todo registro material de información con independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido creado” 10 Para José Ramón Cruz Mundet el documento es “la combinación de un soporte y la información registrada en el, y que puede ser utilizada como prueba o para consulta”11 Podría seguir abordando más autores para el concepto de documento, pero la mayor parte de llegan al mismo punto. Para mí el documento es: “Toda aquella información plasmada y/o registrada en cualquier tipo de soporte documental.”

2.1.1 Concepto de Documento De Archivo.

10 Ramírez Deleon, José Antonio. 2011. Metodologia para la organización de sistemas institucionales de archivos. México. : AGN, IFAI, 2011. ISBN 978-607-716-004-5. 11 Cruz Mundet, José Ramón. 2001. Manual de archivistica. España, Madrid : Fundación German Sánchez Ruipérez, 2001. pág. 400. 84-89384-31-2.

Si bien entendemos que es un documento, debemos entender que la razón de ser de los archivos son los documentos de archivo. Entenderemos la diferencia entre un documento y un documento de archivo, para esto veamos que nos dicen algunos autores de la teoría archivística y a su vez lo que nos dice la normatividad vigente en materia de archivo. Para Javier Escalona Ríos define el documento de archivo de la siguiente manera: “Un documento de un archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.” 12 Aída Luz Mendoza Navarro lo define de la siguiente manera: “Es el documento de gestión archivística que contiene en forma ordenada y sistemática la información básica sobre la historia, la organización, la legislación, las atribuciones y las actividades del archivo y sus componentes; así como las funciones, las facultades, las actividades y las competencias del jefe o encargado del archivo y su personal”13 Martín Pozuelo lo define de la siguiente manera: “Considero documento de archivo el documento que resulta de un proceso administrativo o jurídico, así como todos aquellos que hacen posible tal proceso, recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyéndose por otros de prueba e información.”14 Como podemos analizar estas definiciones los autores encaminan el documento de archivo hacia el reflejo de las funciones, facultades y/o atribuciones que tienen cada uno de los generadores de la documentación. Estas definiciones son de manera teórica, ahora veamos que nos marca la normatividad que nos rige en materia de archivos. 12ESCALONA RÍOS, JAVIER. 2003. VALORACIÓN DOCUMENTAL. MÉXICO : IVONNE BAUTISTA CARMONA Y PATRICIA RIVERA HERNÁNDEZ, 2003. 13 Mendoza Navarro, Aída Luz. 2002. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA LO QUE EL ARCHIVERO DEBE CONOCER. PERÚ : PERÚ TEXTOS SAC, 2002. 14POZUELO CAMPILLOS, MARTÍN. 1996. La construcción teórica en Archivistica: el principio de procedencia. Madrid : Universidad Carlos III de Madrid y Boletín Oficial del Estado, 1996. ISBN 84-3400898-X.

La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del Distrito Federal en su última reforma

G.O.D.F. 07-08-2014 en su artículo 4°

fracción IV define al documento de archivo de la siguiente manera: “Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico” En este aspecto podemos ver una similitud entre lo que dice la teoría archivística y lo que nos marca la ley. Si bien podemos observar que en la parte de la LTAIPGDF., agrega un punto muy importante, aquí menciona el tipo de medio que se encuentre el documento, esto reflejado a términos archivísticos nos hace referencia que no importe el soporte documental en que se encuentren. Con lo citado anteriormente podemos definir al documento de archivo como: “Todo aquel documento creado por alguna persona física, moral o publica en el ejercicio de sus funciones, sin importar el soporte documental en el que se encuentren.”

2.1.2 Concepto de Expediente. El Diccionario de Terminología Archivística lo define de la siguiente manera: “unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”. El manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales menciona en su glosario al expediente como: “Un conjunto de documentos relacionados, normalmente dentro de una serie que pueden ser manejados o procesados como unidad.”15 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal en su artículo 3° fracción VI nos menciona como expediente la siguiente definición: 15FERNÁNDEZ GIL, PALOMA. 1999. MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEARCHIVOS DE GESTIÓN EN LAS OFICINAS MUNICIPALES. s.l. : Ediciones Adhara, S.L., 1999. I.S.B.N.:84-88282-43-5.

“Serie ordenada y relacionada de actuaciones y/o gestiones, compuestas por documentos que pertenecen a un mismo asunto o procedimiento tramitado por o ante los Entes Obligados;” La Ley de Archivos del Distrito Federal en su artículo 4° nos da la siguiente definición: “Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental;” Como podemos observar tanto los autores citados y la normatividad aplicable hacen referencia a los documentos agrupados de acuerdo con los asuntos de las gestiones relacionadas. En base a estas definiciones entiendo al expediente como: “El conjunto de documentos orgánicamente generados de acuerdo a las funciones que tienen los generadores de la documentación y que son agrupados y ordenados de acuerdo a sus asuntos.” Ya conociendo que es lo que contiene un archivo, podemos definir a este. 2.1.3 Concepto de Archivo. Para la definición de archivo, encontramos varias acepciones de acuerdo al contexto en el cual se van a encontrar aquellos autores que lo definen. Por esta razón, las siguientes definiciones que mencionare, a mi parecer son las más adecuadas. En su obra de Antonia Heredia ¿Qué es un archivo? Nos deja una reflexión muy interesante al decir “… no hay archivo sin documentos aunque si hay documentos sin archivo…”16, al escuchar esta reflexión nos damos cuenta la falta de una cultura archivística en las instituciones. Estas palabras nos hacen entender la importancia del archivo, así como la correcta definición de este mismo. En otra de las obras de Antonia Heredia, define al archivo de la siguiente manera: “Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o 16 Heredia Herrera, Antonia. 2007. ¿Qué es un Archivo? España : TREA, 2007. ISBN 978-84-9704-306-9.

institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos y para servir de fuente de historia.”17 Para Schellenberg define al archivo de la siguiente manera “Son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquiera institución pública o privada en secuencia de sus obligaciones legales o en conexión con la transacción de sus propios asuntos, y preservados o apropiados para su conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de sus funciones, política, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan”. 18 La Ley de Archivos del Distrito Federal lo define de la siguiente manera: “Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación;” Como podemos analizar cuando Heredia habla sobre conjunto de uno o más documentos, podemos deducir que se está refiriendo a los fondos documentales con los que puede contener el archivo, a su vez Schellenberg, cuando menciona son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, se entiende a lo que Heredia decía sobre los soportes en los que se encontrara. Aquí podemos apreciar la diferencia de términos con los cuales ellos definen al archivo, pero que a su vez llegan al mismo punto. En este apartado y teniendo las definiciones anteriormente citadas entiendo al archivo como: “El edificio donde se resguardan uno o más conjuntos de fondos documentales, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados por 17 Heredia Herrera, Antonia. 1991. Archivística General Teoría y Práctica. España. : Diputación Provincial de Sevilla., 1991. ISBN 84-7798-056-X. 18 Schellenber, Theodore R. 1958. Archivos Modernos Principios y Técnicas. [trad.] Dr. Manuel Carrera Stampa. La Habana Cuba : Archivo Nacional de Cuba, 1958. 968-805-464-x.

