Bitte von Thanasi = Achtung bei Interna *Betonung der Komplexität= Compilieren, Repositories, Komandozeile, Paralele integration während des laufenden Betriebs, VM innerhalb innerhalb eines LINUX Netwerkes, Resourcen Managment = Speicherbedarf teilung, Sicherheit, ? Firewall Regeln bei Zugriff von aussen, ? HowTo bereits vorhanden Projektbezeichnung: Umstrukturierung der Dokumentverwaltung der AIGES OHG, durch die Einführung einer webbasierten Intranet-Lösung mit Dokumentenmanagementsystem und Arbeitsablaufplan. Projektumfeld/Rahmenbedingungen: Die AIGES OHG ist ein IT-Dienstleister der selbst entwickelte Komplettlösungen im Bereich Online Marketing und Webdesign sowie speziell angepasste Serverinfrastrukturen aus Web-, Proxyund Datenbankservern, Domain- und Hosting-Diensten anbietet. Ausgangssituation: (Intranet/Netwerk, Gastuser/User) Bei den Mitarbeitern der AIGES OHG befinden sich mehrere Desktop- und Notebooksysteme im Einsatz. Diese laufen mit einem Linux Betriebssystem. Die Authentifizierung geschieht über das Client-Server-Modell eines LDAP-Servers. Der Mitarbeiter erhält durch seine Benutzer- und Gruppenzugehörigkeit Zugang zu den Dokumenten des Unternehmens. Diese liegen auf einem NFS-Server, und werden täglich gesichert. Bei den Dokumenten handelt es sich hauptsächlich um OpenOffice- und PDF-Dateien (.odt, .ods, .pdf). Alle Dokumente werden auf dem NFS-Server erstellt und bearbeitet. Dadurch wird gewährleistet das die Dateien von anderen Mitarbeitern abrufbar sind, und in die tägliche Sicherung aufgenommen werden. Die Dateien liegen in einer Ordnerstruktur mit 3 Hauptkategorien vor, die durch Netzlaufwerke auf den Clients eingebunden sind. Hierbei handelt es sich um /teamdata, für alle geschäftlichen Dokumente (Projekte, Rechnungen, Dokumentationen, usw.), /software, für alle Programme und Repositorien, und /home, zur Lagerung Eigener Dateien. Die weitere Unterteilung ist nach jahrelanger Benutzung unübersichtlich geworden. Der Zeitaufwand für die Suche und die möglicherweise entstandene Fehlerbeseitigung, die z.B durch die Wahl des nicht aktuellen, unvollständigen oder sogar falschen Dokuments entstehen kann, soll reduziert werden. Aufgaben werden durch ein Ticket-System über Mailverkehr aufgezeigt. Eine genaue Statusübersicht der Aufgaben und Projekte existiert nicht. Jeder Mitarbeiter besitzt hierfür eine firmeneigene Mailadresse (@aiges.de). Das Unternehmen setzt einen IMAP-Mail-Server ein, der für den Empfang und Versand zuständig ist. (Rechtemanagment, z.B. Änderung der Rechte stellt eine Hürde dar = Technisches Knowhow, Projekte Ordner hat schon eine Übersicht = Abhängigkeit von Beschreibungen der einzelnen Mitarbeitr = Mann muss sich streng an Regeln halten) Zielsetzung: Eine Intranet-Lösung mit einem Dokumentenmanagement-System, welche alle Dokumente zu einem Thema und durch eine Historie alle Veränderungen dieser aufzeigt. Des weiteren soll die Suchfunktion durch eine Volltextsuche erweitert werden, wodurch diese auf den Inhalt von Dokumenten ausgeweitet, und die benötigte Stelle im Dokument schneller auffindbar ist. Es soll auch ein Arbeitsablaufplan (workflow) zu laufenden Projekten angezeigt werden, der den genauen Stand und die zu erledigenden Arbeiten aufzeigt. Dadurch ist eine genauere Planung von Projekten, sowie deren Zeitablauf und Mitarbeitereinsatz besser umzusetzen. Das Ticketsystem wird weiterhin für den Kundenkontakt eingesetzt werden. Jedoch werden die Arbeitsschritte durch die Arbeitsablaufpläne verarbeitet und dokumentiert, und die Tickets werden in die Dokumentation aufgenommen. Ein hoher Zugriffsschutz auf die Dateien des Unternehmens muss gewährleistet sein. Zugriffsbeschränkungen sollen, wie bereits genutzt, bei einzelnen Dateien
