CARTILHA DE ORIENTAÇÃO
de Eventos Boas no Setor Práticas na realização Público
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expediente GOVERNO DO ESTADO DE PERNAMBUCO
Paulo Henrique Saraiva Câmara Governador do Estado
Raul Jean Louis Henry Júnior Vice-Governador do Estado
SECRETARIA DA CONTROLADORIA GERAL DO ESTADO
Ruy Bezerra de Oliveira Filho
Secretário da Controladoria-Geral do Estado
Caio Eduardo Silva Mulatinho
Secretário Executivo da Controladoria-Geral do Estado
Daniel Penaforte Chefe de Gabinete
Filipe Camelo Castro Diretor de Correição Elaboração: nomes Verificação: nomes Diagramação: Mayara Oliveira Assessoria de Comunicação: Juliana Andrade Lima Secretaria da Controladoria Geral do Estado Rua Santo Elias, 535 - Espinheiro, Recife-PE - CEP: 52.020-095 Fone (PABX): (81) 3183-0800 www.scge.pe.gov.br Twitter: @scge_pe Instagram: @scge_pe
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SUMÁRIO 1. Introdução 3 2. Conheça a Secretaria da
Controladoria-Geral do Estado 4 3. Agentes envolvidos 5
4. Planejamento 5
4.1 Planejamento = economia +eficiência 6 4.2 Por quê aderir a uma ata de registro de preços? 8 4.3 Checklist 10
5. Dicas de realização
econômica das despesas com eventos 13
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1. INTRODUÇÃO Esta cartilha de orientação para Boas Práticas na Realização de Eventos no Setor Público tem por objetivo servir de guia para os vários agentes envolvidos, com o intuito de auxiliar na promoção de eventos, através da melhoria da qualidade do gasto público e da oportunidade de economia, com maior eficiência na utilização do recurso público. O conjunto de economias obtidas sobre pequenas despesas também possibilita a alocação eficiente de recursos em áreas prioritárias como segurança, educação e saúde. Dentre as despesas que a Secretaria da Controladoria-Geral do Estado (SCGE) entende que é possível a obtenção de economia, têm-se as referentes à realização de eventos. Sendo assim, a SCGE elaborou essa cartilha, cujo objetivo é sugerir ações que possibilitem a realização dos eventos com o menor custo possível.
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2. CONHEÇA A SECRETARIA DA CONTROLADORIAGERAL DO ESTADO
A Secretaria da Controladoria-Geral do Estado (SCGE)
é um órgão do Poder Executivo do Estado de Pernambuco. A SCGE tem a missão de orientar, controlar e fiscalizar a gestão pública, atuando de forma preventiva no combate à corrupção, na defesa do patrimônio público e no aperfeiçoamento da qualidade do gasto, em benefício da sociedade.
Entre os focos prioritários de atuação da secretaria
estão o planejamento e o desenvolvimento de medidas com foco na melhoria da qualidade do gasto público, por meio da identificação e análise de oportunidades de economia que ensejem a utilização racional e eficiente dos recursos públicos, além de realizar o controle preventivo e o monitoramento de gastos públicos, da execução financeira e orçamentária, por meio do monitoramento e da implementação de programas de melhoria contínua dos gastos públicos.
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3. AGENTES ENVOLVIDOS representantes da sociedade em geral
entidades de classe fornecedores
autoridades
líderes comunitários
apoiadores dos eventos
servidores e gestores públicos em geral
comunidade acadêmica (professores, administradores, estudantes)
4. PLANEJAMENTO A etapa de planejamento consiste em elaborar um projeto descritivo com os elementos essenciais para guiar a organização e a execução do evento. A elaboração deve ser precedida por 6
um período de reflexão e amadurecimento das ideias, de forma a garantir que as soluções se revelem, na prática, um guia seguro para nortear os trabalhos.
Neste ponto, chama-se a atenção à necessidade de
observância quando da obrigatoriedade da realização de procedimento licitatório. Art. 3º A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.