un proceso y/o gestión que represento las funciones y/o actividades de una persona o institución pública o privada, conservados, respetando aquel orden en el cual fueron creándose, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos y para servir de fuente de historia.” A partir de estas definiciones abordaremos sobre lo que es el ciclo de vida que tienen los documentos de archivo, para ver que etapas tienen los documentos y así poder identificar qué tipos de archivo existen. 2.2 Ciclo Vital del Documento. Para poder entender lo que es el ciclo vital de documento debemos saber en qué contexto se desarrolla este mismo. El ciclo vital del documento tiene sus orígenes al Norte de América, en una de tantas comisiones donde se abordan temas para evitar la sobreacumulación de documentos de la posguerra, pronto esta versión del ciclo vital del documento se difundiría a través de Europa y varios especialistas en materia adoptarían dicha versión, entre los que destaca Wyffels a quien se le considera el creador del ciclo vital de documento.19 En este contexto podemos identificar la gran cantidad de documentación que se generaba con las administraciones de esa época, es por ello que se crea esta teoría, para dividir la documentación en distintas etapas, con el fin de que desde la creación de los documentos hasta su destino final tuviesen un tratamiento archivístico. Por otra parte Antonia Heredia abunda más sobre esta teoría en su obra Archivística General Teoría y Práctica y ella nos habla de las tres fases por la que deben pasar los documentos. Ella nos dice que:

19 Villanueva Bazán, Gustavo. 2007. La archivistica, objeto e identidad. México : Benemérita Universidad Autonoma de Puebla, 2007. ISBN 968-863-93-1-1.

•

“La primer fase o etapa es la creación de los documentos, es decir que cuando se inicia un trámite o asunto se crea el documento, también nos menciona que este debe estar cerca del funcionario, en su mesa, en un archivero, o en un lugar donde él pueda tenerlo siempre disponible para tener la continuidad del trámite, en esta fase se dice que el documento nació y va creciendo conforme se va desarrollando el trámite.

•

La segunda fase o etapa es cuando ya ha concluido o se le dio respuesta a la solicitud del trámite, sin embargo es necesario resguardarlo por un tiempo determinado ya que podrá servir para aclarar dudas o quejas que se tenga en un futuro, si es que hay, o bien pueden ser consultadas por los mismos servidores. En esta etapa se dice que los documentos han alcanzado su madures y empiezan a decrecer con el tiempo.

•

Y en la tercer fase o etapa los documentos cambian sus valores, es decir serán resguardados permanentemente, pero ya no como evidencia para aclaraciones, sino como testimonio cultural, serán reflejo de las actividades realizadas, y nos ayudaran a escribir la historia de la institución en cuestión, en esta etapa se dice que el documento ha muerto, pero en realidad solo cambian sus valores a informativos, o evidénciales de algún hecho. 20

Arévalo Jordán en otra perspectiva hace alguna comparación bastante interesante sobre este término de diversos autores y en su conclusión pone al ciclo vital del documento en cuatro fases: •

“Primera etapa: o bien denominada pre archivística, es la etapa en que se gestionan los trámites correspondientes, aquí se preparan los formularios, la gestión de la correspondencia, gestión de informes y directrices, es decir, todo el motor para que funcione la administración.

•

Segunda etapa: es la creación de los documentos derivado de una interacción entre institución y sociedad.

•

Tercera etapa: en esta etapa empieza la decantación de los valores documentales según Arévalo sigue habiendo valores primarios pero de muy poca consulta.

20Op. Cit. (Heredia Herrera, 1991)

•

Y la y la cuarta etapa: también llamada informologíca, en esta etapa se incorpora el momento, llamado así por Arévalo, de difusión pero esta vez con un carácter cultural, que los ayudara a realizar sus investigaciones”. 21

Otra de las terminaciones que tenemos aunque un poco ambigua es la del diccionario de terminología este nos dice lo define como: “Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central o intermedio hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.”22 Por su parte la Ley de Archivos del Distrito Federal en su Título Segundo De la Organización y Funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos del Distrito Federal en su Capítulo I De la Denominación de los Archivos Artículo 10. Menciona lo siguiente de acuerdo al ciclo vital del documento :“En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarán dentro de cada ente público como un Sistema Institucional de Archivos, denominándose de la forma siguiente: I.

Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa

II.

Archivo de Concentración

III.

Archivo Histórico

De acuerdo a la teoría que citamos los autores nos manejan las fases o etapas por las cuales debe pasar la documentación, a pesar que Arévalo tiene una perspectiva diferente, podemos notar que tanto el diccionario de terminología como la L.A.D.F. mencionan tres fases o tipos de archivo, es por ello que en mi opinión el ciclo de vida de los documentos son las tres etapas o fases en las cuales deben pasar los documentos de acuerdo a sus valores documentales ya sean primarios o secundario, y estas fases o etapas se van a ver reflejados en los Archivos de Tramite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico. Para este trabajo lo que se trabajó, de acuerdo a lo anterior fue Archivo de Trámite. 21 Árevalo Jordán, Victro Hugo. 2002. Técnicas documentales de archivo la descripción archivistica. México : E-libro.net, 2002. 221993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993.

2.2.1 Archivo de Trámite. De acuerdo al ciclo vital del documento, este archivo es el primero que se crea según las funciones que van teniendo los generadores de la documentación, para ello algunos autores definen al archivo de trámite de la siguiente manera. Cruz Mundet hace referencia al archivo de gestión y lo define de la siguiente manera: “los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo de oficina.”23 Para Ramírez Deleon define al archivo de trámite de la siguiente manera: “la unidad responsable de la administración de documentos en gestión, de uso cotidiano y necesarios para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa u oficina.”24 Por su parte el diccionario de terminología archivística da su concepto de la siguiente manera: “Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina quien reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, en virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.” Como podemos ver estos autores se refieren a la documentación que se está generando o tramitando, por su parte Deleon agrega el punto del lugar físico. En otra opinión tenemos a la L.A.D.F. dice lo siguiente: “conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria;”

23Op. Cit. (Cruz Mundet, 2001) 24 Op. Cit. (Ramírez Deleon, 2011)

En base a estas definiciones y a la experiencia que me dejo la estancia profesional para mí el archivo de trámite es la unidad responsable que se encarga de la administración de los documentos que se están generando de acuerdo al ejercicio de las funciones una o más oficinas, este archivo puede verse reflejado en las oficinas con las que cuenta la institución. Este archivo así como los otros dos de acuerdo al ciclo vital de los documentos debe realizar funciones específicas para la buena administración de los documentos. Para el siguiente apartado creo que solo es necesario poner las funciones que marca la normatividad vigente en materia de archivos, ya que estas funciones deben de cumplirse y hacerse como lo marca la normatividad aplicable.

2.2.2 Funciones del Archivo de Trámite. Las funciones que nos marca la L.A.D.F. en su artículo 22 fracciones II y III nos dice las siguientes funciones: I. “La Unidad de Documentación en Trámite es la responsable de brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de gestión en cada una de las áreas; II. La Unidad de Archivo de Trámite es la responsable de la administración de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada Área;” II.3.

