63634 plan de negocios 4 de noviembre de 2010 by mayra palomino

MENTALIDAD EMPRENDEDORA PLAN DE NEGOCIOS

ELIANA MARIA CASTRO VACCA JAZMIN LILIANA CHACON PEDROZA FERNANDO FUQUEN SANCHEZ MAYRA ALEXANDRA RODRIGUEZ PALOMINO Grupo: 63634

Diana Gil Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL BOGOTA

MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS JUSTIFICACION El proceso de microfilmación tiene como finalidad brindar múltiples beneficios a las empresas que manejan un gran volumen documental y que desean conservar la información institucional en un soporte que proporcione seguridad e integridad y durabilidad. Cuando una empresa adquiere los servicios de microfilmación reduce y optimiza los espacios, disminuyendo el uso y almacenamiento innecesario de los documentos en soporte físico, aportando un beneficio al medio ambiente. Se conserva la información de manera confidencial, generando confianza y credibilidad en el servicio que se brinda al cliente en tal forma que nos permita un posicionamiento en la actividad de microfilmación en archivo. Una de las ventajas al implementar la técnica de microfilmación es que no genera pérdidas financieras, puesto que se puede tener acceso a la información sin que los avances tecnológicos obstaculicen dicho proceso. El anterior procedimiento se realizaran bajo la normatividad y la legislación vigente según la ley 2527 de 1950, ley 3354 de 1954, norma Técnica internacional ISO 6199; Norma Técnica colombiana NTC 3723 y NTC 4080. ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL JUSTIFICACION Las Tablas de Retención Documental son una valiosa herramienta que le permite a las empresas optimizar la gestión documental. Cuando las empresas deciden implementar Tablas de Retención Documental se establecen y se fijan políticas, parámetros y lineamientos, para la elaboración, conservación, retención y disposición final de los documentos producidos y recibidos en ejercicio de sus funciones, integrando todos los procesos archivísticos para el manejo de documentos. Permitiendo por medio de las TRD, identificar y reconocer qué tipo de documentación es fundamental y de vital importancia por lo cual se tiene en cuenta los tiempos de retención documental en cada fase del archivo, de tal manera que se logre una disminución en el volumen del acervo documental, evitando riesgos y propagación de agentes contaminantes en el mismo. La elaboración de TRD en la entidad permite reducir costos con respecto a la organización de los archivos puesto que se aplican los procesos específicos en un tiempo determinado. Nuestra empresa aplica todos los lineamientos, metodología y normatividad vigente para la elaboración de las TRD, de acuerdo con el marco jurídico; acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995, acuerdo 039 de 2002, acuerdo 042 de 2002, ley 594 de 2000, circular AGN 041-001 de 2001.

VALOR AGREGADO  Los clientes que adquieran el servicio de microfilmación, con un mínimo de 2000 folios; se les entregaran los fotogramas (microfilm) en cajas de seguridad con las condiciones apropiadas para su conservación, de tal forma que garantice la integridad de la información contenida en los mismos.  Como también aquellos que tomen el servicio de elaboración de TRD facilita la aplicación de la técnica de microfilmación a menor costo. OBJETIVOS

ECONÓMICO  Lograr estabilidad económica constante que nos pueda brindar seguridad financiera a futuro.  Conocer los costos reales que demanda la creación de una empresa relacionada con funciones documentales, de tal forma que nos indiquen si los mismos están dentro del alcance del capital invertido. SOCIAL  Generar oportunidades de empleo enfocados en las funciones y el perfil profesional en el campo de Gestión Documental.  Disminuir el tiempo en la ejecución de trámites y consultas. AMBIENTAL  Elaborar proyectos que busquen disminuir el consumo de papel, almacenando la información en un soporte distinto.  Contrarrestar los riesgos físicos y ambientales que genera el uso inapropiado de los documentos, en especial los que se encuentran en soporte papel. LEGAL  Implementar los conocimientos, habilidades y destrezas relacionadas con el desarrollo de las funciones archivísticas, a si mismo la aplicación y manejo de la legislación vigente.  Generar propuestas de mejoramiento e innovación en la aplicación de procesos relacionados con la Gestión Documental.

ANTECEDENTES DE GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión documental comienza a partir del momento en que el hombre desarrolla habilidades para comunicarse. A lo largo de la historia surge la necesidad, de buscar medios que permitan plasmar y dejar como testimonio todos los conocimientos, vivencias y actividades humanas generando así sistemas rudimentarios de recolección y almacenamiento de información. En esta época es donde se presenta la división entre archivos y bibliotecas; los archivos reúnen información relacionada con los negocios y operaciones comerciales, y las bibliotecas coleccionan arte, ciencia, conocimiento. Los archivos son considerados como, la información necesaria para la gestión empresarial, se relacionan principalmente con actividades comerciales y productivas que tienen como objeto obtener reconocimiento, prestigio empresarial y ampliar su campo de aplicación. Desde la época de la conquista la corona española pretendió proteger la documentación generada por la administración indígena; francisco Pizarro recibió la orden de conformar archivos oficiales, en todas las posesiones españolas. La Real Audiencia y cancillería del Nuevo reino de Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia. La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia la encontramos en el libro de acuerdos de la Real Audiencia de Santafé. En el siglo XIX, el proceso de independencia política de América Latina y el desarrollo de la historiografía, generaron el empleo de los documentos en soporte (papel), para archivos de carácter histórico, convirtiéndose como pilares del patrimonio cultural de una Nación. En el siglo XX los archivos producidos por la prestación de una actividad, personal o económica adquieren un valor probatorio y gran relevancia en el campo jurídico, lo conlleva a producir una serie de legislaciones relacionadas con La producción, conservación, y utilización de los libros comerciales. La Gestión Documental en Colombia es fundamental para el funcionamiento y la organización de una entidad, por lo cual debe tener como base una legislación o normatividad clara entre las cuales se pueden destacar La Ley 80 de 1989, la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos”, el Decreto 4124 de 2004, los Acuerdos del AGN, entre otras disposiciones, Cabe destacar el trabajo realizado por el Archivo General de la Nación, su función como ente rector de la política archivística, y las múltiples actividades en la conformación y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, SNA, normatividad, entre otras. Además de destacarse como el primer archivo que lidera y da continuidad en los procesos archivísticos como la implementación de nuevas estrategias y herramientas archivísticas, fomentando la importancia de preservar la documentación e información en los diferentes soportes, como fuente histórica de las instituciones.

En la década de los años 70 se consolida la Universidad, como espacio para la exploración de la realidad y necesidades políticas, sociales y económicas del país. Lo que conlleva a implementar nuevas carreras profesionales que contrarresten las falencias en relación con el manejo archivístico de la documentación, dando origen al Nuevo colegio de La Sallé con la expectativa de crear programas académicos enfocados Bibliotecología y Archivística. Quienes con el apoyo del Consejo Internacional de Archivos y la UNESCO, manifestaron su interés por la creación de programas de formación profesional, con el objeto de brindar los conocimientos y herramientas necesarias para el tratamiento de la información producto de la gestión administrativa de las instituciones, dentro del ámbito tanto público como privado. A finales de 1974, el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, mediante Resolución 10174, aprobó el programa y autorizo a la Universidad para expedir el título de Licenciado en las áreas de Bibliotecología y Archivística, respondiendo a la necesidad de los diferentes sectores con respecto al manejo de archivos, estructuró un plan de formación las siguientes áreas ( Bibliotecología, Archivística, Sistemas Automatizados, Ciencias Sociales, Investigación, de Complementación y de Seminario y Práctica de Grado).Posteriormente a causa de la creciente demanda del labor archivístico el SENA en 1979 crea programas de formación técnica en Archivística, con el propósito de ofrecer al mercado empresarial profesionales capacitados en administrar archivos de organizaciones, igualmente generar su incorporación al campo productivo y de servicios del país. La década de los ochenta y de acuerdo a la necesidad de dar in margen jurídico y con visto bueno del Gobierno se crea el Archivo General de la Nación, como organismo del estado responsable de fijar y supervisar el cumplimiento de la política nacional de archivos. En este sentido el nuevo organismo, a través del Sistema Nacional de Archivos, abordó el estudio sistemático para el conocimiento de la realidad archivística del país, frente a este aspecto se plantea un programa de formación y capacitación archivística contenido en el plan operativo del Sistema Nacional de Archivos, dirigido a cualificar al personal responsable de los archivos en las entidades. La gestión archivística ha venido evolucionando conforme al avance tecnológico constituyéndose como generador de nuevas propuestas especializadas en el manejo de los documentos, buscando la preservación de los mismos en soportes no solo papel sino también aquellos que garantiza o prolonguen la perdurabilidad y conservación de la documentación, así como también la intervención y manejo de la información acorde a los principios y parámetros archivísticos establecidos en la legislación vigente. El archivista es el directamente responsable de generar o dar valor a la función archivística dentro de las entidades, orientando y monitoreando el desempeño de toda la estructura de la entidad en el desarrollo de los ocho (8) Procesos de la Gestión Documental (P.G.D.), que comprenden: la Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos. ANTECEDENTES DE LA MICROFILMACIÓN

Nació en el año 1839, cuando el inglés John Benjamín Dancer, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y elaboró la primera microfotografía con una reducción de 160 veces el original. En Francia se reconoció a René Patrice Prudent Dagrón, quién desarrollo esta técnica de reducción fotográfica durante la guerra Franco Prusiana de 187, en compañía del famoso fotógrafo francés Gaspar Felix Tournachon concibieron el audaz plan de elevarse en un globo aerostático, atravesar las líneas enemigas y microfilmar las instrucciones y mensajes a ser enviados a los altos mandos militares situados, mediante las palomas mensajeras que habían llevado. En 1928 George McCarthy convenció a la Eastman Kodak Company (Compañía Kodak), para que impulsara sus ideas sobre microfilmación, introduciendo ventajas del sistema como un instrumento eficaz y práctico de defensa contra el peligro de falsificación de las firmas. La introducción de los soportes micrográficos facilitó en gran medida la aparición de problemas de espacio y conservación provocados por una superabundancia de documentación almacenada. En 1970, el 90% de las publicaciones americanas ya disponían de sus archivos microfilmados, aunque en Europa el proceso tan sólo se había desarrollado en los medios más significativos. En 1993 la Corporación Recodak, introdujo la primera microfilmadora automática que generó la película con los documentos y medida que eran alimentados sobre un tambor giratorio. Realizando así la posibilidad de microfilmar documentos de cualquier largo.

Con estas primeras experiencias, se va imponiendo la idea de la utilización del microfilm junto con la ayuda de los ordenadores para la búsqueda y recuperación del material microfilmado.

ANTECEDENTES DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación por medio del Acuerdo 12 de 16 de octubre de 1991 fijó un plazo de seis meses para la presentación de las TRD de los Organismos Nacionales del Orden Central. El bagaje teórico previo para la elaboración de las tablas de retención se enriqueció con los talleres y sesiones adelantadas con los asesores Agnes Atiene Magnien de los Archivos Nacionales de Francia; José Antonio Ramírez Deleón y Juan Manuel Herrera Huertas, del Archivo General de la Nación de México y Louis Garón de los Archivos Nacionales de Quebec, Canadá, en desarrollo del Proyecto de Normatividad Básica para Archivos en Colombia, quienes además aportaron documentos y publicaciones sobre los temas de Valoración, Selección y Retención Documental. En vista de que no todas las entidades dieron cumplimiento a dicha disposición, el Gobierno Nacional promulgó el Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 "Por el cual se reglamenta la ley 80 y se ordena la transferencia de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación" que también obliga a todos los Organismos Nacionales a presentar sus TRD en un plazo de sesenta días, contados a partir de la fecha de su publicación. En cumplimiento de este Decreto, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y 006 de 1996. El Archivo General de la Nación convocó a los jefes de archivo de los Ministerios y de sus organismos adscritos y vinculados a un taller sobre directrices para la elaboración y presentación de las TRD. La base material para el desarrollo del taller la constituyeron encuestas de diagnóstico, formatos, instructivos y lineamientos fundamentales tanto para conocer los acervos documentales como para iniciar su valoración. El Archivo General de la Nación, mediante reglamento general de archivos (Acuerdo 07-1994), dispone como instrumento de control de la información, las tablas de retención documental. La Ley 594-2000 Articulo 24 establece la obligatoriedad de elaboración, presentación y aplicación de este instrumento en las entidades del estado Colombiano. Actualmente las tablas de retención documental son una herramienta efectiva, que facilita la aplicación de procesos archivísticos en cualquier empresa.

AREA DE MERCADO DEL PLAN DE NEGOCIOS DESARROLLO TECNOLOGICO.

