Participer à un salon international à l'étranger by zhang ming

Participer à un salon international à l’étranger Ming ZHANG

Introduction Participer à un salon professionnel est souvent une opération coûteuse mais qui permet de dynamiser son activité et d’améliorer son image et sa notoriété. C’est l’occasion pour: • • • • •

Développer des courants d’affaires dans le pays concerné Prendre contacts avec le plus grand nombre de clients potentiels Faire connaître la société aussi les produits, Observer le comportement des concurrents Développer la notoriété sur le marché international

La participation d’une entreprise au salon doit être considéré dans la stratégie de communication à l’international. Il faut adapter des divers outils de communication et créer des nouveaux pour démarquer et susciter l’attention des prospects, créer directement du relation avec différent relation des affaires.

Salon professionnel dans le monde • Allemagne prend sa premier place, Frankfort est le centre d’exposition du monde. – Marché européen et américain:grande dimension, haut niveau international (exposants+visiteurs), maturé.

• Asie pacifique: zone émergente. – Au niveau du salon professionnel, Singapour prend la première place dans cette zone. Haut niveau international. Hongkong aussi. – La Chine est un pays émergent: l’usine mondial et un marché potentiel, forte croissance au niveau de l’économie. Encore beaucoup de travaux au niveau professionnel et international. 3

Enjeux I - Dénomination • Montrer directement les produits, susciter plus facilement leur intérêt • Faire connaître le site Internet et découvrir l’ensemble de nos gammes de produit • Faciliter la compréhension, les langues différentes

Utiliser les divers outils de la communication et NTIC 4

Enjeux II - Vendre • L’occasion de vendre, de signer des contrats avec certains professionnels de pays et international • Vendre directement nos marchandises • Préparer nos ventes futures

Préparer les bons de commende 5

Enjeux III - Observer • Voir les concurrents, ce qu’ils proposent, leurs différents offres, prix, innovations

Relever des tendances pour mieux adapter nos produits par la suite

• Avoir des contacts avec différents prospects, analyser leur freins et leurs motivation Adapter les supports de communication, nos packagings, nos produits 6

Salon professionnel à l’étranger • Points critiques importants: – Langue: clients internationaux • anglais exigent – langue international • Langue du pays – image positive • Langue d’origine – l’origine de la marque

– Prix élevé, frais supplémentaire – Communication: transférer le message important et efficace. – Collaborateurs locaux – Transport et logistique différents, douant, taxe, droit – Formation: information du produit, notion culture du pays – Délais:temps de préparation +long, organisation + importante … 7

Différents étapes La préparation

Salon

Après Salon

Planifier les tâches avec Prospecter Remerciements 3 éléments: Qui, Quand, des clients Relances et Quel coût Création et Proposition d’offre Organisation des l’entreprise, gestion des préparation du stand, logement bases de Préparation des documents de donner communication Récupération des documents de base

Planning: 3 mois pour organiser la participation au salon, date limite une semaine d’avance. 8

io t a r a p pré • • • • • • • • • • •

La préparation

Planifier les tâche, contact au service du salon Identifier les participants Établir la liste du matériel Demande de devis Faire les réservation hôtel transport Budget Préparer le matériel (achat, location) Création de supports visuels – vidéo Préparation des documents ( en différentes langues) Formation des personnes Exposition des marchandise et du matériel sur le site Internet

Concept de stand •

Concept de stand doit respecter la dimension de terrain – un stand normal est 3x3m – 3 types de stand: sur mesure, standard, mobile légère, en acquisition ou location… – Prestataire et devis – Choix des produits, des supports d’exposition – Des éléments mobiliers d’accueil

•

Refléter la culture de l’entreprise et les codes de la marques , véhiculer l’identité et la valeur des produits – Vidéo de l’usine et de son environnement (si il y a paysage, carte postal) – Personnel qui assistent le stand – Décoration en thème avec un art majeur, 5 élément – Différents zones – différentes fonctions

La • • • • • • • • • •

io t a r a p pré

Communication

Conception des tarifs spécifique « Salons » Préparation de supports d’affichage: panneaux, affiches, totem… Préparation des animations: vidéo, sono, jeux, cadeaux Préparation de la documentation commerciale: cartes de visite, plaquettes, dépliante, fiches techniques, catalogues, dossier presse Réservation des espaces publicitaires:annuaire des exposants, presse spécialisée… Préparation des invitations + entrée gratuite supplémentaire Communication sur les courriers divers: stickers, logo du salon… Communication site Internet Gestion des contacts sur le stand Dossier de presse Utiliser tous les occasions gratuites pour la communication. Accompagner les autres activités du marketing.

