Les 17 x 22 d’alliance management
La gestion du temps et des priorités
Par Marie-Françoise Courtade www.alliancemanagement.fr Marie-Françoise COURTADE marie-francoise@alliancemanagement.fr 0611861929
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Te voici manager : Grande joie – grand malheur ? Tu es plein d’enthousiasme et tu crains quelques drames ? Tu te demandes peut être : Comment me faire reconnaitre et accepter …. par des anciens collègues, des collaborateurs plus expérimentés que moi, des « qui voudraient ma place », … dans un univers d’hommes (je suis une femme), dans un univers de femmes ( je suis un homme)… ? Comment me dégager du temps pour manager en plus de mon propre travail opérationnel ? Comment gérer les priorités quant tout est urgent ? Comment faire passer les informations sur des décisions avec lesquelles je ne suis pas toujours d’accord ? Comment adapter mon style de management aux personnes et aux situations ? Comment créer les conditions pour que les collaborateurs se motivent ? Comment « faire grandir » professionnellement mes collaborateurs ? Comment déléguer ? Comment gérer les personnalités difficiles ? Comment gérer les tensions dans l’équipe ? … ?
Voici dans ce cahier comment assoir ta crédibilité, Et de quoi consolider ton efficacité et ta sérénité En matière de gestion du temps et des priorités.
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Pour commencer, voici un questionnaire qui va mobiliser tes capacités à effectuer plusieurs tâches avec rapidité et efficacité :
Es tu capable de répondre en 2minutes au questionnaire des 17 lignes de la page suivante. Pour pleinement exploiter cet exercice, demande à quelqu’un de se tenir à tes cotés et de t’informer à minima toutes les 10 secondes du temps qui s’écoule
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Prêt ?
Tu as
2mn. pour répondre au questionnaire suivant :
1- Lis tout avant de commencer. 2- Inscrits ta fonction en majuscules, dans le cadre en haut de la feuille. 3- Marque, la durée légale du temps de travail par semaine :
tL=………….heures
t
4- Inscrit ton temps moyen réel de travail par semaine : R=…………………heures 5- Calcule : 35h x 4 semaines= T =………. heures par mois 6- Calcule ton temps mensuel de travail = T x4=………..x4 =heures par mois……. 7- Marque le nombre de collaborateurs qui sont sous ta responsabilité
C=………
8- Cumule les durées hebdo légales de l’ensemble de tes collaborateurs 35 heures x
C =…………………………………………………..heures
9- Regarde toi-même le chrono, pour savoir exactement le temps qui te reste 10- Fort de cette information, écris rapidement de la main gauche, il me reste X. secondes :
11- Complète l’affirmation suivante : « le temps c’est de …………………………… » 12- Marque le nombre de mails que tu reçois en moyenne par jours : m=............ 13- Calcule
tm = m x 3mn =………………..minutes à traiter ma boite mail par jours
14- Divise le temps de traitement de ta boite mail par le temps de travail journalier
tm / tR =
/
=
%
15- Raye la phrase erronée « un jour, j’aurai plus de temps » 16- Regarde toi-même le chrono et écris exactement le temps qui te reste=
s
17- Maintenant que tu as terminé de lire l’ensemble : ne suis que les instructions 1, 2, 17. www.alliancemanagement.fr Marie-Françoise COURTADE marie-francoise@alliancemanagement.fr 0611861929
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Merci d’avoir joué le jeu. Comme
beaucoup de personnes, tu as sûrement été tenté
d’exécuter les consignes de quelques lignes en avançant.
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Tu as tout lu avant de commencer : Bravo !
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Tu as plongé : Bienvenue chez les affairés qui oublient de relever le nez et qui foncent tête baissée en espérant plus dépoter ! Tel un coureur à fond sur son vélo, Le nez plongé dans le guidon, Tu laisses à droite le petit pont Qui t’aurais permis d’éviter La grosse montée que tu n’as pas vu arriver. Pas de problème : en force, tu vas passer ! Et surement finir en retard, ou épuisé… Et réellement dans ton quotidien ? T’arrives- t- il de faire des choses en vain ? Des trucs pressés, là, pour demain Qui finalement ne servent à rien !