Organización Documental.

Según José Ramón Cruz Mundet, en su Manual de Archivística, define la organización documental de la siguiente manera: “Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero además, atendiendo a la función primordial: la informativa, debe facilitar la localización de los documentos, proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, todas y cada una de las unidades archivísticas, todas y cada una

de las series que lo integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni la disyuntiva" 25 Para organizar un archivo sea cual sea, se debe aplicar a los documentos procesos archivísticos específicos para que tenga un buen funcionamiento. Se deben seguir paso a paso, uno a uno sin omitir ningún paso, ya que esto no nos permitirá que funcione como un engranaje nuestro archivo. Para el archivo de trámite se deben seguir estos procesos archivísticos. 2.3.1 Identificación. Cesar Martin Gavilán nos menciona lo siguiente sobre la identificación: “La identificación es el proceso técnico de investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La identificación nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación.”26 En el Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental nos menciona lo siguiente: “Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.”27 En el diccionario de terminología nos define a la identificación de la siguiente manera: “Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.28” Para efecto del trabajo realizado en el MAP se basó en la identificación de los siguientes puntos que nos menciona la circular uno bis reformada en el 2014: 25 Op. Cit. (Cruz Mundet, 2001) 26 Martín Gavilán, Cesar. 2009. Gestión de fondos documentales: identificación, descripción, valoración y selección. 2009. 27 Dirección del Sistema Nacional de Archivos. 2012. Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental . México : Archivo General de la Nación , 2012. 28 1993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993.

“Las “Carátulas Estandarizadas de Expedientes” deberán registrar la información que permita la plena identificación y agrupación archivística de los mismos, en concordancia con la codificación que se les ha asignado. El formato para la carátula estandarizada de los expedientes deberá considerar como mínimo la información siguiente: I. Nombre de la unidad administrativa generadora de los expedientes o fondos documentales; II. Unidad generadora del expediente o sección; III. Denominación de la Serie Documental con la que se asocia el expediente; IV. Título del expediente; V. Asunto o materia (breve extracto o descripción del contenido del expediente); VI. Código asignado al expediente, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística; VII Fecha extrema de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VIII. Número de fojas útiles al cierre del expediente;” De acuerdo a las definiciones y los puntos citados de la circular uno bis, podemos entender la identificación como aquel proceso técnico de investigación de los elementos más esenciales de cada serie documental, para así poder tener elementos para la descripción.

2.3.2. Clasificación. Una vez concluida la identificación, el siguiente paso es la clasificación, ya teniendo identificadas las series documentales lo que se debe es separar de acuerdo a sus semejanzas y similitudes son los documentos, a esto le llamaremos la clasificación. Para esto veamos que nos dicen algunos autores sobre la clasificación. El diccionario de terminología archivística menciona la siguiente definición: “Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y funcional del fondo, esta operación se

encuentra

dentro

fase

tratamiento

archivístico

denominada

identificación.”29 María Jiménez nos da la siguiente definición: “Es el proceso de identificar, agrupar o codificar los documentos en base a las relaciones de semejanza o diferencia que prevalezcan en el contenido de los mismos”30 Cruz Mundet nos menciona al respecto lo siguiente “Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original…”31 Con esto podemos entender que es la clasificación en materia de archivos y la entendemos como la operación intelectual de agrupación de documentos de acuerdo a las semejanzas y diferencias, la cual va a definir la estructura de un archivo en secciones y series.

2.3.3 Ordenación. Una vez identificados y clasificados los documentos el siguiente paso es ordenarlos, para esto debemos comprende la diferencia entre clasificación y ordenación, es por ello que mencionare lo que dicen algunos autores sobre la ordenación. El diccionario de terminología define a la ordenación de la siguiente manera: “Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y alfabéticas.”32 Cruz Mundet da una opinión bastante entendible para lo que es la ordenación, él nos dice lo siguiente: “La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. 29 1993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993. 30 Jimenez Rodriguez, María. 1983. Archivos Administrativos. México : Impresores S.A., 1983. 31 Op.cit. (Cruz Mundet, 2001) 32 Op. Cit. 1993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993.

Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números…. La ordinación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series de acuerdo con la misma lógica. Por su parte, las series y las demás agrupaciones documentales (subsección y sección, a1 menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias; aunque no siempre es posible establecerla objetivamente. Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico). Apenas si nos vamos a ocupar de este aspecto, pues dado su carácter mecánico apenas requiere explicaciones.”33 Podemos observar que la ordenación no es más que la manera de acomodar la documentación para su mejor localización, la forma de acomodar los documentos dentro de los expedientes, los expedientes dentro de las cajas, las cajas dentro de los anaqueles. 2.3.4 Descripción. Para finalizar la organización de un archivo ya identificado, clasificado y ordenado el último paso es la descripción, en la cual nos va arrojar información precisa sobre lo que contienen los expedientes o documentos. Algunos autores nos definen la descripción de la siguiente manera. El diccionario de terminología archivística nos define a la descripción de la siguiente manera: “Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de

33 Op. Cit. (Cruz Mundet, 2001)

los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.”34 Daniel Martínez Bonilla nos dice que: “La Descripción de Archivos, es una parte de la Archivonomía, en donde se analiza la documentación en diferentes niveles, ya sea en menor o mayor grado. Es una actividad que se lleva a cabo en cualquier fase de la documentación o para cualquier tipo de archivo, sea de trámite, concentración, histórico o archivos especiales.”35 Martin Gavilán pone dos puntos de partida para la descripción y comenta al respecto lo siguiente: “Tradicionalmente han existido dos grandes clases de representaciones archivísticas: • De una parte, las descripciones de las unidades documentales simples o compuestas, en que se recogía información sobre sus atributos (por ejemplo, la signatura topográfica, las fecha/s, el contenido, etc): son los tradicionales asientos descriptivos, realizados en fichas manuscritas o mecanografiadas. Estas fichas descriptivas se clasificaban y ordenaban, empleando para la clasificación otras fichas con pestaña en las que se ponía la denominación de la serie, sección de fondo, fondo, etc. Es decir, se registraba la relación de jerarquía y la posición que ocupaba cada unidad de descripción en la jerarquía. • De otra parte, las representaciones de las instituciones, personas, familias, lugares, temas, etc.: son los índices (puntos de acceso de muy diverso tipo), realizados también en fichas manuscritas o mecanografiadas, que remitían a los asientos

descriptivos

concretos.

través

ellos

consignaba,

fundamentalmente, la relación de materia entre esas entidades y las unidades documentales simples y compuestas. La suma de los instrumentos de descripción de cualquier archivo ha conformado una parte esencial del conocimiento de ese depósito de la memoria, en la medida en que integra un conjunto organizado de información destinado a resolver un 34 Op. Cit. 1993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993. 35 MARTÍNEZ BONILLA, DANIEL. 2003. DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE. México : PRODUCCIÓN EDITORIAL Y CORRECCIÓN DE ESTILO: IVONNE BAUTISTA CARMONA, 2003.

