.PDF Portable Document Format El formato PDF es el más difundido para publicar documentos listos para impresión o lectura en pantalla. PDF es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por Adobe Systems que permite combinar imágen vectorial, mapa de bits y texto. Una de las características más distintivas de un PDF es que puede reunir elementos tan variados como texto, imágenes, e inclusive formatos creados en diferentes aplicaciones. A diferencia de otros ficheros, los archivos PDF encapsulan gráficos y fuentes para que se vean idénticos en cualquier ordenador. Para visualizar un archivo PDF, es necesario tener instalada la aplicación Adobe Reader, un programa gratuito diseñado por Adobe Systems. Adobe Reader es un software que permite abrir, visualizar, buscar, firmar electrónicamente, verificar e imprimir archivos PDF. Disponible en la página web www.adobe.com, cuenta con más de 500 millones de descargas gratuitas. Una vez seleccionado el icono, se le solicitará que identifique el idioma, sistema operativo y velocidad de conexión. Una vez completado este sencillo proceso, el programa se descargará e instalará automáticamente. Durante el proceso de creación de un documento PDF, el autor puede especificar mediante opciones de seguridad qué cambios le serán permitidos al usuario que lo reciba, tales como rellenar y firmar formularios o impresos, restringir la edición, impresión, o extracción de contenido. Los creadores de archivos PDF también pueden añadir marcas de agua (del tipo "confidencial" o "borrador"), para evitar por ejemplo cambios permanentes en un documento en proceso de revisión. 128
Historia Los archivos PDF comenzaron a desarrollarse a partir de 1991. Con el tiempo, los PDF fueron adquiriendo popularidad hasta convertirse en el formato estándar. Este tipo de documento es visto como una página digital lista para imprimir exactamente como se muestra en pantalla, sin cambio en los márgenes. En la actualidad la última versión de Adobe es Acrobat 9.0.
Características Los PDF son multiplataforma (Windows, Unix/Linux o Mac). • Un PDF puede integrar texto, elementos multimedia (audio o vídeo), hipertexto (vínculos y marcadores), enlaces y miniaturas de páginas. • Es uno de los formatos más extendidos en Internet para el intercambio de documentos. Utilizado por empresas, gobiernos e instituciones educativas. • Es un software libre que permite crear, visualizar o modificar documentos en PDF. 129
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Puede cifrarse para proteger el contenido y permite firma digital.
• Se puede utilizar Adobe Reader para firmar, visualizar y verificar con seguridad la autenticidad de los archivos PDF. Los usuarios de Acrobat Pro, Acrobat Pro Extended y LiveCycle ES también pueden activar Reader para que los usuarios de Reader puedan rellenar formularios, guardar datos, actuar sobre la información y realizar transacciones más seguras. • Se puede crear exportando el archivo, desde aplicaciones como OpenOffice.org ó Microsoft Office. • tual .
Puede generarse desde cualquier aplicación a través de la impresora vir-
• Es el estándar ISO para ficheros de documentos electrónicos de larga duración. • Para la optimización de la impresión podemos configurar las opciones de creación del fichero PDF.
Creación de archivos PDF ¿Qué es un PDF? El formato de documento portátil (PDF), fue creado por Adobe Systems y ha sido perfeccionado durante 15 años. Permite obtener y visualizar información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, así como compartirla con prácticamente cualquier persona en cualquier sitio. Las personas, empresas y administraciones públicas de todo el mundo confían en los PDF para compartir sus ieas y proyectos.
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Un archivo PDF puede contener imágenes, fuentes, información de color y comandos de formato avanzado. El mismo archivo puede abrirse prácticamente en cualquier plataforma o sistema operativo, desde dispositivos de mano hasta sistemas Mac o PC, por medio de la aplicación Adobe Reader, la cual puede descargarse
de manera gratuita desde la página web de Adobe.
Las principales ventajas de PDF respecto a cualquier otro formato son: Portabilidad si el PDF está bien generado, se verá e imprimirá exactamente igual en cualquier sistema operativo o impresora. Integridad todos los datos (textos, vectores, imágenes, información de página) se almacenan en un documento único. Inclusión de Fuentes la característica de impresión de PDFs más interesante es que que el documento incluye las tipografías utilizadas. Así, quien imprima el documento no necesitan tener instaladas las mismas tipografías que la persona que originalmente creó el documento. Documentos No Editables aunque es posible realizar alguna pequeña modificación, en principio un PDF no es un formato editable. Esto implica una enorme ventaja a la hora de imprimir, ya que es prácticamente imposible modificar un documento por error antes de imprimirlo. Para crear documentos PDF existen diversas herramientas. Algunos recomiendan usar en particular PDFCreator; una aplicación GPL (General Public License, ó Licencia Pública General), gratuita y de código abierto. Siempre que prepare un documento PDF para imprimir usando cualquier utilidad, asegúrese de emplear los siguientes ajustes: •
Inclusión de todas las fuentes
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Compresión de imágenes ZIP, CCITT o sin compresión
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Sin regeneración de imágenes o regeneración a 300 dpi
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Inclusión de todas las fuentes
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Modelo de color CMYK
Liberación de la información y flujo de ideas Multiplataforma: los archivos PDF se pueden ver e im131
primir en cualquier plataforma: Mac OS, Microsoft® Windows®, UNIX® y muchas plataformas móviles. Integridad de la información: los archivos PDF tienen el mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales, como,por ejemplo, texto, dibujos, 3D, gráficos en color, fotos e incluso lógica empresarial, independientemente de la aplicación utilizada para crearlos.