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QUIZZ « ôtempspourmoi » Le temps c’est de ……………………….. Un jour, j’aurais plus de temps : OUI NON S’il n’y avait pas les autres, j’aurais plus de temps: OUI NON Si le Directeur demande, je dois m’y mettre toute affaire cessante : OUI NON Je traite d’abord les affaires demandées par les gens que j’apprécie avant de m’attaquer à celles qui servent les gens que je n’apprécie pas: OUI NON Une vie dure en moyenne (réponds sans calculer): 3 000 000 de jours 300 000 jours 30 000 jours www.alliancemanagement.fr Marie-Françoise COURTADE marie-francoise@alliancemanagement.fr 0611861929
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Debreif quizz « ôtempspourmoi » Peut être as-tu répondu :Le temps c’est de l’argent Par réflexe surement car si tu y réfléchis plus avant Tu réaliseras surement que le temps c’est de la Vie qui s’écoule sans répit. Une vie : Vingt quatre heures chaque jours, 30 fois mille jours! Ne compte pas avoir plus de temps. Il faut bien l’ utiliser .Tu le sais : toute minute écoulée ne peut être rattrapée . Chaque fois que tu dis oui aux demandes d’autrui et que tu mets de coté ce que tu dois faire sans lui, Tu donnes de ta Vie. Tu prends sur ta soirée ou sur ton week end pour rattraper. Quant aux vraies priorités, gare à ne pas te faire enfermer. La croyance-habitude qu’il faut servir le chef ou le copain en priorité est une prison .Tu ne peux pas dire non à une demande de ton chef , même si elle n’est pas prioritaire dans l’ensemble de ce que tu dois traiter. Dans la croyance-confusion de faire passer le chef en premier , lui dire non , revient à lui dire : je ne te reconnais pas comme chef. Idem pour ton ami qui pourrait se sentir éconduit.
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Une petite histoire pour t’ aider à mieux hiérarchiser tes priorités Tu as peut être déjà entendu ou lu cette histoire : elle circule sur internet. Un jour, des hauts responsables, personnes importantes au temps compté, demandèrent à un ponte de la gestion du temps et des priorités de venir les former.
Ils ne lui accorderaient que 45mn .Ils attendaient de lui les
précieux conseils qui leur permettraient d’arriver à tout traiter dans leurs journées, sans se laisser déborder. Imaginez un grand amphi, bondé de 200 responsables, aussi exigeants qu’importants, les yeux rivés sur l’estrade, vide pour le moment. Un vieux monsieur arrive. Il tire derrière lui deux grosses valises à roulettes. Il salue l’assemblée et se met à farfouiller dans ses bagages. Il en extrait une grosse bassine à confiture qu’il pose vide sur le paillasse. Un brouhaha de questionnement circule dans les rangs. « Nous ne sommes pas ici pour un cours de cuisine ! Qu’est ce que ce cirque ? Où est le bon formateur ? Nous n’avons pas de temps à perdre... » Impassible, le vieux monsieur, commence à emplir la bassine de gros galets qu’il a amenés. Il emplit, emplit et emplit au point que le dernier galet dégringole et tombe au pied de la bassine. Pour la première fois, il s’adresse au parterre de dirigeants :
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« Alors ? C’est plein ? »
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Manifestement, oui ! » ose l’un d’eux
Il replonge dans ses valises et en extrait un sac de petits graviers. Il les verse sur les galets. Les graviers se glissent dans les interstices, jusqu’au point de déborder. -
« Si vous avez du sable… » dit un dirigeant du premier rang qui semble avoir compris
Sans dire un mot, notre ponte replonge dans ses valises et extrait un petit sac de sable. Il le verse dans la bassine, jusqu’au point de déborder. -
« Vous
pouvez
rajouter
l’eau
de
votre
bouteille
de
conférencier » dit un homme plus haut placé. Obéissant, le vieil homme vide sa bouteille dans la bassine, sur les galets, les graviers et le sable mélangés. Un homme vêtu de gris, se lève et dit sur un ton excédé : « OH ! Ça va ! Nous ne vous avons pas fait venir pour nous expliquer que quand on en peu plus, on peut encore en faire plus !!!»
-
« Pas du tout. » répond notre expert. Il regarde l’assemblée en souriant et dit « Pensez – vous que j’aurais mis autant de choses dans cette bassine, si j’avais d’abord mis l’eau, puis le sable, ensuite les graviers et seulement à la fin les galets ? »
Apres un court temps de réflexion, les têtes entament un ballet de « non »
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Le vieil homme enchaine : « Et vous quels sont
vos gros galets ?
L’accompagnement scolaire de vos enfants, la traversée de l’océan à la rame, les travaux dans la maison, le projet P … Quels qu’ils soient, sans jugement, pensez à les mettre en premier. Ainsi vous serez surs de ne pas passer à coté de l’essentiel .En prime , c’est ainsi que vous optimiserez l’utilisation de vos journées. »
« A force de reporter l’essentiel au nom de l’urgence, on perd l’urgence de l’essentiel » Edgar Morin
Et toi, quels sont tes gros galets !