MARCA

MICROFILMADORAS DESCRIPCION

MICROFILMADORA PLANETARIA

•

RV5

Ideal para capturas masivas de documentos hasta tamaño A3.Panel de controles para ajustes en la microfilmación dispones niveles de Blip, control automático de exposición, control automático de ajustes de lente zoom Cartrige para películas de 100" y 215" Reducción; 25:1 y 32:1

MICROFILM RF 550 DII

• Filmador rotativo provee alta velocidad en el procesamiento de microfilmación en películas de 16mm. Lente: Mc 20mm de canon. Fuente de la Película: 16mm - 100 pies. (Los 30.5m), o base fina películas de 125/215 pie en carrete del diámetro del estándar 93m.m. Película Takeup: Carrete del diámetro del estándar 93m m. Tamaño documento: Ancho: 5-1/8 "- 9-1/6" (130 - 230m m) Largo: 2-3/8 "- 4-11/16" (70 120m m). Control de Exposición: Automático para la iluminación estabilizada. Lámpara: 2 x 60V, lámparas del halógeno 70W FILEMASTER III

• Microfilmadora planetaria en rollos de 16 mm. para documentos hasta DIN A3. resolución 155 líneas/mm. factores de reducción: 25x y 32x. contadores de fotogramas digital y mecánico. Indicadores ópticos y acústicos de final o ausencia de película. • Tablero numerado y codificador de fotogramas de tres niveles de Blip. control de exposición automático y manual.

MICROFILMADORA ELECTRÓNICA Kodak I9610/I9620

• Realiza microfilmes de los documentos, Kodak le mostrará una mejor manera de capturar documentos. Actualice la plataforma de microfilmes electrónicos de Kodak y entre en el mundo digital. Gracias a los microfilmes electrónicos, el scanner podrá capturar los documentos originales, crear y organizar imágenes. El procesamiento automático de imágenes equilibra las variaciones de contraste y densidad del documento.

KODAK IMAGELINK™ DESKTOP 3 MICROFILMER

• Microfilmador rotativo, compacto para trabajos de campo, ofrece captura del microfilm en forma rápida y segura, unidad bastante pequeño para encajar en cualquier ambiente de la oficina. El alimento automático y el rodaje doble les permiten a operadores procesar más de 500 documentos en un minuto. El microfilmador Desktop ofrece intercambiable, chasquido-en casetes de la película que lo hacen fácil para diferentes usuarios o secciones y compartir el mismo microfilmador. Esta microfilmadora tiene un endosador automático.

HIRAKAWA 16/35MM

• Microfilmadora planetaria de Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles solicite su cotización para sus necesidades ya que somos especialistas en documentos histórico y contamos con las normas ISO7000.

LECTORES MARCA

DESCRIPCION

MS300 ESCANER DE MICROFILM

• El MS300 escanea a 5.5 segundos por marco, fácilmente integrando imágenes de microfilm con los sistemas de manejos de documentos de hoy. Gracias a las conexiones de PC y redes, el MS300 simplifica la búsqueda de imágenes y provee una conversión digital en los film archivados cuando sean solicitados. Una vez escaneados esta listos para ser enviados por el Internet vía e-mail o fax, ideal para instituciones financieras y librerías como un componente de sistemas de imágenes con alto nivel.

MS 350 MICROFILM SCANNER

• Con sus funciones automáticas y motorizadas, el MS-350 es el escáner de microfilm ideal para las necesidades de su negocio. Todos los controles primarios están disponibles en el tablero remoto. El MS-350 le permite a fácilmente la habilidad de recolectar imagines y convertir archivos de film en archivos digitales con el software CapturePerfect de Canon para impresiones, envió de correo

electrónico, fax y guardar archivos. MS-300II / 350II ESCANER DE MICROFILM

• Escáner/Lector de Micropelículas Digital de Escritorio Tipos de Películas: Imágenes positivas y negativas de plata o Diazo, y Microfichas Película de 16 mm/35 mm, Tarjetas de Apertura y Microfichas Tamaño de la Pantalla 11.81" x 11.81“ (300 mm x 300 mm) Escaneo de Imágenes Modos de Escaneo: Blanco y Negro, Escala de Grises de 256 Niveles Tamaños de Escaneo: 81/2" x 11", 11" x 14" Velocidad de Escaneo: 5.5 segundos, 8 1/2" x 11"* Resolución de Escaneo de Imágenes: Hasta 600 puntos por pulgada.

MICROFILM (RT-7D)

•

Diseño único de sistema de transporte de la película gestionado por medio de la manija de la vuelta para acomodar 16m m y 35 milímetros las tarjetas de microfilm y de aberturas. Utilizado para leer los microfilmes de la hoja forman y aceptan microfilmes hasta que el tamaño de los milímetros del CMS 18 x 14, de 16m m y 35.

MICROFILM KODAK DSV3000

• Scanner

/ Lector / Impresor de microfilms

Digitalización / Impresión bajo demanda Formato de película: Microfichas, Jackets, Tarjetas de apertura, Película en rollo de 16 y 35 mm. Cartuchos "ANSI" y "M". Tamaño de la pantalla: 12” x 17 “ (300 x 432 mm) • Realizar excelentes actualizaciones de las impresoras de lectura analógica o de los scanner de película de primera generación y obtener un rendimiento probado de los microfilmes además de la flexibilidad de la tecnología digital. Ahora, podrá disfrutar de las ventajas de ambos formatos.

MS6000MKII Y MS 7000MKII

• Los MS6000MKII Y MS7000 MK II SCANNERS

de microfilm que tiene una pantalla grande se pueden revisar de microfilm y originales de la microficha rollo de 16 y 35mm así como tarjetas de apertura, para que usted puede leer rápidamente y puede repasar más información sobre pantalla, imprima en papel, y examine digitalmente para la distribución electrónica.

KONICA MINOLTA RP603Z

• Combina un lector y una copiadora en una unidad compacta, con todos los controles

COMPORTAMIENTOS EN LA GESTION DOCUMENTAL EN LOS ULTIMOS 3 AÑOS

Es muy importante en la actualidad la creación de nuevas técnicas o procesos que nos lleven a garantizar la correcta manipulación de los documentos que son generados por las empresas y además asegurar su conservación, para esto se busca estar al mismo nivel de los avances tecnológicos que surgen día tras día y se logra obtener una Modernización Tecnológica, como base para el fortalecimiento de la gestión administrativa y misional de las entidades. Dentro de esta Modernización se encuentran presentes los procesos inherentes a la Gestión Documental, relacionados con la organización de sus archivos, la utilización de nuevas tecnologías de información, programas, formatos y herramientas tecnológicas, que permitan la generación de inventarios, servicios de consulta y recuperación de información. En la actualidad se están realizando proyectos que son encaminados a la Modernización de la Gestión Documental en el sector con el fin de organizar los Archivos de Gestión y Central, así como mejorar los procesos de correspondencia, prestando un apoyo logístico en el desarrollo de las funciones institucionales. La evolución de la Gestión Documental en los últimos tres años:

 CENTRALIZACION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES: Es un proceso de centralización de las series de historias laborales, las carpetas de los créditos en amortización y los títulos valores.  PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL: Elaboración de términos de referencia y contratación de los servicios de custodia y administración de títulos valores y fondo acumulado. Se han desarrollado actividades tendientes a la Organización de los archivos de gestión, organización de algunas series documentales como historias laborales y carpetas de créditos en amortización, contratación de personal calificado, y elaboración de los términos de referencia que dieron lugar a la contratación inicialmente de los servicios especializados en custodia y administración de los títulos valores y parte de los Fondos Documentales Acumulados de algunas entidades del país.

 CERTIFICACIONES DE CALIDAD: ISO 9001-2008 y NTCGP 1OOO-2009: promueven la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí. Para el reconocimiento de calidad en los servicios es necesaria la Gestión Documental de tal forma que todos los procedimientos sean evidenciados por medio de diferentes formatos o soportes.

 PROGRAMAS ESPECIALIZADOS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL: ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.

 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

La digitalización es un proceso que consiste en capturar una imagen de un documento físico y convertirla en una imagen electrónica, para poder ser administrada desde su propio sitio de trabajo.

EVOLUCIÓN Y TENDENCIA PREVISTA La gestión documental durante los años ha querido posicionarse en el mercado, convirtiéndose de esta manera en un concepto más frecuente dentro de las entidades, pero que aún no es considerado ni definido como importante para un correcto manejo de la documentación. En la Gestión Documental se están exigiendo cada vez mejores servicios o que hagan más fácil esta labor, por esto se pueden identificar nuevas tendencias dependiendo de ciertos plazos: CORTÓ PLAZO (1 año) o Teniendo presente que aún los clientes, ni las entidades se han concientizado de la importancia de mantener una organización en los archivos, se verá necesario como principal aporte incorporar una facilidad al acceso de capacitaciones para el buen uso y manejo de los archivos por parte de las organizaciones. o Gestionar procesos, donde entran los “workflows” o flujos de trabajo, los formularios para registros, la simulación de los procesos, su análisis y posterior mejora. o

A causa del crecimiento de la producción y grandes volúmenes de documentación en las entidades, el cliente verá la necesidad de la incorporación de nuevas tecnologías para el documento que está soportado de manera física (papel) al documento electrónico, empezando por adquirir referencias de servicios acerca cómo se realizan los procesos, entre los que se destacan la digitalización y/o microfilmación, además de brindarles mejor asesorías de cómo pueden disponer de equipos para su lectura.

MEDIANO PLAZO (3 años) o Una de las principales demandas, hace referencia a la localización y búsqueda de documentos, una de las alternativas presentadas se enfoca en la digitalización, escaneado y captura de documentos, para lo cual es necesarias herramientas de digitalización, y que además se puedan almacenar en varios formatos de imagen, programas donde se puedan capturar, reconociendo de forma automática los datos de tal forma que se convierta en un documento electrónico el cual se pueda consultar a través de aplicativos en la web, sin necesidad de buscar de forma física el documento, es sistema debe ser capaz de buscar en cualquier origen de

datos, sin que el usuario tenga que saber dónde, el contenido será visto cuando se necesite.

o Definir un conjunto de procedimientos técnicos para que los fabricantes de software puedan certificar sus productos y los usuarios puedan eliminar la documentación en papel, dotando y facilitando una copia electrónica de validez legal. LARGO PLAZO (5 años) o Se considera que por la necesidad que tienen las organizaciones para mejorar y disminuir costos en la implementación de los programas, la gestión documental desarrollará tendencias hacia una virtualización, (repartir información entre todas las máquinas que se definen en un computador central), la cual se refiere a la creación de un servidor, dispositivo de almacenamiento, red o sistema operativo, pretendiendo de esta manera almacenar de manera virtual archivos, de igual forma optar por plataformas tecnológicas. o Uno de los mayores objetivos que quiere lograr el campo de la Gestión documental así como los clientes, es la implementación de las oficinas sin papel, buscando de esta manera una mejor optimización de los espacios físicos. En vista de que tal proceso requiere de un plazo aún mayor a cinco (5) años, se pueden realizar poco a poco una nueva generación de documentos electrónicos, donde el principal servicio será la consultoría de cómo empezar a implementar este programa, entre los que se destacan servicios en los cuales se brindan por ejemplo: formularios en formatos PDF instalados a través de software, sin que sean alterados; seminarios para la aplicación de nuevas técnicas, diseños web, entre otros. o Dentro de la Gestión Documental se buscan diferentes métodos que autoricen el acceso a medios electrónicos entre los cuales se buscaran servicios donde se certifique el intercambio de documentos electrónicos por medio de firmas digitales, DNI (documento de identidad), y tramitaciones electrónicas.

IMPORTACIONES DE EMPRESAS QUE OFRECEN SERVICIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE ENTIDAD

ABANA

PAÍS

ESPAÑA

ADEA, Administradora de Archivos. S.A.

Argentina, México y España).

ADHOC SYNECTIC SYSTEMS, S.A.

ESPAÑA (Barcelona)

ARCHIDOC(Archivo, Biblioteca, Documentación)

(Santiago de Compostela)

SERVICIO Servicios bibliográficos, archivísticos y documentales como:  Creación y transformación de recursos digitales.  Diseño, grabación y tratamiento de datos.  Formación y consultoría en gestión documental.  Tratamiento archivístico general de fondos, secciones, series y unidades documentales.  Organización (clasificación y ordenación).  Descripción Documental.  Análisis y valoración de series. Líder en Administración Documental.  Administración de Archivos Físicos  Digitalización  Servicios Profesionales y Consultoría Documental.    

Digitalización Análisis muestreo de Archivos. Integración de sistemas Documentales. Grabación de datos.

     

Digitalización. Arquitectura de contenidos. Asesoría documental. Organización de Archivo Físico. Gestión Electrónica de Documentación. Gestión de Unidades de Información.

 Custodia de archivos.

 Consultoría (reorganización de archivos, de procesos de documentos, análisis de series documentales, tecnológica, etc.  Gestión Electrónica de Documentos, Diseño de bases de Datos.  Custodia Documental.  Digitalización

Azertia

Baratz

ESPAÑA (MADIRD)



Descripción, clasificación, asignación de metadatos acorde a las normas internacionales.