io t a r a p pré

Invitation au salon Liste de client Base de données Prescripteur du salon Acheter des listes

• • • •

Adresse aux prospects afin de les prévenir de notre présence et les inviter sur notre stand, accompagnant les entrées gratuites supplémentaires Le mailing présente notre démarche à l’export, les dates de notre présence sur le site ainsi que le numéro de notre stand Il comprend notre catalogue produits afin que le prospects étudient notre gamme avant de nous rencontrer Communiquer avec nos prospects par le biais d’un mailing pour les clients de l’étranger est le moyen le plus adapté 12

n o i t ra a p ré p La

Plaquette commerciale et cartes de visites • Présenté l’entreprise et ses produits que nous souhaitons exporter au pays, disponible que sur notre stand lors du salon pour les prospects que nous rencontrons • La carte de visite de notre responsable sera distribuée à ce même moment

n o i t ra a p ré p La

Fiches produits& Fiche entreprise • Mise en place des fiches produits et une fiche entreprise traduites à la langue du pays • Donner aux prospects les plus intéressés aux quels nous avancerons la négociation sur le salon

n o i t a r a p é r p Formation

de la force de vente

Il est indispensable d’organiser une formation pour les participants – Etre bilingues pour pouvoir répondre au mieux au question et aux attentes des clients – Information sur la culture du pays – Les produits sélectionnés, nouveaux et classique – Technique de démonstration: source d’inspiration, technique de fabrication, leur origine – Connaître les argumentaires de chaque produit: les avantages, les caractéristiques, l’innovation – Maîtriser les outils de communication – Comportement: tenue vestimentaire adéquate, souriant, accueillant 15

io t a r a p pré

Bon commande

• Afin de pouvoir concrétiser des ventes lors du salon, nous vont emporter des bons de commande. • Au dos de ce dernier figureront les conditions générales de ventes adaptées au marché.

Budget – coûts directs • • • • •

Durée: 3 jours Nombre de personnes: 1 responsable et 1-3 assistants Frais de l’emplacement: 3*3 m² : 2500€ concept stand: 2000€ Postes de dépense – Communication: • presse professionnelle et local - 4 annonces: 3000€ • Documentation commerciale – 300 documents: 400€ • Mailing et e-mailing de relance avant et après le salon: 100€

– Transport marchandises: 1000€ • Produits de démonstration et échantillons – 200 kg • Forfait transport

– Voyage et séjour du groupe: 4500€ • Avion • Frais de séjour • divers

Budget: 13500€

Annuel *4 = 54000€

lon a S

Catégorie des clients

Au future et à mesure, développer les information disponible sur les différent fichiers • • • • • •

Groupement d’achat Grand magasin, grossiste Les détaillant, chaines de détaillant Cash and carry Les grossistes indépendants Les organismes d’état, pour obtenir des adresses de prospects 18

lon a S

Attirer les visiteurs

Susciter leurs intérêts, Donner envie au visiteurs de s’arrêter au stand et leur donner envie de distribuer notre produit – – – –

Démonstration de la fabrication par une vidéo Technique par tableux, affiche, objet Servir un café, thé, spécialité (logo d’entreprise) Appel au marketing sensoriel: 5 éléments:vidéo, musique, parfum, goûter, toucher+NTIC interactif

lon a S

Pourvoir négocier

• Trouver des partenaires et de passer des commandes • Distribuer des documents sur le stand pour qu’un maximum de personnes sache qui nous sommes, si elles souhaitent nous contacter par la suite. • Répondre à touts les questions (formation) • Avoir un espace où nous puissions s’assoire et être tranquille pour réaliser les entretiens • Matérialiser la visite par une remise de documents • Etre plusieurs sur le stand et définir les rôle de chacun de membres équiper les badge favoriser leur apparence de l’entreprise et leurs fonctions sur le salon) 20

lon a S

Argumentaire de vent

• Recherche des motivation et les freins à l’achat de nos produits pour les différents clients, • Les commerciaux seront en possession de cet argumentaire lors du salon, mais ils l’auront bien évidement travaillé en amont et auront reçu une formation dessus

lon a S • • •

•

Fichier de clients

Premier contact: connaître les motivation à travailler avec notre société, à travers les questions posé par les visiteur Entretien et négociation dans une bonne condition à l’aise, présenter à l’aide des outils de communication. Reporter des coordonnées et les réaction des clients dans le fichier de clients. Fichier de clients – Nom de la société, activité, nom de la personne rencontrée, adresse, téléphone et émail – Commentaire: But de l’entretien, type de prospects

