L’art d’entreprendre ensemble
Les cahiers d'Alliance management
Faire ses premiers pas de manager
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Vous voilà nouveau Responsable d'une Equipe, vous la connaissez plus ou moins : vous en êtes un ancien élément, ou bien vos responsabilités antérieures vous ont permis de la côtoyer épisodiquement ou encore, nouveau dans l'entreprise elle vous est totalement inconnue. Dans tous les cas, la joie de la promotion, le plaisir de la confiance accordée vont s'entacher rapidement et naturellement de plusieurs craintes : "Vais-je être à la hauteur ?". "Me feront-ils confiance ?". "La jalousie de certains ne viendra-t-elle pas me mettre des bâtons dans les roues ?". "Vais-je réussir à établir un bon contact ?". "Me reconnaîtront-ils comme Leader ?". "Est-ce que je ne risque pas de me faire mal voir en donnant des ordres ?". Autant de questions qui même après les premiers contacts parasitent vos relations avec l'équipe pendant plusieurs mois (Cf. effet Pygmalion). Il serait faux de croire que vous êtes les seuls à avoir des craintes. L'équipe, elle aussi, appréhende un futur Leader : il peut changer les habitudes, supprimer des avantages, demander un surplus de travail, avoir des « préférés », faire de la rétention d'information, manquer de compétences. L'équipe attend à la fois de son Leader : écoute, disponibilité, conseil, soutien, décision et aussi marge d'initiative, autonomie. Elle espère des changements mais sans bousculer ses habitudes.
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COMMENT RELEVER CE CHALLENGE ? 8 POINTS-CLES
Ne vous jetez pas à corps perdu le nez dans le guidon sur un problème particulier L'envie de démontrer rapidement votre efficacité peut vous conduire à un tel comportement. Vous n'avez pas encore assez de recul pour évaluer si ce problème est prioritaire. Vous risquez de passer à côté de choses essentielles et notamment de rater votre prise de contact avec l'équipe. Pratiquez plutôt "le vol de l'aigle" Prenez du recul et de la hauteur pour écouter et observer, sans prendre parti, sans tirer de conclusions hâtives. D'une part, une attitude d'écoute incitera chacun à faire remonter des problèmes que souvent de guère lasse il ne soulevait plus auprès du leader antérieur. Attention : Prenez la précaution de bien préciser que pour l'instant vous ne faites que collecter les problèmes et que vous ne commencerez à en traiter l'ensemble que d'ici deux mois. D'autre part, notre oeil neuf, votre nouvelle position vont vous faire repérer rapidement certains dysfonctionnements ou aberrations à priori. Avant de les critiquer ou de les traiter, soyez modeste et vérifiez s'il n'y a pas quelque part une contrainte dans le système qui fait que les choses sont ainsi.
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Prenez le temps de faire connaissance avec vos collaborateurs Ils sont la première richesse du secteur. Qui mieux qu'eux connaît les limites et les potentialités d'évolution du service ? * Qu'ont-ils fait avant d'occuper ce poste ? * Quelles sont leurs compétences particulières ? * Ont-ils des idées sur ce qui pourrait faire évoluer le secteur ? * Quelles sont leurs motivations ? * Quel est leur degré d'autonomie ?
Définissez les règles du jeu de votre fonctionnement Une des premières sources d'incompréhension entre le nouveau Leader et l'Equipe se situe souvent dans les règles de fonctionnement implicites : A votre arrivée les habitudes de travail se perpétuent. Si vous n'avez pas les mêmes conceptions implicites des règles de fonctionnement que votre prédécesseur, vous pouvez vivre comme des agressions les fonctionnements qui se sont installés sur les règles du jeu propre à votre prédécesseur Pour éviter cela, posez, discutez et validez avec votre équipe les règles du jeu de votre fonctionnement. Attention : une fois ces règles posées, elles sont valables pour tous, y compris soi-même. Ceci explique peut-être pourquoi ce travail est rarement effectué ...
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Acceptez de ne pas être SUPER MAN "Je ne sais pas !". Constatation d'incompétence ou réalisme ? Il serait bien ambitieux de prétendre maîtriser cette situation nouvelle. Arrêtez de pointer vous-même une épée de Damoclès audessus de votre tête. Il est impossible d'être compétent au niveau technique, organisationnel et humain dès sa prise de poste ! Votre entourage, en lui rappelant si nécessaire, comprend très bien que vous ne pouvez pas tout savoir. Rappelez-vous que vous n'êtes pas tout seul. N'hésitez pas * à retourner vers vos collaborateurs les questions qu'ils vous posent. Aidez-les à prendre du recul, à bien poser les problèmes, à ne pas sauter sur la première solution à laquelle ils pensent sans avoir bien analysé toutes les causes. Ouvrez-leur des portes. Faites les traiter directement avec des n + 1 et n + 2 par rapport à eux. Tenez-vous au courant de l'avancée des affaires, * à consulter des personnes d'expérience et de bon sens qui connaissent bien l'entreprise ou le sujet. Vous pourrez affiner votre diagnostic, confrontez vos idées de solutions. Dans un cas comme dans l'autre, ne craignez pas d'être déconsidéré par votre attitude. Au contraire, vous démontrez à ces personnes votre estime et considération à leur égard. Elles vous le rendront au centuple.
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Sachez prendre des décisions Un des freins à la prise de décision est souvent la crainte de ne pas choisir la meilleure solution. Sachez que LA bonne solution n'existe pas. Il peut exister plusieurs bonnes solutions. Une telle sera la meilleure suivant tel critère, la moins bonne suivant tel autre. Seul l'avenir peut de façon certaine confirmer ou infirmer votre choix. Un autre frein peut être la crainte de ne pas faire plaisir à X ou à Y qui auraient préféré un autre choix. Un ancien contremaître m'avait dit alors que je démarrais comme Chef d'Atelier "Qui veut plaire à tout le monde, ne plaît à personne !". Plein de bon sens, non ? Alors ne vous torturez pas dans l'indécision, une fois le problème analysé, jetez-vous à l'eau, l'action est libératrice. Démontrez rapidement votre efficacité Après votre période d'observation, vous aurez recueilli une liste d'actions à mener, de problèmes à traiter, d'améliorations à conduire. Commencez par traiter les questions faciles et rapides à régler : un simple néon changé rapidement alors que cette demande avait été réitérée plusieurs fois avant votre arrivée aura un effet certain sur votre perception dans l'équipe. "Au moins, lui, il prend en compte nos demandes !". "Avec lui, ça ne traîne pas" ... www.alliancemanagement.fr L’art d’entreprendre ensemble
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Attention : il faut tenir le rythme à l'avenir sinon gare aux désillusions. Pour ce qui est des questions moins faciles, Hiérarchisez les priorités (voir le cahier alliance management : gérer son temps et ses priorités), Informez l'équipe régulièrement de leur état d'avancement (en cours, délai reporté, non pris en compte pour raison de budget ...). Affichez la liste de l'ensemble en prenant soin de rayer les questions traitées plutôt que de les effacer. En effet l'équipe oublie vite les efforts faits en la matière.
CECI ETANT FAIT, VOUS ETES SUR LA BONNE VOIE CONTINUEZ
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