Revisión, unificación e integración de datos.



Servicios de Gestión Integrada Bibliotecaria.



Tratamiento archivístico integral.



Tratamiento físico de recursos informativos.



Gestión de información manejable, accesible y lista para su conservación y difusión. Transformación de documentos originales en soporte papel (fotografías, diapositivas, imágenes, etc.), a formato electrónico utilizando la tecnología más avanzada. Digitalización. Descripción Documental. Edición Digital.

 DIGIBIS S.L. Publicaciones Digitales.

Infodoc S.A.

ESPAÑA (Madrid)

  

 Crea, transforma, importa, exporta y mantiene sus bases de datos.  Analiza y Diseña Publicaciones y documentos para su utilización en sus sistemas de información corporativas o para usos comerciales a través de Internet.  Elaboración de catálogos.

 Elaboración de publicaciones documentales: Bibliografías, directorios, índices.  Búsqueda de documentos.  Conseguimos documentos originales: informes, artículos de revistas, informaciones en bases de datos, libros agotados o específicos.  Organización y automatización de Colecciones.  Catalogación. Infoestratégica

 Clasificación.  Diseño, modernización e implementación de servicios.  Digitalización.

INFORAREA, SL. Empresa consultora especializada en gestión documental, gestión de contenidos y asesoría sobre tratamiento de la información y la documentación.

ESPAÑA (Madrid)

 Administración física de archivos en general  Consultoría en gestión documental, diagnósticos.  Diseños de programas de G.D.  Elaboración de T.R.D.  Capacitación archivística, custodia y conservación de archivos.

123IBIZA.com Ibiza

Kyocera, Mita España, S.A

 Diseño de sistemas de gestión documental.  Análisis y mejora de sistemas a través de la reorientación estratégica.  Evaluación del cumplimiento de los requerimientos ISO 15489.  Valoración se sistemas documentales acorde Ley de Acceso Electrónico del ciudadanos a administraciones Públicas.

España

Servicios de impresión y gestión documental digital

 Software: licencias Docuware.  Servicios profesionales: especialistas en G.D.  Mantenimiento: Atención técnica.

Oesía: Multinacional tecnológica española

España

   

OYGA S.L. Organización y Guarda de Archivos. "El orden de los factores sí altera el producto", especialistas en la gestión y el tratamiento integral de la información y la documentación.

ESTUDIO DE TÉCNICAS DOCUMENTALES

Brinda el servicio de consultoría y el servicio especializado de TIC`S, centrada en aplicaciones informáticas de código abierto.

     

Logística. Guarda y Custodia de archivos. Consultas. Organización, clasificación e inventariado de archivos. Consultoría en gestión de archivos y circuitos documentales. Eliminación selectiva de información. Gestión informática de documentos Traslados internos y externos de documentación Servicio de archiveros y técnicos Venta de fondos bibliográficos (entregados con procesos de catalogación).

ESPAÑA (Madrid)  Organización, tipo de documentación y necesidades.  Digitalizamos si lo precisa.  Implementación de sistemas apropiados y económicos para manejo de documentación.  Formamos a su personal para tareas de mantenimiento documental.

 Actualización y asesoría documental.

Terra Ferme s.a.

Paraguay Colombia

 Escaneo Planos y mapas en gran formato.  Escaneo de documentos, libros, microfichas y rollos microfilmados.

RELACIÓN DE LOS SERVICIOS DE MICROFILMACIÓN

SERVICIOS SUSTITUTOS  Servicio de Escaneado  Servicio de digitalización  Servicio hibrido

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS  Servicio de organización de archivos  Servicio de Implementación de Tablas de Retención Documental.  Servicio de ventas o alquiler de equipos lectores o proyectores de fotogramas.

RELACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ELABORACION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SERVICIOS SUSTITUTOS  Servicio de implementación de Base de Datos (software)

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

 Servicio de Implementación de Tablas de Retención Documental  Servicio de Asesorías en TRD  Servicio de Organización de Fondos Acumulados  Servicio de Microfilmación para la disposición final  Servicios de selección y depuración de documentos.  Servicio de Organización y sistematización de la documentación.

ANALISIS DEL MERCADO

 MERCADO OBJETIVO Empresas de carácter privado que presten servicios de educación superior.

 JUSTIFICACIÓN DEL MERCADO OBJETIVO

Nuestro mercado objetivo son las empresas de carácter privado que presten servicios de educación superior, debido a que en este sector se presentan una menor competencia e implementación de servicios documentales en las entidades, con respecto a los procesos de la gestión documental. Según un artículo publicado por Misiónpyme.com (/www.misionpyme.com), el presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas Gustavo Villate sostiene que Las empresas privadas se están preocupando por adquirir servicios de gestión documental, que les permita tener un conocimiento, control y conservación de la documentación como evidencia del desarrollo de una institución y como herramienta para la toma de decisiones, a su vez es un requisito fundamental para obtener certificaciones de calidad como las normas ISO. En el ámbito de la ley 594 de 2000 artículo 24 establece la obligatoriedad para implementar las tablas de retención documental en las entidades

públicas, entidades privadas que cumplan funciones públicas y según el decreto 4124 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados se deberán implementar procesos de gestión archivística en archivos privados con funciones públicas. Muchas de estas empresas privadas no implementan o desconocen esta normatividad, debido a que no existe un control y seguimiento para el cumplimiento de las mismas. Por lo anterior ofrecemos alternativas estratégicas frente a estos aspectos, satisfaciendo las necesidades y expectativas que existen en el mercado objetivo, con respecto al óptimo manejo de la documentación existente en las entidades privadas, generando en las mismas una conciencia del deber archivístico, en la cual se destaque un mejor manejo y facilidad en procesos de la gestión ENTIDADES DE CARÁCTER PRIVADO documental a diferencia de las entidades públicas que los implementan por ENTIDADES DE CARÁCTER PRIVADO cumplir con un requisito legal.  SEGMENTACIÓN El mercado objetivo se realizará teniendo en cuenta la segmentación presentada en el siguiente flujo grama: SECTOR SECTORSERVICIO SERVICIO

EDUCACION EDUCACIONSUPERIOR SUPERIOR

UNIVERSIDADES UNIVERSIDADESYYINSTITUCIONES INSTITUCIONESDE DEEDUCACIÒN EDUCACIÒN SUPERIOR ( TECNOLÓGICA, TÉCNICA, ESCUELA TECNOLÓGICA Y SUPERIOR (TECNOLÓGICA, TÉCNICA, ESCUELA TECNOLÓGICA Y PROFESIONAL) PROFESIONAL)

BOGOTÁ BOGOTÁ

 DIAGNÓSTICO DEL MERCADO

 Cobertura de la educación superior en los últimos años

En el año 2008 asistieron a la educación superior entre 1.5 millones de estudiantes, significando de esta forma un incremento de 10 puntos en la tasa de cobertura bruta en los últimos seis (6) años, pasando de una tasa del 24.4% en el año 2002, al 34.1% en el año 2008. En el año 2008 el 55.4% de la matrícula fue atendida en Instituciones de Educación superior Pública, y el 44.6% en las Instituciones Educativas Privadas. Entre las 282 Instituciones de Educación Superior existentes en el país, 81 son oficiales y 201 de carácter privado.

 Instituciones de Educación Superior divididas por sector, Nº de Instituciones

INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR POR SECTOR EDUCACIÓN SUPERIOR AÑO Año

INSTITUCION TECNOLÓGICA

INSTITUCIÓN TÉCNICA PROFESIONAL

INSTUCION UNIVERSITARIA/ESCUEL A TECNOLÓGICA

UNIVERSIDAD

Oficial

Privada

Oficial

Privada

Oficial

Privada

Oficial

Privada

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

Fuente: MEN-SNIES

 Tasa de cobertura Educación Superior AÑO

COBERTURA BRUTA 2002

24,50%

2003

25,60%

2004

27,00%

2005

28,40%

2006

30,00%

2007

31,70%

2008

34,10%

2009

35,50%

TABLA DE RESULTADOS DEPARTAMENTO

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

AÑO ANTIOQUIA ATLÁNTICO BOGOTÁ D.C BOLIVAR BOYACÁ CALDAS CAQUETA CASANARE CAUCA CESAR CHOCÓ CUNDINAMARCA CÓRDOBA GUAJIRA HUILA MAGDALENA META NARIÑO NORTE DE SANTANDER PUTUMAYO QUINDÍO RISARALDA SAN ANDRÉS Y PROVIDENCIA SANTANDER SUCRE TOLIMA VALLE DEL CAUCA TOTAL

33 13 100 8 3 5 1 0 5 1 1 5 2 2 2 2 2 5 6 1 2 5 2 12 3 5 27 253

34 13 103 8 3 5 1 0 6 1 1 6 2 2 2 2 2 5 6 1 3 5 2 12 3 6 27 261

36 14 105 8 3 5 1 1 6 1 1 6 2 2 2 2 2 5 6 1 3 5 2 12 3 6 27 267

37 14 105 8 3 5 1 1 6 1 1 6 2 2 2 2 2 5 6 1 3 5 2 12 4 6 28 270

37 14 106 8 3 5 1 1 6 1 1 6 2 2 2 2 2 5 6 1 3 5 2 12 4 6 28 271

37 14 103 8 3 5 1 1 6 1 1 5 3 2 2 2 2 4 6 1 3 5 2 11 3 6 27 264

38 15 104 10 3 5 1 1 6 1 2 5 3 2 2 2 2 4 6 1 3 5 2 11 3 6 27 270

39 15 108 10 3 5 1 1 6 1 2 6 3 2 2 2 2 4 6 1 3 5 2 11 4 6 28 278

40 16 110 10 3 5 1 1 6 1 2 6 3 2 2 2 2 4 6 1 3 5 2 11 4 6 28 282

COMPETENCIA DIRECTA

NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

TRANS ARCHIVOS LTDA.

Cr126 17-42

TELÉFONO

2690143

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

4130290

info@transarch ivos.com

SERVICIOS

Diagnósticos Documentales, Capacitación, Outsourcing Digitalización Organización Archivos, Asesorías Gestión Documental, Microfilmación.

PRECIO

CLIENTES

ECOPETROL, ELF AQUITAINE, BRITHIS PETROLEUM (B:P), HOUSTON OIL COLOMBIA (HOCOL), OCCIDENTAL DE COLOMBIA, SPERRY SUN, SEGUROS CARIBE, AGRÍCOLA DE SEGUROS, FINANCIERA INTERNACIONAL, SITA S.A., FIDUCIARIA CENTRAL, BANCO ANDINO, LATINOAMERICANA DE SEGUROS, BANCO DE CRÉDITO Y COMERCIO, CRECER S.A., HUNTER DOUGLAS, ALCALDÍA LOS MÁRTIRES, CADENAS HOTELERAS, CLÍNICA SHAIO, BOHERINGER INGELHEIM.

BALANCE/DIAGNOSTICO

TRANS ARCHIVOS LTDA, es competencia directa para nuestra empresa en los servicios de microfilmación. Nuestra empresa ofrece el servicio de microfilmación y el de elaboración de Tablas de Retención Documental como un servicio complementario que pueden ser de gran utilidad para las diferentes empresas que nos puedan contactar.

COMPETENCIA DIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

DOCUDIGITAL

SERVICIOS

Cr11 73-20

Digitalización de Documentos, Tablas de Retención, Organización de Archivos, Gestión Documental, Flujo de Trabajo, Sistemas de Capacitación, Conversión de Texto y Audio, Backup Remoto de la Información.

Pent-house.

TELÉFONO

(57) 2126018

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

(1)

www.docudigit al.com

PRECIO

CLIENTES

Tenemos un amplio portafolio de clientes que van desde hoteles, corredores y abogados hasta empresas importadoras y comercializadoras.

BALANCE/DIAGNOSTICO

La empresa DOCUDIGITAL ofrece el servicio de elaboración de Tablas de Retención Documental. Nuestra empresa además de elaborar las TRD ofrece el servicio microfilmación de documentos enfocándonos exclusivamente en las instituciones educativas que deben implementar procesos de gestión documental como requisito legal.

COMPETENCIA DIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

LEXCO S.A.

SERVICIOS

DIRECCIÓN

Cl 72 20-53

Soluciones Integrales Copiadoras Escáneres Impresoras Microfilmación Multifuncionales Organización de Archivos y Gestión Documental Software Especializado Plotters Consultaría en Archivo Renta y Outsourcing.