determinado problema: la búsqueda y localización por parte del usuario o del archivero de los recursos archivísticos concretos de su interés, para poder posteriormente acceder a ellos.”36 Ramírez Deleon en cuadernillo de metodología Descripción Archivística menciona lo siguiente: “La descripción archivística se liga, entonces, de manera directa a los procesos previos de clasificación y ordenación, pues solo es posible describir información que se encuentre debidamente organizada. Al mismo tiempo, la descripción resulta ser una condición esencial para poder efectuar otro tipo de procesos, como los asociados a la valoración documental, la difusión y explotación institucional, social y cultural de los archivos.” 37 La Descripción es el último paso para la organización archivística es el cual nos va a dar el reflejo de la información que se tiene en el acervo, es de vital importancia, ya que si a pesar de que este bien clasificado y ordenado pero no bien descrito, va a ser complicada la recuperación de la información es por ello que cada uno de estos procesos no pueden ir uno sin el otro para que el archivo este bien organizado. 2.3.4.1 Instrumentos Técnicos de Control y Consulta. Con lo que vimos en el apartado anterior se deben seguir cada uno de los procesos para que funcione correctamente el archivo, pero estos procesos se van a auxiliar de instrumentos técnicos archivísticos. Estos son los instrumentos archivísticos que la normatividad pide que se tengan como mínimo para la administración de documentos. Daniel Bonilla menciona al respecto lo siguiente: “Generalmente se utiliza el término Instrumentos Descriptivos, para definir a aquellos elementos necesarios de la descripción documental. También se les conoce como instrumentos de consulta y en algunos casos como instrumentos de control, enfatizando, que el

36 Op. Cit. (Martín Gavilán, 2009) 37 Ramírez Deleón, José Antonio Ramírez Deleón. 2011. Descripción archivística: diseño de instrumentos de descripción. México : Impreso en México, 2011. 978-607-716-007-6.

control interno es para el archivo y será de consulta para el investigador o usuario externo.”38 Para efectos de este trabajo mencionaremos algunos de los instrumentos técnicos de control y consulta lo que nos pide la L.A.D.F. en su artículo: “Los archivos del Distrito Federal, contarán, al menos, con los siguientes instrumentos archivísticos: I. Cuadro General de Clasificación; II. Inventarios de archivo de trámite, concentración e histórico; III. Guía General de Fondos de los Archivos Históricos; IV. Inventarios de Transferencia primaria y secundaria; V. Inventarios de baja documental;… …VIII. El Catálogo de Disposición Documental;”

2.3.4.2. Cuadro General de Clasificación Archivística. En este apartado hablaremos de los instrumentos técnicos archivísticos. El C.G.C.A. como instrumento de consulta. El diccionario de terminología archivística lo define como: “Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas etc.)”39 Ramírez Deleon nos dice que: “El cuadro, en cuanto herramienta esencial para la materialización del proceso clasificatorio, describe y sistematiza las relaciones lógicas entre las agrupaciones documentales, lo cual permite la ejecución de operaciones controladas para la organización de los fondos y sus divisiones” 40 La L.A.D.F. en su artículo 4° lo define como: “Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que 38 Op. Cit. (MARTÍNEZ BONILLA, 2003) 39 Op. Cit. 1993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993. 40 Ramírez Deleón, José Antonio Ramírez Deleón. 2011. Descripción archivística: diseño de instrumentos de descripción. México : Impreso en México, 2011. 978-607-716-007-6.

conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental;” De acuerdo con lo anteriormente mencionado podemos decir que el cuadro general de clasificación archivística es el aquel instrumento técnico de consulta el cual nos va a reflejar la estructura de un fondo documental y sus agrupaciones en secciones y series.

2.3.4.3. Catálogo de Disposición Documental. El CA.DI.DO., es otro instrumento técnico que sirve de control y consulta ya que arroja más información sobre el fondo documental que se esté organizando. Algunos autores lo definen de la siguiente manera. Ramírez Deleon define al CA.DI.DO. de la siguiente manera: “registro general y sistemático que establece los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y concentración, y la determinación de su destino final al término de sus vigencias, que puede ser su eliminación definitiva —en caso de carecer de valores secundarios— o bien, su selección como documentación histórica o de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservación y divulgación a una unidad de archivo histórico.”41 Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. En su artículo 2° se refiere al CA.DI.DO., de la siguiente manera: “Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.” La L.A.D.F., en su artículo 4° lo define de la siguiente manera: “Registro general y sistemático elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIAD de cada ente público, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos 41 Op.cit. (Ramírez Deleón, 2001)

de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino;” Haciendo una comparación con los autores y lo que marca la normatividad todos hablan de un registro y dejan de lado la parte esencial para los archivistas, yo lo definiría de la siguiente manera: instrumento técnico de control y consulta archivística en cual se va a ver reflejado la estructura de un fondo documental, en el cual me va a permitir saber los valores documentales, los plazos de conservación,

vigencia

documental,

clasificación

reserva

confidencialidad y el destino final. Es un instrumento bastante indispensable ya que con el voy a tener controlado cuando se deben de dar las trasferencias primarias y secundarias, las bajas y es de consulta porque en él también se ve reflejado la estructura documental de la institución que se esté manejando.

2.3.4.4 Guía. La guía es el más general de los instrumentos técnicos archivísticos, creada principalmente como un modo de proyectar al exterior el contenido de un archivo para promover su consulta, nos da un panorama general del contenido de uno o más fondos. Schellenberg nos da la siguiente definición de guía: “El termino Guía debe usarse para indicar un escrito que proporcione una descripción general. La descripción debe abarcar una parte, con los límites bien definidos, de los fondos documentales de un repositorio, tal como la documentación de origen particular, o puede incluir todos los fondos documentales de un repositorio. Una unidad documental que se describe en una Guía normalmente es el grupo documental…”42 Martínez Bonilla menciona lo siguiente: “Instrumento que describe en forma sintetizada, los fondos de un archivo histórico tomado en cuenta sus características generales previamente analizadas, así como su vinculación con

42 Schellenberg, T.R. 1980. Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología. Córdoba Argentina : Universidad de Córdoba, Facultad de Fiolosofía y Humanidades, 1980.

otros archivos. Pueden existir guías de fondo como se analizar en la unidad correspondiente.”43 El diccionario de terminología archivística lo define de la siguiente manera: “Instrumento de referencia resultante de la fase de descripción que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además recoge la información sobre el archivo su historia y formación horarios y servicios a los usuarios.”44 En mi opinión una guía es un instrumento técnico archivístico de consulta, que refleja de forma general los fondos que compone un archivo, muestra un panorama general de las características del acervo documental.