Publicación de textos en PDF ¿Se pueden realizar cambios en un documento PDF? el gran éxito de los documentos PDF es que se pueden leer e imprimir en toda clase de equipos y sistemas operativos; pero en general no están pensados para modificarse. Básicamente un PDF equivale a un documento impreso. Esto puede considerarse un inconveniente, pero es también una gran ventaja. Salvo que el autor lo defina al crear un PDF, este documento no permite cambios, una manera aficaz de proteger facturas u otros documentos que no deseamos sean modificados por otro usuario. Las versiones recientes de Acrobat permiten generar formularios en PDF, que pueden ser contestados y devueltos al emisor. Los PDF tienen una cierta interactividad, pero esta la determina específicamente el creador del documento.
¿es posible modificar un documento PDF? Aunque versiones más completas como Acrobat-Pro sí permiten realizar algunos cambios a posteriori si el autor lo ha permitido, en general Acrobat se basa en un estándar de impresión, no de creación de textos. Cuando uno crea un documento PDF, primero se genera con el programa adecuado (Word, Excel, Quark Express…) y luego se «imprime» como PDF. Este paso de «impresión» destruye la relación con el programa original y lo convierte en un documento «impreso», casi inmodificable. Para extraer texto en Acrobat Reader, se puede lograr usando la opción de «Se132
leccionar Texto», pulsando Ctrl-A (para Seleccionar Todo), copiando el contenido al portapapeles, y luego pegándolo en un procesador de textos como Word. En este proceso de edición simple se mantienen algunas características del texto (como tipografía y tamaño), pero no se pueden transferir tablas o ilustraciones.
Conversores de PDF La mejor opción suele ser utilizar un conversor de PDF. Los hay de dos clases: conversores «puros» de PDF a Word y los que trabajan mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
Impresión en Color Conviene revisar los siguientes detalles antes de imprimir a color. Imágenes •
Seleccionar una resolución de 300ppp
•
Trabajar con imágenes TIFF o EPS, (no JPG)
• Si tenemos imágenes RGB y CYMK, asegurarse de que cada formato esté en el mismo espacio de color. En Quark usar RGB en formato EPS, de lo contrario puede que QuarkXpress las cambie automáticamente a CYMK. Para CYMK, ajustar el límite total de tinta a 325% GCR a medio •
Acoplar las imágenes y evitar el uso de transparencia
Caracteres y colores • Incluir sangrados en el documento. Si es necesario acomodar el sangrado, que el área de recorte de 1/8" sea mas grande que el tamaño de recorte •
Ajustar la captura a ninguna
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Seleccionar las fuentes por su nombre
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Para conseguir el negro mas oscuro, seleccionar 100% negro
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A ser posible, no convertir las tintas planas Pantone a colores CYMK
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Características Técnicas Representación de color en PDF El formato PDF está indicado para la impresión de documentos ya que especifica toda la información. La representación de colores del fichero en PDF se hace mediante espacios de color.
Impresión Dependiente del dispositivo de impresión Los colores varían según el dispositivo que los reproduzca. •
CMYK: (cyan, magenta, amarillo y negro) mezcla sustractiva
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RGB: (rojo, verde y azul) mezcla aditiva
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Gris del dispositivo: escala acromática de blanco a negro
Impresión Independiente del dispositivo de impresión. En este caso los colores están calibrados, intentando que independientemente del dispositivo que los reproduzca los colores siempre sean constantes. Espaciales Se utilizan métodos especiales de reproducción del color. • Espacios de color Separación: Espacios de color monocromos en donde se usan colorantes especiales como tintas metálicas o fluorescentes.
Compresión en PDF Los ficheros PDF se pueden comprimir, y cada elemento es comprimido mediante algoritmos. Los textos y órdenes PostScript se pueden comprimir usando el algoritmo Lempel Ziv Welch (LZW), y las imágenes mediante JPEG, ZIP o RLE. • JPEG (Joint Photographic Experts Group): Utilizado para imágenes en escala de grises o cuatricromías. Si se recomprime causa pérdida acumulativa de información. • ZIP (Formato de compresión ZIP): Indicado para imágenes en color y escala de grises. 134
• RLE (Run-length encoding): Sistema sin pérdidas usado para imágenes de línea (gráfico rasterizado).
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