Le but n’est pas de collecter les cartes de visites, mais d’avoir des contacts utiles pour développer notre CA.

s è r p

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Après le salon

•

Remerciement: une lettre de remerciement pour tous les visiteurs (prospects, clients…)---montrer que nous avons envers eux, l’occasion de renouer contact avec eux

•

Travailler sur la base de données: – Ressources: information récupérées + entretiens réalisé sur le salon – Mise à jour: coordonnées + besoin des prospects + réaction pertinente opérationnelle

•

Segmentation des clients: proposer des offres commerciales adaptées, il ne faut pas trop tarder à les contacter pour avoir un maximum de chances de les toucher – Une semaine de délai

•

Relance: si les prospects ne donnent pas de réponses au bout de deux semaines, une relance doit être réalisée par lettre, téléphone ou émail.

Conclusion • La participation d’un salon est un travail sur long terme, • Prospecter des clients est un premier objectif. • L’organisation est l’élément le plus important. Il s’agit de la part de nombreux collaborateurs internes et externes. • Le budget est variable selon les éléments adaptés • Le coût de la participation est important de retirer un maximum de bénéfices pour cette opportunité 24

Annexes • Tarif de l’emplacement • Planning et budget

Tarif de l’emplacement NOMBRE D’Exposants

NOMBRE DE VISITEURS

SALON

LOCALISATION ET SITE

PRIX MOYEN DU M2 ÉQUIPÉ HT

Monte Carlo Travel Market

Monaco www.monte-carlo-travelmarket.com

722 euros

150

15 000

Congrès international d’esthétique appliquée

Paris/porte de Versailles www.nouvelles-esthetiques.com

440 euros

250

26 000

Prêt-à-porter

Paris/porte de Versailles www.pretparis.com

399 euros

1 200

44 000

Marché du film

Marché du film Cannes www.marchedufilm.com

345 euros

480

10 000

Maison et Objet

Paris-Nord-Villepinte www.maison-objet.com

251 euros

3 000

75 000

Grille de budget pour participation à une exposition Les mesures de communication comme une invitation à une exposition, etc. n’ont pas été prises en compte. Numéro de projet: Désignation du projet: Exposition: Dates de l’exposition: Réalisateur: Date: Destinataires: Prestation

Prestataire

Budget CHF

Déjà facturé

CHF

Reste CHF

Différence %

CHF

Remarques

Location et création du stand Location de l’emplacement

Organisation de l’exposition

0,00

Location / achat du stand et de l’appareillage

Constructeur du stand

0,00

Construction du stand

Divers (menuisiers, etc.)

0,00

Aménagement du stand

Agence, décorateurs

0,00

Droits de reproduction

Agence photos

0,00

Matériel de décoration

Divers

0,00

En suite… 27

Taxes / entretien du stand Assurances

Compagnie d’assurances

0,00

Electricité / eau

Organisation de l’exposition

0,00

Téléphone

Expo. / concess. téléphone

0,00

Nettoyage

Entreprise de nettoyage

0,00

Petit matériel

Divers

0,00

Matériel de bureau

Papeterie

0,00

Nourriture / boissons

Traiteur / livreur de boissons

0,00

Divertissement / animation

Animateur

0,00

Audio / vidéo

Fournisseur image / son

0,00

Prix de concours

Fournisseur

0,00

Give Aways

Fournisseur

0,00

Primes

Fournisseur

0,00

Personnel externe

Agence d’hôtesses

0,00

Personnel, logement et subsistance

Restaurant / hôtel

0,00

Formation du personnel

Evtl. formateur externe

0,00

Activités sur le stand / subsistance

Personnel

Frais Divers Frais de transport

Expéditeur

0,00

Photos

Photographe

0,00

Frais / courriers

Agence

0,00

Réserve

0,00

Total sans TVA

0,00