2.3.4.5 Inventario. Para Cruz Mundet el Inventario es: “El inventario describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. Este instrumento es la verdadera obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental, la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida.”45 Arévalo Jordán nos menciona lo siguiente: “Tiene un carácter localizador, ya provisto de aquellos datos imprescindibles mediante los cuales se reconocen los documentos por su calidad, su fecha y el lugar en que está emplazado, la signatura, ubicación, el tipo documental o una brevísima descripción de datos y la 43Op.cit. (MARTÍNEZ BONILLA, 2003) 44 1993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993. 45Op. Cit. (Cruz Mundet, 2001)

fecha o fechas que abarcan. El inventario de un archivo, como otros instrumentos, tiene formatos distintos, sean fichas, platilla o libros de registro en que las hojas se dividen en columnas cuyos asientos siguen un orden numérico de unidades. Por lo general, los archivos de larga data tienen sus inventarios tradicionales. Este primer auxiliar de localización, tiene su mayor aplicabilidad para uso de los funcionarios en su labor de servicio. No está hecho para proporcionar información exhaustiva sobre el contenido sustantivo de los documento. Los inventarios no se confeccionan pensando en su publicación a pesar de que hay inventarios que se han publicado por su importancia. El inventario es por excelencia el auxiliar descriptivo del archivo.”46 El Diccionario de terminología archivística nos hace referencia al siguiente concepto: “Instrumento de consulta que describe las unidades de instalación y las unidades documentales de una serie o series respetando su estructura.” 47 La L.A.D.F., en su artículo 4° nos menciona que los inventarios son: “Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental;” y en su artículo 35 dice que estos son los inventarios con los que se debe contar: “…II. Inventarios de Archivo de Trámite, Concentración e Histórico; IV. Inventarios de Transferencia Primaria y Secundaria; IV.

Inventarios de Baja Documental;…”

El Inventario es uno de los instrumentos técnicos que te refleja la cantidad de documentación que existe, la estructura de acuerdo al C.G.C.A., se podría decir que con él se controla y consulta todo lo existente en documentación, ya que como su descripción es a nivel de serie, refleja los expedientes existentes. Con este instrumento técnico terminamos lo que es el mapa conceptual, como podemos observar todo va de la mano, uno no se puede saltar ningún proceso, ni 46 Areválo Jordán, Victor Hugo. 2020. Teoría, fundamentos y prácticas de la Archivología. Argentina : El Cid Editor, 2020. 47 Op. Cit. 1993. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid : Ministerio de Cultura, 1993.

puede faltar algún instrumento ya que con uno que falle, deja de funcionar el engranaje para que nuestro archivo funcione adecuadamente.

Capítulo 3. Identificación Y Organización De Los Expedientes Del Archivo De Trámite. En este capítulo abordare sobre lo realizado en la estancia profesional. Para efectos de este apartado se realizaran gráficas, diagramas y se adjuntaran algunos anexos de lo que se trabajó en el archivo. Así mismo, hablare de las actividades que se realizaron en el MAP., por lo tanto retomaré los procesos archivísticos antes citados para aplicarlos a la práctica. Durante la primera semana en el MAP., que abarco del 18 al 22 de agosto nos dieron un recorrido por las instalaciones del museo, la cual nos sirvió para comprender lo que realiza este mismo, sus funciones y actividades. En esta misma semana, visitamos la Coordinación de Comunicación Social y se detectó lo siguiente: Concepto

Observaciones

¿Cuenta con

Documento.

•

Como

que

expedientes

lo encontraba.

necesario? Si No X El volumen documental

Los

se estima un total de:

encontraban

60 expedientes

documentos sueltos dentro

7 carpetas lefort t/carta

de ellos.

con

300 revistas 350 periódicos

Las

carpetas

90 cd

separadas por pedazos de

300 carteles

papel y no se tenía un

300 invitaciones

control

150 flyers, tarjetas de

agregaba a las carpetas.

estaban

que

presentación 2000 documentos sueltos

Las revistas, periódicos y flayers

•

estaban

La tipología documental

acomodados todos juntos

que más se maneja en

por un tema en especial.

esta coordinación es; Oficios.

Los documentos sueltos

Circulares.

estaban

Solicitudes de grabación.

tiras de papel con un

Solicitud de entrevista.

asunto,

Boletines de prensa.

seguía.

Monitoreos.

Los cd´s guardados en

Autorización de imagen.

cajas sin algún orden en

Inserciones.

específico.

Invitaciones. Etc. coordinación

Espacio Físico. La

encintados el

cual

espacio

donde

con se

comunicación social cuenta con

encontraba

un espacio de 5X4 metros

documentación no estaba

cuadros

asignada. Se

encontraban

escritorio del coordinador, en cajas dispersas por la oficina. No contaba,

Recursos

•

Folder reciclados.

Materiales.

•

Broches.

necesario para poder tener

•

Cajas (no de archivo)

organizado el archivo por

con

ejemplo:

archiveros,

anaqueles, Recursos

Coordinador de Comunicación

Humanos.

Social Lic. Emilio Ortiz Marín.

cajas

archivo, etc. El coordinador no cuenta con los conocimientos en archivo, pero si tiene la conciencia

que

archivo se encuentre en buen estado. Debido a sus funciones que

realiza,

tiempo de organizar su archivo. Cuenta con los recursos

Recursos

•

Computadora.

Informáticos.

•

Microsoft office.

básicos y necesarios para

•

Impresora.

tener

•

Red de computadoras.

control

•

Internet.

buen

sistema

documentación, pero no lo utilizan para el archivo. No lo realizan de manera

Procesos

•

Apertura de expedientes.

Técnicos.

•

Integración.

técnica,

Instrumentos

• •

Ordenación. Cuadro General

manera empírica. Estos instrumentos

Técnicos • •

•

que

de los

Calcificación Archivística

tienen,

Catálogo de Disposición

normatividad que le aplica

Documental.

al MAP los requiere, pero

Caratula de expediente.

estos

carecen

información Servicios

realizan

para

que

Préstamo y Consulta de X

puedan ser útiles. La Coordinación

documentos

Comunicación

Social

cuenta con el servicio de

préstamo y consulta, tanto para

usuarios

internos,

como

para

usuarios

externos (auditores), pero este servicio lo hacen de manera informal, ya que solo

solicita

coordinador

documentación

que

requieren los usuarios y este se los presta para que se los lleven o para que lo consulten

ahí

oficina, sin tener un control de que documentación es Normatividad

•

Constitución Política de X

la que presta. Cuenta con normatividad

los

aplicable en materia de

Estados

Unidos

Mexicanos.

archivos, pero son muy

Ley de Transparencia y

poco apegados a estas.

Acceso a la Información Pública

del

Distrito

Federa. •

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federa.

•

Ley

Archivos

del

Distrito Federal. •

Ley

Procedimiento

Administrativo del Distrito Federal.

•

Ley

Orgánica

Administración

Pública

del Distrito Federal. •

Ley

Federal

Responsabilidades de los Servidores Públicos. •

Ley

General

Contabilidad Gubernamental. •

Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal.