TELÉFONO

6051500 –

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

www.lexco.com. co

6058085

PRECIO

CLIENTES

POSICIÓN DE MI IDEA / COMPETENCIA

BANCOLOMBIA, LEASING , BANCO CAJA SOCIAL, BANCO POPULAR, BANCAFÉ, BANCO SANTANDER, LEASING DE OCCIDENTE, DAVIVIENDA, CITIBANK, BANCO COLMENA, BBVA, EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, I.C.R.C, CAMBIAMOS S.A, ENVÍA, PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, GRUPO EMPRESARIAL BAVARIA, DELOITTE, EMBAJADA DE CANADÁ, LEGIS, OXY, CASA DE NARIÑO, UNIVERSIDAD EL BOSQUE, SURAMERICANA, TELEFÓNICA, SUSALUD, DHL, TELECOM, POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA.

La empresa LEXCO S.A. incluye en sus servicios microfilmación de documentos, sin embargo la competencia no está enfocada en el sector académico y no cuenta con el servicio de elaboración de las TRD herramienta fundamental para organizar archivos la elaboración de Tablas de Retención Documental que se pueden complementar con microfilmación.

COMPETENCIA DIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

ARCHIVOS DATACONTROL

Av. Cl 72 102-31 Of 202

SERVICIOS

Capacitación en Manejo de Archivos – Elaboración y Aplicación de TRD y TVD – Organización y Administración Técnica de Programas de Gestión Documental – Microfilmación y Digitalización Documental

PRECIO El valor se determina dependiendo del tamaño de la empresa y por cada dependencia. Grande= $4.000.0005.000.000 Mediana= $2.500.000 $4.000.000 Pequeña= $1.500.000 - $2.000.000

TELÉFONO

CIUDAD

WEB

5470273;Celular 3133943177 BOGOTÁ www.archivosda tacontrol.com COMPETENCIA DIRECTA

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

Empresas del sector salud, financiero, farmacéutico, oficial y privado.

Nuestra idea de negocio frente a la competencia, nos permite identificar que los servicios que hacen parte de nuestro portafolio actualmente se encuentran ofertados y son de gran aceptación en el mercado.

ARCHIVOS MODULARES DE COLOMBIA LTDA.98

SERVICIOS

DIRECCIÓN

Vía Font Mosquera Km 1.5 Parque Industrial San Carlos 1 Bdg 7

Almacenamiento, Custodia y Administración Documental Microfilmación y Digitalización de Archivos Organización Sistematizada de Archivos Tablas de Retención y de Valoración Documental.

TELÉFONO

8232354 – 8232355

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

sclientebogota@ar chivosmc.com

NOMBRE DE LA ENTIDAD

PRECIO

Los precios varían según el tamaño de la empresa de: $1.500.000 por cada dependencia a $4000.000 por dependencia

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

Nuestros clientes son empresas grandes, medianas y pequeñas; nacionales y multinacionales, ubicadas en los siguientes sectores Sector Financiero * Bancos * Corporaciones financieras * Bolsas de valores * Cooperativas * Fiduciarias * Compañías de Leasing

La empresa ARCHIVOS MODULARES DE COLOMBIA LTDA es competencia directa y se posiciona en el mercado, su servicio está enfocado al sector financiero, en cambio nosotros nos orientamos más hacia el sector educativo siendo esto un aspecto que nos puede beneficiar como empresa.

COMPETENCIA DIRECTA

NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

TELÉFONO CIUDAD WEB

SERVI IMÁGENES LTDA

Av19 114-65 Of. 305

SERVICIOS

Escáneres Kodak, Digitalización de Documentos. Microfilmación Conversión de Digital a Microfilm y Microfilm a Digital. Servicio Técnico Escáner, Repuestos de Escáner. Renta de Escáner para Documentos.

PRECIO

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

VALOR FOTOGRAMA C/U

MINISTERIO DE DEFENSA, FUERZAS MILITARES, MINISTERIO DE TRANSPORTE, DIAN, ACCIÓN SOCIAL, MINISTERIO DE HACIENDA, ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADLO DE BOGOTÁ, SECRETARIA DE HACIENDA.

La empresa SERVI IMÁGENES LTDA es competencia directa con nuestra empresa debido a que ofrece Microfilmación de documentos pero se inclina más por el sector Tecnológico y no complementa su servicio con la elaboración de Tablas de Retención Documental.

$170

(57) (1) 6201798 BOGOTÁ scs@servimage nes.com.co COMPETENCIA DIRECTA

NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

TELÉFONO CIUDAD WEB

HERRCO

Cl 74 15-80 Of 409 Int 2

SERVICIOS

PRECIO

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

SERVIENTREGA, ETESA, CORREVAL S.A, LA PREVISORA S.A, TELMEX, OUTSOURCING S.A, VERIZON, SYNTHESIS LABORATORIOS, AUROS COPIAS, NUEVA EPS, DOMESA DE COLOMBIA S.A, INVIMA, COOMEVA FINANCIERA, AL DIA LOGÍSTICA, HUMANA VIVIR, AZERTIA, DATECSA, INTECSUS, ADVANCED, TECHNOLOGY INFORMATION LTDA, VANGUARDIA LIBERAL, ENTRE OTROS.

La empresa HERRCO ofrece los servicios de Microfilmación de documentos, se encuentra bien posicionada en el mercado, aunque ofrece el mismo servicio de nuestra empresa su cobertura no abarca las instituciones educativas. Nuestra empresa brinda los servicios de elaboración de TRD y microfilmación bajo la normatividad y las leyes vigentes de la nación generando confianza y credibilidad entre sus clientes.

3216220 Celular: 3138922416 BOGOTÁ comercial@her rco.com.co COMPETENCIA DIRECTA

NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

BACKUP DOCUMENTO S LTDA.

Calle 48 No. 14-61 Of. 509

TELÉFONO

313 8353 691 6577

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

proyectos@b ackupdocumentos. com

SERVICIOS

PRECIO

Organización de archivos Implementación de unidades de correspondencia Digitalización de documentos Creación de Base de Datos de sus documentos Inventario documental Elaboración de tablas de retención y valoración documental

Los precios oscilan entre: $2.000.000 A 6000.000 por cada dependencia

CLIENTES

ALADUANA CERVECERÍA DEL VALLE CERVECERÍA LEONA BAVARIA S.A. ALINOVA S.A, FOMIPYME INSTITUTO HUMBOLDT COLOMBIA HOTEL BAVIERA

COMPETENCIA DIRECTA

BALANCE/DIAGNOSTICO La empresa BACKUP DOCUMENTOS LTDA incluye en sus servicios la elaboración de Tablas de Retención Documental y se enfoca en otros servicios que son de gran utilidad para los clientes, pero no cuentan con el servicio de Microfilmación y no se dirigen al sector académico. A partir de la información obtenida de la empresa en mención, que representa para nosotros la competencia, se identifico que nuestra propuesta puede incursionar en el mundo de la archivística y posicionarse en el mercado.

A&C LTDA SISTEMAS ARCHIVOS E INFORMACION

SERVICIOS

PRECIO

CAPACITACION GESTIÓN DOCUMENTAL

DIRECCIÓN

Calle 57 B No. 35 A 28

Microfilmación y digitalización de archivos Servicio de Mantenimiento Software Tablas de Retención Documental Cuadros de Clasificación Documental Flujos Documentales

TELÉFONO

(571) 2222966 – 2217296

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

comercial@aycltd a.com.co

NOMBRE DE LA ENTIDAD

Inversión Colombia: $290.000 = IVA incluido. Descuento para Estudiantes y Grupos.

CLIENTES

POLICÍA NACIONAL DIJIN CORPOGUAJIRA TITULIZADORA COLOMBIANA PANALPINA ON CONTINENTS RTVC UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CONCESIÓN – AUTOPISTA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA AGUASKPITAL COOMEVA UNIVERSIDAD EAN ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ DOUGLAS TRADE

BALANCE/DIAGNOSTICO

La empresa A&C SISTEMAS ARCHIVOS E INFORMACIÓN es competencia directa para nosotros y se posiciona en el mercado, sin involucrarse más profundamente en el sector académico siendo esto una ventaja para nosotros.

COMPETENCIA DIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

AJOVECO

SERVICIOS

Calle 93b No 15 -31

Rayos x, radiología digital, medios de contraste, gestión documental, (venta de equipos y suministros, servicio de microfilmación, servicios de digitalización)

TELÉFONO

2189200

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

www.ajoveco.c om.co

PRECIO

Valor folio sin importar las caras de la hoja es de $190 c/u.

CLIENTES

AUTONALS.A, BANCO DE COMERCIO EXTERIOR, BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA,CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA,CONTRALORIA GENRAL DE LA RPUBLICA, FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS, FONDO NACIONAL DEL AHORRO, HOSPITAL SIMON BOLIVAR, MINISTERIO DE CULTURA, POLICIA NACIONAL, ALCALDIA DE BOGOTA, BANCO DE LA REPUBLICA, CASA EDITORIAL EL TIEMPO, HOSPITAL SAN IGNACIO, MINISTERIO DE HACIENDA, POLITECNICO GRAN COLOMBIANO, DIJIN, LA PREVISORA CIA, BLIBLIOTECA NACIONAL,FUREZAS MILITARES, HOSPITAL SAN JOSE DE COLOMBIA, MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA, SUPERINTENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

BALANCE/DIAGNOSTICO

AJOVECO es una competencia directa por que ofrece servicios microfilmación, esta empresa es una de las más reconocidas a nivel nacional esto le permite mantener los precios de sus servicio en un nivel elevado. Nuestra empresa ofrece servicios de Microfilmación, a las instituciones de educación superior con garantía, seguridad, calidad y precios más cómodos en comparación con AJOVECO.

COMPETENCIA DIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

TANDEM S.A.

SERVICIOS

DIRECCIÓN

Cr53A # 81-87

Digitalización de Documentos Administración de Centros de Correspondencia Elaboración de Tablas de Retención Documental y Organización de Archivos Custodia de Documentos Físicos Microfilmación de Documentos ASP Documental

TELÉFONO

571 311 1099

CIUDAD

BOGOTÁ

PRECIO

CLIENTES

Empresa de carácter privado y público con gran volumen documental.

BALANCE/DIAGNOSTICO

La empresa TANDEM S.A. tiene competencia directa con nuestra empresa en la Elaboración de Tablas de Retención Documental y microfilmación aunque sus servicios no están enfocados a un sector en específico, comparándolo, con nuestra empresa que se dirige especialmente al sector educativo al cual le ofrecemos nuestro servicio.

WEB

www.tandemweb.com

COMPETENCIA DIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

GRABANDO ARCHIVOS S.A

DIRECCIÓN

CRA 8No 107-44

TELÉFONO

5204203

SERVICIOS

Restauración de Cintas de Video, Restauración de DVD y CD, Digitalización de Audio Digitalización de Cine y Video, Digitalización de fotografías, Proceso de indexación, Digitalización de Papel Servicios de microfilmación

PRECIO

Dependiendo de la cantidad de fotogramas, para los clientes generalmente son más de 2.000.000 de fotogramas, el valor es de $119 c/u.

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

Dependencia adscritas al Ministerio de Defesa(Fondo Rotatorio De La Policía)

La empresa GRABANDO ARCHIVOS S.A es una competencia directa por que ofrece servicios de microfilmación; a pesar de esto la organización ha enfocado su servicio a una sola entidad. Nuestra empresa ofrece el servicio de microfilmación especialmente al sector educativo lo que hace que Grabando Archivos S.A no represente una competencia en cuanto a los clientes hacia los que vamos a dirigir nuestro servicio de microfilm.

CIUDAD WEB

BOGOTĂ inf@grabandoarchivos.c om

COMPETENCIA INDIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

MICROCOLSA

DIRECCIÓN

Cra 65 No 13-50 Piso 3

TELÉFONO

805 09 61

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

www.Microcolsa. com

SERVICIOS

Servicio de digitalización, venta de software y hardware gestión documental, desarrollo de software para la gestión documental, outsoursing.

PRECIO

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

ALKOSTO,ÉXITO, CARULLA, FLAMINGO,COLSUBSIDIO, COORDINADORA,ENVIA, TCC, ICOLTRANS, TERPEL, COMFAMA, COMFENALCO, COMFAMILIAR, DIDETEXCO, SURATEP, METROSALUD, CONVIDA, FUERZA AREA COLOMBIANA, LIDERGAS, POLITECNICO COLOMBIANO UNIVERSIDAD NACIONAL, LUIS AMIGO FUNADACION UNIVERSITARIA, PORVENIR, PENSIONES Y CESANTIAS PROTECCION.

MICROCOLSA es una competencia indirecta por que ofrece servicios digitalización, que pueden sustituir la microfilmación, esta empresa se encuentra bien posicionada en el mercado. Nuestra empresa ofrece servicios exclusivamente al sector educativo. Nuestro servicio de Microfilmación, permite que su información pueda ser visualizada con el paso de los años sin que los avances tecnológicos afecten la información.

