Manual ABC de reuniones efectivas by Metaaccion Latinoamérica

ABC de reuniones efectivas

ABC de reuniones efectivas para gerencia Inducción y orientación de objetivos, comunicación visual, optimización de Inducción y orientación deprocesos objetivos

Comunicación visual Optimización de procesos

Capacitación de Capacitadores Manual de facilitación Manual Instructivo

ABC de reuniones efectivas

ABC de reuniones efectivas Inducción y orientación de objetivos, comunicación visual, optimización de procesos Manual Instructivo Autor Dr. Martin Carnap Facilitador Senior Miembro fundador de Metaaccion, S.A. Redacción y edición Dr. Martin Carnap Licda. Nayezda Ossa Diseño Francinie Esquivel Lugar San José, Costa Rica Edición Febrero 2016

Título: Aviso de uso de materiales: Todas las partes de esta obra están sujetas al derecho del autor. Metaaccion ha creado su metodología para facilitar aprendizaje activo. Agradecemos el uso de materiales de PinPoint Facilitation©, Neuland®, Maul y Metalog®. Metaaccion utiliza experiencias de colegas y posee más de 20 años de experiencia de facilitación profesional del autor. No se permite su reproducción para fines comerciales. La certificación permite el uso confidencial de los contenidos en las sesiones Facilitación Metaaccion®.

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Prólogo Tradicionalmente, la mayoría de gerentes, coordinadores y líderes de programas que pasan el 70% de su tiempo en reuniones; sin embargo, solo logran fracciones de los resultados que aspiraban. A pesar del trabajo duro, muchos problemas siguen apareciendo y causan frustración en todos los niveles. Las quejas más frecuentes incluyen: pérdida de tiempo en discusiones que dan vueltas en círculos sin fin; falta de preparación y de avance; una minoría dominante que suprime las ideas contribución de la mayoría; agendas ocultas y “políticas”; fracaso en el logro de resultados satisfactorios; no se realizan plenamente las ideas o proyectos, por falta de continuidad o seguimiento.

La aplicación de técnicas Metaaccion para la conducción efectiva de reuniones, permite enfocar en aspectos claves, romper barreras y eliminar brechas, estimular la creatividad, lograr compromiso duradero y generar acción productiva. Los 3 módulos del seminario presentan un proceso poderoso de planificación y solución de problemas, que entrega resultados de mayor calidad ¡en una fracción de tiempo! El módulo A: Inducción y orientación a objetivos, introduce en un proceso de “aprender haciendo” a las técnicas para el trabajo grupal interactivo que logran que el diálogo entre personas y grupos sea eficiente, eficaz, significativo, productivo, integrador, formativo, motivador, creativo y placentero. El módulo B: Comunicación visual, ofrece técnicas básicas y aplicaciones del lenguaje visual que proveen claridad, fuerza de convicción a los mensajes de los y las participantes en situaciones y temas complejos. El módulo C: Optimización de procesos, brinda las pautas del camino para la identificación, priorización y abordaje de áreas claves de innovación, y orientación hacia las acciones necesarias. Tobias Voss, fundador de METALOG®, es considerado pionero en el aprendizaje experiencial y nos apoya constantemente con proyectos nuevos adaptados a las necesidades de nuestros clientes. He recibido valiosa realimentación y conceptos de facilitación de Keith Warren Price, el fundador de Pin-Point Facilitation. Nuestra colega Evelin Piaz, facilitadora gráfica de Suiza, nos ha inspirado con su metodología de comunicación visual. En mi vida profesional he crecido como líder de proyectos apoyado por Burkhard Gnass, entrenador Senior del método. No dude en realimentar el presente concepto con sus experiencias y comentarios. Marzo 2016, San Jose, Costa Rica

Dr. Martin Carnap

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Indice Prólogo ......................................................................................................... 4 MÓDULO 1 – Inducción y orientación a objetivos ..................................... 7 1. 2. 3. 4.

Crear las condiciones adecuadas .......................................................... Visualizar procesos y resultados ........................................................... Desarrollar reuniones efectivas ............................................................ Implementar tareas de interacción.......................................................

7 10 16 25

MÓDULO 2 – Comunicación visual ................................................................................... 39 5. Usar formas básicas .................................................................................................. 40 6. Crear representaciones gráficas con enfoque................................................. 56 MÓDULO 3 – Optimización de Procesos ............................................................... 7. Introducir a procesos de cambio ......................................................................... 8. El significado y dinámica en áreas clave de innovación ........................... 9. Apertura, intervención y cierre para la reflexión grupal ...........................