•

Ley de Responsabilidad Patrimonial

del

Distrito

Federal. •

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de

Administración

Pública

del

Distrito

Federal. •

Reglamento del Instituto de

Acceso

Información

Pública

Protección

Datos

Personales

del

Distrito

Federal en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública. •

Código

Civil

para

Distrito Federal. •

Lineamientos

Protección

Datos

Personales en el Distrito Federal. •

Lineamientos

para

gestión de solicitudes de información pública y de datos personales a través del

sistema

INFOMEX

del Distrito Federal. •

Reglas de Operación del Fideicomiso

Museo

Arte Popular Mexicano. •

Manual Administrativo del Fideicomiso

Museo

Arte Popular Mexicano. En base a lo anterior detectado se decidió realizar un programa de actividades para el logro del objetivo del proyecto de estancia profesional. Como se analizó la magnitud del proyecto, se decidió colaborar algunas semanas en la coordinación de administración ya que el volumen documental era mucha más extenso que el de la coordinación de comunicación social. Para el trabajo que se realizó en la coordinación de comunicación social, se elaboró un diagrama en el que se reflejaría las actividades que se tendrían que realizar en un tiempo adecuado. A continuación se presenta dichos diagramas Agosto (18 al 29) 2014 Semana 1 Actividad Recorrido por las instalaciones del museo 18 Visita del Profesor de Estancia. Elaboración de lista de detección de problemas que tenía el MAP Junta Informativa E.N.B.A. Septiembre (1° al 26) 2014

Sem

ana Activi dad Apoy o a Coord inació n de Admi nistra ción. Visita del Profe sor de Estan cia. Entre ga de Proto colo. Puent e. Identif icació n de la docu menta ción de Comu nicaci ón Social . (Revi stas, Perió dicos. )

Octubre (29 sep., al 31 oct.) 2014 Semana 7 8 Actividad

Visita del Profesor

1°

de Estancia. Identificación

la documentación de Comunicación Social. (Revistas, de

documentos. Propuesta

Clasificación para coordinación

comunicación social

Noviembre (3 al 28) 2014 Semana 12 Actividad Visita

del

Profesor

Estancia. Identificación de

carteles,

tarjetas promocionales fyers. Elaboración de formato

inventario Captura de lo identificado en el inventario. Realización de caratula

expedientes en base inventario.

13 7

14 11

1 2

15 18

2 7

3 0

Periódicos.) Identificación

Puente. Elaboración de rotulo de para caja de archivo AG-12 Cambia

guardas, cajas de archivo. Y

ordenación

de las mismas

Diciembre (1° al 5) 2014 Semana Actividad Falta por marcha Segunda Junta Informativa.

16 1

Entrega de los productos entregables. Recepción de carta de término de estancia profesional.

En el siguiente punto detallare como es que se realizaron los procesos mencionados en el diagrama que se presentó anteriormente. 3.1

Identificación de Expedientes.

De acuerdo a la normatividad aplicable en la circular uno del distrito federal se retomó los siguientes puntos para la identificación de los expedientes. Las “Carátulas Estandarizadas de Expedientes” deberán registrar la información que permita la plena identificación y agrupación archivística de los mismos, en concordancia con la codificación que se les ha asignado. El formato para la carátula estandarizada de los expedientes deberá considerar como mínimo la información siguiente: •

Nombre de la unidad administrativa generadora de los expedientes o fondos documentales;

Para este punto se le asignó el nombre de la “COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL” al apartado de nombre de la unidad administrativa. •

Denominación de la Serie Documental con la que se asocia el expediente;

Para este punto se realizó una propuesta de clasificación para la coordinación de comunicación social, en la que comunicación social pertenecía a una sección, y se fueron asignando las series y subseries correspondientes. •

Título del expediente;

Para este apartado se respetó el nombre que originalmente tenían los expedientes, al igual a los nuevos expedientes que se abrieron en conjunto con el coordinador responsable se le asignó el nombre con el cual el coordinador pudiese recuperarlo con mayor facilidad y rapidez. •

Código asignado al expediente, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística;

Para este apartado fue un tanto complicado elaborarlo, ya que como se mencionó al principio de este capítulo, el C.G.C.A., no se apegaba a lo que la coordinación de comunicación social requería, es por ello que por orden del profesor de estancia, se elaboró una propuesta de clasificación, para llenar este apartado. •

Fecha extrema de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;

Se revisaron los expedientes ya existentes y los recién creados y se buscó de los documentos las fechas más antiguas y las más recientes, y estas fueron nuestras fechas extremas. •

Número de fojas útiles al cierre del expediente;

Para este punto se contó el total de número de fojas que contenía el expediente, para poder así tener un buen control de lo que se tiene (ver anexo 1) Para la identificación se manejaron en diferentes bloques:  Revistas, periódicos, flyers, tarjetas de presentación, invitaciones. En este bloque se identificó que en las revistas, periódicos, etc., hubiese notas sobre el museo, sus exposiciones, eventos, concursos y notas del museo. Una vez identificados se separaron por tema y por año, así también los puntos que anteriormente se citaron.

 Documentos sueltos, expedientes, carpetas. En este bloque se identificó la procedencia de los expedientes, las funciones que representaban los documentos y los expedientes, así también los puntos que anteriormente se citaron.  Material multimedia (CD) En este bloque solo se identificó a que tema pertenecían ya sea promoción y difusión del MAP y/o promoción y difusión de las exposiciones permanentes, temporales e itinerantes, así también los puntos que anteriormente se citaron.  Carteles. En este último solo se identificó a que exposición temporal pertenecía, ya que solo hay carteles de exposiciones, así también los puntos que anteriormente se citaron. 3.2

Clasificación de los Expedientes.

Para la clasificación de expedientes, como ya se mencionó C.G.C.A. no se apegaba a lo que la coordinación necesitaba y por orden del maestro de estancia se tuvo que elaborar una propuesta de clasificación solo para esta coordinación que se trabajó. Como en la normatividad marca, la clasificación en nivel local es orgánico – funcional es por ello que comunicación social se tomó como una sección y las series y subseries correspondientes se retomaron de las funciones que realiza. Esta propuesta de clasificación de trabajo de la siguiente manera. •

Se le pregunto al coordinador Emilio que si contaban con un manual de procedimientos y la respuesta fue no.

•

Por una parte se identificaron las funciones que tenía el coordinador mediante preguntas que le realizábamos.

•

Por otra parte se corroboraban dichas funciones con lo que reflejaban los documentos.

•

Se hizo la primera propuesta de las funciones que realiza la coordinación.

•

Al momento de querer aplicarla a los documentos notamos que estaba incompleta.

•

Se volvió a hacer un análisis de los documentos y de las funciones que esta coordinación realiza.

•

Se realizó la siguiente propuesta junto con el coordinador que es quien maneja y genera la documentación.

•

La versión final de esta propuesta fue aprobada por el coordinador Emilio y el profesor de estancia. (ver anexo2).