COMPETENCIA INDIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

AJOVECO

Calle 93b No 15 -31

TELÉFONO

2189200

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

www.ajovec o.com.co

SERVICIOS

PRECIO

Rayos x, radiología digital, El precio general medios de son $100 por cada contraste, gestión captura de imagen, documental, varían (venta de equipos dependiendo de la y suministros, cantidad y el tamaño de la servicio de misma. microfilmación, servicios de digitalización)

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

AJOVECO es una competencia indirecta, debido a que uno de sus servicios es la digitalización, por ser una de las más aceptadas en el mercado por la calidad sus precios son mayores, nuestra empresa a comparación de AJOVECO brinda servicios de calidad pero a un menor costo dependiendo de la cantidad de capturas.

COMPETENCIA INDIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

INGACO

SERVICIOS

PRECIO

SUBA BOGOTA

Centro de copiado e impresión

PERSONAS NATURALES O JURIDICAS

Restauración de fotos conversión de texto a voz.

TELÉFONO

313 885 8717

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

www.ingaco.jimdo.com

BALANCE/DIAGNOSTICO

INGACO es una competencia indirecta por que EMPRESAS ofrece servicios digitalización, es una PRIVADAS Y empresa nueva, en el mercado y la información CLIENTES que aparece es su página web acerca de sus PARTICULARES. servicios es muy limitada.

Servicio de digitalización, DIRECCIÓN

CLIENTES

Nuestra empresa se especializa en servicios de microfilmación, y elaboración de TRD procesos fundamentales para la organización documental de una empresa.

COMPETENCIA INDIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

AMERITEC

Carrera 15 No. 95-64 OF. 201A

SERVICIOS

Servicio de digitalización, Alquiler de escaners, Centro de gestión

PRECIO

CLIENTES

BALANCE/DIAGNOSTICO

INCONTEC, ACUEDUCTO, SERVIENTREGA, SUPERINTENDENCI A DE SOCIEDADES, LEGIS, INSTITUTO NACIONAL DE VIAS,

AMERITEC es una empresa colombiana, creada en el año 2000 tiene un reconocimiento por su certificaciones ISO esta sus servicios están enfocados a las entidades públicas y privadas con prestación de servicios públicos. Ofrece servicios sustitutos como alquiler de escáner pero no realiza el proceso.

COMPETENCIA INDIRECTA NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

DIGITAL TECH

Calle 34 No. 14 -00

TELÉFONO

7254489

CIUDAD

BOGOTÁ

WEB

SERVICIOS

PRECIO

Digitalización de documentos, fotos, libros, y demás elementos que desee llevar a medios digitales.

CLIENTES

Empresas con un que tiene en un gran volumen acervo documental.

BALANCE/DIAGNOSTICO DIGITAL TEHCH ofrece servicios digitales pero no lleva mucho tiempo en el mercado es una empresa pequeña lo que indica que no está en la capacidad de ofrecer servicios a empresa grandes como pueden ser las empresas del sector educativo La digitalización de documentos es un medio un poco más económico para almacenar información sin embargo la microfilmación brinda seguridad en la información.

digitaltecnologias@h otmail.com COMPETENCIA INDIRECTA

NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN

LEXCO S.A.

SERVICIOS

Cl 72 2053

Soluciones Integrales Copiadoras Escáneres Impresoras Microfilmación Multifuncionales Organización de Archivos y Gestión

PRECIO

CLIENTES

BANCOLOMBIA, CAJA SOCIAL, BANCO POPULAR, BANCAFÉ, BANCO SANTANDER, LEASING DE OCCIDENTE, DAVIVIENDA, CITIBANK, BANCO COLMENA, BBVA, EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, I.C.R.C, CAMBIAMOS S.A, ENVÍA, PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, GRUPO EMPRESARIAL BAVARIA, DELOITTE, EMBAJADA DE

BALANCE/DIAGNOSTICO

La empresa LEXCO S.A. incluye en sus servicios escáneres de documentos, es una competencia indirecta ya que algunas empresas sustituyen el servicio de la microfilmación por el escáner este servicio es recomendable en acervos

COMPETENCIA INDIRECTA INDIRECTA NOMBRE DE GRABANDO SERVICIOS PRECIO CLIENTES BALANCE/DIAGNOSTICO NOMBRE BACKUP LA ARCHIVOS S.A DE LA SERVICIOS PRECIO CLIENTES BALANCE/DIAGNOSTICO DOCUMENTOS ENTIDAD ENTIDAD LTDA. DIRECCIÓN CRA 8No 107-44 Restauración de Cintas Valor Dependencias La empresa GRABANDO ARCHIVOS Organización de archivos de Video, Restauración unitario adscritas La al empresa S.A es una competencia indirecta ya BACKUP DOCUMENTOS LTDA ALADUANA Implementación de DVD y de CD, servicios por folio ministerio de ofrecen servicios de digitalización incluyeque en sus servicios creación de base de CERVECERÍA DEL de Digitalización, unidades de por cadaVALLE defensadatos este es como un servicio sustituto de lade la un servicio que es sustituto Digitalización de Audio correspondencia dosCERVECERÍA (Fondo elaboración microfilmación nuestra empresa de las TRDque deciden implementar Digitalización Digitalización de de Cine y imágenesLEONA Rotatorio este De servicios ofrece como alternativa la Video, Digitalización de como alternativa parapara organizar DIRECCIÓN documentos Creación de BAVARIA S.A. Calle 48 No. el costo La Policía). preservación de la documentación. fotografías, Proceso de sus archivos. ALINOVA S.A Base deindexación, Datos de sus 14-61 Of. 509 Digitalización es de Más sin embargo la entidad Grabando Nuestra empresa ofrece servicios de FOMIPYME documentos Inventario de Papel $146.INSTITUTO Archivos no ha enfocado sus servicios elaboración de TRD a las empresas del sector documental Elaboración Servicios de sector es elcon HUMBOLDT educativo al que estáneducativo, obligadaselacual cumplir de tablas de retención y microfilmación COLOMBIA mercado objetivo que nosotros tenemos este requisito y que desconocen los beneficios valoración documental HOTEL BAVIERA en estey momento como alternativa fija la normatividad. para la prestación del servicio. 313 8353 – TRD TELÉFONO CIUDAD CIUDAD WEB WEB

5204203 BOGOTÁ BOGOTÁ proyectos@ba inf@grabandoarchivos. ckupcom documentos.c om

SOCIEDADES COLOMBIANAS DE ARCHIVO ASOCIACIÓN

OBJETO

Arma International (Association of Records Managers and Administratos) http://www.arma.org/

Es una Asociación que dirige sus esfuerzos en varios puntos archivísticos como; Legislación, últimos estándares y mejores prácticas a nivel mundial y profesional, tecnologías, aplicaciones, recuperación y preservación de la información.

(Idioma Inglés)

Consejo Internacional de Archivos (CIA) http://www.ica.org/

El Consejo Internacional de Archivo se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial, dedicada a promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos, reuniendo así a profesionales en el área, asociaciones, archivos locales, regionales y de otras organizaciones.

(Idioma inglés, francés y español)

Sociedad Colombiana de Archivistas SCA http://www.sociedadcolombianadearchivist as.org/

Se creó en el 2002 con el propósito de llenar el vacío dejado por ACAR. Es una agremiación que busca promover y mejorar las condiciones de los archivos y los archivistas en el territorio nacional, y de igual manera brinda servicios de orientación, consejería y asesoría en archivística, consultoría empresarial, capacitación, entre otros.

(Idioma español)

Asociación de Egresados de Bibliotecología y Archivo de la Universidad La Salle.

ASEBIAR

Se creó en 1983 con el propósito de fortalecer los lazos con sus egresados, promoviendo así el desarrollo de actividades académicas, culturales y sociales, que redunden en beneficio de ellos.

Asociación Colombiana de Archivistas

Asociación Colombiana de Bibliotecólogos y Documentalistas ASCOLBI

Asociación Latinoamericana de Archivos ALA

Su objetivo es dotar a los archivistas de una institución en defensa de los intereses profesionales de los colegiados, así como la representación del ejercicio de la profesión, que además sirva a la sociedad mediante la promoción del derecho a la información a través de una asistencia progresiva, de mayor calidad.

El propósito de ASCOLBI es servir de medio de integración y desarrollo a las personas que trabajan en el área de la Bibliotecología y las ciencias de la información y a las bibliotecas a través de actividades, programas y proyectos que satisfagan las necesidades e intereses de los asociados, de las instituciones que representan y de los usuarios de biblioteca y servicios de información a nivel nacional.

• •

Esta asociación fomenta la toma de conciencia archivística en América Latina. Incentiva a los gobiernos para que otorguen a los archivos la prioridad que les corresponde en los planes nacionales de desarrollo.

•

Tomar medidas adecuadas para optimizar la conservación, organización y servicio del patrimonio documental latinoamericano.

•

Organizar congresos, seminarios y otras reuniones Iberoamericanas de archivos.

•

Colaborar con los organismos nacionales y regionales para el mejor desarrollo de los archivos.

•

Asegurar la colaboración con los demás archivos y asociaciones profesionales del resto del mundo.

•

Promover estudios y medidas tendientes a una correcta gestión de los documentos

administrativos.

ESTRATEGIA DE MERCADO CONCEPTO DEL PRODUCTO O SERVICIO.  DESCRIPCIÓN BÁSICA. Nuestra empresa ofrece servicios a las instituciones de educación superior relacionados con procesos de gestión documental como son microfilmación y Elaboración de Tablas de retención documental, La microfilmación es una técnica de archivamiento que permite fotografiar una gran cantidad de documentos y convertirlos en pequeñas imágenes en una película o rollo. Proporciona seguridad, preservación, conservación de los documentos, optimiza tiempo, espacios y a su vez disminuye costos. Las Tablas de Retención Documental son una herramienta o listado, de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna, un tiempo de permanencia en cada fase del archivo; teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos y la actividad de la empresa. La elaboración de tablas de retención documental facilita el manejo, control, y acceso a la información. Facilita la organización de los documentos, permitiendo que las empresas que adquieren, los servicios de elaboración de tablas de retención documental, evolucionen con eficacia y eficiencia.  ESPECIFICACIONES O CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO Microfilmación y la elaboración de tablas de retención documental son servicio que ofrecemos con calidad garantizando la preservación, conservación y autenticad de la información. Cumpliendo con la normatividad vigente que se aplica a estos procesos. Calidad Para microfilmar los documentos de las instituciones de educación superior se emplea tecnología de punta, certificadas por la normas de calidad que nos permiten obtener imágenes de excelente calidad a través de los años. Los documentos microfilmados se entregaran en un rollo (microfilm) original y copia para tener acceso a la consulta, en cajas de seguridad con las condiciones

apropiadas para su conservación, de tal forma que garantice la integridad de la información contenida en los mismos.

El servicio de elaboración de tablas de retención documental se realiza por dependencias y se entregan en formatos tanto físicos como magnéticos debidamente configurados para el control y administración de todos, los documentos producidos recibidos y/o enviados en una institución. FORTALEZASDE LOS SERVICIOS DE MICROFILMACIÓN Y ELABORACIÓN DE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FRENTE A NUESTRA COMPETENCIA.  En la elaboración de tablas de retención documental, se realiza seguimientos, Tiempo de prueba, correcciones si es necesario, buscando la efectividad del servicio.  En el proceso de microfilmación, se captura información e imágenes, nítidas empleando tecnología de punta y a su vez permite la visualización y conservación de las mismas a través de los años.  Asesorías y asistencia, acerca de nuestros servicios, por medio de línea telefónica pagina web, en horarios extendidos.  Descuentos y facilidades de pago, en nuestros servicios.  Los servicios se realizan con un 100% de Confidencialidad, e inalterabilidad de la información que se nos entrega en el momento de adquirir nuestros servicios.  Servicios respaldados y certificados con normas de calidad ISO, que brindan a sus clientes garantía de calidad y legalidad bajo la normatividad y legislación vigente. DEBILIDADES DE LOS SERVICIOS DE MICROFILMACIÓN Y ELABORACIÓN DE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FRENTE A NUESTRA COMPETENCIA. 

Las empresas están optando por adquirir servicios reemplazando la microfilmación por reducción de costos.

de digitalización

 La competencia ofrece los servicios tanto de elaboración como también de, implementación de las TRD.

ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN ALTERNATIVAS DE PENETRACIÓN Nuestra empresa se quiere posicionar y ser reconocida, en el mercado de servicios de gestión documental, ofreciéndoles alternativas y herramientas, de organización documental, que satisfagan las necesidades de las instituciones de educación superior de Bogotá. La alternativa de penetración será tomar como fundamento la aplicación y obligatorio cumplimiento de la normatividad archivística para las empresas privadas que presten servicios públicos y dar a conocer los beneficios de mejora continua que se generan en una organización cuando su documentación se encuentra organizada. Nuestros servicios se ofrecerán con visitas a las instituciones de educación superior en forma masiva, con personal especializado, que realice la presentación, descripción de nuestra empresa y de los servicios ofertados. ALTERNATIVAS DE COMERCIALIZACIÓN Para comercializar nuestros servicios en el mercado se contara con personas especializadas en archivo y/o administradores documentales que se encargaran de cumplir diversas funciones, además realizar las gestiones comerciales, dentro de Plan de comercialización que estamos realizando, estas personas tendrán conocimientos amplios en la parte comercial, gestión documental y labores archivísticas brindándole a los clientes en un servicio más completo y cumpliendo con las expectativas que tienen los mismos así se crea una alianza estratégica entre el área comercial y el área técnica de dichos procesos. GRADO DE RECORDACIÓN Portafolio de servicios Se elaborara dicho portafolio como parte de los medios físicos que se le dejan al cliente teniendo en cuenta las características que tienen y que a continuación se describen:

    

Introducción al servicio Marco filosófico Información de la empresa Características Nuestros servicios

Tarjetas de Presentación Son necesarias para que el cliente ya que si por algún motivo no obtiene información de nuestra empresa se le entreguen dichas tarjetas para generar un grado de recordación en el mismo. Cajas de microfilm Serán utilizadas como medios para colocar publicidad de nuestra empresa en la parte inferior, además de la información que estas deben contener para su consulta de tal forma que el cliente asocie el nombre que está viendo en las cajas de microfilm con nuestra empresa especializada en esta clase de servicios.

ESTRATEGIA DE PRECIOS

MICROFILMACIÓN EMPRESA

PRECIO

SERVI IMÁGENES LTDA

$170 c/u

AJOVECO

$190 c/u

Fotograma

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

De 100 a 1200= $172 De1201 a 6000=$148 De 6001 a 500000 = $148,63 De 500001 a mas = $ 74  16mm en cámara planetaria De 100 a 1200= $148 De1201 a 6000=$148 De 6001 a 500000 = $74 De 500001 a mas = $ 74  16mm en cámara rotativa De 100 a 1200= $74 De1201 a 6000=$74 De 6001 a 500000 = $74 De 500001 a mas = $ 74

Fotograma

GRABANDO ARCHIVOS S.A

Más de 2.000.000= fotogramas, el valor es de $119 c/u.

UNIDAD DE MEDIDA

Fotograma

(precio de lanzamiento)

IDEA

$180

Fotograma

ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EMPRESA

PRECIO

UNIDAD DE MEDIDA

El valor se determina dependiendo del tamaño de la empresa y por cada dependencia. ARCHIVOS DATACONTROL

Grande= $4.000.000-5.000.000

Dependencia

Mediana= $2.500.000 $4.000.000 Pequeña= $1.500.000 - $2.000.000

ARCHIVOS MODULARES DE COLOMBIA LTDA.98

BACKUP DOCUMENTOS LTDA.

IDEA

Los precios varían según el tamaño de la empresa de: $1.500.000 a $4000.000

Dependencia

Los precios oscilan entre: $2.000.000 A 6000.000 (precio de lanzamiento) Instituciones de educación superior: Grandes: $3.000.000 $5.000.000. Medianas: $2.000.000 $4.000.000 Pequeñas: $1.000.000 $2.000.000

Dependencia

 Justificación de los precios o Los precios para el procedimiento de la microfilmación se definieron teniendo como base un promedio en los costos que presentan la competencia, teniendo presente que nuestra organización ofrece un servicio de calidad en la microfilmación y de igual forma que genere una rentabilidad para el proceso que se realiza. o Para el precio de la elaboración de las Tablas de Retención Documental, se deben tener en cuenta varios factores, entre los cuales están la cantidad de tiempo que se dispondrá para la realización, la cantidad de personas que laboran, el tipo de documentación, entre otros; debido a lo anterior se estima un precio tentativo.

 Condiciones de Pago El pago se dividirá en dos contados, el 50% será realizado en el momento que se contratan los servicios y el otro 50% se realizará en el momento en que el servicio se haya cumplido y entregado satisfactoriamente.

 Seguros o Microfilmación: Para la realizacion de la microfilmación se dispondrá de un seguro para el traslado de la documentación a microfilmar, el cual viene incluido con el precio del servicio, de tal forma que garantice una integridad total, y después de realizar el proceso de microfilmación sean entregados los archivos en las mismas condiciones iniciales.  Tácticas relacionadas con precios El precio es el adecuado para el cliente porque se le ofrece un servicio de calidad, con un aseguramiento en la información de la documentación, el costo está en un nivel básico referente a la competencia, el cual a mayor nivel o cantidad de documentos para la aplicación de los servicios menor precio.

 Posible Variación de Precios

Para la variación de precios que se presenten en la competencia, como primera alternativa se evaluará una disminución de precios o se igualaran acorde a los que se estén presentando en la competencia y que no afecte mayormente la inversión en los procesos (10%); otra alternativa presentada se encuentra en mantener los precios estándar pero con promociones como disminución de costos por acceder a los dos servicios, menor costo por cantidad producción solicitada, entre otras. ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN  Descuentos Esta estrategia tiene como fin manejar descuentos en los precios, incentivando de esta manera a los clientes bajo las siguientes condiciones: Por volumen o por pago anticipado descuento del 10% en: Microfilmación: Por volúmenes documentales superiores a “15.000” fotogramas y pagos anticipados del 70%. Tablas de Retención documental: Por elaboración de TRD de cada 3 dependencias.  Clientes Especiales Son los clientes potenciales, constantes y fieles con nuestra empresa. Para los clientes especiales se les entregaran incentivos o alicientes como: Un video de capacitación acerca de la importancia y los benéficos que proporciona aplicar procesos de gestión documental en una empresa (Los videos se entregaran en soporte CD).  Cubrimiento geográfico nacional y expansión Nuestro cubrimiento geográfico inicialmente es en la ciudad de Bogotá y sus alrededores de forma tal que a medida que obtengamos más cobertura en el mercado y se logre llegar a las sedes educativas que tienen nuestros clientes en otras ciudades, abarcando poco a poco y de forma prudente pero segura el territorio nacional en las diferentes ciudades principales como lo son Cali, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga, Villavicencio, Quindío entre otras.

ESTRATEGIA DE COMUNICACION Los medios de comunicación que nuestra empresa empleara para llegar a los clientes de una forma masiva es: Internet a través de una Página web: es el medio de comunicación líder en consulta (navegación) actualmente en las empresas. Revista semana: publicación fin de semana (Sábado y Domingo) primeras páginas con información relevante. ESTRATEGIA DE SERVICIO  GARANTÍA o Microfilmación Con la aplicación de los procesos de la microfilmación, la organización garantiza a sus clientes una calidad en el servicio, confiabilidad en la información, nitidez en la captura de imágenes. Como garantía se estipulará que en casos en los cuales la captura de la imagen (fotograma) sea defectuosa por problemas en el procedimiento de la microfilmación, se realizará una nueva implementación en el servicio a los formatos no acordes. o Elaboración de las TRD Nuestra empresa al ser certificada con la normatividad vigente, le certificamos a la organización un servicio de calidad; se dispondrá de tres meses de prueba, tiempo en el cual la organización verificará si con el manejo de las tablas de Retención Documental sus procedimientos han mejorado teniendo en cuenta lo estipulado en el contrato, y, si existen dentro del proceso algunas falencias para corregirlas oportunamente.

 SERVICIO POST-VENTA 

Posterior a la venta de los servicios, la organización realizará la confirmación de una entrega satisfactoria por medio de encuestas de satisfacción en las que se incluirán además las sugerencias que consideren los clientes.

 MECANISMOS DE ATENCION AL CLIENTE 

La atención al cliente se realizara buscando una agilidad en los pedidos del servicio entre los cuales se contará con atención vía telefónica, una dirección electrónica (correo), y para dudas acerca del servicio, se generará una atención de servicio en línea.

 COMPARACIÓN CON LA COMPETENCIA En comparación con las demás empresas de servicios archivísticos las cuales brindan en su gran mayoría la atención al cliente por medio de correo electrónico, nuestra empresa cuenta además con servicio en línea el cual estará disponible en un horario estándar, donde el cliente puede obtener mejor asesoría porque el contacto es aún más directo con el mismo, de igual forma se presentan tres alternativas para que el cliente considere cual le parece mejor, de esta forma se abarcaran más clientes y los servicios serán más atractivos.

PRESUPUESTOS

PRESUPUESTO DE DISTRIBUCCION

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

Personal Especializado: Contratar los servicios de personas especializadas en archivística o administradores documentales que tengan conocimientos en el área comercial

$ 1.000.000

$20.000.000

Se realizaran, tarjetas de presentación para la labor comercial de la empresa.

150

$ 1000

$ 150.000

$ 10.000

$ 5.000.000

Cajas de Microfilm Se contrataran servicios de litografía para colocar publicidad de nuestra empresa en la cajas de microfilm

500

PRESUPUESTO DE PROMOCIÓN

Descripción

Cantidad

Valor Unitario

Valor Total

$ 10.000

$100.000

$ 850.000

$ 2.550.000

Video (C.D) Capacitación

Cubrimiento geográfico nacional y expansión Para esto se envía nuestro personal especializado a las principales ciudades del país alcanzando mayor cobertura a nivel nacional

PRESUPUESTO DE COMUNICACIÓN DESCRIPCION

Diseño de la pagina web: Registro de Dominio Duración 2 años

CANTIDAD 1

VALOR UNITARIO

TOTAL

$160.000

160.000

Housing Espacio en la Red. Duración 1 año

$480.000

480.000

Revista semana: Máximo 80 renglones con imágenes a color

$1500.000

4.500.000

PRESUPUESTO DE ATENCION AL CLIENTE

L铆nea telef贸nica e internet (servicio en l铆nea) (ETB)

Personal especializado en atenci贸n al cliente

$180.000

$515.000

$1.030.000

FICHAS TÉCNICAS MICROFILMACIÓN ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) REQUERIMIENTOS ESPECIFICACIONES ESPECIFICACIONES REQUERIMIENTOS o Se proporcionará toda la • Se garantiza el proceso de la El cliente facilitara a la organización • Se garantiza elaboración de las microfilmación bajo Documental la normas Tablas de Retención documentación que el cliente ha la información institucional que sea ISO9001-2008, NTCGP1000-2009, bajo la normatividad vigente; considerado para proceso necesaria; entre los el cuales están de el Ley 2527 3354 de acuerdo 09 de del 1950, 18 deleyoctubre microfilmación. organigrama vigente, las 1954,acuerdo norma 039 técnica internacional 1995, de 2002, acuerdo y actos administrativos ISO de 6199, NTCley 3723 Y NTC 042 2002, 594 de 4080, 2000, o resoluciones Autorizar a la organización para de la creación de grupos de trabajo las cuales de reglamentan los circular 041-001 2001. realizar el traslado de la procesos de la microfilmación. (comité), funciones y manuales de documentación a microfilmar. servicio las dedebidas microfilmación procedimientos. • •SeElaplicarán encuestasse a realizará a todos aquellos los productores de los documentos o El cliente debe tener un debido disposición del personal documentos la organización con el fin de que identificar todas las o Tener cuidado con el material microfilmado, haya ameritado realizar con unidades documentales que son encargado para las entrevistas y entre las cuales debe establecer anterioridad. producidas. demás trámites para la creación del unas normas de protección y • Al adquirir nuestro servicio de comité evaluador y todos los microfilmación coninstitucional un mínimoa de seguridad contra el fuego • Reunir información la procedimientos necesarios en la 2000 folios nuestra entidad que se realizará la elaboración de las especialmente. elaboración de las TRD. entregará los fotogramas en cajas TRD. de seguridad cuales tienen las cliente mantendrá los fotogramas • Realizar un las acompañamiento al o El cliente se comprometerá a realizar condiciones apropiadas para su o El comité de archivo. debidamente almacenados en sus el debido seguimiento y actualización conservación. respectivas cajas en donde a las tablas de Retención El materiallas a microfilmar • •Conocer funcionescuenta de con las permanecerán en las condiciones un seguro en yel su momento de de su documental. dependencias manual adecuadas para su conservación. traslado que garantiza una funciones. integridad y una entrega en o Para el seguimiento se tendrá que óptimas condiciones. establecer un cronograma. • Analizar e interpretar toda la •información El material recolectada que sea entregado para y su valor microfilmar una completa primario, de tendrá tal manera que se o El cliente tendrá que atender a confidencialidad y no serán puedan identificar las series y modificaciones realizadas a cambios alterados los documentos bajo subseries. en procedimientos, las reformas en la ninguna circunstancia. organización y a sus funciones. implementar la TRD técnica de la • •LaAlrealización de las garantiza la entidad no lamicrofilmación que las organizaciones tengan un generará perdidas que la valor para su a medida patrimonio tecnología avance. documental. • La organización después de brindar servicio la de realización microfilmación • Alel finalizar de se la compromete de conlas unTablas continuo elaboración de seguimiento,Documental asesoría y asistencia Retención se le por medio la página web y una garantiza al de cliente un periodo de línea telefónica. prueba de tres (3) meses dentro del

cual se corregirán presentadas.

las falencias

FLUJOGRAMA DEL SERVICIO DE MICROFILMACION

Institución de educación superior, adquiere los servicios de microfilmación. Firma de contrato y aceptación de condiciones y restricciones.

