Mónica Yohana Fuentes Álvarez (Profesional en Negocios Internacionales y Consultora GBS) Artículo: “¡Yo también pensaba que los Sistemas de Información eran problema de ellos: los contadores, los ingenieros y la DIAN! 02-02-2011
MÓDULO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL Teléfono 6475596 Monica.Fuentes@MiGBS.Com www.migbs.com
El presente documento, preparado por Mónica Yohana Fuentes, Asesora de Investigación, Desarrollo e Innovación I+D+i en GBS, tiene como propósito reflexionar sobre la importancia de los sistemas de información en las empresas, en su ÉXITO, en especial en procesos de internacionalización. Como profesional en Negocios Internacionales y Asesora Empresarial en GBS, todos los días llegan a mi oficina empresarios(as) y emprendedores(as) entusiastas con la misma intención: internacionalizar sus negocios. En la Universidad aprendí cómo hacerlo, cómo internacionalizar una empresa. Lo que talvez no aprendí, fue en qué momento hacerlo. En las recientes Ruedas de Negocios Internacionales en las que he participado con a mis clientes, entendí dos cosas, primero que la Internacionalización nos toca a todos y segundo, que sin organizar la casa no es posible internacionalizar nuestras empresas, nuestra ciudad, región o país. La internacionalización nos toca a todos. La internacionalización se puede comparar a un juego de fútbol: si no “pasamos del medio campo hacia el arco contrario, nunca haremos goles”. Pero al pensar “que en mi empresa no me voy a internacionalizar” y que por tanto “no me interesa el tema”, estamos equivocados. Volvamos al fútbol: si decido no atacar, el equipo contrario sí vendrá a mi arco en búsqueda de hacer goles y ganar. De la misma manera, a nuestro mercado ya llegaron los competidores extranjeros, a quienes ni siquiera imaginaba que eran mis competidores y ya están haciendo goles: se están quedando con nuestros clientes, pero también, podrían quedarse con nuestros empleados más brillantes, nuestros proveedores y hasta nuestros competidores.
La internacionalización: dar el primer paso. En las experiencias diarias, mis clientes, MIPYMES con excelentes productos, creen que eso es suficiente para lograr la meta de llegar al mercado internacional. Pero internacionalizarse es, también, llegar a mercados a los cuales no habíamos llegado antes: por ejemplo, a ciudades de otros departamentos de Colombia, a ciudades intermedias y poblaciones desatendidas, aunque también a destinos internacionales. En todos los casos, debemos conocer muy bien al cliente, sus preferencias, pero también, debemos conocernos a nosotros mismos, es decir, saber cuál es nuestra capacidad de producción, los precios mínimos para cada destino, los precios de venta, además de los aspectos jurídicos, comerciales, taxativos y logística entre otros, de cada destino al que vamos a exportar. Es en este punto en el que entendí en qué momento una empresa está lista para su proceso de internacionalización. ¿Imagina usted una empresa que aún no sabe cuál es su Plan de Ventas del año, del trimestre o del presente mes? ¿Qué no conoce su capacidad de producción? ¿Qué no sabe cuáles son sus necesidades de financiación, personal y tiempo para producir un producto para un volumen deseado por un cliente internacional? ¿Qué no sabe cuál es su capital de trabajo adicional para apalancar las ventas internacionales? Pues bien, lamentablemente, aunque como consultora daba por sentado que todos mis clientes ya habían superado esos aspectos administrativos y estaban preparados para responder a estas necesidades en el marco de las negociaciones reales con clientes potenciales, debo confesar, con sorpresa, que no es así.
Volviendo al principio En administración todo empieza con un buen Plan, y luego, el éxito depende de la ejecución y el control. En una palabra: primero, ORGANIZAR LA CASA. Por eso, en el presente artículo, que he preparado con el apoyo de expertos de otras áreas, en especial Administradores de Empresas, Ingenieros de Software, Financieros y Contadores, presento una visión muy realista, basada en la práctica de CÓMO ORGANIZAR LA CASA, MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE SIG.
Les confieso que hasta hoy, yo también pensaba que eso de los sistemas no era conmigo, que era con el Contador, con el Ingeniero, con la DIAN, pero así como a mis clientes les sensibilizo sobre el hecho de que la internacionalización nos toca a todos, queramos o no queramos, entonces, declaro: “El Sistema de Información YA es un problema de todos, porque solo con una buena planeación, un excelente SIG y mucho, mucho control, podremos tener ÉXITO en los mercados locales, nacionales o internacionales.”
¿CÓMO ORGANIZAR LA CASA, INFORMACIÓN GERENCIAL SIG?
MEDIANTE
EL
SISTEMA
DE
Una vez confesada, empecemos por definir: ¿Qué son los Sistemas de Información Gerencial –SIG– o “Management Information System” –MISUn SIG es el resultado de la interacción colaborativa entre tres elementos que lo conforman: Personas (HumanWARE o “el elemento humano del Sistema de Información”) Tecnologías (Hardware, Software, Comunicaciones, Redes, TIC) Procesos de Negocios (BusinessWARE) Los cuales, colectivamente son denominados Sistema de Información -SI- y está orientado a solucionar problemas empresariales. En el siguiente video, conozca la definición de Pedro SANDOVAL, experto en SIG, Ingeniero líder del Equipo de Desarrollo de Software que diseñó el Sistema de Información Gerencial GBS: Puede ver los videos en Youtube, siguiendo el enlace: http://www.youtube.com/user/MiGBS#grid/user/887C655FDD2D94AF También, puede hacer CLIC en el video, a continuación:
Los SIG o MIS se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de información para ejecutivos).