einstellbar sein. Gewünscht ist es, soweit wie Möglich Open-Source Software einzusetzten. Dies liegt zum einen an der hohen Anpassungsfähigkeit und dem Preislichen-Aspekt, jedoch auch an der betrieblichen Einstellung, welche den Open-Source-Gedanken vertritt, setzt aber eine höheres technisches Verständniss vorrais* Ziele der Projektarbeit: - Verbesserung der Übersichtlichkeit der Dokumentenstruktur durch Anzeigen aller zugehörigen Dateien (Alles auf einen Blick) - Ermöglichen einer Volltextsuche für die erweiterte Suche - Erstellen von Arbeitsablaufplänen, um die Bearbeitung strukturierter zu Gestalten - Beschleunigung von Bearbeitungsprozessen - Erhöhte Aktualität der Projektteilnehmer durch Dokumenten-Historie - Verbesserte Kontrollmechanismen - Vereinheitlichung Projektplanung/Projektphasen/geplante Arbeitsschritte inklusive Zeitplanung: 1. Analyse (2 Std.) - Aufnahme des Ist-Zustandes (1 Std.) - Erarbeitung des Soll-Konzepts (1 Std.) 2. Planung (6 Std.) - Zeit-/Ablaufplanung (1 Std.) - Anforderungskatalog für die betrieblichen Anforderungen erstellen (2 Std.) - Vergleich diverser Software-Produkte (2 Std.) - Ressourcen- und Kostenplanung (1 Std.) 3. Durchführung (13 Std.) - Erstellen und Konfigurieren der Testumgebung (1 Std.) - Installation von ausgewählten Softwareprodukten(1 Std.) - Testen der installierten Software und Entscheidung für ein Produkt (2 Std.) - Erstellen und Konfigurieren des Virtuellen Servers für die Endlösung (1 Std.) - Installation und Konfiguration des Softwareprodukts (4 Std.) - Bearbeiten der Datenbank des Softwareprodukts (4 Std.) - Anpassungen Layout/Design (1 Std.) 4. Qualitätssicherung (4 Std.) - Durchführung von Tests (2 Std.) - Fehlerbeseitigung (2 Std.) 5. Projektabschluss (9 Std) - Betriebsdokumentation (2 Std.) - Einweisung und Übergabe (1 Std.) - Projektdokumentation (6 Std.) Gesamt: 35 Std. Meilensteine: 1. Erstellung der Zielsetzung 2. Entscheidung für eine Softwarelösung 3. Entscheidung für ein Softwareprodukt 4. Aufsetzen des Virtuellen Servers und Installation des Softwareprodukts 5. Konfiguration der Software und der Datenbank 6. Fehleranalyse und Nachbesserung von Fehlern 7.Fertigstellung der Dokumentation und des Benutzerhandbuchs 8. Schulung der Mitarbeiter 9. Abnahme des Projekts durch die Geschäftsleitung
Ergebnis: Eine Dokumentenstruktur, die durch einen Web-Browser auf einem firmeneigenen Desktop-PC oder Notebook verwaltet, konfiguriert und administriert werden kann. Ermöglicht wird dies durch einen virtuellen Server, auf welchem eine webbasierte Softwarelösung läuft. Der Host-Server für diese virtuelle Maschine wird der im Hauptgebäude stehende NFS-Server. Die Software sorgt für mehr Übersichtlichkeit, eine schnelle und tiefgreifende Suche und Archivierung, sowie die Möglichkeit der Erstellung und Anzeige von Arbeitsablaufplänen. Effizienz, Kosten- und Zeiteinsparungen, gesteigerte Zusammenarbeit und Kontrolle. Erweiterbarkeit/Skalierbarkeit, Updates= z.B. Kommen nuee funktionen die die „Gemeinde“ als sinnvoll findet hinzu. Es wird ein strukturiertes Arbeiten, durch eine gute Übersichtlichkeit, der Vorgegebenen Formates/formatierung schnelleres Auffinden und diversen Arbeitsabläufen, ermöglicht. Der größte gewonnene Aspekt dieses Projekts ist die Zeitersparnis = Wirtschaftlichkeit . Konsequenzen bei Nichtverwirklichung: Bei Nichtverwirklichung erleidet das Unternehmen keinen Schaden. Die Mitarbeiter können wie bisher ihre Tätigkeiten vollziehen. Es tritt keine Verbesserung oder Verschlechterung ein. - Probleme bei = mehr Aufträge, mehr Dokumente, mehr Mitarbeiter, mehr Filialen, mehr.. Bei einer höheren Auftragslage gibt es die Gefahr den Übersicht zu verlieren waß zu Problemen bei Projektabgabeterminen führen könnte. - Bei „viel“ mehr Dokumenten evtl. kein Ordentlicher Betrieb, wenn keiner da ist der die Übersicht hat. = Vergrößert sich die Aufträge oder die Produkte = hawa ein Problem Dokumentation/Technische Unterlagen: Technische Dokumentation Betriebsdokumentation Grafiken und Tabellen Befehlsübersicht Zuständiger: Carsten Swenshon
C.Swenshon@comcave.com