INICIO

La documentació n amerita traslado.

SI Tra nsp orte de doc um ent os a Indización micrde rollos y de ofil los documentos: mar Para facilitar su localización ya sean de forma individual o en serie.

Inventario de los documentos a microfilmar.

Entrega de la documentación a microfilmar.

Verificación e Inspección del estado de los documentos . documentos Instalación de equipos de e inventario microfilmación en la de los empresa.

Proceso de microfilmación de documentos aplicando NTC 3723-4080-5238-Decretos 2527 de 1950-3354 de 1954-2620 de 1993 y la Ley594

Se debe determinar el número de imágenes o documentos, que se puedan acomodar en el rollo de la película.

Preparación de la documentación: Se deben remover ganchos, clips y otros elementos extraños. Las imperfecciones como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento se deben tratar de reparar sin afectar la originalidad del mismo.

Inspección final /chequeo final del documento con el fin de verificar que se encuentren el perfecto orden antes de ser microfilmados

Inspección de la maquina microfilmadora: Verificar (luz de la lámparas) revisa que el tablero contador marque cero.

Pruebas de calidadarchivística al rollo: Para garantizar la durabilidad de la película.

Diligenciamiento de la ficha de control de calidad.

Comienzo del rollo: Se debe Inserta el rollo de película en la cámara, teniendo cuidado que la cinta quede lo suficientemente tensionada.

Microfilmación de documentos: Los documentos deben quedar íntegramente copiados en la cinta con buena nitidez. Si un documento queda mal microfilmado, se debe microfilmar inmediatamente la tarjeta de corrección y luego, el documento nuevamente. Cuando el equipo de la señal de terminación del rollo, el proceso de microfilmación.

Vueltas de seguridad al comienza de 150cm en blanco.

Encabezamiento del proceso de microfilmación: (Primeros documentos microfilmados) *símbolo del comienzo del rollo. *Numero del rollo * Tarjeta y/o titulo de la empresa *Nombre de la serie o subserie o tipo documental que se microfilma. *Tarjeta de resolución. *símbolos gráficos de acuerdo a la NTC 4080. *Acta inicial *tarjeta que indica el numero y/o nombre de la caja o carpeta donde se encuentra la documentación. *tarjeta identificación del flash. *tarjeta titulo guía (anexo para cada tema) *Guía identificando el año.

Fin del rollo: Después de microfilmar el último documento Colocar: *Contenido del rollo (índice) *Tarjeta de resolución /tarjeta fin. *Acta final.

Inspección de la maquina procesadora de revelado. Verificar que se encuentre sin fallas técnicas.

Luego se debe retirar el rollo de película, para iniciar el procedimiento de revelado.

Carga la procesadora con los químicos (revelador, fijador) y agua en los respectivos compartimentos.

Verificar que la temperatura del agua se adecuada.

Iniciar proceso de revelado de imágenes

Instala los rollos en el equipo lector de microfilmes para verificar el resultado del revelado.

Encender el procesador.

Control de Calidad de Documentos Microfilmados.

Inspectrometría: Análisis de las imágenes de los rollos para detectar y corregir los documentos doblados o descuadrados por cada rollo

Se deberá corregir los rollos que lo requieran sin costo adicional.

Elaborar y colocar los respectivos rótulos de identificación

La documentación y el producto ameritan traslado.

SI Entrega del producto y de la documentación.

*Documentos originales ya microfilmados en las mismas condiciones en las que se entregaron. *rollos original y rollo duplicado *original de la actas iniciales y finales. *certificaciones e informes de las aplicaciones de normas técnicas y de calidad

Entrega y evaluación de satisfacción a la institución de educación superior.

FIN

Transp orte de docume ntos y de los product os microfil mados

Almacenamiento de la copia original, en una unidad distinta al de la copia.

Garantía Y/o devolución del rollo por daños o defectos.

FLUJOGRAMA DEL SERVICIO DE TRD

INICIO

Universidades privadas adquieren los servicios de elaboración de Tablas de Retención Documental, posteriormente se firma el contrato con la aceptación de términos y condiciones

Ley 594 de 2000. Art. 24 Obligatoriedad de las tablas de retención.

Investigación preliminar sobre la entidad y fuentes documentales .

Realizar un diagnóstico a la entidad.

En desarrollo con

Compilar información sobre organigrama vigente, cambios estructura orgánica y manuales de procedimientos.

Aplicar la normatividad vigente para realizar este proceso.

Acuerdo 039 de 2002 Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

La entidad cuenta con un comité de archivo previamente establecido.

Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

Se contará con la participación de los funcionarios de cada dependencia productores de información y responsables de la organización y administración de archivos.

Reunión con el comité de archivo. Se realizaran reuniones de socialización de los formatos de encuestas documentales, instructivas de diligenciamiento de las encuestas y finalmente de las T.R.D.

Se realizaran encuestas documentales con el fin de conocer e identificar funciones y unidades documentales de cada dependencia.

Analizar la producción y trámite documental .

Análisis e interpretación de la información recolectada.

Adelantar valoración Documental y determinar el destino final de la documentación.

Definir tiempos de retención de los documentos.

Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental.

La entidad cuenta con un comité de archivo.

Identificar valores primarios y secundarios. Conformación de series y subseries. Establecer tiempos de retención y permanencia.

Presentar la propuesta de T.R.D. al comité de archivo. Presentar la propuesta de T.R.D. a la Unidad de Archivo.

Aplicación de las T.R.D.

Difusión de las T.R.D. para garantizar su aplicación.

La entidad debe elaborar instructivos que refuercen y normalicen la organización de documentos y archivos y la preparación para las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las T.R.D.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se efectuarán teniendo en cuenta las T.R.D.

El Acta será firmada por el Presidente del Comité de Archivo, por el Jefe de Archivo y por el jefe de la dependencia respectiva.

Diligenciamiento de fichas de control de calidad. Seguimiento y actualización de las T.R.D.

FIN

La Unidad de Archivo de la entidad debe capacitar a todos los funcionarios de la entidad para al aplicación de las T.R.D.

El cronograma del proceso anterior lo establece la Unidad de Archivo de la entidad.

La documentación a eliminar de acuerdo con la T.R.D. se destruirá y se debe dejar una constancia en Acta.

Establecer cronograma de seguimiento, plan de mejoramiento a corto plazo.

Entrega y evaluación de satisfacción a la institución de educación superior.

Las modificaciones a las T.R.D. que se presenten por las dependencias deben ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la entidad y aprobadas por el comité de archivo.

CUADRO TECNOLOGICO “ MICROFILMACIÓN” HARDWARE/ SOFTWARE

FILEMASTER III

KODAK MRG 1

CARACTERISTICAS

Microfilmadora planetaria en rollos de 16 mm. Para documentos hasta DIN A3. Resolución 155 líneas/mm. Factores de reducción: 25x y 32x. Contadores de fotogramas digital y mecánico. Indicadores ópticos y acústicos de final o ausencia de película. Tablero numerado y codificador de fotogramas de tres niveles de Blip. Control de exposición automático y manual. Microfilma (planos, dibujos, especificaciones, y otros documentos de hasta 63" x 45" (160cm x 114.3cm) en película de 35mm). Tasa de Reducción: 12:1 a 36:1. Cuenta con controles automáticos (de iluminación y enfoque) Por medio de su pedestal acerca o aleja la Cámara (Unidad de película), para ampliar o reducir el objetivo. Unidad de Película intercambiable de 35mm. Iluminación frontal del documento a través de 4 lámparas. Peso: 975 lbs. (442 kg). Tamaño: 9' 10" de alto x 9' 8" frente x 6' 9" lado (3m x 2,95 m x 2,06 m). Requisitos de energía: 220V ac (± 10%), 3-hilos, 50/60 Hz, 20 amperios.

PRECIO

CANTIDAD

VALOR TOTAL

PERIOCIDAD DE MANTENIMIENTO

COSTO DE MANTENIMIENTO

$16.768.000

Mensual

$1.800.000

$10.000.000

Mensual

$1.800.000

Euros (2500) Euros 6707,44 $16.768.600

U$S 2,500 $5.000.000

OMNIA OK 300

LECTOR A-4 S75

KONICA MINOLTA RP603Z

Microfilmadora planetaria equipada con cabezal de rollos de 16/35 mm exposición automática con control manual, iluminación fría mediante fluorescentes. Indicadores ópticos de número de fotogramas, proyección del área a microfilmar. Tableros intercambiables, prensa libros con apertura limitada a 90º (opcionales), alta resolución de sus sistemas óptico que le permiten producir micro formas de calidad. Lector universal de microfilm equipado con accesorio portarrollos manual 16/35 mm. Y accesorio porta microfichas, Jackets y tarjetas de apertura. Instalación para dos lentes. Equipado con lente de 24x. Lentes opcionales: 32x, 36x, 42x y 48x. Rotación de imagen 360º. Tamaño de pantalla 285x295 mm. (Din a4). Combina un lector y una copiadora en una unidad compacta, con todos los controles centralizados en el tablero delantero para acceso fácil. Cuenta con los adaptadores para microficha, Jackets, tarjetas de la abertura, rollos de 16mm y 35mm así como cartuchos 3M y una gama amplia de lentes intercambiables para varias necesidades de amplificación.

Euros 44224,87 1

$110.562.17 5

$110.562.175

Mensual

$1.800.000

Mensual

$1.800.000

Mensual

$1.800.000

Euros 921,35 $2.303.375

$2.303.375 1

Euros 3531,8 $8.829.500

$8.829.500 1

COMPUTADO R AMD PHENOM X4 2.8GHZ CACHE L3 644

Procesador AMD Phenom x4 2.8ghz. Cache l3 6144(925) Borde asus m2n68pl Disco duro de 1000gb, sata multilector de memorias memoria ddr2 2gb/800 Avant monitor LCD 18.5’ janus negro quemadora de DVD 22x caja janus 130 slim combo janus teclado mouse km-1004 USB tarjeta de video ATI RADEON 1GB.

$1,622,600

$6.490.400

Bimensual

$ 700.000

$ 860.000

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TELÉFONO PANASONIC KX-TG6582T CON CONTESTADORA.

Diseño antideslizante(Los auriculares vienen con una conveniente goma en su exterior para ponérselo en el hombro. Este diseño antideslizante le permite tener sus manos libres mientras habla). Choice Mail (Revisión y escucha de los mensajes sin que sea necesario revisar todo el listado de los mismos). Revise y escuche de manera ágil los mensajes de voz deseados, sin tener que pasar por toda la lista de mensajes. Contestadora digital (Graba llamadas sin contestar y personaliza la respuesta). Bluetooth Panasonic Link-to-Cell Haga y reciba llamadas de sus celulares en los auriculares del Panasonic. (Transferencia de hasta 600 nombres de su celular a su auricular vía Bluetooth).

$200.000

$600.000

Semestral

$50.000

OFFICE BASIC 2007 Licencia Original

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NOD32 ANTIVIRUS V4.

Brinda protección parcial del equipo. Compatibilidad con Office Professional. Detección de amenazas informáticas (Virus, Gusanos, troyanos, etc.). Detección Proactiva utilizando la tecnología ThreatSense protegiendo contra códigos maliciosos el sistema. Exploración y análisis veloz del sistema.

$187.000

$130.000

$748.000

Soporte técnico acorde a la durabilidad de la licencia.

Incluido en el valor de la licencia.

$520.000

Soporte técnico acorde a la durabilidad de la licencia.

Incluido en el valor de la licencia.

CUADRO DE MOBILIARIO ARTICULO / MUEBLE

CARACTERISTICAS

PRECIO

CANTIDAD

VALOR TOTAL

ESCRITORIO EJECUTIVO

Mueble de madera, con dimensiones de 90 * 50 cm y de fondo de 55cms Además consta de una porta teclado deslizable, repisa para CPUImpresora.

$275.000

$1.100.000

$77.000

$1.540.000

SILLA DE RECIBO TANDEM 4 PUESTOS

Silla recibo fabricación metálica asiento y espaldar en PVC alto empaco antideslizantes en colores azul gris naranja negro rojo, consta de 4 asientos.

$283.000

ARCHIVADOR DE DOS PUESTOS

En madera tablero aglomerado enchapado en fórmica, dimensiones de 80*60*60cm, además corredora corriente.

$220.000

$440.000

ESCRITORIOS INVAL 0103

Escritorio con cuatro gavetas laterales. Una gaveta central. Manijas de madera solida. Medidas: Ancho: 120.0 cm. Fondo: 50.0 cm. Alto: 77.4 cm.

