”I en nyligen utförd undersökning, gjord av oberoende part, konstaterades att en handläggare lägger i genomsnitt ca 10 minuter på att hantera de utskrifter och dokument som skall sändas till kund. Tiden läggs på att skriva ut, hämta dokumenten, sortera dem, välja vilken kanal man skall sända dem via (postalt eller digitalt), och sedan eventuellt kuvertera dem och lägga i postfack” Låter det mycket? Det tycker vi också och just därför har vi tagit fram lösningen Documon, en funktion som vänder sig till de företag som arbetar med handläggarärenden med mycket dokumentation. Vi kan garantera er att ni med Documon kommer att få en helt ny och förenklad vardag! Documon är en programvara som hjälper företag att styra och strukturera de anställdas hantering och distribution av kundunika dokument. I många företag skapas dessa akter idag i flera olika system, exempelvis ett affärssystem, ett kalkyssystem samt lokalt skrivna dokument. Problemet blir då att du får flera separata dokument som du skall hålla reda på samtidigt som du måste ha koll på vilka du skrivit ut till din skrivare eller kanske tänkt sända som e-post. Hanteringen blir både tidskrävande samt riskabel. Chansen att fel person får fel dokument ökar i takt med antalet separata dokument till en och samma mottagare. Med Documon förändrar man hela denna process. När du är färdig med ett dokument, oavsett om det är lokalt i din dator eller i ett centralt affärssystem väljer du att skriva ut det till Documon. De aktuella dokumenten samlas då i vår programvara där du i ett enkelt och överskådligt gränssnitts kan välja att sortera dem och sedan sammanfoga dem till ett dokument. I gränssnittet kan du se en preview på samtliga dokument och säkerställa att mottagaradress med mera finns med. Därefter kan du välja att skicka det till din lokala skrivare, eller sända det som e-post, skicka dem via fax eller lägga det till central print. Med central print menas att du lägger dem i en utskriftskö tillsammans med dina kollegors utskrifter. Vid dagens slut printas sedan dokumenten hos en utskriftsbyrå vilket gör att du själv slipper att hämta utskrifter i lokal skrivare samt kuvertera och lägga dem i postfack. Dessutom slipper företaget hanteringen av de lokala skrivarna avseende påfyllnad av toner och papper. För en handläggare som hanterar en stor mängd kundärenden varje dag och därtill en stor mängd olika dokument, blir Documon ett kvalitetsverktyg som hjälper handläggaren att hålla reda på de dokument som finns för aktuell mottagare. Då Documon kan tolka så kallad metadata i dokumenten kan man också hålla ihop flera separata dokument vilket gör det lätt och överskådligt för handläggaren. Regelhantering Med Documon får du dessutom ett bra sätt att reglera vad och på vilket sätt dina handläggare överför information till slutkunderna. Vissa dokument skall man kan inte kunna sända via e-post, eller kanske inte får printas ut. Kanske vissa dokument inte får sändas till personer som är under 18 år? Alla dessa regler och många därtill finns stöd för att hantera genom Documon. Allt handlar om vilken information du kan bifoga till ditt dokument (sk metadata). Med dessa regler kan du enkelt säkerställa att handläggarna kommunicerar med rätt dokument, via rätt kanal och till rätt mottagare. Vilka fördelar uppnår du?
Med Documon som styrverktyg för din dokumenthantering vinner du många fördelar. Några av dem är: -
-
-
Du får kontroll över dokument som kommer från olika system och arkiv vilket underlättar för handläggaren. Du kan sammanfoga flera separata dokument till ett, vilket också är sorterat efter ditt önskemål. Du får möjlighet att styra din kommunikation genom rätt kanal, print, fax eller epost. Du minimerar dina lokala skrivarkostnader genom att få möjlighet att åtnjuta en central printfunktion eller sända ditt material digitalt. Du kan via ett regelverk styra på vilket sätt och hur handläggarna kommunicerar med slutkund. Dina handläggare slipper lägga tid på att hämta dokument i lokal skrivare samt kuvertera och gå till postfacket. Du blir inte bunden till någon hårdvaruleverantör av skrivare- eller kopieringsmaskiner. Documon bryr sig inte alls om vilka fysiska maskiner du har. Du kommer minska dina totala printkostnader då du dels kan välja central print men framför allt att du kommer att välja en digital kanal oftare. Du får en snabb och tillförlitlig statistik över dina försändelser vilket kan vara viktigt i ett kundärende. Hur skickade du det och när? Du kan integrera flera lokala arkiv till Documon, exempelvis din lokala hårddisk och kanske ett marknadsbibliotek. Det innebär att du sedan kan gå in och hämta dokument på dessa platser och sammanföra dem med de dokument som du fått via andra system. Din IT-avdelning kommer att få en mindre belastning då användandet av lokala skrivare minskar. Enligt IDC, är 23 % av alla samtal till IT-supporten relaterade till printproblem och IT-avdelningar lägger i snitt 15 % av sin totala tid på frågor relaterade till print- och skrivarproblem. Du kan med hjälp av Documon nå en 30 %-ig minskning av dina postala kostnader, detta då du kan åtnjuta portooptimeringar vid central print.
……kort och gott, du kommer tjäna såväl tid som pengar samtidigt som du säkerställer din kundkommunikation. Kundreferens SBAB SBAB är ett statligt låneinstitut som dagligen hanterar hundratals separata kundärenden. Dessa hanteras av ca XXX handläggare, personer som alla har ett behov att snabbt kunna sy ihop ett kundunik dokumentpaket. Tidigare lade handläggarna på SBAB ner mycket tid på att hämta utskrifter i kopiator och sedan posta dem till kunden. Med Documon som styrverktyg har SBAB vunnit två stora saker. Dels kan varje handläggare ta emot fler kundärenden på samma mängd tid som innan detta då man nu slipper hämta utskrivna dokument samt hantera den manuellt. Nu löser man det mesta på digital väg, resten sänds till central print. Den andra stora förtjänsten är de besparingar som detta medför, både in minskade portokostnader men även i form av minskat underhåll och service på lokala skrivare / kopiatorer.
Med Documon som navet i deras dokumentflöde har nu SBAB fått en effektiv ärendehanteringsprocess som förutom att vara ekonomiskt fördelaktig även säkerställer innehåll och användande av de dokument som finns inom organsiationen.