4.1 Planejamento bem feito = economia + eficiência As aquisições da Administração Pública devem estar em conformidade com prévio planejamento. O planejamento das contratações faz com que se possa garantir os melhores preços no mercado, a exemplo de hospedagem, passagens aéreas, palestrantes, artistas. Nesse momento, o Estado pode utilizar-se do mecanismo de Sistema de Registro de Preços (SRP) sempre que: 7
a) houver necessidade de compras habituais; b) a característica do bem ou serviço recomendarem contratações frequentes, como por exemplo: medicamentos; produtos perecíveis (como hortifrutigranjeiros); serviços de manutenção etc. c) a estocagem dos produtos não for recomendável, quer pelo caráter perecível, quer pela dificuldade no armazenamento; d) for viável a entrega parcelada; e) não for possível definir previamente a quantidade exata da demanda; e f) for conveniente a mais de um órgão da Administração.
ATENÇÃO
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Devem ser agrupados em um único processo licitatório:
itens com mesmo código de e-fisco ao passarem por uma análise de necessidade de aquisição/prestação de serviço, por evento, por se tratar do mesmo produto. itens com códigos de e-fisco diferentes, porém com descrições similares, após serem submetidos à apreciação das gerências vinculadas às Secretarias responsáveis, com o intuito de padronizar as aquisições e buscar um ganho na economia de
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escala. itens específicos de cada evento também poderiam ser avaliados para serem padronizados, contudo, mesmo na hipótese de não serem passíveis de unificação, do mesmo modo poderiam ter os seus preços registrados em Ata de Registro de Preços.
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4.2 POR QUÊ ADERIR A UMA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS? 1) diminuição do tempo de elaboração e execução de um processo licitatório, sabendo exatamente o que está comprando e o seu valor exato; 2) oportunidade de comprar em pequenas quantidades; 3) possibilidade de aderir atas elaboradas para licitações de grandes quantidades, o que proporcionará preços mais atraentes; 4) redução de risco de incidência sobre o órgão recursos, impugnações ou pedidos de esclarecimentos que podem atrasar o processo licitatório. Por fim, as propostas componentes das Atas devem ter uma vigência de 12 meses e ser divididas em lotes, desde que seja técnica e economicamente viável, em consonância ao art. 9º do Decreto Estadual nº 42.530/2015, de 22 de dezembro de 2015: Art. 9º O Órgão Gerenciador deve dividir a quantidade total do item em lotes, quando técnica e economicamente viável, para possibilitar maior competitividade, observada a quantidade mínima, o prazo e o local de entrega ou de prestação dos serviços, permitindo, inclusive, proposta diferenciada por região.
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VOCÊ AINDA PODE DIVIDIR, SE NECESSÁRIO, AS PROPOSTAS POR REGIÃO! VEJA O QUE DIZ O § 2º do art. 10:
Art. 10. O edital de licitação para registro de preços deve observar o disposto na Lei Federal nº 8.666, de 1993, e na Lei Federal nº 10.520, de 2002, e contemplar, no mínimo: (...) § 2º Quando o edital previr o fornecimento de bens ou prestação de serviços em locais diferentes, é facultada a exigência de apresentação de proposta diferenciada por região, de modo que aos preços sejam acrescidos custos variáveis por região.
Além disso, ainda evita a ocorrência de fracionamento
de despesas, o que constitui irregularidade e caracteriza-se pela divisão de despesa com o objetivo de utilizar modalidade de licitação inferior à recomendada à totalidade do objeto ou para indevidamente justificar a contratação direta. 10
4.3 CHECKLIST Faça um plano de marketing do seu evento com antecedência!
lembre-se UM PLANEJAMENTO ANTECIPADO PERMITE UM GANHO DE ECONOMIA NA CONTRATAÇÃO EM GRANDE ESCALA, VIABILIZANDO A REALIZAÇÃO DE UMA SÓ LICITAÇÃO PARA O MESMO OBJETO.