Ya teniendo esta propuesta se dispuso a realizar la clasificación correspondiente, para así tener los campos que requería el inventario general que realizamos, así también las caratulas de expedientes que se realizaron. 3.3

Elaboración de formato de inventario general y captura de los

expedientes identificados. Para la elaboración el profesor de estancia nos pidió que el formato de inventario se retomara los campos de la identificación previa a los expedientes, este mismo se realizó en el programa Microsoft Excel versión 2013 , sin agregar el encabezado que a mi parecer es importante ya que en él te arroja la información importante de la procedencia de la documentación y el tipo de inventario que se está manejando, al igual que la hoja de cierre en donde terminas el inventario especificando el total de expedientes, fojas, años y cajas en donde se encuentra, así los responsables de la elaboración del inventario y generador y de quien lo aprueba, a mi parecer esos son puntos importantes que no deben faltar en el inventario.  NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA  N° CAJA.  N° SECUENCIAL  FONDO  SECCION  CLAVE  SERIE  CLAVE  SUB-SERIE  CLAVE  N° CLASIFICACION.  CONCEPTO

 N° FOJAS  FECHAS EXTREMAS  VALORES DOCUMENTALES(a este campo todo se le asignó el valor administrativo)  VIGENCIA DOCUEMANTAL(este campo se dejó vacío, ya que no creímos conveniente llenarlo sin la autorización del coordinador)  OBSERVACIONES. (ver anexo 3). Para el llenado del inventario, lo que se hizo a petición del coordinador, se fue llenando por años y por tipo de soporte. En primera instancia se llenó el inventario de expedientes y carpetas desde el año 2007 al año 2014. En una segunda división se capturaron los periódicos de acuerdo al tema que hablase y también por año, en una tercera división se capturo las revistas utilizando el mismo criterio, los flyer, invitaciones y carteles se utilizó el mismo criterio. Como nosotros no tenemos injerencia en la institución, se decidió respetar el orden que el usuario quería, ya que él es que seguirá usando y buscando la información como él lo entiende. Yo como archivista, creo que los inventarios se deben llenar por series documentales, mas no por tipos de soportes, ya que cuando cumplan su vigencia de acuerdo al CA.DI.DO. Se transfiere la documentación por series más no por años. 3.4

Realización de caratula de expedientes en base al inventario.

El formato de la caratula nos fue proporcionada por el MAP, ya que si contaban con ella, la cual se transcribió en el programa Microsoft Word versión 2013, para así poder usar la opción combinación de correspondencia y así extraer los datos del inventario a la caratula. Así se fue haciendo una a una las caratulas del total de expedientes. (Ver anexo 4) 3.5

Elaboración de rotulo de para caja de archivo AG-12 Cambio de

guardas, cajas de archivo y ordenación de las mismas.

La elaboración del rotulo de caja se retomó del Archivo General de la Nación, ya que los datos que nos da son útiles para identificar que contiene la caja de archivo. Para el cambio de guardas se realizó de la siguiente manera: o Se cotejo el expediente que se iba a cambiar la guarda, con la caratula previamente llenada e impresa. o Se quitó el broche Baco que tenía el expediente. o Se sacaron las fojas sin alterar el orden que estas tenían. o Se colocó un folder nuevo. o Se colocó un nuevo broche Baco. o Se pegó la caratula al frente del expediente. o Se le coloco una etiqueta a la pestaña del expediente respetando el nombre original que esta tenia. (ver anexo 5). Para el cambio de cajas se realizó lo siguiente: o Se juntaron los documentos por año como lo pidió el coordinador y todos los de un mismo año se pusieron dentro de la caja, ordenados de manera cronología del más viejo al más nuevo y de manera alfabética a su vez o Para las carpetas se les dio el mismo orden, cronológico y alfabético. o Y en el estante que llego a la coordinación las cajas y carpetas se ordenaron de izquierda a derecha del año más viejo al más nuevo.(ver anexo 6) En el siguiente apartado veremos los avances que se fueron teniendo de acuerdo a nuestro diagrama de actividades que se realizó, cabe mencionar que el equipo realizo todas y cada una de las actividades mencionadas.

Para esto debemos conocer cuál es el volumen que se manejó en esta coordinación. TOTAL

REGISTRADO

LO REPRESENTACION EN TOTAL DE REGISTROS. EN

EL PORCENTAJE DE LO

INVENTARIO • 76 expedientes

REALIZADO. 4.07%

con un total de 4055 documentos. •

310 revistas que 16.49%

mencionan al MAP. •

373 periódicos que mencionan al

19.85%

100%

MAP. •

(Total de 1879 registros

356 invitaciones del MAP y para el

18.94%

en el inventario.)

MAP. •

373 de carteles de 19.85%

exposiciones del •

MAP. 391 flyer que 20.80%

mencionan al MAP.

A continuación se mostraran unas graficas donde se muestra el avance que se obtuvo a lo largo del proyecto. Identificación

documentación

Comunicación

Social.

(Revistas,

Periódicos.), identificación de documentos, identificación de carteles, tarjetas promocionales flyers.

En esta grafica observamos cómo se desarrolló el trabajo durante las semanas trabajadas. Se empezó identificando revistas y periódicos, que hablaran del MAP o de sus actividades, y se ve un gran avance Para las semanas 8, 9, 10 decreció la productividad, ya que el coordinador nos daba pocos documentos durante esta semana y se fue retrasando. Al igual como podemos observar en la tabla anterior, la documentación en soporte papel representa apenas un 4.07% del total de lo que representa la totalidad de la coordinación de comunicación social. Esta grafica representa el tiempo que se estimó en la identificación y registro en el inventario. En la siguiente grafica se mostrara la totalidad de lo que se trabajó en la coordinación de comunicación social y que tanto represento cada parte de la cual se trabajó.

Por último se realizó la entrega de los productos finales entregables los cuales fueron el inventario completo, propuesta de clasificación, el formato de las caratulas de expedientes y el de rótulos de caja al responsable que es el Coordinador Emilio Ortiz Marín.

Conclusiones. En el trabajo realizado durante 6 meses fue de gran aprendizaje, ya que obtuve una visión muy diferente a lo que es la administración de documentos, aprendí y puse en práctica los conocimientos adquiridos en la escuela. Fue una grata experiencia, ya que al ver el trabajo realizado, note que realmente uno no solo debe de conocer la teoría archivística, el archivista debe ser multidisciplinario para que realice un buen trabajo.

Yo dividiría mi experiencia de tres rubros muy importantes como lo son los conocimientos adquiridos mediante la teoría que nos explican en clase, la experiencia que se obtuvo y el trabajo multidisciplinario que se debe realizar. Los conocimientos que se obtuve en clases, fueron muy importantes a la hora de realizar el trabajo, ya que fueron el sustento para hacerlos, así mismo comprendí muchas de las cosas explicadas en el salón de clases. Entendí el porqué de las materias que se imparten durante los primero cuatro semestres, todas y cada una tienen una razón de ser y las aplique en el desarrollo de este trabajo. Otro punto y yo creo muy importante, fue la experiencia que obtuve, ya que además de los conocimientos de clase pude notar la gran diferencia de lo que se da en clases a lo que se realiza en el archivo, esta experiencia me motivo a seguir con la licenciatura y a echarle más ganas a los semestres que me faltan. Por último, como vi la gran diversidad de conocimientos que se deben tener para la organización de archivos, me di cuenta que debo contar con más disciplinas para realizar un buen trabajo archivístico, es por ello que me motiva a estudiar alguna carrera relacionada con archivos.