$290.000

$2.030.000

$280.000

SILLA INTERLOCUTORA

Estructura metálica en tubo elíptico de alta resistencia, espaldar de poliuretano, tapizada en paño Escorial. Altura de 80cm, ancho 48cm y altura de sentadera de 42 cm. Disponibles en color azul.

Bandeja en calibre 28 perfiles, en calibre 22. ESTANTERIA METALICA

Dimensiones: Bandeja 24* 84 cm, Paral de 200cm, acabado en pintura electrostática. Consta de 5 bandejas por estante.

$70.000

MUEBLE MODULAR DE

Mueble modular para recepción, color blanco, forrado en paño

$750.0000

RECEPCIÓN.

DIVISIONES PARA OFICINA

MESA DE CENTRO DEKO EN MADERA DE DISEÑO VANGUARDISTA.

negro. Dimensiones: 2,90 * 153 anchofondo y 95cm de alto. División de oficina tipo HU en lamina cold rollad y aluminio, tipo cremallera con perfil en lamina cold rollad ranurado y sistema TAI con perfileria en lamina cold rollad todas estas con terminados en colores diversos y resistentes, los paneles se tapizados en (cedas, cordobán, telas vinilicas y formicas, combinándolos con vidrios seandblasting, acanalado, transparente o bronce), además provista conducto para cableado para alimentar la división de energía, voz y datos. Mesa Deko 4 de 3 niveles, diseño contemporáneo, moderno, ideal para salas en L. Elaborada en madera marfil o cedro blanco y tripex. También se utiliza aluminio brillado, para pintar la mesa se utilizan capas de sellador catalizado para proporcionar una superficie sin poro o imperfecciones, tintes y laca de poliuretano DIMENSIONES: 90 cm x 60 cm, altura entre 34 cm y 36 cm, disponible en color (Blanco, negro, wengue, caramelo, nogal, caoba), terminada en capas de pintura Laca (Mate, semi-mate o brillante).

$100.000 Mt

$189.000

9mts2

$900.000

$189.000

PROCESO DE EVALUACIÓN DE LOCALIZACIONES DEL PROYECTO ASPECTOS A EVALUAR

Datos de Ubicación Costos Vías de acceso

30%

15%

Niveles de seguridad

10%

Uso de suelos Valor total porcentajes

LOCALIZACIÓN (B) POLO

LOCALIZACIÓN (C) 7 DE AGOSTO

Dirección = Calle 26 con carrera 68

Dirección = Calle 80 con carrera 27

Dirección = Carrera 25 con calle 65

20%

30%

17%

20%

Punto estratégico

Acceso a servicios públicos Parqueader o

LOCALIZACIÓN (A) SALITRE

16% 13%

10% 15%

10%

8% 8%

10%

7% 4%

10%

6% 4%

5% 100 %

23%

3% 77%

91%

78%

CONCLUSIÓN Y CARACTERISTICAS DE LA LOCALIZACIÓN SELECCIONADA El proceso de selección respecto a la ubicación de nuestra empresa, se realizo, con base en investigaciones previas de diferentes zonas, fundamentales para tomar, la decisión correcta, ya que es un aspecto relevante que influye, tanto en el éxito de nuestros servicios, como en el posicionamiento y competencia en el mercado. Después de realizar un análisis a la información recolectada seleccionamos el Barrio Polo Club que se encuentra en la localidad de Barrios Unidos, es un sector óptimo para la ubicación de nuestra empresa, debido a que los costos de arriendo oscilan entre, administración, y otros cumplen con las expectativas financieras de la empresa. Este lugar está muy bien ubicado, cuenta con espacios amplios y por encontrarse situada en el nororiente de la capital es una de las localidades más centralizadas y de fácil acceso al centro de la ciudad. A esta zona pueden llegar los diferentes habitantes de Bogotá, convirtiéndose en un punto estratégico para los ciudadanos. Los niveles de seguridad que presenta esta zona son buenos por el sector en que se encuentra generando tranquilidad en las personas que viven allí, empresarios y visitantes. Siendo una zona donde se maneja la actividad comercial el acceso a los servicios públicos es cómodo y ofrece varias alternativas de acuerdo a los diferentes estratos que contiene comprendidos entre los estratos 3 al 6. En comparación con las otras localizaciones de estudio, presenta un mayor número de parqueaderos que lo rodean permitiendo así que sea más práctico para las personas que decidan contactarnos en este lugar. La clasificación del uso de suelos es muy buena si revisamos el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) que es el que determina el uso y la valoración de las propiedades, según el estudio que ellos realizan en su primer aspecto la Malla Principal soporta la movilidad de toda la zona, se puede conectar con otras áreas urbanas y de expansión. El segundo aspecto es la Malla Arterial Complementaria que permite la accesibilidad a los barrios. Su estructura aplica para las siguientes áreas: Norte, Suba y Engativá, Fontibón, Sur y Ciudad Bolívar y Occidente. Para finalizar su tercer aspecto son las Mallas Intermedia y Local e intersecciones: Están constituidas por una serie de tramos que unen el acceso a los barrios con las mallas principal y complementaria. La información con respecto al estudio de suelos se obtuvo en las horas pico (horarios de mayor circulación de vehículos en las primeras horas de la mañana, a mediodía y entre las 5:30 p.m. y las 7:00 p.m.).

CARACTERISTICAS GENERALES DEL INMUEBLE

DESCRIPCION

Bodega (con oficinas, pisos enbaldosinados, 2 baños, espacios amplios, fácil acceso vehicular, cerca a la estación, de trasmilenio, iluminación natural,)

BARRIO

El Polo Club.

LOCALIDAD

Barrios unidos

ARRIENDO

$2.300.000

VALOR DE ADMINISTRACION ESTRATO

0 3

AREA

160 mts²

SEGURIDAD

Alarma monitoreada.

PARQUEADEROS

VIAS DE ACCESO

SERVICIOS PUBLICOS

PUNTO ESTRATEGICO

3 parqueaderos cercanos

Norte ( calle 100) Sur (calle63) Este (autopista norte y avenida caracas) Oeste(avenida 68)

Agua, luz, y teléfono. Cercano a universidades e instituciones de educación superior.

PLAN DE COMPRAS

IDENTIFICACION DE PROVEDORES PROVEDORES

EQUIPOS/SUMINISTROS

CAPACIDAD DE ATENCION

IMPORTANCIA RELATIVA

CONDICIONES DE PAGO

(ELEVADA-MEDIA-BAJA) IMPORTANCIA ELEVADA

AJOVECO S.A

Equipos (microfilmadores-lectores) Suministros (películas, revelador, fijador y removedor)

Tiempo de entrega de los suministros para microfilmación es: inmediato, 24 horas hábiles.

Los suministros como Películas= son indispensables para brindar nuestro servicio, los utilizamos, por cada contrato y/o venta de servicios de microfilmación. IMPORTANCIA MEDIA

Los suministros como Revelador, fijador y removedor= Se compra por galón y su utilización es 4 a 3 veces por año.

Factura de pago a 30 días Para insumos de microfilmación.

IMPORTANCIA ELEVADA

ALBATECH LTDA

Equipos (microfilmadores-lectores) Suministros (repuestos- rollos, químicos)

Entrega de insumos de 2 a 3 días hábiles.

SERVIIMÁGENES LTDA

Suministros (Películas positivas y negativas de microfilmación, Películas para duplicación, Químicos para revelado de películas, Carretes, y cintas)

Entrega de insumos de 1 a 15 días hábiles

Rollos=Los insumos que adquirimos con este proveedor son de uso diario ya que por cada cliente utilizamos rollos químicos reveladores. IMPORTANCIA BAJA

Repuestos= Este tipo de suministros no son de uso continuo, solo cuando se realiza mantenimientos o cuando alguna, pieza de los equipos está fallando.

Pago= Cuantía de50% para entrega y el otro 50% a 30 o 60 días después de la entrega

IMPORTANCIA ELEVADA

Películas positivas, negativas y películas duplicadoras, carretes y cintas = estos suministros que distribuye este proveedor se utilizan constantemente

Pago duración de 15 a 30 días

LEXMARK

MICROSCAN LTDA

DATAFILE S.A

Equipos(microfilmadores-lectores)

Entrega inmediata

Equipos(microfilmadores-lectores)

Entrega de equipos de 15 días a 30 días. (Tiempo de tramitación)

Rollos o películas de microfilmaciones microfilmación

Entrega de Equipos 10 a 15 días (Tiempo de tramitación)

IMPORTANCIA MEDIA- BAJA

Microfilmadoras-Lectores= solo son indispensables para el inicio de nuestra empresa.

consignación o transferencia de pago por cuotas

IMPORTANCIA MEDIA- BAJA

Microfilmadoras-Lectores= solo son indispensables para el inicio de nuestra empresa.

Pago a doce cuotas

IMPORTANCIA MEDIA- BAJA

Microfilmadoras-Lectores= Este proveedor de equipos se utiliza al inicio, por actualizaciones o por que los equipos se vuelvan obsoletos.

Pago por cuotas

CONTROL DE CALIDAD “REQUISITOS” CON RESPECTO A LA COMPRA DE EQUIPOS TECNICOS E INSUMOS PARA EL PROCESO DE MICROFILMACIÓN. Para llevar a cabo el proceso de compra de equipos de microfilmación es importante, tener presente los siguientes aspectos: 1. Tener un listado detallado de los equipos, maquinaria e insumos que se necesitan para la ejecución del proceso. 2. Contar con un listado de proveedores los cuales se encuentren certificados por Normas de nacionales (NTC 3723 y NTC 4080) y certificación ISO (90012000), aplicables al proceso de microfilmación. 3. Con la empresa que se celebre el contrato debe anexar como requisito técnico a su oferta una certificación de experiencia en contratos que constate en su objeto el suministro o venta de equipos e insumos de microfilmación de calidad. 4. Celebrar un contrato donde las partes tengan pleno conocimiento de las responsabilidades que contraen y especifiquen las condiciones técnicas de los productos garantizando la calidad y perdurabilidad de los mismos, como también se indique las sanciones que implica el incumplimiento de las clausulas contenidas en el contrato. 5. El proveedor se compromete hacer entrega de toda la documentación técnica de los equipos e insumos de microfilmación que se estipulen en el contrato de compra. 6. El proveedor debe brindar una garantía del equipo comprendida en un determinado periodo de tiempo, en la cual si se presentase algún defecto o falla técnica del mismo, se obliga automáticamente a hacer el servicio técnico correctivo o dado el caso reemplazo del equipo. 7. Al momento de la compra de equipos e insumos llevar una planilla de control y registro de los mismos, en el cual se consignan la descripción del estado del producto (falencias o imperfecciones y las responsabilidades que le demanda al proveedor). 8. La empresa contratante efectuará pruebas periódicamente a los equipos o maquinaria de microfilmación con respecto a su configuración y capacidad de producción, con el propósito de verificar su correcto funcionamiento.

9. El proveedor debe entregar un acta de satisfacción con respecto a la adquisición de los productos como también del servicio. 10. Elaborar formatos de inicio y final del proceso de microfilmación, que arrojen información relacionada con ( Calidad del fotograma, versatilidad del proceso de microfilmación, la calidad de los equipos e insumos utilizados y la intervención de mano de obra calificada).

CONTROL DE CALIDAD VENTAS/ PRESTACION DE SERVICIOS Con el propósito de que nuestros servicios sean para nuestros clientes un respaldo en la calidad de los servicios, la entidad desarrollará los procedimientos necesarios para las certificaciones de las normas de calidad (NTCGP1000:2009; ISO 9001-2008), encaminadas a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes, dentro de las cuales son presentadas auditorias a la empresa, inspecciones y análisis a los procedimientos y auditorias de control. Dentro de otras disposiciones que tendremos para que los clientes identifiquen y evalúen que los servicios ofrecidos son de calidad están:  Conocimientos plenos acerca del PGD (Programa de Gestión Documental), ya que dentro de estos están incluidos los servicios de elaboración de TRD y Microfilmación.  Tener claras las especificaciones del cliente de tal forma que no sean cambiantes, y los resultados no sean los que el cliente espera.  Dentro de las fichas la organización pretende que los clientes conozcan todas las especificaciones que tiene el servicio, previamente al acuerdo y firma de contratos.  Se informará al cliente sobre todos los procedimientos que se están adelantando durante el desarrollo y avance en la prestación de los servicios, de tal forma que al finalizar con los procesos el cliente verifique que se cumplieron satisfactoriamente.

Finalmente la organización realizará a sus clientes entrevistas, seguimientos, y encuestas de satisfacción, basados en los anteriores puntos, identificando y confirmando así que el servicio prestado por nuestra organización cumplió con la calidad que demandan las normas y las que el cliente esperaba; lo anterior posterior a la entrega y finalización del servicio prestado.