ANEXO I: Presentación del seminario ................................................................................. ANEXO II: Posteres instructivos .......................................................................................... ANEXO III: Rotafolios para tareas de interacción ............................................................... ANEXO IV: Plantillas Gráficas.............................................................................................. ANEXO V: Hoja de realimentación ......................................................................................

89 95 103 107 115

79 81 86

Símbolos de Ilustración y Guía Tarea de interacción ¡Tips para su evento! 5

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MÓDULO 1:

Inducción y orientación a objetivos

Crear condiciones adecuadas

1.1 ¡Prepare una reunión! ¡Anote los objetivos, decida en qué formato se presentarán los resultados finales (plan de acción grupal, plan de acción individual, breves agendas u otra comunicación), decida cuál estudio, análisis o actividad sería mejor para presentar el resultado final (actividad grupal o discusión plenaria)!

¡Tome control total de la agenda, asegúrese de que los planes de acción sean propios y prácticos! - ¡Evite dar ejemplos!

Finalmente, si usted está facilitando para alguien: ¡Revise durante el desarrollo del taller que el camino sea compatible con el grupo! Dé muchas oportunidades ¡Trabaje en cómo llevar al grupo a decidir qué debería para cambiar el tiempo, el interés y el ambiente de traser estudiado o analizado! (¡Use el formato ”Guía de bajo. Facilitacion” según Anexo4!). Esto tomará varios pasos, pero usted debe ver las tarjetas para definir la mejor manera para evaluar los temas y las prioridades: • • • •

Tarjetas... Matriz... Defina una bienvenida e interacción adecuadas. Asegúrese de contar con pizarras, tarjetas de formas y colores, y otras ayudas visuales.

Cuestiones en detalles El módulo 1 se dedica a la conducción de reuniones, trabaja con los conocimientos y las técnicas de las ciencias sociales y de la gestión de empresas para tratar las cuestiones relevantes como la comunicación, el comportamiento social, los procesos grupales y psíquicos, pero también la planificación, la organización del trabajo y la dirección de discusiones.

Los principios básicos de todo este trabajo se apoyan en las experiencias del desarrollo sistémico. En este contexto de trabajo le concierne a el o la facilitadora, un rol central. Para la preparación óptima de una reunión efectiva, es importante responderse a las siguientes preguntas:

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¿Son los objetivos suficientemente claros? • ¿Cuáles son las intenciones y expectativas de los y las participantes? • ¿Hay otros motivos y criterios relevantes? • ¿En qué consiste la calidad de los resultados?

¿Quiénes son los/las participantes • • • •

¿Quiénes son los/las participantes? ¿Serán reunidas las personas adecuadas? ¿De dónde provienen? ¿Qué hacen?

¿Cómo se ha conformado el grupo? • • • •

Jerárquicamente Funcionalmente Según el tipo de actividades Según intereses

¿Qué saben los(as) participantes? • Conocimientos previos sobre problemas relevantes. • Conocimiento sobre el fondo de los problemas. • Conocimiento especializado y experiencia previa.

¿Quién ha propuesto la reunión /el tema? • Límites y apoyo por parte de quien solicita. • Intereses de quien solicita

¿Qué sabe cada participante de facilitación? • ¿Quién puede facilitar que tema? • ¿Han experimentado facilitación activa? • ¿Cómo incrementar participación, interacción y compromiso?

¿Qué conflictos pueden aparecer? • • • • 8

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¿Qué condiciones se encuentran? • • • •

¿Existe la agenda por escrito? ¿Cómo asegurar un inicio y cierre puntuales? Márgenes para la toma de decisiones por parte del grupo Márgenes/competencias para la toma de decisiones por parte de la directiva.

¿Qué pasa después de la reunión/evento? • • • •

¿Cómo garantizar acción según compromiso? Seguimiento a la planificación de un proyecto o una actividad. Márgenes/competencias necesarias para la toma de decisiones por parte del grupo (posibilidades formales e informales para la aplicación de estas). ¿Son necesarios cambios en la estructura de colaboración para garantizar la acción según los compromisos?

NOTA: Esta es una vista previa del Manual Instructivo ¨ABC de reuniones efectivas ¨ El manual completo se entrega a cada participante en el seminario. Contacto: info@metaaccion.com o llene el formulario de contacto (http://metaaccion.com/abc-de-reuniones-efectivas-contacto)