GBS_07_CUENTAS_POR_PAGAR by GBS, La Casa Colombiana de Software

FICHA TÉCNICA CUENTAS POR PAGAR

MÓDULO: CUENTAS POR PAGAR • Objetivos: 1.

Cuentas por Pagar de GBS facilita el control del trámite y la cancelación de las cuentas de cobro y facturas que presenten proveedores y contratistas de la Empresa. Su implementación facilita la programación de pagos y la consecución de los fondos requeridos. Realiza automáticamente la imputación contable de la cuenta y genera el comprobante de egreso (pago con cheque o efectivo) el cual se imprime en los formatos definidos por el usuario. Cuentas por Pagar de GBS permite conocer en todo momento el estado actual de las cuentas de cada uno de los proveedores y la demora en cada uno de los pagos, de modo que se puedan tomar medidas correctivas. Cuentas por Pagar de GBS es totalmente integrado con Contabilidad de GBS. Mediante una flexible Interfaz Contable, todas las operaciones de pagos, abonos a proveedores, cancelaciones, notas débito, crédito, descuentos, intereses, se reflejan automáticamente como Notas de Contabilidad, garantizando un Sistema Totalmente Integrado para la empresa. Cuentas por Pagar de GBS facilita la implementación inicial del Sistema gracias a Asistentes que permiten importar desde Excel, la base de datos de proveedores para empezar el proceso de Compras en el menor tiempo posible.

• Alcances Generales: Cuentas por Pagar de GBS incluye los siguientes alcances generales: 1.

Mantiene una base de datos de los proveedores de la empresa, incluyendo la hoja de vida con su fotografía digital, de manera que al pagar, procesar transacciones de cuentas por pagar, se pueden visualizar las imágenes del proveedor. 2. El proceso de pago es totalmente automático, mediante Asistentes que garantizan las condiciones comerciales preestablecidas con los proveedores: precios, descuentos, plazos acordados. Así mismo, se consideran las validaciones pertinentes para los pagos, facilitando la aplicación automática de descuentos o intereses por mora, completamente parametrizable en el momento de realizar el pago mediante el comprobante de egreso. 3. Maneja el registro y monitoreo de las acreencias, hasta los pagos y/o ajustes de las mismas, permitiendo la generación de las consultas y reportes de toda la información requerida para la administración de los acreedores y la planeación de los pagos. 4. Cada tercero acreedor puede tener uno o varios estados de cuenta, para múltiples conceptos de Cuentas por Pagar (una cuenta contable para cada concepto), posibilitando informes por cuenta contable o por deudor consolidando todos los conceptos. 5. Recibe movimientos al Estado de Cuenta del Acreedor automáticamente del módulo de Compras de GBS, tanto en el caso de la facturación de Compras, como de las devoluciones o anulaciones de Compras. 6. Permite el registro de los pagos provenientes del módulo de Compras de GBS 7. Permite aplicar el pago a una o más facturas, o ser registrados como egresos no aplicados a facturas. 8. Permite la generación de los comprobantes de egreso, los cuales se imprimen en plantillas definidas por el usuario, incluyendo la opción de imprimir el cheque directamente por el Sistema. 9. Permite el registro de los pagos a facturas provenientes del módulo de Compras de GBS, aplicando automáticamente los porcentajes de retención predeterminados, los cuales afectan la Contabilidad General y generan los Certificados de Retención en la Fuente. 10. Totalmente integrado con los módulos de: Contabilidad, Presupuesto, Tesorería 11. Actualización de los saldos en línea, al Contabilizar los Documentos Fuentes. 12. Manejar información ilimitada para todos los meses y años fiscales, accediendo directamente por rango de fechas, sin la necesidad de hacer cierres de mes o de año fiscal.

• Alcances en Configuración: Cuentas por Pagar de GBS incluye los siguientes alcances:

FICHA TÉCNICA CUENTAS POR PAGAR

1. Creación de diferentes tipos de documentos (causaciones, anticipos, legalización de anticipos, notas débito, notas crédito y pagos) 2. Creación de conceptos de retención en la fuente con su respectivo porcentaje ( %) asociado a las cuentas respectivas. 3. Cálculo y validación de la retención en la fuente en forma automática . 4. Configuración de zonas, países y ciudades de los acreedores. 5. Definición de condiciones comerciales por acreedor y cupos de crédito otorgados. 6. Definición de acreedores y clasificación por el NIT asociado.

• Alcances en Transacciones: Cuentas por Pagar de GBS contempla las transacciones siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Causación de las cuentas por Pagar Generación de consecutivo de cada cuenta por Pagar Generación de notas débito de cuentas por Pagar. Generación de notas crédito de cuentas por Pagar. Registra el pago de las deudas a proveedores, generando el respectivo comprobante de egreso, afecta el saldo de los bancos y actualiza los saldos de proveedores. Generación automática de la imputación contable básica, partiendo de la configuración de la Interfaz contable del sistema. Liquidación de intereses de mora y aplicación de descuentos automáticos. Registro histórico de cada una de las transacciones que para un acreedor se realizan.

• Alcances en Informes y Consultas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Generación de informes de Cartera por pagar vencida/por vencer por edades. Impresión de comprobante contable de todo tipo de transacción (recibo de caja, notas, comprobantes de egreso, con opción de imprimir cheque) Informes de Cuentas por Pagar contabilizados y pendientes de contabilizar Control de Consecutivos de Cuentas por Pagar Informes Estadísticos e Históricos de Cuentas por Pagar Generación de informes de histórico de transacciones de cartera realizadas. Proyección de vencimientos de las acreencias para efectos de flujo de efectivo. Informe de Proveedores, maestro de proveedores Informe de Movimientos Contabilizados. Generación de extractos de cuenta de Proveedores organizados por cuenta contable. Generación de extractos de cuenta globalizado por documento fuente. Informe de saldos de cuenta de Proveedores organizados por cuenta contable Generación de informes de vencimientos por documentos, por edades (resumido y detallado)

• Alcances en Controles y Seguridad: Cuentas por Pagar de GBS tiene los siguientes controles que garantizan la seguridad de la información: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Prevención del retiro o modificación de proveedores con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones. En la causación, el sistema valida y advierte sobre los cupos de crédito otorgados por los deudores. El monto de los pagos no debe exceder el saldo de la acreencia. Control automático de Consecutivos de documentos de cartera. La disponibilidad del Asistente Contable automático que se encarga de validar toda la información digitada en el Sistema, previniendo desde la digitación, fallas en la calidad de la información, o en la Integración mediante la Interfaz Contable. La disponibilidad de Informes de Auditoria para el Control de Consecutivos. Al módulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la información mediante claves y autorizaciones.

• Interacción con Otros Módulos:

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A Contabilidad: De Facturación: A Tesorería:

Envía información a ésta aplicación sobre los movimientos contables efectuados. Recibe la información correspondiente a la facturación efectuada en este módulo. Envía a ésta aplicación la información de las Cuentas por Pagar.