O seu planejamento não pode deixar de prever os seguintes conteúdos:
Justificativa
Objetivos
Públicos de interesse
Fase do planejamento em que os motivos para a realização do evento são expostos. Consiste na fundamentação da importância do evento para os segmentos de público aos quais se destina. Use argumentos claros e objetivos! É o resultado que se deseja alcançar ao promover um evento e deve estar em consonância com as políticas de comunicação da instituição. De acordo com o grau de complexidade da iniciativa e com os resultados esperados, é possível dividi-los em objetivos gerais e objetivos específicos. Os objetivos gerais são mais abrangentes e, para atingi-los, é preciso delimitar objetivos específicos, restritos e pontuais que, somados, poderão contribuir para alcançar os gerais. São os segmentos que se deseja sensibilizar e mobilizar ao promover um evento. O desafio ao planejar é identificar quais desses grupos são estratégicos para atingir os objetivos do evento e qual a estimativa do número de participantes, o que inclui não apenas os convidados, mas os que integram o programa de atividades.
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Eventos técnico-científicos: conferências, congressos, fóruns, mesas-redondas, painéis, seminários, simpósios, videoconferências e reuniões.
Tipo do evento
Eventos de capacitação e treinamento: palestras, workshops e cursos. Lançamentos de produtos e serviços: publicações, campanhas e projetos institucionais. Eventos de socialização e integração: comemorações, eventos esportivos e atividades culturais.
Data e local de realização
A escolha da data e do local para promover um evento é uma das ações mais importantes. É possível afirmar que o êxito almejado está diretamente condicionado à escolha certa do dia e do lugar em que o evento será realizado. Dê preferência a locais gratuitos!
Recursos humanos
A realização do evento requer profissionais engajados e com diferentes perfis e habilidades. Coordenadores e colaboradores (equipes de apoio) são responsáveis por trabalhar de forma coesa para o êxito da iniciativa e compõem a equipe de organização do evento. Para tanto, devem ter uma visão estratégica e conhecer o que se espera da iniciativa, quais públicos se deseja mobilizar, as ações previstas e os recursos disponíveis. Em especial, cada integrante deve ter ciência de suas atribuições e dos prazos a cumprir.
Recursos materiais e financeiros
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Ao planejar, dê especial atenção também à previsão dos recursos materiais e financeiros que pretende utilizar no evento. Erros nesses cálculos geram restrições, impactam a organização e repercutem negativamente. Certifique-se que há verba suficiente para cobrir despesas de compras e contratações. Por outro lado, demandas superestimadas que geram desperdício de
recursos, por isso é tão importante a realização de cotação de preços para uma adequada mensuração de recursos. Nesse momento que se deve especificar, de forma realista e ponderada, a quantidade adequada, as características técnicas indispensáveis e a qualidade dos materiais. Previsões equivocadas podem prejudicar a iniciativa ou até mesmo inviabilizar o evento.
Recursos materiais e financeiros
Avalie a possibilidade de reduzir custos e adaptar de forma criativa e original as necessidades do evento aos recursos já disponíveis na instituição ou, ainda, verifique a viabilidade de receber recursos e materiais por parte dos apoiadores da iniciativa. No caso de parcerias e patrocínios, os termos acordados e as eventuais contrapartidas exigidas devem ser formalizados para evitar questionamentos futuros indesejáveis. A previsão de recursos, a aquisição de materiais ou a contratação de quaisquer serviços externos (cenografia, passagens aéreas, hospedagens, alimentação, entre outros) é de responsabilidade da área demandante do evento. Em geral, há nas instituições um setor responsável pela gestão dos processos de contratações e compras. Os profissionais das áreas demandantes devem buscar orientação, submeter-se às coordenadas técnicas e acompanhar de perto os desdobramentos dos processos para garantir que os recursos estarão disponíveis no prazo e com o padrão de qualidade desejado.
