GESTION DOCUMENTAL
MONTENEGRO CASTILLO MIGUEL ANGEL
PROFESOR Luz Marina Arias Gonzalez
UNIVESIDAD DEL QUINDIO A DISTANCIA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA METODOLOGIA Y ESTRATEGIAS EAD/VIRTUAL BOGOTA, OCTUBRE DE 2012
INTRODUCCION
Afianzar conocimientos básicos sobre las unidades lingüísticas en el contexto de lenguas artificiales y naturales en la aplicación de nuestra carrera profesional como archivista o bibliotecólogos.
1. como se originó la Gestión? Se puede decir que esta fue concebida en EEUU si lo miramos desde el punto de referente de varios autores, fue reconocido y bien aceptado constituido por la cultura américa en el siglo XX, con este desarrollo se realiza una revolución en el manejo archivístico con la inclusión del ciclo vital del documento a esta práctica Con la explosión de información por llamarlo de alguna manera en la finalización con lo cual Gestion documental tomo posicionamiento rápidamente que permitió adquirir información y organización de la misa aplicando el principio de orden original y principio de procedencia Sin embargo parar lograr con éxito este proceso es necesario contar con un Plan De Gestion Documental en donde se definen los pasos y procedimiento para el manejo de la documentación en el desarrollo de la actividad de la organización. 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Es el ciclo de actividades y técnicas enfocadas al manejo de la documentación desde su origen hasta su disposición final con el objetivo de facilitar su consulta y conservación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento: es el registro de información registrada en un formato cualquier formato posea este. Documento de Archivo: es la consolidación de registro de información producido o entidad en el desarrollo de su objeto contractual que tiene valor administrativo, fiscal o legal o de valor científico etc , que debe ser objeto de conservación 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? El archivo general de nación en Colombia es el órgano rector de los parámetros y estamentos documentales en el manejo y direccionamiento de los parámetros archivístico.
El archivo general de la nación se creo mediante Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? Es el conjunto de instituciones archivísticas publicas o privadas con desarrollo de actividades publicas en cualquiera sea su orden creadas por la ley que articuladas entre si posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. Cuyo coordinador nacional es el archivo general de la nación 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? La Ley 594 del 14 de julio del 2000 conocida como la LEY GENERAL DE ARHIVOS 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. A partir del estudio y análisis de la documentación el programa de gestión documental normaliza todas las fases de la gestión documental de la
información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de la entidad. Lograr el control y seguimiento de todo el proceso archivístico de la Institución en sus distintos estadios, a saber: producción o recepción, trámite, distribución, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final, se alcanzará el concepto de archivo total. Un programa de gestión documental tiene por objeto lograr una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos de una organización y controlar, perfeccionar y simplificar los documentos y los sistemas de documentación, además de la conservación y utilización juiciosa de los documentos. El objetivo de un programa de gestión documental, es dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? En la actualidad y analizando las nuevas directrices presidenciales enfocadas cada vez mas en la reducción del consumo de papel y el tramite de documentos de forma electrónica y teniendo en cuenta el articulo 21 del capitulo V de Lay General De Archivo que recita “entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.” Este programa debe contemplar: Objetivo general y objetivo específico. Tener en cuenta los aspectos: Administrativos, Económicos, Archivísticos 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Diagnóstico Requisitos técnicos Requisitos administrativos
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retenciรณn Documenta (TRD) y cuรกles etapas comprenden. Dada la importancia de la Tabla de Retenciรณn Documental como un elemento indispensable en la gestiรณn documental y ser un instrumento archivรญstico esencial que permite la racionalizaciรณn de la producciรณn documental y la institucionalizaciรณn del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestiรณn, central, e histรณrico de las entidades, รฉstas, deberรกn elaborarlas y adoptarlas para la implementaciรณn del Programa de Gestiรณn Documental, siguiendo las etapas y demรกs aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002, las cuales se detallan:
(Si deseas mas informaciรณn puedes dar clic en la imagen) PRIMERA ETAPA. Investigaciรณn preliminar sobre la instituciรณn y fuentes documentales. Compilar la informaciรณn institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creaciรณn y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creaciรณn de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA. Anรกlisis e interpretaciรณn de la informaciรณn recolectada. Analizar la producciรณn y trรกmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de
procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y Subserie con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y Subserie documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y Subserie documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
CUARTA ETAPA. Aplicación Aprobada las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la
preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas? El diseño de un sistema de gestión documental para las empresas proporciona racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su disposición final. Un programa de gestión documental tiene la certeza de contar con información accesible, confiable, oportuna, exacta e integrada, necesaria para la toma de decisiones acertadas. Un programa de gestión documental es un aporte valioso para facilitar los Procesos de acreditación en los programas que ofrece la institución y/o empresas.
Permite buscar e identificar plenamente la información creada, y la no información recibida, llegando así a saber cómo se utiliza correctamente esta información. Se Puede detectar a tiempo cuándo termina la vigencia de una información, para determinar su importancia desde el punto de vista de su contenido como el responsable legal de dicho patrimonio documental.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
NORMA
Artículo 23.
Artículo 27
ENUNCIADO “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.
EXPLICACION Básicamente se refiere a la TUTELA. herramienta constitucional, Su objetivo primordial es lograr una comunicación fluida y eficaz entre las autoridades del Estado y los particulares es un instrumentos que permitan hacer realidad uno de los cometidos de la democracia
Como Republica democrática, Respeto e igualdad al aprendizaje, investigación y cátedra”.
“La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”. Artículo 71
Artículo 70.
ARTICULO 8
Como Republica democrática debe luchar por el respeto a la búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura a través de instituciones educativas y el apoyo del estado ”El Estado tiene el deber de promover y La cultura en sus diversas manifestaciones es fomentar el acceso a la cultura de todos fundamento de la nacionalidad. El Estado debe los colombianos en igualdad de reconocer la igualdad y dignidad de todas las que oportunidades, por medio de la conviven en el país. El Estado debe promover la educación permanente y la enseñanza investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión científica, técnica, artística y profesional de los valores culturales de la Nación en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”. Es obligación del Estado y de las El estado debe proteger -atreves de sus personas proteger las riquezas instituciones - nuestras RIQUEZAS culturales y naturales de la Nación”. CULTURALES (costumbres) Y NATURALES (parques naturales y lugares ecológicos mediante la CVC). Nosotros como personas debemos contribuir por proteger el lugar donde vivimos e interactuamos 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos Teniendo en cuenta el articulo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.” Esto se ve en cada uno de los tramites adoptados por la entidades en la reserva de su información de igual forma tiene ciertas excepciones según la tipología documental sobre al cual se solicite información
CIBERGRAFIA Wikipedia http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada http://www.google.com.co/imgres?hl=es&biw=1163&bih=778&tbm=isch&tbnid=JXuztwJAm7oON M:&imgrefurl=http://www.docstoc.com/docs/116594191/PRESENTACION-TABLAS-DERETENCION-DOCUMENTAL-YS-UAPLICACION&docid=HM1g68jA0nRnkM&imgurl=http://img.docstoccdn.com/thumb/orig/1165941 91.png&w=1500&h=1125&ei=jjZ_ULjhDYbY9AS9ICACQ&zoom=1&iact=rc&dur=675&sig=109688224157209363261&page=4&tbnh=133&tbnw=19 8&start=70&ndsp=26&ved=1t:429,r:56,s:20,i:294&tx=109&ty=54 http://www.archivogeneral.gov.co/ http://www.bogota.gov.co/archivo/libreria/php/decide.php?patron=01.