Un poco de historia sobre SIG En sus orígenes, las empresas usaban los computadores para la práctica empresarial de automatizar las nóminas y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que históricamente se venían desarrollando siempre eran para gestionar la información sobre ventas, inventarios, y otros datos que ayuden en la gestión de la empresa, el término SIG (o MIS) surgió para describir este tipo de aplicaciones. Hoy, el término se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, y aplicaciones de recuperación de bases de datos y la formación empresarial Estructura de un SIG Un sistema integrado usuario – máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de datos.
Planificación y Control, Control, Control Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control se requieren para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control del Negocio. En el siguiente video, conozca cómo el Sistema de Información Gerencial GBS le ayudará a Organizar, Planificar y Controlar su Negocio, siguiendo la metodología PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) Puede ver el video en Youtube, siguiendo el enlace:
http://www.youtube.com/user/MiGBS#p/c/EA2EB64C6AC13700/0/Czop5M QepnA También, puede hacer CLIC en el video, a continuación:
El valor de la información proporcionada por el sistema SIG, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: •
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
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Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
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Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
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Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La importancia del SIG Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business Intelligent (ofrecen “Inteligencia de negocios”), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los SIG forman parte de las estrategias empresariales, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, por que
representan poder. En la era de la información, “quien tiene la información, tiene el poder”.
¿Quién necesita un SIG? ¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización? Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas: •
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Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad. Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas. Relevancia: Reducción de costos.
Sistemas de Información Gerencial en las MIPYMES En gran parte de las pequeñas y medianas empresas MIPYMES existe la necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial SIG, como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo: La falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), Inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: Costos elevados, Carencia de recursos, Falta de acceso a la información, Además las MIPYMES tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo.
En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las MIPYMES como de cualquier empresa.
Reflexión: Iniciativas para el acceso a TIC por parte de MIPYMES Estimado lector: ¿Considera usted importante las TIC para el desarrollo de un país como Colombia? Empecemos por definir qué es una MIPYME, según LEY 905 DE 2004 de Agosto 2 de 2004: “…por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa MIPYME Colombiana y se dictan otras disposiciones…” En la siguiente tabla, se definen las empresas por tamaño en tres categorías (Micro, Pequeña, Mediana), atendiendo a 2 criterios (Número de Empleados, Activos Totales) Planta de personal
Microempresa:
Pequeña empresa:
Mediana empresa:
Activos valor
totales
por
No superior a los diez (10) Activos totales excluida la trabajadores o, vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes entre once (11) y Entre quinientos uno (501) cincuenta (50) trabaja- y menos de cinco mil dores (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes Entre cincuenta y uno (51) Entre cinco mil uno (5.001) y doscientos (200) a treinta mil (30.000) trabajadores salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Tabla: Clasificación de las Empresas por tamaño en Colombia, según Ley 905 o “Ley MIPYME”
En Colombia, según el Departamento Nacional de Estadística DANE, más del 95% de las empresas, es decir, aproximadamente un millón doscientas mil, corresponde a la categoría “microempresa”, entendida como una organización con menos de 10 empleados y activos totales inferiores a 500 salarios mínimos legales mensuales.
Sin embargo solo el 7% de esas empresas tiene acceso a TIC (Uso de Internet) y el 13% usan computador, según el Ministerio TIC de Colombia (antes “Ministerio de Comunicaciones)
Gráfica: Uso de TIC en Empresas
Por lo anterior, considerando que la mayoría de las empresas son micro y en su mayoría (más del 87%) aún no acceden siquiera uso del computador, entonces, el MINTIC de Colombia, conciente de que “Las TIC hacen de Colombia un país más competitivo, conectado e informado”, se ha iniciado el denominado “PLAN TIC COLOMBIA”, según el cual “El Gobierno Nacional es consciente del desafío tecnológico que afronta el país, ante un mundo globalizado, en red y altamente competido. El acceso masivo y el buen uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, asegura una mejor calidad de vida para los colombianos.” EL PLAN TIC COLOMBIA plantea como visión: En 2019 esperamos que todos los colombianos conectados e informados, estén haciendo uso eficiente y productivo de las TIC, para mejorar la inclusión social y la competitividad. Pero, ¿por qué esperar tanto? Empecemos hoy mismos. “Now”, “ahora” es el reto. Usted y nosotros estamos dando los primeros pasos.
Ahora, no dejemos de caminar, porque la competencia no da espera. Apreciado lector(a): Finalmente, aprecio y agradezco el tiempo dedicado a la lectura de este artículo. Cualquier retroalimentación, por favor enviarla a la autora, a través de Tutor.Virtual@MiGBS.Com