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IMPRESO SONORO INFORMATICO

ELECTRÓNICO VISUAL HOLOPGRÁFICO

TIPO DOCUMENTAL ORIGINAL FECHA DE APERTURA FECHA DE CONCLUSIÓN O CIERRE

COPIA

LEGAJO No TOTAL DE LEGAJO PROCEDENCIA INTERNA

EXTERNA

NÚMERO DE HOJAS

III. VALOR DOCUMENTAL VALOR PRIMARIO (A:ADMINISTRATIVO, L: LEGAL, C: CONTABLE, F; FISCAL) VALOR SECUNDARIO ( HISTORICO) (T.TESTIMONIAL, E. EVIDENCIAL, I. INFORMATIVO) VIGENCIA DOCUMENTAL (AT. ARCHIVO DE TRÁMITE, AC. ARCHIVO DE CONCENTRACION)

IV. SEGURIDAD DE ACCESO DATOS PERSONALES SI NO

L T AT

C E

A I

SISTEMA DE DATOS PERSONALES

NIVEL DE SEGURIDAD (B. BASICO, M. MEDIO, A. B M ALTO) INFORMACION RESERVADA FECHA DE CLASIFICACION SI NO FECHA DE DESCLASIFICACION

V. LOCALIZACION TOPOGRAFICA ARCHIVO DE TRAMITE ARCHIVERO NO. CONTENEDOR NO. ARCHIVO DE PASILLO NO. CONCENTRACION CHAROLA NO. ARCHIVO HISTORICO PASILLO NO. CHAROLA NO. TRAMITE CONCENTRA CION VI.

CAJON NO. ESTANTERIA/CHAROLA NO. ESTANTERIA NO. CONTENEDOR NO. ESTANTERIA NO. CONTENEDOR NO. HISTORICO

ETAPA DE CICLO VITAL

Anexo 2.- Propuesta de clasificación para la Coordinación de Comunicación Social. Cuadro de Clasificación Archivística. Secciones. •

1c.- Disposiciones en materia de comunicación social.

•

2c.- Publicaciones e impresos institucionales.

•

3c.- Material multimedia.

•

4c.- Publicidad institucional.

•

5s. Relaciones públicas.

•

6s. Gestión institucional.

•

7s. Investigación.

•

8s. Campañas de difusión.

Series. 1c.- Disposiciones en materia de comunicación social. 2c.- Publicaciones e impresos publicitarios •

2c.1 Libros.

•

2c.2 Tarjetas promocionales.

•

2c.3 Flayers.

•

2c.4 Invitaciones.

3c.- Material Multimedia. •

3c.1 Audiovisuales.

4c.- Publicidad Institucional. •

4c.1 Asociación de Amigos Museo de Arte Popular (AAMAP.)

•

4c.2 Publicaciones del Museo de Arte Popular.

•

4c.3 Tienda MAP.

•

4c.4 Exposiciones. o 4c.4.1 Exposiciones Temporales sala 5. o 4c.4.2 Exposiciones Temporales sala pieza del mes. o 4c.4.3 Exposiciones Temporales Galería.

•

4c.5 Talleres.

•

4c.6 Concursos. o 4c.6.1 La Noche de los Alebrijes. o 4c.6.2 Papalotes. o 4c.6.3 Piñatas.

5s. Relaciones públicas.

•

Solicitudes.

•

Peticiones.

6s. Gestión institucional. •

6s.1 Notas Institucionales.

7s. Investigación. •

7s.1 Monitoreo de notas publicadas en medios sobre el map y actividades.

8s. Campañas de difusión. •

8s.1 Entrevistas y Grabaciones para Medios.

•

8s.2 Boletines.

•

8s.3 Publicidad en Transporte.

•

8s.4 Red de Museos.

•

8s.5 Redes Sociales.

•

8s.6 Carteles.

•

8s.7 Inserciones y Anuncios en Periódico.

Elaboro:  Lic. Emilio Ortiz Marín.  Olague Neri Lizbeth.  Sánchez Espinosa Mauricio.

Felicidades Lizbeth y Mauricio por el esfuerzo. Gracias al Lic. Emilio por la colaboración. Con la información recabada es posible realizar una propuesta para

clasificación

documental

características de la institución.

mas

cercana

las

Alineando la información con el enfoque de un cuadro general de clasificación les sugiero la siguiente versión preliminar. ¿A ver que opinan?

Cuadro General de Clasificación Archivística (Primera versión: organización documental de la Coordinación de Administración y la Coordinación de Comunicación Social)

Código

Secciones

01C 02C 03C 04C 05C 06C 07C 08C 09C 10C 11C 12C

Legislación Asuntos Jurídicos Programación Organización y Presupuestación Recursos Humanos Recursos Financieros Recursos Materiales y Obra pública Servicios Generales Tecnologías y Servicios de la Información Comunicación Social Control de Auditoría de Actividades Públicas Programación, Información, Evaluación y Políticas Transparencia y Acceso a la Información

Código 09C Series 09C.01 09C.02

09C.03

Sección Comunicación Social Disposiciones en materia de comunicación social Relaciones Publicas Subseries 09C.02.01 09C.02.02 09C.02.03 Prensa Subseries

Invitaciones a Eventos Culturale Directorios Solicitud de Grabaciones

Sección

Código

09C.04

09C.05

09C.06 09C.07

09C.08

09C.08.07 09C.08.08 09C.08.09 09C.09

09C.03.01

Entrevistas

09C.03.02 Difusión Subseries 09C.04.01 09C.04.02 09C.04.03 09C.04.04 09C.04.05 Colaboraciones Subseries 09C.05.01 09C.05.02 Proyectos en

Registro de prensa

Autorización de Imagen (Oficios Inserciones (Solicitudes de Cheq Monitoreos Boletines de Prensa Solicitud de Difusión

Apoyos Investigaciones Materia

Comunicación Social Gestión Institucional Subseries 09C.07.01 09C.07.02 09C.07.03 09C.07.04 09C.07.05 09C.07.06 09C.07.07 Materiales Multimedia Subseries 09C.08.01 09C.08.02 09C.08.03 09C.08.04 09C.08.05 09C.08.06 Informativos Entrevistas Material de Apoyo Publicidad Institucional Subseries 09C.09.01 09C.09.02

Acuses de Recibo Bitácora de Actividades Notas Informativas Servicio Social Numeralias Informe de Labores Circulares

Publicidad MAP Exposiciones AAMAP Concursos Colecciones Monitoreos

Asociación de Amigos Museo de Publicaciones del Museo de Arte

Código

9C.09

09C.10

Anexo 3.- Formato de Inventario.

Sección 09C.09.03 09C.09.04 09C.09.05 09C.09.06 09C.09.07 Publicaciones Institucionales Subseries 09C.10.01 09C.10.02 09C.10.03 09C.10.04 09C.10.05

Tienda MAP Exposiciones Temporales Sala 5 Exposiciones Temporales Sala “ Exposiciones Temporales Galerí Talleres e

Impresos

Libros Tarjetas Promocionales Flyers Invitaciones Carteles

Anexo 4.- Formato de rotulo de caja

Anexo 5.- Cambio de guardas.