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Estratégia de comunicação
O plano de ações de divulgação é feito a partir das decisões amadurecidas e consolidadas ao longo do processo de planejamento. É preciso ter uma visão aprofundada do que será o evento, em qual contexto ele será realizado, aonde se quer chegar ao realizá-lo, com que formato, quem serão os públicos participantes, quais os recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis e, enfim, definir estratégias de comunicação para promovê-lo.
5. DICAS DE REALIZAÇÃO ECONÔMICA DAS DESPESAS COM EVENTOS Coffee break Evitar a contratação de coffee break em eventos que já oferecem café da manhã e/ou almoço, optando por servir apenas café e água. Nos casos em que for imprescindível o fornecimento do coffee break, tentar reduzir as opções de bolos, sucos, doces e salgados, de forma que o valor unitário seja menor.
Almoço Analisar se o almoço está com o menor preço possível de contratação e não disponibilizá-lo a servidor que já esteja hospedado com o serviço de pensão completa. Verificar a possibilidade de diminuição das opções de carnes e algum outro item supérfluo para buscar diminuir o valor unitário da refeição.
Jantar Analisar se o jantar está com o menor preço possível de contratação e não disponibilizá-lo a servidor que já esteja hospedado com o serviço de pensão completa. Não oferecer jantar no dia de encerramento do evento e consequente retorno do servidor a sua residência.
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Verificar a possibilidade de diminuição das opções de carnes e algum outro item supérfluo para buscar diminuir o valor unitário da refeição.
ATENÇÃO
Esses ajustes não podem significar a redução nutricional das refeições fornecidas.
É IMPORTANTE USAR A CRIATIVIDADE E O BOM SENSO. TENTE!
Internet
Sempre priorizar o uso de internet oferecido gratuitamente no local da realização do evento.
Passagem Aérea
Realizar compra de passagem aérea com antecedência a fim de adquirir os melhores preços.
Hospedagem
Não disponibilizar hospedagem a servidor que mora na cidade ou nas proximidades onde ocorrerá o evento. Dar prioridade ao retorno do servidor a sua residência no último dia do evento. Atenção à pensão completa, se tem a opção de não contratar alimentação e verificar se vale mais a pena fazer separado.
Equipamentos de Informática
Sempre que possível, utilizar equipamentos (microfones, datashows, notebooks, etc.) próprios da Secretaria, evitando assim o gasto com aluguel desses equipamentos.de adquirir os melhores preços.
Material Gráfico
Evitar confecção de material gráfico, bem como aquisição de materiais de papelaria, brindes, bolsas, camisa, tanto por questões de economia quanto de preservação do meio ambiente. Caso seja imprescindível, sempre optar por itens mais simples e atentar que tais itens podem ser viabilizados por patrocinadores.
Outros
Na necessidade de locação de espaço para a realização do evento, 15
buscar a utilização de espaços públicos, economizando assim com a locação; No caso de contratação de palestrantes, dar preferência à contratação de profissionais de entidades públicas e de regiões próximas ao evento, diminuindo assim os custos com passagens aéreas e com a contratação de profissionais da iniciativa privada, que, a princípio, são mais onerosos; Elaborar um cronograma anual, visando assim a aquisição de produtos e serviços comuns em grande escala para se ter redução dos valores unitários; Padronizar produtos e serviços para que possam ser utilizados em mais de um evento promovido pela Secretaria. Buscar, quando necessário, a utilização de servidores, terceirizados e estagiários para participar da organização de eventos. IMPORTANTE As orientações contidas nesta cartilha não visam reduzir a quantidade de eventos realizados, mas sim a sua promoção com o menor custo possível. É de competência da Secretaria a análise da necessidade ou não da realização do evento.
Sei que o meu trabalho é uma gota no oceano, mas sem ele, o oceano seria menor. (Madre Teresa de Calcutá)
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