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En fait, le temps c’est comme l’argent, quand on n’en as pas assez, il faut le gérer de près ! Quand nous avons plein d’argent, , nous nous disons en fin de mois : avec tout ce qui me reste qu’est ce que je vais bien pouvoir m’acheter ? Surement tu n’en es pas là, tout comme moi . Alors, que faisons nous ? Nous priorisons et choisissons si ce budget servira à changer la machine à laver vieillissante ou bien à partir en vacances. Il en va de même pour notre temps .Quand tout est urgent , nous sommes amenés à gérer les priorités. Comment gères- tu tes priorités? Liste ci après tes critères de hiérarchisation des priorités : -
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Priorise avec GUI comme ami! GUI : Grave, Urgent, Important au regard de ta mission, fonction Est GRAVE ce qui est a des conséquences irréversibles ou difficilement rattrapables
Par exemple, il serait grave de ne pas préparer une conférence à faire devant un public de prospects, au risque de la rater et de les perdre à tout jamais. Est URGENT ce qui est attendu dans un délai proche, délai imposé par l’externe
Par exemple, le comptable qui n’a pas encore traité les paies le 31 du mois, a ce travail urgent devant lui. Est IMPORTANT ce qui a un impact sur les résultats
Par exemple, dépanner la électrique qui empêche collaborateurs de travailler. www.alliancemanagement.fr Marie-Françoise COURTADE marie-francoise@alliancemanagement.fr 0611861929
panne 100
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Ces
3 critères objectifs : GUI , sont facilement opposables à tout
demandeur (chef compris) qui voudrait t’imposer d’être servi en premier. Ils permettent toujours de négocier les délais. La demande est elle plus grave, urgente et importante que ce que tu as prévu d’exécuter ?
Exercice : Imagine que tu rentres de plusieurs jours de déplacement. Tu as planifié dans la matinée de faire la synthèse des résultats du mois. Tu sais que cet apres midi, ton supérieur en a besoin pour sa réunion. En arrivant, tu le croises.Il te demande un nouveau travail X en urgence ,moins prioritaire que ne l’est la synthèse à tes yeux. Prépare ta réponse avec l’aide de GUI.
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Réponse possible : J’avais planifié de faire ce matin la synthèse des résultats du mois pour que vous l’ayez cet après midi , J’en ai pour la matinée .Avec les informations que vous me donnez, il me parait plus grave , urgent et important de faire la synthèse , plutôt que le travail X . Cela vous convient-il d’avoir le travail X lundi prochain ?
Histoire vraie :
Un jour une de mes stagiaires, Nicole,
manifeste vivement en formation l’impossibilité pour elle de dire non à son DGS ( directeur général des services). « Il m’a fait confiance. Il m’a permis de passer le concours de cadre B . Aujourd’hui je suis responsable du service S. Quand il me demande de faire, je dois être capable, je ne dois pas le décevoir… » Les
autres
membres
du
groupe,
voyant
cette
personne
régulièrement débordée essayent de la convaincre de se faire aider de l’ami GUI . Rien n’y fait sauf ….la confrontation à la vie . Un mois plus tard, lors d’une nouvelle session, elle nous raconte : www.alliancemanagement.fr Marie-Françoise COURTADE marie-francoise@alliancemanagement.fr 0611861929
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« Je rentre le mercredi, des trois jours de séminaire . Mon DGS m’accueille à 9h et me dit : « Bonjour Madame X , je voudrai votre définition de fonction à 12h sur mon bureau » . Je comprends que l’enjeu est de taille. Depuis quelque temps,madame Z manœuvre auprès du DGS pour piquer une part de mes attributions. J’ai fort à faire en cette matinée, notamment pour préparer le conseil où siège son DGS cet après midi. J’ ose « Non, Monsieur le DGS, vous n’aurez pas ma définition de fonction à midi. Je vous prépare les dossiers X, Y pour cette après midi. En revanche, je m’engage : vous aurez ma définition de fonction, lundi midi sur votre bureau. » A la fin du récit de Nicole , le groupe lâche un NON collectif, mélange d’étonnement et de satisfaction. Puis arrive la question : « Et alors ? » Nicole répond : « j’avais osé dire non mais je craignais toujours sa réaction. A mon grand étonnement. Il a posé sa main sur son menton. Il s’est reculé. Il m’a regardée. Il m’a dit : « Vous , vous avez pris de la maturité ! » ……..et moi qui n’osait pas dire NON ! »
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Quelqu’un qui ne dit jamais « non », ne dit pas des vrais « oui ». Pour un responsable, « OUI-OUI » est un collaborateur inquiétant : on ne sait jamais s’il va tenir son engagement. Le collaborateur qui ose confronter avant de s’engager est bien plus rassurant.
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Gère ton temps qui est ta VIE, avec la même attention que tu gères ton argent. 1 - Priorise avec GUI comme ami! 2- Investis ! Comme tu penses à le faire avec ton d’argent : 1. Planifie aujourd’hui des dépenses qui te rapporteront plus tard. Par exemple : forme pour pouvoir ensuite déléguer Ecoute, informe, partage , soigne tes relations. 2. Planifie tes projets 3. Prends du temps pour organiser et prioriser ton travail et celui des collaborateurs dont tu as la responsabilité.
Convoque toi , toi-même, en réunion pour le faire.
Quand d’autres te convoquent en réunion, tu t’y rends, même si tu as beaucoup de travail qui attend. Parfois même tu y perds ton temps. Alors quand c’est toi qui t’invites, accepte ton invitation parce que……….
« Tu le vaux bien. »
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3- Ne gaspille pas : le premier temps gagné est celui que tu n’as pas perdu: . (méthodes détaillées pour réussir tes délégation dans le 17x22 Manager une équipe) Délègue à ceux qui sont en capacité de faire
Ne laisse pas ceux qui ont du temps à perdre venir te faire perdre le tiens
( méthode pour faire une remarque avec efficacité et sérénité dans le 17x22 Communiquer au quotidien)
Optimise tes temps d’entretien, de réunion,
(cf. 17x22 conduire un entretien et le
17x22
conduire une réunion)
Il y a toujours près de toi quelqu’un qui sait mieux que toi et comme disait ma belle mère « il vaut mieux 1 qui sait que 100 qui cherchent » Sinon, il existe des formations Forme-toi pour tirer le meilleur parti des outils à ta disposition.
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Décide .Ne tourne pas en rond. L’indécision fait perdre beaucoup de temps Demande l’avis de personnes d’expérience pour comprendre le problème. Après avoir analysé, décide. De toute façon, LA bonne décision n’existe pas .Il n’y a qu’à l’école qu’un problème n’a qu’une solution . Dans la réalité professionnelle, tu as pu constater qu’une solution est meilleure sur le plan économique, l’autre sur le plan social, l’autre encore en terme de sécurité….
Il existe une méthode d’aide à la décision opérationnelle : l’ADO décrite dans le
17x22 : Animer un groupe de travail
Reste à faire le pas le saut de la décision. Aussi ose. Ose trancher.
« Qui veut plaire à tout le monde, ne plait à personne. ». Chercher à satisfaire tout le monde, revient parfois à servir la soupe tiède et la glace fondue. De plus, ne crains pas les critiques, souvent elles arrivent quand l’affaire est avancée. Ceux qui te critiquent , peuvent , comme toi, observer les impacts de ta décision. Alors qu’ au moment où tu l’as prise , eux n’étaient pas plus certains que toi du bon choix.
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.( méthode d’étude et résolution de problème dans le 17x22 Animer un groupe de travail) Attaque toi aux problèmes récurrents qui mangent ton temps
Mets de coté pour parer à l’imprévu. Ne planifie pas de quoi emplir tout ton temps disponible. Laisse un temps pour l’imprévu.
Prévoir l’imprévu ! Mais comment ? Avec la formule du pendulage
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Le Pendulage Méthode de quantification par approximation
Cette méthode est issue des premiers grands chantiers de l’ US Navy . En même temps que la méthode PERT . Elle est utilisable pour quantifier tout phénomène répétitif. Elle évite le désagréable « ça dépend » quand vous demandez combien de temps prend telle ou telle activité.
Identifiez avec des personnes qui connaissent le phénomène à évaluer, les :
mini= le minimum habituel
MAXI=le maximum habituel
probable= la valeur habituelle, en général , plus proche du mini ou du MAXI
moyenne= mini+MAXI+4x probable 6 Calcule ton temps quotidien consommé par les imprévus
T=
+
+4x p 6
.=
heures
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Le Carré magique de ta pesée des priorités Dans l’histoire des galets, il y a 4 matériaux: les galets, les graviers, le sable et l’eau Dans le carré si dessous, il y a 4 cases. Positionne chaque matériau dans la case qui lui correspond.
URGENT
PAS URGENT
PAS IMPORTANT
IMPORTANT
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Réponse :
URGENT
PAS URGENT
Sable
Galets
Eau
Graviers
PAS IMPORTANT
IMPORTANT
Tu as peut être hésité entre le sable et les graviers Peut être qu’au quotidien le sable l’emporte sur les graviers.En vérité, pour les deux cases du haut nous sommes toujours relancés par quelqu’un. Alors que dans les cases du bas nous ne pouvons compter que sur nous même pour décider de nous y mettre et il nous reste du temps… ça n’est pas urgent www.alliancemanagement.fr Marie-Françoise COURTADE marie-francoise@alliancemanagement.fr 0611861929
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Mais nous ne le savons que trop bien :Petit caillou deviendra grand, il suffit de laisser passer le temps . Et le jour où nous décidons de le traiter , d’autres embuches vont arriver ! Chaque case mérite d’être traitée différemment Sable
Galets
URGENT
Eau
Graviers
PAS URGENT
PAS IMPORTANT
IMPORTANT
A toi de jouer ! www.alliancemanagement.fr Marie-Françoise COURTADE marie-francoise@alliancemanagement.fr 0611861929
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